PERANAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL DALAM PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
(Studi Tentang Pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian Di Kota Medan)
SKRIPSI
Diajukan untuk memenuhi persyaratan menyelesaikan pendidikan sarjana (S-1) pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Disusun Oleh:
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2012
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
HALAMAN PERSETUJUAN
Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh: Nama : Rahmat Syaibani
Nim : 080903024
Departemen : Ilmu Administrasi Negara
Judul : Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
…Medan Dalam Pelayanan Administrasi Kependudukan
…(Studi Tentang Pengurusan Akta Kelahiran dan Akta
…Kematian di Kota Medan)
Medan,
Dosen Pembimbing Ketua Departemen Ilmu administrasi Negara
Drs. Kariono, M.Si Drs. M. Husni Thamrin Nasution, M.Si NIP: 196106191987011002 NIP: 196401081991021001
Dekan,
FISIP USU MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji Syukur penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telh memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga Skripsi ini dapat penulis selesaikan. Skripsi ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk meraih gelar Sarjana (S-1) pada Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universias Sumatera Utara.
Penulis telah berusaha semaksimal mungkin dalam proses penyelesaian Skripsi ini, namun penulis juga menyadari bahwa Skripsi ini masih banyak terdapat kekurangan baik dari segi isi maupun penulisan. akhirnya syukur Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini yang berjudul
“PERANAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL DALAM
PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (STUDI TENTANG PENGURUSAN AKTA KELAHIRAN DAN AKTA KEMATIAN DI KOTA
MEDAN)”.
1. Bapak Prof. Dr. Badaruddin, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Husni Thamrin Nasution, M.Si, selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara.
3. Ibu Dra. Elita Dewi, M.SP sebagai Sekretaris Departemen.
4. Bapak Drs. Kariono, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan masukan yang sangat berharga bagi penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
5. Bapak dan Ibu Dosen Departemen Ilmu Adminstrasi Negara atas pengabdian dan dedikasinya menyumbangkan ilmu dan mendidik penulis selama menuntut ilmu di Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
6. Bapak Drs. Darussalam Pohan, M.AP selaku Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian di Dinas.
8. Kak Mega dan Kak Dian yang telah membantu dalam mengurus segala keperluan Administrasi dan memberikan segala informasi dari departemen.
9. Buat para sahabat-sahabatku Rizky, Tya, Ande, Ade, Rahmi, Ocha, Ririn, dan Alam, terima kasih buat kebersamaannya dan saling tolong-menolongnya.
10.Buat teman-teman yang pernah berbagi cerita Tika Nadeak, Bang Nawir, Nia, Marino, Cindy, Inuy, Dessy, Dewi, Nisa, dan seluruh AN’08 salam semangat.
Akhirnya terima kasih penulis ucapkan kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Skripsi ini maupun selama masa perkuliahan. Semoga Skripsi ini bermanfaat bagi kita semua.
Medan, April 2012
DAFTAR ISI
HALAMAN PERSETUJUAN ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... iv
DAFTAR LAMPIRAN ... x
ABSTRAK ... xi
BAB I : PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Masalah ... 1
I.2 Fokus Masalah ... 5
I.3 Rumusan Masalah ... 5
I.4 Tujuan Penelitian ... 6
I.5 Manfaat Penelitian... 6
I.6 Sitematika Penulisan ... 7
BAB II : STUDI KEPUSTAKAAN II.1 Pengertian Peranan... 9
II.2 Manajemen Pelayanan Publik ... 10
II.2.1 Pengertian Pelayanan Publik ... 10
II.2.2 Asas-Asas Pelayanan Publik ... 12
II.2.3 Kualitas Pelayanan Publik... 14
II.2.4 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pelayanan Publik 19 II.3 Administrasi Kependudukan ... 22
II.3.1 Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Dokumen Kependudukan ... 22
II.3.2 Pencatatan Kelahiran dan Kematian ... 25
BAB III : PENDAHULUAN
III.1 Bentuk Penelitian ... 33
III.2 Lokasi Penelitian ... 33
III.3 Informan Penelitian ... 34
III.4 Teknik Pengumpulan Data ... 35
III.5 Jenis dan Sumber Data ... 36
III.6 Validitas Data ... 36
III.7 Teknik Analisis Data ... 38
BAB IV : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN IV.1 Gambaran Umum Kota Medan ... 40
IV.1.1 Letak Geografis Kota Medan ... 40
IV.1.2 Gambaran Penduduk Kota Medan ... 42
IV.2 Gambaran Umum Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan... 45
IV.2.1 Visi, Misi dan Tujuan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan ... 45
IV.2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan ... 50
IV.2.3 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan ... 60
IV.2.4 Karakteristik Pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan ... 64
BAB V : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN V.1 HASIL PENELITIAN ... 67
V.1.1 Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan ... 67
V.1.2 Sosialisasi ... 69
V.1.3 Penerapan Sistem dan Prosedur Pelayanan ... 71
V.1.5 Penerapan Sanksi Administratif ... 77
V.1.6 Penanganan Pengaduan, Saran, dan Masukan ... 79
V.1.7 Kutipan Wawancara ... 81
V.2 PEMBAHASAN ... 90
V.2.1 Peranan Dinas Kependuduka n dan Catatan Sipil Kota Medan ... 90
V.2.2 Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Dalam Pelayanan Pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian ... 94
1. Sosialisasi ... 96
2. Penerapan Sistem dan Prosedur Pelayanan ... 98
3 Penerapan Jangka Waktu dan Biaya Pelayanan . 100 4. Penerapan Sanksi Administratif ... 102
5. Penanganan Pengaduan, Saran, dan Masukan .... 104
V.2.3 Faktor Yang Mempengaruhi Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Dalam Pelayanan Pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian ... 107
BAB VI : PENUTUP VI.1 Kesimpulan ... 110
VI.2 Saran ... 112
DAFTAR TABEL
Tabel IV.1 Penduduk Kota Medan Menurut Kecamatan dan Jenis Kelamin ... 44
Tabel IV.2 Misi dan Tujuan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan ... 49
Tabel IV.3 Daftar Nama Pegawai Pada Jabatan Struktural... 63
Tabel IV.4 Karakteristik Pegawai Berdasarkan Golongan ... 64
Tabel IV.5 Karakteristik Pegawai Berdasarkan Jabatan ... 65
Tabel V.1 Ketetapan Tarif Retribusi ... 74
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 : Surat Pengajuan Judul Skripsi LAMPIRAN 2 : Transkrip Nilai
LAMPIRAN 3 : Surat Permohonan Persetujuan Judul Skripsi LAMPIRAN 4 : Surat Penunjukkan Dosen Pembimbing
LAMPIRAN 5 : Undangan Seminar Proposal Usulan Penelitian Skripsi LAMPIRAN 6 : Daftar Hadir Peserta Seminar Proposal Rancangan
Usulan Penelitian (RUP) Mahasiswa FISIP USU LAMPIRAN 7 : Berita Acara Seminar Proposal Rencana Usulan
Penelitian
LAMPIRAN 8 : Surat Izin Penelitian untuk Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
LAMPIRAN 9 : Surat Izin Penelitian untuk Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan
LAMPIRAN 10 : Surat Rekomendasi Penelitian LAMPIRAN 11 : Undangan Ujian Meja Hijau
ABSTRAK
Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Dalam Pelayanan Administrasi Kependudukan
(Studi Tentang Pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian Di Kota Medan)
Nama : Rahmat Syaibani
Departemen : Ilmu Administrasi Negara
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Dosen Pembimbing : Drs. Kariono, M.Si
Pelayanan administrasi kependudukan merupakan bagian dari urusan wajib Pemerintah Daerah yang dilaksanakan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai tugas dalam memberikan pelayanan pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian yang yang diatur sesuai dengan Undang-Undang No. 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan. Medan merupakan ibukota provinsi Sumatera Utara dengan jumlah penduduk yang cukup besar sehingga memiliki berbagai macam masalah kependudukan.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam memberikan pelayanan administrasi kependudukan khususnya dalam pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian di Kota Medan serta untuk mengetahui faktor yang mempengaruhi peranan Dinas tersebut. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan analisa data kualitatif. Adapun yang menjadi informan dalam penelitian ini terdiri dari informan kunci yaitu Arpian Saragih, S.Sos, M.Si dan Ritawaty, SH, M.AP. Informan utama adalah masyarakat para pengguna palayanan dalam pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kamatian.
Kesimpulan dari penelitian menunjukkan bahwa Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil berperan penting dalam memberikan pelayanan pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian di Kota Medan. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan berperan penting dalam pelaksanaan sosialiasi, penerapan sistem dan prosedur pelayanan, penerapan jangka waktu dan biaya pelayanan, penerapan sanksi administratif dan penanganan pengaduan, saran, dan masukan. Ternyata dalam melaksanakan peran-peran tersebut terdapat faktor yang mempengaruhinya yaitu faktor pendukung dan faktor penghambat. Faktor pendukung terdiri dari faktor organisasi, faktor aturan dan faktor sarana. Sedangkan faktor penghambat terdiri dari faktor terbatasnya sumberdaya manusia yang memiliki pengetahuan dan keterampilan khusus di bidang teknologi informasi, faktor kesadaran dan kedisiplinan pegawai, dan belum terisinya struktur organisasi sesuai dengan latar belakang pendidikan.
ABSTRAK
Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Dalam Pelayanan Administrasi Kependudukan
(Studi Tentang Pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian Di Kota Medan)
Nama : Rahmat Syaibani
Departemen : Ilmu Administrasi Negara
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Dosen Pembimbing : Drs. Kariono, M.Si
Pelayanan administrasi kependudukan merupakan bagian dari urusan wajib Pemerintah Daerah yang dilaksanakan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai tugas dalam memberikan pelayanan pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian yang yang diatur sesuai dengan Undang-Undang No. 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan. Medan merupakan ibukota provinsi Sumatera Utara dengan jumlah penduduk yang cukup besar sehingga memiliki berbagai macam masalah kependudukan.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam memberikan pelayanan administrasi kependudukan khususnya dalam pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian di Kota Medan serta untuk mengetahui faktor yang mempengaruhi peranan Dinas tersebut. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan analisa data kualitatif. Adapun yang menjadi informan dalam penelitian ini terdiri dari informan kunci yaitu Arpian Saragih, S.Sos, M.Si dan Ritawaty, SH, M.AP. Informan utama adalah masyarakat para pengguna palayanan dalam pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kamatian.
Kesimpulan dari penelitian menunjukkan bahwa Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil berperan penting dalam memberikan pelayanan pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian di Kota Medan. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan berperan penting dalam pelaksanaan sosialiasi, penerapan sistem dan prosedur pelayanan, penerapan jangka waktu dan biaya pelayanan, penerapan sanksi administratif dan penanganan pengaduan, saran, dan masukan. Ternyata dalam melaksanakan peran-peran tersebut terdapat faktor yang mempengaruhinya yaitu faktor pendukung dan faktor penghambat. Faktor pendukung terdiri dari faktor organisasi, faktor aturan dan faktor sarana. Sedangkan faktor penghambat terdiri dari faktor terbatasnya sumberdaya manusia yang memiliki pengetahuan dan keterampilan khusus di bidang teknologi informasi, faktor kesadaran dan kedisiplinan pegawai, dan belum terisinya struktur organisasi sesuai dengan latar belakang pendidikan.
BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Masalah
Pada dasarnya administrasi kependudukan merupakan sub sistem dari administrasi negara, yang mempunyai peranan penting dalam pemerintahan dan pembangunan penyelenggaraan administrasi kependudukan. Sejalan dengan arah penyelanggaraan administrasi kependudukan, maka pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil sebagai sub-sub sistem pilar administrasi kependudukan harus ditata dengan baik agar memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan.
Berlakunya otonomi daerah yang tertuang dalam Undang-Undang No. 32 Tahun 2004 dimana otonomi daerah didefinisikan sebagai hak, wewenang, dan kewajiban daerah otonom untuk mengatur dan mengurus sendiri urusan pemerintahan dan kepentingan masyarakat setempat sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Oleh karena itu, pemerintah daerah dalam hal ini adalah pemerintah daerah kabupaten/kota mempunyai hak dan wewenang untuk mengatur dan mengurus urusan pemerintahannya sendiri.
Kependudukan dijelaskan bahwa instansi pelaksana administrasi kependudukan untuk wilayah kabupaten/kota adalah Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang berwenang memberikan pelayanan yang sama dan profesional kepada setiap penduduk atas pelaporan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting.
Dalam menjalankan penyelenggaraan administrai kependudukan, maka peristiwa penting kependudukan yang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak dan lain-lain yang harus di catat ke dalam pencatatan sipil harus ditata dengan sebaik-baiknya dalam bentuk pelayanan publik kepada masyarakat. Kelahiran dan kematian merupakan peristiwa penting kependudukan yang harus di lakukan pendataan dan menjadi bagian penting dalam administrasi demi terselenggaranya administrasi kependudukan yang baik.
Pendaftaran kelahiran dalam pendaftaran penduduk di buktikan dengan adanya akta kelahiran. Akta kelahiran adalah akta catatan sipil hasil pencatatan terhadap peristiwa kelahiran seseorang. Jika seorang anak belum punya akta kelahiran maka secara de jure keberadaannya dianggap tidak ada oleh negara. Hal ini mengakibatkan anak yang lahir tersebut tidak tercatat namanya, silsilah dan kewarganegaraannya serta tidak terlindungi keberadaanya.
bagaimana menjawab pertanyaan seperi tanggal kelahiran anaknya, umur ibunya, dan sebagainya.
Berikut adalah kutipan artikel mengenai masalah administrasi kependudukan dalam pendaftaran kelahiran di Indonesia:
“Enam dari sepuluh anak di bawah usia lima tahun di Indonesia tidak diakui keberadaannya secara sah oleh Pemerintah Indonesia. Anak-anak ini tidak memiliki identitas secara sah yang dituangkan dalam akta kelahiran. Padahal, akta kelahiran memiliki arti penting bagi eksistensi anak sebagai warga negara di muka hukum. Ironisnya, menurut data SUSENAS 2007, hanya 42 persen anak di bawah usia lima tahun (0-4 tahun) yang memiliki akta, sisanya 58 persen belum memiliki akta kelahiran. Dari 219 juta jumlah penduduk Indonesia (Supas 2005), 77,8 juta diantaranya adalah anak-anak (0-18 tahun).” (Kementrian Pemberdayaan Perempuan dan Anak RI: 2009)
Berdasarkan kutipan artikel di atas dapat kita lihat bahwa peristiwa kelahiran masih belum terdaftar secara baik dan seharusnya menjadi masalah penting yang harus diatasi demi terselenggaranya administrasi kependudukan yang lebih baik. Selain itu, hasil SUPAS 2005 (Data Statistik Indonesia: 2010) untuk penduduk yang berusia 0-4 tahun yang memiliki akta kelahiran di wilayah Sumatera Utara sebagai berikut, Kota Medan 31.47%, berarti ada sekitar 68.53% anak yang belum memiliki akta kelahiran. Kabupaten Deli Serdang 20.37%, berarti ada sekitar 70.63% anak berusia 0-4 tahun belum mempunyai akta kelahiran. Tidak adanya akta kelahiran berarti menunjukkan bahwa anak-anak tersebut belum terdaftar kedalam administrasi kependudukan dalam bentuk pencatatan sipil.
dengan minimnya pemahaman masyarakat mengenai fungsi akta kematian itu. Padahal akta tersebut berhubungan erat dengan status hukum seseorang, baik hukum privat maupun publik. Bahkan, beberapa tahun ke depan akta kematian akan menjadi salah satu prasyarat penting bagi kepengurusan dokumen lain. Manfaat dari akta kematian bagi ahli waris diantaranya untuk mengurus penetapan ahli waris, pensiunan, klaim asuransi, maupun persyaratan perkawinan bagi duda atau janda. Pentingnya membuat akte kematian sebagai database perencanaan pembangunan dan untuk melindungi hak-hak sipil warga. (Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Banjar: 2010)
Berdasarkan Publikasi Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) melalui Direktur Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) dan Ombudsman RI dengan kesimpulan Indeks Pelayanan Publik di Sumatera Utara (Sumut), terus mengalami penurunan sejak dua tahun terakhir. Saat ini (2011) indeks yang mencerminkan integritas layanan publik di Kota Medan hanya 3,66. Posisi ini bahkan lebih rendah jika dibandingkan dengan Kota Bandar Lampung dan Jayapura dengan masing-masing indeks lima dan empat. Paparan KPK menunjukkan temuan terbanyak masalah pelayanan publik tersebut ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil ( Analisa. 2011).
Upaya meningkatkan pelayanan publik, seperti membangun ruang tunggu yang bagus dan memasang kamera pengintai (CCTV) cuma alat bantu belaka. Memang pengadaan sarana prasarana yang memadai dapat mengurangi potensi penyelewengan pelayanan publik, seperti pungutan liar dan pencaloan. Tetapi itu saja tidak cukup. Karena lebih jauh dari itu adalah soal reformasi mental penyelenggara pelayanan.
Berdasarkan masalah-masalah yang telah dikemukakan mulai dari masalahakta kelahiran, dan kematian serta masalah pelayanan publik di Kota Medan maka Penulis tertarik untuk melakukan penelitian yang berjudul
“Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Dalam Pelayanan
Administrasi Kependudukan Pada Pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian Di Kota Medan.”
I.2 Fokus Masalah
Fokus masalah dalam penelitian ini adalah mengenai pelayanan pengurusan akta kelahiran dan akta kematian yang dilaksanakan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
I.3 Perumusan Masalah
Rumusan masalah dari penelitian ini adalah:
2. Apa saja yang mempengaruhi peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam pelayanan pengurusan akta kelahiran dan akta kematian di Kota Medan ?
I.4 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian mengungkapkan sasaran yang ingin dicapai dalam penelitian. Isi dan rumusan tujuan penelitian mengacu pada isi dan rumusan masalah penelitian. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui bagaimana peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam pelayanan pengurusan akta kelahiran dan akta kematian di Kota Medan.
2. Untuk mengetahui apa saja faktor yang mempengaruhi peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam pelayanan pengurusan akta kelahiran dan akta kematian di Kota Medan.
I.5 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Manfaat Teoritis
peran Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam pengurusan akta kelahiran dan akta kematian penduduk.
2. Manfaat Praktis
Manfaat bagi institusi, yaitu penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan yang sangat berharga bagi institusi yang terkait dalam pelayanan administrasi kependudukan pada pengurusan akta kelahiran dan akta kematian penduduk.
Manfaat bagi masyarakat, yaitu penelitian ini diharapkan dapat memberikan penjelasan dan masukan dalam memperoleh pelayanan administrasi kependudukan pada pengurusan akta kelahiran dan akta kematian penduduk.
I.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
BAB I : Pendahuluan
Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, fokus masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II : Studi Kepustakaan
BAB III : Metode Penelitian
Bab ini berisikan tentang bentuk penelitian, instrument penelitian, jenis dan sumber data, teknik pengumpulan data, teknik analisa data, dan lokasi penelitian.
BAB IV : Deskripsi Lokasi Penelitian
Bab ini berisikan gambaran lokasi penelitian berupa sejarah singkat, visi dan misi, serta struktur organisasi.
BAB V : Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini berisikan hasil penelitian dan pembahasannya.
BAB VI : Kesimpulan dan Saran
BAB II
STUDI KEPUSTAKAAN
Studi kepustakaan adalah segala usaha yang dilakukan oleh peneliti untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang akan atau sedang diteliti. Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan-karangan ilmiah, tesis dan disertasi, peraturan-peraturan, ketetapan-ketetapan, buku tahunan, ensiklopedia, dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain. Teori-teori yang mendasari masalah dan bidang yang akan diteliti dapat ditemukan dengan melakukan studi kepustakaan. Teori-teori yang ada dalam penelitian ini yaitu:
II.1 Pengertian Peranan
Peranan menurut WJS. Poerwodarminto (1985: 735) adalah suatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan yang terutama dalam terjadinya suatu hal atau peristiwa. Menurut Soekamto (1997: 54), peranan adalah pertama, perilaku seseorang atas kedudukan tertentu dan hubungannya dengan masyarakat. Kedua, peranan adalah suatu kelompok penghargaan manusia terhadap cara
bersikap dan berbuat dalam situasi tertentu berdasarkan status dan fungsi sosial. Ketiga, peranan adalah pola tingkah laku yang didasarkan atas kedudukan tertentu
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa peranan adalah yang memegang pimpinan terutama dalam terjadinya suatu hal dan aspek dinamis dari pada kedudukan sesuai dengan hak dan kewajibanya yang ditimbulkan karena jabatan tertentu dalam suatu organisasi.
Analisis terhadap perilaku peranan dapat dilakukan melalui tiga pendekatan : (1) ketentuan peranan, (2) gambaran peranan, dan (3) harapan peranan. Ketentuan peranan adalah adalah pernyataan formal dan terbuka tentang perilaku yang harus ditampilkan oleh seseorang dalam membawa perannya. Gambaran peranan adalah suatu gambaran tentang perilaku yang sacara aktual ditampilkan sesorang dalam membawakan perannya, sedangkan harapan peranan adalah harapan orang-orang terhadap perilaku yang ditampilkan seseorang dalam membawakan perannya.
Peranan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah bagaimana Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil sebagai organisasi pemerintah daerah melaksanakan fungsinya sesuai dengan hak dan kewajibannya dalam memberikan pelayanan publik khususnya pelayanan administrasi kependudukan.
II.2 Manajemen Pelayanan Publik
II.2.1 Pengertian Pelayanan Publik
kehidupan manusia. Pengertian pelayanan dalam kamus Besar Bahasa Indonesia adalah hal, cara, atau hal kerja melayani, sedangkan melayani adalah menyuguhi (orang) dengan makanan atau minuman; menyediakan keperluan orang; mengiyakan, menerima; menggunakan.
Pelayanan menurut Munir (2002: 6) adalah kegiatan yang diteruskan oleh organisasi atau perseorangan kepada konsumen yang bersifat tidak berwujud dan tidak dapat dimiliki, konsumen yaitu masyarakat yang mendapat manfaat dan aktivitas yang dilakukan oleh organisasi yang memberikan pelayanan.
Pelayanan publik menurut Kurniawan dalam Sinambela (2008: 5) adalah pemberian layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. Pelayanan publik (Rohman, 2008: 3) adalah suatu pelayanan atau pemberian terhadap masyarakat berupa penggunaan fasilitas-fasilitas umum, baik jasa maupun non jasa, yang dilakukan organisasi publik dalam hal ini adalah suatu pemerintahan.
barang, jasa, dan atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.
Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan publik adalah seluruh kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh paratur pemerintah sebagai penyelenggara pelayanan dalam suatu organisasi atau instansi dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat yang pelaksanaannya berdasarkan peraturan perundang-undangan. Pemenuhan keinginan atau kebutuhan masyarakat dalam pelayanan dilaksanakan oleh penyelenggara negara. Kebutuhan dalam hal ini bukan kebutuhan individual akan tetapi berbagai kebutuhan yang sesungguhnya diharapkan oleh masyarakat.
II.2.2 Asas-Asas Pelayanan Publik
Asas dapat berarti dasar, landasan, fundamen, prinsip, dan jiwa atau cita-cita. Asas adalah suatu dalil umum yang dinyatakan dalam istilah umum dengan idak menyebutkan secara khusus cara pelaksanaanya. Asas juga dapat diartikan sebagai pengertian-pengertian dan nilai-nilai yang menjadi titik tolak berfikir tentang sesuatu. Pelaksanaan pelayanan publik dilaksakana berdasarkan asas-asas pelayanan publik. Asas-asas pelayanan publik (Tjandra, 2005: 11) diantaranya adalah:
1. Transparan
2. Akuntabilitas
Dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Kondisional
Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektifitas.
4. Partisipatif
Mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat.
5. Kesamaan hak
Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama gender dan status ekonomi.
6. Keseimbangan hak dan tanggung jawab
Pemberian dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing pihak.
II.2.3 Kualitas Pelayanan Publik
Kata kualitas mempunyai banyak definisi yang berbeda dan bervariasi mulai dari yang konvensional sampai dengan yang lebih strategis. Definisi konvensional dari kata kualitas biasanya menggambarkan karakteristik suatu produk seperti kinerja (performance), keandalan (reliability), mudah dalam penggunaan (easy to use), estetika (esthetics), dan sebagainya. Sedangkan dalam definisi strategis
dinyatakan sebagai segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan dan kebutuhan pelanggan (meeting the needs of customers).
Berdasarkan pengertian kualitas, baik yang konvensional maupun yang lebih strategis oleh Gaspersz dalam Sinambela (2008: 6-7) mengemukakan bahwa pada dasarnya kualitas mengacu kepada pengertian pokok, yaitu:
1. Kualitas terdiri atas sejumlah keistimewaan produk, baik keistimewaan langsung, maupun keistimewaan atraktif yang memenuhi keinginan pelanggan dan memberikan kepuasan atas penggunaan produk;
2. Kualitas terdiri atas segala sesuatu yang bebas dari kekurangan atau kerusakan.
Agar pelayanan yang diberikan berkualitas tentu saja kedua kualitas dimaksud harus dipenuhi. Selanjutnya, Fitzsimmons dan Fitzsimmons dalam Sinambela berpendapat bahwa ada lima indikator pelayanan publik, yaitu:
Tangibles, atau bukti fisik yaitu kemampuan suatu perusahaan dalam
menunjukkan eksistensinya pada pihak eksternal. Penampilan dan kemampuan sarana dan prasarana fisik perusahaan dan keadaan lingkungan sekitarnya adalah bukti nyata dari pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan. Ini meliputi fasilitas fisik (gedung, gudang, dan lainnya), teknologi (peralatan dan perlengkapan yang dipergunakan), serta penampilan pegawainya.
2. Reliability
Reliability, atau keandalan yaitu kemampuan perusahaan untuk
memberikan pelayanan sesuai yang dijanjikan secara akurat dan terpercaya. Harus sesuai dengan harapan pelanggan berarti kinerja yang tepat waktu, pelayanan tanpa kesalahan, sikap simpatik dan dengan akurasi tinggi.
3. Responsiveness
Responsiveness, atau ketanggapan yaitu suatu kemauan untuk membantu
dan memberikan pelayanan yang cepat (responsive) dan tepat kepada pelanggan, dengan penyampaian informasi yang jelas. Membiarkan konsumen menunggu tanpa alasan yang jelas menyebabkan persepsi yang negatif dalam kualitas pelayanan.
4. Assurance
Assurance, atau jaminan dan kepastian yaitu pengetahuan, kesopan
rasa percaya pelanggan kepada perusahaan. Terdiri dari komponen: komunikasi (Communication), kredibilitas (Credibility), keamanan (Security), kompetensi (Competence), dan sopan santun (Courtesy).
5. Empathy
Empathy, atau empati yaitu memberikan perhatian yang tulus dan bersifat
individual atau pribadi yang diberikan kepada pelanggan dengan berupaya memahami keinginan konsumen dimana suatu perusahaan diharapkan memiliki suatu pengertian dan pengetahuan tentang pelanggan, memahami kebutuhan pelanggan secara spesifik, serta memiliki waktu pengoperasian yang nyaman bagi pelanggan.
Jadi, pelayanan publik yang berkualitas juga dapat dilihat dari seberapa besar dimensi kualitas pelayanan, seperti reliability, responsivity, assurance,
tangibility dan emphaty dapat diwujudkan oleh organisasi pelayanan.
Penyelenggaraan pelayanan publik, dengan demikian, berupaya untuk mendekatkan jarak yang ada antara organisasi pemerintah dengan harapan dan keinginan masyarakat.
Berdasarkan Undang-Undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik disebutkan bahwa ada beberapa komponen standar pelayanan publik yang sekurang-kurangnya meliputi:
1. Dasar hukum
yang sah untuk menyelenggarakan pelayanan publik sesuai peraturan perundang-undangan.
2. Persyaratan
Dalam hal ini mengenai syarat yang harus dipenuhi dalam pengurusan suatu jenis pelayanan, baik persyaratan teknis maupun administratif.
3. Sistem, mekanisme, dan prosedur
Sistem, mekanisme, dan prosedur yaitu tata cara pelayanan yang dibakukan bagi pemberi dan penerima pelayanan, termasuk pengaduan.
4. Jangka waktu penyelesaian
Jangka waktu penyelesaian yaitu Jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh proses pelayanan dari setiap jenis pelayanan.
5. Biaya/tarif
Biaya/tarif yaitu ongkos yang dikenakan kepada penerima layanan dalam mengurus dan/atau memperoleh pelayanan dari penyelenggara yang besarnya ditetapkan berdasarkan yang telah ditetapkan oleh peraturan.
6. Produk pelayanan
Produk pelayanan yaitu hasil pelayanan yang diberikan dan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas yaitu peralatan dan fasilitas yang diperlukan dalam penyelenggaraan pelayanan, termasuk peralatan dan fasilitas pelayanan bagi kelompok rentan.
8. Kompetensi pelaksana
Kompetensi pelaksana yaitu Kemampuan yang harus dimiliki oleh pelaksana meliputi pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan pengalaman.
9. Pengawasan internal
Pengawasan internal yaitu pengendalian yang dilakukan oleh pimpinan satuan kerja atau atasan langsung pelaksana.
10. Penanganan pengaduan, saran, dan masukan
Penanganan pengaduan, saran, dan masukan yaitu tata cara pelaksanaan penanganan pengaduan dan tindak lanjut.
11. Jumlah pelaksana
Jumlah pelaksana yaitu tersedianya pelaksana sesuai dengan beban kerja.
12. Jaminan pelayanan
Jaminan pelayanan yang memberikan kepastian pelayanan dilaksanakan sesuai dengan standard pelayanan.
13. Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan
yaitu kepastian memberikan rasa aman dan bebas dari bahaya, risiko, dan keragu-raguan.
14. Evaluasi kinerja pelaksana
Evaluasi kinerja pelaksana yaitu penilaian untuk mengetahui seberapa jauh pelaksanaan kegiatan sesuai dengan standar pelayanan.
Dalam menyelenggarakan pelayanan publik, instansi pemerintah sebagai penyelenggara harus mematuhi standar pelayanan yang telah ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
II.2.4 Fakor-Faktor yang Mempengaruhi Pelayanan Publik
Menurut Moenir (2002: 82) terdapat faktor-faktor yang mendukung pelayanan, yaitu:
1. Faktor kesadaran
menjadi kesungguhan dan disiplin melaksanakan tugas, sehingga hasilnya dapat diharapkan melalui standar yang telah ditetapkan.
2. Faktor aturan
Aturan adalah perangkat penting dalam segala tindakan dan perbuatan orang. Oleh karena peranan aturan demikian besar dalam hidup bermasyrakat maka dengan sendirinya aturan harus dibuat, dipatuhi dan diawasi sehingga dapat mencapai sasaran sesuai dengan maksudnya. Aturan dalam organisasi yang menjadi landasan kerja pelayanan. Aturan ini mutlak kebenarannya agar organisasi dan pekerjaan dapat berjalan teratur dan terarah, oleh karena itu harus dipahami oleh organisasi yang berkepentingan/bersangkutan. Setiap aturan pada akhirnya menyangkut langsung ataupun tidak langsung kepada orang, maka masalah manusia serta sifat kemanusiaannya harus menjadi pertimbangan utama.
3. Faktor organisasi
Merupakan alat serta sistem yang memungkinkan berjalannya mekanisme kegiatan pelayanan dalam usaha pencapaian tujuan. Organisasi yang dimaksud disini ialah mengorganisir fungsi pelayanan baik dalam bentuk struktur maupun mekanismenya yang akan berperan dalam mutu dan kelancaran pelayanan.
4. Faktor pendapatan
imbalan atas tenaga dan/atau fikiran yang telah dicurahkan untuk orang lain atau badan/organisasi, baik dalam bentuk uang, aturan maupun fasilitas, dalam jangka waktu tertentu. Pendapatan yang cukup akan memotivasi pegawai dalam melaksanaan pekerjaan dengan baik.
5. Faktor kemampuan-ketrampilan
Yaitu kemampuan dan ketrampilan petugas dalam melaksanakan pekerjaan. Ada tiga kemampuan yang harus dimiliki, yaitu kemampuan manejerial, kemampuan teknis, dan kemampuan membuat konsep. Dengan kemampuan dan ketrampilan yang memadai maka pelaksanaan tugas/pekerjaan dapat dilakukan dengan baik, cepat dan memenuhi keinginan semua pihak, baik manajemen itu sendiri maupun masyarakat.
6. Faktor sarana
II.3 Administrasi Kependudukan
Administrasi dalam arti sempit berasal dari kata administratie, yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan lain sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Dalam arti luas, Leonard D.White menjelaskan administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar dan kecil.
Administrasi pada intinya melingkupi seluruh kegiatan dari pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama. Administrasi dapat berjalan dengan beberapa atau banyak orang terlibat di dalamnya.
Definisi administrasi kependudukan UU No.23 Tahun 2006 adalah rangkaian kegiatan penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan sistem informasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dari pembangunan sektor lain.
II.3.1 Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Dokumen Kependudukan
Dalam UU No.23 Tahun 2006, pelayanan adminisrasi kependudukan terdiri dari pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
Pendaftaran penduduk adalah pencatatan biodata penduduk, pencatatan atas pelaporan peristiwa kependudukan dan pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan serta penerbitan dokumen kependudukan berupa kartu identitas atau surat keterangan kependudukan. Peristiwa kependudukan adalah kejadian yang dialami penduduk yang harus dilaporkan karena membawa akibat terhadap penerbitan atau perubahan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk dan/atau surat keterangan kependudukan lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat, serta status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap.
2. Pencatatan Sipil
Pencatatan Sipil adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang dalam register pencatatan sipil pada instansi pelaksana. Peristiwa penting adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan.
Dokumen kependudukan adalah adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi pelaksana yang mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti autentik yang dihasilkan dari pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Bentuk-bentuk dokumen kependudukan adalah sebagai berikut:
Biodata penduduk memuat keterangan tentang nama, tempat dan tanggal lahir, alamat dan jati diri lainnya secara lengkap, serta perubahan data sehubungan dengan peristiwa penting dan peristiwa kependuduk an yang dialami.
2. Kartu Keluarga
Kartu Keluarga adalah kartu identitas keluarga yang memuat data tentang nama, susunan dan hubungan dalam keluarga, serta identitas anggota keluarga.
3. Kartu Tanda Penduduk
Kartu Tanda Penduduk adalah identitas resmi Penduduk sebagai bukti diri yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang berlaku di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
4. Surat Keterangan Kependudukan
Surat Keterangan Kependudukan memuat keterangan tentang nama lengkap, NIK (Nomor Induk Kependudukan), jenis kelamin, tempat tanggal lahir, agama, alamat, peristiwa penting dan peristiwa kependudukan yang dialami oleh seseorang.
5. Akta Pencatatan Sipil
peristiwa penting sedangkan kutipan akta pencatatan sipil terdiri dari akta kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian, dan pengakuan anak.
II.3.2 Pencatatan Kelahiran dan Kematian
Peristiwa penting dalam Pasal 1 angka 17 Undang-Undang tentang Administrasi Kependudukan adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan. Segala bentuk peristiwa penting tersebut harus masuk ke dalam pencatatan sipil dalam administrasi kependudukan. Berdasarkan pengertian mengenai peristiwa penting kependudukan tersebut terlihat jelas bahwa kelahiran dan kematian merupakan suatu peristiwa yang merupakan bagian dari administrasi kependudukan.
Kelahiran (fertilitas) adalah istilah demografi yang diartikan sebagai hasil reproduksi yang nyata dari seorang wanita atau sekelompok wanita. Dengan kata lain fertilitas menyangkut banyaknya bayi yang lahir hidup. Lahir hidup (live
birth) menurut United Nation dan WHO, adalah suatu kelahiran seorang bayi
Pencatatan kelahiran merupakan hak asasi manusia yang mendasar. Fungsinya yang esensial adalah untuk melindungi hak anak menyangkut identitasnya. Pendaftaran kelahiran menjadi satu mekanisme pencatatan sipil yang efektif karena ada pengakuan eksistensi seseorang secara hukum. Pencatatan kelahiran dalam undang-undang administrasi kependudukan terdiri dari:
1. Pencatatan kelahiran di Indonesia
Pencatatan kelahiran yang dimaksud adalah pencatatan peristiwa kelahiran yang terjadi di wilayah Indonesia.
2. Pencatatan kelahiran di luar wilayah Indonesia
Pencatatan kelahiran yang dimaksud adalah pencatatan peristiwa kelahiran yang terjadi di luar wilayah negara Indonesia atau di negara lain.
3. Pencatatan kelahiran di atas kapal laut atau pesawat terbang
Pencatatan kelahiran yang dimaksud adalah pencatatan peristiwa kelahiran yang terjadi ketika berada di ata kapal laut atau pesawat terbang.
4. Pencatatan kelahiran yang melampaui batas waktu
Pencatatan kelahiran yang dimaksud adalah pencatatan peristiwa kelahiran yang melampaui atau melewati batas waktu pencatatan sesuai yang telah ditetapkan oleh undang-undang.
diketahui guna mendapatkan data kematian yang benar. Menurut UN dan WHO konsep mati didefinisikan sebagai suatu keadaan menghilangnya semua tanda-tanda kehidupan secara permanen, yang bisa terjadi setiap saat setelah kelahiran hidup. Berdasarkan definisi tersebut terlihat bahwa keadaan “mati” hanya bisa terjadi kalau sudah terjadi kelahiran hidup. Dengan kata lain, mati tidak pernah ada kalau tidak ada hidup. (Lembaga Demografi UI, 2007: 83-84)
Di dalam undang-undang administrasi kependudukan pencatatan kematian terdiri dari:
1. Pencatatan kematian di Indonesia
Pencatatan kematian adalah pencatatan kejadian kematian yang dialami oleh seseorang dalam register pada instansi pelaksana untuk pengelolaan data kependudukan di mana peristiwa kematian terjadi di wilayah negara Indonesia.
2. Pencatatan kematian di luar wilayah Indonesia
Pencatatan kematian adalah pencatatan kejadian kematian yang dialami oleh seseorang dalam register pada instansi pelaksana untuk pengelolaan data kependudukan di mana peristiwa kematian terjadi di wilayah luar negara Indonesia.
II.3.3 Akta Kelahiran dan Akta Kematian Penduduk
pegawai yang berwenang untuk membuatnya menjadi bukti yang cukup bagi kedua belah pihak dan ahli warisnya maupun berkaitan dengan pihak lainnya sebagai hubungan hukum, tentang segala hal yang disebut didalam surat itu sebagai pemberitahuan hubungan langsung dengan perihal pada akta itu. (Pasal 165 Staatslad Tahun 1941 Nomor 84).
Pengertian akta catatan sipil adalah akta yang memuat catatan peristiwa-peristiwa penting kehidupan seseorang yaitu kelahiran, perkawinan, perceraian, pengakuan/pengesahan anak dan kematian. Akta kelahiran adalah akta/catatan otentik yang dibuat oleh pegawai catatan sipil berupa catatan resmi tentang tempat dan waktu kelahiran anak, nama anak dan nama orang tua anak secara lengkap dan jelas, serta status kewarganegaraan anak.
Artinya, kepemilikan akta kelahiran adalah hak setiap warganegara dan negara melalui pegawai catatan sipilnya berkewajiban menjamin terlaksananya hak tersebut. Ini sesuai dengan yang ditetapkan dalam Konvensi Hak Anak yang telah diratifikasi negara kita pada tahun 1990 melalui Keputusan Presiden nomor 36, dalam pasal 7 dinyatakan bahwa anak akan didaftarkan segera setelah kelahiran dan sejak lahir berhak atas sebuah nama, berhak memperoleh kewarganegaraan dan sejauh memungkinkan, berhak mengetahui dan dipelihara oleh orangtuanya. Merupakan kewajiban negaralah untuk menjamin pelaksanaan hak-hak ini sesuai dengan hukum nasional.
Akta kelahiran digolongkan menurut jarak waktu pelaporan dengan kelahiran. Ada 3 jenis akta kelahiran, yaitu:
1. Akta Kelahiran Umum
Yaitu akta kelahiran yang dibuat berdasarkan laporan kelahiran yang disampaikan dalam batas waktu selambat-lambatnya 60 (enam puluh) hari kerja bagi WNI (Warga Negara Indonesia) dan 10 (sepuluh) hari kerja bagi WNA (Warga Negara Asing) sejak tanggal kelahiran bayi.
2. Akta Kelahiran Istimewa
Yaitu akta kelahiran yang dibuat berdasarkan laporan kelahiran yang telah melampaui batas waktu 60 (enam puluh) hari kerja bagi WNI dan 10 (sepuluh) hari kerja bagi WNA sejak tanggal kelahiran bayi.
Yaitu akta kelahiran yang dibuat berdasarkan Program Pemerintah untuk memberikan kemudahan bagi mereka yang lahir sampai dengan tanggal 31 Desember 1985 dan terlambat pendaftaran/pencatatan kelahirannya
Akta kematian adalah suatu akta yang dibuat dan diterbitkan oleh Dinas Kependudukan yang membuktikan secara pasti tentang kematian seseorang. Kematianmerupakan salah satu peristiwa penting yang dialami oleh setiap orang, yang harus dicatat dan dikukuhkan oleh negara dalam bentuk Akta Kematian. Dengan akta kematian, dapat dijadikan bukti outentik mengenai peristiwa kematian seseorang. Yang dimaksud kematian dalam kontek pencatatan ini adalah berhentinya fungsi seluruh organ tubuh seseorang yang dinyatakan dengan surat keterangan dokter/para medis/ pejabat lain yang berwenang.
Akta kematian digolongkan menjadi 2 jenis, yaitu:
1. Akta Kematian Umum
Akta Kematian Umum adalah akta kematian yang diperoleh sebelum melampaui batas waktu pelaporan (10 hari untuk WNI dan 3 hari untuk WNA/ golongan Eropa)
2. Akta Kematian Istimewa
II.4 Definisi Konsep
Konsep (Singarimbun, 1995: 33) merupakan istilah dan definisi yang digunakan untuk menggambarkan secara abstrak kejadian, keadaan kelompok, atau individu yang menjadi pusat perhatian ilmu sosial. Tujuannya adalah untuk memudahkan pemahaman dan menghindari terjadinya interpretasi ganda dari variabel yang diteliti. Oleh karena itu, untuk mendapatkan batasab-batasan yang jelas dari masing-masing konsep yang akan diteliti, maka definisi konsep dalam penelitian ini adalah:
1. Peranan
Peranan adalah peranan dinas dalam menjalankan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukan serta berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. Oleh karena itu, peranan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil melaksanakan fungsinya sesuai dengan hak dan kewajibannya dalam memberikan pelayanan.
2. Pelayanan Administrasi Kependudukan
Pelayanan administrasi kependudukan adalah pelayanan pencatatan sipil yang dialami oleh seseorang dalam register pencatatan sipil yang meliputi pelayanan akta kelahiran dan akta kematian. Pelayanan administrasi kependudukan ini dilihat dari segi:
a. Sosialisasi atau penyuluhan
d. Penerapan sanksi administratif
BAB III
METODE PENELITIAN
III.1 Bentuk Penelitian
Teknik atau metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif kualitatif. Menurut Nawawi (1993: 140) , ciri pokok dari penelitian deskriptif adalah memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang ada saat penelitian dilakukan (saat sekarang) atau masalah-masalah yang bersifat aktual dan menggambarkan fakta-fakta tentang masalah yang diselidiki sebagaimana adanya dan diiringi dengan intrepretasi rasional.
Penelitian kualitatif adalah penelitian yang mengemukakan gejala/keadaan sebagaimana adanya secara lengkap dan diikuti dengan pemberian analisa dan intrepretasi. Metode penelitian kualitatif bertujuan untuk menjelaskan realitas secara kontekstual, interpretasi terhadap fenomena yang menjadi perhatian peneliti dan memahami perspektif partisipan terhadap masalah kesehatan. Oleh karena itu dalam penelitian ini dimaksudkan untuk mencari realitas dan mengintepreasi suatu fenomena mengenai peran Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam pelayanan administrasi kependudukan.
III.2 Lokasi Penelitian
III.3 Informan penelitian
Subjek penelitian dipilih berdasarkan bahwa penelitian ini berupa penelitian deskriptif kualitatif sehingga dalam penentuan subjek penelitian dalam bentuk informan. Menurut Hendarso dalam Usman (2009: 56) menjelaskan bahwa penelitian kualitatif tidak dimaksudkan unuk membuat generalisasi dari hasil penelitian sehingga subjek penelitian telah tercermin dalam fokus penelitian ditentukan secara sengaja. Dalam menentukan informan dapat dibagi menjadi dua yaitu informan kunci dan informan utama.
Berdasarkan uraian di atas, maka informan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari:
1. Informan kunci, yang terdiri dari:
a. Kepala Sub Bagian Penyusunan Program
b. Sekteraris Dinas
III.4 Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini teknik pengumpulan data dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan data berupa teknik pengumpulan data primer dan teknik pengumpulan data skunder.
1. Teknik Pengumpulan Data Primer
Teknik pengumpulan data primer adalah teknik pengumpulan data yang langsung diperoleh dari lapangan atau lokasi penelitian. Teknik pengumpulan data primer dapat dilakukan dengan cara :
a. Wawancara mendalam (Bungin, 2007: 108), yaitu proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara Tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dimana pewawancara dan informan terlibat dalam kehidupan sosial yang relatif lama.
b. Observasi tidak terstruktur, yaitu observasi atau pengamatan yang dilakukan tanpa menggunakan guide observasi. Dengan demikian, pada observasi ini peneliti harus mampu secara pribadi mengembangkan daya pengamatannya dalam mengamati suatu objek.
2. Teknik Pengumpulan Data Skunder
a. Studi dokumentasi, yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan catatan-catata atau dokumen-dokumen yang ada dilokasi penelitian atau sumber-sumber lain yang terkait dengan objek penelitian.
b. Studi kepustakaan, yaitu pengumpulan data yang diperoleh dari buku-buku, literatur, internet, dan sumber-sumber lain yang berkompetensi dan memiliki keterkaitan dengan masalah penelitian.
III.5 Jenis dan Sumber Data
Jenis dan sumber data dalam penelitian ini adalah terdiri dari orang dan benda. Orang sebagai informan dalam arti sebagai subjek yang mengemukakan data-data yang dibutuhkan oleh peneliti, sedangkan benda merupakan sumber data dalam bentuk dokumen seperti artikel dan berita yang mendukung tercapainya tujuan penelitian.
Data yang dipakai dalam penelitian ini adalah data primer dan skunder. Pemilihan data primer berdasarkan pada kapasitas subjek penelitian yang dinilai dapat memberikan informasi yang dibutuhkan secara menyeluruh. Data skunder dalam penelitian ini diperoleh berupa dokumen seperti artikel-artikel yang dibutuhkan peneliti untuk membantu dalam memperjelas dalam menganalisis data.
III.6 Validitas Data
kepercayaan yang dapat digunakan untuk memenuhi kriteria kredibilitas (validitas internal). Cara yang dapat dilakukan untuk mengusahakan agar kebenaran hasil penelitian kualitatif dapat dipercaya (Nasution, 1996: 114-118) yaitu antara lain:
1. Memperpanjang masa observasi
Pada masa melakukan observasi diperlukan waktu untuk benar-benar mengenal suatu lingkungan, oleh sebab itu peneliti berusaha memperpanjang waktu penelitian dengan cara mengadakan hubungan baik dengan orang-orang yang ada di lokasi penelitian. Hal ini dilakukan dengan cara mengenal kebiasaan yang ada dan mengecek kebenaran informasi guna memperoleh data dan informasi yang valid yang diperlukan dalam penelitian ini.
2. Pengamatan yang terus-menerus
Dengan pengamatan yang dilakukan terus-menerus atau kontinu, maka peneliti dapat memperhatikan sesuatu secara lebih cermat, terperinci dan mendalam.
3. Triangulasi
Triangulasi adalah mencek kebenaran data tertentu dengan membandingkannya dengan data-data yang diperoleh dari sumber lain. Triangulasi ini merupakan teknik menguji keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau pembanding terhadap data itu.
4. Menggunakan bahan referensi
penelitian atau bahan dokumentasi yang diambil tanpa mengganggu atau menarik perhatian informan, sehingga informasi yang diperoleh memiliki validitas tinggi.
5. Mengadakan member check
Member check merupakan salah satu cara yang penting dilakukan untuk
memperoleh data yang valid. Hal ini dilakukan pada akhir wawancara dengan menyebutkan garis besarnya dengan maksud agar informan memperbaiki apabila ada kekeliruan. Tujuannya adalah agar informasi yang diperoleh peneliti sesuai dengan yang dimaksud oleh informan.
III.7 Teknik Analisa Data
Dalam penelitian kualitatif (Sutopo, 2002: 35), analisis data dilakukan sejak awal penelitian dan selama proses penelitian dilaksanakan. Penelitian ini menggunakan model analisis interaktif, yaitu data yang dikumpulkan akan dianalisa melalui tiga tahap, yaitu mereduksi data, menyajikan data dan menarik kesimpulan. Dalam model ini dilakukan suatu proses siklus antar tahap-tahap, sehingga data yang terkumpul akan berhubungan dengan satu sama lain dan benar-benar data yang mendukung penyusunan laporan penelitian.
1. Reduksi Data
2. Penyajian Data
Penyajian data ( display data ) dimasudkan agar lebih mempermudah bagi peneliti untuk dapat melihat gambaran secara keseluruhan atau bagian-bagian tertentu dari data penelitian. Hal ini merupakan pengorganisasian data kedalam suatu bentuk tertentu sehingga kelihatan jelas sosoknya lebih utuh. Data-data tersebut kemudian dipilah-pilah dan disisikan untuk disortir menurut kelompoknya dan disusun sesuai dengan katagori yang sejenis untuk ditampilkan agar selaras dengan permasalahan yang dihadapi, termasuk kesimpulan-kesimpulan sementara diperoleh pada waktu data direduksi.
3. Penarikan Kesimpulan / Verifikasi
BAB IV
DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
IV. 1 Gambaran Umum Kota Medan
Sebagai salah satu daerah otonom berstatus kota di provinsi Sumatera Utara, Kedudukan, fungsi dan peranan Kota Medan cukup penting dan strategis secara regional. Bahkan sebagai Ibukota Propinsi Sumatera Utara, Kota Medan sering digunakan sebagai barometer dalam pembangunan dan penyelenggaraan pemerintah daerah.
Secara geografis, Kota Medan memiliki kedudukan strategis sebab berbatasan langsung dengan Selat Malaka di bagian Utara, sehingga relatif dekat dengan kota-kota/negara yang lebih maju seperti Pulau Penang Malaysia, Singapura dan lain-lain. Demikian juga secara demografis Kota Medan diperkirakan memiliki pangsa pasar barang/jasa yang relatif besar. Demikian juga secara ekonomis dengan struktur ekonomi yang didominasi sektor tertier dan sekunder, Kota Medan sangat potensial berkembang menjadi pusat perdagangan dan keuangan regional/nasional.
IV.1.1 Letak Geografis Kota Medan
Kelurahan. Maklumat Walikota Medan dikeluarkan menyusul keluarnya Keputusan Gubernur Sumatera Utara Nomor 66/III/PSU tanggal 21 September 1951, agar daerah Kota Medan diperluas menjadi tiga kali lipat. Melaui Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 1973 Kota Medan kemudian mengalami pemekaran wilayah menjadi 26.510 Ha yang terdiri dari 11 Kecamatan dengan 116 Kelurahan. Berdasarkan luas administrasi yang sama maka melalui Surat Persetujuan Menteri Dalam Negeri Nomor 140/2271/PUOD, tanggal 5 Mei 1986, Kota Medan melakukan pemekaran Kelurahan menjadi 144 Kelurahan.
Perkembangan terakhir berdasarkan Surat Keputusan Gubernur KDH Tingkat I Sumatera Utara Nomor 140.22/2772.K/1996 tanggal 30 September 1996 tentang pendefitipan 7 Kelurahan di Kotamadya Daerah Tingkat II Medan berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 35 tahun 1992 tentang Pembentukan Beberapa Kecamatan di Kotamadya Daerah Tingkat II Medan, secara administrasi Kota Medan dimekarkan kembali, dibagi atas 21 Kecamatan yang mencakup 151 Kelurahan. Berdasarkan perkembangan administrative ini Kota Medan kemudian tumbuh secara geografis, demografis dan sosial ekonomis.
Daya alam (SDA), Khususnya di bidang perkebunan dan kehutanan. Karenanya secara geografis kota Medan didukung oleh daerah-daerah yang kaya Sumber daya alam seperti Deli Serdang , Labuhan Batu, Simalungun, Tapanuli Utara, Tapanuli Selatan, Mandailing Natal, Karo, Binjai dan lain-lain. Kondisi ini menjadikan kota Medan secara ekonomi mampu mengembangkan berbagai kerjasama dan kemitraan yang sejajar, saling menguntungkan, saling memperkuat dengan daerah-daerah sekitarnya. (www.pemkomedan.go.id)
IV.1.2 Gambaran Penduduk Kota Medan
Medan meliputi wilayah dengan luas sekitar 26.510 hektar atau 265,10 kilometer persegi. Pada tahun 2010 Kota Medan berpenduduk sekitar 2.783.688 jiwa. Peningkatan jumlah penduduk di Medan ini diperkirakan akan terus bertambah tidak saja karena pertumbuhan alami penduduk tetapi juga karena arus migrasi yang berlangsung dari daerahKota -daerah lain menuju Medan.
pusat Perdagangan dan Jasa yang menjadikan daya tarik masyarakat daerah lain untuk melakukan migrasi.
Tingkat kepadatan penduduk yang cukup tinggi, yaitu 10.501 jiwa/kilometer persegi, Angka kelahiran pada tahun 2009 mencapai 43.833 dan Jumlah Pasangan Usia Subur di Kota Medan sebanyak 302.969, hal mengindikasikan bahwa pertumbuhan penduduk Kota Medan setiap tahun terus mengalami peningkatan, keadaan ini akan menimbulkan masalah kependudukan di Kota Medan yang harus dicermati dengan serius.
Kepadatan penduduk juga akan berdampak negatif kepada proses pembangunan, baik pembangunan sosial, ekonomi maupun keamanan di Kota Medan. Untuk itu perlu dilakukan kebijakan dan program serta kegiatan pembangunan yang berorientasi terhadap penduduk. Hal ini dapat terlaksana apabila ada komitmendari semua intansi yang berada di Lingkungan Pemerintah Kota Medan serta partisipasi masyarakat dalam menertibkan administrasi kependudukan.
Tabel IV.1
Penduduk Kota Medan Menurut Kecamatan dan Jenis Kelamin Tahun 2010 No. Wil KECAMATAN Laki-Laki Perempuan Jumlah >= 17 Thn < 17 Thn Jlh >= 17 Tahun < 17 Tahun Jlh
01 MEDAN KOTA 52.410 12.541 64.951 52.543 11.628 64.171 129.122
02 MEDAN SUNGGAL 59.040 17.914 76.954 57.927 16.334 74.261 151.215
03 MEDAN HELVETIA 68.218 21.516 89.734 68.871 20.064 88.935 178.669
04 MEDAN DENAI 80.996 24.537 105.533 76.655 22.558 99.213 204.746
05 MEDAN BARAT 42.373 12.560 54.933 43.124 11.931 55.055 109.988
06 MEDAN DELI 66.358 25.480 91.838 63.960 23.164 87.124 178.962
07 MEDAN
TUNTUNGAN 36.870 10.888 47.758 37.377 10.172 47.549 95.307 08 MEDAN BELAWAN 45.973 18.097 64.070 43.262 17.088 60.350 124.420
09 MEDAN AMPLAS 59.579 19.257 78.836 59.024 17.725 76.749 155.585
10 MEDAN AREA 59.676 16.480 76.156 58.903 15.056 73.959 150.115
11 MEDAN JOHOR 57.599 19.707 77.306 57.559 18.178 75.737 153.043
12 MEDAN MARELAN 49.446 19.407 68.853 47.532 17.794 65.326 134.179
13 MEDAN LABUHAN 48.158 18.544 66.702 47.274 17.372 64.646 131.348
14 MEDAN TEMBUNG 72.516 21.018 93.534 71.309 19.752 91.061 184.595
15 MEDAN MAIMUN 27.103 7.827 34.930 27.247 7.290 34.537 69.467
16 MEDAN POLONIA 26.398 8.304 34.702 26.156 7.755 33.911 68.613
17 MEDAN BARU 24.557 5.700 30.257 25.087 5.409 30.496 60.753
18 MEDAN
PERJUANGAN 57.382 16.290 73.672 58.053 14.873 72.926 146.598 19 MEDAN PETISAH 37.134 10.177 47.311 38.958 9.445 48.403 95.714
20 MEDAN TIMUR 54.730 17.348 72.078 55.723 16.173 71.896 143.974
21 MEDAN
SELAYANG 45.309 14.142 59.451 44.819 13.005 57.824 117.275 JUMLAH 1.071.825 337.734 1.409.559 1.061.363 312.766 1.374.12
9 2.783.688 Sumber : Data Base Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Berdasarkan tabel di atas bahwa dapat dijelaskan penduduk Kota Medan lebih banyak penduduk berjenis kelamin laki-laki yaitu sebesar 1.409.559 jiwa sedangkan penduduk berjenis kelamin perempuan sebesar 1.374.129 jiwa. Penduduk laki-laki yang berusia kurang dari atau sama dengan 17 tahun berjumlah 1.071.825 jiwa dan yang berusia lebih dari 17 tahun berjumlah 337.734 jiwa. Penduduk perempuan yang berusia kurang dari atau sama dengan 17 tahun berjumlah 1.061.363 jiwa dan yang berusia lebih dari 17 tahun berjumlah 312.766 jiwa. Selain itu juga dapat kita simpulkan bahwa penduduk kota medan lebih banyak jumlah penduduk yang berusia dibawah atau sama dengan 17 tahun.
IV.2 Gambaran Umum Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
IV.2.1 Visi, Misi dan Tujuan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Visi adalah cara pandang jauh kedepan, kemana instansi pemerintah harus dibawa agar dapat eksis, antisipatif dan inovatif. Secara umum visi adalah pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan dan secara potensial untuk terwujud. Visi ditetapkan merupakan gambaran bersama mengenai masa depan dan menjadi komitmen murni dari seluruh masyarakat dan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
Visi Dinas Kependudukan Kota Medan diharapkan akan dapat mendukung Visi Kota Medan yaitu ”Medan Kota Metropolitan yang modern, madani dan religius”. Visi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan adalah "Terciptanya Tertib Administrasi Kependudukan dan Catatan Sipil yang Terpercaya".
Misi adalah suatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh instansi pemerintah sesuai visi yang ditetapkan, agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik. Sejalan dengan visi, maka misi Dinas Kependudukan adalah:
a. Meningkatkan pelayanan prima Bidang Administrasi kependudukan dan catatan Sipil kepada masyarakat.
c. Meningkatkan Kesadaran masyarakat Akan pentingnya Dokumen Kependudukan dan Catatan sipil
d. Meningkatkan kualitas aparatur Dinas Kependudukan
Ke empat Misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil di atas memiliki makna, rasionalitas atau alasan obyektif sebagai berikut.
1.1. Meningkatkan pelayanan prima Bidang Administrasi kependudukan dan catatan Sipil kepada masyarakat.
Pelayanan Dinas Kependudukan terhadap masyarakat haruslah prima. Artinya pelayanan itu harus mengutamakan kepuasan dan kepentingan masyarakat sesuai dengan hak-hak dan kewajiban masyarakat. Pelayanan prima Dinas Kependudukan Kota Medan diseyogyakan menjangkau seluruh kelompok dan lapisan masyarakat kota Medan agar proses penyelenggaraan administrasi kependudukan dan catatan sipil dapat berlangsung secara merata dan menyeluruh sehingga tertib administrasi kependudukan dan catatan sipil dapat tercapai.
1.2. Meningkatkan Kualitas data dan Informasi Yang akurat Bidang Kependudukan dan catatan sipil.
bidang catatan sipil sangat dibutuhkan masyarakat, karena Kejadian penting dialami masyarakat yang telah dicatatkan ke Dinas pendudukan sebagai Dokumen penting Seumur Hidup dan memiliki kekuatan hukum.
1.3. Meningkatkan Kesadaran masyarakat Akan pentingnya Administrasi Kependudukan dan Catatan sipil
Administrasi Kependudukan yang baik tidak dapat tercapai apabila hanya dilaksanakan oleh pemerintah Kota Medan Khususnya Dinas Kependudukan Kota Medan, melainkan harus ada partisipasi masyarakat luas. Untuk itu karena kesadaran masyarakat akan pentingnya Administrasi kependudukan dan catatan Sipil dapat lebih ditingkatkan, guna tercapainya tujuan pembangunan
1.4. Meningkatkan kualitas aparatur Dinas Kependudukan
Tertib administrasi kependudukan dan catatan sipil akan dapat tercapai apabila aparatur Dinas Kependudukan memiliki kemampuan dan keahlian untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Di sisi lain, hal itu harus didukung oleh keterlibatan masyarakat, tidak saja dalam bentuk kesadaran untuk mencatatkan diri, tetapi juga kesediaan untuk turut membiayai proses penyelenggaraan administrasi kependudukan dan catatan sipil. Oleh karena itu, kualitas aparatur dan partisipasi masyarakat merupakan dua sisi dari satu realitas yang sama yang harus ada agar visi Dinas Kependudukan dapat terwujudkan.
pencapaian Misi yang telah ditetapkan dan menggambarkan arah stratejik Dinas Kependudukan serta perbaikan-perbaikan yang ingin diwujudkan. Berdasarkan hal tersebut, maka tujuan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil berdasarkan Misi yang diemban sesuai dengan tabel berikut:
Tabel IV.2
Misi dan Tujuan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
MISI (1)
TUJUAN (2) 1. Meningkatkan pelayanan prima
Bidang Administrasi kependudukan dan catatan Sipil kepada masyarakat.
1. Efektif dan Efisiennya pelayanan administrasi kependudukan dan Catatan Sipil
2. Meningkatkan Kualitas data dan Informasi Yang akurat Bidang Kependudukan dan catatan sipil
1. Terwujudnya pengelolaan Informasi Administrasi
Kependudukan dan catatan sipil secara on-line/ off-line,
3. Meningkatkan Kesadaran masyarakat Akan pentingnya Dokumen Kependudukan dan Catatan sipil
MISI (1)
TUJUAN (2)
daya tampung lingkungan kota
4. Meningkatkan kualitas aparatur Dinas Kependudukan
1. Terwujudnya tertib administrasi kependudukan dan catatan Sipil
IV.2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang kependudukan dan catatan sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan.
Fungsi Dinas Kependudukan dan catatan Sipil Kota Medan sebagai berikut:
1. Merumuskan kebijakan teknis dibidang kependudukan dan catatan sipil. 2. Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dibidang
kependudukan dan catatan sipil.
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kependudukan dan catatan sipil.
4. Mendokumentasikan hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil 5. Menjamin kerahasiaan dan keamanan data atas peristiwa kependudukan
6. Melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikan oleh penduduk dalam pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
7. Menyediakan data Agregat Kependudukan dan Catatan Sipil 8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.
Untuk memungkinkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai Keputusan Walikota Medan No. 03 Tahun 2009. Dinas Kependuduka n Dan Catatan Sipil memiliki susunan organisasi sebagai berikut.
Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Pemerintah Kota Medan sesuai dengan surat Keputusan Walikota Medan No. 03 Tahun 2009 untuk masing-masing perangkat kerja, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan terdiri atas :
1. Sekretariat
Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.
Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok Dinas di bidang ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan lainnya.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas, Sekretariat mempunyai fungsi :
b. mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan dan pengadaan barang dinas
c. melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat dan urusan umum lainnya;
d. mengelola urusan administrasi kepegawaian;
e. mengelola urusan Administrasi keuangan serta rencana penyusunan laporan keuangan Dinas;
f. mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana program kerja dinas;
g. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
Sekretariat terdiri dari:
a. Sub Bagian Umum mempunyai tugas mengelola surat menyurat, surat keterangan Bidang kependudukan dan catatan Sipil, pengadaan barang dan perlengkapan kerumahtanggaan, mengelola administrasi dibidang kepegawaian serta urusan umum lainnya
b. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengelola Administrasi keuangan serta rencana penyusunan laporan keuangan.
2. Bidang Kependudukan.
Bidang Kependudukan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.
Bidang Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas dibidang pelayanan dan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.
Untuk melaksanakan tugasnya Bidang Kependudukan mempunyai fungsi : a. Menyusun rencana kegiatan kerja
b. Registrasi Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing dan pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK)
c. Melaksanakan kegiatan pendaftaran dan pencatatan administrasi penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
Mengumpulkan dan mengelola bahan pelayanan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
d. Melaksanakan kegiatan penerbitan Kartu keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP).
e. Mengelola pendaftaran dan pencatatan mutasi penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya
Bidang Kependudukan terdiri dari:
penduduk dan merekam data ke dalam database kependudukan untuk mendapatkan NIK.
b. Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas memeriksa dan meneliti berkas permohonan dan surat penganta
