PEN GAN TAR KEARSI PAN
D r s. JON N ER H ASUGI AN , M .Si
Pr ogr a m St u di I lm u Pe r pu st a k a a n Fa k u lt a s Sa st r a
Un ive r sit a s Su m a t e r a Ut a r a
I . Pe n da h u lu a n 1 .1 . Pe n ge r t ia n Ar sip
I st ilah arsip bisa m engandung berbagai m acam pengert ian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninj auan, sudut pandangdan at au pem bat asan ruang lingkupnya. Akan t et api, unt uk m em aham i art i dasar arsip, dirasa sangat pent ing unt uk m enj elaskannya berdasarkan et im ologi at au asal- usul kat anya. Secara et im ologis ist ilah arsip dalam bahasa Belanda yait u " archief" , dan dalam bahasa I ngris disebut " arcihive" , berasal dari kat a " arche" bahasa Yunani yang berart i perm ulaan. Kem udian dari kat a “ arche" berkem bang m enj adi kat a " t a archia" yang berart i cat at an. Selanj ut nya kat a " t a archia" berubah lagi m enj adi kat a " archeon" yang berart i " gedung pernerint ahan" . Gedung yang dim aksud t ersebut , j uga berfungsi sebagai t em pat penyim panan secara t erat ur bahan- bahan arsip sepert i: cat at an- cat at an, bahan- bahan t ert ulis, piagam - piagam , surat - surat , keput usan-keput usan, akt e- akt e, daft ar- daft ar, dokum en- dokum en, pet a- pet a, dsb. Dalam bahasa I ngris, arsip j uga sering dinyat akan dengan ist ilah file yang art inya sim panan, yait u berupa w adah, t em pat , m ap, ordner, kot ak, alm ari kabinet , dan sebagainya yang dipergunakan unt uk m enyim pan bahan- bahan arsip, yang sering di sebut sebagai berkas.
Ada j uga ist ilah lain yang sering digunakan unt uk m enyat akan arsip, yait u record dan w arkat. Records adalah set iap lem baran ( cat at an, bahan t ert ulis, daft ar, rekam an, dsb.) , dalam bent uk at au dalam w uj ud apa pun yang berisi inform asi at au ket erangan unt uk disim pan sebagai bahan pem bukt ian at au pert angungj aw aban at as suat u perist iw a/ kej adian. Sedangkan w arkat berasal dari bahasa Arab yang berart i surat ; akan t et api dalam perkem bangan lebih lanj ut diart ikan lebih luas, yait u berupa set iap lem baran yang berisi ket erangan yang m em punyai art i dan kegunaan.
Dalam pem aham an sederhana dapat dinyat akan bahw a arsip adalah m erupakan salah sat u produk kant or ( office w ork) . Art inya, kearsipan m erupakan salah sat u j enis pekerj aan kant or at au pekerj aan t at ausaha, yang banyak dilakukan oleh badan- badan pem erint ah, m aupun badan sw ast a. Kearsipan m enyangkut pekerj aan yang berhubungan dengan penyim panan w arkat at au surat - surat , dan dokum en- dokum en kant or lainnya.
Kegiat an yang berhubungan dengan penyirnpanan surat - surat dan dokum en inilah yang selanj ut nya disebut kearsipan. Kearsipan m em egang peranan pent ing bagi kelancaran j alannya organisasi, yait u sebagai surnber dan pusat rekam an inform asi bagi suat u organisasi.
Undang- undang Nom or 7 Tahun 1971 t ent ang Ket ent uan- ket ent uan Pokok Kearsipan, m em berikan rum usan arsip sebagai berikut :
( a) Naskah- naskah yang dibuat dan dit erim a oleh Lem baga- lem baga Negara dan Badan- badan Pem erint ah dalam bent uk corak apa pun, baik dalam keadaan t unggal m aupun kelom pok, dalam rangka pelaksanaan kegiat an pem erint ahan ( b) Naskah- naskah yang dibuat dan dit erim a oleh Badan- badan Sw ast a dan at au
Selanj ut nya, UU No.7 Tahun 1971 m em berikan penj elasan bahw a yang dim aksud dengan naskah- naskah dalam corak bagaim anapun dari suat u arsip, adalah m eliput i baik yang t ert ulis, m aupun yang dapat dilihat dan didengar sepert i hasil rekam an, film dan sebagainya. Sedangkan yang dim aksud dengan berkelom pok ialah naskah- naskah yang berisikan hal- hal yang berhubungan sat u dengan yang lain yang dihim pun dalam sat u berkas t ersendiri m engenai m asalah yang sam a. Menurut Undang- undang t ersebut , t uj uan kearsipan ialah unt uk m enj am in keselam at an bahan pert anggunj aw aban nasional t ent ang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan sert a unt uk m enyediakan bahan pert anggungj aw aban t ersebut bagi kegiat an Pem erint ah ( Pasal 3 UU.No. 7 Tahun 1971) .
1 .2 . Je n is- Je n is Ar sip
Arsip dapat digolongkan at as berbagai j enis at au m acarn, t ergant ung dari sisi peninj auannya, ant ara lain:
1 .2 .1 Be r da sa r k a n Fu n gsi.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan m enj adi:
( a) Arsip dinam is, yakni arsip yang m asih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan at au penyelenggaraan adm inist rasi perkant oran. ( b) Arsip st at is, yait u arsip yang t idak dipergunakan lagi secara langsung dalam
perencanaan, pelaKSanaan, aan at au penyelenggaraan aam lnlst rasl perkant oran, at au sudah t idak dipakai lagi dalam kegiat an perkant oran sehari- hari.
1 .2 .2 Be r da sa r k a n N ila i Gu n a
Dit inj au dari segi kepent ingan pengguna, arsip dapat dibedakan at as:
( a) N ila i gu n a pr im e r, yait u nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan unt uk kepent ingan lem baga/ inst ansi pencipt a at au yang m enghasilkan arsip. Nilai guna prim er m eliput i:
• Nilai guna adm inist rasi, yait u nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan unt uk pelaksanaan t ugas dan fungsi lem baga/ inst ansi pencipt a arsip.
• Nilai guna hukum yait u arsip yang berisikan bukt i- bukt i yang m em punyai kekuat an hukum at as hak dan kew aj iban w arga negara dan pem erint ah.
• Nilai guna keuangan yait u arsip yang berisikan segala hal yang m enyangkut t ransaksi dan pert anggungj aw aban keuangan.
• Nilai guna ilm iah dan t eknologi yait u arsip yang m engandung dat a ilm iah dan t eknologi sebagai akibat / hasil penelit ian m urni at au penelit ian t erapan.
( b) N ila i gu n a se k u n de r, yait u nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepent ingan lem baga/ inst ansi lain, dan at au kepent ingan um um di luar inst ansi pencipt a arsip, sert a kegunaannya sebagai bahan bukt i pert anggungj aw aban kepada m asyarakat / pert anggungj aw aban nasional. Nilai guna sekunder, j uga m eliput i:
• Nilai guna pem bukt ian, yait u arsip yang m engandung fakt a dan ket erangan yang dapat digunakan unt uk m enj elaskan t ent ang bagaim ana lem baga/ isnt ansi t ersebut dicipt akan, dikem bangkan, diat ur fungsinya, dan apa kegiat an- kegiat an yang dilaksanakan, sert a apa hasil/ akibat dari kegiat an it u.
• Nilai guna inform asi, yait u arsip yang m engandung inform asi bagi kegunaan berbagai kepent ingan penelit ian dan sej arah, t anpa dikait akan dengan lem baga/ inst ansi pencipt anya.
( c ) Be r da sa r k a n sifa t
• Arsip t ert ut up, yait u arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ket ent uan t ent ang kerahasian surat - surat .
• Arsip t erbuka yakni pada dasarnya boleh diket ahui oleh sem ua pihak/ um um
( d) Be r da sa r k a n t in gk a t pe n yim pa n a n da n pe m e lih a r a a n n ya
Menurut t ingkat penyim panan dan pem eliharaannya, arsip dibagi at as :
• Arsip sent ral, yait u arsip yang disim pan pada suat u pusat arsip ( depo arsip) , at au arsip yang dipusat kan penyim pan dan pem eliharaannya pada suat u t em pat t ert ent u.
• Arsip pem erint ah yang m engandung nilai khusus ada yang disim pan secara nasional di Jakart a yait u pada Lem baga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nam a ANRI ( Arsip Nasional Republik I ndonesia) . Sedangkan lem baga pem erint ah yang m enyim pan dan m em elihara arsip pem erint ah di daerah yait u Perpust akaan dan Arsip Daerah. Arsip sent ral disebut j uga Arsip m akro at au arsip um um , karena m erupakan gabungan at aupun kum pulan dari berbagai arsip unit .
• Arsip unit, yait u arsip yang disim pan di set iap bagian at au set iap unit dalam suat u organisasi. Arsip unit disebut j uga arsip m ikro at au arsip khusus, karena khusus hanya m enyim pan arsip yang ada di unit yang bersangkut an. ( d) Be r da sa r k a n k e a slia n n ya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan at as: arsip asli, arsip t em busan, arsip salinan, dan arsip pet ikan.
( e) Be r da sa r k a n su bye k n ya
Berdasarkan subyek at au isinya, arsip dapat dibedakan at as berbagai m acam , m isalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegaw aian, Arsip Pendidikan, Arsip Pem asaran, Arsip Penj ualan, dan sebagainya.
( f) Be r da sa r k a n Be n t u k da n W u j u dn ya.
Menurut bent uk at au w uj udnya, arsip t erdiri dari berbagai m acam , m isalnya surat ( arsip korespondensi) yang dalam hal ini diart ikan sebagai set iap lem baran kert as yang berisi inform asi at au ket erangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, sepert i: naskah perj anj ian/ kont rak, akt e, not ulen rapat , laporan, kuit ansi, naskah berit a acara, bon penj ualan, kart u pegaw ai, t abel, gam bar, grafik at au bagan. Selain surat , bent uk at au w uj ud arsip dapat j uga berupa pit a rekam , piringan hit am , m ikrofilm , CD, dsb.
( g) Be r da sa r k a n Sifa t Ke pe n t in ga n n ya.
Menurut sifat kepent ingannya, arsip dapat dibedakan at as, arsip non- esensial, yait u arsip yang t idak m em erlukan pengolahan, dan t idak m em punyai hubungan dengan hal- hal yang pent ing sehingga t idak perlu disim pan dalam w akt u yang t erlalu lam a. Arsip pent ing yait u arsip yang m em punyai nilai hukum , pendidikan, keuangan, dokum ent asi, sej arah, dan sebagainya. Arsip yang dem ikian m asih dipergunakan at au m asih diperlukan dalam m em bant u kelancaran pekerj aan. Arsip ini m asih perlu disim pan unt uk w akt u yang lam a, akan t et api t idak m ut lak perm anen. Arsip vit al, yait u arsip yang bersifat perm anen, disim pan unt uk selam a- lam anya, m isalnya akt e, ij azah, buku induk m ahasisw a, dsb.
1 .3 . Cir i- Cir i Ar sip D in a m is
Berdasarkan uraian t erdahulu, bahw a arsip dinam is adalah arsip yang m asih dipergunakan secara langsung dalam kegiat an perkant oran sehari- hari. Dengan dem ikian, arsip dinam is m em iiki ciri- ciri sebagai berikut :
• Arsip yang m asih akt ual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan adm inist rasi sehari- hari.
• Pada dasarnya arsip dinam is bersit at t ert ut up, oleh karena it u pengelolaan dan perlakuannya harus m engikut i ket ent uan t ent ang kerahasiaan surat -surat .
Sesuai dengan ciri di at as, m aka m enurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinam is dapat dibedakan at as:
• Arsip akt if, yait u arsip yang m asih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerj aan di kant or
• Arsip sem i akt if, yait u arsip yang frekuensi penggunaannya sudah m ulai m enurun
• Arsip inakt if, yait u arsip yang sudah j arang sekali dipergunakan dalam proses pekerj aan sehari- hari.
2 . Sik lu s Ar sip D in a m is
Arsip dinam is biasanya m em iliki em pat t ahap siklus hidup (life sicle) . Tahap pert am a, adalah m erupakan t ahap pencipt aan. Proses ini t erj adi t at kala t ulisan dit uangkan ke dalam bent uk kert as, at au dat a dihasilkan dari kom put er, inform asi dit erim a pada film ,t ape at au m edia lainnya. Pada t ahap ini, arsip dapat berupa surat / naskah yang dibuat oleh inst ansi/ kant or kit a, at au yang dibuat oleh inst ansi lain, yang dit erim a oleh kant or kit a.
Tahap kedua m erupakan t ahap penggunaan akt if dengan j angkauan w akt u beberapa hari dan m ungkin sam pai t ahunan. Pada t ahap ini pem akai sering m enggunakan arsip dinam is sert a m em erlukan akses cepat ke berkas dinam is. Karena t ingkat penggunaannya yang sering, sert a but uh akses yang cepat , m aka arsip dinam is disinpan di kant or pada t em pat - t em pat penyim panan sepert i filing cabinet at au alm ari arsip. Um um nya arsip dinam is m em iliki siklus hidup akt if sekit ar sat u sam pai dua t ahun, nam un m asih ada j uga arsip dinam is yang m em iliki siklus akt if yang lebih panj ang. Misalnya, berkas pegaw ai ( karyaw an) past i m erupakan berkas akt if selam a pegaw ai t ersebut t et ap bekerj a di suat u inst ansi at au perusahaan.
Tahap ket iga adalah t ahap inakt if. Tahap ket iga ini t erj adi t at kala arsip dinam is sudah j arang at au m ungkin t idak dipakai lagi sehingga m enj adi inakt if. Oleh karena it u, arsip it u disim pan dalam t em pat penyim panan sepert i unit kearsipan at au pusat arsip dinam is ( record cent er) . Selam a m asa inakt if ini, arsip dinam is disim pan karena alasan hukum at au karena kebut uhan ruj ukan, dan sebagainya.
Tahap keem pat ialah t ahap penyusut an dan Jadw al ret ensi Arsip ( JRA) . Penyusut an adalah suat u t indakan yang diam bil berkenaan dengan habisnya " m asa sim pan" arsip yang t elah dit ent ukan oleh perundang- undangan, perat uran at au prosedur adm inist rat if. Tindakan ini harus dilakukan unt uk m engat asi m enggunungnya arsip, sehingga sulit dit em ukan kem bali ( ret rieval) dan sulit m em eliharanya, sebab karakt erist ik arsip ialah m engum pul secara alam i ( accum ulat ing nat urally). Dengan dem ikian penyusut an arsip diperlukan unt uk m enghem at ruangan/ t em pat , m em udahkan penem uan kernbali arsip m anakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedom an yang digunakan unt uk m enyusut kan arsip.
Penyusut an arsip dapat j uga dilakukan dengan cara m enyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder ( t idak bernilai prim er lagi) ke badan yang berw enang yait u Arsip Nasional Rl ( ANRI ) ( lihat PP.No. 34 t ahun 1979 t ent ang penyusut an arsip) .
Menurut PP 34 t ahun 1979, penyusut an arsip inst ansi/ badan pem erint ah m encakup t iga kegiat an yait u pem indahan, pem usnahan dan penyerahan. Pem indahan arsip m aksudnya adalah m em indahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan ( reccord cent er) berdasarkan j adw al ret ensi arsip secara t erat ur dan t et ap, yang pelaksanaannya diat ur oleh m asing- m asing lem baga at au inst ansi yang bersangkut an. Misalnya, USU m em iliki unit kearsipan ( record cent er) t ersendiri, sehingga m asing- m asing Fakult as, Lem baga, UPT, dsb., akan m enyerahkan arsip inakt if yang dim iliki ke unit kearsipan t ersebut sesuai j adw al ret ensi yang dit ent ukan.
Penyusut an arsip perusahaan at au lem baga sw ast a, yayasan, dsb. disusut kan berdasarkan UU. No.8 t ahun 1997 t ent ang dokum en perusahaan. I nt i dari penyusut an dokum en perusahaan adalah sam a dengan penyusut an arsip inst ansi/ badan pem erint ah.
Cont oh Form at Jadw al Ret ensi Arsip
no Jenis/ Seri Arsip Jangka Sim pan
Akt if I nakt if
Ket erangan
1 Kepegaw aian
- Lam aran kerj a yang dit erim a 3 bulan -
Musnah
- Lam aran kerj a yang dit erim a 6 bulan 1 t ahun Musnah
- Cut I 1 t ahun 1 t ahun Musnah
- Personal file profesor……… Sam pai 3 t ahun pensiun sesudah pensiun
Diserahkan
2 Keuangan
- Daft ar gaj i 1 t ahun 5 t ahun
Musnah - Kont rak penj ualan asset 1 t ahun 5 t ahun Diserahkan
Arsip inakt if yang diserahkan ke Depo Arsip sepert i, Perpust akaan dan Depo Arsip kot a, Perpust akaan dan Depo Arsip provinsi, at au ANRI , st at usnya akan berubah m enj adi arsip st at is (archives) dan disim pan secara perm anen unt uk perlindungan, karena arsip t ersebut m em iliki nilai inform asi, hist oris, ilm iah, dan pem bukt ian ( hukum , fakt a sej arah, dsb.)
BERI TA ACARA PEM USN AH AN ARSI P
Pada hari ini…..t anggal….. bulan…….. t ahun……. ,t elah dilaksanakan pem usnahan arsip berdasarkan Jadw al Rent ensi Arsip. Adapun arsip yang dim usnahkan adalah sebagaim ana t ercant um dalam Daft ar Pert elaan Arsip t erlam pir. Pelaksanaan pem usnahan dilakukan dengan cara: ………
Saksi- Saksi,
( ……….) ( ………) ( ……….)
Pet ugas Bagian Hukum Bagian Pengaw asan
BERI TA ACARA PEN YERAH AN ARSI P STATI S
Pada hari ini ……….,t anggal, …………..,bulan………… …,t ahun………. ,kam i yang bert anda t angan di baw ah ini:
1. N a m a : Jabat an :
dalam hal ini bert indak at as nam a ………..( inst ansi yang m enyerahkan) unt uk selanj ut nya disebut Pihak Pert am a.
2. Nam a : Jabat an :
Dalam hal ini bert indak sebagai at as Arsip Nasional. RI ( Perpust akaan dan Depo Arsip Sum at era Ut ara) unt uk selanj ut nya disebut Pihak Kedua, m enyat akan t elah m engadakan serah t erim a arsip- arsip st at is sepert i t ercant um dalam daft ar Pert elaan Penyerahan unt uk disim pan di ………..
Yang Menyerahkan, Yang Menerim a,
( ) ( )
3 . Pe n yim pa n a n Ar sip
Pengelolaan arsip sebenarnya t elah dim ulai sej ak suat u surat ( naskah, w arkat ) dibuat at au dit erim a oleh suat u kant or at au organisasi sam pai kem udian dit et apkan unt uk disim pan, selanj ut nya disusut kan ( ret ensi) dan at au dim usnahkan. Oleh karena it u, di dalam kearsipan t erkandung unsur- unsur kegiat an penerim aan, penyim panan, t em u balik, dan penyusut an arsip.
Arsip disim pan karena m em punyai nilai at au kegunaan t ert ent u ( lihat uraian di at as) . Oleh karena it u, hal yang perlu diperhat ikan dalam hal ini ialah bagaim ana prosedurnya, bagaim ana cara penyim panan yang baik, cepat , dan t epat , sehingga m udah dit em u- balikkan at au dit em ukan kem bali sew akt u- w akt u diperlukan, sert a langkah- langkah apa yang perlu diikut i/ dipedom ani dalam penyim panan arsip t ersebut .
penyelenggaraan penyim panan arsip dikenal 3 ( t iga) m acam asas yait u asas sent ralisasi, asas disent ralisasi dan asas cam puran at au kom binasi.
Penyim panan arsip dengan m enganut asas sent ralisasi adalah penyim panan Arsip yang dipusat kan ( cent ral filing) pada unit t ert ent u. Dengan dem ikian, penyim panan arsip dari seluruh unit yang act a dalam sat u inst ansi/ kant or dipusat kan pada sat u t em pat / unit t ert ent u. Sebaliknya, penyelenggaran penyim panan arsip dengan asas desent ralisasi adalah dengan m em berikan kew enangan penyim panan arsip secara m andiri. Dalam hal yang dem ikian, m asing- m asing unit sat uan kerj a bert ugas m enyelenggarakan penyim panan arsipnya. Sedangkan asas cam puran, m erupakan kom binasi ant ara desent ralisasi dengan sent ralisasi. Dalam asas cam puran t iap- t iap unit sat uan kerj a dim ungkinkan m enyelenggarakan penyim panan arsip unt uk spesifikasi t ersendiri, sedangkan penyim panan arsip dengan spesifikasi t ert ent u disent ralisasikan.
Penyim pan arsip yang diart ikan dalam uraian ini adalah suat u kegiat an pem berkasan dan penat aan arsip dinam is, yang penem pat annya secara akt ual m enerapkan suat u sist em t ert ent u, yang biasa disebut sist em penem pat an arsip secara akt ual. Kegiat an pem berkasan dan penat aan arsip dinam is t ersebut populer dengan sebut an “ filingSyst em " . Para ahli kearsipan kelihat annya sepakat unt uk m enyat akan bahw a filling syst em yang digunakan at au dipakai unt uk kegiat an penyim panan arsip t erdiri dari:
( a) Sist em Abj ad,
( b) Sist em angka/ nom or ( num erik) , ( c) Sist em Wilayah,
( d) Sist em subyek, dan
( e) Sist em Urut an Wakt u ( kronologis) .
Disam ping kelim a sist em di at as, banyak arganisasi at au inst ansi yang m enerapkan sist em kom binasi.
4 . Pe r a la t a n Ke a r sipa n
Peralat an yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sam a dengan alat - alat yang dipergunakan dalam bidang ket at ausahaan pada um um nya, Peralat an yang dipergunakan t erut am a unt uk penyim panan arsip, m inim al t erdiri dari:
( a) Map, yait u berupa lipat an kert as at au kart on m anila yang dipergunakan unt uk m enyim pan arsip. Jenisnya t erdiri dari m ap biasa yang sering disebut st opm ap folio, St opm ap bert ali (port apel) , m ap j epit an (snelhecht er) , m ap t ebal yang lebih dikenal dengan sebut an ordner at au brieforner. Penyim panan ordner lebih baik dirak at au lem ari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penem pat annya bisa t egak. Sedangkan St opm ap folio dan snelhecht er penyim panannya dalam posisi m endat ar, at au t ergant ung ( bila yang dipakai snelhecht er gant ung) di dalam filing cabinet, sedangkan port apel sebaiknya disim pan dalam alm ari karena dapat m em uat banyak lem baran arsip.
( b) Folder
Folder m erupakan lipat an kert as t ebal/ kart on m anila berbent uk segi em pat panj ang yang gunanya unt uk m enyim pan at au m enem pat kan arsip, at au sat u kelom pok arsip di dalam filing cabinet. Bent uk folder m irip sepert i st opm ap folio, t et api t idak dilengkapi daun penut up, at au m irip sepert i snelhecht er t et api t idak dilengkapii dengan j epit an. Biasanya folder dilengkapi dengan t ab, yait u bagian yang m enonj oll dari folder yang berfungsi unt uk m enem pat kan kode- kode, at au indeks yang m enunj ukkan isi folder yang bersangkut an.
( c) Guide
t erdiri dari dua bagian, yait u t ab guide yang berguna unt uk m encant um kan kode-kode, t anda- t anda at au indeks klasifikasi ( pengelom pokan) dan badan guide it u sendiri.
Jum lah guide yang diperlukan dalam sist em filing adalah sebanyak pem bagian pengelom pokan arsip m enurut subyeknya. Misalnya guide pert am a unt uk m enem pat kan t aj uk ( heading) subyek ut am a ( m ain subyek), guide kedua unt uk m enem pat kan sub- subyek, guide ket iga unt uk yang lebih khusus lagi, dem ikian set erusnya.
( d) Filing Cabinet
Filing cabinet ( file cabinet ) adalah perabot kant or berbent uk persegi em pat panj ang yang dilet akkan secara vert ikal ( berdiri) dipergunakan unt uk m enyim pan berkas- berkas at au arsip. Filing cabinet m em punyai sej um lah laci yang m em iiki gaw ang unt uk t em pat rnenyangkut kan folder gant ung ( bila arsip dit am pung dalam folder gant ung) . Filing cabinet t erdiri berbagai j enis, ada yang berlaci t unggal, berlacii ganda, horizont al plan file cabinet , draw er t ype filing cabinet , lat eral filing cabinet, dsb.
( e) Alm ari Arsip
Alm ari arsip adalah alm ari yang khusus digunakan unt uk m enyim pan arsip. Bent uk dan j enisnya bervasi, nam un berkas at au arsip yang disim pan dalam alm ari arsip sebaiknya disusun/ dit at a secara vert ical lat eral ( vert ikal berderet kesam ping) , sehingga susunan arsip di dalam alm ari arsip sam a dengan susunan arsip yang disusun dit at a di dalam rak arsip.
( f) Berkas Kot ak ( Box file)
Berkas at au box file adalah kot ak yang dipergunakan unt uk m enyim pan berbagai arsip ( w arkat ) . Set iap berkas kot ak sebaiknya diperbgunakan unt uk m enyim pan arsip yang sej enis, at au yang berisi hal- hal yang sam a. Selanj ut nya berkas kot ak ini akan dit em pat kan pada rak arsip, disusun secara vert ikal ( vert ikal berderet ke sam ping) .
( g) Rak Arsip
Rak arsip adalah sej enis alm ari t ak berpint u, yang m erupakan t em pat unt uk m enyim pan berkas- berkas at au arsip. Arsip dit em pat kan dirak susun secara vert ikal lat eral yang dim ulai selalu dari posisi kiri paling at as m enuj u kekanan, dan set erusnya kebaw ah
( h) Rot ary Filling
Rot ary Filling adalah peralat an yang dapat berput ar, dipergunakan unt uk m enyim pan arsip- arsip ( t erut am a berupa kart u) .
( i) Cardex ( Card I ndex)
Cardex adalah alat yang dipergunakan unt uk m enyim pan arsip yang berupa kart u dengan m em pergunakan laci- laci yang dapat dit arik keluar m em anj ang. Kart u-kart u yang akan disipan disebelah at as u-kart u diberi kode agar lebih m udah dilihat .
( j ) File yang dapat dilihat (Visible reference record file)
Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan unt uk m enyim pan arsip- arsip yang bent uknya berupa leflet , brosur, dan sebagainya.
5 . Pe n e m u a n Ke m ba li Ar sip.
suat u arsip yang akan dipergunakan it u disim pan, dalam kelom pok berkas apa arsip it u berada, disusun m enurut sist em apa, dan bagaim ana cara m engam bilnya.
Menem ukan kem bali arsip, t idak hanya sekedar m enem ukan kem bali arsip dalam bent uk fisiknya, akan t et api j uga m enem ukan inform asi yang t erkandung di dalam nya. Oleh karena it u, penem uan kem bali ini sangat berhubungan dengan keakurat an sist em pem berkasan at au penyim panannya. Kegiat an penem uan kem bali m erupakan barom et er efisiensinya penyaj ian inform asi kearsipan. Siklus penem uan kem bali arsip yang dibet uhkan ( ret rieval/ finding cyclus) , dan siklus penem pat an kem bali ( filing cyclus) m erupakan prosedur yang m em erlukan penanganan t ersendiri.
Salah sat u hal pent ing yang sering diabaikan dalam penem uan kem bali arsip ialah, t idak m elakukan pencat at an dalam t ransaksi pem inj am an. Kit a sering m engam bil arsip t anpa m elat ui bukt i t ert ulis, at au hanya m em inj am lisan saj a, bahkan m ungkin m enggunakannya t anpa seij in pet ugas, karena m erasa sesam a t em an kant or. Akibat nya, bila kit a lupa m engem balikannya, m aka arsip it u bisa hilang at au t ercecer disem barang t em pat . Oleh karena it u, bila kit a m em inj am arsip sebaiknya m em pergunakan surat pinj am at au kart u perm int aan pinj am m elalui pet ugas yang m enanganinya. Unt uk m enghindari hal it u, m aka perlu dibuat lem bar/ kart u pinj am arsip. Cont oh lem bar/ kart u pinj am arsip adalah sebagai berikut :
Lem bar/ Kart u Pem inj am an Arsip
1. Kode arsip :
2. Nom or surat :
3. Tanggal surat :
4. Pokok/ Hal surat :
5. Pem inj am an :
a. Nam a :
b. Jabat an :
c. Unit kerj a : 6. Tanggal pem inj am an : 7. Tanggal pengem balian :
Yang m em berikan Yang m em inj am
Nam a Terang Nam a Terang
Kem bali Tanggal : Yang m enerim a :
Yang m engem balikan :
6 . Pe m e lih a r a a n Ar sip
Dalam penj elasan um um UU No.7 Tahun 1971 t ent ang Ket ent uan- ket ent uan Pokok Kearsipan dinyat akan bahw a unt uk kepent ingan pert anggungj aw aban nasional kepada generasi yang akan dat ang, perlu diselam at kan bahan- bahan bukt i yang nyat a benar, sert a lengkap m engenai kehidupan dan penyelenggaraan pem erint ahan negara baik m asa lam pau, m asa sekarang dan m asa yang akan dat ang. Penyelam at an bahan- bahan bukt i t ersebut m erupakan m asalah yang m enj adi bidang kearsipan dalam art i yang luas.
Pem eliharaan arsip m encakup usaha- usaha yang dilakukan unt uk m enj aga arsip- arsip dari segala kerusakan dan kem usnahan. Kerusakan at au kem usnahan arsip bisa dat ang dari arsip it u sendiri, m aupun disebahkan oleh serangan- serangan dari luar arsip. Sedangkan, pengam anan arsip adalah usaha- usaha yang dilakukan unt uk m eniaga arsip- arsip dari kehilangan m aupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pem eliharaan arsip berupa m elindungi, m engat asi, m encegah, dan m engam bil. langkah- langkah, t indakan- t indakan yang bert uj uan unt uk m enyelam at kan arsip- arsip besert a inform asinya ( isinya) .
Pengam anan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara rest orasi dan lam inasi. Rest orasi arsip adalah m em perbaiki arsip- arsip yang sudah rusak, at au yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan clan dapat disim pan kem bali. Sedangkan, lam inasi adalah m enut up kert as arsip diant ara 2 ( dua) lem ari plast ik, sehingga arsip t erlindung dan am an dari bahaya kena air, udara lem bab dan serangan serangga. Dengan cara it u, arsip akan t ahan lebih lam a unt uk disim pan. Sedangkan pengam anan at au upaya m enyelam at kan inform asi yang t erkandung dalam arsip ( isi) dapat dilakukan dengan m engalih m ediakan ke dalam bent uk m edia lain, sepert i pada m icro film, fich, dan ke m edia digit al.
7 . Ke sim pu la n
Pelaksanaan rnanaj em en arsip akt if at au arsip dinarnis m eliput i t ahapan-t ahapan yang saahapan-t u sam a lain saling ahapan-t erkaiahapan-t dan saling m endukung serahapan-t a saling m enj elaskan, sehingga m ernbut uhkan penanganan secara baik, t erencana, konsepsional dan secara profesional. Pengelolaan arsip m erupakan bagian dari pada w aw asan dan ruang lingkup sist em inform asi m anaj em en. Keberhasilan pelaksanaan m anaj em en arsip akan m encapai hasil yang baik bilam ana dit unj ang dengan ket ersediaan fasiJit a: ; dan t eknologi inform asi kearsipan yang handal.
D a ft a r Ba ca a n
Abubakar, Radi. 1997. Ca r a - ca r a Pe n ge lola a n Ke a r sipa n ya n g Pr a k t is da n Efisie n . Jakart a. Dj am bat an.
Abubakar, Radi. 1991. Pola Ke a r sipa n M ode r n : Sist e m Ka r t u Ke n da li. Jakart a. Dj am bat an
Mart ono, Boedi. 1994. Pe n a t a a n Be r k a s D a la m M a n a j e m e n Ke a r sipa n. Jakart a. Sinar Harapan.
Wursant o, I g. 1991. H im pu n a n Pe r a t u r a n Pe r u n da n ga n Te n t a n g Ke a r sipa n. Yogyakart a. Kanisius
