PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
5.1 Pengumpulan Data
5.1.3 Validasi Key Performansi Indikator(KPI)
Tahap validasi dilakukan dengan cara pengisian kuesioner semi terbuka dan diskusi langsung kepada General Manager perusahaan yang paling
mangetahui tentang kondisi perusahaan. Dari proses ini diperoleh key performansi
indikator yang ditunjukkan oleh Tabel 5.2.
Tabel 5.2. Validasi Key Performansi Indikator(KPI)
No. Perspektif Dimensi Indikator Performansi Kode KPI 1. Plan Reliability Forecast accuracy P1 01 2. Inventory accuracy P1 02 3. Planning employee reliability P1 03 4. Internal relationship P1 04 5. Responsiveness Time to produce a production schedule P2 01
6. Planning respons &
flexibility P2 02
7.
Source
Reliability
Ontime Delivery S1 01
8. Source fill rate S1 02
9. Source disspesification S1 03 10. Supplier relationship S1 04 11.
Responsiveness
Source lead time S2 01
12. Source volume
responsiveness S2 02
13. Purchase order cycle
time S2 03
14. Flexibility Source volume flexibility S3 01 15.
Make
Reliability
In process failure rates M1 01 16. Percentage trouble of
machine M1 02
17.
Manufacturing
employee reliability M1 03
18. Responsiveness Make volume
responsiveness M2 01
19.
Deliver
Reliability
Delivery fill rate D1 01
20. Percentage of order
delivered complete D1 02
21. Costumer relationship D1 03
22. Marketing employee
reliability D1 04
23. Responsiveness Delivery leadtime D2 01 24. Flexibility Deliverchange over
flexibility D3 01
Tabel 5.2. Validasi Key Performansi Indikator(KPI) (Lanjutan) 26. Return Number of costumer complaint R1 02 27. Percentage of accurate product replacement R1 03
28. Responsiveness Time to solve a
complaint R1 01 Sumber : Hasil Pengumpulan Data
Keterangan:
P1 01 : Perspektif plan dengan dimensi reliability pada KPI Pertama P2 01 : Perspketif plan dengan dimensi responsiveness pada KPI Pertama S1 01 : Perspektif source dengan dimensi reliability pada KPI pertama S2 01 :Perspektif source dengan dimensi responsiveness pada KPI pertama S3 01 :Perspektif source dengan dimensi flexibility pada KPI pertama M1 01 : Perspektif make dengan dimensi reliability pada KPI pertama M2 01 : Perspektif make dengan dimensi responsivenss pada KPI pertama D1 01 : Perspektif deliver dengan dimensi reliability pada KPI pertama D2 01 : Perspektif deliver dengan dimensi responsiveness pada KPI pertama D3 01 : Perspektif deliver dengan dimensi flexibility pada KPI pertama R1 01 : Perspektif return dengan dimensi reliability pada KPI pertama R2 01 : Perspektif return dengan dimensi responsiveness pada KPI pertama
Dari proses validasi diperoleh KPI yang valid sejumlah 28 KPI yang terdiri dari 6 KPI perspektif plan, 8 KPI perspektif source, 4 KPI perspektif make, 6 KPI perspektif deliver, 4 KPI perspektif return.
1. Perspektif Plan a. KPI P1 01
KPI P1 01 adalah persentase perubahan/penyimpangan jumlah unit yang diproduksi dengan rencana produksi. Teknik peramalan yang dilakukan oleh bagian perencanaan dan pengendalian produksi sering tidak sesuai dengan jumlah permintaan aktual dari bagian marketing. Penyimpangan tersebut tidak dapat dihindari karena jumlah permintaan yang berfluktuatif. b. KPI P1 02
KPI P1 02 adalah persentase penyimpangan persediaan yang ada digudang (secara fisik) dengan catatan (dokumentasi) persediaan yang ada. Penyimpangan ini akan berpengaruh pada proses produksi perusahaan. c. KPI P1 03
KPI P1 03 adalah kehandalan tenaga kerja yang terkait dengan proses perencanaan. Kehandalan tenaga kerja dapat dilihat dari setiap karyawan yang mengikuti pelatihan yang diadakan oleh perusahaan terkait perencanaan dan pengendalian produksi. Seluruh karyawan mengikuti pelatihan bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan bagi karyawan dengan bidang masing-masing.
d. KPI P1 04
KPI P1 04 adalah hubungan antara bagian dalam perusahaan secara internal yang dapat mempengaruhi perusahaan. Faktor-faktor yang mempengaruhi hubungan diantaranya tekanan dalam pekerjaan, penghasilan, fasilitas, bonus serta lingkungan kerja itu sendiri.
e. KPI P2 01
KPI P2 01 adalah kecepatan dalam melakukan proses perencanaan misalnya perencanaan dalam jadwal waktu produksi, waktu pengiriman maupun waktu pembelian material.
f. KPI P2 02
KPI P2 02 adalah kecepatan dalam membuat perubahan atau perencanaan ulang. Proses ini tentunya membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Pengukuran dapat dilihat dari waktu yang digunakan menyusun ulang dengan target waktu perusahaan.
2. Perspektif Source a. KPI S1 01
KPI S1 01 adalah persentase order yang terkirim tepat waktu. Ketepatan pengiriman bahan baku merupakan salah satu proses yang sangat penting dalam proses produksi. Kecepatan dalam pengiriman bahan baku dapat menimbulkan biaya untuk penyimpanan bahan baku sedangkan keterlambatan pengiriman dapat menimbulkan terhentinya proses produksi.
b. KPI S1 02
KPI S2 01 adalah persentase jumlah pengiriman yang dapat dipenuhi oleh
supplier. Data jumlah pemenuhan bahan baku didapatkan dari bagian purchasing. Supplier diharapkan mampu memenuhi keseluruhan pasokan
diterima kurang dari jumlah yang dipesan, maka dapat menghambat kegiatan produksi.
c. KPI S1 03
KPI S1 03 adalah jumlah bahan baku yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan. Spesifikasi tersebut ditetapkan oleh bagian Quality
Assurance (QA). Apabila bahan baku tidak sesuai dengan spesifikasi maka
bahan baku tersebut akan dikembalikan pada supplier karena tidak memenuhi syarat untuk diolah pada proses produksi.
d. KPI S1 04
KPI S1 04 adalah kualitas hubungan dengan supplier dilihat dari bagaimana kerjasama dalam pemecahan masalah, kunjungan dari ke
supplier. Hubungan tersebut dapat dilihat dari tanggapan supplier kepada
perusahaan terhadap komplain serta pemecahan masalahnya. e. KPI S2 01
KPI S2 01 adalah waktu sejak pemesanan material dilakukan sampai diterima dari suppliersering disebut waktu tunggu. Waktu tunggu yang dimaksud adalah keterlambatan sampainya bahan baku ke perusahaan dari waktu yang telah ditentukan. Waktu tunggu ini sudah ada perjanjian pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dan supplier.
f. KPI S2 02
KPI S2 02 adalah waktu tunggu yang dibutuhkan supplier untuk memenuhi permintaan apabila terjadi perubahan jumlah permintaan material. Perubahan bisa berupa penambahan material, bahan baku
tambahan dibutuhkan perusahaan apabila dalam pengiriman yang pertama,
supplier tidak dapat memenuhi jumlah bahan baku yang telah dipesan atau
perusahaan membutuhkan bahan baku tambahan karena bahan baku yang ada dirasa masih kurang.
g. KPI S2 03
KPI S2 03 adalah waktu yang dibutuhkan untuk membuat surat pembelian (Purchase order). Pembuatan purchase order adalah langkah awal untuk melakukan pemesanan bahan baku pada supplier. Tahap pembuatan
purchase order adalah mulai dari menyusun surat pembelian, menerbitkan
surat, dan memberikan pada supplier. Pengukuran dapat dilakukan dengan melihat waktu yang digunakan untuk menyusun purchase order apakah sesuai dengan target waktu yang telah ditetapkan.
h. KPI S3 01
KPI S2 04 adalah waktu yang dibutuhkan untuk memilih supplier untuk melakukan negosiasi pada kurun waktu yang ditetapkan secara mendadak. Perusahaan dituntut cepat dalam mengambil keputusan mengenai pemilihan supplier dengan mempertimbangkan kualitas supplier dan harga bahan baku yang ditawarkan. Negosisasi juga harus dilakukan bersamaan dengan terpilihnya supplier tersebut.
3. Perspektif Make a. KPI M1 01
KPI M1 01 adalah persentase produk yang gagal dalam proses. Pada tahap akhir proses produksi, produk yang sudah jadi tidak langsung dikemas,
melainkan di uji kualitas terlebih dahulu oleh bagian quality control (QC). Apabila lolos uji, maka produk tersebut dapat dimasukkan kedalam kemasan. Namun jika tidak lolos uji, maka produk tersebut akan dilakukan daur ulang.
b. KPI M1 02
KPI M1 02 adalah persentase kerusakan mesin produksi pada saat proses produksi. Perusahaan mempunyai jadwal pengecekan mesin secara berkala. namun pada perusahaan tidak terdapat mesin cadangan, apabila mesin rusak maka produksi harus terhenti.
c. KPI M1 03
KPI M1 03 adalah kehandalan tenaga kerja bagian produksi dilihat dari jumlah training pertahun, jumlah karyawan yang mendapat training serta kecocokan latar belakang pendidikan karyawan. Data didapat dari bagian HRD berupa banyaknya pelatihan yang diberikan pada karyawan bagian produksi.
d. KPI M2 01
KPI M2 01 adalah persentase kesesuian waktu produksi dengan jumlah produk per hari atau per bulan dalam segala kendala pada aktivitas produksi. Perusahaan mempunyai target untuk jumlah produk yang dapat diproduksi per hari atau per bulannya. Target tersebut disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan karyawan yang bekerja dan mesin yang beroperasi.
4. Perspektif Deliver a. KPI D1 01
KPI D1 01 adalah persentase jumlah permintaan yang bisa dipenuhi dari total penerimaan pesanan. Ketepatan kuantitas pengiriman sangat perlu diperhatikan untuk menghindari terjadinya komplain pada perusahaan dan juga pengiriman ulang produk karena dapat mengeluarkan biaya tambahan untuk pendistribusian.
b. KPI D1 02
KPI D1 02 adalah persentase ketepatan waktu pengiriman produk. Data didapatkan dari bagian marketing. Pengiriman produk oleh perusahaan ke konsumen yang tersebar dibeberapa wilayah Indonesia dan beberapa di luar negeri.
c. KPI D1 03
KPI D1 03 adalah hubungan antara bagian pengiriman dengan konsumen. Bagian pengiriman harus mampu menjalin hubungan baik dengan pihak konsumen yang dapat dilihat dari tanggapan konsumen terhadap kinerja bagian pengiriman.
d. KPI D1 04
KPI D1 04 adalah kehandalan tenaga kerja bagian marketing dilihat dari jumlah training pertahun, jumlah karyawan yang mendapat training dan kecocokan latar belakang pendidikan karyawan.
e. KPI D2 01
KPI D2 01 adalah waktu tunggu pengiriman produk ke konsumen. Waktu tunggu yang dimaksud adalah keterlambatan sampainya produk jadi ke konsumen dari waktu yang telah ditentukan. Waktu tunggu ini sudah ada perjanjian pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dan pihak konsumen.
f. KPI D3 01
KPI D3 01 adalah lama waktu pemilihan jasa pengiriman untuk pendistribusian produk yang mendadak. Untuk memilih jasa pengiriman, perusahaan tidak harus membutukan waktu yang lama. Jasa pengiriman dibutuhkan untuk mendistribusian semua jenis produk yang telah dihasilkan ke konsumen diberbagai wilayah dalam dan luar negeri.
5. Perspektif Return a. KPI R1 01
KPI R1 01 adalah persentase produk cacat yang dikembalikan oleh konsumen. Pihak perusahaan menerima pengembalian produk cacat dengan jumlah yang tepat untuk diganti dengan produk baru, sejenis dan sesuai jumlah produk cacat yang dikembalikan.
b. KPI R1 02
KPI R1 02 adalah jumlah komplain dari konsumen. Data pencapaian KPI ini didapat dari bagian marketing pada tahun 2015. Konsumen yang melakukan complain datanya akan dicatat pada bagian marketing. Perusahaan tidak mengharapkan adanya komplain dari konsumen. Karena
dengan adanya komplain menunjukkan bahwa konsumen tidak puas dengan produk yang telah dikirimkan.
c. KPI R1 03
KPI R1 03 adalah persentase keterlambatan penggantian produk cacat kepada konsumen. Produk yang cacat harus segera diganti kepada konsumen dengan waktu yang cepat dan jumlah yang tepat.
d. KPI R2 01
KPI R2 01 adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan dan mengatasi komplain dari konsumen. Data pencapaian KPI ini didapatkan dari hasil interview dengan bagian marketing yang menangani komplain konsumen. Perusahaan harus mampu mengatasi segala macam bentuk komplain konsemen karena hal ini berkaitan dengan kepuasan konsumen.