TA : Rancang Bangun Aplikasi Penjadwalan Kunjungan dan Monitoring Pelanggan Pada PT. Royal Inti Mandiri Abadi Berbasis Web.

(1)

RANCANG BANGUN APLIKASI PENJADWALAN KUNJUNGAN DAN

MONITORING PELANGGAN PADA PT. ROYAL INTI MANDIRI ABADI

BERBASIS WEB

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

Sapta Indra Permana 10.41010.0096

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

(2)

x

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR...viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR TABEL ... xxi

BAB I PENDAHULUAN ...1

1.1Latar Belakang Masalah...1

1.2Perumusan Masalah ...3

1.3Pembatasan Masalah ...4

1.4Tujuan ...4

1.5Manfaat ...4

1.6Sistematika Penulisan ...4

BAB II LANDASAN TEORI ...7

2.1 Sistem...7

2.2 Aplikasi ...7

2.3 Penjadwalan ...8

2.3.1 Pengertian Penjadwalan ...8

2.3.2 Prinsip Penjadwalan ...9

2.3.3 Tujuan Penjadwalan ...11

2.4 Monitoring ...12

(3)

2.4.4 Prinsip-Prinsip Monitoring ...14

2.4.5 Manfaat Monitoring ...14

2.4.6 Aspek Monitoring ...15

2.4.7 Langkah-Langkah Dalam Monitoring ...15

2.4.5 Tipe Monitoring ...17

2.5 Bagan Alir Sistem ...17

2.6 Data Flow Diagram (DFD) ...19

2.7 Entitiy Relationship Diagram (ERD)...20

2.8 MySQL...25

2.9 Hypertext Preprocessor (PHP) ...25

2.10 HTML ...26

2.11 Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) ...26

2.12 Testing ...28

2.12.1 White Box Testing ...29

2.12.2 Black Box Testing ...30

BAB III AN ALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ...31

3.1 Identifikasi Permasalahan ...32

3.2 Analisis...33

3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem ...33

3.2.2 User Requirement ...35

3.2.3 Functional Requirement...36

3.3 Perancangan Sistem ...37

(4)

3.3.3 System Flow ...40

3.3.4 Diagram Jenjang ...55

3.3.5 Context Diagram ...55

3.3.6 DFD-Level 0 ...56

3.3.7 DFD Level 1-Proses Memelihara Data Master ...57

3.3.8 DFD Level 1-Proses Membuat Jadwal K unjungan ...58

3.3.9 DFD Level 1-Proses Melakukan Pelaporan...59

3.3.10 Conceptual Data Modeling ...59

3.3.11 Physical Data Modeling ...60

3.3.12 Struktur Basis Data dan Tabel ...61

3.3.13 Sitemap...66

3.3.14 Desain User Interface ...66

3.3.15 Rancangan Pengujian dan Evaluasi Sistem ...106

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ...117

4.1 Kebutuhan Sistem ...117

4.1.1 Kebutuhan Server...117

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ...118

4.1.3 Kebutuhan Perangkat keras...118

4.2 Pembuatan Sistem ...118

4.3 Implementasi Sistem ...119

4.3.1 Halaman Login ...119

4.3.2 Halaman Dashboard ...120

(5)

4.3.5 Halaman Master Sales ...126

4.3.6 Halaman Master Pelanggan ...129

4.3.7 Halaman Master Masalah...132

4.3.8 Halaman Master Harapan ...135

4.3.9 Halaman Manajemen Jadwal Kunjungan ...137

4.3.10 Halaman History Jadwal K unjungan ...142

4.3.11 Halaman Hasil Kunjungan ...144

4.3.12 Halaman History Kunjungan ...146

4.3.13 Halaman Buat Laporan K unjungan ...149

4.3.14 Halaman History Laporan ...154

4.3.15 Halaman Monitoring Sales ...154

4.3.16 Halaman Monitoring Pelanggan ...155

4.4 Uji Coba dan Evaluasi Sistem...156

4.4.1 Hasil Uji Coba Halaman Login ...157

4.4.2 Hasil Uji Coba Data Pengguna ...157

4.4.3 Hasil Uji Coba Data Zona ...158

4.4.4 Hasil Uji Coba Data Sales...159

4.4.5 Hasil Uji Coba Data Pelanggan ...160

4.4.6 Hasil Uji Coba Data Masalah ...161

4.4.7 Hasil Uji Coba Data Harapan...161

4.4.8 Hasil Uji Coba Data Jadwal Kunjugan ...162

4.4.9 Hasil Uji Coba Data Hasil K unjungan ...164

(6)

4.4.12 Evaluasi Kesesuaian Akhir Sistem ...166

BAB V PENUTUP...168

5.1 Kesimpulan ...168

5.2 Saran...168

DAFTAR PUSTAKA ...170

LAMPIRAN ...172

(7)

1 1.1 Latar Belakang Masalah

Dengan semakin pesatnya persaingan antar perusahaan maka semakin

besar tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan untuk mengembangkan

perusahaannya. Salah satu cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar dapat

mengembangkan perusahaan dengan baik adalah dengan cara meningkatkan

penjualan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Karena pelanggan

merupakan orang yang teramat penting yang harus dipuaskan (Nasution, 2005).

PT. Royal Inti Mandiri Abadi, atau disebut PT. RIMA, adalah perusahaan

yang bergerak dalam bidang distribusi semen. PT. Royal Inti Mandiri Abadi adalah

distributor utama Semen Tiga Roda wilayah Jawa Timur perwakilan dari PT

Indocement Tunggal Prakarsa, Tbk selaku produsen Semen Tiga Roda.

Sebagai sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi semen

PT. Royal Inti Mandiri Abadi mempunyai banyak cabang yang terdapat di provinsi

Jawa Timur yang kemudian disebut sebagi zona. Jumlah zona dan jumlah

pelanggan dapat dilihat pada tabel 1.1

(8)

TOTAL 7 8121

Dalam setiap zona terdapat sales yang bertugas untuk memasarkan produk

Semen Tiga Roda. Selain memasarkan produk tersebut sales mempunyai tugas

untuk mengumpulkan informasi dari toko bangunan atau pelanggan.

Pada PT. Royal Inti Mandiri Abadi sales mempunyai tugas untuk

mengumpulkan informasi dari toko pelanggan seperti menanggapi keluhan dari

toko terkait dengan produk yang dipasarkan, besarnya kapasitas gudang toko, harga

kompetitor, promo program dari kompetitor dan lain sebagainya. Untuk

memperoleh informasi tersebut sales dapat melakukan kunjungan sesuai dengan

jadwal yang telah dibuat sebelumnya oleh divisi Customer Service. Dari hasil

kunjungan tersebut sales wajib membuat laporan dengan format yang telah

ditentukan untuk kemudian diberikan kepada Kepala Perwalian zona.

Dalam kunjungan tersebut terdapat beberapa masalah yang seringkali

harus dihadapi oleh divisi Customer Service seperti :

1. Sales melakukan kunjungan di luar batas waktu yang telah ditentukan.

2. Laporan yang diberikan kepada divisi Customer Service tidak valid atau tidak

sesuai dengan yang diharapkan.

3. Jadwal kunjungan yang dibuat seringkali tidak tersampaikan dengan baik di

masing- masing zona.

4. PT. Royal Inti Mandiri Abadi tidak bisa memonitoring kinerja dari

masing-masing zona karena pembuatan jadwal kunjungan dan laporan yang dihasilkan

masih manual dengan menggunakan aplikasi excel.

Pengawasan/controlling sebagai salah satu fungsi manajemen tentu saja

(9)

adanya pengawasan dapat diketahui apakah pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan

yang direncanakan atau tidak, sehingga apabila terjadi penyimpangan dari rencana

semula akan cepat dapat ditanggulangi (Handayaningrat, 1996). Banyaknya jumlah

pelanggan sangat berdampak positif bagi PT. Royal Inti Mandiri Abadi, akan tetapi

jika tidak dilakukan pengawasan dengan benar maka akan terjadi penurunan jumlah

pelanggan.

Banyaknya jumlah pelanggan yang harus ditangani oleh sales di PT. Royal

Inti Mandiri Abadi berdampak pada seringnya terjadi kesalahan pada saat sebelum

dan sesudah dilakukan penjadwalan kunjungan ke pelanggan karena proses masih

dilakukan secara manual seperti pembuatan jadwal kunjungan yang masih

menggunakan email dan hasil laporan disimpan dengan menggunakan aplikasi

excel. Oleh karena itu dibutuhkan adanya suatu aplikasi yang dapat mengelola

penjadwalan kunjungan, monitoring kinerja pelanggan, dan monitoring kinerja

sales sehingga aktivitas kunjungan yang terdapat pada tiap-tiap zona dapat

dimonitor dengan baik dan dapat menghasilkan laporan yang informatif.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan

permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana membangun sebuah aplikasi penjadwalan kunjungan pelanggan

sehingga memudahkan pengelolaan jadwal kunjungan itu sendiri?

2. Bagaimana membangun sebuah aplikasi monitoring kinerja pelanggan yang

dapat menghasilkan laporan yang informatif?

3. Bagaimana membangun sebuah aplikasi monitoring kinerja sales yang dapat

(10)

1.3 Pembatasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah di atas, adapun batasan masalah pada

penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Perancangan sistem aplikasi penjadwalan kunjungan dan monitoring

pelanggan ini mencakup proses penjadwalan mulai dari pembuatan jadwal

pada zona hingga pembuatan laporan kunjungan serta monitoring aktivitas

pelanggan dan sales.

2. Sistem aplikasi penjadwalan kunjungan dan monitoring pelanggan ini tidak

dapat melakukan tracking kunjungan sales ke pelanggan.

1.4 Tujuan

Dengan melihat perumusan masalah diatas, maka tujuan yang hendak

dicapai adalah menghasilkan rancang bangun aplikasi penjadwalan kunjungan dan

monitoring pelanggan di PT. Royal Inti Mandiri Abadi.

1.5 Manfaat

Dengan adanya sistem ini maka diharapkan memiliki beberapa nilai

manfaat penulisan, antara lain :

1. Memudahkan divisi customer service dalam pembuatan jadwal kunjungan sales

2. Membantu divisi customer service dalam monitoring kinerja sales.

1.6 Sistematika Penulisan

Didalam penyusunan laporan tugas akhir ini secara sistematis diatur dan

disusun dalam lima bab, yang masing-masing terdiri dari beberapa sub bab. Adapun

urutan dari bab pertama sampai bab terakhir adalah sebagai berikut:

(11)

Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,

batasan masalah, tujuan pembuatan sistem, manfaat bagi penggunanya,

serta sistematika penulisan laporan.

Bab II : LANDASAN TEORI

Bab ini membahas mengenai berbagai macam teori yang mendukung

dalam pembuatan rancang bangun Sistem Aplikasi penjadwalan

kunjungan dan monitoring pelanggan (Studi Kasus PT. Royal Inti

Mandiri Abadi)..

Bab III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini membahas analisis dan perancangan sistem. Analisis berisi

penjelasan dari timbulnya masalah atau identifikasi permasalahan

beserta penyelesaiannya atau analisis permasalahan , sedangkan

perancangan sistem berisi System Flow, HIPO, Data Flow Diagram,

Entity Relationship Diagram, Struktur Database, dan Desain Input /

Output.

Bab IV : EVALUASI DAN IMPLEMENTASI

Bab ini membahas tentang kebutuhan sistem, pembuatan program,

langkah-langkah implementasi, penggunaan sistem dalam proses bisnis

serta pengujian untuk mengetahui apakah sistem yang dibangun dapat

menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sesuai dengan yang

diharapkan. Dalam implementasi ini juga berisi penjelasan Graphical

User Interface (GUI) sistem yang telah dibuat. Sedangkan evaluasi

sistem berisi validasi dan uji coba sistem agar terhindar dari error serta

(12)

Bab V : PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran. Saran yang dimaksud adalah saran

terhadap kekurangan dari aplikasi yang ada kepada pihak lain yang ingin

meneruskan topik TA ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut

dapat menyempurnakan aplikasi sehingga bisa menjadi lebih baik dan

(13)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. (Jogiyanto, 2005)

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih

menekankan urut-urutan operasi di dalam system (Richard F. Neuschel, 2005),”

Prosedur adalah sutu urut-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya

melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan

untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi- transaksi bisnis yang

terjadi”.

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objektifitas). Tujuan

biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam

ruang lingkup yang lebih sempit. Sasaran menentukan masukan dan keluaran yang

dihasilkan. Sistem dikatakan berhasil jika mencapai suatu sasaran dan tujuan.

2.2 Aplikasi

Aplikasi adalah perangkat lunak yang ada pada komputer digunakan untuk

melayani berbagai macam kebutuhan. Teknologi yang canggih dari perangkat

keras akan berfungsi bila instruksi- instruksi tertentu telah diberikan kepadanya.

Instruksi- instruksi tersebut disebut dengan perangkat lunak (Jogiyanto, 2005).

Definisi lain aplikasi adalah program yang dibuat oleh pemakai yang

ditujukan untuk melakukan suatu tugas khusus. Program seperti ini biasa

(14)

dikelompokkan menjadi dua yaitu program aplikasi serbaguna dan program

aplikasi spesifik.

Program aplikasi serbaguna adalah program aplikasi yang dapat digunakan

oleh pemakai untuk melaksanakan hal- hal yang bersifat umum (misalnya untuk

membuat dokumen atau untuk pengiriman surat secara elektronis) serta untuk

mengotomasikan tugas-tugas individual yang bersifat berulang (misalnya untuk

melakkan perhitungan yang bersifat rutin). Termasuk dalam kategori ini antara

lain adalah DBMS sederhana, Web browser, surat elektronis, pengolah kata (word

processor), dan lembar kerja (spreadsheet). Program aplikasi serbaguna seringkali

disebut perangkat lunak pemakai akhir (end-user-software).

Program aplikasi spesifik adalah program yang ditujukan untuk menangani

hal- hal yang sangat spesifik. Misalnya, program pada sistem POS (point-of-sale)

dan ATM. Termasuk dalam kategori ini adalah program yang disebut sebagai

paket aplikasi atau perangkat lunak paket (Kadir, 2014).

2.3 Penjadwalan

2.3.1 Pengertian Penjadwalan

Penjadwalalan (scheduling) dapat di definisikan sebagai pengalokasian

sumber daya dalam waktu tertentu untuk melakukan serangkaian tugas (Baker,

1974). Menurut Morton (1993), penjadwalan adalah proses pengorganisasian,

pemilihan, dan penentuan waktu penggunaan sumber-sumber untuk mengerjakan

semua aktifitas yang diperlukan yang memenuhi kendala aktifitas dan sumber

daya.

Penjadwalan merupakan suatu kegiatan penting dalam perusahaan. Dalam

(15)

kelas, peralatan mengajar, tenaga mengajar, staff administrasi dan lain sebagainya.

Demikian pula kegiatan perhotelan, penjadwalan diperlukan dalam pengaturan

kamar hotel, ruang seminar atau resepsi, menu makanan ataupun entertainer.

Terlepas dari jenis perusahaan, setiap perusahaan perlu untuk melakukan

penjadwalan sebaik mungkin agar memperoleh utilitas maksimum dari sumber

daya produksi dan aset yang dimiliki.

Melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien agar tujuan tercapai

adalah yang dinginkan oleh semua manajemen perusahaan. O leh karena itu

pemahaman konsep penjadwalan sa ngat penting, sehingga para pelaksana

mengetahui kapan harus memulai suatu pekerjaan dan kapan waktu

mengakhirinya.

Penjadwalan adalah proses yang sering kita temui sehari hari. Pengaturan

sumber daya yang tersedia sangat terbatas untuk berbagai kegiatan yang

membutuhkannya pada periode waktu tertentu ini adalah inti dari masalah

penjadwalan. Besarnya ukuran ruang pencarian solusi untuk masalah penjadwalan

membuat proses penyusunan jadwal sangat susah dilakukan secara manual.

Penjadwalan yang baik akan membuat penggunaan resource menjadi lebih

efektif. O leh karena itu, suatu proses kegiatan harus dialokasikan dengan baik dan

memenuhi batasan-batasan yang ada. Permasalahan utama yang menjadi kendala

dalam melakukan proses penjad walan adalah data (resource dan batasan) yang

banyak dan frekuensi perubahan yang tinggi pada data. Dengan permasalahan

seperti ini, proses komputasi dibutuhkan untuk memudahkan prses penjadwalan.

Agar batasan dalam bahasa manusia dapat dikomputasi dan memberikan hasil

(16)

2.3.2 Prinsip Penjadwalan

Prinsip penjadwalan menurut Suryadi H.S (1994) dibagi menjadi 3. Yaitu

jadwal tetap, jadwal flexible dan keterbatasan (konflik dan hambatan), berikut ini

merupakan penjelasannya:

1. Jadwal Tetap

Jadwal tetap sama dengan jadwal kereta api, dimana setiap aktiftas selalu

dijalankan atau terjadi dalam waktu yang sama pada hari yang sama. Jadwal tetap

hanya dapat diterapkan apabila setiap pekerjaan menjadi bagian dari set routine.

Namun selain memperhatikan pekerjaan yang produktif kita juga harus

memperhatikan:

1. Pekerjaan khusus yang on-time (sekali dikerjakan)

2. Rerun (Perjalanan kembali) pekerjaan produksi karena terjadinya kesalahan

atau kegagalan.

3. Pengembangan dan pemeliharaan sistem dan program.

4. Perawatan pekerjaan, seperti pengkopian pita, pengujian, dan sebagaianya.

Untuk sebagian besar instalasi, jadwal tetap sangat terlibat dalam penyusunan

atau penetapan waktu input serta output dan akan terbukti terlalu terbatas.

2. Jadwal Fleksibel

Kebanyakan instalasi memerlukan sistem penjadwalan yang fleksibel untuk

penerimaan input dan penyampaian output sepanjang berbagai tahapan

pemrosesan yang didasarkan pada:

1. Waktu yang bisa diterima

2. Waktu optimum

(17)

Dalam kegiatan normal, output bisa muncul atau didapat dalam waktu

optimum jika input yang diterima dalam waktu deadline. Dimungkinkan pula,

meskipun tidak dijamin, hasil yang diproduksi bisa didapat secara on time (tepat

waktu) meskipun outputnya terlambat.

3. Konflik dan Hambatan (Keterbatasan)

Masalah penjadwalan menjadi konflik tetap antara pemenuhan kepada

departemen pemakai dengan cara menghasilkan output secara tepat waktu dengan

pencapaian keluaran yang maksimum dengan muatan kerja yang seimbang, atau

dengan kata lain antara layanan maksimum dengan efektivitas biaya.

Di satu sisi, hambatan atau keterbatasan diakibatkan oleh keperluan aktifitas

pemrosesan, dan di sisi lain oleh kemampuan pemakai untuk mengontrol waktu

input dan volume.

2.3.3 Tujuan Penjadwalan

Kegunaan suatu pekerjaan perlu adanya penjadwalan yaitu:

1. Mengurangi timbunan pekerjaan yang terlalu banyak dan kepadatan

pemrosesan.

2. Membuat efektif penggunaan sumber daya

3. Memenuhi keperluan pemakai.

Jadwal harus bersifat:

1. Fleksibel untuk dijadwal ulang apabila diperlukan

2. Berisi informasi yang memadai

(18)

Dengan memperhatikan kedua hal tersebut yaitu kegunaan serta sifat

penjadwalan, maka tujuan penjadwalan dapat dicapai sehingga pekerjaan dapat

diselesaikan secara tepat waktu.

2.4 Monitoring

2.4.1 Pengertian Monitoring

Monitoring adalah penilaian yang terus menerus terhadap fungsi

kegiatan-kegiatan proyek di dalam konteks jadwal-jadwal pelaksanaan dan terhadap

penggunaan input- input proyek oleh kelompok sasaran di dalam konteks

harapan-harapan rancangan. Monitoring adalah kegiatan proyek yang integral, bagian

penting dari praktek manajemem yang baik dan karena itu merupakan bagian yang

integral dari manajemen sehari-hari (Casely & Kumar 1987).

Monitoring adalah kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan

rencana suatu kegiatan, mengidentifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang

timbul dan atau akan timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin.

Monitoring adalah proses pengumpulan dan analisis informasi

(berdasarkan indikator yang ditetapkan) secara sistematis da n kontinu tentang

kegiatan program / proyek sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi untuk

penyempurnaan program / proyek itu selanjutnya (Harry Hikmat 2010).

Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran

kemajuan atas objektif program. Memantau perubahan, yang focus pada proses

dan keluaran. Monitoring melibatkan perhitungan atas apa yang kita lakukan.

Monitoring melibatkan pengamatan atas kualitas dari layanan yang kita berikan

2.4.2 Tujuan Monitoring

(19)

1. Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan

rencana.

2. Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi

3. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan

sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek.

4. Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran

kemajuan.

5. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang

dari tujuan

2.4.3 Fungsi Monitoring

Terdapat 4 fungsi dalam monitoring, antara lain:

1. Ketaatan (compliance)

Monitoring menentukan apakah tindakan administrator, staf, dan semua yang

terlibat mengikuti standar dan prosedur yang telah ditetapkan

2. Pemeriksaan (auditing)

Monitoring menetapkan apakah sumber dan layanan yang diperuntukkan bagi

pihak tertentu bagi pihak tertentu (target) telah mencapai mereka.

3. Laporan (accounting)

Monitoring menghasilkan informasi yang membantu “menghitung” hasil

perubahan sosial dan masyarakat sebagai akibat implementasi kebijaksanaan

sesudah periode waktu tertentu

(20)

Monitoring menghasilkan informasi yang membantu menjelaskan bagaimana

akibat kebijaksanaan dan mengapa antara perencanaan dan pelaksanaannya tidak

cocok.

2.4.4 Prinsip-Prinsip Monitoring

Terdapat 7 prinsip-prinsip dalam monitoring, antara lain:

1. Monitoring harus dilakukan secara terus-menerus

2. Monitoring harus menjadi umpan terhadap perbaikan kegiatan program

organisasi

3. Monitoring harus memberi manfaat baik terhadap organisasi maupun

terhadap pengguna produk atau layanan.

4. Monitoring harus dapat memotifasi staf dan sumber daya lainnya untuk

berprestasi

5. Monitoring harus berorientasi pada peraturan yang berlaku

6. Monitoring harus obyektif

7. Monitoring harus berorientasi pada tujuan program

2.4.5 Manfaat Monitoring

Manfaat monitoring bagi penanggung jawab:

1. Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau supervisi. Sebagai

bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja.

2. Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan.

3. Membantu penentuan langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan

selanjutnya.

4. Sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi selanjutnya.

(21)

1. Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat

2. Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga

kinerja yang sudah baik.

3. Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi proyek

2.4.6 Aspek Monitoring

Terdapat 3 aspek monitoring, antara lain:

1. Aspek masukan (input) kegiatan antara lain mencakup: tenaga manusia, dana,

bahan, peralatan, jam kerja, data, kebijakan, manajemen dan sebagaimya.

Yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan kegiatan.

2. Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari kegiatan yang mencerminkan suatu

proses kegiatan, seperti penelitian, pelatihan, proses produksi, pemberian

bantuan dan sebagainya.

3. Aspek keluaran (output), yaitu aspek kegiatan yang mencakup hasil dari

proses yang terutama berkaitan dengan kuantitas (jumlah).

2.4.7 Langkah-Langkah Dalam Monitoring

Terdapat 3 langkah-langkah dalam monitoring, antara lain:

1. Perencanaan

a) Merancang sistem monitoring yang spesifik: apa yang akan dimonitor,

mengapa dan untuk siapa (user).

b) Menentukan scope monitoring: luasnya area (Rumah Sakit, puskesmas

non TT)? Apakah bersifat klinis atau service? Siapa yang terlibat?

(22)

c) Memilih dan menentukan indikator menentukan batasan sasaran

kelompok misalnya kelompok anak dibawah 2 tahun, 5 tahun atau antara

12-60 bulan

d) Menentukan sumber-sumber informasi, memilih metoda pengumpulan

data, seperti metoda observasi, interview petugas, rapid survey untuk

cakupan atau pengobatan di rumah (home treatment).

2. Implementasi

a) Memilih dan menentukan proses supervisi dan prosessingnya (kemana

akan dikirim).

b) Tabulasi data dan analisa data: membandingkan temuan atau pencapaian

aktual dengan perencanaan.

c) Temuan dalam monitoring: apakah ada penyimpangan, bila ada perlu

diidentifikasi masalah penyebabnya.

d) Menggali penyebab dan mengambil tindakan perbaikan: menggali

penyebab terjadinya masalah. Rencana monitoring perlu disusun jangka

pendek untuk menjamin bahwa tindakan/prosedure dilaksanakan sesuai

standar (rencana) serta memberi efek sesuai dengan harapan.

3. Menentukan kelanjutan monitoring

Kegiatan monitoring dirancang untuk memperoleh hasil kinerja sekarang atau

jangka pendek bagi manajer atau user lainnya. Ketika program atau kegiatan rutin

telah memberikan perubahan signifikan, maka kelangsungan pro gram kinerja

memerlukan perhatian. Review secara periodik tetap diperlukan. Sistem informasi

(23)

dan frekuensi monitoring dikurangi dan pada bagian mana perlu direncanakan lagi

dan dilanjutkan.

2.4.8 Tipe Monitoring

Terdapat 2 tipe dalam monitoring, antara lain:

1. Monitoring Rutin

Kegiatan mengkompilasi informasi secara reguler berdasarkan sejumlah

indikator kunci. Monitoring rutin dapat dipergunakan untuk mengidentifikasi

penerapan program dengan atau tanpa perencanaan

2. Monitoring jangka Pendek

Dilakukan untuk jangka waktu tertentu dan biasanya diperuntukkan bagi

aktifitas yang spesifik. Seringkali bila aktifitas atau proses-proses baru diterapkan,

manajer ingin mengetahui, apakah sudah diterapkan sesuai rencana dan apakah

sesuai dengan keluaran yang diinginkan.

2.5 Bagan Alir Sistem

Menurut Basuki (2003), Sistem flow adalah bagian yang menunjukkan

arus pekerjaaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimaana bagan ini

menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam

membuat sistem flow sebaiknya ditentukan pada fungsi yang melaksanakan atau

bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem. Bagan alir sistem menggunakan

simbol sebagaimana terdapat pada tabel 2.1

Tabel 2.1 Simbol Bagan Aliran Sistem

No Simbol Nama Simbol Keterangan

1 Dokumen Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan dokumen input

(24)

manual, mekanik, atau

komputer.

2 Keputusan Simbol keputusan digunakan

untuk menggambarkan suatu

kondisi yang mengharuskan

sistem untuk memilih tindakan

yang akan dilakukan

berdasarkan criteria tertentu.

3 Operasi manual Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan proses yang

terjadi secara manual yang

tidak dapat dihilangkan dari

sistem yang ada

4 Database Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan media

penyimpanan yang digunakan

untuk menyimpan data pada

sistem yang akan dibuat.

5 Proses Simbol proses digunakan untuk

menggambarkan proses yang

terjadi dalam sistem yang

akan dibuat

6 Input manual Simbol Proses yang digunakan

untuk menggambarkan proses

yang terjadi dalam sistem yang

(25)

2.6 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Kendall (2003: 241), Data Flow Diagram menggambarkan

pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem, yang

berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem yang

dibahas. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga bisa digunakan untuk

merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem.

Prosedur-prosedur tersebut yaitu konseptualisasi bagaimana data-data berpindah

di dalam organisasi, proses-proses atau transformasi dimana data-data melalui,

dan apa keluarannya. Jadi, melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang

disebut Data Flow Diagram, penganalisis sistem dapat merepresentasi

proses-proses data di dalam organisasi. Menurut Kendall (2003: 265), dalam memetakan

Data Flow Diagram, terdapat beberapa simbol yang digunakan antara lain:

1. External entity

Suatu external entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen,

atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan

informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.

Gambar 2.1 Simbol External Entity

2. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran data

menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau

(26)

Gambar 2.2 Simbol Data Flow

3. Process

Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan

dijalankan.

Gambar 2.3 Simbol Process

4. Data Store

Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses

penyimpanan data.

Gambar 2.4 Simbol Data Store

2.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana

di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan

sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan

nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute yang merupakan ciri

entity tersebut. Attribute yaitu uraian dari entitas dimana mereka dihubungkan

atau dapat dikatakan sebagai identifier atau descriptors dari entitas.

Entitas digolongkan menjadi independent atau dependent entity.

Independent entity adalah apa yang tidak bersandar pada yang lain sebagai Flow_1

Flow_1

(27)

identifikasi. Suatu dependent entity adalah apa yang bersandar pada yang lain

sebagai identifikasi. Selain digolongkan menjadi independent atau dependent

entity, terdapat jenis- jenis entitas khusus yaitu:

1. Associative Entity

Associative Entity (juga dikenal sebagai intersection entity) adalah entitas

yang digunakan oleh rekanan dua entitas atau lebih untuk menyatukan suatu

hubungan benyak - ke - banyak (Many to Many)

2. Subtypes Entity

Subtypes Entity digunakan di dalam hierarki generalisasi (generalization

hierarchies) untuk menyajikan suatu subset kejadian dari entitas orangtua, yang

disebut supertype, tetapi yang memiliki atribut atau hubungan yang berlaku hanya

untuk subset.

Menurut Marlinda (2004: 28), atribute sebagai kolom di sebuah relasi

mempunyai macam-macam jenis atribute yaitu :

a. Key Atribute

Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh atribute

lainnya, misalnya entity mahasiswa yang atribute-nya NIM.

Gambar 2.5 Key Attribute

b. Particial key Atribute

Adalah Attribute yang tidak menjadi atau merupakan anggota dari Key

(28)

Gambar 2.6 Particial Key Attribute

c. Single Vallue Atribute

Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa

dengan atribute-nya Umur (Tanggal lahir).

Gambar 2.7 Single Value Attribute

d. Multi Vallue Atribute

Atribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya entity mahasiswa

dengan atribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).

Gambar 2.8 Multi Value Attribute

e. Composite Atribute

Atribute yang memiliki dua harga, misalnya nama besar (nama kerja) dan

nama kecil (nama asli)

Gambar 2.9 Composite Attribute

(29)

Attribute yang yang nilai- nilainya diperoleh dari pengolahan atau dapat

diturunkan dari table Attribute atau table lain yang berhubungan.

Gambar 2.10 Derived Attribute

Model Entity - Relationship (ER) mula- mula diusulkan oleh Peter pada

tahun 1976 sebagai cara untuk mempersatukan pandangan basis data jaringan dan

relasional. Langkah sederhana dari model ER adalah model data konseptual yang

memandang dunia nyata sebagai kesatuan (entitias) dan hubungan (relationship).

Komponen dasar model merupakan diagram entity-relationship yang

digunakan untuk menyajikan objek data secara visual. Entity Relationship

Diagram mengilustrasikan struktur logis dari basis data yang mempunyai

metodologi sebagai berikut:

Tabel 2.2 Ilustrasi Pembuatan ERD

Proses Keterangan

1. Menentukan Entitas Menentukan peran, kejadian, lokasi, hal

nyata, dan konsep dimana pengguna

akan menyimpan data.

2. Menentukan Relasi Tentukan hubungan antara pasangan

entitas menggunakan matriks relasi.

3. Gambar ERD Sementara Entitas digambarkan dengan kotak dan

relasi dengan garis yang

menghubungkan entitas.

4. Isi Kardinalitas Tentukan jumlah kejadian dari satu

(30)

entitas yang berhubungan.

5. Tentukan Kunci Utama Tentukan atribut yang mengidentifikasi

satu dan hanya satu kejadian pada

masing- masing entitas.

6. Gambar ERD berdasar

Kunci

Hilangkan relasi Many-to-Many dan

masukkan primary dan kunci tamu pada

masing- masing entitas.

7. Menentukan Atribut Tuliskan field-field yang diperlukan oleh

sistem.

8. Pemetaan Atribut Pasangkan atribut dengan satu entitas

yang sesuai pada masing-masing atribut.

9. Gambar ERD dengan

Atribut

Aturlah ERD dari langkah 6 dengan

menambahkan entitas atau relasi yang

ditemukan pada langkah 8.

10. Periksa Hasil Apakah ERD sudah menggambar sistem

yang akan dibangun.

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan

hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity

dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh

perandang database. Untuk itu, entity relationship diagram dibagi menjadi dua

jenis model, yaitu:

1. Conceptual Data model

Conceptual Data model (CDM) adalah merupakan model yang universal dan

(31)

bergantung dari software atau pertimbangan struktur data storage. Sebuah CDM

dapat diubah langsung menjadi PDM.

2. Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) adalah merupakan model ERD yang telah mengacu

pada pemilihan software DBMS yang spesifik. Hal ini sering kali berbeda

dikarenakan oleh struktur database yang bervariasi, mulai dari model schema, tipe

data penyimpanan dan sebagainya.

2.8 MySQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak database (basis data) sistem

terbuka yang sangat terkenal di kalangan pengembang sistem database dunia yang

digunakan untuk berbagai aplikasi terutama untuk aplikasi berbasis web. MySQL

mempunyai fungsi sebagai SQL (Structured Query Language) telah diperluas.

MySQL umumnya digunakan bersama dengan PHP untuk membuat aplikasi yang

dinamis dan powerful.

2.9 PHP (Hypertext Preprocessor)

Menurut Saputra (2011, p.1) PHP atau yang memiliki kepanjangan PHP

Hypertext Preprocessor merupakan suatu bahasa pemrograman yang difungsikan

untuk membangun suatu website dinamis. PHP menyatu dengan kode HTML,

maksudnya adalah beda kondisi. HTML digunakan sebagai pembangun atau

pondasi dari kerangka layout web, sedangkan PHP difungsikan sebagai prosesnya

sehingga dengan adanya PHP tersebut, web akan sangat mudah di-maintenance.

PHP berjalan pada sisi server sehingga PHP disebut juga sebagai bahasa server

Side Scripting. Artinya bahwa dalam setiap menjalankan PHP, wajib adanya web

(32)

2.10 HTML (HyperText Markup Language)

HTML (HyperText Markup Language) adalah sebuah bahasa standar yang

digunakan oleh browser internet untuk membuat halaman dan dokumen pada

sebuah web yang kemudian dapat diakses dan dibaca layaknya sebuah artikel.

HTML juga dapat digunakan sebagai penghubung antara file- file dalam situs atau

dalam komputer dengan menggunakan localhost.

2.11 Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC)

Menurut pressman (2001), Model System Development Life Cycle (SDLC)

ini biasa disebut juga dengan model waterfall atau disebut juga classic life cycle.

Adapun pengertian dari SDLC ini adalah suatu pendekatan yang sistematis dan

berurutan. Tahapan-tahapannya adalah Requirements (analisis sistem), Analysis

(analisis kebutuhan sistem), Design (perancangan), Coding (implementasi),

Testing (pengujian) dan Maintenance (perawatan).

Model eksplisit pertama dari proses pengembangan perangkat lunak,

berasal dari proses-proses rekayasa yang lain. Model ini memungkinkan proses

pengembangan lebih terlihat. Hal ini dikarenakan bentuknya yang bertingkat ke

bawah dari satu fase ke fase lainnya, model ini dikenal dengan model waterfall,

(33)

Gambar 2.11 menunjukkan tahapan umum dari model proses waterfall.

Model ini disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus

menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Akan tetapi,

Pressman (2015) memecah model ini meskipun secara garis besar sama dengan

tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya.

Model ini merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software

Engineering. Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai

dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap Communication, Planning,

Modeling, Construction, dan Deployment.

Berikut ini adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam

Model Waterfall menurut Pressman (2015):

a. Communication

Langkah pertama diawali dengan komunikasi kepada konsumen/pengguna.

Langkah awal ini merupakan langkah penting karena menyangkut pengumpulan

informasi tentang kebutuhan konsumen/pengguna.

b. Planning

Setelah proses communication ini, kemudian menetapkan rencana untuk

pengerjaan software yang meliputi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan, risiko

yang mungkin terjadi, sumber yang dibutuhkan, hasil yang akan dibuat, dan

jadwal pengerjaan.

c. Modeling

Pada proses modeling ini menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah

(34)

Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software, representasi

interface, dan detail (algoritma) prosedural.

d. Construction

Construction merupakan proses membuat kode (code generation). Coding

atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa

dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta

oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam

mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan dimaksimalkan

dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing

terhadap sistem yang telah dibuat. Tujuan testing adalah menemukan

kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.

e. Deployment

Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau

sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang

sudah jadi akan digunakan user. Kemudian software yang telah dibuat harus

dilakukan pemeliharaan secara berkala.

2.12 Testing

Menurut Romeo (2003), testing adalah proses pemantapan kepercayaan

akan kinerja program atau sistem sebagaimana yang diharapkan. Testing Software

adalah proses pengoperasikan software dalam suatu kondisi yang dikendalikan

untuk verifikasi, mendeteksi error dan validasi. Verifikasi adalah pengecekkan

atau pengetesan entitas-entitas, termasuk software, untuk pemenuhan dan

konsistensi dengan melakukan evaluasi hasil terhadap kebutuhan yang telah

(35)

dituliskan sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh pengguna. Deteksi error

adalah testing yang berorentasi untuk membuat kesalahan secara intensif, untuk

menentukan apakah suatu hal tersebut tidak terjadi. Test case merupakan suatu tes

yang dilakukan berdasarkan pada suatu inisialisasi, masukan, kondisi ataupun

hasil yang telah ditentukan sebelumnya. Adapun kegunaan dari test case ini,

adalah sebagai berikut:

1. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap desain White

Box Testing.

2. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap spesifikasi

Black Box Testing.

2.12.1 White Box Testing

Menurut Romeo (2003), white box testing adalah suatu metode desain test

case yang menggunakan struktur kendali dari desain prosedural. Seringkali white

box testing diasosiasikan dengan pengukuran cakupan tes, yang mengukur

persentase jalur-jalir dari tipe yang dipilih untuk dieksekusi oleh test cases. White

box testing dapat menjamin semua struktur internal data dapat dites untuk

memastikan validitasnya.

Cakupan pernyataan, cabang dan jalur adalah suatu teknik white box

testing yang menggunakan alur logika dari program untuk membuat test cases alur

logika adalah cara dimana suatu bagian dari program tertentu dieksekusi saat

menjalankan program. Alur logika suatu program dapat direpresentasikan dengan

flow graph.

(36)

Menurut Romeo (2003), Black box testing dilakukan tanpa adanya suatu

pengetahuan tentang detail struktur internal dari sistem atau komponen yang dites,

juga disebut sebagai functional testing. Black box testing bergfokus pada

kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan pada spesifikasi kebutuhan dari

software.

Dengan adanya black box testing, perekayasa software dapat

menggunakan kebutuhan fungsional pada suatu program. Black box testing

dilakukan untuk melakukan pengecekan apakah sebuah software telah bebas dari

error dan fungsi- fungsi yang diperlukan telah berjalan sesuai dengan yang

(37)

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi masalah, analisis dan

perancangan sistem, rancangan pengujian, dan evaluasi sistem dalam rancang

bangun aplikasi penjadwalan kunjungan dan monitoring pelanggan berbasis web

pada PT. Royal Inti Mandiri Abadi. Model pengembangan yang digunakan pada

penelitian ini menggunakan teori Pressman (2015) yaitu dengan model waterfall

dimana melalui tahapan-tahapan yang telah ditentukan, yaitu mengidentifikasi

masalah, menganalisis dan merancang sistem, membangun sistem dan uji coba

sistem. Secara garis besar digambarkan pada gambar 3.1.

Gambar 3.1 Langkah-Langkah Analisis Sistem

(38)

3.1 Identifikasi Permasalahan

PT. Royal Inti Mandiri Abadi Abadi, atau disebut PT. RIMA, adalah

perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi semen. PT. Royal Inti Mandiri

Abadi adalah distributor utama Semen Tiga Roda wilayah Jawa Timur perwakilan

dari PT Indocement Tunggal Prakarsa, Tbk selaku produsen Semen Tiga Roda.

Sebagai sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi semen

PT. Royal Inti Mandiri Abadi mempunyai banyak cabang yang terdapat di provinsi

Jawa Timur yang kemudian disebut sebagi zona.