SISTEM INFORMASI DATA PENGGAJIAN PADA PT. SARI
SURYA PERWIRA MEDAN DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL
BASIC 6.0
TUGAS AKHIR
OLEH :
RIZKI AULIA
NIM : 052406059
PROGRAM STUDI D-3 ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, atas segala rahmat dan hidayah-Nya yang telah memberikan kesehatan, kemampuan, pengetahuan dan pengalaman sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan, pembuatan tugas akhir ini pada Program Studi Ilmu Komputer pada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam.
Penulisan tugas akhir ini merupakan salah satu syarat bagi setiap mahasiswa guna menyelesaikan Program Studi D-III. Dalam hal ini penulis berusaha dengan segala kemampuan yang ada untuk menyelesaikannnya. Namun saya menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu dengan kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak untuk membantu menambah wawasan, pengetahuan dan untuk kesempurnaan tugas akhir ini.
Pada kesempatan ini penulis mengambil judul Sistem Pengolahan Data Gaji Karyawan Pada PT. Sari Surya Perwira Medan. Banyak pihak yang telah membantu dengan rela hati serta dukungan kepada penulis mulai dari persiapan penulisan, pengumpulan data, menyelesaikan program dan penyelesaian tugas akhir ini.
Dalam kesempatan ini, penulis dengan segenap hati mengucapkan banyak terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Eddy Marlianto, Msc selaku Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs.Haluddin Panjaitan selaku Dosen Pembimbing, yang telah banyak membantu dan membimbing dalam penyelesaian tugas akhir ini.
4. Bapak Hardjono, SE selaku Kepala Cabang PT. Penerbit Erlangga Medan yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan riset pada PT. Sari Surya Perwira.
5. Para Dosen dan seluruh pegawai pada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam USU.
6. Ayahanda tercinta Zaid Effendi, dan Ibunda tercinta Ainus Sofia atas semua curahan kasih sayang serta yang slalu memberikan doa, bantuan moril dan materil dalam penyelesaian laporan ini.
7. Saudaraku tersayang kak Tia, dan adikku tercinta Fani Difianti,dan Safira Mauliza buat semua kritikan dan dukungannya.
8. Teman-teman tercinta yang gak ada imbangnya : Hugo,Maxie,Bagudung.Si-Bungsu.Jablay.Madam,Akong,Buaya,Harmen,Sanchez.
9. Buat seluruh teman-teman stambuk 05, spesial buat anak com A 05.
Akhirnya penulis berharap, kiranya tugas akhir ini dapat membantu bagi pihak yang memerlukan.
Medan, Juni 2008 Penulis
iii
PERSETUJUAN
Judul : SISTEM PENGOLAHAN DATA GAJI
KARYAWAN PADA PT.SARI SURYA PERWIRA MEDAN DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0
Kategori : TUGAS AKHIR
Nama : RIZKI AULIA
Nomor Induk Mahasiswa : 052406059
Program Studi : D3 ILMU KOMPUTER
Departemen : MATEMATIKA
Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Diluluskan di Medan, Komisi Pembimbing :
Diketahui/Disetujui oleh Pembimbing, Departemen Matematika FMIPA USU
Ketua,
Dr. Saib Suwilo, M.Sc Drs.Haluddin Panjaitan
DAFTAR ISI
2.3.3 Tenaga Pemakai (BRAINWARE) ... 11
2.4 Sistem Database ... 12
2.5 Pengenalan Visual Basic ... 14
2.5.1 Sejarah Singkat Visual Basic ... 15
2.5.2 Struktur Aplikasi Visual Basic ... 16
BAB III : SEJARAH PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 24
v
BAB IV : RANCANGAN SISTEM PROGRAM
4.1 Data Flow Diagram ... 26
4.2 Rancangan Database ... 27
4.3 Rancangan Menu ... 30
BAB V : IMPLEMENTASI SISTEM 5.1 Defenisi Implementasi Sistem ... 27
5.2 Komponen Utama Dalam Implementasi Sistem ... 27
5.3 Tujuan Implementasi Sistem ... 28
5.4 Pemeliharaan Implementasi ... 28
BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan ... 30
6.2 Saran ... 31
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Ilmu pengetahuan dan teknologi berkembang pesat dewasa ini, salah satunya adalah teknologi komputer. Sejalan dengan majunya teknologi tersebut maka semua orang berusaha meningkatkan kreativitas serta mutu di perusahaan atau badan usaha miliknya dengan menggunakan alat bantu komputer.
Dengan kecanggihan komputer pada masa sekarang ini semua pekerjaan yang biasa dilakukan secara manual menjadi lebih mudah, cepat dan akurat baik dari segi penghematan ruang, waktu dan tenaga, berarti suatu sistem yang dibutuhkan dapat berjalan dengan lebih akurat jika menggunakan komputer. Untuk memperoleh informasi yang dimaksud diperlukan keterlibatan manusia. Keterlibatan yang dimaksud adalah pengguna dapat menjalankan bahasa pemograman yang digunakan. Selain mesin komputer itu sendiri yang sesuai dengan kebutuhannya, sehingga informasi yang diinginkan tepat waktu dan tepat guna.
2
1.2 Permasalahan
Dari latar belakang diatas, masalah yang ada adalah bagaimana memperkenalkan suatu bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 pada PT.Sari Surya Perwira untuk membuat suatu sistem informasi data penggajian dengan data pegawai yang berjumlah banyak menggunakan salah satu aplikasi pada komputer yang berbasis windows, yaitu Microsoft Visual Basic 6.0. agar diperoleh suatu sistem yang cepat, cermat dan teliti serta up to date.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari pembuatan Tugas Akhir ini untuk mencari dan mengetahui bagai mana cara untuk mengatasi masalah-masalah dan kelemahan juga menciptakan suatu sistem baru yang cepat dan akurat pada suatu instansi dalam proses pengolahan data penggajian, khususnya pada PT.Sari Surya Perwira Medan, dengan menggunakan perangkat lunak yaitu bahasa pemograman Visual Basic 6.0.
Sedangkan tujuan dari pelaksanaan Tugas Akhir ini adalah untuk mencari suatu jalan keluar dan penerapan yang dibutuhkan dalam hal pelaporan data penggajian sehingga dihasilkan suatu informasi yang diperoleh dengan mudah dan cepat, guna meningkatkan efektifitas dan efesien dan memanfaatkan fasilitas komputer.
1.4 Metode Penelitian
akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. Adapun metode penelitian yang penulis lakukan adalah dengan cara :
1. Penelitian Lapangan.
Yaitu suatu aktivitas penelitian untuk mencari data-data yang lengkap dan akurat yang berkaitan dengan judul yang diteliti. Penelitian lapangan dilakukan dengan observasi langsung ke lapangan dan melakukan pencatatan-pencatatan terhadap penemuan yang dianggap perlu dilakukan.
2. Penelitian Pustaka.
Yaitu suatu aktivitas penelitian dengan cara mengumpulkan data, informasi dan keterangan melalui buku-buku dan majalah secara teoritis ilmiah ada hubungannya dengan masalah yang sedang diteliti.
3. Wawancara (Interview).
Yaitu peneliti melakukan pertanyaan langsung kepada para pegawai yang dianggap memiliki pengetahuan dan pengalaman terhadap permasalahan yang diamati.
4. Observasi (Pengamatan).
Yaitu melakukan pengamatan langsung ke objek penelitian untuk mengamati secara dekat masalah yang dihadapi dan melakukan pencatatan terhadap temuan secara khusus.
1.5 Kegunaan Penelitian
4
yang mana nantinya akan menambah wawasan melatih penulis guna menyesuaikan diri pada saat terjun ke dunia kerja dan demi pengembangan ilmu pengetahuan.
1.6 Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari Tugas Akhir ini adalah :
BAB I PENDAHULUAN
Membahas tentang latar belakang, perumusan masalah, maksud dan tujuan, metodologi penelitian, pembahasan masalah, kegunaan penelitian, sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Membahas tentang Visual Basic 6.0 secara singkat, pengertian komputer, pengolahan data, sistem, struktur program Visual Basic 6.0.
BAB III DESKRIPSI PT.SARI SURYA PERWIRA MEDAN
Membahas tentang sejarah singkat perusahaan, organisasi dan tata laksana, serta bagan organisasi.
BAB IV PERANCANGAN SISTEM
Membahas tentang rancangan data base, algoritma, program dan juga tampilan program.
BAB V IMPLEMENTASI SISTEM
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sekilas Mengenai Visual Basic 6.0.
Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman Visual Basic merupakan bahasa yang mudah dipahami sehingga manusia sekarang lebih banyak memilih pemograman Visual Basic.
Visual Basic (yang sering juga disebut VB) selain disebut sebagai bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasis Windows. Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya seperti :
a. Untuk membuat program aplikasi berbasis Windows
b. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti kontrol Active X, File, Help, Aplikasi internet dan sebagainya.
c. Menguji program dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat Executable, atau dapat langsung dijalankan.
Networking atau Client Server. Bahasa pemrograman Visual Basic cukup sederhana dan menggunakan kata-kata bahasa Inggris yang umum digunakan dan tidak perlu lagi menghapal sintaks-sintaks maupun format-format bahasa yang bermacam-macam. Didalam Visual Basic semua fasilitas sudah disediakan dalam pilihan-pilihan yang dapat digunakan sesuai kebutuhan. Selain itu, sarana pengembangannya yang bersifat visual lebih memudahkan untuk mengembangkan program aplikasi berbasis Windows ini, bersifat Mouse Driven (digerakan dengan mouse) dan berdaya guna tinggi.
Kesimpulannya, Visual Basic adalah sebuah sarana pembuat program aplikasi yang lengkap dan mudah dipahami.
2.1.1 Keistimewaan Visual basic
Sejak dikembangkan pada tahun 1980-an, Visual Basic kini telah mencapai versinya yang ke-6. beberapa keistimewaan utama Visual Basic 6.0 ini diantaranya seperti :
1. Menggunakan plat form pembuatan program yang diberi nama developer studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++ dan Visual J++. Dengan begitu dapat bermigrasi atau belajar bahasa pemorgraman lainnya dengan mudah dan cepat.
2. Memiliki compiler handal yang dapat menghasilkan file Executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya.
8
4. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan kaidah struktur bahasa Visual Basic.
5. Kemampuan membuat Active X dan fasilitas internet yang lebih banyak 6. Sarana akses data yang lebih cepat dan handal untuk membuat aplikasi data
base yang berkemampuan tinggi.
7. Visual Basic 6.0 memiliki beberapa versi atau edisi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakainya.
2.1.2 Versi-versi Visual Basic 6.0
Seperti aplikasi-aplikasi komersil lainnya, Visual Basic 6.0 juga di pasarkan dalam berbagai jenis atau versi. Beberapa versi dari Visual Basic 6.0 yang ada di pasaran diantaranya adalah :
1. Standard Editor / learning edition
Versi ini adalah versi standard yang sudah mencakup berbagai sarana dasar dari Visual Basic 6.0 untuk mengembangkan aplikasi.
2. Professional Edition
Versi ini memberikan berbagai sarana ekstra yang dibutuhkan oleh para programer profesional. Misalnya kontrol-kontrol tambahan, dukungan untuk pemrograman internet, compiler untuk membuat file help, serta sarana pengembangan data base yang lebih baik
3. Enterprise Edition
Visual Basic juga mempunyai tampilan layar terdiri dari :
a. Main Windows (jendela utama) yang terdiri dari title bar (baris judul), menu bar, dan tool bar. Baris judul berisi nama proyek. Baris judul berisi nama proyek, mode operasi, Visual Basic sekarang dan form yang aktif. Menu bar merupakan menu drop-down dimana dapat mengontrol operasi lingkungan Visual Basic. Tool bar berisi kumpulan gambar yang mewakili perubahan yang ada di menu. Jendela utama juga menampilkan lokasi dari form aktif disudut kiri atas layar, lebar serta panjang form.
Gambar 2.1. Jendela Utama Visual Basic
10
Gambar 2.2. Jendela Form
c. Project Windows (jendela proyek) yang menampilkan daftar form dan modul proyek. Proyek merupakan kumpulan dari modul form, modul class, modul standard, dan file sumber yang merupakan suatu aplikasi.
d. Toolbox adalah kumpulan dari objek yang digunakan untuk membuat user interface serta control bagi program aplikasi. Ada 2 cara untuk menempatkan control pada suatu form.
1. Klik ganda control dalam toolbox. Selanjutnya anda dapat mengubah besar dan ukurannya serta memindahkannya dengan metode drag dan drop.
2. Klik control dalam toolbox, kemudian pindahkan pointer mouse pada jendela form. Kursor berubah menjadi crosshair (+). Tempatkan crosshair pada sudut kiri atas dimana control akan dilepaskan, tekan tombol mouse kiri dan tahan ketika menyeret (drag) kursor kearah sudut bawah
12
e. Properties Windows (jendela properti), berisi daftar struktur setting properti yang digunakan pada sebuah objek terpilih. Ketika drop-down pada bagian atas jendela berisi daftar semua objek pada form yang aktif. Ada dua tab yang ditampilkan : Alphabetic (urut abjad) dan catagorized (urut berdasarkan kelompok). Dibagian bawah kotak terdapat property dari objek terpilih.
f. Form Layout Windows (jendela layout form) menampilkan posisi form yang relatif terhadap layar monitor.
Gambar 2.6. Jendela Layout Form
2.2 Perancangan Sistem
Dalam perancangan sistem yang baik dan efisien ditempuh dengan cara sebagai berikut :
1. Mendefenisikan permasalahan dengan jelas
Defenisi permasalahan yang dimaksud disini adalah segala sesuatu yang menuntut penyelesaian. Permasalahan tersebut sudah diketahui dari identifikasi masalah yang telah diterangkan pada BAB I. Jadi disini sudah jelas kita lihat dari identifikasi masalah tersebut dapat dibahas bagaimana cara mengatasi permasalahan tersebut sesuai dengan defenisi permasalahan itu. 2. Menentukan metode penyelesaian permasalahan
a. Metodologi menginput data
14
kenyataan yang mengandung suatu pengetahuan yang dijadikan dasar untuk penyusunan keterangan, pembuatan atau penetapan keputusan.
b. Metodologi memproses data.
Data yang telah didapat akan diolah dengan seperangkat alat yang selalu bekerjasama untuk menghasilkan informasi. Sebelum data diolah pertama sekali data tersebut dioperasikan atau diproses secara teliti pengolahan data dilakukan lebih baik dan efisien. Metode memproses data yang sering dipakai adalah metode pencarian data dari sekelompok data (searching) atau pengurutan data (sequential).
c. Metodologi menampilkan hasil.
Data yang telah diproses akan menjadi informasi. Informasi merupakan suatu pengetahuan yang dihasilkan oleh suatu pengolahan. Dengan menganalisa dan menempatkan data pada kedudukan yang tepat akan diperoleh data yang berarti dan dapat digunakan dalam suatu bidang tertentu dan akan menghasilkan suatu data yang akan ditampilkan per-record ataupun secara keseluruhan.
3. Membuat Flowchart
Flowchart merupakan suatu skema bagan yang menggambarkan urutan kegiatan dari awal hingga akhir. Dengan demikian flowchart ini merupakan bagian yang terpenting dalam pemrograman sebagai gambaran dari setiap instruksi program.
4. Menghubungkan Struktur Data yang cocok
sekelompok data. Selain searching dalam sistem informasi kepegawaian ini juga dilakukan secara sequential yaitu mengurutkan data juga berdasarkan NIP dan dari sekelompok data.
5. Perancangan sistem dengan menggunakan Visual Basic
Perancangan sistem dengan menggunakan Visual Basic dapat dilihat pada bagian lampiran.
6. Uji coba sistem
Sebelum program diterapkan, maka terlebih dahulu bebas dari kesalahan-kesalahan oleh karena itu program harus diuji terlebih dahulu untuk mengetahui kesalahan yang mungkin terjadi, mengetahui apakah program dapat menerima data dengan baik dapat memprosesnya dengan baik serta dapat menghasilkan pengeluaran (output) yang benar. Sasaran dari pengujian adalah untuk mendeteksi setiap kekeliruan pemrosesan yang ada dalam sistem sehingga hal ini dapat diperbaiki sebelum dipakai.
7. Hasil dari rancangan sistem.
Hasil dari rancangan sistem akan ditampilkan per-record dan dapat dilihat pada bagian lampiran.
Proses penyusunan sistem informasi terdiri dari 4 fase yaitu : 1. Analis sistem
Langkah-langkah yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem dalam menganalisa sistem yang sedang berjalan untuk perancangan sistem baru adalah :
a. Mempelajari masalah dan mengajukan elternatif penyelesaian b. Menetukan tujuan sistem yang akan dibuat
16
d. Meneliti sistem yang sedang berjalan e. Menganalisis kebutuhan sistem 2. Desain Sistem
Mendesain sistem dengan tujuan untuk menyusun deskripsi sistem yang jelas dan benar.
3. Implementasi sistem.
Implementasi sistem bertujuan untuk memulai sistem baru yang telah siap dibuat dan tugas yang harus dikerjakan adalah mengkonversikan ke sistem baru atau sistem lama yang sudah diperbaharui
4. Operasi sistem.
Dalam mengoperasikan sistem yang harus dilakukan adalah melakukan pemeriksaan sistem setelah dilakukan implementasi serta melakukan pemeliharaan terhadap sistem yang baru diterapkan.
2.3 Pengolahan Data
Salah satu komponen dalam pengolahan data yang diperlukan adalah merupakan program aplikasi (program komputer) yang mana berisikan sederetan instruksi yang disusun dan dapat diterima oleh komputer. Jadi pengolahan data adalah proses untuk melakukan manipulasi dari pemakaian data agar menghasilkan informasi yang diperlukan. Secara umum pengolahan data terdiri dari tiga langkah yaitu :
1. Input (pemasukkan data). 2. Proses (pengolahan data).
Gambar 2.7. Siklus Pengolahan Data
Pengolahan data merupakan segala macam pengolahan terhadap data untuk membuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan, sehingga dapat segera dipakai, hasil pengolahan data tersebut adalah informasi.
Sewaktu merencanakan proyek penelitian, orang yang melakukan penelitian seharusnya sudah mempunyai rencana mengenai pengolahan dan desain outputnya. Pengolahan data meliputi kegiatan-kegiatan mulai dari penyiapan data sampai mengeluarkan hasil pengolahan data. Pengolahan data dengan menggunakan perangkat elektronik secara sederhana meliputi :
1. Masukan data
Data terlebih dahulu dikumpulkan, kemudian dipindahkan kesesuatu peralatan input komputer. Record data yang dihasilkan akan dibaca oleh komputer melalui bahasa pemograman yang akan diterjemahkan kedalam bahasa mesin yang akan dimengerti oleh komputer.
2. Memproses data
Ada beberapa jenis pemrosesan data antara lain : a. Sorting
Record data disusun/diurutkan sesuai dengan urutan yang diinginkan, baik numeric maupun alphabetic.
18
b. Classifying
Record data disusun dalam berbagai kelompok c. Calculating
Malakukan perhitungan dengan manipulasi aritmatika terhadap data. d. Summarizing
Menerangkan data menjadi lebih sederhana dan ringkas. e. Selecting
Mengambil record-record tertentu. 3. Hasil pengolahan.
Hasil pengolahan disajikan dalam suatu format tertentu yang berisi informasi. Output ini mungkin juga disimpan dalam suatu media yang akan digunakan untuk pengolahan selanjutnya.
4. Pemeliharaan.
Terhadap sistem yang telah selesai dibuat dapat dilakukan beberapa perubahan atau penambahan yang sesuai dengan keinganan pemakai. Pada fase pemeliharaan ini dilakukan pemeriksaan ulang pada setiap jangka waktu.
2.4 Data
dan keputusan oleh pemimpin organisasi. Data adalah fakta-fakta yang dipergunakan sebagai suatu dasar untuk perhitungan dan pengolahan meliputi serangkaian tindakan-tindakan atau operasi-operasi secara pasti mengarah suatu akhir.
Data dapat diklasifikasikan menurut jenis, sifat dan sumbernya. 1. Menurut jenis data, data terbagi dua yaitu :
a. Data hitung
Data sebagai hasil perhitungan. Yang termaksuk didalam data adalah persentase dari suatu jumlah tertentu.
b. Data ukur
Data yang menunjukkan ukuran mengenai nilai suatu hal. 2. Menurut sifat
a. Data kuantitatif.
Data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan. b. Data kualitatif.
Data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan kualitas atau sifat tertentu. Gagal atau berhasil merupakan jenis data kualitatif yang akan mendukung kualitas pelayanan data.
3. Menurut sumber data. a. Data internal.
Data asli yang merupakan hasil penelitian yang dilakukan oleh manusia itu sendiri.
b. Data eksternal.
20
Data disimpan kedalam suatu file. Sebelumnya disimpan suatu data diberi kode atau kata kunci menurut jenisnya. Pengaturan dilakukan sedemikian rupa sehingga mudah melakukan pencarian apabila diperlukan seketika. Pengkodean memegang peranan yang sangat penting. Kode yang salah akan menyebabkan data yang akan masuk ke dalam file akan salah dalam penempatannya, sehingga akan menyulitkan dalam melakukan pencarian data tersebut saat dibutuhkan.
2.5 Pengertian Sistem Informasi
2.5.1 Pengertian Sistem
Istilah sistem merupakan suatu istilah yang tidak asing lagi dan banyak digunakan secara luas pada lembaga-lembaga atau bidang-bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “SYSTEMA”. Ditinjau dari asal katanya, sistem berarti sekumpulan objek yang bekerja bersama-sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode yang digabungkan dan diatur sedemikian rupa yang berfungsi mencapai tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan yang membentuk suatu kesatuan sehingga sasaran atau tujuan sistem tersebut dapat tercapai.
Berikut ini adalah pengertian sistem menurut beberapa pendapat : 1. Menurut Enid Squire.
2. Menurut Gordon B.Davis.
Sistem adalah seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lain untuk suatu tujuan bersama.
3. Menurut T.Hani Handoko.
Sistem adalah sekumpulan elemen yang bergabung dan bergantung antara satu dengan yang lainnya. Apabila berbagai elemen tersebut berinteraksi, maka akan membentuk suatu kesatuan secara menyeluruh.
4. Menurut Robert G.Murdict.
Sistem adalah suatu kumpulan elemen yang dijadikan satu untuk satu tujuan. 5. Menurut Drs. Mulyadi.
Pada dasarnya sekelompok elemen yang erat dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan.
Dari beberapa devenisi sistem diatas yang beranekaragam, maka dapat dibuat suatu pengertian yang sederhana dari sistem yaitu kesatuan yang terdiri dari unit-unit kesatuan yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan suatu usaha tertentu.
Pada umumnya ciri-ciri sistem adalah bertujuan, punya batas, terbuka, tersusun dari subsistem, ada saling keterkaitan dan saling tergantung, merupakan satu kebulatan yang utuh, melakukan kegiatan transformasi, ada mekanisme kontrol, dan memiliki kemampuan mengatur dan menyesuaikan diri sendiri.
2.5.2 Pengertian Informasi
22
diambil kembali diolah atau sebaliknya digunakan untuk tujuan informatif, argumentasi ataupun sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Informasi ini adalah hasil proses data yang bentuknya kurang berguna menjadi data yang berguna.
Kegunaan dari informasi itu sendiri pada hakekatnya adalah untuk memberitahukan sipenerima informasi mengenai suatu masalah agar sipenerima informasi lebih dapat menguasai masalah yang dihadapinya. Informasi juga dapat mengurangi ketidakpastian tentang suatu masalah yang dapat digunakan untuk memilih resiko yang paling kecil dan keuntungan yang besar dalam pemilihan alternatif bagi suatu proses pengambilan keputusan.
Suatu informasi harus datang tepat pada waktunya dan kebenarannya dapat di jamin, sebab jika informasi datang terlambat dan kebenarannya tidak terjamin maka dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal bagi instansi.
Nilai informasi berhubungan dengan informasi, bila tidak ada pilihan atau keputusan informasi menjadi tidak diperlukan. Nilai informasi dituliskan paling berarti dalam konteks sebuah keputusan.
Dalam lingkungan sistem informasi, informasi memiliki beberapa ciri-ciri sebagai berikut :
1. Benar atau salah, ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainnya, akibatnya sama seperti yang benar.
3. Tambahan, informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif, informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah satu atau palsu sebelumnya.
5. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.
Dari defenisi-defenisi sistem dan informasi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sebagai seperangkat elemen-elemen yang sistematis terpadu dan formal yang diperoleh dari pengolahan data guna mendukung fungsi operasi untuk mengambil keputusan atau kebijaksanaan dengan tujuan tertentu. Agar perkembangan sistem informasi dapat memenuhi prinsip tepat waktu dan tepat guna maka diperlukan suatu cara untuk melaksanakannya, adapun teknis pelaksanaannya adalah pengolahan data, pemeliharaan data, penyimpanan data dan peremajaan data.
2.5.3 Peranan Komputer Dalam Sistem Informasi
24
Komputer mempunyai peran penting untuk membantu manusia dalam menyelesaikan dan memecahkan masalah yang dihadapinya. Setiap pemecahan persoalan yang dilakukan manusia, hendaknya mempunyai dua unsur yaitu :
1. Adanya fakta dan data.
2. Bagaimana proses pemecahannya.
Jika pengolahan data dilakukan secara manual, maka hal ini tidak akan menjamin ketelitian serta kebenaran hasil atau informasi yang diinginkan. Masalah pendataan dan pengolahan data dapat dipecahkan dengan mudah dan dalam waktu singkat dengan menggunakan alat bantu komputer.
Dalam hal hubungan inilah diperlukan suatu sistem pengolahan data yang cepat dan tepat untuk memberikan informasi yang sangat menjamin benarnya keputusan yang telah ditetapkan. Dilihat dari aspek praktisnya, maka tidak jarang seseorang terlambat atau belum selesai didalam pengambilan keputusan dan mendapat informasi yang cepat dalam pengolahan data secara manual. Tetapi dengan adanya pengolahan data dengan komputer hal tersebut dapat diatasi.
BAB III
DESKRIPSI PT.SARI SURYA PERWIRA MEDAN
Sejarah Perusahaan
PT.Perkebunan Nusantara IV (Persero) adalah salah satu perusahaan Badan Milik Usaha Negara (BUMN), yang didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah No.9 Tahun 1996 tentang pelabuhan perusahaan Perseroan PT.Perkebunan VIII menjadi Perusahaan Perseroan PT.Perkebunan Nusantara IV (Lembaga Negara Tahun 1996 No.5), sesuai dengan Akte Notaris Harum Kamikl, S.H.No.37 tanggal 11 Maret 1996. Kemudian sesuai dengan surat Notaris Sri Rahayu Hadi Prasetyo, S.H. diadakan perubahan akte pendirian perusahaan (vide: Tambahan Berita Negara Republik Indonesia, tanggal 25 Maret 2003 No.24), dimana kantor pusat PTPN-IV berkedudukan di Medan, Propinsi Sumatera Utara.
Visi dan Misi Perusahaan
26
Adapun Misi dari PT.Perkebunan Nusantara IV yaitu :
1. Menjalankan usaha Agribisnis perkebunan dibidang perkebunan kelapa sawit (komoditi utama), teh dan kakao, serta menghasilkan produk minyak sawit, inti sawit, teh jadi, biji kakao kering serta produk turunannya yang berkualitas untuk memberikan kepuasan bagi pelanggan.
2. Meningkatkan daya saing produk secara terus-menerus yang didukung oleh sistem, cara kerja dan lingkungan kerja yang mendorong munculnya kreativitas dan inovasi untuk peningkatan produktivitas dan efisiensi.
3. Menghasilkan laba yang berkesinambungan untuk menjamin pertumbuhan, perkembangan, dan kesehatan perusahaan serta memberikan manfaat dan nilai tambah yang optimal bagi pemegang saham, karyawan dan stakeholder lainnya.
4. Mengolah usaha secara professional untuk meningkatkan nilai perusahaan dengan berpegang teguh pada nilai-nilai etika bisnis dan senantiasa berpedoman pada tata kelola perusahaan secara sehat.
5. Memberikan perhatian dan peran yang sungguh-sungguh dalam membangun kemitraan dan mengembangkan masyarakat lingkungan serta kelestarian lingkungan hidup.
Kepegawaian
1. Sentral Kantor
Mekanisme kerja berdasarkan struktur organisasi PTP NUSANTARA IV Medan, Administratur (ADM) adalah salah satu seorang pembantu direksi yang diberikan hak untuk mengkoordinir dan mengawasi kebun/unit PTP NUSANTARA IV (PERSERO).
Administratur dibantu kepala dinas dan staf dalam menjalankan tugas-tugas perusahaan antara lain :
1. Asisten Kepala (Aska), yang bertugas untuk mengawasi organisasi Afdeiling dengan memeriksa dan melengkapi alat-alat kegiatan personil agar tingkat kewaspadaan tetap terjaga dan sebagai ganti fungsi Administratur saat tidak ada di tempat.
2. Kepala Administratur (Ka Adm), bertugas untuk mengadakan pengawasan kepada asisten gudang yang ada di perkebunan sekalipun pembukuannya.
28
4. Asisten Tehnik Umum, bertanggung jawab kepada Adm, dan mengatur pekerjaan yang menyangkut tehnik.
5. Asisten Transport, bertanggung jawab kepada pengemudi, loko, dan pembagian tugas kepada truk yang mengangkut buah dan tanaman buah segar.
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM
4.1 Sistem Kerja Yang Lama
Sistem kerja pada PT.SARI SURYA PERWIRA MEDAN yang lama adalah masih menggunakan cara kerja manual dan memakan waktu yang lama serta kurang efisien, data penggajian masih menggunakan cara cara penghitungan secara manual,. Hal itu sangat tidak efisien dan kurang efektif.
4.2 Sistem Yang Diusulkan
30
Sebelumnya perlu dirancang database yang terdiri dari tabel-tabel yang diperlukan. Desain yang baik adalah kunci menghasilkan data base yang efektif, akurat dan efisien.
4.3Data Flow Diagram
Perancangan DFD yang penulis buat dalam perancangan ini terdiri dari: Diagram Konteks, dan DFD Level Nol .
Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Informai Data Gaji Karyawan
Karyawan Personalia
Sistem Informasi Penggajian
Data Karyawan Info Data karyawan
Slip penggajian
- Data golongan - Data penggajian
Gambar 4.2 Data Flow Diagram Level Nol Sistem Informasi Data Gaji Karyawan Pada PT. Sari Surya Perwira Medan.
Karyawan Personalia
Penggajian Karyawan
Info Data karyawan Slip penggajian
Pimpinan
Laporan Karyawan
Tabel Gaji Pokok dan Tunjangan Data karyawan
1
- Data Golongan - Data penggajian
F1 Golongan
F2 Jabatan
F3 Karyawan
Pembuatan Laporan
32
4.4 Rancangan Database
Dalam hal ini penulis memberikan struktur tabel database yang penulis gunakan untuk merancang sistem informasi data penggajian karyawan, antara lain sebagai berikut:
Tabel 1. Golongan
N o. Fie ld Tipe D a t a Uk u r a n Ke t e r a n ga n
1. FkGolongan Text 2 Kode golongan
2. FnGolongan Text 30 Nam a golongan
Tabel 2. Jabatan
N o. fie ld Tipe
D a t a
Uk u r a n Ke t e r a n ga n
1. KdJabat an Text 6 Kode Jabat an
2. Nm abat an Text 30 Nam a j abat an
Tabel 3.Karyawan
N o. Fie ld Tipe D a t a Uk u r a n Ke t e r a n ga n
1. FkKaryaw an Text 9 Kode Karyaw an
2. FnKaryaw an Text 20 Nam a Kary aw an
3. FnPanggilan t ext 10 Nam a Panggilan
5. FJnsKelam in Text 10 Jenis Kelam in
6. FTpt Lahir Text 10 Tem pat Lahir
7. FTglLhr Dat e/ Tim e 15 Tanggal Lahir
8. FKJabat an Text 5 Kode Jabat an
Tabel 4. Password
N o. fie ld Tipe
D a t a
Uk u r a n Ke t e r a n ga n
1. Nuser Text 6 Nam a User
2. Pasw ord Text 10 Passw ord
Tabel 5.Penggajian
N o. Fie ld Tipe D a t a Uk u r a n Ke t e r a n ga n
1. FkTrans Text 9 Kode Trans
2. FTgl Text 20 Tanggal
3. FkKaryaw an t ext 10 Kode Karyaw an
4. FkGolongan Text 7 Kode Golongan
5. FkJabat n Text 10 Kode TEXT
6. FBln Num ber 10 Bulan
7. FTahun Num ber 10 Tahun
34
9. TGaj iKot or Num ber 10 Gaj i KOt or
10 TPot ongan Num ber 10 Pot ongan
11. SubTot al Num ber 10 SubTot al
12 Paj ak Num ber 10 Paj ak
13 TGaj iBersih Num ber 10 Gaj i Bersih
Berikut ini adalah relasi antar tabel (database relationship) yang digunakan dalam pembuatan program.
Tampilan Menu
Dalam perancangan sistem ini,terdapat satu form yang di khususkan untuk
36
Form Entry Data Jabatan
BAB V
IMPLEMENTASI SISTEM
5.1 Pengertian dan Tujuan Implementasi
Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui dan menyutujui, mengistal dan memulai menggunakan sistem yang baru atau sistem yang diperbaiki.
Tujuan dari implementasi sistem adalah sebagai berikut :
1. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain system yang disetujui.
2. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program dan prosedur yang diperlukan oleh dokumen desain sistem yang disetujui.
3. Memastikan bahwa personal dapat mengoperasikan sistem baru. 4. Memperhitungkan bahwa sistem memenuhi permintaan pemakai. 5. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan dengan benar.
Dengan memilih pendekatan implementasi sistem yang digunakan untuk desain data penggajian ini penulis menggunakan implementasi secara langsung terhadap sistem yang ada. Hal ini disebabkan karena sistem kepegawaian pada
5.2 Penerapan Sistem
Agar dapat memeperoleh hasil yang telah direncanakan dan demi mencapai keinginan yang dimaksud dalam perancangan atau desain sistem yang telah penulis buat ini tentunya membutuhkan beberapa komponen untuk menunjang proses pengerjaannya, antara lain :
1. Hardware (Perangkat Keras)
Hardware adalah seluruh komponen-komponen peralatan yang membentuk suatu sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan komputer dapat melaksanakan tugasnya. Dalam penyusunan sistem informasi ini, penulis membutuhkan hardware sebagai berikut :
a. CPU (Central Processing Unit), merupakan jantung dari komputer, komponen yang merupakan pusat pengolahan data serta pusat pengontrolan dari keseluruhan dari sistem komputer yang melaksanakannya.
b. Memory, merupakan tempat penampungan atau sebagai ruang dalam penyimpanan data. Memory yang dipakai yaitu dengan kapasitas 512MB.
c. Monitor, merupakan sebagai media tampilan. Monitor yang di gunakan yaitu Samsung dengan ukuran 15 inch.
d. Harddisk, merupakan tempat penyimpanan data. Besar kapasitas yang di pakai 120 GB dengan rpm 7200.
e. Keyboard & Mouse
f. Prosesor Intel SantaRosa 1.8 Ghz
40
5. Software (Perangkat Lunak)
Dengan adanya fasilitas hardware (perangkat keras) atau komputer, tentu tidak akan dapat memecahkan masalah (problem) atau tidak dapat digunakan tanpa adanya bantuan penuh dari software (perangkat lunak).
Yang dimaksud dengan software adalah komponen dari pada sistem pengolahan data yang diluar dari peralatan komputernya sendiri. Adapun software yang digunakan penulis dalam membuat system informasi ini adalah sebagai berikut :
a. Operasi sistem yang digunakan adalah Microsoft Windows.
b. Bahasa pemograman yang digunakan adalah bahasa pemograman Visual Basic 6.0.
c. Data yang akan diolah penulis untuk membuat sistem informasi kepegawaian.
6. Brainware
Faktor Brainware dalam hal ini adalah manusia yang dibutuhkan adalah : a. Sistem analis, yaitu orang yang membentuk dan membangun fasilitas
rancangan sistem.
b. Programer, yaitu orang yang mengerti bahasa pemograman yang digunakan dalam membuat dan membangun program.
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan
Berdasarkan dari uraian bab terdahulu maka penulis dapat mengambil kesimpulan antara lain :
1. Pengkoordinasian masalah kepegawaian dan pengolahan data-data penggajian menjadi lebih efesien, efektif, akurat, dan terarah.
2. Dengan adanya sistem penggajian maka dalam menerima gaji setiap bulannya akan lebih efektif dan efesien.
3. Dengan menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic 6.0 dapat dibuat Sistem Informasi Kepegawaian yang lebih baik, cepat dan akurat. 4. Dengan menggunakan jasa komputer yang menggunakan bantuan sistem yang
6.2. Saran
Saran dari tugas akhir ini adalah :
1. Agar adanya peningkatan skill (keahlian/keterampilan) para pegawai dalam penggunaan komputer yang sangat menentukan produktivitas kerja dari pegawai tersebut, baik software maupun hardware sehingga dapat mengoptimalkan kerja pegawai.
2. Dengan adanya penyusunan tugas akhir ini dapat diharapkan berguna bagi para mahasiswa yang akan terjun langsung ketengah-tengah masyarakat.
44
DAFTAR PUSTAKA
Alexander, Hengky.2004. Membangun Sistem Database dengan Visual basic 6.0 dan Access 2000. Jakarta: PT.Elex Media Komputindo.
