PT PJB UPHT GRESIK
TUGAS AKHIR
Nama : Rachmad Sukma Putranto
NIM : 09.41010.0019
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
PERANCANGAN TATA KELOLA SERVICE OPERATION TEKNOLOGI INFORMASI PADA INFORMATION CAPITAL READINESS
PT PJB UPHT GRESIK
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Sarjana Komputer
Disusun Oleh :
Nama : Rachmad Sukma Putranto
NIM : 09.41010.0019
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
vi
ABSTRAK
PT PJB UPHT Gresik memerlukan tata kelola teknologi informasi (TI)
untuk menyusun kerangka struktur yang lengkap, proses, dan cara pengerjaan setiap
proses bisnisnya. Penilaian tata kelola TI pada Information Capital Readiness (ICR)
yang telah dilakukan oleh tim assessor mempunyai nilai 3,5. Dokumen feedback
report yang diberikan assessor tidak menjelaskan langkah-langkah perbaikan
dalam pencapaian target yang diinginkan oleh kantor pusat, sehingga PT PJB
UPHT Gresik mengalami kesulitan.
Berdasarkan permasalahan tersebut dibuat perancangan tata kelola service
operation TI pada ICR yang mengacu pada pedoman penilaian kontrak kinerja unit
dan service operation di ITIL V3. Pada tahapan perancangan, hasil analisis
kesenjangan yang diperoleh dari buku pedoman kontrak kinerja unit dan OFI yang
terdapat di dalam dokumen feedback reports dianalisis sehingga diperoleh
identifikasi perbaikan. Hasil analisis identifikasi tersebut berupa Prosedur
Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK) yang masing-masing mengacu
pada proses service operation di dalam ITIL V3 pada ICR.
Perancangan tata kelola service operation TI pada ICR menghasilkan dua
kebijakan, tiga POB (Infrastructure, Business Process Management dan
Information Management), dan enam IK (dua instruksi kerja pada Infrastructure,
tiga instruksi kerja pada Business Process Management dan satu instruksi kerja
pada Information Management) yang dibutuhkan perusahaan untuk melakukan
improvement pada indikator kinerja proses ICR.
ix
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 4
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Manfaat Penlitian ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II. LANDASAN TEORI ... 7
2.1 Tata Kelola Teknologi Informasi ... 7
2.2 ITIL Service Operation ... 14
2.3 Pedoman Penilaian Kontrak Kinerja Unit ... 19
2.3.1 Information Capital Readiness (ICR) ... 20
BAB III. METODE PENELITIAN... 24
3.1 Identify Needs ... 26
x
3.1.2 Definisi Lingkup Kegiatan Berdasarkan Buku Pedoman
PT PJB ... 28
3.1.3 Mendefinisikan Resiko ... 30
3.1.4 Mendefinisikan Sumber Daya ... 30
3.1.5 Merencanakan Program ... 32
3.2 Envision Solution ... 34
3.2.1 Menganalisis Hasil Feedback Report... 35
3.2.2 Mendefinisikan Target Perbaikan ... 35
3.2.3 Analisa Kesenjangan dan Identifikasi Perbaikan ... 36
3.3 Plan Solution ... 38
3.3.1 Menganalisis Keadaan Proyek ... 39
3.3.2 Pengembangan Rencana Perbaikan... 40
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 41
4.1 Identify Needs ... 41
4.1.1 Mendapatkan Komitmen dan Kepedulian Manajemen ... 41
4.1.2 Definisi Lingkup Kegiatan Berdasarkan Buku Pedoman PT PJB ... 44
4.1.3 Mendefinisikan Resiko ... 48
4.1.4 Mendefinisikan Sumber Daya ... 50
4.1.5 Merencanakan Program ... 53
4.2 Envision Solution... 58
4.2.1 Menganalisis Hasil Feedback Report ... 59
4.2.2 Mendefinisikan Target Perbaikan ... 64
4.2.3 Analisa Kesenjangan dan Identifikasi Perbaikan ... 68
xi
4.3.1 Menganalisis Keadaan Proyek ... 77
4.3.2 Pengembangan Rencana Perbaikan ... 79
A. Hasil Perbaikan Infrastructure ... 79
B. Hasil Perbaikan Business Process Management ... 90
C. Hasil Perbaikan Information Management ... 109
BAB V. PENUTUP ... 114
5.1Kesimpulan ... 114
5.2Saran ... 115
DAFTAR PUSTAKA ... 116
DAFTAR ISTILAH ... 118
1
1.1Latar Belakang Masalah
Seiring dengan semakin cepatnya perkembangan teknologi informasi telah
membawa perubahan dari peran efisien ke peran strategi. Perubahan peran tersebut
terlihat dari fungsi teknologi informasi (TI) sebagai pendorong utama dari suatu
proses transformasi bisnis yang memberikan imbas penting bagi organisasi dalam
mencapai misi, visi, dan tujuan strategis.
Dalam mencapai visi, misi, dan tujuan bisnisnya PT Pembangkit Jawa
Bali, Unit Pelayanan Pemeliharaan Wilayah Timur (PT PJB UPHT) Gresik
memerlukan tata kelola teknologi informasi. Tata kelola teknologi informasi dalam
perusahaan PT PJB digunakan dalam menyusun kerangka struktur yang lengkap,
proses, dan cara pengerjaan untuk pendukung pencapaian visi, misi, dan tujuan
bisnisnya. PT PJB memiliki acuan dalam penilaian tata kelola TI berupa pedoman
penilaian kontrak kinerja unit. Penilaian tersebut dilakukan setiap satu semester
sekali atau enam bulan sekali.
Assessor PT PJB UPHT Gresik melakukan penilaian menggunakan buku
pedoman penilaian kontrak kinerja unit yang menghasilkan dokumen feedback
report. Di dalam buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit untuk TI dalam
penilaiannya yang bertanggung jawab adalah sub direktorat (subdit) teknologi
informasi ini terletak pada sub indikator Sumber Daya Manusia (SDM) yaitu pada
Information Capital Readiness (ICR). ICR merupakan indikator penilaian kinerja
2
management, dan information management. Dari hasil penilaian KPI yang
dilakukan oleh tim assessor untuk sub indikator SDM, ICR mempunyai nilai
realisasi terendah yaitu 3,50 dari target yang telah ditentukan yaitu 4,05
dibandingkan nilai KPI dari Human Capital Readiness (HCR) yaitu 4,15 dan
Organization Capital Readiness (OCR) yaitu 3,86. Untuk range penilaian yaitu
antara 1 hingga 5 dan setiap semester terdapat peninjauan dan target yang
ditentukan oleh kantor pusat sehingga setiap semester terdapat perubahan sesuai
dengan tinjauan dan kesepakatan kantor pusat PT PJB. Semua kriteria penilaian
ICR telah diatur di dalam buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit. Nilai
rendah tersebut diakibatkan karena banyak proses dari ICR yang belum terlaksana
akibat tidak jelasnya langkah-langkah yang harus dilakukan untuk bisa mencapai
target. Ketidak jelasan tersebut diakibatkan karena langkah-langkah hanya
disampaikan oleh bagian tertentu dan apabila terdapat pergantian personil pada
bagian tersebut maka kemungkinan tidak terjadi kesamaan penjelasan yang
diberikan. Pencapaian target ICR tersebut penting dilakukan untuk bisa mendukung
proses bisnis perusahaan.
Penilaian utama dalam ICR dilihat dari pencapaian Key Performance
Indicator (KPI) setelah itu melihat maturity. Setiap unit mendapat dokumen
feedback report yang di dalamnya terdapat hasil diskusi, strength, dan Opportunity
For Improvement (OFI). Hasil diskusi menjelaskan tentang diskusi yang dilakukan
tim assessor kantor pusat dengan bagian yang bertanggung jawab pada PT PJB
UPHT Gresik. Strength menjelaskan tentang inovasi yang dimiliki PT PJB UPHT
Gresik yang tidak dimiliki oleh unit pembangkit lain. OFI menjelaskan tentang hal
Dokumen feedback report yang telah diberikan oleh assessor kepada
UPHT Gresik tidak menjelaskan langkah-langkah perbaikan untuk mencapai target
yang diinginkan oleh kantor pusat, sehingga PT PJB UPHT Gresik mengalami
kesulitan. UPHT Gresik membutuhkan rekomendasi perbaikan berupa Prosedur
Operasi Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK) berdasarkan best practice yang
berkaitan dengan operasional layanan Sistem dan Teknologi Informasi (STI).
Information Technology Infrastructure Library 3rd Version (ITIL V3) tentang
service operation merupakan best practice yang digunakan sebagai acuan karena
service operation menjelaskan tentang kegiatan yang diperlukan untuk
menyediakan serta mengelola layanan bagi pengguna dan pelanggan. Selain itu juga
pemilihan ITIL V3 tentang service operation dilihat berdasarkan kepada tujuan dari
buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit yang berdasarkan kepada rencana
jangka panjang unit yaitu penyedia jasa pemeliharaan instalasi unit pembangkit
yang terrencana.
1.2Perumusan Masalah
Dengan melihat latar belakang yang telah dibahas, maka dapat dirumuskan
permasalahan PT PJB UPHT Gresik yang akan diselesaikan pada penelitian ini
adalah bagaimana merancang dokumen tata kelola service operation TI tentang
ICR sehingga diperoleh panduan untuk melakukan improvement pada indikator
4
1.3Batasan Masalah
Dalam penelitian di PT PJB UPHT Gresik, lingkup pembahasan dibatasi
pada :
1. Rancangan dokumen tata kelola service operation TI pada kinerja proses hanya
dilakukan untuk sub bagian Sumber Daya Manusia khususnya bagian ICR.
2. Rancangan dokumen tata kelola service operation TI pada ICR menggunakan
pedoman penilaian kontrak kinerja unit dan proses service operation pada ITIL
V3.
3. Rancangan dokumen tata kelola service operation TI dilakukan sampai tahap
plan solution.
1.4Tujuan
Tujuan dalam penelitian ini adalah merancang dokumen tata kelola service
operation TI pada ICR yang mengacu pada pedoman penilaian kontrak kinerja unit
dan service operation di ITIL V3. Hasil akhir dalam merancang dokumen tata
kelola service operation TI pada ICR berupa POB dan IK.
1.5Manfaat Penelitian
Penelitian ini akan menghasilkan manfaat bagi perusahaan PT PJB UPHT
Gresik terkait dengan tata kelola service operation TI pada ICR :
Dengan diberikannya langkah-langkah tata kelola service operation TI tentang ICR
yang sesuai dan mengacu pada pedoman penilaian kontrak kinerja unit dan service
operation di ITIL V3 maka akan terbentuk dokumen secara terstruktur sehingga
1.6Sistematika Penulisan
Agar para pembaca dapat memahami dengan mudah persoalan dan
pembahasanya, maka penulisan dari penelitian tugas akhir ini akan dibuat dengan
sistematika yang terdiri dari beberapa bab yang di dalamnya terdapat penjabaran
masalah, yakni :
Pada bab pertama ini akan membahas tentang perumusan dan penjelasan
masalah umum, sehingga diperoleh suatu gambaran umum mengenai seluruh
penelitian yang dilakukan oleh penulis. Bab ini akan menyangkut beberapa masalah
yang akan dibahas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan
masalah, tujuan, manfaat penelitian, dan dilanjutkan oleh sistematika penulisan.
Pada bab kedua ini akan membahas tentang teori penunjang yang
menjelaskan secara singkat mengenai landasan teori yang berkaitan dengan
permasalahan dari penelitian tugas akhir mengenai tata kelola teknologi informasi,
ITIL service operation, dan pedoman kontrak kinerja unit.
Pada bab ketiga membahas mengenai metode penelitian. Metode
penelitian dalam tata kelola teknologi informasi terdiri dari identify needs, envision
solution, dan plan solution.
Pada bab keempat membahas mengenai hasil dan pembahasan dari bab
ketiga mengenai metode penelitian. Hasil dan pembahasan ini mengenai identify
needs, envision solution, dan plan solution
Pada bab kelima ini akan membahas mengenai kesimpulan dari pembuatan
perancangan tata kelola service operation teknologi informasi pada Information
6
ada, serta saran untuk pengembangan perancangan tata kelola service operation
teknologi informasi di masa mendatang.
7
BAB II
LANDASAN TEORI
Menurut Jogiyanto dan Abdillah (2010), pemanfaatan teknologi informasi
(TI) pada sebagian besar perusahaan saat ini bukan lagi menjadi barang langka yang
sulit ditemukan. Tidak dapat dipungkiri juga bahwa teknologi informasi telah
menjadi kebutuhan sekaligus persyaratan bagi organisasi dalam menjalankan
bisnisnya. TI sangat dibutuhkan organisasi untuk membantu mencapai tujuannya,
namun pengadaan TI membutuhkan investasi yang besar. Investasi TI yang sudah
dikeluarkan perusahaan harus dapat dijalankan dengan maksimal. TI pada
organisasi tidak cukup hanya diatur (manage) oleh bagian TI saja, tetapi harus
dikelola (govern) secara profesional. Pengelolaan TI yang profesional disebut
sebagai tata kelola teknologi informasi (IT Governance).
2.1Tata Kelola Teknologi Informasi
Menurut Surendro (2009), tata kelola teknologi informasi merupakan
bagian terintegrasi untuk pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan,
struktur, serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi
perusahaan dapat digunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan
tujuan organisasi. Tata kelola teknologi informasi merupakan bagian yang
terintegrasi untuk pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur
serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan
dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan
organisasi. Menurut itSMF (2007), tata kelola TI terdiri dari kerangka struktur yang
8
menyediakan struktur yang menghubungkan proses TI, sumber daya TI, dan
informasi mengenai strategi dan tujuan perusahaan.
Pada Gambar 2.1 menjelaskan tentang siklus tata kelola TI yang dimulai
tujuan atau sasaran yang akan dilakukan dalam suatu perusahaan. Di setiap tujuan
atau sasaran dalam perusahaan harus terdapat control, yang mengarah kepada
aktivitas TI. Di dalam arahan tersebut terdapat perencanaan, melakukan, memeriksa
dan memperbaiki yang nantinya terdapat dalam dokumen aktivitas TI. Setelah
dokumen aktivitas TI sudah terisi dengan hasil pemeriksaan dan perbaikan maka
setelah itu hasil akan dilaporkan untuk dikontrol ulang. Proses ini akan terus
berulang untuk menghasilkan laporan tata kelola TI yang berkualitas yang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
Tata kelola TI dalam proses kegiatanya dibutuhkan suatu Prosedur Operasi
Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK). Menurut itSMF (2007), Prosedur Operasi
Baku adalah cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses. Prosedur
Operasi Baku dapat bervariasi dalam pembentukannya tergantung kepada
organisasi. Instruksi Kerja adalah bagaimana satu atau lebih kegiatan dalam
prosedur yang harus dilakukan secara rinci, menggunakan teknologi atau sumber
daya lainnya.
Dalam implementasi tata kelola TI membutuhkan proses evaluasi karena
kesuksesan pelaksanaan TI harus dapat terukur melalui metrik tata kelola TI.
Menurut Jogiyanto dan Abdillah (2010:7), ada lima hal penting di dalam tata kelola
TI yaitu :
1. Adanya perubahan peran TI, dari peran efisien ke peran strategis yang harus
ditangani di level korporat.
2. Banyak proyek TI strategis yang penting namun gagal dalam pelaksanaannya
karena hanya ditangani oleh pihak teknisi TI.
3. Keputusan TI di dewan direksi sering bersifat ad hoc atau tidak terencana dengan
baik.
4. TI merupakan pendorong utama proses transformasi bisnis yang memberi imbas
penting bagi organisasi dalam mencapai misi, visi dan tujuan strategis.
5. Kesuksesan pelaksana TI harus dapat terukur melalui metrik tata kelola TI.
Untuk dapat berhasil, TI tidak cukup hanya diatur (manage) oleh
departemen TI saja, tetapi harus ditata kelola (govern) ditingkat korporasi.
Perbedaan pendapat tentang konsep tata kelola TI tidak lepas dari perdebatan
tentang konsep mengatur TI dan menata kelola TI. Selain itu ada perbedaan
mendasar antara mengatur (manage) dengan menata kelola (govern). Makna
mengatur (manage) lebih sempit dibanding menata kelola (govern). Mengatur
(manage) TI oleh departemen TI merupakan bagian menata kelola (govern) TI
korporasi. Mengatur TI hanya menunjuk pada serangkaian mekanisme di
departemen TI untuk menghasilkan suatu keputusan spesifik TI, sedangkan menata
10
pihak–pihak, baik di departemen TI maupun di luar departemen TI, yang membuat
dan berkontribusi dalam pembuatan keputusan TI.
Menurut Van Grembergen (2003), Tata kelola yang efektif tidak
tergantung kepada CIO dan eksekutif TI, tetapi adalah tanggung jawab bersama
dalam suatu perusahaan sehingga menjadi komitmen bersama untuk
mempertahankan dan memaksimalkan nilai bisnis di dalam pengelolaan bisnis TI.
Menurut De Haes dan Van Grembergen (2004), Tata kelola TI dapat digunakan
menggunakan campuran dari struktur, proses dan mekanisme relasional. Struktur
melibatkan adanya fungsi yang bertanggung jawab seperti eksekutif TI dan
keseluruhan komite TI. Proses mengacu kepada pengambilan keputusan yang
strategis dan juga pemantauan. Sedangkan untuk mekanisme relasional ini
termasuk partisipasi bisnis TI, dialog strategis, pelatihan dan komunikasi yang baik.
Tabel 2.1 Structures, Processes and Relational Mechanisms for IT Governance (De Haes dan Van Grembergen 2004:2)
Integration Strategy
Structures Processes Relational Mechanisms
Tacties IT executives and accounts Committees and councils Strategic IT Decision-making Strategic IT monitoring Stakeholder participation Business/IT partnerships Strategic dialog Shared learning
Mechanisme oRoles and Responsibilities
oIT organization
structure
oCIO on board
oIT strategy
committee
oIT steering
committee(s) o Strategic information systems planning o Balanced (IT) scorecards o Information economics oActive participation by principal stakeholders oCollaboration between principal stakeholders oShared understanding of business/IT objectives
oActive conflict
Resolution
Integration Strategy
Structures Processes Relational Mechanisms
o Service
level
agreements
o COBIT and
ITIL o IT alignment/ governance maturity models o Partnership rewards and incentives o Business/IT colocation oCrossfunctional business/IT training oCrossfunctional business/IT job rotation
Dalam penerapan Tata kelola TI yang menggunakan campuran dari
struktur, proses dan mekanisme relasional seperti Tabel 2.1 memerlukan tahapan
dalam penyelesaian. Menurut ITGI (2007), Road Map to IT Governance terdiri dari
identify needs, envision solution, plan solution, implement solution, operationalise
solution.
Menurut ITGI (2007), terdapat peran bagi manajemen teknologi informasi
dalam setiap fase yang telah digambarkan pada Gambar 2.2 tentang Road Map to
IT Governance diantaranya :
1. Identify Needs, peran dalam fase ini adalah mengumpulkan persyaratan dan
sasaran dari semua pihak, mendapatkan data mengenai pendekatan dan ruang
lingkup. Menyediakan saran ahli dan pedoman mengenai teknologi informasi,
dan memastikan bisnis dan eksekutif memahami dan mengapresiasikan seluruh
12
2. Envision solution, peran dalam fase ini adalah untuk menerapkan penilaian
professional dalam mengformulasikan perbaikan rencana prioritas dan inisiatif.
Memastikan penilaian yang terbuka dan adil pada aktivitas-aktivitas teknologi
informasi. Memperoleh kesesuaian data atas suatu target yang diperlukan dan
memastikan bahwa solusi yang dipikirkan selaras dengan tujuan teknologi
informasi.
3. Plan Solution, peran dalam fase ini adalah untuk memastikan bahwa rencana
program dapat dijalankan dan masuk akal. Manajemen teknologi informasi
juga memastikan bahwa rencana dapat dicapai dan terdapat sumber daya untuk
menjalankan rencana.
Selain terdapat peran bagi manajemen teknologi informasi dalam setiap
fase, juga terdapat aturan yang jelas tentang Road Map to IT Governance yaitu
mengenai manajemen harus :
1. Memperlakukan inisiatif implementasi sebagai suatu aktivitas program dengan
serangkaian fase. Dalam hal ini, jangan memperlakukan inisiatif implementasi
sebagai suatu langkah ‘one-off’.
2. Mengingatkan bahwa implementasi melibatkan perubahan budaya serta proses
baru. Oleh karena itu, kunci sukses utama adalah manajemen perubahan
organisasi yang efektif.
3. Memastikan terdapat pemahaman yang jelas tentang tujuan yang ada.
4. Mengelola ekspektasi. Pada sebagian besar perusahaan, mencapai pengawasan
teknologi informasi yang berhasil memerlukan waktu dan merupakan proses
5. Memfokuskan terlebih dahulu pada bagian yang termudah dalam membuat
perubahan dan memberikan perbaikan, dan secara inkremental membangun
sukses.
6. Mendapatkan buy-in dan ownership manajemen tingkat atas. Kebutuhan
didasarkan pada prinsip mengelola investasi dalam teknologi informasi dan
perubahan karena teknologi informasi.
7. Menghindari inisiatif dipandang sesuatu yang bersifat birokrasi semata.
8. Menghindari pendekatan checklist yang tidak fokus.
Pengumpulan informasi yang digunakan untuk menyelesaikan penelitian
adalah dengan cara wawancara. Menurut Sudaryono,dkk (2010), berdasarkan sifat
pertanyaan, wawancara dapat dibedakan menjadi :
14
1. Wawancara terpimpin adalah wawancara dalam pertanyaan yang diajukan
menurut daftar pertanyaan yang telah disusun.
2. Wawancara bebas adalah wawancara yang dilakukan tanya-jawab bebas antara
pewawancara dan responden, tetapi pewawancara menggunakan tujuan
penelitian sebagai pedoman. Kelebihan wawancara ini adalah responden tidak
menyadari sepenuhnya bahwa ia sedang diwawancari.
3. Wawancara bebas terpimpin adalah wawancara yang merupakan perpaduan
antara wawancara bebas dan wawancara terpimpin. Dalam pelaksanaanya,
pewawancara membawa pedoman yang hanya merupakan garis besar tentang
hal-hal yang akan ditanyakan.
Dari ketiga sifat pertanyaan ini yang akan digunakan dalam pengumpulan
informasi menggunakan wawancara bebas terpimpin. Untuk tahapan identify needs
poin-point pertanyaan wawancara didapatkan dari tasks pada tahapan yang berada
pada Road Map to IT Governance. Sedangkan untuk tahapan Envision solution
poin-point pertanyaan wawancara didapatkan dari buku penilaian kontrak kinerja
unit dan buku feedback reports.
2.2ITIL Service Operation
ITIL service operation dipilih untuk digunakan dalam penelitian ini karena
tujuan service operation mendukung tujuan perusahaan yaitu menyediakan
pelayanan jasa pemeliharaan instalasi pembangkit yang telah terencana dengan
tingkatan tertentu yang disepakati. Menurut Jogiyanto dan Abdillah (2010),
Information Technology Infrastructure Library (ITIL) adalah seperangkat konsep
dan praktik untuk mengelola layanan TI, pengembangan, dan operasi TI. ITIL
komprehensif tugas dan prosedur yang di dalam setiap organisasi dapat
menyesuaikan dengan kebutuhan sendiri. Menurut ITGI dan OGC (2008), COBIT
dan ISO/IEC 27002 digunakan untuk membantu menentukan apa yang harus
dilakukan sedangkan ITIL menyediakan cara aspek manajemen pelayanan.
ITIL V3 terdiri atas 5 bagian yaitu service strategy, service design, service
transition, service operation, dan continual service improvement phase. Kelima
bagian ITIL V3 yang mendukung untuk penelitian pada PT PJB UPHT Gresik
adalah service operation. Menurut itSMF (2007), service operation di dalam ITIL
V3 mempunyai tujuan adalah mengkoordinasikan dan memenuhi kegiatan proses
yang diperlukan untuk menyediakan serta mengelola layanan bagi pengguna bisnis
dan pelanggan dengan tingkatan tertentu yang disepakati. Layanan operasional ini
juga bertanggung jawab atas pengelolaan teknologi yang dibutuhkan untuk
menyediakan dan mendukung suatu layanan. Untuk cakupan layanan operasional
ini sendiri meliputi layanan, proses pelayanan manajemen, teknologi, dan
orang-orang.
Menurut itSMF (2007), service operation dapat ditingkatkan dengan dua
cara yaitu :
1. Perbaikan jangka panjang yang bertahap, ini didasarkan pada hasil peninjauan
terhadap kinerja dan keluaran semua kegiatan yang telah dilakukan pada proses
layanan operasional.
2. Jangka Pendek atau yang sedang berlangsung. Proses perbaikan layanan
operasional ini didasarkan pada sebuah proses kecil yang mengakibatkan
16
Dalam ITIL V3 service operation terdapat proses yang saling terhubung
untuk memberikan panduan IT secara efektif. Menurut OGC (2007), terdapat lima
proses service operation yaitu :
1. Event management adalah memonitor semua peristiwa yang terjadi di seluruh
infrastruktur TI.
2. Incident and problem management adalah berfokus kepada pemulihan
kegagalan pelayanan secepat mungkin bagi pelanggan, sehingga memiliki
dampak minimal terhadap bisnis.
3. Request fulfilment adalah proses penanganan permintaan layanan, di mana
proses yang terpisah digunakan untuk memenuhi kebutuhan permintaan.
4. Problem management adalah terlibat dalam menganalisis dan menyelesaikan
penyebab insiden. Selain itu mengembangkan kegiatan proaktif untuk mencegah
insiden saat ini dan masa depan.
5. Access management adalah proses yang memungkinkan pengguna layanan
untuk berwenang dalam akses. Sementara akses untuk pengguna yang sah
bersifat terbatas. Manajemen akses membantu memastikan bahwa akses ini
selalu tersedia pada waktu yang disepakati.
Proses yang terdapat pada service operation tidak akan bisa berdiri sendiri
untuk bisa menghasilkan layanan yang efektif. Sebuah infrastruktur yang stabil dan
tepat juga membutuhkan orang-orang yang terampil. Menurut OGC (2007), selain
proses ada juga fungsi yang mendukung service operation yaitu :
1. Service desk adalah sebuah unit fungsional dengan sejumlah anggota staf yang
berurusan dengan beragam peristiwa layanan/gangguan dalam layanan, untuk
Permintaan dapat masuk melalui panggilan telepon, internet atau secara otomatis
melaporkan kejadian infrastruktur. Tujuan utama service desk adalah untuk
mengembalikan layanan normal bagi pengguna secepat mungkin.
2. Technical management ini mengacu kepada departemen kelompok atau tim yang
menawarkan keahlian teknis dan umum pengelolaan infrastruktur TI. Tujuan
technical management adalah membantu dalam perencanaan, pelaksanaan dan
pemeliharaan infrastruktur untuk mendukung proses bisnis organisasi.
3. IT operations management adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk
melakukan kegiatan operasional sehari-hari. Mereka memastikan bahwa tingkat
layanan yang telah disepakati berjalan.
4. Applications management adalah aplikasi yang bertanggung jawab atas
pengelolaan aplikasi selama siklus hidup manajemen. Aplikasi manajemen juga
memainkan peran penting dalam merancang, menguji dan meningkatkan
aplikasi yang merupakan bagian layanan TI. Tujuan aplikasi manajemen adalah
untuk mendukung proses bisnis organisasi dengan menentukan persyaratan
fungsional dan manajemen untuk aplikasi.
Menurut OGC (2007), faktor penentu keberhasilan service operation
adalah sebagai berikut :
1. Management Support
Dalam hal ini dukungan manajemen tingkat atas dan tingkat menengah dalam
layanan TI diperlukan untuk layanan operasional. Hal ini penting untuk
menjamin dan memadai pendanaan serta sumber daya. Manajemen tingkat atas
18
manajemen menengah juga harus memberikan tindakan dukungan yang
diperlukan.
2. Business Support
Hal ini juga penting bahwa layanan operasional ini didukung oleh unit bisnis. Ini
akan bekerja lebih baik jika staf layanan operasional melibatkan unit bisnis
dalam semua kegiatan mereka, dan menunjukkan tentang keberhasilan dan
kegagalan. Konsultasi rutin dengan unit bisnis sangat penting untuk membangun
hubungan yang baik dan untuk memastikan dukungan yang diberikan. Layanan
operasional akan lebih baik digunakan untuk menilai keinginan dan kepentingan
bisnis.
3. Staffing and retention
Memiliki jumlah karyawan yang sesuai dengan keterampilan yang dibutuhkan
karena hal ini penting untuk keberhasilan service operation.
4. Service Management Training
Kesadaran atas adanya pelatihan yang baik dapat memberikan keuntungan besar.
Selain keahlian meningkat, pelatihan dapat membangkitkan antusiasme pada
orang. Layanan manajemen hanya akan berhasil jika orang-orang fokus pada
tujuan manajemen layanan secara keseluruhan.
5. Suitable Tools
Banyak proses kegiatan layanan manajemen tidak dapat efektif dijalankan tanpa
dukungan alat yang tepat. Manajemen yang lebih tinggi harus memastikan
bahwa pembiayaan untuk alat tersebut termasuk dalam anggaran tahunan, dan
6. Validity of testing
Kualitas layanan TI yang disediakan oleh layanan operasional tergantung pada
kualitas sistem dan komponen yang disampaikan dalam lingkungan operasional.
Tingkat kualitas akan meningkatkan pengujian yang cukup solid dan lengkap
jika komponen baru dirilis dalam waktu yang tepat. Dokumentasi juga harus
diuji untuk kelengkapan dan kualitas.
7. Measuring and Reporting
Diperlukan suatu perjanjian yang jelas mengenai cara item diukur dan
dilaporkan, sehingga semua karyawan akan memiliki pedoman yang jelas
tentang TI dan manajer bisnis akan dapat dengan cepat mengevaluasi.
2.3Pedoman Penilaian Kontrak Kinerja Unit
Dalam pencapian visi dan misinya, PT Pembangkit Jawa Bali (PJB) telah
menentapkan pedoman penilaian kontrak kinerja unit. Pedoman penilaian kontrak
kinerja unit ini digunakan untuk panduan dalam mencapai, bahkan melampaui
target-target yang telah ditetapkan.
Menurut PT PJB (2012), tujuan ditetapkan kontrak kinerja unit/badan
adalah :
1. Sebagai pedoman dalam menetapkan pencapaian nilai kinerja unit dengan
prinsip proporsional dan keadilan.
2. Sebagai guidance/petunjuk di dalam implementasi kontrak kinerja, sehingga
dapat memenuhi target yang telah ditetapkan.
3. Sebagai panduan dalam pelaksanaan assessment yang dilaksanakan secara
20
4. Dengan penambahan unit dan badan assessment serta penambahan stream,
adalah upaya meningkatkan maturity level pada tata kelola perusahaan yang ada.
Menurut PT PJB (2012), yang dinilai oleh subdit teknologi informasi
adalah ICR. ICR berada pada bagian sumber daya manusia dan pada indikator
kinerja proses lihat pada Gambar 2.3.
Gambar 2.3 Penetapan Nilai Kontrak Kinerja PT PJB UPHT (PT PJB:2012)
2.3.1 Information Capital Readiness (ICR)
Menurut PT PJB (2012), ICR merupakan suatu modal kesiapan informasi
yang dimiliki oleh PT PJB untuk mengelola infrastructure, bussiness process
management dan information manajemen untuk keberlangsungan proses bisnisnya.
Infrastructure menjelaskan tentang ketersediaan layanan dan kesiapan
infrastruktur. Bussiness Process Management menjelaskan tentang peningkatan
Manajemen menjelaskan tentang konsistensi entry data dan peningkatan
pengelolaan informasi.
a. Infrastructure
Menurut Sarno (2009), infrastructure adalah teknologi dan fasilitas yang
memungkinkan dalam pemrosesan aplikasi, antara lain : perangkat keras, sistem
operasi, sistem database, jaringan, multimedia dan lingkungan pendukung lain.
Menurut PT PJB (2012), ketersediaan layanan infrastruktur adalah komponen vital
dalam sebuah sistem TI perusahaan. Oleh karena itu pengelolaan infrastruktur,
sumber daya manusia TI, dan infrastruktur Local Area Network (LAN) sendiri
mempengaruhi layanan TI. Pengelolaan infrastruktur meliputi pengelolaan LAN,
pengelolaan data center, pengelolaan Personal Computer (PC), komplain, dan
virus, yang satu sama lain sangat mempengaruhi jalannya aplikasi TI dan
ketersediaan layanan LAN.
Kesiapan infrastruktur merupakan salah satu hal penting dalam
mendukung berjalannya informational capital, karena infrastruktur merupakan
pondasi kegiatan aplikasi dalam suatu gedung TI. Infrastruktur yang harus
disiapkan untuk menjaga ketersediaan aplikasi TI pada aspek ICR meliputi
penerapan standar infrastruktur yang terdiri dari:
a. standardisasi koneksi LAN/ Wide Area Network (WAN),
b. manajemen PC user,
c. standardisasi data center,
d. standardisasi security LAN/ WAN,
22
b. Business Process Management
Menurut Waske (2007), business process management adalah pemahaman
atas aturan manajemen dalam proses bisnis organisasi. Menurut PT PJB (2012),
peningkatan kompetensi penggunaan aplikasi TI di dalam proses bisnis perusahaan
akan mempercepat proses dan efisiensi biaya. Monitoring dan controlling unit akan
bisa dilakukan secara cepat dan akurat. Namun apabila data yang masuk ke dalam
sistem TI tidak lengkap dan akurat, maka proses bisa dianggap sama dengan
manual. Aplikasi Core Business yang paling urgent untuk dilaksanakan adalah
Ellipse dan Manajemen Energi.
Peningkatan konsistensi penggunaan aplikasi TI bertujuan untuk
meningkatkan budaya penggunaan TI dalam proses bisnis perusahaan dengan cara
menjamin setiap transaksi TI dilakukan dengan benar sesuai dengan Prosedur
Operasi Baku (POB) yang ada, sehingga data yang masuk ke Sistem Informasi
Terpadu (SIT) merupakan data yang benar dan akurat. Keakuratan data dapat
memudahkan analisis oleh manajemen untuk membantu pengambilan keputusan
yang tepat. Keputusan yang diambil dengan menggunakan analisis yang akurat
diharapkan dapat memudahkan dan meningkatkan pengelolaan proses bisnis di
setiap unit. Terdapat tiga hal yang harus di assessment yaitu:
1. Pencetakan report standart rutin.
2. Ketersediaan POB dan buku pelatihan penggunaan aplikasi TI.
3. Terdapat aplikasi tools monitoring data TI.
c. Information Management
Menurut Effendy (1989), information management adalah suatu informasi
dipergunakan dalam rangka pengambilan keputusan. Menurut PT PJB (2012),
information management dapat dilihat pada konsistensi entry data, peningkatan
kompetensi analisis data Sistem Informasi Terpadu (SIT) dan pemanfaatan
balanced scorecard untuk monitoring kinerja unit.
Peningkatan pengelolaan informasi dilakukan dengan meningkatkan
fungsi analisis data SIT di unit dan monitoring kinerja unit melalui dashboard dan
balanced scorecard perusahaan. Maturity pengelolaan informasi ini dibagi menjadi
dua area yaitu konsistensi entry data dan peningkatan analisis data SIT dan area
pemanfaatan dashboard dan balanced scorecard perusahaan oleh manajemen
24
BAB III
METODE PENELITIAN
Pada Bab III dalam pelaksanaan tata kelola Teknologi Informasi (TI) akan
membahas tentang perencanaan. Pembahasan mencakup semua aktivitas yang
dilakukan dari awal kegiatan sampai akhir kegiatan yang didapat. Gambar 3.1
[image:30.595.93.530.282.593.2]merupakan alur dari serangkaian kegiatan metode penelitian.
Gambar 3.1Road Map to IT Governance (ITGI 2007 : 10)
Langkah-langkah kegiatan yang akan dilakukan secara garis besar telah
dijelaskan pada Gambar 3.1 yang terdiri dari identify needs, envision solution, plan
solution, implement solution, dan operationalise solution. Tetapi dalam penelitian
solution dan operationalise solution membutuhkan beberapa proses dan waktu
pengerjaanya yang panjang. Implement solution membutuhkan proses yaitu
implement the improvements, monitor implementation performance, and review
programme effectiveness. Pelaksanaan implement solution membutuhkan waktu 6
bulan dalam pelaksanaanya karena pada tahapan ini terdapat proses review setelah
implementasi dan monitoring perbaikan. Selain itu pada tahapan berikutnya
operationalise solution membutuhkan proses build sustainability and identify new
governance requirements. Pelaksanaan operationalise solution baru bisa
dilaksanakan setelah hasil dari implement solution berupa review programme
effectiveness telah dihasilkan. Pada tahapan operationalise solution tahapan yang
dilakukan yaitu peninjauan ulang untuk proses review programme effectiveness dan
merencanakan perbaikan secara maksimal yang berguna untuk mempertahankan
tata kelola TI bagi perusahaan.
Langkah-langkah pada Gambar 3.2 merupakan suatu alur gambar yang
akan digunakan untuk menyusun tata kelola TI. Pada Gambar 3.2 terdapat input,
26
Gambar 3.2 Langkah-Langkah Kegiatan Metode Penelitian
3.1 Identify Needs
Pada tahapan ini, ada empat hal yang harus dilakukan untuk identifikasi
sebuah kebutuhan.Hal ini dapat dilihat pada Gambar 3.3 yang menjelaskan tentang
alur dari Alur Identify Needs.
Pada alur Identify Needs dijelaskan langkah-langkah dalam pengerjaan
antara lain mendapatkan komitmen dan kepedulian manajemen, mendefinisikan
lingkup kegiatan berdasarkan buku pedoman PT PJB, mendefinisikan risiko, dan
mendefinisi sumber daya. Identify Needs mempunyai peran sebagai kumpulan
persyaratan dan sasaran dari semua pihak untuk mendapatkan persetujuan
mengenai pendekatan dan ruang lingkup. Bagi manajemen teknologi informasi
semua pihak. Selain itu Identify Needs menyediakan saran ahli dan pedoman
mengenai teknologi informasi, memastikan bisnis dan eksekutif memahami dan
mengapresiasi seluruh isu kunci permasalahan. Identify Needs akan menghasilkan
rencana program yaitu tata kelola TI untuk information capital readiness (ICR).
Cara yang digunakan untuk identifikasi kebutuhan adalah studi literatur dan
wawancara dengan pihak perusahaan yaitu manajemen Sumber Daya Manusia
(SDM) dan SINFO.
Teks Wawancara
Kumpulan Dokumen Wawancara
Analisis
Buku Pedoman PT PJB Lingkup Kegiatan
ICR
Mendefinisikan resiko dan Sumber Daya
[image:33.595.89.507.253.525.2]Rencana Program
Gambar 3.3 Alur Identify Needs
3.1.1 Mendapatkan Komitmen dan Kepedulian Manajemen
Pada tahapan mendapatkan komitmen dan kepedulian manajemen langkah
yang akan dikerjakan yaitu melakukan wawancara dengan pihak manajemen PT.
PJB UPHT. Salah satu contoh pertanyaan tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.1 dan
detailnya dapat dilihat pada Lampiran 3. Selain melakukan wawancara apabila
terdapat kebijakan, atau buku yang mengatur tentang komitmen dan kepedulian
manajemen tentang tata kelola khususnya TI maka akan dilakukan analisis tentang
dokumen tersebut. Hasil pada tahapan ini adalah memperoleh informasi tentang
28
Tabel 3.1 Contoh Pertanyaan Mendapatkan Komitmen dan Kepedulian Manajemen
No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung
Komitmen Perusahaan
1 Apakah terdapat komitmen dari PT PJB dalam hal tata kelola khususnya dalam TI?
2 Dari mana komitmen tata kelola khususnya TI itu berasal?
3 Dalam Bentuk apakah Komitmen tata kelola khususnya TI?
Pelaksanaan Komitmen
7 Apakah terdapat peninjauan ulang tentang komitmen yang telah disusun perusahaan?
8 Dalam Bentuk apa peninjauan tersebut dilakukan?
9 Peninjauan tersebut dilakukan apakah dilakukan secara rutin, kalau ya berapa bulan sekali?
3.1.2 Mendefinisikan Lingkup Kegiatan Berdasarkan Buku Pedoman PT PJB
Pada tahapan mendefiniskan lingkup kegiatan berdasarkan buku pedoman
PT PJB langkah yang akan dikerjakan yaitu melakukan wawancara dengan pihak
manajemen SDM UPHT. Sebelum melakukan wawancara tahapan yang dilakukan
adalah melakukan analisis isi dari buku pedoman yang menjelaskan bahwa untuk
lingkup TI berada pada ICR dimana untuk ICR yang bertanggung jawab dalam
penilaian adalah sub direktorat teknologi informasi. Selain itu ICR membahas
tentang infrastruktur yang harus dikelola sedangkan untuk human capital readiness
(HCR) membahas tentang manajemen karyawan, dan organizational capital
readiness (OCR) tentang manajemen organisasi. Dilihat dari siapa yang
bertanggung jawab dan apa yang dibahas juga dilihat nilai realisasi yang dihasilkan
ICR. Penilaian realisasi ICR di dalam indikator kinerja proses untuk semester ini
juga paling rendah dibandingkan kegiatan lain di indikator sumber daya manusia
misalnya HCR mempunyai nilai KPI 4,15, OCR mempunyai nilai KPI 3,86 dan
ICR mempunyai nilai KPI 3,50 dari target yang diinginkan kantor pusat adalah
4,05. Penetapan target nilai KPI 4,05 didapatkan dari hasil kajian penilaian ICR
yang dilakukan kantor pusat semester sebelumnya karena setiap semester terdapat
peninjauan ulang untuk penetapan target nilai. Perhitungan nilai untuk key
performance indicator (KPI) dan maturity level sendiri telah diatur di dalam buku
pedoman yaitu untuk pencapaian mempunyai rumusan = (realisasi : rencana) x
100%, sedangkan untuk nilai mempunyai rumusan = persen nilai x bobot. Range
nilai bobot dan target antara 1 sampai 5.
Salah satu contoh pertanyaan tentang pemahaman tentang lingkup TI dapat
dilihat pada Tabel 3.2 dan detailnya dapat dilihat pada Lampiran 4. Hasil pada
tahapan ini adalah memperoleh informasi dan pemahaman tentang lingkup TI yang
terdapat di dalam buku pedoman PT PJB UPHT.
Tabel 3.2 Contoh Pertanyaan Pemahaman tentang Lingkup TI
No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung
1 Di dalam buku pedoman apakah terdapat komitmen tentang lingkup dalam bidang TI?
2 Untuk ICR dalam pelaksanaan pada PJB UPHT, siapa yang melaksanakanya?
3 Untuk ICR apa saja yang dibahas?
30
3.1.3 Mendefinisikan Risiko
Untuk tahapan setelah mendapatkan informasi tentang komitmen,
kepedulian manajemen dan lingkup kegiatan bedasarkan buku pedoman PT PJB,
tahap selanjutnya adalah mendefinisikan risiko berdarkan lingkup kegiatan ICR
yang telah dijelaskan pada tahap sebelumnya. Pada tahapan mendefiniskan risiko
langkah yang akan dikerjakan yaitu melakukan wawancara dengan pihak SINFO.
Risiko sendiri adalah bahaya yang dapat terjadi akibat sebuah proses yang sedang
berlangsung. Salah satu contoh pertanyaan tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.3 dan
detailnya dapat dilihat pada Lampiran 5. Hasil pada tahapan ini adalah memperoleh
informasi tentang risiko yang akan timbul apabila setiap kegiatan di dalam ICR
tidak terlaksana. Hasil wawancara ini juga diperkuat dari keterangan dokumen
[image:36.595.90.514.298.626.2]feedback reports bahasan OFI pada lampiran 2.
Tabel 3.3 Contoh Pertanyaan Mendefinisikan Risiko
No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung
1 Di dalam ICR apa saja bahasan harus diperhatikan untuk menentukan risiko?
2 Dokumen apa yang menjadi dasar untuk mengetahui risiko yang terjadi di dalam bahasan ICR?
3 Apa resiko yang akan muncul apabila tidak terdapat pengelolaan dan kesiapan dalam infrastructure?
3.1.4 Mendefinisikan Sumber Daya
Untuk tahapan setelah mendapatkan informasi tentang komitmen,
kepedulian manajemen dan lingkup kegiatan bedasarkan buku pedoman PT PJB,
mendefinisikan risiko dan tahap selanjutnya adalah mendefinisikan sumber daya.
Tahapan ini terdiri dari dua hal yang akan dibahas yaitu tentang menentukan standar
yang dipakai dan mendefinisikan organisasi program.
a. Menentukan Standar Yang Dipakai
Menentukan standar yang dipakai digunakan untuk mendefinisikan kerangka
kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Menentukan standar yang
dipakai untuk prosesnya bisa melihat dari hasil analisis wawancara pada proses
mendapatkan komitmen, kepedulian manajemen dan lingkup kegiatan
berdasarkan buku pedoman PT PJB. Setelah analisis didapat barulah bisa
menentukan standar apa yang sesuai dengan tata kelola TI perusahaan untuk
ICR. Analisis ini didapat dari buku pedoman kontrak kinerja unit dan dari proses
bisnis perusahaan. Setelah analisis ini dilakukan barulah bisa menentukan
standar apa yang sesuai untuk mendukung proses pengerjaan tata kelola TI.
b. Mendefinisikan Organisasi Program
Pada tahapan mendefiniskan organisasi program langkah yang akan dikerjakan
yaitu melakukan wawancara dengan pihak SINFO. Salah satu contoh pertanyaan
tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.4 dan detailnya dapat dilihat pada Lampiran
6. Hasil pada tahapan ini adalah memperoleh informasi tentang struktur
organisasi dengan peran dan tanggung jawab yang jelas, dan sumber daya yang
diperlukan untuk menjalankan program tata kelola teknologi informasi.
Tabel 3.4 Contoh Pertanyaan Mendefinisikan Organisasi Program
No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung
1 Apakah terdapat staff TI khusus untuk menerima semua informasi gangguan atau pertanyaan dari pengguna bisnis?
2 Menurut bapak apakah perlu adanya
32
informasi gangguan atau pertanyaan dari pengguna bisnis?
3 Perlukah ada pembagian tugas untuk
staff SINFO dalam pengerjaan ICR?
3.1.5 Rencana Program
Rencana program merupakan hasil dari Identify Needs. Rencana program
ini membutuhkan masukan dari kesimpulan hasil wawancara komitmen,
kepedulian manajemen, lingkup kegiatan berdasarkan buku pedoman PT PJB,
definisi risiko, definisi sumber daya dan hasilnya. Rencana program dalam
prosesnya terdapat dua hal yang dibahas yaitu mendefiniskan timeline, pendekatan,
dan metodologi serta mengkomunikasikan tujuan dan sasaran.
a. Mendefinisikan timeline, pendekatan,dan metodologi
Pada tahapan mendefinisikan timeline, pendekatan, dan metodologi yang
dikerjakan yaitu melakukan analisis lingkup ICR yang terdapat pada buku
pedoman penilaian kontrak kinerja unit dan wawancara dengan pihak SINFO.
Sebelum melakukan wawancara akan dilakukan analisis lingkup ICR yang
terdapat pada buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit yang digunakan
sebagai acuan untuk menentukan timeline, pendekatan, dan metodologi yang
dilakukan. Salah satu contoh pertanyaan tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.5
dan detailnya dapat dilihat pada Lampiran 9. Hasil pada tahapan ini adalah
memperoleh informasi tentang timeline, pendekatan,dan metodologi yang
dilakukan untuk mempersiapkan dan mengontrol kinerja dari ICR.
Tabel 3.5 Contoh Pertanyaan Timeline, Pendekatan,dan Metodologi
No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung
1 Apakah terdapat timeline ditiap masing-masing proses di dalam ICR?
2 Siapa yang bertanggung jawab dalam menentukan timeline ditiap masing-masing proses di dalam ICR?
3 Apa manfaat adanya timeline ditiap masing-masing proses di dalam ICR?
b. Mengkomunikasikan Tujuan dan Sasaran
Pada tahapan mengkomunikasikan tujuan dan sasaran yaitu memastikan bahwa
seluruh pihak yang terkena pengaruh telah dilibatkan dan berkomitmen
mengenai sasaran dan pendekatan program perbaikan ICR. Tahapan ini
dilakukan dengan cara wawancara dengan pihak SINFO. Salah satu contoh
pertanyaan tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.6 dan detailnya dapat dilihat pada
Lampiran 10. Hasil pada tahapan ini adalah mendapatkan alur komunikasi antara
bagian bisnis dan TI.
Tabel 3.6 Contoh Mengkomunikasikan Tujuan dan Sasaran
No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung
1 Mengapa komunikasi antara bisnis dan TI perlu untuk didefinisikan?
2 Apakah di PT PJB UPHT terdapat aturan yang menjelaskan tentang komunikasi antara bisnis danTI?
3 Sebelum terjalin komunikasi hal apa yang harus didefinisikan?
Dan seterusnya.
34
3.2 Envision Solution
Envision Solution mempunyai peran untuk memperoleh persetujuan atas
suatu target kemampuan yang diperlukan dan memastikan bahwa solusi yang
dipikirkan selaras dengan tujuan teknologi informasi. Hal ini dapat dilihat pada
Gambar 3.4 yang menjelaskan tentang alur Envision Solution.
Pada alur Envision Solution dijelaskan langkah-langkah dalam pengerjaan
antara lain membutuhkan masukan dokumen tentang rencana program yang akan
dilaksanakan. Langkah selanjutnya adalah melakukan wawancara dengan pihak
SINFO untuk mengetahui isi dan kegunaan dari dokumen Feedback Reports yang
dihasilkan dari assessment kantor pusat.
Terdapat dua langkah yang harus dilakukan pada Envision Solution yaitu
menganalisis hasil dari Feedback Reports dan mendefinisikan target perbaikan
yang diperoleh dari buku pedoman kontrak kinerja unit. Dari Envision Solution
yang dilakukan ini akan mendapatkan hasil yaitu berupa analisis kesenjangan dan
[image:40.595.90.506.301.711.2]identifikasi perbaikan.
Gambar 3.4 Alur Envision Solution
Rencana Program
Wawancara
Analisis
Kesenjangan Dan Identifikasi Perbaikan Feedback Report
Buku Pedoman PT PJB
3.2.1 Menganalisis Hasil Feedback Reports
Dari masukan rencana program yang telah disusun, langkah selanjutnya
adalah melakukan analisisis dan wawancara dengan pihak SINFO tentang isi
Feedback Reports yang telah dilakukan oleh tim assessor setiap semester.
Pertanyaan yang akan ditanyakan berisikan tentang kegunaan dan isi pembahasan
Feedback Reports. Salah satu contoh pertanyaan tersebut dapat dilihat pada Tabel
3.7 dan detailnya dapat dilihat pada Lampiran 11. Hasil pada tahapan ini adalah
[image:41.595.96.512.322.534.2]pendefinisian tentang isi yang ada di dalam dokumen Feedback Reports.
Tabel 3.7 Contoh Pertanyaan Hasil Feedback Reports
No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung
1 Siapa yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan dokumen feedback report?
2 Kapan dokumen feedback report ini dikeluarkan?
3 Apakah Keguanaan dari dokumen
feedback report?
3.2.2 Mendefinisikan Target Perbaikan
Langkah berikutnya yang dilakukan untuk bisa mendapatkan Envision
Solution adalah setelah hasil dokumen Feedback Reports dianalisis, setelah itu
mendefinisikan target perbaikan yang akan dilakukan oleh perusahaan untuk
semester depan. Untuk target perbaikan ini langkah yang akan dilakukan adalah
menganalisis buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit dan OFI dari dokumen
Feedback Reports. Target perbaikan yang diinginkan oleh perusahaan untuk
semester depan terdapat di dalam dokumen Feedback Reports berupa OFI. OFI
36
didapatkan dari hasil diskusi yang ditelah dilakukan oleh assessor kepada setiap
unit. Untuk bisa menghasilkan suatu OFI, assessor harus mengacu kepada buku
pedoman penilaian kontrak kinerja unit. Selain buku pedoman kontrak kinerja unit
sebagai acuan, untuk menentukan target perbaikan diperoleh dari dokumen
Feedback Reports berupa OFI pada Lampiran 2. Dari dokumen Feedback Reports
berupa OFI maka akan dianalisis dan akan dijadikan satu dengan penerapan target
di dalam buku pedoman kontrak kinerja unit pada Lampiran 12.
3.2.3 Analisis Kesenjangan dan Identifikasi Perbaikan
Tahap analisis kesenjangan dan identifikasi perbaikan dilakukan untuk
menentukan kesenjangan dari proses-proses teknologi informasi yang dipilih, dan
mengubah kesenjangan ini menjadi peluang perbaikan. Analisis kesenjangan dan
identifikasi perbaikan adalah tahap akhir dari proses envision solution. Analisis
kesenjangan didapatkan dari hasil ketetapan di buku pedoman kontrak kinerja unit
dan dari OFI yang terdapat di dalam dokumen Feedback Reports. Dari hasil
kesenjangan tersebut maka akan diidentifikasi perbaikan apa yang nantinya akan
dilakukan.
Selain analisis yang dilakukan hasil ketetapan di buku pedoman kontrak
kinerja unit dan dari OFI langkah yang dilakukan adalah melakukan wawancara
dengan SINFO dari masing-masing proses di dalam ICR. Salah satu contoh
pertanyaan tentang proses infrastructure dapat dilihat pada Tabel 3.8 dan detailnya
dapat dilihat pada Lampiran 13. Salah satu contoh pertanyaan tentang proses
business process management dapat dilihat pada Tabel 3.9 dan detailnya dapat
dilihat pada Lampiran 14. Salah satu contoh pertanyaan tentang proses information
Lampiran 15. Hasil pada tahapan ini adalah mengetahui penyebab dari
masing-masing kegiatan di dalam ICR sehingga menjadi suatu analisis identifikasi
perbaikan yang akan dilakukan oleh perusahaan.
Tabel 3.8 Contoh Pertanyaan Analisis Kesenjangan Proses Infrastructure
No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung
1 Apakah terdapat aturan tertulis mengenai standar dalalam penyediaan dan pengelolaan infrastructure TI dalam perusahaan?
2 Apa terdapat standar khusus yang dipakai untuk penyediaan dan pengelolaan
infrastructure perusahaan?
3 Apa saja infrastructure perusahaan yang harus disiapkan dan dikelola untuk mendukung proses bisnis perusahaan?
Tabel 3.9 Contoh Pertanyaan Analisis Kesenjangan Proses Business Process Management
No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung
1 Apakah terdapat aturan tertulis mengenai pemasukan data tiap aplikasi core business perusahaan?
2 Apa saja aplikasi core business perusahaan?
3 Dimana letak penyimpanan manual
book tiap aplikasi core business?
Dan seterusnya.
38
Tabel 3.10 Contoh Pertanyaan Analisis Kesenjangan Proses Information Management
No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung
1 Apakah terdapat aturan dan langkah-langkah tertulis mengenai menganalisa data hingga pemberian
comment pada aplikasi PBViews
yang digunakan manajemen?
2 Dimana letak penyimpanan manual
book PBViews?
3 Data apa saja yang dianalisis oleh pihak manajemen?
3.3 Plan Solution
Setelah dilakukan kedua tahapan yang telah terpenuhi diatas, tahap yang
berikutnya adalah tahapan plan solution. Plan solution ini mempunyai peran untuk
memastikan bahwa rencana program dapat direncanakan, masuk akal dan dapat
dicapai. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 3.5 yang menjelaskan tentang alur dari
alur Envision Solution.
Hasil Analisa Kesenjangan dan Identifikasi Perbaikan
Dokumen POB dan IK
Standart ITIL V3
Rencana Perbaikan Analisis
Analisis
Gambar 3.5 Alur Plan Solution
Pada alur Plan Solution dijelaskan langkah-langkah dalam pengerjaan
antara lain membutuhkan masukan dari dokumen sebelumnya yaitu dokumen
analisis kesenjangan dan target perbaikan. Setelah memperoleh dokumen analisis
kesenjangan dan target perbaikan maka identifikasi perbaikan akan di padukan
dengan standar ITIL V3 Service Operation untuk dianalisis sehingga memperoleh
rencana perbaikan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tahapan selanjutnya
adalah hasil dari rencana perbaikan tersebut setelah dipadukan oleh ITIL V3 Service
Operation dianalisis dan menghasilkan dokumen berupa Prosedur Operasi Baku
(POB) dan Instruksi Kerja (IK).
3.3.1 Menganalisis Keadaan Proyek
Tahap menganalisis keadaan proyek ini dilakukan untuk memprioritaskan
dan fokus pada proyek yang berdampak tinggi. Masukkan rencana program yang
telah disusun, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis masukkan yang
didapat dari hasil proses sebelumnya. Hasil masukkan berupa identifikasi perbaikan
dianalisis kembali untuk diklasifikasikan dan dipadukan kedalam proses yang
terdapat pada standar ITIL pada V3 service operation. Hasil pada tahapan ini adalah
perpaduan antara hasil identifikasi perbaikan dengan lima proses yang terdapat
pada standar ITIL pada V3 service operation. Pada ITIL V3 service operation
terdapat lima proses service operation yaitu :
1. Event Management adalah memonitor semua peristiwa yang terjadi di seluruh
infrastruktur TI.
2. Incident Management adalah berfokus kepada pemulihan kegagalan pelayanan
secepat mungkin bagi pelanggan, sehingga memiliki dampak minimal terhadap
bisnis.
3. Request fulfilment adalah proses penanganan permintaan layanan, dimana proses
40
4. Problem management adalah terlibat dalam menganalisis dan menyelesaikan
penyebab insiden. Selain itu mengembangkan kegiatan proaktif untuk mencegah
insiden saat ini dan masa depan.
5. Access management adalah proses yang memungkinkan pengguna layanan
untuk berwenang dalam akses. Sementara akses untuk pengguna yang sah
bersifat terbatas. Manajemen akses membantu memastikan bahwa akses ini
selalu tersedia pada waktu yang disepakati.
3.3.2 Pengembangan Rencana Perbaikan
Tahap pengembangan rencana perbaikan ini dilakukan untuk
mengintegrasikan proyek-proyek perbaikan dalam rencana program keseluruhan.
Untuk tahapan yang terakhir pada plan solution akan dilakukan pengembangan
rencana perbaikan. Dalam pengembangan rencana perbaikan yang dibutuhkan
adalah masukkan yang diperoleh dari hasil keadaan proyek. Dari hasil masukkan
tersebut akan menjabarkan secara detail hal yang mendukung rencana perbaikan
sesuai dengan standar ITIL V3 service operation. Hasil pada tahapan ini adalah
mengintegrasikan hasil analisis proyek-proyek perbaikan sehingga menghasilkan
suatu penyelesaian masalah yang bisa membantu perusahaan dalam menyelesaikan
41
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada Bab IV ini akan membahas hasil analisis dalam pembuatan tata kelola
Teknologi Informasi (TI) yang ada di PT PJB UPHT Gresik. Hasil yang didapatkan
dari masing-masing metode dari tahapan identify needs, envision solution, dan plan
solution adalah sebagai berikut.
4.1Identify Needs
Identify needs didapatkan dari studi literatur dan hasil wawancara kepada
pihak perusahaan yaitu manajemen dan SINFO. Pada Subbab 3.1 telah menjelaskan
proses dari tahapan identify needs antara lain mendapatkan komitmen dan
kepedulian manajemen, mendefinisikan lingkup kegiatan berdasarkan buku
pedoman PT PJB, mendefinisikan risiko, dan mendefiniskan sumber daya. Tahapan
identify needs dalam prosesnya akan menghasilkan output berupa rencana program.
4.1.1 Mendapatkan Komitmen dan Kepedulian Manajemen
Hasil dari jawaban wawancara pada Lampiran 3 dan hasil dari analisis dari
kebijakan, atau buku yang mengatur tentang komitmen akan memperoleh bahasan
mengenai suatu komitmen dalam menunjang tata kelola TI. Perusahaan PT PJB
UPHT mempunyai suatu rencana jangka panjang unit. Rencana jangka panjang unit
ini disusun setiap 4 tahun sekali. Jangka panjang unit yang telah disusun,
menjelaskan sasaran strategis UPHT dalam bidang TI salah satunya berada pada
Learning and Growth Perspective : Sumber Daya Manusia (SDM), Organisasi dan
42
Capital Readiness, Improve Information Capital Readiness). Selain rencana jangka
panjang unit ada juga rencana jangka panjang perusahaan perusahaan yang disusun
setiap 4 tahun sekali.
Dari kedua jangka panjang tersebut kemudian disusun suatu komitmen
untuk melakukan penilaian kontrak kinerja unit. Penyusunan buku penilaian
kontrak kinerja unit terdapat beberapa dokumen yang dibutuhkan sebagai acuan
diantaranya:
1. Keputusan Direksi PT PJB No 061.K/010/DIR/2009 tentang Organisasi dan Tata
Kerja PT PJB.
2. Keputusan Direksi PT PJB No 062.K/010/DIR/2009 tentang Organisasi dan Tata
Kerja PT PJB Kantor Pusat.
3. Keputusan Direksi PT PJB No 105.K/010/DIR/2007 tentang Tata Kelola Unit
Pembangkit.
4. Keputusan Direksi PT PJB No 038.K/010/DIR/2009 tentang Tata Kelola Unit
Pelayanan Pemeliharaan.
5. Keputusan Direksi PT PJB No 161.K/020/DIR/2010 tentang Implementasi PJB
Integrated Management System (PJB-IMS) Pada PT Pembangkitan Jawa Bali.
Buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit ini disusun sebagai dasar
daya saing perusahaan terhadap Peningkatan Kinerja Unit secara
berkesinambungan, PT PJB telah menetapkan program kerja yang terwujud dalam
Tata Kelola Unit. Selain itu, untuk mengevaluasi kinerja unit-unit PT PJB perlu
ditetapkan pedoman penilaian kontrak kinerja yang sesuai dengan indikator–
indikator proses bisnis terkini. Buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit
1. Sebagai pedoman dalam menetapkan pencapaian nilai kinerja unit dengan
prinsip proporsional dan keadilan.
2. Sebagai guidance/petunjuk di dalam implementasi kontrak kinerja, sehingga
dapat memenuhi target-target yang telah ditetapkan.
3. Sebagai panduan dalam pelaksanaan assessment yang dilaksanakan secara
periodik terhadap penilaian kontrak kinerja UP, UBJOM, UPHar dan BPWC.
4. Dengan penambahan unit dan badan assessment serta penambahan stream,
adalah upaya meningkatkan maturity level pada tata kelola perusahaan yang ada.
Semua karyawan PT PJB bertanggung jawab dalam penerapan buku
pedoman kontrak kinerja unit, karena buku pedoman unit merupakan suatu acuan
dalam pencapaian nilai kinerja unit, implementasi kontrak kinerja, dan pelaksanaan
assessment. Untuk pelaksanaan komitmen tersebut terdapat suatu peninjauan ulang
dalam bentuk assessment yang dilakukan oleh kantor pusat PT PJB ke
masing-masing unit. Assessment dilakukan secara rutin setiap 6 bulan sekali. Pertanggung
jawaban Assessment dilakukan oleh assessor yang telah ditunjuk sesuai dengan
bidangnya yang telah diatur di dalam buku pedoman kinerja unit.
Hasil dari assessment yang dilakukan kantor pusat akan menghasilkan
feedback reports. Dari hasil feedback reports ini akan ditindak lanjut oleh unit
untuk semester berikutnya. Untuk bisa memenuhi hasil feedback reports tidak
terdapat panduan secara terperinci hal apa saja yang seharusnya dilakukan, untuk
menanggulangi masalah tersebut maka unit mencari penyelesaian dengan cara
melihat Prosedur Operasional Baku (POB), namun jika tidak terdapat pada POB
maka unit akan mencari referensi di internet, buku, dll. Gambaran umum dari hasil
44
Gambar 4.1 Mendapatkan Komitmen dan Kepedulian Manajemen
4.1.2 Mendefiniskan Lingkup Kegiatan Berdasarkan Buku Pedoman PT PJB
Dari hasil wawancara yang dilakukan oleh manajemen pada Lampiran 4
diperoleh suatu informasi bahwa untuk komitmen perusahaan dalam tata kelola
khususnya TI diatur di dalam Buku pedoman PT PJB. Buku pedoman PT PJB ini
berjudul pedoman penilaian kontrak kinerja unit. Buku pedoman penilaian kontrak
kinerja unit ini menjelaskan tentang komitmen manajemen dalam hal pencapaian
nilai kinerja unit.
Lingkup TI di dalam buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit berada
pada Information Capital Readiness (ICR). Pemilihan ICR sebagai lingkup
kegiatan karena ICR merupakan kegiatan yang menangani masalah TI yang berada
di UPHT seperti Infrastructure, Business Process Management dan Information
Management, selain itu dalam penilaian yang dilakukan oleh kantor pusat yang
bertanggung jawab dalam penilaian adalah bagian sub direktorat teknologi
informasi. Penilaian realisasi ICR di dalam indikator kinerja proses untuk semester Rencana Jangka
Panjang Perusahaan
Buku Pedoman PT PJB
Rencana Jangka Panjang Unit
ini juga paling rendah dibandingkan kegiatan lainnya yaitu nilai realisasi Key
Performance Indicator (KPI) pada ICR 3,5 dari target yang diinginkan kantor pusat
adalah 4,05. Penilaian yang dilakukan oleh kantor pusat untuk kinerja proses yang
telah diatur di dalam buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit mempunyai
range bobot antara 1 hingga 5. Pembobotan antara range 1 higga 5 juga telah diatur
di dalam standar Capability Maturity Model Integration (CMMI) yaitu untuk bobot
level 1 initial, level 2 managed, level 3 defined, level 4 quantitatively managed, dan
level 5 optimizing.
Berikut ini akan dijelaskan tiga bahasan yang terdapat di dalam ICR yaitu
Infrastructure, Business Process Management dan Information Manag
