GONTOR
Oleh
Nama : Bambang Kustriono
NIM : 100091020213
.JURlJSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
DENGAN IN! SAYA MEYATAKAN BAHWA SKRIPSI IN! BENAR-BENAR
HASIL KARYA SENDJRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI
SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU
LEMBAGA MANAPUN
Jakarta, Juni 2004
Nama Bambang Kustriono
NIM . 100091020213
Program Studi : Teknik lnformatika
Judul Skripsi : Analisa dan Perancangan Siste111 lnformasi
Penerirnaan Santri Baru Pondok Modern Darussalam Gontor.
Dapat diterima sebagai syarat kelulusan untuk memperoleh gelnr Sarjana Kornputer pada jurusan Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Dekan,
Jakarta, Juni 2004
Menyetujui, Dosen Pernbimbing
Mengetahui
Pernbimbing 11,
A ang Subiyakto, S.Kom
Ketua Jurusan,
SANTRI BARU PONDOK MODERN DARUSSALAM GONTOR
Skripsi
Scbagai Salah Satu Syarat Untuk Mcmpcrolch Gclar Sarjana Komputer
Pada Fakultas Sains dan Teknologi UIN .Jakarta
Oleh
Bambang Kustnono
100091020213
Menyetujui
Dengan mcngucap rasa puji dan syukur kepada Allah SWT alas rahmat
dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelcsaikan Laporan Tugas Akhir.
Penulis mcngambil lcma penulisan lugas akhir ini adalah: "A11afm1 /)011
f'erancangan Sis/em /nfimnasi Penerimaan SwJ/n Ham /'ondok Modem
/)arussafam Uontor". Laporan ini merupakan salah satu syaral yang hams
dipenuhi guna mengambil gelar sarjana komputer dan merupakan kewajiban
akademik.
Penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini juga berkat adanya bimbingan dan
masukan dari Dosen Pembimbing, para staff Pondok Modern Darussalam Gontor
dan teman-teman kuliah yang telah banyak membantu penulis dalam memecahkan
kesukaran-kcsukaran yang penulis temukan. Oleh sebab itu pcnulis haturfan rasa
terima kasih yang tak terhingga terhadap apa yang !dah disumbangkan kepada
penulis baik langsung maupun tidak langsung, semoga Allah SWT membalas apa
yang diamalkan.
kepada:
Ra;a terima kasih yang sebesar-besarnya, penulis haturkan terutama
Fitri Mintarsih, M.Kom dan A'ang Subyakto S. Kom selaku dosen
memberikan dorongan moril dan doa. lnsya Allah pcnulis akan bcrjuang
sekuat tenaga untuk memenuhi harapan-harapan yang kcdua orang tua
inginkan dan sekaligus membahagiakan sebagai ungkapan rasa terima
kasih yang tcramat bcsar.
5. Kepada Trimurti, selaku Pendiri Pondok
Akhir kata penulis sangat mengharapkan kritik dan ｾ｡ｲ｡ｮ＠ yang bermanfaat
bagi semua pihak khususnya bagi kemajuan penulis dimasa yang akan datang.
Semoga Allah b :rkenan membalas seluruh kebaikan dan kemudahan yang telah
diberikan, serta bennanfaat bagi penulis dan pembaca.
Jakarta, Juni 2004
Ga111bar 3.1 Struktur Organisasi 34
Gambar 3.2 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan 42
Gambar 3.2.1 Diagram Level I Sistem Yang Sedang Berjalan 44
Gambar 3.2.2 Diagram Rinci I Proses 1 Sistem Yang Sedang Berjalan. 46
Gambar 4 .1 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan 49
Gambar 4.1.1 Diagram Level 1 Sistem Yang Diusulkan 51
Gambar 4.1.2 Diagram Rinci I Proses I Yang Diusulkan 53
Gambar 4.1.3 Diagram Rinci 1 Proses 5 Yang Diusulkan. 54
Gambar 4.2 ERD 57
Gambar 4 .3 Bentuk Tak Normal Perancangan Database 58
Garn bar 4.3. I Bentuk Normal Satu 59
Gambar 4.3.2 Bentuk Normal Dua 60
Gambar 4.3.3 Bentuk Normal Tiga 61
Gambar 4.4 ERO Yang Telah Dinormalisasikan 61
Gambar 4.5 Perancangan menu Utama 65
Gambar4.5 I STD Layar Menu 66
Gambar 4.5.2 STD Layar File 66
Ga111bar 4.5.3 STD Layar Pembayaran Bank 67
Gambar ＴＮｾＮＸ＠ STD Keluar 69
Garnbar4.6 Form Login 70
Garnbar4.7 Forni Menu Utama 70
Gambar 4.8 Form Input Data Calon Santri 71
Gambar 4. 9 Form Input Data Mata Ujian 71
Gambar 4.9 Form Jnfonnasi Data Pmbayaran
n
Gambar 4.9 Form Input Jadwal Ujian 72
Gambar 4.9 Form Input Tempat Ujian 73
Gam bar 4. 9 Form InPut Nilai Ujian 73
Gam bar 4. 9 Form Input Data Kelulusan 74
Gambar 4.9 Form Laporan Data Calon Santri 74
Gambar 4.10 Form Laporan Kelulusan 75
Halaman
Tabel 4.1 Ms Calon Santri 62
Tabel 4.2 Ms_Bayar 62
Tabel 4.3 Ms Ujian 63
Tabel 4.4 Ms_Ujian 64
Tabel 4.5 Ms_Kelulusan 64
Tabel 4.6 Ms Nilai 65
[image:10.595.77.422.178.488.2]Halaman Judul Halaman Pengesahan Kata Pengantar Daftar Gambar Daftar Tabet Daftar lsi
BAB!: PENDAHULUAN
I. I Latar Belakang
1.2 Tujuan dan Manfaat 1.2. l Bagi Penulis
1.2.2 Bagi Pihak Pondok Modem Darussalam Gontor 1.3 Ruang Lingkup
1.4 Metodologi Yang Digunakan 1.5 Sisternatika Penulisan
BAB II: LANDASAN TEORI
2. I Konsep Dasar Sistem lnfonnasi 2. I. I Pengertian Sistem
II
111
v VII
VIII
2
2 3 3 3 5
2. 1.2. J Kualitas Informasi I I
2. 1.2.2 Nilai Infonnasi 12
2.1.3 Pengertian Si stem lnformasi 12
2.1.3. 1 Komponen Sistem lnformasi 13
2.2 Alat Perancangan Sistem yang Digunakan 1 .5
2.2.1 Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD) 15
2.2.2 Simbol yang digunakan DFD 15
2.2.3 ERD (Entity Relationalsh1p Diagram) 18
2.2.4 Hubungan Antar Entity dan Atribut 18
2.3 Database Relasional 19
2.3. 1 Pengertian Database 19
2.3.2 Pengertian Relational Database 20
2.4 Nonnalisasi 20
2.4.1 Definisi Normalisasi 20
2.4.2 Tingkatan Normalisasi 21
2.4.3 Kunci 22
2.4.4 Kamus Data 23
2.5 STD (State Transition Diagram) 24
PENERIMAAN SANTRI BARU PADA PONDOK MODERN
DARUSSALAM GONTOR 27
3. I Profil Pondok Modem Darussalam Gontor 27
3. 1.1. Sejarah Singkat Pondok Modern Darussalam Gontor 27
3.1.2 MOTTO PONDOK MODERN GONTOR 28
3. 1.3 PANCA JIWA PONDOK MODERN GONTOR 29
3.2. Manajemen Dan Organisasi 31
3.2.1. Manajemen 32
3.2.2. Struktur Organisasi 33
3.3 Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan 41
3.4 Kelemahan sistem yang sedang berjalan 47
3.5 Usulan pemecahan masalah 47
BAB IV: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SANTRI
BARU PADA PONDOK MODERN DARUSSALAM GONTOR 48
4. I Perancangan Sistem 48
4.2 Kamus Data 55
4.3 Normalisasi 58
4.3. I Bentuk tidak normal
4.3.2 Normalisasi Tahap Pertama
4.5 Perancangan Proses
4.5.1 Struktur Menu Utama
4.6 Rancangan Layar Tampilan
4.6.1 Tampilan Menu Login
4. 7 Konvigurasi computer
4.7.1 Yang digunakan Pondok Modern Darussalam Gontor untuk
64 64 70 70 76
membangun Sistem Penerimaan Santri Baru minimalnya 76
4. 7. 1.1 Spesifikasi Hardware 76
4. 7.1.2 Spesfikasi Software 76
4.7.2 Yang digunakan Penulis untuk mengusulkan pembuatan sistem
Pencrimaan Santri Baru
4. 7.2.1 Spesifikasi Hardware
4.7.2.2 Spesfikasi Software BAB V :KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan 5.2 Saran
77
77
77
1.1 Latar Bclakang
Balai pendidikan adalah suatu badan yang bertangglli1g-jawab rnasalah
kemajuan suatu bangsa dengan pendidikan suatu bangsa akan dipandang dan
dihargai. Pondok Modern Darussalam Gontor adalah salah satu balai pendidikan
yang turut ·Jertanggung jawab akan kemajuan bangsa, dengan kemajuannya suatu
bangsa akan dapat mengikuti perkembangan jaman yang mer.untut untuk bersaing
dengan bangsa yang lain yang saat ini telah menggunakan kecanggihan teknologi.
Seiring semakin pesat perkembangan teknologi komputer dan perangkatnya,
menjadikan kita sebagai umat bangsa, mendapatkan berbagai manfaat dan
kernudahan mengerjakan sesuatu mulai dari dukungan bagi operasional sampai
strategi di berbagai bidang salah satunya pemanfaatan Teknologi Informasi di
bidang pendidikan guna kemajuan bangsa. Pemakaian teknologi komputer di balai
pendidikan buk&n hanya sebagai alat bantu, tetapi sudah menjadi kebutuhan yang
sangat vital untuk mendukung kinerja para staff. Teknologi ini merupakan pilihan
yang tepat bagi manajemen dari suatu organisasi apabila volume data yang diolah
secara manual sudah tidak memungkinkan lagi bahkan akan mengakibatkan
menurunnya kinerja organisasi .
. Komputer berperan dalam segala aspek kehidupan. Mulai dari organisasi yang
pendidikan yang berdiri pada tahun 1926. Pondok pesantren ini memiliki santri
dan alumni yang cukup banyak, hal ini yang menyebabkan untuk menggunakan
teknologi komputer guna membantu pembukuan data-data penting dalam bentuk
database. Namun sayangnya hingga saat ini arsip-arsip yang berguna bagi balai
pendidikan yang sekarang ini masih tersimpan dalam bentuk Jembaran kertas dan
komputer hanya digunakan sebagai alat tulis-menulis pembuatan laporan.
Penulis mengusulkan pembuatan Sistem Informasi Penerimaan Santri Baru
Pondok Modern Darussalam Gontor dengan pertimbangan penulis termasuk abmi
dari Pondok Modern Darussalam Gontor yang telah merasakan akan kebutuhan
Pondok pada saat ini, arsip-arsip yang berguna bagi Pondok masih tersimpan
dalam lembaran kertas, belum berfungsinya komputer secara maksimal, dalam arti
komputer hanya berfungsi sebagai sarana tulis-menulis, sedangkan pembukuan
data-data penting masih berbentuk lembaran kertas atau disebut secara manual.
Pada penulisan tugas akhir ini penulis mengambil tema tugas akhir ini
adalah "Sistem li?fimnasi Peneriman Sant1·i Baru Pondok Modem Darussalam Gontor ''.
1.2 Tujuan dan Manfaat. 1.2. I Bagi Pcnulis
• Menerapkan ilmu-ilmu yang diperoleh selama kuliah.
• Mengetahui kondisi yang sebenarnya terjadi terutama yang
• Membandingkan teori yang diperoleh selama perkuliahan dengan
pennasalahan yang terjadi di Pondok Modern Darussalam Gontor.
• Sebagai bahan pengabdian diri pada almamater
• Sebagai syarat dari kelulusan.
1.2.2 Bagi Pihak Pondok Modern Darussalam Gontor
• Data dan arsip-arsip yang akan datang tidak lagi tersimpan dalam
lembaran kertns atau biasa di sebut manual
• Sistem manajernen data tidak lagi secara manual khususnya dalam
proses penerimaan santri barn
• Memudahkan sistem prosedur penerimaan santri barn Pondok Modern
Darussalam Gontor dalam hal ini pendaftaran, sistem penilaian ujian
dan pemberian keterangan lulus.
• Memudahkan sistem penyimpanan data yang a1tinya data tersimpan
dalam hardis yang berbentuk data base
1.3 Ruang Lingku p.
Ruang lingkup penulisan karya tulis ini membatasi pembahasan mengenai
bagaimana Sistem lnformasi Peneriman Santri Barn Pondok Modern Darussalam
Gontor, yang dicnkup adalah:
Prosedur Pendaftaran yang mencakup sistem pendataan calon
Prosedur penilaian atau kelulusan
J.4 Metodologi Yang Digunakan.
Mctodologi yang digunakan dalam mcngernbangkan sistcm lnfonnasi Penerirnaan Santri Barn pada Pondok Modern Darussalam Gontor adalah:
• Metode Wawancara
Mengurnpulkan data dan informasi dengan cara mewawancarai bagian administrasi, akadernik dan para alumnus Pondok Modern Darussalam Gontor.
• Metode Observasi
Mengumpulkan data dengan cara mengamati secara langsung kegiatan yang berlangsung di Pondok Modern Darussalam Gontor terutama divisi adrninistrasi pcndidikan.
• Metode Per,dekatan Terstruktur
Penyusunan skripsi ini menggunakan 2 (dua) jenis metode, yaitu metode analisis dan metode perancangan.
a. Metode Analisis
Analisis sistem ini dilakukan melalui 4 (empat) tahapan yaitu:
Survci alas sistem yang sedang berjalan. Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. ldentilikasi kebutuhan sistem yang diusulkan.
Hasil analisis ini akan menjadi masukan dalam perancangan sistem
yang diusulkan.
b. Metode Perancangan
Metode perancangan digunakan untuk menggambarkan sistem yang
diusulkan tersebut, yang mana tahapannya meliputi antara lain:
Pembuatan spesifikasi file.
Pembuatan DFD (Data Flow Diagram).
Pembuatan rancangan masukan dan keluaran (input dan output).
Pembuatan spesifikasi proses.
Evaluasi sistem yang dirancang.
c. Metode Studi Pustaka
Pengumpulan data-data dengan earn membaca buku-buku yang dapat
dijadikan acuan pembahasan masalah.
1.5 Sistcmatika Pcnulisan
Secara garis Jcsar, penulisan ini dibagi menjadi 5 (lima) bab, adapun isi dari
masing-masing bab tersebut adalah sebagai berikut:
Bab I: Pendahuluan
Bab ini mengemukakan gambaran umum permasalahan yang dihadapi
manfaat penelitian, metodologi yang digunakan serta sistematika penulisan yang masing-masing dijelaskan dalam tiap sub bab.
Bab 2: Landasan Tcori
l3ab ini menguraikan tenlang teori-teori yang digunakan sebagai landasan atau dasar dari pcnulisan ini. Antara lain mengcnai tcori sistcm infonnasi, DFD, ERD, basis data serta teori pendukung lainnya.
Bab 3: Analisis Kcbutuhan Sistem
Bab ini menguraikan secara garis besar analisis sistem yang sedang berjalan pada Pondok Modem Darussalam Gontor, analisa permasalahan dan diikuti dengan analisis pemecahan masalah tersebut.
Bab 4: Perancangan Sistem
Bab ini membahas mengenai perancangan sistem baru, yaitu sistem penerimaan santri baru. Bab ini akan membahas diagram alir data, kamus data, spesifikasi modul serta rancangan input dan output.
Bab 5: Kcsimpulan clan Saran
2.1 Konsep Dasar Sistem lnformasi
2. I. 1 Pengertian S1stem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan
sistem yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankr n pada
komponen atau elemennya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedumya
mendefinisikan sistem sebagai berikut: "Jaringan ke1:fa dari
prosedur-prosedur yang sating herhuhungan, herkwnpul bersama-sama untuk
me!akukan suatu kegiatan atau menye!esaikan sasarm• tertentu ". 13
Sedangkan pendekatan sistem yang Jebih menekankan pada komponennya
mendefinisikan sistem sebagai berikut: "Kumpulan dari e!emen-elemen
yang s1t!i11g berinteraksi untuk mencapai tujuan ". 2
2. I. I. 1 Karateristik Sistem 3
Sua!u sistem mempunyai karateristik atau sifat-sifat tertentu,
P- Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponcn yang saling
bcrintcraksi, yang artinya saling bekerja-sama mcrnbcntuk suatu
kcsatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu sistem
atau bagian-bagian dari sistem.
r Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara
suatu sistem dengan sistem Iainnya atau dengan dengan lingkungan
luar sistem.
P- Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar sistem (environment) dari suatu sistem adalah
apapun diluar batas dari sistem yang mcmpengaruhi operasi
sistem ..
P- Penghubung Sistem
Penghubung (interface) m<.:rupakan media penghubung antara
subsistern dengan subsistem lainnya. Dengan penghubung, satu
subsistem ､ｾｰ｡ｴ＠ berintegrafi dengan subsistem lainnya membentuk
suatu kesatuan.
,.. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam suatu
sistern. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance
Signal input adalah energt yang diproses unluk didapalkan
keluaran.
r
Keluaran SistemKeluaran (Output) adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan s1sa
pembuangan.
r
Pengolah sistemSuatu sistem dapat mempunya1 suatu bagian pengolah yang
mengubah masukan menjadi pengeluaran.
r
Sasaran SistemSuatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan
berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1. 1.2 Klasifikasi Sisten.\\"
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang antara
lain: ｾｉ＠
,,.. Sistem diklasifikasikan scbagai sistcm abstrak (abstract system)
dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah
secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada sccara
fisik.
r Sistem diklasifikas1kan sebagai sistem alamiah (natural system)
dan sistem buatan manusia yaitu sistem yang dirancang oleh
manusia.
,.. Si stem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (determine
system) dan sistem tak tentu (probablistic system). Sistem
tertentu beroperasi dengan tingkah Jaku yang sudah dapat
diprediksi. Sistem tak tertentu adalah sistem yang kondisis
masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung
unsur p: obabilitas.
, Si stem diklasifikasikan sebagai sistem te1tutup (close system)
dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merup:ikan
sistem yang tidak berhubungan dan tidak berpengaruh dengan
lingkungan luar sistem. Sistem terbuka adalah sistem yang
bcrhubungan dengan lingkungan luamya.
2.1.2 Pcngcrtian Informasi
lnformasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengelo/aan data da!am
he11t11k yang lehih herguna dan lebih berarli bagi penerimannya yang
menggamharkan sua/u kejadian yang nya/a yang digunakan untuk
2.1.2. 1 Kualitas lnfonnasi
Kualitas infonnasi tergantung dari liga lrnl, yaitu: informasi harus
akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan
(relevance).
r Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan
dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi
harus jelas mencenninkan maksudnya. I nformasi harus akurat
karena dari sumber infonnasi hingga ke penerima informasi
kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat
merubah atau merusak infonnasi tersebut.
r Tepat pada waktunya, informasi yang datang pada penerima
tidak boleh terlambat. lnformasi yang sudah usang tidak akan
mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di
dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan
terlambat akan berakibat fatal terhadap organisasi.
r Relevan, infonnasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu
2.1.2.2 Nilai Infonnasi6
Nilai dari infonnasi ditentukan oleh dua hal, yaitu: manfaat
dan bi a ya mendapatkannya. Suatu sistem di katakan berni lai bi la
1Panfoatnya Jebih efektif dibandingkan biaya mendapatkannya.
Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa infonnasi yang digunakan
didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk
beberapa kegunaan. Sehingga tidak 111e111ungkinkan dan sulit untuk
menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah
tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian
besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak didalam
perusahaan.
2. J.3 Pcngertian Sistem lnformasi
Dari penjelasan-penjelasan diatas didapatkan pengertian dari
2.1.3.1 Komponen Sistem Jnformasi7
Sistem infonnasi terdiri dari komponcn-komponcn yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok tcknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai sebuah sistem, keenam blok tersebut masing-masing sating berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
r Blok Masukan, input mewakili data yang masuk kedalam sistem
informasi. Input disini tennasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
r Blok Model, blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang memanipulasi data inp1.1t dan data tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
, Blok keluaran, produk dari sistem infonnasi adalah keluaran yang merupakan infonnasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
r Blok Telmologi, teknologi terdiri dari tiga bagian, yaitu: teknisi
(hardware). Teknologi merupakan " kontak ala!" dari ｰ･ｫ･ｾｪ｡｡ｮ＠
sistem in formasi.
• Teknisi dapat berupa orang-orang yang mcngctahui
teknologi dan membuatnya dapat beroperasi.
• Perangkat lunak berupa program yang membuat perangkat
keras dapat bekerja dengan menginstruksikannya untuk
memproses sesuai dengan model yang diterapkan.
• Perangkat keras terdiri dari bennacam-macam aiat yang
menyediakan dukungan fisik untuk blok-blok lainnya.
r Blok Basis Data, basis data merupakan kumpulan dari data yang
saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan
diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
mcmanipulasinya. Data pcrlu disimpan di dalam basis data untuk
keperluan penyedian informasi lebih lanjut.
r Blok kendali, supaya sistem infonnasi dapat berjalan sesum
dengan yang diinginkan, maka perlu diterapkan
pengendalian-pcngcndalian didalamnya. Banyak hal yang dapat merusa.< sistem
infonnasi, seperti: bencana alam, sabotase, kegagalan-kegagalan
sistem itu sendiri dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian
perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
2.2 Alat Pcrancangan Sistcm yang Digunakan
2.2.1 Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD)
Data Flow Diagram sering digunakan untuk mcnggambarkan suatu
sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan
secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dirnana data
tcrscbut mengalir atau lingkungan fisik dimana data trsebut akan disimpan.
DFD merupakan ala! yang digunakan pada metodologi pengembangan
sistem.
Dalam pembentukan DFD, ada beberapa hal berikut y.mg perli..
diperhatikan:
r Kelompok pemakai, baik pihak internal atau eksternal perusahaan dan
dcpartemen yang terkait. Dimana sistem itu akan digunakan, harus
diidcntifikasi secara rinci jangan sampai ada yang terlewat.
,.. Kemungkinan kejadian-kejadian yang terjadi dalam penggunaan
sistem harus di identifikasikan secara lengkap.
,.. A rah anak panah yang menunjukkan aliran data jangan sampai terbalik
agar dapat memberikan pemahaman yang benar terhadap seluruh
proses sistcm yang akan dibentuk.
,.. Setiap kejadian digambarkan dalam bentuk tekstual yang sederhana
dan mudah dipahami oleh pembuat sistem.
2.2.2 Simbol yang digunakan DFD8
r Entity atau Kesatuan
Ada dua rnacarn kesatuan, yaitukesatuan dalarn (internal entity)dan
kesatuan luar (external entity). Kesatuan dalam adalah suatu kcsatuan
dilingkungan dalarn sistern yang dapat bcrupa orang, organisasi yang akan
rnernberikan input atau rnenerirna output dari sistcrn. Sedangkan kcsatuan
luar rncrupakan suatu kesatuan dilingkungan luar sistcrn yang dapat
berupa orang, organisasi atau sistern lainnya yang berada dilingkungan
luar yang akan memberikan input atau menerirna output dari sistem.
External maupun internal entity disimbolkan dengan suatu notasi kotak
atau suatu kotak, adapun gambarnya adalah sebagai berikut:
r Arus Data (Data Flow)
• Arus data di DFD diberi simbol suatu panah, i.ruh data ini mengalir
diantara proses, simpanan data dan kesatuan. Arus data sebaiknya
diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data
dituliskan disamping garis panahnya.
• Mcnggarnbarkan aliran data dari suatu entity kc entity lainnya.
• Aliran data:
I. Antara dua proses yang berurutan.
2. Dari data store ke proses dan sebaliknya.
Custon1er
r Proses
Order Customer
ＰＺＬｾｲ＠
•(\tstomcr
• Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang di lakukan oleh orang,
mcsin atau komputcr dari hasil suatu arus data yang masuk
kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari
proses. Proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran.
• Berfungsi mentransfonnasikan satu atau beberapa data masukan
menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi
yang diin!;inkan.
• Mcnggambarkan apa yang dilakukan sistern.
r Data Store
• Merupakan simbol dari data yang dapat berupa :
I. File atau database di sistem komputer.
2. Arsip atau catatan manual.
3. Tabel acuan manual.
4. Agenda atau buku.
• ｾﾷ＠ impanan data di DFD digambarkan dengan sepasang gans
2.2.3 ERO (Entity Relationalship Oiagram)9
ERO adalah suatu jaringan yang menggambarkan tempat
penyimpanan data dari sebuah sistem dengan gambaran yang lcbih mudah
untuk dimcngerti. ERO akan memberikan informasi apa saja yang
terkandung dalam data store dan mcngenai hubungan apa saja yang ada
diantara data store tersebut. ERO ;nerupakan bentuk suatu pcnyajian data
dengan menggunakan entity dan relationship.
Entity adalah objek yang dapat dibedakan dalam dunia nyata. Sedangkan
Relationship adalah hubungan yang terjadi antara suatu entity dengan
entity lainnya.
2.2.4 Hubungan Antar Entity dan Atribut
Hubungan antar entity dan atribut dibagi menjadi tiga, yaitu:
,... Sa tu ke satu (one to one) Dapat disimbolkan dengan: 1: I
Hubungan satu ke satu atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya
dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan satu entity atau atribut
lainnya. Contoh:
Rektor
r Satu ke banyak (one to many) Dapat disimbolkan dengan: I: M
Pada bcntuk relasi ini, satu entity dapat mempunyai relasi lebih satu pada
entity lainnya. Contoh:
M
Mahasiswa Mata Kuliah
r Banyak ke banyak
Dapat disimbolkan dcngan: M: M
Pada relasi ini banyak entitas bisa berelasi dengan banyak entity yang lain.
Contoh:
Custotner M Men1esan
M_a
2.3 Databc1sc Rclasional
2.3. I Pcngertian Database
Basis data dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang, antara lain:
,,- Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi
sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kcmbali dengan cepat
dan mudah.
r Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan yang tidak pcrlu.
,. Kum .)Lilan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan
Database relational ini memberikan kelebihan-kelebihan, antara lain sebagai beri k ut:
r Kemudahan dalam pembentukan struktur data masing-masing flle.
r Kompleksitas untuk mengaitkan antar tabel tidak tcrjadi karcna
hubungan antar label ditentukan oleh filed kunci yang telah ditetapkan sebagai penghubung antar file.
r Pemrograman menjadi sederhana, sedangkan tingkat fleksibilitas dalam mengorganisasikan data sangat tinggi.
2.3.2 Pengertian Relational Database10
Merupakan database yang berisi kumpu!an label. dimana setiap tahe/ mempunyai nama dan struktur yang unik. /Jafam setiap tabef.
111asi11g-111usi11g record data diorganisasikan sa!am struktur yang sama
da11 memiliki.fiefd kunci yang akan me1y·adi penghubung antar tahef yang
ada dan terkait satu sama lain.
2.4 Normalisasi
2.4.1 Definisi Normalisasi 11
Normalisasi merupakan pera/atan ya11g digunakan untuk meluk11ka11 proses penge/ompokan data 111e1?jadi tahel-tahef yang
Normalisasi adalah teknik /)esain datahase dengan memecah atrilmt-atrihut menjadi heberapa iJagian ke/ompok a/au entity sehingga
didapat tahel yang optimal atau normal. Dalam arti tidak mengalami
anomali data, memenuhi functional dcpedency dan tidak mengalami transitive depedency.
Dalam proses normalisasi, persyaratan sebuah tabel masih harus dipecah didasarkan adanya kesulitan kondisi pengorganisasian data seperti untuk rnenambah data atau rnenyisipkan, menghapus atau mengubah. Bila masih ada kesulitan, maka tabel harus dipecah menjadi beberapa lagi dan dilakukan proses nonnalisasi kembali sampai diperoleh tabel yang optimal.
2.4.2 Tingkatan Norrnalisasi
Secara ui;1u111 proses normalisasi dibagi menjadi tiga tahap, yaitu tahap tidak nonnal, nonnalisasi tahap 1, normalisasi tahap 2 dan nonnalisasi tahap 3. Pada tahap ketiga biasanya sudah akan diperoleh tabel yang optimal.
r Bcntuk Tidak Normal
Pada tahap ini, semua data yang ada direkam tanpa format tertentu. Data bisa mengalami duplikasi.Ciri-cirinya:
,- Bentuk Normal Tahap I
Pada tahap ini, dibentuk tabel-tabel yang menampung data yang ada
dan dikclompokkan berdasarkan suatu karatcristik tcrtcntu. Ciri-cirinya:
• Setiap data dibentuk dalam file datar
• Data dibentuk dalam satu record demi record dan bersifat atomic
value.
• Tidak ada multivalued attribut.
,- Bentuk Normal Tahap 2
Pada tahap ini dilakukan penentuan field kunci dari masing-masing
tabel. Kunci-kunci tersebut harus unik dan mewakili tabel.Ciri-cirinya:
• Memenuhi kriteria I NF.
• Attribut bukan kunci bergantung fungsi pada Primary Key.
r Bentuk Normal Tahap 3
Pada tahap ini, dilakukan penentuan relasi antar tabel, sehingga akan
ditemukan adanya field Foreign Key pada tabel-tabel tertentu.
2.4.3 Kunci
• Primary Key
Merupakan suatu atribut atau kumpulan atribut yang tidak hanya
rncngidentilikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, tetapi juga
[image:36.595.72.440.191.556.2]-·-·--··-··
• Foreign Key
Satu atribut atau kumpulan atribut yang melengkapi suatu relationship
hubungan yang menunjukkan keinduknya (parent). Foreign key
ditempatkan pada entiti anak (child) dan sama dengan primary key induk
yang direlasikan.
2.4.4 Kamus Data 12
Kamus data ikut berperan dalam perancangan dan pembangunan suatu sistem infonnasi karena kamus data berfungsi untuk :
• Menjelaskan arti aliran data dan peny1mpanan dalam penggambaran data flow diagram
• Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran
• Menjelaskan spesifikasi nilai dan suatu yang relefan terhadap data yang mengalir dalam sistem tersebut
Sejumlah simbol yang digunakan dalam penggambaran kamus data antara lain:
Tabel ... Simbol-Simbo/ da/am kamus data
Sin1bol Uraian
-
Tcrdiri atas, mendefinisikan, diuraikan menjadi+ Dan
I l Pengulangan
\ J
·-··-( ) Optimal (pilihan boleh ada atau tidak)
.
[ ] Memilih salah satu diantara sejumlah aternatif, seleksi1-·
* .*
KomentarｾＭＭＭＭＭＭｾＭＭＭＭＭＭＭＭＭＭＭＭＭ
[image:37.595.66.436.172.503.2]2.7 STD (State Transition Diagram)
Merupakan modelling tool yang menggambarkan sifat ketergantungan
pada waktu dari suatu sistem.
Ada dua pendekatan •mtuk membuat STD
r Jdenti fikasikan setiap kemungkinan state dari sistem dan gambarkan
masing-masing state pada sebuah kotak. Lau buatlah hubungan antara
state tersebut.
,.. Mulai dengan state pertama dan kemudian dilanjutkan dengan
state-state berikutnya sesuai dengan flow yang diinginkan.
2.8 Microsoft Access13
Microsoft Access adalah salah satu pt!rangkat lunak sistern rnanaJemen
database relasional dan berorientasi visual serta berbasis windows. Fungsi
utarnanya adalah digunakan untuk membuat dan rnernodifikasi tabel, fonnulir
entri data, queri, laporan dan database. Kernarnpuan memodilikasi keernpat option
database tersebut juga didukung oleh keterkaitannya dengan bahasa pernrograrnan
lain, scbagai misal Visual Basic. Keuntungan dari penggunaan Microsoft Acces
adalah software tcrsebut sangat populer karena kernudahan dalarn penggunaannya
dan software tcrscbut mudah diperoleh karena terdapat dalarn satu paket sistern
2.9 Microsoft Visual Basic14
Microsoft Visual Basic merupakan pemrograman bernrientasi obyck yang
mudah digunakan. Menu dan perintah pada Visual Basic sama fungsinya scpcrti
pada program-program berbasis windows lainnya. Kita bisa mengakses
menggunakan keyboard atau mouse. Dibawah garis menu terdapat toolbar, yaitu
sekumpulan tombol yang berfungsi sebagi tombol cepat untuk menjalankan
perintah dan mengendalikan lingkungan re111ro1,'fa111an Visual Basic.
Beberapa fasilitas yang terdapatpada Microsoft Visual Basic:
,- Form adalah jendela yang bisa diubah-ubah untuk membuat antannuka
program. Form bisa mengandung menu, tombol, kotak daftar, baris
penggulung dan item-item lainnya.
r Toolbox mengandung kontrol-kontrol yang mengandung objek yang
bisa mclakukan operasi'dibalik Jayar" pada rogram visaul basic
r Properties
Digunakan untuk mengubah karateristik atau setting prope11i dari
elemen yang terdapat pada form. Seting prope11i adalah kualitas
objek-objek yang terdapat pada antarmuka.
2.10 ODBC (Open Database Connectivity)
ODBC adalah sebuah standar yang dikembangkan oleh Microsoft untuk
PADA PONDOK MODERN DARUSSALAM GONTOR
3.1 Profil Pondok Modern Darussalam Gontor
3. 1.1. Sejarah Singlrnt Pondok Modern Darussalam Gontor
Pondok Modern Darussalam Gontor ac!alah sebuah Lembaga Pendidikan
yang terletak di Desa Gontor Kabupaten Ponorogo Jawa Timur dengan luas
tanah delapan hektar ( 8 H ), yang didirikan pada tanggal 9 Oktober 1926 oleh
3 orang Trimurti yaitu :
I. KH. Ahmad Saha!
2. KH.Zainudin Fanani
3. KH. Imam Zarkasyi
Dengan modal keihlasan Trimurti pendiri Pondok Modern membentuk
suatu surau tempat berlangsungnya sistem pengajaran dan pendidikan agama
Islam dengan bangunan yang sederhana yang saat ini dinamakan Masjid Atik
yang didirikan oleh para santri yang bertempat tinggal di sekitar rumah
Trimurti, kian lama kian banyak santri yang berdatangan dari daerah-daerah
yang jauh dari lokasi Masjid Atik, hingga para santri berinisiatif mendirikan
pondokan guna tempat tinggal para santri yang datang dari daerah yang
sistem modern maka disebutlah Pondok Modern. Yang di maksud dengan
sistcm modern diantaranya sistem pengajarannya yang melipuli dua disiplin
ilmu diantaranya disiplin ilmu agama dan disiplin ilmu urnum bcgitu pula earn
pengajaran, earn pcnilaian dan lain scbagainya.
Pada tanggal 17 Oktober 1949 tepat dengan peringatan empat windu Pondok
Modern, Pondok ini diwakafkan pada badan wakaf yang didirikan pada
tanggal 12 Oktober I<: 49 dengan ketua dewan badan wakafnya yang bernama
KH. Hadiyin Rifa'i, pewakafan pondok ini adalah bertujuan agar apabila
pendirinya telah tiada pondok ini tidak ikut mati me!ainkan akan di lanjutkan
oleh generasi yang akan datang, ini terbukti setelah pendiri Pondok Modern
ini (Trimurti) wafat semua, terpilihlah pimpinan-pimpinan Pondok Modern
yang baru pada tanggal I Mei 1985 beliau-beliau itu adalah:
I. KH. Shoirnan Lukmasul Hakint
2. KH. Abdullah Sukri Zarkasyi, M.A.
3. KH. Hasan Abdullah Saha!
Dan pada saat ini pula KH Soiman Lukmannul Hakim telah wafat tepatnya
pada tanggal 20 Mei 1999 dan telah digantikan oleh Ors. KH. Imam Badri.
Begitulah selanjutnya hingga pondok tak akan pernah mati mengikuti
pendirinya.
3.1.2 MOTTO PONDOK MODERN GONTOR
• Berpcngctahuan luas
• Bcrpi k i ran be bas
3.1.3 PANCA .Jl\VA PONDOK MODERN GONTOH
• Kcikhlasan : Sepi ing pamrih (tidak didorong olch k0inginan memperoleh keuntungan-keuntungan tertentu). Semata-mata karena
untuk IBADAH. Hal ini meliputi segenap suasana kehidupan di
Pondok Pesantren. Kyai ikhlas mengajar, para santri ikhlas belajar,
lurah Pondok Pesantren ikhlas membantu (asistensi).
Segala gerak-g<!rik dalam pondok pesantren berjalan dalam suasana
keikhlasan yang mendalam. Dengan demikian, terdapat suasana hidup
yang hannonis antara kyai yang disegani dan santri yang taat dan
penuh cinla dan honnat clangan segala kcikhlasannya. Dengan
clernikian, malca seorangn santri mengerti dan menyaclari arti lillah, arti
beramal, arti taqwa dan arti ikhlas.
• Kcscderhanaan Kehidupan clalam pondok diliputi suasana keseclerhanaan, tetapi agung. Seclerhana bukan bl!rarti passif (clalam
bahasa .lawa = narimo) clan bukan artinya kernelaratan atau
kemiskinan, telapi mengandung unsur kekuatan clan ketabahan hati,
penguasaan diri menghaclapi per.1uang1n hidup dengan segala
kesulitan. Maka di balik kesederhanaan terpancar jiwa besar, berani
mental/karakter yang kuat yang menjadi syarat suksesnya perjuangan
dalam segala segi kehidupan.
• Bcrdikari atau jiwa kesanggupan menolong diri scndiri (zclp help) :
· Didikan ini yang merupakan senjata hidup yang ampuh. 13crdikari
bukan saja dalam arti bahwa santri selalu beli\jar dan berlatih
mcngurus scgala kepentingannya scndiri tetapi juga Pondok l'esantrcn
itu sebagai lembaga pendidikan yang tidak pernah menyandarkan
kehidupannya kepada bantuan dan belas kasih orang lain. ltulah zelp
berdruiping system (sama-sama iuran dan sama-sama dipakai). Dalam
hal tersebut tidak bersikap kaku sehingga menolak orang-orang yang
hendak membantu pondok.
• lJ khuwah Islamiah : Kehidupan di Pondok Pesantren di liputi
suasana persaudaraan akrab, sehingga segala kenangan dirasakan
bersama dengan jalinan persamaan keagamaan. Ukuah (persaudaraan)
bukan sa.1a selama didalam Pondok Pesantren tetapi .1uga
mempcngaruhi kearah persatuan umat dalam masyarakat sepulangnya
dari pondok.
• Bcbas : Bebas berpikir dan berbuat, bebas menentukan masa depan,
bebas memilih jalan hidup di dalam masyarakat kelak bagi para santri
dcngan berjiwa besar dan optimis menghadapi kehidupan. Kebebasan
itu bahkan sampai kepada bebas dari pengaruh asing/colonial. (di sini
seringkali kita temui unsur-unsur ne:gatif, yaitu apabila kebebasan itu
disalah gunakan, dalam arti terlalu bebas (liberal) akan kchilangan
arah dan tujuan atau prinsip, jadi yang di maksud disini kcbebasan
dalam garis-garis disiplin yang positif, dcngan pcnuh tanggungjawab,
baik dalam kehidupan Pondok pesantren maupun kehidupan di
masyarakat. Jiwa yang menguasai suasana kehidupan Pondok Modern
itulah yang dibawa oleh santri sebagai bekal pokok dalam
kehidupannya di masyarakat. Dan jiwa pondok pesantren ini yang
harus senantiasa dihidupkan, dipelihara clan dikembangkan
sebaik-baiknya.
3.2. Manajemen Dan Organisasi
Dengan sistem yang di gunakan yaitu sistem modern maka Pondok
Modern Gontor memiliki menejemen dan organisasi yang jelas. Manajemen dan
organisasi mcmpunyai kaitan erat dan merupakan faktor penting bagi setiap balai
pendidikan atau perusahaan dalam mencapai tujannya. Pelaksanaan manajemen
dan organisasi suatu balai pendidikan atau perusahaan berhasil baik jika ditangani
olch sumbcr daya manusia yang bertanggung jawab dan berdedikasi tin&gi scrta
adanya ｫ･ｾｪ｡ｳ｡ｭ｡＠ yang solid antara personil yang ada, maKa Pondok Modern
Gontor mensclcksi orang-orang yang menangani manajemen dan keorganisasian
I. Keiklasan
2. Ded1kasi
3. Loyalitas
3.2.1. Ma najemen
Manaje111en adalah suatu proses yang terdiri dari lindakan-tindakan
111erencanakan, mengorganisasikan, menggerakan serta 111engendalikan
suatu balai pendidikan yang dilakukan untuk 111encapai sasaran yang telah
ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta su111ber daya
lainnya. Adapun fungsi -fungsi pokok yang terdapat dalam manaje111en
yang di implementasikan oleh Pondok Modern Darussalam Gontor adalah
sebagai berikut:
Fungsi Manajemen pada Pondok Modern Darussalam Gontor
I. Perencanaan (Planing) Pondok Modern Darussalam Gontor
Perencanaan pada Pondok Modern merupakan sebuah proses untuk
111enentukan langkah-langkah program kerja yang akan ditempuh Uangka
panjang maupun jangka pendek) guna mencapai tujuan yang telah
direncanakan. Perencanaan meliputi penetapan atau penentuan program
kerja jangka panjang maupun jangka pendek, kebijaksanaan urutan dan
cara 111enjalankan pekerjaan dan pelaksanaannya, penentuan waktu dan
kebutuhan finansial yang diperlukan pada masa yang akan datang.
Dapat dirumuskan sebagai salah satu fungsi manaJemen dalam
mengelompokan orang-orang serta penetapan tugas dan wewenang
berdasarkan kemampuan sumber daya manusia.
3. Pclaksanaan (Actuating) Pondok Modern Darussalam Gontor.
Mcrupakan fungsi manajemen yang menggerakan sci uruh anggola
kearah tujuan yang telah direncanakan dalam rangka merealisasikan
program kerja dan rencana - rencana yang tel ah dibuat.
4. Pengawasan (Controlling) Pondok Modern Darussalam Gontor.
Pengawasan adalah salah satu fungsi manajemen penting dalam
rangka merealisasikan apa yang akan di buat agar dapat mencapai target
atau sasaran yang telah di tetapkan oleh anggaran dasar dan juga
melakukan pengawasan pada segala bidang.
3.2.2. Struktur Organisasi
Pondok Modem Darussalam Gontor di p1111pm oleh pnnpman
Pondok Modern yang dipilih dan diangkat serta diberhentikan oleh Dewan
badan wakaf melalui Rapa! Umumnya. Jangka waktu jabatan Pimpinan
STRUKTUR ORGANISASI
PONDOK MODERN DARUSSALAM GONTOR YANG SEDANG BEIUALAN
Aclrninirlrasi
KM!: Kuliatul Mualimin-al lslamiah yang berarti pendidikan guru agama Islam.
[image:48.595.42.412.166.498.2]OPPfvt: Organisasi Pelajar Pondok Modem.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
I. Organisasi.
Organisasi adalah salah satu fungsi dari manajemen dan merupakan
tujuan yang telah ditetapkan. Dalam Organisasi di adakan pembagian
tugas secara jelas sesuai dengan bidang pekerjaan yang telah ditetapkan.
Organisasi yang baik akan mampu menghilangkan kesimpangsiuran dalam
pekerjaan dan akan memberikan penjelasar. bagi personil yang
menyangkut tugas dan tanggung jawab. Sebelum menjalankan tugas,
pimpinan bagian mengadakan suatu rapat dengan para staf untuk
menjabarkan rencana kerja yang akan dilaksanakan kemudian hasilnya
Dalam Bentuk atau struktur organisasi yang ada pada Pondok
Modern Darussalam Gontor secara singkat sudah dijelaskan akan
kebijaksanaan atau tindakan yang akan dilakukan sesuai dengan tugas
yang telah diberikan.
Adapun aktivitas tugas masing - masmg bagian adalah sebagai
berikut
A. Dewan Badan Wakaf.
Merupakan lembaga tertinggi organisasi balai pendidikan Pondok
Modern dan bertugas melaksanakan amanat trimurti yang tercantum dalam
piagam waqaf Pondok Modern Gontor tanggal 28 Rabiulawal 1338 atau
tanggal 12 Oktober 1958.
Pcngurus Dewan Badan Waqaf Pondok Modern Gontor berwenang
untuk:
• Menerapkan kebijaksanaan pendidikan dan pengaJaran balai
pendidikan Pondok Modern Gontor sesuai dengan amanat
Trimurti.
• Memberikan bimbingan dan petunjuk pada lembaga-lembaga balai
pendidikan Pondok Modern Gontor.
• Memilih dan mengangkat serta mengganti pimpinan balai
pendidikan Pondok Modern Gontor.
dengan l:etentuan-ketentuan yang ditetapkan dalam Anggaran Rumah-Tangga.
• Meminta pertanggungjawaban kepada lembaga-lembaga yang dimaksud diatas sewaktu-waktu apabila dianggap perlu.
• Mengisi lowongan pengurus anggota pengurus ba(ian waqaf Pondok Modern Gontor dan mengubah susunan pengurus.
B. Pimpinan Pondok Modern
Adalah mandataris dewan badan waqaf yang berkewajiban mcnjalankan kcputusan-keputusan badan waqaf Pondok Modern Gontor dan bertanggung-jawab kepada badan waqaf.
• Berkewajiban mengasuh para santri sesua1 dengan sunah balai pcndidikan Pondok Modern Gontor.
• Pemimpin lembaga-lembaga balai pendidikan Pondok Modern Gontor.
• Yang bertanggung jawab dan melakukan pengawasan atas kelangsungan pendidikan di Pondok Modern.
• Menjaga hubungan baik dengan masyarakat dan lingkungan sekirnr.
C. Direktur KMI.
Direktur Kulliyatul Mu'allimin al-Islamiyah adalah
penanggung-jawab di dalam lembaga dan bertugas memirnpin penyelenggaraan
pendidikan dan pengajaran secara meneyeluruh.
• Yang bertnggung-jawab dan melakukan pengawasan atas proses
belajar-mengajar di Pondok Modemr.
D. Bagian Aclministrasi.
• Mempunyai tugas untuk mengelola keuangan yang beredar di
administrasian Pondok Modern Gontor.
• Melaporkan peredaran uang pada setiap bulan pada pimpinan
Pondok Modem.
Bagian Administrasi ini memiliki tiga sub bagian diantaranya:
I. Pos Dan Giro
Adalah bagian administrasi yang menangani hal-hal yang
bersangkutan dengan benda pos dan giro misalnya: wesel, paket,
surat-menyurat dan lain sebagainya.
2. Keuangan Sekolah
Ada I ah bagian administrasi yang menangani segala jenis pembayaran
sekolah atau akademik.
3. Keuangan Asrarna
E. Alrndemik.
• Yang bertanggung-jawab atas materi dan sistem pengajaran serta para staff pcngajar.
13agian pcndidikan dibagi dua: I. Bagian pendidikan umum :
Yang bertanggung-jawab atas sistem pengaJaran materi pengaJaran yang bersifat umum, seperti: Matematika, Fisika, Biologi, Bahasa lnggris, Bahasa Indonesia dan lain-lain.
2. Bagian Pendidikan agama
Yang bertanggung-jawab atas sistem pengapran materi pengaJaran yang bersifat agama, seperti: Fiqih, Tauhit, Imla, Tajwid, Balagoh, Faroid dan lain-lain.
F. Pcngasuhan Santri.
• Pembimbing yang menaungi dan bertanggung-jawab atas segala ketentua:1 kegiatan para santri diluar jam pelajaran dan kepramukaan.
G. Pengasuhan Kepramukaan.
• Pembimbing yang menaungi, memantau dan bertanggung-jawab atas segala ketentuan kegiatan parasantri dalam ha! kepramukaan di luar maupun di dalam Pondok Modern.
H. Bagian Organisasi Pelajar .Pondok Modern.
• Membantu Pimpinan Pondok Modern dalam rnenegakkan disiplin dan sunah Pondok Modern.
• Membantu Pimpinan Pondok Modem dalam mcnerapkan molo dan pancajiwa Pondok Modern.
• Mernbantu Pimpinan Pondok Modern dalam menerapkan atau mclaksanakan pendididkan dan pengajaran di Pondok Modern. • Membimbing segcnap anggota kc arnh kesadaran beribadah,
bclajar dan berorganisasi denganbantuan pengurus rayon dan bagian-bagian Organisasi Pelajar Pondok Modem.
• Menyalurkan inisiatif dan aspirasi anggota.
• Membimbing, membina dan meningkatkan jalannya bahasa resmi si Pondok Modern.
• Melaksanankan sistim kaderisasi.
Organisasi Pelajar Pondok Modern m1 memiliki bagian-bagian diantaranya:
I. Bagian Pengajaran
• Sebagai pelaksana penye11;nggara pelajaran sore, muhadoroh (belajar kutbah), pengajaran seni rnembaca Al-Qur'an dan bertanggung jawab atas ketertiban masjid, imam salat, ddan khatib Jum'at.
2. Bagian Penggerak Bahasa (Arab da11 Inggris)
sehari-hari yang berkenaan dengan bahasa secara resmi(Arab dan
lnggris)
3. Bagian Kesenian
• Yang melancarkan semua aktifitas kesenian di Pondok Modern.
• Yang bertanggungjawab akan kualitas kesenian.
4. Bagian Olahraga
• Yang mengusahakan agar santri dapat berolahraga dcngan baik
dan meningkatkan mutu keolahragaan di Pondok Modern menuju
santri sehat jasmani dan rohani.
I. Koordinator Pramu ka
Yaitu santri senior yang beperan membantu dalam pelaksanaan
keprnmukaan di Pondok Modern yang bertugas:
• Membantu Pimpinan Pondok Modern dalam menegakkan
disiplin dan sunah Pondok Modern di bidang kepramukaan.
• Membantu Pimpinan Pondok Modem dalam menerapkan moto dan panca jiwa Pondok Modern pada lingkup kepramukaan.
• Membantu Pimpinan Pondok Modern dalam menerapkan atau
melaksanakan pendididkan dan pengajaran kepramukaan di
Pondok Modern.
• Menyalurkan inisiatif dan aspirasi anggota.
• Membimbing, membina dan meningkatkan jalannya kegiatan
3.3 Proscdur Sistcm Yang Sedang Bcrjalan
• Calon santri Mendaftar
• Cale n santri menerima form pendaftaran
• Calon santri menyerahkan form pendaftaran yang telah terisi bescrta
persyaratan pendaftaran pada administrasi tennasuk uang pendaftaran
yang dibcrikan pada bagian keuangan sekolah
• Administrasi mendata calon santri dan menjadikannya dalam satu
dokumen pendaftaran.
• Administrasi urusan keungan sekolah mencatat uang pendaftaran.
• Administrasi menyerahkan bukti pendaftaran kepada calon santri.
• Administrasi menyerahkan dokumen pendaftaran kepada Pimpinan
Pondok sebagai laporan.
• Administrasi menyerahkan dokumen pendaftaran kepada Direktur
KMI setelah mendapat rekomendasi dari Pimpinan pondok, untuk
diolah menjadi dokumen peserta ujian.
• Direktur KM! menyerahkan dokumen peserta UJJan kepada bagian
akademik untuk pembuatan be1 kas soal ujian.
• Calon santri menerima nomor ujian dari akademik.
• Calon santri menerima lembar soal ujian.
• Calon santri menjawab soal ujian.
• Calon santri menyerahkan Jembar jawab ujian.
• Calon santri yang lulus akan menerima bukti keterangan lulus.
DIAGRAM KONTEKS SISTEM YANG SEDA.NG BER.JALAN
'
Ca1011 S aimi I
I
'
Keuangon
ｾＧ＠ SeJ:olah
ｾ＠
ｾｾＭｾｲ＠
Buk_1"'mb>y=n _ _
ｌＧｐ｟ｾ｟ｶｍ＠
I
I
:
Dml.1ur
Ｎ｟｟ｃＱＡ｢ｬｴＭＭＧ｟ｾｓＭＱＱＱＱｲＭ］ｩｔｾ＼ｲＱＱ＾Ｍﾷ｟ｾＭＭｾＭｍＬｾＭｋｍｾｉｾＭＭＧ＠
[image:56.595.61.432.186.493.2]D:>l<_P<sma_Ujim :__ .
Gambar 3.2 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan
Ketcrangan Garn bar diagram konteks sistem .Y!!ng sedang berjalan. Gambar diagram konteks pada sistem berjalan ini · memiliki enam entitas, yaitu: calon santri, administrasi, keuangan sekolah, akademik, direktur KMI dan pimpinan pondok
keluaran kepada calon santri berupa form pendaftaran, bukti daftar, nomor
ujian, lembar soal ujian dan bukti kelulusan ..
Entitas administrasi memberikan input kesistem bcrupa dokumen
pcndafiara valid dan bukti pendaftaran. Sedangkan administrasi mencrima
informasi dari sistem berupa dokumen pendaftaran.
Entitas keuangan sekolah memberikan input kedalam proses
berupa pembayaran pendaftaran dan menerima informasi keluaran berupa
bukti ｰ＼ｾｭ｢｡ｹ｡ｲ｡ｮ＠ pendaftaran.
Entitas akademik memberi input kedalam sistem berupa : soal
ujian, dokumen kelulusan, bukti peserta ujian dan laporan calon santri
terima. Bagian akademik sendiri menerima infonnasi dari sistem
informasi penerimaan santri barn berupa: dokumen peserta ujian valid,
hasil ujian dan cal on santri terima valid.
Entitas direktur KM! menerima laporan pendaftaran valid dan
calon santri terima dari sistem. Sedangkan direktur KM! scndiri
memberikan input ke sistem berupa dokumen peserta ujian.
Entitas pimpinan pondok memberikan masukan kedalam sistem
berupa: santri terima valid. Dan mendapatkan informasi dari sistem
DIAGRAM LEVEL 1 SISTEM YANG SEDANG BER.JALAN
11 ···" •
11
[image:58.595.38.426.143.494.2]LL:::..:..::..
Gambar 3.2 Diat,'Tam Level 1 Sistem Yang Sedang Berjalan
Fhnpinm Rmlok
Keterangan gambar diagram level satu sistem yang sedangkan berjnlan Gambar diagram level satu pada sistem yang sedang berjalan terdiri dari enam entitas, sesuai dengan diagram konteks yang sedang berjalan yai:u: calon santri, administrasi, keuangan sekolah, akademik, direktur KM! dan pimpinan pondok. Dan merniliki enam proses, yang terdiri dari proses mendaftar, rnclaporkan dokumen pendaftar, melaporkan dokumen peserta lljian, mengikuti ujian, melaporkan dokumen kelulusan dan menginformasikan kelulusan.
pendaftaran. Keuangan sekolah menenma informasi berupa pembayaran
pendaftaran dan memberika input masukan berupa bukti pembayaran pcndallaran.
Proses tcrsebut j uaga mcnyimpan data ke data strore pendanaran.
Melaporkan dokumen pendatlaran merupakan proses yang terjadi antara
entitas administrasi dengan entitas pimpinan pondok. Dan direktur KM!.
Administrasi memberikan masukan kedalam sistem berupa dokumen pendaftaran
valid. Direktur KMJ menerima informasi berupa laporan pendaftaran valid.
Melaporkan dokumen peserta ujian merupakan proses yang terjadi antara
entitas akademik dan direktur KM!. Akademik menerima output dari sistem
berupa Dokumen peserta ujian valid sedangkan direktur KM! memberikan
informasi ke sistem berupa dokumen peserta ujian.
Mengikuti ujian merupakan proses yang terjadi antara entitas calon santri
dengan akademik. Akademik memberikan input kedalam sistem berupa bukti
peserta ujian dan soal u)an. Dan akademik menerima infonnasi berupa hasil
ujian. Calon santri memberikan masukan kedalam sistem berupa lembar jawab
ujian dan menerima informasi keluaran berupa nomor ujian dan lembar soal ujian.
Melaporkan dokumen kelulusan merupakan proses yang terjadi direktur
KMJ, pimpinan pondok. dan akademik. Direktur KMI menerima input dari sistem
berupa calon santri terima. Sedangkan pimpinan pondok memberikan masukan ke
dalam sistem berupa calon santri terima valid yang sebelumnya menerima
informasi berupa calon santri terima valid. Akademik rnemberikan masukan
Menginformasikan kelulusan merupakan proses yang terjadi antara entitas
akademik dan calon santri. Akademik memberikan masui;an kedalam proses
berrupa dokumen kelulusan sedangkan calon santri menerima infonnasi dari
sistem berupa bukti kelulusan.
DIAGRAM RINCI 1 PROSES I
----
uC.aln11...:-').uttn ｆ｡ＺｭＮ｟ｾｗＮｨＨ＠
"""'""'
""- \
""'-"""'
'-..I
""'"""""-""""""'
Kmlang<Ut
Sekol<ih . ! ｗｩＺ｟ｾＩｖＶＱ｜｟ｾ＠
)
II"'"'.:'..'..._!
BixWh ｾ＠f 12
N<_T""'1\;
...
..,
I{Wht\Si
[image:60.595.40.437.172.494.2]"
ｾ＠)
ｾＵＱＱ＠
Gambar 3.3 Diagram Rinci I Proses I Sistem Yang Sedang Berjalan
Kcterangan gambar diagram rinci l proses 1 sistem yang berjalan
Diagram rinci proses I terdiri dari dua proses yaitu membayar dan
mendata. Dan terdiri dari tiga entitas yaitu: calon santri, administrasi dan
keuangan sekolah.
Pada proses mendata: calon santri memberikan input (masukan) kedalam
sistem berupa persyaratan dan form pendaftaran isi. Calon santri juga menerima
infonnasi dari sistem berupa form pendaftaran dan bukti daftar. Administrasi
mcncrima masukan dari sistcm berupa dokumen pendaftaran dan mcmbcrikan
bukti pendaftaran. Sedangkan proses mendata memberikan keluaran kepada
sistem membayar berupa kwitansi. Dan menerima input dari pihak keuangan
sekolah berupa bukti pembayaran pendaftaran.
3.4 Kelemahan sistem yang sedang berjalan:
• Sistem yang berjalan ini bersifat manual, sehingga pada saat pendatlaran
dan pengumw11an terjadi antrian panjang yang menyulitkan ca Ion santri.
• Arsip-arsip penting bagi Pondok Modern seperti: pendallar,
data-pendallaran dan sebagainya masih berbentuk Jembaran kertas
3.5 llsulan pcmccahan masalah:
• Diadakan sistem pendaftaran berbasiskan komputer guna memudahkan
calon santri untuk mendaftar dan memudahkan bagian administrasi
mendata santri barn.
• Arsip-arsip penting bagi Pondok Modern khususnya arsip pendaftaran
4. I Pcrancangan Sistcm.
Perancangan sistem infonnasi penerimaan santri baru sama halnya dengan
perancangan sistem yang lain, yang bertujuan memberikan gambaran umum
kepada user dan manajemen tentang sistem baru yang diusulkan.
Perancangan sistem merupakan bagian yang paling penting dalam
mengembangan suatu sistem infonnasi dan salah satu komponen sistem yang
dapat di jadikan tolak ukur keberhasilan sistem adalah output atau kelm.ran.
Penulis menggunakan Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data
dengan menggambarkan rancangan sistem infonn1si penerimaan santri baru yang
diusulkan. Pe11ggunaan DFD ini terasa sangat membantu karena menggambarkan
suatu sistern yang telah ada atau sistem yang akan dikembangkan secara logika
tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau
lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. Setelah dilakukan analisa
terhadap sistem yang telah berjalan pada Pondok Modem Darussalam Gontor
tcrdapat banyak kendala yang dihadapi yang dapat mengurangi kinerja para staff
tcrutama dalam hal ini adalah proses penerimaan santri baru. Oleh karena itu pada
pembayaran yang awalnya melalui administrasi kini melalui Bank, disini pihak
balai pendidikan di anggap telah mengadakan MOU dengan Bank yang
bersangkutan jadi dalam ha! ini pihak pondok tidak lagi menangani masalah
keuangan melainkan hanya menerima laporan pembayaran.
DIAGRAM KONTEKS SISTEM YANG DlllSllLKAN
CalD11 Sarni ;!11 Ad:ministras ·
i
-I
jr},
'
!,
ｾﾷ＠ ［ｾ＠ ｾ＠
l
j
i
;::, .
!
.,,
ｾ＠l
BaiikｾＭ
ｾ＠ :fＢＧＭＬＬＬｾｉ＠
ｾ＠
.fl
. w • /Sl'>TEM
"\.
I>mt<cy=_i:-= ,_,/
INl' Olll'MSI \ｬＧｬｬｫＩＧｭ｢ＢＩＧｬｲｵｴ｟ｾＭ
11!NFll111!AAN CAL ON SANl'JU
FOND OKMOllllRN Cili:n_,,Sontri_Terim•
Pllupnm1
Blli
J'•"1ThJi
DARUSSALAM !hp _l'ol<l>Jl:lo:'oh_ v;Jid .
G-ONFOR I Pondok
/
Cobr._?ordri_T.nm._ VOlid. Dill ［［Ｌ［Ｌ［ＬＬｾ＠
_,,,/
..
.
Soo.l_Ujim
ntV• d
lhp ｟ｐｭｩｾｯｭ｜ＮＮ＠ '"'
Direkb.i:r
!);,],; Pe""1> Uji Cili:n_Sortri_Tm• . KM!
Aka.de Ill ·
-" ' , &ii U" J);,],; _ Jle""1a _ [/jiilli
, - 'J'fil
,
Gambar 4.1 DIAGRAM KONTEKS SJSTEM YANG DIUSULKAN
Kcterangan gambar diagram konteks sistem yang diusulkan
Sama halnya dengan diagram konteks sistem yang sedang berjalnn,
diagram kontcks sistem yang diusulkan juga terdiri dari enam entitas. Namun kali
ini entitas keuangan sekolah telah digantikan fungsi dan tanggung jawabnya
[image:63.595.64.431.160.534.2]Entitas customer memberikan masukan kedalam sistem informasi
penerimaan santri barn berupa persyaratan, form pendaftaran isi dan lembar jawab
ujian. Sedangkan sistem memberikan informasi keluaran kepada calon santri
berupa form pendaftaran, bukti daftar, nomor ujian, lembar soal ujian dan bukti
kelulusan ..
Entitas administrasi memberikan input kesistem berupa dokumen
pendaftara valid dan bukti pendaftaran. Sedangkan administrasi menernna
infonnasi dari sistem berupa dokumen pendaftaran.
Entitas Bank memberikan input kedalam proses berupa pembayaran
pendatiaran clan menerima infonnasi keluaran berupa bukti pembayaran
pendaftaran.
Entitas akade1'1ik memberi input kedalam sistem berupa : soal uJian,
dokumen kelulusan, bukti peserta ujian clan laporan calon santri ter;ma. Bagian
akademik sendiri menerima infonnasi dari sistem informasi penerimaan santri
barn berupa: dokumen peserta ujian valid, hasil ujian dan calon santri terima
valid.
Entitas direktur KM! menerima laporan pendaftaran valid dan calon santri
tcrima dari sistem. Scdangkan direktur KM! sendiri memberikan input ke sistem
berupa dokumcn pcse11a ujian.
Entitas pimpinan pondok memberikan masukan kedalam sistem berupa:
santri terima valid. Dan mendapatkan informasi dari sistem berupa: calon santri
DIAGRAM LEVEL I SISTEM YANG DlllSlJLKAN
11 ····"
BANK 11
Pimpimn
Pon:bk
Gambar 4.1.1 DIAGRAM LEVEL 1 SISTEM YANG DIUSULKAN
Keterangan gambar diagram level satu sistem yangdiusulkan
Gambar diagram level satu pada sistem yang sedang berjalan terdiri dari
enam entitas, sesuai dengan diagram konteks yang sedang berjalan yaitu: calon
santri, administrasi, Bank, akademik, direktur KM! dan pimpinan pondok. Dan
memiliki enam proses, yang terdiri dari proses mendaftar, melaporkan dokumen
pendaftar, melaporkan dokumen peserta ujian, mengikuti ujian, melaporkan
dokumen kelulusan dan menginformasikan kelulusan.
Mendaftar adalah suatu proses yang terjadi diantara entitas calon santri
dengan administrasi.dan Bank. Pada proses mendaftar tersebut calon santri
memberikan input kedalam sistem berupa persyaratan dan fonn pendaftaran isi.
[image:65.595.37.425.155.487.2]dokumen pendaftaran dan menerima informasi keluaran berupa bukti pendaftaran. Bank mencrima infonnasi berupa pembayaran pendafrnran dan memberika input masukan berupa bukti pembayitran pendaftaran. Proses tcrsebut juaga menyimpan data kc data strore pendaftaran.
Melaporkan dokumen pendaftaran merupakan proses yang te1jadi antara entitas administrasi dengan entitas pimpinan pondok. Dan direktur KM!. Administrasi mcmberikan masukan kedalam sistem berupa dokumen pendaftaran valid. Dircktur KMl menerima infonnasi berupa laporan pendaftaran valid.
Melaporkan dokumen peserta ujian merupakan proses yang te1:jadi antara entitas akademik dan direktur KM!. Akademik meneri111a output dari sistem berupa
Dokumen peserta ujian valid sedangkan direktur KMl memberikan infonnasi ke sistcm berupa dokumen peserta ujian.
Mengikuti ujian merupakan proses yang terjadi antara entitas calon sanlli dengan akademik. Akademik memberikan input kedalam sistem berupa bukti peserta Lijian dan soal ujian. Dan akademik menerima informasi berupa basil ujian. Calon santri memberikan masukan kedalam sistem berupa lembar jawab ujian dan menerima infommsi keluaran berupa nomor ujian dan lembar soal ujian.
kedalam sistem berupa laporan calon santri terima dan menernna informasi
berupa calon santri terima valid.
Menginformasikan kelulusan merupakan proses yang terjadi antara entitas
akademik dan calon santri. Akademik memberikan masukan kedalam proses
berrupa dokumen kelulusan sedangkan calon santri menerima infonnasi dari
sistem berupa bukti kelulusan.
DIAGRAM RINCI 1 PROSES I YANG DIUSULKAN
I I
Ms_- . . .ｒ＼ｮｮ｟ｾ＠ 11
ｍｳ｟ｂｾ＠
-'1
C alon_$ anlJi FcrJ11 _ P'.ndlfulll\_ Isi / 1.1 U1t1g / 12 ｬ｜ＺｭＰＰＮﾷＱｮｮ｟ｾ｜＠
