Strategi Penanggulangan Bencana di Lemba

Strategi Penanggulangan Bencana di Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi

Oleh : Gumelar Satya Dharma (071310113037) Abstrak :

Lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai sebuah lembaga pengelola dan penyimpan arsip-arsip sebagai hasil dari kegiatan organisasi perguruan tinggi haruslah melakukan memiliki kepekaan terhadap kemungkinan terjadinya suatu bencana yang tidak dapat terprediksikan kapan datangnya. Melalui adanya suatu upaya penanggulangan bencana yang baik di dalam lembaga kearsipan diharapkan dapat meminimalkan dampak yang terjadi semisal bencana itu datang menerpa. Dalam artikel yang disusun dengan menggunakan metode studi bahan pustaka ini bertujuan untuk memberikan informasi mengenai strategi-strategi apa yang bisa diambil dalam kegiatan penanggulangan bencana di lembaga kearsipan. Adapun strategi-strategi tersebut penulis sajikan dengan berdasarakan tahapan-tahapan kegiatan penyelenggaraan penanggulangan bencana. Adapun tahapan-tahapan tersebut terbagi menjadi tiga tahap yaitu tahap prabencana, tahap tanggap darurat, dan tahap pasca bencana.

Latar Belakang

Lembaga kearsipan sebagai sebuah lembaga yang bertanggung jawab dalam hal pengelolaan dan penyimpanan arsip memiliki sebuah peranan yang cukup vital dalam kehidupan berorganisasi instansi induknya. Hal ini tak terlepas dari tugas utamanya sebagai sebuah lembaga pengelola dan penyimpan informasi-informasi terekam yang dihasilkan oleh instansi induknya. Dimana didalam lembaga kearsipan tersimpan berbagai macam informasi terekam yang tercipta sebagai bukti dari berjalannya roda organisasi yang dapat berfungsi sebagai sumber informasi untuk keperluan-keperluan seperti hukum, administrasi, kepentingan-kepentingan pembuktian otentik dalam kehidupan berorganisasi, dan sebagainya.

Perguruan tinggi sebagai sebuah lembaga pendidikan tinggi wajib memiliki sebuah lembaga kearsipan yang bertugas dalam melakukan pengelolaan dan penyimpanan terhadap arsip-arsip yang dihasilkan. Wursanto (1989 : 12) mengatakan “Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi”. Hal ini disebabkan di dalam kehidupan organisasi suatu perguruan tinggi ataupun lembaga-lembaga lainnya keberadaan arsip dapat berfungsi sebagai fungsi penunjang kelancaran jalannya roda organisasi yang berjalan dengan fungsinya sebagai sumber informasi dan pusat ingatan bagi organisasi.

bukti otentik atas berbagai macam aset yang dimiliki oleh perguruan tinggi, dan juga sebagai alat pendukung kegiatan pengawasan penyelenggaran pendidikan di lingkungan perguruan tinggi.

Menyadari akan fungsi penting dari keberadaan arsip yang tersimpan di lembaga kearsipan. Maka pengelolaan lembaga kearsipan haruslah dilakukan dengan baik agar arsip-arsip yang tersimpan dapat terkelola dan tersimpan secara baik. Salah bentuk dari wujud kesiapan pengelolaan lembaga kearsipan adalah adanya suatu kesiapsiagaan dalam menghadapi kemungkinan terjadinya suatu bencana. Baik bencana yang terjadi secara alami maupun akibat ulah manusia. Berdasarkan UU Nomor 24 Tahun 2007, pengertian bencana yaitu merupakan peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh factor alam dan/atau non-alam maupun factor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda, dan dampak psikologis. Bencana sebagai suatu kejadian yang tidak diinginkan terjadi tentunya harus disikapi dengan sikap yang bijaksana dan dalam bentuk langkah nyata seperti misalnya menciptakan upaya-upaya atau strategi-strategi apa yang perlu dilakukan dalam meminimalkan dampak bencana yang menerpa ataupun bahkan meniadakan dampak bencana terhadap lembaga kearsipan. Oleh karena itu, pada artikel karya tulis ini penulis membahas mengenai strategi-strategi apa saja yang dapat diambil oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai upaya dalam menanggulangi ancaman bencana yang tidak dapat terprediksikan secara pasti kapan datangnya.

Pembahasan

Manfaat penting kegiatan penanggulangan bencana bagi lembaga kearsipan

Pengertian penanggulangan bencana berdasarkan UU Nomor 24 Tahun 2007 yaitu serangkaian upaya atau usaha yang meliputi kegiatan penetapan kebijakan pembangunan yang beresiko timbulnya bencana, kegiatan bencana, tanggap darurat, rehabilitasi, dan rekontruksi. Sebagai sebuah kegiatan yang merupakan bentuk wujud nyata dari sikap kesiapsiagaan dalam mengantisipasi kemungkinan terjadinya bencana yang tidak bisa diduga kapan datangnya maka kegiatan penanggulangan bencana harus direncanakan dan diwujudnyatakan dalam bentuk pengaplikasian di lapangan. Hal ini dilakukan dalam rangka untuk setidaknya memperkecil dampak yang terjadi semisal jika bencana benar-benar terjadi.

lembaga kearsipan perguruan tinggi dengan unit lain dalam satu instansi dan juga dengan instansi luar seperti misalnya BNPB, Basarnas, pemadam kebakaran, dan sebagainya

Adapun manfaat lain yang dapat ditimbulkan dengan adanya kegiatan penanggulangan bencana ini antara lain seperti misalnya meningkatkan meningkatkan sikap awas dari lembaga kearsipan dalam mengahadapi ancaman bencana, dapat membiasakan para pegawai untuk tidak berbuat berbuat ceroboh dalam bekerja (misalnya saja pada kasus bencana akibat ulah manusia seperti misalnya kebakaran), mendorong lembaga kearsipan untuk lebih siaga dalam melindungi arsip-arsip yang disimpannya, dan sebagainya.

Strategi penanggulangan bencana di lembaga kearsipan kearsipan perguruan tinggi

Dalam kegiatan penanggulangan bencana di dalam lembaga kearsipan sangatlah dibutuhkan strategi-strategi yang tepat kaitannya untuk dapat meminimalkan kerugian akibat dari bencana yang yang datang terjadi. Berdasarkan UU nomor 24 Tahun 2007, disebutkan bahwa kegiatan penyelenggaraan penanggulangan bencana yang terdiri dari tiga tahapan yaitu prabencana, saat tanggap bencana, dan pascabencana. Berikut ini penulis akan memberikan beberapa strategi yang bisa ditempuh untuk dapat meminimalkan kerugian yang tercipta sebagai akibat dari terjadinya bencana:

1.

Tahap Prabencana

 Membuat suatu prosedur tetap (protap) tentang kegiatan penanggulangan bencana di lembaga kearsipan perguruan tinggi  Menerapkan aturan larangan merokok bagi seluruh pegawai  Mengadakan sosialisasi dan pelatihan tentang kebencanaan

 Melakukan penataan ruang untuk memudahkan evakuasi pegawai maupun pegawai

 Menyiapkan alat komunikasi seperti handy talky, handphone, dan sebagainya

 Menyiapkan alat pemadam kebakaran seperti hydrant

2.

Tahap tanggap darurat

 Melakukan penyelamatan terhadap seluruh pegawai dan aset yang masih bisa untuk diselamatkan

 Menempatkan aset-aset yang berhasil di evakuasi ke tempat penampungan yang dirasa aman

 Menghubungi instansi kebencanaan seperti misalnya basarnas, BNPB, atau pemadam kebakaran jika bencana yang terjadi sudah tidak dapat teratasi

3.

Tahap pascabencana

 Melakukan pendataan terhadap kondisi aset yang dimniliki baik yang masih dalam kondisi baik ataupun rusak

 Melakukan perbaikan sarana dan prasarana yang rusak

 Melakukan pencarian terhadap lokasi sementara bagi keberlangsungan layanan kearsipan usai bencana

Dalam rangka menyikapi kemungkinan terjadinya suatu bencana maka lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai sebuah lembaga bertugas dalam melakukan pengelolaan dan penyimpanan terhadap arsip-arsip yang dihasilkan dari kegiatan kehidupan organisasi wajib memiliki kesadaran dalam melindungi arsip-arsip yang dikelolanya agar dapat terlindungi dari kemungkinan ancaman bencana yang menghadang. Maka kegiatan penanggulangan bencana sebagai salah satu upaya serius dalam perlindungan arsip beserta aset-aset penting lain yang dimiliki oleh lembaga kearsiapan haruslah dikedepankan dan dijalankan secara sungguh-sungguh. Dengan adanya kesungguhan dalam menjalankan kegiatan penanggulangan bencana maka kemungkinan akan terjadinya dampak yang buruk terhadap arsip dan aset-aset yang dimiliki oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi dapat diminimalkan dengan adanya kegiatan pengantisipasian tersebut. Hal ini disebabkan dalam kegiatan penanggulangan bencana yang terbagi kedalam tiga tahap yaitu tahap prabencana, tahap tanggap darurat, dan tahap pascabencana telah terdapat perencanaan dan juga aksi apa yang akan dilakukan jika bencana benar terjadi.

Saran

Berikut ini penulis akan memberikan saran berkaitan dengan kegiatan penanggulangan bencana di lembaga kearsipan perguruan tinggi. Saran ini penulis tujukan kepada para pengambil kebijakan ataupun pihak-pihak yang berkecimpung di lingkungan perguruan secara umum dan di lingkungan kearsipan perguruan tinggi secara khusus seperti misalnya rektor, pembantu rektor, kepala unit kearsipan, dan seluruh tenaga pegawai kearsipan. Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut: (1) Lembaga kearsipan perlu membuat suatu prosedur tetap yang berguna sebagai suatu bahan pedoman dalam kegiatan penanggulangan bencana baik pada tahap prabencana, tahap tanggap darurat, dan tahap pascabencana; (2) Perlu adanya penataan ruang di gedung atau ruang kearsipan yang mempertimbangkan pada kemudahan akan proses pengevakuasian manusia dan seluruh aset-aset penting yang dimiliki oleh lembaga kearsipan; (3) Lembaga kearsipan perlu mengadakan sosialisasi dan pelatihan atau simulasi penanggulangan bencana bagi seluruh pegawainya. Adapun kegiatan sosialisasi dan pelatihan kebencanaan bisa dilakukan dengan mengundang instansi kebencanaan seperti . Hal ini perlu dilakukan agar para pegawai mengerti akan tugas atau tindakan apa yang harus dilakukan semisal terjadi suatu bencana baik itu bencana alam ataupun bencana yang ditimbulkan oleh kelalaian manusia; (4) Lembaga kearsipan perguruan tinggi perlu melakukan penyediaan alat-alat bantu kegiatan penanggulangan bencana seperti misalnya hydrant, handy talky, truk/atau kendaraan serba guna pengangkut aset-aset berharga.

Daftar Pustaka