RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN HISTORY BARANG GUDANG PADA PT. GEMAH RIPAH LOH JINAWI INDUSTRI
KERJA PRAKTIK
Progrаm Studi
S1 Sistem Informаsi
Oleh:
EKA FEBRYAN PRAYITNO 12410100082
FАKULTАS TEKNOLOGIDАN INFORMАTIKА
xi
ABSTRAK ... viii
KATA PENGANTAR ... ix
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1Latar Belakang ... 1
1.2Rumusan Masalah ... 3
1.3Batasan Masalah ... 3
1.4Tujuan ... 3
1.5Manfaat ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5
2.1 Sejarah Perusahaan ... 5
2.2 Lokasi Perusahaan ... 6
2.3 Logo Perusahaan ... 6
2.4 Visi Perusahaan ... 6
2.5 Misi Perusahaan ... 6
2.6 Struktur Organisasi ... 7
BAB III LANDASAN TEORI ... 10
3.1 Persediaan ... 10
xii
3.3 Pupuk ... 11
3.4 Jenis – Jenis Pupuk ... 11
3.5 Diagram Alir Dokumen (Document Flowchart) ... 13
3.6 Diagram Alir Sistem (System Flowchart) ...14
3.7 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 17
3.8 Aplikasi ... 19
3.9 Visual Basic ... 20
3.10 Visual Basic.Net ... 21
3.11 Crystal Report ... 21
3.12 SQL Server ... 22
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 23
4.1 Prosedur Penelitian ... 23
4.2 Instrumen Pengumpulan Data ... 24
4.3 Identifikasi Masalah ... 24
4.4 System & Software Design ... 25
4.5 Testing dan Implementasi ... 25
4.6 Perancangan Sistem ... 25
4.7 Kebutuhan Sistem ... 41
4.8 Implementasi Sistem ... 41
BAB V PENUTUP ... 50
5.1 Kesimpulan ... 50
5.2 Saran ... 50
DAFTAR PUSTAKA ... 51
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam era globalisasi saat ini, ilmu pengetahuan dan teknologi berkembang begitu pesat khususnya Teknologi Informasi (TI). TI merupakan sarana dan prasarana (hardware, software, dan brainware) sistem dan metode untuk memperoleh, mengirimkan, mengolah, menafsirkan, menyimpan, mengorganisasikan, dan menggunakan data (Hartono, 2005). TI berkembang sangat pesat pada negara maju dan negara berkembang salah satunya di Indonesia yang telah menerapkan TI seperti di perkantoran, pasar swalayan, bandara, dan lembaga pendidikan. Hal tersebut didasarkan pada perkembangan jaman menuju arah yang lebih modern dan dinamis. Selain itu, ketepatan dan keakuratan sangat mutlak diperlukan guna untuk mencapai hasil yang diinginkan.
2
Pada PT. GRLJI sistem yang digunakan untuk melakukan pencatatan history produk di gudang masih dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel
dan Microsoft Word tanpa menggunakan aplikasi yang menunjang. Aktor pada pencatatan history barang gudang PT GRLJI hanya ada satu admin untuk melakukan pencatatan. Adapun proses yang dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel yakni proses mencatat data penerimaan bahan baku setelah admin
operasional menerima bahan baku dari suplier dan proses mencatat data proses produksi setelah mendapat admin menerima catatan proses produksi dari PPIC. Kemudian proses yang dilakukan dengan menggunakan Microsoft Word yaitu pembuatan laporan penerimaan bahan baku untuk dilaporkan kepada manajer produksi.
Kekurangan dari sistem pencatatan saat ini terletak pada proses rekap data setelah melakukan pencatatan. Hal tersebut disebabkan karena pada proses rekap data hanya menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft word, yang mana admin operasional harus mencari dan membuka beberapa dokumern yakni data peneriman bahan baku dan data pengeluaran bahan baku kemudian dilakukan input ulang saat melakukan rekap data. Pada proses lain yaitu pembuatan laporan penerimaan bahan baku, yang mana admin harus mendesain laporan pada Microsoft Word tiap pembuatan laporan. Hal tersebut mengakibatkan bagian
admin harus bekerja dua kali dan membutuhkan waktu yang cukup lama.
produk dapat dilakukan dengan efesien serta memudahkan bagian produksi dalam merekap data bahan baku dan produk jadi, serta pembuatan laporan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan dari uraian latar belakang di atas maka didapat rumusan masalah sebagai berikut, Bagaimana merancang dan membangun aplikasi pencatatan history bahan baku dan pada PT. GRLJI sehingga menghasilkan informasi secara efektif dan efesien ?
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan Rumusan Masalah diatas, maka Batasan Masalah dalam Kerja Praktik ini adalah sebagai berikut :
1. Aplikasi yang dibangun disesuaikan dengan proses pencatatan history bahan baku yang telah ada dalam PT. GRLJI
2. Proses yang ada pada aplikasi history bahan baku dan produk yaitu input data penerimaan, suplier, bahan baku.
3. Aplikasi yang dibangun merupakan aplikasi berbasis desktop dengan menggunakan tools Microsoft Visual Studio 2012, SQL Server, dan SAP Crystal Reports
1.4 Tujuan
Tujuan dari kerja praktik ini adalah menghasilkan aplikasi yang bertujuan: 1. Membangun aplikasi untuk pelayanan pencatatan history bahan baku
dan produk pada PT. GRLJI.
4
1.5 Manfaat
Manfaat yang didapat oleh PT. GRLJI dengan adanya aplikasi pencatatan history bahan baku ini, antara lain:
1. Proses input data penerimaan, suplier, bahan baku akan menjadi lebih efisien dan efektif.
2. Proses pembuatan laporan rekap pencatatan history bahan baku jadi akan menjadi lebih efektif karena dapat langsung dibuat dari aplikasi tersebut. Adapun manfaat yang didapat bagi penulis setelah melakukan kerja praktek ini adalah:
1. Setelah melakukan kerja praktek ini, penulis mampu memahami proses bisnis pada bagian produksi di PT. GRLJI.
5 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah PT. Gemah Ripah Loh Jinawi Industri
PT. Gemah Ripah Loh Jinawi Industri (GRLJI) merupakan perusahaan swasta nasional yang didirikan pada tahun 2006, cikal bakal perusahaan ini sebelumnya adalah berawal dari pertemuan Bapak Joni Eko Saputro selaku direktur PT. Trans World Freight dengan Bapak Sumono Eko Saputro selaku direktur industri pupuk di Gresik pada tahun 2006, mereka sepakat untuk bergabung dalam sebuah perusahaan yang bernama CV. Gemah Ripah Loh Jinawi yang berdiri di Desa Wotan Panceng – Gresik dan bergerak dalam bidang industri pupuk.
Seiring dengan perkembangan CV. Gemah Ripah Loh Jinawi yang begitu menggembirakan maka pada tahun 2010 dibentuklah sebuah perusahaan PT. Gemah Ripah Loh Jinawi Industri yang bergerak dalam bidang trading untuk pengadaan segala jenis pupuk dan mineral serta trading segala hasil pertanian dan perkebunan yang bertempat di Manyar Resort A2 No. 1 Gresik.
Dalam mengembangkan pasar dan menyediakan akses yang lebih mudah untuk operasi perusahaan dan pengembangan pasar serta meningkatkan kinerja dan memperluas jaringan usahanya, Gemah Ripah Loh Jinawi Group menggalang kerja sama dalam system partnership dengan beberapa suplier dan transportasi antara lain:
6
2. PT. Hacaca Setio Abadi, bergerak dibidang jasa transportasi dan pengadaan truk dan alat berat
2.2 Lokasi PT. Gemah Ripah Loh Jinawi Industri Factory & Warehouse :
Jl. Raya Panceng No. 08 Wotan Panceng KM 34, Gresik, Jawa Timur Telp : +62-31-3941834 , Fax : +62-31-3944587
Head Office :
Jl. Manyar Raya Resort Blok A2 No.1 Gresik Telp : +62-313957377, Fax : +62-31-3957378 Email : teratai.grlj@gmail.com
Website : grljindustri.com
2.3 Logo PT. Gemah Ripah Loh Jinawi Industri
Gambar 2.1. Logo PT. GRLJI 2.4 Visi
Memenuhi kebutuhan pupuk ramah lingkungan di domestik dan luar negeri. 2.5 Misi
2. Menjalankan sebuah perusahaan dengan pengelolaan standar kepuasan dan melayani konsumen.
3. Meningkatkan upaya untuk mendukung kelancaran hasil operasi dan pengembangan usaha perusahaan.
4. Meningkatkan kesejahteraan karyawan dan memberikan petani dengan komposisi pupuk sesuai kebutuhan tanaman.
5. Membantu memperbaiki kondisi tanah untuk meningkatkan penyerapan nutrisi dalam tanah.
6. Mengembangkan bisnis potensial untuk mendukung industri kimia nasional dan berperan aktif dalam pengembangan masyarakat.
7. Membawa kesejahteraan bagi semua staff dan karyawan dengan membangun jaringan bisnis social-minded dan membantu mengembangkan program menyelamatkan bumi untuk generasi mendatang.
2.6 Struktur Organisasi PT. Gemah Ripah Loh Jinawi Industi
8
Gambar diatas merupakan susunan organisasi pada PT. GRLJI, adapun struktur organisasi yang ditulis dengan garis tebal pada gambar 2.2 tersebut menjelaskan pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap setiap proses yang berhubungan dengan permasalahan utama serta penentukan solusi yang akan dikembangan dengan bentuk sebuah aplikasi.
Job Description dari masing-masing bagan struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut :
1. Direktur memiliki tugas untuk :
a. Sebagai koordinator, komunikator, pengambil keputusan dalam mengelola dan memimpin PT. GRLJI
b. Bertanggung jawab atas kerugian dan keuntungan perusuhaan. c. Menetapkan strategi untuk mencapai visi dan misi perusahaan. 2. Manajer Produksi & QA (Quality Assurance) memiliki tugas untuk :
a.Melakukan perencanaan jadwal produksi. b.Mengawasi proses produksi
c.Menentukan standar kontrol kualitas produksi
d.Memperkirakan serta melakukan negoisasi rentang waktu dengan customer dalam melakukan produksi
e.Bertanggung jawab dalam mutu proses produksi
3. Administrasi Produksi memiliki tugas untuk membantu manajer produksi dalam seluruh tugasnya.
4. Production Planning and Inventory Control (PPIC) & Bussiness Development memiliki tugas untuk :
b. Mengontrol jalannya pelaksanaan produksi c. Menerima order dari bagian marketing
5. Koord. Produksi memiliki tugas untuk membantu manajer produksi dalam seluruh tugasnya.
6. Quality Control (QC) memiliki tugas untuk :
a. Bertanggung jawab dalam menjaga kualitas produk. b. Memantau produk yang diproduksi oleh perusahaan
7. Staff PPIC memiliki tugas untuk membantu PPIC & Bussiness Development dalam seluruh tugasnya.
8. Logistik memiliki tugas untuk : Melakukan pengadaan barang yang diperlukan para unit kerja lain guna mendukung pelayanan dan operasional perusahaan. 9. Pengawas Produksi memiliki tugas untuk :
a. Melaksanan perintah dari manager produksi.
b. Bertanggung jawab dan mengawasi proses produksi. c. Membuat laporan produksi untuk manager produksi
10 BAB III LANDASAN TEORI
3.1Persediaan
Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan (Herjanto, 2008).
Adapun fungsi pentingnya persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan, sebagai berikut :
1. Memberikan pelayanan kepada customer dengan tersedianya barang yang telah dipesan.
2. Untuk menyimpan bahan baku untuk menghasilkan produk yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan jika suatu saat bahan baku tersebut tidak tersedia.
3. Mengurangi resiko keterlambatan pengiriman.
4. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi. 3.2Bahan Baku
Bahan baku adalah bahan yang membentuk bagian besar produk jadi, bahan baku diolah dalam perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari pembelian lokal, import atau hasil pengolahan sendiri (Kholmi, 2003).
3.3Pupuk
Pupuk didefinisikan sebagai material yang ditambahkan ke tanah dengan tujuan untuk melengkapi ketersediaan unsur hara. Bahan pupuk yang paling awal digunakan adalah kotoran hewan, sisa pelapukan tanaman, dan arang kayu (Widiyandari, 2011). Menurut Leibig (1870), tanaman memperoleh zat karbon dari udara dan beberapa unsur mineral (kalium, kalsium, sulfur, dan phospor) dari dalam tanah, Setelah penemuan Leibig, studi mengenai unsur hara mengalami kemajuan pesat diakhir abad ke-19, yang diikuti perkembangan industri pupuk. Tahun 1842 dimulai pembuatan pupuk superphospat. Kemudian tahun 1884 berkembang teori-teori dasar untuk pembuatan pupuk amonia melalui penggabungan hidrogen dan nitrogen dari udara.
3.4Jenis – Jenis Pupuk (Isnaini, 2006) 3.4.1 Pupuk Sumber Nitrogen
a. Amonium Nitrat
Kandungan nitratnya membuat pupuk ini cocok untuk daerah dingin dan daerah panas. Amonium nitrat bersifat higroskopis sehingga tidak dapat disimpan terlalu lama.
b. Amonium Sulfat (NH4)2SO4
Pupuk ini dikenal dengan nama pupuk ZA. Mengandung 21% nitrogen (N) dan 26% sulfur (S), berbentuk kristal dan bersifat kurang higroskopis.
c. Urea(CO(NH2)2)
12
3.4.2 Pupuk Sumber Phosphor a. Superphosphat 36 (SP36)
Mengandung 36% phospor dalam bentuk P205. Pupuk ini terbuat dari phosphat alam dan sulfat. Berbentuk butiran dan berwarna abu-abu. b. Amonium Phosphat
Pupuk ini umumnya digunakan untuk merangsang pertumbuhan awal tanaman (starter fertilizer). Bentuknya berupa butiran berwarna coklat kekuningan. Tidak higroskopis sehingga tahan disimpan lebih lama dan mudah larut dalam air.
3.4.3 Pupuk Sumber Kalium a. Kalium Khlorida (KCI)
Mengandung 45% K2O dan khlor, beraksi agak asam dan bersifat higroskopis.
3.4.4 Pupuk Sumber Unsur Hara Makro Sekunder a. Kapur Dolomit
Berbentuk bubuk berwarna putih kekuningan. Dikenal sebagai bahan untuk menaikkan pH tanah. Dolomit adalah sumber Ca (30%) dan Mg (19%) yang cukup baik.
b. Kapur Kalsit
Berfungsi untuk meningkatkan pH tanah. Dikenal sebagai kapur pertanian yang berbentuk bubuk. Warnanya putih dan butirannya halus. Pupuk ini mengandung 90-99% Ca.
3.4.5 Pupuk Sumber Unsur Hara Mikro
Bersifat mudah larut dalam ait. Contoh pupuk mikro yang berbentuk garam anorganik adalah Cu, Fe, Zn, dan Mn yang seluruhnya bergabung dengan sulfat.
b. Bentuk organik sintesis
Bentuk organik sintesis ditandai dengan adanya agen pengikut unsur logam yang disebut chelat. Chelat adalah bahan kimia organik yang dapat mengikat ion logam seperti yang dilakukan oleh koloid tanag. Unsur hara mikro yang tersedia dalam bentuk chelat adalah Fe, Mn, Cu dan Zn.
3.5Diagram Alir Dokumen (Document Flowchart)
Diagram alir dokumen merupakan diagram alir yang menunjukkan arus laporan dan formulir beserta tembusannya. Diagram alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan diagram alir sistem. Diagram alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang ada pada tabel berikut (Jogiyanto, 2005):
Tabel 3.1 Simbol Document Flowchart
No Nama Simbol Simbol Keterangan
1. Terminator Menunjukkan awal, akhir
atau interupsi dalam proses
2. Document Menunjukkan dokumen
14
3. Manual Input Data yang dimasukkan
melalui alat seperti keyboard atau barcode.
4. Manual Process Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan proses yang terjadi secara manual yang tidak dapat di hilangkan dari sistem yang ada.
5. Offline Storage Simbol ini merupakan
dokumen yang diarsip dan diurutkan berdasarkan N (numeric), A (alpabhet), C (chronological).
6. Flow Simbol ini merupakan arah
aliran dokumen atau proses.
3.6Diagram Alir Sistem (System Flowchart)
Menurut Oetomo (2002), Diagram alir sistem merupakan diagram alir yang menggambarkan suatu sistem peralatan komputer yang digunakan untuk mengolah data dan menghubungkan antar peralatan tersebut. Pada diagram alir sistem terdapat dua jenis simbol yang digunakan, yaitu :
1. Flow Direction Symbols / Connecting line N
A
Simbol Flow Direction Symbols / Connecting line tersebut dijelaskan pada tabel di bawah ini:
Tabel 3.2 Flow Direction Symbols / Connecting line
No Nama Simbol Simbol Keterangan
1. Offline Conector Menghubungkan proses
juka berganti halaman, baik masuk atau keluar
2. Connector Menghubungkan aliran
proses dalam halaman yang sama, tujuannya agar tidak ada arus bersilangan
3. Communication
Link
Fungsi dari simbol ini adalah mentransisi suatu data atau informasi dari setiap lokasi.
4. Flow Arah aliran dokumen
atau proses.
2. Processing Symbols
Simbol Processing Symbols tersebut dijelaskan pada tabel di bawah ini: Tabel 3.3 Processing Symbols
No Nama Simbol Simbol Keterangan
1. Process Simbol proses digunakan
16
proses yang terjadi dalam sistem yang akan dibuat.
2. Manual Process Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan proses yang terjadi secara manual yang tidak dapat di hilangkan dari sistem yang ada.
3. Decision Menunjukkan jalan
alternatif atau percabangan
4. Predefined
Process
Simbol ini berfungsi
sebagai tempat
penyimpanan nilai awal.
5. Terminal Menunjukkan awal, akhir
atau interupsi dalam proses
6. Document Menunjukkan dokumen
7. Storage Data disimpan secara permanent dalam
magnetic disk dan
digunakan untuk master files.
8. Manual Input Data yang dimasukkan
melalui alat seperti keyboard atau barcode.
3.7Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Jogiyanto (2001), entity relationship diagram adalah suatu bentuk perencanaan database secara konsep fisik yang nantinya akan dipakai sebagai kerangka kerja dan pedoman dari struktur penyimpanan data. ERD digunakan untuk menggambarkan model hubungan data dalam sistem, dimana di dalamnya terdapat hubungan entitas beserta atribut relasinya dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan data. ERD memiliki beberapa jenis model, yaitu :
Tabel 3.4 Jenis ERD
18
1. Conceptual Data Model (CDM)
Merupakan model universal dan dapat menggambarkan semua struktut logic database (DBMS), dan tidak bergantung dari software atau pertimbangan struktur data storage. Sebuah CDM dapat diubah langsung menjadi PDM
2. Physical Data Model (PDM) Merupakan model ERD yang mengacu pada pemilihan software DBMS yang spesifik. Hal ini seringkali berbeda secara signifikan dikarenakan oleh struktur tipe database yang bervariasi, dari model schema, tipe data penyimpanan dan sebagainya.
ERD memilik 4 jenis obyek, yaitu : 1. Entity
Sesuatu yang ada dan terdefinisikan bisa berupa nyata maupun abstrak yang dapat dibedakan satu dengan lainnya dan adanya hubungan saling ketergantungan ada 2 macam tipe entity, yaitu :
a. Strong Entity
Strong Entity merupakan tipe entity yang mempunyai key attrribute
b. Weak Entity
Weak Entity merupakan entity yang tidak memiliki key attribute, oleh
karena itu weak entity harus dihubungkan dengan strong entity untuk menggunakan attribute kunci secara bersama-sama.
2. Attribute
Setiap entity memiliki beberapa attribute, yang merupakan ciri atau karakteristik dari entity tersebut. Attribute sering disebut juga data elemen atau data field.
3. Key
Beberapa elemen data memiliki sifat, dengan mengetahui nilai yang telah diberikan oleh sebagian elemen data dari entity tertentu, dapat diidentifikasikan nilai-nilai yang terkandung dalam elemen-elemen data lain ada entity yang sama. Elemen penentu tersebut adalah sebagai elemen data kunci (key).
4. Relationship
Relationship menggambarkan hubungan yang terjadi antar entity yang
mewujudkan pemetaan antar entity. Bentuk relationship yaitu:
a. One to One Relationship
Merupakan hubungan satu entity dengan satu entity yang lain
b. One to Many Relationship
Merupakan hubungan antar entity satu dengan entity yang lainnya adalah satu berbanding banyak.
3.8Aplikasi
20
perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu, contohnya Microsoft Word, Microsoft Excel (Dhanta, 2009).
Aplikasi adalah penerapan, penggunaan atau penambahan. Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi merupakan software yang berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk pekerjaan atau tugas-tugas tertentu seperti penerapan, penggunaan dan penambahan data (Anisyah, 2000).
Dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwasannya aplikasi merupakan program yang dibuat untuk melakasanan fungsi bagi pengguna dan juga untuk memudahkan pengguna dalam melakukan pekerjaan atau tugas-tuagas tertentu. Beberapa aplikasi yang digabung bersama menjadi satu paket kadang disebut sebagai suatu paket atau suite aplikasi (Application Suite). Contohnya : Microsoft Office dan Office.org.
3.9Visual Basic
Visual basic berawal dari usaha Bill Gates pendiri Microsoft untuk mengembangkan Basic Interpreter untuk perusahaan IBM, kemudian microsoft meluncurkan Basic A (Basic Advanced) yang dijalankan di DOS.
Perkembangan selanjutnya, Microsoft meluncurkan Microsoft QuickBasic dan Micorosoft Basic (dikenal juga Basic Compiler). Dengan menggabungkan kedua kompiler tersebut Microsoft melahirkan Visual Basic (Henry, 2006).
3.10 Visual Basic.Net
Visual Basic.Net adalah hasil pengembangan dari Visual Basic yang digunakan dalam lingkungan Microsoft.Net Framework. Terdapat banyak perubahan yang membuat Visual Basic.net lebih mudah digunakan dan lebih powerful daripada Visual Basic 6.0. kelebihan lain dari Visual Basic.NET adalah
kemampuannya untuk mengakses sistem lain yang menggunakan bahasa pemrograman lain, seperti C++ (Henry, 2006).
Adapun beberapa versi dari Visual Basic.NET antara lain Visual Basic 2008, Visual Basic 2010, Visual Basic 2012. Kelebihan lain dari Visual Basic.NET adalah dilengkapi dengan Common Language runtime dan kemampuan untuk mengatur memori dengan lebih baik. Meskipun Visual Basic.NET merupakan pengembangan dari Visual Basic 6.0, keduanya sangat berbeda jauh. Proyek aplikasi yang dibangun di Visual Basic 6.0 tidak dapat secara langsung dijalankan di Visual Basic.NET. Agar dapat dijalankan di Visual Basic.NET, maka kode-kode proyek aplikasi yang dibangun di Visual Basic 6.0 harus dimodifikasi.
3.11 Crytal Report
Menurut Andri Kuniyo dan Kursini (2007), Crystal Report adalah program yang dapat digunakan untuk membuat, menganalilis dan menterjemahkan informasi yang terkandung dalam database atau program ke dalam berbagai jenis laporan yang sangat flexibel.
Sedangkan menurut Madcom (2003), crystal Report merupakan program khusus untuk membuat laporan terpisah dari program microsoft Visual Basic 6.0, tetapi keduanya dapat dihubungkan (linkage).
22
a. Report Header, digunakan untuk informasi yang ditampilkan pada halaman pertama saja. Contohnya logo dan kop surat yang tertletak di posisi atas. b. Page Header, digunakan untuk informasi yang ditampilkan pada setiap
halaman. Contohnya nama kolom.
c. Group Header, area informasi yang terletak dibawah page header. d. Detail, area yang digunakan untuk menampilkan isi datanya.
e. Report Footer, digunakan untuk informasi yang ditampilkan pada halaman terakhir. Contohnya tanda tangan, nama penanggung jawab
f. Page Footer, digunkan untuk menampilkan halaman.
g. Group Footer, area informasi yang terletak dibawah area detail. 3.12 SQL Server
Menurut Feri Djuandi (2002), SQL Server adalah sebuah sistem arsitektur terbuka yang memungkinkan para pengembang program memperluas dan menambahkan fungsi-fungsi ke dalam database.
Sedangkan, Menurut Andri Kuniyo dan kusrini (2007), Sql Server adalah perangkat lunak Relation Database Management System (RDBMS) yang di desain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas.
23 BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
Pada bab ini dijelaskan tentang hasil pengerjaaan sistem serta metode penelitian terhadap aplikasi pencatatan history barang gudang pada PT. GRLJI. 4.1 Prosedur Penelitian
Dalam melakukan metode penelitian ini terdiri dari beberapa langkah yang dilakukan untuk mengidentifikasi dan analisis permasalahan serta analisis sistem pada PT. Gemah Ripah Loh Jinawi Industri (GRLJI) yaitu wawancara, observasi, dan studi literatur yang terkait dengan penelitian.
4.1.1 Wawancara
Proses wawancara dilakukan untuk mengetahui proses bisnis yang ada pada PT. GRLJI. Tahap pertama dalam proses wawancara ini adalah mengenali pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap setiap proses yang berlangsung di PT. GRLJI . Adapun narasumber dari wawancara ini adalah Direktur dan Manajer produksi PT.GRLJI karena lebih mengetahui keadaan dan kebutuhan dari sebuah penelitian yang akan dibuat.
4.1.2 Observasi
Proses observasi yang dilakukan untuk beberapa tujuan, seperti pemrosesan dan pengkonfirmasian hasil-hasil dari wawancara serta mengidentifikasikan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam proses pencatatan persediaan bahan baku pada PT. GRLJI saat ini.
4.1.3 Studi Literatur
24
diperlikan dalam pembuatan aplikasi pencatatan history bahan baku pada PT.GRLJI.
4.2 Instrumen Pengumpulan Data
Berikut ini adalah jenis data dan instrumen pengumpulan data yang terdapat dalam pembuatan aplikasi. Instrumen pengumpulan data dapat dilihat pada Tabel 4.1.
Tabel 4.1 Jenis dan Instrumen Pengumpulan Data
No Variabel Penelitian
Sumber data Metode Pengumpulan Data Instrumen Pengumpulan Data 1. Proses bisnis pencatatan
history barang gudang PT.GRLJI
Primer Wawancara Catatan
2. Struktur Organisasi PT.GRLJI dan Job Description
Primer Wawancara Catatan
3. Dokumen yang terkait dalam pencatatan history barang gudang, seperti laporan harian bahan baku
Primer Wawancara Catatan
4.3 Identifikasi Masalah
4.4 System & Software Design
Tahapan desain perangkat lunak ini akan menggunakan perancangan secara terstruktut yang akan menjelaskan seluruh komponen desain dari perangkat tersebut.
Adapun komponen desain perangkat lunak secara terstruktur mencakup Context diagram, diagram jenjang proses, data flow diagram, entity relationship
diagram yang terdiri atas conceptual data model dan physical data model, dan design interface.
4.5 Testing dan Implementasi
Tahapan testing dan implentasi ini merupakan sebuah hasil setelah proses pembuatan aplikasi yang akan mengacu pada desain perangkat lunak yang telah dibuat dibuat sebelumnya. Adapun platform dari perangkat lunak ini berupa aplikasi berbasis desktop dan proses pengkodeannya akan menggunakan bahasa pemograman sql. Untuk pengkodean basis data menggunakan SQL Server 2012 dan tools yang digunakan adalah Visual Studio 2012.
4.6 Perancangan Sistem
Perancangan sistem pada aplikasi pencatatan history barang gudang pada PT. GRLJI meliputi Document Flow, System Flow, HIPO/Diagram Jenjang, Context Diagram, Data Flow Diagram, Conceptual Data Model, Physical Data
Model serta Struktur Basis data dan Tabel.
4.6.1 Document Flow
Document flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey
26
yang berhubungan dengan proses pencatatan history barang gudang yang masih diterapkan secara manual pada PT. GRLJI.
Document flow yang dibuat terdiri atas dua phase yaitu phase pencatatan
penerimaan bahan baku dan pencatatan produksi. Adapun document flow yang dibuat akan digambarkan pada Gambar 4.1 dan Gambar 4.2
a. Document Flow Pencatatan Penerimaan Bahan Baku
b. Document Flow Pencatatan Pengeluaran Bahan Baku
Gambar 4.2 Document Flow Pencatatan Pengeluaran Bahan Baku
28
melakukan produksi pupuk serta mencatat semua pengeluaran bahan baku pupuk. Kemudian PPIC menyerahkan catatan semua pengeluaran bahan baku pupuk kepada admin operasional untuk diinputkan dengan menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel, lalu admin operasional membuat laporan harian pengeluaran bahan baku di arsipkan dan diserahkan pada manager produksi. 4.6.2 Sytem Flow
System Flow merupakan gambaran dari sistem yang telah dikembangkan,
30
Gambar 4.4 System Flow Pencatatan History Barang Gudang (2) Dalam Gambar 4.3 dan Gambar 4.4 menjelaskan alur sistem pada aplikasi pencatatan histori barang gudang. Dimulai dari admin operasional melakukan login user dengan menginputkan user dan password untuk menampilkan menu utama, yang mana hanya ada satu admin operasional pada PT. GRLJI.
bahan baku yang dimasukkan pada sebuah database. Apabila ada bahan baku masuk maka proses selanjutnya adalah transaksi penerimaan bahan baku.
Transaksi penerimaan bahan baku dibuat saat bahan baku sudah masuk ke gudang dan telah ditentukan kadar bahan bakunya. Admin operasional melakukan proses transaksi penerimaan bahan baku yakni dengan menginputkan semua data penerimaan bahan baku yang direlasikan dengan data master suplier, data master kadar bahan baku, data master bahan baku, dan data karyawan. Setelah proses disimpan, admin melakukan proses mencetak laporan penerimaan bahan baku dan diberikan kepada manajer produksi untuk pendukung pengambilan keputusan untuk periodik selanjutnya.
Setelah proses transaksi penerimaan bahan baku selesai, maka proses selanjutnya adalah proses transaksi proses pengeluaran bahan baku. Dalam transaksi produksi admin operasional menginputkan data pengeluaran bahan baku ke database yakni mengambil dari data bahan baku dan data karyawan. Setelah proses disimpan, admin melakukan proses mencetak laporan pengeluaran bahan baku dan diberikan kepada manajer produksi untuk pendukung pengambilan keputusan untuk periodik selanjutnya.
4.6.3 HIPO / Diagram Jenjang
32
Gambar 4.5 HIPO Aplikasi Pencatatam History Barang Gudang Dalam Gambar 4.5 menjelaskan tentang proses dan sub proses aplikasi pencatatan history barang gudang. Terdapat empat proses utama yaitu proses maintance login, mengelola data master, transaksi penerimaan bahan baku dan
transaksi pengeluaran bahan baku.
Pada proses maintance login terdapat dua sub proses yaitu input user dan password dan verifikasi user dan password. Kemudian pada proses mengelola data master terdapat lima sub proses diantaranya adalah input data suplier, data bahan baku, dan data karyawan serta diantara masing-masing sub proses pada proses mengelola data master terdapat sub sub-proses yakni proses mengecek data yang telah diinputkan dari data master.
4.6.4 Context Diagram
Context Diagram merupakan gambaran proses secara umum dari aplikasi
[image:36.595.105.509.229.684.2]pencatatan history barang gudang. Pada context diagram ini melibatkan hanya satu entitas yaitu admin operasional, karena nantinya aplikasi ini hanya akan dikelola oleh satu user.
Gambar 4.6 Context Diagram Aplikasi Pencatatan History Barang Gudang 4.6.5 Data Flow Diagram (DFD)
34
[image:37.595.126.491.141.181.2]Gambar 4.8 DFD Level 1 – Maintance Login
Gambar 4.9 DFD Level 1 – Mengelola Data Master
[image:37.595.94.503.252.719.2]Gambar 4.11 DFD Level 1 – Transaksi Proses Pengeluaran Bahan Baku 4.6.6 Conceptual Data Model (CDM)
[image:38.595.94.502.334.591.2]36
[image:39.595.96.503.132.504.2]4.6.7 Physical Data Model (PDM)
Gambar 4.13 Physical Data Model (PDM) 4.6.8 Struktur Basis Data & Tabel
Dalam proses pembuatan aplikasi pencatan history barang gudang terdapat beberapa tabel, yang mana tabel tersebut terbagi dalam tabel master dan tabel transaksi. Tabel master terdiri dari tabel karyawan, tabel suplier, dan tabel bahan baku. Sedangkan, tabel transaksi terdiri dari tabel transaksi penerimaan bahan baku, tabel detail penerimaan, tabel pengeluaran bahan baku dan detail pengeluaran bahan baku. Struktur tabel dapat dideskripsikan sebagai berikut:
a. Tabel Karyawan
Nama Tabel : karyawan Primary Key : idkaryawan Foreign Key : -
Tabel 4.2 Tabel Karyawan
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Idkaryawan Varchar 50 Primary Key
Namakaryawan Varchar 50 Not Null
Jabatan Varchar 50 Not Null
Alamat Varchar 50 Not Null
notelepon Varchar 50 Not Null
Pasword Varchar 50 Not Null
b. Tabel Suplier
Nama Tabel : suplier Primary Key : idsuplier Foreign Key : -
[image:40.595.89.517.107.687.2]Fungsi : digunakan untuk menyimpan data suplier Tabel 4.3 Tabel Suplier
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Idsuplier Varchar 50 Primary Key
Namasuplier Varchar 50 Not Null
Alamat Varchar 50 Not Null
Email Varchar 50 Not Null
Notelepon Varchar 50 Not Null
c. Tabel Bahan Baku
38
Primary Key : idbahanbaku Foreign Key : -
[image:41.595.94.518.166.607.2]Fungsi : digunakan untuk menyimpan data bahan baku Tabel 4.4 Tabel Bahan Baku
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Idbahanbaku Varchar 50 Primary Key
Namabahan Varchar 50 Not Null
kadarAir Float - Not Null
kadarDB Float - Not Null
Mesh Float - Not Null
JumlahBruto Int - Not Null
JumlahZak int - Not Null
d. Tabel Transaksi Penerimaan Bahan Baku Nama Tabel : penerimaan
Primary Key : idpenerimaan
Foreign Key : idsuplier, idkaryawan
Fungsi :digunakan untuk menyimpan data transaksi penerimaan bahan baku
Tabel 4.5 Tabel Transaksi Penerimaan Bahan Baku
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
idpenerimaan Varchar 50 Primary Key
idsuplier Varchar 50 Foreign Key
[image:41.595.152.517.641.756.2]Tanggal Date - Not Null
e. Tabel Detail Penerimaan Bahan Baku Nama Tabel : DetailPenerimaan
Primary Key : idbahanbaku, idpenerimaan Foreign Key : idbahanbaku, idpenerimaan
[image:42.595.92.518.311.651.2]Fungsi :digunakan untuk menyimpan data detail penerimaan bahan baku
Tabel 4.6 Tabel Detail Penerimaan Bahan Baku
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Idbahanbaku Varchar 50
PrimaryKey,
Foreign Key
Idpenerimaan Varchar 50
PrimaryKey,
Foreign Key
kadarAir Float - Not Null
kadarDB Float - Not Null
Mesh Float - Not Null
jumlahBruto Int - Not Null
jumlahZak int - Not Null
f. Tabel Transaksi Pengeluaran Bahan Baku Nama Tabel : Pengeluaran
40
Foreign Key : idkaryawan
[image:43.595.93.520.178.755.2]Fungsi : digunakan untuk menyimpan data Pengeluaran Bahan Baku
Tabel 4.7 Tabel Transaksi Pengeluaran Bahan Baku
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
idpengeluaran Varchar 50 Primary Key
idkaryawan Varchar 50 Foreign Key
Tanggal Date - Not Null
g. Tabel Detail Pengeluaran Bahan Baku Nama Tabel : detailpengeluaran
Primary Key : idbahanbaku, id pengeluaran Foreign Key :idbahanbaku, idpengeluaran
Fungsi :digunakan untuk menyimpan data detail pengeluaran bahan baku
Tabel 4.8 Tabel Detail Pengeluaran Bahan Baku
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
Idbahanbaku Varchar 50
Primary Key,
Foreign Key
Idpengeluaran Varchar 50
Primary Key,
Foreign Key
Kadar/Mesh Varchar 50 Not Null
jumlahBruto Int - Not Null
4.7 Kebutuhan Sistem
Kebutuhan sistem yang digunakan pada aplikasi pencatatan history barang gudang pada PT. GRLJI meliputi kebutuhan perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software).
4.7.1 Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah komputer dengan minimal spesifikasi sebagai berikut :
a. Processor Inter Core 2 Duo minimal 2,00 GHz b. Ram 2 Gb
c. Harddisk 100 Gb
4.7.2 Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah sebagai berikut:
a. Windows 7 Professional b. SQL Server 2012
c. Microsoft Visual Studio 2012 4.8 Implementasi Sistem
Pada proses implementasi sistem ini, dijelaskan bagaimana penggunaan aplikasi pencatatan history barang gudang yang dilakukan oleh admin operasional. Adapun penjelasan proses implementasi sistem sebagai berikut:
a. Menu Utama
42
Gambar 4.14 . Menu Utama b. Menu Login
[image:45.595.90.527.82.678.2]Menu Login merupakan tampilan login aplikasi pencatatan history barang gudang pada PT. GRLJI yang nantinya akan digunakan oleh admin operasional sebagai pengelola, yang mana admin operasional harus mempunyai user dan password guna menjaga keamanan data. Adapun tampilan login dapat dilihat pada Gambar 4.15.
c. Master Karyawan
[image:46.595.96.534.189.525.2]Master Karyawan merupakan tampilan untuk memasukkan data karyawan ke dalam aplikasi pencatatan history barang gudang pada PT. GRLJI . Adapun tampilan master karyawan dapat dilihat pada Gambar 4.16.
Gambar 4.16. Tampilan Master Karyawan
44
d. Master Suplier
[image:47.595.94.537.193.495.2]Master Suplier merupakan tampilan untuk memasukkan data suplier ke dalam aplikasi pencatatan history barang gudang pada PT. GRLJI . Adapun tampilan master suplier dapat dilihat pada Gambar 4.17.
Gambar 4.17. Tampilan Master Suplier
e. Master Bahan Baku
[image:48.595.97.533.191.528.2]Master Bahan Baku merupakan tampilan untuk memasukkan data bahan baku ke dalam aplikasi pencatatan history barang gudang pada PT. GRLJI . Adapun tampilan master bahan baku dapat dilihat pada Gambar 4.18.
Gambar 4.18. Tampilan Master Bahan Baku
46
akan disimpan ke dalam database dan akan muncul pada tabel data grid view seperti yang dapat dilihat pada gambar 4.18.
f. Transaksi Penerimaan Bahan Baku
[image:49.595.93.546.306.528.2]Transaksi penerimaan bahan baku merupakan tampilan untuk memasukkan data transaksi penerimaan bahan baku ke dalam aplikasi pencatatan history barang gudang pada PT. GRLJI setelah menerima bahan baku dari suplier . Adapun tampilan transaksi penerimaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 4.19.
Gambar 4.19. Transaksi penerimaan Bahan Baku
Gambar 4.19 Merupakan tampilan penerimaan bahan baku, yang mana transaksi penerimaan bahan baku ini digunakan untuk menyimpan data transaksi setelah menerima bahan baku dari suplier. Pada transaksi penerimaan bahan baku terdapat beberapa tabel master yang berelasi diantaranya master bahan baku, master karyawan dan master suplier.
nama karyawan, no polisi, kadar air, kadar DB, kadar WB, mesh, jumlah bruto, jumlah zak dan tanggal penerimaan. Setelah memasukkan data transaksi maka data akan disimpan ke dalam database dan akan muncul pada tabel data grid view seperti yang dapat dilihat pada gambar 4.19.
g. Transaksi Pengeluaran Bahan Baku
[image:50.595.95.533.311.620.2]Transaksi pengeluaran bahan baku merupakan tampilan untuk memasukkan data transaksi pengeluaran bahan baku ke dalam aplikasi pencatatan history barang gudang pada PT. GRLJI sebelum memberikan bahan baku ke bagian PPIC untuk diproduksi. Adapun tampilan transaksi pengeluaran bahan baku dapat dilihat pada Gambar 4.20.
Gambar 4.20. Transaksi pengeluaran Bahan Baku
48
Pada transaksi penerimaan bahan baku terdapat beberapa tabel master yang berelasi diantaranya master bahan baku, master karyawan dan master suplier.
Adapun data yang harus diinputkan pada transaksi penerimaan bahan baku ini diantaranya nomor penerimaan, nama suplier, nama bahan baku, nama karyawan, no polisi, kadar air, kadar DB, kadar WB, mesh, jumlah bruto, jumlah zak dan tanggal penerimaan. Setelah memasukkan data transaksi maka data akan disimpan ke dalam database dan akan muncul pada tabel data grid view seperti yang dapat dilihat pada gambar 4.20.
h. Laporan Penerimaan Bahan Baku
[image:51.595.89.508.309.733.2]Laporan penerimaan bahan baku ini merupakan pembuatan laporan secara otomatis guna mempermudah admin operasional dalam pembuatan laporan serta mempermudah manajer produksi perusahaan dalam mengambil keputusan untuk periode tertentu. Adapun bentuk laporan peneriman bahan baku dapat dilihat pada gambar 4.21.
i. Laporan Pengeluaran Bahan Baku
[image:52.595.94.542.248.585.2]Laporan pengeluaran bahan baku ini merupakan pembuatan laporan secara otomatis guna mempermudah admin operasional dalam pembuatan laporan serta mempermudah manajer produksi perusahaan dalam mengambil keputusan untuk periode tertentu. Adapun bentuk laporan pengeluaran bahan baku dapat dilihat pada gambar 4.22.
50 BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Setelah melakukan analisa perancangan dan implementasi terhadap pembuatan Aplikasi Pencatatan History Barang Gudang pada PT.GRLJI, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Aplikasi yang dibuat pada saat kerja praktik ini sangat membantu admin operasional dalam melakukan pencatatan history barang gudang seperti mencatat penerimaan bahan baku dan pengeluaran bahan baku, serta pembuatan laporan secara otomatis tanpa harus mendesain ulang pada Microsoft Word maupun Microsoft Excel.
2. Aplikasi ini dapat menghasilkan dua bentuk laporan secara otomatis yaitu laporan penerimaan bahan baku dan laporan pengeluaran bahan baku.
5.2 Saran
51
DAFTAR PUSTAKA
Anisyah. (2000). Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Dhanta, R. (2009). Pengantar Ilmu Komputer. Surabaya: Indah.
Djuandi, Feri. (2002). SQL Server 2000 Untuk Profesional. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Henry, Pandia. (2006). Pemograman Dengan Visual Basic . Jakarta: Erlangga. Herjanto, Eddy. (2008). Majanemen Operasi, Edisi Ketiga. Jakarta: Grasindo. Isnaini, M. (2006). Pertanian Organik, Cetakan Pertama.Yogyakarta : Kreasi
Wacana.
Jogiyanto, H. (2001). Analisis & Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur. Yogyakarta: Andi.
Jogiyanto, H. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan. Yogyakarta: Andi.
Kuniyo, A., & Kusrini. (2007). Membangun Sistem Informasi Akuntansi Dengan Visual Basic & SQL Server. Yogyakarta: Andi Offset.
Kurniawan, E. (2011). Cepat Mahir Visual Basic 2010. Yogyakarta: Andi.
Kholmi, Masiyal. (2003).Akuntasi Biaya, Edisi Empat, Yogyakarta: BPFE.
Liebig ,Justus. (1870), Die organische Chemie in ihrer Anwendung auf Agricultur and Physiologie. Jerman: Munchen.
Madcom. (2003). Program Aplikasi Terintegrasi Inventory Hutang dan Piutang dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Yogyakarta: Andi Offset.
Mulyadi. ( 2005 ). Akuntansi Biaya, Edisi Kelima, Cetakan Ketujuh, Yogyakarta: UPP AMP YKPN.
Oetomo, B. S. (2002). Perencanaan & Pembangunan Sistem. Yogyakarta: Andi. Widiyandari. (2011). Penetapan Kadar Nitrogen Yang Terkandung Dalam Pupuk
Nitrogen, Fosfor, Kalium (NPK) Di PT. Rispa Medan.
