PADA STIKOM SURABAYA
Nama : Adrianus Wijaya
NIM : 09.41010.0277
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
vi
Proses rekrutmen dan seleksi pada bagian Pengembangan Sumber Daya
Manusia (PSDM) STIKOM Surabaya masih berkutat pada pemrosesan dengan
menggunakan dokumen dan formulir kertas, sehingga memiliki empat resiko
potensial yang ditemukan dalam proses administratifnya, yaitu: Storage
requirement, Extensive resources to file and search for documents, Security risk,
dan Delay risk.
Untuk mengurangi atau menghindari resiko-resiko yang sudah disebutkan
di atas, akan dibangun sebuah situs web sebagai suatu solusi yang dilengkapi
kemampuan untuk menyimpan dokumen yang sudah diubah menjadi bentuk file
digital untuk menjaga agar pihak yang tidak berwenang tidak bisa mengakses
dokumen pelamar, sekaligus menyelesaikan resiko kebutuhan penyimpanan. Situs
web juga menerapkan administrative workflow system untuk langsung
mengarahkan alur proses ke orang yang berwenang sehingga tetap menjaga
jalannya proses rekrutmen dan seleksi, meskipun penggunaan kertas sudah
dihilangkan.
Berdasarkan hasil pengujian, produk yang telah dikembangkan mampu
mengurangi kebutuhan penyimpanan sebesar 61,5%, mampu memudahkan
pencarian data pelamar dan permohonan SDM, mampu menutup akses pihak yang
tidak berkepentingan, dan mampu mengurangi penundaan proses yang sedang
berjalan.
ix
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xvii
DAFTAR LAMPIRAN ... xxiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 5
1.3 Batasan Masalah ... 6
1.4 Tujuan ... 7
1.5 Manfaat Penelitian ... 7
1.6 Sistematika Penulisan ... 8
BAB II LANDASAN TEORI ... 10
2.1 Rekrutmen dan Seleksi... 10
2.2 Workflow Management System (WFMS) ... 12
2.2.1 Elemen Kerja Kunci dalam Workflow System ... 12
2.2.2 Administrative Workflow System ... 15
2.3 Managing Employee Information from Hire to Retire ... 16
2.4 Perangkat Lunak ... 18
2.4.1 Rekayasa Perangkat Lunak ... 19
x
3.1.1 Identifikasi Permasalahan ... 24
3.1.2 Analisis Permasalahan ... 26
3.2 Desain Sistem ... 28
3.2.1 Context Diagram ... 28
3.2.2 Diagram Jenjang (HIPO) ... 29
3.2.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 30
3.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 33
3.2.5 Struktur Tabel ... 34
3.2.6 Desain Antarmuka Pengguna ... 49
3.3 Desain Evaluasi ... 73
3.3.1 Desain Uji Coba ... 73
3.3.2 Desain Angket ... 93
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM ... 101
4.1 Kebutuhan Sistem ... 101
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 101
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 101
4.2 Implementasi Produk ... 102
4.2.1 Halaman untuk Role Kepala ... 104
4.2.2 Halaman untuk Role Pembantu Ketua Terkait dan Role Ketua ... 125
4.2.3 Halaman untuk Role Kepala Bagian PSDM ... 133
4.2.4 Halaman untuk Role Pelamar ... 142
xi
4.3 Evaluasi ... 149
4.3.1 Uji Coba Sistem ... 149
4.3.2 Hasil Angket ... 170
4.3.3 Pembahasan Hasil Uji Coba ... 177
BAB V PENUTUP ... 181
5.1 Kesimpulan ... 181
5.2 Saran ... 182
DAFTAR PUSTAKA ... 183
xii
Tabel 1.1 Data Karyawan yang Masuk Dalam Tiga Tahun Terakhir
(Sumber: PSDM STIKOM Surabaya) ... 2
Tabel 3.1 Approval_Request_SDM ... 34
Tabel 3.2 Approve_Interview_Lanjut ... 34
Tabel 3.3 Content_Test_PBM ... 35
Tabel 3.4 Detail_Penilaian_Test_PBM ... 35
Tabel 3.5 Detil_Dokumen_Pelamar ... 36
Tabel 3.6 Detil_Hasil_Interview_Akhir ... 36
Tabel 3.7 Detil_Hasil_Interview_Awal ... 37
Tabel 3.8 Detil_Hasil_Interview_Lanjutan ... 37
Tabel 3.9 Detil_Test_Skill ... 38
Tabel 3.10 Hasil_Interview_Akhir ... 38
Tabel 3.11 Hasil_Interview_Awal ... 39
Tabel 3.12 Hasil_Interview_Lanjutan ... 40
Tabel 3.13 Header_Test_PBM ... 41
Tabel 3.14 Operation_Has_Path ... 41
Tabel 3.15 Operation_Has_Role ... 42
Tabel 3.16 Operations ... 42
Tabel 3.17 Page_Path ... 42
Tabel 3.18 Page_Setting ... 43
Tabel 3.19 Pelamar ... 43
Tabel 3.20 Pelamar_Panggil_Test ... 43
xiii
Tabel 3.24 Request_SDM ... 46
Tabel 3.25 Request_SDM_Has_Applicant ... 47
Tabel 3.26 Selection_Process ... 47
Tabel 3.27 System_Role ... 48
Tabel 3.28 Test_Skill ... 48
Tabel 3.29 User_Has_Role ... 48
Tabel 3.30 Desain Data Uji Coba Halaman Log In ... 74
Tabel 3.31 Desain Test Case Halaman Log In ... 74
Tabel 3.32 Desain Data Uji Coba Halaman Permohonan SDM ... 75
Tabel 3.33 Desain Test Case Halaman Permohonan SDM ... 75
Tabel 3.34 Desain Test Case Halaman Persetujuan Permohonan SDM ... 77
Tabel 3.35 Desain Data Uji Coba Halaman Dokumen Pelamar ... 78
Tabel 3.36 Desain Test Case Halaman Dokumen Pelamar ... 78
Tabel 3.37 Desain Test Case Halaman Pelamar Pada Permohonan SDM ... 79
Tabel 3.38 Desain Test Case Halaman Persetujuan Pemanggilan Pelamar ... 80
Tabel 3.39 Desain Data Uji Coba Halaman Isi Profil Pelamar Tab Data Diri Pelamar ... 81
Tabel 3.40 Desain Data Uji Coba Halaman Isi Profil Pelamar Tab Work Related ... 82
Tabel 3.41 Desain Test Case Halaman Profil Pelamar ... 82
Tabel 3.42 Desain Data Uji Coba Halaman Hasil Tes Skill ... 83
Tabel 3.43 Desain Data Uji Coba Halaman Hasil Tes Skill (Detil Penilaian Tes Skill) ... 83
xiv
Tabel 3.47 Desain Data Uji Coba Halaman Penilaian Tes PBM Koordinator . 85
Tabel 3.48 Desain Test Case Halaman Penilaian Tes PBM Koordinator ... 86
Tabel 3.49 Desain Data Uji Coba Halaman Penilaian Tes PBM Penguji ... 86
Tabel 3.50 Desain Test Case Halaman Penilaian Tes PBM Penguji ... 87
Tabel 3.51 Desain Data Uji Coba Halaman Wawancara Awal ... 88
Tabel 3.52 Desain Data Uji Coba Halaman Wawancara Awal (Detil Penilaian Wawancara Awal) ... 88
Tabel 3.53 Desain Test Case Halaman Wawancara Awal ... 88
Tabel 3.54 Desain Test Case Halaman Persetujuan Wawancara Lanjutan ... 89
Tabel 3.55 Desain Data Uji Coba Halaman Wawancara Lanjutan ... 90
Tabel 3.56 Desain Data Uji Coba Halaman Wawancara Lanjutan (Detil Penilaian Wawancara Lanjutan) ... 90
Tabel 3.57 Desain Test Case Halaman Wawancara Lanjutan ... 91
Tabel 3.58 Desain Data Uji Coba Halaman Wawancara Final ... 92
Tabel 3.59 Desain Data Uji Coba Halaman Wawancara Final (Detil Penilaian Wawancara Final) ... 92
Tabel 3.60 Desain Test Case Halaman Wawancara Final ... 92
Tabel 3.61 Desain Test Case Halaman Penyelesaian Permohonan SDM ... 93
Tabel 3.62 Desain Angket Proses Rekrutmen Peran Kepala Bagian PSDM .... 94
Tabel 3.63 Desain Angket Proses Seleksi Peran Kepala Bagian PSDM ... 95
Tabel 3.64 Desain Angket Proses Rekrutmen Peran Kepala Bagian/Pusat/ProgramStudi ... 96
Tabel 3.65 Desain Angket Proses Seleksi Peran Kepala Bagian/Pusat/ProgramStudi ... 96
xv
Peran Pembantu Ketua Terkait dan Ketua STIKOM ... 98
Tabel 3.69 Desain Angket Proses Seleksi Peran Pembantu Ketua Terkait dan Ketua STIKOM ... 99
Tabel 3.70 Desain Angket Proses Seleksi Peran Pembantu Ketua II ... 100
Tabel 3.71 Desain Angket Proses Seleksi Peran Penguji ... 100
Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Halaman Log In ... 149
Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Halaman Permohonan SDM ... 150
Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Halaman Persetujuan Permohonan SDM ... 152
Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Halaman Dokumen Pelamar ... 154
Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Halaman Daftar Pelamar pada Permohonan SDM 156 Tabel 4.6 Hasil Uji Coba Halaman Persetujuan Pemanggilan Pelamar ... 157
Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Halaman Isi Profil Pelamar ... 159
Tabel 4.8 Hasil Uji Coba Halaman Hasil Tes Skill ... 160
Tabel 4.9 Hasil Uji Coba Halaman Header Test PBM ... 161
Tabel 4.10 Hasil Uji Coba Halaman Penilaian Tes PBM oleh Koordinator ... 162
Tabel 4.11 Hasil Uji Coba Halaman Penilaian Test PBM untuk Penguji ... 163
Tabel 4.12 Hasil Uji Coba Halaman Wawancara Awal ... 164
Tabel 4.13 Hasil Uji Coba Halaman Persetujuan Wawancara Lanjutan ... 165
Tabel 4.14 Hasil Uji Coba Halaman Wawancara Lanjutan ... 167
Tabel 4.15 Hasil Uji Coba Halaman Wawancara Final ... 168
Tabel 4.16 Hasil Uji Coba Halaman Penyelesaian Permohonan SDM ... 169
Tabel 4.17 Hasil Pengolahan Angket Role Kepala ... 171
xvi
xvii
Gambar 2.1 Proses Rekrutmen (Mondy dan Noe, 1990) ... 11
Gambar 2.2 Proses Seleksi (Mondy dan Noe, 1990) ... 11
Gambar 2.3 Elemen Kerja Kunci dalam Sistem Workflow (Chaffey, 1963) ... 13
Gambar 2.4 Alur Model Inkremental (Pressman, 2002) ... 21
Gambar 2.5 Alur Model Inkremental (Sommerville, 2001) ... 21
Gambar 3.1 Context Diagram ... 28
Gambar 3.2 Diagram Jenjang (HIPO) Sistem ... 29
Gambar 3.3 DFD Level 0 Proses Rekrutmen ... 30
Gambar 3.4 DFD Level 0 Proses Seleksi ... 31
Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses Rekrutmen ... 31
Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses Seleksi ... 32
Gambar 3.7 Desain Model ER ... 33
Gambar 3.8 Desain Halaman Log In ... 49
Gambar 3.9 Desain Halaman About ... 50
Gambar 3.10 Desain Halaman Home untuk Role Kepala dan PIC Rekrutmen ... 51
Gambar 3.11 Desain Halaman Home untuk Role Penguji ... 51
Gambar 3.12 Desain Halaman Home untuk Role Pembantu Ketua dan Ketua ... 52
Gambar 3.13 Desain Halaman Home untuk Role Kepala Bagian PSDM ... 53
Gambar 3.14 Desain Halaman Permohonan SDM ... 54
Gambar 3.15 Desain Halaman Persetujuan Permohonan SDM ... 55
xviii
Gambar 3.19 Desain Halaman Profil Pelamar ... 60
Gambar 3.20 Desain Halaman Tes Skill ... 61
Gambar 3.21 Desain Halaman Header Tes PBM ... 62
Gambar 3.22 Desain Halaman Detil Penilaian Tes PBM Koordinator ... 63
Gambar 3.23 Desain Halaman Penilaian Tes PBM Penguji ... 64
Gambar 3.24 Desain Halaman Wawancara Awal ... 65
Gambar 3.25 Desain Halaman Persetujuan Wawancara Lanjutan ... 67
Gambar 3.26 Desain Halaman Wawancara Lanjutan ... 68
Gambar 3.27 Desain Halaman Wawancara Final ... 69
Gambar 3.28 Desain Halaman Penyelesaian Permohonan SDM ... 70
Gambar 3.29 Desain Halaman Lacak Data Permohonan SDM ... 71
Gambar 3.30 Desain Halaman Data Pelamar ... 72
Gambar 3.31 Desain Halaman Detil Dokumen Pelamar ... 73
Gambar 4.1 Halaman Home ... 102
Gambar 4.2 Halaman About ... 103
Gambar 4.3 Halaman Home untuk Role Kepala ... 104
Gambar 4.4 Submenu pada Menu Pelamar pada Permohonan SDM Role Kepala ... 104
Gambar 4.5 Submenu pada Menu Rekrutmen Role Kepala ... 105
Gambar 4.6 Submenu pada Menu Seleksi Role Kepala ... 105
Gambar 4.7 Submenu pada Menu Trace Role Kepala ... 105
Gambar 4.8 Halaman Daftar Permohonan SDM ... 106
xix
Gambar 4.12 Halaman Persetujuan Pemanggilan Pelamar untuk
Role Kepala ... 109
Gambar 4.13 Halaman Daftar Pelamar Bisa Tes Skill ... 110
Gambar 4.14 Tampilan Halaman Hasil Tes Skill ... 110
Gambar 4.15 Halaman Daftar Pelamar Bisa Tes PBM ... 111
Gambar 4.16 Halaman Header Test PBM ... 112
Gambar 4.17 Halaman Penilaian Test PBM oleh Koordinator ... 113
Gambar 4.18 Halaman Daftar Pelamar Bisa Wawancara Awal ... 114
Gambar 4.19 Halaman Wawancara Awal ... 114
Gambar 4.20 Halaman Daftar Lacak Pelamar ... 115
Gambar 4.21 Halaman Data Pelamar ... 116
Gambar 4.22 Halaman Lacak Profil Pelamar ... 117
Gambar 4.23 Halaman Lacak Dokumen Pelamar ... 118
Gambar 4.24 Halaman Detil Dokumen Pelamar ... 119
Gambar 4.25 Halaman Lacak Hasil Tes Skill ... 119
Gambar 4.26 Halaman Lacak Hasil Tes PBM ... 120
Gambar 4.27 Halaman Lacak Hasil Wawancara Awal ... 121
Gambar 4.28 Halaman Lacak Hasil Wawancara Lanjut ... 122
Gambar 4.29 Halaman Lacak Hasil Wawancara Final ... 122
Gambar 4.30 Halaman Lacak Permohonan SDM ... 123
Gambar 4.31 Halaman Lacak Detil Permohonan SDM ... 124
xx
Gambar 4.34 Submenu pada Menu Rekrutmen
Role Pembantu Ketua Terkait dan Role Ketua ... 127
Gambar 4.35 Submenu pada Menu Seleksi Role Pembantu Ketua Terkait dan Role Ketua ... 127
Gambar 4.36 Halaman Daftar Permohonan SDM Membutuhkan Persetujuan ... 128
Gambar 4.37 Halaman Persetujuan Permohonan SDM Tab Data Umum Kebutuhan Role Pembantu Ketua Terkait dan Role Ketua ... 129
Gambar 4.38 Halaman Persetujuan Permohonan SDM Tab Persetujuan Role Pembantu Ketua Terkait dan Role Ketua ... 129
Gambar 4.39 Halaman Persetujuan Wawancara Lanjutan ... 131
Gambar 4.40 Halaman Daftar Pelamar Bisa Wawancara Lanjutan ... 132
Gambar 4.41 Halaman Wawancara Lanjutan ... 132
Gambar 4.42 Halaman Home untuk Role Kepala Bagian PSDM ... 134
Gambar 4.43 Submenu pada Menu Pelamar pada Permohonan SDM Role Kepala Bagian PSDM ... 134
Gambar 4.44 Submenu pada Menu Rekrutmen Role Kepala Bagian PSDM ... 134
Gambar 4.45 Submenu pada Menu Pelamar Role Kepala Bagian PSDM ... 135
Gambar 4.46 Submenu pada Menu Seleksi Role Kepala Bagian PSDM ... 135
Gambar 4.47 Halaman Persetujuan Permohonan SDM Tab Persetujuan Role Kepala Bagian PSDM ... 136
Gambar 4.48 Halaman Daftar Pelamar ... 137
Gambar 4.49 Halaman Summary Pelamar ... 138
Gambar 4.50 Halaman Daftar Permohonan SDM Bisa Pasang Pelamar ... 139
xxi
Gambar 4.53 Halaman Dokumen Pelamar ... 142
Gambar 4.54 Halaman Isi Profil Pelamar ... 143
Gambar 4.55 Submenu pada Menu Pelamar Role Pelamar ... 143
Gambar 4.56 Submenus pada Menu Pelamar pada Permohonan SDM Role PIC ... 144
Gambar 4.57 Submenus pada Menu Pelamar Role PIC ... 144
Gambar 4.58 Halaman Home untuk Role Penguji ... 145
Gambar 4.59 Submenu pada Menu Seleksi Role Penguji ... 145
Gambar 4.60 Halaman Penilaian Tes PBM Untuk Penguji ... 146
Gambar 4.61 Submenu Pada Menu Pelamar Pada Permohonan SDM Role Pembantu Ketua 2 ... 147
Gambar 4.62 Submenu pada Menu Rekrutmen Role Pembantu Ketua 2 ... 147
Gambar 4.63 Submenu pada Menu Seleksi Role Pembantu Ketua 2 ... 147
Gambar 4.64 Halaman Daftar Pelamar Bisa Wawancara Final ... 148
Gambar 4.65 Halaman Wawancara Final ... 148
Gambar 4.66 Pesan Error User Karyawan Tidak Punya Role Pada Sistem .... 150
Gambar 4.67 Pesan Permohonan SDM Sudah Disimpan ... 151
Gambar 4.68 Pesan Permohonan SDM Sudah Dibatalkan ... 151
Gambar 4.69 Pesan Permohonan SDM Telah Disetujui ... 153
Gambar 4.70 Pesan Permohonan SDM Telah Ditolak ... 153
Gambar 4.71 Pesan Permohonan SDM Telah Diterima ... 153
Gambar 4.72 Pesan Permohonan SDM Sudah Dibatalkan ... 154
Gambar 4.73 Pesan Penerimaan Permohonan SDM Sudah Dibatalkan ... 154
xxii
Gambar 4.77 Pesan Penambahan Pelamar Sudah Tersimpan ... 156
Gambar 4.78 Pesan Pemanggilan Pelamar Sudah Disetujui ... 158
Gambar 4.79 Pesan Persetujuan Pemanggilan Dibatalkan ... 158
Gambar 4.80 Pesan Pelamar Sudah Ditandai ... 158
Gambar 4.81 Pesan Penandaan Sudah Dibatalkan ... 158
Gambar 4.82 Pesan Profil Pelamar Sudah Tersimpan ... 159
Gambar 4.83 Pesan Hasil Tes Skill Sudah Tersimpan ... 160
Gambar 4.84 Pesan Hasil Tes Skill Sudah Dibatalkan ... 160
Gambar 4.85 Pesan Header Tes PBM Sudah Disimpan ... 161
Gambar 4.86 Pesan Hasil Tes PBM Sudah Dibatalkan ... 161
Gambar 4.87 Pesan Penilaian Tes PBM oleh Koordinator Tersimpan ... 162
Gambar 4.88 Pesan Hasil Penilaian Tes PBM oleh Penguji Sudah Disimpan ... 163
Gambar 4.89 Pesan Hasil Penilaian Tes PBM oleh Penguji Sudah Dibatalkan ... 164
Gambar 4.90 Pesan Hasil Wawancara Awal Tersimpan ... 165
Gambar 4.91 Pesan Hasil Wawancara Dibatalkan ... 165
Gambar 4.92 Pesan Pelamar Disetujui untuk Wawancara Lanjutan ... 166
Gambar 4.93 Pesan Pelamar Ditolak untuk Wawancara Lanjutan ... 166
Gambar 4.94 Pesan Hasil Wawancara Lanjutan Disimpan ... 167
Gambar 4.95 Pesan Hasil Wawancara Lanjutan Dibatalkan ... 167
Gambar 4.96 Pesan Hasil Wawancara Final Tersimpan ... 169
xxiv
Lampiran 1. BPMN Proses Rekrutmen yang Berjalan ... 184
Lampiran 2. BPMN Proses Seleksi yang Berjalan ... 186
Lampiran 3. BPMN Proses Rekrutmen yang Direncanakan ... 188
Lampiran 4. BPMN Proses Seleksi yang Direncanakan ... 189
Lampiran 5. Formulir Permohonan SDM ... 190
Lampiran 6. Formulir Data Pelamar ... 191
Lampiran 7. Formulir Hasil Interview dan Tes ... 194
Lampiran 8. Penghitungan Dokumen Masuk ... 198
Lampiran 9. Model Data Konseptual ... 199
Lampiran 10. Model Data Fisik ... 200
Lampiran 11. Hasil Angket Role Kepala ... 201
Lampiran 12. Hasil Angket Role Pembantu Ketua ... 216
Lampiran 13. Hasil Angket Role PIC Rekrutmen ... 221
Lampiran 14. Hasil Angket Role Kepala Bagian PSDM ... 226
1
1.1 Latar Belakang Masalah
Pengembangan sumber daya manusia (PSDM) adalah salah satu bagian di
STIKOM Surabaya yang mengurusi masalah-masalah kepegawaian. Dalam
menjalankan tugas-tugasnya, PSDM dibagi menjadi beberapa sub bagian, salah
satunya adalah sub bagian Rekrutmen dan Kesejahteraan Karyawan yang
mengurusi tentang pemasangan iklan lowongan, tes karyawan, wawancara,
pengurusan asuransi, dll.
Dalam menangani proses rekrutmen dan seleksi, bagian Rekrutmen
menggunakan dokumen atau formulir kertas yang berpindah dari satu tempat ke
tempat yang lain sebagai bagian dalam proses. Dalam proses rekrutmen, terdapat
formulir permohonan SDM yang dibuat oleh Kepala Bagian/Kepala Program
Studi/Kepala Pusat (Kabag/Kapus/Kaprodi) yang mengajukan permintaan SDM.
Formulir ini harus disetujui lebih dulu oleh Pembantu Ketua (Puket) dan Ketua
STIKOM sebelum diterima oleh pihak PSDM untuk dibuatkan lowongan
pekerjaan (Lampiran 1). Dalam proses seleksi, dokumen pelamar (CV, fotokopi
ijazah, dll.) yang diterima oleh bagian PSDM, harus ditunjukkan ke Kabag terkait
permohonan SDM dan Puket terkait terlebih dahulu sebelum ditentukan, pelamar
yang bisa ikut tes seleksi dan pelamar yang tidak bisa ikut tes seleksi.
Dokumen-dokumen pelamar tersebut juga digunakan dalam proses wawancara yang
dilakukan dengan Kabag terkait, Puket terkait, dan Puket II. (Lampiran 2). Selain
yaitu dokumen yang dicetak sendiri oleh PSDM dan dokumen yang diserahkan
oleh pelamar ke PSDM. Untuk dokumen yang dicetak sendiri oleh PSDM dapat
dilihat pada Lampiran 5, Lampiran 6, dan Lampiran 7.
Tabel 1.1 Data Karyawan yang Masuk Dalam Tiga Tahun Terakhir (Sumber: PSDM STIKOM Surabaya)
Tahun Jumlah Karyawan diterima
2010 15
2011 41
2012 32
Total 88
Berdasarkan tabel 1.1, dapat dilakukan perhitungan untuk dijadikan
asumsi jumlah total dokumen yang masuk ke dalam PSDM dalam tiga tahun
terakhir melalui proses rekrutmen dan seleksi. Dari hasil penghitungan,
didapatkan jumlah kurang lebih 1144 lembar dokumen dengan rata-rata per tahun
381 dokumen, yang harus disimpan oleh pihak PSDM (Lampiran 8). Jumlah ini
belum ditambah dengan jumlah dokumen pelamar yang disimpan oleh PSDM,
meskipun pelamar tersebut gagal dalam seleksi atau belum mengikuti seleksi,
karena PSDM menyimpan dokumen pelamar yang gagal atau belum terseleksi
maksimal satu tahun. Dokumen ini digunakan ketika muncul kebutuhan SDM
yang harus dipenuhi secepatnya.
Berdasarkan sebuah penelitian yang dilakukan oleh IBM Software Group
(2008), sebuah organisasi sumber daya manusia berpotensi menghadapi beberapa
resiko jika tetap menggunakan kertas sebagai sumber informasi data karyawan.
Resiko-resiko tersebut yaitu:
b. Informasi yang tidak akurat
c. Beban administratif
d. Penyimpanan yang tidak perlu
e. Masalah keamanan
f. Resiko informasi karyawan diakses oleh pihak yang tidak berwenang
g. Resiko kesalahan dalam penempatan dokumen
h. Biaya penggandaan dan pengiriman
i. Kesulitan dalam pencarian data karyawan
j. Resiko penundaan penyelesaian proses transaksi
Setelah membandingkan antara fakta-fakta yang dikumpulkan dan isi dari
penelitian yang dilakukan oleh IBM Software Group (2008), maka dapat ditarik
sebuah kesimpulan, yaitu proses rekrutmen dan seleksi pada PSDM STIKOM,
yang mencakup lingkungan internal dan eksternal dari STIKOM Surabaya, masih
berkutat pada pemrosesan menggunakan dokumen kertas, sehingga memiliki
empat resiko potensial yang ditemukan dalam proses administratifnya, yaitu:
a. Storage requirement
Kebutuhan untuk penyimpanan dokumen pelamar yang semakin bertambah
dengan adanya kebutuhan-kebutuhan SDM yang akan datang dan dokumen –
dokumen pelamar yang akan diberikan ke STIKOM.
b. Extensive resources to file and search for documents
Kesulitan dalam mencari dan menyimpan dokumen pelamar. Semakin
banyaknya dokumen pelamar yang menumpuk secara fisik akan menyulitkan
c. Security risk
Resiko informasi calon karyawan diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
Pihak yang tidak berwenang adalah orang-orang yang tidak terkait atau tidak
memiliki kepentingan dalam proses rekrutmen dan seleksi.
d. Delay risk
Resiko penundaan penyelesaian proses rekrutmen dan seleksi karena formulir
permohonan SDM atau dokumen pelamar tidak bisa diakses oleh pihak-pihak
yang terkait secara bersamaan.
Berdasarkan penelitian oleh IBM Software Group (2008), untuk
mengurangi atau menghindari resiko-resiko yang sudah dijelaskan sebelumnya,
dapat dengan melakukan transformasi dokumen kertas menjadi dokumen digital.
Transformasi dokumen kertas menjadi dokumen digital merupakan sebuah
kemajuan besar dalam mengurangi biaya dan membawa efisiensi ke organisasi
SDM. Informasi karyawan yang ditangkap dan disimpan secara elektronik dapat
menghilangkan kebutuhan untuk kembali memasukkan data, mengurangi
kesalahan data, memungkinkan akses bersamaan oleh beberapa orang,
menghilangkan pengarsipan yang salah, dan sangat mengurangi kebutuhan untuk
menyalin, mencetak, dan menyuratkan dokumen SDM (IBM Software Group,
2008).
Berdasarkan teori di atas, ditemukan juga resiko baru, yaitu memastikan
proses rekrutmen dan seleksi tetap berjalan dengan baik meskipun dokumen
kertas telah digantikan dengan dokumen digital. Untuk menyelesaikan resiko ini,
ditemukan sebuah teori, yaitu administrative workflow system. Administrative
penggunaan formulir elektronik yang terhubung dengan email. Sistem ini biasa
diaplikasikan ke dalam tugas-tugas administrasi rutin seperti persetujuan
pengajuan cuti, pemrosesan pemesanan pembelian, dll (Chaffey, 1963).
Berdasarkan teori di atas, akan dibuat sebuah perangkat lunak sebagai
suatu solusi untuk menyelesaikan resiko-resiko yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Perangkat lunak ini menerapkan administrative workflow system untuk langsung
mengarahkan alur proses ke orang yang berwenang sehingga tetap menjaga
jalannya proses rekrutmen dan seleksi dan menjaga agar pihak yang tidak
berwenang tidak bisa mengakses dokumen pelamar. Perangkat lunak ini mampu
mengurangi penggunaan dokumen kertas pada proses rekrutmen dan seleksi
sebesar 61,5% dari jumlah minimal dokumen yang harus disimpan oleh PSDM,
dan akan menjadi 100% jika dokumen pelamar juga diubah menjadi dokumen
digital dan disimpan ke dalam perangkat lunak, sehingga dapat mengurangi resiko
storage requirement sekaligus memudahkan dalam pencarian dokumen pelamar
yang sudah tersimpan. Pada perangkat lunak ini, semua formulir yang dicetak oleh
PSDM akan digantikan menjadi formulir digital yang bisa diakses dari jaringan,
lalu setiap transaksi dan persetujuan yang dibutuhkan akan dimasukkan ke dalam
formulir digital. Selain itu, untuk menjaga agar proses berjalan dengan baik,
perangkat lunak akan menggunakan push message untuk memberitahukan orang
yang berwenang pada sebuah proses untuk menjalankan tugasnya.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang penelitian yang sudah dituliskan sebelumnya,
a. Bagaimana menggantikan posisi formulir kertas yang dicetak sendiri oleh
pihak PSDM dan digunakan dalam proses rekrutmen dan seleksi
b. Bagaimana mengurangi kebutuhan penyimpanan dokumen secara fisik dalam
proses rekrutmen dan seleksi
c. Bagaimana memudahkan pihak PSDM dalam mencari dokumen atau data
pelamar.
d. Bagaimana menghindari resiko adanya dokumen pelamar atau calon
karyawan yang diakses atau dibaca pihak tidak berwenang.
e. Bagaimana menjamin agar meskipun penggunaan dokumen kertas dikurangi,
workflow proses rekrutmen dan seleksi tetap berjalan.
1.3 Batasan Masalah
Terdapat batasan-batasan dalam pengerjaan penelitian ini, yaitu:
1. Proses uji coba pada produk akan dilakukan berdasarkan spesifikasi
kebutuhan perangkat lunak yang sudah disetujui.
2. Penelitian tidak akan membahas tentang formulir elektronik.
3. Penelitian tidak akan membahas tentang workflow queue.
4. Penelitian tidak menangani proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan
untuk unit bisnis yayasan atau rekrutmen dan seleksi petugas umum (PU).
5. Penelitian diakhiri pada proses wawancara final. Penelitian tidak membahas
tentang penentuan atau penilaian karyawan mana yang masuk menjadi
karyawan berdasarkan permohonan SDM yang diajukan, dan tidak membahas
pemindahan data pelamar yang sudah lulus seleksi ke dalam data karyawan
milik STIKOM Surabaya.
1.4 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah yang sudah dituliskan sebelumnya, maka
tujuan penelitian adalah merancang dan membangun perangkat lunak
administrative workflow system. Perangkat lunak ini mampu mengurangi
penggunaan dokumen kertas, serta mengurangi potensi resiko yang muncul dalam
proses rekrutmen dan seleksi. Perangkat lunak ini juga tetap menjaga agar alur
proses rekrutmen dan seleksi tetap sesuai dengan proses yang ada pada STIKOM
Surabaya.
1.5 Manfaat Penelitian
Beberapa manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Terdapat pengurangan kebutuhan mencetak formulir yang digunakan untuk
proses administratif rekrutmen dan seleksi oleh person in charge (PIC)
rekrutmen, karena formulir sudah dapat diakses pada sistem.
2. Pada saat pelamar dipanggil untuk tes, dokumen yang diserahkan pelamar
diubah menjadi dokumen digital dan dimasukkan ke dalam sistem, sehingga
memudahkan dokumen pelamar untuk dibaca oleh pihak-pihak yang terkait
dalam proses rekrutmen dan seleksi, tanpa harus saling menunggu antara
pihak satu dengan pihak yang lain. Selain itu, dapat dijamin bahwa dokumen
pelamar hanya bisa diakses dan diisi oleh pihak-pihak yang berwenang dalam
proses rekrutmen dan seleksi.
3. Dengan bantuan push message, PSDM dapat memastikan bahwa proses
rekrutmen dan seleksi dapat berjalan, meskipun penggunaan dokumen dan
4. Kabag/Kapus/Kaprodi dapat melacak perkembangan dari pengajuan SDM
yang sudah dilakukan melalui sistem.
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan tugas akhir ini dibagi menjadi lima bab, yaitu bab pendahuluan,
bab landasan teori, bab analisis dan perancangan sistem, bab implementasi dan
evaluasi sistem, dan bab penutup. Bab pendahuluan berisi tentang latar belakang
topik tugas akhir, rumusan permasalahan dari latar belakang penelitian, batasan
dalam penelitian, tujuan penelitian, dan manfaat dari penelitian.
Bab landasan teori berisi penjelasan tentang proses rekrutmen dan seleksi
yang menjadi domain penelitian dari tugas akhir. Bab ini juga menjelaskan
tentang workflow system dan penelitian yang sudah dilakukan oleh IBM Software
Group, yang menjadi dasar pembentukan solusi dari permasalahan yang diangkat
dalam tugas akhir. Selain domain dan solusi, bab ini juga menjelaskan tentang
model inkremental yang digunakan sebagai metode dalam membangun solusi
permasalahan.
Bab analisis dan perancangan sistem berisi penjelasan tentang hasil
identifikasi dan analisis permasalahan yang diangkat pada penelitian. Bab ini juga
menjelaskan perancangan sistem, yang terdiri dari diagram konteks, diagram
jenjang, diagram alir data (DFD), diagram hubungan entitas (ERD), struktur tabel,
desain antarmuka produk, dan desain uji coba produk.
Bab empat adalah bab implementasi dan evaluasi. Bab ini berisi tentang
penjelasan implementasi desain sistem. Bab ini juga berisi hasil uji coba yang
sudah dilakukan pada produk berdasarkan desain uji coba yang sudah dibuat
Bab penutup berisi tentang kesimpulan dari penelitian yang telah
dilakukan. Bab ini juga berisi saran-saran yang dapat menjadi tambahan untuk
10
2.1 Rekrutmen dan Seleksi
Rekrutmen adalah sebuah proses menarik minat individu dalam sebuah
jangka waktu tertentu, dalam jumlah yang sesuai dan dengan kualifikasi yang
sesuai, dan meyakinkan mereka untuk melamar kerja pada sebuah organisasi.
Proses rekrutmen dipicu ketika seorang manajer menyerahkan dokumen
permintaan karyawan, yaitu sebuah dokumen yang menspesifikasikan nama
pekerjaan, nama bagian, tanggal kapan karyawan dibutuhkan, dan informasi lain.
Dengan informasi ini, manajer sumber daya manusia dapat mengacu deskripsi
kerja yang sesuai untuk menentukan kualifikasi dari orang yang akan direkrut.
Proses rekrutmen juga bisa dipicu setelah dilakukan perencaan sumber daya
manusia. Proses rekrutmen dimulai dengan menentukan sumber dari sumber daya
manusia (SDM) yang akan direkrut, lalu menentukan metode perekrutan SDM,
yang akan menghasilkan pelamar pekerjaan pada perusahaan. Untuk gambaran
proses rekrutmen dapat dilihat pada Gambar 2.1 (Mondy dan Noe, 1990).
Seleksi adalah sebuah proses untuk memilih orang terbaik dari sejumlah
pelamar, yang cocok untuk sebuah posisi. Proses seleksi dimulai ketika pelamar
pekerjaan sudah terkumpul melalui proses rekrutmen. Pelamar akan melakukan
serangkaian tes dan wawancara sebelum akhirnya perusahaan menentukan
pelamar mana yang akan diterima bekerja sebagai karyawan. Gambaran proses
Human Resource Planning
Alternatives Of Recruitment
Recruitment
Internal Sources External Sources
Internal Methods External Methods
Recruited Individuals
Gambar 2.1 Proses Rekrutmen (Mondy dan Noe, 1990)
Recruited Individual
Preliminary Interview
Evaluation Of Application
Selection Test
Employment Interview
Reference and Background Checks
Selection Decision
Physical Examination
Employed Individual
Reje
ct
e
d Applicant
Internal Environment External Environment
2.2 Workflow Management System (WfMS)
Menurut Chaffey (1963), Workflow Management System adalah tipe
perangkat lunak khusus yang digunakan untuk membantu kerja kolaboratif dengan
komputer, dan sering disebut sebagai otomatisasi workflow, karena WfMS bisa
mengotomatisasi tugas atau aktifitas yang dilakukan manusia atau komputer dari
sebuah organisasi.
Workflow Management Coalition (WfMC) menggambarkan workflow
sebagai fasilitasi komputerisasi atau otomatisasi proses bisnis secara keseluruhan
atau sebagian, sedangkan WfMS digambarkan sebagai sebuah sistem yang
mendefinisikan, menciptakan, dan mengelola pelaksanaan workflow melalui
penggunaan perangkat lunak, yang berjalan pada satu atau lebih workflow engine,
yang mampu menafsirkan definisi proses, berinteraksi dengan peserta workflow,
dan jika diperlukan, meminta penggunaan alat dan aplikasi teknologi informasi
(Chaffey, 1963).
Workflow dapat memberikan perbedaan yang besar pada efisiensi
operasional dari proses yang ada pada sebuah bisnis. Workflow dapat membantu
manajer dalam mengoordinasikan tugas-tugas yang dilakukan oleh staf dan
memberikan informasi kepada staf untuk membantu mereka melakukan
tugas-tugasnya. Keuntungan bisnis utama dari penerapan sebuah workflow system
adalah waktu penyelesaian dan biaya dari proses bisnis yang ada sekarang dapat
dikurangi.
2.2.1 Elemen Kerja Kunci dalam Workflow System
Sebuah workflow dapat digambarkan sebagai suatu hal yang terdiri atas
Gambar 2.3 akan dijelaskan bagaimana sebuah kegiatan dipecah menjadi
workitem individu yang harus diselesaikan. Setiap workitem dilakukan oleh
sebuah resource, baik perangkat lunak, perangkat keras, atau seorang personil
yang memiliki tanggung jawab untuk melakukannya. Workitem yang akan
diselesaikan ditunjukkan pada sebuah workflow queue, yang adalah sebuah daftar
kerja dari semua tugas yang akan diselesaikan oleh seorang individu atau sebuah
tim.
Business Process
Activity (or tasks)
Broken Down Into
Business Rule (or process Definition) Define Sequence
Work Item
Broken Down Into
Workflow Queue Contains
Resource (Computer
or Human) Completed by
[image:31.595.91.507.288.530.2]role
Gambar 2.3 Elemen Kerja Kunci dalam Sistem Workflow (Chaffey, 1963)
a. Process Elements (Work Activities or Tasks)
Aktifitas kerja atau tugas adalah unit kerja individu yang membentuk
workflow. Aktifitas-aktifitas ini biasanya bisa diuraikan menjadi sub tugas
yang membentuk sebuah hirarki tugas. Pada saat sebuah aktifitas kerja
diselesaikan, perubahan status sebuah obyek akan terjadi dan perlu dicatat
oleh sistem.
b. Resources and Their Roles
Resources adalah sumber daya manusia atau komputer yang melakukan
yang dikenal sebagai partisipan workflow diberikan 1 (satu) atau beberapa
peran (role) yang akan menentukan apakah mereka dapat melakukan tugas
tertentu. Penggunaan peran daripada individu lebih penting karena akan
memudahkan untuk memindahkan tanggung jawab seseorang ke orang lain
dengan peran yang sama. Pada situasi tertentu, adalah penting untuk
menentukan bahwa sebuah tugas ditingkatkan pada sebuah peran yang
berbeda.
c. Dependencies and Business Rules
Dependencies menjelaskan bagaimana aktifitas yang berbeda berhubungan
satu sama lain. Dependencies didefinisikan oleh peraturan bisnis yang
membangun workflow. Urutan dari aktifitas dapat diatur berdasarkan
pre-condition (kondisi sebelum) atau post-pre-condition (kondisi sesudah) yang harus
dipenuhi sebelum mulai atau selesainya sebuah aktifitas.
d. Workflow Queue
Workflow system biasanya menerapkan sebuah antrian workflow yang
digunakan untuk menugaskan sebuah tugas ke individu. Sebuah urutan
workflow akan menampung sebuah daftar tugas atau aktifitas yang harus
dikerjakan dalam sebuah urutan prioritas.
e. Case Management
Penggunaan dari sebuah case atau tiruan dari folder adalah sebuah hal yang
umum pada sistem workflow. Sebuah case akan terdiri atas sebuah instance
tunggal dari subyek dan obyek yang utama dari workflow, yaitu pelanggan.
Setiap case dapat digambarkan sebagai sebuah berkas dari sebuah lemari
f. Messaging
Pesan tambahan dapat dikirim antara teman sekerja ketika terjadi kejadian
yang tidak biasa, yang mengganggu lancarnya jalan dari sistem. Sistem
mungkin menggunakan standard company mail system, atau sistem workflow
akan mengijinkan sebuah notifikasi untuk dikeluarkan atau dapat mengijinkan
perubahan jalur sebuah tugas atau pencabutan sebuah tugas.
2.2.2 Administrative Workflow System
Administrative workflow system adalah sebuah sistem workflow umum,
yang memanfaatkan penggunaan formulir elektronik yang terhubung dengan
email. Sistem ini biasa diaplikasikan ke dalam tugas-tugas administrasi rutin
seperti persetujuan pengajuan cuti, pemrosesan pemesanan pembelian, dll. The
Gartner Group memperkirakan bahwa 83% dari semua dokumen bisnis di
Amerika Serikat adalah dokumen formulir dengan biaya pembelian tahunan
sebesar 6-8 milyar dolar Amerika dan biaya pemroresan mencapai 360 milyar
dolar Amerika. Formulir-formulir kertas ini menjadi target dari 1995 Paper
Reduction Act (Chaffey, 1963).
Manfaat yang besar dapat terjadi melalui mengotomatisasikan proses
berbasis formulir. Proses dapat berbalik lebih cepat menggunakan formulir
elektronik dan mengurangi biaya melalui pengurangan biaya pembelian formulir
dan waktu siklus yang lebih pendek. Salah satu penghematan biaya terbesar
adalah koordinasi pengolahan formulir yang sekarang ditangani oleh logika bisnis
2.3 Managing Employee Information from Hire to Retire.
Organisasi sumber daya manusia (SDM) membutuhkan akses ke semua
dokumen karyawan yang berkaitan dari satu titik akses yang aman, daripada
mencarinya di beberapa sistem dan area penyimpanan fisik di seluruh bagian
perusahaan. Apakah dokumen yang dimaksud adalah resume yang baru
diserahkan atau yang telah diarsipkan, perjanjian karyawan dan buku panduan,
dokumentasi penggajian, panduan kebijakan atau dokumen lain yang berhubungan
dengan karyawan, informasi tersebut harus mudah diakses, sambil dikelola
dengan aman.
Kebanyakan organisasi SDM “terpendam” di dalam kertas, dan
perusahaan yang bergantung pada dokumen kertas sebagai sumber informasi
karyawan dapat membayar harga yang sangat mahal untuk melangsungkan
lingkungan SDM yang menggunakan dokumen cetak. Mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, dan menunjukkan informasi karyawan secara manual dapat
menciptakan risiko yang cukup besar, inefisiensi dan biaya, administrasi yang
berlebihan dan tidak perlu, risiko keamanan, biaya dan kebutuhan penyimpanan,
dokumen yang hilang, biaya-biaya penyalinan dan pengiriman, dan
masalah-masalah lainnya yang bisa menjadi beban yang tidak perlu bagi departemen SDM
ketika solusi dan proses yang ada dapat mempersingkat operasi SDM.
Pengolahan dokumen kertas karyawan membutuhkan sumber daya yang
besar untuk menyimpan dan mencari dokumen, dan meningkatkan kemungkinan
untuk salah menaruh dokumen penting. Kertas juga memperkenalkan risiko
memamerkan informasi rahasia kepada individu yang tidak berwenang. Ketika
tidak dapat mengakses informasi yang sama secara bersamaan, tanpa membuat
salinan. Proses SDM yang berkutat pada dokumen berbentuk kertas berpotensi
mengganggu penyelesaian transaksi karyawan, dan melibatkan manajemen
pencatatan yang lebih tinggi dan biaya pengiriman.
Selain dokumen bagi karyawan saat ini, kebanyakan organisasi SDM
mempertahankan dokumen yang berkaitan dengan bekas karyawan dalam jumlah
yang lebih besar. Perusahaan sering menyimpan dokumen karyawan lebih lama
dari yang diperlukan secara hukum, lebih lanjut memaparkan dokumen-dokumen
tersebut kepada risiko potensial, penyimpanan berkelanjutan, dan biaya
pemeliharaan.
Proses manual dapat memakan waktu yang berlebihan untuk
menyelesaikannya, yang dapat menyebabkan penundaan lebih lanjut dalam proses
lain yang bergantung pada penyelesaian proses manual SDM.
Transformasi dokumen kertas menjadi dokumen digital merupakan
sebuah kemajuan besar dalam mengurangi biaya dan membawa efisiensi ke
organisasi SDM. Efisiensi lebih lanjut dapat dicapai dengan mengganti formulir
kertas dengan formulir elektronik yang secara otomatis menangkap data
terstruktur dan tidak terstruktur, memulai atau memungkinkan partisipasi dalam
proses bisnis, dan melalui integrasi yang cermat, bahkan dapat digunakan untuk
memperbarui informasi yang disimpan dalam basis data dan sistem Enterprise
Resource Planning (ERP). Informasi karyawan yang ditangkap dan disimpan
secara elektronik menghilangkan kebutuhan untuk kembali memasukkan data,
mengurangi kesalahan data, memungkinkan akses bersamaan oleh beberapa orang,
menyalin, mencetak dan menyuratkan dokumen SDM (IBM Software Group,
2008).
2.4 Perangkat Lunak
Perangkat lunak (software) adalah (1) Perintah (program komputer) yang
bila dieksekusi, memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan. (2)
Struktur data yang memungkinkan program memanipulasi informasi secara
proporsional, dan (3) Dokumen yang menggambarkan operasi dan kegunaan
program (Pressman, 2002). Perangkat lunak tidak hanya program komputer saja,
tetapi juga semua dokumentasi terkait dan data konfigurasi yang diperlukan untuk
membuat program tersebut beroperasi dengan benar (Sommerville, 2001).
Menurut Pressman (2002), perangkat lunak lebih merupakan elemen
logika dan bukan merupakan elemen sistem fisik. Dengan demikian, perangkat
lunak memiliki ciri yang berbeda dari perangkat keras:
1. Perangkat lunak dibangun dan dikembangkan, tidak dibuat dalam bentuk
yang klasik.
2. Perangkat lunak tidak pernah usang.
3. Sebagian besar perangkat lunak dibuat secara custom built, serta tidak dapat
dirakit dari komponen yang sudah ada.
Terdapat dua tipe dari produk perangkat lunak (Sommerville, 2001),
yaitu:
1. Generic Software
Perangkat lunak generik adalah perangkat lunak mandiri (stand alone) yang
diproduksi oleh sebuah perusahaan pengembangan perangkat lunak dan dijual
2. Custom Software
Custom software (atau yang dipesan terlebih dahulu) adalah perangkat lunak
yang dipesan oleh seorang pembeli tertentu. Perangkat lunak ini
dikembangkan khusus oleh kontraktor perangkat lunak untuk pembeli
tersebut.
Menurut Jogiyanto (2003), terdapat dua macam perangkat lunak:
1. System Software
Perangkat lunak yang mengoperasikan sistem komputer. Dapat
dikelompokkan lagi dalam 3 bagian, yaitu: Operating System, Utility, dan
Language
2. Application Software
Program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk
menyelesaikan aplikasi tertentu.
2.4.1 Rekayasa Perangkat Lunak
Fritz Bauer (Pressman, 2002) memberikan definisi pada konferensi
seminar masalah pengembangan perangkat lunak: Rekayasa perangkat lunak
adalah pengembangan dan penggunaan prinsip pengembangan suara untuk
memperoleh perangkat lunak secara ekonomis yang handal dan bekerja secara
efisien pada mesin nyata. Berdasarkan definisi ini, IEEE (Pressman, 2002) telah
mengembangkan definisi yang lebih komprehensif, yaitu rekayasa perangkat
lunak adalah: (1) Aplikasi dari sebuah pendekatan kuantitatif, disiplin, dan
sistematis kepada pengembangan, operasi, dan pemeliharaan perangkat lunak;
yaitu aplikasi dari rekayasa perangkat lunak. (2) Studi tentang
Rekayasa perangkat lunak adalah suatu disiplin rekayasa yang berkaitan
dengan semua aspek produksi perangkat lunak dari tahap awal spesifikasi sistem,
sampai dengan pemeliharaan sistem setelah sistem tersebut dipakai (Sommerville,
2001). Rekayasa merupakan analisis, desain, konstruksi, verifikasi, dan
manajemen kesatuan teknik (atau sosial). Tanpa memperdulikan kesatuan yang
dikembangkan, terdapat beberapa pertanyaan yang harus dimunculkan dan
dijawab (Pressman, 2002), yaitu:
a. Masalah apa yang akan dipecahkan?
b. Karakteristik kesatuan apakah yang dipakai untuk menyelesaikan masalah
tersebut?
c. Bagaimanakah kesatuan (dan pemecahan tersebut) diadakan?
d. Bagaimanakah kesatuan tersebut dibangun?
e. Pendekatan apakah yang akan dipakai untuk menemukan
kesalahan-kesalahan yang dibuat di dalam desain dan konstruksi dari kesatuan tersebut?
f. Bagaimanakah kesatuan tersebut ditopang selama proses adaptasi yang lama
pada saat koreksi, serta ketika perbaikan dibutuhkan oleh para pemakai
kesatuan tersebut?
2.4.2 Incremental Model
Incremental Model (model inkremental) adalah model dalam rekayasa
perangkat lunak yang menggabungkan elemen-elemen model sekuensial linier
(diaplikasikan secara berulang) dengan filosofi purwarupa iteratif (Pressman,
2002). Model inkremental dalam pengembangan adalah sebuah sarana untuk
mengurangi pengerjaan ulang dalam proses pengembangan perangkat lunak dan
detil kebutuhan pelanggan tersebut sampai pelanggan tersebut mendapatkan
pengalaman dengan sistem yang sedang dikembangkan (Sommerville, 2001).
Pada saat model inkremental dipergunakan, peningkatan pertama sering
merupakan produk inti (core product), yaitu sebuah model peningkatan yang
dipergunakan, tetapi beberapa antarmuka tambahan (beberapa diketahui dan
beberapa tidak) tetap tidak disampaikan. Produk inti tersebut dipergunakan oleh
pelanggan (atau mengalami pengkajian detil). Sebagai hasil dari pemakaian
dan/atau evaluasi, maka dikembangkan rencana untuk peningkatan selanjutnya.
Rencana tersebut menekankan modifikasi produk inti untuk secara lebih baik
memenuhi kebutuhan para pelanggan dan penyampaian fitur serta fungsionalitas
tambahan. Proses ini diulangi mengikuti penyampaian setiap peningkatan sampai
bisa menghasilkan produk yang lengkap (Pressman, 2002).
Analisa Desain Kode Test Pengiriman
inkrement 1
Analisa Desain Kode Test Pengiriman
inkrement 2
Analisa Desain Kode Test Pengiriman
inkrement 3
Waktu kalender Inkrement 2
Inkrement 3
Gambar 2.4 Alur Model Inkremental (Pressman, 2002)
Define Outline Requirements
Assign Requirements to
Increments
Design System Architecture
Develop System Increment
Validate Increment
Integrate
Increment Validate System
Final System
[image:39.595.91.509.301.549.2]System Incomplete
Model inkremental memiliki beberapa keuntungan (Sommerville, 2001):
a. Pelanggan tidak harus menunggu sampai seluruh sistem diselesaikan dan
pelanggan bisa mendapatkan nilai dari sistem tersebut. Peningkatan pertama
memenuhi kebutuhan mereka yang paling kritis sehingga perangkat lunak
dapat segera digunakan.
b. Pelanggan dapat menggunakan peningkatan awal sebagai purwarupa dan
mendapatkan pengalaman yang menyebutkan persyaratan untuk peningkatan
sistem kemudian.
c. Ada risiko yang lebih rendah dari kegagalan proyek secara keseluruhan.
Meskipun masalah mungkin ditemui di beberapa tahapan peningkatan, ada
kemungkinan bahwa beberapa akan berhasil dikirim ke pelanggan.
d. Layanan berprioritas tertinggi diserahkan pertama kali dan kemudian tahapan
peningkatan selanjutnya diintegrasikan dengan peningkatan sebelumnya,
tidak dapat dihindari bahwa layanan sistem yang paling penting menerima
paling banyak pengujian. Ini berarti bahwa pelanggan cenderung tidak
mengalami kegagalan perangkat lunak di bagian yang paling penting dari
sistem.
Model inkremental juga memiliki kekurangan (Sommerville, 2001):
a. Tahapan peningkatan harus relatif kecil (tidak lebih dari 20.000 baris kode)
dan masing-masing tahapan peningkatan harus memberikan beberapa fungsi
sistem. Oleh karenanya, bisa sulit untuk memetakan kebutuhan pelanggan
menjadi tahapan peningkatan dengan ukuran yang tepat.
b. Kebanyakan sistem memerlukan seperangkat fasilitas dasar yang digunakan
didefinisikan secara rinci sampai tahapan peningkatan akan
diimplementasikan, sulit untuk mengetahui fasilitas umum yang dibutuhkan
24
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
3.1.1 Identifikasi Permasalahan
Dalam menangani proses rekrutmen dan seleksi, bagian rekrutmen PSDM
STIKOM Surabaya menggunakan dokumen atau formulir kertas yang berpindah
dari 1 (satu) tempat ke tempat yang lain sebagai bagian dalam proses. Dalam
proses rekrutmen, terdapat formulir permohonan SDM yang dibuat oleh Kepala
Bagian/Kepala Program Studi/Kepala Pusat (Kabag) yang mengajukan
permintaan SDM. Formulir ini harus disetujui lebih dulu oleh Pembantu Ketua
(Puket) dan Ketua STIKOM sebelum diterima oleh pihak PSDM untuk dibuatkan
lowongan pekerjaan. Dalam proses seleksi, dokumen pelamar (CV, fotokopi
ijazah, dll.) yang diterima oleh bagian PSDM, harus ditunjukkan ke Kabag terkait
dan Puket terkait terlebih dahulu sebelum ditentukan, pelamar yang bisa ikut tes
dan pelamar yang tidak. Dokumen-dokumen pelamar tersebut juga digunakan
dalam proses wawancara yang dilakukan dengan Kabag terkait, Puket terkait, dan
Puket II. Selain dokumen yang bergerak, terdapat dokumen yang harus diarsip
dalam proses ini, yaitu dokumen yang dicetak sendiri oleh PSDM dan dokumen
yang diserahkan oleh pelamar ke PSDM.
Berdasarkan sebuah penelitian yang dilakukan oleh IBM Software Group
(2008), sebuah organisasi sumber daya manusia (SDM) berpotensi menghadapi
beberapa resiko jika tetap menggunakan kertas sebagai sumber informasi data
a. Biaya penyimpanan
b. Informasi yang tidak akurat
c. Beban administratif
d. Penyimpanan yang tidak perlu
e. Masalah keamanan
f. Resiko informasi karyawan diakses oleh pihak yang tidak berwenang
g. Resiko kesalahan dalam penempatan dokumen
h. Biaya penggandaan dan pengiriman
i. Kesulitan dalam pencarian data karyawan
j. Resiko penundaan penyelesaian proses transaksi
Setelah membandingkan antara fakta-fakta yang dikumpulkan dan isi dari
penelitian yang dilakukan oleh IBM Software Group (2008), maka dapat ditarik
sebuah kesimpulan, yaitu proses rekrutmen dan seleksi pada PSDM STIKOM,
yang mencakup lingkungan internal dan eksternal dari STIKOM Surabaya, masih
berkutat pada pemrosesan menggunakan dokumen cetak, sehingga memiliki
empat resiko potensial yang ditemukan dalam proses administratifnya, yaitu:
a. Storage requirement
Kebutuhan untuk penyimpanan dokumen pelamar yang semakin bertambah
dengan adanya kebutuhan-kebutuhan SDM yang akan datang dan
dokumen-dokumen pelamar yang akan diberikan ke STIKOM.
b. Extensive resources to file and search for documents
Kesulitan dalam mencari dan menyimpan dokumen pelamar. Semakin
banyaknya dokumen pelamar yang menumpuk secara fisik akan menyulitkan
c. Security risk
Resiko informasi calon karyawan diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
Pihak yang tidak berwenang adalah orang-orang yang tidak termasuk dalam
proses rekrutmen dan seleksi.
d. Delay risk
Resiko penundaan penyelesaian proses rekrutmen dan seleksi karena formulir
permohonan SDM atau dokumen pelamar tidak bisa diakses oleh pihak-pihak
yang terkait secara bersamaan.
3.1.2 Analisis Permasalahan
Berdasarkan penelitian oleh IBM Software Group (2008), transformasi
dokumen kertas menjadi dokumen digital merupakan sebuah kemajuan besar
dalam mengurangi biaya dan membawa efisiensi ke organisasi sumber daya
manusia (SDM). Informasi karyawan yang ditangkap dan disimpan secara
elektronik dapat menghilangkan kebutuhan untuk kembali memasukkan data,
mengurangi kesalahan data, memungkinkan akses bersamaan oleh beberapa orang,
menghilangkan pengarsipan yang salah, dan sangat mengurangi kebutuhan untuk
menyalin, mencetak dan menyuratkan dokumen SDM. (IBM Software Group,
2008).
Berdasarkan penelitian di atas, maka terdapat beberapa solusi yang
disarankan untuk mengurangi atau menghindari resiko-resiko yang sudah
disebutkan sebelumnya. Solusi dibagi menjadi dua bagian:
a. Solusi untuk proses rekrutmen
Formulir permohonan SDM dirubah menjadi sebuah formulir digital. Setiap
Untuk setiap pihak yang dapat mengakses formulir akan dibagi berdasarkan
perannya pada proses rekrutmen (berdasarkan role pada workflow).
b. Solusi untuk proses seleksi
Setiap dokumen fisik milik pelamar dirubah menjadi dokumen digital, lalu
disimpan pada sistem, berdasarkan data pelamar. Dokumen digital ini juga
harus mudah dibaca pada setiap proses seleksi. Selain dokumen pelamar,
setiap formulir yang digunakan pada setiap tes dan wawancara juga dirubah
menjadi formulir digital, dan setiap hasil tes dan wawancara dimasukkan ke
dalam formulir digital tersebut.
Berdasarkan solusi di atas, ditemukan juga resiko baru, yaitu memastikan
proses rekrutmen dan seleksi tetap berjalan dengan baik meskipun setiap formulir
dan dokumen kertas telah digantikan dengan bentuk digital. Untuk menyelesaikan
resiko ini, ditemukan sebuah teori, yaitu administrative workflow system.
Administrative workflow system adalah sebuah sistem workflow umum, yang
memanfaatkan penggunaan formulir elektronik yang terhubung dengan email.
Sistem ini biasa diaplikasikan ke dalam tugas-tugas administrasi rutin seperti
persetujuan pengajuan cuti, pemrosesan pemesanan pembelian, dll. (Chaffey,
1963).
Berdasarkan teori di atas, maka ditambahkan sebuah solusi baru untuk
menjaga agar proses rekrutmen dan seleksi bisa tetap berjalan, yaitu untuk setiap
proses yang perlu diketahui oleh pihak lain, akan diterapkan pengiriman push
message yang berfungsi sebagai pengingat kepada setiap pihak yang memiliki
3.2 Desain Sistem 3.2.1 Context Diagram
Context diagram dibuat untuk menampilkan entitas apa saja yang akan
berinteraksi dengan sistem yang akan dibangun. Dalam sistem yang akan
dibangun, entitas yang berinteraksi dengan sistem akan sama dengan role yang
akan diterapkan pada pengguna sistem, yaitu Kabag/Kapus/Kaprodi, Ketua
STIKOM, pelamar, penguji, Puket 2, Puket terkait, Kabag PSDM, dan PIC
[image:46.595.91.513.312.607.2]rekrutmen. Desain context diagram dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Context Diagram
PROFIL PELAMA R
MARKING PELA MA R PA NGGIL SELEKSI
PENERIMAA N PERMOHONA N SDM
HASIL INTERVIEW FINA L
HASIL INTERVIEW LANJUT KEPUTUSA N WA WA NCARA LA NJUTA N
KEPUTUSA N PEMA NGGILA N PELA MA R KEPUTUSA N PERMOHONA N SDM
KEPUTUSA N PERMOHONA N SDM
PENILAIA N HASIL TES KEPUTUSA N PEMA NGGILA N PELA MA R
DATA PELA MA R
HASIL INTERVIEW A WA L HASIL TES PENGAJUA N PERMOHONA N SDM
0
A DMINISTRA TIV E WORKFLOW SY STEM
+
KEPA LA BAGIAN
PIC PENGUJI
KETUA STIKOM
PEMBANTU KETUA
PEMBANTU KETUA 2 KEPA LA
BAGIAN PSDM
3.2.2 Diagram Jenjang (HIPO)
Diagram jenjang digunakan untuk menampilkan seluruh proses yang akan
ditangani pada sistem yang akan dibangun. Sistem akan dibangun berdasarkan 2
proses besar yaitu rekrutmen dan seleksi. Proses rekrutmen terdiri atas subproses
yang berjalan berurutan, yaitu mengajukan permohonan SDM, persetujuan
permohonan SDM, dan memasang pelamar pada permohonan SDM. Proses
seleksi terdiri subproses menentukan pelamar yang mengikuti seleksi, mengisi
profil pelamar, mengisi tes PBM, mengisi tes skill, mengisi wawancara awal,
menentukan wawancara lanjutan, mengisi wawancara lanjutan, dan mengisi
[image:47.595.96.507.293.720.2]wawancara final. HIPO dari sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada
Gambar 3.2.
Administrative Workflow System Rekrutmen dan Seleksi PSDM STIKOM
Surabaya 0 Administrative Workflow System Rekrutmen 1 Administrative Workflow System Seleksi 2 Mengajukan Permohonan SDM 1.1 Persetujuan Permohonan SDM 1.2 Memasang Pelamar Pada Permohonan SDM 1.3 Menentukan Pelamar yang Mengikuti Seleksi 2.1
Mengisi Tes PBM 2.3
Mengisi Tes Skill 2.4 Mengisi Wawancara Awal 2.5 Menentukan Wawancara Lanjutan 2.6 Mengisi Wawancara Lanjutan 2.7 Mengisi Wawancara Final 2.8 Mengisi Profil Pelamar 2.2
3.2.3 Data Flow Diagram (DFD)
DFD menggambarkan detail proses dalam sistem yang akan dibangun dan
pada proses pada saja entitas akan berinteraksi. Desain DFD dari sistem yang akan
dibangun memiliki dua level detail. pada DFD level 0, sistem dibagi dua proses
besar, yaitu proses rekrutmen dan seleksi. Pada DFD level 1, proses rekrutmen
terdiri atas proses mengajukan permohonan SDM, proses persetujuan permohonan
SDM, dan proses memasang pelamar pada permohonan SDM. Proses seleksi
terdiri atas proses menentukan pelamar yang mengikuti seleksi, proses mengisi
profil pelamar, proses melakukan tes skill, proses melakukan tes pbm, proses
melakukan wawancara awal, proses menentukan wawancara lanjutan , proses
mengisi wawancara lanjutan, dan proses mengisi wawancara final. DFD level 0
proses rekrutmen dapat dilihat pada Gambar 3.3. DFD level 0 proses seleksi dapat
dilhat pada Gambar 3.4. DFD level 1 proses rekrutmen dapat dilihat pada Gambar
[image:48.595.90.506.291.737.2]3.5. DFD level 1 proses seleksi dapat dilhat pada Gambar 3.6.
Gambar 3.3 DFD Level 0 Proses Rekrutmen PERMOHONAN SDM MENUNGGU KEPUTUSAN PERMOHONAN SDM BISA PASANG PELA MA R
PELA MA R Y ANG A KA N DIPROSES
KEPUTUSA N TERKA IT PERMOHONAN SDM
PERMOHONAN SDM
DAFTAR PELAMAR PA DA PERMOHONAN SDM [DA TA PELA MA R]
[PENERIMAA N PERMOHONAN SDM] [KEPUTUSA N PERMOHONA N SDM]
[KEPUTUSA N PERMOHONA N SDM]
[PENGA JUA N PERMOHONA N SDM] KEPA LA BAGIAN PIC
KETUA STIKOM PEMBANTU
KETUA
1
REKRUTMEN
+
KEPA LA BAGIAN PSDM 1 REQUEST_SDM
2 A PPROV AL_REQ_ SDM
3 REQ_SDM_HAS_A PPLICANT
2
SELEKSI
Gambar 3.4 DFD Level 0 Proses Seleksi
Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses Rekrutmen DATA PROFIL PELA MA R
[PROFIL PELAMAR]
PELA MA R BISA WA WA NCARA LA NJUTA N
[MA RKING PELA MA R PANGGIL SELEKSI] HASIL WAWANCA RA FINA L DAFTAR PELAMAR DA PAT WA WA NCARA FINAL HASIL WAWANCA RA LANJUTAN PELAMA R
PERSETUJUAN WA WA NCA RA LA NJUTAN
PELA MA R BELUM WAWANCA RA LANJUTAN HASIL WAWANCA RA A WA L PELA MA R
HASIL TES PBM PELAMAR
HASIL TES SKILL PELA MA R PELA MA R PROSES SELEKSI KEPUTUSA N CA LL PELAMA R
[HA SIL INTERV IEW FINA L]
[HA SIL INTERV IEW LANJUT]
[KEPUTUSA N WAWANCARA LANJUTA N]
[HA SIL INTERV IEW AWAL]
[HA SIL TES]
[PENILA IAN HA SIL TES] [KEPUTUSA N PEMA NGGILA N PELA MA R]
[KEPUTUSA N PEMA NGGILA N PELA MA R]
KEPA LA
BAGIAN KEPA LA
BAGIAN KEPA LA BAGIAN PENGUJI PEMBANTU KETUA PEMBANTU KETUA PEMBANTU KETUA PEMBANTU
KETUA 2
2
SELEKSI
+
6 PELA MA R_PANGGIL _TEST
7 TEST_SKILL 8 TEST_PBM
9 INTERV IEW A WA L 10 A PPROV AL_INTERV IEW
_LA NJUT
11 INTERV IEW LANJUT
12 INTERV IEW_ FINA L
PIC PELA MA R
14 PROFIL_PELAMAR
[DA FTA R PELA MAR PA DA PERMOHONAN SDM] [DA TA PELA MA R]
[PERMOHONAN SDM BISA PASANG PELA MAR] [PENERIMAA N PERMOHONA N SDM]
[KEPUTUSA N TERKA IT PERMOHONAN SDM]
[KEPUTUSA N PERMOHONA N SDM] [KEPUTUSA N PERMOHONA N SDM] [PERMOHONAN SDM MENUNGGU KEPUTUSAN]
[PERMOHONAN SDM] [PENGA JUA N PERMOHONA N SDM]
KEPA LA BAGIAN PIC KETUA STIKOM PEMBANTU KETUA KEPA LA BAGIAN PSDM 3 REQ_SDM_HAS_A PPLICANT 1 REQUEST_SDM
2 A PPROV AL_REQ_ SDM
2 A PPROV AL_REQ_SDM 1 REQUEST_SDM
Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses Seleksi [DA TA PROFIL PELA MA R] [PROFIL PELAMAR]
[HA SIL WA WA NCA RA FINA L] [DA FTA R PELA MA R DA PA T WAWANCARA FINA L]
[HA SIL INTERV IEW FINA L] [HA SIL INTERV IEW LANJUT]
[HA SIL WA WA NCA RA LA NJUTAN PELAMAR]
[PELAMA R BISA WAWANCARA LANJUTA N] [PERSETUJUAN WA WA NCARA LA NJUTA N]
[KEPUTUSA N WAWANCARA LANJUTAN]
[PELAMA R BELUM WA WA NCA RA LA NJUTAN] [HA SIL WA WA NCA RA AWAL PELAMA R]
[HA SIL TES SKILL PELA MA R]
[HA SIL TES PBM PELA MAR]
[HA SIL INTERV IEW AWAL]
HASIL TES PBM HASIL TES SKILL
[PENILA IAN HA SIL TES]
HASIL TES PBM HASIL TES SKILL
[HA SIL TES]
PESERTA WAWANCARA A WA L PESERTA TES PBM
PESERTA TES SKILL
[PELAMA R PROSES SELEKSI] [KEPUTUSA N CALL PELAMAR]
[MA RKING PELA MA R PANGGIL SELEKSI]
[KEPUTUSA N PEMA NGGILA N PELA MA R]
[KEPUTUSA N PEMA NGGILA N PELA MA R] [PELAMA R Y ANG A KA N DIPROSES]
KEPA LA BAGIAN KEPA LA BAGIAN KEPA LA BAGIAN PENGUJI PEMBANTU KETUA PEMBANTU KETUA PEMBANTU KETUA PEMBANTU KETUA 2 3 REQ_SDM_HAS
_APPLICANT 6 PELA MA R_PANGGIL_TEST
6 PELA MA R_PANGGIL_TEST
7 TEST_SKILL
8 TEST_PBM
9 INTERV IEW A WA L
9 INTERV IEW A WA L
10 A PPROV AL_INTERV IEW_LA NJUT
11 INTERV IEW LANJUT
11 INTERV IEW LANJUT
12 INTERV IEW_FINA L 2.1
MENENTUKA N PELA MA R Y ANG
MENGIKUTI SELEKSI PIC 2.3 MENGISI TES SKILL 2.4 MENGISI TES PBM 2.5 MENGISI WA WA NCA RA
A WA L
2.6
MENENTUKA N WA WA NCA RA LANJUTAN
10 A PPROV AL_INTERV I
EW_LA NJUT 2.7
MENGISI WA WA NCA RA
LANJUTAN
2.8 MENGISI WA WA NCA RA
FINA L PELA MA R
14 PROFIL_PEL A MA R
3.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD diawali dengan membuat entity relationship model (model ER) yang
digunakan untuk memetakan hubungan antara entitas dalam proses yang akan
ditangani oleh sistem, yang kemudian digunakan untuk mendesain model data
konseptual. Desain model data konseptual digunakan untuk menentukan data apa
saja yang harus disimpan atau dibutuhkan pada sebuah entitas atau pada sebuah
hubungan antar entitas, yang kemudian digunakan untuk menghasilkan model
data fisikal, yaitu daftar tabel yang akan digunakan pada sistem. Desain model ER
dapat dilihat pada Gambar 3.7, desain model data konseptual dapat dilihat pada
Lampiran 9, dan desain model fisikal dapat dilihat pada Lampiran 10.
Pelamar yang sudah melakukan Interview Lanjutan
Pelamar yang bisa melakukan Interview Lanjutan
Pelamar yang sudah melakukan Interview Awal dan Test
Pelamar yang Dipanggil untuk seleksi Pelamar Pada Permohonan SDM
Permohonan SDM yg disetujui
Permohonan yang diajukan Kepala
Mengajukan
1 N
Menyetujui
N
Karyawan Permohonan SDM N Melamar N Pelamar
Seleksi Administratif N N N Menguji Test PBM N 1 1 Menguji Test Skill 1 1 1 Interview Awal 1 1 1 Seleksi Interview Lanjutan 1 N Interview Lanjutan 1 1 1 Interview Akhir 1 1 1
3.2.5 Struktur Tabel
Pada sub-bab ini akan dijelaskan struktur tabel yang akan digunakan
dalam sistem. Untuk setiap tabel akan dijelaskan nama tabel, struktur kolom, tipe
data tiap kolom, key (primary key dan foreign key), fungsi tiap kolom, dan
keterangan dari tabel. Pada sub-bab ini, hanya ditampilkan struktur dari
tabel-tabel yang berkaitan dengan penyelesaian rumusan masalah saja, sedangkan untuk
struktur tabel yang digunakan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 10.
1. Nama Tabel : Approval_Request_SDM
Keterangan : Untuk menyimpan keputusan terhadap permohonan SDM.
Tabel 3.1 Approval_Request_SDM
Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan
NIK Varchar2 (8) PK + FK NIK yang memberikan keputusan
No_Req_SDM Varchar2 (8) PK + FK Nomor permohonan SDM terkait
Result VarChar2 (8) NN + CHK Keputusan permohonan SDM
Note Varchar2
(400) -
Keterangan bila terjadi penolakan permohonan SDM
2. Nama Tabel : Approve_interview_Lanjut
Keterangan : Untuk menyimpan keputusan persetujuan wawancara
lanjutan terhadap pelamar
Tabel 3.2 Approve_interview_Lanjut
Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan
NIK_PSDM Varchar2 (8) PK + FK NIK Kabag PSDM yang
menerima permohonan SDM
No_Req_SDM Varchar2 (8) PK + FK Nomor permohonan SDM
terkait
No_Pelamar Varchar2 (9) PK + FK Nomor pelamar yang menunggu
Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan
NIK_PIC Varchar2 (8) PK + FK NIK PIC yang menandai
pelamar untuk dipanggil
NIK Varchar2 (8) PK + FK
NIK Puket yang memberi keputusan untuk wawancara lanjutan
App_Result_I Char (1) NN + CHK Keputusan untuk wawancara
lanjutan
Note Varchar2 (400) -
Keterangan bila terjadi penolakan untuk melakukan wawancara lanjutan
3. Nama Tabel : Content_Test_PBM
Keterangan : Untuk menyimpan daftar penguji dalam sebuah tes PBM.
Tabel 3.3 Content_Test_PBM
Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan
NIK_PSDM Varchar2 (8) PK + FK NIK Kabag PSDM yang
menerima permohonan SDM
No_Req_SDM Varchar2 (8) PK + FK Nomor permohonan SDM terkait
No_Pelamar Varchar2 (9) PK + FK Nomor pelamar terkait
NIK_PIC Varchar2 (8) PK + FK NIK PIC yang menandai pelamar
untuk dipanggil
NIK_Penguji Varchar2 (8) PK + FK NIK penguji tes PBM
Posisi_Penguji Varchar2 (1) NN + CHK Posisi penguji pada tes PBM
Nilai_Total Number (3) NN Nilai total tes PBM pada penguji
4. Nama Tabel : Detail_Penilaian_Test_PBM
Keterangan : Untuk menyimpan detail penilaian tes PBM.
Tabel 3.4 Detail_Penilaian_Test_PBM
Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan
ID_Poin_Test_PBM Varchar2 (5) PK + FK Kode identitas poin penilaian
tes PBM
NIK_PSDM Varchar2 (8) PK + FK NIK Kabag PSDM yang
menerima permohonan SDM
Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan terkait
No_Pelamar Varchar2 (9) PK + FK Nomor pelamar terkait
N
