PROSEDUR ADMINISTRASI PENGADAAN
PADA BAGIAN ADMINISTRASI UMUM
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA
STIKOM SURABAYA
Proyek akhir
ProgramStudi
DIIIKomputerisasiPerkantorandanKesekretariatan
Oleh:
Henny Ekasari 12390150004
FAKULTASEKONOMIDANBISNIS
INSTITUTBISNISDANINFORMATIKASTIKOMSURABAYA
ix
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 2
1.5 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... 5
2.1Gambaran Umum Stikom Surabaya ... 5
2.2Sejarah ... 5
2.2.1Visi dan Misi ... 9
2.2.2Komitmen ... 9
2.2.3Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 10
2.2.4Struktur Organisasi Stikom Surabaya ... 10
2.2.5Departemen / Unit ... 12
2.3Gambaran Umum AU Stikom Surabaya ... 13
2.3.1Tugas Pokok AU Stikom Surabaya ... 13
2.3.2Seksi Kerumahtanggaan pada AU Stikom Surabaya ... 15
2.3.3Seksi keamanan pada AU Stikom Surabaya ... 16
2.3.4 Seksi Pengadaan AU Stikom Surabaya ... 16
2.3.5Seksi perbaikan dan perawatan AU Stikom Surabaya ... 17
x
BAB III LANDASAN TEORI... 20
3.1Kebijakan Dan Kententuan Pokok Pengadaan Barang/Jasa .... 20
3.1.2Prinsip-prinsip dan etika pengadaan barang/ jasa ... 20
3.2Persediaan ... 21
3.4.1Fungsi Administrasi Perkantoran ... 26
3.4.2Manajemen Kearsipan ... 28
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 29
4.1 Metode Pelaksanaan ... 29
4.2Prosedur Pengadaan Barang bagian AU Stikom Surabaya ... 30
4.2.1Proses Laporan Permintaan Anggaran Keuangan ... 34
4.2.2Proses laporan arus dana dan Realisasi Anggaran ... 36
4.2.3 Proses Permintaan Supplies ... 40
4.2.4Proses penjadwalan petugas umum dan keamanan ... 46
4.2.5 Mengoperasikan telepon ... 48
4.3Peranan Seketaris pada bagian Administrasi Umum ... 50
4.3.1Peran Seketaris pada bagian stock supplies ... 50
BAB V PENUTUP ... 52
5.1 Kesimpulan ... 52
5.2 Saran ... 53
DAFTAR PUSTAKA ... 54
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Bagian Administrasi Umum (AU) sangat dibutuhkan dalam
berlangsungnya kegiatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
Bagian AU merupakan salah satu bagian di Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya yang bertugas melayani seluruh kebutuhan Instansi. Salah
satu kegiatan AU adalah pengadaan barang. Bagian AU berperan penting
dalam pengadaan barang seperti elektronika, konsumsi, supplies dan
sebagainya. Tujuan pengadaan secara terpusat di AU adalah agar semua proses
pembelian dapat dipantau secara baik sehingga tidak terjadi pembelian barang
diluar rencana.
Dalam kegiatan pengadaan sering terjadi miskomunikasi pada pihak
penyedia (penjual) barang, sehingga sie pembelian mengalami keterlambatan
dalam melaksanakan tugasnya. Setiap pembelian barang selalu menggunakan
tanda terima, baik dari pihak penjual maupun dibagian internal (Divisi lain).
Kemudian bagian sie pengadaan memberikan tanda terima kepada pihak
penjual (toko) untuk tanda bukti bahwa barang yang telah dipesan sudah
diterima, tetapi belum melakukan pembayaran secara tunai.
Setelah itu sie pengadaan melakukan proses pembayaran dengan cara
membuat laporan realisasi menggunakan Microsoft Excel. Microsoft Excel
berguna untuk mempermudah dalam pembuatan laporan realisasi hasil
pembelian yang telah dilakukan oleh sie pengadaan. Sie pengadaan
2
Bagian AU, setelah itu bagian keuangan memproses pembayaran. Sie
pengadaan membuat laporan arus dana yang bertujuan untuk melaporkan
kepada Kepala Bagian dan bagian Keuangan.
Agar tidak terjadi miskomunikasi, sie pengadaan barang berkoordinasi
dengan penyedia barang (toko) untuk menginformasikan barang yang sudah
dibeli oleh sie pengadaan, sie pengadaan juga mencatat barang yang telah
dibeli dari penyedia barang (toko) yang bertujuan untuk mengecek barang yang
sudah dikirim oleh penyedia barang (toko).
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan bahwa rumusan
masalah meliputi :
Bagaimana prosedur administrasi pengadaan pada bagian Administrasi
Umum Institut Bisnis Dan Informatika Stikom Surabaya.
1.3 Batasan Masalah
Sesuai dengan rumusan masalah di atas dibuat pembatasan masalah
agar lebih fokus mengenai prosedur pengadaan pada bagian Administrasi
Umum yang meliputi: pembelian elektronika dan non elektronika, kebutuhan
dosen dan Instansi.
1.4 Tujuan
Tujuan dari laporan ini adalah sebagai berikut:
1. Mampu memahami prosedur pengadaan barang pada bagian
3
2. Mampu memahami prosedur pembuatan laporan realisasi dan arus dana
pada bagian Administrasi Umum
1.5 Sistematika Penulisan
Sistem penulisan pada penelitian ini terbagi menjadi lima bab, yang
terdiri dari beberapa sub bab yang bertujuan untuk memperjelas pokok-pokok
bahasan, adapun sistematika dalam penulisan laporan penelitian ini adalah
sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Membahas mengenai latar belakang permasalahan yang ada dalam
perusahaan, perumusan masalah. Pembatasan, tujuan, dan sistematika
penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Membahas tentang gambaran umum Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya,Visi dan misi yang meliputi sejarah dan stuktur
organisasi, serta gambaran umum tempat penelitian, yang meliputi
lokasi dan tempat penelitian, serta tugas dan tanggung jawab yang
harus dilakukan.
BAB III LANDASAN TEORI
Berisi penjelasan teori-teori yang digunakan sebagai penunjang dan
pendukung dalam menyelesaikan tugas selama Proyek Akhir hingga
menyelesaikan Proyek Akhir yaitu pengadaan barang, persediaan,
4
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dan Pembahasan membahas tentang uraian tugas-tugas yang
dikerjakan selama penelitian, masalah dan alternatif pemecahan
masalah yang dihadapi oleh penulis dan juga berisi hasil-hasil
penelitian serta pembahasannya yang dikerjakan penulis selama
melakukan penelitian secara detail pada bagian Administrasi Umum
(AU).
BAB V PENUTUPAN
Membahas tentang kesimpulan dari kegiatan yang dilakukan pada
Bagian Administrasi Umum (AU) serta saran dari penulis kepada
bagian yang dibahas dan menjadi solusi agar dapat dikembangkan
dengan lebih baik dan diharapkan pula dapat bermanfaat bagi
pembaca.
Saran dari penulis kepada bagian yang dibahas dan menjadi solusi
agar dapat dikembangkan dengan lebih baik dan diharapkan pula
5
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Gambaran Umum Intitut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Pada bagian ini akan di jelaskan tentang sejarah berdirinya Pendidikan
Tinggi Komputer, Akademi Komputer & Informatika Surabaya (AKIS), Sekolah
Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya (STMIK)
STIKOM dan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, visi dan misi,
struktur organisasi dan bagian-bagian atau unit kerja
2.2 Sejarah
Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi
semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi informasi
yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu pembangunan
akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat atau lambatnya
laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh informasi dan
kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.
Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan informasi,
komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh informasi
secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah mulai menyentuh
kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer secara optimal dapat
memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah yang menuntut pengadaan
tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi, dan pendidikan adalah
Atas dasar pemikiran inilah maka untuk pertama kalinya di wilayah Jawa
Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer & Informatika
Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti. Ini
ditetapkan berdasar Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti
No.01/KPT/PB/III/1983.
Tokoh pendirinya pada saat itu adalah :
1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono
2. Ir. Andrian A. T
3. Ir. Handoko Anindyo
4. Dra. Suzana Surojo
5. Dra. Rosy Merianti, Ak
Berdasarkan rapat BKLPTS yang diadakan pada tanggal 2-3 Maret 1984,
kepanjangan AKIS diubah menjadi Akademi Manajemen Informatika dan
Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2 Surabaya.
Tanggal 10 Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program
Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984
dari Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator Kopertis
Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status
TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi
(Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi Akademi
Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK Dirjen DIKTI
nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika dapat
Kebutuhan informasi juga terus meningkat. Untuk menjawab kebutuhan
tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan membuka program
studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika. Pada tanggal 20
Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STIKOM SURABAYA, singkatan
dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya
berdasarkan Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti nomor: 07/KPT/PB/03/86,
yang selanjutnya memperoleh Status Terdaftar pada tanggal 25 Nopember 1986
berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor 0824/O/1986 dengan menyelenggarakan
pendidikan S1 dan DIII Manajemen Informatika. Di samping itu Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya juga melakukan pembangunan gedung Kampus baru
di jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II STIKOM SURABAYA.
Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11 Desember 1987 oleh
Gubernur Jawa Timur, Bapak Wahono pada saat itu. Berikut ini sejarah STIKOM
Surabaya dapat dilihat pada Table 2.1.
Tabel 2.1 Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
No
Tanggal
Keterangan
1. 19 Juni 1984 AKIS membuka program DIII Manajemen Informatika.
2. 20 Maret 1986 AKIS membuka program S1 Manajemen Informatika.
3. 30 Maret 1986 AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya (STIKOM SURABAYA).
4. 1990 Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer Keuangan / Perbankan.
7. 1 November 1994 Membuka program studi DI Komputer Grafik Multimedia.
8. 12 Mei 1998 STIKOM SURABAYA membuka tiga program pendidikan baru, yaitu :
DIII bidang studi Sekretari Berbasis Komputer. Pada 16 Januari 2006, berdasar surat ijin
penyelenggaraan dari DIKTI nomor: 75/D/T/2006, Program Studi Diploma III Komputer Sekretari & Perkantoran Modern berubah nama menjadi Program Diploma III
1. Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan 2. DII bidang studi Komputer Grafik Multimedia 3. DI bidang studi Jaringan Komputer
9. Juni 1999 1. Pemisahan program studi DI Grafik Multimedia menjadi program studi DI Grafik dan program studi DI Multimedia.
2. Perubahan program studi DII Grafik Multimedia menjadi program studi DII Multimedia.
10. 2 September 2003 Membuka Program Studi DIII Komputer
Percetakan & Kemasan, yang kemudian berubah nama menjadi Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak.
11. 3 Maret 2005 Membuka Program Studi Diploma III Komputer Akuntansi.
12. 20 April 2006 Membuka bidang studi DIV Program Studi Komputer Multimedia.
13. 8 Nopember 2007 Membuka program studi S1Desain Komunikasi Visual.
14. 2014 Membuka program studi S1 Sistem Informasi dengan kekhususan Komputer Akuntansi. Hingga saat ini, STIKOM Surabaya memiliki 8 Program studi dan 1 bidang studi kekhususan, yaitu:
1. Program Studi S1 Sistem Informasi
2. Program Studi S1 Sistem Informasi kekhususan Komputer Akuntansi
3. Program Studi S1 Sistem Komputer 4. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi
Visual
5. Program Studi DIV Komputer Multimedia 6. Program Studi DIII Manajemen Informatika 7. Program Studi DIII Komputer Perkantoran dan
Kesekretariatan
8. Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak
2.2.1 Visi dan Misi
Menurut sejarah yang ada pada web stikom. Visi Institut Bisnis dan
Informatika Sikom Surabaya ialah Menjadi Perguruan Tinggi Yang Berkualitas,
Unggul, Dan Terkenal. Sedangkan Misi Dari Institut Bisnis Dan Informatika Sikom
Surabaya adalah sebagai berikut :
A. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi.
B. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi.
C. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.
D. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat.
E. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
2.2.2 Komitmen
Institut Bisnis dan informatika Sikom Surabaya mempunyai komitmen yaitu
sebagai berikut :
a. Menghasilkan karya inovatif ipteks sesuai bidang kajian dan kompetensi.
b. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, mandiri, dan profesional.
c. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.
d. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan produktif.
e. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.
f. Meningkatkan pemberdayaan ipteks bagi masyarakat.
g. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.
2.2.3 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Logo institut Bisnis dan informatika Stikom Surabaya yang terdapat pada
Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ( http://www.stikom.edu/id/logo-stikom-baru)
2.2.4 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebuah organisasi
yang berada di bawah naungan Yayasan Putra Bhakti. Pelaksanaan organisasi di
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dipimpin oleh Ketua Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya. Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya sendiri di bantu oleh 3 orang Pembantu Ketua, dimana masing-masing
wakil rektor bertanggung jawab terhadap bidang yang ada di bawahnya, yakni :
a. Wakil Rektor I (Bidang Akademik),
b. Wakil Rektor II (Bidang Sumber Daya),
S
truktur or
ga
nisasi
S
ti
kom S
ur
aba
y
a da
p
at di
li
ha
t pada
Ga
mb
ar
2.2
Gambar 2.2 Struktur organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom
2.2.5 Departemen / Unit
Dalam opereasionalnya Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
dibagi menjadi beberapa departemen. Masing-masing bertanggungjawab terhadap
spesifikasi pekerjan tertentu. Tersebut:
a. Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu
b. Pusat Pengembangan Pendidikan dan Aktivitas (P3AI)
c. Pusat Kerja Sama (PKS)
d. Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM)
e. Penerapan dan Pengembangan Informasi (PPTI)
f. Perpustakaan
g. Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (AAK)
h. Bagian Administrasi Umum (AU)
i. Bagian Kepegawaian
j. Bagian Public Relation dan Marketing (PRM)
k. Bagian Keuangan
l. Bagian Kemahasiswaan
m. Bagian Stikom Career Center (SCC)
Dalam membantu menjalankan Visi dan Misi Intitut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya maka Rektor dibantu oleh bagian-bagian yang ada dalam Institut
2.3 Gambaran Umum Administrasi Umum (AU) intstitut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Menurut buku Pedoman Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu (P3M),
Bagian Administrasi Umum (AU) adalah unsur administrasi yang berfungsi
melaksanakan kegiatan untuk menjamin terselenggaranya pelayanan umum terkait
pengelolaan sarana, prasarana, dan pengamanan aset-aset dilingkungan kampus.
Bagian AU dipimpin oleh Kepala Bagian (Kabag) yang bertanggung jawab kepada
Wakil Rektor. Bagian Sumber Bagian AU membawahi seksi-seksi, yaitu
kerumahtanggan, Seksi keamanan, Seksi pengadaan, dan Seksi Perbaikan dan
Perawatan.
2.3.1 Tugas Pokok Administrasi Umum (AU) Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
A. Tugas pokok
Kabag AU memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1. Mengoordinasikan penyusunan blue print pengembangan Bagian AU dan
road map pencapaiannya sesuai dengan Renstra Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya yang meliputi model pengembangan yang
berhubungan dengan urusan umum dan Sumber Daya Manusia (SDM).
2. Menyusun dan melaksanankan rencana proker tahunan Bagian AU sebagai
pedoman kerja berdasarkan blue print dan road map Bagian AU.
3. Menyusun dan mengendalikan anggaran tahunan Bagian AU.
4. Mengoordinasi pengelolaan urusan rumah tangga termasuk keindahan dan
kebersihan di lingkungan kampus.
5. Mengelola urusan perbekalan (inventaris), perawatan, dan perbaikan sarana
6. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya dengan tetap memperhatikan efektifitas
dan efisiensi.
7. Mengelola keamanan dan ketertiban di lingkungan kampus.
8. Mengevaluasi pelaksanaan proker dan anggarn bagian AU sebagai bahan
pertimbangan dalam penyusuman rencana proker dan anggaran di tahun
berikutnya.
B. Wewenang
Kabag AU memiliki wewenang sebagai berikut:
1. Mengambil kebijakan terhadap semua pekerjaan yang terkait dengan
tugas-tugas administrasi di lingkungan adminitrasi umum.
2. Mengambil kebijakan mengenai pengelolaan sarana dan prasarana yang
berkaitan dengan urusan rumah tangga, perbekalan (inventaris), perbaikan
dan perawatan, pengadaan barang-jasa, dan keamanan.
3. Melakukan verifikasi dan justifikasi terhadap pengeluaran biaya yang terjadi
dalam hal pengelolaan, perawatan, dan pengadaan sarana dan prasaranan
di kampus.
4. Melakukan verifikasi dan justifikasi mengenai pembagian tugas dan jam kerja
Petugas Umum (PU) dan Satuan Pengamanan (SATPAM) sesuai dengan
kebutuhan.
5. Memberikan usulan dan masukan kepada atasan langsung dalam hal
2.3.2 Seksi Kerumahtanggaan pada Administrasi umum (AU) Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Menurut buku Pedoman pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu (P3M),
Seksi kerumahtanggaan adalah sub unit kerja di bawah Bagian AU yang berfungsi
melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan kerumahtanggaan. Kelancaran
pelayanan sarana dan prasarana interior dan eksterrior yang berada di lingkungan
kampus. Seksi kerumahtangaan dipimpin oleh Kepala Seksi (Kasi) yang bertangung
jawab kepada Kabag AU.
A. Tugas pokok
Kasi Kerumahtanggaan memiliki tugas pokok sebagai berikut:
1. Mengendalikan masalah kerumahtanggan yaitu gedung beserta
kelengkapannya, perabotan mebel, taman, dan parkir.
2. Mengontrol perwatan rutin aset kerumahtanggaan dengan berkoordinasi
kepada unit kerja yang berkait.
3. Menginventarisasi dan melakukan stock opname rutin satu tahun sekali
terhadap aset kerumahtanggaan.
4. Melakukan perawatan rutin terhadap armada kendaraan kampus dan pimpinan.
5. Melaksanakan pengiriman surat, dokumen, dan barang.
6. Mengatur distribusi armada kendaran sesuai permintaan unit kerja/personil
yang melakukan kegiatan kedinasan dengan memperhatikan efektifitas dan
efisiensi kerja.
7. Mengelola keindahan dan keasrian taman maupun gedung.
8. Mendukung kertersediaan perangkat kerumahtanggaan untuk kegiatan didalam
9. Melaksanankan pembagian tugas jam kerja tenaga PU sesuai dengan
kebutuhan.
10. Membina hubungan dengan lingkungan disekitar kampus, seperti kelurahan,
kecamatan, BINMAS, dan lain-lain.
11. Mengoordinasi dekorasi gedung kampus untuk perayaan hari besar seperti
keagamaan dan nasional
2.3.3 Seksi keamanan pada Administrasi umum (AU) Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya
Menurut buku pedoman Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu (P3M),
Seksi keamanan adalah sub unit kerja di bawa Bagian AU yang berfungsi
melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan keamanan dan ketertiban
kampus. Seksi keamanan dipimpin oleh kepala seksi (kasi) yang bertanggung
jawab kepada kabag AU.
A.Tugas Pokok
Kasi keamanan memiliki tugas pokok sebagai berikut:
1. Melaksanakan keamanan dan ketertiban di lingkungan kampus.
2. Melaksanankan pembagian tugas jam kerja SATPAM sesuai dengan kebutuhan.
3. Membina hubungan dengan pihak kepolisian setempat.
2.3.4 Seksi Pengadaan Administrasi UmumInstitut Bisnis Dan Informatika Stikom Surabaya
Menurut buku pedoman Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu
(P3M), Seksi pengadaan adalah sub unit kerja di bawah Bagian AU yang
berfungsi melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pembelian barang.
Seksi pengadaan dipimpin oleh Kepala Seksi (Kasi) yang bertanggung jawab
A. Tugas Pokok
Kasi pengadaan memiliki tugas pokok sebagai berikut:
1. Melakukan pembelian barang (raw material, comsumable material, dan tools)
dan pengadaan jasa sesuai kebutuhan.
2. Membuat rekap realisasi pembelian bulanan sebagai kendali pengluaran.
3. Melakukan pengarsipan data penawaran dan garansi.
4. Melakukan proses klaim terhadap barang yang rusak dan memiliki garansi
untuk permintaan perbaikan/replacement pada pihak supplier.
2.3.5 Seksi perbaikan dan perawatan Administrasi UmumInstitut Bisnis Dan Informatika Stikom Surabaya:
Menurut buku pedoman pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu (P3M),
Seksi perbaikan dan perawatan adalah sub unit kerja di bawah Bagian AU yang
berfungsi melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan perbaikan dan
perawatan aset Institut Bisnis Dan Informatika Stikom Surabaya. Seksi perbaikan
dan perawatan dipimpin oleh Kepala Seksi (Kasi) yang bertanggung jawab kepada
kabag AU.
A.Tugas pokok
Kasi perbaikan dan perawatan memiliki tugas pokok sebagai berikut:
1. Melakukan perawatan rutin dan perbaikan terhadap aset komputer dan eletronika
non komputer.
2. Melakukan inventarisasi serta stock opname rutin satu tahun sekali terhadap aset
komputer dan elektronik non komputer.
3. Mendukung ketersediaan perangakat komputer dan eletronik non komputer untuk
2.3.6 Struktur Organisasi Bagian Administrasi Umum (AU) Stikom Surabaya
Struktur organisasi pada Bagian Administrasi Umum (AU) Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada gambar 2.3 berikut:
2.3.6 Lokasi, Tempat dan Waktu terlaksananya Proyek Akhir
Bagian Administrasi Umum (AU) berada di Lantai 2 Gedung Biru Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang terletak di Jalan Raya Kedung Baruk
98 Surabaya, denah lokasi dapat dilihat pada Gambar 2.3 berikut:
20
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1Kebijakan Dan Kententuan Pokok Pengadaan Barang/Jasa 3.1.1 Kebijakan pengadaan pengadaan Barang/ Jasa
Menurut (Sanjaya,2013), Dengan pertimbangan besarnya belanja yang
dilaksanakan melalui proses pengadapan barang dan jasa dan potensi proses
pengadaan barang dan jasa yang dapat mempengaruhi perilaku birokrasi dan
masyarakat, serta harapan untuk memecahkan permasalahan umum yang
diberlakukan untuk pengadaan barang dan jasa sebagaimana diatura dalam
peraturan presiden pengadaan barang/jasa pemerrintah adalah sebagai berikut :
1. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses
pengambilan keputusan dalam pengadaan barang dan jasa.
2. Pengguna, panitia/pejabat dan penyedia barang dan jasa.
3. Meningkatkan penerimaan negara melalui sektor perpajakan.
4. Menumbuh kembangkan peran serta usaha nasional, wilayah negara republik
Indonesia.
5. Kewajiban mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang dan jasa
kecuali pengadaan barang dan jasa yang bersifat rahasia pada setiap awal
pelaksanaan anggaran kepada masyarakat luas
3.1.2 Prinsip-prinsip dan etika pengadaan barang/ jasa
a. prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa menurut peraturan presiden pengadaan
barang/jasa pemerintah, peraturan presiden nomor 54 tahun 2010 menerapkan
21
b. Pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa harus mematuhi etika sebagai berikut:
1. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk
mencapai sasaran.
2. Bekerja secara professional dan mandiri, serta menjaga kerahasiaan
dokumen pengadaan barang/jasa.
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang
berakibat terjadinya persaingan tidak sehat.
3.2Persediaan
3.2.1 Pengertian persediaan
Menurut (Tamodia,2013), persedian adalah suatu aktiva yang meliputi
barang-barang perusahan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha
yang normal, temasuk barang yang dalam pengerjaan/ proses produksi menunggu
masa penggunaanya pada proses produksi
Persediaan adalah sejumlah barang jadi, bahan baku, bahan dalam proses
yang dimiliki perusahaan dagang dengan tujuan untuk dijual atau diproses lebih
lanjut. Kesimpulan adalah bahwa persediaan merupakan suatu istilah yang
menunjukkan segala sesuatu dari sumber daya yang ada dalam suatu proses yang
bertujuan untuk mengantisipasi terhadap segala kemungkinan yang terjadi baik
22
3.2.2 Fungsi persediaan
Persediaan memiliki beberapa funsi penting bagi perusahaan
1. Agar dapat terpenuhi permintaan yang diantispasi akan terjadi,
2. Untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi,
3. Untuk memperoleh keuntungan dari potong kuantitas, karena membeli dalam
jumlah yang banyak ada diskon,
4. Untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi karena cuaca,
kekurangan pasokan, mutu, dan ketidaktepatan pengiriman,
5. Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses.
Biaya perrsediaan terdiri dari seluruh pengeluaran, baik yang langsung maupun
yang tidak langsung, yang berhubungan dengan pembelian, persiapan, dan
penempatan persediaan untuk dijual. Biaya persediaan bahan baku atau barang
yang diperoleh untuk dijual kembali, biaya termasuk harga pembelian,
pengiriman,penerimaan, penyimpanan dan seluruh biaya yang terjadi sampai
barang siap untuk dijual.
3.2.3 Jenis-jenis persediaan
Persediaan dapat dikelompokkan kedalam empat jenis
1. Fluctuation stock, merupakan persediaan yang dimaksdukan untuk menjaga
terjadinya flutuasi permintaa yang tidk diperkiran sebelumnya, dan untuk
mengatasi bila terjadi kesalahan/penyimpanan dalam prakiraan penjualan,
waktu produksi, atau pengiriman barang.
2. Anticipation stock, merupakan persediaan untuk mengahadapi permintaan yang
dapat dieamalkan pada musim permintaan tinggi, tetapi kapasitas produksi
23
dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan sukarnya diperoleh bahan baku
sehingga mengakibatkan terhentinya produksi.
3. Lo-size inverory, merupaka persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih
besar dari pada kebutuhan saat ini.
4. Pipeline inventory, merupakan persediaan yang dalamproses pengirimn dari
temat asal ketempat dimana barang tersebut akan digunakan.
3.3 Laporan
3.3.1 Definisi Laporan
Menurut (Sukoco,2007), Laporan merupakan bentuk komunikasi yang
dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai suatu hal tertentu sesuai
dengan tujuan penulisanya.
Laporan memiliki berbagai fungsi yang saling berkaitan satu sama lain.
1. Sebagai sarana komunikasi vertikal, salah satu sarana komunikasi antara
atasan dengan bawahan adalah laporan. Memulai laporan,pihak bawahan
dapat menginformatikan berbagai kegiatan dan masukan berupa ide atau
gagasan terhadap suatu permasalahan.
2. Sebagai alat pertanggungjawaban. Laporan merupakan manifestasi dari
bentuk komunikasi vertikal dari atas kebawahan. Sebagai bentuk
pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab dan wewenang yang telah
diberikan oleh atasan, laoran merupakan alat yang paling tepat untuk
mempertanggungjawabkan kepercayaan dan wewenang yang telah
diterimanya.
3. Memberikan informasi penting. Laporan harus berisi informasi faktual dan
24
tanggapan terhadap fenomena faktual tersebut. Oleh karena itu, suatu laporan
dapat digunakan sebagai sumber informasi yang penting dalam pengambilan
keputusan manajerial.
4. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. Laporan merupakan suatu
susunan dan kajian informasi yang dituangkan secara lengkap, jelas,
komprehensif, bena, objektif, dan sistematis. Sehubungan dengan hal itu,
laporan dapat digunakan sebagai sumber pertimbangan untuk pengambilan
kebijakan atau keputusan bagi nit kerja dan organisasi seara keseluruhan.
Dari berbagai manfaat yang disajikan diatas, dapat disimpulkan bahwa
laporan memiliki beberapa fungsi komunikasi,pertanggungjawaban, informasi,
pengawasan, dan pengambilan keputusan.
Ada beberapa syarat kualitas yang harus dipenuhi sebuah laporan manajerial
yaitu:
1. Kecermatan (accuracy). Laporan manajerial merupakan salah sau bahan yang
akan digunakan oleh seorang pimpinan untuk mengambil keputusan
berkaitan dengan operasi perusahan yangmenjadi wewenangnya.
2. Ketepatan waktu (timeliness). Faktor waktu merupakan salah satu fakto
penting dalam pengambilan keputusan. Apabila penulisan laporan tidak
selesai pada saat yang dibutuhkan, maka nilai sebuah laporan akan merosot
sebanding dengan derajat kepentinan lapporan dimaksud.
3. Kecukupan (adequacy). Faktor ini berkaitan dengan cakupan masalah yang
akan disajikan dalam laporan. Apabila cakupan masalah kurang mencukupi,
25
4. Kesederhanaan (simpilicity). Laporan juga harus dapat menyederhanakan
pemasalahan dan pemecahanna dalam bahasa yang mudah dimenegerti. Dan
mengurangi penggunaan istilah teknis apabila dipandang kurang relavan dan
lebih menonjolkan pemahaman yang akan diperoleh oleh manajer terhadap
tujuan penulisan laporan tersebut.
5. Kejelasan (clarity). Penggunaan bahasa yang jelas dan tepat harus dilakukan.
Hal ini disebabkan karena waktu manajer begitu terbatas dan penyajian data
yang telah menjadi infoemasi akan mempermudah manajemen mengambil
keputusan.
3.3.2 Jenis-jenis laporan
Terdapat berbagai macam laporan yang semuanya tergantung pada
klasifikasi yang digunakan.
1. Berdasarkan Waktu Penyampaian
Jika dilihat dari seg waktu penyampaian, laporan dapat diklasikasikan
menjadi 2, yaitu:
a. Laporan Rutin. Laporan ini sering pula disebut sebagai laporan
berkala atau periodik.
b. Laporan Insindental. Laporan insidental merupakan laporan yang
dibuat dan disampaikan dengan waktu tidak tejadwal secara tetap.
2. Berdasrkan cara penyampaian
a. Laporan lisan. Laporan ini tidak memerlukan benuk penulisan
khusus,karena pelapor mengungakapkan isi laporannya secara lisan
kepada pimpinan, baik bertatap muka secara langsung maupun
26
b. Laporan tertulis. Laporan yang disampaikan dalam bentuk tulisan
biasanya diketik dikompuer, yang memberikan keleluasaan
pengunaan data yang mendukung dalam bemtuk diagram maupun
gambar yang mendukung isi laporan
3.4 Manajemen Administrasi
Menurut (Sukoco,2007), Rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga
menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk
menunjang pencapaian tujuan organisasi.
Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya
ialah pekerjaan perkantoran (office work), yang termasuk pekerjaan perkantoran
diantaranya: mengetik (typing), menghitung (calculating), memeriksa (checking),
menyimpan warkat/arsip (filing), menelepon (telephoning), menggandakan
(duplicating), mengirim,surat, (mailing), mengadakan, mencatat.
Sedangakan menurut (Amsyah, 2001), administrasi adalah kerja sama dua
orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Karena pekerjan administrasi
berada pada setiap unit kerja. Di samping sebagai hasil kerja administrasi, arsip
juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan administrasi.
3.4.1 Fungsi Administrasi Perkantoran
Ada 5 jenis Fungsi Administrasi Perkantoran:
1. Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan
27
ini dilakukan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan
administrasi sehari-hari.
2. Fungsi Teknis, yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan
keterampilan perkantoran yang memadai, seperti menggunakan beberapa
software. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang
tergabung dalam departemen TI suatu organisasi.
3. Fungsi Analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat
dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi
ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggungjawab
men-support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi Interpesonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dana nalisis
sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan berhubungan
dengan orang lain, seperti mengorganisasikan tim proyek. Fungsi ini
biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum
naik menjadi manajer dalam suatu organisasi.
5. Fungsi Manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan
anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini
dilakukan oleh staf setingkat dengan manajer yang bertanggungjawab
28
3.4.2 Manajemen Kearsipan
Menurut (Amsyah,2001), arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan
Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka penlaksaan kegiatan pemerintahaan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau
perorangan , dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaal tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pada Undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya mempunyai dua
golongan yaitu :
1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umunya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
29
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Metode Pelaksanaan
Pelaksanaan Proyek Akhir berlangsung selama 60 (enam puluh) hari.
Dalam kurun waktu 3(tiga) bulan ini, program penelitian yang dilaksanakan pada
Bagian Administrasi Umum di Institusi Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
yang pelaksanaannya pada:
Tanggal : 03 Agustus 2015 - 23 Desember 2015
Tempat : Administrasi Umum (AU)
Institusi Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Peserta : Henny Ekasari
NIM : 12.39015.0004
Dalam pelaksanaan Proyek Akhir yang berlangsung dalam kurun waktu
tiga bulan di Institusi Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, berikut ini adalah
rincian kegiatan yang dilakukan selama Proyek Akhir di Bagian AU Institusi
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada Tabel 4.1.
No. Kegiatan/Pekerjaan 1 Stock supplies
2 Pengadaan barang dan alat
3 Penjadwalan kerja karyawan PU dan keamanan 4 Operator telepon
30
4.2 Prosedur Pengadaan Barang Pada bagian Administrasi Umum Institut Bisnis Dan Informatika Stikom Surabaya
Bagian Administrasi Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya memiliki alur proses pengadaan barang yang mempermudah
pengajuan untuk pembelian barang sesuai kebutuhan perdivisi. Bagian
Administrasi umum (AU) merupakan pusat pengadaan barang untuk seluruh
kebutuhan perdivisi seperti ATK, konsumsi, elektronik, dan sebagainya. Bagian
dari Stikom Surabaya yang memberikan fasilitas yang terbaik kepada dosen, dan
karyawan untuk melakukan pekerjaan secara optimal.
Bagian tersebut juga memantau kebutuhan perdivisi agar pembelian
kebutuhan tidak lebih dari perencanan,dalam proses pengadaan barang sie
pengadaan barang bertugas dan bertanggung jawab sebagai berikut:
a. Setiap divisi mengambil form permohonan yang telah disediakan oleh sie
pengadaan barang yang bertujuan untuk mengajukan permintaan kebutuhan
divisi, seperti : ATK, eletronika dan non eletronika, komsumsi, dan
sebagainya. Setelah perdivisi mengisi from yang sudah disetujui oleh kepala
bagian kemudian diajukan kebagian sie pengadaan barang.
b. Setelah form diterima oleh sie pengadaan barang, sie pengadaan barang
mengecek form permohonan yang telah diajukan oleh divisi tersebut.
c. Form permohonan yang telat dikoreksi oleh sie pengadaan barang akan
diajukan kepada kepala bagian Administrasi Umum (AU) untuk dikoreksi,
form pengadaan yang telah diajukan untuk pembelian kebutuhan divisi, setelah
form permohonan disetujui oleh Kabag AU, form tersebut akan diajukan
31
d. Setelah form permohonan dikoreksi oleh seketaris kemudian diajukan kepada
Wakil Rektor II untuk dikoreksi pembelian yang telah diajukan oleh divisi
tersebut, setelah disetujui oleh Wakil Rektor II akan dikembalikan kepada sie
pengadaan untuk proses pembelian kebutuhan yang telah diajukan.
Berikut ini adalah alur documen flow proses pengadaan barang
menjelaskan proses pengadaan barang Administrasi Umun dapat dilihat pada
gambar 4.1 berikut :
32
Berikut ini adalah Form permintaan pembelian untuk mengajukan permohonan
pembelian barang kepada sie pengadaan barang agar dapat melasanakan permintaan
pembelian, gambar dapat dilihat pada gambar 4.2 berikut :
33
Berikut ini adalah Form permintaan pembelian yang sudah dibelikan oleh sie
pengadaan barang sesuai dengan permintaan from yang telah diajukan, gambar
dapat dilihat pada gambar 4.3 berikut:
34
4.2.1 Proses Laporan Permintaan Anggaran Keuangan Pada Bagian Administrasi Umum Intitut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Setiap form pengajuan permohonan barang yang telah diajukan oleh divisi
sie pengadaan membuat laporan permintaan anggaran yang bertujuan untuk
pengambilan anggaran yang telah dianggar untuk pembelian kebutuhan, sebelum
pembelian barang sie pengadaan mencari informasi tentang barang yang telah
dibutuhkan oleh divisi, sie pengadaan barang memiliki tugas dan tanggung jawab
antara lain:
a. Sie pengadaan barang membuat laporan anggaran dan melampirkan form
permintaan barang kemudian diajukan ke Kabag AU untuk disetujui oleh Kabag
AU. Setelah disetujui oleh Kabag AU sie pengadaan barang memberikan form
permintaan barang diajukan keseketaris untuk diajukan ke Wakil Rektor II.
b. Sie pengadaan meyerahkan form permintaan barang yang meliputi :
1. Form permintaan barang divisi sesuai kebutuhan yang diajukan oleh divisi.
2. Melampirkan laporan anggaran dana yang sesuai dengan form permintaan
barang.
c. Setelah seketaris menerima perlengkapan form dari sie pengadaan tersebut akan
diserahkan ke Wakil Rektor II untuk disetujui permintaan pembelian.
d. Form yang telah disetujui oleh Warek II akan di kembalikan kepada seketaris
untuk kembalikan ke pada sie pengadaan barang untuk di proses kebagian
35
Berikut ini adalah alur document flow laporan permintaan anggaran menjelaskan
proses laporan permintaan anggaran pada Administrasi Umum sebagai berikut:
36
4.2.2 Proses laporan arus dana dan Realisasi Anggaran Keuangan pada bagian Administrasi umum Stikom Surabaya
Setelah pembelian terjadi sie pengadaan melaporakan seluruh anggaran yang
telah keluar dengan cara membuat laporan arus dana, sie pengadaan membuat
laporan arus dana sesuai dengan permintaan anggaran yang telah diajukan sebelum
pembelian. Laporan arus dana yang sudah diselesaikan akan dipertanggung jawab
kan ke bagian keuangan ada beberapa lampiran yang harus dilampirkan saat
penanggung jawabkan kebagian keuangan yaitu:
1. Sie pengadaan membuat laporan arus dana melampirkan seluruh nota yang telah
dikeluarkan oleh sie penyediaan barang (toko), jika nota yang diatas satu juta nota
akan diberi tanda sebuah materai 6000, kemudian laporan arus dana tersebut akan
dikoreksi oleh Kabag AU untuk persetujuan untuk pembuatan laporan.
2. Setelah Kabag AU menyetujui dengan laporan arus dana yang telah dibuat oleh
sie pengadaan barang, laporan tersebut akan diajukan kepada seketaris Wakil
Rektor II untuk persetujuan atas pembuatan laporan tersebut.
3. Setelah laporan arus dana telah disetujui dari pihak-pihak maka sie pengadaan
barang akan mengajukan kepada bagian keuangan.
4. Bagian Keuangan akan mengkoreksi hasil dari pembelian yang telah diajukan
perdivisi, sie pengadaan barang melampirkan laporan arus dana dan nota yang
sesuai dengan laporan yang telah dibuat, dan sudah disetujui oleh pihak-pihak
tertentu seperti Kabag AU, WAREK II
5. Bagian keuangan akan memproses laporan arus dana dan nota yang sudah
dilampirkan oleh sie pengadaan barang terebut.
Laporan Realisasi hampir sama dengan laporan arus dana tetapi laporan
37
secara darurat laporan tersebut dibuat setelah pembelian dilaksanakan, sie pengadaan
akan membuat laporan realisasi jika ada tanda bukti (nota), laporan realisasi tersebut
dilampirkan:
1. Nota pembelian yang jelas dari penyedia (toko), setelah sudah ada nota
pembelian dari penyedia (toko), sie pengadaan barang membuat laporan
realisasi sesuai dengan nota pembelian dan diajukan kepada Kabag AU.
2. Jika laporan realisasi sudah disetujui oleh Kabag AU sie pengadaan barang
akan mengajukan kepimpinan yaitu WAREK II, permbuatan laporan realisasi
yang dilampirkan nota lengkap, dan ada perhitungan untuk mencocokan
pengeluaran sesuai dengan nota, setelah disetujui oleh pimpinan laporan
realisasi akan dikembalikan kepada sie pengadaan barang.
3. Mempertanggung jawabkan laporan realisasi kebagian keuangan untuk
pengambilan dana anggaran yng sesuai dengan nota.
Berikut ini adalah alur document flow laporan Arus Dana dan Realisasi menjelaskan
proses laporan arus dana dan realisasi pada Administrasi Umum sebagai berikut:
38
Setelah sie pengadaan mendapatkan nota dari penyedia barang (toko), sie
pengadaan barang membuat laporan realisasi untuk proses pembayaran, berikut
adalah Form laporan arus dana (Realisasi) dapat dilihat pada gambar 4.6 berikut
ini :
39
Sebelum sie pengadaan menlaksanakan proses pembelian sie pengadaan
barang membuat permintaan anggaran yang berfungsi untuk mencairkan dana
yang telah dibutuhkan, berikut Form permintaan anggaran pada gambar 4.7
berikut ini:
40
4.2.3 Proses Permintaan Supplies Pada Bagian Administrasi Umum Pada Institut Bisinis dan Informatika Stikom Surabaya
Setiap perusahaan membutuhkan Supplies (ATK) sehingga Supplies
tersebut dibutuhkan setiap hari kerja untuk kelancaran pekerjaan, sedangkan
diInstitut Bisnis dan Informatika Stikom Surabya, bagian administrasi umum.
Menyediakan supplies (ATK) untuk kebutuhan intansi perdivisi, setiap divisi bisa
mengajukan form permintaan supplies pada bagian stock supplies. Form
permintaan tersebut dilampirkan:
1. Perdivi bisa mengambil form permintaan supplies dibagian Administrasi
Umum untuk mengajukan kebutuhan ATK perbulan agar pekerjaan setiap
perdivisi bisa melakukan pekerjan secara otimal.
2. Setelah sie perdevisi mengisi form permintaan supplies, form tersebut bisa
diajukan kepada stock supplies akan dicek dan diproses oleh sie stock
supplies, setelah form permintaan supplies diproses oleh sie stock supplies
ATK yang dibutuhkan akan diberikan kepada perdivisi sesuai dengan yang
diajukan.
3. Sie stock supplies memberikan bukti tanda terima kepada perdivisi yang
telah mengajukan permintaan suppiles kemudian dilampirkan dengan form
permintaan supplies.
4. Sie stok supplies kemudian mencatat pada jurnal supplies dan menginput
supplies yang keluar sesuai dengan divisi.
5. Sie stok supplies mengajukan laporan suppiles perbulan kepada Kabag AU
yang bertujuan agar kabag bisa memantau permintan ATK perbulan pada
41
Berikut ini adalah alur document flow pada permintaan supplies pada bagian
AU berikut :
42
Setelah supplies diserahkan kepada perdivisi yang telah mengajukan
permohonan supplies sie stock supplies memberikan tanda terima supplies yang
berfungsi untuk tanda bukti bahwa supplies sudah diteima kepada pihak pemohon,
beriku From Tanda terima dapat dilihat pada gambar 4.9 tersebut:
43
Setiap tahun sie stock suplies memberikan from realisasi suplies yang
berujuhan untuk mengajukan suplies yang dibutuhkan oleh perdivisi selama satu
tahun kedepan, berikut From Realisasi anggaran permintaan suplies perdivisi pada
gambar 4.10 tersebut:
Gambar 4. 10 Realisasi anggaran permintaan suplies perdivisi
44
Setelah perdivisi memberikan hasil anggaran suplies yang telah diberikan
kepada sie stock suplies, kemudian sie suplies From rencana anggaran permintan
suplies perbagian dapat dilihat pada gambar 4.11 tersebut :
45
Sie stock suplies juga mengcatat kartu stock barang untuk mempertanggung
jawabkan kepada kepala bagia dan penyimpanan arsip secara manual, berikut adalah
From kartu stock barang dapat dilihat pada gambar 4.12 tersebut :
46
4.2.4 Proses penjadwalan petugas pada bagian Administrasi Umum Institut Stikom Surabaya.
Bagian AU juga memiliki petugas umum dan keamanan untuk membantu
proses kerja yang ada pada intansi, petugas tersebut dibawahi oleh sie
kerumahtanggaan yang bertanggung jawab untuk menjadwalkan kerja petugas
tersebut biasanya sie kerumahtanggaan menjadwalkan satu minggu sekali dengan
dua shift yaitu pagi dan sore, sedangkan kerja sie keamanan dibagi dengan 3(tiga)
shift yaitu pagi, sore dan malam.
Sie kerumahtanggaan bertanggung jawab sepenuhnya pada petugas
tesebut, petugas umum bertanggung jawab seluruh gedung dan ruang kelas,
setiap lantai ada petugas umum yang bertanggungjawab meliputi: kebersihan
gedung, kebersihan kelas, kebersihan toilet dan sebagainya.
Sedangkan sie keamanan juga dibagi menjadi dua yaitu pos keamanan
1(satu) yang bertugas untuk mengamati kendaran yang keluar dari lokasi intansi
jika kendaran yang tidak mmbawah STNK atau tidak membawa kartu tanda
Mahasiswa (KTM) akan diamankan kedalam pos tersebut untuk diproses.
Sedangkan pos keamanan 2 (dua) yaitu untuk mengarahkan tamu untuk
mencari informasi, untuk mengamati mahasiswa atau karyawan jika tidak sesuai
dengan peraturan yang ada pada Institut, peraturan yang telah diamati oleh sie
47
Bagian AU juga mengatur jadwal keamanan dan tugas umum yang
membantu keamanan dan kebersihan Institut, berikut From penjadwalan petugas
umum dapat dilihat pada gambar 4.13 tersebut :
48
4.2.5 Mengoperasikan telepon pada bagian Administrasi Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Bagian AU (Administtrasi Umum) merupakan pusat pengendalian telepon
yang ada di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Apabila ada divisi
lain yang ingin dihubungkan dengan bagian lain, maka bagian AU sebagai
perantara menghubungkan dengan bagian yang dituju.
Bagian AU tidak hanya menghubungkan divisi dari dalam dan luar instansi
saja tetapi bagian AU juga berperan untuk menghubungkan dengan pihak dari
instansi diluar Stikom. Salah satu fungsi yang berperan penting untuk
menghubungkan telepon bagian AU Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya adalah sie operator telepon, sie operator telepon bertugas untuk
melayani telepon dengan baik. Sie operator mempunyai aturan pada saat
berkomunikasi atau bertelepon dengan divisi dari dalam maupun dengan instansi
diluar Stikom, berikut adalah aturan saat bertelepon:
1. Mengucapkan salam pada penelepon dan menyebutkan nama instansi serta
memberikan identitas diri, seperti “Selamat Pagi Stikom Surabaya, ini
henny bisa saya bantu” .
2. Sie operator memberikan arahan dan penjelasan kepada pihak penelepon
apabila pihak penelepon mencari informasi, misalnya: mencari informasi
tentang akademik, pendaftaran mahasiswa, dan keuangan.
3. Sie operator tidak diizinkan untuk berkomuniksi dengan pihak penelepon jika
pembicaraan lebih dari batas pembicaraan.
4. Sie operator juga harus menyimpan rahasia tentang instansi.
Berikut ini adalah tabel kode telepon perdivisi Institut Bisnis dan Informatika
49
Table 4. 2 kode Telepon perdivisi
Ket
ext
IP
Ket
Ext
IP
Bagian AU memberikan kode telepon kepada divisi yang bertujuan untuk
mempermudah divisi untuk berkomunikasi dengan divisi lain, sehingga tidak
harus menghubungi sie operator. Kode tersebut tidak semua divisi yang bisa
menghubungi secara langsug tetapi ada beberapa divisi yang memakai kode
tertentu apabila divisi tersebut ingin menghubungi divisi yang mempunyai kode,
50
4.3 Peranan Sekretaris pada bagian Administrasi Umum
Bagian Administrasi Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya adalah bagian yang bertugas melayani instansi. Salah satu bagian
sekretaris yang bertugas dibagian AU adalah membantu tugas kepala bagian untuk
penataan dokumen pimpinan dan membuat jadwal keamanan dan pembantu
umum (PU),
Pada saat membuat penjadwalan untuk petugas, sekretaris berperan
penting untuk mengatur jam kerja bagi petugas, pembuatan jadwal tersebut juga
dipantau oleh sie kerumahtanggan yang berperan penting untuk memantau
kebersihan instansi, tidak hanya membantu kepala bagian saja tetapi juga
membantu bagian lain seperti sie pengadaan dan sie stock supplies, sie operator.
Tugas seorang sekretaris saat membantu sie pengadaan barang yaitu
membantu mencari informasi pada internet tentang barang elektronika yang akan
dibeli seperti laptop, printer, mouse, headset, dan sebagainya. Tidak hanya
membantu mencarikan informasi saja tetapi juga ikut terjun kelapang untuk surve
barang.
4.3.1 Peran Sekretaris pada bagian stock supplies dan bagian sie operator
Bagian Administrasi Umum telah memberi fasilitas supplies setiap
perdivisi yang bertujuan untuk memudahkan perdivisi berkerja secara otimal,
peran yang dilakuan oleh sekretaris pada bagian stock supplies hanyalah
51
perhitungan dan pencatatan arsip data suppiles, untuk pencatatan pada
jurnal supplies dan mengimputkan data supplies yang menggunakan Microsoft
Excel untuk pengarsipan secara elektronika. Arsip suppiles yang sudah dihitung
maka sie stock suppiles akan membuat laporan supplies untuk
dipertanggungjawabkan kepada kepala bagian untuk dicek perdivisi agar
bertujuan bisa memantau pengeluaran suppiles tiap tahun, Selain membantu sie
stock juga membantu tugas sie operator jika sie operator sedang tidak ada
ditempat, tugas yang dilakukan pada saat membantu sie operator adalah mencatat
nomer telepon jika ada divisi yang ingin disambungkan kedivisi luar Stikom dan
52
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan penilitian pada bagian Administrasi Umum (AU) Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, maka terdapat pemahaman tentang
prosedur pengadaan barang dan supplies yang diterapkan pada Institut Bisnis
dan Informatika StikomSurabaya.
Kesimpulan prosedur administrasi pembelian pada bagian Administrasi
Umum Intitut Bisnis Dan Informatika Stikom Surabaya. Prosedur pengadaan
barang ada beberapa proses, proses tersebut yaitu sebagai berikut:
a. Prosedur Pengadaan Barang Pada Bagian AU
Bagian Administrasi AU memilih proses pengadaan barang, perdivisi dapat
mengajuakan barang yang sesuai dengan kebutuhan kerja perdivisi agar
berkerja secara otimal, setiap divisi memiliki kebutuhan barang yang
berbeda, apabila perdivisi mengajukan pembelian sie pengadaan barang
akan dilihat dan akan diproses.
b. Proses Permintaan Anggaran Dan Laporan Realisasi
Setiap pembelian bagian AU sie pengadaan barang membuat laporan
permintaan anggaran yang sesuai dengan yang telah diajukan. Sedangkan
laporan realisasi tersebut laporan anggaran yang tidak dianggarkan tetapi
53
c. Proses permintaan Supplies
Setiap perdivisi membutuhkan ATK untuk menunjang proses kerja perdivisi
bagian AU, memberikan fasilitas perdivisi sehingga perdivisi bisa
mengajukan form permohonan supplies kepada bagian AU.
d. Proses penjadwalan petugas umum dan keamanan
Setiap intitut memiliki petugas umum dan keamanan yang berkerja untuk
membantu kenyamanan dan kebersihan kampus, bagian AU memberikan
fasilitas kebersihan setiap gedung, sie petugas umum dibawahi oleh sie
kerumahtanggan yang bertugas untuk membersihkan setiap gedung dan lantai
petugas umum tidak hanya gedung dan lantai, petugas juga mengawasi
parkiran dan merawat keindahan lingkungsn gedung.
5.2 Saran
Setelah melakukan penelitian pada bagian Administrasi Umum (AU)
Institut Bisnis Dan Informatika Stikom Surabaya, mengusulkan beberapa
saran, yaitu:
a. Untuk menghindari keteledoran maka sie stock supplies diperlukan metode
penulisan jurnal secara lengkap dan memberikan nama pengeambil, jumlah
barang, nama barang supplies. Penghitungan ulang saat stock opmane.
b. Mengingat pengadaan barang tidak sedikit sehingga diperlukan penataan
nota pembelian secara elektronik untuk mengetahui jumlah pengeluaran
54
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, z. (2001). Manajemen Kearsipan. jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Sanjaya, D.(2013). Analisi Yuridis pengadaan barang/jasa yang dilakukan Dinas
PENDIDIKAN kota TANJUNGBALAI. TRANSPARENCY ,
Sukoco, B. M.(2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya:
Erlangga.
Tamodia, W. (2013). EVALUASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN
INTERN. EMBA.
.
