ANALISIS PENERAPAN SISTEM DAN PROSEDUR PENGADAAN PERSEDIAAN OBAT-OBATAN PADA UPT PUSKESMAS DINOYO
KOTA MALANG
SKRIPSI
Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Mencapai Derajat Sarjana Ekonomi
Oleh:
RIDHA HERIAN RIFANI 201110170311016
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
ii
SKRIPSI
ANALISIS PENERAPAN SISTEM DAN PROSEDUR PENGADAAN PERSEDIAAN OBAT-OBATAN PADA UPT PUSKESMAS DINOYO
KOTA MALANG
Oleh:
RIDHA HERIAN RIFANI 201110170311016
Diterima dan disetujui
Pada tanggal 24 Agustus 2015
Pembimbing I
Dra. Siti Zubaidah, MM., Ak., CA
Pembimbing II
Dra. Endang Dwi Wahyuni, M.Si, Ak., CA
Mengetahui
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Dr. Nazaruddin Malik, M.Si.
Ketua Program Studi Akuntansi
iii
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
ANALISIS PENERAPAN SISTEM DAN PROSEDUR PENGADAAN PERSEDIAAN OBAT-OBATAN PADA UPT PUSKESMAS DINOYO
KOTA MALANG Yang disiapkan dan disusun oleh:
Nama : Ridha Herian Rifani
Nim : 201110170311016
Jurusan : Akuntansi
Telah dipertahankan di depan penguji pada tanggal 3 September 2015 dan dinyatakan telah memenuhi syarat untuk diterima sebagai kelengkapan guna meperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Universitas Muhammadiyah Malang.
Susunan Tim Penguji;
Penguji I : Dr. Ahmad Juanda, MM, Ak. CA 1 ... Penguji II : Ach. Syaiful H Anwar, SE., M.Sc., Ak 2 ... Penguji III : Dra. Siti Zubaidah, MM., Ak., CA 3 ... Penguji IV : Dra. Endang Dwi Wahyuni, M.Si, Ak., CA 4 ...
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Dr. Nazaruddin Malik, M.Si.
Ketua Program Studi Akuntansi
iv
PERNYATAAN ORISINALITAS SKRIPSI
Saya menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa sepanjang
sepengetahuan saya, dalam Naskah Skripsi ini tidak terdapat karya ilmiah yang
pernah diajukan oleh orang lain untuk memperoleh gelar akademik di suatu
Perguruan Tinggi, dan tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah diteliti atau
diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis dikutip dalam naskah ini
dan disebutkan dalam sumber kutipan dan daftar pustaka.
Malang, 24 Agustus 2015
Penulis
v ABSTRAKSI
Judul : “Analisis Penerapan Sistem dan Prosedur Pengadaan Persediaan Obat-Obatan Terkomputerisasi Pada UPT Puskesmas Dinoyo Kota Malang” Ridha Herian Rifani (2015) Pembimbing (1) Dra. Siti Zubaidah, MM., Ak., CA (2) Dra. Endang Dwi Wahyuni, M.Si, Ak., CA
Tujuan utama penelitian ini adalah untuk menganalisis penerapan sistem dan prosedur pengadaan persediaan obat-obatan pada UPT Puskesmas Dinoyo Kota Malang.
Data diperoleh melalui wawancara dan dokumentasi. Wawancara dilakukan kepada kepala puskesmas dan pengelola gudang obat.
Temuan dari penelitian ini menunjukkan bahwa sistem dan prosedur pengadaan persediaan obat-obatan yang ada pada UPT Puskesmas Dinoyo masih kurang baik. Hal ini disebabakan belum terkomputerisasinya sistem dan prosedur pengadaan yang ada pada UPT Puskesmas Dinoyo dan adanya rangkap tugas oleh pengelola gudang obat selaku perencana kebutuhan obat dan pengendali persediaan obat. Dengan adanya rangkap tugas ini dikhawatirkan terjadi kecurangan dalam pengelolaan persediaan obat-obatan yang ada di apotik puskesmas.
vi ABSTRACT
Title : "Analysis of Application Systems and Procurement Procedures Medical Supplies In UPT Puskesmas Dinoyo Malang" Ridha Herian Rifani ( 2015 ) Supervisor ( 1 ) Dra . Siti Zubaidah , MM . , Ak. , CA ( 2 ) Dra . Endang Dwi Wahyuni , M.Si , Ak . , CA
The main objective of this study was to analyze the implementation of systems and procedures for procurement of medical supplies at UPT Puskesmas Dinoyo Malang.
The data were obtained through interviews and documentation. Interviews were conducted to the head of the health centers and drug warehouse manager .
Findings from this study indicate that the systems and procedures for procurement of medical supplies that exist in UPT Puskesmas Dinoyo still not good . It they are due not computerization procurement systems and procedures that exist in UPT Puskesmas Dinoyo and the double duty by planners as a drug warehouse manager needs medication and drug supply control . Given this dual task is feared fraud in the management of medicine supplies in pharmacies clinic.
vii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alakum Wr.Wb
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang memberikan
limpahan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi
yang berjudul Analisis Penerapan Sistem Dan Prosedur Pengadaan Persediaan Obat-Obatan Pada UPT Puskesmas Dinoyo Kota Malang, sebagai syarat mendapat gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Muhammadiyah Malang.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini tidak lepas dari
dorongan dan bantuan dari berbagai pihak yang telah membantu secara langsung
maupun tidak langsung sampai skripsi ini terselesaikan. Ucapan terimakasih yang
tulus penulis ucapkan kepada:
1. Mama (Susi Mariana) dan Abah (Muhammad Yusrifani) yang tercinta atas
segala kasih sayang dan doa yang selalu dipanjatkan tiada hentinya untuk
mendoakan yang terbaik bagi putranya. Adikku (M. Rizky Dharmawan) yang
selalu menghibur dikala penulis sedih.
2. Ibu Dra. Siti Zubaidah, MM., Ak., CA dan Ibu Dra. Endang Dwi Wahyuni,
M.Si, Ak., CA selaku pembimbing skripsi yang telah menyempatkan waktunya
untuk membimbing dan memberikan saran, dukungan, motivasi, dan inspirasi
viii
3. Ibu Dra. Siti Zubaidah, MM., Ak. selaku Ketua Program Studi Akuntansi
sekaligus sebagai dosen wali kelas A angkatan 2011. Terima kasih atas arahan
dan telah mendampingi selama masa studi kami.
4. Bapak dr. Bayu Tjahjawibawa selaku Kepala UPT Puskesmas Dinoyo Kota
Malang dan Ibu Lutfiana Ariefiyanti A.Md.Farm selaku Pengelola Gudang
Obat UPT Puskesmas Dinoyo Kota yang telah memberikan izin penelitian,
mengarahkan dan membimbing penulis sehingga mendapatkan data yang
sesuai dengan skripsi ini.
5. Seseorang yang selalu memotivasi, menemani, dan memberikan perhatiannya
kepada penulis di saat suka maupun duka.
6. Teman-teman Akuntansi A angkatan 2011 yang selalu memberikan semangat
dan kebahagiaan selama masa studi. Sisca Santika, Eka Amalia Sari, Hidayati,
Riswan Ramadhani, Primadana Saputra teman-teman yang selalu menemani
untuk berpetualang.
7. Saudara-saudaraku seperantauan di AMKS Mandastana tempat penulis tinggal
sebagi rumah kedua. Fadhil Anshari, Hadi, Naufal, Fadhil Dhul, dan semuanya
yang tinggal di rumah kedua tercinta ini.
8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah
membantu secara langsung maupun tidak langsung sehingga penyusunan
skripsi ini dapat terselesaikan.
Semoga amal baik bapak, ibu, dan saudara semua mendapatkan balasan
yang setimpal dari Allah SWT. Penulis menyadari dalam penyusunan skripsi ini
ix
ini bermanfaat bagi yang membutuhkan. Penulis berharap penelitian ini dapat
menjadi arahan bagi pembaca dan peneliti selanjutnya yang mengambil tema
sejenis.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb
Malang, 24 Agustus 2015
Penulis
x DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... iv
ABSTRAKSI ... v
ABSTRACT ... vi
KATA PENGANTAR ...viii
DAFTAR ISI ... x
BAB I: PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah ... 6
C. Tujuan Penelitian ... 6
D. Batasan Masalah ... 6
E. Manfaat Penelitian ... 6
BAB II: TINJAUAN PUSTAKA A. Penelitian Terdahulu ... 7
B. Tinjauan Teori ... 9
1. Pengadaan ... 9
a. Definisi. ... 9
b. Akitivitas Pengadaan ... 10
c. Pihak Terkait Dalam Pengadaan. ... 12
xi
2. Metode Pencatatan ... 19
3. Sistem dan Prosedur Persediaan... 21
4. Unsur Pengendalian pada Persediaan... 22
5. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang ... 23
6. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan... 25
6. Siklus Aktivitas Puskesmas ... 28
BAB III: METODE PENELITIAN A. Lokasi Penelitian ... 32
B. Jenis dan Sumber Data ... 32
C. Teknik Perolehan Data ... 33
D. Teknik Analisa Data ... 34
BAB IV: HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Sampel Perusahaan ... 36
B. Struktur Organisasi dan Job Description ... 38
C. Data Penelitian ... 46
xii
2. Pengendalian Persediaan Obat-Obatan ... 54
D. Analisis dan Pembahasan ... 57
1. Sistem dan Prosedur Pengadaan Obat ... 57
2. Pengendalian Persediaan Obat-Obatan ... 62
BAB V: PENUTUP A. Kesimpulan ... 64
B. Keterbatasan ... 65
C. Saran ... 66
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 ...
Gambar 1.2 ...
Gambar 1.3 ...
Gambar 1.4 ...
Gambar 1.5 ...
Gambar 2.1 ...
Gambar 2.3 ...
Gambar 2.4 ...
Gambar 2.5 ...
Gambar 2.6 ...
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 ...
xv
DAFTAR PUSTAKA
Bastian, Indra, Ph.D., M.B.A., Akt. 2006 Sistem Akuntansi Sektor Publik. Edisi
Dua. Salemba Empat. Jakarta
Bastian, Indra, Ph.D., M.B.A., Akt.2008 Akuntansi Kesehatan. Erlangga. Jakarta
Dr. Baridwan, Zaki, M.Sc., Akuntan. 2005. Sistem Akuntansi Penyusunan
Prosedur dan Metode. BPFE- Yogyakarta
Edquist, Charles, Nicholas S. Vonortas, Jon Mikel Zabala-Iturriagaoitia, Jakob
Edler. 2015. Public Procurement for Innovation. Edward Elgar A
Family Bussines In International Publishing
Hall, James A., 2004. Accounting Information System. Fourth Edition, South –
Westren. Diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary.
2007. Salemba Empat. Jakarta
Kieso, Donald E, Jerry J. Weygandt, dan Terry D. Warfield., 2007. Akuntansi
Intermediate. Edisi Dua Belas. Jilid Satu. Diterjemahkan oleh Emil
Salim. 2008. Erlangga. Jakarta
Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu
Ekonomi. Yogyakarta
Republik Indonesia, 2010. Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2010 Tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Republik Indonesia. 2014. Peraturan Menteri Kesehatan No. 30 Tahun 2014
xvi
Sutabri, Tata, S.Kom., MM. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit ANDI
Yogyakarta
Ulum, Ihyaul. 2008. Akuntansi Sektor Publik. Cetakan Ketiga. UMM Press.
Malang
Christhopher & Schooner. 2007. Incrementalism: Eroding the Impediments to a
Global Public Procurement Market. Journal International Law
Istinganah, Sulanto Saleh Danu, dan Andung Prihadi Santoso. 2006. Evaluasi
Sistem Pengadaan Obat Dari Dana APBD Tahun 2001 – 2003
Terhadap Ketersediaan dan Efisiensi Obat. Jurnal Manajemen
Pelayanan Kesehatan. Magister Manajemen dan Kebijakan Obat.
Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta
Rondonuwu, Julastri, dan Laksono Trisnantoro. 2013. Manajemen Perubahan
Lembaga Pemerintah : Studi Kasus Implementasi Kebijakan
Pelaksanaan PPK – BLUD Di Rumah Sakit Jiwa Provinsi NTB. Jurnal
Kebijakan Kesehatan Indonesia. Program Studi Ilmu Kesehatan
Masyarakat Fakultas Kedokteran. Univeristas Gadjah Mada.
Yogyakarta
Sitio, Wilda Arnika. 2014. Analisis Sistem dan Prosedur Permintaan dan
Pengelolaan Obat pada Puskesmas Siantan Hulu Wilayah Pontianak
Utara. Jurnal Kajian Ilmiah Fakultas Ekonomi Universitas Tanjungpura
Pontianak
Pamungkas, Yans Dwi Putri. 2011. Pengendalian Intern Persediaan Obat Untuk
Pasien Dinas Di Rumah Sakit Tingkat II DR. Soedjono Magelang.
Skripsi Program Studi Akuntansi. Universitas Pembangunan Nasional
Veteran. Yogyakarta
Noerlina, Anderes Gui, Suryanto. 2011. Analisis dan Perancangan Sistem
xvii
Sistem Informasi. Program Studi Komputerisasi Akuntansi. Universitas
Bina Nusantara.
Wargono, Christian Pradipta. 2012. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Persediaan Pada Perusahaan Manufaktur Yang Bergerak Di Bidang
Plastik. Berkala Ilmiah Mahasiswa Akuntansi. Jurusan Akuntansi.
Fakultas Bisnis. Universitas Widya Mandala. Surabaya
Yusianto, Rindra. 2010. Implementasi Teknologi RFID Dalam Perencanaan dan
Pengendalian Persediaan Sistem Distribusi Barang. Skripsi Program
Studi Teknik Industri. Fakultas Teknik. Universitas Dian Nuswantoro.
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Puskesmas sebagai salah satu organisasi sektor publik dituntut
untuk menghadapi tekanan agar lebih efisien, memperhitungkan biaya
ekonomi dan biaya sosial, serta dampak negatif atas aktifitas yang
dilakukan (Ulum, 2008:6). Aktifitas utama dari puskesmas adalah
memberikan pelayanana perawatan. Namun pelayanan tersebut tidak akan
maksimal jika persediaan di puskesmas tersebut tidak lengkap. Persediaan
obat-obatan di puskesmas sangat penting, karena hal tersebut akan
mempengaruhi kualitas pelayanan suatu puskesmas sehingga dengan
tersedianya persediaan obat-obatan tersebut dapat memenuhi kebutuhan
pengguna jasa puskesmas (pasien) (Pamungkas,2011). Sesuai dengan
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 30 tahun 2014,
bahwa pengelolaan obat pada puskesmas bertujuan untuk menjamin
kelangsungan, ketersdiaan, dan keterjangkauan obat yang efisien, efektif
dan rasional. Dimana pengendalian obat merupakan kegiatan untuk
memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai strategi dan
program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan
2
Persediaan (inventory) merupakan pos-pos aset yang dimiliki oleh
perusahaan dengan tujuan untuk dijual dalam operasi bisnis normal, atau
barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam membuat barang yang
akan dijual (Kieso, 2008:402). Manajemen berkepentingan dalam
perencanaan dan pengendalian persediaan, sehingga diperlukan sistem
akuntansi yang akurat dalam praktek perencanaan dan pengendalian
persediaan tersebut (Kieso, 2008:404). Menurut pernyataan dari Komisi
Perdagangan dan Sekuritas pembuatan dan pemeliharaan sistem
pengendalian internal merupakan suatu kewajiban yang penting bagi pihak
manajemen. Aspek dasar dalam tanggung jawab penyedian informasi oleh
pihak manajemen untuk memberikan jaminan kepada para pemegang
kepentingan bahwa perusahaan dikendalikan dengan baik. Selain itu,
manajemenn juga bertanggung jawab untuk melengkapi informasi
keuangan yang andal secara tepat waktu kepada para pemegang
kepentingan dan calon investor (Hall, 2007:180).
Dalam perusahaan, setiap transaksi hanya terjadi berdasarkan
otoritas dari pejabat berwenang yang memiliki hak untuk menyetujui
terjadinya transaksi tersebut, sehingga dalam perusahaan harus dibuat
sistem yang sedemikian rupa dalam mengatur pembagian wewenang
sehingga terdapat otorisasi atas terlakasananya sebuah transaksi (Bastian,
2006:451). Perusahaan mengambil kebijakan dan prosedur atau kontrol
sistem untuk mengelola informasi menjadi akurat serta operasi yang
3
bagian dari keseluruhan struktur kontrol internal pada perusahaan yang
telah disusun oleh manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan (Sutabri,
2004:103).
Sistem dan prosedur adalah bagian dari tugas manajemen, sehingga
memiliki keterkaitan yang sangat kuat dalam pertimbangan-pertimbangan
dalam pengambilan keputusan dengan sistem dan prosedur (Sutabri,
2004:18). Dalam sistem informasi yang terkomputerisasi elemen
pengendalian memiliki ruang lingkup yang lebih luas karena ada beberapa
proses yang tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia, bukti dokumen
yang lebih sedikit sehingga diperlukan desain sistem yang dapat
meninggalkan jejak untuk dapat diaudit, dan diperlukan prosedur
dokumentasi yang baik agar mampu merekam seluruh proses dan prosedur
back-up dalam pengembangan sistem (Riasetiawan). Setiap perusahaan
yang menggunakan komputer dan teknologi lain memiliki fungsi sistem
informasi yang bertanggungjawab dalam pengolahan data yang merupakan
aplikasi sistem informasi akuntansi yang mendasar dalam setiap organisasi
(Sutabri, 2004:15).
Dalam penelitian yang dilakukan oleh Yusianto (2010) yang
menganalisis impelementasi teknologi RFID dalam perencanaan dan
pengendalian persediaan sistem distribusi barang pada PT. Raja Besi yang
memproduksi pipa. Dalam hasil penelitiannya terdapat kesulitan pada
penerapan teknologi komputasi pada PT. Raja Besi sehingga masih
4
mengalami keterlambatan ketika melakukan entry data dan di lain sisi
diadakan cek persediaan pada gudang agar disesuaikan dengan persediaan
pada sistem. Selain itu timbul kesulitan dalam menerapkan FIFO produk
di gudang akibat tidak ada sistem pemantauan atau memerlukan karyawan
untuk melakukan pemantauan sehingga mengakibatkan ketidakefisienan
dan ketidakefektifan. Penelitian yang dilakukan Wargono (2012) yaitu
menganalisis perancangan sistem informasi persediaan pada perusahaan
manufaktur yang bergerak di bidang plastik. Dalam penelitian ini terdapat
beberapa permasalahan seperti ketidak lengkapan dokumen dimana
dokumen tidak memiliki nomor cetak dan tidak baku sehingga
menghambat kinerja perusahaan. Kemudian terdapat overload tugas dari
bagian PPIC, QC, dan pembelian yang mengakibatkan informasi
persediaan kurang cepat dan akurat. Dan penelitian yang dilakukan
Noerlina dkk (2011) yaitu menganalisis tentang perancangan sistem
informasi akuntansi pembelian dan persediaan pada IKP CO
menyimpulkan bahwa sistem informasi yang digunakan masih semi
manual dalam pencatatan pembelian dan persediaan. Kemudian belum ada
link yang menghubungkan data-data antara bagian purchasing,
accounting, dan warehouse. Selain itu terdapat fungsi ganda pada bagian
accounting yaitu sebagai finance dan accounting. Arus dokumen yang
dimiliki tidak efisien karena melibatkan banyak pihak. Dan juga kontrol
terhadap software program kurang karena data hanya diketahui
5
yang dilakukan Sitio (2014) yaitu menganalisis sistem dan prosedur
permintaan dan pengelolaan obat pada Puskesmas Siantan Hulu dimana
sistem dan prosedur terhadap pengendalian obat-obatan pada Puskesmas
Siantan Hulu sudah berjalan dengan cukup baik dan efektif, namun masih
terdapat beberapa kelemahan yaitu terdapat stock obat yang kosong atau
berlebih dan kesalahan dalam penghitungan dan pendataan serta proses
penyimpanan obat dan pembersihan yang dilakukan hanya sebulan sekali.
Penelitian ini bertempat di Puskesmas Dinoyo di Kota Malang
selaku Unit Pelaksana Teknis (UPT) bagi masyarakat yang dalam tugas
utamanya adalah melayani kesehatan warga Kota Malang, khususnya
warga Kelurahan Dinoyo. Puskesmas sebagai salah satu institusi layanan
umum bagi masyarakat memiliki peran penting dalam meningkatkan
derajat kesehatan masyarakat, sehingga puskesmas dituntut berkembang
serta mampu memberikan pelayanan yang bermutu dan terjangkau bagi
masyarakat (Rondonuwu, 2013:164). Obat merupakan komponen penting
dalam pelayanan kesehatan, seperti dalam kebijakan obat nasional bahwa
biaya obat merupakan bagian yang cukup besar dalam biaya kesehatan
yaitu sebesar 40%-50% dari jumlah operasional pelayanan kesehatan
(Istinganah, 2006:32). Sehingga sangat dibutuhkan pengendalian
persediaan terhadap obat-obatan pada puskesmas, mengingat obat
merupakan komponen penting dalam pelayanan kesehatan. Penelitian ini
berfokus untuk menganalisis sistem dan prosedur terkomputerisasi pada
6
PENERAPAN SISTEM DAN PROSEDUR PENGADAAN
PERSEDIAAN OBAT-OBATAN PADA UPT PUSKESMAS DINOYO
KOTA MALANG”.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah untuk meneliti
“Bagaimana penerapan sistem dan prosedur pengadaan persediaan
obat-obatan pada UPT Puskesmas Dinoyo Kota Malang ?”
C. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan mendeskripsikan
bagaimana penerapan sistem dan prosedur pengadaan persediaan
obat-obatan pada UPT Puskesmas Dinoyo Kota Malang.
D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Bagi Puskesmas
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan informasi dan
evaluasi bagi UPT Puskesmas Dinoyo Kota Malang dalam hal sistem
dan prosedur pengadaan pada persediaan obat-obatan.
2. Manfaat Bagi Peneliti Selanjutnya
Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan
referensi bagi peneliti selanjutnya yang mengambil tema sistem dan
prosedur pengadaan terutama dalam sistem dan prosedur pengadaan
