2.4. Konsep Agenda Teori III
2.4.2. Whole of Government (WoG)
WOG merupakan suatu upaya dalam sistem pemerintahan yang bersatu dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. WOG juga memiliki pemahaman yakni suatu pendekatan penyelenggaraan pemerintah yang menyatukan upaya-upaya kolaboratif pemerintah dari keseluruhan sektor dalam ruang lingkup yang lebih luas di pemerintahan.Terdapat beberapa cara pendekatan WoG yang dapat dilakukan, baik dari sisi penataan institusi formal maupun informal.
Cara-cara ini pernah dipraktekkan oleh beberapa negara, termasuk Indonesia dalam level-level tertentu, yakni:
a. Penguatan koordinasi antar lembaga yang dapat dilakukan jika jumlah
21
lembaga-lembaga yang dikoordinasikan masih terjangkau dan manageable.
Dalam prakteknya, span of control atau rentang kendali yang rasional akan sangat terbatas. Salah satu alternatifnya adalah mengurangi jumlah lembaga yang ada sampai mendekati jumlah yang ideal untuk sebuah koordinasi.
Dengan jumlah lembaga yang rasional, maka koordinasi dapat dilakukan lebih mudah.
b. Membentuk lembaga koordinasi khusus yang bertugas dalam mengkoordinasikan sektor atau kementrian adalah salah satu cara melakukan WoG. Lembaga koordinasi ini biasanya diberikan status lembaga stingkat lebih tinggi, atau setidaknya setara dengan kelembagaan yang dikoordinasikan.
c. Membangun gugus tugas, yakni bentuk pelembagaan koordinasi yang dilakukan di luar struktur formal, yang setidaknya tidak permanen.
Pembentukan gugus tugas biasanya menjadi salah satu cara agar sumber daya yang terlibat dalam koordinasi tersebut dicabut sementara dari lingkungan formalnya untuk berkonsentrasi dalam proses koordinasi.
d. Koalisi sosial, yakni bentuk informal dari penyatuan koordinasi antar sektor atau lembaga,tanpa perlu mebentuk pelembagaan khusus dalam koordinasi.
Praktek WoG dalam pelayanan publik dilakukan dengan menyatukan seluruh sektor yang terkait dengan pelayanan publik. Jenis pelayanan publik yang dikenali dapat didekati oleh pendekatan WoG sebagai berikut:
a. Pelayanan yang bersifat administratif, yaitu pelayanan publik yang menghasilkan berbagai produk dokumen resmi yang dibutuhkan warga (KTP, SIUP, izin trayek, izin usaha, akta, sertifikat tanah dan lain-lain).
b. Pelayanan jasa, yaitu pelayanan yang menghasilkan berbagai bentuk jasa yang dibutuhkan warga masyarakat (pendidikan, kesehatan, ketenagkerjaan, perhubungan dan lain-lain).
c. Pelayanan barang, yaitu pelayanan yang menghasilkan jenis barang yang dibutuhkan warga masyarakat (jalan, jembatan, perumahan, jaringan telepon, listrik, air bersih, dan lain-lain).
22 2.4.3. Pelayanan Publik
Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang- undangan, bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.
Unsur penting dalam pelayanan publik terdiri dari organisasi penyelenggara pelayanan publik, penerima layanan (pelanggan) serta kepuasan yang diberikan dan atau diterima oleh penerima layanan.
Adapun prinsip pelayanan publik yang baik untuk mewujudkan pelayanan prima adalah :
1. Partisipatif
Dalam penyelenggaraan pelayanan publik yang dibutuhkan masyarakat pemerintah perlu melibatkan masyarakat dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi hasilnya.
2. Transparan
Dalam penyelenggaraan pelayanan publik, pemerintah sebagai penyelenggara pelayanan publik harus menyediakan akses bagi warga negara untuk mengetahui segala hal yang terkait dengan pelayanan publik yang diselenggarakan tersebut.
3. Responsif
Dalam penyelenggaraan pelayanan publik pemerintah wajib mendengar dan memenuhi tuntutan kebutuhan warga negaranya terkait dengan bentuk dan jenis pelayanan publik yang mereka butuhkan, mekanisme penyelenggaraanlayanan, jam pelayanan, prosedur, dan biaya penyelenggaraan pelayanan.
4. Tidak Diskriminatif
Pelayanan publik yang diselenggarakan oleh pemerintah tidak boleh dibedakan antara satu warga negara dengan warga negara yang lain atas dasar perbedaan identitas warga negara.
5. Mudah dan Murah
Penyelenggaraan pelayanan publik dimana masyarakat harus memenuhi
23
berbagai persyaratan dan membayar fee untuk memperoleh layanan yang mereka butuhkan harus diterapkan prinsip mudah dan murah. Hal ini perlu ditekankan karena pelayanan publik yang diselenggarakan oleh pemerintah tidak dimaksudkan untuk mencari keuntungan melainkan untuk memenuhi mandat konstitusi.
6. Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan pelayan publik harus mampu mewujudkan tujuan- tujuan yang hendak dicapainya dan cara mewujudkan tujuan tersebut dilakukan dengan prosedur yang sederhana, tenaga kerja yang sedikit, dan biaya yang murah.
7. Aksesibel
Pelayanan publik yang diselenggarakan oleh pemerintah harus dapat dijangkau oleh warga negara yang membutuhkan dalam arti fisik dan dapat dijangkau dalam arti non-fisik yang terkait dengan biaya dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh masyarakat untuk mendapatkan layanan tersebut.
8. Akuntabel
Semua bentuk penyelenggaraan pelayanan publik harus dapat dipertanggungjawabkan secara terbuka kepada masyarakat.
Pertanggungjawaban di sini tidak hanya secara formal kepada atasan akan tetapi yang lebih penting harus dipertanggungjawabkan secara terbuka kepada masyarakat luas melalui media publik.
9. Berkeadilan
Penyelenggaraan pelayanan publik harus dapat dijadikan sebagai alat melindungi kelompok rentan dan mampu menghadirkan rasa keadilan bagi kelompok lemah ketika berhadapan dengan kelompok yang kuat
24 BAB III
RANCANGAN AKTUALISASI 3.1 Rancangan Aktualisasi
Unit Kerja : Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Tanjung Jabung Timur
Identifikasi Isu : 1. Belum optimalnya penataan rekapitulasi laporan peserta KB tahun 2021 periode Januari – Juli 2021 di bidang Keluarga Berencana
2. Belum optimalnya pemahaman masyarakat tentang alat-alat kontrasepsi
3. Belum optimalnya penggunaan lembar balik sebagai alat bantu pengambil keputusan ber-KB
Isu yang diangkat : Belum optimalnya penataan reakapitulasi laporan peserta KB tahun 2021 periode Januari - Juli 2021 di bidang Keluarga Berencana Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Tanjung Jabung Timur
Gagasan Pemecahan Isu
: Optimalisasi penataan rekapitulasi laporan peserta KB tahun 2021 periode Januari - Juli 2021 di Bidang Keluarga Berencana Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Tanjung Jabung Timur
Judul : Optimalisasi Penataan Rekapitulasi Laporan Peserta KB tahun 2021 periode Januari - Juli 2021 di Bidang Keluarga Berencana Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Tanjung Jabung Timur Menggunakan Sistem Penyimpanan soft file berbasis Media Penyimpanan online (Google drive)
25
Rencana Kegiatan : 1. Merancang Kerangka Acuan Kerja (KAK)
2. Mengumpulkan rekapitulasi laporan peserta KB periode Januari - Juli 2021
3. Memindai (scanning) rekapitulasi laporan peserta KB periode Januari - Juli 2021
4. Mengunggah hasil pemindaian rekapitulasi laporan peserta KB Periode Januari – Juli 2021 ke Google Drive
26
No. Kegiatan Tahap Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan mentor dan membuat Kerangka Acuan Kerja yang jelas
Nasionalisme:
Menerapkan sikap bermusyawarah dalam berdiskusi dengan mentor terkait rencana kegiatan dan pembuatan Kerangka Acuan Kerja
Etika Publik:
Pada saat konsultasi dan bermusyawarah harus Kerja dengan sistematis agar efektif dan efisien
Kegiatan
27 laporan peserta KB dengan sungguh-sungguh dan menyelesaikannya dengan tepat waktu
Nasionalisme:
Menggunakan rekapitulasi laporan peserta KB demi kepentingan masyarakat dan instansi kedepannya
Etika Publik:
Berkoordinasi dengan rekan kerja dengan etika, tata krama, dan meminta kerja sama
dengan cara yang sopan dalam pengumpulan data rekapitulasi laporan peserta KB
Komitmen Mutu:
Rekapitulasi peserta KB tersusun dengan rapi
sehingga dapat dicari dengan
Kegiatan
28 mudah
Anti Korupsi:
Rekapitulasi laporan peserta KB digunakan untuk kepentingan Peserta KB dengan hati-hati Nasionalisme:
Rela berkorban meluangkan waktu untuk memindai berkas rekapitulasi peserta KB untuk kepentingan instansi dan negara
Etika Publik:
Membuat format penyimpanan berkas hasil pemindaian dengan baik dan tidak memberikan hasil pemindaian kepada yang tidak berkepentingan sesuai dengan kode etik
Komitmen Mutu:
Memastikan bahwa soft file hasil pemindaian dapat dibaca
29
dengan jelas Anti Korupsi:
Menggunakan fasilitas kantor yaitu berupa alat pemindai dengan bijak. Tidak
rekapitulasi peserta KB sesuai dengan target yang terjadwal Nasionalisme:
Mengunggah rekapitulasi peserta KB dengan semangat mengabdi untuk negeri Etika Publik:
Menjaga kredibilitas dengan cara hanya yang mendapatkan link saja yang bisa
mengaksesnya dimana hal ini sesuai dengan perilaku dan etika ASN
30
Tabel 3.1. Rencana Kegiatan, Tahapan Kegiatan dan Output
laporan peserta
Google Drive yang dapat diakses dengan mudah
selama tersambung ke jaringan internet dan dapat diunduh sehingga tidak menyulitkan
32
Tabel 3.1. Rencana Kegiatan, Tahapan Keg 1
3.2. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
Dalam melakukan kegiatan aktualisasi, diperlukan rencana jadwal kegiatan untuk mempermudah peserta mencapai target aktualisasi dengan baik. Rencana jadwal pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini tertuang dalam tabel berikut :’
Tabel 3.2 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
Tabel 3.2 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan 1
NO RENCANA KEGIATAN
AGUSTUS SEPTEMBER 1 Merancang Kerangka Acuan Kerja (KAK)
1. Konsultasi dan meminta izin pada mentor/atasan mengenai rencana kegiatan dan kerangka acuan kerja aktualisasi
2. Merancang Kerangka Acuan
3. Membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK) 4. Pengesahan Kerangka Acuan Kerja (KAK) 2 Mengumpulkan rekapitulasi laporan
peserta KB Periode Januari – Juli 2021 1. Konsultasi dengan mentor
2. Mengumpulkan rekapitulasi laporan peserta KB periode Januari – Juli 2021
3. Mengelompokan rekapitulasi laporan peserta KB berdasarkan bulan pelaksanaan pelayanan KB
4. Menyimpan rekapitulasi laporan peserta KB ke dalam Boxfile
3 Memindai (Scanning) rekapitulasi laporan peserta KB Periode Januari – Juli 2021
33 1. Konsultasi dengan mentor
2. Menyiapkan peralatan scan
3. Melakukan pemindaian rekapitulasi laporan peserta KB
4. Menyimpan hasil pemindaian
4 Mengunggah hasil rekapitulasi laporan peserta KB ke Google Drive
1. Berkonsultasi dengan mentor
2. Membuat akun email khusus untuk media penyimpanan rekapitulasi laporan peserta KB di Google Drive
3. Membuat akun Google Drive
4. Mengunggah rekapitulasi laporan peserta KB yang sudah di pidai ke dalam Google Drive
5. Membuat laporan hasil kegiatan
34 3.3 Role Model
Dalam teori kepemimpinan, secara sederhana arti dari role model adalah teladan.
Menurut Wikipedia, role model adalah ”person who serve as an example, whose behaviour is emulated by others” atau seseorang yang memberikan teladan dan berperilaku yang bisa diikuti oleh orang lain. Sosok yang menjadi role model selama melaksanakan tugas di Bidang Keluarga Berencana Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Tanjung Jabung Timur adalah Ibu Hermiyanti, S.K.M.
Nama : Hermiyanti, S.K.M NIP : 197308151993022001
Jabatan : Kepala Seksi Pembinaan dan Peningkatan Kesertaan KB Dinas Pengendalian Penduduk Dan Keluarga Berencana Kab. Tanjung Jabung Timur
Beliau adalah sosok yang tepat untuk menjadi tauladan ataupun panutan. Beliau memiliki etos kerja yang sangat luar biasa. Beliau adalah salah seorang PNS yang menerapkan nilai-nilai dasar ASN. Beliau sangat bertanggung jawab atas tugas yang diamanahkan pada beliau dimana hal ini mencerminkan nilai akuntabilitas. Pada saat memberikan pelayanan KB beliau mengutamakan komitmen mutu dan mengedepankan etika publik. Selain itu beliau adalah sosok yang memiliki skill interpersonal yang sangat baik. Jadi, Ibu Hermiyanti adalah sosok ASN yang menginspirasi saya dan saya yakin beliau adalah role model yang sangat inspiratif.
34 BAB IV
IMPLEMENTASI AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN 4.1. Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar ASN
Aktualisasi kegiatan dilakukan penulis mulai pada tanggal 16 Agustus 2021 sampai dengan tanggal 20 September 2021 yang betempat di Dinas Pengendalian penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Tanjung Jabung Timur selama 30 hari kerja. Kegiatan dengan judul “Optimalisasi Penataan Rekapitulasi Laporan Peserta KB Periode Januari – Juli 2021 Menggunakan Google Drive Di Bidang Keluarga Berencana Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Tanjung Jabung Timur” ini dilaksanakan sesuai dengan arahan dan bimbingan dari coach dan mentor.
Realisasi kegiatan ini adalah semua tindakan atau langkah-langkah yang dilakukan untuk mewujudkan kegiatan yang sudah dirancang sebelumnya dimana terdapat empat kegiatan dalam pelaksanaan aktualisasi ini. Setiap kegiatan yang dilakukan akan menhgasilkan output ataupun hasil dari kegiatan yang mengandung nilai-nilai dasar ASN yaitu ANEKA.
Kegiatan 1 Merancang Kerangka Acuan Kerja (KAK)ncang Kerangka Acuan Kerj 1
4.1.1 Uraian Kegiatan Nilai-Nilai ANEKA
Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, dimana, dan bagaimananya suatu kegiatan. Dengan kata lain, KAK berisi uraian tentang latar belakang, maksud dan tujuan, tempat pelaksanaan kegiatan, pelaksana dan
Kegiatan 1 Merancang Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Tanggal Pelaksanaan 16 Agustus 2021 – 21 Agustus 2021 Daftar Lampiran Bukti
Kegiatan/Evidence
1. Dokumentasi saat konsultasi dengan mentor
2. Dokumentasi merancang Kerangka Acuan Kerja (KAK)
3. Dokumentasi Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang sudah disetujui mentor
35 penanggung jawab kegiatan, dan jadwal kegiatan.
Perancangan Kerangka Acuan Kerja (KAK) diawali dengan konsultasi dengan mentor dengan mengutamakan musyawarah (nasionalisme) saat berdiskusi dengan mentor terkait rencana kegiatan dan pembuatan KAK. Pada saat konsultasi dan bermusyawarah dengan mentor harus menggunkan bahasa yang sopan dan mengedepankan tata krama (etika publik).
Setelah melakukan konsultasi dengan mentor maka saran dari mentor harus ditindak lanjuti sebagai bentuk tanggung jawab untuk membuat KAK yang jelas (akuntabilitas). KAK yang dibuat harus bersifat sistematis agar dapat digunakan dengan efektif dan efisien (komitmen mutu). KAK yang telah dirancang harus diselesaikan tepat secara mandiri dan tepat waktu (anti korupsi).
4.1.2 Teknik Aktualisasi:
Perancangan Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah suatu bentuk dokumen kegiatan yang terkandung di dalamnya gambaran umum dan penjelasan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan demi mencapai suatu tujuan yang sudah direncanakan dalam rentan waktu tertentu. KAK digunakan sebagai acuan dan pedoman dalam melaksanakan kegiatan agar berjalan sesuai dengan harapan.
Penggunaan teknik kualitas pada perancangan KAK maka akan diperoleh KAK yang jelas agar tujuan dapat dicapai.
4.1.3 Bukti Fisik Kegiatan 1:
Gambar 4.1. Dokumentasi saat melakukan konsultasi dengan mentor
36
Gambar 4.2. Dokumentasi saat merancang Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Gambar 4.2. Dokumentasi saat merancang K 1
4.1.4 Deskripsi Proses dan Kualitas
Pada kegiatan merancang Kerangka Acuan Kerja (KAK) penataan rekapitulasi laporan peserta KB terdiri dari dua proses yaitu:
1. Konsultasi dengan mentor
2. Merancang Kerangka Acuan Kerja (KAK) 3. Membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK)
37
Dengan dua tahapan diatas maka output-nya adalah:
1. Lembar catatan dari mentor 2. Draft KAK
3. Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah ditandatangani oleh mentor
4.1.5 Manfaat Kegiatan terhadap Pencapaian Visi, Misi, dan Nilai Organisasi Kegiatan merancang Kerangka Acuan Kerja (KAK) bermanfaat sebagai acuan dasar dan pedoman dalam melaksanakan kegiatan. Penggunaan KAK dapat membuat pelaksanaan kegiatan menjadi efektif dan efisien. Dalam proses merancang KAK yaitu kegiatan konsultasi dan meminta izin pada mentor merupakan perwujudan dari kebijakan visi yang pertama yaitu memperkuat koordinasi dan komitmen dengan mitra kerja dan meningkatkan akses dan kualitas pelayanan.
Dalam kegiatan merancang Kerangka Acuan Kerja (KAK) terkandung nilai integritas yaitu bertanggung jawab.
4.1.6 Analisis Dampak
Kerangka Acuan Kerja (KAK) sebagai acuan dan pedoman pelaksanakan kegiatan sehingga kegiatan dapat berjalan dengan efektif dan efisien sehingga hasilnya sesuai dengan perencanaan. Ketiadaan KAK akan berpotensi pada kurang kuatnya acuan dalam mengeksekusi kegiatan.
4.1.7 Bukti Fisik Kegiatan 1 1. Lembar Konsultasi Mentor
38 2. Draft Kerangka Acuan Kerja (KAK)
3. Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah ditandatangani
39
40
4.2 Kegiatan 2 Mengumpulkan Rekapitulasi Laporan Peserta KB Periode Januari – Juli 2021
4.2 Kegiatan 2 Mengumpulkan Rekapitulasi 1
Kegiatan 2 Mengumpulkan Rekapitulasi Laporan
Peserta KB Periode Januari – Juli 2021 Tanggal Pelaksanaan 23 Agustus 2021 – 28 Agustus 2021 Daftar Lampiran Bukti
Kegiatan/Evidence
1. Dokumentasi konsultasi dengan mentor
2. Dokumentasi saat proses penataan berkas rekapitulasi laporan peserta KB periode Januari – Juli 2021 3. Dokumentasi saat merapikan
berkas rekapitulasi laporan peserta KB periode Januari – Juli 2021 diletakkan dalam boxfile
4.2.1 Uraian Kegiatan Nilai-Nilai ANEKA
Berdasarkan Peraturan Bupati Tanjung Jabung Timur No. 31 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Pengendalian Pendududk dan Keluarga Berencana, analis keluarga berencana memiliki uraian tugas diantaranya adalah mengumpulkan data-data dan dokumen untuk mendudkung bahan rekomendasi untuk meningkatkan pelaksanaan dan kesertaan yang berguna untuk kepentingan masyarakat dan instansi (nasionalisme).
Dalam mengumulkan rekapitulasi laporan peserta KB dilakukan dengan sungguh-sungguh dan tepat waktu (akuntabilitas). Saat mengumpulkan rekapitulasi peserta KB diperlukan koordinasi dengan rekan kerja dengan sikap yang sopan dan menjaga tata krama (etika publik). Rekapitulasi peserta KB disusun dengan rapi agar dapat dipergunakan nantinya (komitmen mutu) serta menjaga dokumen agar rekapitulasi tersebut digunakan untuk kepentingan instansi bukan untuk kepentingan komersil (anti korupsi).
4.2.2 Teknik Aktualisasi
Pada saat pengumpulan dan penataan rekapitulasi laporan peserta KB menggunakan teknik professional sebagai bentuk tanggung jawab penulis dalam pengumpulan dan penataan rekapitulasi laporan yang bertujuan untuk
41
mempermudah dalam mengakses berkas hard file karena sudah tersusun dengan rapi berdasarkan bulan pelayanan.
4.2.3 Bukti Fisik Kegiatan 2
Gambar 4.3. Dokumentasi saat konsultasi dengan mentorsi 1
Gambar 4.4. Dokumentasi proses penataan berkas rekapitulasi laporan peserta KB periode Januari – Juli 2021
Gambar 4.4. Dokumentasi proses penataan 1
42
Gambar 4.5. Dokumentasi saat merapikan berkas rekapitulasi laporan peserta KB periode Januari – Juli 2021 ke dalam map dan diletakkan dalam boxfile
Gambar 4.5. Dokumentasi saat merapikan b 1
4.2.4 Deskripsi Proses dan Kualitas
Pada kegiatan mengumpulkan rekapitulasi laporan peserta KB periode Januari – Juli 2021 terdapat proses:
1. Pengumpulan berkas rekapitulasi peserta KB periode Januari – Juli 2021 2. Penataan berkas peserta KB periode Januari – Juli 2021 berdasarkan bulan
pelayanan dan disimpan di dalam bixfile
Maka output dari kegiatan ini adalah terkumpulnya rekapitulasi laporan peserta KB periode Januari – Juli 2021 dan tersusun rapinya rekapitulasi tersebut berdasarkan bulan pelaksaan pelayanan dan disimpan didalam boxfile.
4.2.5 Manfaat Kegiatan terhdap Pencapaian Visi, Misi, dan Nilai Organisasi Kegiatan mengumpulkan berkas rekapitulasi laporan peserta KB agar tersusun dengan rapi dan disusun secara sistematis dan dapat dicari dengan mudah agar bisa digunakan sebagai bahan rekomendasi untuk pengambilan
43
keputusan dimana hal ini berkaitan dengan misi pertama yaitu “mengendalikan laju pertumbuhan penduduk dan angka kelahiran bayi dengan melaksanakan program keluarga berencana dan kesehatan reproduksi”.
Pengumpulan berkas rekapitulasi peserta KB dilakukan dengan menjungjung tinggi nilai integritas yaitu bertanggung jawab dan etos kerja yaitu kerja keras dan kerja cerdas.
4.2.6 Analisis Dampak
Pengumpulan dan penataan rekapitulasi laporan peserta KB dengan rapi berguna untuk mempermudah pencarian karena sudah tersusun secara sistematis. Hal ini dapat berdampak pada efektif dan efisiennya pekerjaan.
4.2.7 Bukti Fisik Kegiatan 2 1. Lembar Konsultasi Mentor
44
2. Berkas rekapitulasi yang telah dikumpulkan dan telah dirapikan
45
4.3 Kegiatan 3 Memindai (Scanning) Rekapitulasi Laporan Peserta KB Periode Januari – Juli 2021
4.3 Kegiatan 3 Memindai (Scanning) Rekap 1
Kegiatan 3 Memindai (Scanning) Rekapitulasi
Laporan Peserta KB Periode Januari – Juli 2021
Tanggal Pelaksanaan 30 Agustus 2021 – 11 September 2021 Daftar Lampiran Bukti/Evidence 1. Dokumentasi konsultasi dengan
mentor
2. Dokumentasi alat pindai (scan) 3. Dokumentasi saat melakukan
pemindaian (scanning)
4. Menyimpan hasil pemindaian (scanning)
4.3.1 Uraian Kegiatan Nilai-Nilai ANEKA
Digitalisasi berkas atau dokumen sangat penting dilakukan untuk meminimalisir resiko yang ditimbulkan dari berkas dalam betuk fisik (hard file). Dalam melakukan pemindaian berkas atau file rekapitulasi laporasn peserta KB harus dilakukan dengan hati-hati (akuntabilitas). Digitalisasi file yang berbentuk soft file sangat penting bagi instansi sehingga diperlukan sikap rela berkorban (nasionalisme) dalam melakukan pemindaian. File yang sudah didigitaslisasi harus tetap dijaga kerahasiaannya untuk menjaga kode etik profesi ASN (etika publik). Pemindaian file harus memperhatikan kualitas hasil pindai agar dapat terbaca dengan jelas (komitmen mutu). Alat pemindaian yang merupakan fasilitas kantor harus digunakan dengan bijak bukan untuk kepentingan pribadi (anti korupsi).
4.3.2 Teknik Aktualisasi
Pemindaian rekapitulasi laporan peserta KB periode Januari – Juli 2021 harus dilakukan dengan menggunakan teknik kualitas. Hasil pemindaian hendaklah terbaca dengan jelas sehingga bisa digunakan dengan mudah.
46 4.3.3 Bukti Fisik Kegiatan 3
Gambar 4.6. Konsultasi dengan mentor
Gambar 4.6. Konsultasi dengan mentor 1
Gambar 4.7. Dokumentasi alat pemindai (scan)
Gambar 4.6. Konsultasi dengan mentor 2
47
Gambar 4.8. Dokumentasi saat melakukan pemindaian (scanning)
Gambar 4.8. Dokumentasi saat melakukan p 1
48
Gambar 4.9 Tangkapan Layar Hasil Pemindaian (Scanning)
Gambar 4.10 Penyimpanan Hasil Pemindaian Rekapitulasi Laporan Peserta KB
4.3.4 Deskripsi Proses dan Kualitas
Dalam melakukan pemindaian (scanning) berkas/file rekapitulasi laporan peserta KB, terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan yaitu
1. Menyiapkan alat pemindai (scanning)
2. Melakukan pemindaian pada berkas/file rekapitulasi laporan peserta KB periode Januari – Juli 2021
49
Sehingga output dari tahapan ini adalah file/berkas rekapitulasi laporan peserta KB yang disimpan dalam bentuk soft file.
4.3.5 Manfaat Kegiatan terhadap Visi, Misi, dan Nilai Organisasi
Kegiatan pemindaian (scanning) berkas/file rekapitulasi laporan peserta KB dapat bermanfaat sebagai data base dalam bentuk digital yang dapat meminimalisir resiko berkas fisik dimana hal ini mendukung perwujudan dari misi pertama OPD yaitu “mengendalikan laju pertumbuhan penduduk dan angka kelahiran bayi dengan melaksanakan program keluarga berencana dan kesehatan reproduksi”.
Kegiatan pemindaian (scanning) ini harus dilakukan secara bertanggung jawab yang merupakan bentuk dari integritas serta harus mengedepankan etos kerja yaitu kerja cerdas, inovatif, dan produktif.
4.3.6 Analisis Dampak
Digitalisasi file memiliki dampak berupa adanya back up data yang tersimpan secara digital dimana hal ini menjadikan penggunaanya bersifat paperless. File yang tersimpan dalam bentuk digital dapat meminimalisir resiko yang ditimbulkan oleh berkas dalam bentuk fisik.
4.3.7 Bukti Fisik Kegiatan 3 1. Lembar Konsultasi Mentor
50
2. Penyimpanan hasil pemindaian berkas rekapitulasi peserta KB
51
4.4 Kegiatan 4 Mengunggah hasil pemindaian rekapitulasi laporan peserta KB periode Januari – Juli 2021 ke Google Drive
4.4 Kegiatan 4 Mengunggah hasil pemindai 1
Kegiatan 4 Mengunggah Hasil Pemindaian
Rekapitulasi Laporan Peserta KB Periode Januari – Juli 2021 ke Google Drive
Tanggal Pelaksanaan 13 September 2021 – 20
September 2021
Daftar Lampiran Bukti/Evidence 1. Dokumentasi saat konsultasi dengan mentor
2. Dokumentasi pembuatan akun gmail untuk penggunaan Google Drive
3. Dokumentasi saat melakukan pengunggahan dan penataan rekapitulasi laporan peserta KB 4. Dokumentasi hasil unggahan
soft file rekapitulasi laporan peserta KB periode
5. Dokumentasi penataan rekapitulasi laporan di Google Drive
6. Dokumentasi saat membuat laporan hasil kegiatan
4.4.1 Uraian Kegiatan Nilai-Nilai ANEKA
Setelah melakukan digitalisasi file/berkas rekapitulasi laporan peserta KB
Setelah melakukan digitalisasi file/berkas rekapitulasi laporan peserta KB