APLIKASI PENANGANAN TRANSAKSI ORDER PADA
PT.ALLIB INDONESIA
KERJA PRAKTEK
Disusun oleh :
Nama : Anugerah SyaIfullah P NIM : 08.41010.0404
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA
STIKOM SURABAYA
ix
3.4 Analisa dan Perancangan Sistem ... 16
3.5 Data Flow Diagram ... 17
3.6 Entity Relationship Diagram ... 18
3.7 Database ... 19
3.8 Basis Data ... 20
3.9 SQL ... 21
BAB IV. RANCANG BANGUN SISTEM ... 23
4.1 Analisis Sistem ... 23
4.2 Pembahasan Masalah ... 24
4.3 Desain Sistem ... 28
4.3.1 Data Flow Diagram (DFD)... 28
4.3.2 Entity Relationship Diagram ... 35
4.3.3 Struktur Tabel ... 36
4.3.4 Desain Input Output ... 39
4.4 Kebutuhan Sistem ... 44
4.5 Implementasi Sistem ... 44
BAB V. PENUTUP ... 53
5.1 Kesimpulan ... 53
5.2 Saran ... 53
LAMPIRAN ... 56
Lampiran 1 Surat Balasan ... 56
Lampiran 2 Acuan Kerja ... 57
Lampiran 3 Kehadiran Kerja Praktek ... 59
Lampiran 4 Log Harian Kerja Praktek ... 60
Lampiran 5 Kartu Bimbingan ... 61
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 7
Gambar 3.1 Simbol Pada Data Flow Diagram (DFD) ... 18
Gambar 3.2 Simbol Entity Relationship Diagram (ERD) ... 19
Gambar 4.1 Document Flow Proses Order ... 24
Gambar 4.2 Document Flow Pelunasan Pembayaran ... 25
Gambar 4.3 Sistem Flow Transaksi Order ... 26
Gambar 4.4 Sistem FlowPelunasan Pembayaran ... 27
Gambar 4.5 Context Diagram Aplikasi Penanganan Transaksi Order ... 28
Gambar 4.6 DFD Level 0 Aplikasi Penanganan Transaksi Order ... 30
Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses Order ... 32
Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses Pelunasan Pembayaran ... 33
Gambar 4.9 CDM Aplikasi Penanganan Transaksi Order ... 35
Gambar 4.10 PDM Aplikasi Penanganan Transaksi Order ... 35
Gambar 4.11 Desain Form Login ... 39
Gambar 4.12 Desain Form Utama ... 40
Gambar 4.13 Desain Form Jenis Pekerjaan ... 41
Gambar 4.14 Desain FormPekerjaan ... 41
Gambar 4.15 Desain Form Customer ... 42
Gambar 4.16 Desain Form Transaksi Order ... 43
Gambar 4.17 Desain Form Pelunasan Transaksi Order ... 43
Gambar 4.18 Tampilan Halaman Login Admin ... 45
Gambar 4.19 Tampilan Halaman Utama ... 46
Gambar 4.20 Tampilan Halaman Jenis Pekerjaan ... 46
Gambar 4.21 Tampilan Halaman Pekerjaan ... 47
Gambar 4.22 Tampilan Halaman Customer ... 48
Gambar 4.23 Tampilan Halaman Transaksi Order ... 48
Gambar 4.24 Tampilan Halaman Invoice Pembayaran Uang Muka ... 49
Gambar 4.25 Tampilan Halaman Surat Konfirmasi Order ... 49
Gambar 4.26 Tampilan Halaman Transaksi Pelunasan Order ... 50
Gambar 4.27 Tampilan Halaman Invoice Pelunasan Order ... 50
Gambar 4.28 Tampilan Halaman Laporan Transaksi Order ... 51
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Tabel Master Customer ... 36
Tabel 4.2 Tabel Transaksi ... 36
Tabel 4.3 Tabel Detail Transaksi ... 37
Tabel 4.4 Tabel Pekerjaan ... 38
Tabel 4.5 Tabel Jenis Pekerjaan ... 38
1.1 Latar Belakang Masalah
Peran teknologi informasi sangat penting dalam perkembangan dunia bisnis. Dengan teknologi informasi, data dan informasi yang diperlukan perusahaan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat. Pada jaman modern ini, perkembangan teknologi yang khususnya di bidang teknologi informasi telah semakin pesat. Untuk tetap mempertahankan usahanya maka perusahaan-perusahaan di Indonesia, baik yang bergerak di bidang perdagangan maupun jasa, harus mampu meningkatkan performansinya dibandingkan sebelumnya serta mampu bersaing dalam hal teknologi informasi dengan perusahaan-perusahan lain. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mendukung manajemen untuk mengambil keputusan. Sistem informasi yang baik antar fungsi dapat meningkatkan produktivitas perusahaan.
Peranan teknologi informasi dalam membantu pengolahan data penanganan transaksi order dalam perusahaan dan organisasi telah lama berlangsung. Alasan utama penggunaan teknologi informasi dalam pengolahan data dalam penanganan transaksi order adalah efisiensi, penghematan waktu dan biaya. Disamping itu peningkatan efektifitas, mencapai hasil output laporan penanganan transaksi order dengan benar merupakan kebutuhan setiap perusahaan. Karena peranan teknologi informasi yang penting tersebut, banyak perusahaan yang menerapkan suatu teknologi informasi menjadi sesuatu hal yang diwajibkan untuk mendukung kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.
2
PT ALLIB INDONESIA merupakan perusahaan yang bergerak pada industri agensi kreatif yang mampu memberikan solusi untuk menjawab segala tantangan dalam memasarkan dan memperkenalkan produk yang Anda tawarkan dalam persaingan bisnis di era global. Berdiri sejak 2009 yang berbadan hukum, dan memiliki legalitas resmi di mata negara.
Melayani secara kolaborasi untuk mencari solusi yang tepat, didukung analisis yang cermat dan differensiasi guna memenangkan produk di pasar dengan selalu memberikan pelayanan secara profesional guna memberikan kepuasan terhadap mitra kerja, didukung dengan keramahan dalam setiap pencarian solusi dan mengutamakan ketepatan waktu. Terkait dengan bidang usaha tersebut, maka proses transaksi order merupakan faktor penting untuk perkembangan usaha perusahaan. Pengolahan data dalam proses transaksi order merupakan hal penting bagi perusahaan terutama bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang agensi kreatif seperti PT. ALLIB INDONESIA.
dijadikan arsip perusahaan. Proses rekapan dilakukan dengan memindahkan informasi yang didapatkan dari nota transaksi order ke form excel. Proses Penanganan Transaksi Order ini menyebabkan pengolahan data transaksi order menjadi kurang efektif dan efisien, sehingga laporan transaksi order yang dihasilkan besar kemungkinan terjadi kesalahan. Selain itu proses pengelolaan data transaksi order yang masih berlangsung manual dirasa kurang maksimal untuk proses Penanganan Transaksi Order yang mencakup banyak sekali proses pengerjaan.
Berdasarkan uraian diatas maka diperlukan suatu aplikasi Penanganan Transaksi Order yang dapat meningkatkan kinerja sistem dalam pengolahan data dan mempermudah dalam menyusun laporan. Dengan Aplikasi Penanganan Transaksi Order diharapkan dapat mengoptimalkan proses Penanganan Transaksi Order, sehingga proses Penanganan Transaksi Order dapat dikelola dengan baik.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, didapatkan rumusan permasalahan, yaitu: “Bagaimana membuat suatu Aplikasi Penanganan Transaksi Order Pada PT. ALLIB INDONESIA.”
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dari kerja praktek ini adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi Penanganan Transaksi Order ini tidak membahas status pengerjaan.
4
3. Aplikasi Penanganan Transaksi Order hanya melakukan perhitungan transaksi order , tanggal jatuh tempo , pembayaran uang muka, dan pelunasan pembayaran.
1.4 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan dari kerja praktek ini adalah : “ Membuat Aplikasi Penanganan Transaksi Order Pada PT. ALLIB INDONESIA.”
1.5 Kontribusi Bagi Perusahaan
Diharapkan dapat Memberikan informasi tambahan mengenai proses transaksi order agar menjadi lebih baik.
.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan Kerja Praktek ini dibagi menjadi beberapa bab, yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang dari permasalahan, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan kerja praktek, kontribusi kerja praktek bagi perusahaan, dan sistematika penulisan laporan kerja praktek.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang teori–teori untuk menyelesaikan Sistem Informasi Penanganan Transaksi Order yang akan dibuat. Teori yang terkait meliputi teori mengenai Konsep Dasar Sistem Informasi, Analisa dan Perancangan Sistem, Penanganan Transaksi Order, Sistem Informasi Penanganan Transaksi Order , Database, SQL, Basis Data, ERD, DFD.
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Bab ini terdiri dari 4 bagian yaitu Analisis Sistem, Desain, Implementasi, dan Evaluasi. Analisis Sistem menguraikan tentang identifikasi sistem, identifikasi permasalahan yang ada pada sistem, dan mencari solusi dari permasalahan yang ada. Desain berisi penjelasan tentang desain input output sistem, desain database, struktur tabel dan perancangan sistem yang meliputi Document Flow, System Flow, Entity Relationship Diagram dan Data Flow Diagram. Implementasi sistem berupa capture dari setiap form aplikasi disertai dengan pembahasan mengenai jalannya program. Evaluasi berisi hasil dari jalannya aplikasi setelah implementasi program dilakukan disertai dengan data.
BAB V PENUTUP
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Perusahaan
PT. ALLIB INDONESIA berdiri untuk memenuhi kebutuhan promosi dan periklanan perusahaan Anda. Sebuah agensi kreatif yang mampu memberikan solusi untuk menjawab segala tantangan dalam memasarkan dan memperkenalkan produk yang Anda tawarkan dalam persaingan bisnis di era global. Berdiri sejak 2009 di bawah naungan PT. ALLIB INDONESIA yang berbadan hukum, dan memiliki legalitas resmi di mata negara.
Melayani secara kolaborasi untuk mencari solusi yang tepat, didukung analisis yang cermat dan differensiasi guna memenangkan produk di pasar dengan selalu memberikan pelayanan secara profesional guna memberikan kepuasan terhadap mitra kerja, didukung dengan keramahan dalam setiap pencarian solusi dan mengutamakan ketepatan waktu.
Saat ini PT. ALLIB INDONESIA telah berkembang menjadi salah satu perusahaan besar di Indonesia. Dimana yang awalnya PT. ALLIB INDONESIA memasarkan produknya di wilayah Jawa Timur, kini pemasaran produknya meluas ke seluruh wilayah Indonesia.
Untuk mendukung pendistribusian yang semakin luas, PT. ALLIB INDONESIA aktif mengikuti tender dari para pengiklan juga aktif melakukan seminar untuk menarik pengaruh pasar di Indonesia.
2.2 Alamat Perusahaan
PT.ALLIB INDONESIA yang bertempat di Ruko Klampis Megah C-28, Sukolilo Surabaya No. Telp (031) 58 253 633 Surabaya Jawa Timur.
2.3 Struktur Organisasi
Dalam rangka mencapai tujuan dari organisasi dalam hal ini perusahaan, dibutuhkan koordinasi yang baik antara bagian dalam kegiatan yang ada pada instansi yang bersangkutan. Oleh karena itu dibutuhkan struktur organisasi agar tercipta hubungan yang baik dan harmonis satu sama lain. Berikut struktur organisasi pada PT.ALLIB INDONESIA yang dijelaskan pada gambar 2.1 :
8
2.4 Bidang Kerja Organisasi PT.ALLIB INDONESIA
Dalam kegiatannya, Organisasi PT.ALLIB INDONESIA memiliki komponen-komponen sebagai berikut:
a. Pimpinan PT.ALLIB INDONESIA
Bagian ini bertanggung jawab atas perencanaan dan pengelolaan PT.ALLIB INDONESIA
b. Admin PT.ALLIB INDONESIA
Bagian ini bertanggung jawab merekap laporan yang ada pada PT.ALLIB INDONESIA.
c. Accounting PT.ALLIB INDONESIA
Bagian ini bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pelaporan yang berhubungan dengan transaksi keuangan pada PT.ALLIB INDONESIA. d. Marketing PT.ALLIB INDONESIA.
Bagian ini bertanggung jawab memasarkan produk berdasarkan target yang ditentukan oleh pimpinan pada PT.ALLIB INDONESIA.
e. Creative Agency PT.ALLIB INDONESIA
Bagian ini bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan promosi dan periklanan customer pada PT.ALLIB INDONESIA.
f. Designer PT.ALLIB INDONESIA
g. Creative Strategy PT.ALLIB INDONESIA
Bagian ini bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan customer dalam lingkup riset pasar, Unique Selling Point, Penetapan Target Market, Maping Pengalaman Konsumen pada PT.ALLIB INDONESIA.
h. Brand Management PT.ALLIB INDONESIA
Bagian ini bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan Perancangan Brand Management, Pengenalan Produk, Penerapan Kampanye pada PT.ALLIB INDONESIA.
i. Marketing Communications PT.ALLIB INDONESIA
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Pemesanan
Pemesanan adalah suatu aktifitas yang dilakukan oleh konsumen sebelum membeli. Untuk mewujudkan kepuasan konsumen maka perusahaan harus mempunyai sebuah sistem pemesanan yang baik. Menurur Kamus Besar Bahasa Indonesia yang dimaksud pemesanan adalah “proses, perbuatan, cara memesan (tempat,barang,dsb) kepada orang lain”
Menurut Edwin dan Chris (1999:1) Pemesanan dalam arti umum adalah perjanjian pemesanan tempat antara 2 (dua) pihak atau lebih, perjanjian pemesanan tempat tersebut dapat berupa perjanjian atas pemesanan suatu ruangan, kamar, tempat duduk dan lainnya, pada waktu tertentu dan disertai dengan produk jasanya. Produk jasa yang dimaksud adalah jasa yang ditawarkan pada perjanjian pemesanan tempat tersebut, seperti pada perusahaan penerbangan atau perusahaan pelayaran adalah perpindahan manusia atau benda dari satu titik (kota) ketitik (kota) lainnya.
Bauran pemasaran menurut Philip Kotler (2002:18), adalah sekumpulan alat pemasaran yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan pemasarannya dalam pasar sasaran.
Penjelasan arti dari 4P sebagai berikut :
1. Product (produk).
Adalah segala sesuatu yang dapat ditawarkan ke pasar untuk diperhatikan, diperoleh dan digunakan atau dikonsumsi untuk dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan meliputi barang fisik, jasa, orang, tempat, organisasi, gagasan dan ide. 2. Price (harga).
Yaitu jumlah uang yang harus dibayar oleh pelanggan untuk memperoleh produk atau jasa untuk memperoleh satu buah produk dan hendaknya harga akan dapat terjangkau oleh konsumen.
3. Place (saluran distribusi/tempat).
Termasuk aktivitas perusahaan untuk menyalurkan produk atau jasa tersedia bagi konsumen. Kemudahan akses terhadap jasa bagi para pelanggan. Tempat dimana produk Serta merupakan keputusan distribusi menyangkut kemudahan akses terhadap jasa bagi para pelanggan. Tempat dimana produk tersedia dalam sejumlah saluran distribusi dan outlet yang memungkinkan konsumen dapat dengan mudah memperoleh suatu produk.
4. Promotion (promosi).
12
produk dan membujuk pelanggan, Menggambarkan berbagai macam cara yang ditempuh perusahaan dalam rangka menjual produk ke konsumen.
1. Product : Costumer need and want
Produk yang dihasilkan harus melihat kebutuhan dan keinginan para penggunanya. Penilaian pengguna merupakan pandangan yang menguntungkan dalam memberikan pelayanan kepada pengguna dan juga merupakan salah satu kunci dalam strategi pemasaran.
2. Price : Cost to costumer
Harga selalu berhubungan dengan biaya pelanggan yang akan ditentukan. Oleh karena itu, lembaga yang memproduksi informasi harus mempertimbangkan keseimbangan antara informasi yang diberikan dengan biaya pelanggan. Menentukan harga informasi selalu berdasarkan atas analisis kemampuan dan kelemahan pengguna dalam segi ekonomi dan sosial budaya terutama minat baca masyarakat untuk membuat berimbangan (tidak merugikan) dengan perpustakaan sebagai lembaga pemberi jasa.
3. Place : Convenience
Tempat berhubungan dengan kemudahan keberadaan tempat pemasaran, seperti :
b.Penempatan bahan pustaka di rak-rak filling dapat dijangkau serta penyajian dan sumber-sumber informasi melalui jaringan kerja perpustakaan untuk menjangkau masyarakat yang tidak dapat datang ke perpustakaan. Hal-hal yang dapat memberikan kemudahan kepada pengguna merupakan penawaran dalam kegiatan pemasaran perpustakaan.
4. Promotion : Communication
Promosi harus dikomunikasikan kepada pengguna bahwa salah satu cara berhubungan dengan pembeli dalam suatu pemasaran ialah pustakawan yang professional harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, secara Iisan maupun tulisan untuk mengkomunikasikan informasi yang dimilikinya. Secara lisan, yaitu berintegrasi langsung dengan pengguna lewat penawaran informasi yang sama tetapi dari sumber yang berbeda dengan yang dicari pengguna juga dengan menyampaikan melalui forum-forum resmi seperti seminar, diskusi dan lokakarya. Secara tulisan, yaitu lewat brosur, leaflet,
karya tulis oleh pustakawan dan lain-lain.
14
3.2 Sistem Informasi Pemesanan dan Pembayaran
Suatu system pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Mulyadi (2001:2) Ada juga yang menuliskan bahwa sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. McLeod (2001:11) Bisa diartikan bahwa sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan Sedangkan informasi adalah data sederhana yang memiliki arti tertentu di dalam keadaan tertentu. Informasi bisa juga berarti data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. McLeod (2001:15).
Informasi juga merupakan data yang sudah dibentuk menjadi bentuk yang berarti dan berguna bagi manusia. Jadi yang dimaksud dengan informasi adalah data sederhana yang telah dibentuk sehingga mempunyai arti dan berguna di dalam keadaan tertentu. Dengan demikian system informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (mendapatkan kembali), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam organisasi.
pendapatan yang diperoleh dalam membiayai kelangsungan hidup produksinya. Kegiatan penjualan dapat berupa penjualan produk kepada konsumen yang disertai dengan penyerahan imbalan dari pihak penerima barang atau jasa sebagai timbal balik atas penyerahan tersebut. Sadeli dan Ukas (2000:8) mendefinisikan bahwa penjualan adalah suatu proses yang dapat memenuhi kebutuhan dan untuk memenuhi kebutuhan itu harus mengeluarkan uang dengan tidak menimbulkan ketidakpuasan, sehingga kita perlu menyesuaikan hasil dari pelayanan dengan kebutuhan itu dengan tidak merugikan dan keuntungan akan kita raih setelah setiap masalah terjawab dan setiap keberatan telah teratasi yang mengakibatkan terjadinya pesanan.
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Jogiyanto, 2001:1). Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut. (Jogiyanto, 2001:8).
16
memberikan informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen (Mcleod, 2001).
3.4 Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya Jogiyanto, (1995:129). Berdasarkan penjelasan diatas, analisa sistem adalah sebuah tahap yang paling penting dalam suatu pemrograman dimana tahap ini untuk mengevaluasi permasalahan yang ada dan kendala-kendala yang dihadapi. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem atau perancangan sistem.
Di dalam tahap anlisis sistem terdapat langkah-langkah yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem, yaitu :
1. Identify, merupakan langkah awal yang dilakukan dalam analisis sistem. Mendefinisikan masalah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak tercapai yang kemudian untuk dipecahkan.
3. Analyze, langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.
4. Report, laporan ini dibuat sebagai dasar untuk pemecahan masalah dan pencarian solusi dari permasalahan yang ada.
Perancangan adalah proses merancang atau menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang lama menjadi sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan sistem informasi dapat dipenuhi. Seluruh sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pengguna untuk mendapatkan informasi.
3.5 Data Flow Diagram (DFD)
18
Akunting
Gambar 3.1 Simbol Data Flow Diagram (DFD)
No Simbol Keterangan
1 Entitas
Objek aktif yang mengendalikan aliran data dengan memproduksi serta mengkonsumsi data.
2 4
Membuat Nota Konsumen
Proses
Sesuatu yang melakukan transformasi terhadap data
3
[Identitas Konsumen]
Aliran Data
Aliran data menghubungkan keluaran dari suatu objek atau proses yang terjadi pada suatu masukkan 4
1 Konsumen
Data Store
Objek pasif dalam DFD yang menyimpan data untuk penggunaan lebih lanjut.
3.6 Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 3.2 Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)
No Simbol Keterangan
1 Entitas adalah sebuah kesatuan objek lain, setiap entitas dibatasi oleh atribut.
2 Atribut merupakan sifat atau karakteristik dari suatu entitas yang menyediakan penjelasan secara rinci
3 Relasi, belah ketupat menyatakan himpunan relasi
4 Garis/Link, sebagai penghubungan antara
himpunan relasi dan himpunan entitas dengan atributnya.
3.7 Database
20
database, barang tersebut adalah data. Dari kedua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa database merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk menyimpan data.
3.8 Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating Sistem), Basis Data
(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional). Keuntungan sistem basis data adalah :
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
2. Mencegah ketidakkonsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah :
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengelola data. 3. Perangkat lunaknya mahal.
4. Kerusakan sistem basis data mempengaruhi departemen yang terkait.
3.9 SQL (Structure Query Language)
Menurut Nugroho (2004:1) SQL merupakan singkatan dari Structured Query Language. Dalam dunia database istilah query dapat diartikan “permintaan data”. SQL juga merupakan bahasa tingkat empat yang berfungsi menampilkan hasil atau melakukan sesuatu pada data yang kita inginkan. Saat ini SQL merupakan bahasa query standart di berbagai software database. Berbagai software database dapat diakses menggunakan bahasa SQL. Anda dapat mengunakan SQL di software database apapun. Cakupan SQL sebenarnya cukup luas. Dalam pembahasan ini, kita hanya membahas perintah – perintah SQL yang penting dan sering digunakan. Jika Anda ingin lebih memperdalam menguasai bahasa SQL, anda dapat membacanya di dokumentasi SQL di internet.
22
SQL dapat digunakan untuk hal sebagai berikut: a. Mengubah struktur basis data
b. Mengubah pengaturan keamanan sistem
c. Memberikan hak akses kepada user untuk mengakses basis data atau tabel d. Pembaharuan isi basis data
e. Mendapatkan informasi dari basis data
Perintah SQL dikelompokkan menjadi dua macam:
1. Data Definition Language (DDL)
Adalah perintah SQL yang digunakan untuk menjelaskan objek dari basis data, dengan kata lain DDL digunakan untuk membuat kerangka basis data. Perintah yang digunakan pada DDL:
a. CREATE : Digunakan untuk membuat objek database b. ALTER : Digunakan untuk memodifikasi objek database c. DROP : Digunakan untuk menghapus objek database 2. Data Manipulation Language (DML)
Adalah perintah yang digunakan untuk mengoperasikan atau memanipulasi isi basis data. Perintah yang digunakan pada DML:
a. SELECT : Digunakan untuk mengambil data dari basis data
b. INSERT : Digunakan untuk menambahkan data ke dalam basis data c. DELETE : Digunakan untuk menghapus data pada database
BAB IV
RANCANG BANGUN SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Masalah yang terdapatkan pada PT.ALLIB INDONESIA adalah proses penanganan transaksi order yang masih di lakukan secara manual. Banyaknya jasa yang di tawarkan oleh PT.ALLIB INDONESIA memungkinkan terjadinya kesalahan dalam melakukan pencatatan transaksi order dari customer , belum terdapatkannya sistem yang terintegrasi dengan pembayaran juga merupakan kelemahan yang terdapatkan pada PT.ALLIB INDONESIA hal ini mengakibatkan kurang efisien nya proses transaksi order pada PT. ALLIB INDONESIA, dimana transaksi order dicatat pada nota pemesanan dua rangkap. Rangkap satu diberikan pada customer untuk dijadikan bukti pemesanan dan pembayaran uang muka, sedangkan nota berikutnya diarsipkan oleh bagian keuangan untuk dijadikan arsip perusahaan. Proses rekapan dilakukan dengan memindahkan informasi yang didapatkan dari nota transaksi order ke form excel.
Proses order yang seperti ini menyebabkan pengolahan data transaksi order menjadi kurang efektif dan efisien, sehingga laporan order yang dihasilkan besar kemungkinan terjadi kesalahan. Selain itu proses pengelolaan data order yang masih berlangsung manual dirasa kurang maksimal untuk proses transaksi order yang mencakup banyak sekali proses pengerjaan.
Aplikasi penanganan transaksi order ini dibutuhkan untuk mengelola proses pemesanan dan pembayaran uang muka yang meningkatkan kinerja sistem dalam pengolahan data dan mempermudah dalam menyusun laporan. Dalam aplikasi penanganan transaksi order diharapkan dapat mengoptimalkan proses order pada
24
PT.ALLIB INDONESIA, sehingga proses order dapat dikelola secara efektif dan efisien..
4.2 Pembahasan Masalah
Sesuai dengan masalah yang telah dibahas pada analisis sistem di atas, maka dibuat document flow untuk menggambarkan proses transaksi order yang dilakukan secara manual saat ini dan system flow untuk menggambarkan aplikasi penanganan transaksi order terkomputerisasi.
4.2.1 Document Flow Proses Order
Docflow Proses Transaksi Order
Admin
Gambar 4.1 Document Flow Proses Order
rangkap satu diarsipkan, rangkap dua diberikan pada bagian admin untuk merekap order dan nota pembayaran uang muka.
4.2.2 Document Flow Pelunasan Pembayaran
Docflow Pelunasan Pembayaran
Gambar 4.2 Document Flow Pelunasan Pembayaran
26
4.2.3 System Flow Transaksi Order
Sisflow Transaksi Order
Input Detail Jenis pekerjaan
Transaksi TransaksiDetail
Invoice Pemesanan
Gambar 4.3 System Flow Transaksi Order
Berdasarkan document flow transaksi order dijelaskan bahwa pelanggan melakukan order jasa yang di inginkan. Bagian admin akan memproses order dari pelanggan dan membuat data permintaan. Sistem akan menampilkan data customer , pekerjaan dan jenis pekerjaan sehingga admin akan lebih mudah memproses order dari pelanggan. Setelah proses tersebut maka admin akan memproses pembayaran uang muka dimana sistem akan memberi kemudahan untuk menghitung pembayaran uang muka serta akan langsung mencetak Invoice
4.2.4 System Flow Pelunasan Pembayaran
Gambar 4.4 System Flow Pelunasan Pembayaran
Pada sytem flow pelunasan pembayaran dijelaskan bilamana proses awal terdapatkan pada customer yang menyerahkan surat konfirmasi order dan Invoice
28
Selain itu data transaksi pelunasan pembayaran akan masuk ke dalam database sistem yang nantinya akan di berikan kepada manager untuk laporan per periodik.
4.3 Desain Sistem
4.3.1 Data Flow Diagram (DFD)
4.3.1.1DContext Diagram Sistem Transaksi Order
Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian DFD yang menggambarkan entitas-entitas yang berhubungan dalam suatu sistem informasi.
Laporan Pelunasan Transakasi Order PT ALLIB
+
Pada Context Diagram gambar 4.5 terdapat tiga entitas yang langsung berhubungan dengan Sistem Penanganan Transaksi Order pada PT. ALLIB INDONESIA, yaitu:
1. Customer
Entity ini adalah awal dari proses transaksi order yang akan berangsung , Customer akan melakukan pemesanan jasa yang selanjutnya akan di proses oleh bagian admin.
2. Admin
Admin adalah bagian yang memberikan data pekerjaan , jenis pekerjaan , harga pekerjaan dan melakukan proses pembayaran uang muka sampai pelunasa pembayaran order.
3. Manager
30
4.3.1.2ADFD Level 0 Aplikasi Penjualan
DFD level 0 adalah merupakan dekomposisi dari context diagram yang akan menggambarkan tiap-tiap proses yang terdapat dalam Sistem Penjualan pada PT.ALLIB INDONESIA. Adapun DFD level 0 untuk aplikasi ini adalah sebagai berikut :
Invoice Konfirmasi Order
Input Data Customer Order
Laporan Pelunasan
Laporan Order Data Customer Invoice
Data Pembayaran Uang Muka Data Transaksi Order
Detail Pekerjaan Data Pekerjaan
Data Customer
Data Pembayaran Uang Muka
Data Order
Gambar 4.6 DFD Level 0 Aplikasi Penanganan Transaksi Order
1. Transaksi Order
Pada proses ini entity yang berinteraksi adalah customer, di mana customer akan melakukan order dan pembayaran uangmuka yang akan di proses oleh bagian admin sehingga menghasilkan Invoice pembayaran uang muka dan surat konfirmasi order.
2. Pelunasan Pembayaran
Pada proses ini customer akan memberikan surat konfirmasi order kepada bagian admin untuk dilakukan pengecekan kevalidtan data order dari customer. Jika dinyatakan valid bagian admin akan mencetak Invoice
pelunasan order setelah dilakukan pembayaran pelunasan oleh customer dan
mengupdate strorage Detil Transaksi. C.FDFD Level 1 Transaksi Order
32
Data Order
Data Pembayaran Uang Muka Pembayaran Uang Muka
Detail Pekerjaan Data Pekerjaan
Harga Pekerjaan
Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses Order
Pada gambar 4.6 terdapat tiga proses utama dalam sistem transaksi order pada PT. ALLIB INDONEISA. Proses tersebut terdiri dari:
1. Pengelolaan data customer dan pekerjaan
Pada proses ini dilakukan pencatatan data pekerjaan, jenis perkerjaan , harga setiap pekerjaan, dan data customer yang kemudian akan menghasilkan data master sebagai pedoman untuk proses selanjutnya.
2. Pengelolaan Transaksi Order
3. Transaksi Pembayaran Uang Muka
Pada proses ini customer akan memberikan surat konfirmasi order dimana terdapatkan Primary key dari setiap pelanggan untuk nantinya di proses oleh admin untuk melakukan pengecekan terhadap validitas order dan pembayaran uang muka. Setelah itu akan dilakukan update ke dalam data storage yang berfungsi untuk generate laporan yang nantinya akan di berikan kepada manager.
D.FDFD Level 1 Pelunasan Pembayaran
Laporan Pelunasan Laporan Order
Data Customer Data T ransaksi T erupdate Data Pelunasan Order T erupdate
Update Pembayaran Pelunasan Update T ransakasi
Invoice
Data Pembayaran Uang Muka
Data T ransaksi Order Pembayaran Pelunasan
Invoice Konfirmasi Order Detail Pekerjaan
Data Pekerjaan Data Customer
Input Data Customer Order
Manager
34
Pada gambar 4.8 terdapat tiga proses utama dalam sistem informasi pada PT. ALLIB INDONESIA. Proses tersebut terdiri dari:
1. Kelola Data Transasksi Order
Pada proses mendapatkan data pemesanan dari storage pekerjaan dan akan di sesuaikan dengan surat konfirmasi order yang dibawa oleh customer. Dalam proses ini admin akan melakukan pengecekan kevalidatan antara surat konfirmasi order dari customer dengan yang tercatat di dalam database , sehinga dapat terlihat semua jenis pekerjaan , pekerjaan dan jumlah pembayaran uang muka oleh customer.
2. Pelunasan Pembayaran
Pada proses ini akan melanjutkan daripada proses sebelumnya dimana customer akan membayar sisa dari pembayaran yang telah di bayarkan di muka. Dalam proses ini sistem akan otomatis mencetak bukti pelunasan pembayaran dan menyimpan ke dalah storage untuk mengupdate data pelunasan pembayaran order dari customer.
3. Pengelolaan Laporan
4.3.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
4.3.2.1kCDM Aplikasi Penanganan Transaksi Order
mempunyai Det ail T ransaksi
memiliki
Gambar 4.9 CDM Aplikasi Penanganan Transaksi Order
Gambar 4.9 menjelaskan empat table utama yang terdapat pada Aplikasi Penjualan pada PT.ALLIB INDONESIA.
4.3.2.2LPDM Aplikasi Penanganan Transaksi Order
I D_TRANSAKSI = I D_T RANSAKSI
I D_CO ST OMER = ID_CO STO MER
36
Pada gambar 4.10 terdapat dua table yang merupakan hasil relasi dari many to many yang terdapat pada Aplikasi Penanganan Transaksi Order pada PT. ALLIB INDONESIA.
4.3.3 Struktur Tabel
Dari hasil generate ERD dapat dibuat seperti pada uraian berikut : 1. Tabel Master Customer
Primary Key : Id_Customer Foreign Key : Nama_Customer
Fungsi : Untuk menyimpan data master customer Tabel 4.1 Struktur Tabel Master Customer
Field Tipe Ukuran Keterangan
Id_customer Integer - Identitas Customer
nama_customer varchar 111 Alamat Customer No_tlpn_customer varchar 12 No telepon customer
2. Tabel Transaksi
Primary Key : id_transaksi Foreign Key : id_customer
Fungsi : Untuk menyimpan data transaksi order Tabel 4.2 Struktur Tabel Transaksi
Field Tipe Ukuran Keterangan
Pembayaran
Uang_muka Integer -
Menyimpan Pembayaran Uang Muka
Sisa Pembayaran Integer -
Menampung Hasil Perhitungan Sisa Pembayaran Uang Muka Tgl_Transaksi Date - Tanggal Transaksi
Status Varchar 11 Status Pelunasan Tgl_Jatuh Tempo Date - Tgl terakhir pelunasan
3. Tabel Detail Transaksi
Primary Key : Id_Transaksi
Foreign Key : Id_Pekerjaan, Harga
Fungsi : Untuk menyimpan data transaksi setelah dilakuan order Tabel 4.3 Struktur Tabel Detail Transaksi
Field Tipe Ukuran Keterangan
Id_ Transaksi Integer -
Identitas Transaksi
Id_Pekerjaan Integer -
Identitas Pekerjaan
38
4. Tabel Pekerjaan
Primary Key : Id_Pekerjaan Foreign Key : Nama_Pekerjaan
Fungsi : Untuk menyimpan data Pekerjaan Tabel 4.4 Struktur Tabel Pekerjaan
Field Tipe Ukuran Keterangan
Id_retur_penjualan Integer -
Identitas Retur Penjualan
Id_customer Integer -
Identitas Customer
Nama_customer Varchar 50
5. Tabel Jenis Pekerjaan
Primary Key : Id_Jenis_Pekerjaan Foreign Key : Nama_Jenis_Pekerjaan
Fungsi : Untuk menyimpan data jenis pekerjaan Tabel 4.5 Struktur Tabel Jenis Pekerjaan
Field Tipe Ukuran Keterangan
Id_Jenis_Pekerjaan Integer -
Identitas Jenis Pekerjaan
Nama_Jenis_Pekerjaan Varchar 50
4.3.4 Desain Input Output
User Interface sangat diperlukan agar user dapat berinteraksi dengan sistem, sehingga dibutuhkan perancangan secara detil mengenai tampilan Aplikasi Penanganan Transaksi Order .
4.3.4.1 Rancangan form Login Admin
Gambar 4.11 merupakan desain form login yang digunakan untuk login pada aplikasi yang bertujuan untuk kepentingan keamanan.
LOGO
Simpan
User Name :
Pass :
40
4.3.4.2 Rancangan Form Utama
Gambar 4.12 merupakan desain form menu utama yang terdapatkan dalam aplikasi penanganan order pada PT. ALLIB INDONESIA.
Jenis Pekerjaan Pemesanan Laporan Pemesanan
Pekerjaan Pelunasan Laporan Pelunasan
Pelanggan
4.3.4.3 Rancangan Form Jenis Pekerjaan
Gambar 4.13 merupakan desain form input jenis pekerjaan yang digunakan untuk menginput jenis pekerjaan pada PT. ALLIB INDONESIA.
Simpan
Find Clear
Id Jenis Pekerjaan Nama dan Jenis Pekerjaan Aksi JENIS PEKERJAAN
Gambar 4.13 Desain Form Jenis Pekerjaan 4.3.4.4 Rancangan Form Pekerjaan
Gambar 4.14 merupakan desain form input pekerjaan yang digunakan untuk menginputkan data detail pekerjaan.
Harga
Simpan
Find Clear
Id Pekerjaan Aksi
Nama Pekerjaan Jenis Pekerjaan
Nama Pekerjaan `
Jenis Pekerjaan Harga
42
4.3.4.5 Rancangan Form Customer
Gambar 4.15 merupakan desain form Master Customer yang digunakan untuk mencatat mencatatat data customer.
No Telepon Customer
Simpan
Find Clear
Id customer Aksi
Alamat Customer Nama Customer
Nama customer `
Alamat customer No Telepo n
4.3.4.6 Rancangan Form Transaksi Order
Gambar 4.16 merupakan desain form transaksi order yang digunakan untuk memproses order dan pembayaran uang muka oleh customer.
TRANSAKSI PEMESAAN
Nama Customer : Jenis Pekerjaan :
Pekerjaan :
Harga Pekerjaan :
Tanggal Jatuh Tempo :
Uang Muka :
Sisa Bayar :
Tambah
TOTAL PEMBAYARAN
Simpan
Id Pekerjaan Nama Pekerjaan `
Jenis Pekerjaan Harga
Gambar 4.16 Desain Form Transaksi Order 4.3.4.7 Rancangan Form Pelunasan Transaksi Order
Gambar 4.17 merupakan desain form pelunasan order yang digunakan untuk melakukan pelunasan pembayaran akan order sebelumna.
TRANSAKSI PEMESAAN
44
4.4 Kebutuhan Sistem
Konfigurasi sistem yang digunakan untuk dapat menjalankan aplikasi penjualan ini adalah sebagai berikut :
a. Software pendukung
1. Sistem operasi Microsoft Windows 7 Ultimate
2. Database SQL Server R2 2008
3. Microsoft Visual Studio 2012
4. DevExpress.Universal.12.2
b. Hadware pendukung
1. Microprocessor Intel core i3
2. VGA Card Nvdia Express Chipset Family
3. RAM 4Gb atau yang lebih tinggi
4.5 Implementasi Sistem
4.5.1 Form Login Admin
Gambar 4.18 merupakan tampilan form login saat aplikasi dijalankan. Pada Form ini terdapat dua field yang harus diisi dengan benar untuk kepentingan keamanan dalam aplikasi. Form login ini terdapat hanya satu user, yaitu maintenance sebagai admin.
Gambar 4.18 Form Login Admin 4.5.2 Form Halaman Utama
46
Gambar 4.19 Form Halaman Utama 4.5.3 Form Jenis Pekerjaan
Gambar 4.20 merupakan tampilan form master jenis pekerjaan yang digunakan untuk menambahkan data jenis pekerjaan. User memasukkan data-data pada field yang disediakan. Terdapat tombol save untuk menyimpan data jenis pekerjaan dan juga update untuk merubah jenis pekerjaan.
4.5.4 Form Pekerjaan
Gambar 4.21 merupakan tampilan form master pekerjaan yang digunakan untuk menyimpan data detail pekerjaan dari jenis pekerjaan. Terdapat tombol save untuk menyimpan dan update data customer.
Gambar 4.21 Form Pekerjaan 4.5.5 Form Customer
48
Gambar 4.22 Form Customer 4.5.6 Form Transaksi Order
Gambar 4.23 merupakan tampilan form transaksi pemesanan. Terdapatkan banyak fiture seperti add , diskon , simpan untuk mendukung penyamanan penggunaan aplikasi.
Gambar 4.23 Form Transaksi Order
Gambar 4.24 Invoice pembayaran uang muka
50
4.5.7 Form Transaksi Pelunasan Order
Gambar 4.26 merupakan tampilan form transaksi pelunasan order yang digunakan untuk melakukan pelunasan pembayaran akan transaksi order sebelumnya.
Gambar 4.26 Form Transaksi Pelunasan Order
Setelah dilakukan proses pelunasan pembayaran dan klik tombol simpan maka system akan otomatis mencetak Invoice pelunasan pembayaran
4.5.8 Laporan Transaksi Order
Gambar 4.28 merupakan desain form laporan transaksi order yang digunakan untuk melihat riwayat transaksi order pada PT. ALLIB INDONESIA.
52
4.5.8 Laporan Transaksi Pelunasan Order
Gambar 4.29 merupakan desain form laporan transaksi pelunasan order yang digunakan untuk melihat riwayat transaksi pelunasan order pada PT. ALLIB INDONESIA.
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Aplikasi Penanganan Transaksi Order Pada PT.ALLIB INDONEISA adalah sebagai berikut :
1. Berdasarkan Aplikasi yang dibuat pada saat kerja praktek ini bagian admin dapat melakukan transaksi order yang lebih baik, karena untuk melakukan pemesanan dan pembayaran selalu dibutuhkan banyak waktu untuk mencari berkas transaksi yang dilakukan secara manual.
2. Aplikasi ini dapat membantu bagian HRD dalam mencari informasi akan laporan pemesanan dan pembayaran per periodik.
5.2 Saran
Berdasarkan Aplikasi Penanganan Transaksi Order yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk beberapa kekurangan yang diharapkan yang kemudian dapat diperbaiki oleh pihak lain, kekurangannya adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi ini dapat dikembangkan menjadi sistem informasi penanganan transaksi order secara luas dengan penggabungan keseluruhan di sistem penjualan.
54
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, 1998, Analisis dan Desan Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset,Yogyakarta.
Kotler, Philip. 2009. Manajemen Pemasaran : Erlangga, Jakarta.
Linda, Marlinda. 2004. Sistem Basis Data : Andi Offset, Yogyakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Nugroho, Bunafit. 2004. Database Relasional dengan MySQL : Andi Offset, Yogyakarta.
Raymond, McLeod,Jr. 2001. Sistem Informasi Edisi 7 Jilid 2 : Prenhallindo, Jakarta.
