RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN DATA
MAHASISWA PADA BAGIAN KONSELING INSTITUT
BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
KERJA PRAKTIK
Program Studi
S1 SISTEM INFORMASI
Oleh:
SUGESTI IRAWAN
08410100467
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
Kata Pengantar ……… I
Daftar Isi …..……….. II
Daftar Tabel ……..……….. III
Daftar Gambar ……… IV
Daftar Lampiran ……….……… V
BAB I Pendahuluan
1.1 Latar Belakang ……… 1
1.2 Rumusan Masalah ……...……… 2
1.3 Batasan Masalah ……….. 3
1.4 Tujuan ……….. 3
1.5 Sistematika Penulisan ………..……… 3
BAB II Gambaran Perusahaan 2.1 Sejarah Konseling STIKOM Surabaya …..………. 6
2.2 Visi dan Misi ….………..……….... 7
2.3 Struktur Organisasi ………. 7
……….…
3.3 Informasi …..….……….…… 9
3.4 Analisa Sistem …….……….………. 10
3.5 Desain Sistem …..……….………. 10
3.6 Teori Yang Terkait Dengan Penyelesaian Masalah ….…..……… 11
3.6.1 PHP ……….……….….. 11
3.6.2 MY SQL ……… 11
3.6.3 Document Flow …….……… 11
3.6.4 Data Flow Diagram (DFD) ……....……… 13
3.6.5 Entity Relational Diagram (ERD) …………..……….… 15
BAB IV Deskripsi Kerja Praktek 4.1 Analisa Sistem ………. 18
4.2 Perancangan Sistem ……….……..……… 18
4.2.1 Hirarki Proses …….………..…….. 18
4.2.2 Sisflow ....………. 19
4.2.2.1 Sisflow Pengisian Form Data Mahasiswa ………... 19
4.2.2.2 Sisflow Lihat Data Dan Edit Data Mahasiswa …...…… 19
taran Login Untuk Mahasiswa ………
4.2.2.5 Sisflow Pendaftaran Login Untuk Konselor …………. 22
4.2.3 CDM dan PDM ……… 23
4.2.3.1 CDM ……….……… 23
4.2.3.2 PDM ………. 24
4.2.4 Struktur Tabel …...….………. 25
4.2.4.1 Tabel Keterangan Mahasiswa……… 25
4.2.4.2 Tabel Keterangan Orang Tua………. 26
4.2.4.3 Tabel Keterangan Kesehatan………. 27
4.2.4.4 Tabel Keterangan Pendidikan ……….. 28
4.2.4.5 Tabel Keterangan Tempat Tinggal ……….. 28
4.2.4.6 Tabel Kegemaran Mahasiswa ………….………. 29
4.2.4.7 Tabel Bakat……… 29
4.2.4.8 Tabel Master Status ………. 30
4.2.4.9 Tabel Master Kota………. 30
4.2.4.10 Tabel Master Agama……… 30
4.2.4.11 Tabel Login ………. 31
………...
4.2.5.2 DFD Level 0………. 32
4.2.6 GUI ………..……….. 33
4.2.6.1 GUI Form Login……….. 33
4.2.6.2 GUI Pendaftaran Login………... 33
4.2.6.3 GUI Form Input Data Mahasiswa………..…. 34
4.2.6.4 GUI Form Lihat Data Untuk Mahasiswa………..….. 34
4.2.6.5 GUI Form Edit Data Mahasiswa……… 35
4.2.6.6 GUI Form Lihat Detail Mahasiswa……….. 35
4.2.6.7 GUI Form Pencarian Data Mahasiswa………. 36
4.3 TAMPILAN APLIKASI ………..………. 36
4.3.1 Form Login……….. 36
4.3.2 Form Pendaftaran Login……….………. 37
4.3.3 Form Input Data Master….……….. 37
4.3.4 Form Input Data Mahasiswa………..………... 38
4.3.5 Form Tampil dan edit data Mahasiswa…………..……… 39
4.3.6 Form Pencarian Data Mahasiswa…..………. 39
5.1 Saran….………..……… 42
5.2 Kesimpulan ……… 42
DAFTAR PUSTAKA ………... 43
Tabel 4.1 Keterangan Mahasiswa ………. 25
Tabel 4.2 Keterangan Orang Tua …………...……… 26
Tabel 4.3 Keterangan Kesehatan ………... 27
Tabel 4.4 Keterangan Pendidikan ……….. 28
Tabel 4.5 Keterangan Tempat Tinggal ………..……… 28
Tabel 4.6 Kegemaran Mahasiswa …………..……… 29
Tabel 4.7 Bakat ……….. 29
Tabel 4.9 Master Status ……….………. 30
Tabel 4.10 Master Kota ……….. 30
Tabel 4.11 Master Agama ……….. 30
Gambar 2.1 Struktur organisasi institut bisnis dan informatika stikom
surabaya………. 7
Gambar 4.1 Docflow pencatatan data mahasiswa………. 19
Gambar 4.2 Hirarki proses ………... 19
Gambar 4.3 Sisflow pengisian form data mahasiswa ……….. 20
Gambar 4.4 Sisflow lihat data dan edit data mahasiswa …………. 21
Gambar 4.5 Sisflow pencarian data mahasiswa ……….. 21
Gambar 4.6 Sisflow pendaftaran login untuk mahasiswa ……... 22
Gambar 4.7 Sisflow pendaftaran login untuk konselor ………….. 23
Gambar 4.8 Conseptual Data Model………... 24
Gambar 4.9 Physical Data Model………... 25
Gambar 4.10 Context Diagram ……….. 33
Gambar 4.11 DFD Level 0 ………. 33
Gambar 4.12 GUI Form login ………... 34
Gambar 4.13 GUI Pendaftaran form login ………... 34
Gambar 4.14 GUI Form input data mahasiswa ………. 35
ahasiswa ………...
Gambar 4.17 GUI Form lihat detail data mahasiswa ………….. 36
Gambar 4.18 GUI Form pencarian data mahasiswa ……….. 37
Gambar 4.19 Form login ……….... 37
Gambar 4.20 Form pendaftaran login ……….. 38
Gambar 4.21 Form input data master...………. 38
Gambar 4.22 Form input data mahasiswa …………..……….. 39
Gambar 4.23 Form lihat data dan edit data mahasiswa …………... 39
Gambar 4.24 Form Pencarian Data Mahasiswa ……… 40
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Konseling merupakan bantuan yang diberikan konselor kepada klien
dalam rangka pengentasan masa klien. Dalam suasana tatap muka yang
dilaksanakan interaksi langsung antara konselor dengan klien (Prayitno, 2004).
Tujuan utama konseling agar klien memahami seluk beluk masalah yang dialami
secara mendalam dan komprehensif, serta positif dan dinamis, pemahaman yang
dimaksud mengarah pada dikembangkannya presepsi dan sikap serta kegiatan
demi terentaskannya maslaah terhadap klien (sukardi, 2000).
konseling pada Institut bisnis dan informatika stikom Surabaya berdiri
sejak tahun 2013, kegiatan konseling ini berupa ikut serta dalam kegiatan sosial
untuk penyandang anak yang cacat, mengadakan kegiatan kreatifitas dan hiburan,
membantu permasalahan mahasiswa. salah satu kegiatan yang dilakukan oleh
konseling saat ini yaitu mencatat data mahasiswa seperti mencatat biografi untuk
kemudian disimpan sehingga bisa digunakan untuk keperluan konseling.
Pihak konselor memberikan form kepada mahasiswa untuk diisi,
kemudian setelah data tersebut terisi barulah diberikan kepada konselor melalui
email, data yang diserahkan tersebut disimpan oleh konselor sehingga dapat
Permasalahan yang timbul dari pencatatan data mahasiswa yaitu:
1. Pencatatan data masih dilakukan secara manual dengan membuat
angket yang disebarkan kepada mahasiswa, kemudian mahasiswa
mengembalikan angket melalui email kepada konselor. Proses manual
ini akan membutuhkan banyak waktu lama karena konselor harus
melakukan rekap data secara terpisah.
2. Penyimpanan data masih dilakukan secara manual dengan mencetak
data yang terdapat pada email, kemudian disimpan kedalam map.
Proses manual ini akan membutuhkan banyak waktu lama karena
konselor harus menyimpan kedalam map yang bisa mengakibatkan
data tersebut hilang serta pencarian data yang membutuhkan banyak
waktu lama karena konselor harus mencari data mahasiswa kedalam
map.
Untuk itu dibutuhkan sebuah aplikasi pencatatan data mahasiswa ini
dirancang untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh
pihak konselor, adapun fitur-fitur aplikasi pencatatan data mahasiswa antara lain
pencatatan data mahasiswa, penyimpanan data mahasiswa, pencarian berdasarkan
kategori, laporan yang dihasilkan oleh aplikasi untuk konseling berupa laporan
data mahasiswa
1.2Rumusan Masalah
Dengan melihat latar belakang masalah diatas, maka dapat disimpulkan
bahwa permasalahan yang ada di dalam konseling Institut bisnis dan informatika
1. Pencatatan data masih dilakukan secara, membutuhkan banyak waktu
lama rekap data.
2. Penyimpanan data masih dilakukan secara manual.
1.3Batasan Masalah
Dengan melihat latar belakang dan rumusan masalah maka diperolehlah
batasan-batasan berikut :
1. Aplikasi ini digunakan untuk pengisian data mahasiswa demi
keperluan pihak konseling
2. Aplikasi ini tidak membahas bagian kemahasiswaan yang di luar dari
konseling.
3. Aplikasi yang dibuat ini berdiri sendiri di luar dari aplikasi yang
terdapat pada Institut bisnis dan informatika stikom Surabaya.
1.4Tujuan
Tujuan dari kerja praktek kali ini adalah membuat desain sistem yang
mampu mencakup proses pengisian data mahasiswa, penyimpanan data
mahasiswa, dan pencarian data mahasiswa berdasarkan katagori, serta laporan
yang dihasilkan oleh aplikasi untuk konseling berupa laporan data mahasiswa dan
berupa tampilan data mahasiswa.
1.5 Sistematika penulisan
Untuk memudahkan dalam memahami persoalan dan pembahasannya,
maka penulisan laporan kerja praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini dikemukakan hal – hal yang menjadi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai, manfaat yang
dihasilkan, serta sistematika penulisan laporan kerja praktek ini.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini membahas tentang gambaran umum bagian konseling Institut
bisnis dan informatika stikom Surabaya dab struktur organisasi.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang berbagai macam teori yang mendukung dalam
pembuatan aplikasi Penyuluhan konseling pada stikom Surabaya yaitu
pengertian konsep dasar sistem informasi, pengertian sistem informasi,
analisa sistem dan desain sistem.
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Bab ini membahas tentang spesifikasi prosedur dalam penyelesaian kerja
praktek, meliputi system flow, data flow diagram (DFD), context diagram,
entity relationship diagram (ERD), beserta struktur file dan desain input
BAB V PENUTUP
Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan
aplikasi ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan aplikasi ini di
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Konseling Stikom Surabaya
Kemahasiswaan merupakan salah satu bagian dari struktur organisasi yang
terdapat pada Institut bisnis dan informatika stikom Surabaya yang mempunyai 3
bidang utama yakni bidang 1 sie bakat minat, bidang 2 sie penalaran, dan bidang 3 sie
administrasi pelayanan dan kesejahteraan mahasiswa, pada bidang 3 ini membawahi
bagian konseling Konseling Stikom Surabaya dibentuk dan dilaksanakan pada
tanggal 1 Agustus 2013, diketuai oleh Bapak Sigit Widodo,
visi dan misi konseling stikom “More than experience” dengan arti
memberikan tidak hanya pengalaman. Maksud dan tujuannya yaitu agar mahasiswa
merubah paradigma bahwa konseling Institut bisnis dan informatika stikom surabaya
tidak hanya digunakan untuk mahasiswa yang mempunyai banyak masalah baik
masalah dalam perkuliahan ataupun keluarga melainkan juga sebagai wadah untuk
menyalurkan bakat dan minat mahasiswa untuk lebih menggali kemampuan diri,
sehingga mahasiswa dapat membentuk mental diri, kepekaan, etika dan potensi minat
dan bakat.
2.2 Visi dan Misi
Adapun visi dan misi konseling pada Institut bisnis dan informatika stikom
2.2.1 Visi
"MORE THAN EXPERIENCE" yang mempunyai arti memberikan tidak
hanya pengalaman
2.2.2Misi
1. Menunjang programnya kemahasiswaan Bidang III
2. Membentuk mental diri, kepekaan, etika dan potensi minat dan bakat
2.3 Struktur Organisasi Institut binsis dan informatika stikom Surabaya
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Institut binsis dan informatika stikom
Personel bagian kemahasiswaan adalah:
Kepala Bidang Kemahasiswaan Nurhesti Esa Dwirini, AP.
Sie Administrasi pelayanan dan kesejahteraan Mhs Maria Valentina I.P. A.Md
Sie Penalaran Mahasiswa Linda windia sundarti S.Si
Sie Bakat dan Minat Mahasiswa Mohammad Al Hafidz
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Konseling
Menurut Surya (1988), Konseling merupakan seluruh upaya bantuan yang
diberikan konselor kepada klien supaya dia memperoleh konsep diri dan
kepercayaan diri sendiri, untuk dimanfaatkan olehnya dalam memperbaiki tingkah
lakunya pada masa yang akan datang. Dalam pembentukan konsep kepribadian
yang sewajarnya mengenai dirinya sendiri, orang lain, pendapat orang lain tentang
dirinya sendiri, tujuan-tujuan yang hendak dicapai dan kepercayaan diri.
3.2 Data
Menurut Zulkifli A.M., Data merupakan keterangan atau bukti mengenai
suatu kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri belum diorganisasikan
maupun belum diolah, data-data tersebut berupa himpunan fakta, angka, grafik,
tabel, gambar, lambing, kata, huruf-huruf yang menyatakan sesuatu pemikiran,
objek serta kondisi dan situasi.
3.3 Informasi
Menurut Jogiyanto(2004:8), Informasi merupakan data yang telah diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya.
a. Data yang diolah
b. Bentuknya lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima
c. Menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
d. Digunakan untuk mengambil keputusan
Contoh : Pencarian data mahasiswa berdasarkan kota, maka informasi yang
didapat yaitu data mahasiswa berdasarkan kota.
3.4 Analisis Sistem
sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan –
kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan dan pengembangannya.
3.5 Desain Sistem
Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah
mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian
memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Desain sistem dapat diartikan
sebagai berikut :
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.
d. Menggambarkan bagaiman suatu sistem dibentuk.
e. Berupa gambaran, perencnaan dan pembuatn sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan
berfungsi.
f. Menyangkut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan
perangkat keras dari suatu sistem.
3.6 Teori Yang Terkait Dengan Penyelesaian Masalah
3.6.1 Php
Menurut Prasetyo (2004:76), PHP merupakan bahasa scripting server-side,
dimana pemrosesan datanya dilakukan pada sisi server sederhananya, serverlah
yang akan menerjemahkan skrip program, baru kemudian hasilnya akan dikirim
kepada klien yang melakukan permintaan.
3.6.2 My SQL
MySQL merupakan salah satu database server yang berkembang di
lingkungan open source dan distribusikan secara free dibawah lisensi GPL.
MySql biasanya berupa perintah sederhana yang berisi instruksi-instruksi untuk
3.6.3 Document Flow
Documennt Flow adalah bagan yang menunjukkan alur dalama program
ataupun prosedur sistem secara fisik. Bagn alur digunakan terutama untuk alat
bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan alur sistem digambar dengan
menggunakan simbol – simbol antara lain sebagai berikut :
a. Document
Sistem dokumen, menunjukkan dokumen input dan output baik untuk
proses manual atau komputer.
b. Manual Input
Sistem ini berfungsi untuk menunjukkan pekerjaan yang masih dilakukan
secara manual.
c. Proses
d. Decision
Digunakan untuk menggambarkan logika keputusan dengan nilai benar atau
salah.
e. Flow Line
Digunakan untuk menggambarkan arah proses pengolahan data.
f. Stored Data
Digunakan untuk menyimpan data kedalam database.
3.6.4 Data Flow Diagram ( DFD )
Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan
pemakai sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang
mengatasi notasi – notasi untuk menggambarkan alur dari data sistem ini dikenal
dengan nma Diagram Arus Data ( Data Flow Diagram ). DFD berfungsi untuk
tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan kita untuk melakukan
dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem ke dalam bagian yang lebih kecil
dan sederhana.
Untuk memudahkan proses pembacaan DFD disusun berdasarkn tingkatan
atu level dari atas kebawah, yaitu :
a. Context Diagram
Diagram paling atas terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang
lingkup proses. Hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan
terminator dengan sistem dan juga sistem dalam satu proses. Sedangkan hal yang
tidak digambarkan adalah hubungan antar terminator dan data source.
b. Diagram Level 0
DFD memfokuskan pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta
memproses data terebut.
Simbol – symbol dasar dalam DFD antara lain :
- Eksternal Entity
Suatu eksternal entity atau entitas merupakan orang, kelompok,
departemen atau sistem lain di luar sistem yang dibuat yang bisa
menerimaa aatau memberikan informaasi atau data ke dalam sistem yang
- Data Flow
Dataa Flow atau aliran data disiimbolkana dengan tanda panah.
Data flow menunjukkan arus data atau aliran yang menghubungkan dua
proses atau entitas dengan proses.
- Proses
Suatu proses di mana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan
yang dijalankan.
- Data Source
Data Source adalah symbol yang digunakan untuk melambangkan
proses penyimpanan data.
3.6.5 Entity Relational Diagram ( ERD )
Entity Relational Diagram adalah suatu bentuk perencanaan database
secara konsep fisik yang nantinya akan dipakai sebagai kerangka kerja dan
pedoman dari struktur penyimpnan data. ERD digunkan untuk menggambarkan
model hubungan data dalam sistem, dimana di dalamnya terdapat hubungan
intensitas beserta atribut relasinya dan mendokumentasikan kebutuhan –
kebutuhan untuk sistem pemrosesan data. Sebuah ERD memiliki beberapa jenis
model yaitu :
Merupakan model yang universal dan dapat menggambarkan semua
struktur logic database ( DBMS ), dan tidak bergantung dari software atau
pertimbangan struktur data storage. Sebuah CDM dapat diubah langsung menjadi
PDM.
b. Physical Data Model ( PDM )
Merupakan model ERD yang telah mengacu pada pemilihan software DBMS
yang spesifik. Hal ini sering kali berbeda dikarenakan oleh struktur database yang
bervariasi, mulai dari model schema, tipe data penyimpanan dan sebagainya.
ERD memiliki 4 jenis objek, yaitu :
- Entity
Sesuatu yang ada dan terdefinisikan bisa berupa nyata maupun
abstrak yang dapat dibedakan satu dengan yang lainnya dan adanya
hubungan saling ketergantungan.
- Attribute
Setiap entity memiliki beberapa attribute, yang merupakan cirri atau
karakteristik dari entity tersebut. Attribute sering disebut juga data elemen
atau data field.
- Key
Beberap elemen data memiliki sifat, dengan mengetahui nilai yang
telah diberikan oleh sebagian elemen data dari entity tertentu, dapat
diidentifikasi nili – nilai yang terkandung dalam elemen – elemen data lain
ada entity yang sama. Elemen penentu tersebut adalah sebagai elemen dat
- Relationship
Relationship menggambarkan hubungan yang terjadi antar entity yang
mewujudkan pemetaan antar entity. Bentuk relationship yaitu :
One to One Relationship
Hubungan satu entity dengan entity yang lain.
Many to Many Relationship
Hubungan antar entity satu dengan entity yang lainnya adalah satu
18
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.1Analisis Sistem
Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan saat ini pada bagian
konseling Institut bisnis dan informatika stikom Surabaya, ditemukan masih
banyak cara kinerja dari pihak konseling yang masih dikerjakan secara manual,
diantaranya pencatatan data mahasiswa hingga mencari data tersebut untuk
dikelolah lebih lanjut oleh konselor.
Mengacu pada permasalahan yang ada pada bagian konseling Institut
bisnis dan informatika stikom Surabaya membutuhkan aplikasi yang dapat
menangani pencatatan data mahasiswa baru dengan membuat sebuah aplikasi
pencatatan data mahasiswa baru diharapkan masalah seperti pencatatan sampai
dengan pencarian beserta pembuatan laporan data mahasiswa bisa tertangani
dengan mudah dan cepat.
Document Flow dibawah ini menggambarkan proses yang sudah ada
menurut hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey ke konseling Institut
Gambar 4.1 Document flow pencatatan data mahasiswa
4.2 Perancangan Sistem
4.2.1 Hirarki Proses
Hirarki proses menggambarkan proses secara berurutan untuk mencapai
tujuan dari pembuatan sistem.
0
Gambar 4.2 Hirarki Proses
4.2.2 Sistem Flow
4.2.2.1 Sistem Flow Pengisian form data Mahasiswa
START
Gambar 4.3 System flow Pengisian form data mahasiswa
Dalam System flow pencatatan mahasiswa ini diakses sendiri oleh mahasiswa
melalui website yang telah dibuat oleh konseling. Mahasiswa mengisi form yang
telah disediakan pihak konseling yang terdapat di internet, kemudian disimpan
kedalam database.
4.2.2.2 System Flow melihat data dan mengubah data mahasiswa
Dalam Sistem flow dibawah ini, memiliki proses melihat data dan mengubah
data mahasiswa. Mahasiswa dapat melihat data sudah yang telah terisi beserta
Gambar 4.4 System flow melihat data dan mengubah data mahasiswa
4.2.2.3 System flow mencari data mahasiswa
Gambar 4.5 System Flow pencarian data mahasiswa
Pada Sisflow diatas, konselor diharuskan masuk kedalam aplikasi dengan
login sebagai konselor, kemudian konselor bisa mencari data sesuai dengan
KONSELOR
Print Data Mahasiswa Data Mahasiswa
kategori yang diinginkan, setelah konselor menemukan data yang dicari konselor
dapat melihat data dari mahasiswa tersebut jika dirasa data tersebut ingin dicetak
konselor dapat mencetak data tersebut.
4.2.2.4 System flow pendaftaran login untuk mahasiswa
Gambar 4.6 System Flow Pendaftaran Login untuk mahasiswa
Pada Sisflow diatas, mahasiswa diharuskan mendaftarkan dirinya kedalam
aplikasi yang telah dibuat untuk masuk kedalam aplikasi, untuk pengguna
mahasiswa Institut bisnis dan informatika stikom Surabaya mereka akan
menerima privillage atau hak akses yang berbeda setelah melakukan login.
mahasiswa akan memiliki fitur input data mahasiswa, simpan data mahasiswa dan
4.2.2.5 System flow pendaftaran login untuk konselor
Gambar 4.7 system flow pendaftaran login untuk konselor
Pada Sisflow diatas, konselor diharuskan mendaftarkan dirinya kedalam
aplikasi yang telah dibuat untuk masuk kedalam aplikasi, untuk konselor akan
menerima privillage atau hak akses yang berbeda setelah melakukan login,
konselor akan dapat mengakses fitur edit data mahasiswa, pencarian data dan lihat
4.2.3 CDM dan PDM
4.2.3.1 Conceptual data Model (CDM)
I D_TEMPAT_T I_GGAL = ID_TEMPAT_T I_GGAL
_I M = _I M
Gambar 4.8 Coneptual Data Model (CDM) data mahasiswa
CDM data mahasiswa ini terdiri dari beberapa tabel yang saling terintegrasi
satu dengan yang lain, hubungan antar tabel seperti one to one hingga many to
many terdapat pada CDM ini.
4.2.3.2 Physical Data Model
PDM dibawah ini merupakan PDM yang berasal dari penjabaran CDM yang
memiliki_tempat_tinggal
Gambar 4.9 Physical Data Model (PDM) untuk data mahasiswa
4.2.4 STRUKTUR TABEL
Struktur tabel pada data mahasiswa terdapat 10 tabel diantaranya tabel
keterangan mahasiswa, tabel keterangan orang tua, kegemaran mahasiswa, bakat,
keterangan kesehatan, keterangan pendidikan, keterangan tempat tinggal.
4.2.4.1 Tabel Keterangan Mahasiswa
FIELD JENIS ATRIBUT
Nim Varchar (12) Primary Key
FIELD JENIS ATRIBUT
Tempat_lahir Varchar (25)
Tanggal_lahir Date
Jenis_kelamin Varchar (15)
Kewarganegaraan Varchar (15)
Agama Varchar (15)
Anak_ke Int
Jml_saudara_kandung Int
Jml_saudara_tiri Int
Hobi Varchar (25)
Hal_yang_disukai Varchar (25)
Hal_yang_dibenci Varchar (25)
Deskripsi Varchar (25)
Tabel 4.1 keterangan mahasiswa
Tabel Keterangan mahasiswa merupakan tabel yang menjelaskan mengenai
seluk beluk mahasiswa beserta deskripsi diri mereka
4.2.4.2 Tabel keterangan orang tua
FIELD JENIS ATRIBUT
FIELD JENIS ATRIBUT
Nama Varchar (25)
Alamat Varchar (25)
Tempat_lahir Varchar (25)
Tanggal_lahir Date
Kewarganegaraan Varchar (15)
Agama Varchar (15)
Pendidikan Varchar (25)
Pekerjaan Varchar (25)
Penghasilan Int
Alamat_kerja Varchar (25)
Kondisi Varchar (25)
Status Varchar (15)
Tabel 4.2 keterangan orang tua
Tabel keterangan orang tua merupakan tabel yang menjelaskan mengenai
data orang tua maupun wali dari mahasiswa tersebut.
4.2.4.3 Tabel keterangan kesehatan
FIELD JENIS ATRIBUT
FIELD JENIS ATRIBUT
Golongan_darah Varchar (25)
Riwayat_penyakit Varchar (25)
Kelaianan Varchar (25)
Tinggi Int
Berat Int
Tabel 4.3 keterangan kesehatan
Tabel keterangan kesehatan merupakan keterangan kesehatan dari mahasiswa
tersebut, pada tabel keterangan kesehatan ini bisa dilihat riwayat penyakit yang
pernah di derita oleh pasien.
4.2.4.4 Tabel keterangan pendidikan
FIELD JENIS ATRIBUT
ID Varchar (12) Primary Key
Lulusan Varchar (25)
Lama_Belajar Int
Asal_sekolah Varchar (25)
Alasan Varchar (50)
Tabel Keterangan Pendidikan merupakan tabel keterangan pendidikan. Disini
kita bisa melihat Lulusan beserta alasan kalau mereka keluar dari sekolah yang
pernah mereka tempuh
4.2.4.5 Tabel keterangan tempat tinggal
FIELD JENIS ATRIBUT
ID Varchar (12) Primary Key
Alamat Varchar (25)
No_tlp Varchar (25)
Tinggal_dengan Varchar (25)
Jarak Int
Status Varchar (25)
Tabel 4.5 keterangan tempat tinggal
Tabel keterangan alamat mahasiswa merupakan tabel yang menerangkan
alamat dari mahasiswa tersebut dilengkapi dengan no tlp yang bisa dihubungi
beserta jarak antara tempat tinggal saat ini sampai pada kampus STIKOM
Surabaya, status disini merupakan tinggal kost atau yang lain.
4.2.4.6 Tabel Kegemaran mahasiswa
FIELD JENIS ATRIBUT
FIELD JENIS ATRIBUT
Keterangan Varchar (25)
Tabel 4.6 Kegemaran mahasiswa
Tabel kegemaran merupakan tabel yang menjelaskan mengenai kegemaran
mahasiswa dari tiap individu
4.2.4.7 Tabel Bakat
FIELD JENIS ATRIBUT
ID Varchar (12) Primary Key
Bakat Varchar (25)
Prestasi Varchar (25)
Tabel 4.7 Bakat
Tabel Bakat di dalamnya terdapat ID sebagai primary bersifat unik selain itu
terdapat keterangan bakat dan prestasi mahasiswa.
4.2.4.8 Tabel Master status
FIELD JENIS ATRIBUT
Status_ID Varchar (15) Primary Key
Status_name Varchar (25)
Tabel Master status dibuat untuk menentukan status dari orang tua ayah, ibu
ataupun wali mahasiswa pada saat mahasiswa tersebut mengisi form data
mahasiswa.
4.2.4.9 Tabel Master kota
FIELD JENIS ATRIBUT
Region_ID Varchar (6) Primary Key
Region_name Varchar (100)
Tabel 4.9 Master kota
Tabel Master Kota dibuat untuk menentukan dimana kota kelahiran
mahasiswa ataupun orang tua, pada saat mengisi form data mahasiswa
4.2.4.10 Tabel master agama
FIELD JENIS ATRIBUT
Religi_ID int (1) Primary Key
Religi_name Varchar (100)
Tabel 4.10 master agama
Tabel Master Agama dibuat untuk menentukan agama yang dianut oleh
terdapat 6 agama yang bisa dipilih antara lain : Hindu, Budha, Kristen, Katolik,
Islam dan KhongHucu.
4.2.4.7 Tabel Pendaftaran Login
FIELD JENIS ATRIBUT
NIM/NIK Varchar (12) Primary Key
Username Varchar (25)
Pasword Varchar md5 (12)
Status Varchar (25)
Tabel 4.11 pendaftaran login
Tabel Bakat di dalamnya terdapat ID sebagai primary bersifat unik selain itu
terdapat keterangan bakat dan prestasi mahasiswa.
4.2.5 Data Flow Diagram
4.2.5.1 Context Diagram
Context Diagram merupakan langkah pertama yang menggambarkan asal data dalam menunjukkan aliran data tersebut yang terdiri dari 2 eksternal entity
Laporan Data Mahasiswa Mencetak Data M ahasiswa
Laporan Pencarian Data Mahasiswa
Penc arian Data Mahas is wa
Laporan Data Mahasiswa T erbaru Input edit Data
T ampilan Data Mahas is wa Lihat Data F orm Data Mahasiswa Input Data Mahas is wa
Mahas is wa
0
Aplikasi Pembuatan Data Mahas is wa
Kons elor
Gambar 4.10 Context Diagram
4.2.5.2 DFD Level 0
Pada DFD level 0 dibawah ini merupakan penjabaran dari context diagram.
Dimana pada level 0 ini terdapat 3 Macam yakni. Memasukkan data mahasiswa,
mengubah data mahasiswa dan pencarian data mahasiswa
Gambar 4.11 DFD Level 0
Laporan Pencarian Data Mahasiswa Mencetak Data M ahasiswa
Laporan Data Mahasiswa Form Data Mahasiswa
Lihat Data Tampilan Data Mahas is wa
Input edit Data Laporan Data Mahasiswa Terbaru
Mencari Data Mahas is wa Meng ubah data mahasiswa
Memakai Data Mahasiswa Update Data Mahasiswa Menyimpan Data
Penc arian Data Mahas is wa Input Data Mahas is wa
Mahas is wa
Edit Data Mahas is wa
4.2.6 GUI (Graphical User Interface)
4.2.6.1 GUI Form Login
GUI Form Login merupakan tampilan awal untuk memasuki aplikasi yang
telah tersedia dalam kasus ini login yang kita maksudkan adalah login untuk
memasuki aplikasi pengisian data Mahasiswa
Gambar 4.12 GUI Form Login
4.2.6.2 GUI Form pendaftaran member login
GUI Form Pendaftaran member login merupakan tampilan pendaftaran
member jika member tersebut tidak memiliki akun atau hak akses ke dalam
aplikasi yang tersedia.
4.2.6.3 GUI Form Input Data Mahasiswa
GUI Form Input Mahasiswa merupakan tampilan Form yang digunakan
untuk mengisi data diri dari masing-masing individu mahasiswa yang sedang
menempuh perkuliahan di suatu instansi perguruan tinggi.
Gambar 4.14 GUI Form input data mahasiswa
4.2.6.4 GUI Form Lihat Data untuk Mahasiswa
Form Lihat Data Mahasiswa merupakan tampilan yang dikhususkan untuk
mahasiswa yang telah mengisi form pendaftaran mahasiswa, fungsi ini dibuat
untuk mahasiswa melihat kembali data yang telah mereka masukkan sudah benar.
4.2.6.5 GUI Form Edit Data Mahasiswa
GUI form edit data mahasiswa merupakan tampilan yang dikhususkan
untuk mahasiswa setelah proses mencari kesalahan data yang telah ditulis, fitur ini
digunakan jika data tersebut terdapat kesalahan pada mahasiswa saat memasukkan
data pribadinya.
Gambar 4.16 GUI Form Edit Data Mahasiswa
4.2.6.6 GUI Form Lihat detail data mahasiswa
GUI form lihat detail mahasiswa merupakan tampilan yang dikhususkan
untuk konselor, hal ini sangat perlu agar konselor pada suatu perguruan tinggi
mengetahui dan dapat memantau mahasiswanya
4.2.6.7 GUI Form pencarian data mahasiswa
Gui Form pencarian merupakan tampilan pencarian data mahasiswa yang
digunakan oleh konselor untuk mencari data berdasarkan kategori
Gambar 4.18 GUI form pencarian data mahasiswa
4.3 Tampilan Aplikasi
4.3.1 Form Login
Gambar 4.19 Login User
Login User digunakan untuk menentukan user akses dimana setiap
pengguna akan dibedakan berdasarkan mahasiswa, konseling dan pimpinan,
misalkan user dari mahasiswa mereka akan memasukkan Nim dan Password
mengakses data mahasiswa saja beserta tampilan dan edit untuk data yang telah
mereka isi
4.3.2 Form Pendaftaran Login
Gambar 4.20 Form Pendaftaran Login
Pendaftaran Login User digunakan untuk mendaftarkan user agar
diharapkan user dapat mengakses aplikasi ini
4.3.3 Form Master
Gambar 4.21 Form Master
Form Master digunakan untuk mengisi form data mahasiswa, form master
form baik form master ataupun form mahasiswa. Khusus untuk form master tidak
boleh dihapus data yang ada didalamnya.
4.3.4 Form Input Data Mahasiswa
Gambar 4.22 Form Mahasiswa
Form Mahasiswa diperuntukkan bagi mahasiswa STIKOM untuk
mengisikan data dirinya sendiri.
4.3.5 Lihat data dan Update
Form lihat data dan update ini diperuntukkan bagi mahasiswa Institut
bisnis dan informatika stikom surabaya berfungsi untuk mengedit data mahasiswa.
mahasiswa bisa mengupdate datanya sendiri, form mahasiswa bisa diubah oleh
konselor itu sendiri.
4.3.6 Pencarian Data Mahasiswa
Gambar 4.24 Pencarian Data Mahasiswa
Pencarian data mahasiswa digunakan untuk mencari mahasiswa
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Aplikasi Pencatatan Data
Mahasiswa Pada Bagian Konseling STIKOM Surabaya adalah sebagai berikut.
1. Berdasarkan hasil uji coba, Aplikasi Pencatatan Data Mahasiswa yang
dibuat mampu berjalan secara efektif, yaitu meminimalkan kesalahan
dalam melakukan pencatatan, penyimpanan data dan mempermudah
pencarian data.
2. Berdasarkan uji coba didapatkan bahwa Aplikasi Pencatatan yang dibuat
mampu menghasilkan laporan sesuai keinginan pengguna saat ini.
5.2Saran
Berdasarkan penjelasan tentang Aplikasi Aplikasi Pencatatan Data
Mahasiswa Pada Bagian Konseling STIKOM Surabaya yang telah dibuat, dapat
diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut :
Aplikasi ini dapat dikembangkan menjadi lebih kompleks lagi dengan
menggabungkan beberapa aplikasi pendukung sehingga menjadi sebuah sistem
informasi Konseling yang terintegrasi, misalnya dengan menambahkan Aplikasi
pencatatan mahasiswa yang melakukan konseling atau bisa menjadi Sistem
43
DAFTAR PUSTAKA
Herlambang, S. dan Tanuwijaya, H. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi,
dan manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid I.
Jakarta: PT. Prenhallindo.
Marlinda, L. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET
Rochman Natawijaya., Prof. Dr., Pendekatan-pendekatan Dalam Penyeluhan
Kelompok I, CV. Diponegoro, Bandung, 1987
Blum, Ph.D., Milton L & Benjamin balinsky, Ph.D., Counseling and Psychology,
Parentice-Hall Inc., Englewood Cliff, N.J., Carlos E.Tuttle Company, Tokyo,
