Buku Pedoman Sekretaris

(1)

Buku Pedoman Kesekretariatan

Racana Diponegoro

Tahun 2012

RACANA DIPONEGORO

UKM PRAMUKA UNIVERSITAS DIPONEGORO GUGUS DEPAN KOTA SEMARANG 11.045-11.046

(2)

Pedoman Pembuatan Proposal, Laporan Kegiatan,

dan Surat Menyurat

Racana Diponegoro merupakan salah satu UKM antarbidang di Universitas Diponegoro. Sebagai Organisasi maka Racana Diponegoro membutuhkan pengelolaan kesekretariatan yang baik dan sistematis untuk menunjang kelancaran kegiatan, baik terprogram maupun tidak terprogram.

Ditinjau dari segi administrasi kesekretariatan, sudah sepantasnya mengadakan penertiban di bidang ini mengingat semakin kompleksnya permasalahan yang dihadapi. Untuk mengantisipasi permasalahan yang timbul di bidang tersebut maka kami membuat buku “Pedoman Petunjuk Pembuatan Proposal, Laporan Kegiatan, dan Pedoman Surat Menyurat".

Kami berharap, dengan adanya buku pedoman ini akan tercapai hal-hal sebagai berikut :

1. Kelengkapan dan Keseragaman dalam pembuatan Usulan Kegiatan / Proposal, Laporan Kegiatan, dan Pembuatan Surat.

2. Memperlancar pelaksanaan kegiatan – kegiatan Racana Diponegoro terutama dalam bidang administrasi kesekretariatan.

(3)

USULAN KEGIATAN / PROPOSAL KEGIATAN

A. Proposal kegiatan dibuat minimal rangkap 3 (arsip DRD sebanyak 1 buah).

B. Proposal kegiatan harus ditandatangani Ketua Dewan Racana Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.045-11.046, Pembina Racana Diponegoro yang dipilih menjadi Pembina kegiatan tersebut dan Pembantu Rektor III Universitas Diponegoro.

C. Setelah usulan kegiatan disetujui, maka langsung mengajukan surat permohonan tanda tangan dan bantuan dana kepada Pembantu Rektor III yang dilampiri minimal 3 bendel proposal. Surat permohonan tanda tangan dan bantuan dana ini dibuat oleh sekretaris dewan, berbeda dengan surat-surat lainnya yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan dibuat oleh sekretaris kepanitiaan.

Untuk cover / halaman depan suatu usulan kegiatan disesuaikan dengan kegiatan tersebut, jika kegiatan yang melibatkan sponsor maka cover kegiatan dibuat sebagus mungkin sehingga terlihat menarik dan layak jual. Tetapi jika kegiatan hanya sebatas intern Racana Diponegoro maka cover kegiatan dibuat biasa saja sesuai dengan ketentuan.

*Ketentuan dalam membuat usulan kegiatan : Contoh cover kegiatan intern Racana Diponegoro :

USULAN KEGIATAN

Nama Kegiatan : ……….

Penanggung Jawab : Dewan Racana Diponegoro

Gudep Kota Semarang 11.045-11.046

Koordinator : ………..

Waktu dan Tempat : ..……… ………..

Peserta : ………Orang

Rencana Anggaran : Rp ………. (………)

Sumber Dana : ………

USULAN KEGIATAN

(4)

I. PENDAHULUAN

Kegiatan ini dinamakan “...”

V. TEMA

Tema kegiatan ini adalah “...”

VI. BENTUK KEGIATAN

Adapun bentuk kegiatan ini adalah “………” VII. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

Hari/tanggal :

Waktu :

Tempat :

VIII. PESERTA KEGIATAN

Kegiatan ini diikuti oleh... IX. SUSUNAN PANITIA

(Terlampir)

X. RENCANA ANGGARAN BIAYA

(5)

Pengeluaran :

1. DIPA Universitas Diponegoro Rp ... 2. Kas Racana Diponegoro Rp ... 3. Sponsorship Rp ... TOTAL Rp ... Catatan : untuk pengeluaran dirinci dengan jelas.

XI. PENUTUP

……… ………... ... ...

Semarang, xx Januari 2012

Ketua Pelaksana ……… NIM.

(6)

Lampiran 1

SUSUNAN KEPANITIAAN “...”

Pelindung : Rektor Universitas Diponegoro Nama

Penasehat : PR III Universitas Diponegoro Nama

Pengarah : Pembina Racana Diponegoro Gugus Depan 11.045-11.046

Penanggung jawab : DRD periode ....

Koordinator : Nama NIM

Ketua : Nama NIM

(7)

LAPORAN KEGIATAN

A. Laporan Kegiatan adalah setiap tulisan yang berisi tentang laporan kegiatan dari persiapan sampai pelaksanaan kegiatan.

B. Laporan Kegiatan disusun paling lambat 3 (tiga) minggu setelah kegiatan berlangsung untuk kegiatan yang tidak melibatkan pihak ekstern dan 2 (dua) minggu setelah kegiatan berlangsung yang melibatkan pihak ekstern.

C. Berikut ini kami uraikan ketentuan-ketentuan pembuatan laporan kegiatan Racana Diponegoro :

1. Yang bertanggung jawab membuat laporan kegiatan adalah ketua panitia kegiatan yang dibantu oleh sekretaris panitia.

2. Laporan kegiatan diselesaikan paling lambat 3 minggu setelah kegiatan tersebut berakhir.

3. Jumlah laporan kegiatan sebanyak 2 buah/bendel dengan rincian sebagai berikut :

a) Untuk Dewan Racana Diponegoro (asli)

b) Untuk Pembantu Rektor III Undip, jika kegiatan yang dilaksanakan meminta bantuan dari dana DIPA Universitas Diponegoro

4. Cover laporan kegiatan dibedakan :

a) Warna biru muda untuk kegiatan terprogram

b) Warna hijau untuk kegiatan tidak terprogram non partisipatif

c) Warna biru tua untuk kegiatan tidak terprogram partisipatif

5. Untuk cover laporan kegiatan no. 4 butir a dan c dicantumkan logo Racana Diponegoro.

6. Ukuran kertas adalah A4.

7. Pada bagian akhir laporan masing-masing bidang dalam satu kegiatan, dicantumkan Nama dan NIM penanggung jawab bidang tersebut.

8. Format laporan kegiatan Racana Diiponegoro adalah sebagai berikut :

a) Halaman judul b) Kata pengantar c) Daftar isi

d) Laporan penyelenggaraan, berisi : o Pendahuluan (seperti proposal) o Perencanaan kegiatan

o Pelaksanaan

 Laporan kesekretariatan  Laporan keuangan  Laporan bidang/seksi e) Evaluasi kegiatan, berisi :

o Kendala-kendala yang dihadapi

o Koreksi kegiatan yang telah dilaksanakan

(8)

1. Usulan kegiatan 2. Susunan Panitia 3. Job discribtion 4. Sillabus/juklak/peta 5. Foto-foto kegiatan 6. Notulen

7. Pamflet/Piagam/Plakok

(9)

D. Contoh format laporan kegiatan untuk rektorat

Kegiatan ini dinamakan “...”

V. TEMA

Tema kegiatan ini adalah “...”

VI. BENTUK KEGIATAN

Adapun bentuk kegiatan ini adalah “………” VII. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

Hari/tanggal :

(10)

X. SUSUNAN PANITIA

Semarang, xx Januari 2012

Ketua Pelaksana ……… NIM.

(11)

Lampiran 1

JADWAL KEGIATAN

No .

(12)

Lampiran 2

SUSUNAN KEPANITIAAN “...”

Pelindung : Rektor Universitas Diponegoro Nama

Penasehat : PR III Universitas Diponegoro Nama

Pengarah : Pembina Racana Diponegoro Gugus Depan 11.045-11.046

Penanggung jawab : DRD periode ....

Koordinator : Nama NIM

Ketua : Nama NIM

Dst.

Lampiran 3

LAPORAN KEUANGAN “...”

Pengeluaran :

1. ……… Rp

2. ……… Rp

3. dst Rp

TOTAL Rp ...

Pemasukan :

1. DIPA Universitas Diponegoro Rp 2. Kas Racana Diponegoro Rp

(13)

TOTAL Rp ... Catatan : untuk pengeluaran dirinci dengan jelas.

E. Contoh format laporan kegiatan untuk DRD KATA PENGANTAR

Puji syukur ………..……….. ……… ……….

Sehubungan dengan telah berakhirnya kegiatan …, maka kami selaku panitia pelaksana berkewajiban melaporkan seluruh kegiatan baik dari awal maupun sampai akhir sebagai pertanggungjawaban kami serta sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan bagi kegiatan yang akan datang.

Kegiatan……….. ini tidak akan terlaksana dengan baik tanpa dukungan dan partisipasi dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini, kami selaku panitia pelaksana menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada :

1. ………selaku ……….……… 2. ………selaku ……….……… 3. ……….……… 4. dst

5. Semua pihak yang telah membantu pelaksanaan … yang tidak mungkin kami sebutkan satu-persatu.

Semoga……… ………

Semarang, ………. Panitia……… Ketua

(14)

DAFTAR ISI

(Hal) KATA PENGANTAR ...

DAFTAR ISI ...

BAB I LAPORAN UMUM

1.1 Pendahuluan ... 1.2 Tujuan dan Sasaran ... 1.3 Bentuk Kegiatan ... 1.4 Rincian Kegiatan ... 1.5 Kepanitiaan ... BAB II LAPORAN KESEKRETARIATAN

2.1 Surat Keluar ... 2.2 Surat Masuk ... 2.3 Bantuan Kesekretariatan (jika ada) ... BAB III LAPORAN KEUANGAN

3.1 Pemasukan ... 3.2 Pengeluaran ... BAB IV LAPORAN BIDANG / SEKSI

4.1 Bidang ... - Seksi ... 4.2 Bidang ... - Seksi ... 4.3 Bidang ...

- Seksi ... BAB V EVALUASI KEGIATAN

(15)

BAB I

1.2 TUJUAN DAN SASARAN

Adapun tujuan dan sasaran dari kegiatan ini adalah :

- ... - ... - dst

1.3 BENTUK KEGIATAN

Adapun bentuk kegiatan ini adalah “………”

1.4 RINCIAN KEGIATAN

Waktu Pelaksanaan

( seperti yang terlampir pada proposal )

BAB II

(16)

kesekretariatan telah melaksanakan tugas yang meliputi membuat, menyimpan, dan menggandakan surat-surat. Kesekretariatan dalam kegiatan … ditangani oleh :

Sekretaris I : ………

Sekretaris II : ……… 2.1 Surat keluar

Surat keluar panitia … menggunakan kode …/…/…/… Surat keluar yang telah dibuat sebanyak … surat, yang perinciannya sebagai berikut : - Permohonan Tanda Tangan … buah surat

- Permohonan Bantuan Dana … buah surat - Ucapan Terima Kasih … buah surat - Dst.

( Untuk surat-surat kepanitiaan yang jumlahnya tidak terlalu banyak sebaiknya dicantumkan perincian mengenai Nomor, Lampiran, Hal, Kepada ).

2.2 Surat Masuk

Surat-surat yang masuk dicantumkan perinciannya mengenai Nomor, Hal, dan Pengirimnya.

Demikian laporan kegiatan bidang kesekretariatan kegiatan ……….………

1. DIPA Universitas Diponegoro Rp ………

2. Kas Racana Diiponegoro Rp ………

3. Kontribusi Peserta Rp ………

4. Sponsorship Rp ………

Jumlah Rp ………

PENGELUARAN

1. Kesekretariatan Rp ………

2. Sie ……… Rp ………

3. Sie ……… Rp ………

4. Dst Rp ………

Jumlah Rp ………

Demikian laporan keuangan kegiatan…..………. ………..

(17)

………… .. NIM.

BAB IV

LAPORAN BIDANG / SEKSI

4. 1 Bidang …

Bidang … dalam kegiatan ini bertugas …, …, dan …

Seksi-seksi yang menjadi tanggung jawab bidang … adalah :  Seksi …

 Dst.

Berikut ini uraian mengenai tugas dan pertanggungjawaban dari masing-masing seksi.

1. Seksi …

Sesuai dengan tugasnya seksi … bertanggung jawab atas : ……… Berkaitan dengan tugasnya, kegiatan yang telah dilaksanakan adalah :

……… Kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan adalah :

………

Kendala-kendala yang dihadapi oleh seksi … pada saat pelaksanaan yaitu : ……… 2. Seksi …

Uraian seksi-seksi yang lain disesuaikan dengan tugas dan tanggung jawabnya. Demikian pula dengan keterangan-keterangan yang berhubungan dengan seksi tersebut sebaiknya dicantumkan.

4.2 Bidang …

Bidang-bidang yang ada menyesuaikan, laporan dibuat serinci mungkin. Hal ini untuk dijadikan acuan kegiatan yang sama di masa yang akan datang.

BAB V

EVALUASI KEGIATAN

Untuk mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan panitia perlu adanya pembatasan beberapa hal penting atau yang perlu mendapat perhatian.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengevaluasi kegiatan adalah :  Persiapan Kegiatan

(18)

kelemahan panitia” tetapi untuk mengetahui kendala kegiatan dan mencari solusi untuk pembelajaran bersama. Serta mengetahui sejauh mana kiprah panitia dalam kepanitiaan tersebut. Sehingga masing-masing panitia dapat memiliki keberhasilan yang dicapai dalam kegiatan tersebut. Hal ini dimaksudkan agar kekurangan-kekurangan yang ada dapat dijadikan cermin untuk kegiatan yang sama di masa akan datang, sedangkan kelebihan yang mampu dicapai dapat menjadi cambuk untuk memacu peningkatan kualitas kegiatan selanjutnya.

Saran-saran

Setelah diuraikan secara rinci, hal-hal yang perlu digarisbawahi sebaiknya dimasukkan dalam saran-saran dengan disertai pemecahan masalahnya. Sehingga apabila dijumpai kesulitan atau permasalahan yang sama, sudah ada antisipasinya.

Penutup

(19)

FORMAT SURAT KELUAR RACANA DIPONEGORO

Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro Universitas Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04… (12) (12)

Keterangan Format Surat :

1. Kop RACANA DIPONEGORO wajib ada dalam setiap surat yang keluar baik itu dari sekretaris kepanitiaan atau sekretaris dewan.

2. Nomor Surat

(20)

5. Perihal surat tersebut dibuat 6. Alamat yang dituju

7. Salam Pembuka

 Dengan Hormat, untuk pihak luar organisasi Pramuka / non Islam

 Salam Pramuka, untuk pihak sesama organisasi Pramuka  Assalamu’alaikum Wr Wb, untuk organisasi Islam

8. Isi surat yang berisi latar belakang serta maksud surat tersebut dibuat 9. Harapan dan ucapan terima kasih

10. Pihak / organisasi pengirim (Racana Diponegoro)

11. Pihak yang bertanggung jawab atas adanya surat tersebut (sekretaris). 12. Pihak yang menguatkan / menyetujui adanya surat tersebut (PR III atau

Pembina).

(21)

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-………… Lamp : … (…..) bendel

Hal : Permohonan Persetujuan Proposal dan Bantuan Dana

Yth. Pembantu Rektor III Universitas Diponegoro di Semarang

Dengan hormat,

Sesuai dengan program kerja Dewan Racana Diponegoro masa bakti …… maka kami akan menyelenggarakan kegiatan ……….. pada

hari/tanggal : …….., ………..

waktu : ...

tempat : ………. (desa, kecamatan,

kabupaten)

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak berkenan menyetujui kegiatan tersebut dengan membubuhkan tanda tangan pada proposal yang kami ajukan dan memberikan bantuan dana sesuai dengan yang tertera dalam proposal tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

DEWAN RACANA DIPONEGORO

GUGUS DEPAN KOTA SEMARANG 11.04.. Ketua Sekretaris

... ... NTA. ... NTA...

Mengetahui,

(22)

... NIP/NTA. ...

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : …. (…) lembar

Hal : Permohonan Tanda Tangan

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada hari/tanggal :

waktu :

tempat :

maka kami mohon Bapak berkenan membubuhkan tanda tangan pada surat-surat yang kami ajukan demi kelancaran kegiatan tersebut.

Panitia Pelaksana ...

Ketua Sekretaris

... ... NTA. ... NTA. ...

Mengetahui,

Pembina Racana Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…

(23)

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-………… Lamp : 1 (satu) bendel

Hal : Permohonan Bantuan Dana

Dengan hormat,

waktu :

tempat :

maka kami mohon Bapak berkenan memberikan bantuan dana sesuai dengan yang tertera pada proposal yang kami ajukan.

Ketua Sekretaris

... ... NTA. ... NTA. ...

Mengetahui,

Pembina Racana Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…

(24)

* Jika mengajukan permohonan dana diluar Undip atau Instansi / perusahaan lain surat yang diajukan harus ditandatangani oleh PR III Undip

Nomor :…/…/…/…/…/…. …..-…...-…

Lamp : …. (….) lembar

Hal : Permohonan Ijin Pemasangan Publikasi

Yth. Pembantu Rektor II Universitas Diponegoro di Semarang

Dengan hormat,

waktu :

tempat :

maka kami mohon Bapak berkenan memberikan ijin pemasangan publikasi berupa … yang akan kami laksanakan pada tanggal … s/d … di lingkungan kampus Universitas Diponegoro.

Ketua Sekretaris

... ... NTA. ... NTA. ...

Mengetahui,

(25)

... ... NIP. ... NIP/NTA. ...

Tembusan :

1. Kabag. Tarkum

2. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga 3. Arsip

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp :

-Hal : Permohonan Bantuan Sarana Transportasi

Yth. Pembantu Rektor II Universitas Diponegoro di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada tanggal … di …, maka kami mohon Bapak berkenan untuk memberikan bantuan sarana transportasi berupa ....sejumlah....(...) buah,untuk dipergunakan pada

hari/tanggal : ………

waktu : ………

rute : ………

Panitia Pelaksana

Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro Universitas Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…

... ... NIP. ... NIP/NTA. ...

(26)

2. Ka. Subbag. Rumah Tangga

3. Arsip

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : …. ( …) ………

Hal : Permohonan Membuka dan Menutup Acara

Yth. ……… ……… di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … maka kami mohon Bapak berkenan untuk membuka acara pada

waktu : ………

tempat : ………

Ketua Sekretaris

... ... NTA. ... NTA. ...

Mengetahui,

(27)

* Surat ini berlaku jika yang membuka dan menutup acara jabatannya lebih tinggi dari PR III Undip.

* Jika yang membuka dan menutup acara jabatannya lebih rendah dari PR III Undip maka surat dibuat tanpa tanda tangan PR III.

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : …. ( …) ……… Hal : Permohonan Ijin Kegiatan

Yth. ………. ……….. di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada hari/tanggal : ………. kebijaksanaan Bapak kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana

(28)

tujuan surat adalah

 Kepada : Yth. Kepala Desa … Kec … Kab … (Jika mengadakan kegiatan di desa)

 Kepada : Yth. Camat … Kab …  Kepada : Yth. Kapolres Kab …

 Kepada : Yth. Gubernur KDH Tingkat I Jawa Tengah c.q. Kepala Direktorat Sosial Politik

 Kepada : Yth. Kepala Sosial Politik …

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp :

-Hal : Permohonan Ijin Peminjaman Tempat

Yth. ……….. ………. di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan …..………. pada

waktu : ………

tempat : ………

maka kami mohon Bapak berkenan memberikan ijin peminjaman tempat ……… untuk kegiatan tersebut.

Panitia Pelaksana

(29)

 Jika meminjam tempat di lingkungan Undip surat ditujukan pada : Yth. Pembantu Rektor III Undip

Tembusan : 1. Yth. Ka. Biro Administrasi Kemahasiswaan

2. Yth. Kabag. Minat, Penalaran, dan Informasi Kemahasiswaan

3. Arsip

 Jika meminjam tempat di luar lingkungan Undip, maka surat ditujukan kepada pemilik tempat

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : …..(…..) bendel Hal : Permohonan Audiensi

Yth. ………. ………. di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada

waktu : ………

tempat : ………

maka kami bermaksud menghadap Bapak untuk melakukan audiensi mengenai kegiatan tersebut. Untuk waktu pertemuan, kami akan menyesuaikan dengan kebijaksanaan yang Bapak berikan. Bersama ini kami sertakan proposal kegiatan tersebut.

Panitia Pelaksana

(30)

... ... NIP. ... NIP/NTA. ...

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : ……(….) bendel

Hal : Permohonan Surat Keputusan Rektor

Yth. Rektor

Universitas Diponegoro di Semarang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan telah terbentuknya panitia …, dengan ini kami mohon Bapak Rektor berkenan menerbitkan surat keputusan tentang susunan kepanitiaan sebagai dasar penyelenggaraan kegiatan tersebut. Adapun susunan panitia … seperti yang tercantum dalam lampiran.

DEWAN RACANA DIPONEGORO GUDEP KOTA SEMARANG 11.04…

Ketua Sekretaris

... ... NTA. ... NTA. ...

Mengetahui,

(31)

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-………… Lamp : ……(……) bendel

Hal : Permohonan Bantuan ………

Dengan hormat,

waktu : ………

tempat : ………

maka kami mohon Bapak berkenan memberikan bantuan berupa … untuk …

Ketua Sekretaris

... ... NTA. ... NTA. ...

Mengetahui,

(32)

(33)

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…… Lamp : …. (…..) bendel

Hal : Penawaran Kerjasama

Dengan hormat,

waktu : ………

tempat : ………

maka kami bermaksud menawarkan kerjasama untuk kelancaran kegiatan tersebut. Adapun kelengkapan tentang kegiatan ini seperti terlampir didalam proposal.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kebijaksanan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Ketua Sekretaris

... ... NTA. ... NTA. ...

Mengetahui,

(34)

Lamp : 1 ( satu) lembar

Hal : Permohonan Bantuan Piagam

Dengan hormat,

waktu : ………

tempat : ………

maka kami bermaksud memberikan piagam kepada peserta dan panitia atas partisipasinya dalam kegiatan tersebut.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka kami mohon Bapak berkenan memberikan bantuan piagam sebanyak … buah guna kepentingan tersebut. Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana Gudep Kota Semarang 11.04…

... NIP/NTA. ...

Tembusan :

1. Yth. Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan.

(35)

Nomor : …/…/…/…/…/… …….-…….-……… Lamp : ….. (….) bendel

Hal : Permohonan Tanda Tangan Piagam

Yth. Rektor

Universitas Diponegoro di Semarang

Dengan hormat,

waktu : ………

tempat : ………

maka kami bermaksud memberikan piagam kepada panitia dan peserta sebagai penghargaan atas partisipasi mereka dalam kegiatan tersebut.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak berkenan membubuhkan tanda tangan pada piagam yang kami ajukan sebanyak … lembar.

Panitia Pelaksana

... ... NIP. ... NIP/NTA. ... * Surat ini berlaku untuk Rektor Undip

* Jika yang menandatangani piagam Pembantu Rektor III Undip maka surat hanya ditandatangani oleh Pembina.

(36)

Lamp : 1 ( satu ) lembar

Hal : Permohonan Bantuan Sertifikat

Dengan hormat,

waktu : ………

tempat : ………

maka kami bermaksud memberikan sertifikat kepada peserta dan panitia atas partisipasinya dalam kegiatan tersebut.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka kami mohon Bapak berkenan memberikan bantuan sertifikat sebanyak … buah guna kepentingan tersebut. Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana Gudep Kota Semarang 11.04…

... NIP/NTA. ...

Tembusan :

(37)

LAPORAN DELEGASI

a. Laporan Delegasi adalah laporan yang berisi hasil kegiatan pendelegasian.

b. Anggota yang didelegasikan oleh Racana Diponegoro yang telah selesai di delegasikan wajib membuat laporan delegasi.

c. Laporan disusun paling lambat 2 (dua) minggu setelah kegiatan berlangsung.

d. Berikut ini kami uraikan ketentuan-ketentuan pembuatan laporan delegasi Racana Diponegoro :

Yang bertanggung jawab membuat laporan kegiatan adalah ARD yang Didelegasikan.

Jumlah laporan kegiatan sebanyak 1 bendel dengan rincian sebagai berikut :

o Cover laporan berwarna biru tua.

o Untuk cover laporan kegiatan dicantumkan logo Racana Diponegoro.

(38)

Contoh cover laporan delegasi :

LAPORAN DELEGASI RACANA DIPONEGORO JOTA-JOTI

KARANGGENENG 20-21 OKTOBER 2012

DISUSUN OLEH: AGUNG SYAHRIZAL S. RAISQI KUN HARTADI S.

VIKIAT IKA MAHARTI

RACANA DIPONEGORO

UKM PRAMUKA UNIVERSITAS DIPONEGORO GUGUS DEPAN KOTA SEMARANG 11.045-11.406

(39)

LAPORAN DELEGASI RACANA DIPONEGORO “...”

I. Pendahuluan

Berbentuk paragraf dan berisi tentang :

1. Latar belakang dan penjelasan singkat tentang kegiatan tersebut. 2. Maksud dan tujuan dilaksanakannya kegiatan.

II. Personalia

Berisi tentang identitas delegasi yang dikirim untuk mengikuti kegiatan. Contoh :

Adapun delegasi yang dikirim untuk kegiatan ini adalah :

Nama : ………..

NIM : ……….

Fakultas : ………..

III.Rincian Kegiatan

Berisi tentang jalannya kegiatan dari awal hingga akhir kegiatan tersebut dan dilampiri susunan acara / jadwal kegiatan, rincian dana (pengeluaran dan pemasukan yang bersangkutan dengan pendelegasian) dan perlengkapan yang dibutuhkan saat delegasi.

IV. Saran

Berisi saran-saran yang ditujukan kepada delegasi pada kegiatan yang sama atau serupa untuk periode berikutnya.

V. Penutup

Demikianlah laporan delegasi Racana Diponegoro untuk kegiatan<nama kegiatan>.<ucapan terima kasih>.<harapan yang disampaikan dengannya disusunnya laporan pendelegasian ini>

Lampiran-lampiran terdiri dari 1. Susunan acara kegiatan

2. Dokumentasi Kegiatan

3. Anggaran dana yang digunakan (jika ada)

(40)

Rangkuman Panduan Penuisan Karya Ilmiah (PPKI) 2010

Sebagai Acuan Penulisan Laporan

 Kertas HVS 70 – 80 gram, ukuran A4 (29,7 x 21,5 cm2₎

 Margin (jarak batas): kiri= 4 cm sedangkan atas, kanan, bawah = 3 cm  Setiap paragrf diawali dengan ketukan tabulasi menjorok ke dalam 1

cm

 Font Times New Roman. Font untuk keseluruhan naskah 12, kecuali:  Judul untuk halaman dean (cover): font 16 – 18 atau disesuaikan

dengan jumlah kata dalam judul

 Judul bab: font 14, huruf besar (capital)  Judul sub-bab dan sub-sub-bab : font 12  Semua judul dicetak tebal (bold)

 Spasi

 Spasi 2 untuk keseluruhan naskah, kecuali pada: kata pengantar, table dalam teks bagain inti, penjelasan notasi rumus spasi 1,5  Jarak antar sub-bab spasi 4, sedangkan jarak antar sub-sub-bab

spasi 2

 Sub-sub-bab ditulis/dinomori dengan huruf dicetak tebal bukan angka  Teknik pengetikan

 Semua bilangan ditulis dengan angka Arab (1,2,3 dst), bilangan pada awal kalimat di tulis dengan cara dieja (satu, dua, tiga dst). Pecahan decimal diusahakan dua decimal dan dinyatakan dengan tanda koma (,) (345.678,58)

 1 paragraf minimal terdiri dari 2 kalimat

 Kata dalam bahasa latin, nama ilmiah dan organism berbahasa latin misalnya untuk nama spesies, genus, family, ordo, kelas dan sebaginya ditulis miring (italic)

 Kata-kata asing dan kata-kata lainya yang belum dibakukan ke dalam bahasa Indonesia ditulis dalam tanda petik, misalnya “bakala”, “tebasan”, “anakan”

 Tanda baca seperti titik, koma, titik koma, ataupun titik dua, harus dipergunakan dengan tepat. Titik dua(:) diketik melekat tanpa spasi dengan kata sebelumnya, misalnya: “berikut ini:”  Penulisan kata depan dan imbuhan harap diperhatikan!

Contoh: “di kolam”(bukan dikolam), digunakan (bukan di gunakan)

 Singkatan dan nama orang hendaknya tidak dipenggal

(41)

Apabia bilangan (angka) satuan, lambang atau rumus kimia merupakan awal kalimat maka harus diejakan, misalnya: “Sepuluh ekor induk nila merah….”

Apabila dalam naskah terdapat rincian yang harus disusun ke bawah maka digunakan nomor urut rincian dengan angka atau huruf, diikuti dengan tanda titik koma (;) dan kata sambung “dan”, “serta “, “atau” pada akhir kalimat sebelum nomor terakhir. Contoh:

Factor-faktor yang mempengaruhi yaitu: 1. Kegiatan