DAFTAR ISI
Halaman
TIM PELAKSANA . ...i
KATA PENGANTAR . ... iii
DAFTAR ISI ...iv
I. PENDAHULUAN ... 1
1.1. Analisis Situasi ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 4
II. TUJUAN DAN MANFAAT ... 4
2.1. Tujuan ... 4
2.2. Manfaat . ... 5
III. KERANGKA PEMECAHAN MASALAH ... 6
IV. PELAKSANAAN KEGIATAN ... 7
a. Realisasi Pemecahan Masalah . ... 7
b. Khalayak Sasaran ... 7
c. Metode Kegiatan ... 7
d. Jadwal Kegiatan ... 8
V. HASIL KEGIATAN . ... 9
5.1 Analisis dan Evaluasi ... 9
5.2 Faktor Pendorong ... 9
5.3 Faktor Penghambat . ... 9
VI. KESIMPULAN DAN SARAN ... 10
6.1 Kesimpulan ... 10
6.2 Saran ... 10
DAFTAR PUSTAKA ... 11
MATERI CERAMAH-1 ... 12
I. PENDAHULUAN 1.1. Analisis Situasi
Perpustakaan Yayasan SPK RSU Sembiring Delitua yang beralamat di Jalan Besar No. 77 Delitua - Deli Serdang (Komplek RSU Sembiring) adalah salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang ada di Kabupaten Deli Serdang. Secara organisasi dan struktur, perpustakaan ini berada di bawah kewenangan Ketua Yayasan SPK RSU Sembiring Delitua. Pengguna dari perpustakaan ini adalah mahasiwa dan dosen Akademi Keperawatan (Akper) Deli Husada Delitua & Medistra Lubuk Pakam, Akademi Kebidanan (Akbid) Deli Husada Delitua & Medistra Lubuk Pakam dan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKes) Deli Husada Delitua & Medistra Lubuk Pakam yang terdiri dari Program Studi Ilmu Keperawatan (PSIK) dan Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat (PSIKM) yang berjumlah 1650 orang.
Koleksi perpustakaan sampai dengan bulan Juli 2005 terdiri dari 1.370 judul, 6.058 ekslempar bahan pustaka, dengan perincian menurut jenisnya adalah 1.070 judul, 5.758 ekslempar buku teks; 300 judul, 300 ekslempar buku referensi dan melanggan 1 judul majalah ilmiah, 3 judul majalah populer serta 2 judul surat kabar. Jumlah pengguna/pengunjung perpustakaan per bulan adalah rata-rata 750 orang.
Perpustakaan ini dikelola oleh 6 orang staf, dengan perincian 1 orang Sarjana(S1) dalam bidang perpustakaan dan 5 orang Ahli Madya (DIII) dalam bidang perpustakaan. Kalau dilihat dari jenjang pendidikan staf semuanya memiliki latar belakang ilmu perpustakaan.
Perpustakaan ini memberikan jasa layanan kepada penggunanya selama 55 jam per minggu, dengan perincian jam buka adalah hari Senin-Jumat Pagi: 08.00-12.30, Sore: 14.30-17.30, Malam: 19.30-21.30 dan Sabtu Pagi: 08.00-12.30, Siang: 14.30-17.30 WIB.
Waktu jasa layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna selama 55 jam, sebenarnya sudah cukup memadai akan tetapi bila dibandingkan dengan jumlah rata-rata pengunjung perpustakaan per bulan 750 orang, maka dapat dipastikan bahwa jumlah staf perpustakaan yang melayani masih kurang karena mereka bertugas bergantian dalam memberi layanan kepada penggunanya, sebahagian bertugas pagi hari dan sebahagian lagi bertugas dari sore sampai malam hari, dan begitu terus diatur bergantian.
potensial perpustakaan di Yayasan tersebut. Minimnya jumlah koleksi ini dapat menjadi salah satu faktor penyebab kecewanya pengunjung perpustakaan karena koleksi yang mereka butuhkan tidak mencukupi.
Pendidikan staf pengelola perpustakaan, yang berlatarbelakang pendidikan perpustakaan sudah baik, namun dalam pengelolaan perpustakaan masih sangat bergantung pada dana yayasan. Perpustakaan sebagai organisasi memiliki karakter manajemen tersendiri, yang hanya bisa diaplikasikan secara baik dan tepat oleh pengelola yang benar-benar memahami filosofi perpustakaan. Untuk bisa melakukan hal itu, maka mutlak diperlukan pemahaman yang memadai akan sistem manajemen perpustakaan perguruan tinggi yang baik. Oleh karena itu, adalah sangat perlu diberikan penguatan manajemen kepada perpustakaan terutama untuk membuka wawasan dari sumber daya pengelolanya (pihak yayasan) yang umumnya tidak memiliki keahlian atau pendidikan perpustakaan.
Dilandasi oleh data dan pemikiran sebagaimana diuraikan di atas, maka timbul ide dari tim penyuluh pengabdian masyarakat Program studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra USU untuk melakukan kegiatan pengabdian dengan judul: “Manajemen Perpustakaan Yayasan SPK RSU Delitua”. Penetapan perpustakaan ini sebagai unit pengabdian didasarkan kepada perpustakaan ini ingin selalu berkembang. Hal itu dibuktikan dengan kunjungan yang dilakukannya beserta staf ke Perpustakaan USU pada bulan April 2005 untuk melakukan studi banding khususnya untuk melihat secara langsung penerapan teori manajemen moderen perpustakaan. Yayasan ini juga selalu mengadakan hubungan dengan pihak program studi perpustakaan dalam hal tenaga pustakawan yang dibutuhkan.
Secara teoritis, perpustakaan Yayasan SPK RSU Sembiring Delitua ini dapat digolongkan kepada jenis perpustakaan perguruan tinggi. Sulistyo-Basuki (1994:160) menyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi. Dengan definisi demikian maka yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, fakultas, departemen, jurusan, lembaga lain yang berada di bawah naungan perguruan tinggi.
bergantung kepada sifat dan tujuan lembaga induk. Jadi tujuan manajemen tercapai yang serupa internal efficiency dalam arti kepuasan dan suasana kerja di dalam terbina, juga external efektifitaspun terpenuhi dalam arti produk organisasi memenuhi kebutuhan dan selera pengguna, sesuai pula dengan situasi dan kondisi serta aspirasi di lingkungan.
Mengingat peran perpustakaan perguruan tinggi yang sangat penting dalam pembinaan kecerdasan bangsa, maka penguatan manajemennya perlu dilakukan. Salah satu bentuk penguatan manajemen perpustakaan ialah penerapan prinsip-prinsip manajemen mutu total (total quality management). Hakikat dari penerapan mutu untuk perpustakaan adalah perpustakaan harus berorientasi kepada pengguna dan berharap mampu memuaskan pengguna dalam bentuk produk maupun jasa. Dengan perkataan lain, perpustakaan melakukan tindakan untuk memuaskan pengguna, dan semua pengguna merasa puas dengan jasa layanan yang diberikan oleh perpustakaan.
Internasional Federation of Librarry Association and Institutions (IFLA) merumuskan 10 standar manajemen untuk menilai kualitaas perpustakaan yaitu:
1) Tujuan. Setiap perpustakaan harus memiliki defenisi tujuan yang jelas seiring dengan tujuan lembaga induknya.
2) Organisasi dan Administrasi. Struktur dan organisasi perpustakaan harus jelas batasannya dan mudah dipahami.
3) Jasa. Jasa yang diberikan harus berkaitan dengan tujuan perpustakaan, penyediaan jasa referens dan informasi, pembuatan rekaman cantuman yang sesuai dengan standar pengatalogan dan klasifikasi yang diakui serta ketersediaan materi perpustakaan untuk keperluan pengguna. Prosedur sirkulasi harus efektif dan efisien.
4) Koleksi. Koleksi harus cukup besaran dan lingkupnya. Kebijakan pengembangan koleksi harus diberi defenisi yang jelas.
5) Staf. Perlunya personil dalam jumlah yang cukup termasuk staf yang berkualifikasi. 6) Fasilitas. Besaran, kualitas dan daya tarik gedung beserta tata letaknya harus mendapat
perhatian.
8) Teknologi. Perpustakaan hendaknya mendayagunakan pengolahan data elektronik dan sistem telekomunikasi.
9) Preservasi dan Konservasi. Perlunya kebijakan menyangkut preservasi dan konservasi serta program untuk melaksanakan kebijakan tersebut.
10) Kerjasama. Mengatur rujukan ke berbagai sumber daya informasi yang ada pada perpustakaan lainnya.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan hasil pengamatan sementara terhadap Perpustakaan Yayasan SPK RSU Sembiring Delitua yang dijadikan sebagai objek kegiatan pengabdian menunjukkan bahwa faktor manajemen merupakan masalah utama. Masalah ini yang secara langsung sangat mempengaruhi kinerja perpustakaan. Minimnya koleksi perpustakaan dan rendahnya jumlah pengguna perpustakaan sebagaimana diuraikan di atas, mengindikasikan bahwa kinerja perpustakaan masih jauh dari memadai. Faktor utama yang diduga menjadi penyebab kondisi itu adalah lemahnya manajemen perpustakaan. Prinsip-prinsip manajemen mutu total yang berorientasi kepada kepuasan pengguna masih belum diterapkan secara proporsional di perpustakaan tersebut.
Sehubungan dengan identifikasi masalah tersebut, maka dipandang perlu memberikan penguatan manajemen kepada perpustakaan tersebut dengan menitikberatkan pengelolaan perpustakaan yang berorientasi kepada kepuasan pengguna. Untuk mencapai hal itu, kesepuluh standar manajemen yang dirumuskan oleh IFLA akan diterapkan dalam kegiatan penyuluhan perpustakaan ini.
II. TUJUAN DAN MANFAAT
2.1. Tujuan
Adapun tujuan utama dari pelaksanaan kegiatan pengabdian pada masyarakat ini adalah untuk:
1. Memberikan pandangan dan konsep tentang sistem manajemen yang berorientasi kepada pemakai untuk mengelola perpustakaan perguruan tinggi
3. Memberi masukan dan konsep dalam perumusan kebijakan pengembangan koleksi, pengolahan dan pengorganisasian koleksi, pelayanan pemakai, dan automasi perpustakaan.
4. Memberi arahan kepada staf perpustakaan untuk pembuatan rekaman cantuman katalog yang sesuai dengan standar pengatalogan dan klasifikasi.
2.2. Manfaat
1. Melalui kegiatan penyuluhan ini, diharapkan Perpustakaan Yayasan SPK RSU Sembiring Delitua memiliki sistem manajemen yang berorientasi kepada pemakai dan diharapkan mampu memuaskan pemakai dalam bentuk jasa layanan informasi.
2. Melalui kegiatan ini, perpustakaan diharapkan dapat memperbaiki kinerjanya secara gradual baik dalam pertumbuhan koleksi, peningkatan jenis dan mutu layanan maupun peningkatan jumlah pengguna, serta diharapkan dapat menjangkau pengguna potensial perpustakaan khususnya mahasiswa, dosen dan peneliti serta pengguna potensial perpustakaan lainnya.
Institusi perguruan tinggi sebagai sebuah lembaga ilmiah yang mengkaji sejumlah konsep, ide dan teori ilmu pengetahuan dari berbagai disiplin ilmu merasa terpanggil untuk menyumbangkan hasil kajiannya kepada masyarakat luas. Universitas Sumatera Utara sebagai salah satu perguruan tinggi yang memiliki satu lembaga atau institusi khusus untuk menangani kebutuhan masyarakat sebagai wujud dari unsur ketiga Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu Pengabdian pada Masyarakat. Adapun nama lembaga tersebut ialah Lembaga Pengabdian Pada Masyarakat disingkat LPPM.
III. KERANGKA PEMECAHAN MASALAH
Dengan mengacu kepada permasalahan yang telah dikemukakan di atas bahwa manajemen perpustakaan merupakan faktor penting yang perlu dibenahi, maka tim penyuluh mempersiapkan materi penyuluhan yang diharapkan dapat menjadi jawaban terhadap kelemahan itu. Untuk itu tim penyuluh telah mempersiapkan kegiatan pokok yang akan dilaksanakan sebagai berikut:
1. Melakukan pendekatan dan penjajakan melalui kunjungan langsung kepada pimpinan perpustakaan untuk mendapatkan kesepakatan tentang bentuk kegiatan dan jadwal pelaksanaan.
2. Bentuk penyuluhan dilakukan melalui ceramah dan diskusi. Sedangkan materi ceramah adalah menyangkut bidang pemahaman tentang fungsi, tujuan dan manajemen perpustakaan perguruan tinggi. Seluruh materi ceramah disajikan dalam bentuk makalah dan dibagikan kepada masing-masing peserta.
IV. PELAKSANAAN KEGIATAN
a. Realisasi Pemecahan Masalah
Kegiatan dilakukan dalam bentuk ceramah yang berlangsung di perpustakaan Yayasan SPK RSU Sembiring Delitua. Materi ceramah diharapkan menjadi masukan yang berharga dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi. Kegiatan ceramah diselingi dengan acara tanya jawab dan diskusi. Melalui tanya jawab tersebut, staf/pustakawan mengungkapkan masalah yang dihadapi untuk dicarikan jalan keluarnya. Kegiatan ceramah diikuti seluruh staf/pustakawan.
Pemahaman awal staf/pustakawan terhadap filosofi perpustakaan perguruan tinggi dan prinsip-prinsip manajemen untuk perpustakaan masih sangat minim. Gambaran ini diperoleh melalui tanya jawab dan diskusi yang dilakukan. Kondisi ini tentunya diakibatkan karena belum semua staf/pustakawan memiliki latarbelakang ilmu perpustakaan. Oleh karena itu, materi ceramah merupakan sesuatu yang baru bagi mereka.
b. Khalayak Sasaran
Khalayak sasaran yang menjadi sasaran utama dari kegiatan penyuluhan ini adalah staf/pustakawan, pengelola Perpustakaan Yayasan SPK RSU Sembiring Delitua, terutama pengelola yang berwenang sebagai penentu kebijakan dan pengambilan keputusan dalam melakukan perubahan dan perbaikan manajemen.
c. Metode Kegiatan
Secara umum kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh Tim pengabdian pada masyarakat adalah sebagai berikut:
1. Melakukan penjajakan ke lokasi objek 2. Membuat proposal
3. Persiapan jadwal
4. Persiapan bahan penyuluhan 5. Pelaksanaan penyuluhan 6. Penyusunan laporan
d. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan pengabdian pada masyarakat ini adalah sebagai berikut: 1. Selama bulan September 2005 Tim melakukan persiapan yang meliputi:
a. Penyusunan proposal, pendekatan penyuluhan dan surat menyurat.
b. Melakukan persiapan dan pembagian tugas anggota tim pelaksana kegiatan
c. Melakukan penjajakan dan pertemuan dengan pimpinan perpustakaan yang menjadi lokasi pengabdian.
2. Tanggal 14 Otober 2005 pelaksanaan kegiatan pengabdian pada masyarakat
3. Tanggal 18 s/d 26 Oktober 2005 melakukan evaluasi terhadap hasil pengabdian pada masyarakat.
V. HASIL KEGIATAN
5.1 Analisis dan Evaluasi
Setelah melakukan kegiatan penyuluhan, Tim melakukan evaluasi terhadap seluruh kegiatan. Tujuannya adalah untuk mengetahui sisi keberhasilan dan kegagalan dari seluruh kegiatan yang telah direncanakan sejak persiapan, pelaksanaan, sampai dengan selesainya seluruh kegiatan penyuluhan dilakukan di lapangan.
Gambaran umum tentang hasil yang dapat diamati berdasarkan fenomena yang muncul setelah selesai penyuluhan adalah, minat peserta terhadap kegiatan ini sangat baik dan sebahagian besar peserta dapat menyerap materi penyuluhan. Hal ini dapat dilihat dari kesungguhan peserta mengikuti seluruh sesi ceramah. Para peserta juga berharap kegiatan seperti ini dapat dilakukan lagi di masa mendatang dengan materi yang lain lagi dalam bidang ilmu perpustakaan.
5.2 Faktor Pendorong
Faktor pendorong dari pelaksanaan kegiatan pengabdian pada masyarakat ini adalah motivasi dan rasa ingin tahu para peserta terhadap manajemen perpustakaan perguruan tinggi yang begitu tinggi. Pimpinan perpustakaan juga begitu antusias ingin memberdayakan perpustakaannya secara maksimal. Hal ini didukung juga dengan lokasi perpustakaan yang begitu strategis dalam lingkungan yayasan SPK.
5.3 Faktor Penghambat
VI. KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengabdian yang telah dilaksanakan dapat disimpulkan bahwa motivasi dan minat staf/pustakawan untuk memahami fungsi dan tujuan penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi serta manajemen perpustakaan perguruan tinggi ternyata sangat baik.
Sebagai salah satu penyelenggara pendidikan tinggi yang mengkhususkan informasinya tentang kesehatan, perpustakaan ini memiliki karakter manajemen tersendiri yang berbeda dari organisasi perpustakaan lainnya. Oleh karena itu pengaplikasian manajemen untuk perpustakaan ini hanya bisa diaplikasikan secara baik dan tepat oleh pengelola yang benar-benar memahami filosofi perpustakaan perguruan tinggi yang banyak memiliki koleksi khusus.
6.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1979. Pedoman Perpustakaan perguruan tinggi Jakarta: Dirjen Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1994. Perpustakaan perguruan tinggi: buku pedoman. Jakarta: Dirjen Pendidikan Tinggi
Noerhayati S. 1987. Pengelolaan Perpustakaan Jilid 1 dan 2. Bandung: Alumni
Soeharto, Lily Soewarni Bohar. 1987. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: DIKTI
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: UT. Depdikbud
Sulistyo-Basuki 1999. Total Quality Management untuk Manajer Perpustakaan dan Informasi. Jakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas sastra UI.
MATERI CERAMAH-1
PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI Arti, Tujuan dan Fungsinya
Oleh: Eva Rabita
Zaslina Z Jonner Hasugian
Dirmansyah A. PENDAHULUAN
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain, turut melaksanakan tri dharma perguruan tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat serta melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara, administrasi dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggaraan sebuah perpustakaan.
Dalam proses belajar - mengajar di perguruan tinggi baik dosen, mahasiswa maupun peneliti tidak akan terlepas dari perpustakaan. Dari perpustakaan mereka akan memperoleh informasi tentang bermacam-macam hal, karena pada hakikatnya suatu perpustakaan adalah tempat terkumpulnya pengetahuan dari masa ke masa. Perpustakaan adalah salah satu sumber bagi manusia dalam mengembangkan ilmu pengetahuannya.
Perpustakaan dalam sebuah perguruan tinggi merupakan bagian integral yang menunjang pelaksanaan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
B. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan unit yang membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. Dengan definisi demikian maka yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, fakultas, departemen, jurusan, lembaga lain yang berada di bawah naungan perguruan tinggi (Sulistyo-Basuki, 1993:160).
sedangkan perpustakaan fakultas atau jurusan tidak ada. Pada sistem sentralisasi, adakalanya terdapat beberapa perpustakaan, namun masing-masing dibagi menurut subjeknya. Maka dari itu ada perpustakaan pusat Ilmu-Ilmu Sosial, perpustakaan Teknologi, Perpustakaan pusat Pertanian dan sebagainya. Sebaliknya, ada sistem perpustakaan perguruan tinggi yang tidak mengenal perpustakaan pusat. Yang ada hanyalah perpustakaan fakultas dan mungkin pula perpustakaan jurusan. Sistem ini dikenal dengan nama desentralisasi.
Setiap sistem memiliki keuntungan dan kerugian masing-masing. Pada sistem sentralisasi, keuntungan yang diperoleh ialah:
1. Pengadaan buku dipusatkan sehingga tidak terjadi duplikasi koleksi.
Bandingkan misalnya pada sistem desentralisasi, setiap perpustakaan mungkin harus memiliki buku rujukan yang sarna.
2. Karena pengolahan bahan perpustakaan dilakukan di pusat, maka terdapat keseragaman.
3. Jumlah personalia yang diperlukan lebih sedikit dari pada sistem desentralisasi. 4. Adanya kebijakan yang seragam.
Sebaliknya sistem sentralisasi memiliki kekurangan seperti: koleksi letaknya jauh dari jauh dari pengguna, padahal ada kecenderungan pengguna untuk selalu dekat dengan koleksi perpustakaan.
Keuntungan sistem desentralisasi ialah:
1. Memungkinkan penempatan bahan perpustakaan pada lokasi yang sesuai. Misalnya buku tentang arsitektur akan ditempatkan berdekatan dengan program studi arsitektur.
2. Pengguna umumnya lebih menyukai sistem desentralisasi karena dia tidak perlu jauh-jauh mengunjungi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhannya. Hal ini tidak mungkin dilakukan pada sistem sentralisasi
Kerugian sistem desentralisasi ialah:
2. Besar peluang akan terjadi ketidakseragaman dalam pengolahan bahan perpustakaan sehingga menyulitkan pengguna.
3. Memerlukan lebih banyak personal daripada sistem sentralisasi.
Dalam perkembangan selanjutnya terjadi sentralisasi penuh dan sentralisasi sebahagian. Pada sentralisasi penuh, semua kegiatan termasuk manajemen, pemilihan, pengadaan koleksi, pengolahan dan pemencaran informasi dilakukan oleh pusat. Pada sentralisasi sebahagian, ada kegiatan-kegiatan tertentu yang dilakukan tidak oleh pusat, diserahkan pada perpustakaan cabang.
C. Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) pada perguruan tinggi, perpustakaan harus menyesuaikan tujuan penyelenggaraannya dengan tujuan perguruan tinggi yang membawahinya. Menurut Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979:1), “tujuan diselenggarakan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksaanan program kegiatan perguruan tinggi”. Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993 : 52), tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah:
1.Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referensi) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertarna hingga kemahasiswa pasca sarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruangan belajar bagi pemakai perpustakaan.
4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. .
5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi juga lembaga industri lokal.
Selain tujuan tersebut di atas, perpustakaan perguruan tinggi sebagai unsur penunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi merumuskan tujuannya sebagai berikut :
2. Mengadakan buku, jurnal, dan pustaka lainnya yang diperlukan untuk penelitian sejauh dana tersedia.
3. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat pustaka yang bernilai sejarah, yang dihasilkan oleh sivitas akademika.
4. Menyediakan sarana bibliografi untuk menunjang pemakaian pustaka.
5. Menyediakan tenaga yang cakap serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu, mampu memberikan pelatihan pengguna perpustakaan.
6. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan. (Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman, 1994 : 32) Selanjutnya menurut panduan penyelenggaraan koleksi perpustakaan perguruan tinggi(1992:1) tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah: sebagai bagian integral dari suatu perguruan tinggi, perpustakaan perguruan tinggi diselenggarakan untuk menunjang pelaksanaan perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi:
1. Dharma pertama yaitu pendidikan dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.
2. Dharma kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi para peneliti.
3. Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan meyebarluaskan informasi bagi masyarakat.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah memenuhi kebutuhan informasi bagi sivitas akademika serta memberikan berbagai jasa pelayanan untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas program kegiatan perguruan tinggi.
D. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
1. Ditinjau dari segi proses pelayanan sesuai dengan tujuannya perpustakaan perguruan tinggi mempunyai lima macam fungsi, yaitu:
a. Sebagai pusat pengumpulan informasi b. Sebagai pusat pelestarian informasi c. Sebagai pusat pengolahan informasi d. Sebagai pusat pemanfaatan informasi e. Sebagai pusat penyebarluasan informasi
2. Ditinjau dari segi program kegiatan perguruan tinggi yang didukung sesuai dengan perannya, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tiga macam fungsi, yaitu:
a. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program pendidikan dan pengajaran
b. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program penelitian
c. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program pengabdian pada masyarakat
3. Ditinjau dari segi pelaksanaannya, pada setiap fungsi perpustakaan perguruan tinggi tersebut di atas dapat dibedakan dua macam sifat fungsi, yaitu:
a. Fungsi yang bersifat akademis edukatif
b.Fungsi yang bersifat administratif teknis (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 1979 : 3).
Jadi di sini jelas bahwa perpustakaan perguruan tinggi lebih menekankan pada fungsinya untuk program pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian pada masyarakat dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan.
Selanjutnya fungsi-fungsi perpustakaan perguruan tinggi tersebut bila dinyatakan ke dalam suatu proses maka akan terbentuklah tugas atau kegiatannya. Rompas(1985:9) menyatakan pendapatnya bahwa tugas pokok perpustakaan dapat dibagi atas empat kelompok sebagai berikut:
1. Mengumpulkan, mengadakan buku dan berbagai penerbitan tertulis dan terekam
2. Mengolah berupa diklasifikasi, dikatalog dan sebagainya bahan pustaka tersebut agar siap pakai oleh orang yang akan memakainya
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengumpulkan, mengolah, menyimpan, memelihara dan merawat serta menyebarluaskan itu dengan cara memberikan pelayanan terhadap informasi yang tersedia kepada penggunanya.
E. Penutup
Pada dasarnya tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan layanan kepada masyarakat penggunanya agar mereka dapat memperoleh informasi yang dibutuhkannya secara syahih, cepat dan tepat. Untuk mencapai tujuan tersebut perpustakaan harus dikelola dengan baik dan cermat. Mulai dari kegiatan pengadaan bahan pustaka, pengolahan, pemeliharaan, sampai dengan kegiatan layanan, hendaknya didasari pada perencanaan yang sistematis dan berorientasi pada kepentingan pengguna.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1979. Pedoman Perpustakaan perguruan tinggi Jakarta: Dirjen Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1994. Perpustakaan perguruan tinggi: buku pedoman. Jakarta: Dirjen Pendidikan Tinggi
Noerhayati S. 1987. Pengelolaan Perpustakaan Jilid 1 dan 2. Bandung: Alumni Rompas, J. 1985. Pengantar Organisasi Perpustakaan. Jakarta: LPDI
Soeharto, Lily Soewarni Bohar. 1987. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: DIKTI
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: UT. Depdikbud
Sulistyo-Basuki 1999. Total Quality Management untuk Manajer Perpustakaan dan Informasi. Jakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas sastra UI.
MATERI CERAMAH-2
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUANTINGGI Pengertian, Tugas Manajemen, Organisasi dan ketenagaan
Oleh: A. Ridwan Siregar
Eva Rabita Irawati Kahar
Laila Hadri Zurni Zahara A. Pengertian
Pada hakikatnya manajemen adalah suatu kegiatan untuk mencapai tujuan , melalui kerja orang-orang lain. Dengan secara lebih terperinci dapat dinyatakan bahwa manajemen meliputi perancangan dan sifat-sifat usaha kelompok dalam rangka untuk mencapai tujuan, tetapi dengan penggunaan modal berupa waktu, uang, material dan juga hambatan yang dijumpai seminim mungkin. Jelasnya manajemen adalah penting dalam bekerja sama yang terorganisir, yakni menggunakan ilmu pengetahuan, konsep dan prinsip-prinsip untuk mencapai hasil seperti yang diinginkan.
Manajemen berasal dari bahasa Inggris to manage, yang berarti mengelola, memimpin, mengurus (Kamus Bahasa Inggris 1991). Pengertian manajemen secara umum adalah proses kegiatan dari seseorang pimpinan (manager) yang harus dilakukan dengan menggunakan cara-cara pemikiran yang ilmiah maupun praktis untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan, dengan melalui orang lain sebagai sumber tenaga kerja, serta memanfaatkan sumber-sumber lain dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.
Definisi lain menyebutkan manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian manajemen memang begitu luas, sehingga dalam kenyataanya, tidak ada defenisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang.
Ciri utama pekerjaan manajemen yang membedakan dengan pekerjaan lain adalah, adanya aktifitas yang harus dilaksanakan melalui orang lain.
Dasar-dasar manajemen adalah:
1. Adanya kerja sama di antara sekelompok orang dalam ikatan formal 2. Adanya tujuan kerja sama serta kepentingan yang sama untuk dicapai 3. Adanya pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab yang baik 4. Adanya hubungan formal dan ikatan tata tertib yang baik 5. Adanya sekelompok orang dan pekerjaan yang akan dikerjakan 6. Adanya human organization.
Mengapa manajemen dibutuhkan? Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa manajemen semua usaha akan sia-sia dan sulit untuk mencapai tujuan.
Ada tiga alasan utama diperlukannya manjemen:
1. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi
2. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antar tujuan-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi
3. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. B. Tugas Manajemen
Dalam rangka mencapai tujuan, seseorang pimpinan harus melakukan serangkaian kegiatan atau fungsi manajemen yang tepat sebagai berikut:
1. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas yang harus dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang sebenarnya dalam rangka mencapai tujuan.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi masing-masing beserta penetapannya dengan cara yang tepat mengenai staf yang harus menduduki fungsi-fungsi itu serta wewenang dan tanggung jawabnya.
3. Pendorong (Motivator)
dan lain-lain. Dorongan dari segi jasmaniah seperti kenaikan gaji, tunjangan, sandang/pangan, jaminan kesehatan dan lain-lain.
4. Pengendalian (Controling)
Pengendalian adalah rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan, penyempurnaan dan penilaian (evaluasi). Gunanya untuk menjamin bahwa tujuan dapat tercapai sebagaimana yang ditetapkan dalam perencanaan. Pengendalian diperlukan untuk mengetahui pekerjaan itu sudah dilaksanakan, sumber-sumber yang telah dimanfaatkan, hambatan-hambatan dan sebagainya.
Dari hasil pengamatan dapat diadakan penyempurnaan, evaluasi dan penentuan tindak lanjut yang harus dilakukan, sehingga pemborosan dapat dihindari dan pengembangan selanjutnya dapat ditingkatkan pelaksanaannya.
Keempat fungsi manajemen tersebut harus serasi dengan cara setepat-tepatnya sehingga tujuan organisasi/lembaga dapat tercapai. Fungsi tersebut dapat terlaksana bila dapat memanfaatkan sumber daya yang tepat, yaitu:
1. Manusia atau tenaga kerja (man) 2. Biaya (money)
3. Bahan baku (material) 4. Peralatan (machine) 5. Tata kerja (methods) 6. Pasar (market)
Keenam istilah itu dalam manajemen dikenal dengan istilah “Enam M” yaitu Man. Money, Materials, Machine, Methods, and Market.
Untuk menerapkan prinsip-prinsip manajemen dan fungsi-fungsinya perlu dijajaki sifat organisasi di mana manajemen diterapkan, juga lembaga induk di mana organisasi tersebut bernaung.
Perpustakaan perguruan tinggi jelas bernaung dan berlindung kepada Perguruan Tinggi yang bersangkutan, oleh karena itu manajemen mana yang akan diterapkan, bergantung kepada sifat dan tujuan lembaga induknya. Jadi tujuan manajemen tercapai yang serupa internal efficiency dalam arti kepuasan dan suasana kerja di dalam terbina, juga eksternal efektifitaspun terpenuhi dalam arti produk organisasi memenuhi kebutuhan dan selera pengguna, sesuai pula dengan situasi dan kondisi serta aspirasi di lingkungan.
sendiri. Kemudian hasil manajemen merupakan misi untuk memasyarakatkan perpustakaan yang berupa pemanfaatan koleksi dan fasilitas perpustakaan adalah efektif dan maksimal.
Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada perpustakaan perguruan tinggi yang kunci keberhasilannya terletak pada pustakawan dan stafnya dalam berkarya dan berinisiatif untuk membuat program kerja yang konstruktif dan innovatif, serta usaha pendekatan dan kerja sama dengan pimpinan perguruan tinggi serta sivitas akademika, maka manajemen yang diterapkan seyogianya menggunakan manajemen yang dianjurkan oleh Earnest Dale dalam Soeharto(1987:8) dengan fungsi-fungsi atau komponen-komponen meliputi:
2. Organisasi, melaksanakan kegiatan yang melibatkan orang lain untuk mencapai tujuan, maka semakin besar kegiatan yang dilakukan memerlukan pengorganisasian yang cermat dan rapi, untuk memperjelas bobot dan pembagian tugas, sehingga dapat merekruit anggota yang kompeten sesuai dengan tugas-tugas yang bersangkutan. Bentuk organisasi memperjelas pula dana dan fasilitas yang harus diadakan.
3. Staf dan arahan kerja, dengan terbentuknya organisasi, memperjelas pula hubungan kerja satu sama lainnya, memungkinkan adanya koordinasi. Maka dari itu agar staf bekerja searah dan sejalan dengan tercapainya tujuan, serta menghasilkan seperti diinginkan, perlu pengarahan-pengarahan yang dilakukan dan disampaikan secara sederhana dan jelas, diberikan berulang kali walaupun tidak terus menerus.
4. Kontrol, untuk memeriksa atau mengecek kemajuan-kemajuan yang dicapai dan mendeteksi adanya penyimpangan-penyimpangan serta mendapatkan feed-back, dilakukan kontrol apakah ketat atau longgar bergantung kepada situasi dan kondisi setempat.
5. Representasi dan innovasi, komponen ini perlu ada terutama di perpustakaan perguruan tinggi yang menyajikan jasa layanan bagi sivitas akademika, disamping menjalin kerja sama dengan para dosen sebagai orang-orang pengembang ilmu, maka komponen-komponen representasi dan innovasi dalam pengelolaannya harus ada, sehingga dalam perencanaannya termasuk pengembangan dan peningkatan yang memungkinkan perpustakaan dapat ditampilkan mewakili perpustakaan-perpustakaan perguruan tinggi lainnya, disamping terbuka juga kepada pembaharuan-pembaharuan yang konstruktif dalam rangka menyesuaikan dengan lembaga induk yakni perguruan tinggi sebagai sumber pembaharuan dan pengembangan.
C. Organisasi dan Ketenagaan Perpustakaan Perguruan Tinggi
1. Organisasi
a. Organisasi perpustakaan perguruan tinggi dari segi makro
mendapat input dari lingkungan dan merespon terhadap lingkungan, baik dari lembaga induk yakni perguruan tinggi, maupun di luar itu.
b. Organisasi perpustakaan perguruan tinggi dari segi mikro
Organisasi dari segi mikro, dapat disorot dari dua segi, yakni struktur dan proses. 1). Struktur
Dari segi struktur dapat meliputi 3 hal penting yakni:
a). Segi statis photografis adalah bentuk organisasi sesuai dengan tujuan, dan kebutuhannya untuk mencapai tujuan tersebut. Disamping itu adalah pengisian posisi serta pelaksanaan tugas dan wewenangnya. Yang menjadi masalah adalah penempatan orang-orangnya yang tepat dan sesuai, yang memungkinkan ia berkembang dan memberikan kontribusinya secara maksimal kepada organisasi. b). Alur kerja yang dinamis, alur kerja dan pembagian kerja merupakan penjabaran
tugas-tugas dan kewajiban dari tingkat atas sampai kepada lapisan di bawah, merupakan pula penjabaran kewenangan seseorang. Maka sebagai bagian dari suatu sistem total organisasi memerlukan adanya koordinasi yang efektif dalam rangka pencapaian tujuan.
c). Segi manusia, segi manusia ini disoroti mengenai cara manusia berinteraksi di dalam organisasi, diperinci sebagai berikut:
- Seorang individu selain merupakan suatu sistem yang utuh, juga merupakan bagian dari sistem yang mempunyai motif kebutuhan dan keinginan.
- Seorang individu termasuk di dalam kelompok, sebagai bagian dari organisasi, iapun berpengaruh baik terhadap kelompoknya maupun terhadap organisasi.
- Organisasi sebagai suatu sistem secara keseluruhan terdiri dari sub-sub sistem terdiri dari individu dan kelompok yang satu sama lainnya saling berpengaruh terhadap organisasi. Dengan kata lain, manusia dan organisasi saling bergantung.
2). Proses
2. Ketenagaan:
Ketenagaan pada perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi dapat dikelompokkan dalam:
a. Tenaga Pustakawan
Di perguruan tinggi, perpustakaannya pada umumnya sudah memiliki dan sudah dipimpin oleh pustakawan yang memiliki kualifikasi bidangnya, apakah kesarjanaannya tersebut diraih di luar negeri atau jurusan Ilmu Perpustakaan pada perguruan tinggi di dalam negeri. Dengan kesarjanaannya dalam bidang perpustakaan, ia seyogianya telah memiliki kompetensi baik akademis, profesi pribadi dan kemasyarakatan, sesuai dengan citra perguruan tinggi yakni tri dharma perguruan tinggi.
Pada umumnya pustakawan profesional tersebut, bila pada perpustakaan perguruan tinggi terdapat lebih dari seorang, yang seorang lagi atau selebihnya menduduki posisi sebagai wakil-wakil kepala atau pembantunya, yang sewaktu-waktu mewakili kepala bilamana kepala berhalangan. Maka jelas kedudukan, fungsi dan wewenangnya, yakni sebagai orang-orang top pertama dan kedua di perpustakaan. Merekalah yang bertugas supervisi bagi anggota staf lainnya baik untuk pekerjaan-pekerjaan pengolahan dan pelayanan bagi pengguna perpustakaan.
Dengan tugas serta wewenangnya itu pustakawan adalah manajer yang menampilkan sifat dan sikap sebagai berikut:
1). Partisipatif, seorang manajer yang partisipatif adalah manajer yang banyak mengadakan dan memupuk hubungan baik vertikal maupun horizontal, terutama menjalin hubungan dengan orang-orang satu level maka ia banyak bertukar pendapat dan informasi serta mencari pengalaman dan belajar. Selain memupuk hubungan dan siap membantu orang-orang satu level di luar perpustakaan, di dalam ia membantu dan mengiring terbinanya koordinasi sehingga semua sinkron mengarah kepada penyelesaikan tugas dan pencapaian tujuan.
2). Pemimpin, sebagai seorang pemimpin, iapun direktif maka banyak memberikan pengarahan-pengarahan, selain responsif terhadap situasi dan kondisi anak buah dan suasana kerja, sehingga cepat dapat diambil strategi yang membangun dan innovatif. Sebagai pemimpin iapun representatif, dapat mewakili perpustakaannya atau stafnya.
meningkatkan dan memperbaiki cara kerja anak buah. Apakah yang diterapkannya adalah supervisi dekat dan ketat atau umum, bergantung kepada kadar hasil kerja dan tingkat kematangan anak buah dalam melaksanakan tugas dan mengemban tanggung jawabnya.
Bagi pengguna perpustakaan, pustakawan dapat menampilkan sifat dan sikapnya yang partisipatif dan monitoring, siap sedia membantu dan berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan akademis yang relevan dengan kompetensi yang dimiliki. Karena itu pustakawan-pustakawan di perguruan tinggi dapat dipandang dan digolongkan ke dalam kelompok tenaga edukatif akademis.
b. Tenaga Administratif.
Adapun tenaga administratif dapat terdiri dari tenaga pustakawan profesional, para profesional dan karyawan lapisan di bawahnya. Tenaga pustakawan yang berstatus tenaga administratif tersebut, dapat pula memiliki kesarjanaan perpustakaan yang bertugas mengepalai bagian sekretariat mengenai masalah surat menyurat, pencatatan, pemesanan buku dan masalah-masalah kepegawaian serta keuangan di perpustakaan. Iapun seyogianya diakui sebagai tenaga edukatif akademis karena kompetensinya tersebut. Perbedaannya hanya terletak pada penugasannya mengorganisasi dan mengkoordinir pekerjaan-pekerjaan administrasi.
Tenaga-tenaga para profesional, selain ditempatkan di bagian sekretariat, ditugaskan pada bagian-bagian pelayanan dan pengolahan. Mereka yang berpotensi dapat menjadi tangan kanan pustakawan atau manajer, dan dapat diserahi tugas memimpin tenaga lapisan di bawahnya, sehingga dapat dibina gerak kerja yang lancar dan terpadu. Karena jasa layanan baru dapat disajikan dengan tepat dan lancar, apabila ditunjang oleh administrasi yang lancar dan baik.
Banyaknya tenaga kerja yang dibutuhkan dipengaruhi oleh sejumlah variabel, di antaranya:
1. Jumlah dan macam pengguna seperti mahasiswa, dosen, peneliti
2. Pelayanan yang diberikan, misalnya sistem pelayanan yang dipilih, lama waktu pelayanan dan titik layan
3. Besarnya koleksi 4. Tata ruang gedung 5. Pemanfaatan komputer
Secara umum dapat dikatakan bahwa jumlah tenaga yang diperlukan antara pustakawan yang melaksanakan tugas keprofesian, pustakawan yang melaksanakan tugas penunjang keprofesian dan pustakawan yang membantu keprofesian adalah 1 : 3 : 15. Dalam jangka panjang, jumlah ini akan berubah sesuai dengan kondisi dan situasi perguruan tinggi masing-masing.
Dalam keputusan Menpan no. 18/1988, jabatan fungsional pustakawan dibagi dalam 12 jenjang dari terendah sampai yang tertinggi sebagai berikut:
1. Asisten pustakawan madya 2. Asisten pustakawan
3. Ajun pustakawan muda 4. Ajun pustakawan madya 5. Ajun pustakawan
6. Pustakawan pratama 7. Pustakawan muda 8. Pustakawan madya
9. Pustakawan utama pratama 10. Pustakawan utama muda 11. Pustakawan utama madya
12. Pustakawan Utama.
Dengan pemanfaatan komputer di perpustakaan, kebutuhan akan ajun dan asisten pustakawan akan berkurang. Sebaliknya keperluan akan pustakawan pratama sampai utama akan meningkat sejalan dengan meningkatnya peranan konsultasi dari perpustakaan. Dalam jangka panjang, jumlah antara pustakawan pratama sampai utama, ajun pustakawan, dan asisten pustakawan seyogyanya menjadi 1 :3 :5
Dalam melaksanakan kegiatan di perpustakaan, kegiatan yang termasuk dalam kategori keprofesian dan kategori penunjang keprofesian dalam bidang pengembangan, pelayanan teknis, pelayanan pengguna, jaringan kerja sama, dan pelayanan ketatausahaan dapat dilihat dalam daftar berikut dengan catatan bahwa daftar tersebut dapat dikembangkan: Pengolahan pustaka
A. Pemilihan pustaka Tugas keprofesian
3. Menjaring minat pengguna
4. Mempelajari kurikulum lembaga induk 5. Mempelajari kebutuhan masyarakat
6. Memilih pustaka dari tinjauan buku, katalog penerbit, dan lain-lain. 7. Menyiapkan daftar pustaka yang dibutuhkan dalam bidang tertentu 8. Mempertimbangkan permintaan pustaka untuk bidang tertentu
9. Mempertimbangkan pengadaan pustaka lebih dari satu eksemplar untuk bidang tertentu
10. Menentukan edisi
11. Mempertimbangkan pembelian pustaka yang ditawarkan oleh penerbit, atau toko buku
12. Memeriksa persediaan buku di toko buku dan pameran buku 13. Mengadakan pertemuan dengan penyalur buku
14. Membuat pemilihan akhir untuk pemesanan buku 15. Menyiapkan daftar koleksi dasar
16. Memeriksa pustaka untuk disiangi dan diganti.
B. Pengadaan Pustaka Tugas keprofesian
1. Mengendalikan anggaran pengadaan 2. Menjadwalkan pembelian
3. Mengadakan pembicaraan dengan penerbit dan penyalur 4. Memeriksa persediaan buku di toko buku
5. Menelusur informasi bibliografi umum
6. Menyiapkan dan menyusun data untuk pemesanan 7. Melakukan pemesanan
8. Mengurus berkas informasi pemesanan
9. Menahlik dan menyetujui kuitansi pemesanan pustaka
10. Membuat daftar buku yang sukar diperoleh (tidak terbit lagi) 11. Menentukan dan mengawasi pencatatan serial
12. Menentukan dan mengawasi pertukaran
13. Menentukan dan mengawasi pencatatan perolehan 14. Mengajukan permintaan hadiah
Tugas penunjang
1. Mencocokkan daftar buku yang akan dipesan dengan katalog perpustakaan 2. Mencari data bibliografi umum
3. Mengisi kartu pemesanan
4. Mencocokkan kartu pemesanan dengan daftar pustaka yang dipesan atau baru diterima
5. Mengetik pemesanan pustaka 6. Menjajarkan kartu pemesanan 7. Membuka dan memilah pustaka 8. Memeriksa faktur
9. Memasukkan informasi perolehan
10. Mengarsipkan faktur dan dokumen pemesanan 11. Menyiapkan daftar pertukaran
12. Mencatat pertukaran
13. Merunut surat tanda terima dan mencatat hadiah 14. Mencatat penggunaan anggaran pustaka
15. Membuka-buka buku baru 16. Membubuhkan tanda pemilikan
17. Menempel kocek buku, lembar tanggal, dsb pada buku 18. Mengetik kartu dan kocek buku
19. Melaminasi buku 20. Membuat kotak buku
C. Pengatalogan dan pengklasifikasian Tugas keprofesian
1. Menentukan kebijakan pengatalogan dan pengklasifikasian 2. Mengklasifikasi
3. Mengembangkan sistem pengklasifikasian 4. Memberikan tajuk subjek
5. Membuat kartu katalog utama 6. Menentukan entri tambahan
10. Meminda kartu 11. Meminda tangkilan
12. Mengawasi pemeliharaan jasad katalog
13. Menetapkan dan mengawasi catatan katalog (mengenai apa yang tersimpan dalam katalog)
14. Menentukan cara dan rutin penyimpanan pustaka untuk dilayankan
Tugas penunjang
1. Mengatalog fiksi
2. Membubuhkan label buku
3. Membuat kartu katalog berdasarkan kartu utama 4. Membuat katalog pagu
5. Memproses eksemplar tambahan dan edisi baru 6. Menjajarkan kartu
7. Mencatat buku yang ditarik dan disiangi dari koleksi 8. Memproses buku yang dikatalog dan dikelola kembali 9. Memelihara jasad katalog
Pelayanan A. Peminjaman Tugas keprofesian
1. Menyusun peraturan peminjaman 2. Meminda dan menyunting peraturan 3. Merancang formulir dan catatan 4. Mengawasi koleksi buku cadang 5. Menyiapkan laporan statistik 6. Menangani kebutuhan pengguna
Tugas penunjang
1. Mengatur meja layan
2. Meminjamkan, memperpanjang peminjaman, dan menerima pengembalian buku 3. Menata rak
4. Memeriksa buku khusus yang dikembalikan 5. Memilah dan menjajarkan buku
8. Mengetik dan menahlik kartu buku yang sudah penuh 9. Menyisihkan buku tempahan
10. Membuat surat peringatan terlambat mengembalikan 11. Mendaftarkan peminjam
12. Menjelaskan aturan peminjaman 13. Mengurus arsip pendaftaran
14. Menyimpan data untuk laporan statistik
B. Perujukan Tugas keprofesian
1. Menentukan kebijakan perujukan 2. Menjawab pertanyaan rujukan
3. Pembimbingan mengenai cara perujukan dan sumber rujukan 4. Menghimpun bibliografi
5. Menyusun dan memelihara berkas informasi (pamflet, guntingan, dll.) 6. Membuat indeks khusus
7. Memperkenalkan susunan dan sumber informasi kepada pengguna baru 8. Memandu pengguna dalam mencari dan memilih buku
9. Memandu pengguna dalam menggunakan, katalog buku 10. Memberikan informasi tentang buku, pengarang dan penerbit
11. Memberikan informasi kepada pengguna tentang buku yang berhubungan dengan minatnya
12. Membuat abstrak karya tulis
13. Menghimpun dan menyebarkan daftar bacaan 14. Merencanakan pameran buku
15. Merencanakan papan buletin informasi
Tugas penunjang
1. Mencari informasi bibliografi sederhana
2. Memberikan informasi tentang siapa yang harus dihubungi, tempat buku tertentu, dsb. 3. Mengatur papan buletin dan pameran
Perawatan pustaka Tugas keprofesian
1. Menentukan cara dan teknik pengawetan
2. Menentukan kebijakan penjilidan, penambahan dan penghapusan 3. Menyiapkan spesifikasi penjilidan
4. Mengambil keputusan tentang buku yang akan dijilid, ditambal, atau dihapus 5. Menghubungi perusahaan penjilidan
6. Mengawasi pelaksanaan perawatan pustaka 7. Merencanakan pengaturan rak
8. Merencanakan dan mengawasi penginventarisasian buku 9. Mengawasi prosedur penyimpanan buku dalam rak
Tugas penunjang
1. Pemilahan awal dari buku yang akan dijilid, ditambal, atau dihapus 2. Memperbaiki buku yang rusak
3. Mengganti halaman yang hilang 4. Mengawahamakan buku
5. Menyiapkan buku yang akan dijilid 6. Mencatat buku yang sedang dijilid
7. Memeriksa buku yang dikembalikan dari perusahaan penjilidan 8. Mengeluarkan buku yang dihapus
9. Menata buku dalam rak dengan benar
10. Memeriksa ketertiban dan kerapian buku dalam rak
11. Mengatur jadwal pemeriksaan ketertiban dan kerapian penempatan buku dalam rak 12. Mengurus pemindahan buku dan pustaka lain dari tempat yang satu ke tempat yang
lain
13. Mencocokkan buku dalam rak dengan katalog pagu
Jaringan kerja sama perpustakaan Tugas keprofesian
1. Turut serta dalam pengatalogan bersama
2. Mengawasi keterlibatan dalam penyusunan katalog induk dan pusat bibliografi 3. Mengawasi silang layan
Pengembangan Tugas keprofesian
1. Menyusun rencana perpustakaan secara menyeluruh 2. Merencanakan dan memulai kegiatan baru
3. Menentukan cara mencatat, membuat statistik dan formulir yang diperlukan 4. Membuat analisis pekerjaan
5. Melatih dan mengajar karyawan baru 6. Melatih magang
7. Melatih karyawan untuk meningkatkan kinerja 8. Melatih karyawan untuk meningkatkan pengetahuan
9. Merencanakan dan meninjau kembali penempatan karyawan 10. Menyelenggarakan kursus di perpustakaan
11. Mengatur keikutsertaan pegawai dalam ceramah, seminar dan lain-lain
Ketatausahaan Tugas keprofesian
1. Merencanakan anggaran
2. Memberikan arahan tentang pemeliharaan gedung dan perkarangan 3. Menentukan bahan habis dan perlengkapan untuk dibeli
4. Menyiapkan laporan
5. Mengatur penempatan karyawan 6. Mengatur permohonan cuti 7. Memeriksa berkas karyawan
8. Meningkatkan kesejahteraan karyawan
Tugas penunjang
1. Mengerjakan tata buku 2. Menyusun data anggaran 3. Menyusun statistik
4. Membuat grafik dan diagram
5. Membeli bahan habis pakai perlengkapan 6. Mengatur pemakaian bahan habis pakai
7. Membuat inventaris bahan habis pakai dan perlengkapan 8. Menyimpan arsip
10. Menerima telepon 11. Membuat fotocopy
12. Melakukan pekerjaan pesuruh 13. Menyiapkan jadwal kerja
14. Menyimpan dan menyiapkan berkas karyawan
15. Membuat laporan dan catatan rutin mengenai karyawan 16. Menyiapkan jadwal cuti
17. Menyiapkan gaji karyawan
18. Mengatur ketertiban meja dan ruang baca.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1979. Pedoman Perpustakaan perguruan tinggi Jakarta: Dirjen Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1994. Perpustakaan perguruan tinggi: buku pedoman. Jakarta: Dirjen Pendidikan Tinggi
Kumar, Krishan. 2003. Library administration and manajemen. New Delhi: Vikas Publishing House PVT LTD
Noerhayati S. 1987. Pengelolaan Perpustakaan Jilid 1 dan 2. Bandung: Alumni Rompas, J. 1985. Pengantar Organisasi Perpustakaan. Jakarta: LPDI
Soeharto, Lily Soewarni Bohar. 1987. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: DIKTI
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: UT. Depdikbud
Sulistyo-Basuki 1999. Total Quality Management untuk Manajer Perpustakaan dan Informasi. Jakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas sastra UI.
