RANCANG BANGUN APLIKASI SURAT
PERTANGGUNGJAWABAN DINAS LUAR KOTA
PADA BALAI BESAR KARANTINA PERTANIAN SURABAYA
KERJA PRAKTIK
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
DEWI CITROWATI 12410100014
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
x
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 3
1.3. Batasan Masalah ... 3
1.4. Tujuan ... 3
1.5. Manfaat ... 3
1.6. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1. Identitas Perusahaan ... 6
2.2. Tentang Kantor Pusat Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya ... 6
2.3. Visi Misi, dan Tujuan Perusahaan ... 7
2.4. Struktur Organisasi ... 8
2.5. Deskripsi Tugas Divisi ... 9
BAB III LANDASAN TEORI ... 12
3.1. Pengertian Sistem ... 12
xi
3.5. Arsip ... 15
3.6. Laporan ... 17
3.7. Pertanggungjawaban... 18
3.8. Realisasi ... 19
3.9. Perjalanan Dinas ... 20
3.10. Database ... 20
3.11. Microsoft Visual Studio 2010 ... 22
3.12. Microsoft Visual Basic ... 22
3.13. Microsoft SQL Server ... 23
3.14. Crystal Report ... 25
3.15. Power Designer ... 25
3.16. Microsoft Office ... 25
3.17. Microsoft Visio ... 26
3.18. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi ... 26
3.19. System Development Life Cycle ... 28
3.20. System Flow ... 29
3.21. Data Flow Diagram ... 29
3.22. Entity Relationship Diagram ... 31
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 33
4.1 Analisis Sistem ... 33
4.2 Block Diagram... 34
xii
4.6 Perancangan Database ... 59
4.7 Rancangan Desain Input/Output ... 68
4.8 Implementasi DesainInput/Output ... 76
BAB V PENUTUP ... 92
5.1. Kesimpulan ... 92
5.2. Saran ... 92
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Teknologi informasi mempunyai peran penting dihampir semua aspek kehidupan, mulai dari sektor pendidikan hingga sektor bisnis.Berkembangnya teknologi informasi dengan cepat dapat menekan nilai sumber daya manusia untuk menjadi sumber daya yang berkompeten dan mampu mengikuti perkembangan teknologi.
Pada era teknologi ini, tentunya peran sistem informasi dan internet banyak digunakan untuk menunjang kebutuhan - kebutuhan perusahaan agar dapat bersaing.Tetapi Sistem Informasi itu sendiri tentunya butuh bantuan fasilitas dan sumber daya manusia yang baik untuk dapat berjalan dengan lancar.
Balai Besar Karantina Pertanian (BBKP) Surabaya adalah salah satu Unit Pelaksana Teknis (UPT) lingkup Badan Karantina Pertanian - Kementerian Pertanian sebagai hasil penggabungan antara UPT Balai Besar Karantina Hewan Tanjung Perak dan UPT Balai Besar Karantina Tumbuhan Tanjung Perak. UPT ini dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor: 22/Permentan/Ot.140/4/2008 tanggal 3 April 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Karantina Pertanian. Tugas operasionalnya adalah melaksanakan kegiatan mengkarantina hewan dan tumbuhan, serta pengawasan keamanan hayati, hewani dan nabati.
2
akan dikarantina yang letaknya di luar Surabaya dan sekitarnya. Untuk sekarang ini pembuatan surat perjalanan dinas diberikan dari pejabat komitmen (pejabat yang menugaskan) ke pegawai yang ditugaskan ke luar kota. Dan untukpelaporan setelah dinas perjalanan luar kota, pegawai yang bersangkutan membuat surat pertanggungjawaban perjalanan dinas dengan menggunakan sebuah aplikasi yang masih menggunakan Microsoft Access. Karena saat ini aplikasi yang digunakan di dalam instansi tersebut masih menggunakan Microsoft Access dan belum dibuatkan sebuah aplikasi yang dapat efektif mencetak surat pertanggungjawaban perjalanan dinas.
Berdasarkan masalah tersebut, maka solusi untuk mempermudah pembuatan surat pertanggungjawaban perjalanan dinas dengan dibuatkan sebuah aplikasi pembuatan surat pertanggungjawaban perjalanan dinas dengan berbasis desktop menggunakan bahasa pemograman Visual Basic.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah yaitu bagaimana cara merancang dan membangun aplikasi pengarsipan dokumen pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya.
1.3. Batasan Masalah
Berdasarkan pada rumusan masalah yang telah dijelaskan di atas, maka batasan masalah dalam kerja praktik ini adalah sebagai berikut :
1. Aplikasi ini membahas tentang surat pertanggungjawaban dinas saat perjalanan dinas ke luar kota.
2. Aplikasi ini membahas tentang biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas di luar kota.
3. Aplikasi ini menggunakan bahasa pemograman Visual Basic. 4. Database dari aplikasi ini menggunakan SQL Server.
1.4. Tujuan
Sesuai dengan permasalahan yang ada maka tujuan dari pembuatan solusi yaitu merancang dan membangun sebuah aplikasi surat pertanggungjawaban perjalanan dinas luar kota pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya.
1.5. Manfaat
Manfaat dari pembuatan solusi yang diberikan pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya yaitu :
1.6. Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran menyeluruh terhadap masalah yang dibahas, maka sistematikan penulisan dibagi kedalam beberapa bab yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang dari hal-hal yang berhubungan dengan perusahaan, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai, manfaat yang diperoleh dengan adanya aplikasi yang telah dibuat, serta sistematika dari penulisan laporan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini menjelaskan tentang Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, mulai dari sejarah, visi & misi perusahaan, struktur organisasi.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas tentang teori-teori yang dianggap berhubungan dengan Kerja Praktik yang dilakukan, dimana teori-teori tersebut akan menjadi acuan untuk penyelesaian masalah. BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
perjalanan dinas luar kota pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya.
BAB VI PENUTUP
6 BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1. Identitas Perusahaan
Nama Perusahaan : Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya Alamat : Jl. Ir. H. Juanda, Sidoarjo (61253)
No Telp : (031) 8673997
Email : info@karantinapertaniansby.com Contact Person : Suparmin, S.E. MM.
Jabatan : Kabag Umum
Bisnis Utama : Karantina Hewan dan Tumbuhan
2.2. Tentang Kantor Pusat Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya Karantina pertanian merupakan garda depan pertanian untuk melindungi kelangsungan sumber daya hayati hewani dan nabati. Keberadaan karantina yang strategis mutlak diperlukan karena negara Indonesia merupakan negara agraris dan kepulauan.
sedangkan Balai Besar Karantina Tumbuhan Tanjung Perak dibentuk pada tahun 1980 dengan nama Karantina Tumbuhan Cabang Pelabuhan Tanjung Perak sampai dengan sekarang. UPT Balai Besar Karantina Hewan Tanjung Perak dan Karantina Tumbuhan Cabang Pelabuhan Tanjung Perak membentuk sebuah instansi yang berdiri menjadi satu, dari kedua instansi tersebut menjadi Balai Besar Karantina Pertanian (BBKP) Surabaya yang menjalankan kegiatan operasional dalam pengelolaan hewan dan pertanian.
2.3. Visi Misi, dan Tujuan Perusahaan 2.2.1. Visi Perusahaan
Menjadi Garda Terdepan Pelayanan Karantina yang Tangguh, Profesional, Modern dan Terpercaya di Jawa Timur pada tahun 2019.
2.2.2. Misi Perusahaan
Melindungi kelestarian sumber daya hayati hewani dan nabati dari ancaman serangan Hama dan Penyakit Hewan Karantina (HPHK) dan Organisme Pengganggu Tumbuhan Karantina (OPTK) serta pengawasan lalu lintas komoditi pertanian segar yang memenuhi standard keamanan pangan
Meningkatkan manajemen operasional perkarantinaan hewan dan tumbuhan
Mewujudkan kompetensi sebagai Laboratorium Penguji (Testing Laboratory) dengan mengimplementasikan secara konsisten SNI ISO/IEC 17025:2008 serta Laboratorium Biosafety Level 2 (BSL-2) yang terakreditasi
Mendorong terwujudnya peran perkarantinaan nasional dalam akselerasi ekspor komoditas pertanian yang akseptabel dan mampu bersaing di pasar internasional
Mendukung keberhasilan program agribisnis dan ketahanan pangan nasional
Membangun masyarakat cinta karantina pertanian Indonesia
2.4. Struktur Organisasi
2.5. Deskripsi Tugas Divisi
Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya memiliki banyak divisi, seperti Bagian Umum, Bidang Karantina Hewan, Bidang Karantina Tumbuhan, Bidang Pengawasan dan Penindakan. Tentunya setiap bagian memiliki peran yang berbeda bagi Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya. Berikut merupakan deskripsi dari tugas masing – masing bagian:
2.5.1. Bagian Umum
Divisi bagian umum mempunyai beberapa tugas antara lain, menyusun rencana kegiatan dan anggaran Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, menyusun rencana kegiatan dan anggaran Bagian Umum pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana, program, evaluasi dan pelaporan Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, melakukan urusan kepegawaian dan tata usaha Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, melakukan urusan keuangan, rumah tangga dan perlengkapan Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Bagian Umum Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, dan mengkoordinasikan penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya.
A. Subbagian Program dan Evaluasi.
B. Subbagian Kepegawaian dan Tata Usaha. C. Subbagian Keuangan dan Perlengkapan.
2.5.2. Bidang Karantina Hewan
TOR), pemberian pelayanan operasional bidang karantina hewan, pemberian pelayanan operasional pengawasan keamanan hayati hewani, pemberian pelayanan informasi dan sarana teknik karantina hewan, pelaksanaan pengelolaan sistem informasi dan dokumentasi karantina hewan, penyusun laporan kegiatan bidang karantina hewan.
- Seksi Pelayanan Operasional Karantina Hewan. - Seksi Informasi dan Sarana Teknik Karantina Hewan.
2.5.3. Bidang Karantina Tumbuhan
Divisi ini melakukan beberapa tugas diantaranya, menyusun rencana kegiatan, program dan anggran bidang tumbuhan (penyusunan RENJA, RAB dan TOR), pemberian pelayanan operasional bidang karantina tumbuhan, pemberian pelayanan operasional pengawasan keamanan hayati nabati, pemberian pelayanan informasi dan sarana teknik karantina tumbuhan, pelaksanaan pengelolaan sistem informasi dan dokumentasi karantina tumbuhan, dan menyusun laporan kegiatan bidang karantina tumbuhan
- Seksi Pelayanan Operasional Karantina Hewan - Seksi Informasi dan Sarana Teknik Karantina Hewan
2.5.4. Bidang Pengawasan dan Penindakan
melakukan pengawasan dan penindakan pelanggaran keamanan hayati nabati, menyusun laporan pelaksanaan kegiatan bidang pengawasan dan penindakan, dan melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan maupun tertulis.
12
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1. Pengertian Sistem
Menurut Herlambang & Tanuwijaya (2005:116), Definisi dari sistem dapat dilakukan dengan 2 pendekatan, yaitu pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Definisi sistem dengan pendekatan prosedur yaitu sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.Sedangkan dengan pendekatan komponen, sistem didefinisikan sebagai kumplan dari komponen – komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
Sistem terdiri dari beberapa elemen yaitu tujuan, masukan, keluaran, proses, mekanisme pengendali, dan umpan balik. Selain itu, sebuah sistem juga berinteraksi dengan lingkungan dan sistem yang lain. Dalam perkembangan yang ada, sistem dibagi menjadi 2 yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup .Sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak memiliki elemen pengendali.Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.
Menurut Sukoco (2007), sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang menjelaskannya. Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem adalah:
2. Salah satu alat pengendali biaya
3. Untuk mengefisiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor 4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi
5. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya. Adapun kerugiannya adalah sebagai beikut:
1. Pengoperasian yang kurang fleksibel dan menjadikan sistem tidak berfungsi optimal
2. Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan menyebabkan perubahan pada metode atau prosedur bagian atau departemen yang lain.
3. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur, atau sistem baru yang diterapkan perusahaan.
4. Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi.
3.2. Pengertian Informasi
Pengertian Informasi Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.
Abdul Kadir (2002: 31) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.
3.3. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Ferdinandus, Wowor, & Lumenta (2011), Sistem informasi (SI) adalah kombinasi dan teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi anatar orang, proses algoritmik, data dan teknologi.
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.Sistem ini meyimpan, mengambil, mengubah, mengolah, dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistej informasi atau peralatan lainnya.
tidak hanya mengolah data dari dalam organisasi saja, tetapi juga dapat menyajikan data dari pihak luar yang mampu menambah nilai kampetisi bagi dalam organisasi.Dengan demikian sistem informasi harus memiliki data yang telah terpolakan dan memiliki integritas dalam hal waktu dan tempat.Hal ini dimaksudkan supaya sistem informasi tersebut dapat menyajikan informasi yang tepat bagi pengguna.
3.4. Dokumen
Menurut (Hariyanto, 2009), dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan.Dokumen sangat penting, baik dalam kehidupan sehari-hari, organisasi, maupun bisnis.
3.5. Arsip
a. Pengertian Arsip
Menurut (Wursanto, 2001) arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
b. Manajemen Arsip
Dalam manajemen kearsipan atau Record Management terdapat 4 tahap daur hidup arsip, yaitu :
1. Tahap Penciptaan (Record Creation)
perorangan dalam melaksanakan fungsinya.Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita, film, rekaman suara, dan sebagainya.
2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan (Used and Maintenance)
Pada tahap ini arsip digunakan untuk berbagi keperluan informasi yang ada, pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, penetapan, kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya.
Untuk dapat berfungsi dengan baik, arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan sistematis.Pada tahap ini pemeliharaan arsip perlu dilakukan sebagai langkah pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung di dalamnya. Penataan arsip pada tahap ini akan sangat berpengaruh terhadap proses penyusutannya.
3. Tahap Penyusutan
Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena umumnya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi.
Proses penyusutan arsip meliputi:
- Pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan - Pemusnahan arsip
Tahap ini khusus diperuntukkan bagi arsip statis (permanen) yaitu arsip yang memiliki nilai guna tinggi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional.
3.6. Laporan
Menurut Rama dan Jones (2008) berpendapat, laporan adalah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.Dapat disimpulkan bahwa laporan adalah dokumen yang terbentuk dari data yang ada pada database yangtelah terformat dan terorganisir dengan baik sehingga dapat digunakan untuk mendapatkan informasi.
Menurut Rama dan Jones (2008), tipe – tipe laporan:
1. Simple event list adalah laporan yang menyediakan daftar kejadian sederhana selama satu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa mengelompokkan atau sub total.
2. Simple list adalah satu daftar kejadian atau daftar acuan sedeherhana.
3. Single entity report adalah laporan yang hanya menyediakan perincian mengenai satu entitas seperti barang, jasa, agen atau kejadian.
4. Status report adalah laporan yang menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen.
5. Summary report adalah laporan yang meringkas data kejadian untuk sekelompok record terkait selama periode tertentu.
6. Summary status report adalah laporan yang medaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang dan jasa atau agent.
1. Report footer adalah bagian diakhir laporan sering digunakan untuk menampilkan seluruh angka-angka ringkasan, seperti total semuanya, untuk seluruh data dilaporan.
2. Report header adalah bagian laporan yang digunakan untuk mendapatkan informasi, seperti judul tanggal diawal laporan.
3. Group footer adalah bagian dari laporan yang mengikuti rincian kelompok, contoh, menghitung sub total.
4. Group header adalah bagian dari laporan yang mengikuti rincian kelompok dan biasanya digunakan untuk menentukan nama kelompok.
5. Group detail adalah laporan status perincian berkelompok.
6. Group detail status report adalah laporan yang menampilkan data ringkasan dan data saldo mengenai barang, jasa atau agent.
7. Group event detail repot adalah laporan yang memiliki perincian kelompok dan yang menampilkan daftar kejadian selama satu periode biasanya disusun menurut barang, jasa, atau agent.
3.7. Pertanggungjawaban
Menurut Sugeng Istanto (1998), pertanggungjawaban berarti kewajiban memberikan jawaban yang merupakan perhitungan atas semua hal yang terjadi dan kewajiban untuk memberikan pemulihan atas kerugian yang mungkin ditimbulkannya. Menurut hukum internasional pertanggungjawaban negara timbul dalam hal negara itu merugikan negara lain.
menimbulkan pertanggungjawaban. Misalnya perbuatan negara menolak seorang warga negara asing yang masuk ke dalam wilayah negaranya.
3.8. Realisasi
Menurut M.Dahlan Y.B (2003:978) ”Realisasi adalah Pelaksanaan Sesuatu sehingga menjadi nyata”.
Menurut Ali hasan (2008:239) ”Realisasi adalah tindakan yang nyata
atau adanya pergerakan/perubahan dari rencana yang sudah dibuat atau dikerjakan”.
Menurut Diklat BP3IP (2006:113) realisasi dalam kontek pembahasan bongkar / muat berati hasil yang dicapai dalam periode waktu tertentu dengan menggunakan sumber daya perusahaan:
a) Sumber daya manusia ialah kemampuan dari crew kapal dalam melaksanakan prosedur bongkar / muat hingga kegiatan bongkar / muat berlangsung dengan cepat dan aman.
b) Aspek manajerial atau system manajemen ialah kemampuan sebuah perusahaan dan kapal dalam melaksanakan sistem manajemen bongkar / muat hingga kapal dalam melaksanakan bongkar / muat dengan aman dan cepat sehingga kapal dapat beroperasi dengan lancar.
3.9. Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas adalah sebuah keharusan, dan sering melekat pada pelaksanaan tugas dan fungsi satuan kerja.
Perjalanan dinas dalam negeri bagi pejabat negara, pegawai negeri, dan pegawai tidak tetap (selanjutnya dalam tulisan ini disebut perjalanan dinas saja) dalam pelaksanaan dan pertanggungjawabannya melibatkan setidaknya:
1. Penerbit Surat Tugas
2. Pejabat Pembuat Komitmen 3. Pelaksana Perjalanan Dinas 3.10. Database
Database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan computer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data 13 operasional lengkap dengan sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan (Linda,2004:1). Database dapat dinyatakan sebagai suatu sistem yang memiliki karakteristik seperti berikut:
a. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.
b. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program secara optimal.
Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung. Di bawah ini adalah penjelasan yaitu:
a. Internal level yaitu tingkatan yang basis datanya secara fisik ditulis atau disimpan di media storage dan level yang berkaitan.
b. External level disebut juga indivisual user view, yaitu tingkat yang basis datanya dapat didasarkan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level yang berkaitan dengan pemakai.
c. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view dari aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data secara keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik yang merupakan penghubung dari internal level dan external level.
Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas table-tabel dan hubungannya. Dalam model relasional dekenal antara lain table, record, field, indeks, query penjelasnnya seperti dibawah ini:
a. Table atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan professional computer. b. Record atau baris atau dalam istilah model relational yang formal disebut
tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih.
c. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada tabel.
e. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language (SQL) yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu tabel atau lebih untuk melakukan opersi pada tabel.
3.11. Microsoft Visual Studio 2010
Menurut Jogiyanto (1990), Microsoft Visual Studio 2010 merupakan sebuah IDE (Integrated Development Environment) yang dikembangkan oleh Microsoft. IDE ini mencakup semua bahasa pemrograman berbasis .NET framework yang dikembangkan oleh Microsoft. Keunggulan Microsoft Visual Studio 2010 ini antara lain adalah support untuk Windows 8, editor baru dengan WPF (Windows Presentation Foundation), dan banyak peningkatan fitur lainnya.
3.12. Microsoft Visual Basic
Microsoft Visual Basic merupakan bahasa pemograman yang cukup popular dan mudah untuk dipelajari.Visual Basic menyediakan fasilitas untuk menyusun sebuah program dengan memasang objek-objek grafis dalam sebuah form.
Microsoft Visual Basic berawal dari bahasa pemograman BASIC (Beginner All-Purpose Symbolic Instruction Code).Karena bahasa BASIC cukup mudah dipelajari dan popular maka hampir setiap programmer menguasai bahasa ini.
3.13. Microsoft SQL Server
Bunafit Nugroho dan Indah Indriyana (2007:2), SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS (Database Management System) yang dibuat oleh Microsoft. SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur di dalam pengelolaan database, ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengelola database di dalam SQL Server 2000, yaitu:
1. Menggunakan Enterprise Manager
Fitur ini relatif mudah digunakan karena mode pengelolaannya berbasis GUI (Graphical User Interface), oleh karena itu cukup dengan metode click dan drag. Membuat database dan tabel serta manajemen yang lain sangat mudah.
2. Menggunakan SQL Query Analyzer
Fitur ini menggunakan Transact SQL (perintah-perintah SQL) untuk mengelola database di dalam SQL Server 2000.
Perintah-perintah Transact SQL merupakan pengembangan dari perintah-perintah SQL standard yang disesuaikan dengan manajemen database pada SQL Server. Transact SQL memungkinkan untuk dapat membuat database, membuat tabel, mengubah struktur tabel, menghapus database, menghapus tabel, menyisipkan data, mengubah data dan lain-lain.
Bunafit Nugroho dan Indah Indriyana (2007:8), perintah-perintah SQL dikelompokkan menjadi 5 macam yaitu:
1. Data Definitions Language (DDL)
a. Create untuk membuat atau menciptakan objek basis data b. Alter untuk memodifikasi atau mengubah objek basis data c. Drop untuk menghapus objek basisdata
d. Objek database yang dimaksud adalah basis data, tabel, index 2. Data Manipulations Language (DML)
Adalah perintah yang digunakan untuk mengoperasikan atau memanipulasi isi basis data, SQL menyediakan 4 perintah DML yaitu:
a. Select digunakan untuk mengambil data dari basis data b. Delete digunakan untuk menghapus data pada basis data c. Insert digunakan untuk menambahkan data kedalam table d. Update digunakan untuk memodifikasi data pada basis data 3. Security
Adalah perintah-perintah yang digunakan untuk menjamin keamanan data, perintahnya antara lain:
a. Grant digunakan untuk memberikan akses kepada user tertentu ke basis data
b. Revoke digunakan untuk mencabut hak akses dari user 4. Integrity
Adalah perintah-perintah yang digunakan untuk menjaga kesatuan data, seperti: recover table digunakan untuk memperbaiki tabel pada basis data. 5. Auxilliary
3.14. Crystal Report
Crystal Report merupakan salah satu software yang handal dari Seagate dalam hal pembuatan laporan. Dengan memanfaatkan tools yang dimiliki Crystal Report dapat dihasilkan laporan yang bervariasi hasilnya (Imam, 2005:219). 3.15. Power Designer
Power Designer adalah salah satu Tools yang dapat dipergunakan untuk membangun/merancang sebuah Basic data melalui ER-DIAGRAM (CDM), merancang sistem melalui Data Flow Diagram (DFD) serta mampu membuat Program Aplikasi. (Andri Kristanto: 2008).
Ada beberapa Tools yang disiapkan oleh Power Designer, diantaranya adalah:
a. Data Architec
Yaitu sebuah Tools yang dipergunakan untuk merancang Basis Data melalui Conceptual Data Model (CDM) yang dapat di generate ke bentuk Physical Data Model (PDM) dan selanjutnya dapat di generate ke Basis Data (MS-Access, My SQL, SQL Server, Foxpro, dan lain-lain).
b. Proses Analyst
Yaitu sebuah Tools yang dipergunakan untuk merancang sistem melalui Data Flow Diagram (DFD), yaitu sebuah rancangan aliran data yang terjadi pada proses-proses yang dirancang pada sebuah sistem informasi. 3.16. Microsoft Office
sangat terkenal yaitu Microsoft, program Microsoft Office ini dirancang untuk berjalan dibawah sistem operasi Windows dan Mac Os X.
Paket Aplikasi yang terdapat dalam program Microsoft Office antara lain yaitu Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Microsoft Visio, Microsoft Access, Microsoft Outlook, Microsoft Publisher, Microsoft Info Path, diantara semua paket aplikasi Microsoft Office, yang paling digemari dan sangat terkenal adalah Microsoft Excel, Microsoft Word, dan Microsoft PowerPoint (Nico, 2015).
3.17. Microsoft Visio
Microsoft Visio 2010 (Leo, 2013) adalah aplikasi untuk menggambarkan diagram yang dapat membantu pekerja IT dan staf profesional untuk memvisualisasikan informasi yang kompleks. Berawal dari teks yang rumit dan tabel yang kompleks yang sulit dipahami, Microsoft Visio berusaha untuk membantu kondisi tersebut.
Microsoft Visio 2010 adalah tools untuk membuat pelbagai jenis diagram, mulai dari diagram jaringan sampai ke kelender dan mulai dari tampilan teks biasa, sampai ke bentuk flowchart. Visio 2010 membuat dokument visual secara profesional untuk membantu analisa dan komunikasi informasi, sistem dan proses yang kompleks.
3.18. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap perancangan sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini akan sangat berpengaruh pada tahap selanjutnya. Langkah-langkah untuk menganalisis sistem tersebut adalah:
1. Mengidentifikasi masalah
2. Memahami kerja sistem yang ada 3. Menganalisis sistem
4. Membuat laporan hasil analisis
Pada tahap awal, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisis yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan. Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen,observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisis. Setelah semua permasalahan diidentifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja sistem yang ada.
jelas dan yang berguna serta lengkap kepada programmer serta ahli-ahli teknik yang terlibat. Hal lain yang perlu diperhatikan yaitu bahwa sistem yang disusun harus dapat berkembang lagi.
Dalam perencanaan dan perancangan suatu sistem, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:
1. Pembuatan bagan alur sistem 2. Pembuatan bagan berjenjang 3. Data Flow Diagram
4. Entity Relationship Diagram
3.19. System Development Life Cycle
Menurut Kendall (2003:11), System Development life Cycle (SDLC) adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik. Langkah-langkah dalam SDLC dijalankan secara bertahap, tidak pernah tercapai sebagai satu langkah terpisah.Beberapa aktivitas muncul secara simultan, dan aktivitas tersebut dilakukan berulang-ulang. Ada 7 tahap di dalam SDLC, tahap-tahap tersebut adalah:
1. Identifikasi masalah,peluang, dan tujuan. 2. Menentukan syarat-syarat.
3. Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem 4. Merancang sistem yang direkomendasikan
7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem 3.20. System Flow
Menurut Basuki (2003), Sistem flow adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem dan dalam pembuatannya sistem flow sebaiknya ditentukan pada fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem.
3.21. Data Flow Diagram
Menurut Kendall (2003:241), Data Flow Diagram menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem yang dibahas. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga bisa digunakan untuk merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem. Prosedur-prosedur tersebut yaitu konseptualisasi bagaimana data-data berpindah di dalam organisasi, proses-proses atau transformasi dimana data-data melalui, dan apa keluarannya. Jadi, melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Data Flow Diagram, penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam organisasi. Menurut Kendall (2003:265), dalam memetakan Data Flow Diagram, terdapat beberapa simbol yang digunakan antara lain:
1. External Entity
2. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran data menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses.
3. Process
Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompokan tindakan dijalankan.
4. Data Store
Datastore adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses penyimpanan data.
Data Flow Diagram disusun berdasarkan tingkatan dari atas ke bawah agar dapat lebih mudah dibaca, semakin ke bawah maka alur data yang ditampilkan semakin detail.Tingkatan Data Flow Diagram adalah sebagai berikut.
1. Context Diagram
Menurut Jogiyanto (2005) Context Diagram adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Context Diagram merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruan sistem.
2. Data Flow Diagram Level 0
3. Data Flow Diagram Level 1
Data Flow Diagram level 1 merupakan penjelasan dari Data Flow Diagram level 0. Pada tahap ini, dilakukan penggambaran secara detail proses yang terjadi pada Data Flow Diagram Level 0.
3.22. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu gambaran database secara konsep yang akan diterapkan pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity dengan relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata.Entity mempunyai attribute yang merupakan ciri-ciri dari entity. Attribute merupakan uraian dari entitas dimana mereka dihubungkan dan dapat dikatakan sebagai identifier atau descriptors dari entitas.
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entitas dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entitas dan relasi antar entitas, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perandang database. Untuk itu, Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:
1. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual. Model ini tidak bersifat universal dan tidak bergantung dari software atau pertimbangan struktur data storage.Sebuah CDM langsung diubah menjadi PDM.
33 BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
Berdasarkan hasil wawancara dari pihak Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya, dapat ditemukan sebuah solusi untuk aplikasi yang akan dibuat.
Permasalahan yang timbul pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya yaitu pembuatan surat pertanggungjawaban untuk perjalanan dinas keluar kota yang ada masih menggunakan Microsoft Access. Untuk mengatasi permasalahan yang ada, diperlukan langkah-langkah yang dilakukan antara lain yaitu:
1. Menganalisis Sistem 2. Mendesain Sistem 3. Merancang Sistem
Langkah-langkah di atas bertujuan untuk mencari solusi dari permasalahan yang ada. Untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab di bawah ini.
4.1 Analisis Sistem
Dalam pengembangan teknologi dibutuhkan analisa dan keakuratan data, karena dengan analisa dan keakuratan data dapat membantu pegawai dari Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya yang melakukan perjalanan dinas untuk membuat surat pertanggungjawaban dinas luar kota.
dengan membuatu suatu aplikasi surat pertanggungjawaban berbasis desktop pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya.
4.2 Block Diagram
IPO Chart pada gambar dibawah ini memiliki beberapa inputan antara lain data pegawai, data pejabat komitmen, data pejabat struktural, data instansi pengguna jasa, data uang harian dan data lama perjalanan.
Data pegawai adalah identitas pegawai yang akan mengikuti perjalanan dinas luar kota, sedangkan data pejabat komitmen adalah data pejabat yang memberi perintah untuk dilakukannya perjalanan dinas luar kota. Data pejabat struktural adalah data pejabat yang mengesahkan perjalanan dinas tersebut.
Data instansi pengguna jasa adalah data instansi yang akan dituju saat perjalanan dinas, sedangkan data uang hari adalah data pesangon yang sudah ditetapkan oleh kantor pusat berdasarkan kota dan provinsi tujuan perjalanan dinas. Lalu data lama perjalanan adalah data berapa lama akan diadakannya perjalanan dinas luar kota. Dan yang terakhir yaitu data kuitansi dimana data tersebut adalah jumlah uang yang digunakan selama perjalanan dinas luar kota
Gambar 4.1 Block Diagram Pembuatan Surat Pertanggungjawaban Dinas
4.3 Document Flow
4.3.1. Document Flow Proses Pembuatan Surat Pertanggungjawaban Dinas (SPPD) dan Pembuatan Bukti Pengeluaran
Proses kegiatan pembuatan surat pertanggungjawaban dinas terjadi ketika seorang pegawai sudah melakukan perjalanan dinas luar di luar kota. Alur dapat dilihat pada Gambar 4.2
Document Flow Surat Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas
Gambar 4. 2Document Flow Surat Pertanggungjawaban
4.4. System Flow
System Flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey pada Balai Besar Pertanian Surabaya.System Flow menggambarkan alur sistem yang berhubungan dengan surat pertanggungjawaban yang dilakukan secara terkomputerisasi. Berikut ini akan digambarkan System Flow dari aplikasi yang akan dibuat pada Balai Besar Pertanian Surabaya.
4.4.1. SystemFlowMaintenance Data Master
A. SystemFlowMaintenance Data Master Pegawai
Di dalamSystem Flow berikut ini akan menjelaskan tentang penambahan data dan perbaharuan data dari pegawai, yang nantinya akan digunakan oleh aplikasi.
System Flow Master Pegawai (Insert & Update)
Gambar 4. 3 System Flow Maintenance Data
B. System Flow MaintenanceMaster Pejabat Komitmen
Di dalamSystem Flow berikut ini akan menjelaskan tentang penambahan data dan perbaharuan data dari pejabat komitmen, yang nantinya akan digunakan oleh aplikasi.
System Flow Master Pejabat Komitmen (Insert & Update)
Admin
Gambar 4. 4 System Flow Insert dan Update
C. System Flow MaintenanceMaster Pejabat Struktural
Di dalamSystem Flow berikut ini akan menjelaskan tentang penambahan data dan perbaharuan data dari pejabat struktural, yang nantinya akan digunakan oleh aplikasi.
System Flow Master Pejabat Struktural (Insert & Update)
Admin
Pilih Menu Data Master Pejabat Struktural
Gambar 4. 5System Flow Insert dan Update
D. System Flow MaintenanceMaster Lama Perjalanan
Di dalamSystem Flow berikut ini akan menjelaskan tentang penambahan data dan perbaharuan data dari lama perjalanan, yang nantinya akan digunakan oleh aplikasi.
System Flow Master Lama Perjalanan (Insert & Update)
Pilih Menu Data Master Lama Perjalanan
Gambar 4. 6 System Flow Insert dan Update
E. System Flow MaintenanceMaster Instansi Pengguna Jasa
System Flow Master Instansi Pengguna Jasa
Gambar 4. 7 System Flow Maintenance
Master Instansi Pengguna Jasa
F. System Flow Maintenance Master Uang Harian
System Flow Master Uang Harian (Insert &
Gambar 4. 8 System Flow Maintenance
Master Uang Harian
4.4.2. System Flow Transaksi
A. System Flow Transaksi Surat Pertanggungjawaban Dinas (SPPD)
System Flow Pembuatan Surat Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas
Gambar 4. 9 System Flow Transaksi Surat
Pertanggungjawaban Dinas
B. System Flow Transaksi Pembuatan Bukti Pengeluaran
System Flow Pembuatan Bukti Pengeluaran
Gambar 4. 10 System Flow Transaksi
Pembuatan Bukti Pengeluaran
4.4.3. System Flow Pembuatan Laporan
A. System Flow Pembuatan Laporan Bulanan Surat
Pertanggungjawaban Dinas (SPPD)
System Flow Cetak Laporan Bulanan SPPD Pilih Menu Cetak Laporan
Bulanan
Gambar 4. 11 System Flow Pembuatan
Laporan Bulanan SPPD
4.5. Data Flow Diagram 4.5.1. Bagan Berjenjang
Berikut ini adalah bentuk diagram jenjang dari Aplikasi Surat Pertanggungjawaban Dinas Luar Kota Pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya. Diagram jenjang digambarkan pada Gambar 4.13.
Aplikasi Pembuatan
Dalam Gambar 4.13 memaparkan tentang proses dan sub proses pada Aplikasi Surat Pertanggungjawaban Dinas Luar Kota. Terdapat tiga proses utama yaitu proses maintenance dari master-master yang ada, transaksi pembuatan surat pertanggungjawaban dinas dan laporan-laporan yang akan dikeluarkan.
4.5.2. Context Diagram
Data Instansi Pengg una Jas a Data Peg awai
0
Aplikasi Pembuatan Surat Pertang g ung jawaban
Perjalanan Dinas
+
Admin
Pejalan Dinas
Kabag Umum
4.5.3. Data Flow Diagram (DFD) Level 0
Gambar 4.15 Data Flow Diagram (DFD) Level 0
4.5.4. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Maintenance Master
4.5.5. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Transaksi
Gambar 4.17 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Transaksi
4.5.6. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Pembuatan Laporan Surat Perincian Biaya
Surat Peng eluaran Riil SPPD
mengambil data kuitansi Surat Kuitansi
Laporan Bulanan SPPD
mengambil data sppd
4 SPPD
3
Pencetakan SPPD dan Kuitansi Kabag
8 Kuitansi
Gambar 4.18 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Pembuatan Laporan
4.6 Perancangan Database
4.6.1. Entity Relationship Diagram
61
62
33 4.6.4. Struktur Basis Data dan Tabel
Dalam pengembangan aplikasi surat pertanggungjawaban dinas luar kota ini digunakan beberapa tabel untuk proses penyimpanan data. Tabel-tabel tersebut adalah tabel pengguna, tabel pegawai, tabel pejabat komitmen, tabel pejabat struktural, tabel lama perjalanan, tabel uang harian, tabel instansi pengguna jasa, tabel kuitansi dan tabel sppd. Berikut ini akan dijelaskan tentang tabel tersebut :
a. Tabel Pengguna
Nama Tabel : pengguna Primary Key : username Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan username dan password yang akan digunakan oleh user
Tabel 4.1 Tabel Pengguna
Field Tipe Panjang Keterangan
username varchar 20 Primary Key
pass varchar 10
b. Tabel Pegawai
Nama Tabel : pegawai Primary Key : nama_pegawai Foreign Key : -
Tabel 4.2 Tabel Pegawai
Field Tipe Panjang Keterangan
nama_pegawai Varchar 100 Primary Key
nip_pegawai Varchar 30 pangkat_pegawai Varchar 30 gol_pegawai Varchar 10
ruang Varchar 5
jabatan_pegawai Varchar 50
tkt_perj Char 1
c. Tabel Pejabat Komitmen
Nama Tabel : pejabat_komitmen Primary Key : nama_pejabat_komitmen Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data master pejabat komitmen Tabel 4.3 Tabel Pejabat Komitmen
Field Tipe Panjang Keterangan
nama_pejabat_komitmen Varchar 30 Primary Key
nip_komitmen Varchar 30
pangkat_komitmen Varchar 30
gol_komitmen Varchar 10
jabatan_komitmen Varchar 30
d. Tabel Pejabat Struktural
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data master pejabat struktural Tabel 4.4 Tabel Pejabat Struktural
Field Tipe Panjang Keterangan
nama_pejabat_struktural Varchar 40 Primary Key
nip_struktural Varchar 30
pangkat_struktural Varchar 30
gol_struktural Varchar 10
jabatan_struktural Varchar 30
e. Tabel Lama Perjalanan
Nama Tabel : lama_perjalanan Primary Key : lama_perjalanan Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data master lama perjalanan Tabel 4.5 Tabel Lama Perjalanan
Field Tipe Panjang Keterangan
lama_perjalanan int Primary Key
huruf Varchar 30
keterangan Varchar 50
f. Tabel Uang Harian
Nama Tabel : uang_harian Primary Key : kota_tujuan Foreign Key : -
Tabel 4.6 Tabel Uang Harian
Field Tipe Panjang Keterangan
kota_tujuan Varchar 15 Primary Key
prop_tujuan Varchar 10 uang_harian_d4 int
uang_harian_e3 int uang_harian_f2 int
kurang_6jam Varchar 10
g. Tabel Instansi Pengguna Jasa
Nama Tabel : instansi_pengguna_jasa Primary Key : no_instansi
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data master instansi pengguna jasa Tabel 4.7 Tabel Instansi Pengguna Jasa
Field Tipe Panjang Keterangan
no_instansi Varchar 5 Primary Key
nama_instansi Varchar 30 alamat_instansi Varchar 100 kota_instansi Varchar 20 lokasi_instansi Varchar 20
tlp_kantor Varchar 12
hp Varchar 12
h. Tabel Kuitansi
Primary Key : - Foreign Key : no_urut
Fungsi : Menyimpan transaksi pada kuitansi Tabel 4.8 Tabel Kuitansi
Field Tipe Panjang Keterangan
no_urut int Foreign Key
kurang_6jam Varchar 10 uang_transport int
uang_penginapan int lama_menginap int total_biaya int
terbilang Varchar 1024
i. Tabel SPPD
Nama Tabel : sppd Primary Key : no_urut
Foreign Key : nama_pejabat_struktural, nama_pejabat_komitmen, kota_tujuan, no_instansi, nama_pegawai, username, lama_perjalanan Fungsi : Menyimpan transaksi sppd
Tabel 4.9 Tabel SPPD
Field Tipe Panjang Keterangan
no_urut int Primary Key
nama_pejabat_struktural Varchar Foreign Key
nama_pejabat_komitmen Varchar Foreign Key
kota_tujuan Varchar Foreign Key
nama_pegawai Varchar Foreign Key
username Varchar Foreign Key
lama_perjalanan int Foreign Key
no_sppd Varchar
tgl_sppd Date
no_agenda Varchar
tgl_pergi Date
tgl_pulang Date
tgl_sampai Date
maksud_perjalanan Varchar
alat_angkut Varchar
nama_pimpinan Varchar
jabatan_pimpinan Varchar
kota_asal Varchar
kurang_6jam Varchar
uang_transport int
lama_menginap int
uang_penginapan int biaya_dgn_huruf Varchar
4.7 Rancangan Desain Input/Output
4.4.1 Desain Master
4.4.1.1. Master Pegawai
Gambar 4.21 Desain Master Pegawai
4.4.1.2. Master Pejabat Komitmen
Gambar 4.22 Desain Master Pejabat Komitmen
4.4.1.3. Master Pejabat Struktural
Gambar 4.23 Desain Master Pejabat Struktural
4.4.1.4. Master Lama Perjalanan
Gambar 4.24 Desain Master Lama Perjalanan
Pada Gambar 4.24 diatas adalah rancangan Desain untuk formmaster lama perjalanan yang dimana ada beberapa text box untuk inputan data seperti lama perjalanan, huruf, dan keterangan. Terdapat 3 button untuk form ini yaitu button simpan, button update, dan button refresh.
4.4.1.5. Master Instansi Pengguna Jasa
Pada Gambar 4.25 diatas adalah rancangan Desain untuk formmaster instansi pengguna jasa yang dimana ada beberapa text box untuk inputan data seperti no. instansi, nama instansi, alamat instansi, kota instansi, lokasi, tlp kantor dan handphone. Terdapat 3 button untuk form ini yaitu button simpan, button update, dan button refresh.
4.4.1.6. Master Uang Harian
Gambar 4.26 Desain Master Uang Harian
4.4.2 Desain Transaksi
4.4.2.1. Halaman Utama Aplikasi
Gambar 4.27 Desain Halaman Utama Aplikasi
Pada Gambar 4.27 diatas adalah rancangan Desain untuk halaman utama aplikasi surat pertanggungjawaban dinas pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya. Pada halaman utama terdapat 2 text box yaitu username dan password serta 1 button yaitu button masuk.
4.4.2.2. Menu Utama Aplikasi
Pada Gambar 4.28 diatas adalah rancangan Desain untuk menu utama aplikasi surat pertanggungjawaban dinas pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya. Pada halaman utama terdapat 4 tab menu yaitu tab file, tab data master, tab transaksi dan tab cetak laporan.
4.4.2.3. Form Surat Pertanggungjawaban Dinas (SPPD)
Gambar 4.29 Desain Form Surat Pertanggungjawaban Dinas (SPPD)
4.4.2.4. Form Bukti Pengeluaran (Kuitansi)
Gambar 4.30 Desain Form Bukti Pengeluaran (Kuitansi)
Pada Gambar 4.30 diatas adalah rancangan Desain untuk form utama yaitu form bukti pengeluaran (kuitansi) pada aplikasi surat pertanggungjawaban dinas. Pada form sppd tersebut terdapat banyak text box dan combobox untuk masukan data bukti pengeluaran dan ada 2 button yang terdapat di dalamform yaitu button simpan dan button cetak.
4.8 Implementasi DesainInput/Output
4.5.1. DesainMaster
4.5.1.1. Master Pegawai
Masterpegawai merupakan form yang di gunakan oleh user dalam mengelola data master pegawai pada aplikasi. Lebih jelasnya ada pada Gambar 4.31.
Gambar 4.31 Implementasi Desain Master Pegawai
Gambar 4.31 merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data master pegawai. Menu ini terdiri atas kolom nip, nama pegawai, pangkat pegawai, golongan, ruang, jabatan, dan tkt perj. dan data grid pada tab “Lihat Data” untuk menampilkan data master pegawai. Untuk menambahkan data master pegawai, user mengisi kolom yang ada pada form, selanjutnya user menekan tombol simpan maka data akan tersimpan dan tampil pada data grid yang ada pada formmaster pegawai. Data master pegawai juga dapat diubah dengan memilih data pegawai pada data grid lalu merubahnya dengan data pegawai yang baru.
4.5.1.2. Master Pejabat Komitmen
Gambar 4.32 Implementasi Desain Master Pejabat Komitmen
Gambar 4.32 merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data master pejabat komitmen. Menu ini terdiri atas kolom nip, nama pejabat komitmen, pangkat pejabat komitmen, golongan, dan jabatan dan data grid pada tab “Lihat Data” untuk menampilkan data master pejabat komitmen. Untuk menambahkan data master pejabat komitmen, user mengisi kolom yang ada pada form, selanjutnya user menekan tombol simpan maka data akan tersimpan dan tampil pada data grid yang ada pada form master pejabat komitmen. Data master pejabat komitmen juga dapat diubah dengan memilih data pejabat komitmen pada data grid lalu merubahnya dengan data pejabat komitmen yang baru.
4.5.1.3. Master Pejabat Struktural
Gambar 4.33 Implementasi Desain Master Pejabat Struktural
Gambar 4.33 merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data master pejabat struktural. Menu ini terdiri atas kolom nip, nama pejabat struktural, pangkat pejabat struktural, golongan dan jabatan dan data grid pada tab “Lihat
Data” untuk menampilkan data master pejabat struktural. Untuk menambahkan data master pejabat struktural, user mengisi kolom yang ada pada form, selanjutnya user menekan tombol simpan maka data akan tersimpan dan tampil pada data grid yang ada pada formmaster struktural. Data master pejabat struktural juga dapat diubah dengan memilih data pejabat struktural pada data grid lalu merubahnya dengan data pejabat struktural yang baru.
4.5.1.4. Master Lama Perjalanan
Gambar 4.34 Implementasi Desain Master Lama Perjalanan
Gambar 4.34 merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data master lama perjalanan. Menu ini terdiri atas kolom lama perjalanan, huruf, dan keterangan dan data grid pada tab “Lihat Data” untuk menampilkan data master lama perjalanan. Untuk menambahkan data master lama perjalanan, user mengisi kolom yang ada pada form, selanjutnya user menekan tombol simpan maka data akan tersimpan dan tampil pada data grid yang ada pada formmaster lama perjalanan. Data master lama perjalanan juga dapat diubah dengan memilih data lama perjalanan pada data grid lalu merubahnya dengan data lama perjalanan yang baru.
4.5.1.5. Master Instansi Pengguna Jasa
Gambar 4.35 Implementasi Desain Master Instansi Pengguna Jasa
Gambar 4.35 merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data master instansi pengguna jasa. Menu ini terdiri atas kolom no. instansi, nama instansi, alamat instansi, kota instansi, lokasi instansi, tlp. kantor, dan handphone dan data grid pada tab “Lihat Data” untuk menampilkan data master instansi pengguna jasa. Untuk menambahkan data master instansi pengguna jasa, user mengisi kolom yang ada pada form, selanjutnya user menekan tombol simpan maka data akan tersimpan dan tampil pada data grid yang ada pada formmaster instansi pengguna jasa. Data master instansi pengguna jasa juga dapat diubah dengan memilih data instansi pengguna jasa pada data grid lalu merubahnya dengan data instansi pengguna jasa yang baru.
4.5.1.6. Master Uang Harian
Gambar 4.36 Implementasi Desain Master Uang Harian
Gambar 4.36 merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data master uang harian. Menu ini terdiri atas kolom kota tujuan, provinsi tujuan, uang harian 4 hari, uang hari 3 hari, uang harian 2 hari dan uang harian kurang dari 6 jam dan data grid pada tab “Lihat Data” untuk menampilkan data master uang harian. Untuk menambahkan data master uang harian, user mengisi kolom yang ada pada form, selanjutnya user menekan tombol simpan maka data akan tersimpan dan tampil pada data grid yang ada pada formmaster uang harian. Data master uang harian juga dapat diubah dengan memilih data uang harian pada data grid lalu merubahnya dengan data uang harian yang baru.
4.5.2. Desain Transaksi
4.5.2.1. Halaman Utama Aplikasi
Halaman utama aplikasi merupakan form yang di gunakan memasukkan username dan password terlebih dahulu sebelum masuk kedalam menu utama aplikasi. Lebih jelasnya ada pada Gambar 4.37.
Gambar 4.37 Implementasi Desain Halaman Utama Aplikasi
Gambar 4.37 diatas merupakan form yang muncul pertama kali pada saat aplikasi dijalankan. User memasukkan username dan password agar dapat masuk kedalam aplikasi surat pertanggungjawaban tersebut. User harus memasukkan username dan password sesuai yang sudah ditentukan. Jika username dan password tidak sesuai dengan apa yang sudah ditentukan, maka akan muncul popup untuk mengecek username dan password kembali dan user tidak masuk kedalam aplikasi tersebut.
4.5.2.2. Menu Utama
Gambar 4.38 Implementasi Desain Menu Utama
Gambar 4.38 diatas merupakan menu yang akan digunakan oleh user, dimana di dalam menu utama terdapat 4 tab menu yang akan digunakan untuk pembuatan surat pertanggungjawaban dan pembuatan bukti pengeluaran perjalanan dinas. 4 tab tersebut yaitu tabfile untuk logout aplikasi dan keluar, tab data master untuk mengelola data master yang ada, tab transaksi untuk pembuatan surat pertanggungjawaban dan bukti pengeluaran serta tab cetak laporan sppd untuk mencetak laporan rekapitulasi bulanan sppd yang sudah dibuat.
4.5.2.3. Form Surat Pertanggungjawaban Dinas (SPPD)
Gambar 4.39 Implementasi Desain Form Surat Pertanggungjawaban Dinas
Gambar 4.39 merupakan menu yang digunakan oleh user untuk pembuatan surat pertanggungjawaban dinas luar kota. Di dalam menu tersebut setelah menyimpan inputan yang sudah ditentukan, user langsung dapat mencetak laporan dengan menekan tombol cetak.
4.5.2.4. Form Bukti Pengeluaran (Kuitansi)
Gambar 4.40 Implementasi Desain Form Bukti Pengeluaran (Kuitansi)
Gambar 4.40 merupakan menu yang digunakan oleh user untuk pembuatan bukti pengeluaran pada saat perjalanan dinas. Di dalam menu tersebut setelah menyimpan inputan yang sudah ditentukan, user langsung dapat mencetak laporan dengan menekan tombol cetak.
4.5.3. Desain Laporan
4.5.3.1. Laporan Surat Pertanggungjawaban Dinas A (SPPD A)
Gambar 4.41 Implementasi Laporan SPPD A
4.5.3.2. Laporan Surat Pertanggungjawaban Dinas B (SPPD B)
Laporan ini merupakan output laporan surat pertanggungjawaban dinas bagian kedua. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.42.
Gambar 4.42 Implementasi Laporan SPPD B
4.5.3.3. Laporan Kuitansi
Laporan ini merupakan output laporan bukti pengeluaran (kuitansi). Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.43.
Gambar 4.43 Implementasi Laporan Kuitansi
4.5.3.4. Laporan Perincian Biaya
Laporan ini merupakan output laporan perincian biaya. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.44.
Gambar 4.44 Implementasi Laporan Perincian Biaya
4.5.3.5. Laporan Bulanan SPPD
Laporan ini merupakan laporan yang digunakan sebagai hasil rekapitulasi siapa saja yang sudah menjalankan perjalanan dinas dan membuat surat pertanggungjawaban berdasarkan periode bulanan yang diinginkan. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.45.
Gambar 4.45 Implementasi Laporan Bulanan SPPD
84 5.1. Kesimpulan
Pembuatan Aplikasi Surat Pertanggungjawaban Dinas Luar Kota pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya bertujuan untuk mempermudah pegawai yang melakukan perjalanan dinas untuk membuat laporan pertanggungjawaban atas perjalanan dinas yang dilakukan. Secara garis besar, setelah pelaksanaan uji coba pada sistem dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu:
1. Proses penyimpanan atau pengubahan data master dapat dilakukan dengan mudah.
2. Proses pembuatan surat pertanggungjawaban dan pembuatan bukti pengeluaran dapat dilakukan dengan mudah.
3. Fitur cetak bulanan sppd menjadikan Kepala Bagian Umum (Kabag Umum) lebih mudah untuk melihat dan merekap siapa saja pegawai yang sudah menjalani perjalanan dinas dalam sebulan.
5.2. Saran
Saran yang dapat diberikan untuk mengembangkan aplikasi surat pertanggungjawaban perjalanan dinas luar kota ini yaitu:
93
DAFTAR PUSTAKA
113/PMK.05/2012, Peraturan Menteri Nomor. n.d. "Tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pejabat Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap."
A.W, Imam. 2005. SQL Server 2005: Implementasinya dalam Pemrograman Visual Basic dan Crystal Report. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Al-Barry, M. Dahlan Y. 2003. Kamus Induk Istilah Ilmiyah. Surabaya: Target Press.
Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia.
Bunafit Nugroho, Indah Indriyana. 2007. Membuat Aplikasi Database SQL Server dan Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Gava Media.
Davis, Gordon B. 1991. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1. Jakarta: PT Pustaka Binamas Pressindo.
F., Sugeng Istanto. 1998. Hukum Internasional. Yogyakarta: Atma Jaya Yogyakarta.
Ferdinandus, Sandy, Hans Wowor, Lumenta S.M Arie, and Arthur Rumagit. 2011. "Perancangan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT. PLN (Persero) Wilayah Suluttenggo." e-Journal Teknik Elektro dan Komputer Unsrat.
Hariyanto, B. 2009. Sistem Operasi. Bandung.
Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Design Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
Hasan, Ali. 2008. Marketing. Yogyakarta: Media Utama.
Herlambang, Soendoro, and Haryanto Tanuwijaya. 2005. Sistem Informasi; Konsep, Teknologi,dan Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.s
Jogiyanto, HM. 1999. Analisis dan Desain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Jogiyanto, HM. 1989. Analisis & Desain. Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi.
Kadir, Abdul. 2002. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. Kendall, and Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta:
Prenhallindo.
