SKRIPSI
Diajukan Untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata I Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
FAQIH ABIDIN 10105188
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
i
DAN PENGONTROLAN STOK BARANG MENGGUNAKAN METODE EOQ
(ECONOMIC ORDER QUANTITY)
(STUDI KASUS DI BENGKEL SUKASARI MOTOR)
Oleh
FAQIH ABIDIN 10105188
Bengkel Sukasari Motor adalah bengkel yang melakukan transaksi jual beli barang-barang/suku cadang kendaraan bermotor roda dua dari berbagai pabrikan. Di bengkel tersebut semua proses baik penjualan maupun pembelian masih dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan berbagai masalah, diantaranya adalah pengelola bengkel mengalami kesulitan untuk mengontrol stok barang.
Karena adanya berbagai masalah yang teridentifikasi, Bengkel Sukasari Motor ingin membangun sebuah sistem informasi untuk menanggulangi masalah-masalah tersebut. Sistem informasi yang dibangun menggunakan metode EOQ
(economic order quantity) sebagai solusi perhitungan statistika untuk menentukan
jumlah pesanan dengan biaya seminimal mungkin.
Pengumpulan data dilakukan dengan metode kajian pustaka, metode wawancara, dan metode observasi. Metode pengembangan sistem dari sistem informasi menggunakan metode waterfall, sedangkan metode aliran data yang dipakai adalah metode terstruktur, yaitu DFD (Data Flow Diagram) dalam menggambarkan model fungsional dan ERD (Entity Relationship Diagram) untuk menggambarkan model data. Sistem informasi ini dibangun dengan menggunakan
software Borland Delphi 7 dengan media penyimpanan/database MySQL.
Sistem informasi penjualan dan pengontrolan stok barang menggunakan metode Economic Order Quantity dapat membantu pengelola Bengkel Sukasari Motor untuk pendataan ketersediaan barang, dan menentukan jumlah barang yang harus dipesan ke supplier. Sehingga pembelian dan pengadaan stok barang menjadi efektif.
ii
PRODUCT SELLING AND STOCK CONTROLLING,
USING EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY) METHOD
(A CASE STUDY IN SUKASARI MOTOR WORKSHOP)
by
FAQIH ABIDIN 10105188
Sukasari Motor Workshop is a workshop that performs selling and purchasing of bike spare parts from various factory. In that workshop, all
processes, both selling or purchasing processes, still executed manually. It’s
causing several problems, one of the problem is the workshop manager becomes difficult to control the stock.
Because of that several identified problems, Sukasari Motor Workshop wants to build an information system to solve that problems. The information system is using EOQ (Economic Order Quantity) method as a statistical calculations solution to determine the number of orders with a minimum cost.
Data collecting is performed through literature studies, interviews, and observation method. The method of system development of the information system is using a waterfall method, while the data flow method that is used is structured methods, it is a DFD (Data Flow Diagram) to describe the functional model, and ERD (Entity Relationship Diagram) to describe the data model. This information system was built using Borland Delphi 7 software, and MySQL as a database.
Information System of Product Selling and Stock Controlling, using Economic Order Quantity Method, can help the Sukasari Motor Workshop manager to provide data of the availability of items, and to determine the number of items to be ordered to the supplier. So that the purchasing and procurement of inventory become effective.
iii
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala nikmat yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul “Sistem Informasi Penjualan dan Pengontrolan Stok Barang menggunakan Metode EOQ (Economic Order Quantity) studi kasus di
bengkel Sukasari Motor”.
Penulisan skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Strata 1 Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknis dan Ilmu Komputer di Universitas Komputer Indonesia.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis telah mendapatkan banyak bantuan dari berbagai pihak, baik dari segi materi, spirit maupun masukan-masukan yang sangat membangun. Pada kesempatan ini secara khusus penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Kedua orang tua yang selalu memberi dukungan, semangat, kasih sayang serta doa yang tak henti-hentinya.
2. Ibu Mira Kania Sabariah, M.T. selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
iv
6. Seluruh Staf Perpustakaan yang membantu penulis untuk mendapatkan referensi dalam penyusunan laporan.
7. Saudara-saudariku tersayang atas semua dukungan semangat dan doanya. 8. Teman-teman kelas IF-4 2005 Oka, Edi, Aji, Mamet dan lainnya yang tidak
bisa disebutkan satu persatu atas semua dukungan dan bantuan ilmu yang diberikan kepada penulis selama kuliah bareng di UNIKOM.
9. Sobat-sobatku Kang Kirom, Iman, Itonk, Teh Sarah atas segala bantuan, dukungan dan perhatian yang diberikan selama ini.
10.Semua pihak yang tidak dapat disebutkan penulis satu persatu.
Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari para pembaca. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak dan para pembaca.
Bandung,…….2011
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Seiring dengan berkembangnya kemajuan teknologi informasi yang cukup pesat, dipicu pula oleh banyaknya kebutuhan akan data dan informasi oleh pengguna baik itu secara individual, organisasi atau lembaga maupun kelompok tertentu, maka diperlukan pengolahan informasi yang berkualitas. Maksudnya adalah informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan atau tepat guna.
Bengkel Sukasari Motor, adalah bengkel yang melakukan transaksi penjualan dan pembelian barang-barang/suku cadang kendaraan bermotor roda dua berbagai pabrikan. Penjualan disini adalah menjual barang kepada konsumen dan pembelian adalah membeli barang-barang dari supplier atau pemasok barang-barang tersebut.
yang diinginkan tidak tersedia. Hal ini terjadi, karena jenis/item suku cadangyang cukup banyak dan beragam, sehingga pengelola/petugas kesulitan sekali jika harus mengontrol stok barang satu persatu secara manual, dan juga untuk menentukan jumlah barang yang harus dipesan dari supplier.
Economic Order Quantity adalah suatu metode yang menggunakan ilmu
matematika dan statistika sebagai alat bantu utama dalam memecahkan masalah kuantitatif dalam sistem persediaan. Pada dasarnya, metode ini berusaha mencari jawaban optimal dalam menentukan jumlah ukuran pemesanan yang dinamis, sehingga membantu perusahaan untuk mampu mengambil keputusan terbaik, cepat, dan tepat. Dan pada akhirnya memberi nilai optimal pada produk dan jasa yang dijual kepada pelanggan.
Oleh karena itu, untuk mengantisipasi kesulitan pengontrolan stok barang untuk kemudian menentukan jumlah barang yang harus dipesan oleh bengkel tersebut, dan juga mengantisipasi perkembangan dan makin banyaknya data yang diolah serta makin kompleks kebutuhan akan informasi untuk menangani pengolahan data, maka diperlukan suatu sistem untuk membantu dalam hal pengolahan data dan pengontrolan stok barang.
1.2 Identifikasi Masalah
1.3Maksud dan Tujuan
Dari latar belakang yang telah diuraikan maka maksud yang ingin dicapai yaitu membangun Sistem Informasi Penjualan Dan Pengontrolan Stok Menggunakan Metode EOQ (Economic Order Quantity).
Sedangkan tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan sistem informasi ini adalah :
1. Memudahkan dalam proses pendataan ketersedian barang.
2. Mempercepat proses pembuatan laporan.
3. Memudahkan dan mempercepat dalam proses pembuatan nota penjualan kepada konsumen.
4. Dapat mengontrol jumlah stok barang yang ada di bengkel tersebut.
5. Mempermudah untuk menentukan jumlah stok yang harus dipenuhi/dipesan dari supplier.
1.4Batasan Masalah
menyimpang serta sesuai dengan apa yang diharapkan. Batasan-batasan masalah adalah sebagai berikut:
1. Sistem informasi ini menangani proses penjualan, pemesanan, retur dan pengontrolan stok barang.
2. Data yang diolah antara lain data barang, data jenis barang, data pabrikan, data merk, data jenis motor, data supplier, data user, data penjualan, dan data pemesanan.
3. Perangkat lunak yang akan dibangun dapat digunakan oleh pemilik dan pegawai.
4. Tool yang digunakan untuk membangun sistem informasi ini adalah
Borland Delphi version 7.0
5. Metode yang dipergunakan untuk menentukan jumlah pesanan adalah EOQ (Economic Order Quantity).
6. DBMS yang digunakan adalah MySQL.
7. Pemodelan analisis menggunakan Model Aliran Data terstruktur dengan salah satu tools-nya adalah Data Flow Diagram (DFD).
1.5Metodologi Penelitian
1. Tahap pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Studi Literatur.
Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan literatur, jurnal, paper dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan judul penelitian.
b. Observasi.
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan langsung terhadap permasalahan yang diambil.
c. Interview.
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung yang ada kaitannya dengan topik yang diambil.
2. Tahap pembuatan perangkat lunak.
Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall, yang meliputi beberapa proses diantaranya:
a. System / Information Engineering
elemen yang diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat lunak.
b. Analisis
Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan perangkat lunak.
c. Design
Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh user.
d. Coding
Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang kedalam bahasa pemrograman tertentu.
e. Pengujian
Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.
f. Maintenance
1.6Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Menguraikan tentang latar belakang permasalahan, mencoba merumuskan inti permasalahan yang dihadapi, menentukan tujuan dan kegunaan penelitian, yang kemudian diikuti dengan pembatasan masalah, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahas profil perusahaan tempat penelitian berlangsung. Bab ini juga membahas tentang berbagai konsep dasar dan teori-teori yang berkaitan dengan topik penelitian yang dilakukan dan hal-hal yang berguna dalam proses analisis permasalahan.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Bab ini membahas mengenai teknik-teknik yang digunakan dan mengimplementasikan sistem informasi yang telah dibuat ke perangkat
(device) yang akan digunakan, dan pengujian dengan menggunakan
pengujian blackbox.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
9
2.1 Tinjauan Perusahaan
Pada tinjauan perusahaan ini akan dibahas mengenai sejarah perusahaan, serta tempat dan kedudukan perusahaan.
2.1.1 Sejarah Perusahaan
Bengkel Sukasari Motor pertama kali didirikan pada tahun 1991, pada saat itu bengkel itu bernama bengkel Angkasa Motor. Awalnya bengkel tersebut hanya melayani jasa perbaikan atau service motor saja, tidak melayani penjualan spare part atau suku cadang. Sehingga apabila ada spare part yang harus diganti konsumen diminta untuk mencari sendiri spare part yang diperlukan ke bengkel/toko yang menjual spare part atau suku cadang. Kemudian baru pada tahun 1994, bengkel tersebut dijual oleh pemiliknya ke pihak lain yang sampai kini menjadi pemilik bengkel tersebut dan berubah nama menjadi Bengkel Sukasari Motor.
bengkel merasa perlu adanya komputerisasi untuk membantu pengembangan dan mempermudah pengolahan data yang ada di bengkel tersebut.
2.1.2 Tempat dan Kedudukan Perusahaan
Bengkel Sukasari motor ini bertempat di Jl. LMU Suparmin no 36 Bandung 40173. Telp. 022-6020643.
2.1.3 Bidang Pekerjaan
Bengkel Sukasari motor merupakan bengkel yang melayani jasa perbaikan sepeda motor dari segala macam pabrikan, disamping itu Bengkel Sukasari motor juga melayani penjualan suku cadang motor berbagai pabrikan dan merek.
2.2 Landasan Teori
Pada bagian ini akan dipaparkan tentang teori-teori yang diperlukan pada pembuatan Sistem Informasi Bengkel yang akan dibangun.
2.2.1 Konsep Sistem Informasi
2.2.1.1 Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis, maka sistem goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntasi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian dari subsistem dari sistem bisnis, maka istilah
objectives yang lebih tepat.[1]
Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan sistem, yaitu :
1. Pendekatan sistem yang lebih menekan pada elemen-elemen atau kelompoknya, yang dalam hal ini sistem itu didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu aturan tertentu.
2.2.1.2 Karakteristik Sistem
Sistem mempunyai beberapa karakteristik, antara lain [1]:
1. Komponen Sistem (Component), suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary), merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan kerjanya.
3. Subsistem, bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dengan sasaran masing-masing.
4. Lingkungan Luar Sistem (Environment), suatu sistem yang ada di luar dari batas sistem yang dipengaruhi oleh operasi sistem.
5. Penghubung Sistem (Interface), media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lainnya.
7. Keluaran Sistem (Output), Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
8. Pengolahan Sistem (Process), suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
9. Sasaran Sistem (Object), tujuan yang ingin dicapai oleh sistem, akan dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan.
2.2.1.3 Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan menjadi seperti berikut [1]:
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human
made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui
proses alam, sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu
(probabilistic system). Sistem tertentu adalah suatu sistem yang
tertentu adalah sistem dengan perilaku ke depan yang tidak dapat diprediksi.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan luar atau otomatis, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar.
2.2.1.4 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.
2.2.1.5 Kualitas Informasi
Informasi yang berkualitas memiliki 3 (tiga) kriteria, yaitu [1]:
1. Akurat (accurate), informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bias ataupun menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.
terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal ini dapat berakibat fatal bagi perusahaan/organisasi.
3. Relevan (relevance), informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya. Di samping karakteristik, nilai informasi juga ikut menentukan kualitasnya. Nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.
2.2.1.6 Sistem Informasi
Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem informasi. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut [1]: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
2.2.1.7 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen – komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Yaitu [1]:
1. Blok Masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (technology block)
brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras
(hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui
teknologi dan membuatnya dapat beroperasi. Misalnya teknisi adalah operator komputer, pemrogram, operator pengolah kata, spesialis telekomunikasi, analis sistem, penyimpan data dan lain sebagainya. 5. Blok Basis Data (database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS
(Database Management Systems).
6. Blok Kendali (controls block)
merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.2.2 Pengertian Data
Data merupakan [2] bahan mentah dari informasi, yang dirumuskan sebagai sekelompok lambang-lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah atau tindakan atau hal-hal lain. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya. Informasi menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dari pada biaya yang dikeluarkannya. Informasi yang berkulitas sangat dipengaruhi oleh beberapa hal sebagai berikut [2]:
1. Relevansi
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Misalnya, informasi mengenai hasil pemasaran tidak akan relevan jika diberikan kepada manajer teknik, namun akan sangat relevan jika diberikan kepada manajer pemasaran.
2. Akurasi
terjadi karena unsur kesengajaan atau terjadi gangguan pada sumber informasi, sehingga data yang diterima tidak sama dengan data aslinya.
3. Tepat Waktu
Nilai informasi akan berkurang apabila tidak tepat waktu, sebaliknya informasi yang datang tepat waktu akan sangat mahal harganya. Ketepatan waktu dari informasi sangat berpengaruh dalam proses pengambilan keputusan.
2.2.3 Basis Data (Database)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya, yang diorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu yang tersimpan diperangkat keras (hardware) komputer dan dengan perangkat lunak (software) untuk melakukan manipulasi sesuai dengan kegunaan tertentu. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi pemakai. Penerapan database dalam sistem informasi disebut
database system[3].
Manfaat basis data (database) diantaranya [3]:
1. Salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.
2. Menentukan kualitas informasi : akurat, tepat pada waktunya dan
relevan. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih
efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
3. Mengurangi duplikasi data (data redudancy)
4. Hubungan data dapat ditingkatkan (data relatability)
5. Mengurangi pemborosan tempat simpanan luar
Jenjang data dalam database [3]:
1. Characters, merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa
karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special
characters) yang membentuk suatu item data atau field.
2. Field, merepresentasikan suatu atribut dari record yang
menunjukkan suatu item dari data, seperti misalnya nama, alamat dan lain sebagainya. Kumpulan dari field membentuk suatu record.
3. Record, kumpulan dari field membentuk suatu record. Record
4. File, terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya file mata pelajaran berisi data tentang semua mata pelajaran yang ada.
5. Database, kumpulan dari file atau tabel membentuk suatu database.
Gambar 2.1 Jenjang data
2.2.4 Tujuan Basis Data
Basis data pada dasarnya ditujukan untuk pengaturan data agar terdapat kemudahan dalam pengambilan kembali data tersebut. Berikut ini terdapat beberapa tujuan dari basis data, antara lain [3]:
1. Kecepatan dan kemudahan (Speed) 2. Efisiensi ruang penyimpanan (Space) 3. Keakuratan (Accuracy)
6. Keamanan (Security) 7. Kebersamaan (Sharability)
2.2.5 Pengguna Basis Data
Pengguna basis data dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi terhadap sistem, diantaranya yaitu[3]:
1. Programer Aplikasi (Application programmer)
Pemakai yang berinteraksi dengan basis data dengan menggunakan
Data Manipulation Language (DML) untuk membuat aplikasi dengan
bahasa pemrograman.
2. User Khusus (Specialized User)
Pemakai yang membuat program aplikasi basis data untuk keperluan tertentu atau khusus.
3. User Mahir (Casual User)
Pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa membuat modul program.
4. User Umum (Native User)
Pemakai berinteraksi dengan aplikasi basis data yang telah dibuat atau disediakan oleh sistem.
2.2.6 Database Management System (DBMS)
basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna. Contoh tipikal DBMS adalah akuntansi, sumber daya manusia, dan sistem pendukung pelanggan, DBMS telah berkembang menjadi bagian standar di bagian pendukung (back office) suatu perusahaan.
Contoh DBMS adalah Oracle, SQL server 2000/2003, MS Access, MySQL dan sebagainya. DBMS merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk dapat melakukan utilisasi dan mengelola koleksi data dalam jumah yang besar. DBMS juga dirancang untuk dapat melakukan manipulasi data secara lebih mudah. Sebelum adanya DBMS maka data pada umumnya disimpan dalam bentuk flat file, yaitu file teks yang ada pada sistem operasi. Sampai sekarang pun masih ada aplikasi yang menyimpan data dalam bentuk flat secara langsung. Menyimpan data dalam bentuk flat file mempunyai kelebihan dan kekurangan. Penyimpanan dalam bentuk ini akan mempunyai manfaat yang optimal jika ukuran filenya relatif kecil, seperti file passwd. File passwd pada umumnya hanya digunakan untuk menyimpan nama yang jumlahnya tidak lebih dari 1000 orang.
manfaat dan kelebihan dibandingkan dengan penyimpanan dalam bentuk flat file
atau spreadsheet, diantaranya :
1. Performance yang didapat dengan penyimpanan dalam bentuk DBMS
cukup besar, sangat jauh berbeda dengan performance data yang disimpan dalam bentuk flat file. Disamping memiliki unjuk kerja yang lebih baik, juga akan didapatkan efisiensi penggunaan media penyimpanan dan memori
2. Integritas data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS. Masalah redudansi sering terjadi dalam DBMS. Redudansi adalah kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam sebuah database yang mengakibatkan pemborosan media penyimpanan.
3. Independensi. Perubahan struktur database dimungkinkan terjadi tanpa harus mengubah aplikasi yang mengaksesnya sehingga pembuatan antarmuka ke dalam data akan lebih mudah dengan penggunaan DBMS.
4. Sentralisasi. Data yang terpusat akan mempermudah pengelolaan
database. kemudahan di dalam melakukan bagi pakai dengan DBMS
dan juga kekonsistenan data yang diakses secara bersama-sama akan lebih terjamin dari pada data disimpan dalam bentuk file atau
5. Sekuritas. DBMS memiliki sistem keamanan yang lebih fleksibel daripada pengamanan pada file sistem operasi. Keamanan dalam DBMS akan memberikan keluwesan dalam pemberian hak akses kepada pengguna.
2.3 Pemodelan Sistem
Tahap pemodelan disebut juga tahap pemecahan masalah, yaitu dengan menyusun suatu algoritma, alur sistem, masukan, prosedur proses, keluaran, dan
database. Proses pemodelan diperlukan untuk menghasilkan suatu model sistem
yang baik, karena dengan model yang tepat akan menghasilkan sistem yang stabil dan mudah dikembangkan di masa mendatang. Berikut ini akan dijelaskan rangkaian atau ruang lingkup sistem yang akan dirancang dengan memanfaatkan alat bantu seperti :
2.3.1 Diagram E-R (Entity Relationship Diagram)
ERD adalah peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan relasi atau hubungan dari dua file atau dua tabel. Pembuatan Diagram E–R meliputi tahap – tahap berikut:
a. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan entitas yang akan terlihat. b. Menentukan atribut – atribut key dari masing – masing himpunan entitas. c. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan relasi di antara himpunan
d. Menentukan derajat atau kardinalitas relasi untuk setiap himpunan relasi. e. Melengkapi himpunan entitas dan himpunan relasi dengan atribut – atribut
deskriptif (non key).
Elemen-elemen Entity Relationship Diagram adalah sebagai berikut [3] :
1. Entity
Pada E-R diagram, entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada dalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokan dalam empat jenis nama, yaitu : orang, benda, lokasi kejadian (terdapat unsur waktu di dalamnya).
2. Relationship
Pada E-R diagram, relationship digambarkan dengan bentuk belah ketupat.
Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada
umumnya penghubung (Relationship) diberi nama dengan kata kerja dasar, sehingga memudahkan untuk melakukan pembacaan relasinya (bisa dengan kalimat aktif maupun kalimat pasif). Penggambaran hubungan yang terjadi adalah sebuah bentuk belah ketupat dengan dua bentuk persegi panjang.
3. Relationship Degree
Relationship Degree atau derajat relasi adalah jumlah entitas yang
berpartisipasi dalam suatu relationship. 4. Atribut
sebenarnya yang dimaksud entitas maupun relationship, sehingga sering dikatakan bahwa atribut adalah elemen dari setiap entitas maupun
relationship. 5. Kardinalitas
Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tuple yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antar entitas, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari entitas yang satu ke entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi, yaitu :
a. One to one
Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadianpada entitas yang kedua dan sebaliknya.
b. One to many atau many to one
Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu. Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan entitas yang kedua. Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.
c. Many to many
lainnya, baik dilihatdari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua.
2.3.2 Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang melukiskan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem
Gambar 2.2 Diagram Konteks
2.3.3 DFD (Data Flow Diagram)
2.3.3.1 Pengertian DFD
Data Flow Diagram (DFD –DAD/Diagram Alir Data) memperlihatkan hubungan fungsional dari nilai yang dihitung oleh sistem, termasuk nilai masukan, nilai keluaran, serta tempat penyimpanan internal. DAD adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam objek kemudian melewati proses yang mentransformasinya ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain. DAD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured
analysis and design). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini,
karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur jelas.
2.3.3.2 Simbol DFD
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah[1]:
1. Entity luar (External Entity)
Setiap sistem pasti memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu system dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar
(external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem
yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Entity digambarkan dengan simbol persegi biasa.
sistem. Secara fisik, Entity luar dapat digambarkan sebagai sekelompok orang atau sebuah sistem diluar sistem yang ada.
2. Aliran Data
Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. 3. Proses
Proses atau fungsi yang mentransformasikan data secara umum digambarkan dengan lingkaran. Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer, sedangkan untuk logical data flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi identifikasi proses, nama proses dan pemroses.
4. Berkas / penyimpanan data
2.3.4 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data atau data dictionary [1] adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus Data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis Kamus Data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yangmengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, Kamus Data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus Data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD.
2.4 Definisi Persediaan
Persediaan (inventory) [7] adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang
normal, atau persediaan barang yang masih dalam pengerjaan proses produksi,
ataupun persediaan bahan baku untuk menunggu penggunaannya dalam suatu proses
produksi.
persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan. Adanya persediaan menimbulkan konsekuensi berupa resiko-resiko tertentu yang harus ditanggung perusahaan akibat adanya persediaan tersebut. Persediaan yang disimpan perusahaan bisa saja rusak sebelum digunakan.
Selain itu perusahaan juga harus menanggung biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan tersebut.
Adapun alasan perlunya persediaan adalah :
1. TRANSACTION MOTIVE
Menjamin kelancaran proses pemenuhan (secara ekonomis) permintaan barang sesuai dengan kebutuhan pemakai.
Operating Stock (qo) = Persediaan supaya operasi dapat berjalan paling baik
(EOQ)
2. PRECATUIONARY MOTIVE
Meredam fluktuasi permintaan/pasokan yang tidak beraturan. Fluktuasi = rata-rata demand + Safety Stock
3. SPECULATION MOTIVE
Alat spekulasi untuk mendapatkan keuntungan berlipat dikemudian hari.
2.5 Tujuan Persediaan
Divisi yang berbeda dalam suatu perusahaan akan memiliki tujuan pengendalian persediaan yang berbeda [7]:
2. Pembelian (purchasing), dalam rangka efisiensi, juga menginginkan persamaan produksi yang besar dalam jumlah sedikit daripada pesanan yang kecil dalam jumlah yang banyak. Pembelian juga ingin ada persediaan sebagai pembatas kenaikan harga dan kekurangan produk.
3. Keuangan (finance) menginginkan minimisasi semua bentuk invenstasi persediaan karena biaya investasi dan efek negatif yang terjadi pada perhitungan pengembalian aset (return of asset) perusahaan.
4. Rekayasa (engineering) menginginkan persediaan minimal untuk mengantisipasi jika terjadi perubahan rekayasa/engineering.
2.6 Metode-Metode Pengendalian Persediaan
Didalam mencari jawaban atas permasalahan umum dalam pengendalian persediaan, metode pengendalian persediaan yang dapat diidentifikasikan sebagai berikut[7] :
a. Metode pengendalian secara statistik (Statistical Inventory Control) b. Metode perencanaan kebutuhan material (MRP)
2.6.1 Metode Pengendalian Persediaan Secara Statistik (Statistical Inventory
Control)
Metode ini menggunakan ilmu matematika dan statistik sebagai alat bantu utama dalam memecahkan masalah kuantitatif dalam sistem persediaan. Pada dasarnya, metode ini berusaha mencari jawaban optimal dalam menentukan :
- Jumlah ukuran pemesanan dinamis (EOQ). - Titik pemesanan kembali (Reorder Point).
- Jumlah cadangan pengaman (safety stock) yang diperlukan.
Metode ini sering juga disebut metode pengendalian tradisional, karena memberi dasar lahirnya metode baru yang lebih modern, seperti MRP di Amerika
dan Kanban di Jepang. Metode pengendalian persediaan secara statistik ini
biasanya digunakan untuk mengendalikan barang yang permintaannya bersifat bebas (dependent) dan dikelola saling tidak bergantung. Yang dimaksud permintaan bebas adalah permintaan yang hanya dipengaruhi mekanisme pasar sehingga bebas dari fungsi operasi produk. Sebagai contoh adalah permintaan untuk barang jadi dan suku cadang pengganti (spare part).
Ditinjau dari sejarah perkembangannya, metode ini secara formal diperkenalkan oleh Wilson pada tahun 1929 dengan mencoba mencari jawaban 2 pertanyaan dasar yaitu :
Pengembangan formula Wilson kemudian dikembangkan pada keadaan yang lebih realistik, terutama untuk fenomena yang bersifat probabilistik. Hal ini kemudian memunculkan 2 metode dasar pengendalian persediaan yang bersifat probabilistik, yaitu:
- Metode P, yaitu menganut aturan bahwa saat pemesanan bersifat reguler mengikuti suatu periode yang tetap (mingguan, bulanan, dsb), sedangkan kuatititas pemesanan akan berulang-ulang.
- Metode Q, yaitu menganut aturan bahwa jumlah ukuran pemesanan (kuantitas pemesanan) selalu tetap untuk setiap kali pesan, sehingga saat pemesanan dilakukan akan bervariasi.
2.6.2 Metode Perencanaan Kebutuhan Material
Metode pengendalian tradisional akan tidak efektif bila digunakan untuk permintaan yang bersifat tidak bebas (independent). Yang dimaksud permintaan tidak bebas adalah permintaan yang tergantung kepada kebutuhan suatu komponen/material dengan komponen/material lainnya. Dengan kata lain, kebutuhan tidak bebas adalah kebutuhan yang tunduk pada fungsi operasi produksi, sebagai gambaran adalah permintaan akan 4 roda mobil dan 1 kemudi hanya apabila ada permintaan 1 unit mobil, sehingga permintaan akan roda dan kemudi dikatakan tergantung pada permintaan mobil. Metode MRP ini bersifat
Dari sejarahnya, penerapan MRP pertama kali digunakan pada industri logam tipe Job Shop dimana tipe ini termasuk tipe yang paling sulit dikendalikan dalam sistem manufaktur. Dengan demikian, kehadiran MRP sangat berarti dalam meminimisasi investasi persediaan, memudahkan penyusunan jadwal kebutuhan setiap komponen yang diperlukan dan sebagai alat pengendalian produksi dan persediaan. Dalam perkembangan selanjutnya, MRP dapat diterapkan juga pada pengendalian persediaan dalam sistem manufaktur, baik untuk tipe Job Shop, tipe produksi massal (mass production) maupun tipe lainnya.
2.6.3 Metode Just In Time (JIT)
Metode ini merupakan salah satu operasionalisasi dari konsep Just In Time
Perbedaan utama dalam sistem ini dengan kedua sistem sebelumnya terletak pada perbedaan karakteristik “pertimbangan” yang digunakan untuk mengatur jadwal produksi. Pada dua sistem terdahulu, dilakukan proyeksi permintaan yang akan datang, dan selanjutnya penjadwalan produksi dilakukan untuk memenuhi permintaan tersebut, penjadwalan mendorong produksi (push
system). Sedangkan dalam sistem Kanban, jadwal produksi diatur sesuai dengan
permintaan aktual (pull system).
2.7 Biaya-biaya Dalam Persediaan
Menurut Ahyari ( 2003 : 261 ) [8] biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan sehubungan dengan penyelenggaraan persediaan di dalam suatu perusahaan terdiri dari tiga macam, yaitu biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya tetap persediaan.
a. Biaya Pemesanan
Biaya Pemesanan merupakan biaya-biaya yang terkait langsung dengan kegiatan pemesanan yang dilakukan oleh perusahaan. Hal yang diperhitungkan di dalam biaya pemesanan adalah berapa kali pemesanan dilakukan, dan berapa jumlah unit yang dipesan pada setiap kali pemesanan. Beberapa contoh dari biaya pemesanan antara lain :
1. Biaya persiapan pembelian 2. Biaya pembuatan faktur
3. Biaya ekspedisi dan administrasi
5. Biaya biaya pemesanan lain yang terkait dengan frekuensi pembelian.
Biaya pemesanan ini seringkali disebut sebagai biaya persiapan pembelian, set up
cost, procurement cost. Pada prinsipnya biaya pemesanan ini akan diperhitungkan
atas dasar frekuensi pembelian yang dilaksanakan dalam perusahaan.
b. Biaya Penyimpanan
Biaya penyimpanan merupakan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan sehubungan dengan adanya bahan baku yang disimpan di dalam perusahaan. Beberapa contoh dari biaya penyimpanan antara lain :
1. Biaya simpan bahan 2. Biaya asuransi bahan
3. Biaya kerusakan bahan dalam penyimpanan 4. Biaya pemeliharaan bahan
5. Biaya pengepakan kembali
6. Biaya modal untuk investasi bahan 7. Biaya kerugian penyimpanan
8. Biaya sewa gudang per satuan unit bahan 9. Risiko tidak terpakainya bahan karena usang
10. Biaya biaya lain yang terikat dengan jumlah bahan yang disimpan dalam perusahaan yang besangkutan.
Biaya penyimpanan semacam ini sering disebut sebagai carrying cost atau
c. Biaya Tetap Persediaan
Biaya tetap persediaan adalah seluruh biaya yang timbul karena adanya persediaan bahan di dalam perusahaan yang tidak terkait baik dengan frekuensi pembelian maupun jumlah unit yang disimpan di dalam perusahaan tersebut. Beberapa contoh dari biaya tetap persediaan antara lain :
1. Biaya sewa tempat per bulan 2. Gaji penjaga gudang per bulan 3. Biaya bongkar bahan per unit
4. Biaya biaya persediaan lainnya yang tidak terkait dengan frekuensi dan jumlah unit yang disimpan.
2.8 Metode EOQ (Economic Order Quantity)
Metode yang akan digunakan pada perancangan aplikasi sistem informasi penjualan dan pengontrolan stok barang di bengkel Sukasari Motor ini adalah Metode Economic Order Quantity. Metode statistical inventory control ini dipilih karena memang paling sesuai dengan kondisi permasalahan yang ingin dipecahkan di bengkel tersebut yang menangani proses penjualan bukan proses produksi.
2.8.1 Anggapan - Anggapan Dalam EOQ
Rumusan EOQ dapat digunakan bila anggapan - anggapan ini terpenuhi. Anggapan tersebut antara lain :
b. Biaya penyimpanan per unit per tahun (H) adalah konstan c. Biaya pemesanan per pesanan (S) adalah konstan
d. Waktu antara pesanan dilakukan dan barang-barang diterima (leadtime) adalah konstan.
2.8.2 Perumusan EOQ
Salah satu metode manajemen persediaan yang paling terkenal adalah metode Economic Order Quantity atau biasa disebut dengan EOQ. Metode yang diperkenalkan oleh Wilson ini dapat digunakan baik untuk barang yang dibeli maupun untuk barang yang diproduksi sendiri. Model EOQ biasa digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan biaya langsung penyimpanan persediaan dan biaya kebalikannya (inverse cost) pemesanan persediaan.
Rumusan EOQ untuk menentukan jumlah barang yang dipesan yang biasa digunakan adalah [9]:
Dimana:
D : penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per periode waktu. S : Biaya pemesanan (persiapan pesanan) per pesanan
Untuk menentukan Frekuensi Pemesanan dapat ditentukan dengan rumusan [9]:
Sedangkan untuk menentukan jarak tiap pesanan dapat ditentukan dengan rumusan [9]:
2.8.3 Kelebihan Metode Economic Order Quantity
Kelebihan dari model pengadaan berdasarkan metode EOQ ini [10] adalah dapat dilakukannya pengendalian perencanaan pengadaan barang, apabila dilakukan pencatatan, pelaporan dan sistem informasi yang memadai akan menghasilkan perencanaan yang mendekati kenyataan sehingga akan diperoleh persediaaan yang minimal dan meningkatkan ketersediaan, dapat menekan modal kerja yang disediakan, pengawasan dan monitoring persediaan dilakukan secara terus menerus untuk menghindari resiko penumpukan barang dan keterlambatan pembelian.
2.8.4 Kekurangan Metode Economic Order Quantity
Selain itu juga metode ini tidak mempertimbangkan jika waktu antara pemesanan dilakukan sampai dengan barang diterima tidak konstan, dan barang yang dipesan tidak selalu tersedia di pasar.
2.9 Software Pendukung
Software pendukung adalah aplikasi-aplikasi yang digunakan pada
perancangan Sistem Informasi yang akan dibangun.
2.9.1 Borland Delphi 7.0
Delphi [6] adalah sebuah bahasa pemrograman dan lingkungan pengembangan perangkat lunaknya yang berbasis object pascal (pascal dengan eksistensi pemrograman berorientasi objek). Sebagai perangkat pengembangan yang bersifat multiguna. Delphi dapat digunakan dalam berbagai jenis proyek pengembangan perangkat lunak terutama untuk pengembangan aplikasi desktop
dan enterprise berbasis database. Pada awalnya pengembang Delphi adalah
Borland, saat ini menjadi bagian dari jajaran IDE milik Embarcadero Technologies. Walaupun saat ini IDE Delphi telah mencapai versi 14 atau yang lebih dikenal dengan Delphi 2011, versi 15. Delphi 7 masih sangat memadai, mempunyai kestabilan yang prima dan kebutuhan akan perangkat keras/hardware
2.9.2 MySQL
MySQL [5] adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL
(General Public License). Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan
MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL
(Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian
basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
45
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Analisis SistemAnalisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya[7].
3.1.1 Analisis Masalah
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan pada tahap ini adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah- masalah yang terjadi (identify).
bentuk komputerisasi. Dengan cara seperti ini, tentunya akan merepotkan pengelola bengkel itu sendiri. Dapat dibayangkan, dari sekian banyak item dan jenis serta beragamnya merek spare part, pengelola harus mengecek satu persatu stok barang tersebut secara manual. Akibatnya muncul permasalahan-permasalahan yang dikeluhkan oleh pengelola.
Adapun permasalahan-permasalahan yang dikeluhkan tersebut antara lain :
1. Kesulitan mengontrol stok barang.
2. Kesulitan menentukan jumlah barang yang harus diorder.
3. Kesulitan menentukan waktu yang tepat kapan barang sebaiknya diorder.
4. Seringkali terjadi penumpukan stok barang yang terlalu lama sehingga menimbulkan pembengkakan biaya penyimpanan.
5. Seringkali konsumen tidak mendapatkan barang yang diinginkan karena stok barang yang diinginkan tidak tersedia.
6. Keamanan dan keakuratan data kurang terjamin.
3.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Untuk prosedur yang berjalan pada Bengkel Sukasari Motor saat ini pada bagian Penjualan adalah sebagai berikut :
1. Konsumen mengisi formulir pembelian yang diberikan oleh petugas. Formulir yang sudah diisi diserahkan lagi ke petugas bengkel.
2. Kemudian petugas mengecek pada buku stok apakah barang yang akan dibeli oleh konsumen ada atau tidak.
3. Jika ada, maka petugas akan memberikan barang yang diminta oleh konsumen, sekaligus membuatkan nota penjualan, kemudian nota penjualan tersebut diserahkan kepada konsumen. Jika barang yang diminta tidak tersedia, petugas memberitahukan kepada konsumen bahwa stok barang yang diminta tidak tersedia, dan petugas mencatat kekosongan barang tersebut sebagai data rencana barang yang akan dibeli.
4. Kemudian petugas mencatat transaksi penjualan yang terjadi, untuk selanjutnya kemudian petugas membuat laporan penjualan yang akan diserahkan kepada pemilik perusahaan.
Formulir sudah diisi dan
dicek
sudah diisi tapi stok kosong
Formulir pembelian yang
sudah diisi tapi stok kosong
Formulir pembelian yang
sudah diisi tapi stok kosong
sudah diisi dan dicek A2 : Arsip daftar kekosongan barang A14 : Arsip formulir pembelian A3 : Arsip laporan penjualan A15 : Arsip buku transaksi penjualan
Sedangkan prosedur yang berjalan di bengkel Sukasari motor pada bagian Pembelian adalah sebagai berikut :
1. Petugas terlebih dahulu membuat daftar pembelian barang berdasarkan kekosongan stok barang atau sesuai dengan data pesanan dari pelanggan. 2. Kemudian petugas mengirimkan daftar pembelian barang kepada pihak
supplier, yang selanjutnya oleh pihak supplier akan dibuatkan faktur
pembelian barang.
3. Barang yang dipesan kemudian dikirimkan oleh pihak supplier bersama dengan faktur pembelian barang. Umumnya proses pengiriman barang ini berkisar antara satu sampai dengan tiga hari dari tanggal pemesanan. 4. Kemudian petugas mencocokan faktur pembelian dengan daftar pesanan
barang. Apabila ada ketidakcocokan maka petugas akan melakukan komplain ke pihak supplier.
5. Jika faktur pembelian sudah cocok dengan barang yang dikirim dan daftar pesanan barang, petugas kemudian mencatatat data barang yang dibeli kedalam buku transaksi pembelian. Setelah itu kemudian petugas mencatat penambahan data barang ke buku stok barang.
6. Petugas kemudian membuat laporan pembelian barang yang selanjutnya akan diserahkan kepada pemilik perusahaan.
Daftar kekosongan A7 : Arsip faktur pembelian yang sudah sesuai A15 : Arsip buku transaksi penjualan A 16 : Arsip buku transaksi pembelian
Disamping proses penjualan dan pembelian, pada bengkel Sukasari Motor juga bisa terjadi proses retur penjualan. Hal ini terjadi apabila barang yang telah dibeli oleh pelanggan ternyata ada kecacatan atau tidak sesuai dengan yang diminta oleh pelanggan.
Penjabaran proses untuk retur penjualan adalah sebagai berikut :
1. Pelanggan menyerahkan nota penjualan barang yang akan diretur kepada petugas.
2. Petugas kemudian melakukan pencocokan nota yang dikomplain dengan data nota yang ada di petugas, jika sudah sesuai petugas kemudian melakukan pengecekan apakah barang yang diretur sesuai atau tidak. Jika sudah sesuai dengan barang yang dimaksud maka pengelola akan membuatkan nota retur.
3. Nota retur dibuat dua rangkap, yang satu kemudian diserahkan kepada pihak pelanggan, sedangkan yang satu disimpan sebagai arsip petugas. 4. Petugas kemudian memeriksa kondisi alasan retur barang, jika alasan retur
karena barang cacat petugas mencatatnya ke dalam buku retur penjualan, tetapi jika tidak cacat petugas menambahkan jumlah stok barang ke buku stok barang.
5. Kemudian, petugas membuat laporan retur penjualan yang kemudian diserahkan kepada pemilik Bengkel Sukasari Motor.
Nota penjualan dan barang tidak sesuai syarat retur
Benar Buku Stok Barang
A5 A5 : Arsip buku stok barang A10 : Arsip laporan retur penjualan A9 : Arsip buku retur penjualan
Selain retur penjualan, ada juga proses retur pembelian. Hal ini dimungkinkan terjadi bila ternyata ada kecacatan atau kerusakan pada barang yang dibeli dari pihak supplier. Adapun prosesnya adalah sebagai berikut :
1. Petugas mencocokan data barang yang akan diretur dengan faktur pembelian, setelah data sesuai, maka petugas memberikan barang yang akan diretur dan faktur pembelian dari barang yang akan diretur tersebut kepada pihak supplier.
2. Kemudian pihak supplier akan memberikan bukti retur pembelian kepada petugas.
3. Kemudian petugas mencocokan antara bukti retur dengan data yang diretur, jika sudah sesuai petugas kemudian mencatat data barang yang sudah berhasil diretur ke buku retur pembelian.
4. Dari data buku retur pembelian tersebut, selanjutnya petugas membuat laporan retur pembelian yang akan diserahkan kepada pihak pemilik Bengkel Sukasari Motor.
A9 Data barang yang
akan diretur ke supplier
Petugas Supplier Pemilik
FLOWMAP RETUR PEMBELIAN Data barang yang diretur dan sudah
sesuai A9 : Arsip buku retur penjualan A13 : Arsip laporan retur pembelian A11 : Arsip data barang yang akan diretur A17 : Arsip buku retur pembelian
Setelah melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan disertai dengan dokumen dan prosedur yang ada ternyata ditemukan beberapa kekurangan yang dapat mempengaruhi kinerja sistem. Permasalahan tersebut adalah pada proses menentukan jumlah barang dan waktu yang tepat untuk memesan barang ke pihak supplier. Selama ini proses tersebut masih dilakukan secara manual, akibatnya proses untuk menentukan dua hal tersebut banyak memakan tenaga dan waktu yang cukup lama. Disamping itu, juga menyebabkan keakuratan menentukan jumlah barang dan waktu pesan menjadi tidak akurat lagi.
3.1.3 Analisis Penyelesaian Dengan Metode Economic Order Quantity (EOQ)
Untuk menentukan jumlah barang yang akan dipesan ke supplier dan menentukan jarak waktu tiap pesan akan dilakukan dengan menggunakan metode
Economic Order Quantity (EOQ). Sebelum dilakukan perhitungan, sebelumnya
harus diketahui terlebih dahulu nilai-nilai dari variable EOQ itu sendiri.
3.1.3.1 Perhitungan Jumlah Barang Yang Disarankan Dipesan
Untuk menentukan banyaknya barang yang disarankan dipesan dapat dihitung menggunakan rumus ini :
Dimana :
D : Jumlah kebutuhan dalam satu tahun, dihitung dari total penjualan tahun sebelumnya dikurangi dengan retur penjualan yang disebabkan karena barang tidak sesuai dengan permintaan pelanggan tahun sebelumnya dari barang yang akan dihitung EOQnya.
S : Biaya pesan, ini dihitung dari berapa besar biaya yang keluar untuk setiap kali melakukan pemesanan, meliputi biaya surat menyurat, biaya telpon, transportasi, dan sebagainya.
H : Biaya penyimpanan dikalikan dengan harga barang. Persentasi biaya penyimpanan yaitu total asset dibagi dengan biaya penyimpanan yang meliputi biaya sewa tempat, biaya asuransi jika ada.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh kasus berikut ini :
Diketahui Bengkel Sukasari Motor tahun 2010 menjual spare part bearing
sebanyak 1230 unit selama satu tahun. Dari 1230 unit penjualan bearing terjadi 30 kali retur penjualan karena barang tidak sesuai dengan yang diminta oleh pelanggan. Harga beli spare part bearing itu sendiri adalah seharga Rp. 3.000,-/unit. Berdasarkan hasil wawancara dengan pemilik bengkel diketahui asset
Berdasarkan data dari contoh kasus diatas, untuk menentukan besarnya jumlah barang yang disarankan untuk dipesan oleh pengelola ke supplier dapat dihitung dengan rumus EOQ berikut ini :
Keterangan :
Q : Jumlah pesan
D : Jumlah kebutuhan dalam satu tahun
S : Biaya pesan tiap kali pesan
H : h x C, dimana h : biaya penyimpanan, C : harga barang tiap unit.
Diket :
D = 1230 - 30 = 1200 unit
S = Rp. 5.000/ Pesan
h = 119.783.450 = 9,982 % dibulatkan menjadi 10 % 12000000
C = Rp. 3.000/Unit
H = h x C = 10 % x 3000 = 300
= 200 unit.
3.1.3.2 Perhitungan Menentukan Jarak Tiap Pesan
Setelah didapat besarnya jumlah barang yang disarankan untuk dipesan, maka frekuensi (F) dan jarak tiap pesan (T) dari contoh kasus diatas dapat dihitung dengan cara sebagai berikut :
- Frekuensi Pemesanan
- Jarak Tiap Pesan
Dibulatkan menjadi 61 hari tiap pesan.
3.1.3.3 Perbandingan Keefektifan Perhitungan dengan EOQ
Tabel 3.1 Perbandingan Biaya Berdasarkan Frekuensi Pesan/Tahun
Frek. Pesan
(F)
Jumlah Pesan
(Q)
Persediaan rata-rata
(Q/2)
Biaya Pesan
(S)
Biaya Simpan
(H x Q / 2)
Biaya Total
(TC)
1 1200 600 5000 180000 185000
2 600 300 10000 90000 100000
3 400 200 15000 60000 75000
4 300 150 20000 45000 65000
5 240 120 25000 36000 61000
6 200 100 30000 30000 60000
7 172 86 35000 25800 60800
8 150 75 40000 22500 62500
- Besarnya persediaan rata-rata adalah Q = Jumlah pesan 2 2 - Sedangkan besarnya biaya simpan adalah HxQ =
2 % biayasimpan x hargabarang x jumlah pesan
Gambar 3.5 Grafik Perbandingan Biaya Berdasarkan Frekuensi Pesan
Dari gambaran tabel dan grafik diatas, ketika frekuensi pemesanan 1 kali, maka total biaya sangat mahal (185.000,-), demikian seterusnya bila pemesanan dilakukan sebanyak 2 kali, 3 kali dan seterusnya. Begitupun ketika pemesanan dilakukan diatas 6 kali pemesanan, biaya total yang harus dikeluarkan pun meningkat kembali. Dari uji coba tersebut terlihat bahwa ketika pemesanan dilakukan sebanyak 6 kali (sesuai dengan hasil perhitungan EOQ), total biayanya paling rendah dibandingkan diatas 6 kali ataupun dibawah 6 kali pemesanan.
3.1.4 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
keras/hardware, analisis perangkat lunak/software, analisis pengguna/user dan analisis jaringan.
3.1.4.1 Analisis Pengguna
Analisa dan spesifikasi kebutuhan diperlukan agar kemampuan aplikasi yang dibangun menjadi jelas. Beberapa analisa dan kebutuhan yang berkaitan dengan sistem aplikasi ini yaitu analisa dan kebutuhan pengguna.
1. Bagian yang Terlibat di Sistem
Saat ini user yang ada hanyalah pemilik dan petugas saja. Adapun karakteristik user yang ada sebagai berikut :
Tabel 3.2 Karakteristik User
Pengguna Tanggung Jawab Tingkat pendidikan
Tingkat keterampilan
Pemilik Melakukan
pengecekan dari laporan dari pegawai, sesekali ikut langsung melayani konsumen
D3 Mampu
mengoperasikan komputer.
Pegawai Melayani
konsumen, dan
Lulus SMA Mampu
membuat laporan komputer.
2. Kebutuhan User
Adapun user yang dibutuhkan untuk mengoperasikan sistem informasi bengkel yaitu :
Tabel 3.3 Kebutuhan User
Pengguna Tanggung
Jawab
Admin Maintenance sistem, memberikan hak akses untuk menyalakan dan mematikan komputer, dan juga
menginputkan harga
barang. Melakukan transaksi penjualan, transaksi pembelian, maupun pengontrolan stok barang. Diberikan hak akses penuh untuk memasukan data
transaksi ke dalam sistem
Dari hasil wawancara yang ada, bengkel tersebut bermaksud menjadikan pemilik dan petugas sebagai Administrator, sehingga tidak diperlukan lagi tambahan perekrutan petugas.
3.1.4.2 Analisis Perangkat Keras
Analisis perangkat keras bertujuan untuk mengetahui spesifikasi perangkat keras yang sudah ada di Bengkel Sukasari Motor dan spesifikasi perangkat keras atau hardware yang menjadi kebutuhan sistem.
1. Perangkat Keras Yang Ada Sekarang
Saat ini bengkel Sukasari Motor belum menggunakan komputer dalam proses pengolahan datanya sehingga tidak ada perangkat keras yang digunakan saat ini.
2. Perangkat Keras Minimal Yang Dibutuhkan
Spesifikasi hardware minimum yang mendukung sistem informasi ini dapat digunakan dengan baik, sebagai berikut :
1. Processor : CPU Minimum 1.0 GHZ 2. Memory : Minimum 512MB RAM
Dari wawancara yang dilakukan, pihak bengkel tidak berkeberatan untuk mengadakan perangkat keras sesuai dengan kebutuhan sistem yang akan dibangun.
3.1.4.3 Analisis Perangkat Lunak
Analisis perangkat lunak bertujuan untuk mengetahui perangkat lunak yang akan digunakan baik dalam proses pembuatan sistem informasi maupun untuk menjalankan sistem informasi yang dibangun.
1. Perangkat Lunak Yang Ada Sekarang
Saat ini bengkel Sukasari Motor tidak menggunakan perangkat lunak apapun.
2. Perangkat Lunak Yang Dibutuhkan
Sistem informasi ini dibangun dengan menggunakan tools Delphi versi 7.0 dengan MySql sebagai media penyimpanan datanya (database). Sedangkan sistem operasi minimum untuk menjalankan sistem informasi ini adalah windows xp service pack 1.
3.1.4.4 Analisis Jaringan
sehingga sampai saat ini belum dibutuhkan sistem informasi yang bersifat client server.
3.1.5 Analisis Pengkodean
Analisis pengkodean ini dikenakan untuk kode tertentu yang telah ada pada sistem yang sedang berjalan, kode-kode dan penjelasan dari sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
1. Pengkodean pada nomor nota 999999 999
Menyatakan nomor urut nota penjualan
Menyatakan tanggal transaksi
Contoh : 30052011001
Menunjukan bahwa nomor nota tersebut dibuat pada transaksi penjualan tanggal 30 Mei 2011 dengan nomor urut 1.
2. Pengkodean pada nomor pemesanan 999999 999
Menyatakan nomor urut daftar pesanan
Menyatakan tanggal pembuatan daftar pesanan
Menunjukan bahwa nomor pesanan tersebut dibuat pada tahun 2011 bulan ke 5 tanggal 30, dengan nomor urut 7.
Dari pengkodean terhadap nomor nota dan nomor pesanan yang sudah ada, sudah cocok dan dapat diterapkan pada sistem informasi yang akan dibangun.
3.1.6 Analisis Basis Data
Analisis basis data adalah kegiatan menganalisis data yang akan diolah dan disimpan dalam database. Dalam analisis ini direpresentasikan darimana data berasal dan atribut dari data tersebut.
3.1.6.1 (ERD) Entity relational Diagram
Entity Relationship Diagram atau ERD digunakan untuk menganalisis
67
