BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Perkembangan Teknologi dewasa ini sangat pesat. Mengikuti dan
menyesuaikan dengan perkembangan teknologi merupakan suatu hal yang
harus dilakukan. Hal ini dikarenakan perkembangan teknologi dapat
memberikan banyak kemudahan dalam berbagai bidang kehidupan, salah
satunya adalah bidang pekerjaan atau bisnis.
Pada era globalisasi ini semua kegiatan tidak bisa terlepas dari kebutuhan
akan informasi, dimana informasi sangat mempengaruhi kelangsungan hidup,
baik organisasi, perusahaan atau instansi. Dengan begitu pentingnya
kebutuhan akan informasi, maka para pelaku organisasi, perusahaan atau
instansi berusaha untuk menghadirkan teknologi informasi yang mendukung
di perusahaan atau instansinya, karena dengan kehadiran teknologi informasi,
informasi penting yang diperlukan akan didapat lebih cepat, lebih mudah dan
hasilnya pun akan lebih efisien jika dibandingkan dengan informasi yang
didapat dengan cara manual.
Pengolahan data dan informasi merupakan suatu hal mutlak yang sangat
diperlukan bagi sebuah organisasi atau instansi, terlebih di zaman yang serba
modern seperti sekarang ini dimana penyajian informasi dituntut tidak hanya
harus akurat tapi juga bisa diperoleh dengan mudah dan cepat.
Untuk menyajikan informasi yang cepat dan akurat ini, maka dalam proses
pengolahan data harus dilakukan secara terkomputerisasi dalam sebuah sistem
yang biasa disebut sistem informasi. Dengan dilakukannya proses pengolahan
data secara terkomputerisasi, maka pekerjaan-pekerjaan pengolahan data
Di Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD)
Propinsi Jawa Barat khususnya divisi Pengendalian Subbidang Pengendalian,
sistem pengolahan data dan informasi yang ada masih bersifat manual. Hal ini
dikarenakan fasilitas yang mendukung adanya suatu sistem yang
terkomputerisasi belum lengkap.
Tugas pokok dari Subbidang Pengendalian yaitu melaksanakan
penyusunan bahan kebijakan teknis dan melaksanakan kebijakan pengendalian
penanaman modal dengan menangani setiap LKPM yang diberikan oleh
perusahaan-perusahaan, baik PMA maupun PMDN.
Dari uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk membuat suatu analisis
sistem informasi di Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah
(BKPPMD) Propinsi Jawa Barat khususnya di divisi Pengendalian subbidang
Pengendalian dan menjadikannya sebagai objek penelitian pada kegiatan kerja
praktek yang dilaksanakan oleh penulis. Adapun judul yang diajukan oleh
penulis adalah :
1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah
a. Identifikasi Masalah
1. Proses pengolahan LKPM (laporan kegiatan penanaman modal) pada
Subbidang Pengendalian belum efektif dan efisien.
2. Pengolahan data laporan kegiatan penanaman modal (LKPM) pada
Subbidang Pengendalian masih bersifat manual
b. Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem informasi kegiatan LKPM (laporan kegiatan
penanaman modal) yang sedang berjalan pada Badan Koordinasi
Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Propinsi Jawa
Barat
2. Bagaimana sistem informasi kegiatan LKPM (laporan kegiatan
penanaman modal) yang diusulkan pada Badan Koordinasi Promosi
dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Propinsi Jawa Barat
1.3Maksud dan Tujuan
Maksud dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah untuk
mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dengan
kenyataan yang sesungguhnya di lapangan. Adapun tujuan dilaksanakannya
kerja praktek adalah :
1. Untuk mengetahui sistem informasi kegiatan LKPM (laporan kegiatan
penanaman modal) yang sedang berjalan pada Subbidang Pengendalian.
2. Untuk membuat usulan sistem informasi kegiatan LKPM (laporan
kegiatan penanaman modal) yang sudah terkomputerisasi pada Subbidang
Pengendalian.
1.4Batasan Masalah
Penelitian di Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah hanya
pada bidang Pengendalian Subbidang Pengendalian. Dari rumusan masalah di
1. Pengolahan data perusahaan yang telah melakukan kegiatan penanaman
modal dan selalu memberikan LKPM (laporan kegiatan penanaman
modal) sesuai jadwal yang ditentukan.
2. Pengklasifikasian perusahaan berdasarkan PMA dan PMDN
1.5Lokasi dan Waktu
Lokasi atau Tempat dan kedudukan Badan Koordinasi Promosi dan
Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) provinsi Jawa Barat di Jl. Sumatera
No. 50, Bandung.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
N
o
Aktifitas
Waktu
Juni Juli Agustus
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Pengajuan Kerja
Praktek
2. Penerimaan Kerja
Praktek
3. Pelaksanaan Kerja
Praktek
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Menurut L. James Havery, “ sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk
merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang
lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan “.
Menurut John Mc Manama, “ sistem adalah sebuah struktur konseptual yang
tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai
suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien “.
Menurut Edgar F Huse dan James L. Bowsict, “ sistem adalah suatu seri atau
rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung
sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan ”.
2.1.1 Elemen Sistem
Elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu :
Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin
banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan
sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.
Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain
Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam
sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat
berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang
tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah,
sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya
permintaan jasa pelanggan).
Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau
transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih
bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa
berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan
atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah.
Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem
informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan
laporan, dan sebagainya.
Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem
dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan
konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh,
tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan
kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong
dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan
keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat
dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku
sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah
Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan
menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran.
Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan
maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem
berjalan sesuai dengan tujuan.
Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.
Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa
merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang
merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak
mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang
menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu
terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atas sifat-sifat yang tertentu, yaitu
Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerja
sama membentuk suatu kesatuan
Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya
Penghubung sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara suatu subsistem
dengan subsistem yang lainnya
Masukan sistem
Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan
dimasukan gara sistem tersebut dapat beroperasi. Signal Input adalah
energi yang diproses untuk didapatkan keluaran
Keluaran sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan
Pengolah sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran
Sasaran sistem
Suatu sistem mempunyai maksud tertentu untuk mencapai suatu
tujuan atau suatu sasaran
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya
sebagaiberikut ini :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan
sistem fisik (physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang
berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.
Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem
komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan
sistem buatan manusia (human made system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak
dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan
manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan
manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin
disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut
man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang
berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system)
dan sistem tak tentu (probabilistic system).
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi
dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem
komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya
dapat dipastikan berdasarkan programprogramyang dijalankan.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak
dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan
sistem terbuka (open system).
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya.
Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada
sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed
system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem
terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena
sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya,
maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang
baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga
secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara
Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai
berikut :
Sistem Terbuka
Sistem Tertutup
2.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi
berarti bagi penerimanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi
ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu
keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas
informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal yaitu :
Relevan (Relevancy)
Akurat (Accurancy)
Tepat waktu (Time liness)
Ekonomis (Economy)
Input Transformasi Output
Input
Transformasi
Outpu t Mekanisme
Efisien (Efficiency)
Ketersediaan (Availability)
Dapat dipercaya (Reliability)
Konsisten
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah Sistem pengolah data menjadi sebuah informasi
yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan
keputusan. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya
selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah Sistem Informasi.
Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus
menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak
mungkin Sistem Informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan
baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem
pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,
Sistem Informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas,
tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
2.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem digunakan untuk
memenuhi kebutuhan pengembangan sistem, sehingga sistem yang dihasilkan
akan sesuai dengan yang diharapkan.
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang akan digunakan adalah analisis
dan perancangan terstruktur, karena penyusunan laporan akan didasarkan
Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah Provinsi Jawa Barat.
Melalui pendekatan terstruktur, permasalahn yang kompleks di
organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk
dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai
dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai dengan anggaran biaya
pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan
lebih baik. Metode ini menggunakan alat pemodelan untuk menganalisa
sistem di Dinas Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal
Daerah Provinsi Jawa Barat berupa Flowmap, Diagram Kontek, Data
Flow Diagram, Kamus Data.
2.4.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan penulis dalam perancangan sistem informasi ini
adalah metode daur hidup pengembangan sistem atau system
development life cycle (SDLC). SLDC merupakan pendekatan yang
sangat terstruktur, digambarkan bahwa keluaran dari suatu tahap
merupakan masukan dari tahap berikutnya serta dimungkinkan untuk
kembali pada lngkah sebelumnya saat suatu keputusan tertentu perlu
dipertimbangkan kembali.
2.5 Alat Bantu Analisis
1). Flow Map
Flow map adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir
didalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktifitas yang
terkait dalam hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi.
Proses aliran dokumen ini terjadi dengan entitas diluar sistem.
2). Diagram Kontek (Context Diagram)
Diagram konteks merupakan level paling tinggi dalam suatu diagram
alir data yang hanya memiliki sebuah lingkaran (proses) yang
memodelkan seluruh sistem, sedangkan aliran memodelkan hubungan
3). Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk melihat proses-proses
apa saja yang ada dan terlibat dalam suatu sistem beserta aliran
informasinya, baik antar sistem dengan lingkungannya maupun antar
proses-proses yang ada didalam sistem tersebut. Simbol-simbol yang
digunkan DFD adalah :
1.Aliran informasi yang dilambangkan dengan anak panah,
menunjukan aliran yang masuk kedalam sistem maupun yang
keluar dari sistem.
2.Eksternal Entity, yang dilambangkan dengan empat persegi
panjang, menunjukan bagian atau fungsi yang berada diluar
sistem.
3.File atau tempat penyimpanan data yang dilambangkan dengan
sepasang garis horizontal paralel tertutup pada salah satu
ujungnya.
4.Proses dilambangkan dengan lingkaran, menunjukan kegiatan
yang dilakukan oleh manusia, komputer dari hasil suatu proses
data.
4). Kamus Data (Data Dictionary/DD)
Kamus data adalah fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari
suatu sistem informasi. Dengan menggunkan DD, analisis sistem
dapat mendefinisikan data yang mengalir sistem dengan lengkap.
Pada tahap analisis, DD dapat digunakan sebagai alat komunikasi
antar analisis sistem dengan pemakai sistem dan data yang mengalir di
sistem, isi kamus data antar lain :
1.Nama arus data
Nama arus data harus dicatat pada kamus data, sehingga mereka
yang membaca DAD memerlukan penjelasan lebih lanjut
tentang suatu arus data tertentu dan dapat langsung mencarinya
dengan mudah di kamus data.
Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila ada. Untuk
menyatakan nama lain dari suatu data data elemen atau data
store yang sebenarnya sama dengan data element atau data store
yang telah ada.
3.Bentuk data
Dapat berupa dokumen, laporan, tampilan layar monitor,
variabel, parameter, field. Bentuk data perlu dicatat di kamus
data, karena dapat dipergunakan untuk mengelompokan kamus
data kedalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
4.Arus data
Dimana dan kemana data mengalir, arus data menunjukan dari
mana data mengalir dan kemana data menuju. Keterangan arus
data ini perlu dicatat di kamus data untuk memudahkan mencari
arus data di DAD.
5.Penjelasan, tentang makna dari arus data yang dicatat di DD.
Untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di
kamus data, maka sebagian penjelasan dapat diisi dengan
keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6.Periode, kapan terjadinya arus data.
7.Volume, tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus
data.
8.Struktur data, berisi tentang item-item data apa saja yang
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah terbentuknya BKPPMD
Dengan berlakukanya Undang-undang No. 22 Tahun 1999, tentang
pemerintahan daerah yang ditindaklanjuti dengan peraturaran pemerintah
No. 25 Tahun 2000, tentang Kewenangan Pemerintah Pusat dan Promosi
sebagai Daerah Otonom, membawa perubahan yang sangat mendasar
dalam keseluruhan sistem kewenangan pemerintah, termasuk dalam
proses pelayanan yang berhubungan semakin tajam, baik antara daerah
kabupaten/kota maupun antar propinsi.
Dengan demikian, hanya dearah-daerah kabupaten/kota atau
propinsi yang telah mampu mempersiapkan diri dengan baik, seperti
dalam hal penyedianan informasi peluang usaha dan pemberian
pelayanan prima, yang akan menjadi pilihan utama investor guna
melakukan investasi. Oleh karena itu, perlu adanya peningkatan daya
saing masing-masing daerah, yang pada gilirannya akan memberikan
kontribusi pada peningkatan daya saing secara keseluruhan dalam
menarik investasi.
Pada penghujung tahun 2000, berdasarkan peraturan daerah
Propinsi Jawa Barat No. 16 Tahun 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah
Propinsi Jawa Barat, telah terbentuk Badan Koordinasi Promosi dan
Penanaman Modal Daerah ( BKPPMD) Propinsi Jawa Barat, yang dalam
rangka memperdayakan perlu disusun Perencanaan Strategis (
RENSTRA) BKPPMD Propinsi Jawa Barat selama 5 Tahun (
Berbagai harapan dan upaya peningkatan peran BKPMD sekaligus dalam
rangka upaya reformasi dibidang penanaman modal dapat disampaikan
sebagi berikut :
1. Adanya pelimpahan sebagian besar wewenang BKPM kepada
BKPMD dengan system pelayanan “One Stop Service” melalui
pola opsi (bisa ke BKPM, bisa ke BKPMD atau ke perwakilan
RI di luar negeri untuk persetujuan prinsip).
2. Adanya kebijakan untuk menerapkan pola pelayanan perijinan
satu atap di setiap daerah kabupaten / kota, diharapkan dapat
meningkatkan pelayanan investasi yang cepat, tepat, mudah,
murah dan transparan dalam rangka mewujudkan iklim investasi
yang lebih kondusif guna meningkatkan realisasi investasi untuk
memelihara kelangsungan pertumbuhan ekonomi di daerah dan
memperluas pemerataan pembangunan, dengan demikian
memberi peluang kepada BKPMD untuk dapat memantau lebih
efisien realisasi investasi di kabupaten / kota.
3. Terhadap perusahaan-perusahaan PMDN dan PMA yang terkena
dampak krisis, perlu diadakan pendataan secara lengkap, untuk
selanjutnya dibantu dengan cara diberikan jalan keluar dengan
berbagai alternative seperti pengalihan asset, pengalihan saham,
merger serta perubahan lainnya.
4. Dari sisi skala usaha, maka usaha kecil dan menengah semakin
memperoleh perhatian untuk ditumbuh kembangkan, karena
kelompok ini cukup mampu bertahan meskipun dalam keadaan
krisis ekonomi. Upaya memberdayakan ekonomi rakyat
ditekankan kapada pola usah kemitraan.
5. Dengan kekayaan alam Jawa Barat yang besar, maka era
sekarang ini merupakan saat yang tepat untuk meningkatkan
penyusunan rencana dan strategi baru, agar potensi yang besar
tersebut dapat ditawarkan kepada para investor dengan berbagai
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan merupakan susunan yang terdiri dari
fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang ada dalam suatu perusahaan
yangmenyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai sasaran perusahaan.
Disamping itu, struktur organisasi perusahaan mengemukakan adanya
batas-batas dari wewenang dan tanggung jawab setiap pimpinan atas kegiatan
perusahaan sehingga dapat mengukur prestasi setiap karyawan di dalam
lingkungan kerjanya masing-masing. Berikut ini adalah bagan struktur
3.3 Deskripsi Kerja
Deskripsi Kerja adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau
gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh si pemegang jabatan,
bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan alasan apa yang mengharuskan
pekerjaan tersebut dilakukan. Uraian tersebut berisi tentang hubungan antara
suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di dalam dan di luar organisasi serta
ruang lingkup pekerjaan dimana si pemegang jabatan diharapkan dapat
memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh
divisi/unit kerja atau tujuan organisasi secara keseluruhan. Berikut adalah
uraian tugas (job description) setiap bagian yang terdapat pada BKPPMD :
1. Badan
Badan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan perumusan dan
pelaksanaan kebijakan Daerah bidang koordinasi promosi dan
penanaman modal Daerah. Badan mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan perumusan dan penetapan kebijakan teknis
koordinasi promosi dan penanaman modal Daerah.
b. Penyelenggaraan kesekretarian, pengendalian, promosi,
pelayanan dan fasilitas investasi dan pengembangan
investasi.
c. Penyelenggaraan koordinasi dan pembinaan UPTB.
2. Kepala Badan
Kepala Badan mempunyai tugas pokok merumuskan, menetapkan,
memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan
kegiatan tugas pokok Badan serta menkoodinasikan dan membina
UPTB. Kepala Badan mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan perumusan, penetapan, pengaturan dan
koordinasi pelaksanaan kebijakan teknis pengendalian,
promosi, pelayanan dan fasilitas investasi dan pengembangan
b. Penyelenggaraan perumusan dan penetapan pemberian
dukungan atas penyelenggaraan koordinasi promosi dan
penanaman modal.
c. Penyelenggaraan fasilitas dan pengendalian pelaksanaan
tugas-tugas koordinasi promosi dan penanaman modal.
d. Penyelenggaraan koordinasi dan kerjasama dalam rangka
tugas pokok dan fungsi Badan.
3. Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas pokok menyelenggarakan koordinasi
perencanaan dan program Badan, pengkajian perencanaan dan
program, pengelolaan keuangan, kepegawaian, dan umum. Sekretariat
mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan koordinasi perencanaan dan program Badan
b. Penyelenggaraan pengkajian perencanaan dan program
secretariat
c. Penyelenggaraan pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian
dan umum.
Sekretariat membawahi tiga Subbidang, yaitu:
1) Subbidang Perencanaan dan Program
Subbidang Perencanaan dan Program mempunyai tugas
pokok melaksanakan penyusunan bahan koordinasi
perencanaan dan penyusunan program.
2) Subbidang Keuangan
Subbidang Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan
pengelolaan administrasi keuangan di lingkungan Badan.
3) Subbidang Kepegawaian dan Umum
Subbidang Kepegawaian dan Umum mempunyai tugas
pokok melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian,
4. Bidang Pengendalian
Bidang Pengendalian mempunyai tugas pokok menyelenggarakan
pengkajian kebijakan teknis dan fasilitas pengendalian penanaman
modal. Bidang Pengendalian mempunyai fungsi :
a. Penyelenggaraan pengkajianbahan kebijakan teknis
pengendalian
b. Penyelenggaraan pengendalian, monitoring dan pelaporan
penanaman modal.
Bidang Pengendalian membawahi dua Subbidang, yaitu :
1) Subbidang Pengendalian
Subbidang Pengendalian mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis,
melaksanakan kebijakan pengendalian penanaman modal.
2) Subbidang Data dan Pelaporan
Subbidang Data dan Pelaporan mempunyai tugas pokok
melaksanakan pengelolaan data serta pelaporan penanaman
modal.
1. Bidang Promosi
Bidang Promosi mempunyai tugas pokok menyelenggarakan
pengkajian bahan kebijakan teknis, dan menyelenggarakan fasilitas
promosi. Bidang Promosi mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis promosi
b. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis
pengembangan materi promosi
c. Penyelenggaraan dan fasilitas promosi.
Bidang Promosi membawahi dua Subbidang, yaitu :
1) Subbidang Promosi Dalam Negeri
Subbidang Promosi Dalam Negeri mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan
2) Subbidang Promosi Luar Negeri
Subbidang Promosi Luar Negeri mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan
fasilitas penyelenggaraan promosi luar negeri.
2. Bidang Pelayanan dan Fasilitas Investasi
Bidang Pelayanan dan Fasilitas Investasi mempunyai tugas pokok
menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis dan pelayanan
serta fasilitas investasi. Bidang pelayanan dan Fasilitas Investasi
mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis
pelayanan dan fasilitas investasi
b. Penyelenggaraan koordinasi pelayanan dan fasilitas investasi
dengan unit dan stakeholders terkait
c. Penyelenggaraan penyusunan bahan dan fasilitas pelayanan
serta investasi
d. Penyelenggaraan pelayanan dan fasilitas investasi.
Bidang Pelayanan dan Fasilitas Investasi membawahi dua
Subbidang, yaitu:
1) Subbidang Pelayanan
Subbidang Pelayanan mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan bahan kebijakan teknis dan pelayanan investasi.
2) Subbidang Fasilitas
Subbidang Fasilitas mempunyai tugas pokok melaksankan
penyusunan bahan kebijakan teknis dan melaksankan fasilitas
investasi.
3. Bidang Pengembangan Investasi
Bidang Pengembangan Investasi mempunyai tugas pokok
menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis,
infrastruktur pendukung investasi. Bidang Pengembangan Investasi
mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Penyelenggraan pengkajian bahan kebijakan teknis
pengembangan potensi dan peluang serta infrastruktur
pendukung investasi
b. Penyelenggaraan koordinasi pengembangan potensi dan
peluang serta infrastruktur pendukung investasi
c. Penyelenggaraan penyusunan data potensi dan peluang
investasi serta pemetaan kebutuhan infrastruktur pendukung
investasi.
Bidang Pengembangan Investasi membawahi dua Subbidang, yaitu
1) Subbidang Pengembangan Potensi dan Peluang
Subbidang Pengembangan Potensi dan Peluang mempunyai
tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan
teknis dan melaksanakan pengembangan potensi dan
peluang investasi.
2) Subbidang Pengembangan Infrastruktur
Subbidang Pengembangan Infrastruktur mempunyai tugas
pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1 Analisis Sistem yang berjalan
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh
ke dalam bagian-bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasi
dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan,
sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang penulis lakukan, kegiatan
pengolahan data LKPM (laporan kegiatan penanaman modal) di Bidang
Pengendalian khususnya Subbidang Pengendalian masih dilakukan secara
manual, dimana data masih dibuat dengan menggunakan Microsoft Office
Word. Hal ini mengakibatkan terjadinya pemborosan waktu dan membuat
proses pengolahan data menjadi terhambat dan lama.
4.1.1 Analisis Dokumen
Berikut ini adalah analisis tentang dokumen yang ada pada proses
kegiatan LKPM, sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : LKPM Tahap Pembangunan
Fungsi : Bentuk laporan dari perusahaan tentang kegiatan pembangunan yang dilakukan
Sumber : Perusahaan
Frekuensi : 3 bulan sekali
Rangkap : 2 (Dua)
Distribusi : Arsip
Item data : Nama perusahaan, Akta pendiri, Nomor pokok wajib pajak, Bidang Usaha, Alamat Proyek.
2. Nama Dokumen : LKPM Tahap Perluasan
Sumber : Perusahaan
Frekuensi : jika ada perluasan produksi
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Arsip
Item Data : Nama perusahaan, Akta pendiri, Nomor pokok wajib pajak, jenis perluasan, Bidang Usaha, Alamat Proyek.
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Prosedur pengolahan data dan informasi kegiatan penanaman modal yang
berjalan di Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah
provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut :
1. Petugas bagian pengendalian akan menerima data LKPM dari
perusahaan. LKPM yang diterima akan diseleksi, apabila belum
lengkap maka LKPM tersebut tidak akan diproses dan akan dilakukan
konfirmasi.
2. Data LKPM yang telah diseleksi akan ditulis oleh petugas untuk di
jadikan arsip. Setelah itu akan diberikan ke Kepala Bagian
Pengendalian untuk di acc. LKPM yang telah di acc akan
dikembalikan lagi ke petugas bidang pengendalian untuk ditindak
lanjuti dan arsipkan.
3. Petugas akan merekapitulasi jumlah LKMP yang masuk dan
mengklasifikasikan sesuai dengan statusnya untuk dijadikan laporan
harian.
4. Petugas bidang pengendalian kemudian menyerahkan laporan harian
tersebut kepada Kepala Bidang Pengendalian untuk selanjutnya
direkap menjadi laporan bulanan.
5. Lapoaran bulanan yang telah dibuat kemudian akan diserahkan kepada
4.1.2.1 Flow Map
Data LKPM Data LKPM
Kelengkapan LKPM Tidak Lengkap Rekap LKPM LKPM Lengkap Meng-acc LKPM LKPM telah Di-acc LKPM telah Di-acc A1 Laporan Harian Laporan Bulanan A2 A3 Laporan harian Laporan Bulanan
Perusahaan Petugas Bidang Pengendalian Kabid Pengendalian Kepala BKPPMD
Ya Tidak Penulisan data LKPM Data LKPM Merekap data LKPM Mengklasi fikasikan data LKPM Merekap Laporan Harian Memeriksa kelengkapan LKPM Lengkap
Gambar 1.1 Flow Map Sistem yang sedang berjalan
A1 : Arsip LKPM yang sudah distujui atau di acc
A2 : Arsip laporan harian LKPM
A3 : Arsip laporan bulanan LKPM
4.1.2.2 Diagram Konteks
Perusahaan Kepala BKPPMD Sistem Informasi
Pengolahan data Kegiatan Penanaman Modal
daerah Data_LKPM
Data_LKPM Tidak Lengkap
Laporan_Bulanan
Kabid Pengendalian
Data_LKPM
Gambar 1.2 Diagram Konteks yang sedang berjalan
4.1.2.3 Data Flow Diagram
Perusahaan
Kepala BKPPMD 1.0
Menulis data LKPM
2.0 Membuat Laporan Harian
3.0 Membuat
Laporan Bulanan F_LKPM
Laporan_Harian Data_LKPM
Data_LKPM
Laporan_Bulanan
F_LKPM Merekap LKPM Mengklasifikasi LKPM
Ke Proses 3.0
Data_LKPM Rekap_LKPM
Klas_LKPM
Gambar 1.4 DFD Level 1 untuk Proses 2.0 Sistem yang sedang berjalan
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan
Dari deskripsi sistem yang berjalan diatas, terlihat dengan jelas bahwa
proses pengolahan data LKPM (laporan kegiatan penanaman modal)
masih bersifat manual.
4.2 Usulan Perancangan Sistem
Berdasarkan hasil evaluasi sistem yang berjalan, di mana proses penyampaian
LKPM (laporan kegiatan penanaman modal) masih bersifat manual, maka
penulis membuat usulan sistem yang dilakukan lebih terkomputerisasi.
Dengan diterapkannya sistem terkomputerisasi, maka diharapkan efektifitas
dan efisiensi kerja dari organisasi yang bersangkutan.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem adalah untuk melengkapi, memperbaiki
atau mengembangkan sistem yang sedang berjalan agar menjadi sistem
yang lebih berdaya guna dan sesuai dengan kebutuhan organisasi atau
instansi terkini, sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Pada prinsipnya prosedur yang diusulkan tidak jauh berbeda dengan
prosedur yang sedang berjalan. Adapun prosedur pengolahan data
LKPM (laporan kegiatan penanaman modal) di Badan Koordinasi
Promosi dan Penanaman Daerah Propinsi Jawa Barat adalah sebagai
berikut :
1. Petugas bagian pengendalian akan menerima data LKPM dari
perusahaan. LKPM yang diterima akan diseleksi, apabila belum
lengkap maka LKPM tersebut tidak akan diproses dan akan dilakukan
konfirmasi.
2. Data LKPM yang telah diseleksi akan diinput oleh petugas langsung
ke database.
3. Setelah diinput, LKPM tersebut diberikan kepada Kabid
Pengendalian untuk di acc.
4. LKPM yang sudah di acc dikembalikan lagi ke petugas pengendalian
untuk dijadikan arsip
5. Petugas akan merekapitulasi jumlah LKMP yang masuk dan
mengklasifikasikan sesuai dengan statusnya untuk dijadikan laporan
harian.
6. Petugas bidang pengendalian kemudian menyerahkan laporan harian
tersebut kepada Kepala Bidang Pengendalian untuk selanjutnya
direkap menjadi laporan bulanan.
7. Lapoaran bulanan yang telah dibuat kemudian akan diserahkan
4.2.2.1 Flow Map Memeriksa kelengkapan data LKPM Lengkap Merekap data LKPM Mengklasifikasi data LKPM Laporan harian Merekap laporan harian Arsip 2 Laporan bulanan Laporan harian Laporan bulanan Tidak Ya
Perusahaan Petugas Bidang Pengendalian Kabid Pengendalian Kepala BKPPMD
[image:30.595.114.510.125.653.2]Data LKPM D ata b se Rekap data LKPM Menginput data LKPM Data LKPM LKPM tidak lengkap LKPM lengkap Meng-acc LKPM LKPM yang telah di-acc LKPM yang telah di-acc Arsip 3 Arsip 1 LKPM Lengkap
Gambar 1.5 Flow Map yang diusulkan
Keterangan :
A2 : Arsip laporan harian LKPM
A3 : Arsip laporan bulanan LKPM
4.2.2.2 Diagram Kontek
Perusahaan Kepala BKPPMD
Sistem Informasi Pengolahan data
Kegiatan Penanaman Modal
daerah Data_LKPM
Data_LKPM Tidak Lengkap
Laporan_Bulanan
Kabid Pengendalian
[image:31.595.149.503.219.339.2]Data_LKPM
Gambar 1.6 Diagram Kontek yang diusulkan
4.2.2.3 Data Flow Diagram
Perusahaan
Kepala BKPPMD 1.0
Input data LKPM
2.0 Membuat Laporan Harian
3.0 Membuat
Laporan Bulanan F_LKPM
Laporan_Harian Data_LKPM
Data_LKPM
Laporan_Bulanan
[image:31.595.160.492.420.715.2]F_LKPM
2.1 Rekap LKPM
harian
2.2 Mengklasifikasika n perusahaan yang
mengirim LKPM
Klas_LKPM Data_LKPM
Rekap_LKPM
Data_LKPM
[image:32.595.162.484.109.353.2]Ke proses 3.0
Gambar 1.8 DFD Level 1 untuk Proses 2.0 (Laporan Harian)
F_LKPM
PMDN
PMA
2.2.2 Klasifikasi perusahaan dalam negeri
2.2.1 Klasifikasi perusahaan
asing
3.0 Laporan Bulanan Data_Perusahaan
Data_Perusahaan Data_LKPM
Data_LKPM
[image:32.595.153.499.426.702.2]4.2.2.4 Kamus Data
Nama Arus Data : Data_LKPM
Alias : -
Aliran : Perusahaan – proses 1 – F_LKPM
Atribut :nama_perusahaan, alamat, no_tlp, bidang_usaha,
investasi
Nama Arus Data : Laporan_Harian
Alias : -
Aliran : F_LKPM – proses 2
Atribut : nama_perusahaan, alamat, no_telp,
bidang_pekerjaan, investasi, jumlah_LKPM
Nama Arus Data : Rekap_LKPM
Alias : -
Aliran : proses 2.1 – proses 2.2
Atribut : kode_rek, nama_perusahaan,
bidang_pekerjaan, investasi, jumlah_LKPM,
Nama Arus Data : Klasifikasi_LKPM
Alias : -
Aliran : Proses 2.2 – proses 3
Atribut : nama_perusahaan, jenis_perusahaan, modal,
jumlah_LKPM
Nama Arus Data : Data_Perusahaan
Alias : -
Aliran : F_PMA - proses 2.2.1, F_PMDN – proses 2.2.2
Atribut : nama_perusahaan, jenis_perusahaan, modal,
Nama Arus Data : Laporan_Bulanan
Alias : -
Aliran : Proses 3 – Kepala BKPPMD
Atribut :nama_perusahaan,jumlah_LKPM,
jumlah_perusahaan_asing,
jumlah_perusahaan_dalam negeri.
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan/Dirancang
Dari sistem yang diusulkan di atas dapat terlihat bahwa seluruh proses
pengolahan data dilakukan terkomputerisasi, sehingga diharapkan bisa
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di BKPPMD khususnya
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
1.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa
Sistem yang berjalan di Bagian Pengendalian Subbidang Pengendalian belum
sepenuhnya terkomputerisasi, masih bersifat manual. Proses pengolahan data
yang dilakukan secara manual sangat berpengaruh terhadap efektifitas dan
efisiensi kerja pihak-pihak yang terlibat di dalam pengolahan data dan
informasi kegiatan penanaman modal daerah di BKPPMD Propinsi Jawa
Barat.
1.2 Saran
Dengan demikian, agar pengolahan data dan informasi kegiatan
penanaman modal di BKPPMD Jawa Barat lebih efektif dan efisien, maka
sangat diharapkan pada bidang Pengendalian Subbidang Pengendalian
menggunakan sistem pengolahan data kegiatan penanaman modal secara
terkomputerisasi. Karena dengan menerapkan sistem pengolahan data yang
terkomputerisasi dapat bisa meningkatkan kinerja para karyawan yang
terlibat, sehingga berdampak baik pada kualitas pelayanan terhadap
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi.
[2] Draf BKPPMD tentang Tugas Pokok, Fungsi, Rincian Tugas Unit dan tata
kerja pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah
(BKPPMD) Propinsi Jawa Barat
[3] Zulkifli Amsyah, 2001, Sistem Informasi Manajemen
