MODEL
TRAINING NEED ANALYSIS
TENAGA KEPENDIDIKAN
DI DEPARTEMEN MANAJEMEN FEM IPB
ALBERT
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Model Training Need Analysis Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, Juli 2013
Albert
RINGKASAN
ALBERT. Model Training Need Analysis Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB. Dibimbing oleh LINDAWATI KARTIKA.
Sumber daya manusia merupakan aspek yang sangat penting pada institusi pendidikan dalam mencapai tujuannya. Pencapaian tujuan institusi pendidikan sangat dipengaruhi oleh kinerja tenaga kependidikannya. Hal yang serupa juga berlaku bagi tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB. Adapun permasalahan-permasalahan utama terkait proses operasional tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB antara lain : (1) Selama tahun 2010-2012, Departemen Manajemen FEM IPB belum pernah melakukan pelatihan terkait pengembangan kompetensi tenaga kependidikannya, (2) Departemen Manajemen FEM IPB belum melakukan proses penilaian kinerja untuk tenaga kependidikannya, (3) Kinerja tenaga kependidikan yang belum sesuai dengan latar belakang pendidikan terakhir, (4) Pelatihan guna peningkatan kompetensi hanya dilakukan bagi tenaga kependidikan dengan status kepegawaian PNS, dan (5) Setiap tenaga kependidikan yang telah direkrut tidak mendapatkan masa orientasi dan pelatihan terlebih dahulu, melainkan langsung dipekerjakan.
Penelitian ini dilakukan untuk : (1) Mengidentifikasi karakteristik tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB saat ini, (2) Mengidentifikasi jenis pelatihan yang pernah diikuti oleh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB, (3) Merancang model Training Need Analysis yang dibutuhkan oleh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB, dan (4) Memberikan rekomendasi terkait program pelatihan yang dirancang tersebut. Penelitian ini menggunakan metode Training Need Assessment Tool (TNA-T), yaitu menganalisis kesenjangan yang terjadi pada kompetensi aktual dengan kompetensi yang diharapkan. Penelitian ini dilakukan di Departemen Manajemen FEM IPB dari bulan Januari hingga April tahun 2013.
Hasil dalam penelitian ini menunjukkan bahwa berdasarkan metode TNA-T, terdapat 1 komponen kompetensi dengan peringkat sangat tidak butuh pelatihan, 5 komponen kompetensi dengan peringkat tidak butuh pelatihan, dan 19 komponen kompetensi dengan peringkat butuh pelatihan. Adapun komponen kompetensi yang memiliki kesenjangan terbesar antara skor rataan KKP dengan KKJ adalah pemahaman terhadap visi dan misi Departemen, sedangkan kompetensi yang memiliki kesenjangan terkecil antara skor rataan KKP dengan KKJ adalah kemampuan menghadapi tekanan-tekanan pekerjaan yang mungkin timbul sehari -hari dengan tenang. Adapun implikasi manajerial dalam penelitian ini adalah rekomendasi program pelatihan bagi tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB, yaitu : Team Building, Service Excellent, komputer dasar, konsep diri, aplikasi keuangan, perpajakan, inventaris, administrasi, kepemimpinan, Supervising, sistem informasi, Team Work, House Keeping, dan
Troubleshooting.
Kata kunci: tenaga kependidikan, pelatihan, Training Need Analysis, metode
ABSTRAK
ALBERT. Model Training Need Analysis Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB. Dibimbing oleh LINDAWATI KARTIKA.
Pelatihan merupakan salah satu fungsi operasional dalam Manajemen Sumber Daya Manusia. Departemen Manajemen FEM IPB merupakan institusi yang bergerak di bidang pendidikan. Oleh karena itu pelatihan yang tepat guna adalah hal yang mutlak dibutuhkan bagi setiap tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB. Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah (1) Mengidentifikasi karakteristik tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB saat ini, (2) Mengidentifikasi jenis pelatihan yang pernah diikuti oleh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB, (3) Merancang model
Training Need Analysis yang dibutuhkan oleh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB, dan (4) Memberikan rekomendasi terkait program pelatihan yang dirancang tersebut. Penelitian ini menggunakan metode Training Need Assessment Tool (TNA-T), yaitu menganalisis kesenjangan yang terjadi pada kompetensi aktual dengan kompetensi yang diharapkan. Hasil dalam penelitian ini menunjukkan bahwa terdapat 1 komponen kompetensi dengan peringkat sangat tidak butuh pelatihan, 5 komponen kompetensi dengan peringkat tidak butuh pelatihan, dan 19 komponen kompetensi dengan peringkat butuh pelatihan.
Kata kunci: tenaga kependidikan, pelatihan, Training Need Analysis, metode
Training Need Assessment Tool (TNA-T)
ABSTRACT
ALBERT. Model of Training Need Analysis on Employee at FEM IPB Department of Management. Supervised by LINDAWATI KARTIKA.
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi
pada
Departemen Manajemen
MODEL
TRAINING NEED ANALYSIS
TENAGA KEPENDIDIKAN
DI DEPARTEMEN MANAJEMEN FEM IPB
ALBERT
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Judul Skripsi : Model Training Need Analysis Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB
Nama : Albert NIM : H24090127
Disetujui oleh
Lindawati Kartika, SE, M.Si Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Ir Jono M. Munandar, M.Sc Ketua Departemen
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas segala penyertaan-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Januari 2013 ini ialah pelatihan, dengan judul Model Training Need Analysis Tenaga Kependidikan Departemen Manajemen FEM IPB.
Terima kasih penulis ucapkan kepada Ibu Lindawati Kartika, SE, M.Si selaku pembimbing yang selalu memberikan saran, masukan, dan motivasi yang membangun sehingga karya ilmiah ini dapat diselesaikan. Di samping itu, penghargaan penulis sampaikan kepada Ibu Dr. Ir. Anggraini Sukmawati MM dan seluruh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB yang telah banyak membantu selama pengumpulan data. Ucapan terima kasih juga penulis ucapkan kepada Ibu Dra. Siti Rahmawati M.Pd dan Bapak M. Saefudin A. S.TP, M.Si selaku penguji yang telah memberikan ulasan, saran, dan masukan guna perbaikan karya ilmiah ini. Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada ayah dan ibu tercinta, seluruh keluarga besar Gunawan, dan teman-teman Departemen Manajemen angkatan 46 atas segala dukungan, doa, dan kasih sayangnya. Secara khusus ucapan terima kasih juga penulis ucapkan kepada Sekar Kanti Nayenggita, Fanny Anastasia Chandra, Gaby Natasya, Ni Luh Putu Eka Prasanti Rutha, Nikki Ariesta Poetri, Putri Wahyuningrum, Winda Dian Nuriana, Mirna Nur Istiqomah, Citra Rosa Aprianti Gurning, dan Hanna Septania Sinurat, sahabat-sahabat terbaik penulis yang tidak tergantikan.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, Juli 2013
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL x
DAFTAR GAMBAR x
DAFTAR LAMPIRAN x
PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 2
Tujuan Penelitian 2
Manfaat Penelitian 3
Ruang Lingkup Penelitian 3
TINJAUAN PUSTAKA 3
Definisi Kompetensi 3
Karakteristik Kompetensi 3
Definisi Pelatihan 4
Analisis Kebutuhan Pelatihan 4
Penelitian Terdahulu 4
METODE 5
Kerangka Pemikiran Penelitian 5
Lokasi dan Waktu Penelitian 6
Jenis dan Sumber Data 6
Metode Pengumpulan Data 6
Populasi dan Sampel 6
Metode Pengolahan dan Analisis Data 7
HASIL DAN PEMBAHASAN 8
Gambaran Umum Departemen Manajemen FEM IPB 8
Karakteristik Responden 9
Identifikasi Jenis Pelatihan yang Pernah Diikuti Oleh Tenaga Kependidikan di
Departemen Manajemen FEM IPB 10
Rumusan Kompetensi Inti dan Generik Tenaga Kependidikan di Departemen
Manajemen FEM IPB 11
Analisis Kebutuhan Pelatihan Berdasarkan Metode TNA-T 14
Implikasi Manajerial 18
SIMPULAN DAN SARAN 20
Simpulan 20
Saran 21
DAFTAR PUSTAKA 21
LAMPIRAN 23
DAFTAR TABEL
1 Struktur Organisasi Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen
FEM IPB Periode 2008-2013 8
2 Hasil Tabulasi Antara Pendidikan Terakhir dengan Usia Tenaga
Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB 9
3 Hasil Tabulasi Antara Pendidikan Terakhir dengan Jenis Kelamin Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB 9 4 Hasil Tabulasi Antara Pendidikan Terakhir dengan Jabatan Tenaga
Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB 9
5 Hasil Tabulasi Antara Pendidikan Terakhir dengan Masa Kerja Tenaga
Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB 10
6 Identifikasi Jenis Pelatihan yang Pernah Diikuti Oleh Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB Berdasarkan Audit
SDM Tahun 2012 10
7 Rumusan Kompetensi Inti Tenaga Kependidikan di Departemen
Manajemen FEM IPB 12
8 Rumusan Kompetensi Generik Tenaga Kependidikan di Departemen
Manajemen FEM IPB 13
9 Rekapitulasi Kesenjangan Skor Rataan KKP dengan KKJ 14 10 Model Pelatihan yang Direkomendasikan Untuk Tenaga Kependidikan
di Departemen Manajemen FEM IPB 19
DAFTAR GAMBAR
1 Diagram Sebab Akibat Perlunya Analisis Kebutuhan Pelatihan 1
2 Kerangka Pemikiran Penelitian 5
3 Diagram Peringkat Kebutuhan Pelatihan 7
4 Diagram Hasil Peringkat Kebutuhan Pelatihan 17
5 Bagan Implikasi Manajerial 18
DAFTAR LAMPIRAN
1 Standar Kompetensi Seluruh Tenaga Kerja di IPB 23
2 Kuesioner Kemampuan Kerja Pribadi (KKP) 25
3 Kuesioner Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ) 28
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Sumber daya manusia (SDM) merupakan aspek yang sangat penting pada institusi pendidikan dalam mencapai tujuannya. Pencapaian tujuan institusi pendidikan tersebut dipengaruhi oleh kinerja tenaga kependidikannya. Hal serupa berlaku bagi tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB.
Pada tahun 2012, Departemen Manajemen FEM IPB melakukan audit SDM terkait tenaga kependidikannya yang terdiri dari 4 (empat) aspek, yaitu
compliance audit, corporate, kepuasan kerja, dan fungsional. Pada aspek fungsional, diperlukan adanya pelatihan dalam rangka mengembangkan kompetensi tenaga kependidikan.
Pelatihan untuk meningkatkan kompetensi tenaga kependidikan sangat dibutuhkan guna meningkatkan kinerja tenaga kependidikan. Adapun permasalahan-permasalahan utama terkait proses operasional tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB dipaparkan dalam suatu diagram sebab akibat pada Gambar 1 berikut ini.
Gambar 1 Diagram Sebab Akibat Perlunya Analisis Kebutuhan Pelatihan di Departemen Manajemen FEM IPB (Audit SDM Departemen Manajemen, 2012)
Permasalahan-permasalahan utama terkait proses operasional tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB yang menjadi indikator perlunya suatu analisis kebutuhan pelatihan yaitu :
2
2. Departemen Manajemen FEM IPB belum melakukan proses penilaian kinerja untuk tenaga kependidikannya. Tidak adanya penilaian kinerja untuk tenaga kependidikan menyebabkan : tidak adanya punishment bagi tenaga kependidikan yang berkinerja di bawah rata-rata, tidak adanya sistem kompensasi berbasis kinerja, dan tidak adanya pedoman untuk menganalisis kebutuhan pelatihan.
3. Kinerja tenaga kependidikan yang belum sesuai dengan latar belakang pendidikan terakhir. Sebagian besar tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB memiliki latar belakang pendidikan terakhir Strata 1. Oleh karena itu, tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB memiliki potensi untuk berkinerja dengan lebih baik lagi.
4. Status kepegawaian tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB terdiri dari 5 orang (19.23%) PNS dan 21 orang (80.77%) non-PNS. Pelatihan guna peningkatan kompetensi hanya dilakukan bagi tenaga kependidikan dengan status kepegawaian PNS. Oleh karena itu, tenaga kependidikan dengan status kepegawaian non-PNS tidak memiliki kesempatan yang sama untuk memperoleh program pelatihan peningkatan kompetensi.
5. Setiap tenaga kependidikan yang telah direkrut tidak mendapatkan masa orientasi dan pelatihan terlebih dahulu, melainkan langsung dipekerjakan. Hal ini menyebabkan tenaga kependidikan yang baru direkrut minim pengetahuan terkait tugas-tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB.
Pelatihan yang tepat guna merupakan pelatihan yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Pelatihan yang tidak sesuai dengan kebutuhan hanya akan menghabiskan biaya tanpa memperoleh manfaat yang sebanding. Oleh karena itu dibutuhkan suatu analisis kebutuhan pelatihan untuk menentukan pelatihan yang benar-benar dibutuhkan oleh tenaga kependidikan guna meningkatkan kinerjanya di Departemen Manajemen FEM IPB.
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka yang menjadi permasalahan dalam penelitian ini antara lain : (1) Bagaimanakah karakteristik tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB?, (2) Apa saja jenis pelatihan yang pernah diikuti oleh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB?, (3) Bagaimanakah perancangan model Training Need Analysis yang dibutuhkan oleh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB?, dan (4) Bagaimanakah rekomendasi terkait program pelatihan yang dirancang tersebut?
Tujuan Penelitian
3 Merancang model Training Need Analysis yang dibutuhkan oleh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB, dan (4) Memberikan rekomendasi terkait program pelatihan yang dirancang tersebut.
Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat antara lain : (1) Bagi Institusi, sebagai masukan dan rekomendasi untuk Departemen Manajemen FEM IPB terkait program pelatihan yang dibutuhkan, dan (2) Bagi Pembaca, sebagai bahan rujukan untuk penelitian selanjutnya.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup dalam penelitian ini dibatasi antara lain : (1) Responden dalam penelitian ini adalah seluruh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB, (2) Penelitian ini menganalisis pelatihan yang dibutuhkan bagi tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB menggunakan metode Training Need Assessment Tool (TNA-T).
TINJAUAN PUSTAKA
Definisi Kompetensi
Menurut Palan (2007), kompetensi merujuk kepada karakteristik yang mendasari perilaku yang menggambarkan motif, karakteristik pribadi (ciri khas), konsep diri, nilai-nilai, pengetahuan, atau keahlian yang dibawa seseorang yang berkinerja unggul (superior performer). Oleh karena itu kompetensi terdiri dari beberapa jenis karakteristik yang berbeda yang mendorong perilaku.
Karakteristik Kompetensi
Menurut Palan (2007), karakteristik kompetensi antara lain : pengetahuan (knowledge), kemampuan (skills), konsep diri (self concept), motif (motives), dan karakteristik fisik (traits).
1. Pengetahuan (knowledge)
Knowledge merupakan informasi seseorang dalam lingkup tertentu. 2. Kemampuan (skills)
Skills merupakan kemampuan untuk mengerjakan tugas-tugas fisik atau mental tertentu.
3. Konsep diri (self concept)
4
Motives merupakan konsistensi berpikir mengenai sesuatu yang diinginkan atau dikehendaki oleh seseorang sehingga menyebaban suatu kejadian.
5. Karakteristik fisik (traits)
Traits merupakan karakteristik fisik dan tanggapan yang konsisten terhadap informasi atau situasi tertentu.
Definisi Pelatihan
Menurut Arep dan Tanjung (2002), pelatihan merupakan salah satu upaya untuk mengembangkan SDM, terutama dalam hal pengetahuan (Knowledge), Kemampuan (Ability), Keahlian (Skill), dan sikap (Attitude).
Menurut Mondy (2008), pelatihan adalah aktivitas-aktivitas yang dirancang untuk memberi para pembelajar pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan mereka saat ini.
Analisis Kebutuhan Pelatihan
Menurut Mangkunegara (2003), analisis kebutuhan pelatihan adalah suatu studi sistematis tentang suatu masalah pendidikan dengan pengumpulan data dan informasi dari berbagai sumber, untuk mendapatkan pemecahan masalah atau saran untuktindakan selanjutnya.
Penelitian Terdahulu
Meylisa (2012) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Kebutuhan Pelatihan (TNA-T) Operator Unit Kerja Reaching dan Shokki, Departemen Weaving PT. Unitex Tbk, Bogor. Penelitian dilakukan di PT. Unitex Tbk Bogor, Jalan Raya Tajur no.1 Bogor. Metode pengambilan sampel yang digunakan adalah
non-probability sampling, yaitu teknik convenience sampling dan quota sampling. Jumlah responden diperoleh dengan menggunakan rumus Slovin. Metode analisis yang digunakan adalah metode Training Need Assessment-Tool (TNA-T). Hasil penelitian menunjukkan bahwa yang menjadi prioritas dalam kebutuhan pelatihan untuk pegawai operator unit kerja Reaching dan Shokki adalah kompetensi pada keterampilan pengetahuan, yaitu mesin. Berdasarkan hard skill, kompetensi pegawai operator Reaching berada pada level menengah. Berdasarkan kompetensi
soft skill, atribut yang sangat penting dikembangkan adalah rajin, komunikasi, dan disiplin. Berdasarkan metode TNA-T, kemampuan pegawai operator Reaching
dan Shokki belum sesuai dengan harapan atasan, serta peringkat kebutuhan pelatihan terhadap komponen kompetensi pegawai berada di area B, yaitu membutuhkan pelatihan. Komponen kompetensi yang menjadi kebutuhan pelatihan operator Reaching adalah pengetahuan standar kerja, keahlian dan kemampuan akan bidang kerja, dan keterampilan mengoperasikan mesin. Sedangkan komponen kompetensi yang menjadi kebutuhan pelatihan operator
5
METODE
Kerangka Pemikiran Penelitian
Kerangka pemikiran penelitian dijelaskan pada Gambar 2 di bawah ini.
Keterangan :
--- = ruang lingkup penelitian
Gambar 2 Kerangka Pemikiran Penelitian
Kondisi Eksisting
Evaluasi Pelatihan
Berbasis 7 Level : Reaksi, Pembelajaran, Hasil, Perilaku,
ROTI, Sustainability,
dan Impact Analisis Kesenjangan Nilai KKP dan KKJ
Implikasi Manajerial
Pelatihan Tepat Guna bagi Setiap Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM
IPB dalam Tujuan Peningkatan Kinerja Metode TNA-T
Training Need Analysis Training Wants Analysis
Kemampuan Kerja Pribadi (KKP)
Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ)
Evaluasi Pelatihan
Analisis deskriptif Tenaga Pendidik Tenaga Kependidikan
Departemen Manajemen FEM IPB
Visi, Misi, dan Tujuan
6
Kerangka pemikiran penelitian merupakan bagan alur dari keseluruhan penelitian. Fokus dalam penelitian ini adalah tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB. Analisis deskriptif digunakan untuk menjelaskan karakteristik tenaga kependidikan berdasarkan usia, jenis kelamin, pendidikan terakhir, jabatan, dan masa kerja. Metode TNA-T digunakan untuk menganalisis pelatihan yang benar-benar dibutuhkan oleh tenaga kependidikan. Analisis kebutuhan pelatihan ditentukan dari hasil kesenjangan antara skor rataan KKP dengan KKJ. Outcome yang diharapkan adalah pelatihan tepat guna dalam rangka meningkatkan kinerja tenaga kependidikan.
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor yang bertempat di Gedung Faperta Wing 2 Level 5 Kampus IPB Dramaga, Bogor pada bulan Januari 2013 - April 2013.
Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Sumber pemerolehan data primer berdasarkan wawancara dan penyebaran kuesioner terhadap tenaga kependidikan dan Sekretaris Departemen Manajemen FEM IPB selaku narasumber. Sumber pemerolehan data sekunder berdasarkan buku, studi pustaka, karya-karya ilmiah yang berkaitan dengan materi penelitian, dan literatur lainnya yang bersumber dari internet.
Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data primer adalah wawancara dan angket/kuesioner, sedangkan metode yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah studi kepustakaan.
Populasi dan Sampel
Penentuan populasi dan sampel dalam penelitian ini didasarkan pada metode sensus dan non-probability sampling. Metode sensus yaitu menggunakan seluruh populasi yang ada sebagai sampel. Teknik penentuan sampel yang digunakan dalam metode non-probability sampling adalah teknik purposive sampling, yaitu memilih subjek penelitian berdasarkan kriteria spesifik yang telah ditetapkan. Metode sensus digunakan untuk memilih seluruh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB sebagai sampel. Teknik purposive sampling
7
Metode Pengolahan dan Analisis Data
Metode yang digunakan untuk mengolah dan menganalisis data dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif dan metode Training Need Assessment Tool (TNA-T) Mc.Cann dan Tashima (1993).
1. Analisis Deskriptif
Analisis deskriptif adalah analisis yang berkaitan dengan pengumpulan data dan penyajian suatu gugus data sehingga memberikan informasi untuk menentukan rataan skor jawaban dari responden terhadap berbagai pilihan jawaban, mengidentifikasikan karakteristik responden, dan mengetahui persepsi responden pada penelitian
2. Metode Training Need Assessment Tool (TNA-T)
Metode TNA-T merupakan metode yang menjelaskan kesenjangan antara kinerja yang sesungguhnya dengan yang diharapkan. Jika terjadi kesenjangan, maka pelatihan menjadi suatu kebutuhan untuk dilakukan. Langkah-langkah yang dibutuhkan untuk menganalisis kebutuhan pelatihan menggunakan metode TNA-T menurut Mc.Cann dan Tashima dalam Arep dan Tanjung (2002) antara lain : (1) Menyusun uraian tugas, (2) Menyusun instrumen untuk mengukur kemampuan kerja, yaitu Kemampuan Kerja Pribadi (KKP) dan Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ), (3) Melaksanakan pengukuran peringkat kemampuan kerja, (4) Mengolah dan menafsirkan data hasil pengukuran, dan (5) Menetapkan peringkat kebutuhan pelatihan. Adapun rumus yang digunakan untuk menghitung nilai skala KKP rata-rata dan KKJ rata-rata menurut Arep dan Tanjung (2002) yaitu :
Nilai rata-rata KKP = Jumlah nilai skala KKP/Jumlah responden ……… (1) Nilai rata-rata KKJ = Jumlah nilai skala KKJ/Jumlah responden ………. (2) Penetapan peringkat kebutuhan pelatihan disajikan dalam Diagram Kebutuhan Pelatihan yang dapat dilihat pada Gambar 3 di bawah ini.
Keterangan :
Bidang A = Sangat mendesak/sangat perlu untuk pelatihan Bidang B = Mendesak/perlu pelatihan
Bidang C = Tidak perlu dilakukan pelatihan Bidang D = Pengembangan/kemajuan karir
8
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Departemen Manajemen FEM IPB
Departemen Manajemen merupakan bagian dari Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor. Departemen Manajemen FEM IPB memiliki visi, yaitu “sebagai pelaksana akademik (pendidikan, penelitian, dan pelayanan) dalam bidang manajemen berlandaskan wawasan holistik, analisis kuantitatif, dan kualitatif”. Departemen Manajemen FEM IPB memiliki misi, yaitu : (1) menyelenggarakan pendidikan, penelitian, dan pelayanan manajemen sesuai kebutuhan masyarakat, (2) pendekatan kreatif dengan budaya kerja co-opetition dengan semangat keunggulan, dan (3) bermanfaat bagi pembangunan berkelanjutan dan kesejahteraan masyarakat Departemen Manajemen memiliki tujuan, yaitu : (1) menghasilkan lulusan bermutu tinggi dalam bidang manajemen dalam arti luas, (2) menghasilkan proses pendidikan yang efektif dan efisien, serta kompeten bagi stakeholder, dan (3) memberikan peran nyata dalam perkembangan ilmu teknologi dan pemberdayaan masyarakat, serta peningkatan kesejahteraan bagi umat manusia.
Guna mendukung visi, misi, dan tujuan tersebut, Departemen Manajemen FEM IPB memiliki struktur organisasi tenaga kependidikan seperti Tabel 1 di bawah ini.
Tabel 1 Struktur Organisasi Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB Periode 2008-2013
Jabatan Jumlah
Kepala Tata Usaha (KTU) 1 orang
Pemegang Usaha Sediaan (PUS) 1 orang
Wakil Koordinator Administrasi 1 orang
Staf Administrasi Akademik 5 orang
Staf Administrasi Keuangan 3 orang
Staf Administrasi Kesekretariatan 2 orang
Staf Administrasi Kepegawaian 1 orang
Staf IT 2 orang
Staf Umum dan Perlengkapan/Peralatan 2 orang
Caraka 6 orang
Supir 2 orang
Total 26 orang
9
Karakteristik Responden
Karakteristik responden yang dimaksud adalah meliputi usia, jenis kelamin, pendidikan terakhir, jabatan, dan masa kerja. Analisis deskriptif dilakukan untuk melihat karakteristik responden dengan menggunakan software SPSS 19.0 for Windows.
Karakteristik tenaga kependidikan berdasarkan pendidikan terakhir dengan usia dipaparkan pada Tabel 2 di bawah ini.
Tabel 2 Hasil Tabulasi Antara Pendidikan Terakhir dengan Usia Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB
Pendidikan Terakhir
Berdasarkan Tabel 2, karakteristik tenaga kependidikan berdasarkan usia paling banyak berada pada rentang usia 31-40 tahun dengan pendidikan terakhir SMA. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar tenaga kependidikan berada pada usia produktif, yaitu kemampuan tenaga kependidikan untuk bekerja dan menghasilkan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan hidupnya.
Karakteristik tenaga kependidikan berdasarkan pendidikan terakhir dengan jenis kelamin dipaparkan pada Tabel 3 di bawah ini.
Tabel 3 Hasil Tabulasi Antara Pendidikan Terakhir dengan Jenis Kelamin Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB
Pendidikan Terakhir – Jenis Kelamin
Berdasarkan Tabel 3, karakteristik tenaga kependidikan berdasarkan jenis kelamin paling banyak adalah laki-laki dengan pendidikan terakhir SMA dan S1. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar tenaga kependidikan berjenis kelamin laki-laki karena tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB merupakan pekerjaan yang membutuhkan tenaga, seperti mengantar surat, menyiapkan peralatan perkuliahan, atau mengantar jemput dosen.
Karakteristik tenaga kependidikan berdasarkan pendidikan terakhir dengan jabatan dipaparkan pada Tabel 4 di bawah ini.
Tabel 4 Hasil Tabulasi Antara Pendidikan Terakhir dengan Jabatan Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB
10
Berdasarkan Tabel 4, karakteristik tenaga kependidikan berdasarkan jabatan paling banyak adalah Caraka dengan pendidikan terakhir SMA. Hal ini disebabkan karena tugas pokok tenaga kependidikan berhubungan dengan proses perkuliahan dan pelayanan kepada mahasiswa dan dosen, sehingga dibutuhkan tenaga kerja yang lebih banyak. Pada Tabel 4 juga dapat dijelaskan bahwa semua jabatan pekerjaan telah sesuai dengan tingkat pendidikan terakhir dari masing-masing tenaga kependidikan.
Karakteristik tenaga kependidikan berdasarkan pendidikan terakhir dengan masa kerja dipaparkan pada Tabel 5 di bawah ini.
Tabel 5 Hasil Tabulasi Antara Pendidikan Terakhir dengan Masa Kerja Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB
Pendidikan Terakhir
Berdasarkan Tabel 5, karakteristik tenaga kependidikan berdasarkan masa kerja paling banyak berada pada rentang 5-10 tahun dengan pendidikan terakhir SMA dan D3. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar tenaga kependidikan memiliki masa kerja yang cukup lama. Beberapa faktor dapat menjadi penyebab lamanya masa kerja sebagian besar tenaga kependidikan, seperti : lingkungan kerja yang nyaman, pilihan hidup, loyalitas terhadap institusi, tanggung jawab sesuai dengan status kepegawaian PNS, atau keinginan untuk memperoleh status kepegawaian PNS.
Identifikasi Jenis Pelatihan yang Pernah Diikuti Oleh Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB
Audit SDM tahun 2012 memaparkan pelatihan-pelatihan yang pernah diikuti oleh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB. Pelatihan-pelatihan yang pernah diikuti oleh tenaga kependidikan tersebut dipaparkan pada Tabel 6 di bawah ini.
Tabel 6 Identifikasi Jenis Pelatihan yang Pernah Diikuti Oleh Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB Berdasarkan Audit SDM Tahun 2012
No. Jabatan Hard Skill Pelatihan yang Pernah Diikuti Soft Skill
1. Kepala Tata Usaha (KTU) Komputer (hardware dan
software)
Manajemen dan kepemimpinan
2. Pemegang Usaha Sediaan (PUS) Keuangan, Perpajakan Manajemen dan kepemimpinan 3. Wakil Koordinator Administrasi Keuangan Supervisi
4. Staf Administrasi Akademik 1 Komputer (hardware dan
software), Kearsipan
5. Staf Administrasi Akademik 2 Surat menyurat
Service Excellent,
Team Work, motivasi
11 Lanjutan Tabel 6 Identifikasi Jenis Pelatihan yang Pernah Diikuti Oleh Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB Berdasarkan Audit SDM Tahun 2012
7. Staf Administrasi Akademik 4
Manajemen pendidikan tinggi, Kearsipan, Inventaris
Manajemen dan kepemimpinan
8. Staf Administrasi Akademik 5 Komputer (hardware dan
software)
9. Staf Administrasi Keuangan 1 Keuangan, Perpajakan 10. Staf Administrasi Keuangan 2 Kearsipan, Surat
menyurat
Bahasa Inggris,
Service Excellent
11. Staf Administrasi Keuangan 3 Komputer (hardware dan
software), Kearsipan 12. Staf Administrasi Kesekretariatan
1
Komputer (hardware dan
software), Kearsipan, Keuangan
Service Excellent
13. Staf Administrasi Kesekretariatan 2
Service Excellent
14. Staf Administrasi Kepegawaian Bahasa Inggris,
Service Excellent
15. Staf IT 1 Komputer (hardware dan
software)
16. Staf IT 2 Manajemen pendidikan tinggi
17. Staf Umum dan
Perlengkapan/Peralatan 1
Komputer (hardware dan
software) 18. Staf Umum dan
Perlengkapan/Peralatan 2
Komputer (hardware dan
software)
Berdasarkan Tabel 6 di atas, masih banyak tenaga kependidikan yang belum pernah mengikuti pelatihan. Hal tersebut dapat disebabkan oleh beberapa kendala, misalnya kendala biaya atau belum tumbuhnya kesadaran dari dalam diri masing-masing tenaga kependidikan akan pentingnya pelatihan.
Rumusan Kompetensi Inti dan Generik Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB
12
kompetensi yang harus dimiliki oleh seluruh pegawainya. Standar kompetensi tersebut dapat dilihat pada Lampiran 1. Kamus kompetensi berdasarkan standar kompetensi IPB tersebut terdiri dari kompetensi inti dan kompetensi generik. Adapun penilaian level kompetensi yang dibutuhkan oleh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB ditentukan oleh Sekretaris Departemen Manajemen FEM IPB selaku narasumber yang dianggap sebagai pakar atau ahli.
Kompetensi inti berdasarkan standar kompetensi IPB terdiri dari : (1) Berwawasan pertanian tropika, yaitu mengenali pertanian tropika sebagai suatu kawasan pertanian di khatulistiwa yang memiliki dua musim; (2) Manajemen pendidikan tinggi, yaitu mengelola sumberdaya dan komponen penddikan; (3) Berorientasi pada mutu pelayanan internasional, yaitu berkeinginan untuk melayani dan memenuhi kebutuhan pengguna jasa IPB sesuai dengan standar mutu internasional guna meningkatkan kepuasan; (4) Inovasi, yaitu menghasilkan gagasan dan solusi yang inovatif dalam menyelesaikan permasalahan internal dan eksternal; (5) Berorientasi pada pemberdayaan masyarakat, yaitu berkeinginan untuk melakukan proses perbaikan kepada siapapun, baik internal maupun eksternal; (6) Berorientasi pada penelitian, yaitu berkeinginan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam rangka peningkatan civitas akademika; dan (7) Memimpin melalui visi dan misi, yaitu menjaga visi dan nilai-nilai IPB agar tetap menjadi panutan dalam tindakan dan pengambilan keputusan bagi orang lain di sekelilingnya. Adapun penentuan level kompetensi inti yang dibutuhkan oleh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB dipaparkan pada tabel 7 di bawah ini.
Tabel 7 Rumusan Kompetensi Inti Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB
BPT = Berwawasan Pertanian Tropika MPT = Manajemen Pendidikan Tinggi
BMPI = Berorientasi pada Mutu Pelayanan Internasional Inov = Inovasi
BPM = Berorientasi pada Pemberdayaan Masyarakat BPen = Berorientasi pada Penelitian
MMVN = Memimpin Melalui Visi dan Nilai
13 dan memastikan adanya kejelasan tugas bagi anggota kelompok; (2) Kerjasama, yaitu membangun tim efektif yang berkomitmen pada tujuan organisasi, mendorong kolaborasi antara anggota tim, dan menggunakan tim untuk menghadapi isu yang relevan; (3) Kemampuan memonitor dan mengevaluasi, yaitu menetapkan prosedur dan metode untuk mengumpulkan dan mengevaluasi informasi yang dibutuhkan untuk mengelola pekerjaan secara efektif; (4) Berpikir analitis, yaitu mengumpulkan informasi yang relevan secara sistematis, mempertimbangkan topik-topik dan faktor-faktor secara luas, merangkum kompleksitas dan memahami hubungan antara masalah; (5) Membangun jaringan, yaitu berhubungan dengan orang lain dengan terbuka, bersahabat, dan menerima, serta mampu mendengarkan dan memahami pandangan, perasaan, dan masalah orang lain; (6) Berorientasi kepada pelanggan, yaitu menjadikan pelanggan dan kebutuhan-kebutuhannya sebagai fokus utama dari tindakan seseorang; (7)
Networking, yaitu mengidentifikasi dan mengembangkan hubungan, menggunakan jejaring informal untuk menyelesaikan pekerjaan, membangun jejaring eksternal yang kuat dengan orang-orang dalam industri atau profesi; (8) Memecahkan masalah dan mengambil keputusan, yaitu mengambil keputusan dan tindakan yang efektif untuk mengatasi masalah atau memanfaatkan peluang berdasarakan hasil analisis; dan (9) Merencanakan dan mengorganisasikan, yaitu menetapkan serangkaian tindakan bagi diri sendiri dan orang-orang lain untuk memastikan bahwa pekerjaan diselesaikan secara efektif dan efisien. Adapun penentuan level kompetensi generik yang dibutuhkan oleh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB dipaparkan pada tabel 8 di bawah ini.
Tabel 8 Rumusan Kompetensi Generik Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB
KMM = Kemampuan Memonitor dan Mengevaluasi BA = Berpikir Analitis
MJ = Membangun Jaringan
BKP = Berorientasi Kepada Pelanggan Net = Networking
14
Secara keseluruhan, kompetensi yang harus dimiliki oleh Kepala Tata Usaha (KTU), Wakil Koordinator Administrasi (WKA), dan Pemegang Usaha Sediaan (PUS) lebih banyak dan terperinci dibandingkan dengan jabatan tenaga kependidikan lainnya. Hal ini disebabkan karena KTU, WKA, dan PUS merupakan tiga jabatan tertinggi sebagai tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB, sehingga harus dapat memberikan kontribusi yang lebih besar pula untuk departemen.
Analisis Kebutuhan Pelatihan Berdasarkan Metode TNA-T
Metode yang umum digunakan untuk menganalisis kebutuhan pelatihan adalah Training Need Assessment Tool (TNA-T). Metode ini membandingkan hasil Kemampuan Kerja Pribadi (KKP) atau kondisi aktual dengan Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ) atau kondisi yang diharapkan dari tenaga kependidikan yang diamati. Pelatihan akan dilakukan apabila terdapat kesenjangan antara kondisi aktual dengan kondisi yang diharapkan. Dalam hal ini, pelatihan akan dilakukan apabila skor rataan KKJ-KKP ≥ 1.
Suatu diagram kemudian disajikan guna menganalisis peringkat pelatihan yang dibutuhkan berdasarkan hasil kesenjangan skor rataan antara KKP dengan KKJ. Diagram peringkat kebutuhan pelatihan tersebut terdiri atas 4 area, yaitu (1) Area A merupakan area sangat butuh pelatihan, (2) Area B merupakan area butuh pelatihan, (3) Area C merupakan area tidak butuh pelatihan, dan (4) Area D merupakan area sangat tidak butuh pelatihan.
Tabel 9 di bawah ini memaparkan hasil rekapitulasi kesenjangan antara skor rataan KKP dengan KKJ.
Tabel 9 Rekapitulasi Kesenjangan Skor Rataan KKP dengan KKJ
Kode Keterangan
SC1 Memahami kelebihan
pribadi 6.423 9 2.577 B
SC6 Disiplin dalam
15 Lanjutan Tabel 9 Rekapitulasi Kesenjangan Skor Rataan KKP dengan KKJ
16
Lanjutan Tabel 9 Rekapitulasi Kesenjangan Skor Rataan KKP dengan KKJ
M3 daya ingat yang baik dalam menyelesaikan
Hafal di luar kepala visi dan misi
17 Komponen kompetensi yang memiliki kesenjangan skor rataan KKP dengan KKJ paling besar adalah K2 (3.269), yaitu memahami visi dan misi Departemen Manajemen FEM IPB dengan peringkat kebutuhan pada daerah B (butuh pelatihan). Hal ini menunjukkan bahwa tenaga kependidikan masih belum memiliki kesadaran penuh terhadap pentingnya memahami visi dan misi Departemen Manajemen FEM IPB. Sedangkan komponen kompetensi yang memiliki kesenjangan skor rataan KKP dengan KKJ paling kecil adalah T1 (-1.385), yaitu mampu menghadapi tekanan-tekanan pekerjaan yang mungkin timbul sehari-hari dengan tenang dengan peringkat kebutuhan pelatihan pada daerah D (sangat tidak butuh pelatihan). Hal ini menunjukkan bahwa tenaga kependidikan dinilai telah mampu menghadapi tekanan-tekanan pekerjaan yang mungkin timbul sehari-hari di Departemen Manajemen FEM IPB dengan tenang.
Diagram peringkat kebutuhan pelatihan dibentuk guna melihat hasil analisis kesenjangan antara skor rataan KKP dengan KKJ. Diagram peringkat kebutuhan pelatihan dapat dilihat pada Gambar 4 di bawah ini.
Gambar 4 Diagram Hasil Peringkat Kebutuhan Pelatihan
18
Implikasi Manajerial
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, implikasi manajerial dalam penelitian ini dipaparkan pada Gambar 5 di bawah ini.
Keterangan :
--- = ruang lingkup penelitian
Gambar 5 Bagan Implikasi Manajerial
Berdasarkan Gambar 5, implikasi manajerial dalam penelitian ini terdiri dari 4 aspek, yaitu : input, process, output, dan outcome.
1. Input merupakan obyek yang diamati dalam penelitian. Input dalam penelitian ini adalah tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB. Karakteristik tenaga kependidikan yang diamati meliputi usia, jenis kelamin, pendidikan terakhir, jabatan, dan masa kerja.
2. Process yang digunakan untuk mengolah input adalah audit SDM yang terdiri dari compliance, kepuasan kerja, corporate, dan fungsional. Pada
Pelatihan tepat guna bagi setiap tenaga kependidikan di Departemen Manajemen
FEM IPB dalam tujuan meningkatkan kualitas kerja
Outcome
Rekomendasi program pelatihan dan sertifikasi pelatihan yang dibutuhkan oleh tenaga
kependidikan
Kompetensi inti dan generik tenaga kependidikan
Output
Evaluasi Pelatihan
Process
Corporate
Compliance Fungsional Kepuasan Kerja
Audit SDM Tenaga Kependidikan
Input
19 aspek fungsional, Departemen Manajemen FEM IPB mempertimbangkan aspek pelatihan pada tenaga kependidikan.
3. Output merupakan hasil dari pengolahan input. Berdasarkan analisis kebutuhan pelatihan, diperoleh hasil berupa rekomendasi program pelatihan dan sertifikasi pelatihan yang dibutuhkan oleh tenaga kependidikan.
4. Outcome merupakan pencapaian akhir dari output yang diperoleh. Pencapaian yang diharapkan adalah pelatihan tepat guna yang berdampak pada peningkatan kinerja tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB.
Selanjutnya, outcome dari hasil metode TNA-T yang telah dilakukan adalah berupa rekomendasi model pelatihan tepat guna dan sertifikasi pelatihan untuk tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB yang dipaparkan pada Tabel 10 di bawah ini.
Tabel 10 Model Pelatihan yang Direkomendasikan untuk Tenaga Kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB
Jabatan Pelatihan yang
Direkomendasikan
Sertifikasi Pelatihan yang
Direkomendasikan
Kepala Tata Usaha (KTU)
Team Work, administrasi,
kepemimpinan, Service Excellent, Supervising
Organizational Development
Certification dan The Chief Learning Officer
Supervising, Team Building,
Service Excellent, Team Work
The Chief Learning Officer Certification
Staf Administrasi Akademik Konsep diri, Service Excellent
Microsoft Office
Specialist Certification :
Word 2007, Excel
2007, PowerPoint 2007
Staf Administrasi Keuangan Konsep diri, aplikasi keuangan, perpajakan, Team Building
Certified Financial Planner
Staf Administrasi Kesekretariatan
Team Building, komputer dasar,
Service Excellent -
Staf Administrasi Kepegawaian
Team Building, komputer dasar,
Service Excellent
Training of Trainer Certification
Staf IT Konsep diri, sistem informasi
International Cisco Certified Network Associate
Staf Umum dan
Perlengkapan/Peralatan
Team Building, komputer dasar,
inventaris
-Caraka
Team Building, komputer dasar,
inventaris, House Keeping,
Troubleshooting
-
Supir Team Building dan komputer
dasar Driving License (SIM)
20
Manajemen FEM IPB adalah pelatihan Team Building, Service Excellent, dan komputer dasar. Pelatihan Team Building bertujuan untuk meningkatkan kerja sama antar tenaga kependidikan sehingga lebih siap dalam mengembangkan Departemen Manajemen FEM IPB. Pelatihan Service Excellent bertujuan untuk meningkatkan kemampuan tenaga kependidikan di bidang pelayanan sehingga dapat memberikan pelayanan secara maksimal kepada setiap pihak, baik mahasiswa, dosen, maupun institusi. Pelatihan komputer dasar bertujuan untuk meningkatkan kemampuan tenaga kependidikan di bidang teknologi informasi yang mendukung penyelesaian tugas pokok.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Kesimpulan dari hasil penelitian ini yaitu :
1. Berdasarkan analisis deskriptif, tenaga kependidikan dominan berada pada rentang usia produktif (31-40 tahun) menunjukkan adanya kemampuan untuk bekerja dan menghasilkan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Tenaga kependidikan dominan berjenis kelamin laki-laki menunjukkan kemampuan fisik yang baik untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan berat. Tenaga kependidikan dominan memiliki tingkat pendidikan terakhir S1 menunjukkan tingginya potensi yang dimiliki namun harus selalu dikembangkan. Tenaga kependidikan dominan memiliki masa kerja lebih dari 5 tahun dapat disebabkan oleh beberapa faktor, seperti : lingkungan kerja yang nyaman, pilihan hidup, loyalitas terhadap institusi tanggung jawab sesuai dengan status kepegawaian PNS, atau keinginan untuk memperoleh status kepegawaian PNS.
2. Berdasarkan identifikasi jenis pelatihan yang pernah diikuti oleh tenaga kependidikan di Departemen Manajemen FEM IPB, masih banyak tenaga kependidikan yang belum pernah mengikuti pelatihan. Hal tersebut dapat disebabkan oleh beberapa faktor, seperti kendala biaya atau belum tumbuhnya kesadaran dari dalam diri masing-masing tenaga kependidikan akan pentingnya pelatihan.
3. Berdasarkan metode TNA-T, komponen kompetensi yang memiliki kesenjangan skor rataan KKP dengan KKJ terbesar adalah komponen kompetensi K2, yaitu memahami visi dan misi Departemen Manajemen FEM IPB sementara komponen kompetensi yang memiliki kesenjangan skor rataan KKP dengan KKJ terkecil adalah komponen kompetensi T1, yaitu mampu menghadapi tekanan-tekanan pekerjaan yang mungkin timbul sehari-hari dengan tenang.
4. Program pelatihan yang direkomendasikan untuk tenaga kependidikan secara menyeluruh antara lain : Team Building, Service Excellent, komputer dasar, konsep diri, aplikasi keuangan, perpajakan, inventaris, administrasi, kepemimpinan, Supervising, sistem informasi, Team Work,
21
Saran
Berdasarkan hasil penelitian, saran yang dapat diberikan antara lain :
1. Departemen Manajemen FEM IPB sebaiknya merancang dan menyelenggarakan program pelatihan yang dapat meningkatkan kompetensi tenaga kependidikan secara keseluruhan dalam jangka panjang, seperti : Team Building, Service Excellent, dan komputer dasar. 2. Untuk selanjutnya, Departemen Manajemen FEM IPB sebaiknya
mengevaluasi setiap program pelatihan yang dilakukan berdasarkan 7 levels of training evaluation yang terdiri dari : reaksi, pembelajaran, perilaku, hasil, Return On Training Investment (ROTI), keberlanjutan, dan dampak.
3. Pimpinan tenaga kependidikan, khususnya Kepala Tata Usaha (KTU) sangat penting untuk menguasai bidang general tenaga kependidikan dibawahnya seperti : keuangan, surat menyurat, dan pengembangan karir. 4. Departemen Manajemen FEM IPB sebaiknya memperbaiki Business
Process yang dilakukan, sehingga tenaga kependidikan mampu melakukan substitusi suatu tugas pokok ketika tenaga kependidikan lainnya sedang berhalangan hadir.
5. Untuk penelitian berikutnya, Departemen Manajemen FEM IPB sebaiknya melakukan analisis pekerjaan berdasarkan jenis-jenis kompetensi, yaitu : kompetensi manajerial, teknis, dan perilaku untuk berbagai lingkup pekerjaan.
6. Untuk penelitian berikutnya dapat dilakukan pada lingkup Fakultas dengan sampel yang lebih banyak untuk menganalisis pelatihan yang dibutuhkan oleh tenaga kependidikan di Fakultas Ekonomi dan Manajemen guna meningkatkan kinerja Fakultas secara keseluruhan.
DAFTAR PUSTAKA
Arep, Ishak dan Tanjung. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta [ID]: Universitas Trisakti.
Ica, Naima, April, Djamal A. 2013. Training Sertifikasi. [diunduh 2013 April 13]. Tersedia pada: http://training-sertifikasi.com.
Mangkunegara, AP. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Bandung [ID]: PT. Remaja Rosdakarya.
Mangkunegara, AP. 2003. Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Bandung [ID]: PT. Refika Aditama.
Meylisa. 2012. Analisis Kebutuhan Pelatihan (TNA-T) Operator Unit Kerja Reaching dan Shokki, Departemen Weaving PT. Unitex Tbk, Bogor. Skripsi pada Departemen Manajemen. Fakultas Ekonomi dan Manajemen. Institut Pertanian Bogor
22
Nasution, S. 2007. Metode Research : Penelitian Ilmiah – Ed.1, Cet.9. Jakarta [ID]: Bumi Aksara.
Palan, R. 2007. Competency Management. Jakarta [ID]: PPM.
Satriono, Teguh dan Andree. 2007. How to Measure 5 Levels of Training Evaluation. Jakarta [ID]: Intellectual Capital Publishing.
Superadmin. 2011. Departemen Manajemen. [diunduh 2013 Maret 15]. Tersedia pada: http://manajemen.fem.ipb.ac.id/index.php/page/profile/departemen_ manajemen.
23 Lampiran 1 Standar Kompetensi Seluruh Tenaga Kerja di IPB
Kompetensi
Inti Level Indikator Perilaku
Berwawasan Pertanian
Tropika
1. Mengenal pertanian tropika
2. Memberi informasi tentang pertanian tropika secara reaktif 3. Mengkomunikasikan pertanian tropika secara proaktif 4. Menghubungkan bidang keahlian dengan pertanian tropika 5. Mengembangkan IPTEKS tentang pertanian
Manajemen Pendidikan
Tinggi
1. Mengenali manajemen pendidikan tinggi
2. Mengelola sumberdaya dan komponen pendidikan
3. Mengelola sumberdaya dan komponen pendidikan di sub unit kerja 4. Mengelola sumberdaya dan komponen pendidikan di unit kerja 5. Mengelola sumberdaya dan komponen pendidikan di institusi
Berorientasi pada Mutu Pelayanan Internasional
1. Memberikan pelayanan minimal 2. Memberikan pelayanan secara proaktif 3. Memberikan umpan balik yang akurat 4. Menanggapi kebutuhan yang mendasar
5. Memelihara pelayanan dengan standar mutu internasional
Inovasi
1. Mencoba cara baru
2. Mengembangkan ide baru untuk sub unit kerja 3. Mengembangkan ide baru untuk institusi 4. Menciptakan sesuatu yang baru
Berorientasi pada Pemberdayaan
Masyarakat
1. Memberikan harapan positif 2. Memberikan pengarahan
1. Mengenali metode penelitian 2. Merumuskan permasalahan 3. Melakukan penelitian dasar 4. Melakukan penelitian terapan
5. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi
Memimpin Melalui Visi
dan Nilai
1. Mengomunikasikan visi dan nilai
2. Mengerahkan orang lain untuk bertindak sesuai dengan visi dan nilai 3. Menerjemahkan visi dan nilai ke dalam tindakan dan pengambilan
keputusan
4. Menjadi panutan dalam visi dan nilai 5. Memberi penghargaan dalam visi dan nilai
Kompetensi
Generik Level Indikator Perilaku
Kepemimpinan
1. Memenuhi kebutuhan kelompok 2. Memberi dukungan sumberdaya 3. Meningkatkan kinerja kelompok
Kerja Sama
1. Memberikan kontribusi
2. Mengintegrasikan ide-ide kelompok 3. Membangkitkan semangat
4. Memperkuat kerja sama Kemampuan
Memonitor dan
1. Melakukan kontrol rutin/harian
24
Mengevaluasi 3. Mengantisipasi permasalahan
4. Memantau kemajuan kerja unit lain yang terkait dengan proses kerjanya
Berpikir Analitis
1. Menguraikan masalah 2. Melihat hubungan 3. Analisis konseptual
Membangun Jaringan
1. Memahami orang lain
2. Menghargai dan membangun kepercayaan 3. Membina hubungan
Berorientasi Kepada Pelanggan
1. Reaktif 2. Proaktif
3. Mengambil tanggung jawab solusi
Networking
1. Membantu unit kerja lain 2. Kemitraan dengan unit kerja lain 3. Mencari peluang kemitraan Memecahkan
Masalah dan Mengambil
Keputusan
1. Berdasarkan pengalaman empiris 2. Berdasarkan data factual
3. Mengembangkan alternatif solusi
Merencanakan dan Mengorganisasikan
25 Lampiran 2 Kuesioner Kemampuan Kerja Pribadi (KKP)
PERANCANGAN TRAINING NEED ANALYSIS DAN
EVALUASI PELATIHAN TENAGA KEPENDIDIKAN DI DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Tenaga Kependidikan Departemen Manajemen FEM IPB di tempat Dengan hormat,
Dalam rangka pengumpulan data primer sebagai bahan penyusunan tugas untuk menganalisis Kemampuan Kerja Pribadi (KKP), penulis berharap agar Bapak/Ibu bersedia untuk menjawab pertanyaan kuesioner di bawah ini,
Nama : Albert
NIM : H24090127
Departemen : Manajemen Nomor Telepon : 08568833557
Kuesioner ini dibuat untuk kepentingan penelitian. Oleh karena itu, penulis sangat berharap agar pertanyaan-pertanyaan yang dijelaskan dapat dijawab secara jujur dan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi Departemen Manajemen FEM IPB.
Atas kesediaannya menjawab pertanyaan kuesioner ini, penulis mengucapkan terima kasih.
I. Identitas Responden
1. Usia : ... tahun 2. Jenis Kelamin :
a. Laki-Laki b. Perempuan 3. Status Pernikahan
a. Menikah b. Belum Menikah 4. Gaji Total/Bulan :
5. Pendidikan Terakhir :
a. SD b. SMP c. SMA
d. Diploma e. S1 f. S2
6. Jabatan di Departemen Manajemen FEM IPB : ... 7. Masa Kerja : ... tahun
8. Atasan Langsung : ... 9. Bawahan Langsung : ...
Petunjuk : untuk dapat menjawab pertanyaan kuesioner ini dengan benar, Anda dimohon untuk memberikan tanda (√) pada salah satu kotak pilihan jawaban yang telah tersedia dengan tepat sesuai pilihan Anda, dengan keterangan sebagai berikut :
1 = mutlak rendah 2 = sangat rendah 3 = rendah
4 = agak cukup 5 = cukup 6 = lebih dari cukup
26
Bagian 1. Kuesioner Kemampuan Kerja Pribadi (KKP) Palan (2007)
No
. Komponen Kompetensi
Jawaban
Rendah Sedang Tinggi 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Pengetahuan (Knowledge)
1. Penghafalan visi dan misi Departemen Manajemen FEM IPB
2. Pemahaman terhadap visi dan misi Departemen Manajemen FEM IPB
3.
Pemahaman terhadap pengetahuan teknis tentang tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
4. Pemahaman terhadap manfaaat setiap tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB 5.
Pemahaman terhadap Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan di Departemen Manajemen FEM IPB
6.
Pemahaman terhadap prioritas tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB berdasarkan tingkat kepentingannya
7.
Pemahaman terhadap cara menggunakan peralatan yang mendukung tugas pokok saya di Departemen Manajemen FEM IPB
Keterampilan (Skill)
1.
Kemampuan menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB tepat waktu
2.
Kemampuan menggunakan peralatan yang mendukung tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
3. Perencanaan target kerja di Departemen Manajemen FEM IPB secara berkala
4.
Keahlian yang mendukung tugas pokok dalam bekerja di Departemen Manajemen FEM IPB
Konsep Diri (Self Concept)
1.
Pemahaman terhadap kelebihan diri dalam menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
2.
Pemahaman terhadap kekurangan diri dalam menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
3.
Tanggung jawab atas setiap tugas pokok yang dikerjakan di Departemen Manajemen FEM IPB
27 setiap tugas pokok di Departemen
Manajemen FEM IPB
5. Ketekunan dalam bekerja di Departemen Manajemen FEM IPB
6. Kedisiplinan dalam bekerja di Departemen Manajemen FEM IPB
Motif (Motive)
1.
Kemampuan memotivasi diri sendiri untuk mencapai target kerja di Departemen Manajemen FEM IPB
2.
Kemampuan bekerja sama dengan orang lain dalam bekerja di Departemen Manajemen FEM IPB
3.
Pemberian dedikasi yang terbaik dalam menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
Karakteristik Fisik dan Watak (Trait)
1.
Kemampuan menghadapi tekanan-tekanan pekerjaan yang mungkin timbul sehari-hari dengan tenang
2. Kemampuan inisiatif dalam bekerja di Departemen Manajemen FEM IPB
3.
Kemampuan bergerak cepat dalam menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
4.
Kemampuan daya ingat dalam menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
5.
Kemampuan menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB dengan sangat baik
Bagian 2. Pertanyaan Terbuka
1. Pelatihan apa yang pernah diikuti selama 5 (lima) tahun terakhir?
a. _______________________________________________ tahun _______ b. _______________________________________________ tahun _______ c. _______________________________________________ tahun _______ d. _______________________________________________ tahun _______ e. _______________________________________________ tahun _______ 2. Pelatihan apa yang sangat penting untuk diselenggarakan sesuai dengan
28
Lampiran 3 Kuesioner Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ)
PERANCANGAN TRAINING NEED ANALYSIS DAN
EVALUASI PELATIHAN TENAGA KEPENDIDIKAN DI DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Kepada Yth.
Ibu Sekretaris Departemen Manajemen FEM IPB di tempat Dengan hormat,
Dalam rangka pengumpulan data primer sebagai bahan penyusunan tugas untuk menganalisis Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ), penulis berharap agar Ibu bersedia untuk menjawab pertanyaan kuesioner di bawah ini,
Nama : Albert
NIM : H24090127
Departemen : Manajemen Nomor Telepon : 08568833557
Kuesioner ini dibuat untuk kepentingan penelitian. Oleh karena itu, penulis sangat berharap agar pertanyaan-pertanyaan yang dijelaskan dapat dijawab secara jujur dan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi Departemen Manajemen FEM IPB.
Atas kesediaannya menjawab pertanyaan kuesioner ini, penulis mengucapkan terima kasih.
I. Identitas Responden
1. Usia : ... tahun 2. Jenis Kelamin :
a. Laki-Laki b. Perempuan 3. Pendidikan Terakhir :
a. SD b. SMP c. SMA
d. Diploma e. S1 f. S2
4. Jabatan di Departemen Manajemen FEM IPB : ... 5. Masa Kerja : ... tahun
6. Atasan Langsung : ... 7. Bawahan Langsung : ...
Petunjuk : untuk dapat menjawab pertanyaan kuesioner ini dengan benar, Anda dimohon untuk memberikan tanda (√) dari masing-masing kompetensi di bawah ini berdasarkan peringkat kepentingannya, dengan keterangan sebagai berikut :
29
Bagian 1. Kuesioner Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ) Palan (2007)
No
. Komponen Kompetensi
Jawaban
Rendah Sedang Tinggi 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Pengetahuan (Knowledge)
1. Penghafalan visi dan misi Departemen Manajemen FEM IPB
2. Pemahaman terhadap visi dan misi Departemen Manajemen FEM IPB
3.
Pemahaman terhadap pengetahuan teknis tentang tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
4. Pemahaman terhadap manfaaat setiap tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB 5.
Pemahaman terhadap Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan di Departemen Manajemen FEM IPB
6.
Pemahaman terhadap prioritas tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB berdasarkan tingkat kepentingannya
7.
Pemahaman terhadap cara menggunakan peralatan yang mendukung tugas pokok saya di Departemen Manajemen FEM IPB
Keterampilan (Skill)
1.
Kemampuan menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB tepat waktu
2.
Kemampuan menggunakan peralatan yang mendukung tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
3. Perencanaan target kerja di Departemen Manajemen FEM IPB secara berkala
4.
Keahlian yang mendukung tugas pokok dalam bekerja di Departemen Manajemen FEM IPB
Konsep Diri (Self Concept)
1.
Pemahaman terhadap kelebihan diri dalam menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
2.
Pemahaman terhadap kekurangan diri dalam menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
3.
Tanggung jawab atas setiap tugas pokok yang dikerjakan di Departemen Manajemen FEM IPB
30
setiap tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
5. Ketekunan dalam bekerja di Departemen Manajemen FEM IPB
6. Kedisiplinan dalam bekerja di Departemen Manajemen FEM IPB
Motif (Motive)
1.
Kemampuan memotivasi diri sendiri untuk mencapai target kerja di Departemen Manajemen FEM IPB
2.
Kemampuan bekerja sama dengan orang lain dalam bekerja di Departemen Manajemen FEM IPB
3.
Pemberian dedikasi yang terbaik dalam menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
Karakteristik Fisik dan Watak (Trait)
1.
Kemampuan menghadapi tekanan-tekanan pekerjaan yang mungkin timbul sehari-hari dengan tenang
2. Kemampuan inisiatif dalam bekerja di Departemen Manajemen FEM IPB
3.
Kemampuan bergerak cepat dalam menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
4.
Kemampuan daya ingat dalam menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB
5.
Kemampuan menyelesaikan tugas pokok di Departemen Manajemen FEM IPB dengan sangat baik
Bagian 2. Pertanyaan Terbuka
1. Menurut Narasumber, pelatihan yang paling baik untuk diterapkan pada jenis pekerjaan berikut ini :
a. Kepala Tata Usaha : _______________________ b. Wakil Koordinator Administrasi : _______________________ c. Pemegang Usaha Sediaan : _______________________ d. Staf Administrasi Akademik : _______________________ e. Staf Administrasi Keuangan : _______________________
f. Staf IT : _______________________
g. Staf Umum dan Perlengkapan/Peralatan : _______________________ h. Staf Administrasi Kesekretariatan : _______________________ i. Staf Administrasi Kepegawaian : _______________________
j. Caraka : _______________________
k. Supir : _______________________
31 Lampiran 4 Tabel Perhitungan Kemampuan Kerja Pribadi (KKP)
Kompetensi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Total Rata-rata
Lampiran 5 Tabel Perhitungan Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ)
32
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Bogor pada tanggal 16 April 1991 dari ayah Fidarmono dan ibu Lina Gunawan. Penulis adalah putra pertama dari tiga bersaudara. Tahun 2009 penulis lulus dari SMA Budi Mulia Bogor. Pada tahun yang sama penulis lulus seleksi masuk Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Seleksi Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN) dan diterima di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen.
Selama mengikuti perkuliahan penulis turut aktif dalam beberapa kepanitiaan, antara lain Masa Perkenalan Departemen (MPD) Manajemen 47 IPB, Unilever Goes to Campus (UGTC) I, Com@ Marketing Competition (COMIC) 2012, dan StockDay 2012.
