1
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah
PT. Asuransi Kesehatan (ASKES) Persero merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang telah berdiri dari tahun 1968 dan telah melayani peserta ASKES yaitu PNS, PP PNS, PP TNI/POLRI selama 43 tahun. Dalam perjalanannya melayani peserta PT. ASKES terus meningkatkan pelayannannya termasuk memperbaiki system kerja yang terus di komputerisasi.
PT Askes (Persero) dituntut untuk bekerja lebih profesional dalam hal melayani peserta dan manajemen perusahaan, sistem yang terkomputerisasi menjadi suatu pekerjaan yang terus dikembangkan oleh perusahaan. Salah satu bagian kerja yang belum terkomputersasi adalah bagian gudang arsip penerimaan berkas dari PPK (Pemberi Pelayanan Kesehatan) dan berkas pengarsipan keuangan.
Selama ini sistem penyimpanan berkas dari PPK (Pemberi Pelayanan Kesehatan) dan berkas pengarsipan keuangan masih dilakukan secara manual yang dicatat oleh petugas pengadaan kedalam buku pengarsipan, hal ini beresiko akan adanya data yang hilang. Pada saat memerlukan laporan arsip yang berada di gudang petugas akan sulit dalam membuat laporan karena data yang masih disimpan secara manual.
Sering kali petugas Askes Center yang bertugas di rumah sakit yang bekerja sama dengan PT. Askes (Persero) meminta data berkas dari PPK (Pemberi Pelayanan Kesehatan) yang sudah masuk gudang, para petugas kesulitan dalam mencari posisi penyimpanan berkas yang berada dalam gudang Arsip yang berisikan ribuan bahkan jutaan berkas dari beberapa bagian pekerjaan yang berada di PT Askes (Persero) Cabang Utama Bandung.
2
Di PT Askes KCU Bandung sendiri penataan gudang yang masih manual ini menjadi permasalahan yang harus di perhatikan, salah satu solusi yang ditawarkan yaitu membuat aplikasi yang bisa menyimpan database berkas yang masuk gudang arsip, mengedit database gudang arsip dan mencetak laporan. Tidak hanya itu aplikasi juga dapat memberikan informasi dimana berkas tersimpan dalam gudang, baik posisi lemari serta no ordner yang menyimpan berkas yang dicari.
Dengan dibuatkannya sistem informasi gudang arsip ini akan membantu kinerja dari petugas yang mengelola masuk keluarnya berkas dari PPK dan berkas pengarsipan keuangan dari gudang arsip. Dan bagi petugas yang mencari berkas PPK dan Keuangan akan terbantu dengan informasi letak berkas yang dicari dari aplikasi ini.
Untuk itu kami usulkan judul sebagai berikut : “APLIKASI PENGELOLAAN GUDANG ARSIP PT. ASKES KCU BANDUNG”.
1.2 Rumusan Masalah
1. Pengelolaan gudang arsip yang masih manual 2. Penyimpanan data gudang arsip yang beresiko hilang 3. Sulit dalam pencetakan laporan
4. Proses pencarian berkas yang masuk gudang arsip membutuhkan waktu yang cukup lama.
5. Bagaimana membangun sistem informasi untuk gudang arsip ?
1.3 Maksud Dan Tujuan
1.3.1 Maksud
3
1.3.2 Tujuan
1. Membangun aplikasi sistem informasi gudang arsip
2. Mengurangi resiko hilangnya data berkas yang masuk gudang arsip 3. Memudahkan dalam pencetakan laporan
4. Mempercepat dalam proses pencarian berkas yang berada dalam gudang arsip
5. Memudahkan dalam pengolahan data gudang arsip 1.4 Batasan
1. Data yang diolah berupa data berkas yang akan masuk gudang.
2. Berkas yang dapat diolah adalah berkas penerimaan berkas PPK dan berkas pengarsipan keuangan.
3. Sistem Pengolahan Data : A. Pemasukan data pada sistem:
a. Data Berkas Keuangan b. Data penerimaan dari ppk
B. Pengolahan data pada sistem, antara lain:
a. Proses pencarian dan pengurutan data berdasakan bulan Pelayanan dan jenis berkas
b. Proses pembuatan laporan data gudang arsip pelayanan per bulan. C. Keluaran dari sistem:
Laporan data gudang arsip berdasarkan bulan pelayanan dan jenis berkas.
4. Metode analisis
Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan sistem ini adalah metode terstruktur, dimana tools untuk memodelkan aliran data adalah DFD (Data Flow Diagram), diagram untuk memodelkan relasi antara data adalah diagram E-R, dan
menggunakan flowmap untuk menggambarkan prosedur yang sedang berjalan. 5. Aplikasi yang akan dibangun berbasis web yang hanya dapat diakses di jaringan
lokal PT ASKES (Persero) KCU Bandung.
4
6. Spesifikasi prangkat keras yang digunakan
Prosesor : Intel(R) Pentium(R) 4 CPU 2.40 GHz
Memory : 1 GB RAM
Harddisk : Seagate 80 GB
Monitor : 15”
Printer : HP lacer
VGA Card : Standar VGA Card 16/24/32 bit resolusi 1024 X 768 Router
Switch
Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan
Operating system : Microsoft windows Server 2003 dan Microsoft windows XP Profesional
Bahasa pemograman : PHP, Macromedia Dreamwaver 8 Database : SQL Server 2000
1.5 Metodelogi Penelitian
1.5.1 Teknik Pengumpulan Data
metode pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Metode observasi yaitu penulisan langsung berinteraksi dengan berbagai kegiatan yang ada di perusahaan yangbersangkutan
2. Metode wawancara yaitu penelitian yang dilakukan dengan mengadakan wawancara atau Tanya jawab langsung dengan Staff dan bagian – bagian yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
5
1.5.2 Tahapan Pembuatan Perangkat Lunak
Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall, yang meliputi beberapa proses diantaranya :
a. System Engineering
Tahapan untuk menetapkan berbagai kebutuhan dari seuma elemen yang diperlukan system dan mengalokasikannya ke dalam pembentukan perangkat lunak.
b. System analisa
Merupakan tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan pembuatan perangkat lunak.
c. System design
Tahap penerjemahan dari data yang dianalisa kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh user.
d. System coding
Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang kedalam bahasa pemograman tertentu.
e. System testing
Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun f. System maintenance
6
Gambar1.1 Metode Waterfall
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan laporan Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Menguraikan tentang latar belakang masalah, menguraikan perumusan masalah yang dihadapi, menentukan maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Membahas tentang Profile Perusahaan PT.ASKES KCU Bandung dan teori-teori yang berkaitan dengan topik penelitian yang dilakukan dan hal-hal yang berguna dalam proses analisa permasalahan dan sejarah tetang perusahaan.
BAB III PEMBAHASAN
7
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Profil Tempat Kerja Praktek
2.1.1 Sejarah Instansi
PT. ASKES (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara yang ditugaskan khusus oleh pemerintah untuk menyelenggarakan jaminan pemeliharaan kesehatan bagi Pegawai Negeri Sipil, Penerima Pensiun PNS dan TNI/POLRI, Veteran, Perintis kemerdekaan beserta anggota keluarganya dan badan usaha lainnya. Sejarah singkat penyelenggara program Asuransi Kesehatan sebagai berikut :
Pada tahun 1968 pemerintah Indonesia mengeluarkan kebijakan yang secara jelas mengatur pemeliharaan kesehatan bagi PNS dan Penerima Pensiun ( PNS dan ABRI) beserta anggota keluarganya berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 230 Tahun 1968. Menteri kesehatan membentuk Badan khusus di lingkungan Departemen Kesehatan RI yaitu Badan Penyelenggara Dana Pemeliharaan Kesehatan (BPDPK), dimana oleh Menteri Kesehatan RI pada waktu itu Prof. Dr. G.A. siwabessy dinyatakan sebagai embrio Asuransi Kesehatan Nasional.
Pada tahun 1984 unuk lebih meningkatkan program jaminan pemeliharaan kesehatan bagi peserta dan agar dapat dikelola secara professional, pemerintah menerbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 22 Tahun 1984 tentang pemeliharaan kesehatan bagi Pegawai Negeri Sipil, Penerima Pensiun (PNS, ABRI dan Pejabat Negara) beserta anggota keluarganya. Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 1984, status badan penyelenggara diubah menjadi Perusahaan Umum Husada Bhakti.
9
Bhakti ditambah dengan Veteran dan Perintis Kemerdekaan beserta anggota keluarganya. Disamping itu, perusahaan diijinkan memperluas jangkauan kepesertaannya ke badan usaha dan badan lainnya sebagai peserta sukarela.
Pada tahun 1992 berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 1992 status Perum diubah menjadi Perusahaan Perseroan (PT. Persero) dengan pertimbangan fleksibilitas pengelolaan keuangan, kontribusi kepada Pemerintah dapat dinegosiasi untuk kepentingan pelayanan kepada peserta dan manajemen lebih mandiri.
Pada tahun 2005 berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1241/Menkes/XI/2004 PT. Askes (Persero) ditunjuk sebagai penyelenggara Program Jaminan Kesehatan Bagi Masyarakat Miskin (PJKMM). PT Askes (Persero) mendapat penugasan untuk mengelola kepesertaan serta pelayanan kesehatan dasar dan rujukan.
Pada tahun 2008 pemerintah mengubah nama Program Jaminan Kesehatan Bagi Masyarakat Miskin (PJKMM) menjadi Program Jaminan Kesehatan Masyarakat (Jamkesmas). PT Askes (Persero) berdasarkan Surat Menteri Kesehatan RI Nomor 112/Menkes/II/2008 mendapat penugasan untuk melaksanakan manajemen Kepesertaan Program Jamkesmas yang meliputi tatalaksana Kepesertaan, tatalaksana pelayanan dan tatalaksana organisasi dan manajemen.
Sebagai tindak lanjut atas diberlakukannya Undang-undang Nomor 40/2004 tentang SJSN PT Askes (Persero) pada 6 Oktober 2008 PT Askes Komersial. Berdasarkan Akta Notaris Nomor 2 Tahun 208 berdiri anak perusahaan PT Askes (Persero) dengan nama PT Asuransi Jiwa Inhealt Indonesia yang dikenal juga dengan dengan sebutan PT AJII.
10
perusahaan dari PT Askes (Persero) telah memperoleh ijin operasionalnya. Dengan dikeluarkan ijin operasional ini maka PT Asuransi Jiwa Inhealt Indonesia dapat mulai menyelenggarakan asuransi kesehatan bagi masyarakat umum.
2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi adalah pedoman bagi perusahaan yang merupakan suatu keinginan terhadap keadaan di masa yang akan datang. PT Askes (Persero) memiliki visi yang dijadikan acuan untuk pengembangan perusahaan ke depan yaitu :
“Spesialis dan pusat unggulan asuransi Kesehatan Indonesia”
Misi merupakan penjabaran secara tertulis mengenai makna visi yang mengandung falsafah atau nilai-nilai yang harus tertanam dalam tingkah laku seluruh organisasi perusahaan. Misi yang diamanatkan dalam perusahaan adalah :
1. Turut membantu Pemerintah di bidang Kesehatan
2. Menyelenggarakan Asuransi Sosial dengan prinsip-prinsip Asuransi Sosial berdasarkan managed Care System untuk kemanfaatan maksimum bagi peserta.
3. Menyediakan sistem informasi dan manajemen yang handal untuk mendukung proses bisnis ekselen.
4. Mengoptimalkan hasil pengolahan dana untuk pengembangan program dan kepentingan peserta.
2.1.3 Tujuan
11
beserta keluarganya, dan masyarakat lainnya. Serta optimalisasi pemanfaatan sumber daya Perseroan dengan menerapkan prisip-prinsip terbatas.
2.1.4 Stuktur Organisasi PT Askes (Persero) Cabang Utama Bandung
Organisasi adalah suatu kumpulan orang-orang yang bekerja bersama-sama mencapai suatu tujuan, sedangkan struktur organisasi adalah susunan dari bentuk suatu organisasi yang terdiri dari bagian-bagian yang bertanggung jawab atas pekerjaan masing-masing sebagai usaha untuk mencapai tujuan tertentu.
Oleh karena itu keberadaan struktur organisasi dalam suatu lembaga sangat mutlak dibtuhkan untuk kelancaran oraganisasi didalam melaksanakan aktifitasnya dangan tertib, lancer, terorganisasi dan sesuai dengan bagian pekerjaannya masing-masing.
12
Gambar 2.1 Strutur Organisasi PT Askes (Persero) Cabang Utama Bandung
Kepala PT Askes (Persero) KCU Bandung
Seksi Jaminan Pelayanan Kesehatan
PT Askes (Persero)
KAB/KOTA
Seksi Hubungan Kemitraan &
Eksternal
Seksi Kepesertaan dan Pelay.Pelanggan
Seksi Keuangan Dan Umum
13
2.1.5 Uraian Tugas Perusahaan
1. Kepala PT. ASKES (Persero) Cabang Utama Bandung
Memiliki tugas memimpin, melaksanakan dan mengendalikan program-program pemeliharaan kesehatan, kepesertaan, dan pelayanan pelanggan, pemasaran, pengelolaan keuangan, pengembangan Sumber Daya Manusia dan sarana serta prasarana dalam ruang lingkup tanggung jawab PT. Askes (Persero) Cabang Utama Bandung sesuai dengan kebijakan pelaksanaan yang ditetapkan oleh PT. Askes (Persero).
Kepala PT. Askes (Persero) Kantor Cabang Utama Bandung memiliki fungsi :
1. Mengatur, mengendalikan pelayanan kesehatan, pencatatan dan pelaporan pelayanan serta pembinaan PKK.
2. Menerima, menyimpan dan mengatur keuangan, melaksanakan akutansi perusahaan, investasi financial terbatas sesuai ketentuan, pengelolaan sarana dan prasarana dan sumber daya manusia, melaksanakan panduan administrasi keuangan dan menyusun usulan rencana kegiatan dan pembiayaan PT. Askes (Persero) Kantor Cabang Utama Bandung.
3. Penyuluhan kepesertaan dan penanggulangan keluhan, administrasi kepesertaan, serta membuat pelaporan yang berhubungan dengan kepesertaan pelayanan pelanggan.
2. Seksi Jaminan Pelayanan Kesehatan
14
Seksi Operasional Askes Sosial memiliki fungsi yaitu sebagai tempat untuk melakukan klaim dari pelanggan kepada pihak Askes dan mengendalikan segala bentuk pelayanan kesehatan peserta Askes Sosial.
3. Seksi Hubungan Kemitraan dan Eksternal
Memliki tugas, menangani hubungan kerjasama dengan instansi perusahaan lainnya.
Seksi hubungan kemitraan dan eksternal memiliki fungsi sebagai tempat melakukan registrasi hubungan antar pihak luar, mengolah data pihak luar yang ingin melakukan hubungan kerjasama.
4. Seksi Kepesertaan dan Pelayanan Pelanggan
Memiliki tugas, menangani administrasi kepesertaan Askes Sosial, menangani keluhan, melaksanakan pembinaan dan penyuluhan kepada peserta Askes Sosial, memelihara master file kepesertaan dan pelaporan lain yang berhubungan dengan pelayanan pelanggan dalam lingkup tanggung jawabnya.
Seksi kepesertaan dan pelayanan pelanggan memiliki fungsi sebagai tempat untuk melakukan registrasi kartu peserta Askes, mengolah data anggota pembuatan kartu Askes dan menerima keluhan atas kekurangan yang diberikan oleh bagian Kepesertaan dan Pelayanan Pelanggan.
5. Seksi Keuangan dan Umum
Memiliki tugas menerima, menyiapkan dan mengatur keuangan, melaksanakan akutansi perusahaan, investasi financial terbatas sesuai dengan ketentuan, serta pengelolaan sarana dan prasarana dan SDM.
15
2.1.6 Jenis Pelayanan
Jenis pelayanan PT Askes (Persero) Bandung yang ada :
1. Peserta mendapatkan pelayanan kesehatan pada Pemberian Pelayanan Kesehatan (PPK) yang bekerja sama dengan PT Askes (Persero), yang terdiri:
a. Puskesmas, Dokter Keluarga, Klinik dan balai pengobatan Umum b. Rumah sakit pemerintah
c. Rumah sakit TNI/POLRI/Swasta d. Rumah sakit tertentu
e. Unit pelayanan transfuse Darah (UPTD)/PMI f. Apotik
g. Optikal
h. Balai Pengobatan Khusus (BP Paru, BP Mata,dan sebagainya) i. Laboratorium Kesehatan Daerah di seluruh Indonesia
2. Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama di Puskesmas atau Dokter Keluarga, yang meliputi layanan Rawat Jalan Tingkat Pertama dan Rawat Inap Tingkat Pertama.
3. Pelayanan Tingkat Lanjutan di Rumah Sakit, yang meliputi layanan: a. Rawat Jalan Tingkat Lanjutan
b. Rawat Inap Tingkat Lanjutan
c. Rawat Inap Ruang Khusus (ICU,ICCU) d. Pelayanan Gawat Darurat (Emergency)
e. Persalinan
f. Pelayanan Transfusi Darah
g. Pelayanan Obat sesuai Daftar dan Platfon Harga Obat (DPHO) PT. Askes h. Tindakan medis operatif dan tindakan medis non operatif
16
2.2Landasan Teori
2.2.1 Konsep Perangkat Lunak
Perangkat lunak merupakan program komputer yang berfungsi sebagai sarana interaksi antara pengguna dan perangkat keras.
Menurut Roger S.Pressman,Ph.D. dalam bukunya yang berjudul Rekayasa Perangkat Lunak. Perangkat Lunak adalah :
(1)Perintah atau program computer yang bila dieksekusi memberikan fungsi
dan unjuk kerja seperti yang diinginkan (2) struktur data yang memungkinkan
program memanipulasi informasi secara profesional, dan (3) Dokumen yang
menggambarkan operasi dan kegunaan program.
2.2.1.1 Rekayasa Perangkat Lunak
Perangkat lunak merupakan suatu penetapan dan kegunaan dari prinsip perekayasaan yang logis dalam rangka untuk memperoleh peranglat lunak secara ekonomis yang dapat dipercaya dan bekerja secara efisien pada mesin-mesin yang tepat.
2.2.2 Sistem Informasi
Dalam pengertian sistem informasi ada baiknya terlebih dahulu mengerti dari sistem dan informasi. Dengan memahami defenisi sistem dan informasi akan dapat diperoleh penjelasan yang baik tentang sistem informasi.
2.2.2.1Pengertian Sistem
17
menghasilkan suatu kesatuan metode yang digabungkan dan diatur sedemikian rupa yang berfungsi mencapai tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan membentuk suatu kesatuan sehingga sasaran atau tujuan sistem tersebut dapat tercapai. Pada umumnya ciri-ciri sistem bertujuan, punya batas, terbuka, tersusun dari subsistem, dan saling berkaitan dan saling ketergantungan, merupakan suatu kebulatan yang utuh, melakukan kegiatan transformasi, ada mekanisme kontrol, dan memiliki kemampuan mengatur dan menyesuaikan diri sendiri.
2.2.2.2Pengertian Informasi
Informasi merupakan data yang telah diproses, transformasi data, sehingga berubah bentuk menjadi informasi. Informasi adalah data yang telah diambil kembali, diolah, atau sebaliknya digunakan untuk tujuan informative, argumentasi, ataupun sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Informasi ini adalah hasil proses data yang bentuknya kurang berguna menjadi data yang berguna. Menurut Jogiyanto Hartono (1999, hal :696) kualitas suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
1. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.
2. Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
18
2.2.2.3Pengertian Sistem Informasi
Dari definisi sistem dan informasi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu sistem organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur, dan pengendalian, yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan sutau dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik (Jogiyanto Hartono, 1999).
2.2.3 Jaringan Komputer
Jaringan komputer adalah sekumpulan peralatan computer (hardware dan software) yang dihubungkan agar dapat saling berkomunkasi dengan tujuan komunikasi dan berbagi sumber daya (seperti file dan printer).
Dibutuhkan aturan-aturan (protocols) yang mengatur komunikasi dan layanan-layanan secara umum untuk seluruh sistem jaringan, jaringan computer terdiri dari 4 elemen yaitu rules, medium, messages dan device.
2.2.3.1Tipe-tipe Jaringan Komputer
Tipe-tipe jaringan computer adalah : a. LAN (local area network)
LAN adalah jaringan komputer yang mencover area lokal, seperti rumah, kantor atau group dari bangunan. LAN sekarang lebih banyak menggunakan teknologi berdasar IEEE 802.3 Ethernet switch, atau dengan Wi-Fi. Kebanyakan berjalan pada kecepatan 10, 100, atau 1000 Mbps.
b. MAN (Metropolitan Area Network)
19
dalam satu provinsi. MAN adalah standar DQDB (Distributed Queue Dual Bus) atau 802.6 menurut standar IEEE, kecepatan 1,5 – 150 Mbps.
c. WAN (Wide Area Network)
Jaringan ini mencakup geografis dengan luas area yang mampu menjangkau batas provinsi bahkan sampai negara yang ada dibelahan lain bumi. WAN memiliki jangkauan yang jauh sampai ribuan kilometer dengan kecepatan 1.5 Mbps – 2.4 Gbps
2.2.3.2Topologi
Bentuk jaringan yang digunakan akan sangat menentukan dalam pembuatan atau pendesainan hubungan antara sejumlah node atau sentral untuk membentuk suatu sistem jaringan komputer. Topologi jaringan yang dikenal pada umumnya adalah sebagai berikut :
a. Topologi Jaringan BUS
Dalam topologi bus, komputer yang berfungsi sebagai server dan workstation dihubungkan oleh kabel tunggal atau kabel pusat. Keunggulannya adalah mudah dalam menambah workstation baru tanpa mengganggu workstation lain.
20
b. Topologi Star
Topologi jaringan ini disebut juga dengann jaringan pohon atau jaringan bertingkat. Topologi jenis ini digunakan untuk interkoneksi antarsentral dengan tingkat atau hirarki yang berbeda. Setiap node yang ada dalam jaringan terkoneksi ke jaringan melewati sebuah concentrator.
Gambar 2.3 Topologi Star c. Topologi Ring
21
Gambar 2.4 Topologi Ring
d. Topologi Tree
Topologi jenis ini digunakan untuk interkoneksi antarsentral dengan tingkat atau hirarki yang berbeda. Memunginkan pengembangan jaringan yang telah ada , memungkinkan konfigurasi jaringan sesuai dengan kebutuhan.
22
2.2.4 Basis Data
Basis data atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil query basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.
Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.
Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.
23
manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.
2.2.4.1Hirarki Data
Data diorganisasikan kedalam bentuk elemen data (field), rekaman (record), dan berkas (file). Definisi dari ketiganya adalah sebagai berikut:
Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Misalnya data siswa terdiri dari NIS, Nama, Alamat, Telepon atau Jenis Kelamin.
Rekaman merupakan gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari rekaman adalah baris atau tupel.
Berkas adalah himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama.
Gambar 2.6. Hirarki Data
2.2.4.2Sistem Basis Data
Gabungan antara basis data dan perangkat lunak SMBD (Sistem Manajemen Basis Data) termasuk di dalamnya program aplikasi yang dibuat dan bekerja dalam satu sistem disebut dengan Sistem Basis Data.
24
Gambar 2.7. Konsep Sistem Basis Data
2.2.5. Pemodelan Data
Pemodelan sistem memainkan peranan yang penting dalam pengembangan sistem. Pemodelan data kadang-kadang disebut pemodelan database karena model data kadang-kadang diimplementasikan sebagai sebuah database. Pemodelan data dapat di gambarkan dengan ERD (Entity Relationship Diagram).
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu diagram yang
digunakan untuk menghubungkan antar elemen (Relational Condition), dimana pada tahap selanjutnya dapat diimplementasikan kedalam bentuk tabel relasi.
ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan, yaitu:
1. Entity
Adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkaran pemakaian dan sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. 2. Atribut
25
3. Hubungan
Sebagaimana halnya entity maka dalam hubungan pun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antara entity dengan isi dari hubungan itu sendiri.
Beberapa macam hubungan antar relasi, antara lain: a. Satu Ke Satu (One to One)
Bentuk relasi antara satu entitas dengan sejumlah satu ke entitas dengan jumlah yang sama.
b. Satu Ke Banyak (One to Many)
Bentuk relasi dari entitas dengan jumlah satu ke entitas lain yang berjumlah lebih dari satu (Entitas dengan banyak alternatif tujuan).
c. Banyak Ke Banyak (Many to Many)
Bentuk relasi yang mendeskripsikan permasalahan yang komplek yaitu hubungan antara entitas yang berjumlah lebih dari satu dengan entitas yang sama.
Tabel 2.1. Tabel Notasi yang digunakan pada Entity Relational Diagram (ERD) No Nama simbol Fungsi simbol
1 persegi panjang
menyatakan suatu entitas
2 elips menyatakan atribut
3 belah ketupat menyatakan relasi
26
2.2.6. Analisis Sistem
Analisis sistem didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Sedangkan menurut Abdul Kadir (2003:4), analisis sistem merupakan tahapan yang dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Dimana, permintaan dapat datang dari seorang manajer di luar departemen sistem informasi atau dari pihak eksekutif yang melihat adanya masalah atau menemukan adanya peluang baru. Sehingga tujuan utama analisis sistem adalah untuk menetukan hal-hal detail yang akan dikerjakan oleh sistem yang akan diusulkan.
Pada model analisis terdapat perangkat lunak yang dapat digambarkan dalam bentuk sebagai berikut:
1. Flowmap
Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flowmap berguna untuk membantu analis dan programer untuk memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif pengoperasian. Biasanya flowmap mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.
Tabel 2.2. Tabel Notasi yang digunakan pada Flowmap No Nama simbol Fungsi simbol 1 document menyatakan suatu formulir/document
27
3 persegi panjang menyatakan proses yang dilakukan secara otomatis
4 belah ketupat menyatakan proses pengambilan keputusan benar atau salah
5 segitiga menyatakan arsip
6 garis
penghubung
menggambarkan aliran document
2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses.Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.
Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini
berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan
sistem.” Jadi dalam diagram ini yang dibutuhkan adalah: a. Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem b. Data apa saja yang diberikannya kesistem
28
3. Data Flow Diagram (DFD)
DFD atau diagram alir data adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
Terdapat 4 (empat) macam simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram, diantaranya:
a. Kesatuan luar (external entity) atau batas sistem (Boundary) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
b. Arus Data (Data Flow) Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data ini ditunjukkan dengan simbol panah.
c. Proses (process) adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
d. Simpanan data (Data Store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa:
Suatu file atau database di sistem komputer
Suatu arsip atau catatan manual
29
Tabel 2.3. Tabel Notasi yang digunakan pada Data Flow Diagram (DFD) No Nama simbol Fungsi simbol 1 terminator menggambarkan sumber dan tujuan data
di luar sistem
2 proses menggambarkan entitas atau proses dimana aliran data masuk
dikonfirmasikan ke aliran data keluar 3 data flow menggambarkan aliran data
4 file menggambarkan tempat data disimpan
2.2.7. Kamus Data
Kamus data adalah daftar yang mencatat tentang banyaknya proses yang terjadi dalam sebuah sistem. Secara umum kamus data diklasifikasikan menjadi dua yaitu:
1. Kamus data elementer yaitu daftar tentang semua elemen data yang berhubungan dengan system sehingga data yang mengalir dapat didefinisikan dan dapat tersimpan secara lengkap.
2. Kamus Data Komposit, yaitu daftar tentang semua elemen data yang berhubungan dengan system dimana elemen data komponen ini terdiri dari dua elemen data elemen yang saling berkaitan.
entitas
proses
30
2.2.8 Pengolahan Data
Pengelolaan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan.
Tujuan utama dalam pengolahan data dalam sebuah database adalah agar dapat memperoleh kembali data yang ingin dicari dengan mudah dan cepat, selain itu pemanfaatan database memiliki beberapa tujuan. Secara lengkap pemanfaatan database memliki beberapa tujuan dan dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) antara lain:
a. Kecepatan dan Kemudahan (Speed) b. Efesiensi ruang (Space)
c. Ketersediaan (Availability) d. Kelengkapan (Completely) e. Keamanan (Security)
f. Kebersamaan Pemakai (Sharability)
2.2.5 WEB
WEB adalah media penyajian informasi dalam bentuk dokumen yang mempunyai referensi dan link (hubungan ke dokumen lain untuk mesin lain di internet). Halaman depan web disebut Homepage.
31
2.2.9 Sofware Pendukung
2.2.9.1HTML
HyperText Markup Language (HTML) adalah sebuah bahasa markup yang digunakan untuk membuat sebuah halaman web, menampilkan berbagai informasi di dalam sebuah Penjelajah web Internet dan formating hypertext sederhana yang ditulis kedalam berkas format ASCII agar dapat menghasilkan tampilan wujud yang terintegerasi. Dengan kata lain, berkas yang dibuat dalam perangkat lunak pengolah kata dan disimpan kedalam format ASCII normal sehingga menjadi home page dengan perintah-perintah HTML. Bermula dari sebuah bahasa yang sebelumnya banyak digunakan di dunia penerbitan dan percetakan yang disebut dengan SGML (Standard Generalized Markup Language), HTML adalah sebuah standar yang digunakan secara luas untuk menampilkan halaman web. HTML saat ini merupakan standar Internet yang didefinisikan dan dikendalikan penggunaannya oleh World Wide Web Consortium (W3C). HTML dibuat oleh kolaborasi Caillau TIM dengan Berners-lee robert ketika mereka bekerja di CERN pada tahun 1989 (CERN adalah lembaga penelitian fisika energi tinggi di Jenewa).
2.2.9.2Sejarah HTML
Tahun 1980, IBM memikirkan pembuatan suatu dokumen yang akan mengenali setiap elemen dari dokumen dengan suatu tanda tertentu. IBM kemudian mengembangkan suatu jenis bahasa yang menggabungkan teks dengan perintah-perintah pemformatan dokumen. Bahasa ini dinamakan Markup Langiage, sebuah bahasa yang menggunakan tanda-tanda sebagai basisnya. IBM menamakan sistemnya ini sebagai Generalized Markup Language atau GML.
dokumen-32
dokumen. ISO membuat bahasa ini dari GML milik IBM, tetapi memberinya nama lain, yaitu SGML ( Standard Generalized Markup Language ).
ISO dalam publikasinya meyakini bahwa SGML akan sangat berguna untuk pemrosesan informasi teks dan sistem-sistem perkantoran. Tetapi diluar perkiraan ISO, SGML dan terutama subset dari SGML, yaitu HTML juga berguna untuk menjelajahi internet. Khususnya bagi mereka yang menggunakan World Wide Web. Versi terakhir dari HTML adalah HTML 4.01, meskipun saat ini telah berkembang XHTML yang merupakan pengembangan dari HTML.
33
2.2.9.3PHP (Personal Home Page)
PHP adalah bahasa pemorgraman yang memungkinkan para web developer untuk membuat aplikasi web yang dinamis dengan cepat. PHP merupakan singkatan
dari “PHP: Hypertext Preprocessor”. PHP ditulis dan diperkenalkan pertama kali
sekitar tahun 1994 oleh Rasmus Lerdorf melalui situsnya untuk mengetahui siapa saja yang telah mengakses ringkasan online-nya.
PHP merupakan salah satu bahasa script yang terbilang baru dan tersedia secara bebas dan masih memungkinkan untuk dikembangkan lebih lanjut. PHP dapat diintegrasikan (embedde) ke dalam web server, atau dapat berperan sebagai program CGI yang terpisah. Karakteristik yang paling unggul dan paling kuat dalam PHP adalah lapisan integrasi database (database integration layer). Database yang didukung PHP adalah: Oracle, Adabas-D, Sybase, FilePro, mSQL, Velocis, MySQL, Informix, Solid, dBase, ODBC, Unix dbm, dan PostgreSQL.
Tujuan utama penggunaan bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web menulis halaman web dinamik dengan cepat.
Adapun cara kerja PHP adalah :
34
Proses-proses yang terjadi adalah :
1. Client me-request halaman web yang berisi script PHP.
2. Jika file yang di-request ditemukan, maka server akan meneruskannya ke PHP Interpreter (Penterjemah PHP) yang akan bekerja menghasilkan dokumen/halaman HTML berdasarkan script PHP. Jika dalam script tersebut terdapat permintaan terhadap database, maka akan terjadi proses query data ke database server.
3. Dokumen HTML hasil interpretasi oleh PHP Interpreter
dikembalikan ke web server
4. Web Server mengirim dokumen HTML (Response) ke Client 5. Web Browser akan menterjemahkan dokumen HTML ke
Display/Monitor
2.2.9.4Hubungan PHP dengan HTML
Halaman web biasanya disusun dari kode-kode html yang disimpan dalam sebuah file berekstensi .html. File html ini dikirimkan oleh server (atau file) ke
browser, kemudian browser menerjemahkan kode-kode tersebut sehingga
menghasilkan suatu tampilan yang indah. Lain halnya dengan program PHP, program ini harus diterjemahkan oleh web-server sehingga menghasilkan kode html yang dikirim ke browser agar dapat ditampilkan. Program ini dapat berdiri sendiri ataupun disisipkan di antara kode-kode html sehingga dapat langsung ditampilkan bersama dengan kode-kode html tersebut. Program PHP dapat ditambahkan dengan mengapit program tersebut di antara tanda . Tanda-tanda tersebut biasanya disebut tanda untuk
escaping (kabur) dari kode html. File html yang telah dibubuhi program PHP harus diganti ekstensi-nya menjadi .PHP3 atau .PHP.
PHP merupakan bahasa pemograman web yang bersifat server-side HTML =
35
Artinya adalah sintaks dan perintah-perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan HTML biasa. PHP dikenal sebgai bahasa scripting yang menyatu dengan tag HTML, dieksekusi di server dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis seperti ASP (Active Server Pages) dan JSP (Java Server Pages).
2.2.9.5Sejarah PHP
PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdroft, seorang programmer C. Semula PHP digunakannya untuk menghitung jumlah pengunjung di dalam webnya. Kemudian ia mengeluarkan Personal Home Page Tools versi 1.0 secara gratis. Versi ini pertama kali keluar pada tahun 1995. Isinya adalah sekumpulan script PERL yang dibuatnya untuk membuat halaman webnya menjadi dinamis. Kemudian pada tahun 1996 ia mengeluarkan PHP versi 2.0 yang kemampuannya telah dapat mengakses
database dan dapat terintegrasi dengan HTML. Pada tahun 1998 tepatnya pada tanggal 6 Juni 1998 keluarlah PHP versi 3.0 yang dikeluarkan oleh Rasmus sendiri bersama kelompok pengembang softwarenya.
Versi terbaru, yaitu PHP 4.0 keluar pada tanggal 22 Mei 2000 merupakan versi yang lebih lengkap lagi dibandingkan dengan versi sebelumnya. Perubahan yang paling mendasar pada PHP 4.0 adalah terintegrasinya Zend Engine yang dibuat oleh Zend Suraski dan Andi Gutmans yang merupakan penyempurnaan dari PHP scripting engine. Yang lainnya adalah build in HTTP session, tidak lagi menggunakan library
36
2.2.9.6Sintaks PHP
PHP adalah bahasa yang dirancang untuk mudah diletakan didalam kode HTML. Banyak dijumpai kode PHP yang menyatu dengan kode HTML. Kode PHP diawali dengan tag <?PHP dan diakhiri dengan tag ?>. Setiap baris atau statement harus diakhiri dengan menggunakan tanda titik koma (;) dan umumnya setiap statement dituliskan dalam satu baris. Script PHP merupakan script yang digunakan untuk menghasilkan halaman-halaman web.
2.2.9.7Tipe Data PHP
PHP mendukung delapan tipe nilai atau tipe data. Empat nilai scalar ( single-value) : integer, floating point, string, dan Boolean; dan nilai koleksi: array dan objek. Sisanya adalah tipe khusus: resource dan NULL.
1. Tipe Data Integer
Tipe data integer meliputi semua bilangan bulat, range data integer pada PHP yaitu antara –2,147,483,648 samapai +2,147,483,647 pada platform 32 bit. PHP akan secara otomatis mengkonversi data integer menjadi floating point jika berada diluar range diatas.
2. Tipe Data Floating Point
Floating point merepresentasikan bilangan pecahan atau bilangan desimal, range data floating point pada PHP yaitu antara 1.7E-308 sampai 1.7E+308.
3. Tipe Data String
Sebuah data dengan tipe string dinyatakan dengan mengapitnya mengunakan
tanda petik tunggal (‘ ‘) maupun ganda (“ “). Perbedaannya adalah, jika kita
tanda petik tunggal, maka pada string itu tidak dapat dimasukkan variabel dan escape sequence handling.
37
Array adalah sebuah data yang mengandung satu atau lebih data, dan dapat diindeks berdasarkan numerik maupun string. Data yang dikandung pada sebuah
array dapat dari tipe data yang lain bahkan dapat juga bertipe array. PHP
membolehkan elemen dari array terdiri atas data dengan tipe yang berbeda-beda. 5. Tipe Data Object
Object adalah sebuah tipe data yang dapat berupa sebuah bilangan, variabel atau bahkan sebuah fungsi. Object dibuat dengan tujuan untuk membantu programmer yang terbiasa dengan Object Oriented Programming.
2.2.9.8MySQL
Perkembangannya disebut SQL yang merupakan kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database. SQL pertama kali didefinisikan oleh American National Standards Institute (ANSI) pada tahun 1986. MySQL adalah sebuah sistem manajemen database yang bersifat open source. MySQL adalah pasangan serasi dari PHP. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL AB yang berada di Swedia.
MySQL dapat digunakan untuk mengelola database mulai dari yang kecil sampai dengan yang sangat besar. MySQL juga dapat menjalankan perintah-perintah
Structured Query Language (SQL) untuk mengelola database-database yang ada di dalamnya. Hingga kini, MySQL sudah berkembang hingga versi 5. MySQL 5 sudah mendukung trigger untuk memudahkan pengelolaan tabel dalam database.
Sebuah Website yang interaktif dan dinamis, tentunya akan membutuhkan penyimpanan data yang fleksibel dan cepat untuk diakses. Salah satu database untuk
server adalah MySQL. MySQL adalah merupakan aplikasi RDBMS (Relational Data
Base Management System) yang sangat cepat dan dapat diandalkan dalam menangani
basis data. Jenis database ini sangat popular dan digunakan pada banyak website .
MySQL menggunakan bahasa SQL (Struktur Query Language) dan bersifat free
38
2.2.9.9PHP MyAdmin
PHPMyAdmin adalah perangkat lunak bebas yang ditulis dalam bahasa pemrograman PHP yang digunakan untuk menangani administrasi MySQL melalui Jejaring Jagat Jembar (World Wide Web). phpMyAdmin mendukung berbagai operasi MySQL, diantaranya (mengelola basis data, tabel-tabel, bidang (fields), relasi (relations), indeks, pengguna (users), perijinan (permissions), dan lain-lain).
Pada dasarnya, mengelola basis data dengan MySQL harus dilakukan dengan cara mengetikkan baris-baris perintah yang sesuai (command line) untuk setiap maksud tertentu. Jika seseorang ingin membuat basis data (database), ketikkan baris perintah yang sesuai untuk membuat basis data. Jika seseorang menghapus tabel, ketikkan baris perintah yang sesuai untuk menghapus tabel. Hal tersebut tentu saja sangat menyulitkan karena seseorang harus hafal dan mengetikkan perintahnya satu per satu.
Saat ini banyak sekali perangkat lunak yang dapat dimanfaatkan untuk mengelola basis data dalam MySQL, salah satunya adalah phpMyAdmin. Dengan phpMyAdmin, seseorang dapat membuat database, membuat tabel, mengisi data, dan lain-lain dengan mudah, tanpa harus menghafal baris perintahnya.
phpMyAdmin merupakan bagian untuk mengelola basis data MySQL yang ada di komputer. Untuk membukanya, buka browser lalu ketikkan alamat http://localhost/phpmyadmin, maka akan muncul halaman phpMyAdmin. Di situ nantinya seseorang bisa membuat (create) basis data baru, dan mengelolanya.
2.2.9.10 Sejarah PHPMyAdmin
39
menulis kode baru untuk phpmyadmin, dan ditingkatkan pada konsep dari proyek Kuppelwiesser. Ratschiller meninggalkan proyek phpMyAdmin pada tahun 2001. Sekarang, Sebuah tim dari delapan pengembang yang dipimpin oleh Oliver Muller meneruskan pengembangan phpMyAdmin di SourceForge.net (http://sourceforge.net).
Beberapa pengembang diantaranya ialah : 1. Marc Delisle
2. Michal Cihar 3. Sebastian Mendel 4. Herman van Rink
Fitur - FiturBeberapa fitur dalam phpMyAdmin : Antarmuka berbasis web.
Dukungan banyak fitur MySQL:
menelusuri dan drop basisdata (database), tabel, pandangan (view), bidang (fields) dan indeks.
membuat, menyalin, drop, dan mengubah nama basis data, tabel, kolom dan indeks. pemeliharaan server, basis data dan tabel, dengan server konfigurasi.
melaksanakan, mengedit dan penunjuk pernyataan-SQL, bahkan batch-queries mengelola pengguna MySQL dan hak istimewa.
40
Ekspor data ke berbagai format: CSV, SQL, XML, PDF, ISO / IEC 26300 - OpenDocument Text dan Spreadsheet, Word, Excel, LATEKS dan lain-lain
Membuat grafik PDF dari tampilan basis data anda.
Membuat kompleks query menggunakan Query-by-example. (QBE) Pencarian global dalam basis data.
Transformasi data disimpan ke dalam format yang menggunakan satu set fungsi yang telah ditetapkan, seperti menampilkan data blob-data atau download-link.
2.2.9.11 Macromedia Dreamweaver 8
Macromedia Dreamweaver merupakan salah satu software dari kelompok Macromedia yang banyak digunakan untuk mendesain situs Web. Adapun
Macromedia Dreamweaver itu sendiri adalah sebuah HTML editor professional untuk mendesain secara visual dan mengelolah situs atau halaman Web.
Dreamweaver 8 memiliki performa yang lebih baik dan memiliki tampilan yang memudahkan anda untuk membuat halaman web, baik dalam jendela desain maupun dalam jendela kode rumus. Dreamweaver 8 didukung dengan cara pemakaian yang praktis dan standar, dan juga didukung untuk pengembangan penggunaan CSS, XML, dan RSS, dan kemudahan-kemudahan lain yang diperlukan.
Dreamweaver merupakan software yang digunakan oleh Web desainer
maupun Web programmer dalam mengembangkan Web. Hal ini disebabkan ruang kerja, fasilitas, dan kemampuan Dreamweaver yang mampu meningkatkan produktivitas dan efektivitas dalam desain maupun membangun sebuah situs Web.
2.2.9.12 Adobe Photoshop
41
dan perusahaan iklan sehingga dianggap sebagai pemimpin pasar (market leader) untuk perangkat lunak pengolah gambar/foto, dan, bersama Adobe Acrobat, dianggap sebagai produk terbaik yang pernah diproduksi oleh Adobe Systems. Versi kedelapan aplikasi ini disebut dengan nama Photoshop CS (Creative Suite), versi sembilan disebut Adobe Photoshop CS2, versi sepuluh disebut Adobe Photoshop CS3 , versi kesebelas adalah Adobe Photoshop CS4 dan versi yang terakhir (keduabelas) adalah Adobe Photoshop CS5.
42
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Tempat Kerja Praktek
Tempat kerja praktek dilakukan di PT Askes (Persero) Kantor Cabang Utama Bandung, yang beralamat di Jln. Pelajar Pejuang 45 no 66. PT Askes (Persero) Kantor Cabang Utama Bandung merupakan kantor pelayanan peserta Askes untuk wilayah Bandung dan sekitarnya.
Pada tahun 2009 PT Askes Kantor Cabang Utama Bandung memiliki Kantor Cabang Pembantu untuk wilayah Kab.Bandung dan Kod.Cimahi serta Kab. Bandung Barat, sehingga PT Askes Kantor Cabang Utama Bandung melayani untuk wilayah Kod. Bandung dan membawahi KCP PT Askes untuk wilayah Kab. Bandung, Kod. Cimahi dan Kab.Bandung Barat.
3.2 Kegiatan Kerja Praktek
Penulis melaksanakan kerja praktek yang dilakukan dibagian KPP (Kepesertaan dan Pelayanan Pelanggan) di PT Askes (Persero) Cabang Utama Bandung, yang bertugas melayani peserta dalam administrasi pembuatan kartu peserta Askes.
43
Tabel 3.1 Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek
No Kegiatan M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 1 Survey dan Observasi
2 Analisis Kebutuhan Perancangan Sistem
3 Implementasi sistem 4 Pengujian dan Perbaikan Sistem
Keterangan : M1 = Minggu ke-1 M2 = Minggu ke-2
No Hari Jam Kerja 1 Istirahat Jam Kerja 2
1 Senin – Kamis 07.30 WIB 12.00 WIB 13.00 WIB – 16.30 WIB
2 Jum’at 07.30 WIB 11.30 WIB 13.00 WIB –
44
3.3 Analisis Sistem
Analisis sistem dilakukan untuk memperoleh definisi permasalahan dan gambaran yang tepat dari apa yang akan dilakukan oleh sistem. Analisis Sistem bertujuan untuk mengetahui bagaimana seluk beluk sistem yang akan diteliti dan dibangun.
Pengelolaan arsip yang masuk gudang di PT Askes (Persero) Cabang Utama Bandung masih dilakukan secara manual dengan menggunakan pembukuan yang mencatat semua aktivitas gudang arsip.Sehingga rentan terjadi hilangnya data.
Dengan tidak adanya sebuah sistem informasi untuk mengelola data di bagian gudang, data-data tidak terorganisir sehingga bila terjadi hal-hal yang diluar keinginan terhadap data-data tersebut, bagian gudang akan sulit untuk melakukan tindakan untuk menanganinya.
3.4Analisis Fungsional
3.4.1 Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Setelah diadakan pengamatan dan wawancara dari sistem yang sedang berjalan, maka akan dibangun sistem informasi yang baru sesuai dengan prosedur yang sedang berjalan di perusahaan. Adapun prosedur yang sedang berjalan di perusahaan berdasarkan aliran dokumen akan lebih jelas terlihat pada flow map
45
3.4.1.1Prosedur Penerimaan Arsip
Keterangan dari flowmap prosedur yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Petugas gudang memberikan formulir permohonan berkas yang akan masuk gudang kepada karyawan yang menyerahkan berkas.
2. Karyawan mengisi formulir yang berisi informasi berkas yang akan masuk gudang, mulai dari jenis berkas, jenis layanan, bulan layanan dan sebagainya.
3. Setelah formulir diisi selanjutnya petugas memeriksa kelengkapan formulir.
46
47
3.5Analisis Non Fungsional
Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan non fungsional. Spesifikasi kebutuhan non fungsional adalah spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan.
3.5.1 Analisis Pengguna
Dalam sistem yang sedang berjalan, melibatkan satu entitas yaitu user dengan karakteristiknya sebagai berikut :
Tabel 3.2 karakteristik pengguna
Pengguna yang berada di PT Askes (Persero) Cabang Utama Bandung sudah memadai / memenuhi kriteria dari analisis pengguna sistem Maka perusahaan tidak perlu melakukan pelatihan admin untuk maintenance database dan sistem informasi aplikasi gudang arsip.
Pengguna Tanggung jawab Hak akses Tingkat
pendidikan Tingkat keterampilan
Pengal dan mengedit data arsip yang masuk gudang
Melakukan pencarian, tambah, edit data gudang
Minimal lulusan SMA/SMK
Mengerti dan bisa menjalankan komputer.
Admin Menambah, dan menghapus data dati, data ppk, data berkas, data jenis pelayanan.
Melakukan pencarian, tambah, edit data gudang
Minimal lulusan SMA/SMK, D3 dan S1
48
3.5.2 Analisis Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi aplikasi gudang arsip pada PT Askes (Persero) Cabang Utama Bandung antara lain :
1. Windows XP Profesional SP 3.
2. Web Browser seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera
Sedangkan perangkat lunak yang ada saat ini padaPT Askes (Persero) Cabang Utama Bandung antara lain:
1. Windows XP Profesional SP 3.
2. Web Browser seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera
Maka dengan menganalisis perangkat lunak diperlukan perangkat lunak yang sesuai untuk menjalankan sistem informasi gudang arsip tersebut.
3.5.3 Analisi Perangkat Keras
Perangkat keras yang ada pada PT Askes Cabang Utama Bandung adalah sebagai berikut :
1. Processor Intel Pentium Core duo 2. RAM 1GB,
3. Hard Disk 80 GB, 4. Monitor 15’,
5. Keyboard dan mouse
Maka untuk menjalankan sistem informasi inventory gudang ini harus memenuhi perangkat keras dengan spesifikasi minimal :
1. Processor Intel Pentium Core duo 2. RAM 1GB,
3. Hard Disk 80 GB, 4. Monitor 15’,
49
3.6Perancangan Fungsional
Perancangan sistem pendataan aliran inventory gudang ini bertujuan sebagai solusi dari masalah yang sedang berjalan.
3.6.1 Perancangan Aliran Informasi
Perancangan aliran informasi ini meliputi perancangan ERD, diagram konteks
dan Data Flow Diagram (DFD)
3.6.1.1ERD (Entity Relation Diagram)
50
3.6.1.2Diagram Konteks
Hakekatnya sistem mempunyai keterkaitan dengan sejumlah entitas, baik itu keterkaitan dengan entitas luar sistem maupun keterkaitan dengan entitas dalam sistem.Hubungan antara entitas dengan sistem digambarkan dengan Diagram Konteks. Adapun Diagram Konteks pada sistem gudang arsip ini adalah sebagai berikut:
Gambar 3.3 Diagram Konteks
3.6.1.3DFD (Data Flow Diagram)
DFD (Data Flow Diagram) merupakan sebuah teknik yang menggambarkan aliran data dan transformasi yang digunakan sebagai perjalanan data dari masukan menuju keluaran. DFD dibuat jika pada Diagram Konteks masih terdapat proses yang mesti dijelaskan lebih rinci.
51
52
53
54
Gambar 3.7 DFD Level 2 Proses 3
55
Gambar 3.9 DFD Level 2 proses 5
56
Gambar 3.11 DFD Level 2 proses 7
57
Gambar 3.12 DFD Level 2 proses 9
58
3.6.2 Spesifikasi Proses
Spesifikasi proses digunakan sebagai gambaran proses model aliran pada Data Flow Diagram. Untuk menggambarkan proses model aliran pada DFD dijelaskan pada tabel spesifikasi proses di bawah ini. Berikut ini adalah spesifikasi proses dari DFD level 1
Tabel 3.3 Spesifikasi Proses
No Proses Keterangan
1 No. Proses 1.1
Nama Proses Pengecekan Username
Deskripsi Untuk mengecek username pada proses verifikasi data login
Sumber daya Admin, petugas
Tujuan Admin, petugas
Masukan Username
Keluaran Data valid atau tidak valid
Logika proses Begin
{Admin memasukkan username ke database}
if username=true
then tampil info login username; pengecekan password
else username tidak valid
end;
end
Begin
59
No Proses Keterangan
if username=true
then tampil info login username; pengecekan password
else username tidak valid
end;
end
2 No. Proses 1.2
Nama Proses Pengecekan Password
Deskripsi Untuk mengecek password pada proses verifikasi data login
Sumber daya Admin, petugas
Tujuan Admin, petugas
Masukan Password
Keluaran Data valid atau tidak valid
Logika proses Begin
{Admin memasukkan password ke database}
if password=true
then tampil info login password; Masuk Menu Admin
else password tidak valid
else;
60
No Proses Keterangan
Begin
{User memasukkan password ke database}
if password=true
then tampil info login password; Masuk Menu User
else password tidak valid
else;
else
No Proses Keterangan
3 No. Proses 2.1
Nama Proses Tambah Data Gudang
Deskripsi Untuk Menambah data Gudang Sumber daya petugas
Tujuan petugas Masukan Data gudang Keluaran laporan Logika proses
No Proses Keterangan
4 No. Proses 2.2
61
No Proses Keterangan
Deskripsi Untuk mencari data gudang Sumber daya petugas
Tujuan petugas
Masukan Data data gudang Keluaran laporan
Logika proses
No Proses Keterangan
5 No. Proses 2.3
Nama Proses Edt Data gudang
Deskripsi Untuk mngubah data gudang Sumber daya petugas
Tujuan petugas Masukan Data gudang Keluaran laporan Logika proses
No Proses Keterangan
62
No Proses Keterangan
Deskripsi Untuk mencetak data gudang Sumber daya petugas
Tujuan petugas
Masukan Bulan pelayanan dan jenis pelayanan Keluaran laporan
Logika proses
No Proses Keterangan
6 No. Proses 2.5
Nama Proses Hapus data gudang Deskripsi Untuk hapus data gudang Sumber daya petugas
Tujuan petugas
Masukan Bulan pelayanan dan jenis pelayanan Keluaran laporan
Logika proses
No Proses Keterangan
7 No. Proses 3.1
63
No Proses Keterangan
Deskripsi Untuk menambah data berkas Sumber daya Admin
Tujuan Admin
Masukan Data dati Keluaran Data berkas Logika proses
No Proses Keterangan
8 No. Proses 3.2
Nama Proses Hapus data dati
Deskripsi Untuk menghapus data dati Sumber daya Admin
Tujuan Admin
Masukan Data berkas Keluaran Data berkas Logika proses
No Proses Keterangan
9 No. Proses 4.1
64
No Proses Keterangan
Deskripsi Untuk menambah data PPK Sumber daya Admin
Tujuan Admin
Masukan Data Admin Keluaran Data Admin Logika proses
No Proses Keterangan
10 No. Proses 4.2
Nama Proses Hapus data Dati Deskripsi Untuk Menghapus Dati Sumber daya Admin
Tujuan Admin
Masukan Data Dati Keluaran Data Dati Logika proses
No Proses Keterangan
11 No. Proses 5.1
65
No Proses Keterangan
Deskripsi Untuk menambah berkas Sumber daya Admin
Tujuan Admin
Masukan berkas Keluaran berkas Logika proses
No Proses Keterangan
12 No. Proses 5.2
Nama Proses Hapus data berkas Deskripsi Untuk Menghapus berkas Sumber daya Admin
Tujuan Admin
Masukan Data berkas Keluaran Data berkas Logika proses
No Proses Keterangan
13 No. Proses 6.1
66
No Proses Keterangan
Deskripsi Untuk menambah data jenis berkas Sumber daya Admin
Tujuan Admin
Masukan Data jenis berkas Keluaran Data jenis berkas Logika proses
No Proses Keterangan
14 No. Proses 6.2
Nama Proses Hapus data jenis berkas Deskripsi Untuk Menghapus jenis berkas Sumber daya Admin
Tujuan Admin
67
No Proses Keterangan
15 No. Proses 7.1
Nama Proses Tambah data Pelayanan
Deskripsi Untuk menambah data Pelayanan Sumber daya Admin
Tujuan Admin
Masukan Data Pelayanan Keluaran Data Pelayanan Logika proses
No Proses Keterangan
16 No. Proses 7.2
Nama Proses Hapus data pelayanan Deskripsi Untuk Menghapus Pelayanan Sumber daya Admin
Tujuan Admin
Masukan Data Pelayanan Keluaran Data Pelayanan Logika proses
No Proses Keterangan
17 No. Proses 8.1
68
No Proses Keterangan
Deskripsi Untuk menambah lemari Sumber daya Admin
Tujuan Admin
Masukan Data lemari Keluaran Data lemari Logika proses
No Proses Keterangan
18 No. Proses 9.1
Nama Proses Tambah ordner
Deskripsi Untuk menambah ordner Sumber daya Admin
Tujuan Admin
Masukan Data ordner Keluaran Data ordner Logika proses
No Proses Keterangan
19 No. Proses 9.2
Nama Proses Hapus data ordner
69
No Proses Keterangan
Tujuan Admin
Masukan Data ordner Keluaran Data ordner Logika proses
No Proses Keterangan
20 No. Proses 10.1
Nama Proses Tambah user
Deskripsi Untuk menambah data user Sumber daya Admin
Tujuan Admin
Masukan Data User Keluaran Data User Logika proses
3.6.3 Kamus Data
70
Tabel 3.4 Kamus Data
Nama Petugas
Sumber / tujuan Petugas dan Admin Deskripsi Berisi seluruh data Petugas
Struktur Data Id user+Username+Password+nama lengkap+Alamat+Status Sumber / tujuan petugas
Deskripsi berisi seluruh data gudang arsip
71
Deskripsi Berisi data nama dati, kode dati dan username Struktur Data KodeDati+NamaDati+username
Kode Dati
Deskripsi Berisi data kode dati, kode PPK, Nama PPK dan username Struktur Data KodeDati+KodePPK+NamaPPK+username
Kode Dati
72
Struktur Data IDberkas+NamaBerkas+username Kode Dati
Deskripsi Berisi data Idberkas, IdJenis berkas, Nama jenis berkas dan username
Struktur Data IDberkas+IdjenisJenisBerkas+NamaJenisBerkas+username Kode Dati Nama Jenis Pelayanan Sumber / tujuan Admin
Deskripsi Berisi data No Jenis Pelayanan dan Jenis pelayanan Struktur Data NoJenisPelayanan+JenisPelayanan+username Kode Dati
Deskripsi Berisi seluruh data Admin
Struktur Data Id user+Username+Password+nama lengkap+Alamat
73
Deskripsi Berisi seluruh data lemari Struktur Data NoLemari+Kapasitas+isi NoLemari
Deskripsi Berisi seluruh data Ordner
74
3.7Perancangan Basis Data
Basis data atau database adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu.
3.7.1 Skema Relasi
Skema relasi merupakan rangkaian hubungan antara dua tabel atau lebih pada sistem database.Berikut ini adalah skema relasi pada sistem informasi gudang arsip PT Askes (Persero) KCU Bandung.
75
3.7.2 Struktur Tabel
Penyimpanan data pada aliran data di simpan dalam sebuah tabel seperti yang diuraikan dibawah ini :
Tabel .3.6 Tabel Data Gudang
datagudang
No Key Column Name Data Type Width Null Default
1 PK noDataGudang Integer 11 No 2 iddati VarChar 11 No 3 namappk VarChar 39 No 4 namapelayanan VarChar 25 No 5 bpelayanan VarChar 20 No 6 namaberkas VarChar 40 No 7 namajberkas VarChar 45
8 tglmulai VarChar 15 No 9 tglselesai VarChar 15 No 10 namaptgs VarChar 30
11 keterangan VarChar 50
76
Tabel 3.7 Tabel Dati
t_dati
No Key Column Name Data Type Width Null Default
1 PK iddati Int 8 No
2 nama VarChar 17 No
3 username VarChar 30 No
Tabel 3.8Tabel PPK
t_ppk
No Key Column Name Data Type Width Null Default
1 PK Id_dati VarChar 8 No
2 Id_ppk Int 8 No
3 FK namappk VarChar 39 Yes 4 username VarChar 30 No
Tabel 3.9 Tabel Berkas
t_berkas
No Key Column Name Data Type Width Null Default
77
3 username VarChar 30 No
Tabel 3.10 Tabel Jenis berkas
t_jberkas
No Key Column Name Data Type Width Null Default
1 PK idjberkas VarChar 11 No 2 FK namajenisberkas VarChar 40 No 3 idberkas VarChar 11 No 4 username VarChar 30 No
Tabel 3.11 Tabel Pelayanan
t_pelayanan
No Key Column Name Data Type Width Null Default
1 PK id_pelayanan VarChar 11 No 2 FK nama_pelayanan VarChar 25 No 3 username VarChar 30 No
Table 3.12 Tabel Petugas
user
No Key Column Name Data Type Width Null Default
1 PK id Integer 10 No
78
3 username VarChar 20 No
4 password VarChar 20 No
5 domisili VarChar 30 No
6 status VarChar 30 No
3.7.3 Perancangan Struktur Menu
Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer. Sehingga saat menjalankan program, admin tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang diinginkan. Pada perancangan perangkat lunak ini dibuat menu seperti dibawah ini :
Gambar 3.12 Struktur Perancangan Menu
3.7.4 Perancangan AntarMuka
Tahap perancangan antarmuka dilakukan untuk merancang antarmuka agar dapat digunakan oleh pengguna baik admin maupun user yang menggunakan sistem informasi gudang ini.
79
Form ini digunakan untuk melakukan login ke menu utama
Navigasi
1. Klik tombol “Go” untuk menuju ke T.02
Gambar 3.13 Antarmuka Menu login
80
81
Form Tambah (T03)
Navigasi
untuk menuju ke T.04 3. Klik tombol “Edit”
