ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
PENERIMAAN MAHASISWA BARU PADA INSTITUT
KEISLAMAN ABDULLAH FAQIH (INKAFA)
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
NURVINA LEILA ANINDYA 08.41010.0119
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
ix
Halaman
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan Penelitian ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 7
2.1 Informasi Umum Perguruan Tinggi ... 7
2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 8
2.3 Web ... 11
2.4 Analisis dan Perancangan Sistem ... 11
2.4.1 Analisis Sistem ... 11
2.4.2 Desain Sistem ... 12
2.4.3 System Flow ... 12
2.4.4 Data Flow Diagram ... 14
2.4.5 Entity Relationship Diagram ... 15
2.5 DAPL (Desain dan Arsitektur Perangkat Lunak) ... 16
x
BAB III TAHAPAN ANALISIS_DAN_PERANCANGAN_SISTEM ... 20
3.1 Tahapan Analisis Sistem ... 20
3.1.1 Analisis Permasalahan ... 20
3.1.2 Analisis Operasional (Fungsionalitas Analysis) ... 21
3.1.3 Analisis Kebutuhan Data ... 21
3.1.4 Analisis Ketersediaan ... 22
3.1.5 Analisis Kapasitas ... 22
3.1.6 Analisis Performa... 22
3.1.7 Analisis Kehandalan ... 23
3.1.8 Analisis Keamanan ... 23
3.2 Tahapan Perancangan Sistem ... 23
3.2.1 Desain Proses Fungsional ... 25
3.2.2 Desain Data ... 26
3.2.3 Desain Antar Muka ... 28
3.2.4 Desain Sistem ... 30
3.2.5 Evaluasi Desain Sistem ... 31
BAB IV HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 32
4.1 Hasil Analisis Sistem ... 32
4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan ... 32
4.1.2 Hasil Analisis Operasional (Fungsionalitas Analysis) ... 38
4.1.3 Hasil Analisis Kebutuhan Data ... 41
4.1.4 Hasil Analisis Ketersediaan ... 43
4.1.5 Hasil Analisis Kapasitas ... 44
4.1.6 Hasil Analisis Performa ... 44
4.1.7 Hasil Analisis Kehandalan ... 45
xi
4.2.1 Hasil Desain Proses Fungsional ... 47
4.2.2 Hasil Desain Data ... 76
4.2.3 Hasil Desain Antar Muka ... 88
4.2.4 Hasil Desain Sistem ... 110
4.2.5 Hasil Evaluasi Desain Sistem ... 112
BAB V PENUTUP ... 118
5.1 Kesimpulan ... 118
5.2 Saran ... 119
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang Masalah
Pada Undang-undang Republik Indonesia pasal 59 tentang bentuk
perguruan tinggi menyatakan bahwa bentuk perguruan tinggi terdiri atas
universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik, akademi dan akademi komunitas.
Salah satu Institut yang berada di Gresik adalah Institut KeIslaman Abdullah
Faqih (INKAFA) yang menganut tata cara ajaran Islam dengan mengeluarkan
lulusan mahasiswa bersifat Alim, Soleh dan Kafi. Institut ini berdiri pada 13
Maret 2013 yang bertempat di Jl. KH. Syafi’I No. 07 Suci Manyar Gresik.
INKAFA memiliki empat fakultas yaitu fakultas Tarbiyah, Syariah, Dakwah dan
Ushuluddin. Fakultas tarbiyah memiliki tiga jurusan yakni jurusan Pendidikan
Agama Islam (PAI), Pendidikan Bahasa Arab (PBA) dan Pendidikan Bahasa
Inggris (PBI). Fakultas Syari’ah mempunyai dua jurusan yakni jurusan Ahwal al
-syahsiyah (ASH) dan Muamalah (MML). Fakultas Dakwah mempunyai satu
jurusan yakni jurusan Komunikasi Penyiaran Islam (KPI) serta Fakultas
Ushuluddin mempunyai satu jurusan yakni Tafsir Hadits (THD).
Berdasarkan data dari bagian penmaru menunjukkan bahwa dari tahun
2013 hingga 2015, jumlah mahasiswa baru yang terus meningkat, hal ini
diperlihatkan pada tabel 1.1 menunjukkan bahwa mahasiswa baru di INKAFA
Tabel 1.1 Jumlah Mahasiswa Baru pada INKAFA
Tahun Laki-laki Perempuan Total
2013 209 259 468
2014 237 307 544
2015 221 384 605
Selama ini INKAFA masih menggunakan proses manual dalam proses
penerimaan, namun dengan meningkatnya jumlah mahasiswa, maka pelayanan
juga harus ditingkatkan. Oleh sebab itu, manajemen INKAFA mengeluarkan
kebijakan untuk melakukan migrasi dari proses manual menjadi proses yang
terkomputerisasi. Untuk dapat mewujudkan kebutuhan tersebut pihak INKAFA
membutuhkan sebuah aplikasi penerimaan mahasiswa baru. Agar pembuatan
aplikasi tersebut dapat dilakukan dengan baik, maka diperlukan sebuah analisis
dan perancangan. Oleh sebab itu dalam tugas akhir ini yang dikerjakan adalah
Analisis dan Perancangan Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru.
Berdasarkan pada permasalahan yang ada maka, akan dibuat suatu
rancangan sistem penmaru yang terkomputerisasi berbasis web. Dipilih berbasis
web sebab, diharapkan dari hasil analisis dan perancangan, dapat menjadi dasar
gambaran untuk INKAFA dalam membangun sebuah aplikasi penerimaan
mahsiswa baru, agar dapat meningkatkan pelayanan serta memperluas area
promosi serta area pemasaran sehingga tidak hanya daerah Gresik yang menjadi
sasaran promosi dan pemasaran yang dapat mengetahui dan mendaftar sebagai
mahasiswa baru pada Institut KeIslaman Abdullah Faqih, tetapi juga seluruh
3
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan
yaitu bagaimana melakukan analisis dan merancang sistem penerimaan
mahasiswa baru pada Institut KeIslaman Abdullah Faqih (INKAFA).
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Tidak membahas mahasiswa yang melakukan transfer.
2. Tidak membahas proses penerimaan mahasiswa baru apabila telah ditutup.
3. Tidak membahas biaya.
1.4 Tujuan Penelitian
erdasarkan rumusan masalah di atas maka tujuan dari penelitian ini
adalah menghasilkan sebuah Analisis dan Rancang Sistem Pendaftaran
Mahasiswa Baru Pada Institut KeIslaman Abdullah Faqih (INKAFA).
1.5 Sistematika Penulisan
Secara garis besar sistematika penulisan pada laporan ini adalah sebagai
berikut :
Bab I : Pendahuluan
Pada bab ini akan menjelaskan mengenai latar belakang
permasalahan yang terjadi, perumusan masalah yang didapat dari
latar belakang, batasan masalah, tujuan dilakukannya penelitian,
manfaat yang akan diberikan kepada stakeholder atau perusahaan,
Bab II : Landasan Teori
Pada bab ini akan menjelaskan mengenai teori-teori yang
mendukung terdiri dari pengertian umum pendidikan tinggi, analisis
dan desain sistem, serta metode SHPS (Siklus Hidup Pengembangan
Sistem).
Bab III : Tahapan Analisis dan Perancangan Sistem
Dalam bab ini akan menjelaskan bagaimana awal proses penelitian
ini dilakukan sehingga menghasilkan sebuah perancangan yang
diperoleh melalui beberapa tahapan seperti, pengumpulan data,
identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi
permasalahan yang diberikan, sampai dengan perancangan sistem.
Bab IV : Hasil Analisis dan Perancangan Sistem
Bab ini berisi penjelasan tentang hasil analisis dan perancangan
sistem yang dibuat secara keseluruhan dalam tugas akhir ini
termasuk document flow, system flow, data flow diagram (DFD),
desain ERD baik berupa conceptual data model (CDM) maupun
physical data model (PDM) dan struktur basis data serta hasil desain
input dan output, dan hasil evaluasi desain sistem, evaluasi DFD dan
evaluasi ERD. Evaluasi desain sistem bertujuan memastikan bahwa
rancangan aplikasi yang telah dibuat dengan benar sesuai kebutuhan
5
Bab V : Penutup
Bab ini menjelaskan uraian kesimpulan tentang analisis sistem yang
telah dibuat beserta saran-saran yang bertujuan untuk pengembangan
7
2.1 Informasi Umum Pendidikan Tinggi
Berdasarkan undang-undang Republik Indonesia dijabarkan bahawa
Institut merupakan Perguruan Tinggi yang menyelenggarakan pendidikan
akademik dan dapat menyelenggarakan pendidikan vokasi dalam sejumlah
rumpun Ilmu Pengetahuan dan atau Teknologi tertentu dan jika memenuhi syarat,
institute dapat menyelenggarakan pendidikan profesi.
Berdasarkan undang-undang Republik Indonesia menjelaskan bahwa
mahasiswa adalah peserta didik pada jenjang Pendidikan Tinggi. Penerimaan
mahasiswa baru membahas mengenai serangkaian proses yang dimulai dari
pendaftaran sampai dengan pengumuman penempatan calon mahasiswa baru
disampaikan. Pendaftaran mahasiswa sebagai langkah awal pada proses
penerimaan mahasiswa baru dengan cara mengisi formulir serta menyerahkan
persyaratan yang ditententukan dari proses ini pada umumnya calon mahasiswa
baru akan mendapatkan jadwal ujian beserta nomor tes.
Setelah calon mahasiswa baru melakukan pendaftaran, maka calon
mahasiswa baru diwajibkan untuk mengikuti tes seleksi, proses tes seleksi ini
dilakukan dengan tujuan agar calon mahasiswa baru yang diterima memenuhi
standar kualitas yang diharapkan dan agar memudahkan pihak Institut untuk
menepatkan jurusan berdasarkan hasil tes seleksi.
Proses selanjutnya adalah pengumuman mahasiswa baru yang didasarkan
8
kode tes yang dimilki akan dicantumkan pada papan pengumuman. Setelah calon
mahasiswa dinyatakan lulus tes seleksi, maka para calon mahasiswa diwajibkan
untuk melakukan daftar ulang untuk menentukan apakah calon mahasiswa
tersebut akan tetap kuliah pada Institut tersebut.
2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Dalam melakukan kegiatan berupa analisa dan merancang sistem
informasi, dibutuhkan sebuah pendekatan yang sistematis yaitu melalui cara yang
disebut dengan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS). SHPS adalah
pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang suatu
sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik
melalui penggunaan siklus penganalisis dan pemakai secara spesifik (Kendall dan
Kendall, 2003). Langkah-langkah yang terdapat pada SHPS terbagi menjadi tujuh
tahapan yang akan dijelasakan dalam Gambar 2.1
Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai tujuh tahap yang terdapat pada
Gambar 2.1:
1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan
Pada tahap identifikasi masalah terdapat beberapa langkah, yaitu: melihat apa
yang terjadi didalam bisnis kemudian menentukan masalah, selanjutnya
menentukan peluang yang ada pada bisnis tersebut. Peluang disini
dimaksudkan bahwa penganalisis sitem yakin bahwa dengan akan ada
peningkatan jika terdapat sistem informasi yang terkomputerisasi. Jika sudah
menemukan masalah dan peluang, langkah selanjutnya yaitu menentukan
tujuan. Menentukan tujuan juga mempunyai beberapa langkah, yaitu:
menemukan apa yang sedang terjadi dalam bisnis, menentukan aspek dalam
aplikasi-aplikasi sitem informasi, yang terakhir adalah menyebutkan masalah
atau peluang-peluang tertentu. Terdapat beberapa aktivitas yang dilakukan
pada tahap ini, yaitu:
a. Wawancara terhadap manajemen pengguna
b. Menyimpulkan pengetahuan yang diperoleh
c. Mengestimasi cakupan proyek
d. Mendefinisikan hasil-hasilnya
Output dari tahap ini berupa laporan yang berisikan definisi masalah dan
ringkasan tujuan.
2. Menentukan kebutuhan informasi pengguna
Pada tahap ini penganalisis menentukan kebutuhan pengguna yang terlibat.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam menentukan kebutuhan
informasi pengguna yaitu:
10
b. Wawancara
c. Mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor
3. Menganalisis kebutuhan sistem dapat menggunakan sebuah perangkat untuk
menentukan kebutuhan. Perangkat tersebut dapat berupa diagram alir data dan
kamus data untuk menggambarkan dan menyusun input, proses, dan output.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan, pada tahap ini penganalisis
merancang sistem yang direkomendasikan setelah mengumpulkan data yang
didapat. Tahap ini berfungsi sebagai penyimpanan data agar data terorganisir
serta dapat melakukan pengelolaan keluaran yang bermanfaat, merancang
prosedur-prosedur backup dan kontrol, fungsinya agar data dan informasi
yang tersimpan dapat terselamatkan jika terjadi sesuatu bencana atau hal-hal
yang tidak diinginkan, membuat paket spesifikasi program bagi pemrogram,
paket tersebut bisa digambarkan dengan flowchart sistem, diagram alir data,
dan lain sebagainya.
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak. Dalam proses ini
penganalisis perlu melakukan salah satu teknik terstruktur dan juga menjalin
kerjasama dengan programmer. Untuk pendokumentasian dilakukan untuk
menjelaskan pengembangan dan kode program serta bagian-bagian kompleks
dari program.
6. Menguji dan mempertahankan sistem, sebelum sistem digunakan lebih baik
dilakukan uji ulang supaya dapat menghemat biaya dan dipertahankan dengan
cara memperbaharui program.
7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem, penganalisis bekerjasama
dengan pengguna dalam melakukan implementasi sistem. Keterlibatan
perencanaan konversi sistem lama ke sistem yang baru. Setelah melakukan
implementasi maka dilakukan adanya evaluasi yang bertujuan untuk
mengetahui pemenuhan kriteria bahwa pengguna benar-benar menggunakan
sistem.
2.3 Web
Menurut Yuhefizar (2008:10), website, atau world wide web (www)
adalah kumpulan halaman – halaman web yang mengandung informasi.
Sedangkan menurut Rianto (2007), web adalah fasilitas hypertext yang mampu
menampilkan data berupa teks, gambar, suara, animasi dan multimedia lainnya,
dimana diantara data-data tersebut saling terkait dan berhubungan satu dengan
yang lainnya. Untuk memudahkan dalam membaca data tersebut dibutuhkan
sebuah browser seperti Internet Eksplorer, Opera, Google Chrome ataupun
Mozila Firefox.
Proses kerja saat pemanggilan halaman web terbagi menjadi dua bagian,
yaitu proses pada sisi klien atau dikenal dengan istilah Client Side dan proses pada
sisi server atau dikenal dengan istilah Server Side.
2.4 Analisis dan Perancangan Sistem 2.4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem yang didefinisikan oleh Al Fatta (2007: 24) adalah,
sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus
dilakukan oleh sistem. Sedangkan menurut Jogiyanto (2005: 129) Analisa Sistem
adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
12
permaslahan-permaslahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem, yaitu:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah..
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganilisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
2.4.2 Desain Sistem
Desain sistem didefinisikan oleh Whitten (2004: 448) sebagai tugas yang
fokus pada spesifikasi solusi detail berbasis komputer. Menurut Sutabri (2003: 88)
tahap perancangan sistem ini merupakan prosedur untuk mengkonversi spesifikasi
logis kedalam sebuah desain yang dapat diimplementasikan pada sistem komputer
organisasi. Hasil akhir dari rancangan sistem ini adalah suatu laporan spesifikasi
teknis dari bentuk-bentuk masukan dan keluaran serta spesifikasi teknis perangkat
lunak yang akan berfungsi sebagai sarana pengolah data dan sekaligus penyaji
informasi yang dibutuhkan.
2.4.3 System Flow
System flow merupakan alat bantu yang banyak digunakan untuk
menggambarkan sistem secara pisikal (Tavri D. Mahyuzir, 1997: 41). Terdapat
beberapa simbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem,
Tabel 2.1 Simbol-Simbol System Flow.
Simbol Keterangan/ Fungsi
Terminator
Sebagai tanda dimulainya jalan proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem.
Manual Operation
Menggambarkan sebuah proses kerja manual.
Document
Document merupakan simbol dari dokumen yang
berupa kertas laporan, surat-surat, memo, maupun arsip-arsip secara fisik.
Process
Merupakan sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi.
Database
Database digunakan sebagai media penyimpanan data
yang bersifat komputerisasi.
Decision
Merupakan operator logikadigunakan sebagai penentu keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar atau salah.
Manual Input
Melakukan proses input ke dalam database melalui keyboard.
Off-line Storage
Merupakan media penyimpanan dokumen secara manual (arsip).
On-page Reference
Merupakan simbol untuk menghubungkan bagan desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada letaknya terlalu jauh.
Off-page Reference
Simbol ini digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkan ke halaman yang berbeda.
Paper Tape
14
2.4.4 Data Flow Diagram
Untuk membaca suatu Data Flow Diagram (DFD) harus memahami dulu
elemen-elemen yang menyusun suatu DFD. Melalui suatu teknik analisa data
terstruktur yang disebut Data Flow Diagram penganalis sistem dapat
mempresentasikan proses-proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran data
menekankan logika yang mendasari sistem, dengan menggunakan kombinasi dari
empat simbol, penganalis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses
yang bias menampilkan dokumentasi sistem yang solid (Kendall, 2010: 263).
Simbol-simbol yang digunakan dalam mendeskripsikan DFD dapat dilihat pada
Tabel 2.2.
Tabel 2.2 Simbol-Simbol Data Flow Diagram.
Simbol Keterangan/ Fungsi Elemen Data Flow
Diagram Simbol Entitas Eksternal/
Menggambarkan asal atau tujuan data.
Setiap entitas ekternal memiliki: nama dan deskripsi.
Simbol Persegi/ Lingkaran
Menggambarkan entitas atau proses dimana aliran data masuk ditransformasikan ke aliran data keluar.
Setiap proses memiliki: nomor, nama, deskripsi proses, satu atau lebih output data flow, satu atau lebih input data flow. Simbol File/ Data Store
Menggambarkan tempat aliran data disimpan,
Setiap data store memiliki: nomor, nama, deskripsi, satu atau lebih output data flow, satu atau lebih input data flow.
Simbol Aliran Data/ Data Flow
2.4.5 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem
dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity
merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan didalam suatu organisasi, dapat
abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute yang
merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang
berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.
Leman (1998: 28) menyatakan bahwa ERD adalah diagram yang berfungsi
untuk menggambarkan sistem yang terdiri dari hubungan entitas.
Untuk menggambarkan sebuah ERD digunakan beberapa simbol. Pada
dasarnya ada 3 (tiga) simbol yang digunakan, yaitu:
a. Entity
Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat
dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entity ini biasanya
digambarkan dengan persegi panjang.
b. Atribut
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi
untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut
mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan
yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.
c. Hubungan/ Relasi
Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang
berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :
16
Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A
berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.
2. One to Many
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat
berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
3. Many to Many
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B. Begitu juga pada entitas B, dapat berhubungan
dengan banyak entitas A.
ERD ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity
dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar
entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database.
Untuk itu ERD dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:
a. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang
menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.
b. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara fisikal.
2.5 DAPL (Desain dan Arsitektur Perangkat Lunak)
Menurut Jerrold dalam Pressman (2010:292) arsitektur suatu sistem
perangkat lunak adalah suatu kerangka kerja yang mendeskripsikan bentuk dan
lainnya. Perancangan arsitektural dimulai dengan perancangan data selanjutnya
akan dianalisis untuk mendapatkan struktur yang paling sesuai dan diharapkan
oleh para pelanggan. Supaya dapat meminimalisir kemungkinan kesalahan yang
terjadi, maka pada setiap tahap produk-produk kerja perangkat lunak akan ditinjau
untuk melihat kebenarannya.
2.6 SKPL (Spefisikasi Kebutuhan Perangkat Lunak)
Menurut Pressman (2010:180) spesifikasi kebutuhan perangkat lunak
merupakan gabungan antara pemodelan dalam bentuk teks dan diagram untuk
menjelaskan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak komputer untuk kebutuhan
pelanggan, dengan cara relatif mudah untuk dipahami. Pemodelan berbasis sistem
atau perangkat lunak berbentuk teks memperlihatkan sitem atau perangkat lunak
dari sudut pandang pengguna, sedangkan pemodelan berbasis data
memperlihatkan ruang informasi dan memperlihatkan obyek-obyek data yang
akan dimanipulasi oleh perangkat lunak dan juga memperlihatkan relasi antar
20
BAB III
TAHAPAN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Analisis dan perancangan sistem merupakan langkah ketiga pada tahapan
SHPS. Pada bab ini akan membahas tentang langkah-langkah dalam melakukan
analisis dan perancangan sistem penerimaan mahasiswa baru di INKAFA.
3.1 Tahapan Analisis Sistem
Dalam tahap analisis diawali dengan melakukan observasi dan
wawancara. Kegiatan observasi serta wawancara dilakukan dengan tujuan supaya
dapat mengetahui proses bisnis yang berlangsung, prosedur yang ada, dan
data-data yang terkait. Dari proses tersebut juga diharapkan dapat mengetahui perlunya
atau tidaknya perubahan sistem dalam organisasi tersebut.
Observasi dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses penerimaan
mahasiswa baru disana, serta meminta data-data yang terkait. Contoh data yang
terkait yaitu formulir pendaftaran, dokumen contoh soal tes tulis dan lain-lain.
Kegiatan wawancara dilaksanakan pada bagian yang berkaitan dengan
proses penerimaan mahasiswa baru. Pada penelitian ini wawancara dilakukan
pada tiga bagian yang berbeda, yaitu dengan Pembantu Rektor II yang menaungi
bagian akademik, bagian tata usaha yang menangani bagian penerimaan
mahasiswa baru serta pada bagian penerimaan mahasiswa baru. Secara umum
Tabel 3.1 Daftar Wawancara yang Telah Dilakukan
Nama Jabatan Tujuan
Ah. Haris Fahrudi,
M.ThI, M.FilI
Pembantu Rektor II Mengetahui prosedur
penerimaan mahasiswa
baru
H. Imam Safi’i Ketua Tata Usaha Mengetahui alur proses
penerimaan mahasiswa
baru
Nasrullah Staff Penerimaan Mahasiswa
Baru
Mengetahui detail alur tes
Dalam menganalisis sebuah sistem, dibagi menjadi delapan langkah yaitu
menganalisis permasalahan, menganalisis operasional, menganalisis kebutuhan
data, menganalisis ketersediaan, menganalisis kapasitas, menganalisis performa,
menganalisis kehandalan dan menganalisis keamanan
3.1.1 Analisis Permasalahan
Dalam melakukan analisis permasalahan dibagi dalam tiga tahap. Tahap
pertama dimulai dari mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan. Dilanjutkan
tahap kedua berupa menentukan kebutuhan informasi pengguna. Terakhir adalah
22
Tahap pertama berupa mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan.
Diawali dengan mengidentifikasi masalah yang dilakukan dengan cara melihat
apa yang terjadi di dalam proses bisnis, yang mana di dalamnya juga terdapat
entitas yang melakukan proses tersebut. Setelah permasalahan ditemukan, lalu
dilanjutkan dengan menentukan peluang yang ada pada proses bisnis disana
apakah terdapat peluang untuk mengembangkan sistem. Selanjutnya adalah
menentukan tujuan yang bisa didapatkan dari perancangan sistem.
Tahap kedua berupa menentukan kebutuhan informasi pengguna. Dalam
kebutuhan informasi pengguna, dijabarkan kebutuhan-kebutuhan yang
berhubungan dengan informasi apa saja yang dibutuhkan INKAFA agar dapat
menunjang proses penerimaan mahasiswa baru.
3.1.2 Analisis Operasional (Fungsionalitas Analysis)
Analisis operasional dilakukan supaya dapat mengetahui apakah sistem
yang dibangun bisa menangani proses bisnis yang ada, dengan cara:
a. Menentukan fungsi apa yang harus dikerjakan oleh sistem penerimaan
mahasiswa baru.
a. Mendeskripsikan fungsi-fungsi yang ada, alur apa saja yang terdapat pada
fungsi tersebut beserta entitas yang melakukan fungsi yang disebutkan.
3.1.3 Analisis kebutuhan Data
Untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem, maka
dilakukan analisis kebutuhan data dengan langkah sebagai berikut:
b. Melakukan wawancara dengan Pembantu Rektor II, Kepala Administrasi
Umum serta Staff Penmaru yang mengetahui tentang bagaimana data tersebut
diproses dan apa tujuannya serta hasil yang diperoleh.
3.1.4 Analisis Ketersediaan
Supaya dapat menganalisis ketersediaan maka dilakukan kegiatan berupa
wawancara dengan staff penmaru, sehingga dapat diperoleh informasi tentang
kapan saja pengguna mengoperasikan sistem penerimaan mahasiswa baru, selain
itu akan dilakukan analisis proses bisnis lebih lanjut untuk menentukan berapa
sering dan berapa lama pengguna sistem melakukan aktivitas penerimaan
mahasiswa baru. Analisis ketersediaan ini menghasilkan laporan yang
menyatakan bahwa berapa lama pengguna membutuhkan sistem penerimaan
mahasiswa baru ini untuk menunjang kegiatan proses bisnis.
3.1.5 Analisis Kapasitas
Analisis kapasitas ini merupakan kebutuhan non fungsional untuk
mengetahui seberapa sering pengguna pada bagian penmaru mengoperasikan
sistem penerimaan mahasiswa baru setiap harinya dan berapa jumlah transaksi
setiap harinya setelah melakukan analisis kegunaan sistem. Langkah untuk
melakukan analisis tersebut adalah dengan cara menghitung jumlah pendaftar tiap
harinya.
3.1.6 Analisis Performa
Analisis performa digunakan untuk mengetahui berapa lama waktu yang
24
pengujian terhadap masing-masing fungsi sistem secara umum berdasarkan waktu
tanggap serta kapasitasnya. Dari analisis performa bisa didapatkan berapa lama
waktu yang dibutuhkan untuk meakukan pemrosesan data.
3.1.7 Analisis Kehandalan
Analisis kehandalan dilakukan untuk menghasilkan rancangan
kemampuasn sistem untuk memenuhi fungsi yang dibutuhkan dalam kondisi
tertentu selama rentang waktu yang spesifik. Dalam menganalisis kehandalan
sistem penerimaan mahasiswa baru akan dilakukan hal-hal sebagai berikut:
melakukan observasi dan wawancara tentang bagaimana keakuratan dan
ketersediaan data yang diharapkan pada fungsi yang bersangkutan.
3.1.8 Analisis Keamanan
Untuk melindungi sistem penerimaan mahasiswa baru pada INKAFA dari
bahaya yang menyebabkan kehilangan data, maka diperlukan suatu keamanan
dengan cara menentukan siapa yang boleh mengakses sistem penerimaan
mahasiswa baru, sampai pada proses dan fungsi tertentu dalam sistem Penerimaan
Mahasiswa Baru di INKAFA. Oleh sebab itu setiap entitas diberikan hak akses
yang berbeda dalam menggunakan fungsi-fungsi yang ada dalam sistem ini.
3.2 Tahapan Perancangan Sistem
Tahapan perancangan sistem menjelaskan tentang rancangan dari
fungsi-fungsi sistem yang terdiri dari alir proses, DFD, diagram jenjang, ERD dan
3.2.1 Desain Proses Fungsional
Desain proses fungsional merupakan penjabaran dari proses merancang
sistem mulai dari alir sistem, DFD, diagram jenjang, hingga ERD.
a. Alir Sistem
Pada bagian alir sistem akan dijelaskan langkah-langkah untuk membuat alir
sistem.
1. Menentukan entitas yang berperan dalam sistem penerimaan mahasiswa
baru yan didapatkan dari hasil analisis.
2. Menentukan fungsi dalam sistem berdasarkan analisis yang telah
dilakukan
3. Mendefinisikan proses-proses detail dari fungsi yang ada sesuai dengan
urutan proses bisnis yang baru secara detil.
4. Menentukan secara jelas aktivitas dari dimulainya suatu fungsi di dalam
sistem sampai berakhirnya aktifitas pada ungsi tersebut.
b. Desain Context Diagram
Secara garis besar langkah yang akan dilakukan untuk dapat membuat Context
Diagram pada Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru Pada INKAFA adalah
sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi terlebih dahulu semua entitas luar INKAFA yang terlibat
pada sistem sesuai dengan analisis fungsional yang telah dilakukan.
2. Mengidentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas luar
tersebut.
3. Menentukan nama sistem utama pada INKAFA.
26
5. Menentukan apa yang diterima atau diberikan entitas dari atau ke sistem
tersebut.
c. Desain Diagram Jenjang
Diagram berjenjang sistem penerimaan mahasiswa baru ini
menggambarkan sub sistem dari sistem sesuai dengan fungsi-fungsi yang
telah didapatkan pada tahap analisis. Diagram tersebut merupakan rincian
dari context diagram.
d. Desain DFD Level Nol
Merupakan dekomposisi dari diagram konteks, tahap yang akan dikerjakan
adalah sebagai berikut:
1. Menentukan proses-proses utama yang ada pada sistem sesuai diagram
berjenjang yang telah dibuat.
2. Menentukan apa yang diberikan atau diterima masing-masing proses ke
atau dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data
yang keluar atau masuk dari suatu level harus sama dengan alur data
yang masuk/keluar pada level berikutnya).
3. Menentukan datastore (master ataupun transaksi) sebagai sumber
maupun tujuan alur data.
3.2.2 Desain Data
Tujuan dari membuat desain data adalah untuk menggambarkan
rancangan fungsi-fungsi sistem yang terdiri dari proses, data, dan antarmuka
sistem penerimaan mahasiswa baru pada INKAFA. Desain data tersebut terdiri
a. Desain Konseptual
Berdasarkan informasi yang telah diperoleh dari tahap analisis kebutuhan data,
maka akan dapat dirumuskan ke dalam tingkat yang lebih tinggi dengan cara:
1. Menggabungkan bermacam-macam kebutuhan pengguna tentang data
penerimaan mahasiswa baru yang ada.
2. Membuat skema basis data atau dengan merancang skema-skema yang
terpisah dari kebutuhan pengguna, kemudian menggabungkan
skema-skema tersebut berdasarkan relasi tertentu.
b. Conceptual Data Model (CDM)
Pembuatan CDM penerimaan mahasiswa baru ini akan dilakukan dengan cara:
1. Menentukan tipe data dari masing-masing atribut
2. Menentukan primary key setiap tabel
3. Menggambar relationship yang dihubungkan antar entitas serta
menuliskan nama relasi, kardinalitas dan mandatori atau tidaknya.
4. Mengecek model tersebut apakah sudah valid atau tidak secara teknik
penggambaran
c. Model Fisik
1. Physical Data Model (PDM)
PDM dapat dibuat dengan cara menurunkan hasil rancangan CDM.
2. Data Dictionary
Data Dictionary dibuat berdasarkan hasil rancangan PDM yang
merupakan deskripsi tabel-tabel penjualan yang berisikan field, tipe data,
28
3.2.3 Desain Antar Muka
Dalam melakukan perancangan desain antarmuka dibagi menjadi empat
desain antarmuka, yaitu desain untuk perangkat lunak, desain untuk perangkat
keras, jaringan, dan desain antarmuka pengguna. Berikut adalah penjelasan dari
setiap tahap yang telah disebutkan.
a. Antar Muka Perangkat Lunak
Desain antar muka perangkat lunak merupakan proses perancangan dalam
menentukan, menspesifikasikan, dan mengevaluasi sistem informasi penjualan
pada INKAFA untuk mendapatkan sekumpulan perangkat lunak yang
terhubung dengan aplikasi. Untuk mendapatkan perangkat lunak yang baik
untuk INKAFA tersebut, akan dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menyelaraskan dengan kemampuan pengguna INKAFA
2. Mengevaluasi kembali kebutuhan bisnis yang ada
3. Memperhitungkan biaya yang akan dikeluarkan dengan pihak INKAFA
4. Memilih perangkat lunak yang mudah digunakan.
b. Antar Muka Perangkat Keras
Desain antar muka perangkat keras yang digunakan untuk mendapatkan
sekumpulan perangkat keras untuk menjalankan sistem penerimaan
mahasiswa baru. Untuk mendapatkan perangkat lunak yang baik untuk
INKAFA tersebut, akan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Memilih hardware yang spesifikasinya sesuai dan compatible dengan
kebutuhan sistem yang akan dibuat.
c. Antar Muka Jaringan
Setelah didapatkan hasil perangkat keras dan perangkat lunak yang cocok
untuk INKAFA maka selanjutnya akan dapat menentukan konfigurasi fisik
dari komputer dan perangkat-perangkat yang membentuk jaringan pada
INKAFA tersebut. Untuk membuat desain antar muka jaringan, terdapat
hal-hal yang akan dilakukan, yaitu:
1. Menentukan jaringan komputer berdasarkan fungsinya, sehingga bisa
didapatkan suatu komputer yang berfungsi sebagai server dan suatu
komputer yang berfungsi sebagai client sesuai dengan hasil tahap analisis
dan perancangan yang telah dibuat.
2. Menentukan aliran data yang saling berhubungan antara satu dengan
lainnya menggunakan protokol komunikasi atau melalui media
komunikasi sehingga dapat saling berbagi informasi sesuai dengan hasil
tahap analisis dan perancangan.
3. Mengklasifikasikan jaringan komputer berdasarkan cakupan geografis,
apakah termasuk LAN (Lokal Area Network), MAN (Metropolitan Area
Network), ataukah WAN (Wide Area Network) sesuai dengan hasil tahap
analisis dan perancangan.
d. Antar Muka Pengguna
Antar muka pengguna adalah desain dimana antar pengguna dan sistem saling
berinteraksi.Pada bagian ini, akan digambarkan terlebih dahulu alur kerja
30
1. Desain Form
Dalam mendesain form-form pendaftaran mahasiswa baru pada INKAFA
digambarkan berdasarkan hasil dari tahap analisis fungsional, non
fungsional, dan tahap perancangan, sehingga bisa dideskripsikan tentang
form tersebut beserta alur kerjanya.
2. Desain Tampilan WEB
Dalam mendesain tampilan WEB dapat digambarkan berdasarkan
kebutuhan hasil dari tahap analisis fungsional, non fungsional, dan tahap
perancangan pada subbab-subbab sebelumnya, sehingga bisa didapatkan
hasil yang sesuai dengan kebutuhan.
3. Desain Laporan
Dalam mendesain laporan penerimaan mahasiswa baru dapat digambarkan
berdasarkan kebutuhan hasil dari tahap analisis fungsional, non fungsional,
dan berdasarkan kebutuhan hasil dari tahap analisis fungsional, non
fungsional, dan tahap perancangan, sehingga bisa dideskripsikan tentang
desain laporan yang dibuat
3.2.4 Desain Sistem
Berikut ini akan dijelaskan bagaimana keamanan sistem informasi
penerimaan mahasiswa baru pada INKAFA dibentuk. Adapun desain keamanan
tersebut terdiri dari:
a. Keamanan Fisik
Untuk melindungi sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada
diperlukan suatu keamanan fisik dengan memperhatikan pemilihan desain
arsitektur sistem berdasarkan tahap perancangan sebelumnya dengan
penambahan detil pada pengaturan IP, firewall, atau sejenisnya.
b. Keamanan Logikal
Untuk menambah keamanan logikal pada sistem informasi penerimaan
mahasiswa baru, maka dilakukan penentuan model otentikasi dan otorisasi
didalam sistem tersebut berdasarkan fungsi-fungsi yang terkait.
c. Keamanan Personal
Untuk keamanan personal dilakukan dengan cara menambah username dan
password pada akun pengguna yang sulit ditebak oleh pengguna lain yang
tidak berhak untuk mengetahui.
3.2.5 Evaluasi Desain Sistem
Untuk tahap evaluasi dari desain sistem yang telah dirancangkan, maka
akan dilakukan pengecekan dan pengevaluasian dari Data Flow Diagram (DFD)
dan Entity Relationship Designer ERD yang dikerjakan pada tahap analisis dan
perancangan. Tahap tersebut dilakukan supaya dapat mengetahui apakah desain
sistem yang dibuat sudah benar atau belum serta apakah masih terdapat error dan
warning pada masing masing DFD dan ERD.
Pada tahap DFD dilakukan pengecekan pada seluruh unsur yang terdapat
didalamnya. Mulai dari context diagram, DFD level 0 dan DFD level 1. Untuk
ERD dilakukan pengecekan pada Conceptual Data Model (CDM) dan Physical
32 BAB IV
HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bagian ini akan menjelaskan hasil dari bab tiga yaitu tentang
analisis dan perancangan sistem. Berikut ini adalah rincian dari tahap keempat
yang merupakan hasil dari analisis dan rancangan sistem yaitu berupa berupa
Document Flow, Sistem Flow, Data Flow Diagram (DFD), desain rancangan
basis data (Entity Relationship Diagram), struktur tabel dan desain input output
aplikasi yang dirancang.
4.1 Hasil Analisis Sistem
Setelah melakukan tahapan penguraian untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi pada INKAFA sesuai dengan
tahapan analisis sistem pada bab tiga, maka didapatkan hasil yang dilakukan
dengan beberapa langkah. Langkah tersebut terdiri dari analisis permasalahan,
analisis operasional, analisis kebutuhan data, analisis kapasitas, analisis performa,
analisis kehandalan, dan analisis keamanan.
4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan
Berdasarkan tahap analisis permasalahan yang telah dilakukan dengan
menggunakan observasi dan wawancara, maka didapatkan aliran proses bisnis
yang terjadi pada INKAFA.
Proses bisnis yang terjadi diawali dari konsultasi yang dilakukan oleh
mahasiswa baru, kemudian apabila Wakil Rektor II menyetujui tentang jadwal
penerimaan mahasiswsa baru maka, Pembantu Rektor III mengusulkan rapat
tentang penerimaan mahasiswa baru, makakepada Rektor. Rapat penerimaan
mahasiswa baru dihadiri oleh pimpinan dan bagian tata usaha yang selaku
menaungi bagian penmaru. Namun apabila Wakil Rektor II tidak menyetujui
tentang jadwal penerimaan mahasiswa baru, maka proses dimulai dari awal yaitu
perencanaan antara Pembantu Rektor III dengan Wakil Rektor II.
Pada saat yang bersamaan dengan pelaksanaan rapat penerimaan
mahasiswa baru, bagian tata usaha membuat serta mengedarkan undangan
penerimaan mahasiswa baru. Selanjutnya Rektor menerbitkan surat keputusan
yang berisi tentang panitia penerimaan mahasiswa baru. Proses berlanjut pada
bagian tata usaha yang menyiapkan berkas-berkas penerimaan mahasiswa baru
berupa formulir A, B, C, kwitansi dan buku pendaftaran.
Langkah selanjutnya ialah berupa pelaksanaan penerimaan mahasiswa
baru yang dimulai dari proses mengambil formulir oleh calon mahasiswa baru
pada pondok pesantren, kemudian calon mahasiswa baru tersebut mengisi
formulir serta mengumpulkan persyaratan, setelah itu formulir yang telah terisi
beserta persyaratan diserahkan pada bagian tata usaha serta melakukan
pembayaran. Setelah itu proses berlanjut pada bagian tata usaha yang melakukan
proses memilah berkas yang selanjutnya akan dimasukkan kedalam personal
computer yang digunakan sebagai data tes seleksi. Setelah bagian tata usaha
melakukan tes seleksi kemudian pihak kaprodi menetapkan kelulusan yang
dilanjutkan oleh pihak Rektoran dengan cara mengeluarkan surat keputusan
34
usaha yaitu mengumumukan kelulusan calon mahasiswa. Sebagai gambaran dari
alir sistem yang sedang berlangsung di INKAFA pada saat ini, maka dapat dilihat
pada Gambar 4.1.
Tabel 4.1 Keterangan Alir Sistem
No. Nama Proses Keterangan Output
1. Decision Pembantu
2. Rapat pimpinan dan tata usaha Pembantu Rektor
III mengusulkan rapat penerimaan mahasiswa baru kepada Rektor
Surat Keputusan
3. Membuat dan mengedarkan
undangan
Kwitansi dan buku pendaftaran
Pihak tata usaha Mempersiapkan kebutuhan porses pendaftaran
Formulir A, B, C
5. Mengambil formulir Calon mahasiswa
baru datang ke pondok untuk mengambil formulir.
Formulir A, B, C
6. Mengisi Formulir Calon mahasiswa
baru mengisi formulir yang telah ditentukan
-
7. Mengembalikan formulir Calon mahasiswa
baru
mengembalikan formulir dengan
No. Nama Proses Keterangan Output
membayar semampu calon mahasiswa baru
8. Memilah berkas Bagian tata usaha
memilah berkas calon mahasiswa baru
Berkas penerimaan mahsiswa baru
9. Entrydata Bagian tata usaha
menginputkan yang telah dipilih
-
11. Penetapan kelulusan Kaprodi
menetapkan
12. Pengumuman Bagian tata usaha
mengumumkan hasil seleksi
36
PENERIMAAN MAHASISWA BARU
Tata Usaha Kaprodi Rektorat
CalonMahasiswaBaru
Setelah mengetahui proses bisnis, selanjutnya adalah mengidentifikasi
masalah yang terdapat pada proes penerimaan mahasiswa baru di INKAFA.
Permasalahan yang terjadi dikelompokkan berdasarkan pengguna sistem,
sehingga dapat dilihat dari penjelasan berikut ini:
1. Analisis Pada Calon Mahasiswa Baru pada Proses Pendaftaran
Berdasarkan fakta yang ada, ketika proses pendaftaran terkaadang dalam
pengisian formulir calon mahasiswa baru menuliskan identitasnya kurang
jelas, sehingga hal tersebut membuat petugas penmaru kesulitan dalam
menginputkan data yang tertera. Selain itu calon mahasiswa baru diharuskan
datang ke pondok untuk melakukan calon mahasiswa baru serta melakukan
beberapa pembayaran yang telah ditentukan, hal ini terkadang membuat calon
mahasiswa baru yang berasal dari luar pondok mengalami kesulitan saat harus
melakukan proses tersebut.
2. Analisis Pada Bagian Penerimaan Mahasiswa Baru Dalam Proses Tes
Untuk proses pelaksanaan tes, penmaru dihadapkan pada tipe soal yang hanya
satu, dan waktu yang kurang terikat. Hal tersebut menjadi celah bagi para
calon mahasiswa baru yang berniat berbuat tidak jujur dengan cara
mencontek.
3. Analisis Pada Bagian Penerimaan Mahasiswa Baru Dalam Proses Seleksi.
Untuk proses seleksi penmaru mengalami kendala saat melakukan penilaian,
sebab pada proses tes masih menggunakan cara manual yaitu berupa
penggunaan kertas, sehingga penmaru diharuskan mengoreksi satu persatu
hasil ujian yang bisa saja terjadi kesalahan koreksi. Kemudian dalam
38
menghitung kuota calon mahasiswa baru terhadap kuota kelas yang tersedia,
karena hasil tes tidak dijadikan salah satu indikator dalam penempatan jurusan.
Fungsi-fungsi yang telah ada tersebut akan digantikan dengan sistem
yang terkomputerisasi dan terdapat beberapa fungsi yang tidak perlu dilakukan
dan ada yang ditambahkan untuk menyempurnakan proses bisnis yang ada. Oleh
sebab itu diharapkan dengan dibuatnya perancangan sistem penerimaan
mahasiswa baru pada INKAFA ini diharapkan dapat digunakan sebagai panduan
oleh pengembang sistem untuk membangun sebuah sistem informasi penerimaan
mahasiswa baru yang mampu membantu INKAFA dalam meningkatkan
pelayanan serta memperluas area promosi agar tidak hanya daerah yang menjadi
sasaran promosi yang dapat mengetahui dan mendaftar sebagai mahasiswa baru di
INKAFA.
4.1.2 Hasil Analisis Operasional (Fungsionalitas Analysis)
Dalam tahap ini, kebutuhan dalam pembuatan sistem informasi
dilakukan dalam beberapa aktifitas yang akan dijelaskan berikut ini.
A. Identifikasi Pengguna
Sistem Informasi ini memiliki tiga pengguna yaitu Calon Mahasiswa Baru,
Penmaru dan Rektor. Berikut adalah deskripsi mengenai pengguna yang
berinteraksi langsung dengan sistem.
1. Pengguna : Calon Mahasiswa Baru
Deskripsi : Calon mahasiswa baru merupakan orang yang mengajukan diri
untuk melakukan pendaftaran sebagai calon mahasiswa di INKAFA dan
2. Pengguna : Penmaru
Deskripsi : Penmaru adalah petugas yang mengelola bidang penerimaan
mahasiswa baru di INKAFA.
3. Pengguna : Rektor
Deskripsi : Rektor merupakan Orang yang memiliki otorisasi terhadap
pengesahan soal, dan orang yang menerima laporan hasil penerimaan
mahasiswa baru di INKAFA.
B. Identifikasi Fungsi Fungsi
1. Calon mahasiswa baru
a. Pendaftaran
Fungsi ini merupakan fungsi dimana calon mahasiswa baru melakukan
pendaftaran melalui web. Calon mahasiswa baru melakukan pengisisan
data sesuai kebutuhan yang tercantum pada formulir yang ditampilkan
pada layar. Di dalam formulir terdapat unsur yang harus diisi seperti
nama, alamat, pilihan fakultas dan pilihan jurusan.
b. Tes
Fungsi tes adalah fungsi dimana calon mahasiswa baru diharuskan
mengikuti tes yang sudah ditentukan. Namun yang dimaksud disini
adalah tes tulis yang terdiri dari tes umum dan tes bahasa. Sistem akan
menampilkan tes dalam bentuk pilihan ganda. Soal ditampilkan secara
acak dan berbeda. Diharapkan dari perbedaan tersebut dapat
meminimalisir kecurangan yang akan terjadi dibandingkan apabila soal
40
c. Daftar Ulang
Fungsi ini dilakukan setelah calon mahasiswa baru yang telah
melakukan tes dan ditempatkan pada suatu jurusan dilakukan. Sistem
yang terdapat pada fungsi daftar ulang akan memverifikasi data
mahasiswa yang akan menjadi mahasiswa di INKAFA.
2. Penerimaan Mahasiswa Baru (Penmaru)
1. Pembuatan soal
Dalam fungsi pembuatan soal sistem melakukan pengacakan terhadap
soal yang diujikan
2. Tes
Dalam fungsi tes, sistem menilai hasil tes berdasarkan jawaban yang
telah dimasukkan kedalam sistem. Setelah itu sistem membaca jumlah
kebenaran dari tes tersebut kemudian memberi nilai pada calon
mahasiswa yang telah mengisi tes tulis berupa tes umum dan tes
bahasa. Sedangkan untuk tes lisan dilakukan dengan cara
menginputkan pada sistem.
3. Seleksi
Pada fungsi seleksi awalnya sistem menghitung kuota untuk setiap
jurusan yang terdapat di INKAFA. Perhitungan yang dilakukan
berdasarkan atas jumlah peminat, hasil tes serta jumlah calon
mahasiswa baru. Selanjutnya fungsi seleksi dilakukan dengan cara
Kemudian hasil dari seleksi tersebut menjadi acuan dalam melakukan
penempatan jurusan.
3. Rektor
1. Pembuatan soal
Sistem mengirimkan kepada Rektor soal yang telah disusun oleh
bagian penmaru, kemudian Rektor melalui sistem memutuskan apakah
soal tersebut sudah dapat digunakan atau masih harus dibenahi.
Selanjutnya sistem membaca decision apakah soal disetujui atau tidak,
apabila disetujui maka Rektor mendapatkan salinan soal tes tulis,
namun apabila tidak maka sistem mengirimkan informasi bahwa soal
masih harus diperbaiki.
2. Daftar ulang
Sistem memberikan laporan yang berisikan informasi tentang data
calon mahasiswa baru, data soal, data nilai, data penempatan jurusan
dan data mahasiswa baru.
4.1.3 Hasil Analisis Kebutuhan Data
Sesuai dengan hasil dari analisis operasional yang dibutuhkan untuk
membangun sistem informasi. Terdapat beberapa fungsi yang tidak perlu
dilakukan karena digantikan oleh sistem yang dibuat, maupun fungsi yang perlu
ditambah untuk menyempurnakan sistem yang ada.
1. Analisis Kebutuhan Penmaru
42
Kebutuhannya adalah sebagai berikut:
- Data calon mahasiswa
- Data pembayaran
b. Fungsi mengelola pembuatan soal untuk tes tulis
Kebutuhannya adalah sebagai berikut:
- Data soal
- Data kategori soal
- Data kunci jawaban
c. Fungsi seleksi
Kebutuhannya adalah sebagai berikut:
- Data jawaban mahasiswa
- Data kunci jawaban
- Data memilih
- Data kuota
- Data calon mahasiswa
- Data sesi
- Data periode
- Data menghasilkan
- Data nilai
2. Analisis Kebutuhan Calon Mahasiswa Baru
a. Fungsi Tes
Kebutuhannya adalah sebagai berikut:
- Data soal
- Data nilai
b. Fungsi daftar ulang
Kebutuhannya adalah sebagai berikut:
- Data mahasiswa
- Data memilih
3. Analisis Kebutuhan Rektor
a. Fungsi pembuatan soal
Kebutuhannya adalah sebagai berikut:
- Data soal
- Data kategori soal
- Data kunci jawaban
b. Fungsi daftar ulang
Kebutuhannya adalah sebagai berikut:
- Data mahasiswa
- Data fakultas
- Data jurusan
4.1.4 Hasil Analisis Ketersediaan
Analisis ketersediaan disini digunakan untuk menjawab pertanyaan kapan
pengguna (penmaru dan Rektor) dapat mengoperasikan sistem penerimaan
mahasiswa baru ini. Berdasarkan wawancara, observasi dengan pihak INKAFA
sesuai dengan tahap yang telah dilakukan pada subbab 3.1.4, dan tahap analisis yang
dilakukan didapatkan hasil bahwa INKAFA membutuhkan sistem yang berjalan
hanya menginginkan sistem penerimaan mahasiswa baru ini dapat dioperasikan setiap
44
bulan pertama digunakan untuk melakukan persiapan penerimaan mahasiswa baru.
Sedangkan hari yang tersisa digunakan untuk seluruh rangkaian proses penerimaan
mahasiswa baru.
4.1.5 Hasil Analisis Kapasitas
Analisis kapasitas disini digunakan untuk menjawab pertanyaan seberapa
sering pengguna mengoperasikan produk ini setiap harinya, dan berapa jumlah
rata-rata pendaftar setiap harinya. Berdasarkan wawancara, observasi dengan
pihak INKAFA sesuai dengan tahap yang telah dilakukan pada subbab 3.1.5, dan
tahap analisis yang dilakukan didapatkan hasil bahwa setiap hari rata-rata terdapat
72 calon mahasiswa baru yang melakukan pendaftaran, sedangkan pendaftaran
dibuka hanya pada bulan Juni.
4.1.6 Hasil Analisis Performa
Analisis Performa digunakan untuk memberi penjelasan mengenai
rancangan kehandalan data ataupun proses (berupa response time dan capacity),
berdasarkan tahap pada subbab 3.1.6 didapatkan hasil:
1. Fungsi Mengelola Data Calon Mahasiswa Baru
Response time: Proses penyimpanan data calon mahasiswa baru diharapkan
bisa dilakukan dalam kurun waktu tidak lebih dari 0.1 detik. Capacity: data
yang disimpan tidak terbatas.
2. Fungsi Pembuatan Soal
Response time: Proses penyimpanan data calon mahasiswa baru diharapkan
bisa dilakukan dalam kurun waktu tidak lebih dari 0.1 detik. Capacity: data
3. Fungsi Proses seleksi
Response time: Proses penyimpanan data calon mahasiswa baru diharapkan
bisa dilakukan dalam kurun waktu tidak lebih dari 1 detik. Capacity: data yang
disimpan tidak terbatas
Analisis kapasitas disini digunakan untuk menjawab pertanyaan seberapa
sering pengguna mengoperasikan produk ini setiap harinya, dan berapa jumlah
calon mahasiswa baru setiap harinya. Berdasarkan wawancara, observasi dengan
pihak INKAFA, dan tahap analisis yang dilakukan didapatkan hasil bahwa setiap
hari rata-rata terdapat 72 calon mahasiswa baru dan memiliki hingga 605 calon
mahasiswa baru pada tahun 2015.
4.1.7 Hasil Analisis Kehandalan
Analisis kehandalan digunakan untuk memberi penjelasan mengenai
rancangan kehandalan data (berupa availability dan accuracy), berdasarkan tahap
didapatkan hasil:
A. Kehandalan Fungsi Mengelola Data Calon Mahasiswa Baru
Untuk mengelola data calon mahasiswa baru, maka semua data calon
mahasiswa baru harus diinputkan dengan benar dan sesuai ketentuan, sehingga
memberikan ketepatan dalam memberikan username dan password serta
nomor peserta tes yang digunakan dalam proses tes.
B. Kehandalan Fungsi Seleksi
Agar dapat mendapatkan hasil peenmpatan juursan yang tepat, maka penaru
46
hasil dari perhitungan antara kuota, dan nilai tes dapat menghasilkan pilihan
jurusan yang tepat bagi calon mahasiswa baru.
4.1.8 Hasil Analisis Keamanan
Analisis keamanan digunakan untuk mengetahui bagaimana software
memproteksi fungsi yang bersangkutan secara khusus yaitu menjawab hak akses
dalam fungsi yang dijalankan tersebut.
Fungsi yang dapat diakses Bagian Penmaru
1. Fungsi mengelola data calon mahasiswa baru
2. Fungsi pembuatan soal
3. Fungsi seleksi
4. Fungsi membuat laporan
Fungsi yang dapat diakses calon mahasiswa baru
1. Fungsi pendaftaran
2. Fungsi tes
3. Fungsi daftar ulang
Fungsi yang dapat diakses Rektor
1. Fungsi pembuatan soal
4.2 Hasil Perancangan Sistem
Setelah melakukan tahap perancangan fungsional dan fungsi non
fungsional dilakukan, maka didapatkan hasil perancangan sistem yang dimulai
dari DFD, ERD, serta perancangan input dan output sistem.
4.2.1 Hasil Desain Proses Fungsional
A. Desain Alir Sistem
1. Alir sistem Pendaftararn
Gambar 4.2 merupakan diagram alir sistem dari proses pendaftaran. Pada
gambar tersebut dapat dilihat bahwa dalam proses pendaftan terdapat dua
entitas, yaitu calon mahasiswa dan penmaru. Sedangkan tabel 4.2
merupakan keterangan dari gambar 4.2. Pada tabel tersebut dapat dilihat
bahwa dalam proses pendaftaran terdapat empat subproses yaitu pembelian
formulir, transfer pembayaran, simpan kode transfer, dan memberikan user
48
Input data user password
Mengisi formulir Hasil upload formulir
pendaftaran
Memberikan jadwal dan nomor
peserta tes Jadwal dan nomor
peserta tes Membuka situs pmb
online INKAFA
1
2
Gambar 4.2 System Flow Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
Tabel 4.2 Alir Sistem Pendaftaran
Nama Proses Kegiatan Output
Pembelian formulir Cmb membeli formulir
pendaftaran secara online
Kode, total transfer, batas waktu transfer
Trnasfer pembayaran Cmb melakukan
pembayaran dapat melalui Anjungan
Nama Proses Kegiatan Output
Tunai Mandiri atau setor melalui Bank
Simpan kode transfer Sistem melakukan
penyimpanan kode transfer yang sebelumnya telah diinputkan oleh cmb, kemudian data tersebut disimpan oleh sistem kedalam database pembayaran
hasil upload formulir pendaftaran
Memberikan user password
Sistem memberikan
user dan password
kepada cmb yang telah melakukan pembelian formulir. User dan
password digunakan
untuk cmb dalam melakukan langkah selanjutnya yaitu mengisi formulir
User dan password
Mengisi formulir Calon mahasiswa
mengisi formulir menggunakan
keyboard
Memberkan jadwal dan nomor peserta tes
Sistem memberikan jadwal serta nomor peserta tes kepada calon mahasiswa
Jadwal dan nomor peserta tes
2. Alir Sistem Pembayaran
Gambar 4.3 merupakan diagram alir sistem dari proses pembayaran. Pada
gambar tersebut dapat dilihat bahwa dalam proses pembayaran terdapat
satu entitas, yaitu calon mahasiswa. Sedangkan Tabel 4.3 merupakan
50
dalam proses pendaftaran terdapat tiga subproses yaitu pembelian
formulir, transfer pembayaran, simpan kode transfer.
Tabel 4.3 Alir Sistem Pembayaran
Nama Proses Kegiatan Output
Pembelian formulir Cmb melakukan
pembelian melalui sistem secara online
Kode, total dan batas waktu transfer.
Transfer pembayaran Cmb melakukan
pembayaran melalui ATM atau transfer pada bank
-
Simpan kode transfer Sistem melakukan
penyimpanan kode transfer yang telah diinputkan oleh cmb
-
Pembayaran
Calon Mahasiswa
1
Pembelian formulir
Kode, total transfer, batas waktu transfer
Kode transfer
Input kode transfer
Simpan kode transfer Transfer pembayaran
2
3. Alir Sistem Pembuatan Soal
Tabel 4.4 Alir Sistem Pembuatan Soal
Nama Proses Kegiatan Output
Membuat soal Bagian penmaru
membuat soal untuk tes tulis
Soal tes tulis
Mengecek dan menyetujui
Sistem mengirimkan soal yang telah dibuat oleh bagian penmaru kepada pihak Rektor. Kemudian Rektor melakukan pengecekan terhadap soal tersebut.
-
Decision setuju Rektor memutuskan
apakah soal tes tulis tersebut layak atau masih perlu dibenahi
-
Soal fix Apabila Rektor sudah
52
Pembuatan Soal
Rektor Penmaru
Start
Data periode
Soal tes tulis
Mengecek dan menyetujui soal
Setuju?
Soal Fix ya tidak
End Id_soal,
Pertanyaan
Simpan Data Soal
soal
soal
Kategori soal
Gambar 4.4 System Flow Pembuatan Soal
Gambar 4.4 merupakan diagram alir sistem dari proses pembuatan soal.
Pada gambar tersebut dapat dilihat bahwa dalam proses pembuatan soal
terdapat dua entitas, yaitu penmaru dan Rektor. Sedangkan tabel 4.4
merupakan keterangan dari gambar 4.4. Pada tabel tersebut dapat dilihat
bahwa dalam proses pembuatan soal terdapat empat subproses yaitu
4. System Flow Tes
Tabel 4.5 System Flow Tes
Nama Proses Kegiatan Output
Membuat soal Soal yang telah dibuat
disimpan oleh sistem dalam database soal
Soal tes tulis
Melaksanakan tes Cmb melakukan tes Jawaban tes
Menilai jawaban Penmaru melakukan
penilaian terhadap hasil tes yang telah dilakukan oleh cmb
Nilai tes
seleksi Seleksi dilakukan
berdasarkan data yang tersimpan dalam database nilai, kouta, calon mahasiswa, fakultas dan jurusan
54
Membuat soal Soal tes tulis
Fakultas
Gambar 4.5 System Flow Tes
Gambar 4.5 merupakan diagram system flow dari proses tes. Pada gambar
tersebut dapat dilihat bahwa dalam proses tes terdapat dua entitas, yaitu
penmaru dan calon mahasiswa. Sedangkan Tabel 4.5 merupakan
keterangan dari Gambar 4.5. Pada tabel tersebut dapat dilihat bahwa
dalam proses tes terdapat empat subproses yaitu membuat soal,
5. System Flow Seleksi Pilihan Jurusan Satu
Gambar 4.6 merupakan diagram system flow dari proses seleksi pilihan
jurusan pertama. Pada gambar tersebut dapat dilihat bahwa dalam proses
seleksi pilihan jurusan pertama terdapat satu entitas, yaitu penmaru.
Sedangkan tabel 4.6 merupakan keterangan dari gambar 4.6. Pada tabel
tersebut dapat dilihat bahwa dalam proses seleksi pilihan jurusan pertama
terdapat sebelas subproses yaitu seleksi jurusan, decision pilihan jurusan,
pilihan jurusan satu, (pendidikan agama islam (PAI), pendidikan bahasa
arab (PBA) dan pendidikan bahasa inggris (PBI) ahwal al-syahsiyah
(AHS) dan muamalah (MML), komunikasi penyiaran islam(KPI), tafsir
hadits(THD)), decision Quota (PAI, PBA, ASH, MML, KPI, THD),
decision tes umum, decision tes bahasa, decision tes lisan, simpan data
mahasiswa, melakukan tes ulang quota, dan decision cek quota (PAI,
PBA, PBI, ASH, MML, KPI, THD).
Tabel 4.6 System Flow Seleksi Pilihan Jurusan Pertama
Nama Proses Kegiatan Output
Seleksi jurusan Sistem melakukan
seleksi yang dilakukan berdasarkan data dari database kuota, calon mahasiswa, jurusan dan nilai
-
Decision pilihan jurusan
Sistem melakukan pengecekan apakah seleksi tersebut seleksi pilihan jurusan satu atau tidak, jika ya maka lanjut pada proses pilihan jurusan satu,
56
Nama Proses Kegiatan Output
jika tidak lanjut pada proses pilihan jurusan dua
Pilihan jurusan satu Sistem menampilkan
semua jurusan yang dapat menjadi
kemungkinan pilihan jurusan satu oleh cmb
Data pilihan jurusan satu Inggris (PBI), Ahwal al-syahsiyah (ASH) dan Muamalah (MML) Komunikasi Penyiaran Islam (KPI), Tafsir Hadits (THD).
Berdasarkan data calon mahasiswa, sistem mengelompokkan cmb dengan pilihan jurusan yang pertamanya adalah PAI, PBA, PBI, ASH, MML, KPI, THD
-
Decision Quota PAI, PBA, PBI, ASH, MML, KPI, THD
Sistem melakukan
pengecekan jumlah
kuota jurusan PAI,
PBA, PBI, ASH, MML,
KPI THD. apakah
masih ada yang kosong, atau jumlahnya sudah memenuhi angka yang ditentukan
-
Decision Tes Umum Sistem melakukan
pengecekan nilai yang diperoleh cmb dalam melakukan tes umum, apakah sesuai ketentuan yaitu antara 100-75
-
Decision Tes Bahasa Sistem melakukan
pengecekan nilai yang diperoleh cmb dalam
Nama Proses Kegiatan Output
melakukan tes bahasa, apakah sesuai ketentuan yaitu antara 100-75
Decision Tes Lisan Sistem melakukan
pengecekan nilai yang diperoleh cmb dalam melakukan tes umum, apakah sesuai ketentuan yaitu antara 100-75
-
penyimpanan data calon mahasiswa PAI, PBA, PBI, ASH, MML, KPI, THD yang telahmelewati seleksi yang pertama yaitu berupa hasil nilai tes umum.
Data calon mahasiswa PAI, PBA, PBI, ASH, MML, KPI, THD
Melakukan cek ulang quota
Sistem melakukan pengecekan ulang terhadap quota setiap jurusan. Hal ini berguna supaya cmb yang masuk sesuai pilihan jurusan pertama merupakan cmb yang benar-benar pilihan.
-
Decision cek kuota PAI, PBA, PBI, ASH, MML, KPI, THD
Melakukan cek ulang quota jurusan PAI, PBA, PBI, ASH, MML, KPI, THD apakah sesuai dengan jumlah yang ditentukan, atau masih belum memenuhi jumlah yang ditentukan. Apabila jumlah kuota yang telah ditentukan belum mencapai angka yang ditetapkan, maka
58
Nama Proses Kegiatan Output
lanjut pada proses pilihan jurusan kedua.
Data fix mahasiswa PAI, PBA, PBI, ASH, MML, KPI, THD
Sistem melakukan konfirmasi tentang jumlah mahasiswa yang diterima pada jurusan PAI, PBA, PBI, ASH, MML, KPI, THD yang menjadi pilihan jurusan utamanya.
