B
B
NG
N
G
M
M
Ô
Ô
T
T
T
T
R
R
Á
Á
C
C
H
H
N
N
H
H
I
I
M
M
–
–
Q
Q
U
U
Y
Y
N
N
H
H
N
N
P
P
H
H
O
O
N
N
G
G
K
K
I
I
N
N
H
H
D
D
O
O
A
A
N
N
H
H
CH NG I
V TRệ – VAI TRÒ 1) Vị trí:
- Phong Kinh Doanh (BKD1) là đơn vị trực thuộc Công ty. - BKD1 chịu sự chỉ đ o trực ti p của PTGĐ.
- BKD1 được qu n lý đi u hành bởi GĐ KD, do TGĐ bổ nhi m theo đ xuất của PTGD.
2) Vai trò:
- Tham mưu trong lĩnh vực ti p thị s n phẩm - Kinh doanh s n phẩm (kể cả gia công) .
- Cung cấp các mẫu san pham mới của thị trường .
CH NG II
CHỨC NĂNG
Chức năng của BKD1: là thỏa mãn nhu cầu của lãnh đ o, khách hàng và các đơn vị b n như sau:
Khách hàng Nhu cầu
Các khách hàng truy n thống, Công ty, Cơ sở, Quầy, Đ i lý, C a hàng, S p hàng , vv…
-Được thông tin chính xác, kịp thời v các chính sách bán hàng, chủng lo i, mẫu mã hàng hóa.
-Được cung cấp hàng hóa đúng mẫu mã, số lượng, chất lượng theo đúng đơn đặt hàng.
-Được hưởng đầy đủ các quy n lợi công ty dành cho các đ i lý, khách hàng doanh nghi p.
Khách tiêu dùng -Được thông tin đầy đủ v chất lượng, tính năng của s n phẩm. Cơ quan TGĐ - Báo cáo tình hình tình thị trường
- Báo cáo giao dịch kinh doanh
- Báo cáo khó khăn (đơn hàng tr ti n độ khách không đồng ý) - Báo cáo v/v không nhận đơn hàng (do XN SX thông tin không triển khai được).
- Tham mưu cho CQ TGĐ v định hướng kinh doanh của Công ty,
- Tham mưu cho CQ TGĐ v chính sách thị trường, v đối thủ c nh tranh, v giá bán , v phương thức bán hàng …
- Doanh số bán hàng.
- Lập k ho ch, phương án phát triển kinh doanh . Các đơn vị s n xuất -Đơn đặt hàng
Phong NS - Tổ chức đào t o và đánh giá hi u qu đào t o k ho ch được duy t.
- Ra quy t định phân công, bố trí, bổ nhi m, mi n nhi m, đi u chuyển theo phân cấp.
- Tính toán ti n lương, thưởng và các ch độ khác cho người lao động
- Ký quy t định nâng lương cho CBNV
Phong KH -Báo cáo số li u thực hi n k ho ch tháng – quí –năm
-Đ xuất kỷ luật các đơn vị gây phát sinh tồn kho nguyên li u . -Đ xuất khen thưởng các đơn vị hoàn thành k ho ch s n xuất – kinh doanh .
-Kiểm tra xác nhận vi c thực hi n báo cáo theo dõi đơn hàng theo qui định.
Phong Ke toan Tài Chính -Thanh toán công nợ với khách hàng.
Phong KTCL - Hướng dẫn các đơn vị xây dựng h thống quy định, tài li u thuộc h thống, hi u chỉnh các điểm không phù hợp tìm thấy qua các cuộc đánh giá nội bộ hoặc của khách hàng bên ngoài Công ty - Xây dựng k ho ch kiểm tra nội bộ và triển khai thực hi n theo đúng k ho ch đ ra
- Thực hi n đầy đủ, đúng ti n độ và chính xác công tác quy t toán đơn hàng
Phong NCPT - Thông tin v k t qu phân tích mẫu, ti n độ & chi phí th nghi m .
Phong Vat tu
XN Tổng Hợp --K ho ch giao hàng cho khách.Cung cấp vật tư văn phòng phẩm …
Phong Nhập Khẩu -Thông tin giá nguyen lieu và ti n độ có nguyen lieu.
Phong Hành Chánh -Hướng dẫn,hổ trợ các thủ tục hành chánh, pháp lý liên quan để gi i quy t các công vi c của đơn vị.
-Thông tin các qui định , qui ch mới của Công ty
-Cung cấp các các dịch vụ hổ trợ v văn thư hành chánh, thông tin liên l c ( như đóng dấu văn b n , gi i quy t sự cố máy vi tính …) Phong Vat tu -Thông tin các lô hàng có sẳn của Cty .
-Gi i quy t hàng của khách tồn kho quá h n
CH NG III
TRÁCH NHI M
1. Trách nhi m trực ti p:
- Không hoàn thành k ho ch doanh thu được giao.
- Để mất khách hàng vì không thực hi n tốt các quy định chăm sóc khách hàng. - Tỷ l chi phí kinh doanh so với doanh số vượt quá mức quy định.
- Tỷ l nợ quá h n / công nợ kéo dài quá mức quy định.
- Không thông báo , triển khai quy định dẫn đ n nhân viên vi ph m nội quy kỷ luật. - Không thực hi n ch độ báo cáo theo quy định.
- Không phát hi n các gian lận, móc ngoặc gây thi t h i cho công ty
- Khách hàng t chối nhận đơn hàng đã đặt vì các nguyên nhân do lỗi của đơn vị. - Báo cáo cho CQ TGĐ bị chậm tr .
- Để thất thoát ti n –hàng của các C a hàng tự doanh
- Số li u báo cáo hay thôngtin cung cấp thi u chính xác, gây hậu qu trong công ty và uy tín đơn vị b n (kể c vi c đánh giá, khen thưởng, x lý nhân viên)
- Để hàng tồn kho (thành phẩm) quá h n qui định.
2. Trách nhi m gián ti p:
- Không ph n ánh kịp thời các bất hợp lý của các quy định, tiêu chuẩn, định mức của các đơn vị tham mưu, cấp trên dẫn đ n mất khách hàng / thi t h i vượt quá quy định.
- Không triển khai thực hi n kịp thời các hướng dẫn của các đơn vị tham mưu / các yêu cầu thông tin của các đơn vị b n.
CH NG IV QUYỀN HẠN
- Phân công, đi u động , bổ nhi m nhân sự trong đơn vị.
- Quy t định tuyển dụng đối với nhân viên trình độ trung cấp trở xuống, có mức lương chức danh dưới 3.000.000 đ/tháng.
- T chối ti p nhận, tr v công ty những nhân sự không đ t yêu cầu công vi c. - Ra quy t định khen thưởng nhân viên đ n mức tối đa 1.000.000 đồng / trường hợp,
3.000.000 đ/tháng.
- Ra quy t định x lý kỷ luật nhân viên vi ph m nội quy đ n mức khiển trách , đình chỉ công tác
- Đ xuất thay đổi các quy định không phù hợp của các đơn vị tham mưu / cấp trên. - Ban hành các quy định / thủ tục / định mức nội bộ để hướng dẫn nhân viên trong đơn vị. - Lập biên b n vi ph m quy định của các đơn vị b n có nh hưởng đ n ho t động của đơn vị. - Duy t các nhu cầu mua hàng của khách hàng, chào bán mẫu với đi u ki n giá bán cao hơn
hoặc bằng giá bán hi n hành
- Duy t giấy đ nghị nhận hàng và nợ ti n của khách, mức nợ cho phép không được vượt quá 70% số ti n cọc của khách t i Công ty; Thời h n tr trong vòng 5 ngày làm vi c kể t ngày được ký mượn.
- Ký TUQ. PTGD các HĐ mua bán với đi u ki n Đơn hàng đã được CQ TGĐ duy t . - Ký công văn yêu cầu khách hàng thanh toán nợ và các yêu cầu khách hàng thực hi n Hợp
đồng đã ký k t.
- Duy t nhận l i hàng khách khi u n i v chất lượng (đối với khách hàng do đơn vị mình qu n lý) để kiểm tra l i. Giá trị hàng nhận l i tối đa là 150 tri u.
- Duy t phương án kinh doanh mua đi bán l i (mua s n phẩm bên ngoài v bán l i) - Giá trị tối đa 200.000.000 đồng ,và có địa chỉ đầu ra, thời điểm giao hàng và vi c thanh toán b o đ m an toàn
- Duy t tặng, chào v i mẫu cho khách đ n giao dịch, làm vi c với Công ty, (duoi muc quy dinh tối đa / lần tặng hoặc chào mẫu)
- Ký duy t chi phí mua hoa chúc m ng sinh nhật khách hàng, mức duy t theo tiêu chuẩn Cty quy định
- Được quy n s dụng chi phí khoán kinh doanh cho các ho t động kinh doanh, bán hàng. Mức duy t theo qui định của Quy ch khoán chi phí kinh doanh s n phẩm t i thị trường nội địa
- Quy t định & phê duy t các kho n chi để mua sắm vật tư cho đơn vị trong kinh phí khoán
CH NG V
NHI M VỤ
1. Tổ chức giao dịch, ti p nhận các đơn đặt hàng, đ xuất giá c , phương thức bán hàng . 2. Thu thập mẫu mã, tự đặt hàng và tiêu thụ theo cơ ch Tự kinh doanh.
3. Đàm phán, thương lượng hợp đồng bán hàng, v.v..
4. Thực hi n các thủ tục trình duy t đơn hàng và thông tin đ n Phong k ho ch. 5. Theo dõi, cập nhật tình hình thực hi n đơn hàng.
6. Xây dựng h thống phân phối hàng hóa trực ti p đ n thị trường. Tổ chức qu n lý đi u hành h thống các kênh phân phối : đ i lý, ký g i, c a hàng hợp tác kinh doanh và mở rộng tiêu thụ bằng các hình thức khác.
7. Tìm ki m khách hàng ti m năng, khách hàng mới thông qua vi c chào hàng, ti p thị... 8. Duy trì các mối quan h chăm sóc và hậu mãi khách hàng , thực hi n tốt các yêu cầu làm
cho khách hàng hài lòng .
9. Cung cấp thông tin và hỗ trợ các đơn vị ti p thị trong vi c xây dựng thương hi u , qu ng bá s n phẩm .
10.Phối hợp với các đơn vị trong công ty (các Phong, Xí nghi p) gi i quy t các vấn đ liên quan đ n khách hàng như nhận hàng , gi i cọc , gi i tr trách nhi m, tồn kho, gi i quy t chất lượng ....
11.Tham gia góp ý ki n cho các đơn vị s n xuất, phục vụ Công ty cũng như CBNV trong lĩnh vực phụ trách v các chính sách, qui ch khuy n khích các đơn vị Công ty làm hài lòng khách hàng .
12.Thường xuyên đ xuất s a đổi các qui định Công ty cho phù hợp , đ xuất s a đổi các bất hợp lý liên quan đ n thu nhập của đơn vị, đ xuất c i ti n các phương ti n đi u ki n làm vi c cho đơn vị để có thể thực hi n tốt nhi m vụ đáp ứng thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng .
13.Nghiên cứu thị trường s n phẩm trong nước, nghiên cứu đối thủ c nh tranh, phân tích đánh giá dự báo tình hình tiêu thụ và t đó đ ra các bi n pháp mở rộng mặt hàng, khách hàng, thị trường và m ng lưới tiêu thụ.
14.Tổ chức theo dõi các ph n ánh của khách hàng nhằm đ m b o thỏa mãn các yêu cầu cu khách ở mức cao nhất.
15.Theo dõi tình hình chất lượng đơn hàng của khách đang đặt với công ty và có các đ xuất kịp thời để thỏa mãn yêu cầu của khách hàng ở mức cao nhất.
16.Xây dựng k ho ch kinh doanh của Phong theo tháng, quý, năm.
17.Thực hi n đúng các ch độ chính sách đối với người lao động theo đúng pháp luật lao động và quy định Công ty, thường xuyên chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho CBNV nhằm nâng cao hi u qu kinh doanh.
18.Thực hi n các nhi m vụ khác theo Quy định & yêu cầu của Công ty.
19.Tổ chức đánh giá và lưu trữ hồ sơ đo lường thỏa mãn khách hàng theo đúng yêu cầu quy định.
20.Báo cáo đ n CQ TGĐ v các lĩnh vực chuyên môn theo chức năng nhi m vụ được giao. 21.Nghiên cứu đ xuất các k ho ch, phương án, mô hình tổ chức bộ máy qu n lý theo t ng
giai đo n phát triển nhằm phù hợp với cơ ch qu n lý và hỗ trợ cho vi c thực hi n k ho ch chi n lược SXKD của công ty.
22.Xây dựng chương trình đào t o, hướng dẫn hội nhập nhân viên mới tuyển.
23.Đánh giá k t qu học tập và hi u qu công tác sau đào t o của nhân viên tham gia các khoá đào t o.
24.Xây dựng tiêu chuẩn k t qu công vi c, tiêu chuẩn năng lực nhân viên.
25.Tổ chức đánh giá k t qu công vi c, đánh giá năng lực nhân viên theo quy định công ty.
CH NG VI
TỔ CHỨC QUẢN LÝ
1. Cơ cấu tổ chức
- Cac Nhom Kinh doanh: chuyên giao dịch và phát triển khách hàng tiêu thu san pham... - Cac C A HÀNG.
- Cac NV trong Phòng: chuyên theo dõi triển khai đơn hàng & giao dịch với các khách hàng truy n thống và các đơn hàng tự doanh.
2. Sơ đồ tổ chức
3. Trách hi m và quy n h n các chức danh
Theo b ng mô t công vi c ứng với t ng chức danh của Phong:
4. Nguyên tắc qu n lý đi u hành
a. Giám đốc KD: qu n lý đi u hành mọi ho t động của Phong và chịu trách nhi mtrước Cơ quan Tổng Giám Đốc v k t qu qu n lý của mình.
b. PGD, Trưởng Nhom có nhi m vụ giúp Giám đốc trong vi c qu n lý, đi u hành ho t động các lãnh vực trong ph m vi bộ phận của mình và chịu trách nhi m trước Giám đốc v k t qu ho t động kinh doanh.
c. Các nhân viên có nghĩa vụ chấp hành sự phân công trực ti p của cán bộ qu n lý. Trong trường hợp cách gi i quy t công vi c không thỏa đáng hoặc chậm tr , cấp dưới đã trình bày l i hoặc đã nhắc nhở nhưng cấp trên vẫn b o lưu ý ki n hoặc không gi i quy t thì cấp dưới có quy n báo cáo vượt cấp và chịu trách nhi m v vi c báo cáo này.
d. Trong hội họp, trao đổi và góp ý áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung. Khi quy t định tuân thủ theo nguyên tắc một thủ trưởng.
CH NG VII
CÁC MỐI QUAN H LÀM VI C
Cá nhơn, đ n v Nội dung quan h Thời điểm
Khách mua hàng - Báo giá
- Nhận đơn hàng
Khách đặt hàng
Cung cấp thông tin đơn hàng Khách yêu cầu (theo Hợp đồng , theo thỏa thuận…)
Đ nghị khách nhận hàng ,
thanh toán ti n hàng Đ n h n theo Hợp đồng Phong KH Thông tin L nh s n xuất Khi khách đã đặt cọc
Lập nhu cầu nguyen lieu Định kỳ ngày 15 & 30 hàng tháng
Phong KTCL Thông tin quy t toán lời lỗ t ng đơn hàng
Thông tin kiểm tra định kỳ duy trì h thống ISO & SA
Sau khi k t thúc đơn hàng Định kỳ theo quý
Phong NCPT Thông tin v k t qu phân tích mẫu , ti n độ và chi phí th nghi m, ph n hồi thị trường v mẫu mới th ra.
Hàng ngày
Phong KTTC Thông tin tình hình công nợ
của khách hàng và C a hàng. Định kỳ hàng tháng Kiểm tra giá các mặt hàng Khi có nhu cầu Phong Vat tu Thông tin lịch và địa điểm giao
nhận hàng . Định kỳ thứ b y hàng tuần Thông tin hàng có sẳn đã phân
lô
Khi có nhu cầu
Phong NK Thông tin giá nguyen lieu Định kỳ ngày 1 & 15 hàng tháng
Phong HC , Phong NS Cung cấp thông tin Khi có nhu cầu
CQ TGĐ Báo cáo Theo yêu cầu của CQTGĐ Ki n nghị –Góp ý ki n. Khi có yêu cầu , vấn đ phát
sinh .
CH NG VIII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
1/ B ng mô t trách nhi m –quy n h n BKD1 có hi u lực kể t ngày ban hành.
2/ Giám đốc KD chịu trách nhi m phổ bi n B ng mô t này cho tất c nhân viên của Phong hiểu rõ và triển khai thực hi n . Phổ bi n trong vòng 5 ngày kể t ngày ban hành.
3/ Trong quá trình thực hi n, b ng mô t này Giám đốc KD có thẩm quy n s a đổi, bổ sung cho phù hợp với quy mô và yêu cầu phục vụ s n xuất kinh doanh trong t ng giai đo n.
4/ Các P.TGĐ, GĐ KD, các trưởng đơn vị liên quan trực thuộc Công ty chịu trách nhi m thực thi b ng mô t này./.
