RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN
PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BERAS PADA
SUB DIVRE BULOG SURABAYA UTARA
TUGAS AKHIR
Program Studi SI Sistem Informasi
Oleh:
MUHAMMAD HAMDANI ABDILLAH 08410100192
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMASI
Halaman
ABSTRAK ...vii
KATA PENGANTAR ...viii
DAFTAR ISI ...x
DAFTAR TABEL ...xiv
DAFTAR GAMBAR ...xvii
DAFTAR LAMPIRAN ...xxii
BAB I PENDAHULUAN...1
1.1 Latar Belakang Masalah...1
1.2 Perumusan Masalah...5
1.3 Batasan Masalah...6
1.4 Tujuan Penelitian...6
1.5 Sistematika Penulisan...6
BAB II LANDASAN TEORI ...8
2.1 Pengertian Pengadaan Beras...8
2.1.1 Ketentuan Pengadaan Gabah/Beras...8
2.2 Pendistribusian dan Penyaluran Beras...10
2.3 Pengertian Persediaan...11
2.4 Konsep Dasar Retur...12
2.5 Safety Stock...12
2.5.1 Faktor Pendorong Safety Stock...13
2.5.2 Metode penentuan Safety Stock...14
2.6 Pengertian Pencatatan...16
2.7 Aplikasi...17
2.8 Website...17
2.9 Siklus Hidup Pengembangan Sistem...19
2.10.2 Database MySQL...23
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM...24
3.1 Analisa Sistem...24
3.1.1 Studi Literatur...24
3.1.2 Pengumpulan Data...25
3.1.3 Identifikasi Masalah...26
3.2 Analisa Kebutuhan Pengguna...28
3.2.1 Fungsi Tipe Barang...29
3.2.2 Fungsi Barang...29
3.2.3 Fungsi Pemasok...30
3.2.4 Fungsi Pencatatan Penerimaan...30
3.2.5 Fungsi Konfirmasi Pencatatan Penerimaan...31
3.2.6 Fungsi Berita Acara Penerimaan Barang...31
3.2.7 Fungsi Pencatatan Pengeluaran Barang...32
3.2.8 Fungsi Berita Acara Pengeluaran Barang...32
3.2.9 Fungsi Laporan Penerimaan...33
3.2.10 Fungsi Laporan Pengeluaran...33
3.2.11 Fungsi Laporan Persediaan...34
3.3 Desain Sistem...34
3.3.1 System Flow...35
3.3.2 Data Flow Diagram (DFD)...42
3.3.3 Entity Relationship Diagram...50
3.3.4 Struktur Tabel...52
3.3.5 Desain Input Output...56
3.3.6 Test Case...71
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI...79
4.1.2 Kebutuhan Hardware (Perangkat Keras)...80
4.2 Implementasi Sistem...80
4.2.1 Form Login...80
4.2.2 Form Halaman Utama Bagian Gudang...84
4.2.3 Data Master...84
4.2.4 Transaksi Penerimaan...98
4.2.5 Form Pencatatan Pengeluaran...106
4.2.6 Laporan...109
4.3 Evaluasi Sistem... 127
4.4 Analisis Hasil Uji Coba... 147
BAB V PENUTUP... 149
5.1 Kesimpulan...149
5.2 Saran...149
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Badan Urusan Logistik (Bulog) merupakan perusahaan umum milik
negara yang bergerak di bidang logistik pangan. Perusahaan Umum (Perum) Bulog
memiliki tugas pokok yaitu menjaga Harga Pembelian Pemerintah (HPP),
pengadaan dan penyaluran beras bersubsidi bagi kelompok masyarakat
berpendapatan rendah, pengadaan dan pengelolaan Cadangan Beras Pemerintah
(CBP) serta melakukan pengadaan beras dari luar negeri apabila ketersediaan beras
dalam negeri tidak mencukupi. Untuk penyerapan beras dalam per hari dapat
menyerap 8.000 ton, bahkan jika panen melimpah dapat menyerap hingga 10.000
ton per hari. Perum Bulog memiliki beberapa Divisi Regional (Divre) di beberapa
wilayah, salah satunya yaitu Jawa Timur (Jatim) yang disebut dengan Divre Jatim.
Divre Jatim sendiri memiliki sub-sub divre, salah satunya yaitu Sub Divre Surabaya
Utara, Sub Divre Surabaya Utara saat ini memiliki tiga gudang yaitu Gudang Beras
Bulog (GBB) Banjar Kemantren I, Banjar kemantren II dan Banjar Kemantren III,
untuk mitra kerja pemasok terdapat empat sumber yaitu Unit Kerja Pengadaan
(MKP), Unit Pengelolaan Gabah Beras (UPGB), Satuan Tugas Operasional
Pengadaan Gabah Dalam Negeri (SATGAS ADA DN) serta Bulog lain.
Mitra Kerja
6. Pemeriksaan Kualitas Beras
5. Menyerahkan Beras
Mitra Kerja
7. Ditolak
- Form permohonan Pengadaan
- PJB - DO KARPLAS
- SPTB
Gambar 1.1 Workflow Penerimaan Beras Pada Sub Divre Surabaya Utara
diserahkan ke gudang Bulog telah memenuhi persyaratan kualitas yang telah ditetapkan Perum Bulog. Setelah itu mitra kerja dapat menyerahkan beras sesuai dengan PJB dan SPTB ke gudang yang telah ditunjuk untuk dilakukan pemeriksaan oleh PPK. Berdasarkan hasil pemeriksaan oleh PPK maka kepala gudang dapat menerima, menolak atau meminta analisis ulang terhadap kualitas beras yang diserahkan mitra kerja, beras yang memenuhi persyaratan diterima untuk kemudian disimpan di gudang dan sebagai bukti penerimaan barang kepala gudang menerbitkan Rekap Penerimaan Barang (GD1M) dan PPK menerbitkan Lembar Hasil Pemeriksaan Kualitas (LHPK). Berdasarkan GD1M yang telah ditandatangani oleh kepala gudang yang bersangkutan, salinan PJB, LHPK yang dibuat oleh PPK, Kadivre/Kasubdivre/Kakansilog menerbitkan Surat Perintah Pembayaran (SPP) yang selanjutnya diserahkan kepada mitra kerja untuk pencairan pembayaran pengadaan ke pihak bank yang telah ditunjuk.
Berikutnya akan dijelaskan mengenai alur proses pengeluaran beras yang saat ini sedang berjalan pada Bulog Sub Divre Surabaya Utara, dapat dilihat pada gambar 1.2.
Divre Jawa Timur Sub Divre Surabaya Utara
Kepala Gudang
Sub Divre Surabaya Utara Kontraktor Pengangkut
1. Memberikan Perintah 2. Mengeluarkan
3. Mengeluarkan
4
. Me
n
y
e
ra
h
k
a
n
- LAKLOG - INANG - SPPB
- Beras - Berita acara serah terima
- GD1K
Untuk proses keluar beras, Sub Divre Surabaya Utara menerima perintah dari Divre Jatim berupa Pelaksanaan Logistik (Laklog) dan Instruksi Angkutan
(Inang) yaitu perintah untuk melakukan kegiatan Movement Nasional (Movenas),
selanjutnya atas dasar Laklog dan Inang tersebut Sub Divre Surabaya Utara
menerbitkan Surat Perintah Penyerahan Barang (SPPB) yang diserahkan kepada
kepala gudang yang ditunjuk untuk mengeluarkan beras. Setelah dilakukan
pengangkutan barang ke angkutan selanjutnya gudang yang mengeluarkan barang
tersebut membuat berita acara serah terima barang yang menyatakan pihak gudang
telah menyerahkan beras kepada pihak angkutan yang selanjutnya dilakukan
pengiriman. Kemudian pihak gudang membuat laporan yaitu rekap penyerahan
barang (GD1K) untuk diserahkan kepada Sub Divre Surabaya Utara.
Untuk jumlah safety stock yang ada pada Bulog Sub Divre Surabaya Utara
yaitu 10.000 ton dan apabila stock ada pada kondisi minimal maka akan dilakukan
proses pengadaan hingga memenuhi jumlah yang sudah ditentukan oleh Bulog dan
apabila stock beras pada kondisi penuh atau maksimal maka akan dilakukan
pengeluaran barang seperti Movement Nasional (Movenas) ke Bulog lain, Beras
Miskin (Raskin) dan operasi pasar.
Proses bisnis yang dilakukan selama ini yaitu bagian gudang memberikan
laporan harian hasil penerimaan ataupun pengeluaran beras kepada bagian
pelayanan publik yang selanjutnya akan dibuat laporan untuk diserahkan kepada
Kasubdivre, akan tetapi dalam kenyataannya proses penyerahan laporan yang
dalam bentuk hardcopy, dapat menyebabkan data hilang ataupun rusak dan Pada saat proses pengelolaan data sering terjadi salah menulis nilai sehingga pada saat dikonfirmasikan kepada bagian pelayanan publik harus mencari atau merevisi kesalahan, apabila terjadi kesalahan pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada laporan, maka akan sangat sulit dalam mencari dan mengurutkan data jika semua masih dilakukan secara manual berupa arsip. Hal tersebut juga memakan cukup banyak waktu.
Untuk itu akan dibuat suatu aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras Pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara. Aplikasi tersebut dirancang untuk membantu bagian gudang dalam hal melakukan pencatatan beras masuk dan keluar serta bagian pelayanan publik dalam hal pelaporan dan sebagai acuan untuk melakukan pengadaan beras. Aplikasi ini dijalankan menggunakan media website yang nantinya pengguna dapat mengakses dengan menggunakan device apapun dan dimanapun tentunya dengan media internet. Aplikasi ini nantinya digunakan oleh bagian gudang sebagai admin untuk menginputkan data beras masuk atau beras keluar, sedangkan untuk bagian pelayanan publik hanya bisa mengakses untuk melihat laporan jumlah beras masuk dan keluar, asal dan tujuan beras, serta jumlah stok pada setiap gudang.
1.2 Perumusan Masalah
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah di dalam pembuatan tugas akhir ini adalah: 1. Penelitian ini hanya membahas penerimaan dan pengeluaran beras pada Sub
Divre Bulog Surabaya Utara
2. Aplikasi ini tidak membahas tentang penerimaan mitra kerja 3. Aplikasi yang dibuat mengacu pada Pedoman Umum Bulog
4. Pengendalian persediaan menggunakan safety stock yang ditetapkan perusahaan 5. Aplikasi membahas retur penerimaan barang, dan tidak membahas retur
pengeluaran barang
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari tugas akhir ini menghasilkan rancang bangun aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan pada penelitian ini adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dikemukakan hal-hal yang menjadi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan serta sistematika penulisan laporan ini.
BAB II LANDASAN TEORI
persediaan untuk menjamin kelancaran mekanisme pemenuhan kebutuhan konsumen, database yang merupakan kumpulan dari data-data yang ada dan saling berkesinambungan.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini dibahas tentang gambaran umum dan perancangan dari sistem yang dibuat. Perancangan sistem yang dibuat meliputi block diagram, system flow, data flow diagram, Entity Relationship
Diagram, dan desain input output.
BAB IV IMPLEMENTASI dan EVALUASI
Pada bab ini dibahas tentang implementasi dari sistem yang dibuat secara keseluruhan serta melakukan pengujian terhadap aplikasi yang dibuat untuk mengetahui apakah sistem tersebut dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sesuai dengan yang diharapkan.
BAB V PENUTUP
8 2.1 Pengertian Pengadaan Beras
Pengadaan gabah atau beras adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh Perusahaan Umum Bulog dalam melaksanakan penugasan pemerintah (Direktorat Pelayanan Publik, 2014).
2.1.1 Ketentuan Pengadaan Gabah/Beras 1. Target Pengadaan
pengadaan dalam negeri dilaksanakan berdasarkan target pengadaan dalam negeri pada tahun berjalan yaitu:
a. Dibuat berdasarkan perhitungan kebutuhan penyaluran dan stok akhir yang diperlukan dan dibuat secara berjenjang mulai dari tingkat Sub Divre per-bulan per-komoditi gabah atau beras sesuai dengan kebutuhan dan kondisi objektif daerah masing-masing dan disesuaikan dengan rencana nasional. b. Target dapat direvisi sesuai dengan kondisi dinamis yang terjadi di lapangan. 2. Saluran Pengadaan
Saluran Pengadaan gabah/beras da;am negeri dilaksanakan melalui: a. Mitra Kerja Pengadaan Gabah/Beras Dalam Negeri.
b. Unit Pengelolaan Gabah Beras.
3. Mekanisme dan Penyerahan Gabah/Beras Pengadaan Dalam Negeri
a. Mekanisme pengadaan gabah/beras dalam negeri melalui Mitra Kerja, SATGAS ADA DN, UPGB dan Bulog lain diatur lebih rinci dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengadaan Dalam Negeri.
b. Penyerahan gabah/beras pengadaan dalam negeri dapat dilakukan sekaligus maupun secara bertahap di gudang Perum Bulog.
c. Perikatan pengadaan gabah dapat dilakukan melalui perjanjian terkait dan perjanjian terputus.
d. Penentuan perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditentukan oleh Kadivre/Kasubdivre/Kakansilog yang disesuaikan dengan kondisi daerah dan kesepakatan antara Perum Bulog dengan mitra kerja.
4. Pola Pengadaan
a. Pola pengadaan dapat dilaksanakan dengan pengadaan setempat, pengadaan lokal, pengadaan regional, dan pengadaan daerah defisit.
b. Pengadaan Setempat dilaksanakan berdasarkan Instruksi Presiden yang berlaku.
c. Pengadaan lokal, pengadaan regional dan pengadaan daerah defisit dimaksudkan untuk meningkatkan pengadaan dalam negeri dalam rangka pemenuhan kebutuhan penyaluran setempat setelah usulan yang diajukan oleh Kadivre mendapatkan persetujuan Direksi.
e. Apabila penyerapan melalui Pengadaan Setempat tidak optimal, dalam rangka memenuhi kebutuhan penyaluran setempat, maka dapat dilaksanakan Pengadaan Daerah Defisit.
f. Berdasarkan insentif harga daerah defisit maupun insentif angkutan ditetapkan oleh Direksi berdasarkan usulan Kadivre dan/atau hasil evaluasi oleh Kantor Pusat.
2.2 Pendistribusian/Penyaluran Beras
Distribusi atau penyaluran pangan khususnya beras adalah suatu pengaturan atau tindakan khusus dalam rangka mengarahkan pola distribusi kepada konsumen. Untuk stabilisasi ketersediaan beras dan harga beras di pasaran, maka perum Bulog menyalurkan/mendistribusikan beras persediaannya.
Golongan masyarakat yang menjadi konsumen dikelompokkan dalam 3 kelompok yaitu:
1. Golongan anggaran adalah golongan pembiayaan jatah berasnya dibiayai oleh Direktorat Jenderal Anggaran.
2. Golongan Non Anggaran adalah konsumen beras diluar Golongan Anggaran yang mengadakan transaksi jual beli berdasarkan perjanjian antara Divre/Sub Divre dengan konsumen yang bersangkutan baik jenis, jumlah dan harga serta syarat-syarat pergerakan dan pembayaran.
2.3 Pengertian Persediaan
Setiap perusahaan industri perlu memiliki perusahaan untuk menjamin kelangsungannya. Hal ini perlu dilakukan dengan menginvestasikan sejumlah uang kedalam nya. Mereka harus mampu mempertahankan jumlah persediaan optimum untuk menjamin kebutuhan bagi kemajuan kegiatan perusahaan baik secara kuantitas maupun kualitas.
Persediaan pada umumnya merupakan salah satu jenis aktiva lancar yang jumlah nya cukup besar dalam suatu perusahaan. Hal ini mudah dipahami karena persediaan merupakan faktor penting dalam menentukan kelancaran operasi perusahaan. Persediaan merupakan bentuk investasi, dari mana keuntungan (laba) itu bisa diharapkan melalui penjualan dikemudian hari. Oleh sebab itu pada kebanyakan perusahaan sejumlah minimal persediaan harus dipertahankan untuk menjamin kontinuitas dan stabilitas penjualannya. Pengertian persediaan menurut beberapa ahli antara lain sebagai berikut :
Menurut Sofyan Assauri dalam buku Marihot Manullang dan Dearlisinaga (2005), menerangkan bahwa ;
“Persediaan adalah sebagai suatu aktiva lancar yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha normal atau persediaan barang-barang yang masih dalam pekerjaan proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaanya dalam suatu proses
produksi.”
Menurut Zaki Baridwan (2000), menerangkan bahwa ;
“Pengertian persediaan barang secara umum istilah persediaan barang
Menurut John J.Wild, K R.Subramanyam dan Robert F Halsey (2004), menerangkan bahwa ;
“Persediaan (inventory) merupakan barang yang dijual dalam
aktivitas operasi normal perusahaan.”
Menurut Fien Zulfikarijah (2005), menerangkan bahwa ;
“Persediaan didefinisikan sebagai stock bahan baku yang digunakan untuk
memfasilitasi produksi atau memuaskan permintaan konsumen.“
2.4 Retur Penerimaan
Menurut Ardiyos (2005) dalam Buku Kamus Besar Akuntansi Pengertian Retur adalah mempertukarkan barang dagangan yang sudah terjual dengan suatu pembeyaran kembali atau kredit terhadap penjualan masa mendatang dalam perdagangan eceran (retail).
2.5 Safety Stock
Pengertian persediaan pengaman (safety stock) menurut Freddy Rangkuty (2004) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (Stock Out).
Sedangkan pengertian menurut Sofjan Assauri (2004) sama halnya dengan pengertian Freddy Rangkuty yaitu persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadi kekurangan bahan (Stock Out) .
Sedangkan pengertian menurut Fien Zulfikarijah (2005) Safety stock merupakan persediaan yang digunakan dengan tujuan supaya tidak terjadi stock out (kehabisan stock).
berasal dari reorder point oleh karena adanya safety stock. Keuntungan adanya safety stock adalah pada saat jumlah permintaan mengalami lonjakan, maka
persediaan pengaman dapat digunakan untuk menutup permitaan tersebut.
2.5.1 Faktor Pendorong Safety Stock
Menurut Fien Zulfikarijah (2005) ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan perusahaan melakukan safety stock yaitu ;
1. Biaya atau kerugian yang disebabkan oleh stock out tinggi. Apabila bahan yang digunakan untuk proses produksi tidak tersedia, maka aktivitas perusahaan akan terhenti yang menyebakan terjadinya idle tenaga kerja dan fasilitas pabrik yang pada akhirnya perusahaan akan kehilangan penjualannya.
2. Variasi atau ketidakpastian permintaan yang meningkat. Adanya jumlah permintaan yang meningkat atau tidak sesuai dengan peramalan yang ada diperusahaan menyebabkan tingkat kebutuhan persediaan yang meningkat pula, oleh karena itu perlu dilakukan antisipasi terhadap safety stock agar semua permintaan dapat terpenuhi.
3. Resiko stockout meningkat. Keterbatasan jumlah persediaan yang ada dipasar dan kesulitan yang dihadapi perusahaan mendapatkan persediaan akan berdampak pada sulitnya terpenuhi persediaan yang ada di perusahaan, kesulitan ini akan menyebabkan perusahaan mengalami stock out.
2.5.2 Metode Penentuan Safety Stock
Dalam menentukan safety stock terdapat metode yang dapat digunakan oleh perusahaan sebagai berikut :
1. Intuisi
Persediaan ditentukan berdasarkan jumlah safety stock pengalaman sebelumnya misalnya 1,5 kali; 1,4 kali dan seterusnya selama lead time. 2. Service level tertentu
Metode ini mengukur seberapa efektif perusahaan mensuplai permintaan barang dari stocknya. Dalam perhitungan digunakan probalitas untuk memenuhi permintaan, untuk itu diperlukan informasi yang lengkap tentang probalitas berbagai tingkatan permintaan selama lead time karena sering kali terjadi variasi. Variasi ini disebabkan oleh fluktuasi lama lead time dan tingkat permintaan rata-rata.
3. Permitaan dengan distribusi empiris
Metode ini didasarkan pada pengalaman empiris dimana dalam penentuan stock didasarkan pada kondisi riil yang dihadapi oleh perusahaan.
4. Permintaan distribusi normal
Permintaan yang dilakukan oleh beberapa pelanggan memiliki jumlah yang bebeda-beda, walaupun demikian dengan menggunakan asumsi permintaan bersifat total akan dapat dilakukan perhitungan dengan distribusi normal.
5. Permintaan berdistribusi Poisson
pelanggan dalam jumlah yang besar. Dengan adanya rata-rata tingkat pemesanan yang konstan dan interval waktu jumlah pemesanan tidak tergantung pada yang lainnya,maka penentuan safety stock nya dapat menggunakan pendekatan distribusi poisson dengan syarat jumlah permintaan rata-rata selama lead time sama atau kurang dari 20.
6. Lead time tidak pasti
Adanya jumlah permintaan yang tidak pasti pada periode tertentu akan berakibat lead time untuk setiap siklus pemesanan bervariasi. Untuk itu perusahaan akan berusaha menyediakan safety stock atau buffer stock selama lead time.
7. Biaya stock out
Peningkatan biaya penyimpanan akan meningkat service level, sehingga semua usaha yang digunakan untuk menutup semua level yang memungkinkan pada saat terjadi lead time permintaan merupakan tujuan yang sangat sulit dicapai. Untuk semua produk, permintaan maksimum akan lebih murah dibandingkan dengan terjadinya stockout. Permasalahannya adalah menentukan tingkat safety stock yang dapat menyeimbangkan biaya penyimpanan dengan biaya safety stock out. Dari uraian diatas pentingnya safety stock disebabkan oleh
2.6 Pengertian Pencatatan
Pencatatan berasal dari kata “catat” yang berarti menuliskan sesuatu untuk
pringatan. Adapun pengertian pencatatan berdasarkan beberapa buku yaitu:
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008) yang dimaksud
pencatatan: “Pencatatan adalah proses, pembuatan, cara mencatat atau menuliskan
sesuatu ke dalam buku”
Menurut Mulyadi (2008) mengemukakan bahwa, pencatatan adalah suatu urutan ketiga klerikal biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Menurut Simamora (2000) Pencatatan adalah pembuatan suatu catatan pembukuan, kronologis kejadian yang terjadi, terukur melalui suatu cara yang sistematis dan teratur.
Pencatatan sangat perlu dilakukan pada setiap kegiatan yang akan dan telah dilakukan untuk merakam dalam bentuk tulisan secara rinci rencana kegiatan yang akan dilakukan dan merekam hasil kegiatan yang telah dilakukan. Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pencatatan adalah suatu kegiatan penghimpunan data dengan cara mencatat sehingga mampu memberikan satu kesatuan informasi.
2.7 Aplikasi
nilai-nilai dasar hal, data, permasalahan atau pekerjaan. Jadi dalam hal ini bentuk dari tampilan data yang berubah, sedangkan isi yang termuat dalam data tersebut tidak mengalami perubahan. Jadi program aplikasi adalah sederet kode yang digunakan untuk mengatur komputer supaya dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan keinginan progammer atau user.
Definisi lain aplikasi merupakan kumpulan dari prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Misalnya penjumlahan, klasifikasi, rotasi, koreksi geometri, query, overlay, buffer, jointable dan sebagainya.
2.8 Website
Menurut Lee (1999) secara terminologi, website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang biasanya terangkum dalam sebuah domain (alamat) atau sub domain, yang tempatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di Internet. Sebuah halaman website adalah dokumen yang ditulis dalam format HTML (Hyper Text Markup Language), yang hampir selalu bisa diakses melalui HTTP, yaitu protokol yang menyampaikan informasi dari server website untuk ditampilkan kepada para pemakai melalui web browser. Semua publikasi dari website tersebut dapat membentuk sebuah jaringan informasi yang sangat besar.
Halaman – halaman dari website akan bisa diakses melalui sebuah URL yang biasa disebut Homepage. URL (Uniform Resource Locator) ini mengatur halaman – halaman situs untuk menjadi sebuah hirarki, meskipun hyperlink – hyperlink yang ada di halaman tersebut mengatur para pembaca dan memberitahu
mengakses sebagian atau keseluruhan isi website tersebut. Contohnya, ada beberapa situs – situs bisnis, situs – situs e-mail gratisan, yang membutuhkan subkripsi agar kita bisa mengakses situs tersebut.
Menurut Lee (1999) website dibagi menjadi dua jenis website statik dan website dinamis:
Sebuah Website statik adalah salah satu bentuk website yang isi didalam website tersebut tidak dimaksudkan untuk di update secara berkala, dan biasanya di
maintenance secara manual oleh beberapa orang yang menggunakan software
editor.
Sementara sebuah website dynamic adalah website yang secara berkala, informasi didalamnya berubah, atau website ini bisa berhubungan dengan pengguna dengan berbagai macam cara atau metode (HTTP cookies atau Variabel Database, sejarah kunjungan, variabel sesi dan lain-lain) bisa juga dengan cara interaksi langsung menggunakan form dan pergerakan mouse. Ketika web server menerima permintaan dari pengguna untuk memberikan halaman tertentu, maka halaman tersebut akan secara otomatis di ambil dari media penyimpanan sebagai respon dari permintaan yang diminta oleh pengguna. Sebuah situs dapat menampilkan dialog yang sedang berlangsung diantara dua pengguna, memantau perubahan situasi, atau menyediakan informasi yang berkaitan dengan sang pengguna.
2.9 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
System Development Life Cycle (SDLC) adalah suatu kerangka yang
A. Identifikasi, Seleksi dan Perencanaan
Tahap ini merupakan tahap preliminary dari pembuatan suatu software. Pada tahap ini, dikembangkan suatu rancang bangun dari suatu software. Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap ini antara lain.
1. Mengidentifikasi kebutuhan user.
2. Menyeleksi kebutuhan user dari proses identifikasi diatas, dengan menyesuaikan dengan kapasitas teknologi yang tersedia serta efisiensi.
3. Merencanakan sistem yang akan digunakan pada software yang dibuat, Dengan kebutuhan-kebutuhan sebagai berikut: kebutuhan fungsional dan non-fungsional, kebutuhan user, kebutuhan sistem, kebutuhan dokumen dan perangkat lunak.
B. Analisis Sistem
Tahap ini merupakan tahap penyempurnaan, yang bertujuan memperoleh kebutuhan software dan user secara lebih spesifik dan rinci. Tujuan dilakukan tahap ini adalah untuk mengetahui posisi dan peranan teknologi informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan, serta mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi dan implementasi software. Analisis sistem terbagi dua, yaitu.
1. Permodelan data, yang mencakup Entity Relationship Diagram (ERD), Conceptual Data Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM).
C. Desain Sistem
Setelah melakukan identifikasi serta analisis sistem, tahap selanjutnya adalah menerjemahkan konsep-konsep tersebut kedalam suatu sistem yang berwujud. Tahap ini meliputi pembuatan dan pengembangan sebagai berikut. 1. Desain form dan laporan (reports).
2. Desain antarmuka dan dialog (message). 3. Desain basis data dan file (framework). 4. Desain proses (process structure).
Pada tahap ini akan dihasilkan sebuah dokumen berupa Software Architecture Document (SAD). SAD ini adalah dokumen yang menjelaskan tentang
arsitektur proyek perangkat lunak yang berhubungan dengan project. D. Implementasi Sistem
Tahap implementasi sistem ini diawali dengan pengetesan software yang telah dikembangkan. Beberapa tahap pengetesan adalah sebagai berikut.
1. Developmental, yakni pengetesan error per module oleh programmer.
2. Alpha testing, yakni error testing ketika software digabungkan dengan antarmuka user.
yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Pada tahap ini akan dihasilkan sebuah dokumen berupa Test Plan. Dokumen Test Plan adalah sebuah dokumen yang digunakan memastikan dan memverifikasi antara rencana yang sudah dibuat dengan hasil yang dicapai., apakah sesuai dengan planning yang telah dibuat atau ada perubahan-perubahan dengan seiring pembuatan software.
E. Pemeliharaan Sistem
Tahap pemeliharaan sistem adalah sebagai berikut.
1. Korektif, yaitu memperbaiki desain dan error pada program (troubleshooting). 2. Adaptif, yaitu memodifikasi sistem untuk beradaptasi dengan perubahan
lingkungan.
3. Perfektif, yaitu melibatkan sistem untuk menyelesaikan masalah baru atau menambah fitur baru pada sistem yang telah ada.
4. Preventif, yaitu menjaga sistem dari kemungkinan masalah di masa yang akan datang.
2.10 Alat Kelengkapan Sistem
2.10.1 PHP (Personal Home Page)
Menurut Kadir (2008) PHP adalah kombinasi antara bahasa pemrograman dan aplikasi server. PHP merupakan server-side scripting yang digunakan untuk membuat dan menjalankan aplikasi web server yang dinamis, interaktif dan mempunyai performansi tinggi. Aplikasi server adalah program yang terdiri atas teknik-teknik dalam satu paket yang meliputi:
1. Ketangguhan bahasa pemrograman.
2. Pengaksesan basis data ke media penyimpanan yang permanent. 3. Mendukung internet protocol, khusunya HTTP dan e-mail.
PHP mampu berhubungan dengan basis data dan dapat diintegrasikan dengan HTML. PHP dapat berjalan dalam web server yang berbeda dalam system operasi yang berbeda pula. PHP ditulis dalam bahasa C, sehingga sebagian besar sintak PHP mirip dengan C dan perl. Beberapa keuntungan menggunakan PHP adalah sebagai berikut:
1. Open source, semua source code PHP tersedia.
2. PHP diterbitkan secara gratis, tidak ada biaya dalam mengimplementasikan. 3. Cross-platform, PHP dapat berjalan dalam sistem operasi Windows 98,
Windows NT dan Macintosh.
4. PHP juga dapat berjalan pada server microsoft personal Web Server, IIS dan Aphace.
5. Embedded-html, karena itu PHP mudah dipelajari.
2.10.2 Database MySQL
Database MySQL adalah jenis database yang sangat populer dan
24 BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem ini mencakup idetifikasi masalah yang digambarkan dalam bentuk document flow dan hasil identifikasi masalah atau solusi yang digambarkan dalam bentuk arsitektur aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada sub divre Bulog Surabaya Utara.
3.1.1 Studi Literatur
Studi literatur berisi tentang teori, temuan, dan bahan penelitian lain yang diperoleh dari bahan acuan untuk dijadikan landasan kegiatan penelitian. Uraian yang relefan dengan kasus atau permasalahan yang ditemukan.
Referensi tersebut berisikan tentang: 1. Profil perusahaan
2. Proses bisnis perusahaan 3. Permasalahan yang ada
4. Mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan
3.1.2 Pengumpulan Data Wawancara
Wawancara yang dilakukan pada penelitian ini, dilakukan selama beberapa minggu, langkah ini bertujuan untuk mencari permasalahan yang sedang dihadapi oleh pihak perusahaan saat ini. Wawancara terkait informasi ini dilakukan secara langsung dengan Divisi pelayanan publik dan bagian gudang Sub Divre Bulog Surabaya Utara sebagai narasumbernya.
Wawancara tersebut menghasilkan berbagai informasi, seperti profil perusahaan, visi, misi, tujuan, struktur organisasi serta tugas dan kewajiban dari masing-masing bagian pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara. Hasil wawancara tersebut juga menghasilkan data penerimaan dan pengeluaran, serta proses bisnis perusahaan yang berjalan pada perusahaan. Data tersebut yang nantinya akan digunakan sebagai contoh data untuk melakukan penyusunan laporan.
Observasi
3.1.3 Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah merupakan langkah awal untuk membuat sistem baru atau mengembangkan sistem yang sudah ada. Berdasarkan hasil survey dan wawancara yang dilakukan pada bagian gudang dalam transaksi penerimaan dan pengeluaran beras penulis dapat menggambarkan sistem yang sedang berjalan dalam bentuk document flow, dengan penjelasan sebagai berikut :
Proses bisnis yang dilakukan selama ini yaitu bagian gudang memberikan laporan harian hasil penerimaan ataupun pengeluaran beras kepada bagian pelayanan publik yang selanjutnya akan dibuat laporan untuk diserahkan kepada Kasubdivre, akan tetapi dalam kenyataannya proses penyerahan laporan yang dilakukan oleh bagian gudang ke bagian pelayanan publik tidak dilakukan secara langsung karena jarak antara gudang dengan kantor utama yang terpisah sehingga proses pelaporan menjadi terhambat. Selain itu Proses pengumpulan data-data dalam bentuk hardcopy, dapat menyebabkan data hilang ataupun rusak dan pada saat proses
Dokumen flow Penerimaan beras/gabah
Supplier Divre/subdivre Gudang PPK
P
h
as
e
Mulai
Mengisi form permohonan PJB
Validasi Form
permohonan PJB
Menerbitkan PJB, SPTB, SPPK
Melakukan pemeriksaan kualitas [DIGUDANG]
RPK Sesuai?
Melakukan persetujuan barang
masuk
Melakukan pencairan dana ke BANK yang
ditunjuk
Selesai
GD1M & LHPK Membuat memo penyerahan jaminan
Ya Valid?
Form permohonan PJB [tervalidasi] Tidak
Memo penyerahan jaminan
Membuat memo konfirmasi barang sampai digudang
Memo konfirmasi barang sampai digudang
Membuat RPK
Tidak
1
Gambar 3.1 Document flow penerimaan barang
bagian pelayanan publik. Rekap harian dari bagian gudang digunakan oleh bagian pelayanan publik sebgai dasar proses membuat laporan periode yang akan diserahkan pada divre dan sub divre.
Pengeluaran beras/gabah
Divre Subdivre Gudang Pelayanan Publik
P
h
as
e
Mulai
Membuat SPPB
SPPB
Pengangkutan barang
Membuat berita acara serah terima
Membuat laporan rekap GD1K Berita acara serah
terima
GD1K
Membuat rekap harian pengeluaran barang
Rekap harian pengeluaran barang
Membuat laporan periode
Laporan pengeluaran barang
Selesai Laporan pengeluaran barang Laklog & Inang
Gambar 3.2 Document flow pengeluaran barang
3.2 Analisa Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian gudang dan pelayanan publik khususnya dengan user-user yang bersangkutan dengan sistem, maka dapat dibuat User Requirement. User Requirement berfungsi untuk mengetahui kebutuhan dari
bersangkutan dengan sistem. Dapat dilihat User Requirement penjadwalan dan monitoring perbaikan lambung kapal sebagai berikut:
3.2.1 Fungsi Tipe Barang
Tabel 3.1 User requirement data tipe barang
Deskripsi : Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan data barang yang ada.
Aktor : Bagian Admin Gudang
Input : Data barang (Beras, Gabah).
Proses : 1. Menginputkan data barang yang akan dikelola 2. Simpan Data barang
Output : Tampilan data barang yang sudah diinputkan
Peraturan 1. Harus mengisi semua kolom yang telah disediakan
3.2.2 Fungsi Barang
Tabel 3.2 User requirement data detil barang
Deskripsi :
Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan data detil barang sudah ada pada fungsi barang.
Aktor : Bagian Admin Gudang
Input : Data detil barang (BERAS LN THAILAND 15, BERAS
LN VIETNAM 20).
Proses : 1. Menginputkan data detil barang yang akan dikelola 2. Simpan Data barang
Output : Tampilan data detil barang yang sudah diinputkan
3.2.3 Fungsi Pemasok
Tabel 3.3 User requirement data pemasok
Deskripsi : Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan data pemasok sudah ada.
Aktor : Bagian Admin Gudang
Input : Data Pemasok (UD. SAHABAT TANI, UD BAHAGIA).
Proses : 1. Menginputkan data pemasok yang akan dikelola 2. Simpan Data pemasok
Output : Tampilan data pemasok yang sudah diinputkan
Peraturan 1. Harus mengisi semua kolom yang telah disediakan
3.2.4 Fungsi Pencatatan Penerimaan
Tabel 3.4 User requirement data pencatatan penerimaan
Deskripsi : Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan data pencatatan penerimaan.
Aktor : Bagian Admin Gudang
Input :
Data Penerimaan (No. Transaksi, Tgl Penerimaan, Jenis Pengadaan, Pemasok, Barang, Asal Panen, Tahun Panen, Jumlah).
Proses
: 1. Menginputkan data pencatatan penerimaan yang akan dikelola
2. Simpan data pencatatan penerimaan
Output : Tampilan data pencatatan penerimaan yang sudah
diinputkan
3.2.5 Fungsi Konfirmasi Pencatatan Penerimaan
Tabel 3.5 User requirement data konfirmasi pencatatan penerimaan
Deskripsi :
Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan data konfirmasi dari pencatatan penerimaan.
Aktor : Bagian Admin Gudang
Input :
Data konfirmasi Penerimaan (No. Transaksi, Tgl Penerimaan, Jenis Pengadaan, Pemasok, Barang, Asal Panen, Tahun Panen, Jumlah, No. Pengecekan, Realisasi Jumlah).
Proses
: 1. Menginputkan data konfirmasi pencatatan penerimaan yang akan dikelola
2. Simpan data konfirmasi pencatatan penerimaan
Output : Tampilan data konfirmasi pencatatan penerimaan yang
sudah diproses
Peraturan 1. Harus mengisi semua kolom yang telah disediakan
3.2.6 Fungsi Berita Acara Penerimaan Barang
Tabel 3.6 User requirement berita acara penerimaan barang
Deskripsi :
Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan no transaksi pencatatan penerimaan untuk mencetak berita acara penerimaan
Aktor : Bagian Admin Gudang
Input : Data berita acara penerimaan barang (No. Transaksi
pencatatan penerimaan).
Proses : 1. Menginputkan data no transaksi
2. cetak data pencatatan penerimaan barang
Output : Tampilan berita acara penerimaan barang
3.2.7 Fungsi Pencatatan Pengeluaran Barang
Tabel 3.7 User requirement pencatatan pengeluaran barang
Deskripsi : Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan data pencatatan pengeluaran barang
Aktor : Bagian Admin Gudang
Input :
Data pencatatan pengeluaran barang (No. Pengeluaran, Tgl Pengeluaran, Barang, Stok barang, Keperluan Pengeluaran, Penerima, Tujuan Pengiriman, Jumlah).
Proses : 3. Menginputkan data pencatatan pengeluaran barang 4. Simpan data pencatatan pengeluaran barang
Output : Tampilan pencatatan pengeluaran barang
Peraturan 1. Harus mengisi semua kolom yang telah disediakan
3.2.8 Fungsi Berita Acara Pengeluaran Barang
Tabel 3.8 User requirement berita acara pengeluaran barang
Deskripsi :
Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan no pengeluaran dari transaksi pencatatan pengeluaran untuk mencetak berita acara pengeluaran
Aktor : Bagian Admin Gudang
Input : Data berita acara pengeluaran barang (No. Pengeluaran
pencatatan penerimaan).
Proses : 1. Menginputkan data no pengeluaran
2. Cetak data berita acara pengeluaran barang
Output : Tampilan berita acara pengeluaran barang
3.2.9 Fungsi Laporan Penerimaan
Tabel 3.9 User requirement laporan penerimaan barang
Deskripsi :
Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan tanggal awal dan tanggal akhir serta nama pemasok
Aktor : Bagian Admin Gudang
Input : Tanggal awal, Tanggal akhir dan Nama pemasok.
Proses
: 1. Menginputkan tgl awal dan tanggal akhir serta nama pemasok
2. Proses laporan penerimaan
Output : Tampilan laporan penerimaan barang
Peraturan 1. Tanggal awal harus lebih besar dari pada tanggal akhir
3.2.10 Fungsi Laporan Pengeluaran
Tabel 3.10 User requirement laporan pengeluaran barang
Deskripsi :
Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan tanggal awal dan tanggal akhir serta keperluan
Aktor : Bagian Admin Gudang
Input : Tanggal awal, Tanggal akhir dan keperluan
Proses
: 1. Menginputkan tgl awal dan tanggal akhir serta keperluan
2. Proses laporan pengeluaran
Output : Tampilan laporan pengeluaran barang
3.2.11 Fungsi Laporan Persediaan
Tabel 3.11 User requirement laporan persediaan barang
Deskripsi : Fungsi ini digunakan oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menginputkan tanggal awal dan tanggal akhir
Aktor : Bagian Admin Gudang
Input : Tanggal awal dan Tanggal akhir
Proses : 1. Menginputkan tgl awal dan tanggal akhir 2. Proses laporan persediaan
Output : Tampilan laporan persediaan barang
Peraturan 1. Tanggal awal harus lebih besar dari pada tanggal akhir
3.3 Desain Sistem
Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah atau kendala pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan adanya sistem atau aplikasi yang baru. Perancangan sistem menggunakan bahasa pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap sistem. Langkah – langkah yang dilakukan dalam perancangan sistem ini adalah membuat :
1. System Flow 2. Context Diagram 3. Diagram Jenjang Proses 4. Data Flow Diagram
3.3.1 System Flow
Transaksi penerimaan barang dimulai dari proses menambah atau mengubah data SPTB (maintenance data SPTB) yang dilakukan oleh bagian gudang selanjutnya aplikasi menyimpan data SPTB pada tabel TRS_ADA dan menampilkan informasi data SPTB yang telah diinputkan kepada bagian gudang dari tabel TRS_ADA, GUDANG, PEMASOK, BARANG dan DETIL_BARANG.
Pencatatan Penerimaan dan Pengeluaran Beras
Data SPTB Maintenance data SPBT
Menampilkan data SPTB Informasi data SPTB
1
Menampilkan data penerimaan barang Informasi data
penerimaan
Update data persediaan
Data SPPB Menyimpan data SPPB
Menampilkan data pengeluaran barang Informasi data
pengeluaran barang
TRS_KLR
Update persediaan barang
Menampilkan laporan penerimaan Informasi laporan
penerimaan
Periode Menampilkan laporan pengeluaran Informasi laporan
pengeluaran 1
1
Periode Menampilkan laporan persediaan Informasi laporan
persediaan
Cetak Laporan Penerimaan
Cetak Laporan Pengeluaran
Cetak Laporan Persediaan
Gambar 3.3 System flow aplikasi penerimaan dan pengeluaran beras
Transaksi pengeluaran barang dimulai dari proses validasi data SPPB yang dilakukan oleh bagian gudang selanjutnya aplikasi menyimpan data SPPB pada tabel TRS_KLR dan mengubah data persediaan barang pada tabel DETIL_BARANG kemudian aplikasi menampilkan informasi data barang keluar kepada bagian gudang dari tabel TRS_KLR, BARANG dan DETIL_BARANG.
Proses membuat laporan dimulai dari memilih laporan dan priode laporan selanjutnya aplikasi mengambil data dari tabel – tabel yang dibutuhkan untuk menampilkan atau mencetak laporan dan periode yang dipilih.
3.3.2 Context Diagram
Gambar 3.4 context diagram merupakan diagram konteks aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras yang memiliki dua entity, yaitu: 1. Entity gudang berperan sebagai pengelola data master aplikasi, sebagai pemberi
data yang berkaitan dengan proses pencatatan peneriman dan pengeluaran barang.
Gambar 3.4 Context diagram
3.3.3 Diagram Jenjang Proses
Gambar 3.5 merupakan gambar diagram jenjang proses yang dirancang untuk membangun aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada sub divre Bulog Surabaya Utara.
LAPORAN PENERIMAAN BRG LAPORAN PENGELUARAN BRG
LAPORAN PERSEDIAAN BRG DATA PERIODE INFORM ASI DATA SPTB
DATA DETIL BARANG INFORM ASI DATA PENERIMAAN
DATA BARANG
DATA PEMASOK
DATA GUDANG INFORM ASI BARANG KELUAR
DATA RPK DATA DETIL BARANG
DATA SPTB DATA BARANG
DATA PEMASOK DATA GUDANG
DATA SPPB
0
APLIKASI PENCATATAN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BERAS
+
GUDANG
Gambar 3.5 Diagram jenjang proses
3.3.4 Data Flow Diagram Data Flow Diagram Level 0
Gambar 3.6 Data flow diagram level 0 merupakan gambar yang dirancang untuk membangun aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras sub divre Bulog Surabaya Utara, data flow diagram ini memiliki empat proses besar, yaitu proses mengelola data master , proses transaksi penerimaan barang, proses transaksi barang keluar dan proses pembuatan laporan dirancang.
0
Aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang
MENAMPILKAN DATA SPTB
UPDATE DATA PERSEDIAAN
2.6 MENAMPILKAN DATA PENERIMAAN
BARANG
3.1
VALIDASI DATA BARANG
3.2
MENAMPILKAN DATA BARANG
KELUAR
3.3
INSERT DATA SPTB
3.4
UPDATE PERSEDIAAN
4.1
MENAMPILKAN LAPORAN PENERIMAAN BARANG
4.2
MENAMPILKAN LAPORAN BARANG KELUAR
4.3
MENAMPILKAN LAPORAN PERSEDIAAN BARANG 1
KELOLA DATA MASTER
1.1
KELOLA MASTER GUDANG
1.2
KELOLA MASTER PEMASOK
1.3
KELOLA MASTER BARANG
1.4
Gambar 3.6 Data flow diagram level 0
Data Flow Diagram Level 1 Mengelola Data Master
Data flow diagram level 1 mengelola data master merupakan perancangan
sistem hasil decomposition dari data flow diagram level 0 proses mengelola data master, data store yang digunakan untuk mengelola master antara lain adalah data store gudang, pemasok, barang dan detil barang. untuk lebih jelasnya data flow diagram level 1 dapat dilihat pada gambar 3.7 berikut ini
DATA BARANG
DATA TRS BRG MASUK DATA TRS BRG KELUAR
DATA GUDANG
DATA DETIL BARANG DATA BARANG
DATA PEMASOK
DATA BARANG KELUAR STOK
STOK DATA DETIL BARANG
DATA GUDANG
DATA DETIL BARANG
DATA PEMASOK DATA BARANG
[DATA DETIL BARANG] [DATA BARANG]
[LAPORAN PENERIM AAN BRG] [LAPORAN PENGELUARAN BRG]
[LAPORAN PERSEDIAAN BRG] [DATA PERIODE]
[INFORMASI DATA SPTB] [INFORMASI DATA PENERIM AAN] [DATA PEMASOK]
[DATA GUDANG] [INFORMASI BARANG KELUAR]
[DATA RPK] [DATA DETIL BARANG]
[DATA SPTB] [DATA BARANG]
[DATA PEMASOK] [DATA GUDANG]
[DATA SPPB] GUDANG
PELAYANAN PUBLIK DAN GUDANG
1
MENGELOLA DATA M ASTER
+
2
TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG
+
3
TRANSAKSI PENGELUARAN BARANG
+
4
MEMBUAT LAPORAN
Gambar 3.7 Data flow diagram level 1 mengelola data master
Data Flow Diagram Level 1 Mencatat Transaksi Penerimaan Barang
Data flow diagram level 1 mencatat transaksi penerimaan barang merupakan perancangan sistem hasil decomposition dari data flow diagram level 0
[DATA BARANG] [DATA PEMASOK]
[DATA BARANG]
[DATA DETIL BARANG] [DATA GUDANG]
[DATA BARANG KELUAR]
[DATA DETIL BARANG] [STOK]
[STOK] [DATA GUDANG]
[DATA PEMASOK]
[DATA DETIL BARANG] [DATA BARANG]
DATA DETIL BARANG DATA BARANG
DATA GUDANG DATA DETIL BARANG
DATA BARANG
[DATA DETIL BARANG] [DATA BARANG]
[DATA PEMASOK] [DATA GUDANG]
[DATA DETIL BARANG] [DATA BARANG]
4 DETIL BARANG 1.1
KELOLA M ASTER GUDANG
+
1.2
KELOLA M ASTER PEM ASOK
+
1.3
KELOLA M ASTER BARANG
+
1.4
KELOLA M ASTER DETIL BARANG
+
1 GUDANG
3 BARANG
TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG
TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG
TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG
TRANSAKSI PENGELUARAN BARANG
TRANSAKSI PENERIMAAN BARANG TRANSAKSI PENGELUARAN BARANG TRANSAKSI PENGELUARAN BARANG
MEMBUAT LAPORAN
MEMBUAT LAPORAN
MEMBUAT LAPORAN
MEMBUAT LAPORAN
proses mencatat transaksi penerimaan barang, dimulai dari proses menambah atau mengubah data SPTB (maintenance data SPTB) yang dilakukan oleh bagian gudang selanjutnya aplikasi menyimpan data SPTB pada tabel TRS_ADA dan menampilkan informasi data SPTB kepada bagian gudang dari tabel TRS_ADA, GUDANG, PEMASOK, BARANG dan DETIL_BARANG.
Gambar 3.8 Data flow diagram level 1 mencatat transaksi penerimaan barang
Data Flow Diagram Level 1 Mencatat Transaksi Barang Keluar
Data flow diagram level 1 mencatat transaksi pengeluaran barang merupakan perancangan sistem hasil decomposition dari data flow diagram level 0 proses mencatat transaksi pengeluaran, transaksi pengeluaran barang dimulai dari proses validasi data SPPB yang dilakukan oleh bagian gudang selanjutnya aplikasi
[DATA TRS BRG MASUK] [STOK]
DATA PENERIM AAN BARANG DATA PERSEDIAAN
DATA RPK DATA PENERIM AAN BARANG
DATA RPK
[DATA DETIL BARANG ]
Flow_218
[INFORMASI DATA SPTB]
[INFORMASI DATA PENERIMAAN]
[DATA RPK] [DATA SPTB]
GUDANG
MENGELOLA DATA M ASTER
MENGELOLA DATA M ASTER MENGELOLA DATA M ASTER
MENGELOLA DATA M ASTER 2.1
MAINTENANCE DATA SPTB
2.2
MENAMPILKAN DATA SPTB UPDATE DATA
PERSEDIAAN
MENGELOLA DATA M ASTER
menyimpan data SPPB pada tabel TRS_KLR dan mengubah data persediaan barang pada tabel DETIL_BARANG kemudian aplikasi menampilkan informasi data barang keluar kepada bagian gudang dari tabel TRS_KLR, BARANG dan DETIL_BARANG
Gambar 3.9 Data flow diagram level 1 mencatat transaksi barang keluar
[DATA BARANG]
[DATA TRS BRG KELUAR] [DATA BARANG KELUAR]
[STOK]
DATA BARANG KELUAR [DATA DETIL BARANG]
STOK DATA BARANG KELUAR DATA BARANG KELUAR
[INFORMASI BARANG KELUAR] [DATA SPPB]
GUDANG
MENGELOLA DATA M ASTER 3.1
VALIDASI DATA BARANG KELUAR
3.2 MENAMPILKAN DATA BARANG
KELUAR
6 TRS KLR
3.3
INSERT DATA SPTB
3.4
UPDATE PERSEDIAAN
MENGELOLA DATA M ASTER
MENGELOLA DATA M ASTER
Data Flow Diagram Level 1 Membuat Laporan
Gambar 3.10 Data flow diagram level 1 membuat laporan
Proses membuat laporan dimulai dari memilih laporan dan priode laporan selanjutnya aplikasi mengambil data dari tabel – tabel yang dibutuhkan untuk menampilkan atau mencetak laporan dan periode yang dipilih
3.3.5 Entity Relationship Diagram
Entity relationship diagram (ERD) yang dirancang untuk aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras Pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) yang ada pada Gambar 3.11 Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) yang ada pada Gambar 3.12 Physical Data Model (PDM).
[DATA GUDANG]
[DATA TRS BRG MASUK]
[DATA TRS BRG KELUAR]
Flow_314 Flow_313
Flow_311 Flow_310 Flow_309
[DATA DETIL BARANG]
Flow_307 Flow_306
[DATA BARANG] [DATA PEMASOK]
[LAPORAN PENERIM AAN BRG]
[LAPORAN PENGELUARAN BRG]
[LAPORAN PERSEDIAAN BRG] [DATA PERIODE]
PELAYANAN PUBLIK DAN GUDANG
MENGELOLA DATA M ASTER
MENGELOLA DATA M ASTER
MENGELOLA DATA M ASTER MENGELOLA DATA M ASTER
TRANSAKSI PENGELUAR AN BARANG 4.1 LAPORAN BARANG
Conceptual Data Model (CDM)
CDM dari aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras ini terdapat 6 tabel yang berasal dari kebutuhan penyimpanan data dari data flow diagram yaitu tabel GUDANG, BARANG, DETIL_BARANG, PEMASOK, TRS_ADA, TRS_KLR CDM sistem ini dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Gambar 3.11 Conceptual Data Model (CDM)
MEMILIKI
Variable characters (15) Variable characters (50)
BARANG #
o
KODE_BARANG NAMA_BARANG
Variable characters (15) Variable characters (50)
DETIL_BARANG
Variable characters (15) Variable characters (4) Integer
Variable characters (100) Variable characters (2) PEMASOK
Variable characters (15) Variable characters (50) Variable characters (15)
TRS_ADA
Variable characters (25) Variable characters (25) Date & Time Variable characters (15) Variable characters (50) Variable characters (4) Integer
Integer Integer
Variable characters (15)
TRS_KLR
Variable characters (25) Date & Time Variable characters (50) Variable characters (150) Integer
Physical Data Model (PDM).
PDM dari aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras ini terdapat 6 tabel yang berasal dari kebutuhan penyimpanan data dari data flow diagram yaitu tabel GUDANG, BARANG, DETIL_BARANG, PEMASOK, TRS_ADA, TRS_KLR PDM sistem ini dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Gambar 3.12 Physical Data Model (PDM)
3.3.6 Struktur tabel
Struktur tabel merupakan penjabaran dan penjelasan dari database yang dirancangan untuk aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras Pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara, misalnya fungsi dari masing-masing tabel, field yang ada di dalam tabel dan tipe data dari masing-masing field.
KODE_GUDANG = KODE_GUDANG
KODE_BARANG = KODE_BARANG
KODE_DTLBRG = KODE_DTLBRG
KODE_DTLBRG = KODE_DTLBRG KODE_PEMASOK = KODE_PEMASOK
Tabel Gudang
Primary Key : KODE_GUDANG Foreign Key : KODE_GUDANG
Fungsi : Menyimpan informasi gudang
Tabel 3.12 Struktur tabel gudang
Field Name Data Type Length Constrain
KODE_GUDANG VARCHAR 15 PK
NAMA_GUDANG VARCHAR 50
Tabel Pemasok
Primary Key : KODE_PEMASOK Foreign Key : KODE_PEMASOK
Fungsi : Menyimpan informasi data pemasok
Tabel 3.13 Struktur tabel pemasok
Field Name Data Type Length Constrain
KODE_PEMASOK VARCHAR 15 PK
NAMA_PEMASOK VARCHAR 50
JNS_PEMASOK VARCHAR 15
Tabel Barang
Primary Key : KODE_BARANG Foreign Key : KODE_BARANG
Tabel 3.14 Struktur tabel barang
Field Name Data Type Length Constrain
KODE_BARANG VARCHAR 15 PK
NAMA_BARANG VARCHAR 50
Tabel Detil Barang
Primary Key : KODE_DTLBRG Foreign Key : KODE_DTLBRG
Fungsi : Menyimpan informasi detil barang
Tabel 3.15 Struktur tabel detil barang
Field Name Data Type Length Constrain
KODE_DTLBRG VARCHAR 15 PK
KODE_GUDANG VARCHAR 15 FK1
KODE_BARANG VARCHAR 15 FK2
JENIS_DTLBRG VARCHAR 2
KUALITAS_DTLBRG VARCHAR 4
KETERANGAN_DTLBRG VARCHAR 100
STOK_DTLBRG NUMERIC -
Tabel TRS_ADA
Primary Key : KODE_TRSADA Foreign Key : KODE_TRSADA
Tabel 3.16 Struktur tabel transaksi penerimaan
Field Name Data Type Length Constrain
KODE_TRSADA VARCHAR 25 PK
KODE_GUDANG VARCHAR 15 FK1
KODE_PEMASOK VARCHAR 15 FK2
KODE_DTLBRG VARCHAR 15 FK3
NO_CEK_KUALITAS VARCHAR 25
TGL_TRSADA DATE -
JNS_TRSADA VARCHAR 15
SUMBER_TRSADA VARCHAR 50
THNPANEN_TRSADA VARCHAR 4
JML_TRSADA NUMERIC -
R_JML_TRSADA NUMERIC -
RETUR_TRSADA NUMERIC -
STATUS_TRSADA VARCHAR 15
Tabel TRS_KLR
Primary Key : KODE_TRSKLR Foreign Key : KODE_TRSKLR
Fungsi : Menyimpan informasi transaksi pengeluaran beras
Tabel 3.17 Struktur tabel transaksi pengeluaran
Field Name Data Type Ukuran Constrain
KODE_TRSKLR VARCHAR 25 PK
KODE_DTLBRG VARCHAR 15 FK
TGL_TRSKLR DATE -
TJN_TRSKLR VARCHAR 50
KEPRLUAN_TRSKLR VARCHAR 150
JML_TRSKLR NUMERIC -
3.3.7 Desain Input Output
Berikut ini merupakan desain input output yang dirancang untuk aplikasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran beras pada sub divre Bulog Surabaya Utara
Desain Input Login
Gambar 3.14 desain input login digunakan untuk menginputkan data pengguna dan kata kunci digunakan untuk menginputkan kata kunci pengguna sedangkan button masuk digunakan sebagai perintah aplikasi untuk autentifikasi data pengguna dan kata kunci, sehingga pengguna dapat masuk dan menggunakan aplikasi.
Badan urusan Logistik (BULOG)
SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARAMasuk Tentang
Enter Text
Enter Text
Nama Pengguna
Kata Kunci
Masuk Batal
Desain Master
Gambar 3.14 desain master tipe barang dirancang untuk menambahkan atau mengubah data barang yang ada pada Sub Divre Bulog Surabaya Utara.
Badan urusan Logistik (BULOG) SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA
Beranda Ubah Kata Kunci
Enter Text
Enter Text Master Tipe Barang
Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar
Kode Tipe Barang
Tipe Barang
Simpan Batal
Tambah / Ubah Tipe Barang Tipe Barang
Data Tipe Barang
Gambar 3.14 Desain master tipe barang
Desain Master Barang
Badan urusan Logistik (BULOG)
SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARABeranda Ubah Kata Kunci
Enter Text Master Tipe Barang
Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar
Enter Text Enter Text
Kode Barang Tipe Barang
Simpan Batal
Tambah / Ubah Barang
Jenis Barang Kualitas Keterangan
Choose One Choose One
Data Barang
Data Barang
Gambar 3.15 Desain master barang
Desain Master Pemasok
Badan urusan Logistik (BULOG) SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA
Beranda Ubah Kata Kunci
Enter Text Master Tipe Barang
Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Kode Pemasok
Pemasok
Simpan Batal Tambah / Data Pemasok
Jenis Pemasok Data Pemasok
Data Pemasok
Gambar 3.16 Desain master pemasok
Desain Input Maintenance Pencatatan Penerimaan
Badan urusan Logistik (BULOG) SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA
Beranda Ubah Kata Kunci
Enter Text Master Tipe Barang
Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan
Data Pencatatan Penerimaan
Gambar 3.17 desain input maintenance pencatatan penerimaan dirancang untuk menambahkan atau mengubah data barang yang diterima sesuai dengan surat perintah terima barang yang dilakukan oleh bagian gudang, proses ini merupakan proses awal untuk melakukan transaksi penerimaan barang masuk.
Desain Input Konfirmasi Penerimaan
Badan urusan Logistik (BULOG) SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA
Beranda
Ubah Kata Kunci Enter Text
Master Tipe Barang Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan
Gambar 3.18 Desain input konfirmasi penerimaan
Desain Berita Acara Penerimaan Barang
Gambar 3.19 berita acara penerimaan barang dirancang untuk mencetak bukti penerimaan barang yang dilakukan oleh pemasok kepada perusahaan, data yang diambil yaitu data penerimaan yang sudah dikonfirmasi oleh pihak gudang Sub Divre Bulog Surabaya Utara.
Badan urusan Logistik (BULOG)
SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARABeranda Ubah Kata Kunci Master Tipe Barang Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar
Enter Text
Data Konfirmasi
Data Tipe Barang
Kode Transaksi Cetak
Berita Acara Penerimaan Barang
Gambar 3.19 Desain berita acara penerimaan barang Desain Input Pencatatan Pengeluaran Barang
Badan urusan Logistik (BULOG)
SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA
Beranda Ubah Kata Kunci
Enter Text
Master Tipe Barang Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan
Data Pencatatan Penerimaan
Pencatatan Pengeluaran Barang
Gambar 3.20 Desain input pencatatan pengeluaran barang
Desain Berita Acara Pengeluaran Barang
Badan urusan Logistik (BULOG)
SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA
Beranda
Ubah Kata Kunci
Master Tipe Barang
Master Barang
Master Pemasok
Pencatatan Penerimaan
Konfirmasi Penerimaan
Berita Acara Penerimaan
Pencatatan Pengeluaran
Berita Acara Pengeluaran
Lap. Penerimaan
Lap. Pengeluaran
Lap. Persediaan
Keluar
Enter Text
Pencatatan Pengeluaran
Data Pengeluaran Barang
Kode Transaksi Cetak
Berita Acara Pengeluaran Barang
Gambar 3.21 Desain berita acara pengeluaran barang
Desain Input Laporan Penerimaan
Badan urusan Logistik (BULOG)
SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA
Beranda
Ubah Kata Kunci Enter Text
Master Tipe Barang
Master Barang
Master Pemasok
Pencatatan Penerimaan
Konfirmasi Penerimaan
Berita Acara Penerimaan
Pencatatan Pengeluaran
Berita Acara Pengeluaran
Lap. Penerimaan
Lap. Pengeluaran
Lap. Persediaan
Keluar
Enter Text
Tanggal Awal
Tanggal Akhir
Proses Batal
Laporan Penerimaan
Nama Pemasok Choose One
Gambar 3.22 Desain input laporan penerimaan
Desain Input Laporan Pengeluaran
Badan urusan Logistik (BULOG)
SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARABeranda
Ubah Kata Kunci Enter Text
Master Tipe Barang Master Barang Master Pemasok Pencatatan Penerimaan Konfirmasi Penerimaan Berita Acara Penerimaan Pencatatan Pengeluaran Berita Acara Pengeluaran Lap. Penerimaan Lap. Pengeluaran Lap. Persediaan Keluar
Enter Text
Tanggal Awal
Tanggal Akhir
Proses Batal
Laporan Pengeluaran
Keperluan Choose One
Gambar 3.23 Desain input laporan pengeluaran
Desain Input Lporan Persediaan
Badan urusan Logistik (BULOG)
SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARABeranda
Ubah Kata Kunci Enter Text
Master Tipe Barang
Master Barang
Master Pemasok
Pencatatan Penerimaan
Konfirmasi Penerimaan
Berita Acara Penerimaan
Pencatatan Pengeluaran
Berita Acara Pengeluaran
Lap. Penerimaan
Lap. Pengeluaran
Lap. Persediaan
Keluar
Enter Text
Tanggal Awal
Tanggal Akhir
Proses Batal
Laporan Persediaan
Gambar 3.24 Desain input laporan persediaan
Desain Output Laporan Penerimaan
Badan Urusan Logistik (BULOG)
SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA
No SPTB Tanggal Pemasok Barang Jumlah (KG)
Total Jumlah Penerimaan
Laporan Penerimaan
Gudang Banjar Kemantren I
Periode : 01-02-2016 s.d. 19-02-2016
Gambar 3.25 Desain output laporan penerimaan
Desain Output Laporan Pengeluaran
Badan Urusan Logistik (BULOG)
SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA
No SPPB Tanggal Barang Keperluan Tujuan Jumlah
(KG)
Total Jumlah Pengeluaran
Laporan Pengeluaran
Gudang Banjar Kemantren I
Periode : 01-02-2016 s.d. 19-02-2016
Gambar 3.26 Desain output laporan pengeluaran
Desain Output Laporan Persediaan
Badan Urusan Logistik (BULOG)
SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA UTARA
No Kode Barang Barang Stok (KG)
Total Jumlah Stok
Laporan Persediaan Gudang Banjar Kemantren I Periode : 01-02-2016 s.d. 19-02-2016
Gambar 3.27 Desain output laporan persediaan
3.3.8 Test Case
Test case digunakan untuk mengetahui hasil yang dicapai oleh sistem.
Hasil tersebut telah sesuai apa tidak dengan hasil yang diharapkan. Berikut desain test case yang akan digunakan untuk mengetahui hasil yang diharapkan.
Tabel 3.18 Desain data Test Case Master Pengguna
Kode Pengguna Nama Pengguna
USR-001 Admin IT
USR-002 Admin Gudang 1
USR-003 Admin Gudang 2
USR-004 Admin Gudang 3