Sistem Informasi Akademik SMPN 1 Ciranjang

(1)

SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMPN 1 CIRANJANG

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana

Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

HERU NURDIANSYAH

10103175

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(2)

i

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Sistem Informasi Akademik SMPN 1 Ciranjang“.

Sebagai perwujudan rasa syukur dan penghormatan atas selesainya tugas akhir ini, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas segala bantuan dan dukungan yang telah di berikan. Terutama di tujukan kepada :

1. Papah dan Mamah tercinta yang senantiasa menjadi panutan dalam menjalani hidup, memberikan dukungan dan motivasi baik moril maupun materil. 2. Keluarga Besar Bapak Ayep dan Ibu Yati terima kasih atas doa dan dukungan

nya terhadap menantumu ini.

3. Bunda kau wanita yang telah Allah takdirkan untuk menjadi ibu dari anakku, dan maafkan suami mu ini yang telah membiarkan bunda lama menunggu menanti ayah selama ini, dalam iringan do’a yang s’lalu kau panjatkan dalam setiap sujudmu kaupun s’lalu berharap kepada Allah untuk melindungi suami mu di manapun, dan anak ku Raynatha Febriansyah engkaulah buah hatiku, kasih sayangku padamu tak terkikis oleh erosi zaman, dan ayah selalu memandang wajahmu yang damai, ketika engkau sedang tidur, Ayah sayang kalian berdua.

(3)

ii

5. Kakak ipar dan ade ipar ku tecinta, Teh Evi ma Ahin, Yosef, Dian, Fikri, Feni terima kasih atas semuanya, yang telah mendoakan dan mendukung atas segalanya.

6. Ibu Mira Kania Sabariah, S.T., M.T. selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia Bandung.

7. Ibu Khusnul Novianingsih, S.Si, M.Si, selaku pembimbing II yang telah meluangkan waktunya untuk bimbingan dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 8. Ibu Tati Harihayati M., S.T. selaku reviewer dan Wakil Ketua Jurusan Teknik

Informatika Universitas Komputer Indonesia.

9. Ibu Dian Dharmayanti, S.T , selaku Dosen Wali IF-4.

10.Bapak Dede S Hayat, SPd, Mpd selaku Kepala Sekolah SMPN 1 Ciranjang. 11.Bapak Ceceng selaku Wakil Kepala Sekolah SMPN 1 Ciranjang.

12.Bapak Ade Kadarusman selaku Bagian Kurikulum Sekolah SMPN 1 Ciranjang.

13.Segenap dosen, staff dan karyawan pada Universitas Komputer Indonesia Bandung.

14.Segenap Guru-guru, Staff dan Karyawan pada SMPN 1 Ciranjang.

15.Teman-temanku satu angkatan (ikhwan ”toge”, andri “bos”, arif “reef”, vidi “pentot”, M. jen “kongjen”, dede “ipryt”, rio “abang”, yadi “iday”, astuan “cuenk”, gery “tama”, novianto “suhu cabul”, fitrah “pete”, panji “panjul”, sopiyan “hyde”, yogi “gie”, sulaeman “ules”, ari “ridox”, fadil, satria, putri, nurimanuri, saman, Suhu Ahmed atas sharing informasi dan ilmunya, all IF-4

(4)

iii

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu saran dan kritik dari berbagai pihak sangat diharapkan untuk perbaikan Tugas Akhir ini.

Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Bandung, February 2009

(5)

iv

1.2Identifikasi Masalah ... 2

1.3Maksud dan Tujuan ... 3

1.4Batasan Masalah ... 3

1.5Metodologi Penelitian ... 4

1.6Sistematika Penulisan ... 6

BAB II LANDASAN TEORI ... 8

2.1 Definisi Sistem ... 8

2.1.1. Pendekatan Sistem ... 8

2.1.2. Ciri-ciri Utama suatu Sistem ... 9

2.1.3 Karakteristik Sistem ... 10

2.2. Definisi Informasi ... 11

2.2.1. Kualitas Informasi ... 11

2.2.2. Nilai Informasi ... 12

2.3. Definisi Sistem Informasi ... 13

(6)

v

2.4.2 Sistem Pengelola Basis Data ... 15

2.4.3 Bahasa Basis Data ... 16

2.5. Pemodelan Data ... 16

2.5.1 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 17

2.6 Analisis Sistem ... 18

2.6.1 Model Analisis Terstruktur ... 18

2.6.1.1 Flowmap ... 18

2.6.1.2 Diagram Konteks ... 19

2.6.1.3 Data Flow Diagram ... 19

2.6.1.4 Kamus data ... 20

2.7 Definisi Pengolahan data... 21

2.8 Normalisasi ... 22

2.9 Sistem Client-Server ... 23

2.10 Software Pendukung ... 25

2.10.1 Borland Delphi ... 25

3.1.1.1 Analisis Prosedur yang sedang berjalan ... 27

3.1.2 Analisis Non-Fungsional ... 36

3.1.2.1 Analisis User ... 36

3.1.2.2 Analisis Hardware dan Software ... 37

3.1.2.2.1 Analisis Hardware ... 37

3.1.2.2.2 Analisis Software ... 39

3.1.2.2.3 Analisis jaringan ... 40

(7)

vi

3.2 Perancangan Sistem ... 42

3.2.1 Perancangan Aliran Informasi... 42

3.2.1.1 Diagram Konteks ... 42

3.2.1.2 DFD ... 43

3.2.2 Spesifikasi Proses ... 58

3.2.3 Kamus Data ... 63

3.2.4 Perancangan Basis Data ... 65

3.2.4.1 Skema Relasi ... 65

3.2.4.2 Struktur Tabel... 67

3.2.4.3 Pengkodean ... 70

3.2.5 Perancangan Antar Muka ... 72

3.2.5.1 Perancangan Struktur Menu ... 72

3.2.5.2 Perancangan Struktur Menu Kepala Sekolah ... 74

3.2.5.3 Perancangan Struktur Menu Guru ... 75

3.2.5.4 Perancangan Tampilan ... 76

3.2.5.5 Jaringan Semantik ... 100

3.2.6 Perancangan Prosedural ... 102

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ... 109

4.1Implementasi ... 109

4.1.1 Implementasi Perangkat Keras ... 109

4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 110

4.1.3 Implementasi Basis data ... 110

4.1.4 implementasi Antarmuka ... 115

4.2 Pengujian Sistem ... 137

4.2.1 Rencana Pengujian ... 138

4.2.2 Pengujian Alpha ... 138

4.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian Alpha ... 152

4.2.4 Pengujian Beta ... 152

4.2.5 Kesimpulan hasil Pengujian Beta... 154

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 155

(8)

(9)

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar I.1 Metodologi Penelitian Waterfall ... 6

Gambar II.1 Sistem Client-Server Sederhana ... 24

Gambar III.1 Gambar III.1 Flow Map Prosedur Pendaftaran Ulang Siswa Baru pada SMPN 1 Cirajang ... 29

Gambar III.2 Flow Map Prosedur Pembagian Kelas pada SMPN 1 Ciranjang ... 33

Gambar III.3 Flow Map Prosedur Penilaian pada SMPN 1 Ciranjang ... 34

Gambar III.4 Flow Map Prosedur Pembuatan Penjadwalan pada SMPN 1 Ciranjang ... 35

Gambar III.5 Letak SMPN 1 Ciranjang ... 40

Gambar III.6 Arsitektur Jaringan Sistem Informasi Akademik SMPN 1 Ciranjang ... 41

Gambar III.7 ERD Sistem Informasi Akademik MPN 1 Curanjang ... 42

Gambar III.8 Diagram Konteks ... 43

Gambar III.9 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik pada SMP Ciranjang .... 44

Gambar III.10 DFD Level 1 Proses 1 Login ... 45

Gambar III.11 DFD Level 1 Proses 2 Master Data ... 46

Gambar III.12 DFD Level 1 Proses 3 Pengolahan Nilai ... 47

Gambar III.13 DFD Level 1 Proses 4 Pengolahan Data Absensi Siswa ... 47

Gambar III.14 DFD Level 1 Proses 5 Pengolahan Jadwal... 48

Gambar III.15 DFD Level 1 Proses 6 Pengolahan Laporan ... 49

Gambar III.16 DFD Level 1 Proses 7 Perubahan Password ... 50

Gambar III.17 DFD Level 2 Proses 2.1 Pengolahan Data User... 51

Gambar III.18 DFD Level 2 Proses 2.2 Pengolahan Data Siswa... 51

Gambar III.19 DFD Level 2 proses 2.3 Pengolahan Data Guru ... 52

Gambar III.20 DFD Level 2 Proses 2.4 Pengolahan Data Pelajaran ... 53

Gambar III.21 DFD Level 2 Proses 2.5 Pengolahan Data Kelas ... 53

Gambar III.22 DFD Level 2 Proses 6.1 Laporan Data Siswa ... 54

Gambar III.23 DFD Level 2 Proses 6.2 Laporan Data Kelas ... 54

(10)

ix

Gambar III.27 DFD Level 2 Proses 6.4 Laporan Jadwal ... 57

Gambar III.28 Skema Relasi ... 66

Gambar III.29 Struktur Menu Administrator Sistem Informasi Akademik SMPN 1 Ciranjang ... 73

Gambar III.30 Struktur Menu Kepala Sekolah Sistem Informasi Akademik SMPN 1 Ciranjang ... 74

Gambar III.31 Struktur Menu Guru Sistem Informasi Akademik SMPN 1 Ciranjang ... 75

Gambar III.32 Rancangan Form Login ... 76

Gambar III.33 Rancangan Form Utama ... 76

Gambar III.34 Rancangan Form Master Data ... 77

Gambar III.35 Rancangan Form Data User ... 77

Gambar III.36 Rancangan Form Data Siswa ... 78

Gambar III.37 Rancangan Panel Pencarian ... 78

Gambar III.38 Rancangan Panel Tambah ... 79

Gambar III.39 Rancangan Panel Edit ... 80

Gambar III.40 Rancangan Form Data Guru ... 80

Gambar III.44 Rancangan Form Absensi Siswa ... 82

Gambar III.47 Rancangan Panel Absensi Siswa ... 84

Gambar III.49 Rancangan Form Pelajaran... 85

(11)

x

Gambar III.53 Rancangan Form Data Kelas ... 87

Gambar III.54 Rancangan Panel Cari ... 87

Gambar III.57 Rancangan Form Nilai ... 89

Gambar III.61 Rancangan Form Jadwal ... 91

Gambar III.65 Rancangan Form Laporan ... 93

Gambar III.66 Rancangan Laporan Siswa ... 93

Gambar III.67 Rancangan Laporan Guru... 94

Gambar III.68 Rancangan Laporan Absensi Siawa ... 94

Gambar III.69 Rancangan Laporan Jadwal ... 95

Gambar III.70 Rancangan Laporan Pelajaran ... 95

Gambar III.71 Rancangan Laporan Nilai ... 96

Gambar III.72 Rancangan Form About ... 96

Gambar III.73 Rancangan Form Password ... 97

Gambar III.74 Rancangan Form Pesan ... 97

Gambar III.75 Jaringan Semantik Tata Usaha ... 100

Gambar III.76 Jaringan Semantik Kepala Sekolah ... 101

Gambar III.77 Jaringan Semantik Guru ... 101

Gambar III.78 Flowchart Login ... 102

Gambar III.79 Flowchart Pemilihan Menu Utama ... 103

Gambar III.80 Flowchart Pemilihan Menu Master Data ... 103

Gambar III.81 Flowchart Menu Pengolahan Data User... 104

Gambar III.82Flowchart Tambah Data ... 104

(12)

xi

Gambar III.86 Flowchart Menu Pengolahan Data Kelas ... 106

Gambar III.87 Flowchart Menu Menu Nilai ... 107

Gambar III.88 Flowchart Menu Absensi Siswa ... 107

Gambar III.89 Flowchart Menu Pengolahan Jadwal ... 108

Gambar IV.1 Form Login ... 115

Gambar IV.2 Form Administrator ... 115

Gambar IV.3 Form Master Data ... 116

Gambar IV.4 Form Data User ... 116

Gambar IV.5 Form Data Siswa ... 117

Gambar IV.6 Form Cari Data Siswa ... 117

Gambar IV.7 Form Tambah Data Siswa ... 118

Gambar IV.8 Form Edit Data Siswa ... 118

Gambar IV.9 Form Naik Kelas ... 119

Gambar IV.10 Form Data Guru ... 119

Gambar IV.11 Form Cari Data Guru ... 120

Gambar IV.12 Form Tambah Data Guru ... 120

Gambar IV.13 Form Edit Data Guru... 121

Gambar IV.14 Form Data Pelajaran... 121

Gambar IV.15 Form Cari Data Pelajaran ... 122

Gambar IV.16 Form Tambah Data Pelajaran ... 122

Gambar IV.18 Form Edit Data Pelajaran ... 123

Gambar IV.19 Form Data Kelas ... 123

Gambar IV.20 Form Cari Data Kelas ... 124

Gambar IV.21 Form Tambah Data Kelas ... 124

Gambar IV.23 Form Edit Data Kelas ... 125

Gambar IV.24 Form Data Nilai ... 125

Gambar IV.25 Form Cari Data Nilai... 126

Gambar IV.26 Form Import Data Nilai ... 126

(13)

xii

Gambar IV.28 Form Data Jadwal ... 127

Gambar IV.29 Form Cari Data Jadwal ... 129

Gambar IV.30 Form Tambah Data Jadwal ... 129

Gambar IV.31 Form Laporan ... 130

Gambar IV.32 Form Laporan Siswa ... 130

Gambar IV.33 Form Laporan Guru ... 131

Gambar IV.34 Form Laporan Jadwal... 131

Gambar IV.35 Form Laporan Pelajaran ... 132

Gambar IV.36 Form Laporan Nilai ... 132

Gambar IV.37 Form About Pembuat ... 133

Gambar IV.38 Form Ganti Password ... 133

(14)

xiii

Tabel III.1 Spesifikasi Proses ... 58

Tabel III.2 Kamus Data ... 63

Tabel III.3 Tabel User ... 67

Tabel III.4 Tabel Siswa ... 67

Tabel III.5 Tabel guru ... 68

Tabel III.7 Tabel kelas ... 68

Tabel III.8 Tabel Nilai... 68

Tabel III.9 Tabel Pelajaran ... 69

Tabel III.10 Tabel jadwal ... 69

Tabel III.11 Tabel Absensi ... 69

Tabel IV.1 Rencana Pengujian ... 138

Tabel IV.2 Tabel pengujian login (Data normal) ... 138

Tabel IV.3 Tabel pengujian login (Data salah) ... 139

Tabel IV.4 Tabel pengujian pengolahan Data User (uji data normal) ... 139

Tabel IV.5 Tabel pengujian pengolahan User (Uji data salah) ... 139

Tabel IV.6 Tabel pengujian pengolahan Data Siswa (uji data normal) ... 140

Tabel IV.7 Tabel pengujian pengolahan Data Siswa (Uji data salah) ... 141

Tabel IV.8 Tabel pengujian pengolahan Data Guru (uji data normal) ... 141

Tabel IV.9 Tabel pengujian pengolahan Data Guru (Uji data salah) ... 142

Tabel IV.10 Tabel pengujian Pengolahan Data Pelajaran (uji data normal) ... 143

Tabel IV.11 Tabel pengujian Pengolahan Data Pelajaran (Uji data salah) ... 143

Tabel IV.12 Tabel pengujian pengolahan Data Kelas (uji data normal) ... 144

Tabel IV.13 Tabel pengujian pengolahan Data Kelas (Uji data salah) ... 145

Tabel IV.14 Tabel pengujian pengolahan Data Nilai (uji data normal) ... 145

Tabel IV.15 Tabel pengujian pengolahan Data Nilai (Uji data salah) ... 146

Tabel IV.16 Tabel pengujian pengolahan Data Absensi Siswa (uji data normal) . 147 Tabel IV.17 Tabel pengujian pengolahan Data Absensi Siswa (Uji data salah) ... 147

(15)

xiv

Tabel IV.19 Tabel pengujian pengolahan Data Jadwal (Uji data salah) ... 149

Tabel IV.20 Tabel pengujian pengolahan Data Laporan (uji data normal) ... 149

Tabel IV.21 Tabel pengujian pengolahan Data Passwod (Uji data normal) ... 151

Tabel IV.22 Tabel pengujian pengolahan Data Passwod (uji data salah) ... 151

Tabel IV.23 Tabel pengujian client Server (Uji data normal) ... 151

(16)

xv 1. Diagram Aliran ( Flowchart)

No Simbol Keterangan

1

Kondisi

Menunjukan pengecekan suatu kondisi yang terjadi selama alur data berlangsung

2

Awal/Akhir proses

Menunjukan dimulainya/diakhirinya proses yang dikerjakan dalam sistem

3 Proses

Menunjukan proses yang dikerjakan dalam sistem

4

Aliran data

Menunjukan aliran data yang terjadi selama proses dalam sistem berlangsung

2. Data Flow Diagram ( DFD )

1

Proses

Menunjukan transformasi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya

2 External Entity

Mewakili entitas luar dimana sistem berkomunikasi

3

Penyimpanan manual

Untuk memodelkan kumpulan data / paket data secara manual

4 _Aliran

(17)

xvi 3. Entity Relationship Diagram ( ERD )

1

Data Entitas

Segala sesuatu baik yang nyata maupun abstrak yang datanya akan direkam

2

Relasi

Menunjukan adanya hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas berbeda

3

Aliran Data

Menyatakan penghubung antara relasi dengan data entitas dengan atribut

4 Terminator

(18)

xvii

(19)

ABSTRAK

SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMPN 1 CIRANJANG

Oleh

Heru Nurdiansyah 10103175

Pengolahan data akademik pada SMPN 1 Ciranjang masih menggunakan cara yang manual, sehingga menyebabkan beberapa kendala diantaranya yaitu pengarsipan data akademik yang belum teratur yang mengakibatkan pencarian data akademik sulit untuk dilakukan. Hal tersebut menjadi acuan dibangunnya sistem informasi akademik yang dapat memberikan informasi mengenai kegiatan akademik di sekolah tersebut.

Aplikasi sistem informasi akademik ini dibuat bertujuan untuk membantu proses yang terdapat pada SMPN 1 Ciranjang seperti data siswa, data guru, data pelajaran, data kelas, data absensi, data penilaian dan penjadwalan dengan cara mempermudah dalam mendapatkan informasi, pengolahan data dan pembagian hak akses untuk tiap bagiannya sehingga dapat dilihat serta dapat melakukan proses dikomputer mana saja yang terhubung dengan komputer server.

Berdasarkan implementasi dan pengujian yang dilakukan terhadap user, dengan dibangunnya sistem informasi akademik yang berbasis Client-server ini dapat membantu dalam pengolahan data, sehingga dapat menghasilkan informasi secara cepat dan mempermudah dalam pengolahan data pada setiap bagian yang terkait dalam sistem informasi akademik.

(20)

INFORMATION SYSTEM OF ACADEMIC SMPN 1 CIRANJANG

By

Heru Nurdiansyah 10103175

Now, academic data processing at SMPN 1 Ciranjang still use manual

way. It’s make some problem such as difficuly in searching data. That is a reason why we built information system of academic at SMPN 1 Ciranjang.

System application of information of this academic made for to assist

process found on SMPN 1 Ciranjanglike student data, teacher data, Iesson data,

class data, take attendance, get values and scheduling whit one process to getting information, data processing and division of access right for every part of this so that visible and can do process computer to be connected that incircuit with server computer.

Based on implementation and examination done to user, with built it information system academic is being based on client this server can assist in data processing, causing can has information quickly and easly in data processing in each related part in information system academic.

(21)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar belakang masalah

Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 1 Ciranjang merupakan salah satu sekolah unggulan di wilayah Cianjur sehingga menjadikan sekolah ini banyak dijadikan pilihan oleh masyarakat dikarenakan kualitas dan hasil pengajaran yang sangat memuaskan. Akan tetapi, sekolah ini masih belum ditunjang dengan fasilitas yang memuaskan. Sebagai contohnya adalah pengolahan sistem akademik yang ada pada sekolah ini masih menggunakan sistem yang masih manual.

Proses pendataan atau pencatatan yang masih manual dirasakan sangat kurang efektif seperti pendataan siswa, guru dan staff, dikarenakan para staf dan guru harus menulis kembali data-data yang telah ditulis dan kemudian harus menuliskan ulang sebagai laporan kepada kepala sekolah. Kegiatan seperti ini dirasakan merepotkan dan menyita banyak perhatian dikarenakan staf harus bekerja 2 kali untuk hal yang sama.

(22)

tersebut. Kelambatan dalam pencarian data tersebut juga menimbulkan masalah baru yaitu menurunnya efisiensi kerja para staf dan guru dikarenakan belum ditunjang fasilitas yang memadai dalam melaksanakan tugas atau pekerjaannya.

Hilangnya data atau berkas masih sering terjadi pada sekolah ini, hal ini dikarenakan data atau berkas hanya disimpan dalam bentuk lembaran-lembaran laporan yang ditumpuk di ruang tata usaha sehingga data atau berkas mudah tercecer dan hilang begitu saja..

Laporan perkembangan hasil belajar siswa yang belum dapat terpantau dengan baik setiap periodenya dikarenakan data-data dari wali kelas belum terkumpul dengan baik sehingga sekolah belum dapat mengetahui perkembangan belajar siswa tiap periodenya, apakah mengalami kemajuan atau malah mengalami kemunduran.

Untuk mengatasi permasalah yang ada, penulis bermaksud untuk membangun sistem informasi akademik SMP Negeri 1 Ciranjang agar dapat membantu kinerja para staf, dan guru dalam menjalankan tugasnya serta meningkatkan kualitas SMP Negeri 1 Ciranjang.

1.2Identifikasi masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah yang ada adalah :

“Bagaimana membangun sistem informasi akademik SMP Negeri 1

(23)

3

1.3Maksud dan tujuan

Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah membangun Sistem Informasi Akademik SMP Negeri 1 Ciranjang.

Sedangkan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian tugas akhir ini adalah : 1. Untuk membantu sistem lama dengan sistem baru yangterkomputerisasi. 2. Mempercepat proses pencatatan data serta mempermudah dalam proses

pencarian data yang diperlukan.

3. Menghasilkan laporan yang tepat dan akurat .

1.4Batasan Masalah

Masalah yang dibahas dalam Tugas Akhir (TA) ini dibatasi pada pengolahan data yang mencakup pada:

1. Data yang diolah terdiri dari : Data siswa, guru, staf, jadwal mengajar guru, absensi siswa dan, nilai siswa.

2. Pada prosedur pendataan siswa baru, hanya membahas pada prosedur pendaftaran ulang siswa baru saja.

3. Perangkat lunak yang digunakan untuk membangun Sistem Informasi Akademik SMP Negeri 1 Ciranjang ini adalah sebagai berikut :

a. Software pembangun Borland Delphi 7. b. MySQL sebagai Database.

(24)

4. Pemodelan sistem yang digunakan adalah pemodelan menggunakan aliran data dengan menggunakan flowmap, diagram konteks, data flow diagram,

dan diagram E-R.

5. Pengujian dilakukan dengan menggunakan metode Black-box.

6. Laporan yang dihasilkan terdiri dari laporan data siswa, laporan data guru dan staf, laporan jadwal mengajar guru, laporan absensi siswa serta laporan nilai siswa.

7. User terdiri dari : a. Kepala Sekolah. b. Wakil Kepala Sekolah. c. Guru.

d. Tata Usaha.

1.5Metode Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Tahap pengumpulan data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Studi Literatur.

Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan literatur, jurnal, paper

(25)

5

b. Observasi.

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan ke sekolah SMP Negeri 1 Ciranjang.

c. Interview.

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung kepada Kepala Sekolah, Guru, Tata Usaha, dan Bagian Kurikulum.

2. Tahap pembuatan perangkat lunak.

Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall, yang meliputi beberapa proses diantaranya:

a. Rekayasa sistem

Merupakan bagian terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, dimulai dengan mencari dan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan oleh suatu sistem.

b. Analisis

Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan perangkat lunak.

c. Design

Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh user.

d. Coding

(26)

e. Testing

Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau keinginan konsumen.

f. Maintenance

Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat mengalami perubahan–perubahan, penambahan, atau perbaikan sesuai dengan permintaan user.

System enginering

Coding

Maintenance Testing

Design Analysis

Gambar I.1 Metodologi pendekatan waterfall

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

(27)

7

BAB II. LANDASAN TEORI

Membahas berbagai konsep dan dasar-dasar teori yang menunjang dalam kaitan dengan topik pembuatan sistem informasi akademik SMPN 1 Ciranjang. BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN

Menganalisis suatu masalah yang dihadapi dan merancangan dalam pembuatan sistem dan tahapan-tahapan yang dilakukan untuk menerapkan sistem yang telah dirancang dalam membuat sistem informasi akademik SMPN 1 Ciranjang.

BAB IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Berisi tentang tahapan-tahapan yang dilakukan untuk menerapkan sistem yang telah dirancang serta pengujian yang dilakukan terhadap sistem yang telah dibangun.

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN

(28)

8 2.1 Definisi Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam pendefinisian sistem, yaitu yang menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemen – elemen. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinikan sistem sebagai berikut :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. [4]

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemen-elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu”. [4]

2.1.1 Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem dapat diartikan suatu cara berpikir yang menguraikan suatu sistem sebagai kerangka atau jaringan guna memperlihatkan faktor – faktor yang berbeda didalam dan diluar sistem sebagai suatu kumpulan yang terpadu.

(29)

9

2.1.2 Ciri – Ciri Utama suatu Sistem

Berikut adalah ciri-ciri dari sistem : 1. Mengarah pada suatu tujuan tertentu

Setiap elemen sistem melakukan kegiatan masing – masing sesuai dengan fungsinya, tetapi mengarah kepada tujuan sistem yang sama dan secara keseluruhan.

2. Bersifat terbuka

Yang artinya sistem berinteraksi dengan lingkungannya. 3. Adanya mekanisme kontrol.

Suatu sistem mempunyai kemampuan untuk mengatur dirinya sendiri kesuatu posisi yang lebih baik dengan menjalankan kedinamisan dan mempersatukan keharmonisan dalam sistem itu sendiri.

4. Merupakan suatu keseluruhan

Sistem merupakan suatu keseluruhan yang bulat dan utuh, dimana tujuan masing – masing bagian yang membentuk sistem tersebut saling menunjang untuk mencapai tujuan sistem secara keseluruhan.

5. Adanya Proses Transformasi

Didalam sistem selalu ada proses transformasi, yang mengubah input

menjadi output, atau mengubah suatu masukan menjadi suatu keluaran untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

6. Adanya Keterkaitan atau Hubungan Timbal – Balik

(30)

apabila terjadi perubahah elemen dari suatu sistem, maka akan berpengaruh terhadap sistem secara keseluruhan.

2.1.3 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu antara lain sebagai berikut :

1. Komponen-komponen Sistem (Components)

Merupakan salah satu karakteristik sistem yang berupa sub-sistem atau gagasan sistem.

2. Batas Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan lainnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Segala sesuatu yang berada diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi baik itu menguntungkan operasi sistem yang merupakan energi dari sistem yang harus dipelihara atau ditahan sehingga tidak mengganggu atau merusak sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara satu sistem dengan sub-sistem lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

(31)

11

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran dari sistem adalah data yang diolah serta diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna atau menjadi informasi yang dibutuhkan. 7. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah suatu masukan menjadi keluaran yang dibentuk.

8. Sasaran Sistem (Goal)

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu yaitu tujuan atau sasaran, dimana yang menentukan sekali masukan serta keluaran sistem yang mengena pada sasaran atau tujuan yang dimaksudkan.

2.2 Definisi informasi

Suatu sistem erat kaitannya dengan informasi. Apabila suatu sistem kurang mendapat informasi maka sistem tersebut tidak berarti. Berikut ini akan dikemukakan definisi dari informasi :

“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi

yang menerimanya”.[4]

Sumber informasi adalah data. Data terbentuk dari karakter-karakter yang dapat berupa alpabet, angka maupun simbol khusus. Data di susun untuk di olah dalam bentuk struktur data, struktur file dan database.

2.2.1 Kualitas Informasi

(32)

1. Akurat

Akurat berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak menyesatkan.

2. Tepat

Tepat berarti suatu informasi harus diterima oleh pemakai informasi tepat pada waktunya.

3. Lengkap

Lengkap berarti suatu informasi diberikan dengan selengkap – lengkapnya agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pemakai informasi.

4. Relevan

Relevan berarti suatu informasi tersebut mempunyai manfaat yang

sesuai dengan pemakainya.

2.2.2 Nilai Informasi

(33)

13

2.3 Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut:

“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.” JOG[10].

2.3.1 Kegiatan Sistem Informasi

Dalam Sebuah Sistem Informasi terdapat beberapa kegiatan yang dilakukan antara lain :

1. Input

Suatu kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan data yang akan diproses.

2. Proses

Suatu kegiatan yang dilakukan untuk memproses suatu data yang akan menghasilkan suatu informasi yang memiliki nilai tambah.

3. Output

(34)

2.4 Basis Data

2.4.1 Pengertian Basis Data

Berikut ini akan dikemukakan definisi dari basis data :

“Basis Data (DataBase) adalah sekumpulan informasi bemanfaat yang di

organisasikan ke dalam tata cara yang khusus”. [1]

Komponen utama Basis Data (Database) antara lain : 1. Perangkat Keras (Hardware)

Yaitu Sebuah Komputer yang sudah berbentuk PC. 2. Sistem Operasi (Software)

Yaitu suatu bahasa pemrograman untuk melayani perintah – perintah

user.

3. Data

Yaitu informasi vang bersifat terpadu dan berbagi. 4. Aplikasi

Yaitu pengolahan perangkat lunak atau sistem informasi yang bersifat opsional.

5. Pemakai (User)

Yaitu orang yang memakai atau menggunakan basis data.

Pengguna sistem basis data dapat melakukan berbagai operasi, antara lain : 1. Menambahkan file baru ke sistem basis data;

2. Mengosongkan berkas;

3. Menyisipkan data ke suatu berkas;

(35)

15

6. Menghapus data pada suatu berkas;

7. Menyajikan suatu informasi yang diambil dari sejumlah berkas.

2.4.2 Sistem Pengelola Basis Data ( Database Management System

/DBMS )

Berikut ini akan dikemukakan definisi dari Database Management

System (DBMS) :

“Manajemen Sistem Basis Data (Database Management System /

DBMS) adalah perangkat lunak yang didesain untuk membantu dalam hal

pemeliharaan dan utilitas kumpulan data dalam jumlah besar”. [1]

”DBMS diartikan sebagai suatu program komputer yang digunakan

untuk memasukkan, mengubah, mengapus, memanipulasi, dan memperoleh

data/informasi dengan praktis dan efisien”. [5]

DBMS dapat menjadi alternatif penggunaan secara khusus untuk

aplikasi, semisal penyimpanan data dalam file dan menulis kode aplikasi yang spesifik untuk pengaturannya.

Penggunaan DBMS untuk suatu aplikasi tergantung pada kemampuan dan dukungan DBMS yang beroperasi secara efisien. Sehingga agar bisa menggunakan DBMS dengan baik, perlu diketahui cara kerja dari DBMS

(36)

2.4.3 Bahasa Basis Data

DBMS merupakan perantara bagi pemakai dengan basis data dalam disk. Cara berkomunikasi / berinteraksi antara pemakai dengan basis data tersebut diatur dalam suatu bahasa khusus yang ditetapkan oleh perusahaan pembuat DBMS. Bahasa tersebut dapat kita sebut sebagai bahasa basis data yang terdiri atas sejumlah perintah yang diformulasikan oleh user dan diproses oleh DBMS untuk melakukan suatu aksi / pekerjaan tertentu.

Bahasa yang digunakan dalam Basis Data yaitu : 1. DDL (Data Definition Language )

Merupakan bahasa definisi data yang digunakan untuk membuat dan

memanage objek database seperti database, tabel dan view.

2. DML (Data Manipulation Language)

Merupakan bahasa manipulasi data yang digunakan untuk memanipulasi data pada objek database seperti tabel.

3. DCL (Data Control Language)

Merupakan bahasa yang digunakan untuk mengendalikan pengaksesan data. 2.5 Pemodelan Data

Pemodelan sistem memainkan peranan yang penting dalam pengembangan sistem. Pemodelan data kadang-kadang disebut pemodelan database karena model data kadang-kadang diimplementasikan sebagai sebuah database. Pemodelan data dapat digambarkan dengan ERD (entity Relationship Diagram).

2.5.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu diagram yang

(37)

17

dimana pada tahap selanjutnya dapat di implementasikan ke dalam bentuk tabel relasi.

ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan, yaitu :

1. Entiti

Adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai dan sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat.

2. Atribut

Elemen dari sebuah entity yang berfungsi mendeskripsikan karakter

entity.

3. Hubungan

Sebagaimana halnya entity maka dalam hubungan pun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antara entity dengan isi dari hubungan itu sendiri.

Beberapa macam hubungan antar relasi, antara lain : 1. Satu Ke Satu (One to One)

Bentuk relasi antara satu entitas dengan jumlah satu ke entitas dengan jumlah yang sama.

2. Satu Ke Banyak (One to Many)

(38)

Bentuk relasi yang mendeskripsikan permasalahan yang komplek yaitu hubungan antara entitas yang berjumlah lebih dari satu dengan entitas dengan jumlah yang sama.

2.6 Analisis Sistem

Pemodelan sistem analisis terbagi menjadi dua bagian, yaitu : 2.6.1 Model Analisis Terstruktur

Analisis terstruktur adalah aktivitas pembangunan model dengan menggunakan notasi yang sesuai dengan prinsip analisis operasional. Analisis terstruktur bukan merupakan metode tunggal yang diaplikasikan secara konsisten oleh semua yang menggunakannya. Pada model ini analisis terhadap perangkat lunak dapat digambarkan dalam bentuk Flow Map, Diagram konteks, Data Flow Diagram (DFD) dan Kamus Data.

2.6.1.1 Flow Map

Flow Map merupakan data berbentuk dokumen didalam suatu

sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang saling terkait dalam hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi dengan cara mendifinisikan hubungan antara pelaku proses, proses dan aliran data.

2.6.1.2 Diagram Konteks (Context Diagram)

(39)

19

Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada

store dalam diagram konteks.

2.6.1.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram atau Diagram Alir Data merupakan diagram

alir yang dipresentasikan menggunakan lambang – lambang tertentu. Penulisan suatu program akan menjadi lebih mudah dalam pelaksanaan dengan adanya diagram alir data.

Keuntungan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) adalah supaya mempermudah pemakai (User) yang kurang menguasai bidang komputer untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan.

DFD menggunakan simbol-simbol untuk menerangkannya, yaitu:

1. External entity (kesatuan luar)

External entity (Kesatuan luar )merupakan kesatuan (entity) di

lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luar sistem yang akan memberikan

(input) atau menerima (output) dari sistem. Yang disimbolkan dengan

kotak.

2. Data flow (arus data)

Data flow (Arus data) mengalir diantara proses (process),

(40)

sistem atau hasil dari proses sistem. Yang disimbolkan dengan anak panah.

3. Process (Proses)

Proses (Proses) adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer, untuk Physical Data flow Diagram

(PDFD). Atau merupakan suatu proses yang hanya menunjukkan proses dari komputer, untuk Logical Data Flow Diagram (LDFD). Yang disimbolkan dengan lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya yang tumpul.

4. Data Storage (Penyimpanan Data)

Simpan data (data store) merupakan tempat penyimpanan data. yang disimbolkan dengan sepasang garis horizontal yang tanpa tutup diujungnya.

2.6.1.4 Kamus Data (Data Dictionary)

kamus data merupakan sebuah daftar yang terorganisasi dari elemen data yang berhubungan dengan sistem, dengan definisi yang teliti sehingga pemakai dan analisis sistem akan memiliki pemahaman yang umum mengenai input, output, komponen penyimpanan serta

kalkulasi intermediate.

(41)

21

Cara mendefinisikan kamus data yaitu :

1. Menggambarkan arti aliran data atau penyimpanan yang ditunjuk dalam DFD.

2. Menggabungkan komponen dari kumpulan data yang mengalir yaitu kumpulan komponen yang mungkin bisa dipecah lagi menjadi data elementer.

3. Menggambarkan data yang tersimpan.

4. Menentukan nilai dibagian elementer dari informasi yang relevan di DFD dan data storenya

2.7 Definisi Pengolahan Data

Berikut ini akan dikemukakan definisi dari pengolahan data :

“Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang

direncanakan guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan”. [1]

Tujuan Utama dalam pengolahan data dalam sebuah database adalah agar kita dapat memperoleh kembali data (yang kita cari) dengan mudah dan cepat, selain itu pemanfaatan database memiliki beberapa tujuan. Secara lengkap pemanfaatan database dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) antara lain :

1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed) 2. Efisiensi ruang (Space)

(42)

5. keamanan (Security)

6. Kebersamaan Pemakai (Sharability)

2.8 Normalisasi

Normalisasi adalah suatu teknik dalam menstruktur data dalam cara-cara tertentu untuk mengurangai atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database. Normalisasi juga diartikan sebagai proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya.

Konsep-konsep pada normalisasi, antara lain :

1. Kunci atribut (Key field atau Key attribut) yautu suatu kunci field yang mewakili record atau tupple

2. Kunci kandidat (Candidate key) yaitu suatu atribut atau satu set atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu entity.

3. Kunci primer (Primary key) yaitu satu atribut atau satu set atribut yang yang mengidentifikasi secara unik dan mewakili setiap kejadian pada satu

entity.

4. Kunci alternatif (Alternate key) yaitu kunci kandidat yang dipakai sebagai kunci primer.

5. Kunci tamu (Foreign key) yaitu suatu atribut atau satu set atribut dan melengkapi hubungan yang menunjukan ke induknya.

Bentuk-bentuk normalisasi yaitu :

(43)

23

Relasi berada pada normal kesatu jika semua atribut mempunyai nilai yang bersifat atomic.

2. Normal kedua (2NF atau Second Normal Form)

Relasi berada pada normal kedua jika relasi tersebut merupakan normal satu dan atribut bukan merupakan kunci tergantung penuh pada kunci primer.

3. Normal ketiga (3NF atau Three Normal Form)

Relasi berada pada normal ketiga jika relasi tersebut merupakan normal kedua dan atribut bukan kunci tidak tergantung secara transitif pada kunci primer.

4. BCNF (Boyce Cood Normal Form)

Relasi berada pada BCNF jika dan hanya jika faktor penentunya adalah kunci kandidat dan relasi tersebut merupakan normal ketiga.

2.9 Sistem Client-Server

Sistem Client – Sever dapat mempunyai dua atau tiga tingkat setup

(pengaturan). Terdapat sebuah komputer yang berfungsi sebagai server (pusat) dan beberapa komputer lainnya yang bersifat sebagai client. Beberapa bentuk pelayanan yang dapat diberikan komputer server antara lain :

1. Mengontrol hak akses perangkat – perangkat yang ada dalam jaringan. 2. Mengatur keamanan data dalam jaringan

(44)

Server terdiri dari dua komponen utama yaitu client dan server. Client berisi aplikasi basis data dan server berisi DBMS dan basis data. Setiap aktivitas yang dikehendaki para pemakai akan lebih dulu ditangani oleh client. Bila ada proses yang harus melibatkan data yang tersimpan pada basis data barulah client

mengadakan hubungan dengan server.

Pada sistem Client - Server untuk memenuhi kebutuhan, client akan mengirimkan message (perintah) query pengambilan data. Selanjutnya, server

yang menerima message tersebut akan menjalankan query tersebut dan hasilnya akan dikirimkan kembali ke client. Dengan begitu transfer datanya jauh lebih

efisien. Adapun bentuk dari Sistem Client - Server yang sederhana adalah sebagai

berikut :

Gambar II.1 Sistem Client Server Sederhana 2.10 Software Pendukung

Software Pendukung yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi

ini adalah Borland Delphi 7 dan MySQL.

2.10.1 Borland Delphi

Borland Delphi atau yang biasa disebut dengan delphi saja merupakan

(45)

25

dari turbo pascal. Turbo pascal yang diluncurkan pada tahun 1983 dirancang untuk dijalankan pada sistem operasi DOS, sedangkan delphi yang diluncurkan pertama kali tahun 1995 dirancang untuk beroperasi dibawah sistem operasi windows. Borland delphi merupakan salah satu bahasa pemrograman yang semenjak diluncurkan pertama kali langsung dilirik dan diminati oleh para programer komputer. Hal ini disebabkan karena delphi

memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangka lunak, kecepatan kompilasi, pola design yang menarik serta diperkuat dengan pemrograman yang terstruktur. Keunggulan lain dari delphi adalah dapat digunakan untuk merancang program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang berbasis

windows.

2.10.2 MySQL

MySQL adalah Relational Database Management System (RDMS)

yang didistribusikan secara gratis disebuah lisensi GPL (General Public

License). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun

(46)

perintah-perintah SQL yang dibuat oleh user maupun program-program aplikasinya sebagai database server lainnya dalam query data. MySQL

adalah satu dari sekian banyak sistem database yang merupakan solusi tepat dalam aplikasi database.

Menurut ANSI (American National Standards Institute), bahasa ini merupakan standar untuk relational database menagement sistems

(RDBMS). Pernyataan-pernyataan SQL digunakan untuk melakukan beberapa tugas seperti : update data pada database, atau menampilkan data dari database. Beberapa software RDBMS dapat menggunakan SQL, seperti

: Oracle, Sybase, Microsoft Access, Ingres, dsb. Setiap software database

mempunyai bahasa perintah / sintaks yang berbeda, namun pada prinsipnya mempunyai arti dan fungsi yang sama.

2.10.3 ODBC (Open Database Connectivity)

ODBC adalah sebuah standar yang dikembangkan mocrosoft untuk mendukung driver database yang bersifat indefendent terhadap produk, dengan adanya ODBC kita dapat menggunakan database yang tidak didukung oleh BDE (Borland Database Engine). Driver ODBC dapat diperoleh dari produsen database yang kita pakai. Driver ODBC ada yang 16 bit dan ada yang 32 bit. Delphi memakai driver yang 32 bit. Microsoft

(47)

27

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Analisis Sistem

Pada analisis sistem ini akan dilakukan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam prosedur-prosedur yang saling berhubungan dengan maksud agar dapat mengetahui seluruh kegiatan yang bekerja didalamnya. Analisis sistem ini terdiri dari analisis fungsional dan analisis non-fungsional.

3.1.1 Analisis Fungsional

3.1.1.1 Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Prosedur yang berjalan pada SMPN 1 Ciranjang terdiri dari 3 prosedur, yaitu : a. Prosedur Pendataan Siswa Baru

Pada prosedur pendataan siswa baru, penulis hanya membahas pada prosedur pendaftaran ulang siswa baru saja dan tidak membahas prosedur pendaftaran dan prosedur seleksi siswa baru.

A. Prosedur Pendaftaran Ulang Siswa Baru

1. Bagi siswa baru yang terpilih diwajibkan untuk melakukan daftar ulang dengan membawa surat tanda diterima dan di serah kan kepada Tata Usaha.

2. Tata Usaha menerima surat tanda diterima dari siswa baru.

(48)

4. Tata Usaha akan mengarsipkan surat tanda diterima.

5. Siswa baru menerima formulir registrsi kosong yang telah diberikan dari Tata Usaha dan mengisi formulir registrasi kosong dan membrikan kembali kepada Tata Usaha.

6. Tata usaha menerima formulir registrasi yang telah diisi oleh siswa baru.

7. Tata Usaha membuat buku iduk siswa baru dan memasukan data siswa baru kedalam buku induk siswa dan mengarsipkan formulir registrasi yang sudah terisi.

8. Tata Usaha membuat daftar siswa baru yang telah mendaftar ulang lalu memasukan kedalam buku induk siswa.

9. Tata usaha menyerah kan daftar siswa baru yang telah mendaftar ulang kepada Kepala Sekolah untuk di ACC.

(49)

29

(50)

B. Prosedur Pembagian Kelas

1. Tata Usaha membuat penyesuaian jumlah siswa dengan jumlah kelas yang tersedia.

2. Tata usaha membuat data siswa perkelas dan diserahkan kepada Kepala Sekolah untuk di ACC.

3. Data siswa perkelas telah di ACC oleh Kepala Sekolah.

4. Kepal Sekolah memberikan data siswa perkelas yang sudah di ACC kepada Tata Usaha.

5. Tata Usaha telah menerima data siswa perkelas dari kepala sekolah. 6. Tata Usaha melakukan penggandaan data siswa perkelas.

7. Tata Usaha Memberikan kembali data siswa perkelas setelah di ACC kepada Kepala Sekolah untuk diarsipkan.

8. Tata Usaha membuat pengumuman.

(51)

31

(52)

C. Prosedur Penilaian Siswa

1. Para guru memeriksa dan menilai jawaban para siswa , kemudian menuliskan nilai – nilai tersebut ke dalam nilai siswa.

2. Para guru memberikan nilai – nilai siswa tersebut kepada wali kelas. 3. Wali kelas menyalin nilai – nilai tersebut kedalam buku Legger . 4. Wali kelas mengisi raport berdasarkan buku legger.

5. Setelah raport terisi dan ditandatangan wali kelas diberikan ke kepala sekolah untuk ditandatangani dan setelah selesai dikembalikan ke wali kelas.

(53)

33

(54)

D. Prosedur Pembuatan Penjadwalan

1. Tata Usaha membuat jadwal mengajar dan pelajaran yang diambil dari mata pelajaran, data kelas dan data guru yang sebagian data diambil dari bagian kurikulum.

2. Tata Usaha menyerahkan laporan jadwal mengajar dan pelajaran kepada Kepala Sekolah untuk di ACC.

3. Tata Usaha mengarsipkan data kelas dan data guru.

4. Setelah di ACC oleh Kepala Sekolah akan dikembalikan kepada Tata Usaha.

(55)

35

(56)

Berdasarkan hasil analisa terhadap prosedur yang berjalan pada SMPN 1 Ciranjang, masih terdapat kendala kendala yang dihadapi seperti :

1. Lamanya proses pengolahan data.

2. Banyaknya data yang hilang karena hanya berupa dokumen yang diarsipkan.

3. Hasil pencarian data yang tidak akurat.

3.1.2 Analisis Non-Fungsional

Analisis non-fungsional meliputi analisis user, analisis hardware dan

software, dan analisis jaringan.

3.1.2.1 Analisis User

Analisis user dimaksudkan untuk mengetahui siapa saja user yang terlibat dalam sistem informasi akademik beserta karakteristiknya sehingga dapat diketahui tingkat pengalaman dan pemahaman user terhadap komputer. Sistem yang sedang berjalan melibatkan empat user, yaitu :

1. Kepala Sekolah

Pendidikan : S1 Sistem Operasi yang digunakan : Windows XP

Software yang digunakan : Microsoft Word dan Excel 2. Wakasek

(57)

37

Berdasarkan hasil analisia, setiap user yang ada pada SMPN 1 Ciranjang pada umumnya sudah bisa mengoperasikan komputer. Tetapi untuk menjamin kelancaran aplikasi yang dibangun, dirasakan perlunya pengenalan dan pelatihan singkat terhadap user agar dapat memahami aplikasi yang akan mereka gunakan.

3.1.2.2 Analisis Hardware & Software

3.1.2.2.1 Analisis Hardware

Analisis perangkat keras (Hardware) yang digunakan pada SMPN 1 Ciranjang antara lain :

1) Komputer 2 buah yang diletakkan di ruang Tata Usaha dan Ruang Guru, dengan spesifikasi sebagai berikut :

(58)

b. HardDisk : 20 Gb. c. Memory : 128 Mb. d. Monitor : 15”

2) Printer 1 buah yang diletakkan di ruang Tata Usaha.

Kebutuhan Perangkat keras (Hardware) yang diperlukan untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Akademik ini adalah 4 buah komputer, dengan menambah 2 buah komputer, 3 buah printer dan 1 Hub. Komputer server

diletakkan di ruang Tata Usaha dan 3 buah komputer lainnya sebagai Client

diletakkan di ruang kepala sekolah, ruang Wakasek, dan ruang Guru dengan spesifikasi sebagai berikut :

1. Komputer server diletakkan di ruang Tata Usaha dengan spesifikasi sebagai berikut :

a. Processor : Minimal (2.4 GHz). b. HardDisk : Minimal 80 Gb. c. Memory : Minimal 512 Mb. d. Monitor : 15”

e. Mouse dan Keyboard

2. Komputer client ada 3 buah yang diletakkan di ruang kepala sekolah, ruang Wakasek, dan ruang Guru dengan spesifikasi sebagai berikut: a. Processor : Minimal (1,8 GHz).

b. HardDisk : Minimal 20 Gb. c. Memory : Minimal 128 Mb. d. Monitor : 15”

(59)

39

3. Printer 4 buah yang diletakkan di : a. Ruang Kepala Sekolah

b. Ruang Tata Usaha c. Ruang Wakasek d. Ruang Guru

Kebutuhan hardware yang diperlukan untuk mengimplementasikan jaringan Sistem Informasi Akademik ini adalah sebagai berikut :

1. Switch : 8 Port 1 buah. 2. Kabel UTP

3. RJ - 45

3.1.2.2.2 Analisis software

Perangkat lunak (Software) yang digunakan pada SMPN 1 Ciranjang antara lain :

1. Windows XP Profesional.

2. Office 2000.

Perangkat lunak (Software) pendukung aplikasi yang akan di bangun adalah

MySQL sebagai media penyimpanan database dan Delphi 7 sebagai implementasi

(60)

3.1.2.3 Analisis Jaringan

Analisis terhadap denah ruangan dan letak komputer dimaksudkan untuk memudahkan dalam menggambarkan jaringan yang akan dibangun pada SMPN 1 Ciranjang. Jaringan ini berfungsi sebagai penghubung antara komputer yang satu dengan komputer lainnya yang ada di setiap ruangan.

Gambar III.5 Letak SMPN 1 Ciranjang

(61)

41

Gambar III.6 Arsitektur Jaringan Sistem Informasi Akademik SMPN 1 Ciranjang.

3.1.2.4 Analisis Basis Data (ER)

(62)

Guru Mengajar

Gambar III.7Entity Relation Diagram Sistem Informasi Akademik SMPN 1 Ciranjang.

3.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem informasi akademik ini bertujuan untuk mengatasi permasalahan yang ada atau sebagai solusi dari masalah yang sedang terjadi. 3.2.1 Perancangan Aliran Informasi

3.2.1.1 Diagram Konteks

(63)

43

Diagram Konteks. Adapun Diagram Konteks pada sistem informasi akademik SMPN 1 Ciranjang adalah sebagai berikut :

Gambar III.8 Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik SMPN 1

Ciranjang.

3.2.1.1.1 DFD (Data Flow Diagram)

(64)

(65)

45

Gambar III.10 DFD Level 1 proses 1 Login

(66)

Gambar III.11 DFD Level 1 proses 2 Master Data

(67)

47

Gambar III.12 DFD Level 1 proses 3 pengolahan nilai

DFD level 1 proses 3 merupakan turunan dari DFD level 0 yang menjabarkan secara rinci proses-proses yang terdapat pada proses pengolahan nilai.

(68)

DFD level 1 proses 4 merupakan turunan dari DFD level 0 yang menjabarkan secara rinci proses-proses yang terdapat pada proses pengolahan data absensi siswa.

Gambar III.14 DFD Level 1 proses 5 pengolahan jadwal

(69)

49

Gambar III.15 DFD Level 1 proses 6 pengolahan laporan

(70)

Gambar III.16 DFD Level 1 proses 7 Perubahan Password

(71)

51

Gambar III.17 DFD Level 2 proses 2.1 pengolahan data user

DFD level 2 proses 2.1 merupakan turunan dari DFD level 1 proses 2 yang menjabarkan secara rinci proses-proses yang terdapat pada proses pengolahan data user.

(72)

DFD level 2 proses 2.2 merupakan turunan dari DFD level 1 proses 2 yang menjabarkan secara rinci proses-proses yang terdapat pada proses pengolahan data siswa.

Gambar III.19 DFD Level 2 proses 2.3 pengolahan data guru

(73)

53

Gambar III.20 DFD Level 2 proses 2.4 pengolahan data pelajaran

DFD level 2 proses 2.4 merupakan turunan dari DFD level 1 proses 2 yang menjabarkan secara rinci proses-proses yang terdapat pada proses pengolahan data pelajaran.

(74)

DFD level 2 proses 2.5 merupakan turunan dari DFD level 1 proses 2 yang menjabarkan secara rinci proses-proses yang terdapat pada proses pengolahan data kelas.

Gambar III.22 DFD Level 2 proses 6.1 Laporan Data Siswa

DFD level 2 Proses 6.1 merupakan turunan DFD level 1 proses 6 yang menjabarkan secara rinci proses-proses yang terdapat pada proses pengolahan laporan data siswa.

(75)

55

DFD level 2 Proses 6.2 merupakan turunan DFD level 1 proses 6 yang menjabarkan secara rinci proses-proses yang terdapat pada proses pengolahan laporan data kelas.

Gambar III.24 DFD Level 2 proses 6.3 Laporan Data Guru

(76)

Gambar III.25 DFD Level 2 proses 6.4 Laporan Data Nilai

DFD level 2 Proses 6.4 merupakan turunan DFD level 1 proses 6 yang menjabarkan secara rinci proses-proses yang terdapat pada proses pengolahan laporan data nilai.

(77)

57

DFD level 2 Proses 6.5 merupakan turunan DFD level 1 proses 6 yang menjabarkan secara rinci proses-proses yang terdapat pada proses pengolahan laporan data absensi.

Gambar III.27 DFD Level 2 proses 6.6 Laporan Jadwal

(78)

3.2.2 Spesifikasi Proses

Berikut ini adalah spesifikasi proses yang terdapat pada Data Flow Diagram

(DFD) diatas:

Tabel III.1 Spesifikasi Proses

No. Proses Keterangan

Proses Login

1

No. Proses 1 Nama Proses Login

Source (Sumber) Tata usaha, guru, wakasek, kepala sekolah Input

data login Bag.Tata usaha, guru, wakasek, kepala sekolah

Output Login invalid

Destination _{(tujuan) Tata usaha, guru, wakasek, kepala sekolah} Logika proses Begin

{Bag. Tata usaha memasukan username dan password ke database}

If username ada dan password benar then tampil login valid

else tampil login invalid end

2

No. Proses 1.1

Nama Proses Verifikasi user name

Source (Sumber) Tata usaha, guru, wakasek, kepala sekolah Input

data login Bag. Tata usaha, guru, wakasek, kepala sekolah

Output Login invalid, username valid

{Bag. Tata usaha memasukan username ke database}

If username ada

then tampil username login valid else tampil login invalid

end

3

No. Proses 1.2

Nama Proses Verifikasi password

Source (Sumber) Tata usaha, guru, wakasek, kepala sekolah Input data login Bag. Tata usaha, guru, wakasek, kepala

sekolah

Output login invalid, login valid

{Bag. Tata usaha memasukan password ke database}

If password benar

(79)

59

else tampil login invalid end

4

No. Proses 1.3

Nama Proses Verifikasi tahun ajaran

Source (Sumber) Tata usaha, guru, wakasek, kepala sekolah Input data login Bag. Tata usaha, guru, wakasek, kepala

sekolah

Output login invalid, login valid

{Bag. Tata usaha memasukan tahun ajaran ke database}

If tahun ajaran benar

then tampil tahun ajaran valid else tampil login invalid

end

Proses master data

5

No.Proses 2

Nama Proses Master data Source (Sumber) Tata usaha

Input Data user, data siswa, data guru, data pelajaran, data kelas

Output Data user, data siswa, data guru, data pelajaran, data kelas

Destination _(tujuan) _{Tata usaha, guru, wakasek, kepala sekolah} Logika proses Begin

{Bag. Tata usaha menginputkan data yang akan ditambah, dilihat, diubah, dihapus}

end

6

No. Proses 2.1

Nama Proses Pengolahan data user Source (Sumber) Tata usaha

Input Data user

Output Info data user Destination (tujuan) Tata usaha Logika proses Begin

{Bag. Tata usaha menginputkan data user} end

7

No. Proses 2.2

Nama Proses Pengolahan data siswa Source (Sumber) Tata usaha

Input Data siswa

Output Info data siswa Destination (tujuan) Tata usaha Logika proses Begin

{Bag. Tata usaha menginputkan data siswa ke dalam database}

(80)

8

No. Proses 2.3

Nama Proses Pengolahan data guru Source (Sumber) Tata usaha

Input Data guru

Output Info data guru Destination _(tujuan) _{Tata usaha} Logika proses Begin

{Bag. Tata usaha menginputkan data guru ke dalam database}

end

9

No. Proses 2.4

Nama Proses Pengolahan data pelajaran Source (Sumber) Tata usaha

Input Data pelajaran Output Info data pelajaran

Destination _(tujuan) _{Tata usaha} Logika proses Begin

{Bag. Tata usaha menginputkan data pelajaran ke dalam database}

end

10

No. Proses 2.5

Nama Proses Pengolahan data kelas Source (Sumber) Tata usaha

Input Data kelas

Output Info data kelas Destination _(tujuan) _{Tata usaha} Logika proses Begin

{Bag. Tata usaha menginputkan data kelas ke dalam database}

end

11

No. Proses 2.6

Nama Proses Pengolahan data tahun ajaran Source (Sumber) Tata usaha

Input Data tahun ajaran Output Info data tahun ajaran

Destination _(tujuan) _{Tata usaha} Logika proses Begin

{Bag. Tata usaha menginputkan data tahun ajaran ke dalam database}

end

Proses pengolahan nilai

12

No. Proses 3

Nama Proses Pengolahan nilai Source (Sumber) Tata usaha, guru

Input Data nilai

Output Info data nilai Destination _(tujuan) _{Tata usaha, guru} Logika proses Begin

(81)

61

Proses pengolahan absensi siswa

13

No. Proses 4

Nama Proses Pengolahan absensi siswa Source (Sumber) Tata Usaha

Input Data absensi siswa Output Info data absensi siswa Destination (tujuan) Tata usaha, guru Logika proses Begin

{Guru menginputkan data absensi siswa ke dalam database}

end

Proses pengolahan jadwal

14

No. Proses 5

Nama Proses Pengolahan jadwal Source (Sumber) Tata usaha

Input Data jadwal

Output Info data jadwal Destination _(tujuan) _{Tata usaha} Logika proses Begin

{Bag. Tata usaha menginputkan data jadwal ke dalam database}

end

Proses Pembuatan Laporan

15

No. Proses 6 Nama Proses Laporan

Source (Sumber) Tata usaha, Wakasek, Kepala Sekolah Input

Data user, data siswa, data guru, data pelajaran, data kelas

Output Laporan data user, laporan data siswa, laporan data guru, laporan data pelajaran, laporan data kelas Destination _(tujuan) _{Tata usaha, Wakasek, Kepala Sekolah}

Logika proses Begin

{Bag. Tata usaha menginputkan data laporan ke dalam database}

end

16

No. Proses 6.1

Nama Proses Pembuatan Laporan Data Siswa Source (Sumber) Tata usaha, Wakasek, Kepala Sekolah Input Info data siswa

Output laporan data siswa

Destination _(tujuan) _{Tata usaha, Wakasek, Kepala Sekolah} Logika proses Begin

{Bag. Tata usaha menginputkan laporan data siswa ke dalam database}

end

17

No. Proses 6.2

Nama Proses Pembuatan Laporan Data kelas Source (Sumber) Tata usaha, Wakasek, Kepala Sekolah Input Info data kelas

(82)

{Bag. Tata usaha menginputkan laporan data kelas ke dalam database}

end

18

No. Proses 6.3

Nama Proses Pembuatan Laporan Data guru Source (Sumber) Tata usaha, Wakasek, Kepala Sekolah Input Info data guru

Output laporan data guru

{Bag. Tata usaha menginputkan laporan data guru ke dalam database}

end

19

No. Proses 6.4

Nama Proses Pembuatan Laporan Data nilai

Source (Sumber) Tata usaha, Wakasek, Kepala Sekolah Input Info data nilai

Output laporan data nilai

{Bag. Tata usaha menginputkan laporan data nilai ke dalam database}

End

20

No. Proses 6.5

Nama Proses Pembuatan Laporan Data absensi Source (Sumber) Tata usaha, Wakasek, Kepala Sekolah Input Info data absensi

Output laporan data absensi

{Bag. Tata usaha menginputkan laporan data absensi ke dalam database}

End

21

No. Proses 6.6

Nama Proses Pembuatan Laporan jadwal

Source (Sumber) Tata usaha, Wakasek, Kepala Sekolah Input Info data jadwal

Output laporan data jadwal

{Bag. Tata usaha menginputkan laporan jadwal ke dalam database}

End

Proses Ganti Password No. Proses 7

(83)

63

22

Source (Sumber) Tata usaha, guru, kepala sekolah, wakasek Input Password lama

Output Password baru

Destination (tujuan) Tata usaha, guru, kepala sekolah, wakasek Logika proses Begin

{Bag. Tata usaha, guru, wakasek, kepala sekolah merubah password ke dalam database}

End

3.2.3 Kamus Data

Kamus data dapat mendefinisikan dengan lengkap data yang mengalir diantara proses, penyimpanan data dan entitas luar pada sistem. Data yang mengalir tersebut dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Kamus data dibuat berdasarkan data yang mengalir pada Diagram Konteks

dan DFD sebagai berikut :

Tabel III.2 Kamus Data

Nama Data login Alur Data Proses 1

Penjelasan Data ini merupakan data user yang digunakan saat login agar dapat menggunakan aplikasi yang ada.

Struktur Data

(84)

Penjelasan Merupakan data atau identitas guru Struktur Data

Penjelasan Merupakan data atau identitas kelas Struktur Data Kode_kelas = [A . . .Z I a . . .z] [0 . . .9]

Kelas = [A . . .Z I a . . .z] [0 . . .9] Wali_kelas = [A . . .Z I a . . .z] Nama Data Jadwal

Alur Data Proses 6.4