MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
PERGURUAN TINGGI
1)Oleh: Thamrin Hasan2)
Pendahuluan
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang
berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan salah satu unit organisasi yang menunjang perguruan tinggi dalam mencapai
tujuannya. Yang termasuk ke dalam pengertian perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam
lingkungan lembaga pendidikan tinggi baik perpustakaan universitas, fakultas, jurusan, dan lembaga. Perpustakaan
perguruan tinggi mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah, memelihara, melestarikan dan mendayagunakan informasi dalam
bentuk bahan pustaka, baik yang dihasilkan lembaga yang bersangkutan (local content) maupun dari pihak luar.
Saya pikir, kita akan sependapat bahwa perpustakaan
(Library) merupakan salah satu pusat pemerolehan informasi,
pusat sumber belajar, dan merupakan sarana penelitian, serta pengembangan ilmu pengetahuan. Perpustakaan yang paling
penting bagi masyarakat atau pemustaka bukan saja bagaimana untuk menjadi tahu (how to know), tetapi dapat belajar tentang
bagaimana untuk belajar (learning how to learn) tentang banyak hal. Oleh karena itu, kemudian muncul dan berkembang istilah
bahwa “Perpustakaan untuk kita semua” dalam rangka mewujudkan pendidikan sepanjang hayat (lifelong education).
Hal tersebut dapat terealisasi manakala perpustakaan sudah dapat menjalankan semua kegiatannya dengan performa dan
kinerja yang kemanfaatannya benar-benar dapat dirasakan oleh banyak orang. Sementara
1)Makalah ini disampaikan dalam kegiatan pelatihan ”Teknis Penyelenggaraan
Perpustakaan Perguruan Tinggi” Yang diselenggarakan oleh UPT Perpustakaan UR, 15-01- 2010 di Pekanbaru.
2)Pustakawan Madya pada UPT Perpustakaan Universitas Riau.
itu pada sisi yang lain masyarakat yang memang diharapkan dapat menggunakan perpustakaan secara baik, teratur, dan
terus-menerus berkunjung ke perpustakaan.
Dengan kata lain, antara perpustakaan dan masyarakat
(pemustaka) telah terjadi persamaan persepsi dan tujuan, yaitu
perpustakaan merupakan bagian keseharian dalam kehidupan yang
terus berlangsung menuju masa depan yang lebih baik, kaya pengalaman dan ilmu serta makin cerah dalam menghadapi
tantangan yang paling kompleks. Kita tahu bahwa ilmu pengetahuan merupakan salah satu modal terbaik untuk
menyongsong masa depan, dan sumber ilmu itu diantaranya adalah perpustakaan.
Pengertian Manajemen
Manajemen bersal dari bahasa Inggris yaitu management.
Dalam bahasa Indonesia manajemen mempunyai beberapa
pengertian, antara lain : a) pemimpin, b) pengurus, c) ketatalaksanaan, d) pengelolaan, e) pengendalian, dan f)
pembinaan.
Secara umum pengertian manajemen adalah pengendalian dan
pemanfatan semua faktor dan sumber daya, yang menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau
menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu (Prajudi, 1982). Dan menurut KBBI terdapat dua pengertian tentang manajemen.
Pertama, manajemen adalah suatu proses penggunaan sumber
daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Maksudnya adalah
maupun sebagai kegiatan yang sifatnya dinamis. Di dalamnya terdapat suatu proses penggunaan dan pemanfaatan semua
sumber daya yang dilakukan oleh manejer (pemimpin) yang diarahkan untuk mencapai target atau sasaran yang telah
ditentukan. Kedua, manajemen adalah pejabat atau pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan. Jadi di sini
manajemen diartikan sebagai kewenangan, kemampuan dan kesanggupan seseorang pemegang kekuasaan yang sah dan legal,
untuk menjalankan dan mengoperasikan organisasi. Orang-orang tersebut memiliki tanggung jawab sepenuhnya, baik secara formal
maupun moral, sekaligus menjadi titik sentral perhatian dan komando bagi semua staf dan bawahan. Semua tergantung kepada
pihak manajemen (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1988).
Berdasarkan pengertian di atas, dalam manajemen terdapat :
a. Kegiatan pengendalian dan pemanfaatan, yang dilakukan oleh orang atau orang-orang yang berkedudukan sebagai
pemimpin.
b. Faktor-faktor, dan unsur-unsur yang bersifat mendukung,
menentukan, melengkapi atau yang mempengaruhi, yang bersifat positif.
c. Sumber daya, bisa orang (SDM), barang, material, uang, sarana dan prasarana, waktu, dan lain sebagainya, yang
harus diberdayakan dan dimanfaatkan secara maksimal untuk kepentingan organisasi.
d. Perencanaan, yakni sesuatu yang berdemensi waktu ke depan tentang segala sesuatu yang dibutuhkan, seperti
alternatif tenaga kerja dan lain sebagainya.
e. Tujuan tertentu, arah, target, sasaran yang akan diwujudkan
Definisi Manajemen menurut para pakar yang lain, diantaranya :
1. Frederik Winslow Taylor,
Suatu percobaan yang sungguh-sungguh untuk menghadapi setiap persoalan yang timbul dalam pimpinan perusahaan dan organisasi lain.
2. Goerge Terry,
Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu dengan mempergunakan bantuan orang lain.
3. L.A. Appley,
Keahlian untuk menggerakkan orang melakukan suatu pekerjaan.
4. M.P. Follet,
Seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
5. James Stonner
Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya lain yang ada dalam organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan
6. Encyclopedia of Social Sciences,
Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu yang diselenggarakan dengan pengawasan.
Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan berasal dari kata pustaka, yang berarti buku.
Setelah mendapat awalan per dan akhiran an kata pustaka menjadi perpustakaan, yang berarti kitab, kitab perimbon, atau kumpulan
buku-buku, yang kemudian disebut dengan koleksi bahan pustaka. Istilah itu hanya berlaku untuk perpustakaan yang masih
bersifat tradisional atau perpustakaan konvensional. Untuk perpustakaan modern, dengan paradigma baru koleksi
perpustakaan tidak hanya terbatas dalam bentuk buku-buku, majalah, koran, atau barang tercetak lainnya. Koleksi perpustakaan
buku-buku dan bahan pustaka yang lain tersebut harus ditata dan disusun rapi di rak dan tempat-tempat yang sudah ditentukan di
dalam ruangan atau gedung tersendiri, setelah diolah atau diproses menurut suatu sistem tertentu.
Jadi, sebuah perpustakaan harus memenuhi persyaratan tertentu, yaitu :
a. Adanya kumpulan buku-buku dan bahan pustaka lainnya. b. Koleksi tersebut ditata menurut suatu sistem tertentu.
c. Semua sumber informasi ditempatkan di gedung atau ruangan tersendiri.
d. Perpustakaan semestinya dikelola atau dijalankan oleh petugas-petugas dengan persyaratan tertentu.
e. Ada masyarakat pemakai perpustakaan (pemustaka) tersebut, baik untuk membaca, meminjam, meneliti,
menggali, menimba, dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di perpustakaan.
f. Perpustakaan merupakan institusi yang perlu bermitra dengan lembaga-lembaga yang berkaitan.
Pada hakikatnya perpustakaan bersifat universal, artinya :
1. Perpustakaan itu ada dimana-mana, baik di negara-negara
maju, dan negara sedang berkembang, di masyarakat umum, sekolah, perguruan tinggi, maupun di kantor pemerintah dan
swasta, di kota serta di desa-desa.
2. Tugas, fungsi dan kegiatan pokoknya sama, yakni
menghimpun dan mengumpulkan, mengolah, memelihara, merawat, melestarikan, dan mengemas, menyajikan dan
3. Sifatnya informatif, edukatif, rekreatif, dan penelitian, serta pengembangan ilmu pengetahuan.
Definisi perpustakaan yang lain, diantaranya :
1. Menurut Kamus “ The Oxford English Dictionary”
adalah :
Suatu tempat buku-buku diatur untuk dibaca, dipelajari, atau dipakai sebagai bahan rujukan.
2. Pengertian Perpustakaan awal abad ke – 19 adalah :
Suatu gedung, ruangan, atau sejumlah ruangan yang berisi koleksi buku yang dipelihara dengan baik, dapat digunakan oleh masyarakat atau golongan masyarakat tertentu.
3. Perkembangan Lebih Lanjut adalah :
Perpustakaan adalah jantung suatu lembaga, otak masyarakat, dan tempat penyimpanan yang efektif dari memori masyarakat, suatu deposit yang hidup pada masa lalu dan penopangan dari kegiatan intelektual yang mengantisipasi pada masa yang akan datang
4. Menurut “The American Library Association”(ALA)
adalah :
Perpustakaan sebagai pusat media, pusat belajar, pusat sumber pendidikan, pusat informasi, pusat dokumentasi, dan pusat rujukan.
5. Dalam pengertian yang mutakhir (Kepres RI
Nomor : 11 tahun 1989)
Perpustakaan adalah salah satu sarana pelestari bahan pustaka sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, dan teknologi dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional.
6. Menurut UU RI nomor : 43 Tahun 2007 Tgl 1
Institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian informasi, dan rekreasi pada pemustaka.
Perpustakaan Berbasis Manajemen
Perpustakaan berbasis manajemen adalah penyelenggaraan
perpustakaan yang bertumpu atau berdasarkan teori dan imu manajemen. Maksudnya ialah, bahwa dengan menerapkan teori,
ilmu dan metode tersebut perpustakaan diharapkan dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien. Di dalam ilmu manajemen terdapat
beberapa teori yang dapat dipilih untuk diterapkan, diantaranya adalah : a) Manajemen terbuka (opened management) atau disebut
juga dengan manajemen transparansi (management tranparency), b) Manajemen berdasarkan sasaran , c) Manajemen paternalistis
(manajemen bapakisme/ ibuisme), d) Manajemen berdasarkan program (management based on programming), dan e) Manajemen
modern (Sutarno, 2006).
Dari sejumlah teori tersebut tentu masing-masing memiliki
kelebihan dan kekurangan. Oleh sebab itu perlu dipilih yang paling sesuai dengan kondisi perpustakaan dan kemampuan sumber`daya
manusianya. Cara lainnya adalah dengan menggabungkan sejumlah teori manajemen tersebut kemudian diterapkan secara
objektif sesuai dengan kebutuhan. Sebab suatu teori yang telah diuji dan disusun secara baik, belum tentu dapat diterapkan secara
sempurna, karena di dalam praktik terkadang ada hal-hal yang tidak atau belum sesuai dengan teori. Yang sering terjadi, suatu
teori tidak selamanya cocok jika dipraktikkan di lapangan. Namun seorang pemimpin yang memiliki kemampuan teoretis dan
pengalaman praktik diharapkan dapat mengendalikan
Berkaitan dengan hal di atas, maka untuk menyelenggarakan perpustakaan yang berbasis manajemen menurut Sutarno, ada 6
(enam) hal yang perlu diperhatikan, yakni :
1. Adanya suatu konsep yang rasional, berdasarkan
pemikiran, perhitungan, dan analisis yang dapat diuji kebenarannya.
2. Adanya suatu kegiatan yang dilaksanakan berdasarkan perencanaan, perkiraan dan prediksi ke depan.
3. Adanya suatu tujuan tertentu yang harus dicapai
4. Terpenuhinya suatu kondisi tertentu sebagai
persyaratannya.
5. Tersedianya sumber daya manusia yang memadai,
sesuai dengan kriteria dan persyaratan atau memenuhi kualifikasi tertentu.
6. Tersedianya sumber daya perpustakaan yang lain seperti fisik gedung, sarana dan prasarana, sumber
finansial, dan sumber informasi.
Permasalahan atau Kendala yang Sering Dihadapi
Perpustakaan
Ada beberapa kendala dan keterbatasan yang umumnya
dihadapi oleh perpustakaan di Indonesia, diantaranya adalah : a) Kendala secara Internal :
1. Jumlah, jenis dan mutu koleksi bahan pustaka, 2. Jumlah, dan mutu sumber daya manusia,
3. Sarana dan prasarana, 4. Perabot dan perlengkapan,
7. Perhatian dari instansi induk/ atasan,
b) Kendala secara eksternal
1. Minat dan budaya baca masyarakat (pemustaka) yang umumnya masih relatif rendah,
2. Perhatian, respon, dan tanggapan masyarakat yang masih terbatas,
3. Informasi dan akses ke perpustakaan masih terbatas. 4. Kesadaran tentang perlunya perpustakaan belum
tumbuh dan belum berkembang secara baik.
5. Kondisi sosial budaya dan sosial ekonomi belum
sepenuhnya menunjang.
6. Ada ”jarak” yang memisahkan antara perpustakaan dan
masyarakat.
Ditinjau dari segi manajemen, ada beberapa permasalahan
yang sering dihadapi perpustakaan, diantaranya adalah :
1. Para manejer (pemimpin), baik tingkat puncak (top),
tengah (midle), maupun pada tingkat manejer bawah (lower) kurang memiliki kemampuan di bidang perpustakaan.
2. Para manejer kurang bahkan tidak sama sekali memiliki
kemampuan manajerial yang memadai.
3. Para manejer tidak mampu memimpin, mengendalikan, dan memanfaatkan semua unsur dan faktor-faktor yang
ada di perpustakaan.
Jenis-Jenis Perpustakaan Yang Ada Di Indonesia
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor : 43 Tahun 2007, jenis perpustakaan yang diakui dan dilindungi oleh
negara adalah sebagai berikut :
1. Perpustakaan Nasional (National Library)
3. Perpustakaan Sekolah (School Library)
4. Perpustakaan Perguruan Tinggi (University Library)
5. Perpustakaan Khusus (Special Library)
Terdapat beberapa ketentuan dalam penyelenggaraan
perpustakaan perguruan tinggi menurut Undang-undang
Nomor : 43 tahun 2007, pasal 24 yaitu :
1. Setiap perguruan tinggi menyelenggarakan perpustakaan
yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan
memperhatikan standar nasional pendidikan (ayat 1)
2. Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki
koleksi, baik jumlah judul maupun jumlah eksemplarnya, yang mencukupi untuk mendukung pelaksanaan pendidikan,
penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (ayat 2)
3. Perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan
perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi
(ayat 3)
4. Setiap perguruan tinggi mengalokasikan dana untuk
pengembangan perpustakaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan guna memenuhi standar nasional
pendidikan dan standar nasional perpustakaan (ayat 4)
Bila kita gali lagi pasal 31 tentang hak tenaga pustakawan, jelas
dapat dinyatakan bahwa :
Tenaga perpustakaan (pustakawan) berhak atas :
a. Penghasilan di atas kebutuhan hidup minimum dan jaminan kesejahteraan sosial
c. Kesempatan untuk menggunakan sarana, prasarana, dan fasilitas perpustakaan untuk menunjang kelancaran
pelaksanaan tugas
Di samping hak yang harus dimiliki oleh pustakawan itu,
terdapat pula kewajiban yang harus dilaksanakan oleh pustakawan. Adapun kewajiban yang harus dipenuhi oleh
pustakawan adalah :
a. Memberikan layanan prima terhadap pemustaka
b. Menciptakan suasana perpustakaan yang kondusif, dan c. Memberikan keteladanan dan menjaga nama baik
lembaga dan kedudukannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
(pasa 32)
Pembentukan, Pembinaan, dan Pengembangan
Perpustakaan
a. Pembentukan Perpustakaan
Perpustakaan perguruan tinggi dibentuk oleh instansi atau lembaga tertentu, yang menjadi atasan atau induk organisasi
perpustakaan dalam rangka menunjang pencapaian visi dan misi lembaga tersebut. Istilah perguruan tinggi, bukan berarti bahwa
perpustakaan tersebut harus selalu milik perguruan tinggi negeri. Tetapi bisa saja bersifat swasta, seperti perguruan tinggi swasta
atau yayasan. Pembentukan perpustakaan itu mesti sejalan dengan keberadaan lembaga induknya. Apalagi perpustakaan yang
dibentuk oleh lembaga swasta yang bersifat business oriented sehingga perhitungan untung-rugi menjadi pertimbangan utama.
Meskipun perpustakaan bersifat fasilitatif sosial umum namun visi dan misinya tetap mendukung lembaga induknya, dan perlu diingat
Pembentukan perpustakaan harus berdasarkan pertimbangan dan alasan tertentu yang kuat. Ada beberapa alasan atau
pertimbangan dalam pembentuka sebuah perpustakaan, yaitu : 1. Telah direncanakan dan diputuskan dalam bentuk surat
keputusan.
2. Merupakan satu keharusan, atau kelengkapan yang tak
terpisahkan.
3. Telah tersedia sumber dana untuk penyelenggaraannya
4. Telah menjadi kebutuhan yang mendesak
5. Telah memiliki koleksi yang cukup banyak namun belum ada
perpusta kaannya.
6. Atas permintaan unit atau bidang atau divisi tertentu.
Ada 7 (tujuh) Unsur-unsur pokok yang diperlukan dalam
pelaksanaan pembentukan sebuah perpustakaan, yakni :
1. Surat keputusan pembentukan dan organisasi tata
kerja,
2. Pembangunan gedung atau pengadaan ruangan,
3. Pembentukan koleksi bahan pustaka dasar/ pertama, 4. Pengadaan perlengkapan dan perabot,
5. Pengadaan metode/ teknik, 6. Pengadaan mata anggaran,
7. Pengangkatan kepala perpustakaan,
8. Pengisian pegawai atau staf yang diperlukan,
b. Pembinaan Perpustakaan
pembinaan adalah usaha atau tindakan dan kegiatan yang
dilakukan secara berdaya guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik. Pembinaan perpustakaan adalah suatu kegiatan yang
pada jalur dan rel yang benar sehingga dapat mengikuti perkembangan yang terjadi di sekitarnya. Ada 10 macam
pembinaan yang harus dilakukan pada sebuah perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi, yaitu :
1. Status dan organisasi 2. Ketenagaan
3. Gedung, sarana dan prasarana 4. Koleksi
5. Layanan 6. Anggaran
7. Publikasi dan promosi 8. Mitra kerja dan jaringan
9. Penelitian dan pengembangan 10. Minat baca.
c. Pengembangan Perpustakaan
Sektor-sektor atau bidang-bidang yang perlu dikembangkan
dalam sebuah perpustakaan antara lain, adalah : 1. Pengembangan koleksi
2. Pengembangan sumber daya manusia 3. Pengembangan masyarakat pemakai
4. Pengembangan sistem layanan
Prinsip-Prinsip Organisasi Perpustakaan
Prinsip dari organisasi adalah suatu pangkal tolak atas terjadinya atau terciptanya suatu tata hubungan. Prinsip itu
hubungan atau kondisi yang kita kehendaki. Prinsip organisasi merupakan pegangan dan pedoman bagi para pemimpin organisasi
agar dapat bergerak sebagai suatu kesatuan (Prajudi, 1982).
Ada beberapa prinsip organisasi perpustakaan, diantaranya :
1. Organisasi perpustakaan harus mempunyai tujuan
2. Harus ada pembagian kerja dan penugasan yang homogen
3. Setiap pelimpahan kekuasaan/ tanggung jawab dan tugas harus dilakukan dengan tepat dan jelas
4. Harus memiliki prinsip kesatuan komando 5. Prinsip komunikasi
6. Harus ada pengecekan terhadap pelaksanaan perintah-perintah atasan
7. Prinsip kontuinitas
8. Memiliki prinsip saling asuh, asah dan asih antara unit lini dan
staf.
9. Prinsip koordinasi
Fungsi Manajemen Perpustakaan
Fungsi adalah apa atau sesuatu yang harus dijalankan guna
memenuhi maksud atau mencapai tujuan. Fungsi-fungsi manajemen untuk diterapkan di perpustakaan yang manakah dan
berapa jumlahnya, bagaimana rumusannya ? Hal itu merupakan suatu hal yang tidak perlu diperdebatkan. Memang diakui bahwa
pengertian dan jumlah fungsi-fungsi manajemen tidak terdapat persamaan atau penyesuan paham. Namun kadang orang dapat
menyesuaikannya dengan tingkat atau level manajemen, yang dibedakan menjadi tiga tingkat, yaitu : 1) manajemen tingkat
Untuk tingkat manejer puncak maka fungsi-fungsi manajemen meliputi :
1. Peramalan/ perkiraan (forcasting)
2. Perumusan dan penentuan tujuan (main setting objectives)
3. Perencanaan strategi dan kebijakan (strategy and policy planning)
4. Penentuan dan pengaturan staf (staffing) 5. Penganggaran (budgeting)
6. Penghitungan (renumeration) 7. Audit (auditing)
8. Pelaporan (reporting)
Sementara, untuk tingkat koordinator eksekutif (eksekutif
manager) terdapat fungsi-fungsi sebagai berikut :
1. Pengarahan (directing)
2. Pengembangan eksekutif (executive development) 3. Supervisi (supervising)
4. Koordinasi (koordinating)
5. Pendisiplinan (disciplining)
Sedangkan, fungsi-fungsi untuk tingkat operasional seorang manajer langsung memimpin dan bertanggung jawab atas sesuatu
operasional yang dijalankan oleh suatu unit organisasi operasional. Menurut George R. Terry, fungsi-fungsi manajemen untuk tingkat
operatif manajemen dapat dibatasi dan dirumuskan sebagai berikut :
1. Perencanaan (planning)
2. Pengorganisasian (organising)
3. Penggerakan (actuating), dan 4. Pengawasan (controlling)
Pengorganisasian perpustakaan dijalankan dalam tiga tahap, yakni :
1. Penstrukturan atau penentuan struktur kerja sama sebagai hasil analisis pembagian kerja
2. Pemilihan dan penetapan staf, yakni orang-orang yang tepat pada tempat yang ditentukan
3. Fungsionalisasi, yakni penentuan tugas dan fungsi untuk masing-masing orang dan unit satuan kerja.
Dengan demikian struktur organisasi perpustakaan berfungsi untuk menentukan kelancaran jalannya pelaksanaan berupa
pengaturan lebih lanjut mengenai kekuasaan, pekerjaan, tanggung jawab, dan orang-orang yang harus ditata dan dihubungkan satu
sama lain demikian rupa. Dengan demikian, adanya struktur organisasi perpustakaan setiap orang akan tahu :
1. Apa kedudukannya 2. Apa tugasnya
3. Apa fungsinya 4. Apa pekerjaannya
5. Apa tanggung jawabnya 6. Apa kewajibannya
7. Apa wewenangnya 8. Apa hak-haknya
9. Siapa atasannya
10. Siapa bawahannya
11. Bagaimana tata cara dan mekanisme berhubungan dengan yang lainnya.
Tahap yang sangat penting dilakukan dalam pengorganisasian perpustakaan adalah adanya tahap pendelegasian
yang lebih bawah. Menurut Sutarno, ada tiga jenis pendelegasian dalam organisasi perpustakaan , yaitu :
1. Tanggung jawab (responsibility), yaitu pekerjaan,
kewajiban atau fungsi yang dibebankan kepada suatu jabatan
atau posisi yang terdiri atas berbagai macam kegiatan seperti mental, intelektual, dan fisik yang harus dijalankan untuk
pelaksanaan beban pekerjaan atau posisi tersebut.
2. Kewenangan, adalah sekumpulan wewenang, yang terdiri
atas suatu kekuasaan dan hak (power and right) yang dipercayakan kepada pemegang jabatan untuk menunaikan
tanggung jawab. Ada tiga bentuk tanggung jawab, yaitu 1) tanggung jawab mutu dan keahlian, 2) tanggung jawab sosial
politik, dan 3) tanggung jawab hukum yang masing-masing mempunyai konsekuensi.
3. Pertanggung jawaban (accountability) adalah kewajiban
moral dan hukum untuk menunaikan dan menggunakan
kewenangan mengenai pemakaian dan penggunaan berbagai sumber daya perpustakaan antara lain sumber daya manusia,
uang, inventaris, waktu, teknologi, dan fasilitas lain. Untuk dapat melaksanakan tanggung jawab harus ditentukan lebih
dahulu secara tegas syarat-syarat yang harus dipegang dan dijadikan pedoman, baik berupa peraturan, kebijakan,
maupun standar.
Pengorganisasian yang dilakukan di perpustakaan haruslah
jelas, tegas, dan tertib. Ada empat macam tertib dalam pengorganisasisan di perpustakaan, yaitu :
1. Tertib personal dalam hal, wewenang, tanggung jawab, tugas, kewajiban, posisi, kedudukan, dan perannya.
2. Tertib fungsional, tertib fungsional atau urusan
3. Tertib barang, di mana setiap barang harus ada di
tempatnya sendiri-sendiri, dan setiap waktu diperlukan atau dicek selalu ada.
4. Tertib administrasi, tertib administrasi artinya adalah
bahwa semua kegiatan dicatat, diatur, dan dibukukan
secara rapi menurut sistem administrasi yang benar, proseduran, mekanistis, dan sikuensial
Perlu diingat bahwa tertib merupakan pangkal tolok pembentukan sikap disiplin untuk semua orang yang ada di dalam
organisasi perpustakaan.
Unsur-Unsur Manajemen Perpustakaan
Unsur manajemen itu terdiri dari enam hal yang biasa disebut enam M, yaitu :
1. Manusia (man) 2. Uang (money)
3. Mesin penunjang (mechines)
4. Barang inventaris atau material (materials)
5. Sistem prosedur, dan mekanisme kerja (methods)
6. Tempat berlangsungnya transaksi informasi masyarakat
pemakai atau pelanggan yang disebut pasar (market)
Kegiatan yang Dilakukan Perpustakaan
Kegiatan yang selalu dilakukan oleh sebuah perpustakaan sangat bervariasi. Variasi kegiatan yang dilakukan tersebut
tergantung kepada jenis perpustakaan dan ruang lingkup organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar dapat membagi
tugas dan pekerjaan kepada berbagai bidang, bagian, subbagian, devisi, urusan, seksi, sub seksi dan lain sebagainya. Sementara
pembagian ke dalam orang dan jabatan yang terbatas pula. Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh sebuah
perpustakaan, yaitu :
1. Pengadaan koleksi bahan pustaka
2. Pengolahan dan perawatan bahan pustaka 3. Layanan perpustakaan
4. Administrasi perpustakaan
5. Sosialisasi, promosi perpustakaan
6. Pelaporan perpustakaan.
Dengan adanya enam kegiatan yang telah disampaikan di atas, semoga pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi yang
dilaksanakan secara sederhana dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Bumi Aksara.
Indonesia Depdiknas. 2005. Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman Ed. 3. Jakarta : Depdiknas.
Indonesia, PPBI. 1988. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka.
Prajudi, Atmosudirdjo. 1982. Administrasi dan Manajemen Umum. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Sutarno. 2006. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Sagung Seto.
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
Soeatminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius.
Saleh, Abdul Rahman. 1995. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : UT Press.
Terry, R. George. 1960. The Principles of Management. New York : McGraw Hill.
Indonesia. 2010. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007. Jakarta : Perpusnas.
