RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
PENJADWALAN KUNJUNGAN SALES PADA PT. ROYAL
INTI MANDIRI ABADI
KERJA PRAKTEK
Nama
:
Ageng Permadi
NIM
:
10410100089
Program
: S1 (Strata Satu)
Jurusan
:
Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
SURABAYA
2013
STIKOM
i
dilakukan secara manual. Kunjungan tersebut dibagi menjadi beberapa zona yang
terdapat di provinsi Jawa Timur. Dengan proses penjadwalan secara manual sering
kali muncul permasalahan seperti kunjungan yang dilakukan sering sekali melewati
batas waktu yang ditentukan, perusahaan tidak dapat mengontrol kinerja dari
masing-masing zona dalam melakukan kunjungan, dan informasi yang dihasilkan
dari kunjungan tidak dapat diolah secara maksimal. Oleh karena itu dibutuhkan alat
bantu yang dapat mempermudah dalam penyusunan jadwal kunjungan.
Dengan keterbatasan tersebut membuat PT. Royal Inti Mandiri Abadi ingin
mengembangkan sistem informasi agar dapat menampilkan data penjadwalan
kunjungan sales yang dilakukan di beberapa zona di Jawa Timur sehingga
perusahaan dapat mengolah data dengan baik yang terdapat pada sistem tersebut
menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna sistem tersebut.
Sistem informasi penjadwalan kunjungan sales dapat meningkatkan kinerja
pada divisi marketing dan customer service sehingga dapat meningkatkan penjualan
dan pelayanan terhadap pelanggan.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Penjadwalan Kunjungan, PT. Royal Inti Mandiri Abadi
STIKOM
iv
DAFTAR ISI
ABSTRAKSI ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR TABEL ... x
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1 Sejarah Perusahaan ... 6
2.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 7
2.2.1 Visi Perusahaan ... 7
2.2.2 Misi ... 7
2.3 Lokasi Perusahaan ... 8
2.4 Struktur Organisasi ... 8
2.5 Fungsi Setiap Bidang pada PT. RIMA ... 8
BAB III LANDASAN TEORI ... 10
3.1 Definisi Sistem ... 10
STIKOM
v
3.4 Analisis dan Perencanaan Sistem Informasi ... 13
3.5 Bagan Alir Sistem ... 15
3.6 Data Flow Diagram (DFD) ... 16
3.7 Entity Relationship Diagram ... 18
3.8 Pengertian Penjadwalan ... 22
3.9 Landasan-landasan Teknologi ... 23
3.9.1 Power Dwsigner ... 23
3.9.2 HTML (HyperText Markup Language) ... 23
3.9.3 PHP (Hypertext Preprocessor) ... 24
3.9.4 MySQL ... 24
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 25
4.1 Analisis Sistem ... 25
4.1.1 Identifikasi Masalah ... 26
4.1.2 Spesifikasi Aplikasi ... 26
4.1.3 Lingkungan Operasi ... 27
4.2 Sistem Flow ... 27
4.2.1 Sistem Flow Tambah Master Pengguna ... 28
4.2.2 Sistem Flow Update Master Pengguna ... 29
4.2.3 Sistem Flow Tambah Master Zona ... 30
4.2.4 Sistem Flow Update Master Zona ... 31
4.2.5 Sistem Flow Tambah Master Pelanggan ... 32
4.2.6 Sistem Flow Update Master Pelanggan ... 33
STIKOM
vi
4.2.7 Sistem Flow Penjadwalan Kunjungan ... 34
4.2.8 Sistem Flow Menampilkan dan Mencetak Jadwal Kunjungan ... 35
4.2.9 Sistem Flow Input dan Penyetujuan Hasil Kunjungan ... 36
4.2.10 Sistem Flow Mencetak Hasil Kunjungan ... 37
4.3 Context Diagram ... 38
4.4 Data Flow Diagram ... 38
4.4.1 DFD Level 0 ... 39
4.4.2 DFD Level 1 ... 40
4.5 Entity Relational Diagram ... 41
4.5.1 Conceptual Data Model ... 41
4.5.2 Physical Data Model ... 42
4.5.3 Struktur Basis data dan Tabel ... 43
4.6 Implementasi Input Output ... 46
4.6.1 Form Login ... 46
4.6.2 Dashboard Admin ... 47
4.6.3 Tambah Data Master Zona ... 48
4.6.4 Tampil Data Master Zona ... 48
4.6.5 Tambah Data Master Pengguna ... 49
4.6.6 Tampil Data Master Pengguna ... 49
4.6.7 Tambah Data Master Pelanggan... 50
4.6.8 Tampil Data Master Pelanggan ... 51
4.6.9 Buat Jadwal Kunjungan ... 51
4.6.10 Manajemen History Jadwal Kunjungan ... 52
4.6.11 Manajemen Hasil Kunjungan ... 53
STIKOM
vii
4.6.14 Manajemen History Hasil Kunjungan ... 55
4.6.15 Laporan Hasil Kunjungan ... 56
BAB V Penutup ... 57
5.1 Kesimpulan ... 57
5.2 Saran ... 57
DAFTAR PUSTAKA ... 59
LAMPIRAN ... 60
STIKOM
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Royal Inti Mandiri Abadi ... 8
Gambar 3.1 Simbol External Entity ... 17
Gambar 3.3 Simbol Data Flow ... 17
Gambar 3.3 Simbol Process ... 18
Gambar 3.4 Simbol Data Store ... 18
Gambar 3.5 Key Attribute ... 19
Gambar 3.6 Particial Key Attribute ... 19
Gambar 3.7 Single Value Attribute ... 20
Gambar 3.8 Multi Value Attribute ... 20
Gambar 3.9 Composite Attribute ... 20
Gambar 3.10 Derived Attribute... 20
Gambar 4.1 Sistem Flow Tambah Master Pengguna ... 28
Gambar 4.2 Sistem Flow Update Master Pengguna ... 29
Gambar 4.3 Sistem Flow Tambah Master Zona ... 30
Gambar 4.4 Sistem Flow Update Master Zona ... 31
Gambar 4.5 Sistem Flow Tambah Master Pelanggan ... 32
Gambar 4.6 Sistem Flow Update Master Pelanggan ... 33
Gambar 4.7 Sistem Flow Penjadwalan Kunjungan... 34
Gambar 4.8 Sistem Flow Menampilkan dan Mencetak Jadwal Kunjungan ... 35
Gambar 4.9 Sistem Flow Input dan Penyetujuan Hasil Kunjungan... 36
Gambar 4.10 Sistem Flow Mencetak Hasil Kunjungan ... 37
Gambar 4.11 Context Diagram ... 38
Gambar 4.12 DFD Level 0 ... 39
STIKOM
ix
Gambar 4.15 Diagram Level 1 Melakukan Pelaporan ... 41
Gambar 4.16 Conceptual Data Model ... 42
Gambar 4.17 Physical Data Model ... 43
Gambar 4.18 Form Login ... 47
Gambar 4.19 Dashboard Admin ... 47
Gambar 4.20 Tambah Data Master Zona ... 47
Gambar 4.21 Tampil Data Master Zona ... 48
Gambar 4.22 Tambah Data Master Pengguna ... 49
Gambar 4.23 Tampil Data Master Pengguna ... 49
Gambar 4.24 Tambah Data Master Pelanggan ... 50
Gambar 4.25 Tampil Data Master Pelanggan ... 51
Gambar 4.26 Buat Jadwal Kunjungan ... 52
Gambar 4.27 Manajemen History Jadwal Kunjungan ... 53
Gambar 4.28 Manajemen Hasil Kunjungan ... 54
Gambar 4.29 Detail Hasil Laporan Kunjungan... 54
Gambar 4.30 Edit Status Laporan ... 55
Gambar 4.31 Manajemen History Hasil Kunjungan ... 55
Gambar 4.32 Laporan Hasil Kunjungan ... 56
STIKOM
x
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Gudang PT. Royal Inti Mandiri Abadi ... 6
Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir Sistem... 15
Tabel 3.2 Ilustrasi Pembuatan ERD ... 21
Tabel 4.1 Level Pengguna ... 43
Tabel 4.2 Pengguna ... 44
Tabel 4.3 Kunjungan ... 44
Tabel 4.4 Laporan ... 45
Tabel 4.5 Zona ... 45
Tabel 4.6 Pelanggan ... 46
STIKOM
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dengan semakin pesatnya persaingan antar perusahaan maka semakin besar
tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan untuk mengembangkan
perusahaannya. Salah satu cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar dapat
mengembangkan perusahaan dengan baik adalah dengan cara meningkatkan
penjualan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
PT. Royal Inti Mandiri Abadi Abadi, atau disebut PT. RIMA, adalah
perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi semen. PT. Royal Inti Mandiri
Abadi adalah distributor utama Semen Tiga Roda wilayah Jawa Timur perwakilan
dari PT Indocement Tunggal Prakarsa, Tbk selaku produsen Semen Tiga Roda.
Sebagai sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi semen
PT. RIMA mempunyai banyak cabang yang terdapat di provinsi Jawa Timur yang
kemudian disebut sebagi zona. Dalam setiap zona terdapat sales yang bertugas
untuk memasarkan produk Semen Tiga Roda. Selain memasarkan produk tersebut
sales mempunyai tugas untuk mengumpulkan informasi dari toko bangunan seperti
menanggapi keluhan dari toko terkait dengan produk yang dipasarkan, besarnya
kapasitas gudang toko, harga kompetitor, promo program dari kompetitor dan lain
sebagainya. Untuk memperoleh informasi tersebut sales dapat melakukan
kunjungan sesuai dengan jadwal yang telah dibuat sebelumnya oleh divisi
Customer Service. Dari hasil kunjungan tersebut sales wajib membuat laporan
STIKOM
2
2
dengan format yang telah ditentukan untuk kemudian diberikan kepada divisi
Customer Service.
Dalam kunjungan tersebut terdapat beberapa masalah yang seringkali harus
dihadapi oleh divisi Customer Service seperti :
1. Sales melakukan kunjungan di luar batas waktu yang telah ditentukan.
2. Laporan yang diberikan kepada divisi Customer Service tidak valid atau tidak
sesuai dengan yang diharapkan.
3. Jadwal kunjungan yang dibuat seringkali tidak tersampaikan dengan baik di
masing-masing zona.
4. Tidak dapat memonitor aktivitas zona apakah sudah melakukan kunjungan atau
belum.
PT. Royal Inti Mandiri Abadi menginginkan adanya suatu sistem informasi
yang dapat mengelola penjadwalan kunjungan tersebut, sehingga aktivitas
kunjungan yang terdapat pada tiap-tiap zona dapat dimonitor dengan baik dan dapat
menghasilkan laporan yang informatif. Sehingga dapat meningkatkan penjualan
dan pelayanan kepada pelanggan PT. Royal Inti Mandiri Abadi itu sendiri.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas dapat dirumuskan permasalahan
sebagai berikut :
1. Bagaimana membangun sebuah sistem informasi penjadwalan kunjungan sales
pada PT. Royal Inti Mandiri Abadi sehingga memudahkan pengelolaan jadwal
kunjungan itu sendiri?
STIKOM
3
2. Bagaimana membuat sebuah sistem informasi penjadwalan kunjungan sales
yang dapat menghasilkan laporan yang informatif?
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka batasan masalah dalam
pembuatan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :
1. Perancangan sistem informasi penjadwalan kunjungan sales ini hanya
mencakup proses penjadwalan mulai dari pembuatan jadwal pada zona yang
ditentukan hingga pembuatan laporan.
2. Sistem ini diselesaikan dengan berbasis web menggunakan bahasa
pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor) dan perancangan database
menggunakan MySQL.
1.4 Tujuan
Berdasarkan batasan masalah diatas maka tujuan dari kerja praktek kerja
praktek ini adalah :
1. Membuat sistem informasi penjadwalan kunjungan sales pada PT. Royal Inti
Mandiri Abadi sehingga dapat mempermudah pembuatan jadwal kunjungan
untuk sales dan pembuatan laporan pada tiap-tiap zona.
2. Dapat memberikan informasi secara informatif bagi PT. Royal Inti Mandiri
Abadi yang diperoleh dari kunjungan.
1.5 Manfaat
Manfaat yang diperoleh adalah dapat memberikan kemudahan dalam
pembuatan jadwal sales serta dapat memberikan informasi secara informatif bagi
STIKOM
4
4
PT. Royal Inti Mandiri Abadi yang diperoleh dari kunjungan sehingga proses
monitoring kunjungan yang dilakukan di tiap-tiap zona dapat lebih mudah.
1.6 Sistematika penulisan
Sitematika penulisan yang memuat uraian secara garis besar pada setiap
bab-bab yang akan dibahas didalamnya, dijelaskan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dijelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan, sistematika penulisan laporan kerja
praktek.
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
Pada bab ini dijelaskan gambaran umum PT. Royal Inti Mandiri Abadi,
Tentang Sejarah Singkat PT. Royal Inti Mandiri Abadi, Visi, Misi, Lokasi
Perusahaan, serta Struktur Organisasi.
BAB III LANDASAN TEORI
Berisi penjelasan teori-teori yang digunakan dalam membantu proses
analisis dan desain sistem, yaitu Sistem Informasi, Analisis dan
Perancangan, Bagan Alir Sistem, Data Flow Diagram, Entity Relationship
Diagram, serta interaksi manusia dengan komputer.
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Berisi penjelasan mengenai perancangan sistem yang akan digunakan,
implementasi dari rancangan sistem yang telah dibuat, dan evaluasi
terhadap sistem yang telah diuji coba.
STIKOM
5
BAB V PENUTUP
Berisi Kesimpulan mengenai sistem yang telah dibuat berupa sistem
informasi penjadwalan kunjungan sales pada PT. Royal Inti Mandiri
Abadi, dan saran untuk perbaikan sistem di masa mendatang.
LAMPIRAN
Dalam bagian ini penulis menyertakan beberapa lampiran yang menunjang
kerja praktek ini.
STIKOM
6
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Perusahaan
PT. Royal Inti Mandiri Abadi berdiri sejak tahun 2000 berkedudukan di
Surabaya, sebagai distributor utama Semen Tiga Roda wilayah Jawa Timur
perwakilan dari PT. Indocement Tunggal Prakarsa, Tbk selaku produsen Semen
Tiga Roda.
PT. Royal Inti Mandiri Abadi telah memiliki pengalaman cukup lama
sebagai Distributor Semen Tiga Roda serta jaringan Distribusi dan logistik yang
memadai sehingga mampu bersaing dengan memberikan harga yang lebih
kompetitif dan pelayanan terbaik.
PT. Royal Inti Mandiri Abadi memiliki 14 gudang yang tersebar di seluruh
area Jawa Timur dengan lokasi sebagai berikut :
Tabel 2.1 Gudang PT. Royal Inti Mandiri Abadi
No. Lokasi Luas Gudang
Kapasitas Ton Zak 1 Margomulyo-Surabaya 1,481 m2 + 5,000 + 100,000
Jl. Margomulyo III/18-A
2 Sukomanunggal-Surabaya
1,750 m2 + 5,000 + 100,000
Jl. Sukomanunggal
107/130
3 Tambak Sawah 450 m2 + 900 + 25,000
Jl. Raya Tambak Sawah 6,
Sidoarjo
4 Krian 81 m2 + 150 + 4,000
Jl. Gubernur Sunandar
Priyosudarmo 44
5 Lamongan 260 m2 + 450 + 20,000
STIKOM
Jl. Sunan Drajat 154
6 Madiun 1,000 m2 + 2,500 + 50,000
Jl. Raya Balerejo km 12
7 Kediri (S B K M) 1,250 m2 + 2,750 + 55,000
Jl. Mauni 77
8 Malang 1,000 m2 + 2,500 + 50,000
Jl. Tenaga Utara 4-6
9 Pandaan (PT. H H J) 200 m2 + 300 + 7,000
Jl. Raya Wonoayu 1 -
Gempol
10 Probolinggo (PT. H H J) 240 m2 + 800 + 20,000
Jl. KH. Hasan Genggong
99
11 Lumajang (PT. H H J) 90 m2 + 225 + 5,000
Ds. Bondoyudo, Kec.
Sukodono
12 Jember (PT. U S A) 220 m2 + 800 + 20,000
Jl. Imam Bonjol 88
13 Banyuwangi 115 m2 + 250 + 5,000
Jl. Raya Rogojampi 66
14 Madura 432 m2 + 800 + 17,000
Jl. Raya Ceguk -
Pamekasan
2.2 Visi dan Misi Perusahaan
2.2.1 Visi Perusahaan
Sebagai Distributor Utama yang berkualitas dan berupaya untuk pemerataan Semen
Tiga Roda di seluruh area Jawa Timur serta mampu bersaing di pasar global.
2.2.2 Misi
1. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan menjaga loyalitas mereka
terhadap perusahaan.
2. Memperluas segmen pasar untuk membangun jaringan kerja sama yang
kuat.
3. Memberikan pelayanan terbaik untuk seluruh pelanggan.
STIKOM
8
2.3 Lokasi Perusahaan
Lokasi PT. RIMA tepatnya berada di Jalan Jl. Wuni No. 4-6 Surabaya
60272-Indonesia. Sedangkan tempat kerja penulis selama melaksanakan Kerja
Praktek berada di bagian Customer Service.
2.4 Struktur Organisasi
Untuk menguraikan struktur organisasi dari PT. RIMA, maka harus
diketahui terlebih dahulu tujuan dan struktur organisasi ini yaitu agar pembagian
tugas dapat merata dan tugas-tugas di setiap bagian dapat terselesaikan dengan baik.
Adapun struktur organisasi di PT. RIMA adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Royal Inti Mandiri Abadi
2.5 Fungsi Setiap Bidang pada PT. RIMA
PT. Royal Inti Mandiri Abadi terdiri atas beberapa divisi diantaranya Divisi
Marketing Semen Kantong, Divisi Marketing Semen Curah, dan Divisi Keuangan,
Akuntansi & Umum. Serta terdapat sub bidang yakni Kantor Perwakilan & Gudang.
Berikut ini adalah pembagian tugas dari masing-masing bidang yang ada di PT.
Royal Inti Mandiri Abadi.
DIREKSI
Divisi Marketing Semen Kantong
Divisi Marketing Semen Curah
Divisi Keuangan, Akutansi & Umum
Kantor Perwakilan &
Gudang
STIKOM
1. Divisi Marketing Semen Kantong
Divisi Marketing Semen Kantong merupakan sebuah divisi pemasaran yang
ada pada PT. Royal Inti Mandiri Abadi. Divisi ini menangani pemasaran
semen tipe kantong.
2. Divisi Marketing Semen Curah
Divisi Marketing Semen Curah merupakan sebuah divisi pada PT. Royal
Inti Mandiri Abadi yang memiliki tugas dan fungsi dalam memasarkan
semen curah. Semen curah ini biasanya dipasarkan pada proyek-proyek
tertentu yang membutuhkan banyak semen dalam proses pengerjaannya.
Sehingga penggunaan semen curah dianggap lebih baik apabila
dibandingkan dengan menggunakan semen jenis kantong.
3. Divisi Keuangan, Akuntansi & Umum
Divisi Keuangan, Akuntansi & Umum adalah sebuah divisi yang memiliki
peran yang sangat penting di PT. Royal Inti Mandiri Abadi. Divisi ini
bertanggung jawab dalam mengelola keuangan perusahaan secara
menyeluruh.
4. Kantor Perwakilan & Gudang
Kantor perwakilan & gudang adalah sebuah bagian dari PT. Royal inti
mandiri abadi yang memiliki tugas untuk mengelola kantor-kantor
perwakilan serta gudang yang dimiliki oleh PT. Royal Inti Mandiri Abadi
di zona-zona PT. Royal Inti Mandiri Abadi. Sehingga kantor perwakilan
bertanggung jawab dalam memastikan segala bentuk pengelolaan mulai dari
operasional hingga hal-hal teknis agar berjalan dengan lancar.
STIKOM
10
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Definisi Sistem
Menurut Herlambang Soendoro (2005), definisi sistem dapat dibagi
menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur pendekatan secara
komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai
kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan
berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan
komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis,
yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Pada sistem terbuka merupakan sistem
yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen
pengendali. Sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan
pada lingkungan sekitarnya.
Menurut Sukoco (2007), sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan
dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan
untuk melengkapi proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas
operasional atau teknis yang menjelaskannya.
Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem adalah :
1. Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien
2. Salah satu alat pengendali biaya
3. Untuk mengefisiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor
4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi
STIKOM
5. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.
Adapun kerugiannya adalah sebagai berikut :
1. Pengoperasian yang kurang fleksibel dan menjadikan sistem tidak berfungsi
optimal.
2. Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan
meyebabkan perubahan pada metode atau prosedur bagian atau departemen
yang lain.
3. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur, atau sistem baru
yang diterapkan perusahaan.
4. Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi.
3.2 Karakteristik Sistem
Menurut Sukoco (2007), sebuah sistem yang baik memiliki karakteristik
sebagai berikut :
1. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan
terorganisir dengan baik, namun sebaiknya fleksibel agar lebih mudah
disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.
2. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik harus cepat dan mudah diadaptasikan
dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maunpun menggnggu
fungsi utama
3. Sistematis, Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat
logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas
pekerjaan yang telah ada
4. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang
ditentukan.
STIKOM
12
5. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga mudah
dipahami dan dilaksanakan
6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik
akan menjadikan pengguanaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat
dioptimalkan pemanfaatannya.
3.3 Definisi Sistem Informasi
Menurut Ferdinandus, Wowor, & Lumenta (2011), Sistem informasi (SI)
adalah kombinasi dan teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan
teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat
luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi
anatar orang, proses algoritmik, data dan teknologi. Sistem informasi adalah suatu
sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial
dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada
pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan
keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu
sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut
kapan saja diperlukan. Sistem ini meyimpan, mengambil, mengubah, mengolah,
dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistej
informasi atau peralatan lainnya.
Kata “sistem” mengandung arti kumpulan dari komponen-komponen yang
memeliki keterkaitan anatara yang satu dengan lainnya. Dari definisi sistem, maka
dapat didefinisikan bahwa “Sistem Informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh
STIKOM
manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai
suatu tujuan yang menyajikan informasi.”
Sering orang salah mengartikan antara sistem informasi dengan teknologi
informasi. Dengan mengesampingkan teknologi informasi beserta
produk-produknya, sistem informasi yang dihasilkan tentunya tidak lebih baik jika
dibandingkan dengan sistem informasi yang menggunakan teknologi informasi
untuk mendukung penyajian informasinya.
Sistem informasi juga berfungsi sebagai alat bantu kompetisi bagi
organisasi dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem Informasi dituntut tidak
hanya mengolah data dari dalam organisasi saja, tetapi juga dapat menyajikan data
dari pihak luar yang mampu menambah nilai kampetisi bagi dalam organisasi.
Dengan demikian sistem informasi harus memiliki data yang telah terpolakan dan
memiliki integritas dalam hal waktu dan tempat. Hal ini dimaksudkan supaya
sistem informasi tersebut dapat menyajikan informasi yang tepat bagi pengguna.
3.4 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Analisis sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu
pemrograman, karena merupakan tahap awal untuk mengevaluasi permasalahan
yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi
Analisis yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana
yang baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap
analisis ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan dapat
menyebabkan penyusunan sistem gagal.
STIKOM
14
Untuk itu diperlakukan ketelitian didalam mengerjakan sehingga tidak
terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem.
Langkah-langkah yang diperlukan didalam menganalisis sistem adalah :
a. Tahap perencanaan sistem
b. Tahap analisis sistem
c. Tahap perancangan sistem
d. Tahap penerapan sistem
e. Membuat laporan dari hasil analisis
Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan
adanya analisis yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi
permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.
Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti
misalnya laporan-laporan, dokumen, observasi maupun dari sumber-sumber
eksternal seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan
analisis. Jika semua permasalahan telah diiddentifikasi, dilanjutkan dengan
memperlajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisis dan membandingkan sistem
yang terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut
langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisis sebbelumnya
dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau
mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini harus dipastikan
bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi agar terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai,
karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum
STIKOM
hingga diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut
dibentuk pula rancangan database disertai struktur file antara sistem yang satu
dengan yang lain. Selain itu dibentuk pula rancangan keluaran dan masukan (input
dan output) sistem misalnya menentukan berbagai bentuk dan isi laporan berserta
pemasukan data.
Apabila didalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu
melihat kembali analisis dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat ditarik
kesimpulan bahwa analisis sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan
sistem.
3.5 Bagan Alir Sistem
Menurut Basuki (2003), Sistem flow adalah bagian yang menunjukkan arus
pekerjaaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimaana bagan ini menjelaskan
urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat
sistem flow sebaiknya ditentukan pada fungsi yang melaksanakan atau bertanggung
jawab terhadap sub-sub sistem. Bagan alir sistem menggunakan simbol
sebagaimana terdapat pada tabel 3.1
Tabel 3.1 Simbol Bagan Aliran Sistem
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1 Dokumen Simbol ini digunakan untuk
menunjukkan dokumen input
dan output baik untuk proses
manual, mekanik, atau
komputer.
STIKOM
16
2 Keputusan Simbol keputusan digunakan
untuk menggambarkan suatu
kondisi yang mengharuskan
sistem untuk memilih tindakan
yang akan dilakukan
berdasarkan criteria tertentu.
3 Operasi manual Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan proses yang
terjadi secara manual yang tidak
dapat dihilangkan dari sistem
yang ada
4 Database Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan media
penyimpanan yang digunakan
untuk menyimpan data pada
sistem yang akan dibuat.
5 Proses Simbol proses digunakan untuk
menggambarkan proses yang
terjadi dalam sistem yang
akan dibuat
6 Input manual Simbol Proses yang digunakan
untuk menggambarkan proses
yang terjadi dalam sistem yang
akan dibuat.
3.6 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Kendall (2003: 241), Data Flow Diagram menggambarkan
pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem, yang
STIKOM
berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem yang
dibahas. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga bisa digunakan untuk
merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem.
Prosedur-prosedur tersebut yaitu konseptualisasi bagaimana data-data berpindah di
dalam organisasi, proses-proses atau transformasi dimana data-data melalui, dan
apa keluarannya. Jadi, melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut
Data Flow Diagram, penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data
di dalam organisasi. Menurut Kendall (2003: 265), dalam memetakan Data Flow
Diagram, terdapat beberapa simbol yang digunakan antara lain:
1. External entity
Suatu external entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen,
atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan
informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.
Gambar 3.1 Simbol External Entity
2. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran data
menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau
entitas dengan proses.
Gambar 3.2 Simbol Data Flow
Flow_1
Flow_1
STIKOM
18
3. Process
Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan
dijalankan.
Gambar 3.3 Simbol Process
4. Data Store
Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data.
Gambar 3.4 Simbol Data Store
3.7 Entity Relationship Diagram
Entity relationship diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana
di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan
sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan
nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute yang merupakan ciri
entity tersebut. Attribute yaitu uraian dari entitas dimana mereka dihubungkan atau
dapat dikatakan sebagai identifier atau descriptors dari entitas.
Entitas digolongkan menjadi independent atau dependent entity.
Independent entity adalah apa yang tidak bersandar pada yang lain sebagai
identifikasi. Suatu dependent entity adalah apa yang bersandar pada yang lain
sebagai identifikasi. Selain digolongkan menjadi independent atau dependent
entity, terdapat jenis- jenis entitas khusus yaitu:
1 Stor_2
STIKOM
1. Associative Entity
Associative Entity (juga dikenal sebagai intersection entity) adalah entitas
yang digunakan oleh rekanan dua entitas atau lebih untuk menyatukan suatu
hubungan benyak - ke - banyak (Many to Many)
2. Subtypes Entity
Subtypes Entity digunakan di dalam hierarki generalisasi (generalization hierarchies) untuk menyajikan suatu subset kejadian dari entitas orangtua, yang
disebut supertype, tetapi yang memiliki atribut atau hubungan yang berlaku hanya
untuk subset.
Menurut Marlinda (2004: 28), atribute sebagai kolom di sebuah relasi
mempunyai macam-macam jenis atribute yaitu :
a. Key Atribute
Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh atribute
lainnya, misalnya entity mahasiswa yang atribute-nya NIM.
Gambar 3.5 Key Attribute
b. Particial key Atribute
Adalah Attribute yang tidak menjadi atau merupakan anggota dari Key Primer.
Misalnya antara Cabang (toko) dan kode cabang.
Gambar 3.6 Particial Key Attribute
STIKOM
20
c. Single Vallue Atribute
Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa
dengan atribute-nya Umur (Tanggal lahir).
Gambar 3.7 Single Value Attribute
d. Multi Vallue Atribute
Atribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan atribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).
Gambar 3.8 Multi Value Attribute
e. Composite Atribute
Atribute yang memiliki dua harga, misalnya nama besar (nama kerja) dan nama
kecil (nama asli)
Gambar 3.9 Composite Attribute
f. Derived Attribute
Attribute yang yang nilai-nilainya diperoleh dari pengolahan atau dapat
diturunkan dari table Attribute atau table lain yang berhubungan.
Gambar 3.10 Derived Attribute
STIKOM
Model Entity - Relationship (ER) mula-mula diusulkan oleh Peter pada
tahun 1976 sebagai cara untuk mempersatukan pandangan basis data jaringan dan
relasional. Langkah sederhana dari model ER adalah model data konseptual yang
memandang dunia nyata sebagai kesatuan (entities) dan hubungan (relationship).
Komponen dasar model merupakan diagram entity-relationship yang
digunakan untuk menyajikan objek data secara visual. Entity Relationship
Diagram mengilustrasikan struktur logis dari basis data yang mempunyai
metodologi sebagai berikut:
Tabel 3.2 Ilustrasi Pembuatan ERD
Proses Keterangan
1. Menentukan Entitas Menentukan peran, kejadian, lokasi, hal
nyata, dan konsep dimana pengguna
akan menyimpan data.
2. Menentukan Relasi Tentukan hubungan antara pasangan
entitas menggunakan matriks relasi.
3. Gambar ERD Sementara Entitas digambarkan dengan kotak dan
relasi dengan garis yang
menghubungkan entitas.
4. Isi Kardinalitas Tentukan jumlah kejadian dari satu
entitas untuk sebuah kejadian pada
entitas yang berhubungan.
5. Tentukan Kunci Utama Tentukan atribut yang mengidentifikasi
satu dan hanya satu kejadian pada
masing-masing entitas.
6. Gambar ERD berdasar
Kunci
Hilangkan relasi Many-to-Many dan
masukkan primary dan kunci tamu pada
masing-masing entitas.
7. Menentukan Atribut Tuliskan field-field yang diperlukan oleh
sistem.
STIKOM
22
8. Pemetaan Atribut Pasangkan atribut dengan satu entitas
yang sesuai pada masing-masing atribut.
9. Gambar ERD dengan
Atribut
Aturlah ERD dari langkah 6 dengan
menambahkan entitas atau relasi yang
ditemukan pada langkah 8.
10. Periksa Hasil Apakah ERD sudah menggambar sistem
yang akan dibangun.
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan
hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity
dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh
perandang database. Untuk itu, entity relationship diagram dibagi menjadi dua
jenis model, yaitu:
1. Conceptual Data model
Conceptual Data model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara konseptual.
2. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara fisikal.
3.8 Pengertian Penjadwalan
Penjadwalan adalah pengaturan waktu dari suatu kegiatan operasi.
Penjadwalan mencakup kegiatan mengalokasikan fasilitas, peralatan ataupun
tenaga kerja bagi suatu kegiatan operasi dan menetukan urutan pelaksanaan
kegiatan operasi. Dalam hirarki pengambilan keputusan, penjadwalan merupakan
langkah terakhir sebelum dimulainya operasi. Penjadwalan yang menyeluruh
menjabarkan perencanaan kapasitas dan jadwal induk ke dalam perencanaan jangka
STIKOM
pendek yang meliputi penugasan khusus untuk tenaga kerja, bahan, dan mesin.
Penjadwalan yang baik akan memberikan dampak positif, yaitu rendahnya biaya
operasi dan waktu pengiriman, yang akhirnya dapat meningkatkan kepuasan
pelanggan. Penjadwalan jangka pendek menerjemahkan keputusan kapasitas,
rencana jangka menengah ke dalam urutan pekerjaan, penugasan khusus terhadap
karyawan, bahan baku dan fasilitas.
3.9 Landasan-landasan Teknologi 3.9.1 Power Designer
Power designer merupakan suatu tools berupa software untuk mendesain
system dan rancangan Entity Relation Diagram (ERD) yang dikembangkan oleh
Sybase. Ada dua model data yaitu : Entity Relationship Diagram (ERD) dan model
relasional. Keduanya menyediakan cara untuk mendeskrisikan perancangan basis
data pada peringkat logika. Model ERD dan Conceptual Data Model (CDM) :
model yang dibuat berdasrkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi
obyek-obyek dasar yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship)
antara entitas-entitas itu. Model Relational atau Physical Data Model (PDM) :
model yang menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta
hubungan antara data-data tersebut. Setiap tabel mempunyai sejumlah kolom
dimana. Setiap kolom memiliki nama yang unik.
3.9.2 HTML (HyperText Markup Language)
HTML (HyperText Markup Language) adalah sebuah bahasa standar yang
digunakan oleh browser internet untuk membuat halaman dan dokumen pada
sebuah web yang kemudian dapat diakses dan dibaca layaknya sebuah artikel.
STIKOM
24
HTML juga dapat digunakan sebagai penghubung antara file-file dalam situs atau
dalam komputer dengan menggunakan localhost.
3.9.3 PHP (Hypertext Preprocessor)
PHP adalah singkatan dari “PHP: Hypertext Preprocessor”, yaitu bahasa
pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan pembuatan dan
pemgembangan sebuah situs web dan bisa digunakan bersama dengan HTML. PHP
diciptakan oleh Rasmus Lerdorf pertama kali tahun 1994. Pada awalnya PHP
adalah singkatan dari “Personal Home Page Tools”. Selanjutnya diganti menjadi FI
(Form Interpreter). Sejak versi 3.0, nama bahasa ini diubah menjadi “PHP:
Hupertext Preprocessor” dengan singkatannya “PHP”.
Script PHP adalah bahasa program yang berjalan pada sebuah webserver,
atau sering disebut server-side. Oleh karena itu, PHP dapat melakukan apa saja
yang bisa dilakukan program CGI lain, yaitu mengolah data dengan tipe apapun,
menciptakan halaman web yang dinamis, serta menerima dan menciptakan cookies,
dan bahkan PHP bisa melakukan lebih dari itu.
3.9.4 MySQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak database (basis data) sistem terbuka
yang sangat terkenal di kalangan pengembang sistem database dunia yang
digunakan untuk berbagai aplikasi terutama untuk aplikasi berbasis web. MySQL
mempunyai fungsi sebagai SQL (Structured Query Language) telah diperluas.
MySQL umumnya digunakan bersama dengan PHP untuk membuat aplikasi yang
dinamis dan powerful.
STIKOM
25
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah langkah pertama untuk membuat suatu sistem baru.
Langkah awal yang dilakukan adalah melakukan wawancara, dengan tujuan untuk
mendapatkan informasi tentang mekanisme penjadwalan kunjungan sales dan
laporan yang dihasilkan. Selanjutunya dilakukan analisa terhadap permasalahan
yang ada pada PT. Royal Inti Mandiri Abadi, khususnya mengenai sistem
penjadwalan kunjungan.
Berdasarkan hasil wawancara dan analisis proses pada PT. Royal Inti
Mandiri Abadi, ditemukan masih banyak hal-hal yang perlu di benahi, yaitu jadwal
kunjungan yang telah dibuat oleh pihak Customer Service tidak berjalan dengan
semestinya, seringnya terjadi miscommunication antara pihak Customer Service
dengan kepala perwakilan, laporan yang dihasilkan dari kunjungan tersebut
seringkali tidak sesuai dengan yang diinginkan oleh Customer Service, PT. Royal
Inti Mandiri Abadi tidak bisa memonitoring kinerja dari masing-masing zona
karena pembuatan jadwal kunjungan dan laporan yang dihasilkan masih manual
dengan menggunakan email.
Mengacu pada permasalahan yang ada, PT. Royal Inti Mandiri Abadi
membutuhkan sistem informasi penjadwalan kunjungan sales yang
terkomputerisasi agar lebih efektif sehingga dapat mengetahui kinerja dari
masing-masing zona dalam melakukan kunjungan.
STIKOM
26
Oleh karena itu, dirancanglah sebuah sistem informasi penjadwalan
kunjungan sales yang diharapakan dapat mengatasi permasalahan tersebut.
4.1.1 Identifikasi Masalah
Permasalahan-permasalahan yang dapat diidentifikasi pada proses
penjadwalan kunjungan ini adalah sebagai berikut:
1. Jadwal kunjungan yang telah dibuat oleh pihak Customer Service tidak
berjalan dengan semestinya.
2. Seringnya terjadi miscommunication antara pihak Customer Service dengan
kepala perwakilan.
3. Laporan yang dihasilkan dari kunjungan tersebut seringkali tidak sesuai
dengan yang diinginkan oleh Customer Service.
4. PT. Royal Inti Mandiri Abadi tidak bisa memonitoring kinerja dari
masing-masing zona karena pembuatan jadwal kunjungan dan laporan yang
dihasilkan masih manual dengan menggunakan email.
4.1.2 Spesifikasi Aplikasi
Pembuatan sistem informasi ini diharapkan dapat:
1. Mengelola jadwal kunjungan sales.
2. Memberikan laporan hasil kunjungan yang dilakukan oleh sales melalui
kepala perwakilan.
STIKOM
4.1.3 Lingkungan Operasi
Untuk mengembangkan aplikasi sesui dengan spesifikasi kebutuhan,
dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut:
a. Sistem Operasi Windows atau Linux
Sistem operasi yang disarankan adalah Windows XP, Vista, Seven, Ubuntu
atau Linux Mint.
b. Apache Server
Apache server digunakan karena software database ini bisa digunakan untuk
membuat sistem berbasis client-server.
c. MySQL
Digunakan untuk digunakan untuk mengelola database dari sistem
informasi yang akan dibuat.
4.2 Sistem Flow
Berikut ini akan digambarkan System Flow dari Sistem Informasi yang akan
dibuat pada PT. Royal Inti Mandiri Abadi.
STIKOM
28
4.2.1 Sistem Flow Tambah Master Pengguna
Tambah Master Pengguna
Customer Service
P
h
as
e
Pilh Menu Tambah Pengguna
Menampilkan Form Tambah Pengguna
Form Tambah Pengguna
Menyimpan Data Pengguna Pengguna
Selesai Username
Pengguna Mulai
Password Pengguna
Nama Pengguna
Zona Pengguna
Simpan ? 1
Y
Data Tersimpan T Telp Pengguna
Level Pengguna
Email Pengguna
1
Zona
Gambar 4.1 Sistem Flow Tambah Master Pengguna
Proses penambahan pengguna baru hanya bisa dilakukan oleh Customer
Service. Untuk menambahkan pengguna baru Customer Service terlebih dahulu
memasukkan data-data yang diperlukan seperti username, password, nama
pengguna, email, level pengguna dan yang terakhir zona dari pengguna tersebut.
STIKOM
4.2.2 Sistem Flow Update Master Pengguna
Update Master Pengguna
Customer Service P h a se Pilih Pengguna Form Update Pengguna Mulai Menampilkan Form Update Pengguna Pengguna Ubah Username Pengguna Ubah Password Pengguna Ubah Nama Pengguna Ubah Email Pengguna Ubah Zona Pengguna 1 1 Menyimpan Update Pengguna Pengguna Selesai Simpan ? Y Data Tersimpan T Zona Ubah Telp Pengguna Ubah Level Pengguna
Gambar 4.2 Sistem Flow Update Master Pengguna
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses update data master
pengguna apabila terjadi perubahan data pengguna.
.
STIKOM
30
4.2.3 Sistem Flow Tambah Master Zona
Tambah Master Zona
Customer Service
P
h
ase
Pilh Menu Tambah Zona
Menampilkan Form Tambah Zona
Form Tambah Zona
Menyimpan Data Zona Zona
Selesai Nama Zona
Mulai
Alamat Zona
Simpan ?
Y
Data Tersimpan T
Gambar 4.3 Sistem Flow Tambah Master Zona
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses menambahkan data master
zona baru apabila PT. Royal Inti Mandiri Abadi akan membuka zona baru.
STIKOM
4.2.4 Sistem Flow Update Master Zona
Update Master Zona
Customer Service
P
h
ase
Pilih Zona
Form Update Zona Mulai
Menampilkan Form Update Zona Zona
Ubah Nama Zona
Ubah Alamat Zona
Menyimpan Update Zona Zona
Selesai Simpan ?
Y
Data Tersimpan T
Gambar 4.4 Sistem Flow Update Master Zona
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses update data master zona
apabila terjadi perubahan data zona.
STIKOM
32
4.2.5 Sistem Flow Tambah Master Pelanggan
Tambah Master Pelanggan
Customer Service
P
h
as
e
Pilh Menu Tambah Pelanggan
Menampilkan Form Tambah Pelanggan
Form Tambah Pelanggan
Menyimpan Data Pelanggan Pelanggan
Selesai Nama Toko
Mulai
Nama Pemilik
Simpan ?
Y
Data Tersimpan T
Alamat_pelanggan
Telp_pelanggan
1
1
Gambar 4.5 Sistem Flow Tambah Master Pelanggan
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses menambahkan data master
pelanggan baru.
STIKOM
4.2.6 Sistem Flow Update Master Pelanggan
Update Master Pelanggan
Customer Service
P
h
a
se
Pilih Pelanggan
Form Update Pelanggan
Mulai
Menampilkan Form Update Pelanggan Pelanggan
Ubah Nama Toko
Ubah Nama Pemilik
Menyimpan Update Pelanggan Pelanggan
Selesai Simpan ?
Y
Data Tersimpan T
Ubah Alamat Pelanggan
Ubah Telp Pelanggan
1
1
Gambar 4.6 Sistem Flow Update Master Pelanggan
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses update data master
pelanggan apabila terjadi perubahan data pelanggan.
STIKOM
34
4.2.7 Sistem Flow Penjadwalan Kunjungan
Penjadwalan Kunjungan
Customer Service Zona Sales
P h ase Selesai Memilih Menu Penjadwalan Kunjungan Sales Memasukkan tanggal, lokasi, zona
Menu Penjadwalan Memasukkan pelanggan,agenda, dan sales Menyimpan Jadwal Zona Kunjungan Memilih Menu Penjadwalan Kunjungan Sales Menu Penjadwalan Mengecek Jadwal Kunjungan Sesuai Dengan Zona Menampilkan Jadwal Menampilkan Jadwal Mulai Mencetak Jadwal Jadwal Kegiatan Jadwal Kegiatan Sales Pelanggan Menampilkan Menu Penjadwalan
Gambar 4.7 Sistem Flow Penjadwalan Kunjungan
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses pembuatan jadwal
kunjungan sales yang ditujukan kepada masing-masing zona yang dimiliki oleh
PT. Royal Inti Mandiri Abadi.
STIKOM
4.2.8 Sistem Flow Menampilkan dan Mencetak Jadwal Kunjungan
Menampilkan dan Mencetak Jadwal Kunjungan
Customer Service / Zona
P
h
a
se
Laporan
Selesai Mulai
Memilih Menu Penjadwalan Kunjungan Sales
Menu Penjadwalan
Mengecek Jadwal Kunjungan Sesuai Dengan Zona
Menampilkan Jadwal Kunjungan
Menampilkan Jadwal
Kunjungan
Cetak Jadwal ?
Pilih Jadwal Sesuai Zona
Y
Mencetak Jadwal Kunjungan Cetak Jadwal
Kunjungan
Kunjungan
1
T
1
Gambar 4.8 Sistem Flow Menampilkan dan Mencetak Jadwal Kunjungan
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses menampilkan dan
mencetak jadwal kunjungan yang bisa dilakukan oleh Customer Service dan
Zona.
STIKOM
36
4.2.9 Sistem Flow Input dan Penyetujuan Hasil Kunjungan
Input dan Penyetujuan Hasil Kunjungan
Zona Customer Service
P h as e Pilh Menu Manajemen Laporan Menampilkan Form Input Laporan Form Input Laporan Menyimpan
Laporan Kunjungan Laporan
Selesai Tanggal Laporan Mulai Delivery Habbit Data Tersimpan Program Kompetitor Masalah Harapan Souvenir Harga Kompetitor Wallet Share 1 1 Pilh Menu Manajemen Laporan Menampilkan Daftar Laporan Kunjungan Daftar Laporan
Pilih Laporan Yang Akan Disetujui Disetujui ? Ubah Status Laporan (Setuju) Y Laporan Ubah Status Laporan (Tidak) T Laporan
Gambar 4.9 Sistem Flow Input dan Penyetujuan Hasil Kunjungan
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses input hasil kunjungan
yang dilakukan oleh Zona sebelum disetujui oleh Customer Service.
STIKOM
4.2.10 Sistem Flow Mencetak Hasil Kunjungan
Mencetak Laporan
Customer Service
P
h
ase
Memilih Menu Laporan
Memilih Range Tanggal Laporan
Mengelompokan Laporan Sesuai
Periode Laporan
Menampilkan Laporan
Laporan
Mencetak Laporan
Laporan
Selesai Menampilkan Range
Tanggal Laporan
Range Tanggal Laporan
Mulai
Gambar 4.10 Sistem Flow Mencetak Hasil Kunjungan
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses mencetak hasil kunjungan
yang dilakukan oleh Customer Service.
STIKOM
38
4.3 Context Diagram
Context diagram ini menggambarkan proses sistem secara umum pada
sistem informasi penanganan keluhan pelanggan pada PT. Royal Inti Mandiri
Abadi. Dalam context diagram ini melibatkan 2 entity yaitu: CS PT. RIMA dan KP
(Kepala Perwakilan) atau zona.
Data Has il Kunjung an Dari KP (Zona) Data Jadwal Kunjung an Fix
Data Has il Kunjung an
Data Jadwal Kunjung an Data Pelang g an Data Zona
Data Peng g una 0
Aplikasi Penjadwalan Kunjungan Sales
+
CS PT RIMA
Kepala Perwakilan atau Zona
Gambar 4.11 Context Diagram
4.4 Data Flow Diagram
DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan
yang terdapat pada sistem secara jelas.
STIKOM
4.4.1 DFD Level 0
Diagram level 0 merupakan hasil decompose atau penjabaran dari Context
Diagram. Pada DFD level 0 terdapat tiga proses yang merepresentasikan diagram
berjenjang diatas, yaitu memelihara data master, membuat jadwal kunjungan dan
melakukan laporan.
Data Output Jadwal Kunjung an Laporan
Data Output Pelang g an Laporan Data Output Zona Laporan
Data Output Has il Kunjung an
Data Has il Kunjung an Diinputkan Data Has il Kunjung an
Data Has il Kunjung an Dari KP (Zona) Data Jadwal Kunjung an Diinputkan
Data Output Jadwal Kunjung an Data Jadwal Kunjung an Fix
Data Output Pelang g an Data Pelang g an Diinputkan Data Peng g una Diinputkan
Data Output Peng g una Data Output Zona
Data Zona Diinputkan
Data Jadwal Kunjung an
Data Pelang g an Data Zona Data Peng g una
CS PT RIMA Kepala Perwakilan atau
Zona 1 Memelihara Data Master + 2 Membuat Jadwal Kunjungan + 3 Melakukan Pelaporan + 1 Zona
2 Peng g una
3 Pelang g an 4 Kunjungan
5 Laporan
Gambar 4.12 DFD Level 0
STIKOM
40
4.4.2 DFD Level 1
a. Diagram Level 1 Memelihara Data Master
[Data Output Zona2] Data Output Zona
Data Output Pelang g an Data Pelang g an Diinputkan
Data Output Peng g una
Data Peng g una Diinputkan Data Zona Diinputkan
Data Pelang g an
Data Peng g una Data Zona
CS PT RIMA
1 Zona
2 Peng g una
3 Pelang g an 1
Memelihara Data Zona
2
Memelihara Data Peng g una
3
Memelihara Data Pelang g an
Gambar 4.13 Diagram Level 1 Memelihara Data Master
b. Diagram Level 1 Membuat Jadwal Kunjungan
Data Jadwal Kunjung an Diinputkan
Data Output Jadwal Kunjung an
Data Jadwal Kunjung an Fix Data Jadwal Kunjung an
CS PT RIMA Kepala Perwakilan
atau Zona
4 Kunjungan
1 Membuat Jadwal
Baru
Gambar 4.14 Diagram Level 1 Membuat Jadwal Kunjungan
STIKOM
c. Diagram Level 1 Melakukan Pelaporan
Data Output Jadwal Kunjung an Laporan Data Output Pelang g an Laporan
Data Output Zona Laporan
Data Output Has il Kunjung an
Data Has il Kunjung an Diinputkan Data Has il Kunjung an
Data Has il Kunjung an Dari KP (Zona) 1
Melaporkan Hasil Kunjungan
CS PT RIMA Kepala Perwakilan
atau Zona
5 Laporan
1 Zona
3 Pelang g an
4 Kunjungan
Gambar 4.15 Diagram Level 1 Melakukan Pelaporan
4.5 Entity Relational Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan proses yang menunjukkan
hubungan antar entitas dan relasinya. ERD terbagi menjadi Conceptual Data Model
(CDM) dan Physical Data Model (PDM), lebih jelasnya adalah sebagai berikut :
4.5.1 Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) adalah gambaran secara keseluruhan
struktur aplikasi. Dengan CDM kita bisa membangun desain awal sistem dan tidak
perlu khawatir dengan detail implementasinya secara fisik. Dan melalui prosedur
generation yang mudah, kita bisa melakukan generate CDM ke Physical Data
Model (PDM).
Bentuk Conceptual Data Model dari sistem informasi penjadwalan
kunjungan sales PT. Royal Inti Mandiri Abadi adalah sebagai berikut :
STIKOM
42
Gambar 4.16 Conceptual Data Model
4.5.2 Physical Data Model
Physical Data Model menggambarkan struktur data sebagaimana akan di
implemtasikan oleh DBMS. Dalam PDM kita bisa mengoptimalkan database
dengan memodifikasi tabel, kolom, index, refrential integrity, view, physical
storage, trigger and stored procedure. Procedure database generation menerapkan
hal itu dengan cara menyesuaikan dengan DBMS yang kita pilih.
Bentuk Physical data model dari generate conceptual data model untuk
sistem informasi penjadwalan kunjungan sales PT. Royal Inti Mandiri Abadi adalah
sebagai berikut: memiliki terdapat menjadwalkan dikunjungi berada2 berada membuat menghasilkan level_pengguna id_level nama_level <pi> Integer Variable characters (30)
<M> Identifier_1 <pi> pengguna id_pengguna username password nama_pengguna email_pengguna telp_pengguna id_session <pi> Integer Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (12) Variable characters (100)
<M> Identifier_1 <pi> zona id_zona nama_zona alamat_zona <pi> Integer Variable characters (50) Variable characters (150)
<M> Identifier_1 <pi> kunjungan id_kunjungan subjek_kunjungan tgl_pengajuan tgl_pelaksanaan tgl_laporan deskripsi_kunjungan status_kunjungan fie_kunjungan
<pi> Variable characters (5) Variable characters (100) Date & Time Date & Time Date & Time Text Integer
Variable characters (200) <M> Identifier_1 <pi> laporan id_laporan tgl_hasil_laporan delivery_habbit wallet_share harga_kompetitor program_kompetitor masalah harapan souvenir status_laporan file_laporan
<pi> Variable characters (5) Date & Time Text Text Text Text Text Text Text Integer
Variable characters (200) <M> Identifier_1 <pi> pelanggan id_pelanggan nama_toko nama_pemilik alamat_pelanggan telp_pelanggan
<pi> Variable characters (5) Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (150) Variable characters (12)
<M>
Identifier_1 <pi>
STIKOM
Gambar 4.17 Physical Data Model
4.5.3 Struktur Basis data dan Tabel
Struktur tabel digunakan dalam pembuatan sistem informasi penjadwalan
kunjungan. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu per satu secara detil dari
struktur tabel sistem.
a. Nama Tabel : Level Pengguna
Primary Key : ID_Pengguna
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan level pengguna yang akan mengakses ke
sistem informasi manajemen keluhan.
Tabel 4.1 Level Pengguna
No. Name Type Size Keterangan
1. ID_Jabatan Integer - Primary Key
2. Nama_Level Varchar 30 -
44
b.Nama Tabel : Pengguna
Primary Key : ID_pengguna
Foreign Key : ID_Level, ID_Zona
Fungsi : Untuk menyimpan data pengguna yang akan mengakses ke
dalam sistem.
Tabel 4.2 Pengguna
No. Name Type Size Keterangan
1. ID_Pengguna Integer - Primary Key
2. ID_Level Integer - Foreign Key
3. ID_Zona Integer - Foreign Key
4. Username Varchar 50 -
3. Password Varchar 50 -
4. Nama_Pengguna Varchar 100 -
5. Email_Pengguna Varchar 100 -
6. Telp_Pengguna Varchar 12 -
7. ID_Sesion Varchar 100 -
c. Nama Tabel : Kunjungan
Primary Key : ID_Kunjungan
Foreign Key : ID_Pengguna, ID_Pelanggan, ID_Zona, ID_Laporan
Fungsi : Untuk menyimpan jadwal kunjungan yang ditujukan
kepada masing-masing zona.
Tabel 4.3 Kunjungan
No. Name Type Size Keterangan
1. ID_Kunjungan Varchar 5 Primary Key
2. ID_Pengguna Integer - Foreign Key
3. ID_Pelanggan Varchar 5 Foreign Key
4. ID_Zona Integer - Foreign Key
5. ID_Laporan Varchar 5 Foreign Key
6. Subjek_Kunjungan Varchar 100 -
7. Tgl_Pengajuan Date & Time - -
8. Tgl_Pelaksanaan Date & Time - -
9. Tgl_Laporan Date & Time - -
10. Deskripsi_Kunjungan Text - -
STIKOM
11. Status_Kunjungan Integer - -
12. File_Kunjungan Varcar 200 -
d.Nama Tabel : Laporan
Primary Key : ID_Laporan
Foreign Key : ID_Pengguna, ID_Kunjungan
Fungsi : Untuk menyimpan hasil kunjungan yang dihasilkan oleh
masing-masing zona
Tabel 4.4 Laporan
No. Name Type Size Keterangan
1. ID_Laporan Varchar 5 Primary Key
2. ID_Pengguna Integer - Foreign Key
3. ID_Kunjungan Varchar 5 Foreign Key
4. Tgl_Hasil_Laporan Date & Time - -
5. Delivery_Habbit Text - -
6. Wallet_Kompetitor Text - -
7. Harga_Kompetitor Text - -
8. Program_Kompetitor Text - -
9. Masalah Text - -
10. Harapan Text - -
11. Souvenir Text - -
12. Starus_Laporan Integer - -
13. File_Laporan Varchar 200 -
e. Nama Tabel : Zona
Primary Key : ID_Zona
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk Menyimpan data zona yang dimiliki oleh PT. Royal
Inti Mandiri Abadi.
STIKOM
46
Tabel 4.5 Zona
No. Name Type Size Keterangan
1. ID_Zona Integer - Primary Key
2. Nama_Zona Varchar 50 -
3. Alamat_Zona Varchar 150 -
f. Nama Tabel : Pelanggan
Primary Key : ID_Pelanggan
Foreign Key : ID_Zona
Fungsi : Untuk menyimpan data pelanggan dalam tiap-tiap zona.
Tabel 4.6 Pelanggan
No. Name Type Size Keterangan
1. ID_Pelanggan Varchar 5 Primary Key
2. ID_Zona Integer - Foreign Key
3. Nama_Toko Varchar 50 -
4. Nama_Penilik Varchar 100 -
5. Alamat_Pelanggan Varchar 150 -
6. Telp_Pelanggan Varchar 12 -
4.6 Implementasi Input Output
4.6.1 Form Login
Form login ini adalah form yang digunakan oleh pengguna agar dapat
mengakses aplikasi sistem informasi penjadwalan kunjungan sales. Disini
pengguna harus memasukkan username dan password agar dapat mengakses
sistem.
STIKOM
Gambar 4.18 Form Login
4.6.2 Dashboard Admin
Halaman ini adalah halaman yang akan muncul pertama kali setelah
pengguna sukses masuk ke sistem. Pada halaman ini, terdapat beberapa shortcut
yang dapat mempercepat pengelolaan aplikasi dan juga ditampilkan semua data
[image:56.595.56.555.78.737.2]jadwal kunjungan.
Gambar 4.19 Dashboard Admin
STIKOM
48
4.6.3 Tambah Data Master Zona
Pada form ini, admin atau customer service PT. Royal Inti Mandiri Abadi
dapat menambahkan zona baru apabila mereka memiliki zona yang baru saja
mereka buka.
Gambar 4.20 Tambah Data Master Zona
4.6.4 Tampil Data Master Zona
Pada halaman ini, akan ditampilkan semua data zona yang sebelumnya telah
ditambahkan pada form tambah data master zona.
Gambar 4.21 Tampil Data Master Zona
STIKOM
4.6.5 Tambah Data Master Pengguna
Pada form ini, admin atau customer service PT. Royal Inti Mandiri Abadi
dapat menambahkan data pengguna baru agar dapat mengakses sisem informasi
manajemen keluhan pelanggan.
Gambar 4.22 Tambah Data Master Pengguna
4.6.6 Tampil Data Master Pengguna
Pada halaman ini, akan ditampilkan semua data pengguna yang sebelumnya
telah ditambahkan pada form tambah data master pengguna.
STIKOM
50
Gambar 4.23 Tampil Data Master Pengguna
4.6.7 Tambah Data Master Pelanggan
Pada form ini, admin atau customer service PT. Royal Inti Mandiri Abadi
dapat menambahkan data pelanggan baru yang terdapat pada masing-masing zona.
Gambar 4.24 Tambah Data Master Pelanggan
STIKOM
4.6.8 Tampil Data Master Pelanggan
Pada halaman ini, akan ditampilkan semua data pelanggan yang sebelumnya
telah ditambahkan pada form tambah data master pelanggan. Data yang ada dapat
diubah sesuai dengan keinginan oleh customer service.
Gambar 4.25 Tampil Data Master Pelanggan
4.6.9 Buat Jadwal Kunjungan
Pada form ini, admin atau customer service PT. Royal Inti Mandiri Abadi
dapat membuat jadwal kunjungan kepada zona yang bersangkutan. Sehingga,
masing-masing zona nantinya akan mendapati jadwal kunjunganb sesuai dengan
apa yang telah dibuat oleh admin atau customer service melalui form ini.
STIKOM
52
Gambar 4.26 Buat Jadwal Kunjungan
4.6.10 Manajemen History Jadwal Kunjungan
Pada halaman ini akan ditampilkan semua history jadwal kunjungan yang
telah dilaksanakan oleh masing-masing zona dan juga dapat melihat secara detail
jadwal kunjungan tersebut.
STIKOM
Gambar 4.27 Manajemen History Jadwal Kunjungan
4.6.11 Manajemen Hasil Kunjungan
Pada halaman ini akan ditampilkan semua laporan hasil kunjungan yang
telah telah diinputkan oleh masing-masing zona. Pada halaman ini juga Customer
service dapat melakukan approval atau menolak laporan hasil kunjungan yang telah
diinputkan oleh masing-masing zona sebelumnya.
STIKOM
54
Gambar 4.28 Manajemen Hasil Kunjungan
4.6.12 Detail Hasil Laporan Kunjungan
Pada tampilan ini akan ditampilkan informasi secara detail hasil kunjungan
[image:63.595.57.547.76.720.2]yang telah dibuat oleh zona sebelumnya.
Gambar 4.29 Detail Hasil Laporan Kunjungan
STIKOM
4.6.13 Edit Status Laporan
Pada halaman ini Customer Service bisa mengubah status laporan yang telah
dihasilkan oleh zona.
Gambar 4.30 Edit Status Laporan
4.6.14 Manajemen History Hasil Kunjungan
Pada halaman ini akan ditampilkan semua history laporan hasil kunjungan
yang telah disetujui oleh customer service.
Gambar 4.31 Manajemen History Hasil Kunjungan
STIKOM
56
4.6.15 Laporan Hasil Kunjungan
Pada tampilan ini merupakan hasil laporan dalam bentuk file PDF yang
dapat di download dari sistem.
Ga
