PENGELOLAAN INFORMASI DENGAN E-SURAT
PADA BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
KOTA SURABAYA
PROYEK AKHIR
Program Studi
DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
Oleh:
RIZAL SUHARTONO
12390150005
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
ix
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5
2.2 Gambaran Umum Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ... 5
2.2.1 Sejarah Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ... 5
2.2.2 Visi dan Misi ... 6
2.2.3 Struktur Organisasi Perusahaan ... 8
2.2.4 Logo Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ... 12
2.3 Gambaran Umum Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ... 13
x
2.3.2 Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Badan Arsip
dan Perpustakaan Kota Surabaya ... 14
2.3.3 Lokasi, Tempat dan Pelaksanaan Proyek Akhir ... 15
BAB III LANDASAN TEORI ... 16
3.1 Pengelolaan... 16
3.1.1 Pengertian Pengelolaan ... 16
3.1.2 Unsur - Unsur Pengelolaan ... 16
3.2 Informasi... 18
3.2.1 Pengertian Informasi ... 18
3.2.2 Jenis - Jenis Informasi ... 19
3.2.3 Ciri - Ciri Informasi ... 21
3.2.4 Fungsi Informasi ... 21
3.3 Surat ... 21
3.3.1 Pengertian Surat ... 21
3.3.2 Pengelolaan Surat Masuk ... 22
3.3.3 Pengelolaan Surat Keluar ... 23
3.3.4 Sarana Pengurus Surat ... 24
3.4 Kearsipan ... 27
3.4.1 Pengertian Kearsipan ... 27
3.4.2 Jenis - Jenis Kearsipan ... 27
3.4.3 Langkah - Langkah Penyimpanan Arsip ... 29
3.4.4 Pengorganisasian Arsip ... 32
3.4.5 Sistem Pengindeksan Arsip ... 35
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 39
4.1 Metode Pelaksanaan ... 39
xi
4.3 Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata
Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ... 40
4.3.1 Pengelolaan Surat Masuk ... 41
4.3.2 Pengelolaan Surat Keluar ... 50
4.3.3 Menangani Telepon... 55
4.3.4 Mengoperasikan Mesin Printer ... 59
4.3.5 Mengoperasikan Mesin Fotocopy ... 59
4.3.6 Mengoperasikan Mesin Scanner ... 60
4.3.7 Melakukan sebagai Operator dan Photography ... 61
BAB V PENUTUP ... 65
5.1 Kesimpulan ... 65
5.2 Saran ... 65
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam suatu perusahaan, penanganan arsip merupakan hal penting dalam
meningkatkan tata kelola organisasi, karena keteraturan dalam pelaksanaan arsip
secara sistematis mempermudah capaian kinerja sesuai dengan standar yang
ditetapkan. Menurut (Poerwadarminta, 2006), pengelolaan adalah proses yang
membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang
memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan
kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.
Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya, memiliki Sumber Daya
Manusia (SDM) sebanyak 415 orang. Dari 315 orang, pada Bagian Taman Bacaan
Masyarakat (TBM) dipindah tempatkan di Taman – taman, Balai RW dan
Kelurahan yang pada sebelumnya bekerja di Bagian Badan Arsip dan
Perpustakaan Kota Surabaya. Dari sisa 100 orang tersebut, masih ditetapkan
bekerja di Bagian Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan sampai saat ini.
Organisasi ini yang memiliki visi yaitu menjadi sumber informasi dan
mencerdaskan masyarakat surabaya. Hal ini bertujuan untuk membantu
meningkatkan kualitas SDM masyarakat surabaya.
Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata Usaha Badan
Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya merupakan informasi surat yang dikelola
khususnya oleh Bagian Tata Usaha melalui website e-Surat Satuan Kerja
2
lebih memudahkan pesan cepat untuk tersampaikan, mengurangi
penggunaan kertas, sarana untuk back-up arsip dan sarana untuk memudahkan
temu balik. Permasalahan pada website e-Surat adalah ketika ingin mengecek
arsip, kemudian terjadinya unable to connect di internet. Salah satu penanganan
hal tersebut yaitu bisa melihat back-up arsip di microsoft excel yang telah dibuat.
Selain itu, penanganan surat pada Bagian Tata Usaha terdiri dari 2
macam yaitu surat masuk dan surat keluar. Rata – rata setiap bulan surat yang
telah dikeluarkan oleh pihak Badan Arsip dan banyaknya juga surat yang masuk
dari instansi lain berjumlah sebanyak 215 surat.
Surat tersebut semuanya diarsipkan dengan cara pengarsipan manual
maupun secara elektronik. Oleh karena itu, diperlukan pemahaman dalam
mengarsip agar informasi surat tersimpan dengan benar pada lemari penyimpanan
ataupun melalui website e-Surat SKPD. Adapun hal - hal yang perlu diperhatikan
juga dalam pengarsipan adalah masih ada surat yang tidak disimpan secara
beraturan sehingga perlu dilakukan penataan arsip secara rutin.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan
masalah yaitu bagaimana Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata
Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya?
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan dari rumusan masalah diatas maka dapat dirumuskan bahwa
a. Menjelaskan prosedur pengelolaan informasi dengan e-Surat pada Bagian
Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.
b. Menjelaskan prosedur penyimpanan arsip secara manual dan elektronik pada
Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.
1.4 Tujuan
Tujuan dari Proyek Akhir ini adalah mampu memahami penerapan
Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan
Perpustakaan Kota Surabaya.
1.5 Sistematika Penulisan
Dalam penulisan laporan Proyek Akhir ini secara umum terbagi menjadi
beberapa bab, yang terdiri dari beberapa sub bab yang bertujuan untuk
memperjelas pokok - pokok bahasan. Adapun sistematika dalam penulisan
laporan Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Membahas mengenai latar belakang permasalahan yang ada dalam
perusahaan, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan
sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Membahas tentang gambaran umum Badan Arsip dan Perpustakaan
Kota Surabaya, visi dan misi, yang meliputi sejarah dan struktur
organisasi, serta gambaran umum tempat pelaksanaan penelitian, yaitu
Bagian Tata Usaha yang meliputi tugas dan tanggung jawab, struktur
4
BAB III LANDASAN TEORI
Membahas tentang penjelasan teori yang digunakan sebagai penunjang
dan pendukung dalam menyelesaikan tugas selama Proyek Akhir
hingga menyelesaikan Proyek Akhir. Landasan teori tersebut mengenai
definisi pengelolaan, definisi informasi, definisi kearsipan, definisi
surat, jenis-jenis surat, alur penyimpanan arsip.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dan pembahasan membahas tentang uraian pekerjaan yang
dikerjakan selama Proyek Akhir, masalah dan alternatif pemecahan
masalah yang dihadapi dan juga berisi hasil-hasil pembahasan
Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata Usaha.
BAB V PENUTUP
Membahas tentang kesimpulan dari Pengelolaan Informasi dengan
e-Surat pada Bagian Tata Usaha serta saran yang diusulkan agar dapat
menjadi solusi yang dapat dikembangkan setelah melakukan Proyek
5 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.2 Gambaran Umum Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
2.2.1 Sejarah Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
Tak bisa dipungkiri, masyarakat Indonesia khususnya masyarakat Kota
Surabaya lebih akrab dengan budaya mendengar dibandingkan budaya membaca,
lebih memprihatinkan lagi dari berbagai penelitian yang dilakukan para ahli hanya
10% masyarakat Indonesia yang dikategorikan intelek dan akrab dengan
kebiasaan membaca, padahal untuk menjadi masyarakat yang maju dan beradab
memerlukan kecerdasan yang luar biasa dan itu bisa didapatkan dari kebiasaan
membaca.
Faktor ekonomi yang minimal untuk menyediakan sarana bagi kegiatan
membaca semestinya tidak tepat dijadikan alasan, Pemerintah Kota Surabaya
dalam hal ini Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang mempunyai
wewenang dalam kaitannya dengan kampanye gemar membaca telah melakukan
berbagai program dan kegiatan untuk memompa semangat membaca dan
menjadikan membaca sebagai budaya masyarakat Surabaya, penyediaan sarana
dan prasarana seperti Perpustakaan, Taman Bacaan (TBM), Perpustakaan Keliling
dan penambahan koleksi buku setiap tahunnya bagi Perpustakaan Sekolah -
sekolah adalah sebagian kecil upaya untuk membantu masyarakat Surabaya untuk
gemar membaca.
Tentu saja sangat mustahil bagi Pemerintah Kota Surabaya meraih sukses
6
kalangan masyarakat Surabaya, keluarga adalah lapis pertama yang menjadi kunci
suksesnya kampanye gerakan membaca lewat orang tua yang menularkan
kebiasaan membaca pada anak - anaknya, bantuan berupa buku - buku terutama
pada sekolah - sekolah tingkat dasar untuk terbitan terbaru dari kalangan swasta
merupakan lapisan kedua kunci sukses gerakan membaca, bahkan setiap area
publik wajib menyediakan sudut baca hingga masyarakat mudah untuk
mendapatkan akses buku - buku secara gratis yang bisa dipinjam.
Sejarah Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dapat dilihat pada
Tabel 2.1.
Tabel 2. 1 Sejarah Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
Tahun Keterangan
1870 Pembangunan Kantor Arsip Kota Surabaya
1984
Pembangunan Kantor Perpustakaan Umum Kota Surabaya dan pengeluaran Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surabaya Nomor 605
1995 Diubah menjadi Unit Pelaksana Daerah (UPD) dan Peraturan Daerah Kotamadya Dati II Surabaya Nomor II
2001
Otonomi daerah, Perpustakaan umum berubah statusnya menjadi Kantor Perpustakaan Umum Kota Surabaya bedasarkan Peraturan Daerah nomor 4 tahun 2001 tentang Organisasi Lembaga Teknis Kota Surabaya dan Surat Keputusan Walikota Surabaya Nomor 27 tahun 2001 tentang rincian tugas dan fungsi Kantor Perpustakaan Umum Surabaya.
Sumber: (digital-library.surabaya.go.id)
2.2.2 Visi dan Misi
Visi dan Misi Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya adalah
sebagai berikut:
1. Visi
2. Misi
a. Meningkatkan kesadaran aparatur terhadap pentingnya arsip melalui
pemasyarakatan kearsipan.
b. Mengembangkan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia
melalui peningkatan pengetahuan dan keterampilan aparatur tentang
kearsipan serta profesionalisme kinerja aparatur dan pemanfaatan iptek.
c. Mendorong pengembangan sistem kearsipan melalui peningkatan
pelayanan prima yang dapat dipertanggung jawabkan.
d. Menyelamatkan dan mengamankan arsip sebagai sumber informasi dan
bahan bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintahan dan
pembangunan.
e. Membina dan mengembangkan koleksi perpustakaan.
f. Membina dan mengembangkan kualitas pelayanan perpustakaan.
g. Melestarikan koleksi sebagai hasil koleksi bangsa.
h. Membina dan mengembangkan jenis perpustakaan di lingkungan
Pemerintah Kota Surabaya.
i. Menyelenggarakan penyebaran informasi Kearsipan dan Perpustakaan.
Membina dan mengembangkan jenis perpustakaan di lingkungan
8
2.2.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dapat
dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya Sumber: (Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya)
a. Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan
Mengkoordinasikan dan menyelia bawahan di lingkungan Badan Arsip dan
Perpustakaan serta melaksanakan pembinaan, pengelolaan dan pelayanan
bidang arsip dan perpustakaan sesuai dengan peraturan untuk pelaksanaan
tugas.
b. Sekretaris
Menyusun langkah kegiatan, membagi tugas, memberi petunjuk kepada
bawahan di lingkungan Bagian Tata Usaha merencanakan program Badan
c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi,
pengawasan dan pengendalian, dan evaluasi di bidang umum dan
kepegawaian serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai
dengan peraturan yang berlaku untuk pelaksanaan tugas.
d. Sub Bagian Keuangan
Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis di bidang
keuangan serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai
dengan peraturan yang berlaku untuk pelaksanaan tugas.
e. Bidang Pembinaan
Merencanakan dan mengorganisir pelaksanaan kegiatan serta mengawasi
kegiatan - kegiatan antara lain pembinaan dan pengembangan kearsipan dan
perpustakaan, pengadaan dan distribusi sarana kearsipan serta distribusi
sarana perpustakaan.
f. Sub Bidang Pembinaan Kearsipan
Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi,
pengawasan dan pengendalian, dan evaluasi di bidang pembinaan kearsipan
serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai dengan
peraturan yang berlaku untuk melaksanakan tugas.
g. Sub Bidang Pembinaan Perpustakaan
Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi,
pengawasan dan pengendalian, dan evaluasi di bidang pembinaan
perpustakaan serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai
10
h. Sub Bidang Pembinaan Perpustakaan
Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi,
pengawasan dan pengendalian, dan evaluasi di bidang pembinaan
perpustakaan serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai
dengan peraturan yang berlaku untuk melaksanakan tugas.
i. Bidang Informasi dan Layanan
Merencanakan dan mengorganisir pelaksanaan kegiatan serta mengawasi
pelayanan arsip dan perpustakaan umum, pelayanan perpustakaan keliling,
pelayanan perpustakaan sistem paket serta promosi dan penyebarluasan
informasi kearsipan dan perpustakaan.
j. Sub Bidang Informasi dan Layanan Kearsipan
Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi,
pengawasan dan pengendalian, dan evaluasi di bidang informasi kearsipan
serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai dengan
peraturan yang berlaku untuk melaksanakan tugas.
k. Sub Bidang Informasi dan Layanan Kepustakaan
Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi,
pengawasan dan pengendalian, dan evaluasi di bidang informasi perpustakaan
serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan.
l. Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan
Menyusun pelaksanaan program, petunjuk teknis, koordinasi, pengawasan,
dan pengendalian serta evaluasi dan pelaporan di bidang akuisisi deposit dan
m. Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan
Menyusun pelaksanaan program, petunjuk teknis, koordinasi, pengawasan,
dan pengendalian serta evaluasi dan pelaporan di bidang akuisisi deposit dan
pengolahan sesuai dengan pelaksanaan tugas.
n. Sub Bidang Akuisisi dan Deposit Kearsipan
Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi,
pengawasan dan pengendalian dan evaluasi di bidang Akuisisi dan Deposit
Kearsipan serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai
dengan peraturan yang berlaku untuk melaksanakan tugas.
o. Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan
Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi,
pengawasan dan pengendalian, dan evaluasi di bidang Pengadaan dan
Pengolahan Kepustakaan serta memberikan petunjuk dan arahan kepada
bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk melaksanakan tugas.
p. Tugas Staf Pelayanan
1. Staf Petugas Front Office
Memberikan informasi kepada pengunjung terkait Pelayanan
Perpustakaan;- Proses awal pelayanan KTA;- Kasir/menerima denda
keterlambatan pengembalian buku.
2. Staf Petugas Loker
Menjaga tempat penitipan barang;- Mengawasi dan memberi saran
pengunjung yang membawa tas agar menitipkan barang bawaannya di
12
3. Staf Penjaga Ruang Dewasa 1 & 2
Memberikan pelayanan peminjaman buku;- Mengembalikan dan menata
buku yang selesai dibaca.
4. Staf Penjaga Ruang Referensi
Memberikan Ipelayanan baca ditempat;- Mengembalikan dan menata buku
yang telah selesai dibaca.
5. Staf Penjaga Ruang Anak
Memberikan pelayanan peminjaman buku;- Mengembalikan dan menata buku
yang selesai dibaca.
2.2.4 Logo Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
Gambar 2. 2 Logo Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya Sumber: (digital-library.surabaya.go.id)
Filosofi dari Lambang Kota Surabaya yang berlaku sampai saat ini
ditetapkan oleh DPRS Kota Besar Surabaya dengan Putusan No. 34/DPRDS
tanggal 19 Juni 1955, diperkuat dengan Keputusan Presiden R.I. No. 193 tahun
1. Lambang berbentuk perisai segi enam yang distilir (gesty leerd), yang
maksudnya melindungi Kota Besar Surabaya.
2. Lukisan Tugu Pahlawan melambangkan kepahlawanan putra - putri Surabaya
dalam mempertahankan kemerdekaan melawan kaum penjajah.
3. Lukisan ikan Sura dan Baya yang berarti Sura Ing Baya melambangkan sifat
keberanian putra - putri Surabaya yang tidak gentar menghadapi sesuatu
bahaya.
4. Warna-warna biru, hitam, perak (putih) dan emas (kuning) dibuat sejernih dan
secemerlang mungkin, agar dengan demikian dihasilkan suatu lambang yang
memuaskan.
2.3 Gambaran Umum Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
2.3.1 Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
Tugas dan tanggung jawab Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan
Perpustakaan Kota Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Mengelola arsip surat.
2. Melakukan entri informasi surat.
3. Melakukan kerjasama dengan sekretaris.
14
2.3.2 Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan
Kota Surabaya dapat dilihat pada Gambar 2.3.
2.3.3 Lokasi, Tempat dan Pelaksanaan Proyek Akhir
Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan terletak di Lantai 1 di
Jalan Dukuh Kupang Barat I/ 1B, Surabaya - Jawa Timur. Tepatnya dibelakang -
Polsek Surabaya. Gambar denah lokasi dapat dilihat pada Gambar 2.4.
16 BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Pengelolaan
3.1.1 Pengertian Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan
tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan (Poerwadarminta,
2006). Sedangkan menurut (Syamsi, 2008) pengelolaan adalah proses, cara,
perbuatan pengelolaan yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
atau yang memberikan pengawasan suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan
kebijakan dan pencapaian tujuan dengan menggunakan tenaga orang lain.
3.1.2 Unsur - Unsur Pengelolaan
Menurut (Dewi, 2011) dalam kegiatan pengelolaan terdapat 8 unsur yang
saling berkaitan untuk mencapai tujuan, meliputi:
a. Organisasi
Kegiatan mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan
kerjasama di antara para pekerja untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi
sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni:
1. Bersifat statis
Organisasi merupakan wadah dalam melakukan tugas dan wewenang secara
2. Bersifat dinamis
Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya
komunikasi dalam menjalin kerjasama.
b. Manajemen
Kegiatan yang berfungsi merencanakan, merencanakan, mengorganisasikan,
membina, menggerakkan, dan mengawasi dengan tujuan agar kerjasama yang
telah ditentukan dapat tercapai dengan baik. Menurut Henry Fayol dalam (Dewi,
2011) manajemen didukung beberapa sarana yang harus ada, meliputi:
1. Man (manusia)
Kegiatan menyampaikan informasi dan ide dari seseorang kepada orang lain yang
bersifat timbal bali, baik secara formal maupun non formal.
d. Informasi
Kegiatan menghimpun dan mengolah berbagai keterangan obyektif yang
diperlukan dalam usaha kerja sama.
e. Personalia
Kegiatan mengatur dan mengurus penggunaan Sumber Daya Manusia (SDM)
18
f. Perbekalan
Kegiatan perencanaan, pengadaan, pengaturan dan penggunaan peralatan kerja
dalam usaha kerja sama agar penggunaannya efektif dan efisien.
g. Humas
Kegiatan menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan
internal maupun lingkungan eksternal terhadap usaha kerja sama perusahaan.
3.2 Informasi
3.2.1 Pengertian Informasi
Informasi Menurut (Kosasih, 2006) bisa dikatakan sebagai pengetahuan
yang didapatkan dari belajar, pengalaman atau instruksi. Namun, istilah ini masih
memiliki banyak arti tergantung pada konteksnya. Dalam beberapa pengetahuan
tentang suatu peristiwa tertentu yang telah dikumpulkan ataupun dari sebuah berita
dapat juga dikatakan sebagai informasi. Lain halnya dalam ilmu komputer, informasi
adalah data yang disimpan, diproses atau ditransmisikan. Para ahli meneliti konsep
informasi tersebut sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran,
pengalaman maupun instruksi.
Dari pengertian lainnya informasi adalah data yang telah diberi makna.
Misalnya dokumen berupa Spreadsheet (Ms. Excel) yang digunakan untuk membuat
informasi dari data yang ada didalamnya. Laporan laba rugi dan neraca merupakan
salah satu bentuk informasi, sedangkan angka yang terdapat didalamnya adalah data
yang telah diproses sehingga bisa digunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya
dan pada akhrinya sifat informasi ini adalah bisa menambah pengetahuan atau
Sumber informasi adalah data. Data itu berupa fakta kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Yang kemudian data
tersebut diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi, kemudian
penerima menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan
tindakan, yang kemudian menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan
menimbulkan sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input,
diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus
informasi dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3. 1 Siklus Informasi (Sutabri, 2005)
3.2.2 Jenis - Jenis Informasi
a. Menurut (Kosasih, 2006) informasi berdasarkan fungsi dan kegunaan adalah suatu
bentuk fakta/ kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian dan
20
1. Informasi yang menambah pengetahuan, misalnya: peristiwa - peristiwa,
pendidikan, kegiatan selebritis.
2. Informasi yang mengajari pembaca (informasi edukatif), misalnya makalah
yang berisi tentang cara berternak itik, artikel tentang cara membina
persahabatan, dan lain-lain.
3. Informasi berdasarkan format penyajian, yaitu informasi yang dibedakan
berdasarkan bentuk penyajian informasinya. Misalnya: informasi dalam bentuk
tulisan (berita, artikel, esai, resensi, kolom, tajuk rencana, dll).
b. Informasi berdasarkan format penyajian, adalah informasi yang berdasarkan
bentuk penyajian. Informasi jenis ini, antara lain berupa tulisan teks, karikatur,
foto, ataupun lukisan abstrak.
c. Informasi berdasarkan lokasi peristiwa, adalah informasi berdasarkan lokasi
peristiwa berlangsung, yaitu informasi dari dalam negeri dan informasi dari luar
negeri.
d. Informasi berdasarkan bidang kehidupan adalah informasi berdasarkan bidang -
bidang kehidupan yang ada, misalnya pendidikan, olahraga, musik, sastra,
budaya, dan iptek.
e. Berdasar penyampaian:
1. Informasi yang disediakan secara berkala.
2. Informasi yang disediakan secara tiba-tiba.
3. Informasi yang disediakan setiap saat.
4. Informasi yang dikecualikan.
3.2.3 Ciri - Ciri Informasi
Ciri-ciri informasi menurut (Kosasih, 2006) yang berkualitas, yaitu:
1. Informasi harus Relevan, yang artinya informasi tersebut mempunyai
manfaat oleh pemakainya.
2. Informasi harus Akurat, yang artinya informasi harus bebas dari
kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
3. Tepat pada waktunya, yang artinya informasi yang diterima tidak boleh
terlambat.
4. Konsisten, yang artinya informasi yang diterima sesuai dengan datanya
tidak mengalami perubahan yang tidak benar.
3.2.4 Fungsi Informasi
Fungsi informasi menurut (Kosasih, 2006), diantaranya:
1. Meningkatkan pengetahuan atau kemampuan pengguna.
2. Mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan.
3. Menggambarkan keadaan sesuatu hal atau peristiwa yang terjadi.
3.3 Surat
3.3.1 Pengertian Surat
Menurut (Barthos, 2009) surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal
dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
Sedangkan menurut (Silmi, 2008) surat adalah sehelai kertas atau lebih yang
digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. Menurut (Rahardi, 2008)
surat adalah pernyataan tertulis dari pihak satu kepihak lain, atas nama perseorangan
22
3.3.2 Pengelolaan Surat Masuk
Menurut (Rahardi, 2008) dalam pengelolaan surat masuk diperlukan
langkah-langkah yang baik dan sistematis. Adapun pengelolaan surat masuk adalah
sebagai berikut:
a. Penerimaan
Surat pertama kali diterima atau diambil dari kurir yang mengantar surat
tersebut. Tugas penerima adalah:
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.
2. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat.
3. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian.
4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin
dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan
lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat, distempel (dicap) serta memeriksa ketepatan jenis
ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah
melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk
Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk dan
surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Setiap surat yang masuk dicatat dan
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan
kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah yang dilaksanakan
dengan langkah - langkah sebagai berikut:
1. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku agenda.
2. Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku agenda yang bersangkutan.
3. Petugas pengarah mengembalikan kepada petugas untuk dicatat dalam buku
pengarahan.
4. Penggandaan surat dapat dilakukan dengan mesin fotokopi.
5. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk.
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah
dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku pada instansi tersebut.
3.3.3 Pengelolaan Surat Keluar
Menurut (Rahardi, 2008) prosedur pengelolaan surat keluar yang baik
hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan konsep surat:
Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat disusun dan dibuat
sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
b. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir
24
c. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang
berewenang untuk menandatangani.
d. Pencatatan
Dalam pencatatan ini kegiatan- kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut:
a. Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya,
seperti lampiran dan amplop.
b. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam agenda oleh petugas yang
disebut agendaris.
c. Surat dinas telah selesai dicatat dalam buku agenda, kemudian surat tersebut siap
untuk dikirim.
f. Pengiriman surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua macam cara yaitu dikirim secara
langsung atau melalui pos.
g. Penyimpanan surat
Lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan lembar kedua disimpan
dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi.
3.3.4 Sarana Pengurus Surat
Dalam penanganan surat diperlukan alat-alat sebagai berikut:
a. Kartu kendali
Kartu kendali adalah alat yang berfungsi untuk menelusuri dan
mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. Kartu kendali dapat digunakan
sebagai pengganti dari buku agenda, karena dengan menggunakan buku agenda
kendali yaitu prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat
dikontrol sejak masuk sampai disimpan. Menurut (Amsyah, 2005).
Kartu kendali dapat digunakan untuk mendapatkan informasi suatu surat
agar lebih mudah dibanding dengan buku agenda. Sebab kartu 30 kendali disusun
sistematis didalam kotak, sedangkan buku agenda susunannya kronologis.
b. Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik
yang diberikan oleh atasan kebawahan maupun sebaliknya.
Menurut (Barthos, 2009) lembar disposisi digunakan untuk mencatat pendapat
singkat dari pimpinan mengenai suatu surat. Oleh sebab itu surat tidak perlu
digandakan walaupun pemrosesan surat melalui lebih dari satu unit kerja. Lembar
disposisi disiapkan oleh petugas tata usaha pada satuan kerja pengarah dan pimpinan
tinggal mengisi kolom isi disposisi serta penerusannya kepada pejabat siapa. Lembar
disposisi dibuat dengan ukuran setengah kuarto.
c. Folder
Folder adalah semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder
terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan titel file
yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat
membuat daya muat dokumen. Pada umumnya folder terbuat dari kertas manila,
panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya berukuran panjang 8-9 cm, lebar 2 cm. Folder
diisi dengan (tempat memasukkan) dokumen atau arsip hingga merupakan bagian
26
d. Guide (Penunjuk atau Pemisah)
Guide merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan, sekaligus
berfungsi sebagai pemsah antara berkas-berkas tersebut. Guide berbentuk segi
panjang dan terbuat dari kertas setebal 1 cm, dengan panjang 33-35 cm dan tinggi
23-24 cm. Guide mempunyai tab (bagian yang menonjol) diatasnya yang berguna
untuk menempatkan atau mencantumkan kode klasifikasi dan disusun secara berdiri.
(Barthos, 2009)
e. Tickler file (Berkas Pengingat)
Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali atau
kartu pinjam arsip. (Barthos, 2009)
f. Filing Cabinet (Lemari Arsip)
Filing cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi
lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Filing Cabinet berlaci empat dan
terbuat dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas serta praktis. (Barthos, 2009).
Menurut Barthos dalam (Fajri, 2012) kata arsip meliputi 3 pengertian:
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan.
2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau
dokumen.
g. Buku Agenda
Buku agenda berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat.
Buku agenda juga digunakan sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan
di file dan merupakan referensi pertama untuk mencari surat, terutama petunjuk
3.4 Kearsipan
3.4.1 Pengertian Kearsipan
Secara umum kearsipan dapat diartikan rangkaian aktivitas menghimpun,
mengatur dan menyimpan data atau salinannya tersebut agar dapat ditemukan
dengan mudah sewaktu - waktu diperlukan. Menurut Amsyah dalam (Sibali, 2010)
sistem penyimpanan kearsipan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan
warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat.
3.4.2 Jenis - Jenis Kearsipan
Arsip memiliki beragam bentuk, tidak hanya arsip yang berupa kertas yang
ditumpuk dalam satu tempat (arsip konvensional), tetapi sudah berkembang dalam
bentuk softcopy. Arsip yang seperti ini disebut dengan arsip elektronik. Berikut ini
jenis-jenis arsip menurut (Haryadi, 2009):
a. Arsip menurut Subjek atau Isinya
Arsip ini adalah arsip keuangan, seperti laporan keuangan, surat perintah, atau
arsip kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, dan surat
pengangkatan.
b. Arsip menurut Bentuk atau Wujudnya
Arsip dalam bentuk ini sangat banyak ragamnya, seperti naskah perjanjian, akte
pendirian perusahaan, notulen rapat, laporan-laporan, kuitansi, berita acara, bon
penjulan, pita rekaman, microfilm, dan compact disk.
c. Arsip menurut Nilai dan Kegunaannya
Arsip yang memiliki nilai informasi, seperti pengumuman, pemberitahuan, dan
28
ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan urain tugas
pegawai. Selain itu, arsip yang memiliki kegunaan hukum, seperti akte pendirian
perusahaan, akte kelahiran, peraturan-peraturan, surat perjanjian, surat kuasa,
kuitansi, berita acara, dan keputusan peradilan.
d. Arsip menurut Sifat Kepentingannya
Arsip non-esensial, seperti surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dan surat
permintaan. Arsip penting, seperti surat keputusan, daftar riwayat hidup, laporan
keuangan, buku kas, dan daftar gaji. Selain itu ada juga arsip vital, seperti akte
kelahiran pendirian perusahaan, buku induk pegawai dan dokumen kepemilikan
tanah.
e. Arsip Menurut Fungsinya
Menurut fungsinya terdiri dua macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis:
1. Arsip Dinamis (dokumen), yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara
langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan
oprasional perusahaan.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara
langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan,
operasional perusahaan. Arsip seperti ini tetap disimpan dengan alasaan
f. Arsip menurut Tempat atau Tingkatan Pengelolaannya
Arsip jenis ini dapat dibedakan antara arsip pusat dan arsip unit, berkaitan dengan
kearsipan lembaga pemerintah. Bentuknya dapat berupa arsip nasional atau arsip
daerah.
g. Arsip menurut Keasliannya
Arsip jenis ini dapat dibedakan menjadi arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan,
dan arsip petikan.
3.4.3 Langkah - Langkah Penyimpanan Arsip
Penanganan arsip dalam organisasi merupakan pengelolaan warkat dalam
organisasi yang berisi kumpulan dokumen atau non dokumen agar dapat ditemukan
dengan mudah sewaktu - waktu diperlukan. Menurut (Dewi, 2011) tata kearsipan
meliputi enam kegiatan utama, yaitu :
a. Penciptaan Arsip/ Warkat
Kegiatan manajemen warkat berangkat dari penciptaan arsip/warkat. Arsip
bersumber pada individu/ kelompok. Sumber arsip suatu organisasi berasal dari
arsip intern dan ekstern. Perwujudannya ketika suatu badan usaha mengirim/
menerima surat.
b. Pemilihan Arsip
Dimaksudkan untuk memilih warkat yang berguna/ tidak berguna sehingga arsip
benar-benar berisi info yang mendukung kegiatan kantor atau organisasi.
c. Pengendalian Arsip
Arsip perlu dikendalikan agar tidak terjadi penyakit formitis. Penyakit formitis
artinya kebiasaan menciptakan formulir/warkat baru dengan mudah
30
lama. Bila timbul gejala formitis dan arsip sudah mulai jarang diperlukan oleh
pihak-pihak manajemen maka merupakan indikator bahwa mulai saat itu perlu
diadakan pengerdalian arsip. Langkah - langkah pengendalian arsip tersebut
sebagai berikut :
1. Perlu perencanaan penciptaan formulir/ warkat antara lain standarisasi,
penghapusan, dan penggabungan formulir.
2. Perlu diambil langkah-langkah penyusutan arsip.
Menurut (Haryadi, 2009) dalam penyimpanan arsip terdapat beberapa
langkah, yaitu sebagai berikut:
a. Pemeriksaan Dokumen
Dokumen harus diperhatikan terlebih dahulu apakah sudah siap disimpan atau
harus ditindaklanjuti, lalu disetujui, dan ditanda tangani terlebih dahulu oleh pihak
yang berwenang. Setelah itu, arsip baru bisa disimpan.
b. Pemberian Indeks dan Pencatatan Arsip
Pemberian indeks dan pencatatan dilakukan dengan cara memilih serta membuat
klasifikasi yang tepat untuk dokumen, seperti nama subjek atau wilayah. Selain
itu, juga mencatatnya secara digital atau manual di agenda.
c. Pembuatan Cross Reference
Tujuan pembuatan Cross Reference adalah agar satu dokumen dapat dicari dengan
beberapa cara yang berbeda. Biasanya, arsip terlebih dahulu telah dimasukkan
nama, subjek, atau tanggalnya di database komputer, sehingga saat diperlukan
Setelah langkah-langkah diatas dilakukan, pekerjaan selanjutnya adalah
memilih alat penyimpanannya. Berikut ini kriteria pemilihan peralatan menurut
(Sukoco, 2007):
a. Jenis dari dokumen yang akan disimpan
Jenis dokumen yang akan disimpan perlu diperhatikan, misalnya dokumen yang
akan dibuat terbuat dari kertas, kartu, bentuk mikro, bentuk magnetik dan
elektronik atau media lain dimana masing – masing media mempunyai perlakuan
khusus yang berbeda dalam perawatannya.
b. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan
Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat
secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini akan
meningkatkan nilai sebuah dokumen dalam menunjang operasional organisasi.
c. Kebutuhan ruangan
Lazimnya kantor sebuah perusahaan atau organisasi perlu mempertimbangkan
rasio ruang kantor dalam melakukan pemilihan peralatan penyimpanan dokumen.
Rasio ruang kantor biasanya menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan
per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan penyimpanan yang
dimiliki.
d. Pertimbangan keamanan
Yang tentunya berbeda antara satu organisasi dengan organisasi dokumen lain.
Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, misalnya dokumen
kebijakan perusahaan, sementara dokumen lain seperti data personalia maupun
data keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi pada orang yang mempunyai
32
e. Biaya peralatan
Faktor lain yang perlu diperhatikan adalah ketersediaan peralatan. Patut
dipertimbangkan bahwa tidak semua peralatan luar negeri lebih baik, bahkan ada
juga yang mutunya lebih rendah daripada buatan dalam negeri. Setelah
melakukan survei peralatan dalam negeri yang diperbandingkan dengan luar
negeri, misalnya jaminan after sales service, garansi, dan lain-lain; biaya per
peralatan harus sesuai dengan kemampuannya.
f. Biaya operasional penyimpanan
Termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen,
biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang yang diperlukan untuk
menyimpan peralatan.
g. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur
Jumlah pemakai yang mengakses dokumen merupakan hal yang perlu
dipertimbangkan sebelum membeli peralatan, bila pemakainya banyak, perlu
pertimbangan lebih seksama apabila banyak orang yang menyimpan dan
membutuhkan dokumen yang disimpan. Kondisi ini dapat disiasati dengan
mendistribusikan penyimpanan dokumen sehingga penyimpanan dan pemakai
tidak berkumpul di satu tempat saja.
3.4.4 Pengorganisasian Arsip
Pengorganisasian arsip merupakan pembagian tugas dan wewenang
pengelolaannya agar dapat dilaksanakan sebaik – baiknya dalam organisasi. Dengan
adanya kejelasan siapa yang mengelola dan siapa yang bertanggung jawab, maka
pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan tertib dan teratur sehingga dalam
Menurut (Sibali, 2010) dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat,
dikenal 3 macam azas, yaitu:
a. Azas Sentralisasi
Penyimpanan warkat yang di pusatkan pada satu unit kerja khusus yang lazim
disebut sentral arsip. Berikut ini keuntungan dan kelemahan azas sentralisasi,
yaitu:
Keuntungan:
1. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
2. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
3. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
4. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
Kelemahan:
1. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
2. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan
ketentuan kantor yang bersangkutan. Semua kegiatan kearsipan, mulai dari
pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan
pemusnahan dilaksanakan masing – masing oleh unit kerja. Berikut ini
34
Keuntungan:
1. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing
- masing.
2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri.
3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena jenis arsipnya sudah dikenal
dengan baik.
Kelemahan:
1. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan
duplikasi arsip yang tersimpan.
2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip pada setiap unit
kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar
dihindari.
3. Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas – petugas
pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang
pendidikan kearsipan.
4. Memerlukan tidak menghemat tempat atau ruangan karena penyimpanannya
pada setiap unit kerja.
c. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan baik sentralisasi atau
desentralisasi, maka dalam penanganan arsip dapat dilakukan dengan cara
mengelola arsip yang masih aktif pada setiap unit kerja (desentralisasi) sedangkan
arsip-arsip inaktif dikelola dengan cara sentralisasi. Berikut ini keuntungan dan
Kelebihan:
1. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam.
2. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang
hilang.
3. Menekan duplikasi dokumen.
4. Memungkinan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi
biaya yang lebih baik.
5. Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan
pemusnahan.
Kelemahan:
1. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama
akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud.
2. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada.
3. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa
ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya
dilakukan secara cermat dan tepat.
3.4.5 Sistem Pengindeksan Arsip
Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit atau bagian
dari kata kunci yang digunakan sebagai pengenal untuk memudahkan penentuan
tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Menurut Gie dalam (Sukoco,
2007) ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun
36
1. Sistem Kronologis
Menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan. Sistem ini didasarkan
pada urutan waktu dokumen atau arsip diterima atau waktu dikirim ke luar
organisasi. Dalam administrasi, tanggal dapat menunjukan:
a. Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip.
b. Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen atau arsip tersebut.
c. Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut dikirimkan keluar dari organisasi.
d. Saat yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun berlangsungnya suatu peristiwa
atau ditulisnya surat atau dokumen atau arsip.
2. Sistem Abjad
Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan
abjad dan nama dokumen bersangkutan. Nama terdiri dari 2 jenis, yaitu nama
orang dan nama badan organisasi). Sistem ini juga disebut direct filling system,
dimana petugas dapat menuju file penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa
melalui alat bantu (Indeks).
3. Sistem Subyek
Sistem subjek, sistem ini didasarkan pada isi dari dokumen yang bersangkutan,
misalnya perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat. Ada 2 macam
sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem
subjek bernotasi (berdasarkan notasi/ kode tertentu). Untuk sistem yang terdiri
dari banyak subjek diperlukan daftar indeks agar istilah yang dipergunakan dapat
Daftar indeks dapat dibagi 2, yaitu:
a. Daftar klasifikasi standar yang umum dipakai di seluruh dunia, misalnya
DDC (Dewey gress classfication), UDC (universal decimal classification),
dan LCC (Library of congress classification). Misalnya 000 (umum), 300
ilmu sosial, 100 (ilmu filsafat).
b. Daftar klasifikasi buatan sendiri ada dua macam:
1. Daftar klasifikasi subjek murni yang berisi istilah-istilah subyek tanpa
disertai dan disusun menurut urutan abjad berdasarkan abjad kamus dan
dan abjad ensiklopedia.
2. Daftar klasifikasi subjek berkode, yang berisi istilah-istilah subjek yang
dilengkapi dengan kode tertentu. Daftar klasifikasi subjek berkode
terdapat 3 macam, yaitu berdasarkan angka, huruf dan gabungan.
4. Sistem Numerik
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor
sebagai pengganti dari nama orang/badan, yang disebut juga indirect filling
system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan
pengelompokan masalahnya terlebih dahulu). Misalnya:
90 perjalanan dinas
91 perjalanan dinas direktur dan wakil direktur
92 perjalanan dinas manajer
Sistem numerik terdapat 3 macam :
a. Filing menurut nomor urut.
b. Filing menurut dua nomor akhir (middle digit).
38
5. Sistem Geografis
Sistem ini didasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini
dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu:
a. Nama negara, surat/dokumen yang diterima nantinya dikelompokan
berdasarkan negara yang bersangkutan.
b. Nama wilayah administrasi negara setingkat propinsi
c. Nama wilayah administrasi khusus
39
Peserta : Rizal Suhartono
NIM : 12.39015.0005
Dalam pelaksanaan Proyek Akhir yang berlangsung dalam kurun waktu
tiga bulan di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya, berikut ini adalah
rincian kegiatan yang dilakukan selama Proyek Akhir pada Bagian Tata Usaha
Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang dapat dilihat pada Tabel 4.1.
Tabel 4. 1 Daftar Kegiatan Selama Pelaksanaan Proyek Akhir
No. Kegiatan/ Pekerjaan
1. Menangani telepon
2. Menjadi operator dan photography
3. Memberikan isi pada lembar disposisi
4. Melakukan pemberian nomor kode surat
5. Melakukan pengarsipan manual dan elektronik
6. Mengoperasikan mesin printer, fotocopy dan scanner
7. Melakukan pencetakan hasil laporan keuangan dari berbelanja
8. Melakukan pengecekan buku Taman Bacaan Masyarakat (TBM)
4.2 Metode Penulisan
Metode penulisan yang digunakan untuk menyelesaikan laporan Proyek
Akhir pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
40
a Studi Observasi, yaitu dengan pengamatan dan mempelajari secara
langsung pada Bagian Tata Usaha.
b Wawancara, yaitu dengan mengadakan tanya jawab dengan pembimbing
pada tempat pelaksanaan Proyek Akhir yaitu pada Bagian Tata Usaha.
c Studi Literatur atau Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca
literatur dan buku - buku yang mendukung penyelesaian laporan Proyek
Akhir yang tersedia di perpustakaan.
d Penyusunan Laporan, yaitu setelah melakukan kegiatan Proyek Akhir,
langkah selanjutnya adalah menyusun laporan Proyek Akhir yang menjadi
prasyarat dalam menyelesaikan masa studi.
e Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara
bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil laporan Proyek Akhir yang
telah dilaksanakan.
4.3 Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
E-Surat merupakan transformasi surat dalam bentuk digital yang
diciptakan untuk merespon informasi yang masuk dan keluar. Adanya sistem
e-Surat memudahkan dan mempercepat waktu dalam merespon informasi yang
masuk, sehingga seorang pejabat bisa memberikan respon dengan cepat. Yang
tidak kalah penting adalah pengarsipan dokumen akan menjadi lebih tertata
karena database tersimpan dalam sistem IT. Alasan dibuat sistem e-Surat adalah
karena telah terjadi beberapa masalah, misalnya e-Surat dibuat berawal dari
penemuan dokumen palsu, oleh karena itu penyusunan e-Surat juga ditujukan
Adapun tujuan aplikasi ini yaitu untuk mempermudah kegiatan
surat-menyurat dalam pemerintahan di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.
Beberapa keunggulan aplikasi e-Surat:
a. Penyampaian disposisi menjadi lebih cepat sehingga mempercepat
penanganan permasalahan.
b. Proses pencarian surat (searching) dilakukan lebih mudah, lebih cepat dan
dapat dicetak pada saat dibutuhkan.
c. Penghematan biaya kertas karena paperless, penghematan waktu.
d. Terdapat fitur remainder batas waktu pelaksanaan disposisi.
e. Dapat dikembangkan fitur lain sesuai kebutuhan.
Dalam melakukan Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Badan Arsip dan
Perpustakaan Kota Surabaya mempunyai alur yang harus dilewati.
4.3.1 Pengelolaan Surat Masuk
Penanganan surat masuk harus sesuai dengan prosedur ketentuan yang
sudah ditetapkan oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Surat
tersebut harus jelas dengan alamat yang ditujukan kepada siapa. Jika tidak ada
alamat jelas maka satpam ataupun bagian sekretaris akan menghubungi pihak
pengirim surat. Surat masuk ditangani oleh bagian Tata Usaha Badan Arsip dan
Perpustakaan. Adanya Document Flow ini dapat mempermudah dalam membaca
penanganan pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota
Surabaya.
Berikut ini salah satu pengelolaan surat masuk yang berada di Badan
42
Flow dan penjelasan alur pengelolaan surat masuk. Gambar Document Flow
pengelolaan surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.1.
Gambar 4. 1 Document Flow Alur Pengelolaan Surat Masuk
A. Melakukan Entri Surat Masuk
Pada alur pengelolaan surat masuk mempunyai 2 jalur, yaitu secara
manual dan elektronik. Proses surat masuk yang pertama adalah melalui
elektronik. Penggunaan surat masuk secara elektronik pada instansi ini sering
digunakan karena masih banyak instansi lain yang menggunakan mengirim surat
lewat jalur internet dan tidak terlalu banyak juga orang lain menggunakan jalur
surat masuk manual. Jadi, elektronik dari pihak instansi selalu menerapkan sistem
tersebut. Sedangkan, jalur yang selalu dipergunakan pada Badan Arsip dan
Perpustakaan Kota Surabaya adalah menerapkan jalur surat masuk elektronik dan
manual.
Surat masuk yang berasal dari luar akan diterima oleh pihak penerima
Perpustakaan Kota Surabaya. Bagian Tata Usaha langsung scan surat untuk
menjadikan back-up lalu di entrikan di e-Surat melalui internet oleh pegawai yang
memiliki hak wewenang. Ada beberapa langkah-langkah pengentrian data surat ke
website e-Surat, meliputi:
1. Login e-Surat SKPD
Tahap pertama yaitu ketika menerima surat, hal yang harus dilakukan
adalah melakukan back-up informasi surat melalui internet. Setiap harinya
sekretariat harus membuka aplikasi website e-surat.surabaya.go.id dari Pemerintah
Kota Surabaya karena terdapat email masuk yang harus di print dan surat masuk
tersebut diberi disposisi serta harus disampaikan ke unit terkait. Mulanya
sekretariat harus membuka username dan password, username dan password ini
hanya bisa dibuka oleh sekretariat. Gambar login e-Surat SKPD dapat dilihat pada
Gambar 4.2.
44
2. Menu Surat Masuk
Tahap kedua yaitu setelah login ke website e-Surat SKPD. Lalu ada
tampilan berupa menu, lalu pilih surat masuk. Gambar menu surat masuk dapat
dilihat pada Gambar 4.3.
Gambar 4. 3 Tampilan Menu Surat Masuk
3. Pengisian Form
Tahap ketiga yaitu setelah masuk pada menu surat masuk. Lalu ada
tampilan berupa bentuk form/ tempat surat masuk yang diperintahkan untuk
mengisi informasi surat kedalam e-Surat. Bertujuan memback-up informasi surat
intansi untuk mengantisipasi jika fisik surat hilang, maka bisa dilihatkan kembali
melalui website tersebut. Dan ada 2 tempat back-up yaitu melalui secara
Gambar 4. 4 Tampilan Pengisian Form
Sifat Surat berdasarkan jenisnya, ada lima jenis yaitu:
Berdasarkan Wujud Surat
1. Surat Biasa
Surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang
lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa
untuk rekreasi dan sebagainya.
Berdasarkan Keamanan Isinya
2. Surat Rahasia
Surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain,
karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan
46
Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
3. Surat Penting
Surat penting yang harus diberikan konfirmasi secepatnya dan segera
dikirimkan supaya mendapat tanggapan. Gambar pengisian form dapat dilihat
pada Gambar 4.5.
4. Surat Amat Segera
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat
yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena
surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat
menanggapi dan menyelesaikannya.
5. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan
yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan
penyelesainya dari pihak penerima. Gambar pengisian form dapat dilihat pada
Gambar 4.6.
B. Melakukan Pendisposisian Surat
Saat melakukan pendisposisian surat, pihak sekretariat akan memberikan
lembaran disposisi yang telah dibuat setelah itu lalu ditujukan ke kepala bagian
lalu mencatat pada lembar disposisi yang berisikan ditujukan kemana akan
dilanjutkan untuk menerima surat ini pada setiap sub bidang, kemudian surat
48
tersebut diterima, nomor pengendalian dan diteruskan kepada kepala sub bidang
atau tidak serta menandatangani bukti surat masuk untuk organisasi atau
perusahaan yang mengirim surat tersebut.
Sekretariat akan memasukkan surat masuk pada website e-Surat SKPD
hari itu juga, sehingga dapat diproses secara cepat penyampaian kepada unit-unit
terkait perihal surat masuk tergantung kepada pimpinan cabang untuk
disampaikan dan diteruskan ke unit mana surat masuk tersebut dan setelah alur
tersebut selesai. Maka, berkas surat instansi akan diserahkan sesuai sub bidang
yang dipilih.
Pencatatan dan distribusi surat masuk, semua surat masuk pada bagian
sekretariat akan diberikan disposisi surat, pencatatan disposisi surat ini merupakan
alur wajib karena berguna untuk penyampaian surat kepada pimpinan dan
unit-unit terkait dan untuk di arsipkan agar jika dikemudian hari terdapat pencarian
surat kembali maka surat dapat dengan mudah ditemukan. Surat masuk di Badan
Arsip dan Perpustakaan terdiri dari surat masuk umum dan memo surat masuk
dari kantor pusat, kantor cabang dan kantor wilayah.
Surat masuk umum yaitu terdiri dari surat-surat dari perusahaan, organisasi,
atau pun badan-badan lain yang ingin bekerja sama dengan Badan Arsip dan
Perpustakaan atau pun kepentingan lain. Surat masuk dari kantor pusat merupakan
memo intern dari kepentingan intern Badan Arsip dan Perpustakaan yang
disampaikan kepada unit-unit terkait. Semua surat-surat tersebut harus diberikan
disposisi dan disampaikan kepada pimpinan cabang untuk di paraf dan disampaikan
dan diteruskan ke pimpinan bagian masing-masing unit. Gambar lembar disposisi
Gambar 4. 7 Lembar Disposisi
C. Melakukan Penyimpanan Arsip
Pada saat lembar disposisi tidak diberikan tujuan ke sub bidang. Maka,
hal yang harus dilakukan adalah melakukan penyimpanan arsip. Yang lembar
disposisi dan surat masuk dijadikan satu dan dilakukan pencatatan kedalam
Microsoft Excel, setelah di entrikan kedalam Microsoft Excel sekretariat langsung
menyampaikan disposisi surat masuk tersebut kepada pimpinan cabang, kemudian
pimpinan cabang melakukan koreksi surat tersebut, lalu disposisi surat masuk
tersebut kembali ke sekretariat untuk di fotocopy, setelah di fotocopy disposisi
surat masuk tersebut di sampaikan dan diteruskan ke pimpinan bagian unit yang
sudah ditentukan oleh pimpinan dan sekretariat juga menyimpan disposisi surat
masuk tersebut untuk diarsipkan. Gambar Back-up data isi surat melalui Microsoft
50
Gambar 4. 8 Back-up Data Isi Surat
4.3.2 Pengelolaan Surat Keluar
Melakukan surat keluar harus sesuai dengan prosedur ketentuan yang
sudah ditetapkan oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Surat
tersebut harus jelas dengan alamat yang ditujukan kepada siapa. Pembuatan surat
keluar harus ditangani oleh bagian sekretaris Badan Arsip dan Perpustakaan,
karena semua surat masuk dan keluar ditangani oleh sekretaris. Adanya Document
Flow ini dapat mempermudah dalam membaca penanganan pada Bagian Tata
Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.
Berikut ini salah satu pengelolaan surat keluar yang berada di Badan
Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dapat dilihat sebagai berikut Document
Flow dan penjelasan alur pengelolaan surat keluar. Gambar Document Flow
Gambar 4. 9 Document Flow Alur Pengelolaan Surat Keluar
A. Melakukan Pembuatan Konsep Surat
Pertama, ka. sub bagian pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota
Surabaya yaitu membuat konsep surat. Selanjutnya, konsep surat disampaikan
kepada bagian pengetikan untuk diketik oleh staf sub bagian tata usaha.
Selanjutnya, pengetikan surat keluar. Sebelum diketik, konsep surat yang
telah dibuat diteliti terlebih dahulu. Namun pada sub bagian, apabila sebelumnya
sudah ada surat sejenis yang diketik, maka seringkali pada file surat yang sudah
ada tersebut hanya dilakukan pengeditan. Tujuannya agar waktu pembuatan surat
lebih efektif.
B. Melakukan Entri Kode Verifikasi
Pada surat yang telah selesai diketik dan telah dikoreksi oleh ka. sub
bagian. Selanjutnya, surat disampaikan kepada sekretaris untuk meminta
52
mengentrikan verifikasi kode surat/ tanda tangan untuk mendapat persetujuan.
Apabila masih terdapat kesalahan, maka surat segera diperbaiki dan diajukan
kembali kepada kepala badan.
Surat dicatat dalam buku daftar pengendali kemudian diberi nomor dan
tanggal. Nomor surat diperoleh dari buku daftar pengendali, pencatatan surat
dalam buku daftar pengendali dilakukan oleh staf sub bagian Tata Usaha. Gambar
daftar pengendali dapat dilihat pada Gambar 4.10.
Gambar 4. 10 Daftar Pengendali
Tahap untuk memberikan nomor surat yaitu harus memiliki konsep surat
yang telah disetujui dan berisikan kesediaan kode klasifikasi, surat ditujukan ke
bidang dan tahun. Lalu, diberikan pendisposisian, selanjutnya melakukan Ditujukan
pada Nomor Halaman
pencatatan pada buku daftar pengendali untuk mendapatkan nomor surat. Jika
konsep surat ditujukan pada Bagian Informasi dan Layanan (BIL), maka
dituliskan pada buku daftar pengendali diisi kode klasifikasi, surat diturunkan ke
bidang (BIL), perihal pada lembar isi disposisi dan tahun. Diteruskan kedalam
konsep surat dan diberikan nomor surat yang dilakukan dengan cara diisi nomor
halaman terlebih dahulu dilanjutkan dengan nomor urut. Gambar pemberian
nomor surat dapat dilihat pada Gambar 4.11.
Gambar 4. 11 Pemberian Nomor Surat
Selanjutnya, penggandaan surat, surat di copy sebanyak kebutuhan.
Setelah di copy, semua surat diberi stempel instansi. Satu rangkap surat disimpan
sebagai arsip. Kemudian surat dilipat dan dimasukkan ke dalam amplop. Pada
masing-masing amplop dituliskan kemana surat tersebut ditujukan.
C. Melakukan Pengiriman Surat
Setelah tahap tersebut terselesaikan maka surat langsung akan
disampaikan ke seluruh SKPD yang telah ditujukan. Penyampaian surat dilakukan
54
Perpustakaan Kota Surabaya melalui secara manual pengiriman. Selain itu,
penerima surat harus membutuhkan parafnya pada buku tanda terima tersebut.
Surat yang telah disampaikan dengan melampirkan tanda terima dari SKPD
tersebut dilaporkan kepada ka. bagian umum selaku kepala badan. Gambar daftar
pengendali dapat dilihat pada Gambar 4.12 sampai dengan Gambar 4.13.
Gambar 4. 12 Tanda Terima Surat
4.3.3 Menangani Telepon
Telepon merupakan alat komunikasi untuk menyampaikan dan menerima
informasi dengan cepat dan bersifat komunikasi tidak langsung, sebab antara
komunikator dan komunikan tidak bertatap muka. Sehingga Kantor Badan Arsip
dan Perpustakaan Kota Surabaya yang telepon dapat merasa disegani dan
menimbulkan image baik bagi Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.
Ketika telepon berdering sudah pasti si penelepon mempunyai maksud
penting, maka hendaknya penerima telepon secepat mungkin menangani telepon
masuk tersebut. Jangan sampai si penelepon merasa tidak nyaman karena
menunggu lama atau bahkan memutuskan untuk menghentikan telepon tersebut.
Penerima telepon harus dapat menunjukkan bahwa kantor tersebut
merupakan perusahaan yang profesional dengan cara menangani telepon dengan
sigap, dan profesional.
Hal-hal yang harus diperhatikan ketika menerima telepon adalah sebagai
berikut:
1. Mengangkat telepon sesegera mungkin. Secara umum bila telepon sudah
berdering sebanyak dua atau tiga kali hendaklah penerima telephon segera
mengangkat dan menjawab telepon tersebut. Jangan biarkan si penelepon
menunggu terlalu lama.
2. Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan
kanan memegang alat tulis serta kertas Lembar Pesan Telepon (LPT), namun
bila pegawai menulis dengan tangan kiri, maka hal kebalikannya yang
