PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN
PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT SARI MAKMUR
TUNGGAL MANDIRI MEDAN MENGGUNAKAN VISUAL
BASIC 6.0
TUGAS AKHIR
M YUDHA SYAHFITRA
112406035
PROGRAM STUDI D3 TEKNIK INFORMATIKA
DEPARTEMEN MATEMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN
PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. SARI MAKMUR
TUNGGAL MANDIRI MEDAN MENGGUNAKAN VISUAL
BASIC 6.0
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat memperoleh Ahli Madya
M YUDHA SYAHFITRA 112406035
PROGRAM STUDI D3 TEKNIK INFORMATIKA
DEPARTEMEN MATEMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
PERSETUJUAN
Judul : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PEMBELIAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT SARI
MAKMUR TUNGGAL MANDIRI MEDAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0
Kategori : TUGAS AKHIR
Nama : M YUDHA SYAHFITRA
Nomor Induk Mahasiswa : 112406035
Program Studi : DIPLOMA (D3) TEKNIK INFORMATIKA
Departemen : MATEMATIKA
Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Disetujui di Medan, Juni 2014
Disetujui oleh
Program Studi D3 Teknik Informatika FMIPA USU
Ketua, Pembimbing,
PERNYATAAN
SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. SARI MAKMUR TUNGGAL MANDIRI MENGGUNAKAN VISUAL
BASIC 6.0
TUGAS AKHIR
Saya mengakui bahwa tugas akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebut sumbernya.
Medan, Juni 2014
PENGHARGAAN
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Pemurah dan Maha Penyayang, dengan limpah karunia-Nya Penulis dapat menyelesaikan penysunan Tugas Akhir ini dengan judul Perancangan Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan pada PT. Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan Menggunakan Visual Basic 6.0.
.
Terimakasih penulis sampaikan kepada Bapak Prof. Dr. Saib Suwilo, M.Sc selaku pembimbing yang telah meluangkan waktunya selama penyusunan tugas akhir ini. Terimakasih kepada Ibu Dr. Elly Rosmaini, M.Si dan Bapak Syahriol Sitorus, S.Si, M.IT selaku Ketua Program Studi dan Sekretaris Program Studi D3 Teknik Informatika FMIPA USU, Bapak Prof. Dr. Tulus, M.Si dan Ibu Dr. Mardiningsih, M.Si selaku Ketua dan Sekretaris Departemen Matematika FMIPA USU, Bapak Dr. Sutarman, M.Sc Selaku Dekan FMIPA USU, seluruh Staff dan Dosen Program Studi D3 Teknik Informatika FMIPA USU, pegawai FMIPA USU dan rekan-rekan kuliah. Akhirnya tidak terlupakan kepada Ayah Drs. Riza Fithri ,SE, Ibu Elvira dan keluarga yang selama ini memberikan bantuan dan dorongan yang diperlukan. Semoga Tuhan Yang Maha Esa akan
ABSTRAK
Kajian ini bertujuan untuk membangun sistem informasi pembelian, penjualan dan persedian pada PT. Sari Makmur Tunggal Mandiri. Sistem informasi ini dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2007 .
DAFTAR ISI
Halaman
Persetujuan ii
Pernyataan iii
Penghargaan iv
Abstrak v
1.2 Permasalahan dan Batasan Masalah 1
1.3 Tujuan 2
1.4 Manfaat 3
1.5 Metodologi Penelitian 3
Bab 2 Tinjauan Pustaka 5
2.1 Pengertian Sistem Informasi 5
2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem 8
2.3 Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan 11
2.3.1 Sistem Informasi Pembelian 11
2.3.2 Sistem Informasi Penjualan 15
2.3.3 Sistem Informasi Persediaan 19
2.4 Alat Perancangan 24
2.4.1 Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data(DAD) 24
2.4.2 Flow of Document 27
2.5 Data Dictionary atau Kamus Data 30
2.6 Data Base atau Basis Data 30
2.7 Normalisasi 32
2.8 Gambaran Perusahaan 36
2.8.1 Sejarah Singkat Perusahaan 36
2.8.2 Struktur Organisasi 36
Bab 3 Metodologi Penelitian 42
3.1 Metode Analisis Kebutuhan Sistem Informasi 42
3.2.2. Kamus Data 51
3.2.3. Perancangan Output 52
3.2.3.1 Rancangan Daftar Barang 52
3.2.3.2 Rancangan Daftar Supplier 53
3.2.3.3 Rancangan Daftar Customer 53
3.2.3.4 Rancangan Laporan Pembelian Per Tanggal 54 3.2.3.5 Rancangan Laporan Pembelian Per Supplier 54 3.2.3.6 Rancangan Laporan Pembelian Per Barang 55 3.2.3.7 Rancangan Laporan Penjualan Per Tanggal 56 3.2.3.8 Rancangan Laporan Penjualan Per Customer 56 3.2.3.9 Rancangan Laporan Penjualan Per Barang 57 3.2.3.10 Rancangan Laporan Persediaan 58
3.2.3.11 Rancangan Faktur Penjualan 58
3.2.4. Perancangan Input 59
3.2.4.1 Rancangan Form Input Data Barang 60 3.2.4.2 Rancangan Form Input Data Supplier 60 3.2.4.3 Rancangan Form Input Data Customer 62 3.2.4.4 Rancangan Form Input Data Pembelian 63
4.2.1 Keuntungan dan Kelemahan Sistem Bejalan 82 4.2.2 Keunggulan dan Kelemahan Sistem Usulan 82
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam diagram aliran data 24 Tabel 2.2 Simbol-simbol dalam bagan alir dokumen 27
Tabel 2.3 Simbol-simbol kamus data 30
Tabel 2.4 Simbol hubungan entitas dan artinya 30
Tabel 3.1 Tabel Barang 66
Tabel 3.2 Tabel Supplier 67
Tabel 3.3 Tabel Customer 67
Tabel 3.4 Tabel Pembelian 67
Tabel 3.5 Tabel Detail Pembelian 67
Tabel 3.6 Tabel Penjualan 67
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Tujuh tahap siklus hidup pengembangan sistem 11
Gambar 2.2 Sistem Pembelian Kredit 13
Gambar 2.3 Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan) 14
Gambar 2.4 Sistem Penjualan Kredit 17
Gambar 2.5 Ilustrasi sederhana dari Dalton Company 19 Gambar 2.6 Perhitungan HPP dengan Metode FIFO 21 Gambar 2.7 Penghitungan HPP dengan Metode LIFO 22 Gambar 2.8 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Produk Jadi 23 Gambar 2.9 Hubungan tidak normal yang asli dari LAPORAN-
PENJUALAN dipisahkan dalam dua hubungan,
SALES (3NF) dan PELANGGAN-SALES (1NF) 32 Gambar 2.10 Hubungan PELANGGAN-SALES dipisah ke dalam
hubungan yang dinamakan GUDANG PELANGGAN (2NF) dan hubungan yang dinamakan PENJUALAN
(1NF) 33
Gambar 2.11 Hubungan GUDANG-PELANGGAN dipisah ke dalam dua hubungan yang dinamakan PELANGGAN (1NF)
ABSTRAK
Kajian ini bertujuan untuk membangun sistem informasi pembelian, penjualan dan persedian pada PT. Sari Makmur Tunggal Mandiri. Sistem informasi ini dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2007 .
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pembelian dan penjualan merupakan kegiatan yang mempengaruhi jumlah persediaan. Pembelian akan menambah jumlah persediaan, sedangkan penjualan akan menguranginya. Ketiga hal tersebut saling berkaitan dan merupakan inti kegiatan perusahaan. Informasi yang dihasilkan akan membantu manajer dalam memutuskan jumlah persediaan yang akan dibeli, maupun jumlah yang tersedia untuk dijual, serta mengontrol dan mengawasi jumlah aset persediaan perusahaan. PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan adalah bentuk usaha perseroan terbatas yang bergerak di bidang ekspor bahan rempah-rempah seperti gambir, pinang, kopra, paring dan cengkeh. Saat ini, pencatatan atas transaksi pembelian dan penjualan perusahaan masih dilakukan secara manual dan bisa dikatakan kurang memadai melihat kenyataan transaksi yang terjadi relatif besar jumlahnya, sehingga agak menyita waktu bila ingin menghasilkan laporan persediaan dalam waktu singkat. Saatnya perusahaan menerapkan sistem informasi pembelian, penjualan dan persediaan secara komputerisasi untuk mengatasi hal tersebut.
Berdasarkan uraian-uraian di atas, penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan Pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan Menggunakan
1.2 Permasalahan dan Batasan Masalah
Adapun masalah yang terdapat pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan adalah pencatatan transaksi pembelian dan penjualan dilakukan melalui Microsoft ExcelTM sehingga menyita waktu ketika akan dilakukan pengecekan data kembali maupun pencarian data. Selain itu, pemrosesan laporan persediaan sering mengalami keterlambatan.
Dengan keterbatasan waktu dan agar pembahasan tidak menyimpang dari tujuan, maka Penulis melakukan pembatasan masalah sebagai berikut:
1. Transaksi pembelian dan penjualan bersifat tunai.
2. Persediaan yang dibahas menggunakan Metode Harga Rata-rata (Average Cost).
3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dengan Microsoft Office Access 2007 sebagai format databasenya dan Seagate Crystal Report untuk merancang laporannya.
4. Informasi yang dihasilkan berupa laporan pembelian (per tanggal, per
supplier, per produk), laporan penjualan (per tanggal, per customer, per
produk) dan kartu stock.
1.3 Tujuan
mengolah data dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan pembelian, penjualan dan persediaan.
1.4 Manfaat
Adapun manfaat yang bisa diperoleh dari penelitian ini adalah rancangan sistem yang baru akan dapat mengatasi masalah efisiensi dan ketepatan penggunaan waktu dalam memproses laporan pembelian, penjualan dan persediaan pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan.
1.5 Metodologi Penelitian
Untuk menyusun tugas akhir ini, penulis melakukan penerapan metode penelitian dalam memperoleh data – data yang dibutuhkan sehingga penyusunan tugas akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. adapun metode penelitian yang penulis lakukan adalah sebagai berikut :
1. Penelitian Lapangan
2. Penelitian Pustaka
Penelitian yang dilakukan penulis di perpustakaan dan internet untuk mendapatkan bahan teoritis untuk membangun sistem informasi yang efektif dan efisien.
3. Pengumpulan Data
Pada tahap ini penulis mengumpulkan semua data yang telah diperoleh dan mengelompokkan data ke dalam beberapa bagian, agar dapat mempermudah dalam perancangan sistem pembelian, penjualan dan persediaan pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan.
4. Mendesain Sistem Pembelian, Penjualan dan Persediaan
Setelah terkumpul data, penulis akan mendesain sistem pembelian, penjualan dan persediaan sesuai dengan data – data yang telah diperoleh.
5. Menguji Sistem Pembelian, Penjualan dan Persediaan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Sistem merupakan sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. (James A. O’Brien, 2005, 29)
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Tata Sutabri, 2004, 9)
Dari definisi dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu:
a. Setiap sistem terdiri dari berbagai unsur.
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem yang bersangkutan.
c. Unsur-unsur di dalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. (Tata Sutabri, 2004, 9)
Menurut Tata Sutabri, informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. (Tata Sutabri, 2004, 18)
Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu: a. Informasi Strategis
Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dsb.
b. Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.
c. Informasi Teknis
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi pensediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian.
(Tata Sutabri, 2004, 17)
Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi, antara lain : 1. Menambah pengetahuan
2. Mengurangi ketidakpastian 3. Mengurangi resiko kegagalan
5. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.
(Edhy Sutanta, 2003, 11)
Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya, yaitu sebagai berikut:
1. Kemudahan dalam memperoleh 2. Sifat luas dan kelengkapannya 3. Ketelitian (accuracy)
4. Kecocokan dengan pengguna (relevance) 5. Ketepatan waktu
6. Kejelasan (clarity)
7. Fleksibilitas / Keluwesannya 8. Dapat dibuktikan
9. Tidak ada prasangka 10.Dapat diukur
(Edhy Sutanta, 2003, 13)
Terdapat banyak definisi mengenai sistem informasi, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:
menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. (Abdul Kadir, 2003, 11)
b. Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, 2004, 36)
2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid1, 11)
Siklus hidup pengembangan sistem dibagi ke dalam tujuh tahap, yang dilakukan secara simultan, berulang dan saling tumpang tindih, yaitu (Kenneth E.Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid1, 11-15):
1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
2. Menentukan syarat-syarat
Dalam tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di antara perangkat-perangkat yang dipergunakan untuk menetapkan syarat-syarat informasi di dalam bisnis di antaranya ialah menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara, mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor, dan prototyping.
3. Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem
Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi, perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram alir data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
Dalam tahap kelima dari siklus hidup pengembangan sistem, penganalisis bekerja bersama-sama dengan pemrogram untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa teknik terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana struktur, Nassi-Shneiderman charts, dan pseudocode. Penganalisis sistem menggunakan salah satu dari semua perangkat ini untuk memprogram apa yang perlu diprogram.
6. Menguji dan mempertahankan sistem
Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem.
7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem
Gambar 2.1 Tujuh tahap siklus hidup pengembangan sistem Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 11
2.3 Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan
2.3.1 Sistem Informasi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negri. (Mulyadi, 2001, 299)
Transaksi pembelian secara umum dapat dikategorikan sebagai berikut: 1. Pembelian Tunai
Pembelian yang pelunasannya dilaksanakan pada saat terjadinya transaksi jual beli.
7. Mengimplementasi-kan dan mengevaluasi sistem
6. Menguji dan mempertahankan sistem
4. Merancang sistem yang direkomendasikan 3. Menganalisis kebutuhan–kebutuhan sistem
2. Menentukan syarat- syarat 1. Mengidentifikasi
masalah, peluang, dan tujuan
2. Pembelian Kredit
Pembelian yang proses pelunasannya dilakukan secara berkala sesuai dengan kesepakatan pihak penjual dan pembeli.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali ( reorder-point).
b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok. c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok. d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu. e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian. (Mulyadi, 2001, 303)
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. (Mulyadi, 2001, 299)
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini: 1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. 2. Fugnsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok. 3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
(Mulyadi, 2001, 300)
Mulai
Bagian Pembelian
Catatan:
SPP : Surat Permintaan Pembelian SOP : Surat Order Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga PH : Perbandingan Harga
T
Harga Diterima daripemasok
Membuat
LPB : Laporan Penerimaan Barang
4 8 9 Bagian Kartu Persediaan` Bagian Penerimaan
2.3.2 Sistem Informasi Penjualan
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa yang bisa dikategorikan sebagai berikut:
1. Penjualan Tunai
Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. (Mulyadi, 2001, 202)
2. Penjualan Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. (Mulyadi, 2001, 202) 3. Penjualan Konsinyasi
Penyerahan fisik barang-barang oleh pihak pemilik kepada pihak lain yang bertindak sebagai agen penjual, secara hukum dapat dinyatakan bahwa hak atas barang-barang ini tetap berada di tangan pemilik sampai barang-barang ini dijual oleh pihak agen penjual. (Allan R.Drebin, 1999, 158)
4. Penjualan Leasing (Sewa Beli)
Jasa sewa barang yang menetapkan syarat-syarat pilihan pengalihan hak atas barang kepada pemakai oleh pemiliknya di akhir masa sewa. (Skousen, Stice, Stice, 2000, 860)
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan adalah sebagai berikut:
b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli.
e. Kuantitas produk yang dijual.
f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. g. Otoritas pejabat yang berwenang.
(Mulyadi, 2001, 205)
Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi penjualan adalah: 1. Fungsi kredit
Fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kredit kepada pelanggan terpilih.
2. Fungsi penjualan
Fungsi penjualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan.
3. Fungsi gudang
Fungsi gudang menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
4. Fungsi pengiriman
5. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi berdasarkan faktur penjualan.
6. Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik.
(Mulyadi, 2001, 204)
Membuat
Bagian Piutang Bagian Kartu Persediaan 9
2.3.3 Sistem Informasi Persediaan
Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian dan sistem akuntansi biaya produksi. (Mulyadi, 2001, 553)
Bermacam-macam metode telah berkembang guna membuat alokasi antara harga pokok penjualan dan persediaan. Metode-metode yang paling umum adalah:
1. Identifikasi khusus (specific identification) 2. Biaya rata-rata (average cost)
3. Masuk pertama, keluar pertama (first-in, first-out—FIFO) 4. Masuk terakhir, keluar pertama (last-in, first-out—LIFO)
Keempat metode akan diilustrasikan memakai contoh sederhana dari Dalton Company. Dalton tidak memiliki persediaan awal pada tahun 2005.
Jumlah Unit Biaya Per Unit Total Biaya Pembelian:
1 Januari………….. 200 $10 $2,000
23 Maret………….. 300 $12 $3,600
15 Juli……….. 500 $11 $5,500
6 November……… 100 $13 $1,300
Total Pembelian……… 1.100 $12,400
Penjualan: 700 unit dengan harga $15 per unit. Untuk singkatnya, asumsikan bahwa semua penjualan terjadi pada tanggal 31 Desember.
Identifikasi Khusus
Metode identifikasi khusus memerlukan suatu cara untuk mengidentifikasi biaya historis dari unit persediaan. Dengan identifikasi khusus, arus biaya yang dicatat disesuaikan dengan arus fisik barang. (K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 668)
Metode Harga Rata-rata
Metode harga rata-rata membebankan harga rata-rata yang sama ke setiap unit. Contohnya, biaya rata-rata tertimbang dari setiap unit untuk Dalton Company akan dihitung sebagai berikut:
Total pembelian: 1.100 unit dengan total biaya sebesar $12,400
Harga rata-rata tertimbang: $12,400/1.100 unit = $11,27 per unit (dibulatkan) (K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 669)
Metode Masuk Pertama, Keluar Pertama (first- in, first-out—FIFO)
Dalton Company Metode FIFO
Perhitungan Harga Pokok Penjualan
Jumlah Unit Biaya Per Unit Total Biaya Batch yang dibeli pada:
1 Januari ……….. 200 $10 $2,000
23 Maret………... 300 $12 $3,600
15 Juli………….. 200 $11 $2,200
Total harga pokok penjualan 700 $ 7,800
Gambar 2.6 Perhitungan HPP dengan Metode FIFO Sumber: K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 670
Metode Masuk Terakhir, Keluar Pertama (last-in, first-out—LIFO)
Metode masuk terakhir, keluar pertama (last-in, first-out—LIFO) didasarkan pada asumsi bahwa barang yang paling barulah yang terjual. Untuk Dalton Company harga pokok penjualan metode LIFO dihitung sebagai berikut:
Dalton Company Metode LIFO
Perhitungan Harga Pokok Penjualan
Jumlah Unit Biaya Per Unit Total Biaya Batch yang dibeli pada:
6 November ……….. 100 $13 $1,300
15 Juli…….………... 500 $11 $5,500
23 Maret..………….. 100 $12 $1,200
Total harga pokok penjualan 700 $ 8,000
Gambar 2.7 Penghitungan HPP dengan Metode LIFO Sumber: K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 671
Perhatikan bahwa hanya 100 unit dari pembelian tanggal 23 Maret yang diasumsikan terjual; sedangkan 200 unit yang tersisa diasumsikan sebagai persediaan akhir. (K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 671)
Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan adalah:
1. Prosedur pencatatan produk jadi.
2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual.
3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli.
5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.
6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok.
7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.
8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang.
9. Sistem penghitungan fisik persediaan. (Mulyadi, 2001, 559)
Berikut adalah contoh dari bagan alir dokumen prosedur pencatatan produk jadi:
KHPP : Kartu Harga Pokok Produk LPS : Laporan Produk Selesai
2.4 Alat Perancangan
2.4.1 Data F low Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data(DAD)
Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Diagram Aliran Data (DAD), penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. Dengan menggunakan kombinasi dari empat simbol, penganalisis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bisa menampilkan dokumentasi sistem yang solid. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 263)
Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan dalam diagram aliran data: Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam diagram aliran data
Simbol Arti Contoh
Entitas Mahasiswa
Aliran data
Proses Membuat
record mahasiswa
Penyimpanan data
Master Mahasiswa D3
Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 265
MENCIPTAKAN DIAGRAM KONTEKS
Diagram Konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses
tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran data menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan pengguna dan sebagai hasil analisis dokumen. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 267)
MENGGAMBAR DIAGRAM 0 (LEVEL BERIKUTNYA)
Diagram 0 adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses. Memasukkan lebih banyak proses pada level ini akan terjadi dalam suatu diagram yang kacau yang sulit dipahami. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan bawah. Penyimpanan data-penyimpanan data utama dari sistem (mewakili file-file master) dan semua entitas eksternal dimasukkan ke dalam Diagram 0. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 268)
MENCIPTAKAN DIAGRAM ANAK (TINGKAT YANG LEBIH
MENDETAIL)
Setiap proses dalam Diagram 0 bisa dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada Diagram 0 yang dikembangkan itu disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut
child diagram (diagram anak). Aturan utama untuk menciptakan diagram anak,
menghasilkan keluaran atau menerima masukan dimana proses induknya juga tidak menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju atau keluar dari proses induk harus ditunjukkan mengalir ke dalam atau keluar dari diagram anak. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 268)
2.4.2 F low of Document
Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Gambar 2.3 melukiskan simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu. (Mulyadi, 2001, 60)
Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing:
Tabel 2.2 Simbol-simbol dalam bagan alir dokumen
Simbol Arti Keterangan
Dokumen
Simbol ini menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi
1 2
Dokumen dan tembusannya
Simbol ini menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas.
Catatan
Simbol ini menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam
Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama.
Penghubung pada halaman yang berbeda
Kegiatan manual
Simbol ini menggambarkan kegiatan manual, seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir.
Keterangan, komentar
Sistem ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
Simbol Arti Keterangan
Arsip sementara
Simbol ini menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti almari arsip dan kotak arsip.
Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut ini:
A = menurut abjad N = menurut nomor urut
T = kronologis, menurut tanggal Arsip
permanen
Simbol ini menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi.
On-line computer
process
Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line.
Keying (typing,
verifying)
Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.
Pita magnetik
(magnetic tape)
Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik
On-line storage
Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memory komputer)
Ya
Tidak
Keputusan
Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.
Garis alir (flowline)
Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.
Persimpangan garis alir
melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut.
Mulai/berakhir (terminal)
Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi. Sumber: Mulyadi, 2001, 60
2.5 Data Dictionary atau Kamus Data
Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data, suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan analisis dan desain. Sebagai suatu dokumen, kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasikan istilah-istilah data tertentu, dan menjelaskan apa arti setiap istilah yang ada. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 333)
Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan dalam kamus data: Tabel 2.3 Simbol-simbol kamus data
Notasi Keterangan = Terdiri dari
+ Dan
{ } Elemen-elemen repetitif (kelompok berulang) [ ] Salah satu dari dua situasi tertentu
( ) Pilihan (boleh dikosongkan)
Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 338
2.6 Data Base atau Basis Data
berbagai aplikasi. Inti dari basis data adalah database management system
(DBMS), yang membolehkan pembuatan, modifikasi, dan pembaharuan basis data; mendapatkan kembali data; dan membangkitkan laporan. (Kenneth E. Kendall & Julie E. Kendall, 2003, Jilid 2, 128)
Tujuan basis data yang efektif yaitu:
1. Memastikan bahwa data dapat dipakai di antara pemakai untuk berbagai aplikasi.
2. Memelihara data baik keakuratan maupun kekonsistenannya.
3. Memastikan bahwa semua data yang diperlukan untuk aplikasi sekarang dan yang akan datang akan disediakan dengan cepat.
4. Membolehkan basis data untuk berkembang dan kebutuhan pemakai untuk berkembang.
5. Membolehkan pemakai untuk membangun pandangan personalnya tentang data tanpa memperhatikan cara data disimpan secara fisik.
(Kenneth E. Kendall & Julie E. Kendall, 2003, Jilid 2, 128)
Berikut adalah simbol hubungan entitas beserta penjelasan dan artinya: Tabel 2.4 Simbol hubungan entitas dan artinya
Simbol Penjelasan Resmi Arti Sebenarnya
Entitas Sekelompok orang, tempat, atau sesuatu Entitas terhubung
Digunakan untuk menghubungkan dua
entitas Entitas atribut Digunakan untuk
Ke 0 atau 1 hubungan Hanya satu atau nol Ke lebih dari 1 hubungan Lebih besar dari satu Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 133
2.7 Normalisasi
Normalisasi adalah transformasi tinjauan pemakai yang kompleks dan data tersimpan ke sekumpulan bagian-bagian struktur data yang kecil dan stabil. Di samping menjadi lebih sederhanan dan lebih stabil, struktur data yang dinormalisasikan lebih mudah diatur daripada struktur data lainnya. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145)
Tahapan normalisasi yaitu: 1. Tahapan Pertama
Contoh:
Gambar 2.9 Hubungan tidak normal yang asli dari LAPORAN-PENJUALAN dipisah ke dalam dua hubungan, SALES (3NF) dan PELANGGAN-SALES (1NF)
2. Tahapan Kedua
Tahap kedua menjamin bahwa semua atribut bukan kunci sepenuhnya tergantung pada kunci utama. Semua ketergantungan parsial diubah dan diletakkan dalam hubungan lain. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145)
19242 Ranier Company 3 Bismarck
18841 R. W. Flood Inc 2 Superior
18899 Seward Systems 2 Superior
19565 Stodola’s Inc. 1 Plymouth
Gambar 2.10 Hubungan PELANGGAN-SALES dipisah ke dalam hubungan yang dinamakan GUDANG PELANGGAN (2NF) dan hubungan yang dinamakan
PENJUALAN (1NF)
3. Tahapan Ketiga
Tahap ketiga mengubah ketergantungan transitif manapun. Suatu ketergantungan transitif adalah sesuatu di mana atribut bukan kunci tergantung pada atribut bukan kunci lainnya. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, GUDANG PELANGGAN
GUDANG
Gambar 2.11 Hubungan GUDANG-PELANGGAN dipisah ke dalam dua hubungan yang dinamakan PELANGGAN (1NF) dan GUDANG (1NF)
Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 153 Berikut adalah gambaran tahapan yang dilakukan dalam normalisasi:
Tahap 1 Menghilangkan kelompok terulang
Tahap 2 Mengubah ketergantungan parsial
Tahap 3 Mengubah ketergantungan transitif
Hubungan tidak normalisasi
Gambar 2.12 Tahapan Normalisasi
2.8 Gambaran Perusahaan
2.8.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Sari Makmur Tunggal Mandiri merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang ekspor hasil-hasil pertanian. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1995. Dalam menjalankan aktivitasnya, perusahaan berlokasi di jalan Kompos No.110 A Medan Binjai km 12.
Produk yang dijual perusahaan seperti cokelat, jenis-jenis kopi dan juga pohon cokelat dan kopi. Perusahaan memproduksi sendiri rempah-rempah cokelat dan kopi. Selanjutnya, tanaman cokelat dan kopi diekspor dalam jumlah partai besar (grosir) ke beberapa negara seperti India, Bangladesh, Pakistan, dan sekitarnya sesuai dengan permintaan.
2.8.2 Struktur Organisasi
PT Sari Makmur Tunggal Mandiri menerapkan struktur organisasi garis
(line organization). Staff dalam organisasi diberi wewenang, tugas dan tanggung
jawab agar tercipta keselarasan dalam organisasi.
Manajer
Gambar 2.13 Struktur Organisasi PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Sumber : PT Sari Makmur Tunggal Mandiri
Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi PT Sari Makmur Tunggal Mandiri adalah sebagai berikut:
1. Direktur
Tugas Direktur adalah:
a. Mengusahakan dan menjamin terlaksananya usaha dan kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuan dan bidang usahanya.
b. Menentukan garis besar kebijaksanaan umum dan program kerja perusahaan.
c. Merencanakan, menganalisa, mengevaluasi dan menilai kegiatan-kegiatan yang berlangsung pada perusahaan berdasarkan laporan manajer dan pengamatan langsung.
2. Manajer
Tugas Manajer adalah:
a. Mengambil keputusan penting yang berkaitan dengan rutinitas operasi perusahaan.
b. Mengkoordinasi dan mengawasi aktivitas secara menyeluruh. c. Menilai hasil kerja bawahan.
d. Bertanggung jawab kepada Direktur.
3. Kepala Bagian Pembukuan
Tugas Kepala Bagian Pembukuan adalah:
a. Mengawasi pencatatan semua transaksi yang terjadi. b. Memeriksa kelengkapan dari bukti pendukung transaksi. c. Menyediakan laporan keuangan bagi manajer.
Kepala Bagian Pembukuan membawahi dua bagian yaitu: (i) Staf Administrasi
Tugas Staf Administrasi adalah:
a. Mengetik surat-surat yang diperlukan.
b. Mencatat transaksi pembelian dan penjualan ke jurnal.
c. Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas maupun bank ke jurnal.
d. Mengarsip bukti-bukti pendukung. (ii) Staf GL (General Ledger)
Tugas Staf GL adalah:
a. Memindahkan jurnal ke buku besar.
b. Membuat neraca saldo per periode akuntansi. c. Menyusun laporan keuangan.
4. Kepala Bagian Pembelian
Tugas Kepala Bagian Pembelian adalah:
a. Melakukan pembelian atas persediaan dan barang keperluan kantor lainnya..
b. Menangani dokumen-dokumen pembelian. c. Bertanggung jawab kepada manajer.
Kepala Bagian Pembelian membawahi dua bagian yaitu: (i) Kepala Gudang
a. Melaksanakan pencatatan atas keluar masuknya barang setiap hari.
b. Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang di gudang. c. Bertanggung jawab atas barang-barang yang ada di gudang. (ii) Kepala Persediaan Barang
Tugas Kepala Persediaan Barang adalah: a. Menyediakan laporan kartu stok persediaan.
b. Mengendalikan jumlah persediaan yang ada di gudang.
Kepala Bagian Penjualan
Tugas Kepala Bagian Penjualan adalah:
d. Melaksanakan target penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan. e. Mencari pasar potensial lain untuk memasarkan barang yang dijual. f. Bertanggung jawab kepada manajer.
Kepala Bagian Penjualan membawahi staf penjualan yang memiliki tugas:
a. Menerima pesanan barang dari pelanggan.
b. Mengkonfirmasikan ke bagian persediaan barang mengenai persediaan yang dipesan pelanggan dengan jumlah yang ada di gudang.
c. Menyiapkan faktur penjualan.
5. Kepala Bagian Keuangan
a. Menyusun rencana keuangan perusahaan jangka pendek dan jangka panjang.
b. Mengawasi dan mengendalikan sumber dana dan penggunaan dana secara efektif.
c. Menyerahkan laporan harian kas dan bank ke bagian pembukuan. d. Bertanggung jawab kepada manajer
Kepala Bagian Keuangan membawahi kasir yang memiliki tugas: a. Menerima dan mengeluarkan kas.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Metode Analisis Kebutuhan Sistem Informasi
Dalam merancang sistem pembelian, penjualan dan persediaan pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri, penulis melakukan pengumpulan data dan analisa sistem berjalan pada perusahaan untuk membantu penulis dalam penelitian ini.
3.1.1 Teknik Pengumpulan data
Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan pengumpulan data dengan cara sebagai berikut:
1. Sampling dan Investigasi
Penulis mengumpulkan beberapa dokumen seperti faktur pembelian, faktur penjualan, laporan penjualan, laporan pembelian dan laporan persediaan yang ada pada perusahaan bagian pembelian, penjualan dan persediaan untuk dianalisis.
2. Wawancara
3. Observasi
Observasi dilakukan dengan mengamati kegiatan perusahaan di bagian pembelian dan penjualan untuk mengetahui prosedur pembelian dan penjualan pada perusahaan.
3.1.2 Analisa Sistem Berjalan
3.1.2.1 Analisa Dokumen Masukan
Adapun dokumen–dokumen yang digunakan perusahaan dalam sistem pembelian dan penjualan adalah sebagai berikut:
a. Faktur Penjualan
Faktur penjualan PT Sari Makmur Tunggal Mandiri dibuat dalam bahasa Inggris, karena perusahaan bergerak dalam bidang ekspor dan pelanggannya merupakan orang-orang asing. Faktur penjualan yang ada sudah cukup memadai karena menampilkan tanggal transaksi, nomor faktur, nama dan alamat pelanggan, keterangan barang transaksi, jumlah unit, harga per unit serta total harga transaksi.
b. Faktur Pembelian
3.1.2.2 Analisa Prosedur
Dalam menganalisa prosedur pembelian, penjualan dan persediaan pada perusahaan, penulis menggunakan alat bantu berupa Flow Of Document (FOD). Setelah melakukan pengamatan dan wawancara dengan beberapa personil dalam perusahaan, penulis menyajikan gambaran atas prosedur tersebut sebagai berikut.
Faktur Penj 2
Berikut adalah penjelasan dari prosedur tersebut:
Pembelian
Bagian pembelian membuat data pembelian yang diberikan ke supplier. Selanjutnya atas transaksi pembelian yang terjadi, supplier memberikan faktur pembelian ke bagian pembelian. Dari faktur tersebut, bagian pembelian mencatat nilai transaksi dan dihasilkan laporan pembelian yang akan diberikan ke bagian persediaan dan manajer.
Penjualan
Bagian penjualan menerima data order penjualan dari customer. Atas pesanan tersebut, dibuatlah faktur penjualan yang akan dikirimkan ke
customer bersamaan dengan penyerahan barang. Kemudian bagian
penjualan mencatat transaksi penjualan yang terjadi dan dihasilkan laporan penjualan yang akan diserahkan ke bagian persediaan dan manajer.
Persediaan
Dari laporan pembelian dan laporan penjualan yang diterima masing-masing dari bagian pembelian dan penjualan, dibuatlah laporan persediaan yang akan diserahkan kepada manajer.
3.1.2.3 Analisa Laporan
1. Laporan Pembelian
Laporan ini menampilkan tanggal pembelian, no faktur, nama supplier, jenis persediaan, kuantitas, harga per unit dan jumlah harga yang dibeli.
Laporan disajikan kepada manajer setiap bulannya menurut urutan kronologis. Bila manajer ingin mengetahui berapa banyak persediaan yang dibeli dari masing-masing supplier, staf yang bersangkutan harus mensortir kembali laporan tersebut menurut nama supplier. Begitupun halnya, bila manajer ingin mengetahui banyaknya kuantitas dari masing–masing persediaan yang dibeli selama sebulan, laporan tersebut harus disortir kembali menurut jenis persediaan. Berikut adalah tampilan dari laporan pembelian.
Gambar 3.2 Laporan Pembelian Sumber : PT Sari Makmur Tunggal Mandiri
2. Laporan Penjualan
Laporan ini menampilkan tanggal terjadinya transaksi penjualan, nama
customer, persediaan yang terjual, nomor invoice, kuantitas yang terjual,
Sama halnya dengan laporan pembelian, laporan penjualan juga disajikan menurut urutan kronologisnya dan harus disortir kembali menurut nama
customer maupun jenis persediaan bila ada permintaan dari manajer atas
laporan tersebut. Berikut adalah tampilan dari laporan penjualan.
Gambar 3.3 Laporan Penjualan Sumber : PT Sari Makmur Tunggal Mandiri
3. Laporan Persediaan
Laporan ini menampilkan stok akhir masing-masing persediaan untuk setiap bulannya. Berikut adalah tampilan dari laporan persediaan.
Laporan persediaan tersebut direkap dari rincian stok untuk masing-masing persediaan yang ditampilkan sebagai berikut.
Gambar 3.5 Laporan Stok Per Jenis Persediaan Sumber : PT Sari Makmur Tunggal Mandiri
3.2 Metode Perancangan
3.2.1 Diagram Konteks dan Data F low Diagram (DFD)
Supplier Customer
Data Supplier Data Customer
Laporan
Persediaan PenjualanLaporan
Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan
Supplier
1.1
Gambar 3.8 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pembelian
2.1
Supplier
Gambar 3.10 Data Flow Diagram Level 1 Proses Membuat Laporan
3.2.2 Kamus Data
Dari analisa sistem berjalan yang telah penulis lakukan, penulis menyimpulkan bahwa dibutuhkan suatu database untuk menyimpan data-data pada sistem pembelian, penjualan dan persediaan perusahaan. Berikut adalah kamus data yang diperlukan.
Email + No.HP + (Keterangan)
4. Data Pembelian = No.Faktur Beli + Tgl Faktur + Kode Supplier + Nama Supplier + Alamat + Kota + Negara + (Keterangan) + {Item Data Barang Beli} + Total Harga
5. Data Penjualan = No.Faktur Jual + Tgl Faktur + Kode Customer + Nama Customer + Alamat + Kota + Negara + (Keterangan) + {Item Data Barang Jual}+ Total Harga USD + Rate + Total Harga IDR 6. Item Data Barang Beli = Kode Barang + Nama Barang + Kuantitas +
Harga + Jumlah
7. Item Data Barang Jual = Kode Barang + Nama Barang + Kuantitas + Harga + Jumlah + Total Harga Average
3.2.3 Perancangan Output
3.2.3.1 Rancangan Daftar Barang
Rancangan ini menampilkan kode barang, nama barang, jenis barang dan saldo barang persediaan dalam kuantitas dan harga.
3.2.3.2 Rancangan Daftar Supplier
Rancangan ini berisikan tentang data-data supplier seperti kode supplier, nama supplier, alamat, kota, orang yang bisa dihubungi dan nomor telepon supplier.
Gambar 3.12 Rancangan Daftar Supplier
3.2.3.3 Rancangan Daftar Customer
Rancangan ini berisikan tentang data-data customer seperti kode
customer, nama customer, alamat, negara, kota, orang yang bisa dihubungi dan
nomor telepon customer.
3.2.3.4 Rancangan Laporan Pembelian Per Tanggal
Rancangan laporan ini menampilkan pembelian sesuai dengan urutan kronologisnya, yaitu per tanggal terjadinya transaksi.
Gambar 3.14 Rancangan Laporan Pembelian Per Tanggal
3.2.3.5Rancangan Laporan Pembelian Per Supplier
Gambar 3.15 Rancangan Laporan Pembelian Per Supplier
3.2.3.6 Rancangan Laporan Pembelian Per Barang
Rancangan laporan ini menampilkan pembelian yang diurut dan dikelompokkan menurut masing-masing barang.
3.2.3.7 Rancangan Laporan Penjualan Per Tanggal
Rancangan laporan ini menyajikan penjualan sesuai dengan urutan kronologisnya, yaitu per tanggal terjadinya transaksi. Jumlah penjualan ditampilkan dalam dua jenis mata uang yaitu US Dollar dan Rupiah.
Gambar 3.17 Rancangan Laporan Penjualan Per Tangga
3.2.3.8 Rancangan Laporan Penjualan Per Customer
Gambar 3.18 Rancangan Laporan Penjualan Per Customer
3.2.3.9 Rancangan Laporan Penjualan Per Barang
Rancangan laporan ini menyajikan penjualan yang diurut dan dikelompokkan menurut masing-masing barang. Jumlah penjualan ditampilkan dalam dua jenis mata uang yaitu US Dollar dan Rupiah.
3.2.3.10 Rancangan Laporan Persediaan
Rancangan laporan ini memperlihatkan saldo awal stok, jumlah yang masuk (dibeli), jumlah yang keluar (dijual) dan saldo akhir stok serta harga rata-rata stok akhir.
Gambar 3.20 Rancangan Laporan Persediaan
3.2.3.11 Rancangan Faktur Penjualan
Gambar 3.21 Rancangan Faktur Penjualan
3.2.4 Perancangan Input
Dalam setiap rancangan form terdapat dua buah tab, yaitu tab ―Input Data‖ dan tab ―Browse Data‖.
Tab ―Input Data‖ berfungsi untuk menginput data baru, menyimpannya,
menghapus data lama, me-refresh data, melihat data-data yang ada dalam database dengan mengklik ―First‖, ―Previous‖, ―Next‖, atau ―Last‖ yang terdapat di
Tab ―Browse Data‖ berfungsi menampilkan data dalam bentuk tabel.
Dalam tab ini bisa juga dilakukan pencarian data dalam tabel menurut kata kunci yang di-input oleh user.
3.2.4.1 Rancangan Form Input Data Barang
Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data yang berhubungan dengan barang persediaan.
Gambar 3.23 Rancangan Input Data Barang Tab ―Browse Data‖
3.2.4.2 Rancangan Form Input Data Supplier
Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data yang berhubungan dengan supplier.
Gambar 3.24 Rancangan Form Input Data Supplier Tab ―Input Data‖
3.2.4.3 Rancangan Form Input Data Customer
Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data yang berhubungan dengan customer.
Gambar 3.26 Rancangan Form Input Data Customer Tab ―Input Data‖
3.2.4.4 Rancangan Form Input Data Pembelian
Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data dari transaksi pembelian. Kode Supplier bisa di-input dengan memilih supplier melalui list dan nama, alamat, kota serta negara supplier
akan muncul dengan sendirinya di kotak label di bawahnya. Begitupun halnya dengan kode barang bisa dipilih melalui list dan nama barang akan muncul dengan sendirinya. Detail mengenai supplier dan nama barang tidak bisa di-input.
Gambar 3.29 Rancangan Form Input Data Pembelian Tab ―Browse Data‖
3.2.4.5 Rancangan Form Input Data Penjualan
Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data dari transaksi penjualan. Kode Customer bisa di-input dengan memilih customer melalui list dan nama, alamat, kota serta negara
customer akan muncul dengan sendirinya di kotak label di bawahnya. Begitupun
halnya dengan kode barang bisa dipilih melalui list dan nama barang akan muncul dengan sendirinya. Detail mengenai customer dan nama barang tidak bisa
di-input. Penghitungan atas total kuantitas dan total harga dalam USD dilakukan
Gambar 3.30 Rancangan Form Input Data Penjualan Tab ―Input Data‖
3.2.5 Perancangan Database
3.2.5.1 Normalisasi
Berdasarkan kamus data yang telah penulis bahas pada subbab 3.2.2, maka dapat dirancang database yang akan digunakan dalam sistem ini. Setelah dipelajari, penulis menyimpulkan bahwa telah terjadi redudansi data pada faktur pembelian dan faktur penjualan, sehingga perlu dilakukan normalisasi untuk menghilangkan data-data redudan tersebut agar menghasilkan database yang baik. Hasil normalisasi tersebut dapat dilihat sebagai berikut:
1. Normalisasi Data Pembelian
1.a. Normalisasi Pertama (1NF)
1.b. Normalisasi Ketiga (3NF) Tabel Pembelian dan Supplier
Tabel Pembelian dan Barang
Tabel Pembelian
Tabel Supplier
Tabel Pembelian dan Barang
Tabel Barang
NoFaktur TglFaktur KodeSupp NamaSupp Alamat Kota Negara Keterangan KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal TotalHarga
NoFaktur TglFaktur KodeSupp NamaSupp Alamat Kota Negara Keterangan TotalHarga
NoFaktur KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal
KodeBarang
NamaBarang
Qty Harga SubTotal TglFaktur
NoFaktur KodeSupp Keterangan TotalHarga
NamaSupp Alamat Kota Negara KodeSupp
NoFaktur
2. Normalisasi Data Penjualan
1.a. Normalisasi Pertama (1NF)
1.b. Normalisasi Ketiga (3NF) Tabel Penjualan dan Customer
Tabel Penjualan dan Barang
Tabel Penjualan
Tabel Customer
Tabel Penjualan dan Barang
Tabel Barang
NoFaktur TglFaktur KodeCust NamaCust Alamat Kota Negara Keterangan KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal TotalHarga
NoFaktur TglFaktur KodeCust NamaCust Alamat Kota Negara Keterangan TotalHarga
NoFaktur KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal
KodeBarang
NamaBarang
Qty Harga SubTotal TglFaktur
NoFaktur KodeCust Keterangan TotalHarga
NamaCust Alamat Kota Negara KodeCust
Perancangan database dilakukan dengan menggunakan Microsoft Access 2002. Desain database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur tabel. Adapun entitas yang digunakan dalam perancangan database adalah sebagai berikut.
Tabel 3.1 Tabel Barang
Field Type Size Description
KodeBarang Text 20 Kode barang
NamaBarang Text 50 Nama barang
Satuan Text 20 Satuan barang
Jenis Text 20 Jenis barang (product atau by product)
Hbeli Number Double Harga beli barang
Hjual Number Double Harga jual barang
Keterangan Text 50 Keterangan mengenai barang
Saldo Number Double Saldo akhir barang (kuantitas)
Tabel 3.2 Tabel Supplier
Field Type Size Description
KodeSupp Text 20 Kode supplier
NamaSupp Text 50 Nama supplier
Alamat Text 50 Alamat supplier
Kota Text 20 Kota
Negara Text 50 Negara
ContactP Text 50 Orang yang bisa dihubungi
NoTelp Text 20 Nomor telepon yang bisa dihubungi
Email Text 50 Email address
NoHP Text 20 Nomor hand phone
Keterangan Text 50 Keterangan mengenai supplier
Tabel 3.3 Tabel Customer
Field Type Size Description
KodeCust Text 20 Kode customer
NamaCust Text 50 Nama customer
Alamat Text 50 Alamat customer
Kota Text 20 Kota
Negara Text 50 Negara
ContactP Text 50 Orang yang bisa dihubungi
NoTelp Text 20 Nomor telepon yang bisa dihubungi
Email Text 50 Email address
NoHP Text 20 Nomor hand phone
Keterangan Text 50 Keterangan mengenai customer
Tabel 3.4 Tabel Pembelian
Field Type Size Description
NoFaktur Text 20 Nomor faktur pembelian
TglFaktur Date/Time Short Date Tanggal faktur pembelian
KodeSupp Text 20 Kode supplier
Keterangan Text 50 Keterangan atas pembelian
TotalHarga Number Double Nominal faktur
Tabel 3.5 Tabel Detail Pembelian
Field Type Size Description
NoFaktur Text 20 Nomor faktur pembelian
KodeBarang Text 20 Kode barang yang dibeli
Qty Number Double Kuantitas pembelian
Harga Number Double Harga per unit barang
Tabel 3.6 Tabel Penjualan
Field Type Size Description
NoFaktur Text 20 Nomor faktur penjualan
TglFaktur Date/Time Short Date Tanggal faktur penjualan
KodeCust Text 20 Kode customer
Keterangan Text 50 Keterangan atas penjualan
TotalHarga Number Double Nominal faktur dalam US Dollar
Rate Number Double Kurs Pajak
TotalHargaIDR Number Double Nominal faktur dalam rupiah
Tabel 3.7 Tabel Detail Penjualan
Field Type Size Description
NoFaktur Text 20 Nomor faktur penjualan
KodeBarang Text 20 Kode barang yang dijual
Qty Number Double Kuantitas penjualan
Harga Number Double Harga per unit barang
SubTotal Number Double Jumlah penjualan dalam US Dollar
TotalHAverage Number Double Total biaya rata-rata barang
3.2.6 User Interface
Menu Utama
Master Barang Supplier Customer
Transaksi Pembelian Penjualan
Laporan Pembelian Penjualan Persediaan
Window Tile Horizontally Tile Vertically Cascade Arrange Icons
About Exit
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil
Gambar 4.1 Tampilan Menu Utama
Gambar 4.3 Tampilan Menu ―Transaksi‖
Gambar 4.6 Tampilan Form Master Barang
Gambar 4.8 Tampilan Form Master Customer
Gambar 4.10 Tampilan Form Transaksi Penjualan
Gambar 4.12 Tampilan Daftar Supplier
Gambar 4.14 Tampilan Laporan Pembelian Per Tanggal
Gambar 4.16 Tampilan Laporan Pembelian Per Barang
Gambar 4.18 Tampilan Laporan Penjualan Per Customer
Gambar 4.20 Tampilan Laporan Persediaan
4.2 Pembahasan
4.2.1 Keuntungan dan Kelemahan Sistem Berjalan
Keuntungan dari sistem yang sedang berjalan pada PT. Golden Betelnut sekarang ini adalah :
1. Format dari dokumen dan laporan yang digunakan dapat diubah menurut kebutuhan perusahaan.
2. Tidak memerlukan biaya yang besar karena sebagian besar pekerjaan dilakukan secara manual.
Kelemahan yang terdapat pada sistem berjalan pada perusahaan sekarang ini adalah:
1. Dengan sistem manual, pencarian data jauh lebih lambat.
2. Kontrol stock masih dilakukan secara manual, sehingga memperlambat penyajian informasi saldo stock pada saat dibutuhkan. Sampai saat ini, untuk mengetahui sisa stock terakhir, staf administrasi harus menghubungi bagian gudang.
3. Informasi pembelian per supplier, pembelian per barang, penjualan per customer dan penjualan per barang tidak tersedia secara cepat (instant). Saat ini, untuk memperoleh laporan tersebut, staf administrasi harus mensortir kembali transaksi pembelian dan penjualan. Hal ini tentunya akan menyita waktu.
4.2.2 Keunggulan dan Kelemahan Sistem Usulan
Keunggulan dari sistem usulan adalah:
1. Proses pengolahan dan pencarian data menjadi lebih efisien.
2. Tersedianya laporan yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat. 3. Sisa stock akhir dan HPP barang dapat diketahui dengan segera.
4. Menghindari kesalahan manual (human error) dalam proses penghitungan stock.
Kelemahan dari sistem usulan adalah:
1. Input transaksi dengan tanggal yang tidak terurut akan mengurangi keakuratan perhitungan nilai HPP barang (kesalahan prosedur).
2. Tidak terdapat form khusus untuk pencatatan transaksi adjustment
(penyesuaian) stock.
4.2.3 Kebutuhan Sistem
Untuk menjalankan sistem yang dirancang, diperlukan beberapa faktor pendukung sebagai berikut :
1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
a. Satu set lengkap perangkat komputer yang memiliki spesifikasi sebagai berikut:
i. Pentium IV 2.6 GHz. ii. RAM 128 Mb
iii. Harddisk 10 Gb
iv. Monitor SVGA dengan resolusi layar minimal 1024 x 768 v. Keyboard dan Mouse
vi. CD Rom
b. Printer, sebagai perangkat untuk mencetak laporan.
2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
Adapun perangkat lunak untuk menjalankan program ini adalah: a. Sistem operasi Windows XP/7.
b. Microsoft Access 2007 untuk pembuatan database. c. Aplikasi Crystal Report 8.5 untuk pembuatan laporan. 3. Keahlian Operator
Keahlian operator untuk menjalankan program adalah: a. Menguasai sistem operasi Windows.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Setelah menyelesaikan perancangan Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem usulan ini mampu menghasilkan laporan pembelian (per tanggal, per
supplier, per produk), laporan penjualan (per tanggal, per customer, per
produk) dan laporan persediaan dalam waktu yang relatif singkat sesuai dengan kebutuhan manajer.
2. Proses pengecekan data maupun pencarian data bisa dilakukan dengan cepat dan mudah.
5.2 Saran
Adapun beberapa saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut:
DAFTAR PUSTAKA
Agus, M., 2001, Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi 6.0, Cetakan ke-3, Penerbit PT Elex Media Komputindo, Jakarta
Drebin, A.R, 1999, Advance Accounting (Akuntansi Keuangan Lanjutan), Alih bahasa oleh Freddy Saragih, Marianus Sinaga, Suryadi Saat, Edisi 5, Cetakan ke-8, Penerbit Erlangga
Kadir, A., 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Edisi 1, Penerbit Andi, Yogyakarta
Kendall, K.E. dan J.E. Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid 1 dan Jilid 2, Edisi ke-5, PT Prenhallindo, Jakarta
Mcleod Jr, R., G.Schell, 2004, Sistem Informasi Manajemen, Alih bahasa oleh Hendra Teguh, Edisi 8, PT Indeks, Jakarta
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ke-3, Penerbit Salemba Empat, Yogyakarta
O’Brien, J.A., 2005, Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12, Penerbit Salemba Empat
Skousen, K.F, Stice E.K dan J.D Stice, 2004, Akuntansi Intermediate, Edisi 15, Buku 1, Penerbit Salemba Empat
Sutabri, T., 2004, Analisa Sistem Informasi, Edisi 1, Penerbit Andi, Yogyakarta
LAMPIRAN LISTING PROGRAM
1. Main Form (frmMain.frm)
Private Sub MDIForm_Unload(Cancel As Integer) oConn.Close
Set oConn = Nothing End Sub
Private Sub mnAbout_Click() frmAbout.Show vbModal End Sub
Private Sub mnExit_Click() End
End Sub
Private Sub mnLBeliBrg_Click() frmLapBeliB1.Show
End Sub
Private Sub mnLBeliSupp_Click() frmLapBeliS1.Show
End Sub
Private Sub mnLBeliTgl_Click() frmLapBeli1.Show
End Sub
Private Sub mnLJualBrg_Click() frmLapJualB1.Show
End Sub
Private Sub mnLJualCust_Click() frmLapJualC1.Show
End Sub
Private Sub mnLJualTgl_Click() frmLapJual1.Show
End Sub
Private Sub mnLSaldoStock_Click() frmLapSaldoStock1.Show
End Sub
Private Sub mnMBarang_Click() frmBarang.Show
End Sub
Private Sub mnMCustomer_Click() frmCustomer.Show
Private Sub mnMSupplier_Click() frmSupplier.Show
End Sub
Private Sub mnTPembelian_Click() frmBeli.Show
End Sub
Private Sub mnTPenjualan_Click() frmJual.Show
End Sub
2. Form Master Barang (frmBarang.frm)
Option Explicit
Private nLastRow As Integer
Private Sub cmdCari_Click()
If Trim(txtKunci.Text) = "" Then Exit Sub
'Reset kembali - pencarian dari awal
Private Sub cmdCloseHelp_Click() picHelp.Visible = False End Sub
Private Sub cmdHelp_Click() picHelp.Visible = True picHelp.ZOrder 0
cmdCloseHelp.SetFocus End Sub
Private Sub Form_KeyDown(KeyCode As Integer, Shift As Integer)
oConn.RollbackTrans
MsgBox "Proses hapus data gagal !" & vbCrLf & Err.Description, vbCritical, "Error"
End Sub
3. Form Master Supplier (frmSupplier.frm)
Option Explicit
Private nLastRow As Integer
nSearchCol = cboKategori.ListIndex + 1
Private Sub txtNoTelp_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii <> vbKeyBack And (KeyAscii < Asc("0") Or KeyAscii > Asc("9")) _
And InStr(1, "()-,", Chr(KeyAscii)) = 0 Then KeyAscii = 0
End If End Sub
