LKP : Pembuatan Sistem Online Pencatatan Disposisi Surat Pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya.

Teks penuh

(1)

PEMBUATAN

SISTEM

ONLINE

PENCATATAN

DISPOSISI SURAT PADA PDAM SURYA SEMBADA

KOTA SURABAYA

KERJA PRAKTIK

Program Studi

S1 Sistem Informasi

Oleh:

MUHAMMAD RIFKI ARIADY

11410100014

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA

(2)

x

ABSTRAKSI ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ...xiv

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar belakang ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 1

1.3. Batasan Masalah ... 1

1.4. Tujuan ... 2

1.5. Sistematika Penulisan ... 2

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 4

2.1. Latar Belakang Perusahaan Daerah Air Minum Kota Surabaya ... 4

2.2. Dasar Hukum ... 4

2.3. Sejarah Perkembangan Perusahaan ... 4

2.4. Visi dan Misi PDAM Kota Surabaya ... 6

2.5. Jumlah Pelanggan Tahunan ... 7

(3)

xi

BAB III LANDASAN TEORI ... 9

3.1 Aplikasi ... 9

3.2 Web Application Development ... 9

3.2.1 Personal Home Page ... 9

3.2.2 Web Server ... 10

3.3 Disposisi ... 11

3.4 Notifikasi ... 12

3.5 Analisa dan Desain Sistem ... 12

3.6 Object Oriented Design (OOD) ... 12

3.7 Unified Modeling Language (UML)... 12

3.8 Sistem Basis Data ... 17

3.9 Database Management System ... 18

3.9.1 Bahasa-Bahasa Yang Terdapat Dalam DBMS ... 19

3.9.2 Fungsi DBMS ... 19

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 21

4.1. Analisis Dan Desain Sistem ... 21

4.2. Rancangan Sistem Informasi Pencatatan Disposisi Surat ... 21

4.2.1 Login ... 23

4.2.2 Mengelola Master ... 24

(4)

xii

4.3. Desain Input Output ... 26

4.3.1 Desain Halaman Login ... 27

4.3.2 Desain Master ... 27

4.3.3 Desain Kirim Surat ... 30

4.3.4 Desain Halaman Inbox ... 33

4.4. Flow Of Event ... 35

4.4.5 Flow Of Event Login ... 35

4.4.6 Flow Of Event Mengelola Master ... 36

4.4.7 Flow Of Event Kirim Surat ... 36

4.4.8 Flow Of Event Inbox ... 37

4.5. Perencanaan Database ... 37

4.8.1 CDM ... 38

4.8.2 PDM... 39

4.6. Rancangan Basis Data ... 40

4.7. Implementasi Sistem ... 44

4.8. Pembahasan Terhadap Implementasi Sistem ... 44

4.8.1 Halaman Login User ... 44

4.8.2 Halaman Master ... 45

4.8.3 Halaman Kirim Surat ... 48

(5)

xiii

BAB V PENUTUP ... 52

5.1. Kesimpulan ... 52

5.2. Saran ... 52

DAFTAR PUSTAKA ... 53

LAMPIRAN ... 54

(6)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar belakang

Perkembangan TI sekarang berkembang sangat pesat, semua perusahaan menginginkan hal-hal yang efektif dan efesien. Pada saat ini perusahaan PDAM Surya Sembada masih manual dalam hal pencatatan disposisi surat, sehingga waktu menjadi lebih efisien. Sehingga perusahaan menginginkan IT yang dapat mempercepat waktu dalam disposisi surat.

Berdasarkan uraian diatas, PDAM Surya Sembada Kota Surabaya berharap untuk dibuatkan sistem informasi berbentuk web yang dapat melakukan disposisi surat beserta notifikasinya. Karena dengan adanya disposisi surat online, masalah terhadap surat bisa lebih cepat ditanggapi.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan dari uraian latar belakang masalah di atas maka didapat perumusan masalah sebagai berikut :

1. Membangun aplikasi disposisi surat berbasis web untuk bisa disposisi surat kapan saja dan dimana saja.

2. Membangun aplikasi yang bisa memberikan notifikasi apabila ada surat baru.

1.3. Batasan Masalah

Berdasarkan Perumusan Masalah diatas, maka Pembatasan Masalah dalam Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut :

(7)

2

2. Form login

3. Form penyimpanan surat 4. Form disposisi surat 5. Form penanganan surat 6. Notifikasi surat

1.4. Tujuan

Berdasarkan batasan masalah diatas maka tujuan dari pembuatan aplikasi inventarisasi ini antara lain :

1. Melakukan Pembuatan Sistem Online Pencatatan Disposisi Surat Berbasis Web pada PDAM SURYA SEMBADA Kota Surabaya.

2. Sistem ini dibuat untuk menyimpan surat dalam bentuk softcopy dan mendisposisikan surat kepada bawahan satu level dari pengguna.

1.5. Sistematika Penulisan

Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, kontribusi, serta sistematika penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI

(8)

BAB III LANDASAN TEORI

Berisi teori-teori pendukung dan literatur yang digunakan dalam pembuatan aplikasi.

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu dari analisa system, pembahasan masalah berupa system flow, perancangan sistem berbasis objek, entity relationship diagram, struktur tabel, CDM, PDM, dan implementasi sistem berupa capture

dari setiap tampilan program.

BAB V PENUTUP

(9)
(10)

4

BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1.Latar Belakang Perusahaan Daerah Air Minum Kota Surabaya

PDAM atau Perusahaan Daerah Air Minum merupakan salah satu perusahaan terbesar milik daerah, yang bergerak dalam distribusi air bersih dalam masyarakat umum. PDAM terdapat disetiap provinsi, kabupaten dan kotamadya di seluruh Indonesia. PDAM merupakan perusahaan daerah sebagai sarana air bersih yang di awasi atau di monitoring oleh aparat – aparat eksekutif maupun legislatif daerah.

2.2. Dasar Hukum

Berdirinya PDAM Kota Surabaya merupakan peninggalan jaman Belanda, dimana pembentukannya sebagai BUMD berdasarkan :

 Peraturan Daerah No. 7 tahun 1976 tanggal 30 Maret 1976

 Disahkan dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur, Tanggal 06 Nopember 1976 No. II/155/76

 Diundangkan dalam Lembaran Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surabaya tahun 1976 seri C pada tanggal 23 Nopember 1976 No. 4/C

2.3. Sejarah Perkembangan Perusahaan

(11)

5

1890 : Air minum untuk Kota Surabaya pertama kali diambil dari sumber mata air di desa Purut Pasuruan diangkut dengan Kereta Api

1903 : Pemasangan pipa dari Pandaan oleh NV. Biernie selama 3 (tiga) tahun. 1906 : Jumlah Pelanggan ± 1.500 sambungan.

1922 : IPAM Ngagel I di bangun dengan kapasitas 60 lt/dt.

1932 : Mata air Umbulan ditingkatkan kapasitasnya dengan membangun rumah pompa baru.

1942 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 180 lt/dt

1950 : Perusahaan Air Minum diserahkan pada Pemerintah Republik Indonesia (Kota Praja Surabaya).

1954 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 350 lt/dt.

1959 : Pembangunan IPAM Ngagel II kapasitas 1.000 lt/dt, didesain & dilaksanakan oleh Degremont Fa. (Prancis).

1976 : Perusahaan Air Minum disahkan menjadi Perusahaan Daerah dan dituangkan dalam Perda No. 7 tanggal 30 Maret 1976.

1977 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 500 lt/dt.

1978 : Pengalihan status menjadi Perusahaan Daerah Air Minum dari Dinas Air Minum berdasarkan SK Walikotamadya Dati II Surabaya No. 657/WK/77 tanggal 30 Desember 1977.

1980 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1.000 lt/dt.

1982 : Pembangunan IPAM Ngagal III kapasitas 1.000 lt/dt dgn lisensi dari Neptune Microfloc (Amerika Serikat).

(12)

1991 : Pembangunan gedung kantor PDAM yang terletak di Mayjen. Prof. Dr. Moestopo No.2 Surabaya yg dibiayai dana PDAM murni.

1994 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1.500 lt/dt. 1996 : - Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1.800 lt/dt

- Peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang I menjadi 1.200 lt/dt - Dimulainya pembangunan IPAM Karangpilang II dengan kapasitas 2.000 lt/dt. Yang didanai Loan IBRD No. 3726 IND.

1997 : - Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel III menjadi 1.500 lt/dt.

- Produksi awal 500 l/dt IPAM Karangpilang II didistribusikan ke pelanggan

1999 : Pembangunan IPAM Karangpilang II dengan kapasitas 2.000 lt/dt telah selesai

2001 : Pekerjaan peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang II menjadi 2.500 lt/dt dimulai

2005 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel III menjadi 1.750 lt/dt 2006 : - Peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang I menjadi 1.450 lt/dt

- Peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang II menjadi 2.750 lt/dt 2009 : Pembangunan IPAM Karangpilang III dengan kapasitas 2.000 lt/dt

2.4. Visi dan Misi PDAM Kota Surabaya

Visi :

(13)

7

Misi :

1. Memproduksi dan mendistribusikan air minum bagi pelanggan

2. Memberi pelayanan prima bagi pelanggan dan berkelanjutan bagi pemangku kepentingan

3. Melakukan usaha lain bagi kemajuan perusahaan dan berpartisipasi aktif dalam kegiatan sosial kemasyarakatan. (www.pdam-sby.go.id)

2.5. Jumlah Pelanggan Tahunan

Pelayanan air minum kepada masyarakat tidak hanya terbatas pada daerah administratif kota surabaya saja, melainkan juga masyarakat daerah kabupaten Pasuruan, Sidoarjo, dan Gresik selain itu PDAM Kota Surabaya juga mendukung program pemerintah untuk pelayanan air bersih misalnya untuk :

 Perumnas

 Program perbaikan kampung (KIP)

 Kran umum bantuan UNICEF/Pemerintah Pusat

Untuk masyarakat yang daerahnya belum terjangkau jaringan pipa distribusi, pelayanan dilakukan dengan menggunakan mobil tangki, termnal air, hidran umum dan kran umum. (www.pdam-sby.go.id)

(14)

2.6. Struktur Organisasi

Struktur organisasi pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya adalah sebagai berikut :

(15)

9

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Aplikasi

Aplikasi adalah software yang dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu, misalnya Microsoft Word, Microsoft Excel. (Dhanta (2009:32)).

Aplikasi adalah penerapan, penggunaan atau penambahan Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi merupakan software yang berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk pekerjaan atau tugas-tugas tertentu seperti penerapan, penggunaan dan penambahan data. (Anisyah, 2000:30).

3.2 Web Application Development

Dari sistem yang akan dibangun, digunakan aplikasi berbasis web. Berikut adalah penjelasan dari tools yang digunakan untuk mengembangkan sebuah aplikasi berbasis web.

3.2.1 Personal Home Page

Personal Home Page (PHP) adalah skrip bersifat server-side yang ditambahkan ke dalam HyperText Markup Language (HTML). Skrip ini akan membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam HTML sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Sifat

(16)

Keunggulan dari sifatnya yang server-side tersebut antara lain :

1. Tidak diperlukan kompatibilitas browser atau harus menggunakan browser tertentu, karena server lah yang akan mengerjakan skrip PHP. Hasil yang dikirimkan kembali ke browser umumnya bersifat teks atau gambar saja sehingga pasti dikenal oleh browser apa pun.

2. Dapat memanfaatkan sumber-sumber aplikasi yang dimiliki oleh server, misalnya koneksi ke database.

3. Skrip tidak dapat “diintip” dengan menggunakan fasilitas view HTML

sourcode.

Kelebihan PHP dapat melakukan semua aplikasi program Common Gateway Interface (CGI), seperti mengambil nilai form, menghasilkan halaman web yang dinamis, serta mengirim dan menerima cookie. PHP juga dapat berkomunikasi dengan layanan-layanan yang mengunakan protokol IMAP, SNMP, NNTP POP3, HTTP, dan lain-lain. Namun kelebihan yang paling signifikan adalah kemampuannya untuk dapat melakukan koneksi yang baik dengan berbagai macam database.

3.2.2 Web Server

Web server, untuk berkomunikasi dengan client-nya (web browser) mempunyai protokol sendiri, yaitu hypertext tarnsfer protocol (HTTP). Dengan protokol ini, komunikasi antar web server dengan client-nya dapat saling dimengerti dan lebih mudah (Azmi, 2012).

Web server bisa di deskripsikan dengan formula”Web Server =

(17)

11

koneksi ke internet, dengan sistem software untuk menjalankan komputer dan untuk dapat terhubung dengan sistem lain di internet (Yeager & McGrath, 1996).

3.3 Disposisi

Disposisi dari sudut pandang administrasi berarti pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Melihat defenisi tersebut jelas sekali bahwa disposisi haruslah memberikan informasi yang jelas berupa instruksi, petunjuk dan arahan dari pejabat lebih tinggi apa yang harus dilakukan kepada bawahannya. (Sumarmo, 2010.)

Lembar disposisi secara umum berisi informasi nonverbal untuk diterjemahkan secara seksama dan ditindaklanjuti. Disposisi merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut(penyelesaian) terhadap suatu urusan atau surat masuk. Disposisi dibuat oleh pimpinan untuk staf atau bawahan sesuai dengan bidang keahlian atau kewenangannya. Tujuan pembuatan disposisi ialah agar staf dapat menindaklanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai dengan yang dikehendaki oleh pimpinan. Tindak lanjut dapat berupa surat balasan, tindakan-tindakan lain dalam rangka menyelesaikan urusan tersebut.

(18)

mendisposisikan siapa yang diberi tugas atau tanggung jawab untuk menindaklanjuti, serta bagaimana intruksi-intruksinya.

3.4 Notifikasi

Notifikasi adalah pemberitahuan yang tertuju untuk kita dari seseorang, tujuan notifikasi untuk mengingatkan kita pada hal tersebut. Dengan adanya notifikasi, orang mengerti bahwa ada sesuatu yang dikirimkan kepada kita. Notifikasi biasanya diletakan ditempat yang sering terlihat supaya seseorang mengerti bahwa ada pemberitahuan baru. Notifikasi akan hilang apabila pesan tersebut telah terbaca. (Firdaus, 2007)

3.5 Analisa dan Desain Sistem

Menurut (Ladjamudin, 2005), Analisa sistem yang ada sangat bergantung pada teori umum sebagai sebuah landasan konseptual. Bertujuan untuk memperbaiki fungsi di dalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan.

3.6 Object Oriented Design (OOD)

OOD adalah metode desain meliputi proses dekomposisi berorientasi objek dan notasi untuk menggambarkan sebuah model baik secara fisik dan logis serta statis dan dinamis dari sebuah sistem pada desain (Booch, 1994).

3.7 Unified Modeling Language (UML)

(19)

13

menyediakan standar pada notasi dan diagram yang bisa digunakan untuk memodelkan suatu sistem. Ada beberapa diagram yang disediakan dalam UML (Sholiq, 2006), antara lain:

a. Diagram use case (use case diagram)

b. Diagram aktivitas (activity diagram)

c. Diagram sekuensial (sequence diagram)

d. Diagram kolaborasi (collaboration diagram)

e. Diagram kelas (class diagram)

f. Diagram statechart (statechart diagram)

g. Diagram komponen (component diagram)

h. Diagram deployment (deployement diagram)

Terdapat notasi pada UML, antara lain : A. Actor

Actor adalah segala sesuatu yang berinteraksi dengan sistem aplikasi komputer. Jadi actor ini bisa berupa orang, perangkat keras, atau mungkin juga objek lain dalam sistem yang sama. Biasanya yang dilakukan oleh actor adalah memberikan informasi pada sistem dan memerintahkan sistem untuk melakukan sesuatu. Pada Gambar 3.1 akan ditunjukan notasi actor.

Gambar 3. 1 Notasi Actor

B. Class

Class merupakan pembentuk utama dari sistem berorientasi objek karena

(20)

Class digunakan untuk mengimplementasikan interface. Pada Gambar 3.2 akan ditunjukan notasi class.

Gambar 3. 2 Notasi Class

C. Interface

Interface merupakan kumpulan operasi tanpa implementasi dari suatu class. Implementasi operasi dalam interface dijabarkan oleh operasi dalam class. Oleh karena itu keberadaan interface selalu disertai oleh class yang mengimplementasikan operasinya. Interface ini merupakan salah satu cara mewujudkan prinsip enkapsulasi dalam objek. Pada Gambar 3.3 akan ditunjukan notasi interface.

Gambar 3. 3 Notasi Interface

D. Use case

Use case menjelaskan urutan kegiatan yang dilakukan actor dan sitem untuk mencapai suatau tujuan tertentu. Walaupun menjelaskan kegiatan namun use case

hanya menjelaskan apa yang dilakukan oleh actor dan sistem, bukan bagaimana

(21)

15

Gambar 3. 4 Notasi Use Case

E. Interaction

Interaction digunakan unutk menunjukan baik aliran pesan atau informasi antar objek. Biasanya interaction ini dilengkapi juga dengan teks bernama

operation signature yang tersusun dari nama operasi, parameter yang dikirim dan tipe parameter yang dikembalikan. Pada Gambar 3.5 akan ditunjukan notasi

interaction.

Gambar 3. 5 Notasi Interaction

F. Package

Package adalah container atau wadah konseptual yang digunakan untuk mengelompokkan elemen-elemen dari sistem yang sedang dibangun, sehingga bisa dibuat model yang lebih sederhana. Tujuannya adalah untuk mempermudah penglihatan (visibility) dari model yang sedang dibangun.

Gambar 3. 6 Notasi Package

G. Note

(22)

ditempelkan ke semua elemen notasi yang lain. Pada Gambar 3.7 akan ditunjukan notasi note.

Gambar 3. 7 Notasi Note

H. Dependency

Dependency merupakan relasi yang menunjukkan bahwa perubahan pada salah satu elemen memberi pengaruh pada elemen lain. Elemen yang ada di bagian tanda panah adalah elemen yang tergantung pada elemen yang ada di bagian tanpa tanda panah. Pada Gambar 3.10 akan ditunjukan notasi dependency.

Gambar 3. 8 Notasi Dependency

I. Association

Association menggambarkan navigasi antar class (Navigation), beberapa banyak objek lain yang bisa berhubungan dengan satu objek (Multiplicity antar

class), dan apakah suatau class menjadi bagian dari class lainnya (Aggregation).

Gambar 3. 9 Notasi Association

J. Generalization

Generalization menunjukkan hubungan antara elemen yang lebih umum ke elemen yang lebih spesifik. Dengan generalization, class yang lebih spesifik

(23)

17

(superclass), atau “subclass is a superclass”. Dengan menggunakan notasi

generalization ini konsep inheritance dari prinsip hirarki dimodelkan. Pada Gambar 3.10 akan ditunjukan notasi generalization.

Gambar 3. 10 Notasi Generalization

K. Realization

Realization menunjukkan hubungan bahwa elemen yang ada di bagian tanpa panah akan merealisasikan apa yang dinyatakan oleh elemen yang ada di bagian dengan panah. Misalnya merealisasikan package, component merealisasikan class

atau interface. Pada Gambar 3.11 akan ditunjukan Notasi realization.

Gambar 3. 11 Notasi Realization

3.8 Sistem Basis Data

Menurut (Kusrini, 2007), Basis data adalah kumpulan data yang memiliki relasi antar entitas, sehingga adanya basis data ini mempunya tujuan untuk mempermudah perolehan data dalam waktu yang singkat dan ketepatan data yang diperoleh.

Kelebihan sistem basis data :

1. Pengendalian terhadap redudansi data. 2. Mencegah ketidakkonsistenan data.

(24)

4. Integritas data dapat dipertahankan. 5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.

Kekurangan sistem basis data :

1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.

3. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait. 4. Kompleksitas yang tinggi

5. Ongkos konversi dari sistem yang lama ke sistem baru

3.9 Database Management System

Menurut (Bambang Haryanto, 2004), Sistem manajemen basis data adalah perangkat lunak untuk mendefinisikan, menciptakan, mengelola, dan mengendalikan pengaksesan basis data.

DBMS bertujuan menyediakan lingkungan yang nyaman dan efisien untuk penyimpanan data dan pengambilan data dari basis data. DMBS sangat berperan memberi abstraksi data tingkat tinggi ke pemakai.

3.9.1 Bahasa-Bahasa Yang Terdapat Dalam DBMS

(25)

19

Menurut (Kristanto, 1994), Pola skema basis data di spesifikasikan dengan satu set definisi yang di ekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data

dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

3.9.2 Fungsi DBMS

1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah data definition atau pendefinisian data.

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

(26)

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

(27)

21

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

4.1. Analisis Dan Desain Sistem

Berdasarkan hasil survey dan wawancara pada PDAM Surya Sembada Surabaya ditemukan proses bisnis disposisi yang masih manual dalam hal pencatatan disposisi surat, sehingga banyak waktu terbuang yang dikarenakan untuk melakukan disposisi surat harus menemui secara langsung orang yang dituju dan harus menyampaikan perintah disposisi tersebut.

Proses disposisi yang dibangun dapat di akses melalui web dan digunakan di berbagai perangkat. Sistem Informasi disposisi surat ini dapat membuat menjadi efektif waktu dalam hal disposisi surat, karena sudah tidak perlu lagi datang ketempat orang yang dituju untuk disposisi surat. Hanya dengan menggunakan sistem informasi disposisi surat ini pegawai bisa disposisi surat dari mana saja dan kapan saja.

4.2. Rancangan Sistem Informasi Pencatatan Disposisi Surat

(28)

Disposisi hanya bisa dilakukan sesuai dengan struktur organisasi pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya dan disposisi hanya bisa dilakukan untuk satu level dibawahnya.

Berikut adalah use case sistem informasi pencatatan disposisi surat. Use case

ini memiliki 2 actor yaitu tata tsaha dan pegawai level, dan memiliki 6 proses bisnis yaitu login, mengelola master (jabatan, pegawai, jenis surat, status surat, kategori, dan jenis disposisi), membuat surat (surat dalam dan surat luar), inbox, disposisi surat, dan penanganan surat. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.1.

Gambar 4. 1 Use Case Diagram Pencatatan Disposisi Surat uc UC Disposisi Surat

(29)

23

4.2.1 Login

Login adalah formulir untuk masuk kedalam sistem informasi pencatatan disposisi surat. Formulir tersebut berisikan inputan NIP dan

password. Hak akses dibagi menjadi 2 yaitu tata usaha dan pegawai. Tata usaha memiliki hak akses untuk mengirim surat dan mengelola master (jabatan, pegawai, jenis surat, status surat, kategori, dan jenis disposisi). Pegawai memiliki hak akses untuk kirim surat dan inbox.

Gambar 4. 2 Diagram Activity Login

act Login

Sistem Pegaw ai

Start

Mengisi NIP dan Passw ord

TU? Kirim Surat & Master

Kirim Surat & Inbox

NIP dan Password Sesuai?

Finish

[Tidak]

[Ya]

(30)

4.2.2 Mengelola Master

Mengelola master adalah formulir untuk menyimpan, mengubah dan mengahapus master seperti pegawai, jabatan, jenis surat, status surat, kategori, dan jenis disposis. Pilih menu master yang ingin dikelola seperti buat data, ubah data, dan hapus data.

Gambar 4. 3 Use Case Diagram Mengelola Master act Mengelola Master

Sistem Tata Usaha

Start

Memilih master

Mengelola master

Menyimpan hasil pengelolaan

Finish Membuat baru?

Menampilkan data master

Mengubah data?

Menghapus data? [Tidak]

[Tidak]

[Ya] [Ya]

(31)

25

4.2.3 Membuat Surat

Pegawai memilih menu tujuan internal atau eksternal. Apabila internal dipilih, pegawai mengisi formulir dan tujuan yang ingin dikirim, pegawai yang dikirim akan menerima surat. Apabila eksternal dipilih, pegawai mengisi formulir, pihak yang dikirim akan mendapatkan surat.

Gambar 4. 4 Diagram Activity Membuat Surat

4.2.4 Inbox

Untuk masuk kedalam menu inbox, pegawai selain tata usaha harus login terlebih dahulu. Tata usaha tidak bisa mengakses menu inbox, karena tidak memiliki hak akses. Menu inbox menampilkan semua surat yang berhubungan dengan pengguna. Surat yang ada bisa ditangani dengan 2 cara, yaitu dengan disposisi atau penanganan. Disposisi adalah menurunkan surat kepada bawahan. Penanganan adalah menjelaskan cara penanganan yang dilakukan.

act Membuat Surat

Pihak Luar Pegaw ai Dibaw ahnya

Pegaw ai

Start

Memilih Tuj uan Internal/Eksternal

Surat Dalam?

Mengisi Formulir Surat Mengisi Formulir Surat

Mendapatkan surat Memilih Tuj uan Jabatan

Mendapatkan Surat

Finish [Ya]

(32)

Gambar 4. 5 Diagram Activity Inbox

4.3. Desain Input Output

Pada bahasan berikut penulis membuat desain input output dari aplikasi. Desain yang dibuat didasarkan pada use case yang sudah dibuat. Desain berikut dibuat untuk diperuntukkan kepada PDAM Surya Sembada Surabaya.

4.3.1 Desain Halaman Login

Halaman login memberikan inputan NIP, Password dan tombol “Log In” untuk mengakses halaman berikutnya.

act Inbox

Pegawai Dibawahnya Sistem

Pegawai

Login

Menampilkan Surat

Finish Memilih Surat

Memilih penanganan

Disposisi?

Mengisi Form Penanganan

Mengisi Form Disposisi Mendapat Surat

Menyimpan penanganan [Tidak]

(33)

27

Gambar 4. 6 Desain Form Login

4.3.2 Desain Master

Form master terdiri dari 6 master, yaitu Jabatan, Pegawai, Jenis Surat, Status Surat, Kategori dan Jenis Disposisi.

Desain form master jabatan digunakan untuk menyimpan data jabatan yang berisikan id jabatan, bawahan dari, jenis jabatan, level jabatan, deskripsi jabatan.

Gambar 4. 7 Desain Master Jabatan

(34)

Gambar 4. 8 Desain MasterPegawai

Desain form master jenis surat digunakan untuk menyimpan data jenis surat yang berisikan id jenis, jenis surat, deskripsi surat, kode awal, dan kode akhir.

Gambar 4. 9 Desain MasterJenis Surat

(35)

29

Gambar 4. 10 Desain MasterStatus Surat

Desain form master kategori surat digunakan untuk menyimpan data kategori surat yang berisikan id kategori, nama kategori, dan keterangan kategori.

(36)

Desain form master jenis disposisi digunakan untuk menyimpan data jenis disposisi yang berisikan id jenis disposisi, jenis disposisi, urutan disposisi dan keterangan disposisi.

Gambar 4. 12 Desain MasterJenis Disposisi

4.3.3 Desain Kirim Surat

Halaman formulir untuk mengirim surat dari eksternal ke PDAM dam dari PDAM ke eksternal.

(37)

31

Gambar 4. 14 Lanjutan Desain Kirim Surat dari Eksternal ke PDAM

(38)

Gambar 4. 15 Desain Kirim Surat PDAM ke Eksternal

4.3.4 Desain Halaman Inbox

(39)

33

perintah disposisi. Penanganan yang bisa dilakukan buat surat, disposisi dan penanganan.

Gambar 4. 16 Desain Inbox

Halaman buat surat untuk membuat penanganan menggunakan file upload. Formulirnya disposisi berisikan kode surat, file upload menggunakan tombol browse, dan combobox status. Kode surat akan terisi otomatis berdasarkan inbox.

Gambar 4. 17 Desain Buat Surat

(40)

Gambar 4. 18 Desain Disposisi Surat

Halaman penanganan untuk membuat penanganan dengan menjelaskan cara penanganan surat tersebut.

(41)

35

4.4. Flow Of Event

Pada pembahasan di bawah ini, akan melakukan pemodelan yang telah ditentukan sebelumnya. Tahap yang akan lakukan adalah membuat flow-of-event

dari sistem. Flow-of-event yang di buat yaitu:

4.4.1 Flow Of Event Login

Tabel 4. 1 Flow Of Event Login

Diskripsi Use case Loginuntuk user bisa masuk kedalam aplikasi.

Kondisi Awal Data pegawai sudah terdaftar.

Kondisi Akhir Pegawai berhasil masuk kedalam aplikasi.

Aliran Kejadian Utama

User Sistem

1

User memasukan NIP dan

password.

Sistem memeriksa NIP dan password

benar atau salah, apabila benar masuk ke

aplikasi sesuai hak akses sebagai tata

usaha atau pegawai, apabila salah

(42)

4.4.2 Flow Of Event Mengelola Master

Flow of event untuk mengelola master pada aplikasi ini dapat dilihat dibawah.

Tabel 4. 2 Flow Of Event Kirim Surat

Diskripsi Use case Mengelola suratuntuk menyimpan data master.

Kondisi Awal -

Kondisi Akhir Surat berhasil menyimpan data master.

Aliran Kejadian Utama

User Sistem

1

User memilih master yang

ingin dikelola.

Menampilkan form master.

2

User menginputkan data

master dan menyimpannya.

Sistem menyimpan data master.

4.4.3 Flow Of Event Kirim Surat

Flow of event untuk kirim surat pada aplikasi ini dapat dilihat pada Tabel 4.3.

Tabel 4. 3 Flow Of Event Kirim Surat

Diskripsi Use case Master Suratuntuk menyimpan surat dalam bentuk softcopy.

Kondisi Awal Surat diterima dalam bentuk hardcopy atau softcopy.

Kondisi Akhir Surat berhasil disimpan dalam bentuk softcopy dan terkirim kepada tujuan.

Aliran Kejadian Utama

User Sistem

1

User memilih jenis surat yang

akan dibuat.

Menampilkan form surat.

2

User menginputkan data surat

dan menyimpannya.

Sistem menyimpan surat dan

(43)

37

4.4.4 Flow Of Event Inbox

Flow of event untuk inbox pada aplikasi inidapat dilihat pada Tabel 4.4. Tabel 4. 4 Flow Of Event Inbox

Diskripsi Use case inboxuntuk menampilkan surat yang diterima dari disposisi.

Kondisi Awal User telah login, dan bukan tata usaha.

Kondisi Akhir Surat ditampilkan kepada user.

Aliran Kejadian Utama

User Sistem

1 User memilih menu inbox.

Sistem akan menampilkan tabel surat

yang diterima.

2

User memilih jenis

penanganan.

Sistem akan menampilkan form sesuai

penanganan.

3

User mengisi dan menyimpan

penanganan.

Sistem akan menyimpan hasil

penanganan.

4.5. Perencanaan Database

(44)
(45)

39

4.5.2 PDM

(46)

40

4.6. Rancangan Basis Data

Pada tahap ini akan dirancangan sebuah basis data dimana untuk membangun sistem informasi pencatatan disposisi surat pada PDAM Surya Sembada. Berikut adalah struktur tabel basis data sistem informasi pencatatan disposisi surat:

1. Nama tabel : Jabatan

PK : ID_Jabatan

FK : Bawahan_Dari

Tabel 4. 5 Struktur Tabel Jabatan

No. Nama atribut Type Panjang Deskripsi

1. ID_Jabatan Varchar2 25 ID jabatan

2. Bawahan_Dari Varchar2 25 Bawahan dari jabatan

3. Jenis_Jabatan Varchar2 100 Jenis jabatan

4. Level_Jabatan Number Level jabatan

5. Deskripsi_Jabatan Varchar2 500 Keterangan dari jabatan

2. Nama tabel : Pegawai

PK : NIP

FK : ID_Jabatan

Tabel 4. 6 Struktur Tabel Pegawai

No. Nama atribut Type Panjang Deskripsi

1. NIP Varchar2 15 Nomor Induk Pegawai

2. ID_Jabatan Varchar2 25 ID jabatan pegawai

3. Password Varchar2 15 Password pegawai

4. Nama Varchar2 100 Nama pegawai

5. Email Varchar2 50 Email pegawai

3. Nama tabel : Jenis_Surat

(47)

41

Tabel 4. 7 Struktur Tabel Jenis Status

No. Nama atribut Type Panjang Deskripsi

1. ID_Jenis Varchar2 15 ID Jenis

2. Jenis_Surat Varchar2 100 Jenis Surat

3. Deskripsi_Surat Varchar2 15 Keterangan surat

4. Kode_Awal Varchar2 10 Kode awal surat

5. Kode_Akhir Varchar2 10 Kode akhir surat

4. Nama tabel : Kategori

PK : ID_Kategori

Tabel 4. 8 Struktur Tabel Kategori

No. Nama atribut Type Panjang Deskripsi

1. ID_Kategori Number ID kategori

2. Nama_Kategori Varchar2 50 Nama kategori

3. Keterangan_Kategori Varchar2 500 Keterangan kategori

5. Nama tabel : Surat

PK : Kode_Surat

FK1 : ID_Jenis

FK2 : ID_Kategori

FK3 : Wkt_Kadaluarsa

Tabel 4. 9 Struktur Tabel Surat

No. Nama atribut Type Panjang Deskripsi

1. Kode Surat Varchar2 25 Kode Surat

2. ID_Jenis Varchar2 15 ID jenis surat

3. ID_Kategori Number ID kategori surat

4. Subject Varchar2 100 Subject surat

5. Gambar Varchar2 50 Link surat

6. Deskripsi Varchar2 250 Keterangan surat

7. Pengirim Varchar2 100 Nama pengirim

(48)

No. Nama atribut Type Panjang Deskripsi

9. Wkt_Terima TimeStamp Waktu surat diterima

10. Sumber_Surat Varchar2 50 Kode surat dari pihak luar

11. Lanjutan_Surat Varchar2 50 Kode surat sebelumnya

12. Wkt_Kadaluarsa TimeStamp Waktu surat menjadi kadaluarsa

6. Nama tabel : Jenis_Disposisi

PK : ID_JDisposisi

Tabel 4. 10 Struktur Tabel Jenis_Disposisi

No. Nama atribut Type Panjang Deskripsi

1. ID_Jdisposisi Number ID jenis disposisi

2. Jenis_Disposisi Varchar2 50 Jenis disposisi

3. Urutan_Disposisi Number Urutan disposisi

4. Keterangan_Disposisi Varchar2 500 Keterangan disposisi

7. Nama tabel : Penanganan

PK : ID_Penanganan

Tabel 4. 11 Struktur Tabel Penanganan

No. Nama atribut Type Panjang Deskripsi

1. ID_Penanganan Number ID penanganan

2. Tgl_Penanganan TimeStamp Tanggal penanganan surat

3. Cara_Penanganan Varchar2 500 Penanganan yang dilakukan

4. Status_Penanganan Varchar2 25 Status penanganan

8. Nama tabel : Status_Surat

(49)

43

Tabel 4. 12 Struktur Tabel Status Surat

No. Nama atribut Type Panjang Deskripsi

1. ID_Status Number ID status surat

2. Jenis_Status Varchar2 25 Jenis status surat

3. Keterangan_Status Varchar2 500 Keterangan status surat

9. Nama tabel : Disposisi

PK : ID_Disposisi

FK1 : Kode_Surat

FK2 : ID_Jdisposisi

FK3 : ID_Penanganan

FK4 : ID_Status

FK5 : Dari(ID_Jabatan)

FK6 : Ke(ID_Jabatan)

Tabel 4. 13 Struktur Tabel Disposisi

No. Nama atribut Type Panjang Deskripsi

1. ID_Disposisi Number ID disposisi

2. Kode_Surat Varchar2 25 ID jabatan pegawai

3. ID_Jdisposisi Number ID jenis disposisi

4. ID_Penanganan Number ID penanganan

5. ID_Status Number ID status surat

6. Dari Varchar2 25 Jabatan pengirim

7. Ke Varchar2 25 Jabatan penerima

8. Tanggal_Disposisi TimeStamp

9. Perintah_Disposisi Varchar2 500 Perintah disposisi surat

10. Status_Disposisi Varchar2 15 Status disposisi

11. Waktu_Terbaca TimeStamp Waktu disposisi surat terbaca

(50)

4.7. Implementasi Sistem

Sistem yang dipergunakan untuk dapat menjalankan sistem informasi pencatatan disposisi surat pada PDAM Surya Sembada sebagai berikut :

Software pendukung :

1. Browser yang mendukung javascript ,bootstrap dan gambar format tiff.

2. Oracle 10g

4.8. Pembahasan Terhadap Implementasi Sistem

Impelementasi dimaksudkan untuk menggambarkan jalannya sistem yang sudah dibuat, dalam hal ini akan dijelaskan fungsi dari halaman tersebut. Pada Gambar di bawah ini adalah tampilan user interface dari sistem.

4.8.1 Halaman Login User

Dapat dilihat halaman login dari aplikasi Pencatatan Disposisi Surat. Terdapat NIP, password dan tombol untuk masuk.

(51)

45

4.8.2 Halaman Master

Desain form master jabatan digunakan untuk menyimpan data jabatan yang berisikan id jabatan, bawahan dari, jenis jabatan, level jabatan, deskripsi jabatan.

Gambar 4. 23 Form Master Jabatan

Desain form master pegawai digunakan untuk menyimpan data pegawai yang berisikan nomor induk pegawai, id jabatan, password, nama pegawai, dan email.

(52)

Desain form master jenis surat digunakan untuk menyimpan data jenis surat yang berisikan id jenis, jenis surat, deskripsi surat, kode awal, dan kode akhir.

Gambar 4. 25 Form MasterJenis Surat

Desain form master status surat digunakan untuk menyimpan data status surat yang berisikan id status, jenis status, dan keterangan status.

(53)

47

Desain form master kategori surat digunakan untuk menyimpan data kategori surat yang berisikan id kategori, nama kategori, dan keterangan kategori.

Gambar 4. 27 Form Master Kategori

Desain form master jenis disposisi digunakan untuk menyimpan data jenis disposisi yang berisikan id jenis disposisi, jenis disposisi, urutan disposisi dan keterangan disposisi.

(54)

4.8.3 Halaman Kirim Surat

Dapat dilihat halaman master surat dari aplikasi pencatatan disposisi surat. Terdapat kode surat, kategori, jenis surat, nama pengirim, tanggal terima, gambar, tanggal surat, deskripsi.

Gambar 4. 29 Form Kirim Surat dari Eksternal ke PDAM

(55)

49

Halaman formulir untuk mengirim surat dari eksternal ke PDAM dam dari PDAM ke eksternal.

Gambar 4. 31 Lanjutan Form Kirim Surat dari PDAM ke Eksternal

4.8.4 Halaman Inbox

Dapat dilihat halaman inbox dari aplikasi Pencatatan Disposisi Surat. Terdapat tabel yang berisikan no surat,tanggal diterima, tanggal surat, perintah disposisi, status dan link untuk disposisi.

Gambar 4. 32 Inbox Surat

(56)

Gambar 4. 33 Membuat Surat

Halaman disposisi untuk membuat penanganan menggunakan file yang di upload.

Gambar 4. 34 Disposisi Surat

(57)

51

(58)

52

5.1. Kesimpulan

Pada Sistem online pencatatan disposisi surat pada PDAM Surya Sembada berkesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem informasi dapat mempercepat dan mempermudah transaksi kegiatan disposisi.

2. Sistem informasi dapat mencatat semua kegiatan disposisi secara real time. 3. Sistem informasi memisahkan hak akses kepada Tata Usaha dengan Karyawan

lainnya.

5.2. Saran

Berdasarkan penjelasan tentang sistem online yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem seperti :

1. Sistem informasi mengirimkan pesan kepada karyawan yang menerima saat ada surat disposisi.

2. Sistem informasi memberikan forum diskusi untuk setiap surat, dan yang bisa berdiskusi didalamnya hanya orang yang bersangkutan.

(59)

53

DAFTAR PUSTAKA

Azmi, Fauzan. 2004. Web server.

www.stmikpontianak.ac.id/admin/upload/webserver.pdf (Diakses pada 11 Nopember 2014).

Anisyah. 2000. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: PT. Andi Offset.

Booch, G. 1993. Software Components with Ada: Structures, Tools, and Subsystems. 3rd Edition. Reading : Addison-Wesley.

Dhanta, Rizky. 2009. Pengantar Ilmu Komputer. Surabaya: INDAH.

Hariyanto, Bambang. 2004. Rekayasa Sistem Berorientasi Objek. Bandung: Penerbit Informatika.

Kristanto. 1994. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Kurniawan, Yahya, S.T. 2002. Aplikasi Web Database dengan PHP dan MySQL. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Kusrini. 2007. Strategi perancangan dan pengelolaan basis data. Yogyakarta: Andi.

Ladjamudin, bin Albahra. 2005. Analisis dan Design Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Nancy, Yeager J. dan McGrath E. Robert. 1996. Web Server Technology The Andvanced guide for World Wide Web Information Providers. Morgan Kaufmann Publishers, Inc.

Figur

Gambar 4. 3 Use Case Diagram Mengelola Master

Gambar 4.

3 Use Case Diagram Mengelola Master p.30
Gambar 4. 4 Diagram Activity Membuat Surat

Gambar 4.

4 Diagram Activity Membuat Surat p.31
Gambar 4. 5 Diagram Activity Inbox

Gambar 4.

5 Diagram Activity Inbox p.32
Gambar 4. 6 Desain Form Login

Gambar 4.

6 Desain Form Login p.33
Gambar 4. 7 Desain Master Jabatan

Gambar 4.

7 Desain Master Jabatan p.33
Gambar 4. 8 Desain Master Pegawai

Gambar 4.

8 Desain Master Pegawai p.34
Gambar 4. 9 Desain Master Jenis Surat

Gambar 4.

9 Desain Master Jenis Surat p.34
Gambar 4. 10 Desain Master Status Surat

Gambar 4.

10 Desain Master Status Surat p.35
Gambar 4. 11 Desain Master Kategori

Gambar 4.

11 Desain Master Kategori p.35
Gambar 4. 12 Desain Master Jenis Disposisi

Gambar 4.

12 Desain Master Jenis Disposisi p.36
Gambar 4. 14 Lanjutan Desain Kirim Surat dari Eksternal ke PDAM

Gambar 4.

14 Lanjutan Desain Kirim Surat dari Eksternal ke PDAM p.37
Gambar 4. 15 Desain Kirim Surat PDAM ke Eksternal

Gambar 4.

15 Desain Kirim Surat PDAM ke Eksternal p.38
Gambar 4. 17 Desain Buat Surat

Gambar 4.

17 Desain Buat Surat p.39
Gambar 4. 18 Desain Disposisi Surat

Gambar 4.

18 Desain Disposisi Surat p.40
Tabel 4. 1 Flow Of Event Login

Tabel 4.

1 Flow Of Event Login p.41
Tabel 4. 2 Flow Of Event Kirim Surat

Tabel 4.

2 Flow Of Event Kirim Surat p.42
Tabel 4. 4 Flow Of Event Inbox

Tabel 4.

4 Flow Of Event Inbox p.43
Tabel 4. 5 Struktur Tabel Jabatan Nama atribut

Tabel 4.

5 Struktur Tabel Jabatan Nama atribut p.46
Tabel 4. 8 Struktur Tabel Kategori

Tabel 4.

8 Struktur Tabel Kategori p.47
Tabel 4. 10 Struktur Tabel Jenis_Disposisi

Tabel 4.

10 Struktur Tabel Jenis_Disposisi p.48
Tabel 4. 12 Struktur Tabel Status Surat

Tabel 4.

12 Struktur Tabel Status Surat p.49
Gambar 4. 22 Form Login

Gambar 4.

22 Form Login p.50
Gambar 4. 23 Form Master Jabatan

Gambar 4.

23 Form Master Jabatan p.51
Gambar 4. 25 Form Master Jenis Surat

Gambar 4.

25 Form Master Jenis Surat p.52
Gambar 4. 27 Form Master Kategori

Gambar 4.

27 Form Master Kategori p.53
Gambar 4. 29 Form Kirim Surat dari Eksternal ke PDAM

Gambar 4.

29 Form Kirim Surat dari Eksternal ke PDAM p.54
Gambar 4. 31 Lanjutan Form Kirim Surat dari PDAM ke Eksternal

Gambar 4.

31 Lanjutan Form Kirim Surat dari PDAM ke Eksternal p.55
Gambar 4. 33 Membuat Surat

Gambar 4.

33 Membuat Surat p.56
Gambar 4. 34 Disposisi Surat

Gambar 4.

34 Disposisi Surat p.56
Gambar 4.35 Penanganan Surat

Gambar 4.35

Penanganan Surat p.57

Referensi

Memperbarui...

Outline : PENUTUP