7
Sistem Informasi Manajemen Event Studi Kasus
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo
Ryan Dewantoro 121080200159
Program Studi Teknik Informatika, Teknik Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Angkatan Tahun 2016
Manajamen event manual yang berjalan selama ini di Universitas Muhammadiyah Sidoarjo belum efektif dan efisien dalam memberikan informasi event, karena masih selembaran kertas yang di tempelkan dimading kampus dan juga data peserta event beberapa bulan hilang.
Pada penelitian kali ini mencoba mengcontrol event yang ada di universitas muhammadiyah sidoarjo serta membatasi pengguna sesuai dengan aturan kegiatan yang di tentukan dan mengembangkan tentang sebuah sistem informasi manajemen event berbasis web dengan pengembangan Framework Laravel sebagai rancangan program.
Dengan adanya system informasi manajament event (sime) maka pelaksanaan dan informasi
event menjadi lebih mudah dan efisien dan menghindari kehilangan data event .
Dalam sistem ini menghasilkan sistem yang nantinya organisasi akan mengelola kegiatan – kegiatan yang akan diadakan dengan terlebih dahulu organisasi telah mengisi atau menambah kegiatan di form yang telah disediakan. Dengan begitu mahasiswa bisa memilih kegiatan yang dia minati dan mengikuti kegiatan dengan cara mendaftar pada form pendaftaran lalu mahasiswa dapat membayar biaya pendaftaran kegiatan yang telah ada. Jika mahasiswa sudah mendaftar maka mahasiswa akan mengisi absensi di form absensi untuk nantinya bisa menjadi bukti bahwa mahasiswa benar – benar mengikuti kegiatan yang dipilih dan dari absensi tersebut sertifikat mahasiswa bisa dicetak..
Kata Kunci: event, laravel, sime
1.Pendahuluan
Perkembangan teknologi saat ini sangat pesat. Dengan teknologi informasi dinilai membantu mempercepat informasi disegala bidang. Karena dapat menyimpan data hingga mengolahnya menjadi sesuatu yang diinginkan.
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo adalah salah satu Universitas yang sering mengadakan event seperti pelatihan, seminar, pengkaderan organisasi, Call
for Paper, lomba dan lain-lain dalam internal maupun eksternal Universitas tingkat Nasional maupun Internasional. Dan adapun berbagai organisasi seperti UKM, BEM, dan Ortonom Muhammadiyah yang ada di dalam naungan Universitas yang mengadakan event tersebut untuk meningkatkan Skill dan prestasi mahasiswa yang mengikuti event tersebut dan untuk mencapai mutu agar dapat meningkatkan nilai akreditasi Universitas.
Dalam event yang diadakan Universitas untuk meningkatkan promosi event tersebut secara luas dan dinyatakan legal atau resmi yang disetujui oleh kemahasiswaan Universitas serta
1
dapat dihitung sebagai point kegiatan mahasiswa sebagai bukti keaktifan di lingkungan Universitas.
Melihat belum adanya media informasi selain di mading-mading di fakultas yang ada di Universitas Muhammadiyah Sidoarjo dan juga perlunya pendataan event dan mahasiswa yang berpartisipasi mengikuti event tersebut. Kendala yang ada saat ini adalah kurang adanya sistem untuk mengelolah event dan pendataan keaktifan mahasiswa yang terstruktur.
Dengan adanya sistem manejemen
event harapan saya Universitas Muhammadiyah Sidoarjo lebih muda untuk mengelolah suatu event dan mempermudah untuk pendataan keaktifan mahasiswa yang mengikuti event atau kegiatan yang diadakan di Universitas Muhammadiyah Sidoarjo.
Framework Laravel dan
Framework Bootstrap adalah sebuah fasilitas untuk mempermudah pembuatan perancangan program dan perancangan tampilan program dari segi keaman Framework Laravel mempunyai fasilitas token dan enkripsi membuat program yang di buat lebih aman, sedangkan Framework Bootstrap
menyediakan style yang mampu mendukung tampilan lebih baik dan lebih mudah di pahami oleh orang awam.
Dari pemaparan tersebut maka penulis tertarik untuk membuat program Skripsi yang berjudul “Sistem Informasi Manejemen Event (SIME) Studi Kasus
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo”.
1.1 Rumusan Masalah
Memperhatikan latar belakang diatas maka penulis menetapkan rumusan masalah sebagai berikut :
1.Bagaimana menganalisa kebutuhan sistem agar terbentuknya Sistem Informasi Manejemen Event ?
2.Bagaimana membuat sistem untuk mengontrol event yang ada di Universitas Muhammadiyah Sidoarjo ?
3.Bagaimana merancang sistem menggunakan framework dengan bahasa pemrograman php (Php Hyper Processor) dan bahasa pemrograman css (Cascading Style Sheet)?
1.2 Batasan Masalah
1.SIME ini khusus mengelola, dan menampilkan event atau kegiatan yang diadakan oleh organisasi intra kampus setelah pendaftaran dan pembayaran. 2.SIME ini menampilkan proses pendaftaran,
pembayaran dalam kegiatan yang diadakan oleh pihak yang bersangkutan atau organisasi intra kampus juga menampilkan absensi mahasiswa yang telah datang setelah proses pendaftaran dan pembayaran. Serta menampilkan cetak sertifikat mahasiswa yang telah ikut serta dalam kegiatan yang diadakan oleh organisasi intra kampus.
1.3 Tujuan
1.Menganalisa kebutuhan sistem agar terbentuknya Sistem Informasi Manejemen Event (SIME).
2.Mengelola kegiatan atau event yang ada di kampus dengan tersistem agar lebih efisien. 3.Merancang SIME menggunakan framework
PHP laravel dan CSS.
1.4 Manfaat
Beberapa manfaat yang ingin dihasilkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1.Penulis
Untuk pengembangan keilmuan di bidang informatika dan sebagai syarat melancarkan kelulusan.
2.Mahasiswa
7
Mengimplemtasikan ilmu yang diperoleh dari perkuliahan ke bentuk karya tulis dengan format ilmiah yang mengacu pada kompetensi lulusan
S-1 Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Sidoarjo.
3.Universitas
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat berupa sumbangan Ilmu Pengetahuan.
2.Metode Penelitian
2.1 Tahap Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan informasi, data - data penunjang serta teori pelengkap dalam penyusunan proposal ini, maka diperlukan beberapa teknik pengumpulan data. Teknik - teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1.Pengamatan (Observasi)
Pengumpulan data denganmelakukan pengamatan sebelum proses pelaksanaan validasi angka kredit/point kegiatan untuk menegetahui permasalahan yang ada. 2.Wawancara (Interview)
Melakukan tanya jawab secara langsung kepada mahasiswa dengan memberikan beberapa pertanyaan dengan perbahasan seputar obyek penelitian untuk memperoleh keterangan yang lebih relevan. 3.Studi Literatur
Menelusuri sumber-sumber tulisan yang pernah dibuat sebelumnya. Studi literatur adalah cara yang dipakai untuk menghimpun data-data atau sumber-sumber yang berhubungan dengan topik yang diangkat dalam suatu penelitian. Studi literatur bisa didapat dari berbagai sumber, jurnal, buku dokumentasi, internet dan pustaka.
2.2 Perancangan dan Pembuatan Sistem
Dalam peracangan sistem ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan. Tahapan - tahapan yang akan dilakukan untuk merancang sistem tersebut adalah membuat Flowchart, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD), Struktur Tabel, dan Tampilan Program.
3.Perancangan dan Pembuatan Sistem
Dalam peracangan sistem ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan. Tahapan - tahapan yang akan dilakukan untuk merancang sistem tersebut adalah membuat Flowchart, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD), Struktur Tabel, dan Tampilan Program.
3.1 Flowchart
3.1.1 Flowchart Mahasiswa
Gambar 3.1 Flowchart Sistem Informasi Mahasiswa
Mahasiswa melakukan login menggunakan NIM dan Password yang telah dimiliki, kemudian setelah sukses
3.1.2 Flowchart Organisasi
Gambar 3.2 Flowchart Sistem Reviewer Reviewer melakukan login kemudian setelah sukses login akan tampil hasil inputan angka kredit/point kegiatan mahasiswa dan selanjutnya Reviewer mengecek hasil inputan tersebut apakah jumlah point yang dimiliki mahasiswa mencapai
nilai minimum atau tidak. Setelah mengecek reviewer melakukan validasi hasil atau jumlah point yang dimiliki oleh mahasiswa yang telah melakukan input data. Kemudian reviwer bisa melakukan logout atau keluar dari aplikasi sistem ini.
3.1.3 Flowchart Kemahasiswaan
Gambar 3.3 Flowchart Sistem Admin Admin melakukan login kemudian setelah sukses login akan tampil pada halaman utama, dimana dalam halaman utama ini admin bisa melakukan input diantaranya input reviewer, melihat jumlah point kegiatan mahasiswa, validasi hasil kegiatan, edit jumlah point jika tidak sesuai dengan kegiatan dan selesai input admin dapat melakukan edit data atau hapus data yang telah ada.
3.2 Data Flow Diagram (DFD)
Berikut adalah diagram konteks dari Sistem Informasi Penilaian Kegiatan Ekstrakulikuler Mahasiswa.
Gambar 3.4 DFD Level 0
Gambar 3.5 DFD Level 1
3.3. Relasi Tabel
Gambar 3.6 Relasi Tabel
4.Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Hasil Penelitian
Setelah melakukan berbagai tahan percobaan pada sipkema diperoleh hasil :
1. Mempunyai 2 user, meliputi : Mahasiswa, dan Admin.
2. Mambuat event dan menampilkan event kegiatan dengan tampilan statistik. 3. Adanya pendaftaran event.
4. Adanya pembayaran event dan juga validasi pembayaran .
5. Adanya absensi event.
6. Dapat juga mencetak sertifikat.
7 4.2 Pembahasan
4.2.1 Halaman Login Mahasiswa
Halaman login user mahasiswa merupakan tampilan utama atau form login saat mahasiswa masuk ke aplikasi.
Gambar 4.1 halaman index Gambar 4.1 merupakan Form Login User. Untuk dapat mengakses harus menggunakan url : localhost/sipkema/. Halaman login ini menggunakan NIM mahasiswa yang telah terdaftar maksimal 12 digit angka, dan password privasi setiap mahasiswa tersebut. Jika login berhasil maka mahasiwa akan masuk halaman sistem. Sebaliknya jika gagal masuk maka akan kembali ke halaman index.
4.2.2 Halaman Login Admin
Halaman login user Asisten merupakan tampilan utama atau form login saat asisten masuk ke aplikasi.
Gambar 4.2 halaman index/login
Gambar 4.2 merupakan Form Login User Admin. Untuk dapat mengakses harus menggunakan url : localhost/sipkema/ dan klik tombol Login. Halaman login hanya bisa diakses menggunakan username yang telah terdaftar , dan password privasi setiap admin tersebut. Jika login berhasil maka admin akan masuk halaman sistem. Sebaliknya jika gagal masuk maka akan kembali ke halaman index.
4.2.3 Halaman Event
Gambar 4.3 halaman statistik event
Gambar 4.3 merupakan halaman point mahasiswa untuk admin, dimana data yang di tampilkan merupakan jumlah keseluruan data point mahasiswa. Dalam form tersebut terdapat 1 icon action yaitu icon view. Icon view ini digunakan untuk melihat data sertifikat yang telah diinput oleh tiap - tiap mahasiswa. Adapun tampilan dari view point mahasiswa tersebut bisa dilihat pada Gambar di bawah ini.
Gambar 4.3.1 halaman event
4.2.4 Halaman Validasi Pembayaran
Gambar 4.4 halaman validasi point mahasiswa
Gambar 4.4 merupakan halaman validasi sertifikat angka kredit point yang dimiliki oleh setiap mahasiswa, dalam halaman ini yang divalidasi adalah tiap kegiatannya. Terdapat 1 icon action dalam tabel status dihalaman validasi point yaitu :
1.Icon status : dalam icon ini jika reviewer
atau admin ingin mengesahkan point tersebut maka harus klik button belum agar nanti berubah menjadi sudah dalam status halaman validasi.
4.2.5 Sistem PenilaianHalaman sistem
penilaian point kagiatan ini memiliki proses mahasiswa telah mengisi data sertifikat yang dimiliki sesuai dengan form yang terlah tersedia di sistem. Berikut halaman input sertifikat kegiatan mahasiswa.
Gambar 4.5 halaman presensi mahasiswa
Gambar 4.5 pada halaman input sertifikat merupakan halaman proses agar nilai point dapat ditentukan. Perhitungan nilai angka kredit point tiap sertifikat akan otomatis setelah mahasiswa memilih grade, jenis dan peran dalam form tersebut.
4.2.5 Halaman View Point Mahasiswa
Dalam halaman ini mahasiswa dapat mengetahui berapa jumlah nilai point sertifikat yang telah dimiliki sesuai dengan inputan awal. Adapun hasil tampilannya pada gambar di bawah ini.
7
Gambar 4.6 pada halaman view sertifikat merupakan halaman tampilan oleh mahasiswa, dimana nilai angka kredit point sertifikat yang di inputkan adalah nilai final. Perhitungan jumlah nilai point akan otomatis setelah di jumlah dengan nilai tiap inputan sertifikat untuk menjadi nilai final oleh sistem tersebut.
4.2.6 Halaman Sertifikat
Gambar 4.7 halaman Sertifikat mahasiswa
Gambar 4.6 pada halaman tentang point merupakan halaman tampilan oleh mahasiswa, dimana halaman ini memiliki informasi tentang nilai angka kredit point sertifikat yang di inputkan oleh mahasiswa berdasarkan grade, jenis dan peran agar nantinya mahasiswa tidak salah dalam menginputkan sertifikat yang dimiliki.
5. Penutup dan Saran
5.1 Kesimpulan
Sesuai dengan hasil pembahasan yang sudah dilakukan maka dapat di simpulkan bahwa :
a. Dengan adanya system informasi event (event.umsida.ac.id) maka pelaksanaan dan informasi event menjadi lebih mudah dan efisien.
b. Menghindari kehilangan data event, data absensi peserta dan sertifikat. Mungkin sewaktu waktu data tersebut berfanfaat bagi universitas
Dimungkinkan bisa diterapkan di semua event di universitas.
5.2 Saran
