TA : Optimalisasi Persediaan Menggunakan Metode Material Requirement Planning Pada Nix Catering.

(1)

TUGAS AKHIR

Nama

: Laurentius Tri Yudha Prabowo

NIM

: 03.41010.0342

Program

: S1 ( Strata Satu )

Jurusan

: Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

(2)

secara kacau, persediaan menumpuk, suku cadang/persediaan dipercepat/diperbanyak agar pesanan keluar tepat pada waktunya, salah satunya terdapat permasalahan pada Nix Catering. Nix Catering adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri makanan yang menyediakan sajian makanan untuk karyawan. Dari pengamatan selama ini penanganan informasi dibidang perencanaan kebutuhan bahan baku, dan perencanaan produksi masih dilakukan secara manual, sehingga terjadi keterlambatan untuk melakukan proses produksi karena kurangnya persediaan bahan baku yang seharusnya tersedia. Juga sering kali terjadi penumpukan sisa bahan baku yang tidak terpakai, dan diantaranya ada bahan baku yang tidak tahan lama.

Untuk mengatasi permasalahan sistem inventory tersebut maka dibuat Sistem Informasi Manajemen Inventory yang khusus dipergunakan pada sebuah perusahaan jasa boga seperti Nix Catering dengan menggunakan metode MRP.

MRP (Material Requirements Planning) adalah prosedur logis, aturan keputusan dan teknik pencatatan terkomputerisasi yang dirancang untuk menterjemahkan MPS (Master Production Schedule) atau Jadwal Induk Produksi menjadi Net Requirement (kebutuhan bersih) untuk semua item.

Hasil uji coba menghasilkan sistem informasi persediaan bahan baku makanan yang dapat menunjukkan total permintaan bahan baku, menghitung nilai minimal toal biaya inventori, serta dapat membuat daftar komponen, komposisi dan jumlah dari setiap bagian yang diperlukan untuk membuat satu menu masakan.

(3)

iv

Halaman

ABSTRAK

………...

i

KATA PENGANTAR ……….

ii

DAFTAR ISI ………

iv

DAFTAR GAMBAR ………...

viii

DAFTAR TABEL ………

x

BAB I

PENDAHULUAN………

1

1.1 Latar Belakang Masalah ………....

1

1.2 Perumusan Masalah ………...

2

1.3 Pembatasan Masalah ………...

3

1.4 Tujuan ………...

4

1.5 Sistematika Penulisan ………

4

BAB II

LANDASAN TEORI ………

6

2.1 Sistem Informasi ………..

6

2.2 Pengertian Sistem Informasi Manufaktur……… 7

2.3 Inventory ………..

15

2.4 Material Requirement Planning (MRP)………

16

2.5 Logika Perencanaan Kebutuhan Material……….

19

(4)

v

2.9 Periodic Order Quantity (POQ)……….

22

2.10 Economic Order Quantity (EOQ)……….. 24

2.11 Algoritma Silver Meal……… 25

BAB III

PERANCANGAN SISTEM………

27

3.1 Analisis Sistem ……… 27

3.2 Perancangan Sistem ……… 29

3.2.1 System Flow Penjualan ……… 29

3.2.2 System Flow Pembelian Bahan Baku……… 30

3.2.3 System Flow Material Requirement Planning…………

31

3.2.4 Diagram Sistem Material Requirement Planning…….. 32

3.2.5 Context Diagram………..

33

3.2.6 Diagram Berjenjang ………

35

3.2.7 Data Flow Diagram (DFD)………

36

3.2.8 Entity Relationship Diagram (ERD) ……….

40

3.2.9 Struktur Database ……….

43

3.2.10 Rancangan Input Output………..

47

3.3 Prosedur Pengembangan ………..

54

BAB IV

IMPLEMENTASI DAN EVALUASI …...

57

(5)

vi

BAB V

PENUTUP ………

75

5.1 Kesimpulan ………..

75

5.2 Saran ………

76

(6)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah.

Banyak operasi manufaktur terutama pada tingkat kecil dan menengah

dimanajemeni secara kacau, persediaan menumpuk, suku cadang/persediaan

dipercepat/diperbanyak agar pesanan keluar tepat pada waktunya. Untuk

memperbaiki situasi ini diperlukan sistem perencanaan dan pengendalian

terkomputerisasi yang disebut perencanaan kebutuhan bahan (materials

requirement planning atau MRP)

Menurut Abdul (2002, 78) MRP tergantung pada 2 hal yaitu persediaan

permintaan-bebas (independent inventory) dan persediaan permintaan tak bebas

(depended inventory). Independent inventory adalah inventory yang tunduk pada

kondisi pasar. Contoh dari independent inventory adalah barang jadi dan suku

cadang didalam perusahaan manufaktur digunakan untuk memenuhi permintaan

pelanggan akhir. Inventory ini harus dimanajemeni oleh metode titik pesanan

(order-point method). Sebaliknya, inventory permintaan tak bebas (depended

inventory) tidak tunduk pada kondisi pasar. Inventory ini bergantung pada

permintaan akan suku cadang dan komponen tingkat yang lebih tinggi hingga

termasuk dalam jadwal produksi induk. Contoh dari depended inventory adalah

bahan mentah dan inventory barang dalam proses yang digunakan perusahaan

manufaktur untuk mendukung proses manufaktur itu sendiri, inventory ini harus

(7)

2

Nix Catering adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri makanan

yang menyediakan sajian makanan untuk karyawan di perusahaan-perusahaan

lain, dari pengamatan selama ini penanganan informasi dibidang perencanaan

kebutuhan bahan baku, dan perencanaan produksi masih dilakukan secara manual,

sehingga terkadang terjadi keterlambatan untuk melakukan proses produksi

karena kurangnya persediaan bahan baku yang seharusnya tersedia. Selain itu juga

sering kali terjadi penumpukan sisa bahan baku yang tidak terpakai, dan

diantaranya ada bahan baku yang tidak tahan lama.

Untuk hal-hal tersebut diatas maka dibutuhkan suatu sistem informasi

yang dapat membantu mengurangi resiko kekurangan atau kelebihan bahan baku

sehingga dapat memperlancar proses produksi, dan mengurangi biaya

penyimpanan.

1.2Perumusan Masalah.

Perumusan masalah pada sistem ini antara lain:

1. Bagaimana membuat sistem yang dapat menggabungkan proses

bagian-bagian didalam Nix Catering, sehingga menjadi satu sistem

yang utuh.

2. Bagaimana menentukan aturan yang dapat digunakan oleh pihak

manajemen dalam rangka meminimalkan biaya inventory tetapi tetap

bisa memenuhi permintaan konsumen.

3. Bagaimana membuat sistem yang dapat mendukung proses kegiatan

produksi di Nix Catering dengan menerapkan Material Requirements

(8)

3

1.3Pembatasan Masalah.

Batasan masalah pada pembuatan sistem ini antara lain:

1. Kalkulasi MRP selain menghasilkan jumlah material yang dibutuhkan

juga menghasilkan informasi waktu kapan material tersebut harus

diorder ke supplier.

2. Aplikasi yang dibuat tidak sampai pada proses pengiriman.

3. Aplikasi hanya dalam ruang lingkup pemesanan dan pengambilan

4. Setiap akhir bulan perusahaan mengeluarkan daftar menu untuk bulan

berikutnya.

5. Perusahaan menerima daftar pesanan yang digunakan sebagai master

jadwal produksi dalam satu bulan.

6. Asumsi pembelian persediaan selalu tersedia dipasaran, dan tidak

tergantung dengan harga pasar.

7. Aplikasi hanya untuk perhitungan bahan baku untuk proses produksi

di Nix Catering.

8. Metode Lot Sizingyang digunakan adalah Lot For Lot, Perodic Order

Quantity, Economic Order Quantity dan Silver Meal.

9. Waktu yang dibutuhkan untuk produksi dianggap tetap berapapun

jumlah pesanannya yaitu 2 hari sebelum tanggal pengiriman.

(9)

4

1.4Tujuan.

Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Membantu perusahaan dalam manajemen persediaan bahan baku

untuk kelancaran proses produksi.

2. Membantu pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan

yang berhubungan dengan kebutuhan bahan baku dalam proses

produksi.

1.5Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan Tugas

Akhir ini dibedakan dengan pembagian bab – bab dengan rincian sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini dijelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah,

pembatasan masalah dan tujuan tugas akhir ini.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini dijelaskan tentang teori Material Requirement Planning

(MRP), Bill Of Material (BOM), teori-teori Lot Sizing yang digunakan

dalam tugas akhir ini,

BAB III : METODE PENELITIAN DAN PERANCANGAN SISTEM

Dalam bab ini dijelaskan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam

penyelesaian Tugas Akhir mulai dari observasi pendahuluan, identifikasi

masalah dan tujuan, studi pustaka, studi lapangan, pengumpulan data

penentuan kriteria, desain Entity Relationship Diagram (ERD), struktur

(10)

5

implementasi dan evaluasi sampai didapatkan suatu kesimpulan dan

saran.

BAB IV : EVALUASI DAN IMPLEMENTASI

Dalam bab ini dijelaskan tentang evaluasi dari sistem yang dibuat, proses

implementasi dari perangkat lunak yang telah melalui tahap evaluasi.

BAB V : PENUTUP

Dalam bab ini dijelaskan tentang penutup yang berisi kesimpulan setelah

program aplikasi selesai dibuat dan saran untuk proses pengembangan

(11)

6 BAB II

LANDASAN TEORI

Dalam penyusunan tugas akhir ini dibutuhkan beberapa landasan teori

sebagai acuan dalam penyusunannya. Landasan teori yang dibutuhkan antara lain

teori tentang Sistem Informasi, teori Sistem Informasi Manufaktur, teori

inventory, teori logika perencanaan kebutuhan bahan baku, teori pemrosesan rencana kebutuhan bahan baku, teori tentang mengenai metode yang digunakan

dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, yaitu Material Requirements Planning, Lot

Sizing, Lot for Lot, Periodic Order Quantity (POQ), Economic Order Quantity (EOQ), Algoritma Silver Meal, dan juga penjelasan mengenai database, konsep dan arsitektur sistem database serta tool atau alat yang digunakan untuk menyelesaikan tugas akhir ini. Berikut ini penjelasan dari masing-masing teori.

2.1Sistem Informasi

Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang

sama untuk mencapai suatu tujuan (McLeod, 2001;11). Informasi sendiri

merupakan data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti (McLeod,

2001;15).

Dari uraian diatas maka definisi Sistem Informasi adalah sekelompok

elemen yang telah terintegrasi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan

(12)

7

Menurut terjemahan McLeod (2001:11) ada beberapa cara berbeda untuk

mengklasifikasikan sistem, yaitu melalui:

a. Tingkat formalitasnya.

b. Tingkat penerapan otomasi yang diberikan.

c. Hubungan sistem tersebut dalam pembuatan keputusan.

d. Sifat-sifat input dan outputnya. e. Sumber dan tingkat kesesuaiannya.

f. Bobot sistem pada perusahaan.

2.2 Pengertian Sistem Informasi Manufaktur

Menurut McLeod (473,1998) Sistem Informasi Manufaktur termasuk

dalam kerangka kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) secara keseluruhan.

Sistem Informasi Manufaktur lebih menekankan kepada proses produksi yang

terjadi dalam sebuah lantai produksi, mulai dari input bahan mentah hingga output

barang jadi, dengan mempertimbangkan semua proses yang terjadi.

Sistem Informasi Manufaktur juga memerlukan data sebagai sumber untuk

mendukung pihak manajemen perusahaan dalam menentukan keputusan pada

gambar 1

(13)

8 2.2.1 INPUT

Data internal perusahaan merupakan data intern sistem keseluruhan yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Data ini

meliputi sumber daya manusia (SDM), material mesin dan hal lainnya yang

mendukung proses secara keseluruhan seperti transportasi, spesifikasi kualitas

material, frekuensi perawatan dan lain-lain.

Data external perusahaan merupakan data yang berasal dari luar perusahaan yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang

berguna. Contoh data external adalah pemasok (supplier), kebijakan pemerintah tentang UMR, Listrik, dan lain-lain. Data-data ini biasanya

berguna untuk perhitungan cost dalam manufaktur mulai dari awal hingga akhir proses.

Data awal ini dapat diperoleh sejak awal perusahaan berdiri maupun

pada saat proses produksi berlangsung, kemudian data – data yang diperlukan

didokumentasikan kedalam sebuah database. Oleh karena abstraknya dan banyaknya data yang harus di dokumentasikan, maka kita harus bisa

mendefinisikan tujuan akhir dari informasi yang hendak kita buat. Pihak

manajemen puncak (eksekutif) harus memberikan pedoman kepada pihak

manajemen informasi untuk membuat sistem informasi yang dikehendaki.

Setelah itu, pihak manajemen informasi dapat memutuskan untuk

mengumpulkan data yang seperti apa untuk dapat menghasilkan informasi

(14)

9 2.2.2 Proses

Proses pengolahan data menjadi informasi selalu diidentikkan dengan

Database Management Sistem (DBMS). DBMS ini identik dengan manajemen data, dimana data yang ada harus dijamin akurasi, kemutakhiran,

keamanan, dan ketersediaannya bagi pemakai. Kegiatan yang terjadi didalam

manajemen data adalah:

1. Pengumpulan data atau pendokumentasian data

2. Pengujian data, agar tidak terjadi inkonsistensi data

3. Pemeliharaan data, untuk menjamin akurasi dan kemutakhiran data.

4. Keamanan data, untuk menghindari kerusakan serta penyalahgunaan

data.

5. Pengambilan data, bisa dalam bentuk laporan, untuk memudahkan

pengolahan data yang lain.

Seperti halnya data input, pengolahan data menjadi informasi

memerlukan proses khusus dengan menggunakan metode perhitungan yang

sesuai dengan kebutuhan industri yang bersangkutan. Apabila kita belum

mengetahui keinginan informasi dari pihak eksekutif, pengolahan data yang

ada dapat menimbulkan cost yang inefektif dan inefisien.

2.2.3 OUTPUT

Informasi yang dihasilkan dari hasil pengolahan data perlu

diklasifikasikan berdasarkan beberapa subsistem. Dalam hal ini, penulis

(15)

10

dan kualitas, dimana ketiganya ini tidak meninggalkan unsur biaya yang

terjadi didalamnya.

a. Persediaan.

Subsistem persediaan memiliki definisi setiap produk yang ada

dalam perusahaan baik yang disimpan ataupun yang akan dibutuhkan.

Subsistem persediaan memberikan jumlah stock, biaya holding, safety stock, dan lain-lain berdasarkan hasil pengolahan data dari input.

Subsistem persediaan biasanya memiliki proses pembelian

(purchasing) dan penyimpanan (inventory). Proses yang lain dapat dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan, namun kedua proses ini

sudah cukup mewakili keseluruhan proses dalam subistem persediaan.

Dalam proses pembelian pihak manajemen informasi perlu

mendokumentasikan proses pemilihan pemasok hingga kedatangan

material dari pemasok untuk kemudian diproses di dalam bagian produksi.

Menurut Katherine dan Yukie (2003;76), proses pembelian perlu

diperhitungkan dengan mempertimbangkan korelasi antara pembelian dan

penyimpanan. Apabila jumlah penyimpanan kecil, maka frekuensi

pembelian diperkirakan semakin banyak (dengan kuantitas produk yang

sedikit) dan biaya semakin besar. Namun apabila jumlah penyimpanan

besar, maka frekuensi pembelian sedikit (dengan kuantitas produk yang

banyak) dan biaya dapat ditekan tapi biaya penyimpanan juga bertambah

(16)

11

Perbandingan terbalik antara penyimpanan dan pembelian ini perlu

dihitung untuk mencari titik optimal untuk pembelian dan titik optimal

untuk penyimpanan agar tidak terjadi pembengkakan cost.

Proses penyimpanan juga memiliki peran dalam subsistem

persediaan. Penyimpanan yang terlalu banyak (berlebihan) dapat

mengakibatkan biaya (perawatan, kerusakan, dll) sehingga kuantitas

penyimpanan perlu diperkirakan sesuai dengan kapasitas gudang.

b. Produksi

Subsistem produksi perlu didokumentasikan dan perlu dijadikan

sebuah informasi untuk mendukung para eksekutif dalam menentukan

keputusannya. Definisi dari subsistem produksi adalah segala hal yang

bersangkutan dengan proses yang terjadi disetiap stasiun kerja ataupun

departemen. Informasi yang perlu untuk user adalah penjadwalan produksi (scheduling) dan transaksi antar stasiun kerja.

Penjadwalan produksi perlu memperhitungkan data demand dan kapasitas produksi. Data ini biasanya diambil dari pihak marketing yang mengetahui peramalan pasar mendatang. Sehingga produk tidak terlalu

(17)

12

Selain berubungan dengan pihak marketing, penjadwalan produksi berhubungan dengan pihak Human Resource dalam hal jumlah karyawan yang bekerja, kualifikasi karyawan, shift kerja, dll. Meski jumlah karyawan sedikit, apabila kualifikasi baik, maka hasil produksi pun

berkualitas. Oleh karena itu, performance kerja menentukan penjadwalan produksi.

Menurut Sofjan (153,1998) Bill of material (BOM) berhubungan sekali dengan penjadwalan produksi. Hubungan erat antara penjadwalan

dan persediaan dapat direlasikan melalui BOM. Tingkat persediaan akan

mempengaruhi jadwal produksi, sehingga BOM setiap produk perlu

dirinci agar tidak terjadi keterlambatan produksi. Keterlambatan

komponen setiap produk dapat dilihat dari hasil pengolahan data, sehingga

setiap kesalahan dapat diperbaiki untuk periode penjadwalan berikutnya.

Keterkaitan antar stasiun kerja perlu didukung oleh sistem yang

baik. Just in time (JIT) yang di publikasikan oleh jepang, menjadi sistem yang cukup terkenal di perusahaan besar karena adanya proses informasi

yang akan mengurangi keterlambatan pengiriman produk ke stasiun kerja

berikutnya (Sistem Kanban).

Dalam SIM pun perlu didokumentasikan setiap proses transaksi

(arus ambil, terima, retur antar stasiun kerja) yang terjadi untuk menjaga

kemungkinan terjadi kesalahan pengiriman, kerusakan pada waktu

pengiriman dll. Proses transaksi pun perlu mengatur sistem dokumentasi

penyimpanan dan barang jadi yang akan diproses lebih lanjut agar produk

(18)

13 c. Kualitas

Subsistem kualitas memiliki definisi yang sangat kompleks. Semua

hal berhubungan dengan kualitas, baik waktu, biaya, performa kerja,

maupun pemilihan supplier. Banyak hal lain yang bukan definisi mutlak

kualitas namun perlu masuk dalam unsur kualitas seperti proses

perawatan.

Proses yang perlu didokumentasikan dalam subsistem ini adalah

kontrol proses (Process Control), perawatan (Maintenance), dan spesifikasi (Specification) baik produk jadi maupun material. Masih banyak hal lain yang perlu didokumentasikan namun secara keseluruhan,

tiga proses ini dapat mencerminkan kualitas produk yang dihasilkan.

Proses perawatan termasuk dalam bagian kualitas karena gangguan

proses yang tersebar di bagian produksi adalah karena perawatan mesin.

Proses perawatan ini berhubungan dengan umur ekonomis mesin,

sekaligus berhubungan dengan lamanya perawatan yang dilakukan.

Informasi mengenai proses perawatan akan sangat mendukung

penjadwalan produksi, sehingga tidak terlalu banyak preemption (penghentian produksi) dalam setiap stasiun kerja.

Proses produksi yang terjadi disetiap setasiun kerja perlu

didokumentasi agar nantinya dapat menjadi informasi, stasiun kerja mana

yang paling berpengaruh terhadap kualitas produk saat ini. Penentuan ini

dapat dilakukan dengan pencatatan produk cacat yang terjadi disetiap

(19)

14

Kualitas sebuah produk sangat ditentukan oleh keinginan

konsumen. Konsumen memiliki standar kepuasan yang diterjemahkan

kedalam spesifikasi, dan spesifikasi tersebut menjadi tolak ukur kualitas

proses produksi yang sedang berjalan saat ini. Informasi mengenai

spesifikasi produk yang ada saat ini pun dapat menjadi pemikiran strategis

untuk kebijakan perusahaan dimasa mendatang.

d. Biaya

Komponen biaya termasuk dalam semua subsistem yang ada.

Tujuan perusahaan manufaktur secara umum adalah mencapai keuntungan

dari hasil penjualan produknya. Oleh karena itu, sebuah sistem informasi

tidak akan pernah lepas dari unsur biaya yang terjadi didalamnya.

Bagan sistem informasi manufaktur diatas menggambarkan bahwa

biaya merupakan komponen yang melingkupi keseluruhan output

informasi tersebut, dan biaya juga termasuk dalam setiap komponen

subsistem tersebut. Maksudnya, dalam menghasilkan produk untuk setiap

subsistem memerlukan biaya yang besar sekaligus ada biaya yang dapat

direduksi dari hasil informasi yang didapatkan dari sistem yang ada

2.3 Inventory

(20)

15

Tingkat persediaan merupakan keputusan distribusi fisik utama yang

mempengaruhi kepuasan pelanggan. Biaya persediaan meningkat dengan laju

yang semakin meningkat jika tingkat pelayanan pelanggan mendekati 100%.

Manajemen perlu mengetahui berapa peningkatan penjualan dan laba

karena menyimpan persediaan yang lebih besar dan menjanjikan pemenuhan

pemesanan yang lebih cepat dan tepat (Katherine & Yukie, 2003;31). Menurut

Katherine & Yukie dalam keputusan ini perlu diketahui kapan barang dipesan dan

berapa banyak barang yang akan dipesan. Semakin banyak barang yang dipesan,

semakin jarang jarak pemesanan yang dilakukan.

Dalam Sistem Manufaktur, permintaan bahan baku, komponen, sub

komponen atau rakitan, dan sebagainya bergantung pada rencana produksi untuk

produk akhir. Karena itu untuk menentukan berapa banyak komponen atau bagian

yang akan dibutuhkan dalam setiap periode, maka kita harus mengetahui jumlah

produksi akhir.

Pengendalian persediaan yang efektif adalah pengendalian dimana

persediaan dapat memaksimalkan jumlah keuntungan yang didapat perusahaan

(Stroholm & Kaufman, 1985:23), disamping itu juga menjaga jumlah biaya

persediaan seminimal mungkin dengan cara:

1. Memilih produk yang memiliki tingkat penjualan tinggi dan

menghentikan penjualan barang yang tidak laku dipasar.

2. Pembelian barang persediaan dengan jumlah yang tepat

(21)

16

4. Menjaga jumlah investasi persediaan selalu seimbang dalam

pemakaian produksi dan juga penjualan.

Setiap pengendalian inventori dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan

untuk bagian persediaan dengan cara mengaplikasikan keputusan tentang stock

yang harus dan yang tidak harus disediakan ketika permintaan terhadap barang

jatuh ke level bawah atau tidak diminati konsumen, keputusan terhadap berapa jumlah barang yang harus disediakan dan juga kapan kita harus menyediakan

barang tersebut.

2.4. Material Requirement Planning (MRP).

Material Requirement Planning adalah suatu teknik atau prosedur untuk mengelola persediaan dalam suatu operasi manufaktur (Katherine & Yukie,

2003:51). Menurut Katherine dan Yukie (2003:53-54) didalam sistem Material

Requirement Planning terdapat 3 input dan output yang hendak dicapai, yang antara lain:

a. Input yang dibutuhkan oleh sistem MRP

1. Master Production Schedules (Jadwal Induk Produksi)

Jadwal Induk Produksi didasarkan pada peramalan atas kebutuhan

permintaan dependent (permintaan untuk item tersebut tergantung dengan jumlah item lain pada level yang lebih tinggi) dari setiap produk

akhir yang akan dibuat. MPS merupakan proses alokasi untuk membuat

(22)

17

yang dimiliki. Perencanaan atas suatu jadwal induk produksi dilakukan

dalam dua tahap:

a) Menentukan besarnya kapasitas atau kecepatan operasi yang

diinginkan.

b) Menentukan dari jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dan

jumlah mesin, serta shift yang diperlukan untuk penjadwalan.

2. Item master (status persediaan)

Menggambarkan status semua item yang ada dalam persediaan.

Setiap item persediaan harus didefinisikan untuk menjaga kekeliruan

perencanaan. Pencatatan-pentatan itu harus dijaga agar selalu

menggambarkan keadaan yang paling akhir dengan selalu melakukan

pencatatan tentang transaksi-transaksi yang terjadi, seperti penerimaan,

pengeluaran, produk gagal, lead time, persediaan cadangan, dan catatan-catatan penting lainnya dari semua item.

3. Bill Of Material (BOM)

Berisi Informasi tentang hubungan komponen satu dengan yang

lainnya dalam suatu perakitan, juga mengiformasikan kebutuhan tiap

komponen untuk membentuk setiap produk akhir. Informasi ini sangat

penting dalam penentuan kebutuhan kotor dan kebutuhan bersih suatu

produk akhir. Lebih jauh lagi, struktur produk memberikan informasi

(23)

18 4. Lead Time

Yang dimaksud dengan lead time dari suatu item atau komponen dapat dibedakan menjadi dua yaitu:

a) Lead Time Purcashing

Yaitu selang waktu antara barang mulai dipesan dari supplier sampai dengan barang diterima di perusahaan (untuk material yang

harus dipesan dari supplier).

b) Lead Time Manufacturing

Yaitu selang waktu antara barang mulai diproduksi sampai

barang tersebut jadi dan siap digunakan (untuk material yang

diproduksi sendiri)

b. Output yang dihasilkan dari sistem MRP

Output yang dihasilkan dari input-input yang telah diolah dalam

sistem MRP yaitu:

1. Memberikan catatan tentang pesanan penjadwalan yang harus

dilakukan dan direncanakan dengan baik dari pabrik sendiri maupun

dari supplier.

2. Memberikan informasi untuk penjadwalan ulang.

3. Mengetahui jumlah pemesanan yang optimal dan periode pesanan.

4. Menganalisa apakah semua aktivitas produksi berjalan sesuai yang

(24)

19

5. Mengendalikan kinerja dalam proses produksi dengan

memperhitungkan kinerja yang optimum bagi mesin dan operator.

2.5. Logika Perencanaan Kebutuhan Material

Menurut Katherine dan Yukie (2003;61) didalam logika perencanaan

kebutuhan material terdapat 4 proses logika yang harus dijalankan, antara lain:

1. Netting

Proses untuk mencari jumlah kebutuhan bersih dari komponen,

yang didapat dengan mengurangi kebutuhan kotor dengan inventory yang ada dan penerimaan yang terjadi.

2. Lot Sizing

Proses untuk mendapatkan jumlah ukuran lot atau pemesanan

untuk memenuhi net requirement.

3. Offsetting

Proses untuk menetapkan waktu kapan suatu order harus

dilakukan.

4. Explosion

Proses untuk menghitung kebutuhan komponen yang

mempunyai level yang lebih tinggi dan untuk menetapkan rencana

(25)

20 2.6. Pemrosesan Rencana Kebutuhan Material

Menurut Katherine dan Yukie (2003:61-62) didalam rencana pemrosesan

kebutuhan atas material terdapat 2 metode yang digunakan, antara lain:

1. Metode Regenerative

Proses rencana kebutuhan material yang dilakukan setiap periode tertentu.

Rencana Induk Produksi (MPS) yang terakhir, secara keseluruhan di explode, sehingga dihasilkan rencana kebutuhan material yang paling baru. Periode yang

digunakan biasanya adalah mingguan.

2. Metode Net Change

Proses rencana kebutuhan material yang dilakukan secara terus menerus

pada setiap terjadi perubahan. Metode ini akan menjadikan kebutuhan yang selalu

up to date, tetapi dibutuhkan kehandalan yang tinggi. Metode Net Change diperlukan karena jika MPS berubah, maka level-level yang berada dibawahnya

akan ikut berubah.

2.7 Lot Sizing

Penentuan Lot Sizing ini dipengaruhi oleh 4 komponen utama, yaitu

Order Cost (biaya pemesanan ke supplier), Set Up Cost (biaya persiapan produksi), holding cost (biaya simpan),dan carrying cost (biaya angkut/ transportasi). Teknik Lot Sizing ini bertujuan untuk meminimumkan biaya persediaan. Beberapa teknik yang dipakai adalah:

1. Lot For Lot.

(26)

21 3. Economic Order Quantity (EOQ)

4. Algoritma Silver Meal

2.8 Lot For Lot

Lot For Lot merupakan teknik Lot Sizing yang dapat mengasumsikan pesanan yang bisa digunakan untuk jumlah yang sangat besar, dengan cara

memesan dalam jumlah yang tepat atas barang yang benar-benar dibutuhkan

(Fogarty,Blackstone dan Hoffman,1991:346). Teknik ini bagus digunakan untuk

barang-barang yang tidak tahan lama. Bilamana menggunakan teknik ini, saat

kelebihan kapasitas yang sudah ada dan biaya tenaga kerja telah ditetapkan , dan

biaya semakin menipis dari tambahan-tambahan mungkin mencapai nol. Didalam

penerapannya dapat di ilustrasikan sebagai berikut:

Diketahui: Lead Time = 1 minggu

Holding cost = $ 2/unit/minggu

Setup Cost = $200

Lot size = 1

Dengan tabel awal sebagai berikut:

Tabel 2.1. Contoh Tabel Awal Lot For Lot

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 GR 35 39 49 0 10 40 30 0 30 55

(27)

22

Tabel 2.2. Contoh Hasil Perhitungan Lot For Lot

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

GR 35 30 40 0 10 40 30 0 30 55

OHI 35 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

NR 30 40 10 40 40 30 55

POR 30 40 10 40 40 30 55

PORel 30 40 10 40 30 30 55

Dengan teknik Lot For Lot total biaya yang didapat adalah:

Biaya setup (pembelian): 7 x $ 200 =$ 1400

Biaya hold: 0 (tidak ada persediaan)

Total biaya: $ 1400.

2.9 Periodic Order Quantity (POQ)

Metode POQ menggunakan logika yang hampir sama dengan EOQ,

menghitung nomor yang tetap dari periode yang dibutuhkan untuk memasukkan

didalamnya beberapa pesanan (Fogart, Blackstone dan Hoffmann, 1991:350).

Menggunakan metode ini dapat menghindari barang sisa yang tidak lain adalah

jumlah yang tertinggal dalam persediaan sampai keutuhan selanjutnya.

Prosedur perhitungan POQ:

1. Menghitung EOQ menggunakan cara standar.

EOQ = (2CD/h)

Dimana:

EOQ = Jumlah pesanan yang optimal

(28)

23 D = Permintaan.

h = Biaya simpan per unit per tahun

2. Gunakan EOQ untuk menghitung N (banyaknya pesanan pertahun), kebutuhan

pertahun (R) dibagi dengan EOQ.

N = R/EOQ

3. Menghitung POQ dengan membagi rencana waktu banyaknya kebutuhan

pertahun dengan N

POQ = Planing Periods per Year / N

Dimana:

POQ = Jumlah periode permintaan yang harus dipenuhi.

N = Banyaknya pesanan per tahun.

4. Dimulai dengan periode pertama atas kebutuhan yang telah ada dan

menempatkan pesanan pertama dari periode pertama hingga periode ke – N

dengan membackup POQ.

2.10. Economic Order Quantity (EOQ).

Yang dimaksud EOQ adalah model matematika yang menentukan jumlah

barang yang harus dipesan untuk memenuhi permintaan yang diproyeksikan

dengan biaya persediaan yang diminimalkan. (Lunn, Terry, A.Neff, Susan 2000:

(29)

24

Jumlah pesanan yang ekonomis merupakan jumlah atau besarnya pesanan

yang dimiliki “ordering cost” dan ”carrying cost” per tahun yang paling minimal. (Sofjan Assauri 1999:182)

Salah satu keputusan yang terpenting dalam mengatur persediaan adalah

berapa banyak barang yang akan di pesan kepada supplier. Dengan EOQ dapat

dihitung berapa sebaiknya pesanan dilakukan dengan asumsi yang dapat diketahui

secara pasti yaitu: (Aquilani 2001 :517)

a) Permintaan diketahui dengan pasti dan relative konstan sepanjang

waktu

b) Waktu tunggu untuk penerimaan pesanan konstan

c) Harga per unit produk tetap

d) Biaya penyimpanan didasarkan pada rata-rata persediaan.

e) Biaya pemesanan tetap

f) Setiap permintaan terhadap bahan baku tidak ada pemesanan

kembali apabila ada tambahan permintaan barang jadi (tidak ada

Backorder).

EOQ dapat dihitung dengan menghubungkan antara biaya penyimpanan

per unit, biaya pemesanan setiap kali pesan, jumlah kebutuhan bahan baku untuk

satu periode dan harga beli barang per unit.

Rumus EOQ adalah :

EOQ =

Atau

EOQ =

(30)

25

=

Dimana :

D = jumlah permintaan suatu barang pada suatu periode waktu

tertentu

S = biaya pemesanan yang relevan setiap kali pemesanan

H = biaya pemeliharaan

H= iC dimana “i” adalah persentase dari biaya penyimpanan dan

“C” adalah harga per unit bahan baku.

2.11. Algoritma silver meal

Teknik ini mencoba mengkombinasikan beberapa periode perencanaan

(31)

27

BAB III

PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem.

Nix Catering adalah perusahaan skala kecil yang bergerak di bidang jasa boga

yang memiliki kapasitas produksi kurang lebih sekitar 10000 unit per bulan. Sistem

inventory

jika diterapkan untuk perusahaan jasa boga biasanya memiliki

kelemahan-kelemahan yang secara umum mempengaruhi efisiensi kerja, masalah-masalah

tersebut misalnya mekanisme transaksi yang masih menggunakan hubungan

one to

one

, masalah

portioning, spoil, retur

, biaya produksi, desain basis data, dan

back up

transaksi. Masalah lainnya adalah sering terjadi kesalahan pada sistem baik saat

melakukan proses pelaporan atau proses lainnya.

Untuk mengatasi permasalahan sistem

inventory

tersebut maka dibuat Sistem

Informasi Manajemen Inventory yang khusus dipergunakan pada sebuah perusahaan

jasa boga seperti Nix Catering, Nix Catering dalam transaksi bisnisnya masih

menggunakan cara manual seperti pencatatan order dari

costumer

, pemesanan bahan

bahan baku, perhitungan rencana produksi, sehingga produksi menjadi terbatas.

Berdasarkan hasil analisa dari sistem yang ada pada Nix Catering, dapat

diidentifikasi masalahnya antara lain seringnya terjadi kesulitan untuk menentukan prioritas

pengerjaan order karena belum adanya suatu sistem yang dapat membantu dalam

memperhitungkan kebutuhan setiap item yang akan diproduksi. Apabila hal ini sering

(32)

28

keterlambatan produksi. Aliran dokumen didapatkan di Nix Catering digambarkan

pada gambar 3.1

Konsumen melakukan pemesanan melalui bagian marketing, kemudian bagian

marketing mencatat data pesanan dan data pemesan, data pesanan kemudian disimpan

dan diberikan nota yang berisi data masakan dan jumlah pembayaran untuk masakan

yang dipesan, nota salinan disimpan sebagai bukti pemesanan.

Dokumen hasil pencatatan diserahkan pada ke pihak manager, kemudian

membuat rencana produksi diberikan ke bagian produksi untuk membuat order

[image:32.612.103.528.308.688.2]

costumer, seperti yang dijelaskan pada gambar 3.1.

Gambar 3.1. Manual Proses Produksi di Nix Catering.

Rencana Produksi

Mencatat Order dan Membuat

Nota DP Perhitungan

Rencana Proses Produksi

Produksi

Barang

Rencana Menu Produksi Order dan Nota

Barang

Costumer Marketing Pemilik Costumer

Order dan Nota

N

(33)

29

3.2 Perancangan Sistem

Dalam pembuatan sistem ini, dibuat suatu perancangan dengan

menggunakan model-model dan tahap-tahap dalam membuat sistem seperti

pada umumnya. Model-model dan tahap-tahap tersebut adalah :

a)

System Flow

Penjualan Makanan.

b)

System Flow

Pembelian Bahan Baku.

c)

System Flow Maintenance Data.

d)

System Flow Material Requirement Planning.

e)

Diagram sistem

Material Requirement Planning.

f)

Diagram Berjenjang.

g)

Context Diagram.

h)

Data Flow Diagram

(DFD)

i)

Entity Relationship Diagram

(ERD)

j)

Struktur Database.

k)

Rancangan

Input Output.

3.2.1

System Flow

Penjualan Makanan

Pada tahapan ini diberikan gambaran mengenai proses dilakukannya

penjualan makanan. Gambar 3.2 menunjukkan bagaimana proses penjualan makanan

(34)

[image:34.612.105.528.85.470.2]

30

Gambar 3.2 System Flow Penjualan makanan

Pada gambar 3.2 Menunjukkan proses dimulai dari permintaan pembeli, yang

kemudian akan dilakukan pengecekan menu terhadap status persediaan bahan baku.

Setelah semua proses penjualan dilakukan akan dibuatkan nota penjualan untuk

meng-

update

data penjualan makanan dan persediaan bahan baku.

3.2.2 System Flow Pembelian Bahan Baku

Pada tahap ini diberikan gambaran mengenai proses dilakukannya pembelian bahan

baku. Dalam sistem flow ini melibatkan proses yang berjalan dengan bantuan komputer,

gambar 3.3 menunjukkan bagaimana proses pembelian dilakukan.

Pada sistem flow ini dilakukan proses pengecekan status persediaan bahan baku oleh

(35)

31

Purchase Order (PO) sebanyak 3 lembar untuk pemilik sebagai pihak manajemen dan 2

[image:35.612.102.528.134.501.2]

lembar untuk bagian gudang .

Gambar 3.3 Proses Pembelian Bahan Baku

3.2.3

System Flow Material Requirement Planning

Pada tahapan ini diberikan gambaran mengenai proses

material requirement

planning

, yang meliputi proses analisa hasil penjualan, proses Jadwal Induk Produksi

(36)

32

Gambar 3.4.

System Flow Material Requirement Planning

Pada gambar 3.4 menunjukkan proses data Penjualan yang akan menentukan

apakah produksi dapat dilakukan dengan persediaan yang ada digudang saat ini, jika

tidak maka sistem akan melakukan perhitungan berapa lama waktu yang dibutuhkan

untuk melakukan pemesanan bahan baku sehingga produksi dapat berjalan. Untuk

dapat melakukan hal ini maka dibutuhkan tabel penjualan. Proses pembuatan JIP

membutuhkan data

item master

, yang akan menghasilkan laporan persediaan untuk

pemilik usaha.

3.2.4. Diagram Sistem

Material Requirement Planning

Pada tahap ini diberikan gambaran mengenai alur proses

input

dan

output

dalam

Material Requirements Planning

(MRP). Program MRP memerlukan data

[image:36.612.106.527.83.463.2]

(37)

33

(

Master Production Shcedule

). Hasilnya berupa rencana pembelian, dan laporan

[image:37.612.103.515.178.485.2]

aktivitas produksi jangka pendek, seperti yang digambarkan pada .

Gambar 3.5 Diagram Sistem Material Requirement Planning

3.2.5 Context Diagram

Context diagram menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar, dari semua

hubungan antara sistem informasi persediaan dengan lingkungan sekitarnya. Gambar context

diagram ditunjukkan pada gambar 3.6. Didalam pembuatan sistem informasi persediaan ini

terdapat enam kesatuan yang terlibat dalam sistem tersebut, yaitu bagian pembelian, bagian

(38)

34 Data Pelanggan

Data Supplier Data Supplier

Menu Masakan

Data Bahan Baku Menu Masakan

Data Pelanggan

Data Hasil Produksi

Menu Order

Data Bahan Baku

Data Order Bahan Baku

Data Order Bahan Baku Data Bahan Baku

Menu Order

0

Sistem Informasi Inventory

+ Marketing

Pemilik

[image:38.612.102.540.82.481.2]

Produksi Supplier

Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan

Pada gambar 3.6 Proses yang terlibat didalam sistem informasi persediaan

antara lain proses pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian (berhubungan

dengan pihak luar yaitu supplier), proses Penjualan (berhubungan dengan pihak luar

yaitu

Customer

)

,

Gudang,

accounting

(pemilik) yang bertanggung jawab dalam

(39)

35

3.2.6 Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang ini dibuat agar dapat mempersiapkan penggambaran

data

Flow Diagram

(DFD) pada

level-level

bawah. Diagram berjenjang dari sistem

informasi persediaan bahan baku makanan dapat dilihat pada gambar 3.7.

! " #

$

"" % %

&

!

[image:39.612.103.528.201.533.2]

&

Gambar 3.7 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Persediaan

Proses Sistem Informasi Persediaan sebagai proses utama didalam sistem,

Proses sistem Informasi Persediaan ini memiliki beberapa sub proses, yaitu:

1. Proses M

aintenance

data yang terdiri dari beberapa sub proses lagi yaitu:

a)

Maintenance

Supplier : berfungsi untuk mengorganisir data supplier

b)

Maintenance

Menu : berfungsi untuk mengatur menu masakan.

c)

Maintenance

Bahan Baku.

d) Penyesuaian Komponen bahan baku : berfungsi untuk mengatur

konversi berat masing-masing bahan baku.

2. Proses Pembelian yang terbagi dalam 4 sub proses yaitu:

(40)

36

b) Pemesanan: berfungsi untuk melakukan pemesanan kepada supplier.

Proses ini terbagi menjadi 2 sub proses lagi yaitu proses Cek Pesanan

ke supplier dan Retur Barang supplier.

3. Proses Penjualan yang terbagi menjadi 2 sub proses yaitu:

a) Cek Pemesanan Menu

b) Pemesanan Menu

4. Proses MRP yang terbagi menjadi 2 sub proses yaitu:

a)

Master Production Schedule

yang didalamnya juga terdapat proses

Lot

Sizing

b) Laporan persediaan.

3.2.7

Data Flow Diagram

(DFD)

DFD merupakan hasil turunan dari

context diagram

. DFD menggambarkan

proses - proses yang ada secara lebih detail. DFD dapat menjadi beberapa

level

(41)

37

A. DFD Level 0

Detail Bahan Menu

Data Bahan Baku Menu Masakan

Data Hasil Produksi

Menu Order

Data Bahan Baku Data Order Bahan Baku

Data Order Bahan Baku Menu Order

Data Pelanggan Data Supplier

Data Pelanggan

Menu Masakan

[image:41.612.102.512.135.605.2]

Data Bahan Baku Marketing Pemilik PemilikPemilik Supplier Supplier Produksi Produksi Marketing Marketing Produksi Pemilik 1 Maintainance Data + 2 Transaksi + PemilikPemilik

Gambar 3.8 DFD Level 0 Sistem Informasi Kebutuhan Bahan Baku

Pada gambar 3.8 menunjukkan bahwa data, hasil dari setiap proses menjadi

inputan

atau masukan untuk proses lainnya, secara garis besar proses dimulai dari

(42)

38

melakukan perhitungan MRP, dari proses MRP hasil perhitungan sebagai inputan

proses Pembelian, hasil proses pembelian menjadi masukan proses

Maintenance

.

B. DFD Level 1 Proses

Maintenance

Data

.

Pada gambar 3.8.1 digambarkan ada empat sub proses dari proses

maintenance

data

, antara lain proses

maintenance supplier,

maintenance

menu dan

maintenance

data pelanggan. Kesatuan luar yang terlibat, yaitu Pemilik dan bagian [image:42.612.101.518.289.610.2]

Marketing.

Gambar 3.8.1 DFD Level 1 Proses Maintenance Data

Flow_1474

Input Detail Bahan Menu

Ambil Data menu Masakan Input Data Menu Masakan

[Detail Bahan Menu]

Ambil Data Pelanggan Update Data Pelanggan [Data Pelanggan]

[Data Pelanggan]

Ambil Detail Supplier Input Detail Supplier Ambil Data Supplier

Update Data Supplier

[Data Supplier] Ambil Data Bahan Dasar

Update Db Bahan Dasar

[Menu Masakan] [Data Bahan Baku]

Pemilik Pemilik Marketing Pemilik Pemilik 1.1

Maintenance Menu Dan Bahan Baku 1 Db Bahan Dasar

1.2

Maintenance Data Supplier

2 Db Supplier

3 Db Detail _Supplier

1.3

Maintenance Data Pelanggan

4 Db Pelanggan Pemilik

13 Menu

Masakan

(43)

39

C. DFD Level 1 Proses Transaksi.

Pada gambar 3.8.2 digambarkan ada 2 sub proses dari proses pembelian,

antara lain proses cek persediaan dan proses pemesanan. Kesatuan luar yang terlibat,

[image:43.612.104.518.195.657.2]

yaitu bagian Produksi, Pemilik (

accounting)

, bagian Marketing dan

Supplier.

Gambar 3.8.2 DFD Level 1 Proses Transaksi Detail Pembelian

Data Pembelian Bahan Baku

Data Pambelian

Detail Pembelian Data Pembelian Data Order Produksi

Data Bahan Dasar [Data Bahan Baku]

[Data Hasil Produksi]

[Menu Order]

Update Data Bahan Baku [Data Bahan Baku]

[Data Order Bahan Baku] Data Pembelian Bahan Baku

Detail Menu Order

Ambil Data Menu Order

[Data Order Bahan Baku] Ambil Detail Order Menu

Input Detail Order Menu

Ambil Data Order Menu Input Data Order Menu

[Menu Order] [Menu Masakan] Marketing Pemilik Pemilik Supplier Supplier Produksi Produksi Marketing Produksi 2.1

Transaksi Input Order Menu

5 Db Order Menu 6 Detail Order Menu

2.2

Proses Lotsizing

2.3

Transaksi Pembelian Bahan Dasar

9 Db Bahan Dasar2 2.4

Proses Produksi

11 Pembelian

12 _PembeliaDetail n

(44)

40

3.2.8

Entity Relationship Diagram

(ERD)

Merupakan proses yang berfungsi untuk menunjukkan hubungan antar

entity

dan relasinya. ERD memiliki 2(dua) Model yaitu

Conceptual Data Model

(CDM)

yang menjelaskan hubungan antara

entity

secara konseptual. CDM yang dimaksud

mengacu pada gambar 3.9 Sedangkan yang sedua adalah model

Physical Data Model

(PDM) yang menggambarkan hubungan antar

entity

secara fisik, seperti yang

digambarkan pada gambar 3.10.

A.

(CDM)

Berikut ini akan diberikan gambaran mengenai basis data yang digunakan

dalam pembuatan sistem informasi ini. CDM ini menggambarkan diagram basis data

secara konseptual. Rancangan CDM dapat dilihat pada gambar 3.9. dari CDM ini

kemudian akan dilakukan proses

generate

hingga menghasilkan

Physical Data Model

(45)

41

Gambar 3.9 Conceptual Data Model

B.

Physical Data Model

(PDM)

Berikut ini akann diberikan gambaran mengenai PDM. Dari gambar 3.10 Ini

akan dapat dilihat struktur dari tabel yang digunakan dalam pembuatan sistem

informasi persediaan bahan baku pada Nix Catering. PDM merupakan hasil

generate

dari

(CDM). Sama halnya dengan CDM, PDM juga

menggambarkan struktur basis data yang digambarkan dalam PDM ini, dapat

dilakukan proses

generate

skrip yang kemudian hasil skrip ini dapat digunakan untuk

membuat tabel beserta strukturnya kedalam

software database

yang diinginkan. Relation_137 Relation_136 Relation_135 Relation_134 Relation_133 Relation_132 Relation_131 Relation_130 Relation_129 Relation_126

Db Bahan D asar Id Bahan Dasar Nama Bahan Dasar Satuan Bahan Dasar Stock

Holding Cost Db Suppl ier

Id Supplier Nama Supplier Alamat Supplier Keterangan Supplier Telp Supplier

Db Detail Supplier Id Supplier

Id Bahan Dasar Harga Bahan Dasar Lead Time Bahan Dasar Setup Cost Bahan Dasar Db Pelanggan

ID Pel anggan Nama Alamat No Telp Contact Person

Db Or der Menu Kd_Oder

ID Pelanggan Tanggal Kirim Menu Tanggal Lotsizi ng Menu Tanggal Memasak Tanggal Pemesanan Menu Status

Total H ar ga

Detail Order Menu Id Menu

Kd_Oder Nama Menu Jumlah Order Kuanti tas Harga Per Porsi

Pembelian No Nota Nama Suppl ier Jumlah Pembelian Tanggal Pembelian

Detail Pembelian No Nota

Id Bahan Dasar Harga Pembelian Jumlah Pembelian Nama Bahan Dasar Menu Masakan Id Menu Keterangan Kuanti tas Nama Menu Satuan Menu Gambar

Detail Menu Masakan Id Bahan Dasar Id Menu

IsBahanHasilProses Jumlah Bahan Dasar Lama Proses Menit Level

(46)

42

Dalam sistem ini menggunakan

software Microsoft Access Database

sebagai sistem [image:46.612.105.522.136.668.2]

basis datanya.

Gambar 3.10 PDM (Physical data model)

ID_MENU = ID_MENU ID_PELANGGAN = ID_PELANGGAN

KD_ODER = KD_ODER

NO_NOTA = PEM_NO_NOTA

ID_BAHAN_DASAR = ID_BAHAN_DASAR ID_MENU = ID_MENU

NO_NOTA = NO_NOTA ID_SUPPLIER = ID_SUPPLIER

(47)

43

3.2.9 Struktur

Database

Pada tahap ini diberikan penjelasan mengenai tabel-tabel yang digunakan

dalam pembuatan sistem, yang dijelaskan yaitu nama tabel, nama atribut, dan tipe

data yang digunakan.

A. Tabel Master

Supplier

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data

Supplier

. Struktur tabel ini

ditunjukkan pada tabel 3.1. dalam tabel ini terdapat enam atribut yaitu: Id_supplier,

Nama, Alamat, Kota, Telp, Keterangan. Yang berperan sebagai

primary key

dalam

tabel ini adalah attribut Id_supplier.

Tabel 3.1 Master Supplier

No

Nama Attribut

Tipe

Panjang

Keterangan

1. Id_supplier Autonumber 10 Primary key

2. Nama Varchar 100 Not Null

3. Alamat Varchar 150 Not Null

4. Kota Varchar 50 Not Null

5. Telp Varchar 50 Null

6. Keterangan Varchar 200 Null

B. Tabel Master Bahan Dasar

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data persediaan. Struktur tabel ini

ditunjukkan pada tabel 3.2. Dalam tabel ini terdapat lima attribut, yaitu

Id_BahanDasar, NamaBahanDasar,

Stock

, Satuan, Harga/Satuan. Didalam tabel ini

(48)

44

Tabel 3.2 Master Bahan Dasar

No

Nama Atribut

Tipe

Panjang

Keterangan

1. Id_BahanDasar Autonumber 10 NotNull

2. NamaBahanDasar Varchar 50 Null

3. Stock Number 100 Null

4. Satuan Varchar 10 Null

5. Harga/Satuan Currency 100 Null

C. Tabel Master Menu

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data menu. Struktur tabel ini

ditunjukkan pada tabel 3.3. Dalam tabel ini terdapat enam attribut yaitu: Id_Menu,

Nama Menu, Kuantitas, Satuan, Keterangan, Gambar. Attribut yang menjadi

primary

key

adalah, Id_Menu.

Tabel 3.3 Master Menu

No

Nama

Tipe

Panjang

Keterangan

1. Id_Menu AutoNumber 10 NotNull

2. Nama_Menu Text 100 Null

3. Min Order Number 100 Null

4. Satuan Text 10 Null

5. Keterangan Text 100 Null

(49)

45

D. Tabel Detail Bahan Menu

Tabel ini berfungsi untuk membuat resep atau formula atau

Bill Of Material

(BOM), tabel ini terdiri dari sepuluh attribut yaitu: Id_menu, IsBahanHasilProses,

Id_BahanDasar, NamaBahanDasar, NamaBahanHasilProses, Level,Harga Proses,

LamaProsesMenit, JumlahBahanDasar,Method. Struktur tabel ini sebagai lookup

terhadap tabel Master Bahan Dasar dan Master Menu.

Tabel 3.4 Detail Bahan Menu

No

Nama

Tipe

Panjang

Keterangan

1. Id_Menu Number 10 NotNull

2. IsBahanHasilProses Yes/No 3 Null

3. Id_BahanDasar Text 10 NotNull

4. NamaBahanDasar Text 100 Null

5. NamaBahanHasilProses Text 100 Null

6. Level Text 100 Null

7. HargaProses Currency 100 Null

8. LamaProsesMenit Number 100 Null

9. JumlahBahanDasar Number 100 Null

10. Method Text 150 Null

E. Tabel Master Pelanggan

Tabel ini berfungsi untuk menimpan data-data pelanggan yang memiliki lima

Attribut yaitu: Id_Pelanggan, Nama_pelanggan, Alamat, NoTelp, KontakPerson,

dengan Id_Pelanggan sebagai Primary Key nya seperti yang di gambarkan pada tabel

(50)

46

Tabel 3.5 Tabel Master Pelanggan

No

Nama

Tipe

Panjang

Keterangan

1. Id_Pelanggan AutoNumber 10 NotNull

2. Nama Text 100 Null

3. Alamat Text 100 Null

4. NoTelp Varchar 15 Null

5 KontakPerson Text 60 Null

F. Tabel Order Katering

Tabel ini memiliki enam attribut yaitu: Kode_order, Tanggal_pesan, Tanggal

Kirim, Pelanggan, TotalHarga, Status. Struktur tabel dengan Kode_Order sebagai

Primary Key

dan Pelanggan sebagai

Foreign key

dari tabel Pelanggan seperti yang

digambarkan pada tabel 3.6.

Tabel 3.6 Order Katering

No

Nama

Tipe

Panjang

Keterangan

1. Kode_order AutoNumber 10 Primary Key

2. TanggalPesan Date 10 Null

3. TanggalKirim Date 10 Null

4. Pelanggan Number 10 Foreign Key

5. TotalHarga Currency 100 Null

(51)

47

3.2.10 Rancangan

Input Output.

Pada tahap ini dilakukan proses perancangan

input

dan

output

dari sistem

informasi persediaan yang dibuat. Perancangan

input

dan

output

sistem berguna

sebagai gambaran

visual

dari sistem yang akan dibuat.

A. Rancangan

Input

Rancangan input merupakan gambaran

visual

dari aplikasi yang berupa

form

kerja. Rancangan input ini dapat menggambarkan aplikasi yang dibangun, berikut ini

penjelasan rancangan

input

yang ada.

a.

Form Input Data Supplier

Form input data supplier ini digunakan untuk menyimpan data supplier.

Bentuk form ini ditunjukkan dalam gambar 3.11. didalam form ini terdapat

beberapa

field

inputan, yaitu Nama, Alamat, No Telp, Keterangan,dan untuk

field ID_supplier dibuat otomatis, hasil inputan ini disimpan dalam tabel

[image:51.612.98.525.291.652.2]

Supplier.

(52)

48 b.

Form Input

Bahan Dasar

Form input data bahan dasar ini digunakan untuk menyimpan data bahan

baku. Bentuk form ini ditunjukkan dalam gambar 3.12. didalam form ini

terdapat beberapa inputan, yaitu kode, nama, stock, dan satuan bahan dasar,

dan harga per satuan. Untuk

field

kode bahan dasar dibuat otomatis, hasil [image:52.612.101.521.251.564.2]

inputan ini disimpan dalam tabel bahan baku.

(53)

49

c.

Form Input Data

Menu Masakan (Formula /Resep / BOM)

Form input data

Bill Of Material

( BOM ) ini digunakan untuk

menyimpan data komposisi bahan baku untuk setiap masakan, bentuk form ini

ditunjukkan dalam gambar 3.13. didalam form ini terdapat beberapa inputan,

yaitu nama menu, minim order, satuan, dan harga per satuan,

field

Id_menu

dibuat otomatis. Gambar 3.14 merupakan

sub form

dari

form

input data menu [image:53.612.101.520.282.643.2]

masakan.

Gambar 3.13. Form Master Menu Masakan

(54)

50 d.

Form Master

Pelanggan

Form ini digunakan untuk memasukkan data-data pelanggan, bentuk

form ini ditunjukkan pada gambar 3.15 didalam form ini terdapat

field-field

yang digunakan sebagai inputan yaitu: Nama, No Telp, Alamat, Contact

Person, sedangkan

field

ID dibuat otomatis menghasilkan nomor yang bersifat

unik. Data yang sudah dimasukkan akan disimpan dalam tabel Master

[image:54.612.102.522.282.503.2]

Pelanggan.

Gambar 3.15. Form Inputan Master Pelanggan

e.

Form Input

Order

Form ini digunakan untuk memasukkan data Pesanan dari Pelanggan,

bentuk form seperti yang ditunjukkan pada gambar 3.16 dengan

field-field

nya

adalah Tanggal Pemesanan, Tanggal Kirim, Nama Pelanggan, Alamat. Data

(55)

51

Gambar 3.16. Form Input Order

f. Form Lot Sizing

Form ini digunakan untuk menampilkan keseluruhan kebutuhan bahan dasar,

yang diperlukan dalam proses produksi berdasarkan periode tanggal seperti

[image:55.612.103.530.229.610.2]

pada gambar 3.17.

(56)

52

g. Form Pembatalan Order

Form ini digunakan untuk membatalkan order dari pelanggan, hal yang

menyangkut pemotongan uang muka berdasarkan keputusan pemilik. Seperti

[image:56.612.104.525.191.644.2]

yang digambarkan pada gambar 3.18.

Gambar 3.18. Form Pembatalan Order

h. Form Pembelian

Form ini digunakan untuk mencatat pembelian bahan dasar dari

pembelian secara manual, setelah data bahan dasar diinputkan dan disimpan

maka stock akan bertambah. Bentuk form ini digambarkan pada gambar 3.19.

(57)

53

i.

Form Data View Order

Form ini merupakan fasilitas untuk melihat order yang sudah tercatat

dalam database beserta statusnya, Filter berisi pilihan

ALL

untuk melihat semua

record

,

PENDING

untuk menampilkan semua order yang sedang atau akan

dikerjakan,

FINISH

untuk menampilkan order yang telah selesai dikerjakan dan

dikirim, dan BATAL untuk menampilkan semua order yang dibatalkan. Bentuk

form ini digambarkan pada gambar 3.20.

Gambar 3.20

Form Data view Order

j.

Form

Laporan

Data Order

Form ini berfungsi untuk memberikan laporan keseluruhan order yang

ada,

field

periode merupakan

field

dimana user menentukan tanggal data order

mana yang akan di cetak,

field

Status berfungsi sebagai Filter order apa saja

yang akan dicetak dengan pilihan ALL untuk menampilkan semua order

berdasarkan tanggal periode, status

PENDING

untuk menampilkan order yang

sedang atau akan dikerjakan atau belum selesai, status

FINISH

untuk [image:57.612.101.532.279.502.2]

(58)

54

menampilkan Order yang dibatalkan berdasarkan periode seperti yang

[image:58.612.102.568.140.504.2]

digambarkan pada gambar 3.21.

Gambar 3.21 Form Laporan Data Order

3.3. Prosedur Pengembangan

Tahap ini bertujuan untuk mempelajari kebutuhan sistem, baik spesifikasi,

data input yang diperlukan, maupun alur data sistem agar mendapatkan sistem yang

terstruktur. Berikut ini adalah prosedur penghitungan jumlah barang yang harus

dipesan dari pemasok, dan biaya inventory seperti yang digambarkan pada gambar

(59)

[image:59.612.99.530.269.608.2]

55

Gambar 3.22 Prosedur Penghitungan

Berikut ini adalah algoritma penghitungan Daging berdasarkan periode:

Langkah 1 :

Sebelum melakukan proses perhitungan MRP (

Material Requirement

Planning).

Dilakukan pemilihan order berdasarkan periode bulan, untuk selanjutnya

dilakukan

Lot Sizing

seperti yang ditunjukkan pada gambar 3.23.

Gambar 3.23

Form Order LotSizing

Input Order Pelanggan

MRP

Input BOM Input Data

Persediaan

Input Data Item Master

(60)

56

Langkah 2 : Untuk perhitungan MRP akan diberikan contoh menggunakan salah

satu metode yang digunakan, yaitu

Lot For Lot

Hasil dari perhitungan ini [image:60.612.105.530.164.496.2]

diperlihatkan pada gambar 3.24.

Gambar 3.24.

Form Proses Lot Sizing

Selanjutnya menghitung total biaya

inventory

yang meliputi biaya

Setup

(biaya Pengadaan Stock) dan biaya

Hold

(biaya Penyimpanan Stock). Persamaan

yang digunakan sebagai berikut:

Biaya Setup = (jumlah rencana Pemesanan yang terjadi ) x Setup Cost

= 6 x Rp 200

= Rp 1200

Biaya Hold = (jumlah persediaan akhir) x Holding Cost

= 0 x Rp 10

(61)

57

EVALUASI DAN IMPLEMENTASI SISTEM

Bab ini membahas mengenai hasil pembuatan program, kebutuhan sistem serta

penjelasan pemakaian program dari aplikasi yang dibuat, secara keseluruhan. Serta

melakukan pengujian terhadap aplikasi yang dibuat untuk mengetahui aplikasi tersebut

telah dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sesuai yang diharapkan.

4.1

Implementasi Sistem

Sesuai dengan siklus hidup pengembangan sistem, tahap selanjutnya setelah

dilakukan tahap perancangan sistem adalah tahap implementasi sistem. Tahap

implementasi sistem merupakan tahap penerapan sistem agar siap untuk dioperasikan,

termasuk didalamnya kegiatan menulis kode program.

Implementasi suatu sistem merupakan wujud dari analisa dan perancangan yang

telah disusun dan dibuat. Untuk dapat terlaksananya implementasi sistem dengan baik

maka diperlukan kesiapan dari kebutuhan – kebutuhan baik kebutuhan perangkat keras

maupun kebutuhan perangkat lunak.

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras

Kebutuhan akan perangkat keras yang digunakan adalah sebuah komputer

dengan konfigurasi dan perlengkapannya minimal sebagai berikut:

a)

CPU Pentium IV 1.8 GHz

b)

Memori 128MB.

(62)

58

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam desain dan implementasi sistem ini

adalah sebagai berikut:

a)

Sistem Operasi Windows XP Profesional.

b)

Power Designer 6.

c)

Microsoft Visio 2003.

d)

Microsoft Access 2003

e)

Microsoft Visual Basic .NET 2003

f)

Crystal Report 8.5

4.1.3 Instalasi Program

Dalam implementasi sistem ini diperlukan beberapa langkah sebagai syarat agar

implementasi sistem dapat berjalan dengan baik, berikut adalah langkah-langkah

tersebut:

a.

Install Power designer 6.

b.

Install Microsoft Office 2003

c.

Install Microsoft Visio 2003

(63)

59

a.

Jalankan file setup.exe

b.

Ikuti langkah-langkah berikutnya sampai ada perintah untuk memilih

direktori dalam meletakan file-file yang akan disimpan

c.

Pilih direktori untuk menimpan file instalasi aplikasi, kemudian klik

tombol

d.

Aplikasi siap dijalankan.

4.2

Impelementasi Input dan Output

Implementasi input dan output menggambarkan program yang sudah jadi dan

siap pakai sehingga dapat digunakan untuk mengolah data yang tersedia.

Tahapan-tahapan dari implementasi sistem ini akan dijelaskan sebagai berikut:

4.2.1 Form Utama

(64)

[image:64.612.106.548.86.472.2]

60

Gambar 4.1 Form Utama

4.2.2 Form Master Bahan Baku

(65)

[image:65.612.106.542.70.482.2]

61

Gambar 4.2 Form Master Bahan Baku.

4.2.3 Form Master Resep

(66)

62

Gambar 4.3 Form Master Resep Masakan

4.2.4 Form Master Pelanggan

[image:66.612.107.541.68.481.2]

Form master Pelanggan digunakan untuk menyimpan data-data pembeli. Form

Master pelanggan ditunjukkan pada gambar 4.4

(67)

63

[image:67.612.103.542.257.542.2]

Form ini digunakan untuk menyimpan data-data suplier berserta

keterangan-keterangannya, suplier yang disimpan disini sudah menjadi langganan dan memiliki

harga barang yang lebih murah dan memenuhi standart perusahaan. Form ini

ditunjukkan pada gambar 4.5

Gambar 4.5 Form Master Supplier

4.2.6 Form Input Order

(68)

[image:68.612.107.541.66.483.2]

64

Gambar 4.6. Form Order

4.2.6.1 Form Lookup Pelanggan

Form ini digunakan untuk memilih dan mencari pelanggan, form ini merupakan

sub form dari form Order. Form ini ditunjukkan oleh gambar 4.6.1.

(69)

65

[image:69.612.104.540.285.623.2]

Form

Lot Sizing

berfungsi untuk menampilkan keseluruhan pesanan dalam

jangka waktu tanggal tertentu sesuai keinginan

user

, selain itu form ini juga

menampilkan daftar bahan baku yang kurang yang ditandai dengan warna merah

sehingga user dapat segera melakukan proses kalkulasi

Lot Sizing

terhadap bahan baku

yang kurang tersebut dan segera melakukan pemesanan ke supplier berdasarkan

menggunakan metode pemesanan yang menghasilkan biaya yang paling sedikit. Form

ini ditunjukkan pada gambar 4.7

(70)

66

[image:70.612.103.542.227.502.2]

Form ini digunakan untuk melakukan perhitungan terhadap bahan baku yang

kurang dari form

Lot Sizing

dengan menggunakan metode-metode yang sudah

disiapkan. Sebagai contoh akan dilakukan perhitungan

Lot Sizing

untuk bahan baku

Daging Ayam. Form ini ditunjukkan oleh gambar 4.8.

Gambar 4.8 Form Proses

Lot Sizing

4.2.8 Form Pembatalan Order.

(71)

[image:71.612.108.540.68.482.2]

67

Gambar 4.8 Form Pembatalan Order

4.2.9. Form Pengiriman Order

(72)

[image:72.612.109.541.73.476.2]

68

Gambar 4.9. Form Pengiriman Order

4.2.10. Form Pembelian Bahan Baku

(73)

69

Form 4.10. Form Pembelian

4.2.11. Form Laporan Order

(74)

70

Gambar 4.11 Form Laporan Order

4.3 Uji Validitas

Proses pengujian pada perangkat lunak y