PERANAN PUSTAKAWAN BAGIAN SIRKULASI DALAM
MELAYANI PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS DHARMAWANGSA
MEDAN
KERTAS KARYA
D I S U S U N OLEH :
NITA MULIYASARI
082201039
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN
MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Peranan Pustakawan Bagian Sirkulasi Dalam Melayani Pengguna Pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan
Oleh : Nita Muliyasari
Nim : 082201039
PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN
Ketua Jurusan : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
NIP : 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan :
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Peranan Pustakawan Bagian Sirkulasi Dalam Melayani Pengguna Pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan
Oleh : Nita Muliyasari
Nim : 082201039
Dosen Pembimbing : Hotlan Siahaan, S. Sos. M. I.Kom
NIP : 19780331 200501 2 003
Tanda Tangan :
Tanggal :
Dosen Pembaca : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
NIP : 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan :
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat serta hidayahnya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini berjudul “Peranan Pustakawan Bagian Sirkulasi Dalam Melayani Pengguna Pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan”. Shalawat beserta salam atas junjungan Nabi besar Muhammad SAW, yang telah menjadi utusan-Nya dan panutan bagi seluruh umat manusia.
Kertas karya ini merupakan sebuah karya tulis ilmiah yang diperlukan untuk melengkapi persyaratan memperoleh gelar ahli madya pada Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terima kasih yang sebesar-basarnya kepada Ayahanda Drs.H. Abubakar Djasbi dan Ibunda Hj.Erlina, yang telah membesarkan dan mendidik, memberikan doa dan semangat, serta dorongan baik moril maupun materil, cinta dan kasih sayangnya yang tiada terhingga selama penulis menyelesaikan kertas karya ini.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih jauh dari kesempurnaan. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan kemampuan penulis. Namun demikian berkat bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, penulisan kertas karya ini dapat terselesaikan, oleh karena itu dalam kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Hotlan Siahaan, S. Sos. M. I.Kom Selaku Pembimbing yang telah banyak memberikan bantuan, bimbingan, dan pengarahan serta waktu dalam penulisan kertas karya ini.
4. Seluruh staf pengajar pada Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberikan ilmu pengetahuan di bidang Perpustakaan dan Informasi bagi penulis.
6. Seluruh staf administrasi pada D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, terutama buat bang Suryawan, S. Sos terima kasih atas bantuannya selama ini.
7. Kepada kakakku Nelly Kurniawati, S. Kep, abangku tercinta Fitra Yuni, ST dan adikku tersayang Aria Megah Miko yang secara langsung maupun tidak langsung memberikan doa dan dukungan kepada penulis.
8. Seluruh teman-teman stambuk 2008 D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Terutama Emong (Ema), Imelda (Meldong), Debora (Debo), Afif (Jhon Carliito) dan Farida (Enstein) kalian semua adalah teman-teman sekaligus sahabat terbaik bagi penulis. Buat teman-teman lain yang tak disebutkan namanya satu persatu terima kasih atas motivasi, senyum, tawa, sedih, benci dan senang selama ini
9. Abang-abangku Stambuk 2007 terutama buat B’ Febry yang selama ini membantu dan membimbing penulis dalam perkuliahan selama 3 tahun ini dan membuat warna-warni dalam hidup penulis yang tak kan terlupakan.
10.Sahabatku Irda Hayati terima kasih telah menemaniku baik sedih, susah maupun senang selama 3 tahun ini.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih atas bantuan yang tidak mungkin dituliskan satu persatu. Semoga kertas karya ini berguna bagi yang membacanya, terutama bagi penulis.
Medan, Juni 2011 Penulis,
DAFTAR ISI 2.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan tinggi ... 6
2.2. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan perguruan Tinggi ... 7
2.2.1. Tujuan perpustakaan Perguruan Tinggi ... 7
2.2.2. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi... 8
2.3. Pelayanan Pengguna ... 9
2.3.1. Pengertian Pelayanan Pengguna ... 9
2.3.2. Tujuan Layanan Pengguna ... 9
2.4. Sistem Pelayanan Pengguna... 10
2.4.1. Sistem Pelayanan Terbuka (Open Access) ... 10
2.4.2. Sistem Layanan Tertutup (closes access) ... 11
2.5. Pelayanan Sirkulasi ... 12
2.5.1. Pengertian Sirkulasi ... 12
2.6.2. Peranan Pustakawan dibagian Sirkulasi...16
2.6.3. Kegiatan Pustakawan ... 17
2.6.4. Kode Etik Pustakawan ... 18
2.6.3.1. Sikap dan prilaku ... 19
2.6.3.2. Penampilan Pustakawan ... 23
2.7. Kualitas Layanan ... 24
BAB III PERANAN PUSTAKAWAN BAGIAN SIRKULASI DALAM MELAYANI PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DHARMAWANGSA MEDAN 3.1. Sejarah Singkat Perpustakaan ... 26
3.2. Organisasi Perpustakaan ... 27
3.7.4. Perpanjangan... 33
3.7.5. Sanksi ... 33
3.7.6. Bebas Pustaka ... 34
3.8. Etika Pustakawan... 34
3.8.1. Sikap Dan Prilaku Pustakawan ... 34
3.8.2. Penampilan Pustakawan ... 35
3.9. Peranan Pustakawan di Bagian Sirkulasi ... 36
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan ... 38
4.2. Saran ... 39
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perpustakaan adalah suatu lembaga yang bertugas untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyebarluaskan dan melestarikan informasi. Perpustakaan merupakan hasil karya cipta manusia sehingga informasi-informasi yang terdapat di dalamnya juga diolah dan
diorganisir oleh staf-staf yang terdiri dari individu-individu yang bekerja pada satuan unit kerja masing-masing yang saling berhubungan dan mempunyai keterkaitan antara satu bagian
dengan bagian lainnya.
Perpustakaan terdiri dari beberapa jenis dan fungsi dari masing-masing perpustakaan tersebut, antara lain adalah perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi
merupakan perpustakaan yang berada di bawah naungan perguruan tinggi. Perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahan dengan tujuan utama membantu perguruan
tinggi mencapai tujuannya yaitu Tridharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat). Keberadaan perpustakaan perguruan tinggi merupakan hal yang sangat penting, karena bertujuan meningkatkan mutu pendidikan lembaga pendidikan
tersebut. Dalam rangka mencetak lulusan-lulusan yang berkualitas yang mengabdi terhadap masyarakat, negara dan Bangsa.
Secara umum perguruan tinggi bertujuan memberikan pelayanan informasi yang dibutuhkan oleh sivitas akademika yaitu mahasiswa untuk menunjang perkuliahan yang diikutinya, staf pengajar dalam mempersiapkan bahan kuliah serta para peneliti dan tenaga
administrasi perguruan tinggi. Untuk melaksanakan tersebut perpustakaan perguruan tinggi haruslah mengumpulkan, mengelola, dan menyebarkan setiap informasi baik dalam bentuk
bahkan bagi masyarakat yang membutuhkan meskipun berada diluar naungan perguruan tinggi.
Tanpa Pustakawan kegiatan pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan pelayanan, tidak mungkin perpustakaan akan beroperasi dengan baik. Peranan pustakawan dalam melayani perpustakaan secara signifikan dalam menarik minat pengguna mengunjungi
perpustakaan perguruan tinggi. Sikap dan prilaku yang ditunjukkan oleh pustakawan kepada pengguna jasa perpustakaan mulai dari pengguna datang sampai ia selesai menggunakan jasa
layanan perpustakaan, dalam hal ini lebih bersifat kepada gerak-gerik yang dilakukan oleh pustakawan selama melayani pengunjung/pengguna perpustakaan.
Salah satu bagian yang cukup vital di perpustakaan adalah bagian layanan sirkulasi,
karena layanan sirkulasi tersebut merupakan ujung tombak jasa perpustakaan yang berhubungan langsung antara pustakawan dengan pengguna. Aktivitas bagian layanan
menyangkut masalah citra perpustakaan. Baik tidaknya sebuah perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana layanan perpustakaan diberikan kepada pengguna. Perpustakaan akan dinilai baik secara keseluruhan oleh pengguna, dan civitas akademika jika mampu
memberikan layanan yang terbaik dan dinilai buruk secara keseluruhan jika layanan yang diberikan buruk.
Untuk mencapai sebuah citra layanan yang baik maka diperlukan adanya penilaian tentang sikap yang baik dan profesional pada pustakawan dalam melayani mahasiswa dan sivitas akademika. Dengan mengetahui sikap prilaku pustakawan, maka petugas dapat
mengevaluasi kinerja bagian layanan. Sehingga akan diketahui kekurangan dan keberhasilan yang telah dicapai untuk meningkatkan mutu layanan.
keluhan dari pengguna karena pustakawan menjawab pertanyaan pengguna dengan jawaban ”tidak tahu”. Pengguna umumnya menganggap semua karyawan adalah pustakawan, padahal
sebenarnya ada tenaga pustakawan dan ada tenaga administrasi dan teknis. Selain itu sering terjadinya mutasi antar unit yang kurang memperhatikan kebutuhan masing-masing, sementara para pengguna sangat membutuhkan tenaga pustakawan. Pustakawan harus
mampu tampil atau bersahaja, sehingga dapat diterima oleh siapapun, baik atasan, rekan sejawat maupun masyarakat pada umumnya. Kualitas layanan yang baik apabila pustakawan
bersedia melayani pemustaka dengan senang hati, bersedia membantu, selalu seperti bertanya kepada pemustaka sebelum mereka bertanya.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis ingin mengetahui lebih lanjut “Peranan Pustakawan Bagian Sirkulasi Dalam Melayani Pengguna Pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan”.
1.2. Tujuan Penulisan
Suatu tulisan ilmiah mempunyai tujuan tertentu untuk dapat dijadikan pedoman
penulisan. Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui bagaimana peranan pustakawan bagian sirkulasi dalam
melayani pengguna pada Universitas Dharmawangsa Medan.
2. Untuk mengetahui bagaimana sistem pelayanan sirkulasi di perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan.
1.3. Ruang Lingkup dan Pembatasan Masalah
1. Bagian sirkulasi sebagai layanan pengguna pada perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan.
2. Uraian teoritis tentang peranan pustakawan dibagian sirkulasi pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan.
1.4. Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penulisan kertas karya ini penulis
mengunakan metode pengumpulan data, sebagai berikut : 1. Penelitian Kepustakaan ( Library Research )
Penelitian ini dilakukan dengan mempelajari bahan pustaka yang
ada hubungannya dengan topik yang dibahas dalam kertas karya ini. 2. Penelitian Lapangan ( Field Research )
Untuk mengetahui keadaan dan kegiatan yang dilakukan perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan, penulis melaksanakan teknik observasi langsung dengan melihat secara langsung pekerjaan yang dilaksanakan di
Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan 3. Wawancara ( Interview )
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan merupakan suatu lembaga yang mempunyai kegiatan di bidang
informasi, pendidikan, ilmu pengetahuan, penelitian dan pelestarian khasanah budaya bangsa yang menciptakan masyarakat yang cerdas lahir batin.
Menurut Sutarno dalam buku Perpustakaan dan Masyarakat (2003 : 35):
“ Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga dalam melaksanakan tujuannya dan memiliki peran yang sangat penting dalam mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan tersebut berada di lingkungan kampus”.
Syahrial-Pamuntjak (2000 : 5) mengatakan “Perpustakaan Perguruan Tinggi ialah
perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademis, dan perpustakaan sekolah tinggi”.
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan
tercapainya visi dan misi perguruan tinggi.
Proses pendidikan di perguruan tinggi tidak terlepas dari kegiatan penelitian dan pengembangan inovasi serta rekayasa ilmu pengetahuan. Oleh karena itu perpustakaan
perguruan tinggi sering dikatakan sebagai jantungnya universitas. Tanpa adanya perpustakaan mungkin kegiatan pendidikan yang ada di perguruan tinggi tidak berjalan (statis). Untuk itu
2.2. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan perguruan Tinggi 2.2.1. Tujuan perpustakaan Perguruan Tinggi
Setiap melaksanakan suatu kegiatan harus memiliki tujuan, begitu juga dengan perpustakaan perguruan tinggi harus memiliki tujuan yang sesuai dengan lembaga perguruan tinggi dimana perpustakaan tersebut bernaung.
Menurut Hasugian (2009 : 80) “Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah: memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi”.
Oleh karena itu, koleksi Perpustakaan benar-benar diarahkan untuk mendukung pencapaian tujuan dan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 52) adalah : 1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimya staf pengajar
dan mahasiswa sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar. 3. Menyediakan ruang belajar untuk memakai perpustakaan.
4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai.
5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi juga lembaga industri lokal.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi
merupakan penyedia informasi bagi sivitas akademika perguruan tinggi, menyediakan bahan untuk semua tingkat akademis, menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan serta menyediakan pelayanan yang cepat dan tepat.
2.2.2. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
jenis koleksi lainnya. Keberhasilan perpustakaan menjalankan peran dan fungsinya, diukur dari banyaknya pengguna yang memanfaatkan layanan yang diberikannya.
Menurut Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (2004 : 3), Unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh perguruan tinggi yakni sivitas akademik dan sivitas non akademik.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh perguruan tingginya.
7. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai Tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
2.3. Pelayanan Pengguna
2.3.1 Pengertian Pelayanan Pengguna
Perpustakaan Perguruan Tinggi hendaknya memberikan pelayanan kepada penggunanya secara baik, benar dan tepat agar para pengguna merasakan kepuasan. Pada umumnya perpustakaan yang baik akan selalu berusaha memberikan layanan yang
memuaskan bagi pengguna perpustakaan.
Menurut Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (2004 : 53) menyatakan bahwa : “Pelayanan pengguna merupakan layanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan sehubungan dengan pemanfaatan koleksi tersebut. Pelayanan pengguna ini bertujuan agar perpustakaan dapat menggunakan bahan perpustakaan dengan mudah, cepat, dan tepat serta jelas dimengerti oleh pengguna”.
Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama di perpustakaan. Layanan tersebut merupakan kegiatan yang langsung berhubungan dengan pengguna
sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan.
2.3.2. Tujuan Layanan Pengguna
Tujuan dari pelayanan pengguna perpustakaan adalah melayani pengguna untuk memperoleh bahan pustaka yang mereka perlukan, agar pengguna (user) mengetahui apa
yang ada di perpustakaan maupun kegiatan-kegiatan perpustakaan yang lain, misalnya kegiatan promosi perpustakaan (Hidayat, 2009 :12).
Bahan pustaka yang banyak tetapi tidak terpakai oleh siapa pun dengan alasan apa
pun, merupakan kekeliruan yang besar. Pelayanan yang diberikan dengan memperhatikan kepuasan pengguna merupakan tahap awal dalam keberhasilan suatu perpustakaan.
Perkembangan dari pelayanan perpustakaan banyak dipengaruhi oleh kemampuan perpustakaan tersebut dalam memberikan pelayanan dan kelengkapan koleksi yang dimiliki, semakin lengkap koleksi yang dimiliki semakin besar pula kemungkinan untuk dapat
2.4. Sistem Pelayanan Pengguna
Pada dasarnya perpustakaan memiliki sistem pelayanan agar pengguna perpustakaan
dapat memanfaatkan koleksi dengan baik. Sistem layanan yang lazim digunakan ada dua jenis yaitu sistem layanan terbuka (open access) dan sistem layanan tertutup (close access).
2.4.1 Sistem Pelayanan Terbuka ( Open Access )
Menurut Sumardji (1992 : 70) yang dimaksud dengan sistem pelayanan terbuka
adalah “Setiap anggota perpustakaan yang akan meminjam buku yang dikehendakinya langsung bisa pilih atau mencari buku pada rak buku”.
Pada sistem pelayanan terbuka, para pengguna perpustakaan dapat secara langsung
mencari dan mengambil sendiri bahan perpustakaan yang dibutuhkannya dari rak/lemari buku atau koleksi yang tersedia untuk dilihat-lihat, dibaca ditempat atau dipinjam untuk dibawa
pulang.
Menurut Lasa (1994: 5-6) Keuntungan menggunakan sistem layanan terbuka adalah: 1. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada
umumnya mereka langsung menuju ke rak buku untuk memilih sendiri.
2. Menghemat tenaga pustakawan. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mencari ke rak karena pengguna perpustakaan itu sendiri yang akan mencari ke rak.
3. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak.
4. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam. 5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu
pula dia dapat memilih judul lain yang relevan.
6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam.
Selain keuntungan yang diperoleh dari sistem ini, ada juga kerugiannya: 1. Frekuensi kerusakan lebih besar.
2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan rak yang lainnya memerlukannya jarak yang longgar .
3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving.
2.4.2. Sistem Layanan Tertutup ( closes access )
Perpustakaan yang menggunakan sistem layanan tertutup tidak memberikan kebebasan
kepada pengguna untuk memasuki ruangan koleksi, pengguna tidak diperbolehkan untuk mengambil buku langsung ke rak. Jika seseorang pengguna harus melalui petugas Perpustakaan.
Menurut Lasa (1994 : 4) sistem layanan tertutup adalah “Suatu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna memilih dan mengambil sendiri akan koleksi Perpustakaan”.
Keuntungan dari sistem layanan tertutup adalah :
1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat.
2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.
3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila di banding dengan
sistem terbuka.
4. Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi. Kerugian atau kelemahan dari sistem layanan tertutup:
1. Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi ini.
2. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/ dipinjam.
3. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diingginkan misalnya, salah pengertian antara petugas dan peminjam.
4. Antrian meminjam maupun mengembalikan buku di bagian ini sering di
2.5. Pelayanan Sirkulasi 2.5.1. Pengertian Sirkulasi
Kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris “ circulation” yang mempunyai arti perputaran, peredaran. Sedangkan dalam ilmu Perpustakaan, kata sirkulasi sering dikenal dengan pemanfaatan bahan pustaka.
Menurut Lasa (1994 : 1) “Pelayanan sirkulasi adalah mencakup semua kegiatan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu
kepentingan pengguna jasa perpustakaan”.
Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang diberikan kepada pemakai Perpustakaan untuk
memanfaatkan bahan pustaka dengan melakukan proses peminjaman dan pengembalian dengan jangka waktu tertentu.
2.5.2. Prinsip dan Tujuan pelayanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah sebagai salah satu layanan pengguna. Prinsip-prinsip utama
pelayanan pengguna yang baik tetap dipergunakan sebagai pedoman sebagaimana yang dinyatakan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (1994 : 2) bahwa prinsip-prinsip pelayanan
pemakai :
a. Berorientasi kepada pemakai
Pemilihan sistem, bentuk dan cara pelayanan pemakai lebih ditekankan atas dasar kebutuhan dan kepentingan pemakai.
b. Bersifat universal
pelayanan pemakai yang baik adalah yang memandang pemakai sebagai keseluruhandan bukannya sebagai individu. Oleh sebab itu keseragaman keadilan dan pemerataan haruslah diperhatikan dalam pelayanan.
c. Menggunakan disiplin
Pelaksanaan pelayanan pemakai dan berfungsi secara maksimal apabila diikuti dengan kedisiplinan babik pada pihak pemakai maupun pada pihak petugas Perpustakakaan.
Pelayanan pemakai yang baik adalah dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat dan mudah sehingga untuk itu perlu diselenggarakan tertib administrasi yang teratur, terarah, cermat, tetapi tidak membingungkan.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas Lasa (1995 : 1) mengemukakan bahwa tujuan pelayanan sirkulasi adalah :
a. Supaya pengguna memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin.
b. Mudah diketahui siapa yang meminjam keleksi tertentu, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam atau dapat menunggunya pada waktu pengembalian koleksi tersebut.
c. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang telah ditentukan. Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga.
d. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.
e. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi akan dapat mengurangi resiko kehilangan dan kesalahan dalam meminjamkan bahan pustaka karena disaat pengguna meminjam koleksi, maka koleksi perpustakaan tersebut akan tetap terjaga
sampai dikembalikan pada waktu yang telah ditetapkan.
Dalam pencapaian tujuan layanan sirkulasi yang baik, Menurut Lasa (1994 : 4 ) ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan pencapaian tujuan layanan sirkulasi antara lain :
1. Pencatatan kegiatan dapat dilakukan secara teratur, sebab keteraturan ini akan sangat membantu kelancaran tugas-tugas kepustakawanan.
2. Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak banyak menimbulkan masalah.
3. Pekerjaan-pekerjaan itu dapat dilakukan dengan cepat dan mudah sebab peminjaman akan lebih senang apabila dapat segera dilayani dalam waktu yang singkat.
Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik sebab buku dan bahan pustaka lain berisi rekaman hasil pemikiran manusia yang harus di jaga kelestariannya dan keamanannya.
melaksanakan prosedur peminjaman dan pengembalian yang sederhana. Dalam memberikan pelayanan petugas harus melaksanakannya dengan cepat dan tepat sehingga tidak memakan
waktu terlalu lama. Dengan memperhatikan hal tersebut maka keamanan bahan pustaka akan tetap terjaga.
2.5.3. Fungsi Pelayanan Sirkulasi
Menurut Sulistyo-Basuki (1993 : 257) fungsi pelayanan sirkulasi ialah : a. Mengetahui pintu masuk dan keluar Perpustakaan
b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri anggota perpustakaan
c. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman
d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan
e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya
f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku yang hilang atau rusak
g. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman h. Membuat statistika peminjaman
i. Peminjaman antar Perpustakaan
j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel dan sebagainya memilik pengunjung Perpustakaan
k. Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman
2.5.4. Pelayanan Pendidikan Pengguna
Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi ( Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 2004 : 75 ), dinyatakan bahwa pendidikan pengguna adalah:
“Kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien. Peserta pendidikan pengguna adalah sivitas akademika”.
Menurut Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (2004 : 75) Tujuan pendidikan pengguna adalah untuk :
1. Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri.
2. Membekali pengguna dengan teknik yang memadai dan sesuai untuk menemukan informasi dalam subjek tertentu.
3. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya dan pelayanan perpustakaan. 4. Mempromosikan pelayanan perpustakaan.
1. Pustakawan
2. Staf lain terlatih sebagai ahli dalam subjek tertentu atau dosen bidang ilmu tertentu
ntuk membantu pengguna dari berbagai disiplin ilmu.
2.6. Peranan Pustakawan 2.6.1. Pengertian Pustakawan
Kata pustakawan berasal dari kata ”pustaka” dengan demikian penambahan kata “wan” diartikan sebagai orang yang pekerjaannya atau profesinya terkait erat dengan dunia
pustaka atau bahan pustaka. Bahan pustaka dapat berupa buku, majalah, surat kabar, bahan pandang dengar, dan multimedia.Dalam bahasa inggris pustakwan disebut sebagai “librarian” yang juga terkait erat dengan kata “library”.
Menurut Hasugian ( 2009 : 137 ) “Pustakawan adalah orang yang memberikan dan melaksanakan kegiatan perpustakaan dalam usaha pemberian pelayanan / jasa kepada
pengguna perpustakaan sesuai dengan misi yang diemban oleh badan induknya berdasarkan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang diperolehnya melalui pendidikan”.
2.6.2. Peranan Pustakawan dibagian Sirkulasi
Perpustakaan bukanlah suatu tempat penyimpanan informasi yang bekerja secara
otomatis yang kemudian membuka layanan kepada pemakainya. Suatu hal yang sangat menentukan dalam peningkatan kualitas layanan adalah sumber daya manusia yang terdapat di perpustakaan. Dalam hal ini pustakawan dan staf perpustakaan. Sumber daya manusia
inilah yang merupakan faktor penentu keberhasilan perpustakaan, apakah perpustakaan akan berkembang atau sebaliknya akan mengalami kemunduran. Memberikan layanan yang baik
Bagian terpenting di perpustakaan adalah layanan sirkulasi. Dimana pada bagian sirkulasilah pustakawan secara langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan, baik
untuk melakukan peminjaman, pengembalian bahan pustaka maupun kegiatan sirkulasi lainnya. Peranan pustakawan pada bagian sirkulasi telah menjadi ujung tombak keberhasilan bagi perpustakaan dalam memberikan informasi kepada pengguna.
Jenis pelayanan yang dekat dengan pengunjung ini merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan dengan tujuan :
• Supaya pengguna mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin
• Mudah untuk mengetahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus dikembalikan. Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan pengguna lain, agar segera dapat diketahui siapa peminjamnya dan dinantikan pada waktu pengembalian.
• Terjaminnya pengembalian peminjaman dalam waktu yang jelas. Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga.
• Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.
• Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui ( Nurazizah, 2008 : 16)
2.6.3. Kegiatan Pustakawan
Kegiatan pustakawan terdiri dari 2 unsur yaitu : 1. Unsur Utama
Yang termasuk dalam unsur utama yaitu : a. Pendidikan
b. Pengorganisasian dan Pendayagunaan
c. Pemasyarakatan Perpustakaan, Dokumentasi dan Informasi
d. Pengkajian Pengembangan Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi
e. Pengembangan Profesi 2. Unsur Penunjang
Yang termasuk dalam unsur penunjang yaitu :
b. Melatih
c. Membimbing Mahasiswa dalam penyusunan skripsi, thesis dan disertasi
yang berkaitan dengan Perpustakaan, dokumentasi dan informasi
d. Memberikan konsultasi teknis sarana dan prasarana perpustakaan , dokumentasi dan informasi
2.6.4. Kode Etik Pustakawan
Kode etik pustakawan sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, kode etik dilihat dari segi asal usul kata ( etimologis ) terdiri dari dua kata yaitu kode dan etik. Dalam bahasa inggris terdapat berbagai makna dari kata “code” diantaranya tingkah laku, prilaku (
behaviour ), yaitu sejumlah aturan yang mengatakan bagaimana orang berprilaku dalam hidupnya atau dalam situasi tertentu. Peraturan tentang pakaian yang harus digunakan dalam
kondisi atau tempat tertentu
Ada istilah yang berhubungan erat dengan etik yaitu etiket yaitu peraturan formal berprilaku sopan dalam masyarakat atau kelompok tertentu, kedua istilah itu sering dijumpai
dala kehidupan sehari-hari.
Jika diamati dengan seksama dan ditafsirkan secara luas, kode etik adalah kewajiban
yang harus dilakukan pustakawan dalam melakukan kegiatannya, pada sisi lain, kode etik dapat berupa sebagai jaminan profesi terhadap pengguna jasa pustakawan.
Menurut Rachman ( 2006: 2 ), Adapun tujuan kode etik pustakawan yaitu:
1. Meningkatkan pengabdian pustakawan, menjaga martabat pustakawan. Adalah tugas anggota untuk selalu menjaga martabat dan kehormatan pustakwan dengan landasan nilai-nilai moral yang dianut oleh masyarakat. 2. Meningkatkan mutu profesi pustakawan; untuk dapat memberikan layanan
kepustakawanan terhadap masyarakat, maka anggota profesi berkewajiban untuk meningkatkan mutu profesi dan anggota melalui berbagai kegiatan. 3. Meningkatkan kualitas layanan terutama layanan kepada pengguna
2.6.4.1. Sikap dan Prilaku
Peranan pustakawan dalam melayani perpustakaan sangat siknifikan dalam menarik
minat mahasiswa mengunjungi perpustakaan perguruan tinggi. Sikap dan prilaku yang ditunjukkan oleh pustakawan kepada mahasiswa pengguna jasa perpustakaan mulai dari mahasiswa datang sampai ia selesai menggunakan jasa layanan perpustakaan, dalam hal ini
lebih bersifat kepada gerak-gerik yang dilakukan oleh pustakawan selama melayani pengunjung/pengguna perpustakaan. Gerakan ini mulai dari cara berjalan, duduk, senyum,
cara menatap, cara bicara, cara bertanya, cara menjawab atau memberi keterangan, yang kesemuanya itu akan dapat memberikan kepuasan kepada mahasiswa, kondisi ini akan merangsang minat mahasiswa untuk mengunjungi perpustakaan perguruan tinggi. Pustakawan
seharusnya menjalankan tugasnya sebagai pelayan informasi dan sebagai pembimbing terhadap
pengguna yang membutuhkan informasi. Tindakan pustakawan tersebut terbagi dalam tiga
elemen yakni: nilai, sikap, dan perilaku yang masing-masing berhubungan satu dengan yang lain.
Kinerja organisasi perpustakaan dipengaruhi oleh tiga hal tersebut. Sikap yang ditempilkan oleh
pustakawan bisa berupa sikap yang buruk atau sikap yang baik. Sikap yang menyenangkan
maupun sikap yang tidak menyenangankan. Apabila sikap dan perilaku pustakawan buruk maka
pelayanan yang diberikan perpustakaan ikut buruk. Sedangan di perpustakaan, yang merupakan
pusat segala kegiatan adalah pelayanan. Untuk itu pustakawan perlu memberikan palayanan yang
terbaik.
Sebagai salah satu faktor yang mempengaruhi kunjungan mahasiswa ke perpustakaan, koleksi buku diperpustakaan hendaknya sesuai dengan kurikulum yang berlaku di lembaga
pendidikan tersebut agar dapat membantu mahasiswa dalam proses belajarnya,
Menurut Rachman (2006 : 130-138) Adapun sikap-sikap dalam memberikan pelayanan yang baik terhadap pengguna yaitu :
1. Mengenal Pengguna
merupakan salah satu dari pilar yang menopang suksesnya suatu perpustakaan. Pilar yang lain adalah sarana dan prasarana, koleksi bahan pustaka, sistem pengolahan dan layanan, sumber daya manusia, kerjasama, dan promosi perpustakaan. Pengguna perpustakaan dan informasi sangat ragam, dilihat dari segi usia, jenis kelamin, pendidikan, tingkat sosial, pekerjaan dan lain-lain. Perbedaan tersebut menampilkan prilaku yang berbeda dan menuntut pelayanan yang berbeda. Misalnya ada yang meminta di layani dengan cepat, ada yang minta diistimewakan, ada yang biasa saja dan sebagainya. Prilakunya pun menunjukkan karakteristik yang berbeda pula misalnya ramah, sopan, galak, keibuan dan lain-lain.semua tuntutan dan karakteristik tersebut harus dapat diantisipasi oleh pustakawandalam memberikan pelayanan kepada pengguna.
2. Luwes Dalam Melayani
Bersikap luwes merupakan salah satu etika pergaulan yang harus kita pahami betul oleh pustakawan. Seorang pustakawan dalam memberikan pelayanan kepada pengguan harus mampu bersikap luwes. Hal ini penting karena minat pengguna untuk memanfaatkan perpustakaan masih relatif kecil. Oleh karena itu pustakawan harus mengetahui betul keinginan pengguna. Kalau pustakawan bisa bersikap luwes dalam melayani pengguna, pengguna pasti akan merasa senang dan akan menumbuhkan keakrapan dengan pustakawan.
3. Mengetahui Kemauan Pengguna
Pustakawan harus tahu benar apa yang diinginkan oleh pengguna perpustakaan dan informasi. Untuk itu pustakawan harus berkomunikasi dengan pengguna, sehingga dapat mengetahui apa yang mereka inginkan. Untuk memenuhi keinginan mereka, pustakawan harus dapat menunjukan bahwa ia dapat melayani pengguna dengan baik. Lazimnya dengan cara memberikan pelayanan cepat, tepat, mudah, ramah dan profesional sampai pengguna akan puas. Jika pengguna merasa senang dan puas, pengguna akan datang kembali keperpustakaan.oleh karena itu pustakawan harus betul-betul mengetahui dan menguasai jenis-jenis layanan apa yang dibutuhkan oleh pengguna.
4. Mempromosikan Produk Layanan
Dalam memberikan pelayanan, pustakawan wajib mempromosikan produk layanannya kepada pengguana. Mempromosikan produk layanan bisa dilakukan dengan berbagai cara, antara lain melalui media cetak, seperti liflet, brosur,pamflet dan lain sebagainya. Selain itu bisa juga dilakukan melalui pameran dan penyuluhan. Namun tidak ada salahnya jika pustakawan dapat juga mempromosikanproduk layanan perpustakaan pada saat memberikan pelayanan kepada pengguna, yaitu dengan cara melakukan obrolanringan dan akrab dengan pengguna. Tujuan promosi perpustakaan adalah untuk menarik pengguna agar mau menggunakan dan memanfaatkan produk-produk layanan yang ada di perpustakaan.
5. Melayani Sampai Tuntas
6. Tidak Memaksakan Kehendak
Dalam melayani pengguna, pustakawan tidak boleh memaksakan kehendak. Pustakawan harus memegang prinsip bahwa pengguna adalah raja. Oleh karena itu, pustakawan dituntut untuk dapat memberikan keluluasan kepada pengguna untuk memilih layanan sesuai dengan kebutuhan dan keinginananya.
7. Melayani Dengan Wajah Ceria
Pustakawan dalam melaksanakan tugasnya wajib meningkatkan citra perpustakaan di mata pengguna. Penguna sangat senang, jika pustakawan dalam melaksanakan tugasnya, dapat tampil sebagai pribadi yang menyenangkan. Agar dapat menyenangkan pengguna, dalam memberikan pelayanan pustakawan hendaknya dapat tampil dengan wajah yang ceria, dan senyum. Senyum bagi pustakawan adalah wajib hukumnya, dalam arti, hilang senyuman berarti kehilangan respek dari publik kepadanya. Oleh karena itu, untuk menjadi pustakawan profesional, bukan saja harus kecerdasan intelektual yang tinggi, tetapi juga harus juga mempunyai kecerdasan emosional dan sosial tinggi pula.
8. Menjamin Kerahasiaan
Perlindungan kerahasiaan dan privasi pengguna perpustakaan dan informasi adalah kewajiban pustakawan yang telah diatur dalam kode etik pustakawan indonesia. Menjamin kerahasiaan dan privasi pengguna adalah menjadi kewajiban pustakawan. Kerahasiaan dan privasi pengguna adalah sesuatu yang amat sensitif, teerutama bagi orang-orang tertentu. Pustakawan harus dapat memahami, menghargai dan menjaga kerahasiaan pengguna. Menjamin kerahasiaan dan privasi pengguna adalah sikap profesinal.
9. Mau Mendengarkan Keluhan
Dalam melaksanakan prinsip pelayanan, pustakawan dituntut dapat bersikap sabar dalam menghadapi berbagai keluhan pengguna. Walaupun pustakawan sudah berusaha semaksimal mungkin dalam memberikan pelayanan yang terbaik, dalam hal ini kewajiban pustakawan adalah mendengarkan keluhan-keluhan pengguna. Apapun keluhan pengguna harus disikapi secara dewasa, karena keluhan pengguna adalah masukan yang sangat beharga bagi pustakawan.
10.Tidak Berprasangka Negatif
Pustakawan harus selalu berfikir positif. Berfikir positif adalah sikap dasar yang harus dimiliki oleh pustakawan dalam melayani pengguna. Berfikir positif dapat meningkatkan kemitraan dengan penggunanya. Tidak ada alasan untuk berprasangka buruk pada pengguna, namun bukan berarti hilang kewaspadaan dan kehati-hatian. Jangan ditunjukan kehati-hatian kepada pengguna secara berlebih-lebihan. Pustakwan profesional, tidak akan berprasangka negatif terhadap pengguna perpustakaan dan informasi.
11.Mengucapkan Terima Kasih
Untuk menghargai pengguna ada sesuatu yang mudah dan dapat dilakukan oleh pustakawan ialah kebiasaan mengucapkan terima kasih. Mengucapkan terima kasih jangan hanya sekedar basa basi, tapi dengan hati yang tulus , bersikap baik kepada pengguna adalah sikap profesional.
Sedangkan Menurut Mustafa (2005) sikap-sikap dalam memberikan pelayanan yang baik terhadap pengguna yaitu :
2.6.4.2. Penampilan Pustakawan
Dalam memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan dan informasi,
pustakawan harus memperhatikan penampilan pribadinya. Dengan penampilan pribadi yang anggun, pelayanan akan berlangsung dengan baik dalam suasana yang menyenangkan.
Adapun penampilan pustakawan dalam memberikan pelayanan yaitu : 1. Wajar
Pustakawan harus mampu tampil atau bersahaja, sehingga dapat diterima oleh siapapun, baik atasan, rekan sejawat maupun masyarakat pada umumnya. Pustakawan tidak boleh tinggi hati. Tampil wajar, artinya tampil bersahaja, tidak over ekting, tidak lebih atau tidak kurang. Wajar harus terlihat dalam tingkah laku, berpakaian, berucap dan bertutur kata sesuai dengan norma-norma dan nilai-nilai yang berlaku dalam lingkungannya.
2. Jujur
Kejujuran adalah sikap mental yang positif yang perlu dikembangkan untuk menjaga kredibilitas seseorang. Kejujuran merupakan sendi utama dalam pergaulan manusia. Kejujuran akan menumbuhkan kepercayaan dari orang lain, baik dari atasan, rekan maupun pengguna, kejujuran dapat menjaga citra diri seseorang. Kejujuran mengakui kelebihan dan kelemahan diri sendiri dan orang lain adalah sikap profesional.
3. Berpakaian Sopan
Pustakawan harus tahu etika berpakaian, pustakawan dalam melaksanakan tugasnya harus berpakaian sopan. Berpakaian sopan artinya bagi wanita pakaianya bersih, rapi tidak boleh terlihat auratnya.
4. Tampil Tenang
Pustakawan harus bisa tampil tenang, tidak gugup, ketika melihat banyak pengunjung perpustakaan yang harus dilayani. Jangan terburu-buru agar pelayanan tidak menjadi berantakan dan tidak memuaskan.
5. Murah Senyum
Pustakawan dalam melaksanakan tugasnya harus tampil ceria dan senyum, sehingga menunjukkan pribadi yang optimis dan profesional.
6. Bertutur Kata Baik
Pustakawan harus bisa bertutur kata baik. Keterampilan bertutur kata baik tidak datang dengan sendirinya, tetapin perlu belajar, latihan, dan perlu pengalaman. Semakin sering dilatih akan semakin pandai bertutur kata baik. Bertutur kata yang baik harus dilakukan kepada siapa saja. Pustakawan yang mampu bertutur kata yang baik menunjukkan bahwa ia adalah pustakawan profesional.
7. Pandai Bergaul
2.7. Kualitas Layanan
Sebagai salah satu faktor yang mempengaruhi kunjungan mahasiswa ke perpustakaan,
koleksi buku diperpustakaan hendaknya sesuai dengan kurikulum yang berlaku di lembaga pendidikan tersebut agar dapat membantu mahasiswa dalam proses belajarnya.
Sering terjadi keluhan dari pengunjung karena pustakawan menjawab pertanyaan
pengunjung dengan jawaban ”tidak tahu”. Pengunjung umumnya menganggap semua karyawan adalah pustakawan, padahal sebenarnya ada tenaga pustakawan dan ada tenaga
administrasi dan teknis. Selain itu sering terjadinya mutasi antar unit yang kurang memperhatikan kebutuhan masing-masing, sementara para pengunjung sangat membutuhkan tenaga pustakawan. Mengingat peran pustakawan cukup penting maka perlu diberi jalan
keluar untuk pengembangan SDM agar kesan buruk tidak terjadi lagi, untuk itu perlu kiranya peningkatan SDM .
Menurut Zeitthemi (2009) kualitas layanan yang baik apabila pustakawan bersedia melayani pemustaka dengan senang hati, bersedia membantu, selalu seperti bertanya kepada pemustaka sebelum mereka bertanya. Kriteria untuk peningkatan kualitas layanan, maka
pustakawan harus dapat memenuhi dimensi-dimensi sebagai berikut:
1. Tangibles (berwujud), ruang dan peralatan harus nyaman dan tertata dengan baik dan pustakawan selalu berpenampilan menarik.
2. Realibility (kehandalan), kinerja pustakawan harus handal dan akurat sehingga meminimalisasi kesalahan.
3. Responsiveness (daya tanggap), pustakawan harus dapat menjawab pertanyaan pemustaka dalam waktu singkat dan jika tidak ditemukan dapat menunjukkan ke tempat.
4. Competence (pengetahuan dan keterampilan), pustakawan harus terlatih dalam memberi layanan kepada pemustaka.
5. Access (kemudahan hubungan), suasana perpustakaan harus menyenangkan dan tersedia sarana komunikasi sehingga pelacakan informasi dapat dilakukan dengan cepat
6. Courtesy (perilaku), setiap pustakawan harus bersikap sopan, bersahabat, tanggap, dan ramah kepada pemustaka.
8. Creadibility (kejujuran), pustakawan harus menjunjung tinggi sifat kejujuranya baik terhadap diri sendiri, sesama pustakawan dan terhadap pemustaka
9. Security (kemanan), Pelayanan perpustakaan harus menjamin keselamatan fisik, kenyamanan, dan keamanan barang-barang yang dianggap rahasia dan berharga. 10.Understanding the Costamer (memahami kebutuhan), pustakawan mampu menggali,
mengidentifikasi, dan memahami kebutuhan pemustaka.
BAB III
PERANAN PUSTAKAWAN BAGIAN SIRKULASI DALAM MELAYANI PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DHARMAWANGSA
MEDAN
3.1. Sejarah Singkat Perpustakaan
Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Berdiri bersamaan dengan berdirinya
Universitas Dharmawangsa pada tahun 1988, yang merupakan unit pelaksana teknis ( UPT) yang memiliki fungsi dan tujuan untuk mendukung pelaksanaan program tridarma perguruan
tinggi. Sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT), Perpustakaan Universitas Dharmawangsa mempunyai kedudukan yang setingkat dengan unit pelaksana teknis lainnya seperti bagian kemahasiswaan dan administrasi, namun dengan tugas dan fungsi yang berbeda.
Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan melayani lima fakultas antara lain Fakultas Hukum, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Fakultas Perikanan, Fakultas Agama
Islam, Fakultas Ekonomi. Mencakup 12 jurusan atau program studi yaitu, jurusan ilmu sosial, jurusan administrasi negara, jurusan administrasi niaga, jurusan ilmu komunikasi, jurusan akuntansi, jurusan manajemen, jurusan ilmu ekonomi, studi pembangunan, jurusan budidaya
perairan jurusan pemanfaatan sumber daya perikanan, dan jurusan pendidikan agama islam. Perpustakaan Universitas Dharmawangsa menempati satu ruangan khusus, yang
berada di lantai II gedung Rektorat Universitas Dharmawangsa Medan, yang mempunyai ukuran 50 m2. Gedung Perpustakaan Universitas Dharmawangsa mampu menampung ± 72 orang pada saat yang bersamaan.
3.2. Organisasi Perpustakaan
Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Dharmawangsa secara makro adalah
Dewan Penyantunan PR-1 PR-II PR-III
Struktur Organisasi Perpustakaan secara mikro adalah sebagai berikut :
Sumber : Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
3.3. Ruang dan Perlengkapan
Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan menempati sebuah gedung di lantai 2 (dua) gedung Rektorat Universitas Dharmawangsa Medan, Perpustakaan
Universitas Dharmawangsa Medan mempunyai ukuran 50 m, yang berlokasi dekat dengan ruangan proses belajar mahasiswa.
Adapun Perlengkapan / Sarana yang dimiliki Universitas Dharmawangsa Medan yaitu:
Tabel 1 : Sarana Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan
NO. SARANA JUMLAH
1. Komputer kerja 2 unit
2. Meja baca + Meja baca Panjang 11 buah
3. Rak Majalah 2 buah
4. Kipas angin 5 unit
5. Rak buku 23 unit
6. Meja panjang buat diskusi mahasiswa 2 buah
7. lampu 16 unit
8. TV 1 buah
9. Kursi Baca 73 buah
10 Rak Penitipan Tas 1 buah
Kepala Perpustakaan
11. Meja dan kursi pustakawan 3 buah
Sumber : Universitas Dharmawangsa Medan
3.4. Koleksi Perpustakaan
Koleksi Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan terdiri dari buku, majalah surat kabar, dan buletin. Koleksi Perpustakaan Universitas Dharmawangsa sudah diberi nomor klasifikasi dengan menggunakan sistem klasifikasi DDC-21.
Jumlah koleksi buku Perpustakaan Universitas Dharmawangsa sampai pada tahun 2010 sebanyak lebih kurang 5546 judul, dengan jumlah eksemplar 10456 eksemplar.
Koleksi bahan pustaka yang dimiliki Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
diperoleh dengan cara pembelian, sumbangan mahasiswa dan dari sumber laimmya. Bahan pustaka sebagian besar diperoleh dari mahasiswa yang telah menyelesaikan kuliahnya.
Mereka diwajibkan menyerahkan sedikitnya 2 buku sesuai dengan bidang masing-masing
3.5. Tenaga Pustakawan
Dalam rangka mendukung kegiatan perpustakaan universitas, perpustakaan
Universitas Dharmawangsa memiliki 3 orang tenaga perpustakaan, terdiri dari 1 orang kepala perpustakaan yang mengatur dan memimpin jalannya perpustakaan dan dibantu dengan 2 orang tenaga perpustakaan lainnya, yang bertugas dalam bidang tata usaha dan layanan
sirkulasi.
No Nama Pendidikan Jabatan
1 Deliana DIII Perpustakaan Kepala Perpustakaan 2 Dian Safitri DIII Perpustakaan Layanan Sirkulasi
3 Malini SMA Tata Usaha
Jam buka
Kegiatan Perpustakaan Universitas Dharmawangsa berlangsung setiap hari kerja kecuali hari
sabtu.
Senin-Jum’at : 17.00 -19.00 Wib
Sabtu : Tutup
3.6. Sistem Layanan
Sistem pelayanan yang diterapkan pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
adalah sistem terbuka (open acces). Dimana pengguna Perpustakaan diberikan kesempatan untuk memilih buku yang dibutuhkan.
3.7. Pelayanan Sirkulasi
Kegiatan pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang memberikan pelayanan bahan pustaka kepada pengguna Perpustakaan. Kegiatan pelayanan sirkulasi Perpustakaan
Universitas Dharmawagsa Medan terdiri dari : keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, sanksi, dan bebas pustaka. Pada perpustakaan Universitas Dharmawangsa, Layanan sirkulasi untuk peminjaman dan pengembalian masih menerapkan sistem manual.
3.7.1 Keanggotaan
Penggunaan yang dapat menjadi anggota Perpustakaan adalah seluruh sivitas Universitas Dharmawangsa Medan. Setiap anggota harus melalui pendaftaran anggota dan memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan untuk setiap calon anggota Perpustakaan.
Persyaratan menjadi anggota Perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Mahasiswa yang mempunyai bukti diri sebagai mahasiswa yang masih aktif,
2. Untuk staf pengajar dan pegawai harus menuliskan nama, alamat serta jabatan pada kartu buku yang telah di berikan petugas pustakawan, sebagai berikut :
a. Yang bersangkutan masih aktif.
b. Bersedia melapor ke Perpustakaan apabila yang bersangkutan akan berhenti / dipindahkan, agar pihak Perpustakaan dapat menagih bahan pustaka yang
di pinjam.
c. Bersedia mengganti buku pinjaman yang hilang atau denda karena
keterlambatan pengembalian bahan pustaka yang dipinjam.
3.7.2. Peminjaman
Berikut persyaratan peminjaman bahan pustaka di Perpustakan Universitas
Dharmawangsa Medan :
1. Buku yang dapat dipinjam dan dibawa pulang adalah buku teks / buku ajar dan
buku lainnya yang tidak tergolong pada buku referensi, buku yang tergolong buku khusus, karya ilmiah dan jurnal / majalah.
2. Untuk mahasiswa, staf pengajar, pegawai dapat meminjam 2(dua) buku
sekaligus.
3. Lamanya masa pinjaman adalah selama 1 (satu) minggu.
4. Perpanjangan masa pinjaman untuk seluruh pinjaman maksimal 1 (satu) minggu.
5. Peminjam harus lebih dulu memeriksa buku yang akan di pinjam, apabila ada
halaman yang hilang, robek, kotor, dan cacat lainnya sebelum membawanya keluar ruangan Perpustakaan.
Adapun prosedur peminjaman buku pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan yaitu sebagai berikut :
1. Pemakai datang langsung ke Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan dan mengisi buku tamu.
2. Pemakai melakukan langsung ke rak buku, jika buku yang diinginkan telah
diperoleh selanjutnya diserahkan kepada petugas. 3. Petugas melakukan :
a. Petugas mengambil buku serta kartu anggota peminjaman.
b. Petugas menulis nama peminjam, nomor anggota serta tanggal pinjam dan tanggal kembali pada kartu buku.
c. Kemudian petugas menyerahkan kepada peminjam.
d. Petugas menyimpan kartu anggota dan kantong buku pada tempat yang
tersedia.
Bahan koleksi Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan hanya bisa dipinjam oleh anggota saja. Sedangkan pengguna dari luar hanya bisa memfotokopi bahan pustaka
yang diperlukan atau baca di tempat.
3.7.3. Pengembalian
Pengembalian koleksi bahan pustaka perpustakaan dilakukan secara langsung di perputakaan pada bagian sirkulasi, dengan membawa bahan pustaka yang ingin dikembalikan. Kemudian staf bagian sirkulasi akan mengembalikan kartu anggota
3.7.4. Perpanjangan
Perpanjangan koleksi bahan pustaka dilakukan pada bagian sirkulasi Perpustakaan Universitas Dharmawangsa, dengan membawa bahan pustaka yang ingin diperpanjang. Perpanjangan dapat dilakukan sebanyak 2 kali atau selama 2 minggu setelah masa pinjam yang pertama berakhir.
3.7.5. Sanksi
Sanksi yang ditetapkan berguna untuk menjaga koleksi bahan pustaka perpustakaan
dari kerusakan atau kehilangan dan untuk mendidik anggota yang menjadi pengguna perpustakaan, agar mampu bertanggung jawab atas bahan pustaka yang digunakannya, baik yang dibaca di tempat atau yang dipinjamnya
Sanksi yang ditetapkan pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa tidak jauh berbeda dengan sanksi di perpustakaan pada umumnya, yaitu karena keterlambatan dan
pengembalian kerusakan bahan pustaka dan bahan pustaka yang hilang.
3.7.6. Bebas Pustaka
Tanda bebas tagihan diberikan oleh Perpustakaan Universitas Dharmawangsa bagi
mahasiswa-mahasiswa yang hendak diwisuda, sebagai tanda bukti tidak lagi memiliki pinjaman buku di perpustakaan dan sekaligus mengnonaktifkan kantong anggota
perpustakaan yang dimilikinya
3.8. Etika Pustakawan
3.8.1. Sikap dan Prilaku Pustakawan
1. Sopan
Sikap ini ditujukan pada setiap pengunjung Universitas Dharmawangsa yang dilayani
dengan sikap wajar tanpa dibuat-buat. Setiap pengunjung Perpustakaan Universitas Dharmawangsa dilayani dengan rasa hormat.
2. Ramah
Pustakawan Universitas Dharmawangsa dalam melayani pengguna dengan sikap ramah sehingga pengguna merasa senang dalam pelayanan yang dilakukan pustakawan
Universitas Dharmawangsa. 3. Tanggap
Pustakawan Universitas Dharmawangsa tanggap dengan cepat apabila mahasiswa
memerlukan bantuan dalam pencarian koleksi, Sehingga pengguna Perpustakaan Universitas Dharmawangsa senang dan dekat dengan pustakawa Universitas
Dharmawangsa. 4. Ceria
Pustakawan Universitas Dharmawangsa menampilkan wajah ceria dan senyum menawan
dalam setiap pelayanan terhadap pengguna perpustakaan, sehingga memberikan kesan dan dampak positif terhadap pengguna Perpustakaan Universitas Dharmawangsa,
sehingga pengguna senang terhadap pustakawan. 5. Mengucapkan Terima Kasih
Dalam melaksanakan tugas pustakawan Universitas Dharmawangsa setelah melayani
3.8.2 Penampilan Pustakawan
Penampilan Pustakawan Universitas Dharmawangsa dalam Melayani Pengunjung
yaitu :
1. Rapi, pustakawan Universitas Dharmawagsa memiliki kepribadian yang selalu menjaga kerapian dalam penampilannya.
2. Bersih, pustakawan Universitas Dharmawangsa selalu menjaga kebersihan untuk keperluan dirinya sendiri yang menyangkut fisik tubuh maupun pakaian
3. Berpakaian Sopan, Pakaian yang digunakan pustakawan Universitas
Dharmawangsa, menggunakan pakaian yang sopan tidak menampilkan aurat, dan
tidak ketat.
3.9. Peranan Pustakawan dibagian Sirkulasi
Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui
pendidikan atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Pustakawan yang berhadapan
langsung dengan pemustaka adalah pustakawan paraprofesional. Pustakawan paraprofesional biasanya menangani bagian sirkulasi. Demikian juga dengan pustakawan di perpustakaan Universitas Dharmawangsa yang menangani bagian sirkulasi adalah pustakawan
paraprofesional yang berjumlah 1 orang dan memiliki latar belakang pendidikan D-III perpustakaan.
Peranan pustakawan di bagian sirkulasi pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa sudah cukup baik, jika dilihat dari sikap pustakawan dalam melayani pengguna dan informasi yang diberikan kepada pengguna perpustakaan. Dikatakan demikian
pustakawan berhadapan langsung dengan pengguna sehingga pustakawan harus memiliki keterampilan (skill) khusus untuk menanamkan image perpustakaan yang baik dalam
pemikiran pengguna. Demikian juga dengan pustakawan bagian sirkulasi di perpustakaan Universitas Dharmawangsa, untuk mendapatkan citra yang baik dari pengguna pustakawan telah mempersiapkan informasi terlebih dahulu sebelum pengguna membutuhkan
informasinya. Pustakawan tersebut juga mencari informasi sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
Pekerjaan yang dilaksanakan oleh pustakawan bagian sirkulasi pada perpustakaan Universitas Dharmawangsa, adalah sebagai berikut :
1. Melaksanakan semua kebijaksanaan dan program kerja dalam bidang
peminjaman bahan pustaka kepada pengguna Universitas Dharmawangsa 2. Menyusun buku yang telah dikembalikan
3. Memberi bantuan kepada pengunjung yang membutuhkan informasi 4. Membuat surat keterangan bebas pustaka
5. Membuat ulang kartu yang sudah penuh
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara penulis dengan pimpinan / staf Prpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan, maka penulis membuat beberapa
kesimpulan antara lain :
a. Kegiatan pelayanan sirkulasi perpustakaan Universitas Dharmawagsa Medan
terdiri dari : keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, sanksi, dan bebas pustaka.
b. Pustakawan Universitas Dharmawangsa memiliki sikap dan prilaku sopan, ramah,
tanggap, ceria dan mengucapkan terima kasih setelah melayani penggunanya. c. Sistem pelayanan yang diterapkan pada Perpustakaan Universitas Dharmawangsa
adalah sistem terbuka (open acces). Dimana pengguna Perpustakaan diberikan kesempatan untuk memilih buku yang dibutuhkan
d. Peranan pustakawan di bagian sirkulasi pada perpustakaan Universitas
Dharmawangsa sudah cukup baik, jika dilihat dari sikap pustakawan dalam melayani pengguna dan informasi yang diberikan kepada pengguna perpustakaan.
4.2. Saran
Setelah Mengadakan observasi tentang peranan pustakawan bagian sirkulasi dalam
melayani pengguna pada perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan, maka penulis memberikan saran sebagai berikut:
1. Agar Perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan dapat berkembang dengan
baik, hendaknya pimpinan perpustakaan Universitas Dharmawangsa Medan memikirkan penambahan tenaga kerja yang memiliki latar belakang pendidikan
perpustakaan khususnya dibagian sirkulasi.
2. Diperlukan sistem komputerisasi dalam pelayanan dan pencarian informasi sehingga memudahkan pengguna dalam mencari bahan yang dibutuhkan secara
cepat.
3. Sebaiknya pelayanan pustakawan terhadap pengguna perpustakaan lebih
DAFTAR PUSTAKA
Hidayat, Fedri. 2010. Fungsi Dan Tujuan Layanan Perpustakaan , Url : http: // www.fedri- hidayat.co.cc (15 februari 2011).
Hasugian, Joner. 2009. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Medan : USU Press. Indonesia, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2004, Perpustakaan Perguruan
tinggi : Buku Pedoman. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional.
Lasa, H.S. 1994. Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Di Perpustakaan. Yogyakarta : Gajah Mada university Press.
Nurazizah. 2008. Usaha pustakawan dalam meningkatkan kualitas layanan pengguna di
Perpustakaan FIB UI. Ui :
Rachman. 2006. Etika Kepustakawanan : Suatu Pendekatan terhadap kode etik Pustakawan Indonesia. Jakarta : CV Agung Seto.
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Sumardji, P. 1992. Pelayanan Referensi Di Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius.
Sutarno, N,S. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat.Jakarta : Yayasan Obor Indonesia.
Syahrial-Pamuntjak, Rusina. 2000. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta : Djambatan.
Zeitthemi. 2009. Kompetensi Pustakawan. Unsri :
