Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Program Studi Strata I Jurusan Manajemen Informatika
SKRIPSI
RUDI HERMAWAN NIM. 1.05.05.181
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI
BARANG PADA BAGIAN DISTRIBUSI DI
CV BIMANDIRI LEMBANG
RUDI HERMAWAN 1.05.05.181
Telah Disetujui dan Disahkan di Bandung Sebagai Skripsi pada Tanggal :
Menyetujui, Pembimbing
Wahyuni ,S,Si, M.T. NIP. 4127.70.26.006
Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira.M.Sc NIP. 4127.70.006
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
ii
division to run company there are ordering division, warehouse division, distribution divsion and administration division. An error often occoured during managing document miscomunication cause this, error often occoured in distribution.
For system development and analisys author use waterfall method, in programing author user Visual Basic 6.0 and Miscrosoft SQL Server for Database.
From this research author conclude ordering, distributing dan reporting had main role in business process.
i
pertanian dan perkebunan. Dimana di dalamnya terdapat beberapa bagian penting yaitu bagian pemesanan, bagian gudang, bagian distribusi dan bagian administrasi. Untuk setiap pengolahan data di setiap bagian terutama bagian distribusi sering mengalami kesulitan, kesalahan serta keterlambatan dalam hal pembuatan surat jalan, selain itu pada bagian gudang sering kali mengalami kesulitan dalam pencarian data barang yang masuk dan keluar.
Adapun perancangan sistem yang digunakan menggunakan metode waterfall dengan metode pendekatan sistem berupa pendekatan analisis dan pemrograman terstruktur sebagai alat bantu proses, sedangkan alat pengembangan aplikasi database menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server sebagai basis data.
Dari hasil pengembangan sistem ini maka pengolahan data pemesanan, pengiriman dan pembuatan laporan bisa lebih cepat dan dapat mengurangi kesalahan dalam proses pencatatan data.
vi PERNYATAAN KEASLIAN
ABSTRAK... i
ABSTRACT... ii
KATA PENGANTAR... iii
DAFTAR ISI... vi
DAFTAR GAMBAR... xi
DAFTAR TABEL... xv
DAFTAR SIMBOL... xvii
BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian... 1
1.2. Identifkasi dan Rumusan Masalah... 2
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian... 3
1.4. Kegunaan Penelitian... 4
1.4.1. Kegunaan Praktis... 4
1.4.2. Kegunaan Akademis... 4
1.5. Batasan Masalah... 5
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian... 5
BAB II. LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem... 7
vii
2.2.1. Siklus Informasi... 12
2.2.2. Kualitas Informasi... 13
2.3. Pengertian Sistem Informasi……….. 14
2.3.1. Pilar Sistem Informasi……….... 15
2.4. Pengertian Distribusi...……….. 16
2.4.1. Fungsi Distribusi……… 16
2.4.2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kegiatan Distribusi… 19
2.5. Pengertian Sistem Distribusi……….. 20
2.6. Jaringan Komputer………. 20
2.6.1. Jenis-jenis Jaringan Komputer………..……….. 20
2.6.2. Topologi Jaringan………..……….. 23
2.7. Sistem Client-Server……….. 25
2.8. Perangkat Lunak Pendukung………..……….. 28
2.8.1. Microsoft Visual Basic 6.0………. 28
2.8.2. Microsoft SQL Server 2000... 28
BAB III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian……….... 29
3.1.1 Sejarah Perusahaan………..……….. 29
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan CV Bimandiri……….. 30
3.1.3 Struktur Organisasi... 31
viii
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data….……… 33
3.2.2.1 Sumber Data Primer……….. 33
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder………. 34
3.2.3 Metode Pendekatan/Pengembangan Sistem……..……. 34
3.2.3.1Metode Pendekatan Sistem………... 34
3.2.3.2Metode Pengembangan Sistem………... 35
3.2.3.3Alat Bantu Analisis dan Perancangan………... 36
3.2.4 Pengujian Software……….………... 40
BAB IV. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan…………..……… 42
4.1.1 Analisis Dokumen………..……… 42
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan………. 43
4.1.2.1 Flow Map……….. 45
4.1.2.2 Diagram Konteks..………..…….. 46
4.1.2.3 Data Flow Diagram……… 46
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan………... 47
4.2 Perancangan Sistem……… 48
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem……….…… 48
4.2.2 Gambaran Umum sistem yang Diusulkan………... 49
4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan……… 49
ix
4.2.3.4Kamus Data ... 53
4.2.4 Perancangan Basis Data…... 55
4.2.4.1 Normalisasi... 56
4.2.4.2 Relasi Tabel... 59
4.2.4.3 Entity Relationship Diagram... 60
4.2.4.4 Struktur File... 62
4.2.4.5 Kodifikasi... 65
4.2.5 Perancangan Antar Muka... 67
4.2.5.1 Struktur Menu... 67
4.2.5.2 Perancangan Input... 68
4.2.5.3 Perancangan Output... 78
4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan... 82
BAB V. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1 Implementasi………..……….... 84
5.1.1 Batasan Implementasi (optional)..………... 84
5.1.2 Implementasi Perangkat Lunak………. 85
5.1.3 Implementasi Perangkat Keras……….. 86
5.1.4 Implementasi Basis Data………..………..…... 87
5.1.5 Implementasi Antar Muka………. 92
x
5.2.1 Rencana Pengujian……….… 104 5.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian………. 104 5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian………. 109
BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan……….……….. 110 6.2 Saran……….…………..……….. 110
xi
Gambar 2.1 Arsitektur LAN...……….………….…… 21
Gambar 2.2 Arsitektur WAN...………... 22
Gambar 2.3 Interaksi antara LAN, MAN, WAN dan GAN...……….. 23
Gambar 2.4 Topologi linear bus………...……… 24
Gambar 2.5 Topologi star………...…...……… 24
Gambar 2.6 Topologi ring………..………... 25
Gambar 2.7 Model Hubungan Client Server……….………... 26
Gambar 2.8 Arsitektur Client Server Two Tier………..…………... 27
Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV Bimandiri...………. 31
Gambar 3.2. Model Waterfall... 36
Gambar 4.1. flow map Sistem informasi Distribusi Barang yang sedang berjalan di CV Bimandiri………..………... 45
Gambar 4.2. Diagram Konteks Sistem Informasi Distribusi Barang yang sedang berjalan di CV Bimandiri... 46
Gambar 4.3. Data Flow Diagram Sistem Informasi Distribusi Barang Level 0 Yang Sedang Berjalan... 47
Gambar 4.4 flowmap Sistem Informasi Distribusi Barang yang diusulkan pada CV Bimandiri ...………... 51
xii
Gambar 4.7. Relasi Tabel pada Sistem Informasi Distribusi Barang... 60
Gambar 4.8. Entity Relationship Diagram..……… 61
Gambar 4.9. Struktur Menu program Sistem Informasi Distribusi Barang di CV Bimandiri………... 68
Gambar 4.10. Form Login... 68
Gambar 4.11. Form Input Data Barang... 69
Gambar 4.12. Form Input Data Pelanggan... 70
Gambar 4.13. Form Input Data Supplier... 71
Gambar 4.14. Form Edit Data Barang... 71
Gambar 4.15 Form Edit Data Pelanggan... 72
Gambar 4.16. Form Edit Data Supplier... 73
Gambar 4.17. Form Order Permintaan Barang... 74
Gambar 4.18. Form Surat Jalan…... 75
Gambar 4.19. Form Pemesanan……... 76
Gambar 4.20. Form Penerimaan Barang... 77
Gambar 4.21. Surat Jalan.……... 78
Gambar 4.22. Daftar Pemesanan Barang…...………... 79
Gambar 4.23 Daftar Order Permintaan Barang...………... 79
Gambar 4.24. Laporan Pengiriman Barang………... 80
Gambar 4.25. Laporan Stok Barang... 80
xiii
Gambar 5.1. Tampilan Database CV Bimandiri...………... 87
Gambar 5.2. Tampilan Tabel User...………. 88
Gambar 5.3. Tampilan Tabel Order Permintaan Barang...………… 88
Gambar 5.4. Tampilan Tabel Detail Order Permintaan Barang…………. 89
Gambar 5.5. Tampilan Tabel Pemesanan....………...…………. 89
Gambar 5.6. Tampilan Tabel Detail Pemesanan...………... 90
Gambar 5.7. Tampilan Tabel Surat Jalan... 90
Gambar 5.8. Tampilan Tabel Pelanggan…... 91
Gambar 5.9. Tampilan Tabel Barang…... 91
Gambar 5.10. Tampilan Tabel Supplier…... 92
Gambar 5.11. Form Login... 92
Gambar 5.12. Form Utama... 93
Gambar 5.13. Form Order Permintaan Barang…... 93
Gambar 5.14. Form Pemesanan…... 94
Gambar 5.15. Form Penerimaan Barang... 94
Gambar 5.16. Form Transaksi Pengiriman... 95
Gambar 5.17. Form Input Data Barang... 95
Gambar 5.18. Form Input Data Pelanggan... 96
Gambar 5.19. Input Data Supplier... 96
Gambar 5.20. Daftar Order Permintaan Barang... 97
xiv
Gambar 5.24. Laporan Penerimaan Barang... 99
Gambar 5.25. Laporan Stok Barang... 99
Gambar 5.26. Laporan Pemesanan... 100
Gambar 5.27. Pilih Bahasa………. 100
Gambar 5.28. Setup Distribusi……… 101
Gambar 5.29. Directory Program……… 101
Gambar 5.30. Direktori Program Group.………... 102
Gambar 5.31. Setup Program Berhasil.….….……….... 102
xvii 1. Daftar Simbol Flowmap
Simbol Nama Simbol Keterangan
Dokumen
Proses
Proses manual
Garis alir
Data store
Database
Menunjukan dokumen input atau output untuk proses manual atau komputer
Kegiatan proses yang dilakukan dengan komputerisasi
Kegiatan proses yang dilakukan dengan manual
Menunjukan alir data dari atau ke proses
Menunjukan penyimpanan arsip atau dokumen non komputer
xviii
Simbol Nama Simbol Keterangan
Entitas
Proses
Alir data
File
Menunjukan bagian luar dari sistem yang mempunyai hubungan dengan sistem Menunjukan proses data / informasi yang terjadi didalam sistem
Menunjukan aliran data yang terjadi
xv
Tabel 1.1. Tabel Jadwal Penelitian... 6
Tabel 4.1. Tabel Analisis Dokumen... 42
Tabel 4.2. Kamus Data Barang... 53
Tabel 4.3. Kamus Data Pelanggan... 53
Tabel 4.4. Kamus Data Surat Jalan... 54
Tabel 4.5. Kamus Data Order Permintaan Barang... 54
Tabel 4.6. Kamus Data Supplier... 54
Tabel 4.7. Kamus Data Pemesanan... 55
Tabel 4.8. Pelanggan... 62
Tabel 4.9. Barang... 63
Tabel 4.10. Order Permintaan Barang... 63
Tabel 4.11. Detail Order Permintaan Barang... 63
Tabel 4.12. Surat Jalan... 63
Tabel 4.13. Supplier……... 64
Tabel 4.14. Pemesanan……….………. 64
Tabel 4.15. Detail Pemesanan... 64
Tabel 4.16. Tabel Keterangan Form Login... 69
Tabel 4.17. Tabel Keterangan Form Input Data Barang... 69
Tabel 4.18. Tabel Keterangan Form Input Data Pelanggan... 70
Tabel 4.19. Tabel Keterangan Form Input Data Supplier... 71
xvi
Tabel 4.23. Tabel Keterangan Form Order Permintaan Barang... 74
Tabel 4.24. Tabel Keterangan Form Surat Jalan………. 75
Tabel 4.25. Tabel Keterangan Form Pemesanan………. 76
Tabel 4.26. Tabel Keterangan Form Penerimaan Barang... 77
Tabel 5.1. Rencana Pengujian Sistem yang Diusulkan... 104
Tabel 5.2. Pengecekan User... 104
Tabel 5.3. Pengujian Transaksi Order Permintaan Barang……….. 105
Tabel 5.4. Pengujian Transaksi Pemesanan………. 106
Tabel 5.5. Pengujian Transaksi Pengiriman………. 107
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian
Perkembangan teknologi saat ini akan sejalan dengan perkembangan teknologi komputer yang mendorong terjadinya perubahan berbagai ilmu, baik dalam kajian ataupun implementasi di lapangan. Peran teknologi komputer sangat diperlukan oleh berbagai perusahaan kecil, menengah hingga besar. Mengingat kebutuhan akan peningkatan efesiensi dan efektivitas dari setiap kegiatan dalam perusahaan tidak dapat diukur dan dilakukan secara cepat dan akurat tanpa adanya dukungan teknologi tersebut. Akurasi data, kecepatan waktu dan relevansi menjadi penentu kualitas informasi yang dihasilkan.
Bagi perusahaan kecil, menengah maupun perusahaan besar, selain teknologi komputer haruslah sadar dan mengerti pula akan pentingnya sistem informasi. Hal ini sangat berguna untuk membantu dan mempermudah perusahaan itu sendiri dan tentunya bisa memberikan kontribusi besar bagi kemajuan perusahaan tersebut. Sehingga upaya untuk melakukan peningkatan kualitas pelayanan, pendataan, penyimpanan, pengiriman serta kondisi kinerja keuangan dapat dilakukan secara efektif. Dengan demikian peranan sistem informasi itu sangat penting dalam setiap aspek kehidupan, baik itu dalam bidang ekonomi, ilmu pengetahuan, pemerintah maupun bidang teknologi itu sendiri.
dalam memasukkan data sistem yang digunakan masih menggunakan dua program aplikasi sehingga pemasukkan data menjadi kurang efektif serta dalam penyimpanan datanya masih belum terintegrasi dengan baik sehingga menyulitkan dalam pencarian data. Selain itu sering terjadi kesulitan dalam memperbaiki data apabila terdapat perubahan data yang baru dari permintaan pelanggan dan sulitnya pula dalam pembuatan surat jalan karena harus melakukan pengkopian/pemindahan data terlebih dahulu dalam memasukkan data barang yang akan dikirim serta terjadi kesulitan dalam pembuatan laporan.
Melihat kendala yang muncul pada bagian distribusi di CV Bimandiri, penulis tertarik untuk membuat sebuah Sistem Informasi sebagai bahan Skripsi dengan topik atau tema “ Perancangan Sistem Informasi Distribusi Barang Pada Bagian Distribusi di CV Bimandiri Lembang”.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berdasarkan pada latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka penulis dapat mengidentifikasikan masalah-masalah sebagai berikut :
1. Dalam memasukkan data masih menggunakkan dua program aplikasi yang belum menggunakan sistem database sehingga pemasukkan data menjadi kurang efektif.
2. Penyimpanan data belum terintegrasi dengan baik sehingga pencarian data menjadi tidak efektif.
4. Adanya kesulitan dalam pembuatan surat jalan dikarenakan masih menggunakan dua program aplikasi.
5. Adanya kesulitan didalam pembuatan laporan.
Sedangkan rumusan masalah yang penulis ambil dalam skripsi ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana membangun Sistem Informasi yang mempunyai database untuk penyimpanan data pada bagian distribusi di CV Bimandiri.
2. Bagaimana bentuk perancangan Sistem Informasi distribusi barang pada bagian distribusi di CV Bimandiri.
3. Bagaimana implementasi Sistem Informasi distribusi barang agar dapat membantu dan mempermudah pekerjaan pada bagian distribusi di CV Bimandiri.
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah untuk membuat perancangan sistem informasi distribusi barang yang nantinya bisa membantu bagian distribusi dalam proses pengolahan data pendistibusian di CV Bimandiri.
Sedangkan tujuan penelitian dari perancangan Sistem Informasi distribusi barang ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk membangun Sistem Informasi yang mempunyai database untuk penyimpanan data pada bagian distribusi di CV Bimandiri.
3. Untuk mengimplementasikan Sistem Informasi distribusi barang agar dapat membantu dan mempermudah pekerjaan pada bagian distribusi di CV Bimandiri.
1.4. Kegunaan Penelitian
1.4.1. Kegunaan Praktis
Bagi CV Bimandiri adalah sebagai bahan dalam upaya membentuk sistem baru yang dapat mempermudah dan mempercepat proses kegiatan/pekerjaan yang dilakukan di dalam perusahaan.
1.4.2. Kegunaan Akademis
1. Sebagai pengembangan dan pengaplikasian ilmu yang dimiliki sesuai dengan produk yang dirancang.
2. Sebagai referensi bagi penulis berikutnya untuk penelitian sejenis sehingga dapat dikembangkan dengan lebih lanjut.
1.5. Batasan Masalah
Adapun batasan-batasan masalah yang akan dibahas dalam perancangan sistem informasi distribusi barang yang dikembangkan ini meliputi :
1. Sistem yang dibangun hanya menangani masalah pendistribusian barang yang meliputi pencatatan order barang yang diminta, pencatatan pengiriman dan pemesanan barang dan pembuatan surat jalan.
2. Dalam pembuatan laporan, aplikasi ini hanya menyajikan laporan pengiriman barang, laporan stok barang, laporan pemesanan dan laporan penerimaan barang per satu periode.
3. Sistem yang dibangun berbentuk aplikasi program komputer menggunakan program Visual Basic 6.0, dengan database menggunakan SQL server 2000, dan Sistem Operasi ( OS ) Windows Xp .
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian
Tabel 1.1. Tabel Jadwal Penelitian
Tahap Februari Maret April Mei Juni Juli
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1
2 3 4 1 2 3 4
Pengumpulan data Analisis Sistem
Perancangan Sistem
Pembuatan Sistem Pengujian Sistem
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Sistem merupakan kumpulan dari subsistem atau komponen atau elemen yang mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan yang diinginkan. Subsistem atau komponen atau elemen adalah bagian dari suatu sistem yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi antara satu bagian dengan bagian yang lain dalam sistem tersebut. Secara sederhana sistem merupakan suatu jaringan yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.” [Jog 99]
Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :
Berikut beberapa pendapat mengenai Sistem :
“ Sistem adalah kumpulan/group dari bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu “ [PA08] Dari definisi diatas terlihat jelas bahwa sebuah sistem merupakan sebuah kumpulan atau Group dari bagian atau komponen yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu yang ingin dicapai dengan dibuatnya sebuah sistem tersebut.
“Sistem adalah sekumpulan komponen yang mengimplementasi model dan fungsionalitas yang dibuthkan. Komponen-komponen tersebut saling berinteraksi di dalam sistem guna mentrans-formasi input yang diberikan kepada sistem tersebut menjadi sebuah output yang berguna dan bernilai bagi actor-nya” [Ira05]
Dari definisi diatas kita dapat mengetahui bahwa sebuah sistem terdiri dari input dan output dimana input tersebut memberi masukan kedalam suatu sistem kemudian oleh sistem tersebut input diubah menjadi output yang berguna dan bernilai bagi aktor.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain[Ladj05] :
a. Komponen Sistem
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem.
b. Batas Sistem
Batas sistem merupakan suatu daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan..
d. Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini kemungkinan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem.
e. Masukan Sistem
Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal maintenance input.
f. Keluaran Input.
g. Pengolahan Sistem.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebegai pengolahnya. Pengolah itu yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem
Suatu sistem harus mempunyai tujuan dan sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya. Karena suatu sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi dan yang ada di dalam sistem tersebut.
Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa sudut pandang antara lain [Ladj05]:
a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
dibuat oleh manusia sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
c. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertentu (Deterministic system) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi sedangkan sistem tak tentu adalah Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur dari pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
2.2. Pengertian Informasi
Definisi informasi dari berbagai sumber sebagai berikut (http://ikc.depsos.go.id/berseri/teguh-cbis/index.php/ 10 Maret 2009) :
2. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebutkan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan.
3. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Bussiness Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
Dari ketiga definisi dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan pada saat ini maupun masa depan.
2.2.1 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.
Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles).
2.2.2 Kualitas Informasi
Kualitas informasi (quality information) sangat dipengaruhi oleh beberapa hal, diantaranya [Ladj05] :
1. Relevan (relevancy)
Sejauh mana tingkat relevansi informasi tersebut terhadap kenyataan kejadian masa lalu, masa sekarang dan kejadian yang akan datang.
2. Akurat (accuracy)
Suatu informasi harus memenuhi syarat yang satu ini karena suatu informasi akan sangat berharga atau berkualitas jika sangat akurat.
3. Tepat Waktu (timelinss)
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Suatu informasi harus sesuai dengan keadaan saat itu. Keterlambatan suatu informasi bisa berakibat fatal bagi suatu organisasi atau pemakainya hal ini dikarenakan informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
4. Ekonomis (economy)
5. Efisien (efficincy)
Informasi yang berkualitas harus memiliki kalimat yang sederhana dan mudah dimengerti, tapi bisa memberikan makna yang mendalam.
6. Dapat Dipercaya (reliability)
Informasi yang didapat harus dari sumber yang bisa dipercaya. Sumber tersebut juga harus sudah teruji kejujurannya.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi pada suatu sistem meliputi masukan data (input) yang kemudian diolah melalui suatu model dalam pemrosesan data, hasil informasi akan diatangkap kembali sebagai suatu input dan seterusnya, sehingga membentuk siklus informasi yang dapat diperoleh dari sistem informasi sebagai sistem khusus dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut.
Menurut Azhar Susanto (2004:61)
“Sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna”.
Menurut Laudon (Azhar Susanto,2004:61)
2.3.1. Pilar Sistem Informasi
a. Technoware
1. Hardware terdiri dari komputer, printer dan jaringan
2. Software merupakan kumpulan dari perintah atau fungsi yang ditulis dengan aturan-aturan tertentu untuk memerintahkan komputer untuk melaksanakan tugas tertentu.
b. Humanware
1. Manusia, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator dan sebagainya.
c. Infoware
1. Basis data merupakan kumpulan dari data-data yang saling terkait dan saling berhubungan satu dengan lainnya. Basis data adalah kumpulan kumpulan file yang saling berkaitan.
2. Database merupakan suatu tempat untuk menyimpan data.
3. Data merupakan komponen dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.
d. Organiware
1. Organisasi merupakan suatu wadah yang menampung sekumpulan orang. 2. Manajemen suatu kegiatan yang terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian, pengadaan, dan lain-lain.
Kegiatan yang terdapat pada sistem informasi antara lain:
1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan diproses.
2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas. 4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
5. Kontrol, suatu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
2.4. Pengertian Distribusi
Distribusi dapat diartikan sebagai proses yang menunjukkan penyaluran barang dari produsen sampai ke tangan masyarakat konsumen. Distribusi merupakan kegiatan ekonomi yang menjembatani kegiatan produksi dan konsumsi [www.dikmenum.go.id : 20 Maret 2009].
2.4.1. Fungsi Distribusi
a. Fungsi Distribusi Pokok
Yang dimaksud dengan fungsi pokok adalah tugas-tugas yang mau tidak mau harus dilaksanakan. Dalam hal ini fungsi pokok distribusi meliputi:
1. Pengangkutan (Transportasi)
Pada umumnya tempat kegiatan produksi berbeda dengan tempat tinggal konsumen, perbedaan tempat ini harus diatasi dengan kegiatan pengangkutan. Seiring dengan bertambahnya jumlah penduduk dan semakin majunya teknologi, kebutuhan manusia semakin banyak. Hal ini mengakibatkan barang yang disalurkan semakin besar, sehingga membutuhkan alat transportasi (pengangkutan).
2. Penjualan (Selling)
Di dalam pemasaran barang, selalu ada kegiatan menjual yang dilakukan oleh produsen. Pengalihan hak dari tangan produsen kepada konsumen dapat dilakukan dengan penjualan. Dengan adanya kegiatan ini maka konsumen dapat menggunakan barang tersebut.
3. Pembelian (Buying)
Setiap ada penjualan berarti ada pula kegiatan pembelian. Jika penjualan barang dilakukan oleh produsen, maka pembelian dilakukan oleh orang yang membutuhkan barang tersebut.
4. Penyimpanan (Stooring)
barangbarang, perlu adanya penyimpanan (pergudangan). Contoh, Anda bisa lihat mengapa orangtua kita ada yang membuat lumbung padi?
5. Pembakuan Standar Kualitas Barang
Dalam setiap transaksi jual-beli, banyak penjual maupun pembeli selalu menghendaki adanya ketentuan mutu, jenis dan ukuran barang yang akan diperjualbelikan. Oleh karena itu perlu adanya pembakuan standar baik jenis, ukuran, maupun kualitas barang yang akan diperjualbelikan tersebut. Pembakuan (standarisasi) barang ini dimaksudkan agar barang yang akan dipasarkan atau disalurkan sesuai dengan harapan.
b. Fungsi Tambahan
Distribusi mempunyai fungsi tambahan yang hanya diberlakukan pada distribusi barang-barang tertentu. Fungsi tambahan tersebut di antaranya adalah sebagai berikut :
1. Menyeleksi
Kegiatan ini biasanya diperlukan untuk distribusi hasil pertanian dan produksi yang dikumpulkan dari beberapa pengusaha. Misalnya produksi tembakau perlu diseleksi berdasarkan mutu/standar yang biasa berlaku, produksi buah-buahan diseleksi berdasarkan ukuran besarnya.
2. Mengepak/Mengemas
3. Memberi Informasi
Untuk memberi kepuasan yang maksimal kepada konsumen, produsen perlu memberi informasi secukupnya kepada perwakilan daerah atau kepada konsumen yang dianggap perlu informasi. Informasi yang paling tepat bisa melalui iklan.
2.4.2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kegiatan Distribusi
Faktor-faktor yang mempengaruhi kegiatan distribusi meliputi [www.dikmenum.go.id]:
1. Faktor Pasar
Dalam lingkup faktor ini, saluran distribusi dipengaruhi oleh pola pembelian konsumen, yaitu jumlah konsumen, letak geografis konsumen, jumlah pesanan dan kebiasaan dalam pembelian.
2. Faktor Barang
Pertimbangan dari segi barang bersangkut-paut dengan nilai unit, besar dan berat barang, mudah rusaknya barang, standar barang dan pengemasan. 3. Faktor Perusahaan
Pertimbangan yang diperlukan di sini adalah sumber dana, pengalaman dan kemampuan manajemen serta pengawasan dan pelayanan yang diberikan. 4. Faktor Kebiasaan dalam Pembelian
2.5 Pengertian Sistem Distribusi
Sistem distribusi adalah pengaturan penyaluran barang dan jasa dari produsen ke konsumen [www.dikmenum.go.id : 20 Maret 2009].
Sistem distribusi dapat dibedakan menjadi: 1. Sistem Distribusi Jalan Pendek atau Langsung
Adalah sistem distribusi yang tidak menggunakan saluran distribusi. Contoh distribusi sistem ini adalah penyaluran hasil pertanian oleh petani ke pasar langsung.
2. Sistem Distribusi Jalan Panjang atau Tidak Langsung
Adalah sistem distribusi yang menggunakan saluran distribusi dalam kegiatan distribusinya biasanya melalui agen.
2.6 Jaringan Komputer
Jaringan komputer (Computer Network) adalah hubungan dua buah simpul (umumnya berupa komputer) atau lebih yang tujuan utamanya adalah untuk melakukan pertukatan data. Dalam prakteknya, jaringan komputer memungkinkan untuk melakukan berbagi perangkat lunak, perangkat keras, dan bahkan berbagi kekuatan pemrosesan.[Kad03]
2.6.1. Jenis-jenis Jaringan Komputer
Menurut [Ira05], ada empat kategori utama jaringan komputer yang
1. LAN (Local Area Network)
Lan adalah suatu jaringan yang digunakan untuk menghubungkan komputer yang berada dalam satu area yang kecil seperti dalam satu ruang, satu gedung, atau beberapa gedung yang berdekatan. LAN umumnya menggunakan media transmisi berupa kabel tetapi ada juga yang tidak mengguanakan kabel dan disebut dengan wireless LAN atau LAN tanpa kabel. Jarak komputer yang dihubungkannya bisa mencapai 5 sampai 10 kilometer. Kecepatan LAN berkisar dari 10 sampai 100 Mbps.
Gambar 2.1 Arsitektur LAN
[sumber : http://wally.cs.iupui.edu/n241-new/webMag/index.html/ 12 Juni 2009]
2. MAN (Metropolitan Area Network)
yang lokasinya berjauhan. MAN umumnya menggunakan media transmisi dengan mikro gelombang atau gelombang radio, tetapi ada juga yang menggunakan jalur sewa (leased line). Kecepatan MAN berkisar dari 1,5 sampai 150 Mbps.
3. WAN (Wide Area Network)
WAN dirancang untuk menghubungkan komputer-komputer yang terletak pada cakupan geografis yang luas, seperti hubungan dari kota ke kota lain dalam satu negara. Cakupan WAN meliputi 100 sampai 1000 kilometer, dan kecepatan antar kota bisa bervariasi antara 1,5 Mbps sampai 2,5 Gbps.
Gambar 2.2 Arsitektur WAN
4.GAN (Global Area Network)
GAN adalah jaringan yang menghubungkan negara-negara diseluruh dunia. Kecepatan GAN bervariasi mulai dari 1,5 Mbps sampai 100 Gbps, cakupan WAN mencapai ribuan kilometer.
Gambar 2.3. Interkasi antara LAN, MAN, WAN dan GAN. [sumber : Ira,05]
2.6.2. Topologi Jaringan
Topologi jaringan menyatakan susunan komputer secara fisik dalam suatu
jaringan, yang terdiri dari [Ira05] :
1. Topologi Bus
Gambar 2.4 Topologi linear bus
[Sumber : http://fleahlit.web.id/?p=118/ 12 Juni 2009]
2. Star (Bintang)
Pada topologi star, setiap nodes (file server, workstation, dan perangkat lainnya) terkoneksi kejaringan melalui sebuak Concentrator. Data yang dikirim ke jaringan lokal akan melewati concentrator akan mengatur dan mengendalikan keseluruhan fungsi jaringan dan bertindak sebagai refeater (penguat aliran data). Konfigurasi pada jaringan model ini menggunakan kabel Twisted Pair dan dapat digunakan kabel coaxial atau kabel fibre optic.
Gambar 2.5 Topologi star
3. Ring (Cincin)
Topologi ring menggunakan teknik konfiigurasi yang sama dengan topologi star tetapi pada topologi ini terlihat bahwa jalur media transmisi menyeruapi sebuah lingkaran tertutup menyerupai cincin.
Gambar 2.6 Topologi ring
[Sumber : http://fleahlit.web.id/?p=118/ 12 Juni 2009]
4. Tree (Pohon)
Topologi Tree merupakan perpaduan antara topologi Linear Bus dan Star, yang terdiri dari kelompok-kelompok dari workstation dengan konfigurasi star yang terkoneksi ke kabel utama yang menggunakan topologi linear bus. Topologi ini memungkinkan untuk pengembangan jaringan yang telah ada dan memungkinkan untuk mengkonfigurasi jaringan sesuai dengan kebutuhan.
2.7. Sistem Client-Server
Sistem client server terdiri dari 2 komponen utama yaitu client dan server. Client berisi aplikasi basis data dan server berisi DBMS dan basis data. Setiap aktivitas yang dikehendaki para pemakai akan lebih dulu ditangani oleh client. Client selanjutnya mengupayakan agar semua proses sedapat mungkin ditangani sendiri. Bila ada proses yang harus melibatkan data tersimpan pada basis data barulah client mengadakan hubungan dengan server. Model hubungan ini, menyediakan mekanisme untuk mengintegrasikan seluruh komponen yang ada dijaringan dan memungkinkan banyak pengguna secara bersama-sama memekai sumber daya pada server [Ira05].
Gambar 2.7 Model Hubungan Client Server [sumber : http://bebas.vlsm.org/ 20 Juni 2009]
Berdasarkan pada cara PC Client dihubungkan kedalam server, dikenal dua macam arsitektur Cliet-Server, yaitu :
1. Model dua tingkatan (Two Tier)
hubungan tersebut sampai selesai”. Hubungan yang dibentuk dalam model ini sangatlah konsumtif dalam sumber daya (alokasi memori, ruang hardisk, kontrol dan lainnya), karenanya hubungan ini tidak efektif dilakukan untuk hubungan yang melibatkan banyak pemakai misalnya internet. Oleh karena itu model ini hanya dipraktekkan pada LAN.
Gambar 2.8 Arsitektur Client Server Two Tier [sumber : Informatika, 2004]
2. Model tiga tingkatan (Three Tier)
2.8. Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat lunak pendukung adalah perangkat lunak yang digunakan dalam merancang sistem dari mulai koding sampai implementasinya.
2.8.1. Microsoft Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang menggunakan metode Graphical User Interface (GUI). Kelebihan menggunakan pemrograman dengan Visual Basic adalah Visual Basic memudahkan programmer untuk membuat sebuah aplikasi, mulai dari merancang tampilan program sampai dengan pembuatan kode untuk program tersebut, karena Visual Basic didesain dengan arsitektur terbuka sehingga banyak sekali vendor yang menyediakan fasilitas tambahan untuk mempermudah programmer dalam membuat sebuah aplikasi.
2.8.2. Microsoft SQL Server 2000
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. Objek Penelitian
Dalam penelitian ini yang menjadi objek penelitian adalah bagian distribusi di CV Bimandiri, yang akan dibahas dalam penelitian ini.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Pada mulanya CV. BIMANDIRI dirintis oleh lima orang alumnus Fakultas Pertanian UNPAD, antara lain Ahmad Rivani dan Trisnaran pada tahun 1993 yang berkantor di Jl. Batik Uwit No. 1, Bandung. Pada awalnya pendirian perusahaan ini hanya melakukan kegiatan sayur mayur ke kafe Kintamani (Bandung). Dan kemudian pada tahun 1994 berkembang dengan menjalin hubungan antara mitra-bisnis dengan supermarket Matahari di Cirebon, Cilegon Tasikmalaya dan beberapa supermarket di Jakarta.
Pada tahun 1997 Bimandiri bergabung dengan PT. Triple A selama kurang lebih satu tahun dan berhasil mendapatkan proyek untuk memasok sayuran ke walmart (salah satu perusahaan Hypermarket Amerika) yang beralokasi di Mega Mall Pluit Jl. Karawaci. Beralihnya pasar dalam negeri dari supermarket ke hypermarket merupakan suatu kemajuan bagi perusahaan karena omset penjualan meningkat. Adanya kerusuhan di Jakarta pada tahun 1998 yang menyebabkan supermarket wallmart terbakar, mengakibatkan mundurnya perusahaan PT. Triple
sehingga CV. Bimandiri dan PT. Triple A harus mengambil jalan masing-masinng.
Untuk memperkuat usaha, pada Oktober 1998 CV. Bimandiri mulai menjalin kerjasama dengan PT. KSP atau Kula Sentana Prima. Saat itu CV Bimandiri sudah mulai menjalin mitra bisnis dengan Carrefour Hypermarket dan
continent yang merupakan perusahaan-perusahaan dari perancis. Kerjasama dengan PT. KSP ternyata tidak berjalan lancar, sehingga PT. KSP menarik permodalannya dan pada pertengahan 2003 CV. Bimandiri melepaskan diri dari manajemen PT.KSP, sehingga pada akhirnya CV. Bimandiri berdiri sendiri tepatnya didirikan pada bulan Agusutus 2003, akan tetapi mulai diresmikan pada 1 Januari 2004.
Seiring dengan perkembanganya Carrefour di Indonesia maka pada tahun 2000 CV. Bimandiri berhasil mengembangkan pasar dan hingga saat ini tahun 2009 CV. Bimandiri berhasil menjalin kerja sama dengan 32 Carrefour di wilayah Jakarta dan Bandung. Tidak hanya Carrefour tetapi ada juga 15 Hypermart yang di suplai oleh CV. Bimandiri.
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan CV. Bimandiri
1. Mengadakan produk pertanian yang berkualitas dan berkesinambungan sesuai dengan kebutuhan toko.
2. Senantiasa meningkatkan kualitas produk, kualitas pelayanan untuk meningkatkan kepusan toko dan konsumen.
3. Mengembangkan sistem agrobisnis melalui pola kemitraan dengan kerjasama dengan petani, petani-suplier serta toko.
3.1.3. Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV Bimandiri
3.1.4. Deskripsi Tugas
a. General Manager Operasional
1. Mensinergikan seluruh fungsi dan unsur unit dalam mengoptimalkan sumber daya dan kemitraan untuk memaksimalkan kinerja unit dan citra perusahaan.
2. Menjalin komunikasi dan hubungan kerja internal dan eksternal yang efektif, mengembangkan dan memberdayakan seluruh potensi sumber
General Manager Operasional
Purchasing Processing Distribusi & Marketing
daya manusia untuk meningkatkan budaya perusahaan (integritas, saling percaya, peduli dan pembelajar).
3. Memenuhi target kinerja bidang pemasaran, bidang efisiensi, bidang mutu, keandalan dan bidang pelayanan.
4. Melaksanakan pembinaan sumber daya manusia. b. Purchasing
Bagian purchasing bertugas menangani masalah pembelian, pemesanan kepada supplier dan pelayanan langsung kepada pelanggan serta mencatat permintaan barang dari pelanggan.
c. Processing
Bagian processing bertugas mendata barang baru atau lama yang sudah dikemas dan mengecek persediaan barang yang ada di gudang.
d. Distribusi dan Marketing
Bagian distribusi bertugas mengentri data barang yang akan dikirim, membuatkan surat jalan untuk pengiriman barang ke pelanggan dan memvalidasi barang kiriman serta memasarkan semua produk CV Bimandiri dengan memperhatikan kebijakan perusahaan, informasi pasar, analisa pasar, target pasar, identifikasi konsumen potensial, identifikasi kebutuhan konsumen, perhitungan harga dan pengembangan solusi kebutuhan konsumen. e. Administrasi
perusahaan dan penggajian pegawai, membuat laporan baik itu laporan pengiriman maupun laporan pemesanan barang serta pembuatan keseluruhan laporan keuangan perusahaan.
3.2. Metode Penelitian
3.2.1. Desain Penelitian
Dalam penelitian ini metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kasus pada bagian distribusi di CV Bimandiri.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
3.2.2.1. Sumber Data Primer
a. Observasi
Observasi merupakan salah satu metode pengumpulan data dengan langsung terjun ke lapangan untuk mengamati permasalahan yang terjadi dalam perusahaan secara langsung ditempat kejadian.
Adapun observasi yang dilaksanakan di CV Bimandiri khususnya pada bagian distribusi mengenai kesulitan dalam pendistribusian barang, pembuatan surat jalan dan pembuatan laporan.
b. Wawancara
Adapun wawancara yang dilaksanakan pada penelitian ini dengan Bapak Ujang pada bagian distribusi menanyakan seputar kendala-kendala yang dihadapi oleh perusahaan terutama dalam pendistribusian barang.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Data sekunder merupakan cara pengumpulan data dengan cara mempelajari data yang telah tersedia di perusahaan yang diberikan oleh pihak perusahaan kepada penulis.
Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah dengan metode Dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi yang sudah diolah oleh perusahaan berupa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Metode ini digunakan untuk pengumpulan data yang berhubungan dengan sejarah, tujuan, kegiatan dan struktur organisasi.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan pada penelitian ini menggunakan metode terstuktur yaitu suatu proses untuk mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dalam bentuk program.
dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam perancangan Sistem Informasi ini menggunakan Model Waterfall, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pengumpulan Data
Merupakan tahap awal dalam pengembangan sistem yaitu dengan melakukan pencarian dan pengumpulan data–data dan informasi secara lengkap dan akurat.
2. Analisis Sistem
Pada tahap ini dilakukan analisa secara langsung sistem yang berjalan mengenai distribusi barang pada bagian distribusi di CV Bimandiri.
3. Perancangan Sistem
Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem yang diusulkan berupa perancangan perangkat lunak/aplikasi mengenai distribusi barang pada bagian distribusi di CV Bimandiri.
4. Pembuatan Sistem
Pada tahap ini dilakukan pembuatan suatu aplikasi yang sudah dirancang berdasarkan perancangan yang diusulkan.
Pada tahap ini dilakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat, secara black box ataupun white box..
6. Implementasi dan Pemeliharaan
Merupakan implementasi dari aplikasi yang telah dibuat dan apabila terjadi kesalahan tahapan pemeliharaan termasuk pembetulan kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah terdahulu.
Langkah-langkah penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.2. Model Waterfall
[Sumber : http://www.elektroindonesia.com/elektro/komp27.html, 28 Maret 2009]
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
1. Flow Map
Secara rinci bagan alir ini menunjukan dari mana dokumen tersebut berasal, distribusinya, tujuan digunakannya dokumen tersebut dan lain-lain. Bagan alir ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah sistem.
2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah model atau gambar yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan sistem. Untuk menggambarkan diagram konteks, kita deskripsikan data apa saja yang dibutuhkan oleh sistem dan dari mana sumbernya, serta informasi apa saja yang akan dihasilkan oleh sistem tersebut dan kemana informasi tersebut akan diberikan.
Diagram konteks adalah kasus khusus dari DFD atau bagian dari DFD yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
3. Data Flow Diagram
mamudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai dalam bidang komputer untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan.
4. Kamus Data
Kamus data atau data dictionary atau disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu informasi untuk dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada perancanagan sistem digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di Diagram Arus Data dan hanya ditunjukan nama arus datanya saja.
5. Perancangan Basis Data a) Normalisasi
Normalisasi merupakan pengelompokan data elemen menjadi table-table yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat menambah, menghapus, mengubah, membaca pada suatu database, bila ada kesulitan pada pengujian tersebut, maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapat database yang optimal, walaupun jumlah normalisasi ini bervariasi dasar normalisasi sebenarnya hanya ada dua, yaitu bentuk normal pertama, dan bentuk normal kedua.
1. Bentuk Normal ke Satu (1NF/First Normal Form)
a. Tidak ada set atribut yang berulang atau bernilai ganda. b. Telah ditentukannya primary key untuk tabel atau relasi. c. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.
d. Tiap atribut yang dapat memiiki banyak nilai sebenarnya menggambarkan entitas atau relasi yang terpisah.
2. Bentuk Normal ke Dua (2NF/Second Normal Form)
a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal ke satu.
b. Atribut bukan kunci (non-key attribute) haruslah memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya pada primary key.
3. Bentuk Normal ke Tiga (3NF/Third Normal Form)
a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal ke dua.
b. Atribut bukan kunci (non-key attribute) tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap atribut bukan kunci lainnya. Seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key di relasi itu saja. b) Tabel Relasi
sebuah field merupakan kunci asing adalah jika dia sesuai dengan kunci primer pada tabel lain.
3.2.4. Pengujian Software
Pengujian software atau perangkat lunak dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
1. White Box Testing
Pengujian White Box (glass box) adalah pengujian yang didasarkan pada
pengecekan terhadap detail perancangan, menggunakan struktur kontrol dari desain program secara prosedural untuk membagi pengujian ke dalam beberapa kasus pengujian.
Penggunaan metode pengujian White Box dilakukan untuk :
1. Memberikan jaminan bahwa semua jalur independen suatu modul digunakan minimal satu kali.
2. Menggunakan semua keputusan logis untuk semua kondisi true atau false. 3. Mengeksekusi semua perulangan pada batasan nilai dan operasional pada
setiap kondisi.
4. Menggunakan struktur data internal untuk menjamin validitas jalur keputusan.
2. Black Box Testing
Black Box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.
Pengujian Blackbox berusaha menemukan kesalahan dalam kategori : 1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang
2. Kesalahan interface
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal
4. Kesalahan kinerja
5. Inisiasi dan kesalahan terminasi
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1. Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan landasan usulan perancangan analisis sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan dari urutan kejadian tersebut dapat dibuat diagram alir dokumen (flowmap).
4.1.1. Analisis Dokumen
Tabel 4.1 Tabel Analisis Dokumen
No. Nama Dokumen Uraian
1 Order Permintaan Barang
Fungsi : Bukti permintaan barang dari pelanggan Rangkap : 1 (satu)
Atribut : NoOrder,TglOrder ,KdPelanggan,ItemKode, NmPelanggan,NmBarang,JmlOrder,Satuan, Harga,Total,TotalBayar.
Aliran data : Dari pelanggan kepada bagian distribusi.
2 Surat Jalan Fungsi : Bukti pengiriman barang dari bagian distribusi ke pelanggan.
Rangkap : 3 (tiga)
KdPelanggan,NmPelanggan,ItemKode, NmBarang,JmlKirim,Satuan,Harga,Total, TotalBayar.
Aliran data : Dari bagian distribusi kepada pelanggan. Daftar Stok
Barang
Fungsi : Sebagai catatan data barang. Rangkap : 1 (satu)
Atribut : ItemKode,NmBarang,Harga,Satuan,JmlStok Aliran data : Disimpan di bagian gudang.
4 Daftar Pelanggan Fungsi : Sebagai catatan data pelanggan. Rangakp : 1 (satu)
Atribut : KdPelanggan,NmPelanggan,Alamat, NoTelp,NoFaks.
Aliran data : Disimpan di bagian distribusi.
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit organisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.
1. Pelanggan mengirimkan order permintaan barang kepada bagian pemesanan melalui faks.
2. Bagian pemesanan mengecek stok barang yang ada di gudang, apabila persediaan barang yang diminta sedang kosong maka bagian pemesanan akan memberikan kembali order permintaan barang kepada pelanggan sebagai order permintaan yang tidak terpenuhi, tetapi apabila barang yang di pesan persediaannya masih ada maka bagian pemesanan akan mencatat order permintaan barang sebanyak 2 rangkap sebagai order permintaan yang terpenuhi. Rangkap ke 1 diberikan ke bagian distribusi sedangkan rangkap ke 2 disimpan sebagai arsip.
3. Setelah menerima order permintaan dari bagian pemesanan, bagian distribusi membuat surat jalan dan faktur jual sebanyak 3 rangkap, surat jalan dan faktur lembar ke 1 diberikan kepada tim ekspedisi untuk dibawa pada saat pengiriman dan menyerahkannya kepada pelanggan sebagai bukti pengiriman, lembar ke 2 disimpan oleh bagian distribusi sebagai arsip sedangkan lembar ke 3 diberikan ke bagian administrasi untuk dibuatkan laporan pengiriman barang.
4. Bagian administrasi membuat laporan pengiriman sebanyak 2 rangkap, lembar ke 1 disimpan oleh bagian administrasi untuk dijadikan arsip sedangkan lembar ke 2 diserahkan kepada pimpinan.
data dari daftar stok barang. Lembar ke 1 diserahkan kepada supplier sedangkan lembar ke 2 disimpan oleh bagian gudang.
6. Setelah menerima daftar pesanan dari bagian gudang, supplier membuat nota pemesanan, kemudian diserahkan ke bagian gudang untuk di catat sebagai bukti pembelian barang dari supplier.
4.1.2.1 Flowmap
Untuk Diagram Alir Dokumen (Flowmap) yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.1. di bawah ini :
Keterangan :
OPB : Order Permintaan Barang DSB : Daftar Stok Barang SJ : Surat Jalan
DPB : Daftar Pesanan Barang Lap Peng : Laporan Pengiriman
NP : Nota Pemesanan
4.1.2.2 Diagram Konteks
Dari gambar flow map di atas dapat di gambarkan diagram konteks sebagai berikut :
!
! "
!
Gambar 4.2. Diagram Konteks Sistem Informasi Distribusi Barang yang sedang berjalan di CV Bimandiri
4.1.2.3 Data Flow Diagram
Gambar 4.3. Data Flow Diagram Sistem Informasi Distribusi Barang Level 0 yang sedang berjalan
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Setelah di analisa ada beberapa kelemahan dari sistem informasi yang sedang berjalan diantaranya :
1. Dalam memasukkan data masih menggunakkan dua program aplikasi yang belum menggunakan sistem database sehingga pemasukkan data menjadi kurang efektif.
2. Penyimpanan data belum terintegrasi dengan baik sehingga pencarian data menjadi tidak efektif.
3. Adanya kesulitan dalam memperbaiki data apabila terdapat perubahan data yang baru dari permintaan pelanggan.
4. Adanya kesulitan dalam pembuatan surat jalan dikarenakan masih menggunakan dua program aplikasi.
5. Adanya kesulitan di dalam pembuatan laporan.
4.2. Perancangan Sistem
Setelah menganalisa dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu sistem informasi distribusi barang dengan menggunakan sistem yang lebih baik dengan memakai perangkat lunak sehingga dapat membantu dalam menyelesaikan masalah yang ada.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Adapun tujuan dari perancangan sistem ini adalah :
1. Membangun perangkat lunak sistem penerimaan order barang dan pengiriman barang yang mampu menangani data dalam jumlah besar dan proses yang cepat serta terintegrasi dengan bagian lainnya.
2. Mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem yang belum terkomputerisasi.
4. Membuat laporan yang cepat dan akurat bagi pihak yang memerlukannya.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Gambaran umum sistem yang diusulkan bertujuan untuk menghasilkan perancangan sistem informasi Distribusi Barang yang terkomputerisasi. Usulan perancangan yang dilakukan adalah merubah sistem informasi distribusi barang yang belum menggunakan database menjadi sistem informasi distribusi barang yang terkomputerisasi dengan menggunakan database.
Adapun gambaran umum sistem ini mencakup flowmap, diagram konteks, dan diagram alir data sistem yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Berikut ini adalah perancangan prosedur yang di usulkan :
1. Pelanggan mengirimkan order permintaan barang kepada bagian pemesanan melalui faks.
2. Kemudian bagian pemesanan mengecek stok barang terlebih dahulu ke dalam database. Apabila stok barang masih ada maka bagian pemesanan akan menginputkan order permintaan terpenuhi sebagai order permintaan yang terpenuhi ke dalam database.
4. Bagian distribusi menginputkan surat jalan dan faktur jual dengan melihat data dari order permintaan terpenuhi ke dalam database, kemudian mencetak surat jalan dan faktur jual tersebut dan diberikan kepada tim ekspedisi untuk diserahkan kepada pelanggan pada saat pengiriman.
5. Bagian administrasi mencetak laporan pengiriman, laporan stok barang, laporan pemesanan dan laporan penerimaan barang masing-masing 2 rangkap dengan mengambil data dari database dan menyerahkan semua laporan tersebut kepada pimpinan dengan mengambil laporan dari rangkap yang ke 2. 6. Apabila stok barang mulai berkurang/habis, bagian gudang akan membuat
daftar pesanan barang dengan mengambil data dari daftar stok barang yang ada dalam database dan menyerahkannya kepada supplier.
7. Setelah menerima daftar pesanan barang dari bagian gudang, supplier membuat nota pemesanan dan memberikannya ke bagian gudang.
4.2.3.1. Flow Map
Gambar 4.4. flow map Sistem Informasi Distribusi Barang yang di usulkan pada CV Bimandiri
Keterangan :
OPB : Order Permintaan Barang Lap Pesan : Laporan Pemesanan
DPB : Daftar Pesanan Barang Lap PN : Laporan Penerimaan Barang
SJ : Surat Jalan Lap Stok : Laporan Stok Barang NP : Nota Pemesanan
4.2.3.2. Diagram Konteks
Gambar 4.5. Diagram Konteks Sistem Informasi Distribusi Barang yang di usulkan pada CV Bimandiri
4.2.3.3. Data Flow Diagram
Gambar 4.6. Data Flow Diagram Sistem Informasi Distribusi Barang yang di usulkan
SJ + Faktur Jual Lap Peng
4.2.3.4. Kamus Data
Kamus data atau data dictionary adalah katalog data tentang fakta dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mengidentifikasikan data yang mengalir dalam sistem dengan lengkap.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di data flow diagram. Arus data yang ada di data flow diagram sifatnya adalah global, hanya ditujukan arus datanya saja. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di bawah ini :
Tabel 4.2. Kamus Data Barang Nama Data Barang
Alias -
Bentuk Data Dokumen Cetak Komputer Penjelasan
Struktur Data Item_Kode, Nama_Barang, Harga, Satuan, Jml_Stok
Tabel 4.3. Kamus Data Pelanggan Nama Data Pelanggan
Alias -
Bentuk Data Dokumen Cetak Komputer Penjelasan
Struktur Data Kode_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Alamat, No_Telepon, No_Fax
Tabel 4.4. Kamus Data Surat Jalan Nama Data Surat Jalan
Alias -
Bentuk Data Dokumen Cetak Komputer Penjelasan
Struktur Data No_Nota,No_Order,Tgl_Order,Tgl_Kirim, Kode_Pelanggan, Nama_Pelanggan,Item_Kode, Nama_Barang,Jml_Kirim,Satuan,Harga,Total, Total_Bayar.
Tabel 4.5. Kamus Data Order Permintaan Barang Nama Data Order Permintaan Barang
Alias -
Bentuk Data Dokumen Cetak Komputer Penjelasan
Struktur Data No_Order,Tgl_Order,Kode_Pelanggan,Item_Kode, Nama_Pelanggan,Nama_Barang,Jml_Order,Satuan, Harga,Total,Total_Bayar.
Tabel 4.6. Kamus Data Supplier Nama Data Supplier
Alias -
Struktur Data Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat_Supplier, No_Telp_Supplier
Tabel 4.7. Kamus Data Pemesanan Nama Data Pemesanan
Alias -
Bentuk Data Dokumen Cetak Komputer Penjelasan
Struktur Data Kode_Pemesanan,Tgl_Pemesanan,Kode_Supplier, Item_Kode,Nama_Supplier,Nama_Barang,
Jml_Pemesanan,Satuan,Harga,Sub_Total,Total_Harga.
4.2.4. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data merupakan perancangan sebuah database pada dasarnya melibatkan enam tahap yang bersifat berulang yaitu perencanaan, analisis, perancangan, pemrograman, implementasi, dan penggunaan. Adapun unsur-unsur yang mempengaruhi dalam merancang sebuah database yaitu sebagai berikut :
1. Barang : Item_Kode, Nama_Barang, Harga, Satuan, Jml_Stok.
2. Pelanggan : Kode_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Alamat, No_Telepon, No_Fax.
Nama_Barang, Jml_Kirim, Satuan, Harga, Total, Total_Bayar.
4. Order Permintaan Barang : No_Order, Tgl_Order, Kode_Pelanggan, Item_Kode, Nama_Pelanggan, Nama_Barang, Jml_Order, Satuan, Harga, Total, Total_Bayar. 5. Supplier : Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat_Supplier,
No_Telp_Supplier.
6. Pemesanan : Kode_Pemesanan, Tgl_Pemesanan,
Kode_Supplier, Item_Kode, Nama_Supplier, Nama_Barang, Jml_Pemesanan, Satuan, Harga, Sub_Total, Total_Harga.
4.2.4.1. Normalisasi
Untuk mendapatkan kriteria-kriteria normalisasi, semua tabel di rekontruksi menjadi satu tabel (Universal Table). Lalu diterapkan kriteria-kriteria normalisasi hingga mendapatkan sejumlah tabel yang sudah normal. Dibawah ini merupakan tabel yang berada pada bentuk normal pertama :
1. Bentuk Unormal
Tgl_Order, Kode_Pelanggan, Item_Kode, Nama_Pelanggan, Nama_Barang, Jml_Order, Satuan, Harga, Total, Total_Bayar, Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat_Supplier, No_Telp_Supplier, Kode_Pemesanan, Tgl_Pemesanan, Kode_Supplier, Item_Kode, Nama_Supplier, Nama_Barang, Jml_Pemesanan, Satuan, Harga, Sub_Total, Total_Harga }
2. Bentuk Normal Pertama
Langkah berikutnya adalah dengan cara memisahkan atribut-atribut yang nialinya sama akan ditulis hanya satu kali. Seperti berikut ini :
{ Item_Kode, Nama_Barang, Harga, Satuan, Jml_Stok, Kode_Pelanggan, Nama, Alamat, No_Telepon, No_Fax, Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat_Supplier, No_Telp_Supplier, No_Nota, No_Order, Kode_Pemesanan, Tgl_Order, Tgl_Kirim, Tgl_Pemesanan, Jml_Kirim, Jml_Order, Jml_Pemesanan, Total, Total_Bayar, Sub_Total, Total_Harga }
3. Bentuk Normal Kedua
Bentuk normal Kedua (NF) adalah table yang tidak mengandung pengulangan data dan nilai-nilai nonatomik. Sebuah nilai atomik adalah field yang menyatakan data tunggal, bukan gabungan nilai-nilai.
Tabel Barang
{Item_Kode*, Nama_Barang, Harga, Satuan, Jml_Stok}
Tabel Pelanggan
Tabel Supplier
{Kode_Supplier*, Nama_Supplier, Alamat_Supplier, No_Telp_Supplier}
Tabel Order Permintaan Barang
{No_Order*, Tgl_Order, Kode_Pelanggan**, Item_Kode**, Jml_Order, Satuan}
Tabel Surat Jalan
{No_Nota*, No_Order**, Tgl_Kirim, Kode_Pelanggan**, Item_Kode**, Satuan, Jml_Kirim, Total, Total_Bayar}
Tabel Pemesanan
{Kode_Pemesanan*, Tgl_Pemesanan, Kode_Supplier**, Item_Kode**, Jml_Pemesanan, Satuan, Sub_Total, Total_Harga}
4. Bentuk Normal Ketiga
Berdasarkan bentuk normal Kedua (2NF) di atas masih ditemukan informasi tabel yang kurang akurat, oleh karena itu dibutuhkan suatu relasi antar tabel yang masing-masing atribut utama bergantung fungsional penuh pada masing-masing kunci dimana kunci tersebut bukan bagiannya.
Tabel Barang
{Item_Kode*, Nama_Barang, Harga, Satuan, Jml_Stok}
Tabel Pelanggan
{Kode_Pelanggan*, Nama, Alamat, No_Telepon, No_Fax}
Tabel Supplier
Tabel Order Permintaan Barang
{No_Order*, Tgl_Order, Kode_Pelanggan**}
Tabel Detail Order Permintaan Barang
{No_Order**, Jml_Order, Item_Kode**}
Tabel Surat Jalan
{No_Nota*, No_Order**, Tgl_Kirim, Kode_Pelanggan**, Jml_Kirim, Total, Total_Bayar}
Tabel Pemesanan
{Kode_Pemesanan*, Tgl_Pemesanan, Kode_Supplier**}
Tabel Detail Pemesanan
{Kode_Pemesanan**, Jml_Pemesanan, Item_Kode**, Sub_Total, Total_Harga}
4.2.4.2. Relasi Tabel
Tabel relasi digunakan untuk mengelompokkan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasi yang berfungsi untuk mengakses data, sehingga databases tersebut mudah di modifikasi.
Gambar 4.7. Relasi Tabel pada Sistem Informasi Distribusi Barang
4.2.4.3. Entity Relationship Diagram
!
Gambar 4.8. Entity Relationship Diagram
Atribut yang terdapat di entity relationship diagram adalah sebagai berikut : 1. Pelanggan
{Kode_Pelanggan*, Nama, Alamat, No_Telepon, No_Fax} 2. Order Permintaan Barang
{No_Order*, Tgl_Order, Kode_Pelanggan**} 3. Detail Order Permintaan Barang
{No_Order**, Jml_Order, Item_Kode**} 4. Barang
