SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DOKUMEN ELEKTRONIK
ISHAK ANWAR
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN SUMBER
INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Sistem Informasi Manajemen Dokumen Elektronik atau disingkat dengan nama aplikasi IEDMS (Indonesia Electronic Document Management System) adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, Juni 2015
Ishak Anwar
ABSTRAK
ISHAK ANWAR. Sistem Informasi Manajemen Dokumen Elektronik. Dibimbing oleh IRMAN HERMADI.
Saat ini banyak perusahaan atau organisasi termasuk PT MNC Life Assurance menyimpan dokumen hardcopy dan softcopy untuk periode waktu yang cukup lama untuk memenuhi keperluan di masa yang akan datang. Mengingat pentingnya sebuah dokumen dalam proses bisnis perusahaan maka sangat diperlukan sebuah aplikasi yang dapat mengelola dokumen-dokumen tersebut. Penelitian ini telah berhasil mengembangkan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Indonesia (IEDMS - Indonesia Electronic Document Management System). IEDMS dikembangkan menggunakan pendekatan Waterfall
dan memiliki fitur-fitur utama berikut scan, upload, view, indexing, alokasi dan peminjaman dokumen. IEDMS telah diuji di perusahaan PT MNC Life Assurance dan hasilnya telah memenuhi kebutuhan pemakai. Sistem ini bermanfaat untuk meningkatkan efektifitas dan efisensi dalam proses bisnis perusahaan.
Kata kunci: Dokumen Hardcopy, Dokumen Softcopy, Indexing, Peminjaman Dokumen, Sistem Manajemen Dokumen, Waterfall
ABSTRACT
ISHAK ANWAR. Electronic Document Management Information System. Supervised by IRMAN HERMADI.
Currently, many companies or organizations including PT MNC Life Assurance keep hardcopy and softcopy documents for future purpose. Because the documents are very important in company business process, an application is needed to manage the documents. This research has successfully developed an Indonesia Electronic Document Information System Manajamen (IEDMS). IEDMS was developed using Waterfall approach and has following main features: scan, upload, view, indexing, allocation and lending. IEDMS has been tested at PT MNC Life Assurance, and the results have met the needs of the user. This system is beneficial to improve effectiveness and efficiency in company business processes.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DOKUMEN ELEKTRONIK
ISHAK ANWAR
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ilmu Komputer
pada
Departemen Ilmu Komputer
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Penguji:
Judul Skripsi : Sistem Informasi Manajemen Dokumen Elektronik Nama : Ishak Anwar
NIM : G64124039
Disetujui oleh
Irman Hermadi, Skom MS PhD Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Ir Agus Buono, MSi MKom Ketua Departemen
PRAKATA
Alhamdulillah Rabbil’Alamiin, berkat doa dan segenap asa nan suci teruntuk mereka yang telah membantu tugas akhir ini sehingga berhasil diselesaikan, maka tugas akhir ini penulis persembahkan sebagai ungkapan syukur kepada Allah
subhanahu wa ta’ala dan tali kasih kepada hambanya. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Juli 2014 adalah Sistem Informasi Manajemen Dokumen Elektronik.
Terima kasih penulis ucapkan kepada istri penulis, Siti Hanianah yang tak pernah lelah memberikan motivasi wejangan, do’a, cinta dan kasih. Dosen pemimbing Bapak Irman Hermadi, SKom MS PhD atas waktu, ilmu, kesabaran, nasihat, dan masukan yang selalu diberikan selama pengerjaan tugas akhir ini. Terima kasih juga kepada Ibu Ir Meuthia Rachmaniah, MSc dan Bapak Firman Ardiansyah, SKom MSi selaku penguji atas waktu, masukan, dan koreksinya. Serta teman-teman Ilmu Komputer alih jenis angkatan 7 atas pengalaman berbagi ilmu serta atas kebersamaan dan dukungannya selama penulis menjalani waktu di Departemen Ilmu Komputer IPB, dan Bapak/Ibu dosen dan staf administrasi yang telah begitu banyak membantu baik selama pelaksanaan penelitian maupun pada masa perkuliahan.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, Juni 2015
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR viii
DAFTAR LAMPIRAN viii
DAFTAR TABEL viii
PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Tujuan Penelitian 1
Manfaat Penelitian 1
Ruang Lingkup Penelitian 2
TINJAUAN PUSTAKA 2
Data Flow Diagram (DFD) 3
Context Diagram 4
Entity Relationship Diagram (ERD) 4
METODE PENELITIAN 5
Communication 5
Planning 6
Modeling 6
Construction 6
Deployment 6
HASIL DAN PEMBAHASAN 6
Communication 7
Planning 7
Modeling 7
A. Alur Bisnis Proses (Process Business Flow) 7
B. Tahapan masuknya dokumen ke dalam sistem 13
C. Context Diagram 14
D. Data Flow Diagram (DFD) 15
E. Entity Relationship Diagram (ERD) 24
F. Rancangan Menu 24
G. Rancangan Tampilan User Interface 24
H. Rancangan Tampilan System Interface 26
Construction 28
Deployment 28
Simpulan 29
Saran 29
DAFTAR PUSTAKA 29
LAMPIRAN 31
DAFTAR GAMBAR
1 Pendekatan pengembangan sistem traditional dan object-oriented
(Satzinger 2010) 3
2 Komponen menurut Yourdan dan DeMarco 3
3 Metode pengembangan Waterfall (Pressman 2010) 5 4 Flowchart proses manual pengiriman dokumen di MNC Life 8 5 Flowchart proses manual peminjaman dokumen dari vendor 10 6 Penyimpanan dokumen di internal dan eksternal 11
7 Model lemari dan rak penyimpanan dokumen 12
8 Tahapan proses masuknya dokumen hardcopy ke dalam sistem 13 9 Tahapan proses masuknya dokumen softcopy ke dalam sistem 14
10 Context diagram 15
11 DFD Level 1 16
12 DFD Level 2 Proses 1 18
13 DFD Level 2 Proses 2 19
14 DFD Level 2 Proses 3 20
15 DFD Level 2 Proses 4 21
16 DFD Level 2 Proses 5 22
17 DFD Level 2 Proses 6 23
18 Entity Relation Diagram (ERD) 25
19 Model rancangan struktur menu 26
20 Model rancangan tampilan user interface 26
21 Model rancangan tampilan system interface 27
DAFTAR LAMPIRAN
1 Daftar keterangan tabel-tabel dalam database dan fungsinya. 31 2 Daftar keterangan atribut tabel-tabel dalam database 33
3 Struktur menu pull-down 37
4 Screenshoot aplikasi 38
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dokumen merupakan hal penting dalam tiap kegiatan sehari-hari dalam suatu institusi atau perusahaan. Kegiatan sehari-hari banyak berkaitan dengan dokumen baik hardcopy (dokumen dalam bentuk kertas) maupun softcopy
(dokumen dalam bentuk file komputer).
Dokumen kadang kala disimpan dalam jangka waktu lama sebagai acuan jika diperlukan untuk dilihat sewaktu-waktu. Dokumen hardcopy menjadi masalah kompleks karena berkaitan dengan ketahanan bahan dari kertasnya bagaimana agar terhindar dari kerusakan yang akan menghilangkan atau mengurangi nilai yang tertulis dalam dokumen tersebut. Dokumen softcopy juga mempunyai permasalahan bagaimana menjaga agar dokumen tersebut tidak rusak (misalnya terkena virus) atau hilang karena dihapus.
Untuk mengatasi masalah diatas diperlukan suatu sistem untuk mengatur dokumen tersebut yaitu dengan mengembangkan dan membuat Sistem Informasi Dokumen Elektronik yang dinamakan dengan istilah Indonesia Electronic Document Management System (IEDMS). Melalui sistem IEDMS ini, user hanya perlu melihat isi dokumen melalui aplikasi komputer. Artinya semua dokumen baik hardcopy maupun softcopy dimasukkan ke dalam sistem berdasarkan index/key tertentu dan tersusun berdasarkan kategori tertentu.
Untuk dokumen hardcopy terlebih dahulu di lakukan proses scan untuk menjadi file komputer agar masuk ke sistem yang kemudian disimpan ke dalam lokasi tertentu yang aman dari gangguan kerusakan kertas (misalnya lemari/rak di internal perusahaan atau disimpan ke vendor). Untuk perusahaan besar, saat ini ada yang menyewa perusahaan pihak ketiga untuk penyimpan dokumen hardcopy. Sistem ini juga mengontrol posisi dan lokasi hardcopy jika user sewaktu-waktu akan meminjam dan mengembalikan berkas hardcopy tersebut. Sedangkan dokumen softcopy dilakukan upload ke sistem untuk bisa dilihat (view) oleh user. Semua penyimpanan dan lokasi file di dalam komputer dikontrol oleh aplikasi.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan sistem pengaturan dokumen menggunakan program komputer. Sistem ini digunakan untuk mengatur semua dokumen baik yang berasal dari hardcopy maupun softcopy sehingga user dapat melihat isi dokumen yang diperlukan dan dapat mengontrol penggunaan dokumen melalui sistem.
Manfaat Penelitian
pemindahan dokumen dalam bentuk hardcopy antar bagian yang memerlukan dokumen tersebut.
Manfaat lainnya adalah meningkatkan efisiensi suatu instansi karena melalui sistem ini akan mengurangi penggunaan hardcopy dalam proses bisnis (paperless). Hal ini dapat dilihat dari berkurangnya penggunaan kertas (paper less) jika beberapa bagian memerlukan copy dokumen yang sama. Aplikasi ini juga dapat mengurangi biaya pembelian hardware seperti mesin fotokopi dan
printer yang harganya mahal. Kedua manfaat ini menjadi nilai (Value Added Services) dalam mendukung kebijakan strategis perusahaan atau lembaga.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup dari penelitian ini adalah:
1 Mengontrol proses masuknya dokumen ke dalam sistem IEDMS. Untuk
hardcopy melalui scanning dan indexing sedangkan softcopy melalui proses
upload file ke dalam sistem.
2 Penyediaan fasilitas view dokumen dengan pencarian berdasarkan key tertentu. 3 File yang diterima sistem adalah file format gambar (image format),
PDF/TIFF dan audio (disarankan berformat WAV).
TINJAUAN PUSTAKA
Dalam pengembangan sistem terdapat dua pendekatan yang umum digunakan yaitu pendekatan pengembangan secara tradisional (Traditional Approach) dan pendekatan pengembangan berbasis obyek (Object-Oriented Approach) (Satzinger 2010). Perbedaan pendekatan pengembangan sistem Tradisional dan Object-Oriented terletak pada bagaimana sistem memodelkan proses dan melakukan implementasi (Gambar 1).
Pendekatan tradisional untuk pengembangan sistem melibatkan kumpulan proses yang dilakukan oleh orang atau komputer, data yang tersimpan, input, dan
output. Sebaliknya, pendekatan pengembangan Object-Oriented memandang sistem sebagai kumpulan obyek yang saling berinteraksi, model-model yang menunjukkan benda, perilaku, dan interaksi antar obyek tersebut.
Gambar 1 Pendekatan pengembangan sistem traditional dan object-oriented
(Satzinger 2010)
Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi (Satzinger 2010).
Komponen DFD terdiri dari Terimator, Proses, Data Store dan Alur Data. Komponen DFD mempunyai dua macam acuan yaitu komponen menurut Yourdan dan Demarco dan komponen menurut Gene dan Serson. Dalam pengembangan sistem ini menggunakan komponen DFD menurut Yourdon dan Demarco (Yourdon 2006) seperti ditunjukkan pada Gambar 2 berikut ini.
Berikut adalah keterangan komponen-komponen DFD:
1 Komponen Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas luar (external entity). Terdapat dua jenis terminator yaitu Terminator Sumber (source) yang merupakan terminator yang menjadi sumber dan Terminator
Tujuan (sink) yang merupakan terminator yang menjadi tujuan data / informasi sistem.
2 Komponen Proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input menjadi output.
3 Komponen Data Store digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda jamak. Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan data seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk
atau file pita magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file, folder, dan agenda.
4 Komponen Data Flow/Alur Data digambarkan dengan anak panah, yang menunjukkan arah tujuan atau keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya.
Context Diagram
Context Diagram adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Context Diagram merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam Context Diagram
hanya ada satu proses. Tidak boleh ada data store dalam Context Diagram
Atribut berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain.
Relasi adalah hubungan antara beberapa entitas yang terdiri dari 3 macam yaitu one-to-one, one-to-many dan many-to-many
Garis yang menghubungkan kumpulan entitas atau entitas dengan relasi.
Tabel 1 Komponen penyusun ERD
Entitas
Atribut
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan/relasi (Satzinger 2010). Untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol seperti ditunjukkan pada tabel 1 yang terdiri dari 4 komponen yaitu Entitas, Atibut, Relasi dan Garis. Dalam penggambaran ERD mengacu kepada tabel-tabel yang digunakan dalam
database. Tabel-tabel database menggunakan konsep Relational Database Management System (RDBMS).
Berikut adalah keterangan tiap komponen ERD:
• Entitas adalah objek dalam dunia nyata yang dapat dibedakan dengan objek lain.
• Atribut berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain.
•
Relasi adalah hubungan antara beberapa entitas yang terdiri dari 3 macam yaitu one-to-one, one-to-many dan many-to-many.METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan untuk mengembangkan perangkat lunak ini adalah menggunakan metode pengembangan klasik yaitu Waterfall. Semua proses dalam waterfall dilakukan secara berurutan seperti ditunjukkan pada Gambar 3.
Gambar 3 Metode pengembangan Waterfall (Pressman 2010)
Communication
Pada tahapan ini dilakukan komunikasi dengan user untuk mengumpulkan kebutuhan dalam pengembangan sistem. Pada saat komunikasi dengan user harus memperhatikan dengan fokus atau menggambarkan kebutuhan user jika ada kesulitan dalam pandangan seperti apa sistem yang diinginkan.
Planning
Pada tahapan perencanaan menentukan perencanaan waktu, estimasi biaya, orang-orang yang terlibat dalam sistem, analisa resiko dan batasan-batasan sistem.
Modeling
Pada tahapan ini dilakukan pemodelan rancangan sistem dalam bentuk notasi-notasi seperti Process Business Flow, Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), user interface, system interface dan ilustrasi menu.
Construction
Pada tahapan ini mulai dilakukan pembuatan program sesuai rancangan yang sudah didefinikasi pada tahapan modeling. Setelah pembuatan program maka tahap berikutnya adalah melakukan pengujian dengan black-box testing. Selanjutnya, pengujian dan evaluasi sistem akan dilakukan oleh client yang nantinya akan menjadi acuan pada tahapan pengembangan berikutnya.
Deployment
Pada tahapan ini dilakukan implementasi program pada user, melakukan
maintenance sistem dan menerima feedback dari user setelah penggunaan secara
real.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam pembahasan penelitian dipaparkan hasil penelitan sesuai dengan metode yang digunakan yaitu metode waterfall. Sebagai acuan pembahasan, penulis mengambil contoh penggunaan dokumen di perusahaan asuransi PT MNC Life Assurance. Namun aplikasi ini bisa diset dinamis karena istilah yang digunakan berlaku umum sehingga bisa digunakan oleh instansi, organisasi atau perusahaan lainnya.
PT MNC Life Assurance adalah salah satu perusahaan asuransi yang bergerak dibidang asuransi jiwa di indonesia. Perusahaan ini bernaung dibawah grup bisnis MNC (Media Nusantara Citra) yang berlokasi di MNC Tower, Jakarta Pusat (Company Profile - http://www.mnclife.com).
PT MMI merupakan perusahaan yang berbasis di Lippo Cikarang dan bergerak dalam bidang manajemen data dan pengarsipan modern seperti pengelolaan dan penyimpanan Surat Berharga, Data Komputer, Jasa Alih Media dan Manajemen Fasilitas (Company Profile – http://www.mmi.co.id).
Communication
Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan data dan komunikasi dengan user
untuk menganalisa kebutuhan sistem yang dibutuhkan . Dalam tahapan ini penulis melakukan wawancara dengan user yang banyak terkait dengan pengolahan dokumen di perusahaan asuransi MNC Life. User yang diwawancara adalah bagian New Business dan Underwriting, bagian Klaim Asuransi, bagian Administrasi dan Bagian Customer Service. User-user ini mengeluhkan tidak teraturnya pengaturan dan penyimpanan dokumen kertas dalam perusahaan. Hal ini juga menyulitkan jika sewaktu-waktu dibutuhkan pengambilan kembali dokumen yang sudah tersimpan dimana harus mengingat tempat penyimpanannya yang ditulis dalam bentuk excel. Demikian untuk dokumen softcopy hasil scan, saat ini disimpan dalam folder saja tanpa ada aturan penamaan file yang spesifik dan aturan folder yang tidak seragam padahal ukuran file sudah sangat besar. Hal ini akan menjadi kendala tersendiri jika bisnis sudah semakin membesar yang pasti akan memakan alokasi penyimpanan data khusus.
Untuk itu user menginginkan adanya satu sistem yang dapat menampilkan dokumen-dokumen hardcopy dan softcopy dalam satu aplikasi tersendiri. Ini mereka perlukan mengingat banyaknya dokumen yang harus diperiksa dalam bentuk kertas dan beberapa dokumen yang sama juga dibutuhkan oleh beberapa departemen. Dengan adanya sistem maka akan meningkat efisiensi mereka dalam bekerja dan memeriksa dokumen sebelum pengambilan keputusan.
Planning
Setelah dilakukan wawancara dengan user dan pengumpulan data dan file softcopy dari maka mulai dilakukan perencanaan waktu perancangan dan pengembangan perangkat lunaknya yang dalam hal ini membutuhkan waktu 2 bulan. Batasan sistem ini hanya menerima file berupa Image, PDF dan Audio
berformat WAV.
Modeling
A. Alur Bisnis Proses (Process Business Flow)
Setelah dilakukan konsultasi dengan user didapatkan bahwa manajemen dokumen-dokumen yang saat ini berjalan di MNC Life dan penyimpanan dokumen di vendor ( PT MMI ) masih manual dan cukup memakan waktu dan biaya.
Berikut adalah alur proses yang berjalan saat ini:
Proses pengiriman dokumen dari MNC Life ke Vendor PT MMI masih dikontrol secara manual dan tanpa pencatatan dengan baik. Dokumen
hardcopy yang ingin disimpan di vendor terlebih dahulu dimasukkan kedalam kotak dokumen standar vendor sebelum proses pengiriman. Pencatatan sistem justru dilakukan oleh vendor karena basis usaha mereka ada jasa pengarsipan dan keamanan dokumen yang didalamnya termasuk menentukan lokasi rak dan posisi dokumen klien dan proses pencegahan kerusakan dokumen. Gambar 4 menunjukkan flowchart proses manual pengiriman dokumen di MNC Life.
MNC Life Vendor (PT MMI)
Gambar 4 Flowchart proses manual pengiriman dokumen di MNC Life
Berikut adalah tahapan pokok yang dilakukan pada tahapan ini yaitu:
a. User melakukan printing polis yang sudah diaktifasi untuk menghasilkan dokumen hardcopy yang menjadi bukti polis nasabah.
b. Semua dokumen satu nasabah digabung dan dimasukkan dalam satu map dan diberikan catatan nomor polis. Dokumen yang dikumpulkan terdiri
Mulai Print Polis
User Viewer mengecek softcopy
dari folder sharing
dari Bukti Polis, Surat Perjanjian Asuransi Jiwa (SPAJ) yang sudah ditanda tangan nasabah, Riwayat Kesehatan, data fotokopi identitas dan bukti pembayaran premi pertama serta dokumen pendukung lainnya.
c. Sejumlah tertentu dokumen nasabah kemudian dimasukkan dalam kotak penyimpanan dokumen standar dari vendor.
d. Kotak-kotak dokumen kemudian dikirimkan ke vendor untuk disimpan dan dilakukan pendataan internal di vendor.
e. Vendor melakukan scaning dokumen untuk menjadi softcopy untuk kemudian dikirimkan file softcopy tersebut ke MNC Life melalui FTP (File Transfer Protocol).
f. User MNC Life khususnya bagian New Business kemudian melakukan
copy file diatas ke dalam satu folder sharing yang bisa diakses oleh user-user bagian lainnya.
2 Bisnis Proses manual peminjaman dokumen dari vendor
Pada proses peminjaman dokumen dari vendor di PT MNC Life masih dilakukan secara manual tanpa pencatatan di sistem. Pihak user yang menginginkan dokumen hardcopy untuk dipinjam dari vendor terlebih dahulu dibuatkan form request yang kemudian dikirimkan ke vendor melalui kurir dan setelah vendor mendapatkan dokumen yang diinginkan kemudian dokumen hardcopy tersebut dikirim kembali ke PT MNC Life. Gambar 5 menunjukkan flowchart proses peminjaman dokumen dari vendor.
Berikut adalah tahapan pokok yang dilakukan pada tahapan ini yaitu:
a. User yang memerlukan dokumen tertentu harus mengisi form request
peminjaman dokumen yang didalamnya menyebutkan dokumen hardcopy
apa saja yang akan dipinjam. b. Form dikirimkan ke vendor.
c. Vendor mencari dokumen yang diinginkan.
d. Kotak dokumen utuh yang didalamnya ada salah salah satu dokumen yang diminta kemudian dikeluarkan, diregistrasi dan dikirimkan ke pemohon peminjaman.
e. User yang meminta dokumen tadi kemudian membuka kotak dan mengambil dokumen yang diperlukan.
MNC Life Vendor (PT MMI)
Gambar 5 Flowchart proses manual peminjaman dokumen dari vendor
3 Bisnis Proses penyimpanan dokumen menggunakan sistem
Penyediaan aplikasi ini akan mengubah proses manual tersebut agar lebih efektif, efisien dan terkontrol dengan baik (Compulink Management Center 2007). User juga mengetahui lebih detail tentang posisi persis dokumen yang diinginkan melalui aplikasi apakah disimpan di internal atau eksternal (vendor), sehingga dengan mudah user mengambilnya jika diperlukan sewaktu-waktu. Gambar 6 menunjukkan flowchart baru yang diusulkan dengan adanya aplikasi ini untuk penyimpanan dokumen di internal dan eksternal (vendor).
Mulai Membuat form pinjaman dokumen
Kirim Form Pinjaman
Ambil Dokumen yang diperlukan
Register data pinjaman dokumen
Pencarian Kotak Dokumen hardcopy
Selesai Form Pinajaman
Kirim Kotak Dokumen ke MNC
Life
Kirim kembali Kotak Dokumen ke vendor
Register data pengembalian dokumen
User Viewer
Gambar 6 Penyimpanan dokumen di internal dan eksternal
Berikut adalah tahapan pokok yang dilakukan pada tahapan ini yaitu:
a. User melakukan printing polis yang sudah diaktifasi untuk menghasilkan dokumen hardcopy yang menjadi bukti polis nasabah.
b. Semua dokumen hardcopy satu nasabah digabung dan dimasukkan dalam satu map dan diberikan catatan nomor polis. Dokumen yang dikumpulkan terdiri dari Bukti Polis, Surat Perjanjian Asuransi Jiwa (SPAJ) yang sudah
ditanda tangan nasabah, Riwayat Kesehatan, data fotokopi identitas dan bukti pembayaran premi pertama serta dokumen pendukung lainnya. c. Dokumen discan di internal untuk dokumen berjenis hardcopy.
d. File hasil scan kemudian diupload ke dalam sistem IEDMS.
e. User memutuskan apakah dokumen akan disimpan di vendor atau di internal.
f. Jika penyimpanan di internal maka akan dicatat di dalam sistem lokasi penyimpanannya seperti nomor lemari, nomor rak dan nomor posisi dokumen.
g. Jika penyimpanan di vendor, maka sejumlah tertentu dokumen nasabah kemudian dimasukkan dalam kotak penyimpanan dokumen standar dari vendor.
Kotak-kotak dokumen kemudian dikirimkan ke vendor untuk disimpan dan dilakukan pendataan internal di vendor.
Dengan menggunakan sistem IEDMS ini, perusahaan/instansi memerlukan tambahan aktivitas di internal MNC Life untuk melakukan proses scan dokumen di internal dan aktivitas yang mengatur penempatan dokumen internal dalam lemari yang sudah diinventarisir dengan nomor lemari, nomor rak, dan nomor posisi dokumen. Gambar 7 menunjukkan ilustrasi model ideal lemari yang diusulkan untuk penyimpanan dokumen di internal dan model lemari yang ada saat ini di PT MNC Life.
Model Ideal Lemari Penyimpanan Hardcopy di Internal Perusahaan yang dilengkapi dengan Nomor Lemari dan Nomor Rak
Model Lemari dan Rak yang tersedia di PT MNC Life Assurance
B. Tahapan masuknya dokumen ke dalam sistem
Berikut ini adalah tahapan proses masuknya dokumen ke dalam sistem:
- Dokumen Hardcopy
Pada pemrosesan dokumen hardcopy diperlukan konversi dokumen menjadi
softcopy terlebih dahulu sebelum masuk ke sistem. Untuk menjadikan
softcopy, dokumen terlebih dahulu dilakukan proses Scan menggunkan mesin
scanner. Proses scan ini dikendalikan aplikasi menggunakan program pihak ketiga (third party) yaitu Dynamic Web Twain. Proses masuknya data
hardcopy ke sistem ditunjukkan oleh alur proses pada Gambar 8.
Gambar 8 Tahapan proses masuknya dokumen hardcopy ke dalam sistem
Berikut ini adalah keterangan tentang masing-masing alur proses dokumen
hardcopy masuk ke sistem:
• Scan
Dokumen discan menggunakan mesin scanner yang dikontrol melalui aplikasi. Proses scanning akan dilakukan di lokal komputer klien yang secara default file disimpan di folder D:\scan\.
• Upload
Setelah proses scan dilakukan, dalam screen yang sama disediakan proses
upload yang akan memindahkan file hasil scan ke folder web server
DMS\scantemp\ untuk diolah dalam proses berikutnya.
• Indexing
Dalam proses ini dilakukan pemetaan file dokumen dengan data nomor obyek yang diinginkan untuk disimpan dalam database dan juga akan dilakukan copy file dari folder DMS\scantemp\ ke folder DMS\scan\. • Quality Control (QC)
- Dokumen Softcopy
Pada pemrosesan dokumen softcopy hanya diperlukan proses upload dari lokal komputer klien ke server melalui aplikasi. setelah itu kemudian dilakukan pemetaan data softcopy tersebut agar dikenal dalam sistem sebagai dokumen dengan indeks tertentu. Proses upload dikontrol melalui aplikasi melalui 2 cara yaitu menggunakan menggunakan program upload biasa (aplikasi form web HTML dan PHP pengelola program file) atau melalui aplikasi third party Dynamic Web Twain. Dengan menggunakan aplikasi upload biasa ini tidak menjalankan program dari third party dan tidak diperlukan instalasi program
third party Dynamic Web Twain di setiap komputer klien. Sedangkan penggunaan program upload melalui aplikasi Dynamic Web Twain diperlukan instalasi aplikasi tersebut di setiap komputer klien. Proses masuknya data
hardcopy ke sistem ditunjukkan oleh alur proses pada Gambar 9.
Gambar 9 Tahapan proses masuknya dokumen softcopy ke dalam sistem
Berikut ini adalah keterangan tentang masing-masing alur proses dokumen
hardcopy masuk ke sistem:
• Upload
Pada tahapan ini, user melakukan upload file yang menjadi dokumen otentik suatu objek data dari folder lokal ke web server DMS\upload.
• Indexing
Dalam proses ini dilakukan pemetaan (mapping) file dokumen yang
diupload dengan data nomor obyek yang diinginkan untuk disimpan dalam
database. Data pemetaan ini yang menjadi key pencarian data dan
DMS\upload\ ke folder DMS\release\ dengan sub folder BATCH tertentu.
C. Context Diagram
Context Diagram pada sistem ini terdiri dari 4 entitas luar yaitu: 1 Admin
Admin adalah user yang mempunyai akses untuk mengatur hak akses user
dan melakukan setup pada tabel kontrol sistem. Pengaturan hak akses user
dikhususkan pada menu-menu yang tampil untuk user tertentu berdasarkan grup akses. Sebagai contoh adalah hak akses grup Administrator diberikan
akses penuh pada semua menu yang ada di dalam sistem sedangkan hak akses untuk grup akses Operator Scanner hanya akan diberikan hak akses pada menu menampilkan dokumen, proses scan, proses upload, alokasi dokumen dan proses peminjaman. Namun grup Operator Scanner ini tidak diberikan akses untuk mengatur hak akses user dan setup tabel kontrol sistem. Untuk grup VIEWER hanya diberikan akses untuk melihat dokumen, alokasi dan peminjaman dokumen.
2 Operator Scanner
Operator Scanner adalah orang yang ditugaskan untuk memasukkan dokumen kedalam sistem, mengalokasikan dokumen dan mengontrol proses peminjaman dokumen.
3 Viewer
Viewer adalah user yang menggunakan sistem untuk melihat isi dokumen dan melakukan peminjaman dokumen hardcopy jika diperlukan. User-user
pada aplikasi ini contohnya adalah bagian New Business, Administrasi, Klaim, Customer Service yang memerlukan untuk melihat dokumen dalam sistem.
4 Vendor
Vendor adalah perusahaan yang melayani jasa penyimpanan dokumen/arsip dan menjaga keamanan dokumen.
Gambar 10 menunjukkan model Context Diagram sistem IEDMS ini.
Gambar 10 Context diagram
D. Data Flow Diagram (DFD)
- DFD Level 1
Gambar 11 DFD Level 1
1 Proses Scan
Proses Scan adalah proses memasukkan dokumen hardcopy ke dalam sistem menggunakan mesin scanner yang dikontrol dalam aplikasi IEDMS ini menggunakan program Dynamic Web Twain.
2 Proses Upload
Proses Upload adalah proses memasukkan dokumen softcopy ke dalam sistem. Dokumen-dokumen yang sudah menjadi softcopy seperti format
image, MS Word, Excel, PDF atau voice (WAV format) dapat dilakukan
upload supaya dapat dikontrol oleh sistem penggunaan dan
3 Proses Alokasi Dokumen
Proses Alokasi Dokumen adalah proses penyimpanan dokumen hardcopy
di lokasi yang sudah disediakan. Lokasi penyimpanan bisa dilakukan di dalam perusahaan yang disebut Lokasi Penyimpanan Internal atau di luar perusahaan yang disebut Lokasi Penyimpanan Eksternal.
4 Proses View Dokumen
Proses View Dokumen adalah proses yang disediakan untuk melihat isi dokumen. Pada proses ini dilakukan filter dokumen berdasarkan kode-kode pencarian tertentu dan melakukan seleksi pada saat menampilkan dokumen sesuai format yang ada di sistem. Seleksi diperlukan karena format dokumen yang berbeda dan perlu penyesuaian aplikasi yang digunakan untuk menampilkan dokumen tersebut. Seperti contoh format
Image dan PDF ditampilkan menggunakan viewer image dan PDF sedangkan Voice meggunakan player voice yang dalam hal ini baru terbatas pada format WAV.
5 Proses Peminjaman dan Pengembalian Dokumen
Proses Peminjaman dan Pengembalian Dokumen adalah proses yang disediakan untuk mengontrol proses peminjaman dokumen dan juga proses pada saat peminjam tersebut melakukan pengembalian dokumen. 6 Proses Maintenance Data Security dan Setup Parameter
Proses Maintenance Data Security dan Setup Parameter adalah proses untuk mengatur hak akses user (security access) dan setup parameter
dokumen seperti setup master data Grup Bisnis, master data Kategori Dokumen, data master Tujuan Pinjaman dan data master Vendor. Proses ini diperlukan karena aplikasi IEDMS ini bisa digunakan di semua jenis perusahaan, organisasi, lembaga, instansi pemerintah atau swasta yang masing-masing mempunyai penamaan sendiri untuk master-master data di atas.
- DFD Level 2 Proses 1 (Proses Scan)
Proses Scan dibagi kedalam 4 proses seperti ditunjukkan pada Gambar 12. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses:
1 Scan Dokumen
Proses Scan Dokumen adalah aktivitas scan hardcopy menggunakan
hardware scanner yang dikontrol melalui aplikasi Dynamic Web Twain
dan menghasilkan file softcopy yang disimpan di folder komputer lokal. 2 Upload File Hasil Scan
Proses Upload File Hasil Scan adalah proses memindahkan file hasil scan
dari folder komputer lokal ke folder komputer server. Hasil upload
disimpan sementara di folder server yaitu [DMS\scantemp\].
3 Indexing
Proses Indexing adalah proses pemetaan dokumen hasil scan ke dalam Grup Bisnis, Kode Objek Data dan Kategori Dokumen yang akan
nantinya. Di dalam proses ini file yang di dalam folder [DMS\scantemp\] yang merupakan file-file hasil upload akan ditampilkan semua dan dipilih menggunakan objek checkbox. Jika dokumen layak untuk dilanjutkan ke proses berikutnya maka user diminta untuk menekan tombol RELEASE
dan data dokumen yang sudah dipetakan dengan kode-kode diatas akan disimpan dalam tabel T_SCAN_MASTER dengan kode status ‘1’ yang berarti data dokumen dalam proses indexing sedangkan data detail lokasi
file softcopy dokumen disimpan dalam tabel T_SCAN_DETAIL. Dalam proses ini juga dilakukan pemindahkan file dari folder [DMS\scantemp\] ke folder [DMS\scan\] supaya bisa digunakan oleh proses selanjutnya yaitu Quality Control, sedangkan file yang tidak layak untuk dilanjutkan ke proses berikutnya akan dihapus secara dari folder [DMS\scantemp\] dengan menekan tombol DELETE.
Gambar 12 DFD Level 2 Proses 1
4 Quality Control (QC)
Proses Quality Control adalah proses seleksi dokumen hasil indexing dan
upload apakah layak untuk dijadikan dokumen yang akan digunakan dalam aplikasi atau tidak. Jika layak maka file akan dipindahkan dari folder [DMS\scan\] ke folder [DMS\release\] yang dibagi dalam beberapa
sub folder BATCH yang menampung 500 file dalam satu sub folder batch. Data dalam tabel T_SCAN_MASTER diubah statusnya menjadi ‘2’ yang berarti data sudah dipindahkan ke tabel dokumen layak release yaitu T_DOKUMEN dan data dalam tabel T_SCAN_DETAIL yang berisi lokasi file hasil indexing juga akan dipindahkan ke tabel T_DOKUMEN_DETAIL dengan diikuti perubahan lokasi file sesuai lokasi terbaru.
- DFD Level 2 Proses 2 (Proses Upload)
Proses Upload terdiri dari 3 proses seperti ditunjukkan pada Gambar 13. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses:
Proses Upload digunakan untuk memindahkan file softcopy dari folder
lokal komputer klien ke folder di server [DMS\upload\]
2 Indexing
Proses Indexing digunakan untuk memetakan kode softcopy file yang
diupload dan disimpan dalam tabel T_UPLOAD_MASTER dan detail
lokasi file upload disimpan di tabel T_UPLOAD_DETAIL.
3 Quality Control
Proses Quality Control adalah proses seleksi dokumen hasil indexing dan
upload apakah layak untuk dijadikan dokumen yang akan digunakan seterusnya dalam aplikasi atau tidak. Jika layak maka file akan dipindahkan dari folder [DMS\upload\] ke folder [DMS\release\] yang dibagi dalam beberapa sub folder BATCH yang menampung 500 file
dalam satu sub folder batch. Data dalam tabel T_UPLOAD_MASTER diubah statusnya menjadi ‘2’ yang berarti data sudah dipindahkan ke tabel dokumen layak release yaitu T_DOKUMEN dan data dalam tabel T_UPLOAD_DETAIL yang berisi lokasi file hasil indexing juga akan dipindahkan ke tabel T_DOKUMEN_DETAIL dengan diikuti perubahan lokasi file sesuai lokasi terbaru.
Gambar 13 DFD Level 2 Proses 2
- DFD Level 2 Proses 3 (Alokasi Dokumen)
Proses Alokasi dokumen terdiri dari 4 proses seperti ditunjukkan pada Gambar 14. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses:
1 Susun Dokumen Hardcopy
Proses Susun Dokumen Hardcopy adalah proses menyusun dokumen
hardcopy yang akan disimpan di tempat yang ditentukan baik Internal maupun Eksternal (vendor). Untuk penyimpanan internal biasanya dimasukkan ke dalam map atau binder terlebih dahulu sedangkan untuk penyimpanan eksternal biasanya dokumen yang sudah disusun dan dimasukkan ke dalam map/binder, kemudian dimasukkan lagi ke dalam kotak dokumen standar vendor.
Proses Catat Tempat Penyimpanan adalah proses pencatatan lokasi dokumen di sistem. Untuk penyimpanan internal, dokumen harus mencatat 3 item data yaitu Nomor Lemari, Nomor Rak dan Nomor Urutan dokumen dalam Rak (Nomor Posisi). Sedangkan penyimpanan eksternal cukup dicatat kode vendor tempat penyimpanan dokumen tersebut.
3 Simpan Hardcopy Internal
Proses Simpan Hardcopy Internal adalah proses penyimpanan dokumen
hardcopy di internal sesuai lokasi yang sudah dicatat sistem. 4 Kirim Dokumen ke vendor
Proses Kirim Dokumen ke vendor adalah proses pengiriman dokumen ke vendor jasa penyimpanan arsip dan keamanan dokumen.
Gambar 14 DFD Level 2 Proses 3
- DFD Level 2 Proses 4 (View Dokumen)
Proses View Dokumen dibagi dalam 3 proses seperti ditunjukkan pada Gambar 15. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses:
1 Pencarian Data
Proses Pencarian Data adalah proses pencarian data oleh sistem sesuai input parameter atau key data yang dimasukkan oleh user. Parameter input ada 3 yaitu Grup Bisnis, Kategori Dokumen dan ID Objek Data. Query database akan melakukan searching data dengan menggunakan statement LIKE untuk ID Objek Data karena bisa diinput karakternya sebagian atau lengkap.
2 Seleksi Kategori Data
Proses Seleksi Kategori Data adalah proses seleksi (filter) informasi format file yang didapat dari hasil pencarian data (Query database). Ada beberapa format data yang dikeluarkan dari hasil pencarian yaitu JPG, TIFF, PDF dan audio berformat WAV.
3 Tampilkan Objek Viewer Sesuai Kategori
tampilan yang disediakan oleh program web HTML. Untuk image JPG
ditampilkan langsung di dalam page HTML dengan tag <IMG> , PDF dan TIFF ditampilkan dengan membuka langsung link file PDF di browser internet untuk ditampilkan. Sedangkan untuk file berformat audio (WAV) dipilih video player yang cocok seperti format WAV ditampilkan dengan
tag HTML <audio controls>. Jika ada file selain format JPG, PDF, TIFF dan WAV, maka program hanya menggunakan link saja untuk menampilkan dokumen tersebut dan jika browser internet yang digunakan tidak mendukung, maka otomatis browser akan menampilkan layar
download file.
Gambar 15 DFD Level 2 Proses 4
- DFD Level 2 Proses 5 (Peminjaman/Pengembalian Dokumen)
Proses Peminjaman/Pengembalian Dokumen terdiri dari 7 proses seperti ditunjukkan pada Gambar 16. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses:
1 Proses Pencarian Dokumen
Proses Pencarian Dokumen adalah proses pencarian dokumen yang akan diinginkan untuk dipinjam. Data yang ditampilkan adalah dokumen status fisiknya berupa hardcopy (kode status dokumen = ‘ADA’ dan untuk status pinjaman dokumen bukan dalam proses pinjaman atau sudah dipinjam. 2 Proses Input Form Pinjaman
Proses Input Form Pinjaman adalah proses input data pinjaman yang akan disimpan dalam tabel T_PINJAMAN_DOKUMEN yang berisi informasi dokumen hardcopy yang dipinjam, informasi peminjam, jumlah hari peminjaman dan user yang input data.
3 Proses Pengambilan Dokumen Internal
Proses Pengambilan Dokumen Internal adalah proses pengambilan dokumen jika dokumen yang dipinjam tersimpan di lokasi internal perusahaan.
4 Proses Pengiriman Form Pinjaman ke Vendor
5 Proses Pengiriman Hardcopy ke Partner
Proses Pengiriman Hardcopy ke Partner adalah proses pengiriman
hardcopy dokumen oleh vendor ke partner perusahaan yang melakukan permohonan peminjaman dokumen.
Gambar 16 DFD Level 2 Proses 5
6 Proses Input Form Pengembalian
Proses Input Form Pengembalian adalah proses input data pada form
pengembalian dokumen yang disediakan oleh sistem yang mencatat user
yang mengembalikan, kondisi dokumen pada saat pengembalian dan tanggal pengembalian.
7 Proses Pengembalian Internal
Proses Pengembalian Internal adalah proses pengembalian dokumen yang disimpan di internal sesuai data item lokasi dokumen asal (Nomor Lemari, Nomor Rak dan Nomor Posisi dokumen).
8 Proses Pengembalian Eksternal
Proses Pengembalian Eksternal adalah proses pengembalian dokumen
hardcopy ke vendor setelah selesai digunakan.
- DFD Level 2 Proses 6 (Maintenance data security dan parameter)
Gambar 17 DFD Level 2 Proses 6
1 Input User
Proses Input User adalah proses yang digunakan untuk melakukan pendaftaran user atau perbahan data user yang berupa User id, Nama User,
Password User. 2 Input Grup
Proses Input Grup adalah proses yang digunakan untuk input keterangan grup user.
Contoh:
Grup Administrator
Grup Operator Scanner
Grup Viewer
3 Input Menu
Proses Input Menu adalah proses untuk input menu-menu yang ada di dalam sistem dalam struktur hirarki model tree. Menu ini berisi nama menu yang tampil, urutan, posisi dan link dari menu tersebut ke program PHP tertentu.
Contoh:
Search
• General Search
Source
• Scan
• Upload
Setup
• Setup User
• Setup Menu
4 Input Grup Menu
Proses Input Grup Menu adalah proses untuk mengelompokkan menu-menu berdasarkan grup user tertentu.
Contoh:
Administrator
Diberikan akses ke menu searching dokumen, proses scan, upload dan alokasi dokumen.
Viewer
Diberikan akses hanya pada searching dan view dokumen. 5 Input Grup User
Input Grup User adalah proses yang digunakan untuk mengelompokkan
user berdasarkan fungsinya masing-masing.
Contoh:
Grup Administrator untuk user yang akan mengatur kontrol aplikasi seperti security, setup parameter dan quality control.
Grup Operator Scanner untuk user yang akan melakukan scan dan
upload dokumen ke dalam sistem.
Grup Viewer untuk user yang hanya diberikan akses untuk melihat isi dokumen.
E. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 18 menunjukkan model Entity Relationship Diagram (ERD) yang sudah dituangkan dalam bentuk tabel database. Keterangan Tabel dan semua Atribut Tabel dapat dilihat di Lampiran 1 dan 2.
F. Rancangan Menu
Rancangan tampilan menu dibuat model pull down seperti ditujukkan pada Gambar 19. Rancangan menu ini bisa dibuat dinamis yang dapat ditambahkan melalui aplikasi. Fasilitas ini diperlukan untuk pengembangan aplikasi jika ada fasilitas baru yang dibuatkan oleh seorang programmer lain dengan membuat link
menu ke program dalam aplikasi. Daftar lengkap struktur menu ditunjukkan pada Lampiran 3.
G. Rancangan Tampilan User Interface
Rancangan tampilan user interface seperti ditunjukkan pada Gambar 20 terdiri dari 4 bagian dibawah ini dan tampilan user interface dari aplikasi dapat dilihat pada Lampiran 4. Pengaturan obyek-obyek tampilan dalam user interface
mengikuti petunjuk-petunjuk yang diterangkan di dalam buku Galitz 2007 seperti aturan penempatan obyek, pemilihan obyek (combobox, textbox, option button, button, checkbox), pengelompokan obyek berdasarkan kategori dan lain-lain. - Bagian Header
Bagian Header berisi gambar logo dan keterangan pengguna aplikasi seperti nama perusahaan, nama aplikasi dan versi aplikasi.
- Bagian Menu Pull-down
Bagian Menu Pull-down menampilkan daftar menu utama yang pada saat di klik maka akan menampilkan pull-down menu ke bawah dalam struktur tree
Bagian Body berisi bagian screen utama yang menampilkan informasi sesuai program dan fungsinya masing-masing yang dibuka dari pilihan menu pull-down.
- Bagian Footer
Bagian Footer berisi informasi alamat perusahaan atau informasi lain yang penting. Bagian ini selalu tampil di aplikasi seperti halnya Header dan Menu.
Gambar 19 Model rancangan struktur menu
Gambar 20 Model rancangan tampilan user interface
H. Rancangan Tampilan System Interface
Rancangan tampilan system interface seperti ditunjukkan pada Gambar 21 mengacu pada tampilan standar dari program pihak ketiga (third party) yaitu Dynamic Web Twain. Pada tampilan ini terdiri dari 4 bagian utama yaitu:
Bagian Scan berfungsi untuk menjalankan mesin scanner sesuai merk yang ada di dalam obyek combobox dalam aplikasi twain. Obyek combobox ini akan diisi oleh program twain jika ditemukan twain scanner yang diinstall di komputer lokal.
- Bagian Load a Local Image
Bagian Load a Local Image berfungsi untuk membuka file-file yang ada di komputer lokal seperti JPG, TIF atau PDF.
- Bagian Tampilan Gambar
Bagian Tampilan Gambar berfungsi untuk menampilkan gambar hasil scan atau file-file gambar yang dibuka dari komputer lokal melalui menu Load a Local Image. Dalam tampilan ini bisa diatur ukuran tampilan gambar dalam kotak dengan dimensi 1x1, 2x2, 3x3, 4x4 dan 5x5.
- Bagian Edit
Bagian Edit berfungsi untuk melakukan editing pada gambar yang ditunjuk, seperti memutar gambar dengan sudut 90 derajat atau 180 derajat, menambahkan kata-kata pada gambar atau mengatur ukuran pixel gambar.
- Bagian Upload
Bagian ini berfungsi untuk memindahkan file-file gambar yang sudah ditampilkan di bagian tampilan gambar ke folder server. Semua gambar yang tampil bisa disatukan menjadi satu file jika dipilih option TIFF/PDF dengan mode Multiple Page-TIFF atau Multiple Page-PDF. Namun jika tidak dipilih, maka yang akan diupload hanya gambar yang ditunjuk dalam editor tampilan saja. Bagian Upload ini menjadi penting karena menjadi awal proses masuknya dokumen ke server yang akan disimpan di folder penampung sementara hasil scan [DMS\scan\].
Construction
Pada tahapan construction dilakukan pembuatan program berdasarkan analisis model yang digambarkan pada tahapan ke 3.Berikut adalah tools yang digunakan dalam pengembangan sistem IEDMS ini:
- Server side script: PHP Native Version 5
Petunjuk pemrograman mengacu pad cara-cara yang diterangkan dalam buku pemrograman PHP yaitu dari buku Nixon 2014, Luric 2008 dan Gutmans 2005)
- Client side script: Javascipt, html, jquery, css
- Web Server : Apache
- Database : MS SQL 2008
- Design Model: www.draw.io
- Aplikasi Twain Scanner : Free trial version from dynamsoft web twain scanner (PHP Version) – www.dynamsoft.com
- Operating Sistem Windows 7
Pada tahapan ini juga dilakukan testing menggunakan black-box testing yang hasilnya ditunjukkan pada Lampiran 5.
Deployment
Pada tahapan deployment dilakukan implementasi program di web server
dengan memindahkan file source program PHP dari komputer lokal programmer
ke web server. Sedangkan di komputer klien user yang mempunyai tugas melakukan scan, perlu install aplikasi Dynaminc Web Twain. Untuk user
pengguna aplikasi yang hanya melihat isi dokumen cukup mengakses program melalui browser dalam jaringan intranet (LAN-Local Area Network).
Setelah implementasi, maka perlu dilakukan review beberapa hari setelah implementasi sebagai feedback hasil implementasi yaitu sebagai fase Post Implementation Review. Dalam tahapan ini jika user menemukan masalah dalam menjalankan program, maka diminta segera melaporkan temuannya dalam form User Request Form (URF) untuk diserahkan ke programmer.
masing-masing kategori user seperti User Viewer, User Operator Scanner, dan
User Admin.
Untuk keperluan keamanan dokumen softcopy dan mencegah hilang atau rusaknya file yang sudah menjadi softcopy, maka perlu dilakukan backup rutin secara weekly pada file-file softcopy tersebut ke dalam DVD atau Tape Recorder
yang mempunyai kapasitas penyimpanan besar. Jika dilakukan penyimpanan kepada vendor maka DVD/Tape Recorder tersebut juka ikut dikirimkan ke vendor atau di dalam lemari jika penyimpanan secara internal.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Penelitian ini menghasilkan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Dokumen Elektronik (Electronic Document Management System) yang dapat digunakan untuk mengatur semua dokumen baik yang berasal dari hardcopy
maupun softcopy sehingga user dapat melihat isi dokumen yang diperlukan dan dapat mengontrol penggunaan dokumen melalui aplikasi komputer.
Saran
Saran untuk penelitian selanjutnya adalah tersedianya fasilitas pencarian dokumen dengan keyword yang ada dalam gambar (image) seperti fasilitas
Optical Character Recognition (OCR) sehingga memudahkan pengguna mencari dokumen tanpa harus menghafal kode atau keterangan dokumen yang terbatas pada data yang disimpan di sistem.
DAFTAR PUSTAKA
Compulink Management Center. 2007. Document Management Overview, a guide to the benefits, technology and implementation essentials of digital document management solutions. California (US).
Galitz WO. 2007. The Essential Guide to User Interface Design: An Introduction to GUI Design Principles and Techniques, Ed Ke-3. Indianapolis (US): Wiley Publishing, Inc.
Gutmans A, Bakken SS, Rethans D. 2005. PHP 5 Power Programming. Pearson
Education (US). PRENTICE HALL.
Lurig M. 2008. PHP Reference: Beginner to Intermediate PHP 5. New York (US) Nixon R. 2014. Learning PHP, MySQL & JavaScript, Ed Ke-4, New York (US) Pressman, RS. 2010. Software Engineering, Ed Ke-7. New York (US):
Satzinger JW, Jackson RB, Burd SD. 2010, Systems Analysis and Design in a Changing World. Ed ke-5. Boston (US): Course Technology: Cengage Learning.
Yourdon E. 2006. Just Enough Structured Analysis, Chapter 9: Dataflow
Diagrams [Internet]. [diunduh 2015 April 1]. Tersedia pada
LAMPIRAN
Lampiran 1 Daftar keterangan tabel-tabel dalam database dan fungsinya.
Nama Tabel Keterangan Tabel
T_DOKUMEN Data master dokumen yang menyimpan id objek, kategori
dokumen, lokasi folder penyimpanan file, status file, tempat penyimpanan apakah di internal atau eksternal
T_DOKUMEN_FILE Data detail nama file dokumen sesuai ID dokumen yang terdapat
dalam master dokumen
T_DOKUMEN_INTERNAL Data lokasi penyimpanan hardcopy dokumen di internal (nomor
lemari, nomor Rak dan Nomor Posisi di dalam Rak)
T_DOKUMEN_VENDOR Data lokasi penyimpanan hardcopy dokumen di vendor sesuai ID
Vendor
T_GRUP_BISNIS Data grup bisnis suatu instansi, contoh sesuai lini bisnis (seperti
Asuransi Individu, Asuransi Grup atau Dana Pensiun)
T_INDEX_FOLDER Data kuota tiap folder batch sebagai parameter (default 500 file
per folder)
T_INDEX_SEKUEN Data nilai terakhir id-id tabel master sebagai nilai sekuensial id
T_KATEGORI_DOKUMEN Data daftar kategori dokumen
T_PEMINJAMAN_DOKUMEN Data peminjaman dokumen
T_SCAN_MASTER Data master file scan yang menyimpan informasi folder setelah
upload file scan dari lokal ke server, jenis file dan jumlah halaman
T_SCAN_DETAIL Data detail nama file dokumen yang di scan
T_UPLOAD_MASTER Data master file upload yang minyimpan informasi folder setelah
file di upload dari lokal ke server, jenis file dan jumlah halaman
T_UPLOAD_DETAIL Data detail nama file yang di upload
T_SEC_GRUP Data keterangan grup user seperti Administrator, Operator
Scanner, User Quality Control atau User yang hanya bisa melihat isi dokumen (Viewer)
T_SEC_MENU Data daftar menu pull down aplikasi yang dilengkapi nama yang
tampil di screen,link menu ke program PHP dan induk menu jika terkait dengan induk tertentu yang berstruktur tree
T_SEC_User Data daftar user id dan password
T_SEC_GRUP_MENU Data pengelompokan daftar menu dengan grup user
T_SEC_GRUP_USER Data pengelompokan user dengan nama grup sesuai data di
T_SEC_GRUP
T_STATUS_FILE Data keterangan status file seperti status file upload, release
(yang sudah di QC) atau deleted (ditolak setelah QC)
T_STATUS_FISIK Data keterangan status fisik hardcopy dokumen seperti ada,
hilang, rusak, tidak ada hardcopy (jika softcopy) atau dalam pinjaman
T_STATUS_PINJAMAN Data keterangan status pinjaman seperti PENGAJUAN,
Lanjutan
Nama Tabel Keterangan Tabel
T_TUJUAN_PINJAMAN Data keterangan tujuan pinjaman seperti untuk analisa atau
keperluan lainnya
T_VENDOR Data keterangan vendor seperti profil perusahaan, alamat dan
Lampiran 2 Daftar keterangan atribut tabel-tabel dalam database
Nama Tabel Nama Atribut Tipe Data Deskripsi Atribut
T_DOKUMEN ID_DOKUMEN numeric(10, 0) ID Dokumen ID_OBJEK_DATA varchar(30) ID Objek Data ID_KATEGORI_DOKUMEN varchar(10) ID Kategori Dokumen ID_GRUP_BISNIS varchar(10) ID Grup Bisnis
JUMLAH_HALAMAN numeric(3, 0) Jumlah Halaman Dokumen FILE_TIPE varchar(10) Tipe File (JPG, TIF, PDF, WAV)
FILE_FOLDER varchar(100) Folder tempat penyimpanan File
FILE_LOKASI varchar(30) Tempat Penyimpanan Dokumen
(Internal/Eksternal)
KETERANGAN varchar(100) Keterangan File
TGL_UPDATE datetime Tanggal update data USER_UPDATE varchar(30) User yang update data
ID_UPLOAD numeric(10, 0) ID Upload (Jika berasal dari hasil upload) ID_STATUS_FISIK numeric(1, 0) ID Status Fisik Dokumen (Ada atau Tidak
ada
ID_SCAN numeric(10, 0) ID Scan (Jika berasal dari hasil scan) T_DOKUMEN_FILE ID_DOKUMEN numeric(10, 0) ID Dokumen
INDEX_HALAMAN numeric(3, 0) Urutan Halaman Dokumen NAMA_FILE varchar(100) Nama File (softcopy)
TGL_UPDATE datetime Tanggal update data USER_UPDATE varchar(30) User yang update data T_DOKUMEN_INTERNAL ID_DOKUMEN numeric(10, 0) ID Dokumen NO_LEMARI varchar(10) Nomor Lemari NO_RAK varchar(10) Nomor Rak
NO_POSISI varchar(10) Nomor Posisi dokumen dalam Rak TGL_UPDATE datetime Tanggal update data
USER_UPDATE varchar(30) User yang update data T_DOKUMEN_VENDOR ID_DOKUMEN numeric(10, 0) ID Dokumen ID_VENDOR varchar(10) ID Vendor TGL_UPDATE datetime Tanggal update data USER_UPDATE varchar(30) User yang update data T_GRUP_BISNIS ID_GRUP_BISNIS varchar(10) ID Grup Bisnis DESKRIPSI varchar(100) Deskripsi Grup Bisnis TGL_UPDATE datetime Tanggal update data USER_UPDATE varchar(30) User yang update data T_INDEX_FOLDER NAMA_FOLDER varchar(30) Nama Folder
KUOTA numeric(10, 0) Kuota File folder
Lanjutan
Nama Tabel Nama Atribut Tipe Data Deskripsi Atribut
TGL_UPDATE datetime Tanggal update data USER_UPDATE varchar(30) User yang update data T_PEMINJAMAN_DOKUM
EN
ID_DOKUMEN numeric(10, 0) ID Dokumen
ID_PINJAMAN numeric(10, 0) ID Pinjaman TGL_PINJAMAN datetime Tanggal Pinjaman
USER_PINJAMAN varchar(30) User yang melakukan Pinjaman ID_TUJUAN_PINJAMAN numeric(1, 0) ID Tujuan Pinjaman
REMARK varchar(1000) Keterangan tambahan ID_STATUS_PINJAMAN varchar(1) ID Status Pinjaman TGL_TERIMA datetime Tanggal Terima Dokumen TGL_PENGEMBALIAN_PL
AN
datetime Tanggal Rencana Pengembalian
JML_HARI_PENGEMBALI AN_PLAN
numeric(3, 0) Jumlah hari rencana pengembalian
TGL_UPDATE datetime Tanggal update data USER_UPDATE varchar(30) User yang update data
USER_TERIMA varchar(30) User yang menerima pengembalian dokumen
TGL_BATAL datetime Tanggal pembatalan peminjaman ALASAN_BATAL varchar(50) Alasan pembatalan peminjaman TGL_KEMBALI datetime Tanggal pengembalian dokumen USER_KEMBALI varchar(30) User yang melakukan pengembalian KONDISI_KEMBALI varchar(100) Kondisi dokumen pada saat pengembalian T_SCAN_MASTER ID_SCAN numeric(10, 0) ID Scan
ID_OBJEK_DATA varchar(30) ID Objek Data ID_KATEGORI_DOKUMEN varchar(10) ID Kategori Dokumen ID_GRUP_BISNIS varchar(10) ID Grup Bisnis
FILE_TIPE varchar(10) Tipe File (JPG, TIF, PDF, WAV)
JML_HALAMAN numeric(3, 0) Jumlah Halaman Dokumen TGL_SCAN datetime Tanggal Scan
USER_SCAN varchar(30) User yang melakukan scan
T_SCAN_DETAIL ID_SCAN numeric(10, 0) ID Scan
ID_FILE numeric(10, 0) ID File
NAMA_FOLDER_SCAN varchar(100) Nama Folder tempat menyimpan file scan
hasil upload
NAMA_FILE_SCAN varchar(100) Nama File Scan
NAMA_FOLDER_TUJUAN varchar(100) Nama Folder Tujuan setelah QC
NAMA_FILE_TUJUAN varchar(100) Nama File setelah setelah QC
HALAMAN numeric(1, 0) Index Halaman
KD_STATUS_FILE varchar(1) Kode status perpindahan file (0: uploaded, 2: released, 3:deleted)
Lanjutan
Nama Tabel Nama Atribut Tipe Data Deskripsi Atribut
T_UPLOAD_MASTER ID_UPLOAD numeric(10, 0) ID Upload
ID_OBJEK_DATA varchar(30) ID Objek Data ID_KATEGORI_DOKUMEN varchar(10) ID Kategori Dokumen ID_GRUP_BISNIS varchar(10) ID Grup Bisnis
JML_HALAMAN numeric(3, 0) Jumlah Halaman Dokumen FILE_TIPE varchar(10) Tipe File (JPG, TIF, PDF, WAV) TGL_UPLOAD datetime Tanggal Upload
USER_UPLOAD varchar(30) User yang melakukan upload
T_UPLOAD_DETAIL ID_UPLOAD numeric(10, 0) ID Upload
ID_FILE numeric(10, 0) ID File
NAMA_FOLDER_ASAL varchar(100) Nama Folder penampung upload
NAMA_FILE_ASAL varchar(100) Nama File upload
NAMA_FOLDER_TUJUAN varchar(100) Nama Folder hasil QC
NAMA_FILE_TUJUAN varchar(100) Nama File hasil QC
HALAMAN numeric(1, 0) Index Halaman
KD_STATUS_FILE varchar(1) Kode status perpindahan file (0: uploaded, 2: released, 3:deleted)
TGL_UPDATE datetime Tanggal update data USER_UPDATE varchar(30) User yang update data T_SEC_GRUP ID_GRUP numeric(5, 0) ID Grup User
NAMA_GRUP varchar(100) Nama Grup User
T_SEC_MENU ID_MENU numeric(5, 0) ID Menu NAMA_MENU varchar(100) Nama Menu LINK_MENU varchar(100) Link Menu ID_MENU_INDUK numeric(5, 0) ID Menu Induk LEVEL_MENU numeric(1, 0) Level Menu T_SEC_User ID_USER varchar(30) ID User
NAMA_USER varchar(100) Nama User
PASSWORD_USER varchar(60) Password User (MD5 encryption)
TGL_UPDATE datetime Tanggal update data ID_GRUP numeric(5, 0) ID Grup
ID_MENU numeric(5, 0) ID Menu T_SEC_GRUP_MENU ID_GRUP numeric(5, 0) ID Grup User
ID_MENU numeric(5, 0) ID Menu T_SEC_GRUP_USER ID_USER varchar(30) ID User
ID_GRUP numeric(5, 0) ID Grup User
T_STATUS_FILE KD_STATUS_FILE varchar(1) Kode Status File
Lanjutan
Nama Tabel Nama Atribut Tipe Data Deskripsi Atribut
DESKRIPSI varchar(100) Keterangan Status Pinjaman
T_TUJUAN_PINJAMAN ID_TUJUAN_PINJAMAN numeric(1, 0) ID Tujuan Pinjaman DESKRIPSI varchar(100) Keterangan Tujuan Pinjaman T_VENDOR ID_VENDOR varchar(10) ID Vendor
NAMA_VENDOR varchar(100) Nama Vendor ALAMAT varchar(1000) Alamat NO_TELPON varchar(20) Nomor Telpon NO_FAX varchar(20) Nomor Fax
TGL_KERJA_SAMA datetime Tanggal Kerjasama dengan vendor NAMA_DIREKTUR varchar(100) Nama Direktur perusahaan Vendor NAMA_KONTAK varchar(100) Nama Contact Person vendor WEBSITE varchar(50) Website resmi vendor EMAIL varchar(50) email vendor
Lampiran 3 Struktur menu pull-down
ID_MENU NAMA_MENU LINK_MENU ID_MENU_INDUK LEVEL_MENU
1000 GENERAL # 0 1
1100 >> SEARCH index.php?p=gen-search 1000 2
2000 SOURCE # 0 1
2100 >> SCANNING # 2000 2
2101 >>>> SCANNING PROCESS PHP_DWT_Advanced.php 2100 3
2102 >>>> SCAN INDEXING index.php?p=scanindex 2100 3
2103 >>>> SCAN QC index.php?p=scanqc 2100 3
2200 >> UPLOAD # 2000 2
2201 >>>> UPLOAD PROCESS index.php?p=uploadfile 2200 3
2202 >>>> UPLOAD QC index.php?p=upload-qc 2200 3
3000 DOKUMEN HARDCOPY # 0 1
3100 >> ALOKASI DOKUMEN index.php?p=alokasi 3000 2
3200 >> PEMINJAMAN DOKUMEN # 3000 2
3201
>>>> PENGAJUAN
PINJAMAN index.php?p=peminjaman 3200 3
3202 >>>> PROSES PINJAMAN index.php?p=pinjamanproses 3200 3
3203
>>>> PENGEMBALIAN
PINJAMAN index.php?p=pinjamankembali 3200 3
3204 >>>> HISTORY PINJAMAN index.php?p=pinjamanhistory 3200 3
4000 REFERENSI # 0 1
4100
>> MASTER GRUP
DOKUMEN index.php?p=mastergrup 4000 2
4200
>> MASTER KATEGORI
DOKUMEN index.php?p=masterkategori 4000 2
4300 >> MASTER DATA VENDOR index.php?p=mastervendor 4000 2
4400
>> MASTER TUJUAN
PINJAMAN index.php?p=mastertujuanpinjam 4000 2
5000 SETUP # 0 1
5100 >> SETUP USER index.php?p=secuser 5000 2
5200 >> SETUP GRUP index.php?p=secgrup 5000 2
5300 >> SETUP MENU index.php?p=secmenu 5000 2
5400 >> SETUP GRUP MENU index.php?p=secgrupmenu 5000 2
5500 >> SETUP GRUP USER index.php?p=secgrupuser 5000 2
Lampiran 4 Screenshoot aplikasi 3.1 Tampilan Login
Lampiran 5 Hasil Testing
Kode Kebuthunan
Definisi Kebutuhan
Nilai Masukan Hasil yang diharapkan Status
IEDMS-001 Login User id atau Password
benar
Berhasil masuk ke dalam sistem
Berhasil
User id atau password
Salah
Menampilkan pesan error User id atau Password
Salah
Input Grup Bisnis dan ID Objek yang ada dalam
database
Menampilkan data yang dicari
Berhasil
Input ID Objek yang tidak ada dalam database dalam halaman detail serta bisa play file yang bisa dibuka di tab
baru jika user sudah install
aplikasi Adobe Reader
secara Rotate Left, Right, 180 derajat
file dari komputer lokal ke
web server dengan folder
/DMS/scantemp/
Lanjutan
Kode Kebuthunan
Definisi Kebutuhan
Nilai Masukan Hasil yang diharapkan Status
IEDMS-005 Proses Indexing
IEDMS-006 Proses Quality Control Proses
Scan
Melakukan release pada dokumen yang dipilih
IEDMS-007 Proses Upload Input grup bisnis, Kategori Dokumen dan
IEDMS-008 Proses Quality Control Proses
Upload
