Mahasiswa
mampu
memahami
pentingnya pengendalian proyek dan
implementasi
perubahan
rencana
proyek
1.
Kebutuhan Revisi
2.
Membuat Perubahan Kontrol
3.
Mengimplementasikan Perubahan Proyek
4.
Penundaan Proyek
Dua jenis manajemen perubahan dijelaskan
di modul ini.
1.
Adalah perubahan organisasional.
2.
Adalah perubahan kegiatan dan keluaran
yang direncanakan sehingga
mempengaruhi cakupan dan kualitas
proyek.
Manajemen perubahan pada level organisasi
Pengembangan organisasional perlu diperhatikan dalam merencanakan inisiatif TIKP.
Manajer dan tim proyek harus mengingat bahwa
implementasi aktivitas proyek tidak semudah seperti direncanakan di atas kertas.
Terdapat berbagai macam harapan dan persepsi diantara
stakeholder dan mengatur harapan itu sendiri merupakan pekerjaan besar.
Terdapat tiga faktor perubahan yang dapat terjadi pada
sebuah proyek.adalah yang paling penting untuk mengelola perubahan.
1. Ruang Lingkup didefinisikan pada dua tingkatan. • Tingkat tinggi yaitu menjelaskan batas-batas dari
proyek besar dan point utama yang akan dibangun,
• Tingkat rendah yaitu ruang lingkup didefinisikan melalui persyaratan yang telah disetujui.
2. Perubahan Konfigurasi.
Manajemen konfigurasi adalah identifikasi,
pelacakan dan mengelola seluruh aset dari
proyek, dan karakteristik (metadata) dari aset.
(Dalam proses ini beberapa organisasi yang lebih
sempit didefinisikan berarti hanya untuk
3. Perubahan lain-lain.
Proyek Anda mungkin mengalami
perubahan yang tidak selalu jatuh di bawah
lingkup perubahan manajemen atau
Sebagai mari kita coba jabarkan, contoh: jika salah
satu anggota tim “down” dan perlu diganti. Hal ini
tidak akan merubah manajemen ruang lingkup
atau mengubah konfigurasi Ini merupakan
perubahan sifatnya umum. Dalam hal ini, Anda
mungkin perlu melakukan dokumentasikan fakta
bahwa sumber daya yang terjadi berubah, lalu
menentukan dampak perubahan, dan mengajukan
rencana untuk mengelola perubahan. Dalam
banyak hal, Anda akan mengikuti proses serupa
dengan cakupan yang akan mengubah
seorang project manager terbentur dengan
permasalahan “klasik” dalam pelaksanaan suatu
proyek (khusunya proyek-proyek IT). Terlambat,
biaya membengkak, dan owner yang terlalu
banyak permintaan merupakan contoh dinamika
yang ada dalam suatu proyek.
Scope
Time
Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin
lama suatu proyek dikerjakan, maka semakin
besar biaya operasional proyek yang dibutuhkan.
Project Time management yang baik akan
Cost
Merupakan komponen biaya proyek. Komponen ini juga saling terkait dengan 2 komponen sebelumnya (scope and time) karena besar kecilnya biaya proyek (termasuk
Quality
Kualitas merupakan harapan yang ingin
didapatkan owner dari proyek tersebut dan atau
mengacu pada standar tertentu (misal ISO).
Kualitas dapat diraih dengan menentukan biaya,
waktu dan scope proyek sesuai dengan
Tidak banyak pilihan, jika seorang project manager dihadapkan pada permasalahan tersebut. Namun, ada baiknya kita menggunakan cara-cara yang sistematis dalam menyelesaikan permasalahan diatas.
Untuk dapat meraih keuntungan (dalam hal ini tangible benefit) adalah sesuatu hal yang hanya dapat menjadi angan-angan. Namun, tetap masih ada opsi lain, dimana hubungan baik tetap diusahakan terjaga. Intagible benefit itulah yang dapat kita harapkan dari kerugian dan resiko kegagalan suatu proyek. Dimana, sedapat mungkin kita memberikan kesan bertanggung jawab kepada klien kita dengan mencari solusi terbaik (walaupun muncul tendensi mengeliminasi
kerugian yang diderita semaksimal mungkin, walaupun kualitas harus sedikit berkurang), sehingga kepercayaan pelanggan tetap terjaga, dan merubah paradigma pelanggan bahwa kegagalan ini adalah “satu
Beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan terkait 4 pilar utama project management dalam mengatasi kasus diatas adalah:
Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana
menyelesaikan proyek secepat mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional proyek dapat
ditekan. Untuk itu, mau tidak mau, project manager harus mempersiapkan seorang negosiator ulung agar dapat
melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan /
mengurangi scope pekerjaan yang ada, dengan harapan kualitas dapat dipertahankan. Pengurangan scope
pekerjaan tentunya akan menjadi lelucon belaka jika tidak disertai strategi yang tepat dalam melakukan lobi, misalnya dengan menjanjikan versi berikutnya (pada proyek
pengembangan TIK) pada proyek selanjutnya. Hal ini memungkinkan manajemen proyek untuk mendapatkan “injection cost” secara tidak langsung dengan
Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan scope yang disepakati semaksimal mungkin,
dengan mengambil resiko meningkatnya operasional cost. Strategi ini digunakan apabila orientasi manajemen
perusahaan adalah mempertahankan citra baik di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek merupakan
pelanggan potensial perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan menderita kerugian dari sisi biaya proyek (tangible lost), namun perusahaan tetap berusaha untuk mempertahankan nama baik di depan pelanggannya
Pilihan berikutnya adalah memutuskan
proyek tersebut dan menyerahkan hasil
yang telah dilakukan apapun resikonya.
Dalam risk management, istilah ini
dinamakan
accept the risk
. Hal ini dilakukan
dengan pertimbangan
cost of risk
yang
harus ditanggung lebih kecil daripada usaha
menangani resiko tersebut (baik tangible
maupun intangible ). Sehingga tidak ada
pilihan lain selain mengakhiri proyek
