BAB 3 dan 4 metode penelitian

(1)

BAB III

PEMBAHASAN

3.0 Tinjauan Perusahaan

3.1 Sejarah perusahaan

(2)

A.2 Struktur Organisasi dan fungsi

1.Derektur

Fungsi direktur antara lain:

(3)

 Memilih,menetapkan,mengawasi tugas dari karyawan dan manager.

 Brtindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubunganya dengan dunia luar perusahaan.

2.Manajer

Fungsi Manajer antara lain:

 Perencanaan yang mencakup mendefinisikan tujuan,menegakkan strategi dan mengembangkan rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.

 Pengorganisasian,yaitu menetapkan apa tugas-tugas yang harus dikerjakan,siapa yang harus mengerjakan,bagaimana tugas-tugas itu dikelompokan,siapa melapor,kepada siapa dan dimana keputusan itu harus diambil

 Memimpin yang mencakup memotivasi bawahan,mengarahkan orang-orang lain,memilih saluran-saluran komunikasi yang efektif an memecahkan masalah atau konflik-konflik.

 Pengawasan (control) yaitu memantau kegiatan-kegiatan untuk memastikan kegiatan ituapakah telah sesuai dengan yang direncanakandan mengoreksi setiap penyimpangan.

3.Koordinator

(4)

 Mengetahui beban orang yang dibawahnya apakah overload ,underload atau normal.

 Membeikan arahan atau solusi jika orang dibawahnya mengalami masalah atau kesulitan dalam pekerjaan.

4.Penata Laksana

a.Administrasi

Fungsi administrasi antara lain:

 Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari seperti administrasi pasien umum,pembelian obat,dan kebutuhan klinik lainya.

b.Dokter

Fungsi dokter antara lain:

 Melakukan pemeriksaan pada pasien untuk mendiagnosa pasien secara tepat dan memberikan terapi yang cepat dan tepat.

 Bertindak sebagai mitra,penasehat dan konsultan bagi pasienya.

 Tugas dan hak eksklusif dokter untuk memberikan surat keterangan sakit dan surat keterangan sehat setelah melakukan pemeriksaan pada pasien.

(5)

 Melakukan tindakan tahap awal pada kasus berat agar siap dikirim ke RS.

c.Perawat

Fungsi perawat antara lain:

 Perawat membantu dokter memberikan pelayanan pengobatan dan tindakan khusus yang menjadi wewenang dokter dan seharusnya dilakukan dokter seperti hackting luka pasien,pemasangan infuse,menyuntik dan pemberian obat,

Adapun dalam melakukan tugasnya perawat dibantu oleh asisten perawat.

d.Apoteker

Fungsi Apoteker:

 Meracik obat yaitu kegiatan menyiapkan,menimbang,mencampur,mengemas dan memberikan etiket pada wadah.Dalam melaksanakan peracikan obatharus dibuat suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis jenis dan jumlah obatserta penulisan etiket yang benar.

 Penyerahan obat

Sebelum obat diserahkan kepada pasien terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep,penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disetai pemberian informasi oobat dan koseling kepada pasien.

(6)

e.Bagian Pembelian

Fungsi Bagian Pembelian antara lain:

 Melakukan pemesanan obat kepada supplier.

 Memilih dan mengecek serta memastikan bahwa barang yang masuk dalam keadaan yang baik.

f.Bagian Gudang

Fungsi Seurity antara lain:

 Memberikan persetujuan tentang pengambilan barang di gudang.

 Membuat laporan hasil penjualan dan pembelian obat.

 Bertanggung jawab atas stok barang dalam gudang.

(7)

Pada subbab ini penulis menjelaskan prosedure sistem penjualan obat dengan resep secara umum yang terjadi pada Apotek dan Klinik Siti Khadijah Karawang. Prosedur tersebut dimulai dengan prosedur penerimaan resep, prosedur pembayaran, sampai dengan prosedure laporan sebagai berikut:

1.Prosedur Penerimaan Resep

Pada prosedur penerimaan resep dimulai dari customer menyerahkan resep ke bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan akan mengecek harga obat yang di butuhkan dengan melihat arsip harga obat serta menyesuaikan dengan stok obat. Selanjutnya bagian penjualan akan menginformasikan harga obat kepada pembeli. Jika disetujui maka pembeli akan langsung membayar obat pada bagian penjualan kemudian resepnya akan di serahkan ke apoteker untuk meracik dan menyiapkan obat yang di butuhkan.

2.Prosedur Pembayaran Obat

Berdasarkan resep obat dan arsip obat, Bagian penjualan kemudian membuat nota kontan rangkap dua dimana yang pertama akan di serahkan ke customer an rangkap kedua di arsipkan untuk pembuatan laporan penjualan harian.

3.Prosedur Pengembalian Obat

(8)

yang tertera di resep, kemudian pembeli akan menujukan nota lembar satu untuk mengambil obat dan bagian penjualan akan langsung mengarsipkan nota lembar kedua.

(9)

Berdasarkan arsip pembayaran yang ada maka bagian penjualan akan membuatkan rekap nota dan laporan penjualan bulanan yang selanjutnya akan diserahkan ke pimpinan.

1.4. Diagram Alir Data ( DAD ) Sistem Berjalan

Diagram alir data adalah gambaran jaringan yang mempresentasikan sebuah sistem atau suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses yang ada pada suatu sistem.

(10)

a. Diagram Konteks

(11)

(12)

(13)

1.5. Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data adalah katalog data atau kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem. Kamus data sistem akuntansi berjalan dalam laporan Tugas kelompok ini adalah sebagai berikut :

Kamus Data Masukan

Nama Arus Data : Nota

Alias : nota kontan

Bentuk Data : Cetakan Manual, Kartu

Arus Data : apotek – 2.0 pembayaran obat – Arsip Nota

Periode : Setiap terjadi pembayaran

Penjelasan : Untuk pembayaran di Apotek

Volume : Rata-rata per bulan ada 2,500 pasien

Struktur Data : Header + Isi

Header = Kop_Apotek

Kop Apotek = Lambang_Apotek + Nama_Apotek

Judul *Terdiri dari 25 digit bertipe Karakter*

Isi = Kode_Obat + Nama_Obat + jenis_Obat

(14)

Kode Obat *Terdiri dari 6 digit bertipe numeric*

Nama Obat *Terdiri dari 25 digit bertipe karakter*

Jenis Obat *Terdiri dari 25 digit bertipe karakter*

Qty obat *Terdiri dari 4 digit bertipe integer*

Harga Obat *Terdiri dari 15 digit bertipe integer*

b. Nama Arus Data : Resep

Alias :

-Arus Data :Customer – 1.0 Penerimaan Resep – Arsip Resep

Periode : Setiap pembelian

Penjelasan : Untuk mengetahui obat yang di sarankan

Dokter dari hasil pemeriksaan

Volume : Rata-rata per bulan ada 2,500 pemeriksaan

Struktur Data : Header + Isi

Header = Kop_Apotek

(15)

Judul *Terdiri dari 25 digit bertipe Karakter*

+ Qty_obat

2. Kamus Data Keluaran

a. Nama Arus Data : Laporan Data Resep

Alias :

-Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Customer – 1.0 Penerimaan Resep – Arsip

Periode : Setiap 1 bulan sekali

Penjelasan : Untuk melihat data resep yang diracik.

Volume : Per tahun 12 kali pembuatan laporan

(16)

+ Qty_obat

1.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem informasi perpustakaan pada Klinik dan Apotek Siti Khadijah adalah sebagai berikut :

1.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan sistem informasi perpustakaan pada Klinik dan Apotek Siti Khadijah Teluk Pucung, terdiri dari :

1. Nama Dokumen : Resep

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan obat

Sumber : customer

(17)

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap hari kerja

Bentuk : _

2. Nama Dokumen : Daftar Harga Obat

Fungsi : Sebagai sumber informasi untuk harga-harga obat

Sumber : Arsip

3. Nama Dokumen : Rekap Nota

(18)

1.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran sistem informasi perpustakaan pada Klinik dan Apotek Siti Khadijah terdiri dari :

1. Nama Dokumen : Nota

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap 1 bulan sekali

Bentuk :

-2. Nama Dokumen : Laporan penjualan Bulanan

Fungsi : Untuk melihat hasil penjualan seluruhnya

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : setiap 1 bulan sekali

(19)

-1.7. Permasalahan

Dari pengamatan yang kami lakukan, dapat di simpulkan bahwa system

Informasi yang digunakan masih sangat manual, di mulai dari pembuatan laporan serta pengadaan laporan penjualan pun masih manual sehingga laporan pun menjadi tidak optimal dan menimbulkan permasalahan sebagai berikut :

1. Semua arsip dan laporan masih menggunakan sistem manual,sehingga untuk melihat harga obat bagian penjualan masih harus melihat arsip obat satu persatu sehingga membutuhkan waktu yang lama.

2. Banyaknya data – data yang disimpan dengan tidak teratur sehingga membuat ruangan menjadi penuh dengan laporan-laporan yang ditempatkan di rak-rak maupun lemari.

3. Penyimpanan data dalam bentuk kumpulan dokumen memiliki risiko yang lebih besar terhadap kemungkinan terjadinya kehilangan data yang di sebabkan beberapa factor seperti kelalaian manusia atau kondisi fisik dokumen yang cenderung mudah rusak. Selain itu, data riwayat kunjungan pasien yang sudah lama tidak berkunjung akan sulit di cari dan di telusuri kembali jika riwayat di simpan dalam bentuk dokumen.

4. Adanya rududansi data. Data pasien yang tersebar di setiap unit menyebabkan adanya pengulangan penulisan data pasien.

5. Pada saat membuat laporan data pasien bulanan menjadi tidak spesifik karena penginputan yang masih manual dan tidak adanya rekapan data.

(20)

Setelah meneliti masalah yang timbul pada sistem informasi Apotek yang sedang berjalan, maka Kami mengajukan pemecahan masalah dengan cara sistem informasi Apotek yang terkomputerisasi. Pengggunaan sistem komputerisasi dapat memudahkan petugas untuk mengelola data-data melalui sebuah program khusus begitu pula sampai persediaan obat, dan pembuatan laporan. Sehingga kegiatan untuk memasukkan data-data lebih cepat, akurat, dan efisien.

BAB IV

menunjang kinerja Klinik di mulai dari penginputan data pasien hingga hasil diagnose dokter dan pencatatan obat keluar.

(21)

Saran-saran yang Kami berikan pada Penjualanan Obat di Klinik dan Apotek Siti Khadijah adalah, adalah:

1. Untuk seluruh data, lebih baik jika di lakukan secara terkomputerrisasi sehingga memudahkan petugas Klinik dan Apotek Siti Khadijah untuk menyimpan data dan mengurangi penggunaan kertas atau penumpukan data di lemari yang memakan tempat di ruangan.

2. Untuk Rekap resep sebaiknya mempunyai softcopy nya sehingga jikalau kehilangan data rekap resep ada gantinya.

(22)

(23)

(24)

(25)

(26)