PENGELOLAAN KEARSIPAN
DI OTTO PHARMACEUTICAL INDUSTRIES
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan menempuh Ujian Sekolah/ Ujian Nasional (US/ UN)
Oleh :
Siti Kusmira (1408102) Winda Widiyanti (1408091)
Sekolah Menengah Kejuruan Bina Sarana Cendekia JL. P. H. H Mustofa No. 25 Bandung
PENGELOLAAN KEARSIPAN
DI OTTO PHARMACEUTICAL INDUSTRIES
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen Program Keahlian : Administrasi Perkantoran
Disusun Oleh :
Siti Kusmira (1408102) Winda Widiyanti (1408091)
Telah Diujikan Pada Tanggal : Oktober 2016
Penguji, Pembimbing,
--- Heltin Karlita, S. Pd
Disahkan Oleh
Kepala SMK Bina Sarana Cendekia
LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH
Bandung, Oktober 2016
SMK Bina Sarana Cendekia Bandung
Mengetahui,
Kepala SMK BSC Ketua Program Administrasi Perkantoran
LEMBAR PENGESAHAN INDUSTRI
Bandung, November 2016
OTTO PHARMACEUTICAL INDUSTRIES
Mengetahui,
Pimpinan Perusahaan, Pembimbing Industri,
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami ucapkan kepada ALLOH SWT, karena dengan Rahmat dan KaruniaNya Penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan yang telah dilaksanakan di PT. Otto Pharmaceutical Industries.
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan dimaksudkan sebagai salah satu bekal dalam memasuki jenjang dunia usaha atau dunia industri dan untuk memupuk sikap mental yang lebih baik dalam melaksanakan kewajiban sebagai penerus bangsa sehingga mampu dan siap untuk bekerja.
Sehubungan dengan terlaksananya Praktek Kerja Lapangan ini tidak terlepas dari bantuan semua pihak secara moril maupun materil, oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Kedua orang tua tercinta yang selalu memberikan motivasi selama Praktek Kerja Lapangan
2. Bapak Drs. T. J Oetomo, Apt Manajer Pabrik di PT. Otto Pharmaceutical Industries.
3. Bapak Juliansyah, S. T, MM, selaku Kepala Sekolah SMK Bina Sarana Cendekia Bandung
4. Bapak Cucu Permana selaku Pembimbing Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan. 5. Ibu Heltin Karlita, S. Pd, selaku Ketua Jurusan Administrasi Perkantoran SMK
Bina Sarana Cendekia Bandung
6. Dan juga teman-teman yang telah membantu dan mendukung dalam penyusunan laporan ini.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun bagi pembaca dan masyarakat umum, dan semoga laporan ini bermanfaat. Bandung, Oktober 2016
Penuli
1.2 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan...2
1. Maksud...2
2.Tujuan...2
1.3 Kegunaan Praktek kerja lapangan...2
1.4 Tempat dan Lokasi Prakek kerja Lapangan...2
1.5 Jadwal Praktek Kerja Lapangan...2
BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT PRAKTEK KERJA INDUSTRI 2.1 Sejarah Perusahaan...4
3. Divisi Pabrik – Departemen Produksi...8
4. Departemen Logistik...9
5. Departemen Litbang/Research and Development (R&D)...9
6. Departemen SDM...10
7. Divisi Quality Management...10
8. Divisi Administrasi dan Keuangan...11
BAB III PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN 3.1 Permasalahan...12
3.2 langkah-langkah Penyelesaian Masalah...12
3.3 Bentuk Penyelesaian...12
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan...13
4.2 Saran Untuk Sekolah dan Perusahaan...13
DAFTAR LAMPIRAN
1. Daftar Tabel
a. 1.1 Jadwal Praktek Kerja Lapangan b. Fomat kartu persediaan
c. Format Laporan Penerimaan Barng d. Format Material Transfer Dokumen 2. Daftar Gambar
BAB I URAIAN UMUM
1.1Latar Belakang Masalah
Praktek Kerja Lapangan merupakan kegiatan pelatihan dan pembelajaran yang di laksanakan di dunia Industri dalam upaya pendekatan atau untuk meningkatkan mutu para siswa Sekolah Menengah Kejuruan. Dengan kopentensi siswa sesuai bidang nya dan untuk menambah bekal untuk masa mendatang guna memasuki dunia kerja yang semakin banyak serta ketat dalam persaingan.
Alasan utama mengapa para siswa harus memiliki bekal ilmu pengetahuan dasar sesuai bidang nya agar dalam pelaksanaanya Praktek Kerja Lapangan tidak ada kendala dalam penerapan ilmu pengetahuan dasar yang kemungkinan besar dalam Praktek Kerja Lapanagan mendapatkan ilmu-ilmu baru yang tidak diajarkan di Sekolah.
Dalam proses pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan yang telah diadakan oleh SMK Bina Sarana Cendekia ini diharapkan setiap siswa mampu mengikuti kegiatan Praktek Kerja Lapangan serta memahami kegiatan kerja yang dilakukan didunia Industri, agar siswa tersebut dapat mencapai dan mendapatkan sesuatu yang lebih baik dan berguna bagi diri nya serta agar siswa tersebut mampu menunjukan kinerja nya secara maksimal apa yang telah dilakukan nya selama berada di dunia usaha atau didunia industri sehingga mampu membuat dirinya diperhitungkan didunia Industri.
1. Masalah
2. Praktek Kerja lapangan
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan yang lakukan yaitu penerimaan barang bahan kemas yang telah dipesan oleh supervisor bahan kemas untuk dikirim ke bagian produksi dan dijadikan sebagai obat.
1.2 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan 1. Maksud
a. Menambah wawasan untuk siswa;
b. Agar mendapatkan pengalaman untuk bekal pada saat bekerja nantinya;
c. Meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga dalam mendidik dan melatih tenaga kerja yang berkualitas.
2.Tujuan
a. Meningkatkan efisiensi proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja berkualitas dan profesional;
b. Memiliki sikap bertanggung jawab, disiplin, sikap mental, etika yang baik serta dapat bersosialisasi dengan lingkungan sekitar;
c. Menambah kreatifitas siswa agar dapat mengembangkan bakat yang terdapat dalam dirinya.
1.3 Kegunaan Praktek kerja lapangan
Praktek Kerja Lapangan yang dilaksanakan berharap akan menghasilkan bekal, pengalaman dan lulusan terbaik dalam keahlian, keterampilan dan etos di dalam dunia kerja.
1.4 Tempat dan Lokasi Prakek kerja Lapangan
1.5 Jadwal Praktek Kerja Lapangan
Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan dari Tanggal 03 Agustus sampai dengan 03 Oktober 2016. Berikut ini merupakan jadwal Praktek Kerja Lapangan di di PT. Otto Pharmaceutical Industries.
Tabel 1.1 Jadwal Praktek Kerja Lapangan N
o Hari Masuk Istirahat Keluar
1. Senin 08.00 11.30- 12.00 16.30
2. Selasa 08.00 11.30- 12.00 16.30
3. Rabu 08.00 11.30- 12.00 16.30
4. Kamis 08.00 11.30- 12.00 16.30
BAB II
TINJAUAN UMUM TEMPAT PRAKTEK KERJA INDUSTRI
2.1 Sejarah Perusahaan
PT. Otto Pharmaceutical Industries adalah sebuah perusahaan industri obat yang terletak di Jalan Dr Setiabudi km 12,1 Lembang-Bandung Barat, secara fisik sudah berdiri sejak tahun 1957 sebelumnya masih merupakan bagian dari PT.Galoeh.
Pada tahun 1963 PT. Otto Pharmaceutical Industries resmi didirikan sebagai Perseroan Terbatas (PT). Nama PT. Otto Pharmaceutical Industries berasal dari nama salah seorang pendiri industri tersebut, yaitu almarhum Otto Soebrata.
Mayoritas saham PT. Otto Pharmaceutical Industries beralih ke PT. Menjangan Sakti (Mensa) pada tahun 1981 dimana pada tahun itu juga diadakan beberapa perbaikan antara lain meliputi sistem, manajemen, struktur organisasi dan personalia.
Pada tahun 1984, PT. Otto Pharmaceutical Industries seluruhnya dimiliki oleh grup Menjangan Sakti. Pada saat pemerintah mencanangkan sistem CPOB ( Pembuatan Obat yang Baik) pada tahun 1988, PT. Otto Pharmaceutical Industries yang berstatus PMDN (Penanam Modal Dalam Negeri) sudah melakukan perbaikan sehingga akhirnyapada tahun 1991, PT. Otto Pharmaceutical Industries menjadi salah satu industri farmasi yang paling awal dalam memperoleh sertifikat CPOB untuk seluruh produk yang dihasilkan.
PT Otto Pharmaceutical Industries terletak di Jalan Dr Setiabudi km 12,1 Lembang-Bandung Barat, yang dibangun di atas sebidang tanah yang memiliki
luas area 29.090 m2 dengan luas bangunan 18.234.1 m2 dan lokasi pabrik menghadap arah barat. Bangunan terdiri atas empat bagian. Gedung pertama digunakan sebagai ruang produksi non (3 laktam, gudang bahan baku dan bahan pengemas, gudang obat jadi, ruang laboratorium pengawasan mutu, ruang direktur, ruang manajer pabrik, ruang manajer produksi, ruang Departemen QA, ruang Departemen QC, ruang Departemen Penelitian dan Pengembangan (Litbang), dan ruang Departemen Logistik Gedung kedua digunakan sebagai ruang produksi laktam, ruang produksi sefalosporin, dan ruang Departemen Teknik dan Pemeliharaan. Gedung ketiga digunakan sebagai ruang Divisi Keuangan dan Administrasi. Sedangkan gedung keempat digunakan untuk kegiatan Departemen Sumber Daya Manusia (SDM).
2.2 Profil Perusahaan
PT. Otto Pharmaceutical Industries adalah perusahaan farmasi nasional yang sedang berkembang. PT. Otto Pharmaceutical Industries didirikan pada tahun 1963. Selanjutnya dijalankan dibawah Manajemen PT.Mensa (Menjangan Sakti) pada tahun 1981. Lokasi pabrik berada di Jl.Dr. Setiabudhi Km 12,1
Lembang Bandung dengan luas area 29.090 m2 dan luas bangunan 18.23.1 .
m2 Jumlah karyawan yang dimiliki saat ini ±600 karyawan ditambah dengan marketing menjadi 1000 orang.
2.3Visi dan Misi Perusahaan 1. Visi
Menjadi salah satu Perusahaan Farmasi terkemuka di Indonesia serta diakui di pasar global atau internasional.
2.5 Kegiatan Perusahaan
PT. Otto Pharmaceutical Industries adalah salah satu perusahaan farmasi yang mendukung peningkatan kualitas kesehatan masyarakat dari berbagai macam penyakit dengan cara memproduksi berbagai produk obat-obatan, dengan lebih dari 500 macam obat diproduksi, diantaranya yaitu Tablet manufaktur, Kapsul, Syrup, Dry Syrup, Cream, Sachet Oral dan produk Injeksi yang berkualitas, dan memasarkan produk tersebut dengan nilai yang ekonomis agar semua masyarakat bisa menggunakan nya.
Tugas dan fungsi struktur organisasi PT. Otto Pharmaceutical Industries
1. Divisi Pemasaran
Divisi Pemasaran bertugas untuk memasarkan produk yang dihasilkan ke setiap wilayah sesuai sasaran pasar yang ditentukan, salah satu bentuk upaya dalam memasarkan produk adalah melalui promosi produk oleh medical sales representative. Selain itu divisi pemasaran juga menerima keluhan terhadap obat yang beredar di pasaran melalui pengaduan langsung dari masyarakat, BPOM maupun dari distributor. PT. Otto Pharmaceutical Industries bekerja sama dengan PT. Mensa Bina Sukses (MBS), selaku distributor produk Otto, dalam menangani distribusi obat jadi dari produsen ke konsumen.
Pendistribusian obat-obat dapat dilakukan melalui apotek, toko obat, supermarket atau tempat-tempat lain yang memungkinkan bagi masyarakat untuk memperoleh obat. Obat ethical mencakup obat keras dan obat keras tertentu dimana pemasarannya khusus ditujukan untuk layanan dengan menggunakan resep dokter. Promosi produk obat ethical oleh bagian pemasaran dilakukan melalui majalah atau jurnal ilmiah kedokteran dan farmasi serta secara personal dilakukan oleh medical sales representative yang melakukan promosi kepada dokter atau apoteker.
2. Divisi Pengembangan Bisnis, Regulasi, Scientific, dan Medical
bagian pemasaran untuk melakukan survey pasar untuk kepentingan product forecasting (peramalan produk baru), serta berkoordinasi dengan Departemen Litbang untuk mengembangkan produk-produk baru yang akan diproduksi.
Survey pasar dilakukan untuk mengetahui jenis produk yang sedang trend serta memiliki peluang pasar yang baik, selanjutnya hasil survey diusulkan ke Departemen Litbang untuk diteliti serta ditentukan formula yang baik dan sesuai sehingga dapat diproduksi suatu obat baru.
Bagian registrasi bertanggungjawab atas pendaftaran atau registrasi obat baru dan registrasi ulang obat lama. Tata cara pendaftaran obat diatur berdasarkan Kriteria dan Tata Laksana Registrasi Obat Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) tahun 2003 yaitu dengan cara mengisi formulir permohonan pendaftaran dengan melampirkan dokumen-dokumen wajib. Seiring dengan adanya harmonisasi ASEAN, Tata Laksana Registrasi Obat Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) tahun 2003 diperbaharui lagi tahun 2008 dengan adanya penambahan dokumen disolusi terbanding dan uji bioekivalensi (uji BE).
3. Divisi Pabrik – Departemen Produksi
Tugas utama dari Departemen produksi adalah memproduksi obat sesuai dengan perencanaan dari Departemen Logistik atas permintaan dari Divisi Pemasaran secara efisien sehingga dapat menghasilkan obat jadi yang memenuhi kualitas dan kuantitas serta mutu yang telah ditetapkan. Secara garis besar ruang produksi dikelompokkan menjadi tiga bagian yaitu ruang produksi non 0 laktam, ruang produksi (3 laktam, dan ruang produksi sefalosporin).
Process Control (IPC), ruang hospital pack, ruang blistering, ruang stripping, ruang coating, ruang pembuatan sirup, filling, dan ruangan steril atau injeksi, ruang pengemasan sekunder ruang coding, dan ruang untuk mencuci. Tekanan udara dalam masing-masing ruangan diatur sedemikian rupa sehingga tekanan udara tiap ruangan lebih negative dari koridor. Hal ini diatur untuk menghindari kontaminasi produk.
4. Departemen Logistik
Secara umum dalam melakukan tugasnya Departemen Logistik mengacu pada permintaan pasar yang dibuat oleh Divisi Pemasaran. Departemen Logistik mempunyai peran dalam perencanaan produksi, mengatur jumlah produk yang akan diproduksi sehingga dihasilkan jumlah produk yang optimal, mengontrol persediaan bahan baku dan bahan kemas sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan persediaan bahan baku maupun bahan kemas.
Departemen Logistik bertugas membuat jadwal perencanaan kegiatan di bagian produksi untuk jangka waktu satu tahun berdasarkan informasi dari Divisi Pemasaran dan melakukan analisis kebutuhan bahan tiap empat bulan berdasarkan informasi dari Divisi Pemasaran dan data kebutuhan pada bulan sebelumnya. Departemen Logistik memberikan laporan bulanan kepada manajer pabrik mengenai aktivitas yang dilakukannya. bahan yang diperlukan dalam proses produksi, selanjutnya Departemen pembelian melakukan pembelian bahan baku dan bahan kemas untuk keperluan proses produksi. Selain itu, bagian pembelian juga menangani pemasanan dan pembelian barang-barang kebutuhan pabrik selain keperluan produksi sesuai permintaan dari tiap-tiap departemen dengan menggunakan purchase order (PO) kepada suplier.
5. Departemen Litbang/Research and Development (R&D)
dan CKB, serta penyusunan metode analisa. Departemen ini terbagi menjadi dua seksi yaitu seksi formulasi, dan seksi analisa.
Seksi formulasi bertugas untuk merancang formula obat barn dan produk existing mulai preformulasi sampai pembuatan produk jadi skala laboratorium dan skala produksi, serta penanganan produk bermasalah. Seksi analisa meliputi bagian analisa obat jadi, bagian bahan kemas dan bahan baku, serta bagian stabilitas. Bagian pengembangan metode analisa bertugas dan bertanggung jawab atas pengembangan analisa dan obat jadi dimulai dari mencari, menyusun metode analisa, sampai membuat pedoman baku pengujian lama agar sesuai dengan farm akope yang berlaku. dengan serikat pekerja Otto Pharmaceutical Industries dengan dibuatnya Perjanjian Kerja Bersama (PKB) yang mengatur tentang hubungan karyawan, status karyawan yang meliputi karyawan masa percobaan, karyawan bulanan; karyawan part time, karyawan harian, dan karyawan kontrak, serta hari dan jam kerja yaitu 7-8 jam sehari dengan jumlah 40 jam/minggu, tata tertib perusahaan, sangsi dan pelanggaran, system pengupahan tunjangan hari raya, jaminan sosial tenaga kerja, fasilitas antar, jemput, kesehatandan keselamatan pekerja, pemutusan tenaga kerja, surat keterangan berhentikerja dan tata cara penyelesaian keluh kesah.
7. Divisi Quality Management
Departemen Pengawasan Mutu juga melakukan penetapan kadar dan uji potensi secara mikrobiologi pada sediaan antibiotik serta menangani keluhanterhadap produk dan adanya produk kembalian, sedangkan DepartemenPemastian Mutu menangani kualifikasi, validasi, kalibrasi, dan dokumentasi semua hal yang berhubungan dengan proses produksi.
Departemen Pengawasan Mutu bertanggungjawab untuk memastikan bahan awal memenuhi spesifikasi, tahapan proses sesuai prosedur, pengawasan dalam proses memenuhi persyaratan dan masa peredaran (expired date) memenuhi persyaratan.
Laboratorium yang terdapat pada Departemen Pengawasan Mutu dibagi menjadi tiga yaitu laboratorium kimia farmasi dan laboratorium mikrobiologi yang berada terpisah dengan bagian produksi, serta gedung laboratorium IPC yang berada dalam bagian produksi. Konstruksi laboratorium Pengawasan mutu dibuat dengan memenuhi persyaratan.
8. Divisi Administrasi dan Keuangan
Divisi Keuangan dan Administrasi terdiri dari Departemen Pembelian I yang mengurus pembelian bahan baku, Departemen Pembelian II yang mengurus pembelian bahan kemas dan peralatan-peralatan lain yang dibutuhkan, Departemen Akuntansi, Departemen Keuangan dan Departemen Teknologi informasi. Tugas Divisi Keuangan dan Administrasi adalah mengelola pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan dan membuat sistem pelaporan
BAB III
PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Praktek Kerja Lapangan yang dilakukan di Office gudang atau Kantor gudang yaitu kegiatan yang dimulai dari penerimaan barang bahan kemas yang telah dipesan oleh supervisor bahan kemas untuk dikirim ke bagian produksi dan dijadikan sebagai obat jadi dan diapasarkan ke berbagai rumah sakit dan apotek yang berada di Indonesia hingga mancanegara.
3.1 Permasalahan
Permasalahan yang dihadapi selama melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT. Otto Pharmaceutical Industries, diantaranya :
1. Kurang nya perlengakapan dan peralatan kantor,
2. Kartu stock yang berada di rak arsip terkadang di pinjam oleh beberapa karyawan lainnya tanpa memberitahu kepada pihak yang bersangkutan.
3.2 langkah-langkah Penyelesaian Masalah
1. Meminta kepada Divisi Logistik agar barang yang dibutuhkan dapat dipenuhi
2. Karyawan yang ingin meminjam kartu stock sebaiknya memberitahu terlebih dahulu.
3.3 Bentuk Penyelesaian
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Dengan demikian penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT. Otto Pharmaceutical Industries penulis mendapatkan pengalaaman yang baru pertma kali dan juga mendapatkan pengetahuan tentang cara kerja dalam Deparetemen Logistik khususnya dibagian Office gudang penulis dapat mendapatkan masukan tentang bagaimana sebenarnya cara bekerja di dalam Departemen Logistik.
Dengan demikian penulis dapat menyimpulkan beberapa hal yang penulis dapatkan dari PT. Otto Pharmaceutical Industries khususnya di bagian Office gudang :
1. PT. Ottto Pharmaceutical Industries bertujuan mensukseskan program dibidang kesehatan khususnya obat-obatan.
2. Adanya kerja sama yang baik Departemen Logistik, Divisi Pabrik, Divisi Quality Mangement, Divisi Keuangan dan Administrasi khususnya dibagian Office gudang dalam melaksnakan kegiatan kerja sehari-hari sehingga semua tugas terselesaikan dengan baik.
3. Penulis banyak mendapatkan wawasan dan pengalaman kerja didunia administrasi.
4.2 Saran Untuk Sekolah dan Perusahaan 1. Saran Untuk Sekolah
a. Menjalin hubungan dengan perusahaan agar dapat menempatkan mahasiswa yang berprestasi.
b. Sekolah diharapkan dapat lebih meningaktakan materi dan bimbingan keapda sisa, agar lebih siap dalam melaksanakan Praktek Kerja lapangan.
c. Sekolah diharapkan untuk memenuhi semua faasilitas yang dibutuhkan siswa terutama peralatan atau perabotan kantor yang masih kurang memadai. d. Pihak sekolah hendaknya menempatkan sswa praktek di tempat yang sesuai
dengan jurusan/ keahliannya. 2. Saran Untuk Perusahaan
a. Kedisplinan dan kegiatan kerja agar lebih ditingkatkan.
b. Hendaknya fasilitas yang belum memadai untuk dipenuhi secepatnya agar tidak menghambat pekerjaan.
c. Fasilitas yang sudah ada tetap dipelihara dengan sebaik mungkin.
d. Kerja sama terus ditingkatkan agar pekerjaan dapat terselesaikan dengan cepat.
