BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di jaman sekarang yang sudah mengutamakan teknologi dan informasi serta komunikasi telah menguasai hampir semua aspek kehiupan modern, kebutuhan akan informasi yang cepat, akurat dan relevan telah menbuat perkembangan teknologi informasi dan komunikasi semakin meningkat dan pesat, dalam rangka memenuhi tugas praktek kerja lapangan (PKL) yang diberikan oleh kampus guna memenuhi salah satu syarat kelulusan, maka penyususnan laporan ini mengangkat informasi tentang perancangan sistem informasi untuk pembukuan puri surat pos kilat khusus (SKH) yang bertempat di PT.POS INDONESIA (persero) kantor II bandung 40000
Divisi pengelolaan di PT.Pos Indonesia (persero) kantor II bandung 40000 memiliki empat bagian yaitu :
Bagian bisnis komunikasi prioritas Bagian PO BOX
Bagian puri kirim dan puri terima
Bagian puri R dan bagian supervisor pendolahan.
penyelesaian penyortiran surat masuk dan surat keluar yang membutuhkan sedikit waktu namun besar tenaga dan pemikiran.
Namun pesatnya perkembangan tidak selalu membuat perusahaan untuk membuat perusahaan untuk memanfaatkan adanya teknologi. Proses proses pembukuan puri surat pos kilat khusus (SKH) di bagian bisnis dan komunikasi prioritas masih dilakukan secara manual. Terkadang suatu pekerjaan yang dilakukan secara manual, dengan dicatat atau diproses secara berulang kali. Dengan disertai catatan guna sebagai rekapan data. Terkadang suatu informasi yang dibutuhkan menjadi terlambat untuk diketahui. Seperti hal nya pembukuan puri pos surat kilat khusus (SKH), antara data satu dengan data lainnya tidak saling berintegrasi dengan baik sehingga jika dibutuhkan lagi data tersebut akan sulit untuk dicari. Bahkan data pembukuan tersebut tulisannya sudah tidak bisa di baca karena tinta yang mulai memudar.
1.2 Identifikasi Perumusan Masalah
Dari perumusan latar belakang diatas beberapa maslah dihadapi :
1. System penyimpanan data pembukuan puri surat pos kilat khusus (SKH) di PT.pos Indonesia (persero) kamtor II bandung 40000 kurang efektif (masih dilakukan secara manual).
2. Pencarian data menjadi lambat dan membutuhkan waktu yang cukup lama.
3. Keamanan data pembukuan kurang terjamin karena belum disimpan pada media yang aman(misal nya databaes ).
4. Beberapa pokok permasalahan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa masalah pokok yang dihadapi adalah bagaimana membuat perancangan system informasi pembukuan puri surat pos kilat khusus (SKH) di PT.pos Indonesia (persero) kamtor II bandung 40000.
1.3 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Adapun tujuan yang igin dicapai dalam pelaksanaan praktek kerjalapangan (PKL) ini terbagi dalam dua bagian, antara lain :
a. Tujuan umum.
Tujuan umum dalam praktek kerja lapangan (PKL)adalah sebagai berikut :
1 Memperoleh pengetahuan dan pengalaman dan praktek kerja pada dunia kerja yang sebenarnya sehingga mahasiswa dapat berlatih untuk mampu bersaing dan beradaptasi dengan baik dengan suasana kerja yang nyata.
2 Melakukan studi banding terhadap teori-teori yang diperoleh di bangku perkuliahan dengan mempraktekannya pada keadaan dan situasi diperusahaan, lapangan, maupun industry setelah mahasiswa lulus sehingga dengan demikian mampu mempercepat pemahaman materi yang sudah diperoleh di bangku perkuliahan atau pun di dunia kerja yang baru.
4 Dapat megidentifikasikan permasalahan yang dijumpai pada system informasi yang nyata dan dapat memberikan saran alternative perbaikan atau pengembangan yang sesuai dengan perusahaan.
5 Mampu mengomunikasikan pengalaman yang diperoleh dari praktek kerja lapangan (PKL) yang sudah dilakukan secara lisan dengan persentasi maupun secara tulisan dalam bentuk laporan dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
6 Melatih kedisiplinan terhadap peraturan yang berlaku dilingkungan perusahaan, dan melatih diri untuk tepat waktu dalam bekerja serta melatih komunikasi berbicara dengan orang lain.
b. Tujuan khusus
Adapun tujuan khusus dari pelaksanaan praktek kerja lapangan (PKL) adalah sebagai berikut :
1. Menganalisis kebutuhan untuk membangun sebuah system informasi pembukuan puri surat pos kilat khusus (SKH) di PT.pos Indonesia (persero) kamtor II bandung 40000.
2. Merancang system informasi pembukuan puri surat pos kilat khusus (SKH) di PT.pos Indonesia (persero) kamtor II bandung 40000 yang bertujuan untuk membantu pengelolaan data laporan surat pos kilat khusus (SKH).
1.4. Batasan Masalah
Dalam pembangunan system informasi pembukuan puri surat pos kilat khusus (SKH) di PT.pos Indonesia (persero) kamtor II bandung 40000, untik menghindari meluasnya pembahasan, maka dibuatlah ruang lingkup pembahasan sebagai berikut :
a) Sfesipikasi pengguna 1. Admin
b) Kemampuan system Fungsional
System informasi pembukuan puri surat pos kilat khusus (SKH) di PT.pos Indonesia (persero) kamtor II bandung 40000 ini memiliki kemampuan untuk mengelola data-data, diantaranya :
1. Pengelolaan data user 2. Pengelolaan data pos-pos
3. Pengelolaan data kantor pos cabang bandung (KPC) 4. Pengelolaan data pos keliling (PKK)
5. Pengelolaan data agenpos(AGP) 6. Pengelolaan data sortir
7. Pengelolaan data transaksi advis. 8. Pengelolaan data transaksi sortir. 9. Pengelolaan data neraca.
10. Pengelolaan surat buntu.
11. Pengelolaan surat harga tanggungan nilai barang (HTNB). 12. Pengelolaan laporan neraca.
13. Pengelolaan laporan surat buntu.
14. Pengelolaan laporan surat harga tanggungan nilai barang (HTNB). Non fungsional
Kebutuhan non fungsional dari system informasi pembukuan puri surat pos kilat khusus (SKH) di PT.pos Indonesia (persero) kamtor II bandung 40000 adalah sebagai berikut :
1. Keamanan (security). 2. Kehandalan (reliability). 3. Kecepatan transaksi
1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan di PT Pos Indonesia (persero) kantor II Bandung 40000 JL.Asia afrika No.49 Bandung. Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan mulai dari tanggal 05 Juli 2010 sampai dengan 06 Agustus 2010 selama 25 hari. Hari Kerja untuk Praktek Kerja Lapangan (PKL) dimulai dari hari Senin sampai dengan hari jum’at dengan jam kerja yang dimulai dari pukul 01.00 – 19.30 WIB. Dalam pelaksananaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) kegiatan-kegiatan yang dilakukan diantaranya :
1. Analisis sistem yang terdapat pada bagian pengelolaan PT Pos Indonesia. Dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilakukan analisis sistem yang terdapat pada bagian pengelolaan PT Pos Indonesia. Setelah menganalisis semua sistem yang terdapat pada bagian pengelolaan PT Pos Indonesia maka difokuskan pada sebuah sistem pengelolaan pada bisnis komunikasi komunikasi khususnya pembukuan Surat Pos Kilat Khusus (SKH).
2. Penentuan Judul
Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang sudah ada maka diambil judul untuk laporan Praktek Kerja Lapngan (PKL) yaitu : ”Perancangan Sistem Informasi Pembukuan Puri Surat Pos Kilat Khusus (SKH) di PT Pos Indonesia (persero) Kantor II Bandung 40000”.
3. Wawancara
Untuk memperoleh informasi mengenai sistem yang sudah ada maka dilakukan wawancara kepada para staff. Selain itu wawancara juga dilakukan setelah penentuan judul untuk mengetahui kebutuhan dari sistem yang akan dirancang.
4. Analisis dan Perancangan sistem yang akan dibuat
Kemudian dilakukan perancangan database dan perancangan interface dari sistem yang akan dibangun.
5. Bimbingan Eksternal
Bimbingan Eksternal yang dilakukan selama Praktek Kerja Lapangan (PKL) yaitu 4 kali dalam seminggu dengan pembimbing Praktek Kerja Lapangan (PKL) sebagai penanggung jawab Praktek Kerja Lapangan (PKL).
C. Pasca Praktek Kerja Lapangan
Setelah pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) maka dilakukan kegiatan sebagai berikut :
1. Pengajuan Proposal
Setelah Praktek Kerja Lapangan (PKL) selesai dilakukan maka diajukan proposal pengajuan judul untuk laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang dilakukan mulai tanggal 05 Juli 2010.
2. Perancangan
Setelah proposal diajukan dan disetujui maka perancangan dari sistem yang akan dibuat mulai dilaksanakan.
3. Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan dilakukan bersamaan dengan perancangan Sistem Informasi Pembukuan Puri Surat Pos Kilat Khusus (SKH) di PT Pos Indonesia (persero) Kantor II Bandung 40000.
4. Bimbingan Internal
Tabel 1.1.
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
No Aktivitas Waktu(Minggu)
1 Pengenalan Sistem Yang Digunakan X 2 Penerimaan Advis Kirim per Daerah X
BAB III
TINJAUAN ORGANISASI
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
I. Sejarah Singkat PT.Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000
Kedatangan bangsa Belanda ke Indonesia merupakan awal munculnya aktivitas surat menyurat yang lebih modern dan terorganisir. Berawal dari ide lalu berkembang dengan berjalannya kebutuhan, maka gagasan tersebut diwujudkan oleh Gubernur Jendral G.W Baron dengan mendirikan sebuah Kantor Pos. Dengan penemuan tekhnologi dalam bidang telegraf dan telepon, maka dibentuklah jawatan telegraf dan telepon (PTT) berdasarkan Staatbaat no.395 tahun 1906. seiring dikeluarkannya undang-undang perusahaan Negara Hindia Belanda (IndeschebBedrijvenwetWet = IBW). Sejak tahun 1907, jawatan PTT dikelola oleh Departemen Perusahaan(Departemen Van Gouverments Bedrijven).
Bermula dari jawatan PTT Republik Indonesia yang resmi berdiri pada tanggal 27 September 1945, yaitu sejak dilakukannya pengambilalihan kantor pusat PTT di Bandung oleh Angkatan Muda PTT (AMPTT) dari pemerintah jepamg yang pada saat itu gugur sekelompok pemuda anggota AMPTT yang kemudian tanggal tersebut dijadikan sebagai tonggak berdirinya jawatan PTT RI sekaligus diperingati sebagai Bakti PTT atau yang lebih dikenal sekarang sebagai hari Bakti Postel.
kemudian melihat perubahan-perubahan dalam iklim usaha, status Perum disempurnakan khususnya yang menyangkut tata cara pembinaan dan pengawasan berdasarkan PP No.24 tahun 1984. menghadapi pertumbuhan dunia usaha yang makin marak dan penuh persaingan maka diperlukan penyempurnaan status Badan Usaha yang lebih baik. Sehingga tanggal 20 juni 1995, Perum Pos dan Giro berubah status menjadi PT.Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000 berdasarkan status tersebut, maka memberikan keluasan yang lebih besar bagi PT.Posindo untuk memasuki dunia bisnis yang dinamis dan memberikan kesempatan untuk menciptakan sistem kerja yang lebih efisien dan cara kerja yang lebih profesional untuk meningkatkan pelayanan kepada setiap pengguna jasa Pos dan Giro.
Berikut adalah rangkaian perubahan status yang telah dilakukan oleh PT.Pos Indonesia (Persero) KP II bandung 40000 :
1. Tahun 1864 dinas Pos sebagai Jawatan Murni.
2. Tahun 1906 dinas Pos sebagai Perusahaan ICW (Indische Comtabilities Wet). 3. Tahun 1913 - 1961 dinas Pos sebagai Perusahaan IBW (Indische Bedrijven
Wet).
4. Tahun 1961 - 1965 dinas Pos sebagai Perusahaan Negara Pos dan Giro.
5. Tahun 1965 - 1978 dinas Pos dan Giro sebagai Perusahaan Negara Pos dan Giro.
6. Tahun 1970 – 20 Juni 1995 dinas Pos sebagai Perum Pos dan Giro.
7. Sejak tanggal 20 Juni 1995 sampai sekarang, dinas Pos Giro menjadi PT.Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000.
II. Visi, Misi dan Aktifitas Perusahaan
Berikut ini adalah penjelasan visi, misi dan aktifitas perusahaan dari PT Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000 :
a. Visi
Visi PT.Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000 adalah mengelola
b. Misi
Misi PT.Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000 adalah menyediakan layanan komunikasi (Surat Pos), logistik (Paket Pos), transfer keuangan (Wesel Pos) dan jasa layanan pos lainnya yang memiliki nilai tambah yang tinggi bagi kepuasan pelanggan. Secara rinci misi PT.Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000 adalah sebagai berikut :
1. Menyediakan layanan komunikasi, logistik, transaksi keuangan dan layanan pos lainnya yang memiliki nilai tambah tunggi bagi kepuasan pelanggan. 2. Mengembangkan usaha yang memiliki daya saing kuat bagidipasar domestik
maupun pasar global.
3. Memberikan pelayanan untuk kemanfaatan umum yang menjangkau seluruh pelosok tanah air dengan perlakuan yang sama guna memperkuat persatuan dan kesatuan bangsa serta mempererat hubungan antar bangsa.
c. Aktifitas Perusahaan
PT.Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000 merupakan BUMN yang berada dalam naungan Departemen Parpostel yang dipimpin oleh satu badan direksi yang bertanggungjawab kepada menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi dan Manteri Keuangan.
PT.Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000 memiliki tugas pokok untuk membangun, mengusahakan dan mengembangkan pelayanan dalam bidang lalulintas dan informasi tertulis, barang dan uang dalam arti yang seluas-seluasnya umtuk mempertinggi kelancaran hubungan masyarakat guna menunjang pembangunan nasional.
Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut, PT.Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000 memiliki tujuh fungsi antara lain :
5. Pengelolaan penelitian dan pengembangan. 6. Pengelolaan pendidikan dan pelatihan. 7. Pengelolaan Fungsional.
Menurut pasal 8 ayat 2 PP No.37 tahun 1985 menyatakan bahwa jenis-jenis pelayanan yang diselengarakan oleh PT.Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000 untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan pemerintah meliputi :
1. Pelayanan Pokok
Yaitu pelayanan yang mencakup pengiriman surat pos, wesel pos dan pelayanan giro dan cek pos.
2. Pelayanan Tambahan
Yaitu pelayanan yang diselenggarakan disamping pelayanan pokok. 3. Pelayanan Khusus
Yaitu pelayanan yang secara khusus diberikan pada pelayanan pokok atas permintaan pengiriman atau penerima.
4. Pelayanan Keagenan
Yaitu pelayanan yang diselenggarakan oleh PT.Pos kepentingan pihak tertentu dengan menerima upah.
Adapun beberapa jenis usaha yang diberikan kepada masyarakat yang telah dikembangkan untuk memberikan untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada masyarakat antaralain :
1. Surat Pos adalah layanan stándar pengiriman berita disemua kantor pos dengan tarif seragam.
2. Surat Kilat adalah layanan kiriman kiriman pos cepat didalam negeri (Express Mail) yang menjangkau seluruh wilayah Indonesia.
4. Express Mail Service (EMS) adalah layanan cepat pengiriman berita dan barang dengan fasilitas jejak lacak guna mengetahui status pengiriman dengan waktu tempuh antara 1-3 hari.
5. Layanan surat elektronik adalah hibrida antar surat secara fisik dengan kombinasi transmisi data jaringan telekomunikasi. Hasil transfer berupa copy naskah asli dengan jaminan waktu tempuh maksimal 6 jam.
6. wesel pos adalah transfer uang keseluruh Indonesia.
7. Giro pos adalah layanan keuangan untuk menampung, menyimpang dan membayar berbagai transaksi diseluruh Indonesia.
8. Cek pos wisata adalah layanan keuangan untuk kegiatan perjalanan yang dapat diuangkan disetiap kantor pos.
9. pos plus adalah berbagai layanan bagi nilai lebih banyak ditambahkan melalui sarana pos pelayanan pos plus.
10. Filateli adalah benda-benda pos koleksi yang banyak diminati para penggemarnya sehingga usaha ini ditangani oleh suatu divisi khusus, yaitu bagian filateli.
11. layanan keagenan adalah layanan jasa keagenan yang dilakukan oleh PT.Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000 atas nama, untuk kepentingan pihak ketiga yaitu :
a. Pembayaran dan penampungan untuk BTN. b. Pemotongan pensiun ex bank kreditur.
c. Pembayaran pensiunan TASPEN dan ASABRI. d. Penjualan benda materai untuk direktorat pajak.
konsep produk, yaitu knosep- produk inti (komunikasi, logistik dan keuangan), konsep produk pengembangan (layanan internet melalui wasantara net) dan konsep produk perluasan (filateli dari komunikasi dll).
3.2. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi menggambarkan skema atau bagian yang diwujudkan dengan garis-garis perintah, hubungan antar pemimpin dengan bawahan antar bagian yang satu dengan yang lainnya agar dapat memdukung proses pencapaian tujuan dan penempatan orang pada ssetiap aktivitas perusahaan.
Bentuk struktur organisasi pada PT.Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000 adalah organisasi garis, yaitu bentuk organisasi yang pengawasannya dilakukan secara langsung dalam perudahaan. Berikut ini adalah Struktur Organisasi PT.Pos Indonesia (Persero) KP II Bandung 40000:
STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR POS BANDUNG 40000
3.3. Deskripsi Kerja Bagian-bagian yang Terkait Sistem Informasi
A. Bagian Loket Penerimaan Surat Kilat Khusus KP II Bandung
Loket yaitu Merupakan unit layanan yang melayani pelanggan dalam mengirim surat kilat khusus KP II Bandung.
Pos plus yaitu pengiriman surat kilat khusus dalam bentuk banyak lewat SLPK (sentral layanan pos korporat).
B. Bagian Unit Kirim / Terima
1. Tugas Utama
Bertanggungjawab dalam melaksanakan surat masuk dan keluar jasa komunikasi Kpc , Layanan pos bergerak dan agenpos / waralaba.
2. Persiapan Administrasi
Memeriksa surat masuk (terima) Menyiapakan buku hasil sortir resi Menyiapkan kantong dan label
3. Teknis
Menyortir resi dari layanan komunikasi EMS
Membundel register yang sudah dipakai untuk diserahkan ke bagian arsip
Pengarsipan
Menyortir resi dari layanan komunikasi masing-masing per Kpc
Menyortir resi secara manual Menyortir resi terima
Menyortir
C. Pos-Pos
Merupakan jemputan untuk surat kilat khusus yang akan masuk pengolahan KP II Bandung. Pos-pos menjemput kiriman surat kilat khusus dari :
1. Kantor Pos Cabang (KPC) yaitu seluruh kantor cabang pos bandung yang berjumlah 58 kantor.
3. Agenpos
Bisnis Keagenan seperti :
a. Pembayaran pensiun dari PT Taspen, Asabri, BRI-BTPN-BPR, dan lain-lain.
b. PDAM, Kartu pasca bayar Telkomsel dan Indosat, angsuran ADIRA, FIF, BAF, kartu kredit Citybank, AMRO, dan lain-lain.
D. Reguler MPC
Tugasnya adalah sebagai berikut:
1) Mengawasi semua surat pos yang meliputi surat pos biasa, kilat, kilat khusus, tercatat, patas, denda, wesel pos biasa, dan kilat khusus untuk di bawa ke MPC(mail prossesing centre).
4) Menyusun buku jalan antar.
5) Mengadakan pemeriksaan kelengkapan pengantar pos.
E. Bagian Unit Bisnis Komunikasi Prioritas
1. Visi dan Misi Visi
Melaksanakan kegiatan prosesing kiriman pos agar dapat dikirim tepat waktu sesuai dengan jadwal yang berlaku.
Misi
Tidak tejadi kesalahan sortir, tepat waktu untuk pengirimanserta memudahkan administrasi dan pelacakan kiriman.
2. Jenis Produk
Surat dan paket kilat khusus
3. Tugas Utama:
Bertanggungjawab dalam melaksanakan pemeriksaan jasa komunikasi Kpc , Layanan pos bergerak dan agenpos / waralaba untuk menjamin pelaksanaan layanan berjalan sesuai dengan SOP
4. Persiapan Administrasi
Melakukan pemeriksaan terhadap kebenaran dokumen sumber harian layanan komunikasi kilat khusus.
Melaksanakan pemeriksaan bsu dan tarif yang terdapat pada resi dengan tabel tarif
Melakukan perbaikan dan ubahan pada naskah pertanggungan Kpc, layanan pos bergerak dan agenpos/waralaba
Membuat nota koreksi
Melakukan pengawasan register layanan kilat khusus
Melaksanakan rekonsiliasi pertanggungan harian layanan kilat khusus dengan petugas N-2
5. Teknis
Menyortir resi dari layanan komunikasi masing-masing per Kpc Membundel register yang sudah dipakai untuk diserahkan ke bagian
arsip
Pengarsipan
BAB IV
ANALISIS SISTEM
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Gambar 4.1 Bagan Alir Proses Pengolahan SKH di KP II Bandung
Surat Kilat Khusus adalah layanan yang terdokumentasi sebagai solusi tepat kiriman dalam negeri dengan waktu tempuh antara 24-28 jam. Surat kilat khusus di proses dibagian Bisnis Komunikasi Prioritas yang terdiri dari Puri terima dan kirim dan puri SKH. Dalam melakukan pengolahan surat kilat khusus ini masih bersifat manual. Di mulai dari penyortiran kasar dengan mengecek jumlah surat dan data advis dari kantor pengirim. Kemuadian tahap berikutnya surat di sortir halus dengan barcode sesuai wilayah masing-masing tujuan. Jika ada surat yang belum masuk sistem saat barcode maka surat tersebut di sortir melalui puri terima yang kemudian dsortir halus. Setelah itu surat di masukkan ke kantong-kantong sesuai tujuan wilayah masing-masing. Kantong-kantong tersebut ditimbang dan dibarcode melalui puri kirim. Advis dari kantor kirim dan laporan penghitungan sortir halus tersebut kemudian dibuatlah pembukuan surat kilat khusu untuk laporan setiap harinya.
namun untuk tahap pembukuan Puri Surat Pos Kilat Khusus (SKH) masih manual. Terkadang suatu pekerjaan yang dilakukan dengan cara manual, dengan dicatat atau diproses secara berulang kali. Dengan harus dicatatnya berulang kali, terkadang suatu informasi yang dibutuhkan menjadi terlambat untuk diketahui. Seperti halnya pembukuan Puri Surat Pos Kilat Khusus (SKH), antara data satu dengan yang lainnya tidak saling terintegrasi dengan baik.
4.1.1. Analisi Bisnis
Analisis Bisnis dilakukan untuk mempelajari proses bisnis yang berjalan di PT.Pos Indonesia (persero) Kantor II Bandung 40000 yang berkaitan dengan sistem.
4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
4.1.2.1. Bussiness Use Case
Sortir SKH Pegawai Loket
Pegawai Puri Terima/Kirim
cek SKH & advis
Laporan surat NTHB
Laporan Surat Buntu
Assisten Komunikasi Prioritas
Neraca Supervisor
Pegawai pospos Terima kiriman SKH
A. Definisi Aktor
Pada bagian ini akan menjabarkan aktor yang terlibat dalam sistem informasi Pembukuan Puri Surat Pos Kilat Khusus (SKH).
Tabel 4.1 Definisi Actor
No Nama Actor Deskripsi
1 Pegawai Pos-pos Merupakan bagian/orang yang menjemput kiriman surat kilat khusus dari kantor-kantor pos yang berada di Bandung
2 Pegawai Loket Merupakan bagian/orang yang berada dibagian Loket pelayanan SKH di Kantor II Bandung yang bertugas untuk melayani pengiriman SKH.
3 Pegawai Puri Kirim/ Terima Merupakan orang yang berada dibagian Bisnis Komunikasi Prioritas yang bertugas untuk menyortir surat kilat khusus dari penerimaan sampai pengiriman ke MPC
4 Assisten Komunikasi Prioritas Merupakan Orang yang mengelola pelaporan surat kilat khusus
5 Supervisor Orang yang bertanggung jawab (pengawas) pada unit pengolahaan
B. Definisi Use Case
Definisi Use case adalah definisi yang menggambarkan kebutuhan fungsional sistem. Kemudian dibuat skenario yang menggambarkan urutan interaksi aktor dengan sistem tersebut dalam setiap use case utama. Daftar dan deskripsi singkat use case tersebut dapat dijelaskan di bawah ini.
Tabel 4.2 Definisi Use Case
No Use Case Deskripsi
1. Terima Kiriman surat kilat khusus dari pos-pos
Merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan dalam proses terima Surat Kilat Khusus.
2 Mengecek Surat Kilat Khusus dan Advis
Merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk Mengecek Surat Kilat Khusus
3 Menyortir Surat Kilat Khusus Merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk Menyortir Surat Kilat Khusus
4 Pelaporan Neraca Surat Kilat Khusus
Merupakan serangkaian aktivitas untuk membuat Neraca Surat Kilat Khusus
5 Pelaporan Surat Buntu Merupakan serangkaian aktivitas untuk membuat Surat Buntu
6 Pelaporan Surat HTNB Merupakan serangkaian aktivitas untuk membuat Surat HTNB
C. Scenario Use Case
Skenario use case merupakan rangkaian langkah-langkah yang menjabarkan sebuah interaksi antara seorang pengguna dengan sebuah sistem.
Tabel 4.3 Skenario Use Case Terima Surat Kilat Khusus dari Pospos
Use Case Name : Terima surat kilat khusus dari Pospos
Description : Merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk menerima surat kilat khusus
Actor : Pegawai Pos-pos, Pegawai Puri Kirim, assisten komunikasi prioritas
Precondition : Kiriman surat kilat khusus belum datang
Postcondition : Kiriman surat kilat khusus datang Scenario normal
1. Pos-pos menjumput kiriman surat kilat khusus ke kantor-kantor pos se-Bandung
2. Pos-pos menyerahkan kiriman surat kilat khusus ke Puri KH (assisten komunikasi prioritas) dengan advis R7
3. Puri KH (assisten komunikasi prioritas) memparaf R7 sebagai bukti kiriman Surat kilat khusus diterima.
4. R7 di serahkan kembali ke pos-pos.
5. Kiriman surat kilat khusus di serahkan ke Puri Kirim/Terima Untuk di Proses. Scenario alternatif
4a: Pos-pos tidak menyerahkan kiriman surat kilat khusus ke Puri SKH 1: Kiriman SKH tidak ada
Activity Diagram
jemputan kiriman SKH & R7 pospos
menerima
: Puri Kirim/ Terima : assisten Komunikasi Prioritas
: Pegaw ai Pos-Pos
b. Use Case Terima Surat Kilat Khusus dari Loket
Tabel 4.4 Skenario Use Case Terima Surat Kilat Khusus dari Loket
Use Case Name : Terima surat kilat khusus dari Loket
Description : Merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk menerima surat kilat khusus
Actor : Pegawai Loket, Pegawai Puri Kirim
Precondition : Kiriman surat kilat khusus belum datang
Postcondition : Kiriman surat kilat khusus datang Scenario normal
1. Pegawai Loket menyerahkan kantong SKH & advis ke Puri Terima/Kirim
Scenario alternatif
1a: Loket tidak menyerahkan kiriman surat kilat khusus ke Puri SKH 1: Kiriman SKH tidak ada
Activity Diagram
kiriman SKH (loket)
terima Kantong SKH & advis (loket)
: Puri Kirim/ Terima : pegaw ai loket
Gambar 4.4 Activity Diagram Terima Surat Kilat Khusus dari Loket
c. Use Case Mengecek Surat Kilat Khusus dan Advis
Tabel 4.5 Skenario Use Case Mengecek Surat Kilat Khusus dan Advis
Use Case Name : Mengecek Surat Kilat Khusus dan Advis
Description : Merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk Mengecek Surat Kilat Khusus
Actor : Pegawai Puri Kirim/Terima, ass kom prioritas
Precondition : Kiriman SKH datang
Postcondition : Jumlah Surat kilat khusus = jumlah advis kirim Scenario normal
1. Pegawai Puri Kirim/Terima membuka kantong SKH 2. Pegawai Puri Kirim/Terima menghitung SKH
3. Pegawai Puri Kirim/Terima mengecek jumlah SKH = data advis kirim 4. Advis diserahkan kepada assisten Komunikasi Prioritas
Scenario alternatif
4a: Jumlah SKH tidak sama dengan data advis kirim
Activity Diagram SKH & advis (MPC)
buka kantong SKH
: Assisten Komunikasi Prioritas : Puri Kirim/Terima
Gambar 4.5 Activity Diagram Pengecekan Surat Kilat Khusus
d. Use Case Menyortir Surat Kilat Khusus
Tabel 4.6 Skenario Use Case Menyortir Surat Kilat Khusus
Use Case Name : Menyortir Surat Kilat Khusus
Description : Merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk Menyortir Surat Kilat Khusus
Actor : Pegawai Puri Kirim/Terima
Precondition : Surat kilat khusus siap sortir
Scenario normal
1. Pegawai Puri Kirim/Terima menyortir kasar SKH berdasar wilayah tujuan.
2. Pegawai Puri Kirim/Terima menyortir halus dengan barcode menurut kota wilayah tujuan untuk kantor pos online.
3. Pegawai Puri Kirim/Terima menyortir halus dengan barcode di puri terima untuk kantor pos yang belum online sebelum di sortir halus.
4. Pegawai Puri Kirim/Terima mencetak hasil sortir Scenario alternatif
2a: Surat kilat khusus tidak masuk
1: Sistem menampilkan pesan kesalahan
Activity Diagram
SKH siap sortir
SKH sortir kasar (berdasar wilayah tujuan)
SKH sortir halus (scan no resi )
SKH sortir terima (scan no resi)
cetak hasil sortir masing-masing wilayah kota tujuan
reprort sortir (2lembar)
1 lembar report sortir dimasukkan kantong SKH kirim
catat report berdasar : Assisten Komunikasi Prioritas : sistem
: Puri Kirim/Terima
e. Use Case Pelaporan Neraca Surat Kilat Khusus
Tabel 4.7 Skenario Use Case Pelaporan Neraca Surat Kilat Khusus
Use Case Name : Membuat laporan Neraca Surat Kilat Khusus
Description : Merupakan serangkaian aktivitas untuk membuat laporan Neraca Surat Kilat Khusus
Actor : Assisten Komunikasi Prioritas, supervisor
Precondition : Advis, laporan sortir siap pembukuan
Postcondition : Neraca harian Scenario normal
1. Advis, hasil sortir siap pembukuan
2. Assisten Komunikasi Prioritas membuat neraca harian
3. Neraca harian dicek dan di paraf supervisor sebagai laporan harian Scenario alternatif
2a: neraca tidak sama antara surat masuk dengan surat keluar 1: cek ulang sampai neraca seimbang
Activity Diagram : Assisten Komunikasi Prioritas
f. Use Case Pelaporan Surat Buntu
Tabel 4.8 Skenario Use Case Pelaporan Surat Buntu
Use Case Name : Membuat laporan Surat Buntu
Description : Merupakan serangkaian aktivitas untuk membuat laporan Surat Buntu
Actor : Assisten Komunikasi Prioritas, supervisor
Precondition : Surat Buntu siap pembukuan
Postcondition : Neraca harian Scenario normal
1. Surat buntu siap pembukuan
2. Assisten Komunikasi Prioritas membuat laporan surat buntu. Scenario alternatif
2a: tidak ada surat buntu
1: tidak ada laporan surat buntu
Activity Diagram
SKH buntu
masukkan data surat buntu ke laporan surat buntu
laporan surat buntu
: Assisten Komunikasi Prioritas
Gambar 4.8 Activity Diagram Pelaporan Surat Buntu
g. Use Case Pelaporan Surat harga Tanggungan Nilai Barang(HTNB)
Tabel 4.9 Skenario Use Case Pelaporan Surat harga Tanggungan Nilai Barang(HTNB)
Use Case Name : Membuat laporan Surat harga Tanggungan Nilai Barang(HTNB)
Description : Merupakan serangkaian aktivitas untuk membuat laporan Surat harga Tanggungan Nilai Barang(HTNB)
Actor : Assisten Komunikasi Prioritas, supervisor
Precondition : Surat HTNB siap pembukuan
Postcondition : Laporan Surat harga Tanggungan Nilai Barang(HTNB) Scenario normal
1. Surat HTNB siap pembukuan
4. Surat pengantar G3 di serahkan ke pegawai Puri Kirim/Terima
Scenario alternatif 2a: tidak ada surat HTNB
1: tidak ada laporan surat NTHB
Activity Diagram
formulir pengantar G3
terima SKH HTNB
masukkan data SKH HTNB ke laporan surat HTNB
laporan surat
: Assisten Komunikasi Prioritas : Puri Kirim/Terima
Gambar 4.9 Activity Diagram Pelaporan Surat HTNB
4.1.2.2. Bussiness User
Pembukuan kilat khusus yang telah berjalan, masih bersifat manual. Adapun business user yang terkait sistem adalah :
1. Pegawai Loket 2. Pegawai Pos-pos
4.1.2.3. Analisis Jabatan
Analisis jabatan dilakukan untuk mempelajari jabatan-jabatan yang berkaitan dengan sistem. Adapun jabatan-jabatan yang berkaitan dengan Sistem Informasi Sistem Informasi untuk Pembukuan Puri Surat Pos Kilat Khusus (SKH) adalah Pegawai Loket, Pegawai Pos-pos, Pegawai Puri kirim/ terima, Assisten Komunikasi Prioritas, Supervisor.
Uraian tugas dari masing-masing jabatan yang terkait dengan sistem informasi dan pengecekan kesesuaian pembagian tugas adalah sebagai berikut :
1. Pegawai Pos-pos
Merupakan bagian/orang yang bertugas menjemput kiriman Surat Kilat Khusus ke kantor II Bandung dari pos-pos seBandung.
2. Pegawai Loket
Merupakan bagian/orang yang bertugas melayani kiriman Surat Kilat Khusus di loket kantor II Bandung.
3. Puri kirim/terima
Merupakan bagian dari bisnis komunikasi prioritas yang bertugas untuk menyortir surat kilat khusus dari penerimaan sampai pengiriman ke MPC.
4. Assisten Komunikasi Prioritas
Merupakan bagian yang mengelola pelaporan surat kilat khusus untuk pelaporan perhari.
5. Supervisor
4.1.2.4. Proses Bisnis
Proses bisnis menggambarkan rangkaian tugas yang diselesaikan menurut aturan yang ada. Untuk menggambarkan proses bisnis yang ada digunakan flow map. Flowmap merupakan bagian alir dukomen yang dapat menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Proses bisnis menggambarkan rangkaian tugas yang diselesaikan menurut aturan yang ada.
Proses Pembukuan Surat Kilat Khusus
Dengan mengoptimalkan Sumber daya yang dimiliki oleh Bisnis Komunikasi Prioritas untuk menunjang adanya sebuah sistem informasi pengelolaan data surat kilat khusus akan berpengaruh serta mempunyai peranan khusus terhadap kinerja para karyawan Bisnis Komunikasi Prioritas. Berikut adalah penjelasan dari model proses yang ada dalam proses pembukuan.
1. Terima Kiriman Surat Kilat Khusus dari Pos-pos
Adapun gambaran Penerimaan Surat Kilat Khusus dan Advis Kirim dari pospos yaitu :
1. Kiriman surat kilat khusus dari pos-pos seBandung (KPC,MPC,PKK,AGP) diserahkan ke Puri KH(assisten Komunikasi Prioritas) beserta R7 (bukti penerimaan).
2. Puri KH(assisten Komunikasi Prioritas) memparaf R7 3. R7 diserahkan kembali ke pos-pos
4. Kiriman surat kilat khusus (kantong advis & SKH) diserahkan ke Puri Kirim/Terima untuk di cek.
2. Terima Kiriman Surat Kilat Khusus dari Loket
Gambar 4.11 Proses Terima Kiriman Surat Kilat Khusus dari Loket
Adapun gambaran Pengecekan Surat Kilat Khusus dan Advis Kirim yaitu :
1. Advis kirim dan surat kilat khusus dari KPC seBandung, loket KP II, Agen Pos, Posplus, PKK damn MPC diterima bagian puri kirim/terima.
2. Untuk kiriman dari MPC langsung diserahkan ke assisten komunikasi prioritas yang kemudian di cek untuk jumlah surat kilat khusus dengan jumlah yang tertera pada advisnya.
3. kemudian surat kilat khusus tersebut dicek apakah ada surat yang masuk dalam kategori surat buntu yaitu surat yang didak jelas pengirim dan penerimanya.
4. Jika terdapat surat kilat khusus yang masuk dalam kategori surat buntu maka surat maka dibuatlah catatan untuk pembukuan surat buntu yang kemudian diarsipkan dan catatan untuk keterangan advis kirim dari MPC. Dimana surat buntu tersebut jika dalam waktu 3 bulan tidak terlacak kebenarannya maka surat buntu tersebut dikrim ke kantor pusat jakarta untuk dimusnahkan.
5. Jika tidak maka advis kirim masuk untuk bahan laporan dan neraca.
6. Advis kirim dan surat kilat khusus selain dari MPC, kantong surat dibuka kemudian di cek antara jumlah surat dengan jumlah yang tertera pada advis. 7. surat kilat khusus di cek adakah surat Harga Tanggungan Nilai Barang
(HTNB)
8. jika ada surat Harga Tanggungan Nilai Barang (HTNB) diserahkan kepada assisten Komunikasi Prioritas sebagai bahan laporan.
9. Advis-advis kirim dipisahkan dan kemudian diserahkan kepada assisten komunikasi prioritas sebagai bahan laporan.
4. Penyortiran Surat Kilat Khusus
Adapun gambaran Penyortiran Surat Kilat Khusus yaitu :
1. Surat kilat khusus disortir manual berdasarkan wilayah kirim masing-masing. 2. Kemudian surat kilat khusus tersebut disortir halus dengan menggunakan
barcode sesuai kota tujuan masing-masing.
3. Jika dalam penyortiran halus surat tidak lolos maka surat kilat khusus tersebut harus di sortir d puri terima yang berfungsi memasukkan data terima surat kilat khusus dari kantor pengirim yang belum online.
4. Surat kilat khusus yang telah di sortir di puri terima kemudian disortir halus kembali, maka surat akan lolos.
5. Data sortir disimpan dalam database sortir
6. Cetak data sortir yang menghasilkan 2 laporan sortir 7. 1 laporan di masukkan ke kantong kirim SKH
8. 1 laporan di rangkap dengan dicatat hasil sortir berdasar wilayah kota tujuan yang menghasilkan laporan sortir tercatat.
9. Laporan sortir yang asli diserahkan ke assisten komunikasi prioritas untuk arsip
5. Pelaporan Neraca Surat Kilat khusus
Adapun gambaran Pelaporan Neraca Surat Kilat Khusus yaitu : 1. Advis kirim dan laporan sortir di masukkan ke neraca. 2. Hitung neraca, apakah neraca seimbang?
3. Jika neraca tidak seimbang cek ulang penghitungan.
4. Jika neraca seimbang maka neraca sebagai laporan harian yang kemudian diserahkan ke supervisor.
5. Supervisor mengecek dan memberi paraf
6. kemudian laporan harian tersebut di serahkan kembali ke assisten komunikasi prioritas untuk di arsipkan.
6. Laporan Surat Buntu
Gambar 4.15 Proses Pelaporan Surat Buntu
7. Laporan Surat HTNB
Gambar 4.16 Proses Pelaporan Surat HTNB
Adapun gambaran Pelaporan Surat HTNB yaitu : surat HTNB dicatat keterangannya di dalam buku laporan surat HTNB. Laporan surat HTNB berisikan keterangan seperti no resi pengiriman, bentuk kiriman, biaya pengiriman, kemudian laporan tersebut di arsipkan Surat HTNB tersebut dibuatkan surat pengantar G3 sebagai bukti pengiriman
4.1.2.5. Bukti Transaksi Dan Pembuatan Dokumen
A. Pada proses Pembukuan Puri SKH digunakan lima macam dokumen yaitu sebagai berikut :
a) Advis kirim merupakan formulir dari kantor pos kirim sebagai bukti pengiriman surat kilat khusus untuk kantor Pos II Bandung 40000.
B. Pada proses Pembukuan Puri SKH digunakan lima macam dokumen yaitu sebagai berikut :
1. Neraca SKH dari hasil proses penyortiran, surat buntu, loket dan advis kirim, sebagai dokumen pencatatan data surat kilat khusus yang masuk dan diproses (sortir) tiap harinya.
2. Laporan Harga Tanggungan Nilai Barang (HTNB), sebagai dokumen pencatatan adanya pengiriman atas surat penting dan penyertaan form penerimaan khusus pada pelanggan.
3. Lapoan surat buntu, sebagai dokumen pencatatan adanya surat masuk untuk KP II Bandung dimana alamat dari pengirim dan penerima tidak jelas
4.1.2.6. Analisi Formulir
Advis kirim
Tabel 4.10 Analisis Advis Kirim Nama Formulir Advis Kirim
Pengisi Pegawai kantor pos kirim
Fungsi Memberikan informasi mengenai data surat kilat khusu yang dikirim ke kantor Pos II Bandung 40000
Tujuan Kantor Pos II Bandung 40000
Isi Nama Kantor pos kirim, no advis, Nama Kantor pos terima, alamat pengirim, no, alamat penerima
Frekuensi pengisian 1
Pengantar Distribusi G3 Harga Tanggungan Nilai Barang (HTNB)
Tabel 4.11 Analisis Pengantar Distribusi G3 Harga Tanggungan Nilai Barang (HTNB)
Nama Formulir Pengantar Distribusi G3 Harga Tanggungan Nilai Barang (HTNB)
Pengisi Assisten Komunikasi Prioritas
Fungsi Memberikan informasi mengenai data surat Harga Tanggungan Nilai Barang (HTNB)
Tujuan MPC (Mail Precessing Centre)
Isi Nama Kantor pos, no advis, SKH nosi, nama pengirim, alamat pengirim, nama penerima, nama penerima
Frekuensi pengisian 1
Jumlah formulir 1 lembar
4.1.2.7. Analisis Laporan
1. Neraca SKH
Tabel 4.12 Analisis Neraca SKH Nama Neraca Puri SKH
Fungsi Memberikan informasi mengenai jumlah data surat dari kantor kirim dan surat yang telah melewati proses sortir
Frekuensi Setiap hari
Rangkap 1
Sumber Assisten komuniasi prioritas Tujuan Supervisor
2. Laporan Harga Tanggungan Nilai Barang (HTNB)
Tabel 4.13 Analisis Laporan Harga Tanggungan Nilai Barang (HTNB) Nama Laporan Harga Tanggungan Nilai Barang (HTNB) Fungsi Memberikan informasi mengenai data surat Harga
Tanggungan Nilai Barang (HTNB) Frekuensi Setiap hari
Rangkap 1
Sumber Puri Kirim Terima
Tujuan Assisten komuniasi prioritas
Isi SKH nosi, Nama pengirim, alamat pengirim, nama penerima, alamat penerima.
3. Laporan Surat Buntu
Tabel 4.14 Analisis Laporan Surat Buntu Nama Laporan Surat Buntu
Fungsi Memberikan informasi mengenai data surat buntu Frekuensi Setiap hari
Rangkap 1
Sumber Assisten komuniasi prioritas Tujuan Kantor pusat
4.1.2.8. Pengkodean
Pada pembukuan surat kilat khusus terdapat beberapa jenis pengkodean. Pengkodean tersebut antara lain :
Pengkodean untuk pengantar G3 No.../jaringan/SKH/tanggal
No : 30234819764/jaringan/SKH/20 April 2009 Pengkodean untuk nomor kantor cabang
Andir - 40184A
Pengkodean untuk nama kantor cabang Andir – AD
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan
1. Pencatatan data hasil sortir
Data hasil sortir harus ditulis ulang oleh pegawai puri kirim/terima perwilayah kota tujuan untuk diberikan kepada Assisten Komunikasi Prioritas sebagai bahan neraca, padahal dalam proses penyortiran telah memakai sistem scan dimana hasil penghitungan telah tersimpan dalam database.
2. Pencatatan Pelaporan Manual
Pencatatan data pembukuan dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan keakuratan data kurang terjamin. Hal ini berdampak pada pembuatan laporan menjadi sangat rentan akan kesalahan.
3. Keamanan Data
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan analisis yang kami kerjakan mengenai pembukuan puri pos surat kilat khusus (SKH) di PT.pos Indonesia maka dapat kami simpulkan bahwa system tersebut memiliki beberapa kekurangan, berikut merupakan masalah bisnis beserta solusinya :
a. Data hasil sortir harus ditulis ulang oleh pegawai puri kirim/terima perwilayah kota tujuan untuk diberikan kepada assisten komunikasi prioritas sebagai bahan neraca, namun dalam proses penyortiran telah memakai sistem scan dimana hasil penghitungan telah tersimpan dalam database. Untuk menangani masalah tersebut maka dirancang sebuah sistem informasi pembukuan dengan adanya database sehingga data hasil sortir dapat dibuat neraca dengan langsung mengambil data dari database
5.2. Saran
INDONESIA (PERSERO) KANTOR II BANDUNG
40000
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program Diploma Tiga Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Asep Danis Supriatna NIM. 10908132 Anang Dwi Sugmana NIM. 10908159 Indra Hardiyanuari P NIM. 10908157
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
INDONESIA (PERSERO) KANTOR II BANDUNG
40000
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program Diploma Tiga Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Asep Danis Supriatna NIM. 10908132 Anang Dwi Sugmana NIM. 10908159 Indra Hardiyanuari P NIM. 10908157
Bandung, ... 2010 Pembimbing Jurusan,
Lusi Melian, S.Si, MT NIP. 4127.70.26.003
Pembimbing Lapangan,
Suharyanto NIPOS. 965227789
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR... i
DATAR ISI... iii
DAFTAR TABEL... vi
DAFTAR GAMBAR... vii
DAFTAR SIMBOL... viii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Identifikasi Perumusan Masalah... 3
1.3 Maksud Dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan... 3
1.4 Batasan Masalah... 4
1.5 Lokasi Dan Waktu Praktek Kerja Lapangan... 6
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem... 9
2.1.1 Elemen Sistem... 9
2.1.2 Karakteristik Sistem... 9
2.1.3 Klasifikasi Sistem... 11
2.2 Pengertian Informasi... 13
2.3 Pengertian Sistem Informasi... 14
2.4 Metode Pendekatan... 16
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem... 16
2.4.2 Alat Bantu Analisis... 17
2.4.3 Konsep Dasar Pemodelan Berorientasi Objek... 17
2.4.4 Unified Modeling Language (UML)... 18
1) Use Case Diagram... 18
2) System Sequence Diagram... 19
BAB III PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tujuan Umum Perusahaan... 21
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan... 26
3.3 Deskripsi Kerja... 27
BAB IV ANALISIS SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan... 31
4.1.1 Analisis Bisnis... 32
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan... 32
4.1.2.1 Bussiness Use Case... 32
4.1.2.2 Bussiness User... 40
4.1.2.3 Analisis Jabatan... 41
4.1.2.4 Proses Bisnis... 42
4.1.2.5 Bukti Dan Pembuatan Dokumen... 50
4.1.2.6 Analisis Formulir... 51
4.1.2.7 Analisis Laporan... 52
4.1.2.8 Pengkodean... 54
4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan 54 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan... 55
5.2 Saran... 56
DAFTAR PUSTAKA
[1] Fowler, Martin. 2005.UML Distilied Edisi 3: Panduan Singkat Bahasa Pemodelan Objek Standar. Yogyakarta : Andi.
[2] Hermawan, Julius. 2004. Analisa Desain & Pemrograman Berorientasi Objek dengan UML dan Visual Basic.NET. Yogyakarta :Andi.
[3] HM, Jogiyanto. (1989), Analisis & Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi.
[4] http://www.arsipjogjaprov.info
[5] Whitten, Jeffery ,Lonnie D.Bentley, Kevin C.Dittman.2004.Metode Desain & Analisis Sistem. Indonesia : Penerbit Andi bekerja sama dengan McGraw-Hill
Bismillahirrohmannirrohim
Alhamdullillahirrobill ‘alamin, laporan praktek kerja lapangan (PKL) telah diselesaikan laporan ini. Merupakan salah satu syarat kelulusan bagi kami semoga dengan adanya laporan ini kami selaku mahasiswa UNIKOM menjadikan pribadi yang mandiri serta menjadi manusia yang siap untuk memanfaatkan ilmu yang kami pelajari dibangku kuliah dan insya allah bisa berguna bagi adik-adik kelas kami yang akan meyusun laporan sebagai reverensi untuk menyusun tugas akhir, terima kasih kami sampaikan kepada para pembingbing kami atas waktu dankesempatan yang diberikan sehingga terbentuk nya laporan ini, dan para pekerja PT.Pos Indonesia
yang senantiasa memberikan pengarahan-pengarahan dalam dunia kerja, sehingga kelak dimana nanti kami setelah lulus dari bangku kuliah kami tidak kaget untuk menhadapi dunia kerja karena sebelum nya kami telah di bingbing untuk menghadapi dunia kerja semasa kami dalam melakukan praktek kerja lapangan (PKL).
Semoga dengan adanya laporan ini bisa menjadi referinsi untuk adik-adik kami dan bermanfaat sebagai referensi untuk membuat tugas laporan dan menyusun skripsi.
Bandung, Oktober 2010
