MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
A. Ridwan Siregar
Perpustakaan dan Sistem Informasi Universitas Sumatera Utara
Pendahuluan
Perpustakaan perguruan tinggi (PT) sebagai perpustakaan akademik telah dan akan terus memainkan peran yang sangat penting dalam kehidupan suatu PT. Sebagai pusat sumber informasi, perpustakaan memperoleh tempat utama dan sentral karena perpustakaan melayani semua fungsi PT. Untuk menjalankan fungsi tersebut, perpustakaan menyediakan pelayanan yang bersifat mendasar dan mutlak. Perpustakaan merupakan instrumen dinamis pendidikan, bukan gudang buku yang dilengkapi dengan ruang baca. Pelayanan yang diberikan akan mempengaruhi keseluruhan program PT, dan tanpa itu berarti penundaan berfungsinya PT sebagai pusat pembelajaran dan penelitian.
Tulisan ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran umum tentang perpustakaan PT.
Peran Perpustakaan
beberapa dimensi lebih lanjut dalam upaya menyediakan fasilitas untuk
pembelajaran dalam rangka memenuhi kebutuhan mahasiswa. Untuk itu,
perpustakaan harus diperkuat sehingga memiliki kapasitas yang memadai untuk
mampu memberdayakan sivitas akademika melalui pelayanan yang
disediakannya.
Pentingnya peran perpustakaan dalam proses pembelajaran di suatu PT
sebenarnya telah disadari sejak dahulu. Sebagai contoh, di Inggris, Universities
Grant Committee (UGC) dalam laporannya pada tahun 1921 menyebutkan
bahwa ciri dan efisiensi suatu PT dapat dilihat melalui pelayanan organ pusatnya
yaitu perpustakaan. Untuk menyediakan fasilitas sumberdaya informasi yang
memadai terhadap proses pembelajaran, PT di Inggris pada tahun 1971-72
membelanjakan antara 2,7 s.d. 8,1 persen dari anggaran belanja tahunan PT
induknya untuk perpustakaan. Di Indonesia juga direkomendasikan sebesar
sekitar 5 persen dari belanja operasional PT.
Berbagai aspek penyelenggaraan perpustakaan perlu mendapat perhatian untuk
melihat sejauhmana perpustakaan telah dijalankan secara proporsional sebagai
bagian dari peyelenggaraan keseluruhan fungsi PT.
Organisasi dan Manajemen
Perpustakaan di dalam PT pada umumnya merupakan satu sistem terintegrasi.
Selain perpustakaan induk bisa terdapat perpustakaan tingkat fakultas atau
bahkan pada tingkat departemen atau unit kerja lainnya. Tetapi dengan alasan
efisiensi semuanya berada dalam satu organisasi. Perpustakaan fakultas atau
departemen biasanya menjadi cabang dari perpustakaan induk. Dengan
dukungan infrastruktur jaringan kampus dan perangkat lunak aplikasi
perpustakaan terintegrasi, manajemen dan operacional perpustakaan dapat
Penyelenggaraan perpustakaan sebagai suatu organisasi harus dilakukan
secara mandiri dengan pengertian seluruh sumberdaya perpustakaan dikelola
secara internal termasuk manajemen keuangannya. Oleh karena itu, organisasi
perpustakaan harus terdiri dari sejumlah bagian. Organisasi tersebut dapat terdiri
dari pimpinan, tata usaha, pengadaan, pengatalogan, pelayanan pengguna,
manajemen koleksi, dan perpustakaan cabang. Setiap bagian dapat terdiri dari
sejumlah tim yang beranggotakan tiga hingga enam orang sesuai kebutuhan.
Jika organisasi perpustakaan digabungkan dengan pelayanan sistem informasi,
seperti yang dilakukan pada beberapa PT belakangan ini, maka pelayanan
sistem informasi menjadi satu bidang tersendiri selain perpustakaan. Dalam
organisasi yang sering disebut information services biasanya terdapat dua wakil
kepala yang bertangung-jawab untuk masing-masing bidang. Penyatuan kedua
organisasi yang sebelumnya terpisah ini dilakukan dengan alasan efisiensi dan
kemudahan koordinasi. Perkembangan pesat sumberdaya elektronik dan
ketergantungan perpustakaan yang semakin tinggi terhadap sistem jaringan
merupakan salah satu alasan penyatuannya.
Keuangan
Perpustakaan PT harus memiliki sumber pendanaan yang tetap dengan
pengelolaan sendiri oleh perpustakaan. Seperti disebutkan di atas, besarnya
anggaran belanja perpustakaan berkisar lima persen dari total belanja
operasional PT induknya. Anggaran belanja ini diperoleh dari lembaga induknya
yang berasal dari berbagai sumber pendanaan. Beberapa perpustakaan dewasa
ini membebankan anggaran perpustakaan langsung kepada mahasiswa dalam
bentukfee yang langsung dikutip oleh PT pada saat diterima menjadi mahasiswa
baru. Perpustakaan biasanya tidak diperkenankan mengenakan tarif langsung
Alokasi anggaran perpustakaan dapat menggunakan pola 50:25:25 persen
masing-masing untuk koleksi, staf, dan peralatan/operasional. Setiap rupiah yang
dibelanjakan oleh perpustakaan harus disertai dengan pertanggung-jawaban
yang tinggi. Isu akuntabilitas semakin penting karena bagian terbesar dari
belanja perpustakaan adalah bersumber dari masyarakat. Alokasi anggaran
belanja sebaiknya didasarkan pada kepentingan kelompok pengguna yaitu
jurusan atau program studi atau mata kuliah. Dengan demikian diharapkan
jurusan akan lebih aktif dalam memberikan masukan untuk pengadaan bahan
pustaka sehingga hasilnya benar-benar berpengaruh besar terhadap
peningkatan kualitas pembelajaran di masing-masing jurusan.
Anggaran belanja yang dihabiskan perpustakaan untuk pengadaan buku dibagi
dengan jumlah buku yang dipinjam dalam satu tahun, akan menunjukkan biaya
peminjaman satu buah buku. Demikian juga halnya dengan penggunaan jurnal
elektronik. Biaya berlangganan setahun dibagikan dengan jumlah artikel yang
di-download (hardcopy atau softcopy), akan diperoleh harga satuan artikel. Suatu
perhitungan sederhana menunjukkan bahwa fee yang dibayarkan oleh
mahasiswa pemanfaatannya lebih efisien dibandingkan dengan jika
dibelanjakan sendiri oleh mahasiswa.
Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi adalah prioritas utama dalam suatu perpustakaan.
Pemilihan koleksi merupakan kunci pengembangan koleksi. Kerjasama yang
baik antara dosen dan pustakawan adalah suatu hal yang sangat menentukan
dalam pemilihan koleksi. Untuk itu pola komunikasi yang efisien dan efektif perlu
dikembangkan sehingga pertukaran informasi antara kedua belah pihak dapat
berlangsung secara berkelanjutan.
mahal untuk ukuran Indonesia, sebaiknya dilakukan setelah diperoleh
rekomendasi dari dosen atau program studi. Untuk penambahan eksemplar dan
pemutakhiran edisi serta bahan referens kiranya rekomendasi pustakawan sudah
cukup. Untuk buku dalam negeri karena jumlah judul yang terbatas, yang
diperkirakan tidak lebih dari 1.000 judul setiap tahun untuk tingkat PT, seleksi
cukup dilakukan oleh pustakawan. Bahkan perpustakaan dapat langsung
membeli semua judul tersebut tanpa melakukan seleksi normal yang
membutuhkan banyak waktu dan energi.
Untuk langganan paket jurnal elektronik, jenis database yang akan dilanggan
dapat didiskusikan bersama jurusan atau fakultas. Dalam berlangganan jurnal ini,
salah satu hal penting yang harus diperhitungkan adalah kapasitas bandwidth
internet dan access point yang harus disediakan. Langganan jurnal online yang
tidak didukung dengan kapasitas bandwidth dan access point yang memadai
bisa menimbulkan ketidak-efisienan penggunaan anggaran perpustakaan.
Berdasarkan pengalaman biaya yang diperlukan untuk melanggan jurnal dan
biaya berlanggananbandwidth sama besarnya setiap tahun.
Organisasi Koleksi
Pengorganisasian koleksi yang baik akan meberikan kemudahan kepada
pengguna dan staf perpustakaan. Selanjutnya hal ini akan menarik minat yang
lebih besar untuk menggunakan koleksi perpustakaan. Pengorganisasian
dimaksud tidak hanya berdasarkan sistem klasifikasi tetapi juga pengelompokan
bahan pustaka ke dalam koleksi tertentu, seperti koleksi deposit, pinjam singkat
(reserved), multimedia, koleksi cabang dan sebagainya. Dalam suatu sistem
perpustakaan PT yang kompleks, peran manajemen koleksi sangat penting,
termasuk untuk mengontrol perpindahan koleksi dari statu lokasi ke lokasi lain,
termasuk pengubahan kode lokasi pada cantuman database katalog ketika
Penataan perpustakaan dewasa ini menyatukan rak buku, terminal komputer dan
meja baca, sehingga semua jenis sumberdaya informasi dapat diperoleh dalam
radius yang tidak terlalu berjauhan. Dukungan penyediaan jaringan tanpa kabel
(WiFi) untuk penggunaan komputer bergerak pribadi juga seharusnya dapat
menjangkau seluruh sisi ruang gedung perpustakaan. Penyediaan outlet listrik
yang dapat dijangkau dari semua meja baca juga sangat mendukung proses
pembelajaran di perpustakaan.
Selain itu, karya sivitas akademika seharusnya dipublikasikan kepada
masyarakat luas melalui situs web dan sebaliknya akademisi memperoleh
umpan balik untuk meningkatkan kualitas dan mengembangkan secara terus
menerus bidang yang mereka tekuni. Tugas seperti itu, dengan dukungan
teknologi saat ini dapat dengan lebih mudah dilakukan. Publikasi elektronik
terbukti lebih efisien dan efektif dibandingkan dengan publikasi cetak.
Akomodasi
Tata ruang yang ditata dengan baik akan memberikan kemudahan kepada
pengguna dan staf perpustakaan. Hal ini juga akan memudahkan pengawasan
terhadap koleksi perpustakaan. Tanda-tanda penunjuk (sign systems) mulai dari
petunjuk utama hingga petunjuk rinci suatu rak buku, turut memegang peranan
penting dalam memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna. Penyediaan
sejumlah ruang diskusi untuk mendukung proses pembelajaran juga perlu
dilakukan.
Pengembangan ruang baca dengan dinding terbuka yang dekat dengan taman
juga semakin diminati oleh mahasiswa untuk menghilangkan kejenuhan dalam
ruang tertutup. Kita harus memanfaatkan iklim tropis di negara kita yang
memungkinkan fasilitas tersebut disediakan. Fasilitas seperti itu dapat digunakan
Ketenagaan
Transfer informasi yang efektif sangat tergantung pada kualitas staf
perpustakaan. Karena kompleksnya perpustakaan PT diperlukan untuk
menunjuk staf profesional dengan kualifikasi tertentu yang akan bertanggung
jawab atas berbagai jenis pelayanan perpustakaan. Peningkatan karir dan
kesejahteraan staf yang sepadan dengan produktivitas kerja yang mereka
hasilkan perlu diupayakan secara seimbang.
Suatu lingkungan kerja yang nyaman bagi staf juga perlu dikembangkan untuk
meningkatkan rasa bangga dan percaya diri mereka dalam melayani pengguna
perpustakaan.
Pelayanan Teknis
Berfungsinya pelayanan teknis, sebagai dapur perpustakaan, dengan baik pada
akhirnya akan menyajikan pelayanan pengguna yang berkualitas baik.
Kelancaran sirkulasi bahan pustaka dan kemudahan mendapatkan informasi
yang diinginkan banyak tergantung pada kegiatan pengadaan bahan pustaka,
pengatalogan dan pemeliharaan yang dilakukan di bidang pelayanan teknis.
Pengatalogan bahan pustaka harus berjalan secara teratur, sehingga setiap
minggu sejumlah tertentu buku baru dapat dipamerkan secara teratur selama
seminggu. Jika jumlah perolehan buku misalnya mencapai lebih dari 10.000
eksemplar setahun, maka setiap minggu akan dipamerkan sekitar 200 eksemplar
buku baru. Ini menjadi daya tarik tersendiri bagi pengguna yang mendorong
Pelayanan Pengguna
Salah satu hal yang terpenting dalam pelayanan perpustakaan adalah menekan
sekecil mungkin ketidak-nyamanan pengguna dalam menggunakan koleksi
perpustakaan. Peningkatan mutu pelayanan menjadi upaya yang seharusnya
dilakukan secara berkelanjutan. Pelayanan pengguna yang menerapkan filosofi
“mahasiswa yang utama” atau student first dapat mengubah sikap staf terhadap
pengguna dan sebaliknya citra (image) terhadap staf akan semakin baik.
Mahasiswa dalam hidupnya seharusnya merasakan bahwa banyak orang di
sekitarnya yang peduli terhadap keberhasilan mereka. Perpustakaan dapat
memainkan peran yang besar dalam hal ini, dan menjadikannya sebagai suatu
tantangan terhadap citra tradisional perpustakaan akademik.
Mahasiswa adalah donor potensial terbesar dalam sejarah PT kita. Semua
pendanaan yang diperoleh didasarkan kepada jumlah dan kebutuhan mereka,
bahkan di PT swasta mungkin seratus persen anggaran belanjanya berasal dari
mahasiswa. Di beberapa PT, hampir seluruh anggaran belanja operasional
perpustakaan diperoleh langsung dari kontribusi mahasiswa. Kita juga tahu
bahwa mahasiswa program pascasarjana, ekstensi, dan diploma menanggung
seluruh biaya operasional pendidikan mereka dan bahkan memberikan subsidi
silang pada program lain. Oleh karena itu sudah sewajarnya kita lebih peduli
terhadap mahasiswa yang juga adalah sebagai pelanggan utama (primary
customer) perpustakaan. Berfokus pada mahasiswa berarti melayani mahasiswa
dengan respek dan bermartabat..
Penutup
Perpustakaan PT harus mengorganisasikan sumberdaya dan merancang
pelayanan dan ruang yang mampu memenuhi dan mengantisipasi kebutuhan
dilakukan selama ini. Usaha kita, pilihan kita, dan visi kita sangat menentukan
bagi keberhasilan pembelajaran yang diselenggarakan oleh PT.
Rujukan
Allen, David. 1995. “Information systems strategy formation in higher education
institutuion”. Information Research,Vol. 1 No. 1, April 1995.
Bertnes, Pal A. 2000. “New role for academic libraries in scientific information”. Liber Quarterly,10: 326-334.
Levesque, Nancy. 2002. “Partner in education: the role of academic library”.The Idea of Education Conference, Mansfield College, Oxford University,
England, July 3-4, 2002.
Loughridge, Brendan. 1996. “The management information needs of academic Head of Department in universities in the United Kingdom”.Information Research, Vol. 2, No2, October 1996.
Meyyappan, Narayanan, Suliman Al-Hawamdeh and Schubert Foo. 2002. “Task based design of a digital work environment (DWE) for an academic
community”. Information Research,Vol. 7 No. 2, January 2002.
Savenije, Bas and Natalia Grygierczyk. 2002. “The role and responsibility of the university library in publishing in a university”.
<http://www.library.uu.nl/staff/savenije/publicaties/publishing.htm> (02/09/2003).
Shumaker, John W. 2003. “The higher education environment and the role of the academic library”. ACRL Eleventh National Conference, Charlotte, North Caroline, April 10-13, 2003.
