LAPORAN KERJA PRAKTIK
Disusun oleh :
Nama : Irfan Kurniawan Pratama Ardianto NIM : 11.41010.0101
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
viii
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 2
1.5 Manfaat ... 2
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5
2.1 PT. Ardika Karya Utama... 5
2.2 Visi ... 5
x
DAFTAR PUSTAKA ... 60
xi
Gambar 2.1 Struktur organisasi PT. Ardika Karya Utama ... 5
Gambar 4.1 Document Flow Pembelian ... 17
Gambar 4.2 System Flow Mengelola Data Master ... 18
Gambar 4.3 System Flow Mengelola Master Distributor... 19
Gambar 4.4 System Flow Mengelola Master Jenis Barang ... 20
Gambar 4.5 System Flow Mengelola Master Barang... 21
Gambar 4.6 System Flow Pembelian ... 23
Gambar 4.7 Context Diagram ... 24
Gambar 4.8 DFD Level 0 ... 26
Gambar 4.9 DFD Level 1 Pembutan Laporan ... 27
Gambar 4.10 CDM ... 28
Gambar 4.11 PDM ... 29
Gambar 4.12 Desain Form Menu Utama ... 36
Gambar 4.13. Desain Form Master Distributor ... 37
Gambar 4.14 Desain Form Master Jenis Barang ... 38
Gambar 4.15 Desain Form Master Barang ... 39
xii
Gambar 4.18 Desain Form Laporan Pembelian Perbulan ... 42
Gambar 4.19 Desain Form Laporan Pembelian Barang Terbanyak ... 43
Gambar 4.20 Desain Laporan pembelian perbulan ... 44
Gambar 4.21 Desain purchase order ... 45
Gambar 4.22 Halaman Utama ... 47
Gambar 4.23 Form Distributor ... 48
Gambar 4.24 Form Jenis Barang ... 49
Gambar 4.25 Form Barang ... 50
Gambar 4.26 Form Transaksi PO ... 51
Gambar 4.27 Pencarian ... 52
Gambar 4.28 Laporan PO ... 53
Gambar 4.29 Form transaksi pembelian ... 54
Gambar 4.30 Form laporan perbulan ... 55
Gambar 4.31 Laporan perbulan... 56
Gambar 4.32 Form laporan barang ... 57
xiii
Tabel 4.1 Tabel Klien ... 30
Tabel 4.2 Tabel Distributor ... 31
Tabel 4.3 Tabel Jenis Barang ... 31
Tabel 4.4 Tabel Barang ... 32
Tabel 4.5 Tabel PO ... 32
Tabel 4.6 Tabel DETAIL_PO ... 33
Tabel 4.7 Tabel Penjualan ... 33
Tabel 4.8 Tabel DETIL_PENJUALAN ... 34
Tabel 4.9 Tabel Pembelian ... 35
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Kehadiran sistem informasi dirasakan sangat penting oleh kalangan bisnis, bagi perusahaan bisnis saat ini kehadiran sistem informasi berfungsi sebagai media dalam membantu proses bisnis yang dapat menghasilkan laporan sehingga mempermudah dalam proses bisnis yang ada. Salah satu organisasi bisnis saat ini yang mulai berkembang yaitu PT. Ardika Karya Utama merupakan perusahaan penyedia alat – alat kesehatan bagi rumah sakit.
Salah satu proses bisnis yang ada didalam PT. Ardika Karya Utama ini adalah proses pencatatan pembelian barang yang di lakukan perusahaan kepada pihak distributor. Dalam poses pencatatan pembelian tersebut pihak PT. Ardika Karya Utama mencatat barang – barang apa yang sudah dipesan dan dibeli ke pihak distributor. Pada PT. Ardika Karya Utama kurangnya penanganan dalam proses pencatatan transaksi pembelian barang. Terlebih lagi dalam proses pencatatan transaksi pembelian tersebut masih dilakukan dengan mencatat didalam dokumen biasa, yang akan menimbulkan berbagai macam masalah, diantaranya kesalahaan pada saat pencatatan barang yang dibeli, selisih jumlah barang yang dibeli, pengarsipan dokumen yang memakan banyak tempat, kehilangan dokumen pembelian pada saat pengarsipan dan ketelitian dalam perhitungan yang dituntut benar – benar akurat.
dari sistem informasi pembelian belum tersedia maka dari itu perlu pembuatan sistem informasi pembelian. Ini menjadi pertimbangan dan masukan bagi perusahaan.
1.2 Rumusan Masalah
Dengan melihat latar belakang masalah yang ada, maka dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang dihadapi PT. Ardika Karya Utama adalah bagaimana merancang aplikasi sistem pembelian secara terkomputerisasi dan terstruktur 1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan dalam laporan ini berfokus dan tidak meluas, maka diperlukan batasan – batasan mengenai permasalahan diatas, yaitu :
1. Sistem yang dibuat ini tidak melibatkan kegiatan transaksi keuangan. 2. Sistem yang dibuat tidak melibatkan proses retur barang.
1.4 Tujuan
Tujuan yang diharapkan untuk PT. Ardika Karya Utama adalah terbentuknya aplikasi pembelian yang dapat membantu dalam proses bisnis pada bidang pembelian.
1.5 Manfaat
Diharapakan hasil dari aplikasi pembelian bagi PT. Ardika Karya Utama ini nantinya akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Dapat membantu perusahaan dalam memproses data pembelian yang di dapat dari distributor.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran secara menyeluruh tentang masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan laporan kerja praktek untuk pembuatan aplikasi pembelian pada PT. Ardika Karya Utama adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah yang ada dalam laporan kerja praktek, isi dari bab ini membahas perumusan masalah, batasan masalah terhadap masalah yang akan dihadapi, tujuan pembuatan aplikasi, manfaat dari aplikasi, serta sistematika penulisan laporan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum mengenai PT. Ardika Karya Utama sejarah berdirinya, visi dan misi, hingga struktur organisasi yang terdapat didalamnya.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan beberapa teori – teori tentang pembelian yang berkaitan dengan rancang bangun informasi pembelian, konsep dasar sistem informasi, analisa dan perancangan sistem, serta tools Microsoft Visual Studio 2010 (VB.NET) dan Microsoft SQL Server 2008.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
dibuat. Selain itu juga disertai desain struktur tabel dan Desain Input/Output (I/O).
BAB V PENUTUP
5 2.1 PT. Ardika Karya Utama
PT. Ardika Karya Utama adalah perusahaan swasta yang berada di Surabaya. Kantor pusat dari PT. Ardika karya Utama beralamat di Kompas Gramedia Building Lt.6 Jl. Raya Jemursari No.64, Surabaya. PT. Ardika Karya Utama bergerak di bidang peralatan lab pada rumah sakit (labolatory equipment), PT. Ardika Karya Utama memulai bisnisnya pada tahun 2006, pada saat itu nama yang digunakan masih CV. Ardika Karya, namun semakin lama semakin berkembang dan mengikuti kebutuhan pasar maka berubah nama menjadi PT. Ardika Karya Utama.
PT. Ardika Karya Utama menjalin kerja sama dengan berbagai macam rumah sakit milik pemerintahan antara lain PTPN perkebunan yang berada di Malang, Mojokerto, Pare. Distributor utama pemasok perlengkapan barang–barang lab hanya satu yaitu PT. Tawada Healtcare yang berada di Surabaya, karena sudah lama bekerja sama dengan distributor tersebut sekarang PT. Ardika Karya Utama menjadi Sub Distributor untuk alat yang sama. Alat yang dijual belikan ber merk Kodak hingga sekarang.
2.2 Visi
“Menjadi perusahaan besar dan berkembang hingga luar negeri”
2.3 Misi
Demi mencapai visi tersebut, PT. Ardika Karya Utama merumuskan berbagai misi sebagai berikut :
Selalu update barang terbaru yang mungkin belum ada di indonesia.
Merangkul distributor-distributor besar di indonesia bahkan luar negeri.
Melebarkan sayap dengan mencoba bidang lain.
2.4 Struktur Organisasi dan Uraian Jabatan 2.4.1 Struktur organisasi
Adapun struktur organisasi yang diterapkan oleh PT. Ardika Karya Utama tergambar pada bagan berikut.
Gambar 2.1 Struktur organisasi PT. Ardika Karya Utama
Pada struktur organisasi diatas bagian yang bertanda biru adalah bagian pembelian dimana pembahasan pada pembuatan laporan kerja praktek ini dan karyawan yang bertanggung jawab pada bagian ini adalah bapak Carera Wella Witandan.
2.4.2 Uraian jabatan :
Direktur : Pemilik perusahaan PT. Ardika Karya Utama. Wakil Direktur : Pengganti direktur disaat direktur berhalangan dan
bertugas mengontrol kinerja pegawai. Gudang : Mengontrol keluar masuk nya barang.
Keuangan : Mengontrol keuangan perusahaan.
Pengadaan : Melakukan pengecekan dan memasukkan data disaat ada tender.
8
Pada bab ini akan membahas tentang landasan teori yang meliputi dasar– dasar mengenai hal–hal dari permasalahan tentang ilmu dan landasan pemikiran yang terkait dan mendukung dalam kerja praktek.
3.1. Pembelian
Menurut Widjajanto (2001:352) dalam buku Pengendalian Persediaan mengatakan “fungsi pembelian barang sebenarnya berada dibawah atap fungsi
logistic. Yang dimaksud fungsi logistik adalah fungsi perencanaan dan pengendalian alir fisik barang yang mengalir ke segenap bagian organisasi”.
Menurut Indrajit & Djokopranoto (2005:22) dalam buku Strategi Manajemen Pembelian dan Supply Chain mengatakan “Proses pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan di suatu perusahaan dalam kegiatan pembelian atau jasa”.
Sedangkan menurut Mulyadi (2007:711) aktivitas dalam proses pembelian barang adalah:
dibutuhkan oleh pemakai barang. Penerimaan barang adalah contoh aktivitas tentang penerimaan kiriman dari pemasok sebagai akibat adanya order pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian.
Jenis-jenis pembelian menurut sifatnya dibagi dalam tiga macam pembelian, yaitu:
1. Hand-To-Mouth Buying (Pembelian yang Teratur)
Yaitu pembelian yang didasarkan atas besarnya kebutuhan sekarang. Maksudnya adalah untuk mencegah kerugian/keburukan yang diakibatkan oleh adanya persediaan bahan yang berlebih di gudang dan penggunaan modal dapat digunakan dengan sebaik-baiknya.
2. Speculative Purchasing (Pembelian Spekulatif)
Yaitu pembelian yang tidak didasarkan karena perlunya bahan itu dipergunakan dalam proses produksi sekarang, tetapi didasarkan karena suatu motif untuk mendapatkan keuntungan akan naiknya harga bahan pada waktu yang akan datang.
3. Forward Buying (Pembelian Sebelumnya)
Yaitu pembelian untuk memenuhi tersedianya bahan mentah secara continue agar perusahaan tidak sampai terganggu aktivitasnya karena tidak tersedianya bahan baku pada waktunya.
Adapun fungsi yang terkait pembelian menurut Mulyadi (2001:299), adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Gudang
yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan.
3.2. Aplikasi
Pengertian aplikasi menurut Hartono (2004:4) “aplikasi merupakan
program yang berisi perintah – perintah untuk melakukan pengolahan data”. Jogiyanto menambahkan aplikasi secara umum adalah suatu proses dari cara manual yang ditransFormasikan ke komputer dengan membuat sistem atau program agar data dapat diolah lebih berdaya guna secara optimal.
3.3. Analisis Sistem
Menurut Hartono (2005:129) analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian–bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan–permsalahan, kesempatan–kesempatan, hambatan–hambatan yang terjadi dan kebutuhan–kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
Dalam tahap analisis sistem menguraikan suatu informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian yang bermaksud untuk mengidentifikasi dan melakukan evaluasi permasalahan – permasalahan yang ada.
Didalam tahap analisis sistem terdapat terdapat beberapa langkah yang harus dilakaukan antara lain sebagai berikut :
1. Mengidentifikasi Masalah
2. Memahami kerja sistem yang ada 3. Menganalisis sistem
4. Membuat laporan 3.4. Perancangan
Menurut Susanto (2004:331) dalam buku Sistem informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya mengatakan “perancangan adalah spesifikasi
umum dan terinci dari pemecahan masalah berbasis komputer yang telah dipilih selama tahap analisis”
mengatakan “desain sistem dapat didefinisikan sebagai pengembangan,
perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dari satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”.
3.5. Desain Sistem
Setelah melewati tahap analisis sistem selesai dilaksanakan, maka analisis sistem mendapat gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan dan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Hartono (2010), desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
5. Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
6. Menyangkut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
3.6. Pengertian Basis Data
Menurut Sutanta (2004:18) dalam buku Sistem Basis data mengatakan
“Basis data adalah kumpulan dari data-data yang saling terhubung yang disimpan
3.7. Pengertian bagan Alir/Flowchart
Menurut Hartono (2005:795) dalam buku Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis mengatakan
”Bagan alir (flowchart) adalah bagan(chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam
program atau prosedur sistem secara logika”. 3.8. Diagram Kontek (Context Diagram)
Menurut Kristanto (2003) dalam buku Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasi mengatakan diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan, dan keluaran dari sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
3.9. Data Flow Diagram (DFD)
1. External entity
Suatu external entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.
2. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran data menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses.
3. Process
Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan.
4. Data Store
Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses penyimpanan data.
3.10. Tools
Adapun beberapa aat bantu yang digunakan untuk membantu dalam membuat aplikasi ini antara lain seperti berikut :
3.10.1. Visual basic .Net
3.10.2 SQL server
Menurut Santoso (2006:5) mengatakan “sql server adalah hasil kerja sama
antara Microsoft dengan Sybase untuk memproduksi sebuah software penyimpanan data (database) yang bekerja pada sistem Operasi OS/2”.
16 4.1 Identifikasi Masalah
Sistem yang akan dibahas yaitu mengenai pembelian, dimana pada PT. Ardika Karya Utama proses pembelian saat ini masih minim menggunakan teknologi pada saat menjalankan proses bisnis tersebut. Proses bisnis pada pembelian sendiri meliputi pembelian barang pada distributor jika terdapat pemesanan barang dari klien, pihak perusahaan menyiapkan berkas-berkas atau biasa disebut dengan purchase order. Kemudian dari purchase order tersebut akan diberikan kepada pihak perusahaan dan barang akan segera dikirim sesuai janji yang disepakati.
Dalam pembuatan purchase order dan pengarsipan sendiri masih jarang menggunakan teknologi, bagian admin membuat purchase order menggunakan mesin ketik ataupun excel. Susahnya pada saat pengarsipan karena dokumen yang akan dicari lebih susah jika tidak dikelompokkan dalam database.
4.1.1 Document flow
dikirim ke pihak distributor. Lalu distributor akan membuat dokumen pembelian seperti invoice dan surat jalan yang akan dikirim beserta barang yang dipesan.
Proses pembelian tersebut lalu disimpan dengan cara pengarsipan, dan tiap bulan akan dilakukan evaluasi dengan membuat laporan pembelian berdasarkan pembelian yang dilakukan. Gambar 4.1 menunjukkan Document Flow
4.2 Analisis Masalah
Setelah dilakukan identifikasi masalah, maka akan dilakukan analisis masalah berdasarkan solusi dari permasalahan yang dihadapi. Pertama akan dilakukan pembuatan system flow yaitu alur kerja aplikasi yang akan diterapkan. 4.2.1 System flow
a. System Flow Mengelola Data Master
System Flow mengelola data master merupakan penjelasan secara keseluruhan master yang ada pada aplikasi. Dimana terdapat 3 master yang ada pada aplikasi yaitu master distributor, master jenis barang, dan master barang. Gambar 4.2 menunjukan gambar system flow makro data master
System flow Mengelola Data Master (Makro)
Sistem
b. System Flow Mengelola Master Distributor
System flow mengelola master distributor berfungsi untuk menyimpan data master sesuai masukkan berupa informasi distributor. Setelah data disimpan maka data akan disimpan kedalam database agar lebih mudah untuk diolah. Gambar 4.3 menunjukkan system flow master distributor.
System flow master distributor
c. System Flow Mengelola Master Jenis Barang
System Flow mengelola master jenis barang berfungsi untuk menyimpan data master jenis barang sesuai masukkan berupa informasi jenis barang. Setelah data disimpan maka data akan disimpan kedalam database agar lebih mudah untuk diolah. Gambar 4.4 menunjukkan system flow master jenis barang.
System Flow master Jenis Barang
d. System Flow Mengelola Master Barang
System Flow mengelola master barang berfungsi untuk menyimpan data master barang sesuai masukkan berupa informasi barang. Setelah data disimpan maka data akan disimpan kedalam database agar lebih mudah untuk diolah. Gambar 4.5 menunjukkan system flow master barang.
System Flow Master Barang
e. System Flow pembelian
System Flow pembelian menggambarkan alir proses bisnis secara lengkap, dengan skenario awal yaitu dipicu dengan adanya permintaan barang dari klien. Setelah adanya permintaan barang dari klien lalu admin akan melakukan pengecekan barang, jika ada maka proses berakhir, namun jika tidak ada maka lanjut kepada proses berikutnya yaitu proses PO. Yaitu pertama pembuatan purchase order yang isinya sama dengan permintaan klien, setelah purchase order dicetak lalu akan diserahkan kepada pihak distributor. Lalu perusahaan hanya tinggal menunggu berkas beserta barang yang akan dikirim oleh pihak distributor. Berkas yang ada yaitu invoice dan surat jalan.
System flow pembelian Input ID Barang & ID
Distributor
END
Ya
A
A
4.3 Perancangan Sistem
Setelah dilakukan identifikasi masalah dan perancangan sistem, maka langkah selanjutnya yaitu pembuatan perancangan sistem. Dimana perancangan disini meliputi proses apa saja yang akan diterapkan didalam sistem dan menggambarkan desain yang menyerupai aplikasi nantinya.
4.3.1 Context Diagram
Context Diagram adalah diagram yang menggambarkan aktor yang terlibat didalam sistem serta alur yang menggambarkan input dan output yang berfungsi sebagai jalannya sistem. Gambar 4.7 menunjukkan gambar context diagram aplikasi pembelian.
Gambar 4.7 Context Diagram
Pada entity direktur sendiri hanya mendapatkan keluaran karena tidak ada masukkan hanya dapat dari data yang diolah. Laporan yang dihasilkan berupa laporan pembelian barang terbanyak dan laporan pembelian perbulan.
4.3.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD juga menggambarkan proses secara keseluruhan yang ada pada sistem.
DFD Level 0 Penjualan :
Gambar 4.8 DFD Level 0
DFD Level 1 Pembuatan Laporan :
DFD Level 1 merupakan turunan atau break down dari proses yang mempunyai proses lagi didalamnya, biasanya sistem yang dibuat memiliki proses yang cukup kompleks. Pada gambar 4.9 menunjukkan gambar DFD Level 1 yaitu pembuatan laporan, dimana dalam pembuatan laporan sistem memanggil 3 database yaitu database distributor, barang dan pembelian.
Data-data tersebut kemudian diolah dan akan menghasilkan 2 laporan yaitu
Gambar 4.9 DFD Level 1 Pembutan Laporan
4.3.3 Perancangan Database
Perancangan database merupakan hal yang terpenting karena jika tidak ada database maka data tidak akan dapat disimpan dan diolah. Maka itu database harus digunakan dan dibuat terlebih dahulu, pertama yang harus dilakukan yaitu pembuatan CDM dan PDM.
Struktur tabel merupakan penjelasan secara detail pada tiap tabel dari nama atribut, type, ukuran field, beserta penjelasan kegunaan. Lebih detail dijelaskan pada penjelasan dibawah.
STRUKTUR TABEL : 1. Nama tabel : Klien
Fungsi : Menyimpan data klien
Primary key : ID_KLIEN
Foreign key : -
NAMA_KLIEN Varchar 50 Nama Klien
TLPN_KLIEN Varchar 12 Telepon Klien
JABATAN Varchar 50 Jabatana dari Klien
NAMA_INSTANSI Varchar 50 Nama Instansi ALAMAT_INSTANSI Varchar 60 Alamat Instansi KOTA_INSTANSI Varchar 20 Kota instansi Berada TLPN_INSTANSI Varchar 12 Telepon Instansi
CABANG Varchar 50 Cabang Instansi Berada
2. Nama tabel : DISTRIBUTOR
Fungsi : Menyimpan data distributor
Primary key : ID_DISTRIBUTOR
Tabel 4.2 Tabel Distributor
Field name Type
Field
Size Description ID_DISTRIBUTOR Varchar 20 ID Distributor NAMA_ DISTRIBUTOR Varchar 50 Nama Distributor ALAMAT_ DISTRIBUTOR Varchar 50 Alamat Distributor KOTA_ DISTRIBUTOR Varchar 20 Kota Distributor TLPN_ DISTRIBUTOR Varchar 12 Telepon Distributor
NAMA_PERSON Varchar 50
Nama Orang yang Melayani
TLPN_PERSON Varchar 12
Telepon Orang yang Melayani
CC Varchar 50 Nama Orang Pemesaan
FAX Varchar 50 No FAX Distributor
STATUS Varchar 50 Status Distributor
3. Nama tabel : JENIS_BARANG
Fungsi : Menyimpan data jenis barang
Primary key : ID_JENIS_BARANG
Foreign key : -
Tabel 4.3 Tabel Jenis Barang
Field name Type
Field
4. Nama tabel : BARANG
Fungsi : Menyimpan data barang
Primary key : ID_BARANG
Foreign key : ID_JENIS_BARANG
Tabel 4.4 Tabel BARANG
Field name Type
Field
Size Description
ID_BARANG Varchar 20 ID Barang
ID_JENIS_BARANG Varchar 20
Foreign Key dari tabel Jenis Barang
NAMA_BARANG Varchar 50 Nama Barang
SATUAN Varchar 20 Satuan Barang
STOK Numeric - Stok Barang
5. Nama tabel : PO
Fungsi : Menyimpan data PO
Primary key : NO_PO
Foreign key : ID_DISTRIBUTOR
Tabel 4.5 Tabel PO
Field name Type
Field
Size Description
NO_PO Varchar 20 No Purchase Order
ID_DISTRIBUTOR Varchar 20
Foreign Key dari tabel Distributor
6. Nama tabel : DETAIL_PO
Fungsi : Menyimpan data Detail PO
Primary key : ID_BARANG, NO_PO
Foreign key : ID_BARANG, NO_PO
Tabel 4.6 Tabel DETAIL_PO
Field name Type
Field
Size Description
ID_BARANG Varchar 20
Foreign Key dari tabel Barang
NO_PO Varchar 20
Foreign Key dari tabel PO
KUANTITAS Numeric - Jumlah Barang dipesan
7. Nama tabel : PENJUALAN
Fungsi : Menyimpan data penjualan
Primary key : NO_PENJUALAN
Foreign key : ID_KLIEN
Tabel 4.7 Tabel PENJUALAN
Field name Type
Field
Size Description
NO_PENJUALAN Varchar 20 No Penjualan
ID_KLIEN Varchar 20
Foreign Key dari tabel Klien
NO_INVOICE Varchar 20 Nomor Invoice
Field name Type
Field
Size Description TGL_PENAGIHAN Datetime - Tanggal Penagihan
DISKON Numeric - Diskon
PPN Numeric - PPN
TOTAL_PENJUALAN Numeric - Total Harga Penjualan
8. Nama tabel : DETIL_PENJUALAN
Fungsi : Menyimpan data detail penjualan
Primary key : ID_BARANG, NO_PENJUALAN
Foreign key : ID_BARANG, NO_PENJUALAN
Tabel 4.8 Tabel DETIL_PENJUALAN
Field name Type
Field
Size Description
ID_BARANG Varchar 20
Foreign Key dari tabel Barang
NO_PENJUALAN Varchar 20
Foreign Key dari tabel Penjualan
9. Nama tabel : PEMBELIAN
Fungsi : Menyimpan data pembelian
Primary key : NO_PEMBELIAN
Tabel 4.9 Tabel PEMBELIAN
Field name Type
Field
Size Description
NO_PEMBELIAN Varchar 20 No Pembelian
NO_PO Varchar 20
Foreign Key dari table PO
TGL_PEMBELIAN Datetime - Tanggal Pembelian TGL_PEMBAYARAN Datetime - Tanggal Pembayaran NO_SURAT_JALAN Varchar 20 Nomor Surat Jalan
NO_INVOICE Varchar 20 Nomor Invoice
SUBTOTAL Numeric - Jumalah Total Seluruh
10.Nama tabel : DETIL_PEMBELIAN
Fungsi : Menyimpan data detail pembelian
Primary key : ID_BARANG, NO_PEMBELIAN
Foreign key : ID_BARANG, NO_PEMBELIAN
Tabel 4.10 Tabel DETIL_PEMBELIAN
Field name Type Field Size Description
ID_BARANG Varchar 20
Foreign Key dari table Barang
NO_PEMBELIAN Varchar 20
Foreign Key dari table Pembelian
HARGA_BELI Numeric - Harga Beli
KUANTITAS Numeric - Kuantitas Barang
DISKON Numeric - Diskon Barang
PPN Numeric - PPN Barang
4.3.4 Desain Antarmuka
Menjelaskan model desain antarmuka dari sistem yang memiliki fungsi menampilkan form untuk menginputkan data yang akan disimpan di database. Desain Menu Utama :
Pada desain menu utama terdapat menu yaitu master, transaksi, dan laporan. Master sendiri memiliki 3 form yaitu distributor, jenis barang, dan barang. Transaksi memiliki 2 form yaitu pembelian dan PO. Serta laporan memiliki 2 form yaitu laporan pembelian perbulan dan laporan barang terbanyak. Gambar 4.12 menunjukkan gambar menu utama seperti gambar dibawah :
Gambar 4.12 Desain Form Menu Utama
Desain Master Distributor:
data jika terjadi perubahan, dan tombol “Batal” untuk keluar dari form. Gambar 4.13 menunjukkan gambar form master distributor seperti gambar dibawah :
Gambar 4.13 Desain Form Master Distributor
Desain Master Jenis Barang :
Gambar 4.14 Desain Form Master Jenis Barang
Desain Master Barang :
Gambar 4.15. Desain Form Master Barang
Desain Transaksi Pembelian :
Form transaksi pembelian memiliki 4 fungsi utama yaitu proses, batal, simpan dan kembali. Tombol “Proses” berfungsi untuk menyimpan data sementara, sedangkan tombol “Batal” untuk menghapus data yang ada pada tabel.
Lalu jika data sudah dimasukan semua maka klik tombol “Simpan” untuk menyimpan data dan tombol “Kembali” untuk keluar dari Form transaksi
Gambar 4.16. Desain Form Transaksi Pembelian
Desain Transaksi PO :
Transaksi PO memiliki 4 fungsi utama yaitu proses, batal, simpan, kembali dan cetak. Tombol “Proses” berfungsi untuk menyimpan data sementara purchase order dan tombol “Batal” untuk menghapus data yang ada pada tabel. Lalu jika data sudah sesuai maka data disimpan dengan menekan tombol “Simpan”, jika ingin mencetak berkas PO dapat menekan tombol “Cetak”. Serta
Gambar 4.17 Desain Form Transaksi PO
Desain Form pembelian perbulan :
Form laporan pembelian per bulan memiliki 2 pilihan yaitu tgl awal dan tgl akhir sebagai jarak tgl sesuai permintaan direktur.
Contoh :
tgl awal = 1 desember 2014 tgl akhir = 30 desember 2014
lalu klik tombol “Tampil” untuk menampilkan laporan perbulan yang diinginkan.
Gambar 4.18 Desain Form Laporan pembelian perbulan
Desain Form pembelian barang terbanyak :
Form laporan pembelian barang terbanyak memiliki 2 pilihan yaitu tgl awal dan tgl akhir sebagai jarak tgl sesuai permintaan direktur.
Contoh :
tgl awal = 1 desember 2014 tgl akhir = 30 desember 2014
Gambar 4.19 Desain Form Laporan pembelian barang terbanyak
4.3.5 Desain Laporan
Laporan Pembelian Perbulan :
Gambar 4.20 Desain Laporan Pembelian
Laporan PO :
Gambar 4.21 Desain purchase order
4.4 Implementasi Sistem
Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil tentang aplikasi pembelian, penjelasan hardware/software pendukung, dan form - form yang ada. 4.3.1 Teknologi
1. Perangkat Lunak
Sedangkan perangkat lunak minimum yang harus diinstall ke dalam sistem komputer adalah:
a) Windows 7
2. Perangkat Keras
Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi ini adalah satu unit komputer dengan:
a) Processor 233 Mhz
b) Memory dengan RAM 64 MB c) VGA on Board
d) Monitor Super VGA (800x600) dengan minimum 256 warna e) Keyboard + mouse
f) Printer
4.3.2 Pengoperasian Program
Dalam sub ini akan dijelaskan langkah-langkah pengoperasian program aplikasi pembelian mulai dari memasukan data master sampai mencetak laporan barang.
Halaman Utama :
Gambar 4.22 Halaman Utama Master Distributor :
Pada master distributor terdapat fitur “Simpan”, “Ubah” dan “Kembali”. Fungsi tombol “Simpan” adalah untuk memasukan semua isian yang sudah
pengguna isikan didalam teksbox kemudian disimpan kedalam database data masukan secara otomatis akan tampil pada datagridview. Fungsi tombol “Ubah” adalah untuk mengubah data yang sudah dimasukan kedalam database setelah menekan tombol “Ubah” akan menampilkan pemberitahuan ingin diubah atau
tidak, jika memilih “no” maka data tidak akan berubah. Namun jika memilih “yes” maka data otomatis akan berubah menjadi data baru sesuai masukkan data
Gambar 4.23 Form Distributor Master Jenis Barang :
Pada master jenis barang terdapat dua fitur utama yaitu simpan dan ubah. Fungsi tombol “Simpan” adalah menyimpan semua data yang ada di teksbox
setelah pengguna memasukan data jenis barang yang diinginkan setelah data tersimpan kedalam database secara otomatis data akan keluar pada datagridview. Fungsi “Ubah” adalah untuk mengubah data jenis barang yang sudah dimasukan
akan menampilkan pemberitahuan ingin diubah atau tidak, jika memilih “no” maka data tidak akan berubah. Namun jika memilih “yes” maka data otomatis akan berubah menjadi data baru sesuai masukkan data baru. Tombol “Kembali”
Gambar 4.24 Form Jenis Barang Master Barang :
Pada master barang terdapat tiga fitur utama yaitu cek, simpan dan ubah. Fungsi tombol “Cek” adalah melakukan pemeriksaaan apa id barang yang
dimasukan sudah ada atau tidak, bila id barang ada maka akan keluar peringatan “Data barang ada” dan berhenti tapi bila data id barang tidak ada maka akan keluar peringatan “Data barang tidak” dan pengguna bisa memasukan data barang yang baru. Fungsi tombol “Simpan” adalah menyimpan semua data yang ada di
teksbox setelah pengguna memasukan data barang yang diinginkan setelah data tersimpan kedalam database secara otomatis data akan keluar pada datagridview.
Fungsi “Ubah” adalah untuk mengubah data barang yang sudah dimasukan akan
untuk kembali ke Form halaman utama. Gambar 4.25 menunjukkan gambar form barang seperti gambar dibawah :
Gambar 4.25 Form Barang Transasi PO :
Transaksi PO bertujuan untuk memasukkan data PO sesuai dengan permintaan customer dan akan dijadikan list pembelian yang diberikan kepada pihak distributor. Dengan cara pengguna mengisi semua kolom yang ada dan
menekan tombol “Proses” untuk menambahkan data barang yang dipesan. Fungsi
tombol “Simpan” data yang sudah ada pada datagrieview akan tersimpan ke
dalam database. Dan bila ingin mencetak hasil pemesan barang tersebut pengguna bisa langsung memilih tombol “Cetak”. Tombol “Kembali” adalah untuk kembali
Gambar 4.26 Form Transaksi PO
Gambar 4.27 Pencarian
Gambar 4.28 Laporan PO
Transaksi Pembelian
Pada transaksi pembelian berfungsi untuk menyimpan data pembelian sesuai dengan purchase order yang sudah diberikan kepada distributor.
Kolom yang tersedia diwajibkan untuk diisi, kemudian setelah semua kolom
Bila sudah mengisi semua kolom yang ada pengguna bisa langsung
menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan kedalam database dan akan keluar
peringatan “Data Telah Disimpan”. Gambar 4.29 menunjukkan gambar form
pembelian barang seperti gambar dibawah :
Gambar 4.29 Form transaksi pembelian
Laporan Per Bulan :
desember 2014 dan tanggal akhir 31 desember 2014. Gambar 4.30 menunjukkan gambar Form laporan per bulan seperti gambar dibawah :
Gambar 4.30 Form laporan perbulan
Laporan pembelian perbulan :
Gambar 4.31 laporan perbulan
Laporan Barang ter banyak :
Gambar 4.32 Form laporan barang
Laporan barang terbanyak :
59 5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat dihasilkan dalam kerja praktek ini adalah :
1. Aplikasi pembelian yang dibuat untuk bagian pembelian pada PT. Ardika Karya Utama, memiliki fungsi membantu proses bisnis pada bidang pembelian..
2. Aplikasi pembelian ini juga dapat memberikan informasi dari data yang diperoleh dengan menghasilkan laporan-laporan yang ditujukkan untuk direktur.
5.2 Saran
Aplikasi pembelian ini masih terlihat belum sempurna, maka dari itu saran yang diperlukan untuk pengembangan yaitu :
1. Aplikasi pembelian ini diharapkan kedepannya akan ditambah dengan fitur retur barang untuk memudahkan pencatatan apabila ada barang yang rusak.
2. Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi pembelian lebih bermacam-macam. 3. Ditambahkan login dan perbedaan login, sehingga karyawan dan admin
60
Hartono, J. (2005). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offest.
Hidayatullah, P. (2014). Visual Basic .Net Membuat Aplikasi Database dan Program Kreatif. Bandung: INFORMATIKA.
Indrajit, R. E., & Djokopranoto, R. (2005). STRATEGI MANAJEMEN PEMBELIAN DAN SUPPLY CHAIN. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia.
Kendall, K. d. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: PT. Prenhallindo. Komputer, W. (2010). ShortCourse Series : SQL Server 2008 Express. Yogyakarta:
ANDI OFFSET.
Kristanto, A. (2003). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: GAVA MEDIA.
Mulyadi. (2001). Akuntansi Manajemen : Konsep, Manfaat dan Rekayasa, Edisi. Jakarta: Salemba Empat.
Mulyadi. (2007). Sistem Akuntansi. Jakarta: Selemba Empat.
Santoso, H. (2006). Membuat Database pada SQL Server 2000 Menggunakan VB6. Jakarta: ELEX MEDIA KOMPUTINDO.
Susanto, A. (2004). Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya. Bandung: Lingga Jaya.
