BAB X SISTEM PEMROSESAN DATA
mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen yang baik dan mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periode dikumpulkan dan dikirim ke dapertemen pengolahan data untuk dimasukan kedalam sistem komputer. 2) Pengiriman dokumen sumber kebagian pengolahan dataBatch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas
transfer data antara dapertemen pengguna dengan dapertemen pengolahan data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari dapertamen pengguna ke dapertamen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup siknifikan.
3) Data entry
Setelah dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh dapertemen pengolahan data, dokumen tesebut secara manual diketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan kedalam disk berikutnya fail input akan dicek. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan faile data.
4) Teknik Program Edtting Data
Pengeditan data bisa jadi ditrpkan untuk setiap struktur data (karakter, field,
record, dan file). Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa
semua fielddata memuat hanya karakter yang vaild. Setelah item data diedit pada level karakter, data dapat dicek kewajarannya. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi nilai yang legal untuk setiap field didalam tabel. Tabel semacam ini disebut tabel lookup.
Tabel 1.1 bahwa field yang harus di isi memang telah di isi, jika tidak di isi tidak dapat diperoses
inputkan mencangkup enam digit
penggunaan algoritma check digit Sistem POS memvalidasi kartukridit dengan menghitung ulang kebenaran check digit didalam departemen kode transaksi tertentu hanya valid untuk departemen tertentu.
Internal label check
Label file internal dibaca untuk memvalidasi karakteristik sebuah file.
Kode file didalam label internal dicek oleh program penggajian untuk memastikan bahwa file tersebut memang file penggajian.
Sequence check Sebuah file didalam serangkaian record dicek urutannya (ascendingmaupun discending)
Urutan nomor faktur diverifikasi pada saat file faktur diproses.
Record count check
Jumlah record didalam sebuah file dihitung selama pemrosesan data dan dicocokan dengan pengendalian input.
departemen penggajian.
financial totall check
Financial total suatu field dalam suatu file dihitung selama pemrosesan dan dicocokan dengan pengendalian input
Total jumlah dollar dari faktur yang diproses dihitung dan dicocokan dengan total yang diterima dari pepartemen penagihan.
2. Sistem Input Tanpa Kertas
Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas. Masalah sistem tanpa kertas adanya kehilangan peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Sistem ini terbagi menjadi dua, yaitu:
1. Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia
Sistem ini mencangkup sistem entry data manual online dan sistem indentifikasi otomatis seperti sistem point of sales(POS). Sistem entry data manual online : pengguna secara manualmengetikan transaksi kedalam sistem komputer. Sistem identifikasi otomatis : barang dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin. Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase:
a. Input (entri) data dan editing data: program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam kedalam sistem.
b. Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanayan langsung diinput langsung kedalam komputer pusat melalui terminal data.
2. Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia
Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalahnetworked vending
machine (NVM), contoh teknologi NVM adalah pompa bahan bakar POS. Aplikasi
pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).
B. Sistem Pemrosesan
Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas
Secara virtualsemua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau pemerosesan transaksi biasanya berorientasi batch: transaksi direkam kedalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan secara periodik. Contohnya adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu dihitung setiap hari. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan memperbarui file yang diakses secara :
1) Pemrosesan batch dengan memperbarui file berurutan
a. Pemrosesan didalam sistemseperti ini biasanaya mencangkup beberapa tahap :
c. Memperbarui master file. Record didalam file transaksi dan master file dibaca satu demi satu, dicocokan dan dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.
d. Memperbarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencermminkan perubahan didalam master file.
e. Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan lain. 2) Pemrosesan Batch Dengan Memperbarui File Akses Acak
Sekelompok bukti pembayaran dari pelanggan dimasukan melalui terminal data dan diposting dengan pembaruan file akses acak langsung kedalam file piutang dagang. Pemrosesan batch dengan memperbarui file akses acak dapt dilakukan dengan cara : a. Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur baru
diposting secara periodik kedalam file piutang dagang. File pengndalian merupakan ringkasan file piutang dangang bedasrkan jenis rekening (penjualan angsuran atau penjualan kridit dengan termin 30 hari). Laporan ringkasan pengendalian dibuat , dikaji ulang, dan disetujui oleh manajemen sebelum menjalankan pengolahan bukti penerimaan kas harian.
b. pemrosesan bukti penerimaan kas: pendekatan ini memisahkan penerimaan cek dari surat-surat yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat cek itu diterima. Demi kemudahan penanganan, pengndalian, dan rekonsilasi maka cek dikelompokan dengan jumlah maksimal 30 cek dalam setiap kelompok.
Sistem pemrosesan tanpa kertas
Pada pemrosesan batch atau real-time, kadang kala disebut pemrosesanreal-time
online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan kedalam sistem.
Dilakukan dengan dua cara :
a. Pemrosesan batch dalam sistem pemorosesan tanpa kertas
Pemrosesan batchdalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesanbatch dalam sistem berbasis kertas. Perbedaaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara periodik.
b. Pemrosesan real time dalam sistem pemrosesan tanpa kertas
Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksidiinput kedalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak diakumulasi perkelompok, tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk memperbarui master fiile dengan menggunakan pembaruan file akses-acak.
Sistem Penjualan Realtime
Dalam sistem penjualan real-time, order pembelian atas item persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level persediaan secara berekala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau mingguan). Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time : sistem POS (point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan sistem pemesanan EDI
(electronic data interchange).
c. Sistem Output
maka sistem menghasilkan hasil cetakan atau microfichi copy dari semua file untuk referensi. Contoh : hasil cetakan file piutang dagang akan digunakan untuk melihat saldo piutang setiap pelanggan.
Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusukan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervaisor didalam depertemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kwalitas laporan jika dibandingkan dengan laporan periode lalu.
Kelompok pengendalian electronic data processing (EDP) yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP. Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.
Latihan
1. Jelaskan sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas?
2. Jelaskan sistem pemrosesan berbasis kertas dan sistem pemrosesan tanpa kertas? 3. Jelaskan sistem output berbasisi kertas dan sisitem output tanpa kertas?
4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan keyverification data input dan kesalahan operti apa yang dapat dikendalikan dengan key verification?
5. Jelaskan sistem pemrosesan transaksi berorientasi batch didalam sistem pemrosesan sistem betch menjadi alternatif yang paling ekonomis.
Jawaban
1. Sistem Input, diantaranya: 1) Sistem Input Berbasis Kertas
Fase pemrosesan input terdiri dari: a. Persiapan dan pengisian dokumen sumber
Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen yang baik dan mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periode dikumpulkan dan dikirim ke dapertemen pengolahan data untuk dimasukan kedalam sistem komputer. b. Pengiriman dokumen sumber kebagian pengolahan data
Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas
transfer data antara dapertemen pengguna dengan dapertemen pengolahan data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari dapertamen pengguna ke dapertamen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup siknifikan.
c. Data entry
Setelah dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh dapertemen pengolahan data, dokumen tesebut secara manual diketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan kedalam disk berikutnya fail input akan dicek. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan faile data.
d. Teknik Program Edtting Data
Pengeditan data bisa jadi ditrpkan untuk setiap struktur data (karakter, field,
record, dan file). Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa
karakter, data dapat dicek kewajarannya. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi nilai yang legal untuk setiap field didalam tabel. Tabel semacam ini disebut tabel lookup.
2) Sistem Input Tanpa Kertas
Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas. Masalah sistem tanpa kertas adanya kehilangan peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Sistem ini terbagi menjadi dua, yaitu:
a. Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia
Sistem ini mencangkup sistem entry data manual online dan sistem indentifikasi otomatis seperti sistem point of sales (POS). Sistem entry data manual online : pengguna secara manualmengetikan transaksi kedalam sistem komputer. Sistem identifikasi otomatis : barang dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin. Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase:
a) Input (entri) data dan editing data: program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam kedalam sistem.
b) Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanayan langsung diinput langsung kedalam komputer pusat melalui terminal data.
b. Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia
Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalahnetworked vending
machine (NVM), contoh teknologi NVM adalah pompa bahan bakar POS. Aplikasi
pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronicdata interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).
2. Terdapat tiga tingkat arsitektur yang terkait dengan database dan sistem manajemen database: tingkat konseptual, tingkat logika, dan tingkat fisik.
1) Arsitektur Database Tingkat Konseptual
Tidak ada satupun pendekatan standar untuk mengembangkan standar untuk mengembangkan sebuah model data konseptual untuk sebuah sistem tertentu.
Model data entity relationship (ER) merupakan salah satu pendekatan yang popiler.Model ER secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmen-segmen yang ada.Dalam model ER istilah entitas lebih banyak digunakan daripada istilah segmen, dan istilah atribut digunakan untuk menjelaskan field individual atau item data tertentu. Bila ditinjau secara grafis model ER menggunakan kotak segi empat untuk entitas, elips untuk atribut, dan kotak belah ketupat untuk menggambarkan hubungan/relasi.
segmen dan sebuah objek adalah sebuah kejadian tertentu. Seperti halnya dalam model ER, OMT merupakan hubungan antar segmen.
Hal paling mendasar dalam hubungan ini disebut pewarisan.Hubungan pewarisan (inheritance) diciptakan ketiaka sebuah kelas objek dibagi ke dalam subkelas.
2) Arsitektur Database Tingkat Logika
Hubungan yang timbul antara segmen-segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logika, yang biasa juga disebut skema ataumodel database. Tiga model utama dalam struktur data logika adalah:
a) Model Pohon atau Hierarkis
Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan satu set field (segmen), setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih tinggi dalam pohon tersebut. Tingkatan yang paling akhir disebut lingkaran orang tua (parent).Setiap parent memiliki satu atau lebih anak (children), dan hubungan
antara children dan parent disebutbranch. Tampilan penting dalam model pohon ini adalah sebuah lingkaranchildren tidak dapat memiliki lebih dari satu parent.
b) Model Jaringan
Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orang tua.Sebuah jaringan merupakan sebuah struktur data yang lebih bersifat umum daripada model pohon.
c) Model Data Relasional
Model relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan.Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi.Normalisasi menjadi penting karena tanpa hal tersebut proses pembaruan entri-entri dalam tabel dapat menyebabkan permasalahan.
3) Arsitektur Database Tingkat Fisik
Pada sebuah file akses sekuensial, record hanya dapat diakses dalam sekuens mereka sebelumnya. Pengorganisasian file sekuensial tidak menjadi sarana yang bermanfaat jika record yang perlu diakses hanya sedikit, padahal file berisi banyak record. File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch, yang biasanya mengakses seluruh record dalam sebuah file.
organisasi file sekuential dan akses langsung yang menyediakan kedua kemampuan tersebut dengan biaya yang sesuai. Sebuah file ISAM secara structural terdiri atas tiga daerah yang berbeda: indeks, bidang utama, dan bidang overflow.
3. Tiga model utama dalam struktur data logika adalah: 1) Model Pohon atau Hierarkis
Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan satu set field (segmen), setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih tinggi dalam pohon tersebut. Tingkatan yang paling akhir disebut lingkaran orang tua (parent).Setiap parent memiliki satu atau lebih anak (children), dan hubungan
antara children dan parent disebutbranch. Tampilan penting dalam model pohon ini adalah sebuah lingkaranchildren tidak dapat memiliki lebih dari satu parent.
2) Model Jaringan
Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orang tua.Sebuah jaringan merupakan sebuah struktur data yang lebih bersifat umum daripada model pohon.
3) Model Data Relasional
Model relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan.Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi.Normalisasi menjadi penting karena tanpa hal tersebut proses pembaruan entri-entri dalam tabel dapat menyebabkan permasalahan.
4. Seluruh DBMS memiliki tiga atribut umum, yaitu: 1) Data Description Language (DDL)
Memungkinkan administrator database (DBA) untuk menentukan struktur logika database yang disebut skema. Hal yang perlu ditentukan ketika menentukan skema yaitu: nama elemen data, jenis data (numerik, alfabetik, tanggal, dan lain-lain) dan posisi jumlah angka desimal jika data tersebut bersifat numerik, dan posisi angka (misalnya sembilan untuk Nomor Jaminan Sosial).
2) Data Manipulation Language (DML)
Terdiri atas perintah-perintah untuk melakukan pembaruan (updating), pengeditan, manipulasi, ekstraksi data.Dalam banyak kasus pengguna tidak perlu tahu atau menggunakan DML.Namun demikian program aplikasi (seperti program pembayaran gaji atau sistem akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan laporan DML untuk memenuhi permintaan pengguna.
ketimbang pada bagaimana mendapatkan data tersebut. Empat bentuk DML yang merupakan komponen SQL adalah: SELCT, UPDATE, DELETE, INSERT.
3) Data Query Language (DQL)
Adalah bahasa atau antarmuka yang ramah pengguna (user friendly) yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi dari database. Salah satu antarmuka yang friendly ini adalah Query By Example (QBE), yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi hanya dengan mengisi tempat-tampat yang kosong.
5. Keuntungan Sistem Manajemen Database
1. Integrasi data: informasi dapat dikombinasikan tanpa batas.
2. Flexibilitas laporan: laporan dapat direvisi secara mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa teikat jadwal pembuatan laporan reguler.
3. Meminimumkan pengulangan dan ketidakkonsistenan data: karena elemen data biasanya disimpan hanya sekali, pengulangan dan ketidakkonsistenan data di minimumkan.
4. Independensi data: karena data dan program independen satu sama lain, maka masing-masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi. Hal ini menyederhanakan pengelolaan data dan pemrograman.
5. Manajemen data terpusat: manajemen data menjadi lebih efisien karena administratur database bertanggung jawab untuk mengkoordinasi, mengendalikan, dan mengelola database.
6. Keamanan: perangkat lunak DBMS memiliki sistem pengawasan melekat, seperti misalnya password, yang membantu menjamin integritas data.
7. Analisis lintas fungsi: hubungan antar elemen data. Contoh: hubungan antara biaya penjualan dan kegiatan promosi dapat diterapkan secara jelas, sehingga hal ini dapat digunakan untuk pembuatan laporan manajemen.
Diposkan oleh Nur Arisa di 04.58
Kirimkan Ini lewat Email BlogThis! Berbagi ke Twitter Berbagi ke Facebook Bagikan ke Pinterest
