(BKPPMD) PROVINSI JAWA BARAT
SKRIPSI
Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan pada program studi sistem informasi jenjang sarjana fakultas teknik dan ilmu komputer
Disusun oleh :
FIRMAN IKHYA SATARI 1.05.07.235
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
Provinsi Jawa Barat, yang merupakan salah satu instansi pemerintah provinsi yang ada di kota Bandung membutuhkan sebuah teknologi informasi untuk menunjang kinerja selama ini. Seiring dengan berkembangnya teknologi tersebut, kebutuhan akan informasi saat ini semakin meningkat, begitu pula kebutuhan informasi kepegawaian pada Badan Koordinasi Promosi Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat. Namun dalam pelaksanaannya sistem kepegawaian pada BKPPMD ini masih mengalami kendala terutama dalam hal penilaian prestasi pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan penggajian. Oleh karena itu penulis tertarik untuk mengangkat permasalahan
tersebut sebagai judul skripsi : “SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA
BADAN KOORDINASI PROMOSI PENANAMAN MODAL DAERAH
(BKPPMD) PROVINSI JAWA BARAT”.
Dalam penelitian skripsi ini, metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah metode deskriptif, sebagai upaya untuk mendapatkan gambaran dan penjelasan mengenai keaadaan objek penelitian berdasarkan fakta-fakta yang ada. Sedangkan untuk metode pengumpulan data penulis menggunakan metode wawancara, dan observasi. Dalam pengembangan sistem, penulis menggunakan metode pendekatan Prototyping (prototype) . Untuk pemodelan sistem penulis menggunakan metode perancangan terstruktur dengan alat bantu perancangan yaitu flowmap, diagram konteks, diagram aliran data (DFD), dan kamus data. Untuk perancangan basis data digunakan metode normalisasi, relasi tabel, dan ERD. Implementasi dan rancangan program menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan database MySql.
Dengan diimplementasikanya sistem informasi kepegawaian diharapkan dapat memudahkan sub Bag. Kepegawaian dalam pelaksanaan sistem informasi tersebut, sehingga membantu mencapai hasil kinerja yang maksimal dan dapat menunjang informasi yang cepat dan akurat.
to support that performance. In line with that technological developments , needs for information has been increasing significantly, as well as of personnel information in West Java Coordination Agency of Investment Promotion (BKPPMD). However, in the implementation of personnel systems at the West Java Coordination Agency of Investment Promotion (BKPPMD) is still experiencing problems, especially in terms of, estimation official performance, job promotion, salary increas, and payroll . Therefore, I am interested to solve and bring problems such as the title of essay : "THE INFORMATION SYSTEM OF STAFFING ON WEST JAVA COORDINATION AGENCY OF INVESTMENT PROMOTION (BKPPMD)".
In this research, research methods used by writer is descriptive method, as attempts to get a picture and description about the object of research based on the facts that appear. Whereas writer use method of data collection interviews, and observation. In developing the system, writer uses approach method Prototyping (prototype). For the modeling system writer uses structured design methodology with design tool that is flowmap, context diagram, data flow diagram (DFD), and data dictionary. Database design used the normalization method, the relation table, and entity relationship diagrams. Implementation and program design using Visual Basic 6.0 programming language and MySQL database.
By implementing the personel information system are expected to facilitate part of officer in implementing information systems, thus helping them achieve maximum performance and can support rapid and accurate information.
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan karunia dan rahmatNya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi ini.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Hal ini mengingat keterbatasan pengetahuan, pengalaman dan kemampuan dalam mengolah serta menyajikannya. Namun demikian, penulis telah berusaha untuk menyusun laporan skripsi ini dengan sebaik-baiknya. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan skripsi ini, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dan penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan khususnya bagi penulis sendiri.
Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan dan mengucapkan terima kasih yang setulus-tulusnya, dan sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Bapak Dr. Arry Akhmad Arman, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
3. Bapak Dadang Munandar, SE, M.Si, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia.
Indonesia Bandung.
6. Seluruh Dosen Manajemen Informatika dan Staff Universitas Komputer
Indonesia.
7. Kedua Orang Tua dan Keluarga yang telah memberikan dukungan secara materil dan moril, serta doa yang selalu dipanjatkan setiap waktu, penulis ucapkan terima kasih yang tak terhingga.
8. Ibu Ineu Dartini, dan Bapak Sutoyo selaku Pegawai di BKPPMD Provinsi
Jawa Barat, atas kesempatan dan waktu yang diberikan untuk penulis dapat menyelesaikan studi di Universitas Komputer Indonesia Bandung.
9. Sahabat “aMI6os” dan teman- teman yang telah memberikan do’a,
semangat, dorongan, saran, dan bantuan kepada penulis hingga skripsi ini selesai.
10. Teman-teman di Saung Budaya (Sadaya) Unikom, atas kerja samanya selama ini, dimulai dari penulis memulai perkuliahan di Unikom sampai dengan saat ini.
11. Kang Dani, atas bimbinganya dan dorongan nya selama ini.
12. Teman-teman di Jurusan Manajemen Informatika yang tidak dapat
Bandung, Juli 2011
1.1 Latar Belakang Penelitian
Terus berkembangnya dunia Teknologi Informasi mendorong banyak pihak untuk ikut serta menjadi bagian dari salah satu pengaruh era globalisasi ini. Hal yang penting dari berkembangnya teknologi informasi ini adalah bagaimana mengelola pemanfaatannya untuk kemudahan bagi penggunanya agar dapat menunjang kehidupan sehari-hari dalam berbagai bidang kerja. Salah satunya adalah di instansi pemerintah. Adanya kebutuhan untuk pengelolaan data secara komputerisasi mendorong banyak instansi pemerintah yang memanfaatkan teknologi informasi ini untuk mengembangkan sistem yang tadinya masih manual menjadi terkomputerisasi, karena akan lebih cepat dan efisien.
Sebuah perusahaan atau instansi pemerintah harus bisa mengolah data secara cepat dan akurat untuk mendukung terlaksananya fungsi dari setiap pekerjaan sesuai dengan prosedur dan aturan yang diterapkan oleh perusahaan. Dengan adanya tuntutan kecepatan dan keakuratan informasi, maka setiap perusahaan akan terpacu untuk bisa mengolah data yang diproses menjadi sebuah informasi yang bermutu dan bermanfaat. Sehingga, data dan informasi dapat dengan cepat dan akurat bisa disajikan kepada pihak manapun yang memerlukan.
kepegawaian seperti pencatatan data pegawai, penilaian prestasi kinerja pegawai, penghitungan tambahan tunjangan penghasilan, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan penggajian, data pegawainya bersumber di sub Bagian Kepegawaian dan umum.
Dalam pengelolaan sistem informasi kepegawaian di Badan Koordinasi Promosi Penanaman Modal Daerah ( BKPPMD ) provinsi Jawa Barat masih dilakukan secara sederhana dengan menginputkan data ke komputer dengan menggunakan aplikasi Office, serta belum terintegrasinya pengolahan penilaian prestasi pegawai dengan penggajian dan belum terintegrasinya pengolahan kenaikan pangkat dengan pengolahan kenaikan gaji berkala, dalam arti semua kegiatan masih dilakukan secara terpisah sehingga informasi yang dihasilkan masih kurang cepat, tepat dan akurat karena banyak kemungkinan kesalahan dalam proses penyajian laporan dan lambatnya penyampaian informasi.
Dengan adanya penelitian mengenai permasalahan yang ada sekarang ini penulis mengusulkan suatu sistem informasi kepegawaian yang menggunakan aplikasi dan database yang memadai sehingga dapat membantu menyajikan informasi yang cepat, tepat dan akurat yang dapat berguna bagi pegawai sub Bag Kepegawaian dan umum.
Dari uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk membahas masalah tersebut dan menjadikannya sebagai bahan kajian dalam skripsi yang berjudul :
“SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA BADAN KOORDINASI PROMOSI PENANAMAN MODAL DAERAH (BKPPMD) PROVINSI
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berdasarkan masalah yang dihadapi oleh BKPPMD provinsi jawa barat, maka penulis mengidentifikasikan beberapa masalah dengan tujuan untuk memberikan solusi yang efektif dan efisien, diantaranya :
1.2.1 Identifikasi Masalah
1. Proses penilaian perilaku dan prestasi kerja pegawai masih sederhana, dimana pejabat penilai mengisi penilaian pada formulir IPKTP dan masih terdapat kesalahan-kesalahan dalam penghitungan tambahan penghasilan karena masih dilakukan secara manual dengan alat bantu kalkulator.
2. Dalam proses pengusulan data kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala memerlukan waktu yang relatif lama karena proses penginputan dan pencarian data pegawai masih dilakukan di microsoft exel.
3. Proses perubahan data kenaikan pangkat dan gaji berkala masih diinput secara manual menggunakan aplikasi microsoft exel, sehingga pada saat proses penginputan sering terjadi kesalahan.
4. Sering terjadi kesalahan dalam pembuatan daftar tambahan penghasilan. Hal ini dikarenakan pada proses penginputan data ke aplikasi microsoft exel, sering terjadi kesalahan dan ketidaksesuaian. 1.2.2 Rumusan Masalah
2. Bagaimana perancangan sistem informasi kepegawaian di BKPPMD provinsi jawa barat.
3. Bagaimana pengujian sistem informasi kepegawaian di BKPPMD provinsi jawa barat.
4. Bagaimana implementasi sistem informasi kepegawaian di BKPPMD provinsi jawa barat.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah membuat sistem informasi kepegawaian pada BKPPMD, guna mempermudah dalam proses pengolahan data pegawai.
Sedangkan tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui sistem data kepegawaian (penilaian prestasi kinerja pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan penggajian) yang sedang berjalan pada BKPPMD provinsi Jawa Barat yang sedang berjalan saat ini.
2. Untuk membuat perancangan sistem informasi kepegawaian pada BKPPMD provinsi Jawa Barat.
3. Untuk mengetahui pengujian dan implementasi sistem informasi
kepegawaian pada BKPPMD provinsi Jawa Barat. 1.4 Kegunaan Penelitian
1.4.1 Kegunaan Praktis
Adapun kegunaan praktis dari penyusunan skripsi ini adalah :
1. Dapat mengetahui dan memperoleh gambaran proses sistem kepegawaian.
2. Dapat menerapkan sistem informasi yang digunakan untuk proses kepegawaian.
3. Dapat membantu Sub.Bag Kepegawaian dan umum BKPPMD provinsi
Jawa Barat dalam meningkatkan efektifitas dalam sistem kepegawaian. 4. Dapat mempermudah pencarian data pegawai dan pengawasan untuk
kepegawaian.
1.4.2 Kegunaan Akademis
Adapun kegunaan akademis dari penyusunan skripsi ini adalah :
1. Dapat mengembangkan ilmu yang telah didapatkan oleh penulis selama perkuliahan
2. Dapat berguna bagi pihak-pihak yang memerlukan baik sebagai referensi, bahan pembanding, maupun sebagai bahan rujukan untuk mengadakan penelitian lebih lanjut.
1.5 Batasan Masalah
dan penghitungan tambahan penghasilan pada Badan Koordinasi promosi penanaman modal daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat. 2. Penilaian prestasi kerja pegawai hanya terhadap pegawai non struktural. 3. Dalam proses kenaikan pangkat, sistem hanya menjalankan proses
kenaikan pangkat reguler saja.
4. Penulis hanya membatasi masalah penggajian dalam hal penghitungan tambahan penghasilan dan input Surat Perintah Membayar (SPM).
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Tabel 1.1
Estimasi Waktu Penelitian
No Kegiatan 2011
Febuari Maret April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Mengidentifikasi
Kebutuhan 1.1 Observasi 1.2 Wawancara 1.3 Studi Pustaka
2. Quick Design (Desain
Cepat)
2.1 Desain Database 2.2 Desain Interface
3. Build Prototype :
3.1 Pembuatan perangkat lunak (Coding).
3.2 Pengujian 3.3 Penyempurnaan
4. Evaluasi Pelanggan
Terhadap Prototype 4.1 Evaluasi Prototype 4.2 Memperhalus Analisa Kebutuhan Calon
Pemakai.
5. Pembuatan dan
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Untuk dapat memahami konsep dasar sistem, berikut disajikan pengertian sistem menurut beberapa sumber diantaranya adalah sebagai berikut :
Menurut Andri Kristanto, suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu (2008 : 1). Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Untuk mengetahui sistem informasi, maka diperlukan pengetahuan mengenai sistem dan informasi terlebih dahulu.
Menurut Jogiyanto (2007:34) sistem dapat didefinisikan melalui pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Dalam pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Dalam pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari beberapa pendekatan di atas, penulis menyimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen- elemen atau sub-sub sistem yang saling berintegrasi dan saling berhubungan satu sama lain membentuk satu kesatuan utuh untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Menurut Kusrini dan Andri Kuniyo (2007:6) karakteristik sistem tersebut sebagai berikut :
1. Suatu sistem mempunyai komponen system
2. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-bagian sistem.
3. Suatu sistem mempunyai batas sistem (boundary).
Boundary merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan kerjanya.
4. Suatu sistem mempunyai sub system
Yaitu bagian-bagian dari sistem yang beraktifitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dan sasarannya masing-masing.
5. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment).
6. Suatu sistem mempunyai penghubung (interface).
Media penghubung antara sub sistem dengan sub sistem lain. Adanya penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya yang mengalir dari suatu sub sistem ke sub sistem lainnya.
7. Suatu sistem memiliki masukan sistem (input).
Energi yang masuk kedalam sistem berupa perawatan dan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berinteraksi.
8. Suatu sistem memiliki keluaran sistem (output).
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan
9. Suatu sistem memiliki pengolahan sistem (proccess).
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
10. Suatu sistem memiliki sasaran sistem (object).
Tujuan yang ingin dicapai oleh sistem, akan berhasil apabila mengenai tujuan atau sasaran.
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Menurut Kusrini dan Andri Koniyo (2007: 53), “Suatu sistem dapat
di klasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) lawan sistem fisik (physical system), sistem alamiah (natural system) lawan system buatan manusia (human made system), system pasti probalistik (probabilistik system) dan sistem tertutup (closed system) lawan sistem
Sistem informasi masuk di dalam klasifikasi sistem fisik, sistem buatan manusia,sistem pasti dan sistem tebuka. Sebagai sistem fisik, sistem informasi mempunyai komponen-komponen fisik. Sebagai sistem buatan manusia, karena dirancang dan dibuat oleh analis atau pemakai sistem. Sebagai sistem pasti, karena hasil dari sistem ini yang berupa informasi merupakan hasil yang sudah dirancang dan sudah ditentukan sesuai dengan pemakainnya. Sebagai sistem yang terbuka, karena sistem ini berhubungan dengan lingkungan luarnya. Lingkungan luar sistem informasi dapat berupa sesuatu diluar sistem informasi ini tetapi masih dilingkungan perusahaannya atau sesuatu diluar lingkungan perusahaannya.
2.2 Konsep dasar Informasi
Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah system informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain system baru.
2.2.1 Pengertian Informasi
disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data.
2.2.2 Kulitas Informasi
Untuk dapat berguna informasi harus didukung oleh pilar sebagai berikut : 1. Tepat kepada orangnya (relevance), yaitu informasi yang disampaikan harus
mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut.
2. Tepat waktu (timelines), yaitu informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
3. Tepat nilai (accurate), yaitu informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bisa dan tidak menyesatkan.
Keluaran yang tidak didukung ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna.
2.3 Konsep dasar Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut(Andri Kristanto(2008 :13)).
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Jika berhubungan dengan teknologinya, maka istilah information system bisa digantikan dengan information system technologi, dimana maknanya adalah sama dengan information system itu sendiri.
Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan data (Jogiyanto (2007:40)). Untuk melakukan siklus pengolahan data atau yang disebut juga siklus sistem informasi diperlukan 3 buah komponen utama, yaitu komponen input, komponen model dan komponen output.
Input Model Output
Gambar 2.1
Siklus Sistem Informasi (sumber: Jogiyanto (2007:40))
Data yang masih belum diolah perlu disimpan untuk pengolahan lebih lanjut. Data ini disimpan dalam simpanan (storage) dalam bentuk basis data (database). Data yang ada dalam basis data ini nantinya digunakan untuk menghasilkan informasi.
2.3.2 Komponen sistem informasi
Komponen sistem informasi menurut Jogiyanto (2007:42) antara lain : 1. Komponen input/masukan
Data untuk sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) dari data yang terjadi, yang selanjutnya data tersebut dimasukan kedalam sistem informasi (data entry).
2. Komponen model
Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi berasal dari data yang diambil dari basis data yang diolah melalui model-model tertentu. Model yang digunakan dalam sistem informasi ini dapat berupa model logika yang menunjukan suatu proses perbandingan logika dan model matematika yang menunjukan proses perhitungan matematika.
3. Komponen output/keluaran
Output adalah produk yang dihasilkan dari sistem informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output dari sistem informasi dibuat dengan menggunakan data yang ada dalam basis data dan diproses menggunakan model tertentu.
4. Komponen teknologi
5. Komponen basis data
Basis data (database) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Terdapat 3 hal yang berhubungan dengan basis data, yaitu :
a. Data itu sendiri yang diorganisasikan dalam bentuk basis data (database).
b. Simpanan permanen (storage) untuk menyimpan basis data tersebut. Simpanan permanen yang umumnya digunakan adalah harddisk.
c. Perangkat lunak untuk memanipulasi basis data. Paket perangkat lunak ini disebut DBMS (Data Base Management system), seperti Microsoft access, oracle dan lainnya.
6. Komponen control/pengendalian
diklasifikasikan menjadi pengendalian input, pengendalian proses dan pengendalian output.
Sedangkan komponen/elemen sistem informasi menurut Kusrini dan andri koniyo (2007:9), antara lain :
1. Perangkat Keras, mencakup berbagai piranti fisik seperti komputer dan printer.
2. Perangkat Lunak, yaitu sekumpulan intruksi yang memungkinkan
perangkat keras memproses data.
3. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. 4. Orang, yaitu semua pihak yang bertangungjawab dalam
pengembangan sistem informasi, pemprosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
5. Basis Data, yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang
berkaitan dengan penyimpanan data.
6. Jaringan Komputer dan Komunikasi Data, yaitu system penghubung yang memungkinkan sumber (resource) pakai bersama atau diakses sejumlah pemakai.
2.4 Pegawai Negri Sipil
Negara lainnya dan digaji berdasarkan perundang- undangan yang berlaku. (UU No. 43 1999 Pasal 1).
2.5 Kepegawaian
Menurut Drs. Musanet, MBA kepegawaian yang berarti serasi, tertib dan teratur merupakan suatu syarat mutlak dalam melaksanakan pembinaan pegawai atas dasar sistem karir dan sistem prestasi kerja. Untuk menyusun data usaha kepegawaian yang demikian itu, diperlukan adanya data kepegawaian yang lengkap dan dapat dipercaya serta terpelihara dengan baik secara terus menerus, sehingga demikian :
1. Tiap data kepegawaian yang diperlukan didapatkan dalam waktu yang singkat.
2. Data kepegawaian yang ada dapat diolah dengan komputer, sebab
kebenaran / bjektifitas hasil pengolahan komputer sangat tergantung dari data yang diolahnya.
2.6 Kenaikan pangkat pegawai
Negara. Selain itu kenaikan pangkat juga dimaksudkan sebagai dorongan kepada pegawai negri sipil untuk lebih meningkatkan prestasi kerja dan pengabdiannya. Karena kenaikan pangkat merupakan penghargaan,dan setiap penghargaan akan mempunyai nilai lebih apabila kenaikan pangkat tersebut diberikan tepat orang, tepat gaji, tepat waktunya. Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah Provinsi adalah Sekertaris Daerah (Undang- Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah).
1. Sistem Kenaikan Pangkat
Kenaikan pangkat dilaksanakan berdasarkan sistem kenaikan pangkat reguler.
2. Masa Kenaikan Pangkat
a) Ditetapkan pada tanggal 1 April dan 1 Oktober setiap tahun, kecuali
kenaikan pangkat anumerta dan pengabdian.
b) Masa kerja untuk kenaikan pangkat pertama dihitung sejak
pengangkatan sebagai Calon Pegawai negri sipil/ pegawai negri sipil. 3. Jenis kenaikan pangkat PNS
a) Kenaikan Pangkat Reguler b) Keniakan Pangkat Pilihan c) Kenaikan Pangkat Anumerta d) Kenaikan Pangkat Pengabdian 4. Kenaikan Pangkat Reguler
a) Diberikan kepada PNS yang :
2) Melaksankan tugas belajar dan sebelumnya tidak menduduki jabatan structural atau jabatan fungsional tertentu.
3) Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh diluar instansi induk dan tidak menduduki jabatan structural atau jabatan fungsional tertentu (maksimum tiga kali)
b) Diberikan selama tidak melampaui pangkat atasan langsung c) Dapat diberikan setingkat lebih tinggi apabila
1) Sekurang- kurangnya telah 4(empat) tahun dalam pangkat terakhir 2) Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang- kurangnya bernilai
baik dalam 2(dua) tahun terakhir.
d) Kenaikan pangkat regular diberikan (sesuai STTB/ ijazah atau Diploma yang dimiliki).
5. Kenaikan Pangkat Pilihan bagi PNS yang menduduki jabatan Struktural PNS yang diangkat dalam jabatan structural dan pangkatnya masih satu tingkat dibawah jenjang pangkat terendah untuk jabatan yang didudukinya, tetapi telah 4(empat) tahun atau lebih dalam pangkat terakhir yang dimiliki, dapat dinaikan pangkatnya setingkat lebih tinggi pada periode KP setelah pelantikan, apabila setiap unsur penilaian prestasi kerja / DP3 sekurang=kurangnya bernilai baik dalam 2(dua) tahun terakhir. (PP 12/2002).
Tabel 2.1. Jenjang pangkat dan golongan PNS
Pangkat Golongan
Pembina Utama IV / e Pembina Utama Madya IV / d Pembina Utama Muda IV / c Pembina Tingkat I IV / b
Pembina IV / a
Penata Tingkat I III / d
Penata III / c
Penata Tingkat Muda I III / b
Penata Muda III / a
Pengatur Tingakat I II / d
Pengatur II / c
Pengatur muda TK I II/b
Pengetur muda II/a
Juru tingkat I I/d
Juru I/c
Juru muda tingkat 1 I/b
Juru muda I/a
2.7 Kenaikan gaji berkala
a) Kepala kantor/satuan organisasi menerbitkan surat pemberitahuan KGB dua bulan sebelum berlakunya KGB.
b) Apabila PNS yang bersangkutan belum mencapai nilai rata-rata cukup dalam DP-3, maka:
- KGB-nya ditunda paling lama satu tahun.
- Apabila sehabis waktu penundaan, PNS yang bersangkutan belum juga mencapai nilai cukup, maka KGB-nya ditunda lagi tiap-tiap kali paling lama satu tahun.
- Apabila tidak ada alasan lagi untuk penundaan, maka KGB tersebut diberikan mulai bulan berikutnya dari masa penundaan itu.
- Penundaan KGB dilakukan dengan surat keputusan pejabat yang
berwenang.
- Masa penundaan KGB dihitung penuh untuk KGB berikutnya.
- Penundaan KGB bukan merupakan hukuman disiplin.
2.8 Arsitektur Aplikasi
Menjelaskan mengenai definisi jaringan komputer, jenis-jenis jaringan komputer, topologi jaringan komputer dan manfaat jaringan komputer.
2.8.1 Pengertian jaringan komputer
( dan perangkat lain seperti printer, hub, dan sebagainya) yang saling terhubung satu sama lain melalui media perantara.
2.8.2 Jenis jaringan computer
Menurut iwan sofana ( 2008:3 ) berdasarkan skala atau area, jaringan komputer dapat dibagi menjadi 4 jenis, yaitu :
1. Local area Network (LAN)
Local area network adalah jaringan local yang dibuat pada area tertutup. Misalkan dalam satu gedung atau dalam satu ruangan. Kadangkala jaringan local disebut juga jaringan privat. LAN biasa digunakan untuk jaringan kecil yang menggunakan resource bersama-sama, seperti penggunaan printer secara bersama bersama-sama, seperti penggunaan printer secara bersama, penggunaan media penyimpanan secara bersama.
2. Metropolitan area Network (MAN)
Metropolitan area Network menggunakan metode yang sama dengan LAN namun daerah cakupanya lebih luas. Daerah cakupan MAN bisa satu RW, beberapa kantor yang berada dalam komplek yang sama, satu kota, bahkan satu provinsi. Dapat dikatakan MAN merupakan pengembangan dari LAN
3. Wide area network ( WAN )
benua. Metode yang digunakan WAN hampir sama dengan LAN dan MAN.
4. Internet
Internet adalah interkoneksi jaringan-jaringan computer yang ada di dunia. Sehingga cakupanya sudah mencapai satu planet, bahkan tidak menutup kemungkinan mencakup antarplanet. Koneksi antarjaringan komputer dapat dilakukan berkat dukungan protocol yang khas yaitu internet Protocol (IP)
2.8.3 Topologi Jaringan komputer
Topologi menurut Budhi Irawan (2005:25) adalah suatu cara menghubungkan komputer yang satu dengan komputer lainnya sehingga membentuk jaringan.
Cara yang saat ini banyak digunakan adalah bus, star, ring (cincin) dan tree (pohon). Masing - masing topologi ini mempunyai ciri khas dengan kelebihan dan kekurangannya sendiri.
1. Topologi Bus
Gambar 2.2 Topologi linear bus
2. Topologi Star
Topologi model ini di rancang,yang mana setiap modes (file server,workstation dan perangkat lainya) terkoneksi ke jaringan melewati sebuah concentrator. Data yang dikirim ke jaringan local akan melewati concentrator sebelum melanjutkan ke tempat tujuannya.Concentrator akan mengatur dan mengendalikan ke seluruh fungsi jaringan,dan juga bertindak sebagai repeater (penguat aliran data). Konfigurasi pada jaringan model ini menggunakan kabel twisted pair,dan dapat digunakan pula kabel coaxial atau kabel fibre optic.
3. Topologi Ring (Cincin)
Topologi ring (cincin) menggunakan teknik konfigurasi yang sama topologi star tetapi pada topologi ini terlihat bahwa jalur media transmisi menyerupai suatu lingkaran tertutup menyerupai cincin (lingkaran),sehingga diberi nama topologi bintang dalam lingkaran star-wired ring.
Gambar 2.4 Topologi ring 4. Topologi Tree (Pohon)
Gambar 2.5 Topologi tree
2.9 Perangkat lunak pendukung
Yaitu perangkat lunak yang akan digunakan untuk membangun maupun melakukan pengembangan suatu aplikasi sistem informasi.
2.9.1 Microsoft Visual Basic 6.0
Menurut Kusrini dan Andri koniyo ( 2007 :171 ), visual basic merupakan salah satu development tool, yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunaka sistem oprasi windows. Visual basic merupakan salah satu bahasa pemograman komputer yang mendukung pemograman berorientasi objek.
Bahasa pemograman visual basic, yang dikembangkan oleh Mocrosoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari pendahulunya, yaitu bahasa pemograman BASIC ( Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code ) yang dikembangkan pada era 1950-an.
2.9.2 Microsoft SQL server 2000
3.1 Objek Penelitian
Dalam penyusunan skripsi ini yang menjadi objek penelitian adalah Badan Koordinasi Promosi Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat. Untuk melihat lebih jelas gambaran mengenai objek penelitian, maka penulis membahas mengenai sejarah, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan dari BKPPMD.
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
saing secara keseluruhan dalam menarik investasi. Pada penghujung tahun 2000, berdasarkan peraturan daerah Propinsi Jawa Barat No. 16 Tahun 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Propinsi Jawa Barat, telah terbentuk Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah ( BKPPMD) Propinsi Jawa Barat, yang dlam rangka memperdayakan perlu disusun Perencanaan Strategis ( RENSTRA) BKPPMD Propinsi Jawa Barat selama 5 Tahun ( 2001-2005).
Keberadaan BKPPMD Propinsi Jawa Barat, diatur dengan peraturan daerah propinsi Jawa Barat No. 16 Tahun 2000 tanggal 12 Desember 2000, tentang Lembaga Teknis Daerah Propinsi Jawa Barat. Adapun tugas pokok dan fungsi berdasarkan Keputusan Gubernur Nomor 62 Tahun 2001 Tanggal 4 Desember 2001, adalah sebagai berikut:
Merumuskan kebijakan teknis dan pengendalian di bidang promosi dan kerjasma penanaman modal serta melaksanakan kewenangan tertentu Pemerintah Propinsi sesuai dengan kebutuhan daerah dan kewenangan lain yang dilimpahkan kepada Gubernur.
Untuk melaksanakan tugas pokok diatas, BPPMD Propisi Jawa Barat Memiliki fungsi, sebagai berikut:
a. Perumusan kebijakan teknis dan pengendalian di bidang promosi serta
kerjasama penanaman modal.
3.1.2 Visi dan Misi
Adapun visi, misi, tujuan serta sasaran dari Badan Promosi dan Penanaman Modal Daerah Provinsi Jawa Barat sebagai berikut :
1) Visi Perusahaan
a. Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah Propinsi Jawa Barat sebagai fasilitator promosi dan pengembangan penanaman modal yang dinamis dan berdaya saing.
2) Misi Perusahaan
a. Menciptakan rumusan kebijakan teknis promosi dan penanaman modal yang terarah dan terpadu secara regional
b. Mendorong terwujudnya pengembangan promosi dan
penanaman modal melalui kerjasama dengan stakeholders c. Mendorong dunia usaha untuk menanamkan modalnya di Jawa
Barat 3) Tujuan
a. Terwujudnya pedoman pelaksanaan penanaman modal yang
memenuhi tuntutan dunia usaha
b. Keterpaduan pelaksanaan penanaman modal dengan potensi
regional
d. Terciptanya penanaman modal yang berdaya saing tinggi dan ramah lingkungan
e. Adanya peningkatan penanaman modal di daerah secara proporsional
f. Terciptanya kesempatan kerja pada berbagai sektor/bidang usaha.
4) Sasaran
a. Tersusunnya satu buah pedoman di bidang promosi dan tiga buah pedoman di bidang penanaman modal
b. Meningkatnya pelaksanaan penanaman modal sebesar 10% pertahun pada bidang usaha yang berbasis potensi regional c. Meningkatnya sinergitas dalam melaksanakan kegiatan promosi
antara pemerintah, dunia usaha dan masyarakat yang didukung oleh peningkatan anggaran
d. Meningkatnya kegiatan penanaman modal yang menggunakan bahan baku lokal, dan tidak merusak lingkungan
e. Meningkatnya penanaman modal sesuai dengan karakteristik
3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Strukur Organisasi
3.1.4 Deskripsi Tugas
1. Sub bagian kepegawaian dan umum mempunyai tugas pokok
melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, umum dan perlengkapan.
a) Pelaksanaan penyusun bahan penyelenggaraan mutasi, pengembangan karir, kesejahteraan dan disiplin pegawai, dan pengelolaan administrasi kepegawaian lainya.
b) Pelaksanaan penyusunan bahan penyelenggaraan pembinaan
kelembagaan, ketatalaksanaan dan rumah tangga.
c) Pelaksanaan administrasi, dokumentasi peraturan perundang-undangan, kearsipan dan perpustakaan.
d) Pelaksanaan tugas kehumasan badan
e) Pelaksanaan pengelolaan perlengkapan badan 3. Rincian tugas subbagian kepegawaian dan umum :
a) Melaksanakan penyusunan dan pengelolaan data kepegawaian dan umum.
b) Melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian c) Melaksanakan pengusulan gaji berkala dan peningkatan
kesejahteraan pegawai dan jabatan di lingkungan badan.
d) Melaksanakan penyiapan dan pengusulan pension pegawai, peninjauan masa kerja dan pemberian penghargaan serta tugas/ijin belajar, pendidikan/pelatihan kepemimpinan teknis dan fungsional. e) Melaksanakan penyusunan bahan pembinaan disiplin pegawai. f) Melaksanakan penyiapan bahan pengembangan karir dan mutasi
serta pemberhentian pegawai.
h) Melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan perundang-undangan
i) Melaksanakan penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat-surat/naskah dinas dan arsip serta pengelolaan perpustakaan
j) Melaksanakan penggandaan naskah dinas
k) Melaksanakan urusan keprotokolan dan penyiapan rapat
l) Melaksanakan pengelolaan hubungan masyarakat dan
pendokumentasian.
m) Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan
prasarana, pengurusan rumah tangga, pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor, kendaraan dan asset lainya serta ketertiban, keindahan dan keamanan kantor.
n) Melaksanakan pengelolaan kepegawaian pada UPTB. o) Melaksanakan pembinaan jabatan fungsional dan UPTB
p) Melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan subbagian kepegawaian dan umum.
q) Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan
pertimbangan pengambilan kebijakan
r) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait
s) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
3.2 Metode Penelitian
yang paut (relevant) dengan maksud dan tujuan. Secara ringkas, metode ialah suatu sistem berbuat. Karena berupa sistem maka metode merupakan seperangkat unsur-unsur yang membentuk suatu kesatuan.
Unsur-unsur metode ialah wawasan intelektual, konsep, cara penghampiran (approach) persoalan, dan rancangbangun alas data (database). Wawasan intelektual berkenaan dengan nalar, tanggap rasa (sensation), serapan(perception), pengalaman, dan ilmu pengetahuan. Konsep adalah hasil proses intelektual berupa kejadian imajinatif untuk memperluas atau memperkaya serapan, sehingga dapat di bentuk gagasan baru yang dapat menganalisis persoalan secara lebih cermat. Cara berkenaan dengan pola berfikir. Alas data ialah cerminan citra tentang "kenyataan" yang dimiliki seorang penelitian, atau serapan penelitian tentang "kenyataan". Alas data dirancangbangun sedemikian rupa agar semua data yang terkumpul dapat dialoksikan kepada kedudukan atau fungsinya yang sepadan menurut maksud dan tujuan penelitian.
Metode penelitian yang digunakan dalam meneliti sistem informasi kepegawaian pada di BKPPMD provinsi Jawa Barat dengan mengamati langsung ke BKPPMD provinsi Jawa Barat.
3.2.1 Desain Penelitian
implementasikan kepada pengguna (user) dengan pendekatan studi kasus pada BKPPMD provinsi Jawa Barat.
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data terdapat dua sumber data yaitu sumber data primer dan sumber data sekunder.
3.2.2.1. Sumber Data Primer (Wawancara, Observasi)
Adapun langkah-langkah yang dilakukan oleh penulis dalam pengumpulan data diantaranya adalah :
1. Observasi
2. Wawancara (Interview)
Wawancara yaitu penulis mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung kepada Sub Bag Kepegawaian dan umum yang berkepentingan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan penulis dan menemukan data proses atau aktivitas yang dilakukan oleh Sub Bag Kepegawaian dan umum. Dari hasil wawancara tersebut, penulis mendapatkan informasi mengenai bagaimana alur yang sedang berjalan tentang penilaian prestasi kinerja pegawai, penghitungan tambahan tunjangan penghasilan, kenaikan pangkat, dan kenaikan gaji berkala di BKPPMD Provinsi Jawa Barat.
3.2.2.2Sumber Data Sekunder (dokumentasi )
Dokumentasi , yaitu penulis mengambil data-data yang berhubungan dengan skripsi di BKPPMD provinsi Jawa Barat untuk dijadikan bahan dalam menyusun skripsi.
Dokumentasi yang didapat penulis pada BKPPMD provinsi Jawa Barat melalui sub bagian kepegawaian dan umum adalah :
1. Dokumen daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai negri sipil (IPKTP)
2. Katu pegawai negri sipil
6. Profil perusahaan serta struktur organisasi BKPPMD provinsi Jawa Barat
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem yang dilakukan di BKPPMD provinsi Jawa Barat adalah dengan melakukan pengujian akan sistem yang sedang berjalan pada BKPPMD provinsi Jawa Barat.
3.2.3.1Metode Pendekatan sistem
Metode pendekatan yang digunakan adalah pendekatan perancangan terstruktur. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik.
Menurut Roger S.Pressman,Ph.D. (2002 : 351) analisis terstruktut adalah aktivitas pembangunan model, dengan menggunakan notasi yang sesuai dengan perinsip analisis operasional, menciptakan model yang menggambarkan muatan dan aliran informasi(data dan kontrol), membagi sistem secara fungsional dan secara behavioral dan menggambarkan esensi dari apa yang harus dibangun.
terstruktur ini berupa Diagram Alir (Flow Map), Diagram Konteks (Context Diagram), DFD (Data Flow Diagram), Kamus Data (Data Dictionary), ERD (Entity Relational Diagram), dan Normalisasi yang berorientasi pada proses dan data
3.2.3.2Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis adalah Metode Protoptyping. Metode Protoptyping dapat memberikan gambaran/ide bagi seorang analis sistem untuk menyajikan gambaran secara lengkap Dengan demikian model sistem dapat dilhat baik dari sisi tampilan maupun teknik prosedural yang akan dibangun. Atas dasar itulah metode pengembangan yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah metode pengembangan Protoptyping.
Adapun tahapan tahapan dari metode prototype adalah sebagai berikut : Kunci agar model prototype ini berhasil dengan baik adalah dengan mendefinisikan aturan-aturan main pada saat awal, yaitu pelanggan dan pengembang harus setuju bahwa prototype dibangun untuk mendefinisikan kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian atau seluruhnya dan perangkat lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan implementasi yang sudah ditentukan. Sumber : Roger S. Pressman (2002:39).
1. Mengidentifikasi kebutuhan, yaitu analisa terhadap kebutuhan calon user
2. Quick design, yaitu pembuatan desain secara global untuk membentuk perangkat lunak atau software (s/w) sebagai contoh.
3. Build prototype, yaitu pembuatan perangkat lunak prototipe termasuk pengujian dan penyempurnaan
4. Evaluasi pelanggan yaitu mengevaluasi prototipe dan memperhalus analisa kebutuhan calon pemakai
5. Pembuatan dan implementasi
Gambar 3.2 Prototype Paradigma
( Sumber : Roger S. Pressman, Ph.D, 2002, Rekayasa Perangkat Lunak, praktisi
Prototipe bisa menjadi paradigma yang efektif bagi rekayasa perangkat lunak. Kuncinya adalah mendefinisikan aturan-aturan main pada saat awal, yaitu pelanggan dan pengembang keduanya harus setuju bahwa prototipe dibangun untuk berfungsi sebagai mekanisme pendefinisian kebutuhan.
Beberapa alasan penulis menggunakan prototipe sebagai metode pengembangan yaitu biaya yang tidak terlalu besar, tidak memerlukan waktu yang lama, dan prototipe paling baik digunakan untuk penerapan sistem yang kecil.
3.2.3.3Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang untuk ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan permasalahannya, kesempatan-kesempatan dan hambatan yang terjadi dalam kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan- perbaikannya.
Perancangan sistem adalah proses perancangan, pengembangan sistem, pendefinisian kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk sistem yang akan dibentuk.
mempermudah dalam menggambarkan komponen-komponen yang ada, proses yang terjadi dan membuat usulan pemecahan masalah secara logika. Alat Bantu yang digunakan diantaranya Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD) dan Kamus Data.
1) Flow Map
Flow Map disebut juga diagram aliran dokumen atau diagram prosedur kerja merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan termasuk tembusan-tembusannya. Flow map menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. Kegunaan dari Flow Map ini adalah :
1. Menggambarkan aktivitas apa saja yang sedang berjalan.
2. Menjabarkan aliran dokumen yang terlihat.
3. Menjelaskan hubungan-hubungan data dan informasi dengan bagian-bagian dalam aktivitas tersebut .
2) Diagram Kontek
sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. 3) Data Flow Diagram
Menurut Roger. S. Pressman, Ph. D (2002 : 40) DFD (Data Flow Diagram) merupakan sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output. Menururt Andri Kristanto (2007 : 64) symbol-simbol DataFlow Diagram (DFD), diantaranya :
1. Entiti Luar
Entiti luar digambarkan dengan symbol persegi biasa. Entiti luar merupakan sumber atu tujuan dari aliran data dari atau ke sistem.
2. Aliran Data
Menggambarkan aliran data dari suatu proses ke proses yang lainnya.
3. Proses
Menggambarkan suatu proses yang mentransformasikan data secara umum yg digambarkan dengan sebuah lingkaran.
Tempat penyimpanan merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file. Simbol dari berkas ini digambarkan dengan garis paralel.
4) Kamus Data
Menurut Roger. S. Pressman, Ph. D (2002 : 40) kamus Data adalah sebuah daftar yang terorganisasi dari elemen data yang berhubungan dengan system, dengan definisi yang tegar an teliti, sehingga pemakai dan analisis system akan memiliki pemahaman yang umum mengenai input, output, dan komponen penyimpan dan bahkan kalkulasi inter-mediate. Elemen-elemen dalam kamus data :
1. Nama arus data, karena kamus data dibuat berdasarkan
arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data.
struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.
3. Arus data, arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan ini perlu dicatat di kamus data agar mudah mencari arus data di DAD.
Struktur data, struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari itemitem data apa saja. 5) Perancangan Basis Data
a. Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses memperbaiki, membangun dengan model data relasional, dan secara umum lebih tepat dikoneksikan dengan model data logika ( Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2005:169).
1. Bentuk tidak normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.
2. Bentuk normal pertama
Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa nama kolom yang berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom (tidak perlu ada indeks dalam memberi nama kolom).
3. Bentuk normal kedua
Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel berada dalam bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci primer tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom disebut tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer jika nilai pada suatu kolom selalu bernilai sama untuk suatu nilai kunci primer yang sama.
4. Bentuk normal ketiga
kolom bukan kunci primer tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer. b. Tabel Relasi
Tabel Relasi adalah hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database.
6) ERD (Entiti Relationship Diagram)
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :
a. Entiti
Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.
b. Atribut
yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain
c. Hubungan Relasi
Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu (Abdul Kadir, 2002: 48) :
1. Satu ke satu (One to one)
Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.
2. Satu ke banyak (One to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
3. Banyak ke banyak (Many to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B.
3.2.4 Pengujian Software
Menurut Roger. S. Pressman, Ph. D (2002 : 551) mengemukakan bahwa metode ujicoba blackbox memfokuskan pada keperluan fungsional dari software. Pengujian blackbox memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Ujicoba blackbox bukan merupakan alternatif dari ujicoba whitebox, tetapi merupakan pendekatan yang melengkapi untuk menemukan kesalahan lainnya, selain menggunakan metode whitebox. Ujicoba blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya :
1. Fungsi-fungsi yang salah atau hilang 2. Kesalahan interface
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal 4. Kesalahan performa
5. Kesalahan inisialisasi dan terminasi
51
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas mengenai cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan usulan perancangan sistem. Analisis dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan fungsi pada sub bagian yang terkait, dari urutan tersebut dapat dibuat diagram alir dokumen (flowmap), diagram konteks (context diagram), maupun diagram aliran data (data flow diagram).
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis yang sedang berjalan menguraikan secara rinci dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pengolahan data pegawai, baik terhadap penilaian prestasi kinerja pegawai, pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan penggajian.
1.
Tabel Gaji Pokok PNS
Keterangan yang berisi informasi tentang gaji pokok PNS
-
Golongan, masa kerja, gaji pokok
2.
Kartu pegawai (karpeg)
Informasi tentang PNS
-
PNS
NIP, nama, tempat/tgl lahir , tahun jadi pegawai
Surat usulan kenaikan pangkat
Surat yang berisi data lengkap PNS yang mengusulkan kenaikan pangkat
c Elemen data : Nama, NIP, Jabatan,
Surat keputusan kenaikan pangkat
Surat yang berisi putusan kenaikan pangkat pegawai
Badan Kepegawaian Daerah
Nomor urut, Nama, NIP dan Tempat tanggal lahir, Pangkat, Gol. Ruang dan TMT, Pendidikan umum tertinggi, Jabatan/ eselon, Unit kerja tentang PNS mengenai kenaikan gaji berkala
c. Elemen data : Nama, Golongan
Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala (SKKGB)
Surat yang berisi data lengkap tentang PNS mengenai KGB
Kepala BKPPMD
Nama, NIP, Pangkat/Jabatan, Kantor/Tempat, Gaji Pokok Lama (atas dasar SKPT tentang gaji berkala/pangkat yang telah ditetapkan), Gaji Pokok Baru, Berdasarkan Masa Kerja, Dalam golongan, Mulai tanggal
IPKTP ( Instrumen Pengukuran Kinerja dan tambahan penghasilan
dokumen buat menilai kinerja pegawai
bag Kepegawaian dan Umum BKPPMD
8. . terdapat pada TPP
:
:
:
TTP (Tambahan tunjangan penghasilan)
Dokumen rincian tambahan tunjangan penghasilan pegawai bag Kepegawaian dan Umum BKPPMD
Kode ipktp, Nama, Nip, Pangkat/Gol/Ruang, Jabatan, Unit Kerja, jumlah yang dibayarkan, potongan pajak pph
10
SPM ( surat perintah Membayar)
Surat pengantar untuk dibuatkan SP2D
Bag. Keuangan
Nomor, nomor SPP, tanggal, kode_rekening, uraian, jumlah, potongan.
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan
a. Prosedur penilaian prestasi kinerja pegawai yang sedang berjalan
Alur kegiatan penilaian prestasi kinerja pegawai yang sedang berjalan pada BKPPMD Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut :
1. Pegawai melakukan absen rutin di bagian Kepegawaian dan umum dengan melakukan tanda tangan di daftar hadir.
2. Di Bag. Kepegawaian dan umum daftar hadir tersebut akan dicatat
dan disimpan setiap harinya berupa berkas daftar hadir
3. Bagian kepegawaian dan umum akan merekap daftar hadir sebulan
sekali dan melakukan penilaian di dokumen Insrumen Pengukuran Kerja dan Tambahan Penghasilan (IPKTP) setelah itu diserahkan ke pejabat penilai untuk penilaian prestasi kerja.
4. Pejabat penilai mengisi prestasi kerja pegawai di dokumen IPKTP lalu diserahkan kembali ke bag. Kepegawaian dan umum.
5. Kemudian Bag. Kepegawaian akan menyerahkan dokumen IPKTP tadi ke bagian keuangan untuk menghitung tunjangan tambahan penghasilan.
b. Prosedur kenaikan pangkat yang sedang berjalan
1. PNS yang akan mengajukan kenaikan pangkat menyerahkan dokumen syarat kenaikan pangkat (DSKP) ke Bag. Kepegawaian dan Umum yang terdiri dari :
a. Fotocopy SK pangkat terakhir b. Fotocopy Kartu Pegawai
c. DP3 2 (dua) tahun terakhir dengan nilai baik
d. Fotocopy SK jabatan ( bagi pegawai yang mempunyai jabatan
struktural )
e. Fotocopy SK CPNS ( bagi yang belum pernah naik pangkat ) f. Fotocopy ijazah terakhir dan surat ijin belajar ( bagi yang
penyesuaian ijazah )
2. DSKP diperiksa kelengkapanya di Bag. Kepegawaian dan umum
(jika tidak lengkap, DSKP diserahkan ke pegawai. Jika lengkap, bag. Kepegawaian membuatkan Surat usulan KP)
3. Bag. Kepegawaian dan umum menyerahkan SP.DSKP dan DSKP ke Kepala BKPPMD
4. Kepala BKPPMD memeriksa SP.DSKP dan DSKP kemudian
ditandatangani (Acc) lalu diserahkan kembali ke Bag.Kepegawaian.
6. BKD memeriksa SP.DSKP dan DSKP (Acc). Jika tidak lengkap, maka dikembalikan lagi ke bag. Kepegawaian. Jika lengkap, lalu diusulkan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN)
7. BKN memeriksa SP.DSKP dan DSKP (Acc) yang diusulkan
kemudian dibuatkan nota persetujuan. Nota persetujuan diserahkan kembali ke BKD.
8. BKD memeriksa nota persetujuan dari BKN. BKD lalu membuat
Surat Keputusan Kenaikan Pangkat (SKKP). Lalu diserahkan ke Bag. Kepegawaian BKPPMD Provinsi Jawa Barat.
9. Bag. Kepegawaian menerima SKPP kemudian diperiksa dan dibikin 3 rangkap. Rangkap pertama diserahkan ke PNS bersangkutan, rangkap kedua diserahkan ke Bag.keuangan, sedangkan rangkap ketiga diarsipkan di bag. Kepegawaian
c. Prosedur Kenaikan gaji berkala
1. PNS menyerahkan fotocopy surat keputusan kenaikan pangkat terakhir (SKKPT) ke bag. Kepegawaian dan umum
2. Bag. Kepegawaian dan umum memeriksa SKKPT, kemudian diarsipkan. Setelah itu dibuatkan surat usulan kenaikan gaji berkala (SU.KGB)
4. Kepala BKPPMD membuat dan menandatangani SKKGB, lalu menyerahkan kembali ke bag.kepegawaian dan umum. SU.KGB diarsipkan.
5. Bag. Kepegawaian dan umum memeriksa dan menggandakan
SKKGB yang sudah di acc sebanyak 4 rangkap. Rangkap pertama diserahkan ke PNS yang bersangkutan, rangkap kedua dan seterusnya diserahkan ke biro keuangan setda Provinsi Jawa Barat, BKN, dan bag. Kepegawaian dan umum untuk diarsipkan
6. Bag. Kepegawaian dan umum membuat surat laporan (
SL.SKKGB) sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diarsipkan dan rangkap kedua diserahkan ke Kepala BKPPMD untuk diarsipkan.
d. Prosedur penggajian yang sedang berjalan:
1. Bagian keuangan mengambil daftar gaji pegawai di biro keuangan
setda jawa barat dan lampiran dokumen IPKTP dari bag. Kepegawaian dan umum.
2. Pengelola gaji membuat daftar tunjangan tambahan penghasilan
3. SPM serta lampiran daftar Tunjangan Tambahan Penghasilan (TTP) diserahkan ke sekretaris dan diserahkan ke kepala BKPPMD untuk di tanda-tangan
4. Setelah di acc, SPM serta lampiran TTP tadi diberikan lagi ke
bagian keuangan.
5. Bagian keuangan memberikan SPM (acc) serta lampiran TTP ke biro keuangan setda jawa barat.
6. Biro keuangan setda jawa barat memeriksa dan menerbitkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana), lalu diberikan ke bagian keuangan kemudian dibikin 3 rangkap. Rangkap ke-1 diserahkan ke bank, rangkap ke-2 diserahkan ke bendahara dan rangkap ke-3 di arsipkan di bag. Keuangan.
7. Gaji sudah masuk ke rekening pegawai masing-masing.
Bag. Keuangan membuat laporannya sebanyak 2-rangkap, rangkap pertama diarsipkan, rangkap kedua diberikan ke kepala BKPPMD untuk diarsipkan.
4.1.2.1Flow Map
penilaian prestasi kinerja pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan penggajian yang sedang berjalan.
Flow Map penilaian prestasi pegawai yang sedang berjalan
Bag keuangan
Daftar hadir yg sudah di isi
IPKTP yang sudah dinilai
Rekap absen perbulan Daftar Hadir
Daftar hadir yg sudah di isi
Gambar 4.1. Flow Map penilaian prestasi pegawai yang sedang berjalan
Keterangan :
Flowmap Kenaikan pangkat yang berjalan
Flowmap prosedur sistem kenaikan pangkat yang sedang berjalan
Bag.kepegawaian dan umum
PNS Kepala BKPPMD BKD BKN Bag. keuangan
P
Gambar 4.2. Flow Map kenaikan pangkat yang sedang berjalan
Keterangan :
1. DSKP : Dokumen Syarat Kenaikan Pangkat a) Fotocopy SK pangkat terakhir
b) Fotocopy Kartu Pegawai
d) Fotocopy SK jabatan ( bagi pegawai yang mempunyai jabatan struktural )
e) Fotocopy SK CPNS ( bagi yang belum pernah naik pangkat )
f) Fotocopy ijazah terakhir dan surat ijin belajar (bagi yang penyesuaian
ijazah)
2. SP.DSKP : Surat usulan Dokumen Syarat Kenaikan Pangkat 3. SKKP : Surat Keputusan Kenaikan Pangkat
Flowmap Kenaikan gaji berkala yang berjalan Prosedur Kenaikan gaji berkala yang sedang berjalan
PNS Bag.kepegawaian dan umum Kepala BKPPMD Bagian Keuangan BKN
Ph
ase
Fotocopy SKKPT Fotocopy SKKPT
Memeri
SKKGB (Acc)SKKGB (Acc) SKKGB (Acc)
SKKGB (Acc) SKKGB (Acc)
SKKGB (Acc) SKKGB (Acc)
A3
Keterangan :
1. SKKPT : Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Terakhir 2. SKKGB : Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala 3. Su. KGB : Surat usulan. Kenaikan Gaji Berkala
4. SL.SKKGB : Surat Laporan Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala 5. A1 : Arsip SKKPT
Flowmap penggajian yang berjalan
Prosedur penggajian yang sedang berjalan
Bagian keuangan
Pegawai Bag. Kepegawaian dan umum Kepala BKPPMD Biro keuangan Bendahara pengeluaran Bank
P
ha
se
Daftar gaji Daftar gaji &
IPKTP
Gambar 4.4. Flow Map Penggajian yang sedang berjalan
Keterangan :
3. SP2D : Surat perintah pencairan dana 4. A1 : TPP dan SPM
5. A2 : SP2D 6. A3 : Laporan gaji
4.1.2.2Diagram Kontek
Diagram kontek menjelaskan tentang ruang lingkup suatu sistem yang diagambarkan dengan diagram yang terdiri dari suatu proses. Sistem informasi yang dibuat dengan diagram konteks, akan menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan dan tujuan yang dihasikan
Gaji dan tambahan tunjangan penghasilan Ttp dan spm
Kepala BKPPMD Daftar gaji
SP KP & SP KGB
Laporan KP & KGB SP KP(acc) & SKKGB (acc)
BKD SKKP
DSKP & SP(ACC) BKN
Nota persetujuan
Gambar 4.5 Diagram konteks yang sedang berjalan
4.1.2.3Data Flow Diagram
lambang yang yang sudah ada. Dengan melihat DFD yang sudah dibuat, maka pembuatan program jadi lebih mudah, karena lambang-lambang yang bersifat standar yang sudah ditetapkan untuk pembuatan desain.
Adapun DFD level 1 yang sedang berjalan, sebagai
Lampiran TPP dan SPM SP.KP
Daftar gaji & SP2D
SKKP Hasil ipktp
b. DFD Level 2 Proses 1
1.1 Melakukan absen rutin Pegawai
1.2 Merekap daftar hadir Sebulan sekali
Rekap hadir perbulan
Pejabat Penilai
1.4 Mrnghitung jumlah IPKTP
Bag. keuangan IPKTP dan hasil
Ipktp
c. DFD level 2 Proses 2 Dokumen syarat kenaikan
pangkat (DSKP)
d. Dfd level 2 proses 3 Membuat & acc
SKKGB
Biro keuangan setda jawa barat
e. Dfd level 2 proses 4
Gambar 4.10 DFD level 2 proses 4 yang sedang berjalan
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Setelah melewati beberapa tahapan analisis terhadap sistem informasi yang sedang berjalan BKPPMD provinsi Jawa Barat pada sub Bag. Kepegawaian dan Umum, maka dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang terjadi, diantaranya :
Tabel 4.1 Evaluasi sistem yang berjalan
NO Masalah Rencana Pemecahan
1. Proses penilaian perilaku dan prestasi kerja pegawai masih dilakukan di formulir IPKTP dan penghitungan tambahan penghasilan masih
menggunakan alat bantu kalkulator secara otomatis.
2. Proses penginputan dan pencarian data usulan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala masih dilakukan di aplikasi microsoft exel
Membangun sistem informasi yang memberikan
kemudahan dalam pencarian dan penginputan data usulan kenaikan pangkat dan gaji berkala
3 Proses perubahan data kenaikan pangkat dan gaji berkala masih diinput secara manual menggunakan aplikasi microsoft exel, sehingga pada saat proses penginputan sering terjadi kesalahan
Membangun sistem informasi yang memberikan
kemudahan dalam perubahan data kenaikan pangkat dan gaji berkala
4 Sering terjadi kesalahan dalam pembuatan daftar tambahan penghasilan, dan sering terjadi kesalahan input dan ketidaksesuaian
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan merupakan tahapan untuk memperbaiki sistem yang lama dan menggambarkan model baru yang akan dibuat. Tahapan ini sangat penting untuk menentukan cocok atau tidaknya hasil perancangan sistem yang diperoleh. Tahapan ini merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem, dimana pada perancangan sistem digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan pengkodean ke dalam bahasa pemograman.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Adapun tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk mempermudah kinerja sub Bagian kepegawaian dan umum dalam hal pencatatan data, pengolahan data, pencarian data, dan laporan data kepegawaian.
Tujuan perancangan sistem yang diusulkan oleh penulis yaitu : 1. Penulis mengusulkan rencana pemecahan masalah dengan
membuat suatu aplikasi khusus dalam mengelola data kepegawaian (penilaian prestasi kinerja pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan penggajian)
2. Meningkatkan efektifitas (kecepatan dan keakuratan
informasi yang dihasilkan dan efisiensi (mengurangi biaya oprasional dalam pengolahan data administrasi)
