SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA KANTOR
REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA MEDAN
MENGGUNAKAN VISUAL STUDIO 2008
TUGAS AKHIR
IRA DHANI JUMADDINA
112406039
PROGRAM STUDI D3 TEKNIK INFORMATIKA
DEPARTEMEN MATEMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA KANTOR REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA MEDAN MENGGUNAKAN VISUAL
STUDIO 2008
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat memperoleh Ahli Madya
IRA DHANI JUMADDINA 112406039
PROGRAM STUDI D3 TEKNIK INFORMATIKA DEPARTEMEN MATEMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
PERSETUJUAN
Judul : SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA
KANTOR REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA MEDAN MENGGUNAKAN VISUAL STUDIO 2008
Kategori : TUGAS AKHIR
Nama : IRA DHANI JUMADDINA
Nomor Induk Mahasiswa : 112406039
Program Studi : DIPLOMA (D3) TEKNIK INFORMATIKA
Departemen : MATEMATIKA
Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Disetujui di Medan, Juli 2014
Diketahui: Disetujui:
Program Studi D3 Teknik Informatika Pembimbing, FMIPA USU
Ketua,
PERNYATAAN
SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA KANTOR REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA MEDAN MENGGUNAKAN VISUAL
STUDIO 2008
TUGAS AKHIR
Saya menyatakan bahwa tugas akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya.
Medan, 9 Juni 2014
PENGHARGAAN
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul Sistem Informasi Data Pegawai Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan Menggunakan Visual Studio 2008.
ABSTRAK
DAFTAR ISI
Bab 1 Pendahuluan
1.1 Latar Belakang 1 2.11 Pengenalan Microsoft Visual Basic 2008 21 2.11.1 Komponen Pada Microsoft Visual Basic 2008 23
2.12 Crystal Report 26
2.13 Microsoft Access 27
Bab 3 Deskripsi Instansi
3.4 Logo Dan Makna Kantor Regional VI Badan Kepegawaian
Bab 4 Perancangan Sistem
4.1 Metode Perancangan Sistem 47
Bab 5 Implementasi Sistem
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Simbol Flowchart 17
Tabel 2.2 Komponen Data Flow Diagram 19
Tabel 2.3 Komponen Entity Relationship Diagram 20
Tabel 4.1 Tabel Pegawai 54
Tabel 4.2 Tabel Jabatan 54
Tabel 4.3 Tabel Golongan 55
Tabel 4.4 Tabel Keluarga 55
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2.1 Tampilan Awal Microsoft Visual Basic 2008 22 Gambar 2.2 Halaman Utama Microsoft Visual Basic 2008 22 Gambar 2.3 Title Bar Microsoft Visual Basic 2008 23 Gambar 2.4 Menu Bar Microsoft Visual Basic 2008 23 Gambar 2.5 Toolbar Microsoft Visual Basic 2008 23 Gambar 2.6 Toolbox Microsoft Visual Basic 2008 24 Gambar 2.7 Project Microsoft Visual Basic 2008 24 Gambar 2.8 Properties Microsoft Visual Basic 2008 25 Gambar 2.9 Code Windows Microsoft Visual Basic 2008 25 Gambar 2.10 Form Window Microsoft Visual Basic 2008 26 Gambar 2.11 Tampilan Halaman Utama Crystal Report 8.5 27 Gambar 2.12 Tampilan Halaman Utama Microsoft Access 2013 28
Gambar 3.1 Logo Badan Kepegawaian Negara 34
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Kantor Regional VI BKN 36
Gambar 4.1 Tampilan Diagram Konteks 49
Gambar 4.2 Rancangan Menu File 50
Gambar 4.9 Form Laporan Data Pendidikan 53
Gambar 4.10 Flowchart Sub Menu Login 57
Gambar 4.11 Flowchart Menu Utama 58
Gambar 4.12 Flowchart Menu Edit 59
Gambar 4.13 Flowchart Menu Report 60
Gambar 4.14 Flowchart Sub Menu Keluar 61
Gambar 4.15 Rancangan User Interface 62
Gambar 4.16 Tampilan Login 64
Gambar 4.17 Tampilan Halaman Utama 64
ABSTRAK
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan teknologi, setiap perusahaan ataupun sekolah
pada saat ini membutuhkan bantuan komputer dalam pengolahan datanya.
Demikian juga halnya dengan Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.
Di sini penulis mencoba untuk membuat suatu sistem informasi yang dapat
membantu dalam mempermudah pengolahan data. Sistem informasi ini
dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Studio
2008. Sistem informasi dibutuhkan oleh suatu perusahaan untuk menyimpan
berbagai data seperti data para pegawai, data gaji para pegawai, absensi para
pegawai, dan berbagai hal-hal lainnya yang berhubungan dengan data
perusahaan. Untuk mempermudah dalam penginputan suatu data, penyimpanan
data, dan juga penggunaan kembali data tersebut maka data-data perusahaan
harus disimpan menggunakan suatu aplikasi yang mempermudah penggunanya
untuk melakukan hal-hal tersebut.
Dengan pertimbangan tersebut penulis memilih judul: “Sistem
Informasi Data Pegawai Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian
1.2Rumusan Masalah
Pengolahan data pegawai pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian
Negara masih dilakukan secara manual. Hal ini dalam pengolahan data
pegawai masih kurang efisien.
Berdasarkan hal di atas maka penulis mencoba merumuskan
permasalahan, yaitu:
1. Bagaimana membuat sistem informasi data pegawai dengan Visual
Studio 2008.
2. Bagaimana sistem informasi dapat mempermudah pengolahan
suatu data kepegawaian.
1.3Batasan Masalah
Penulis melakukan pembatasan masalah untuk menghindari terjadinya hal-hal
yang menyimpang dari topik permasalahan tentang sistem informasi data
pegawai mengenai data pribadi pegawai, data jabatan, data golongan, data
keluarga, dan data pendidikan pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian
Negara. Data tersebut diambil dan dikumpulkan pada tahun 2014 tentang data
1.4Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitian yang penulis lakukan adalah untuk meneliti tentang
sistem informasi data pegawai pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian
Negara serta untuk mengetahui informasi tersebut dari sistem yang telah ada.
Tujuan diadakannya penelitian ini adalah untuk merancang suatu sistem
informasi mengenai direktori pegawai yang menyediakan informasi tentang
data pegawai pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara dengan
menggunakan Visual Studio 2008.
1.5Tinjauan Pustaka
Sebagai suatu sistem informasi penjualan yang ingin dinilai baik haruslah
memiliki referensi dan program aplikasi pendukung yang cukup. Oleh karena
itu penulis mengumpulkan bahan bacaan guna mengumpulkan informasi yang
berhubungandengan materi yang terdapat dalam tugas akhir nantinya. Sebagai
sumber bahan bacaan atau informasi tersebut penulis mendapatkannya dari
perpustakaan Universitas Sumatera Utara, koleksi buku pribadi milik sendiri
serta pinjaman dari teman-temanpenulis. Kemudian adapun beberapa program
aplikasi pendukung dalampembentukkan sistem informasi ini, yaitu:
1. Cybertron Solution dan Smitdev Community dalam bukunya Membangun
Aplikasi Database Dengan Visual Basic 2008 Dan SQL Server 2008. Buku
Materi yang disajikan juga termasuk dalam pembuatan database untuk
sistem informasi.
2. Erick Kurniawan dalam bukunya Cepat Mahir Visual Basic 2010. Buku ini
berisi konsep dasar dan berbagai fitur terbaru yang terdapat pada Visual
Basic 2010 dan Visual Studio 2010.
3. Smitdev Community dalam bukunya Dasar-Dasar Pemrograman Dengan
Visual Basic 2010. Buku ini membahas cara menggunakan software Visual
Basic 2010 untuk melakukan pemrograman.
4. Thearon Willis dalam bukunya Beginning Microsoft Visual Basic 2008.
Buku ini berisi panduan bagi pemula yang baru belajar Visual Basic 2008
mulai dari dasar.
5.
Rachmad Hakim S. dalam bukunya Visual Basic 2008 for Pemula Banget.Buku ini berisi solusi bagi semua kalangan agar dapat menguasai
pemrograman Visual Basic 2008 dengan lebih cepat dan mudah. Adanya
teori dan praktek yang tepat sasaran akan dapat mengatasi semua kendala
dalam menguasai Visual Basic 2008 bahkan bagi pengguna yang masih
awam sekalipun.
1.6Metodologi Penelitian
Adapun metodologi penelitian yang digunakan oleh penulis adalah sebagai
1. Penelitian Lapangan
Penelitian ini dilakukan penulis secara langsung di Kantor Regional VI
Badan Kepegawaian Negara untuk mendapatkan data dimana penulis
melakukan pencatatan-pencatatan terhadap penemuan yang dianggap perlu
dilakukan. Kemudian data yang diperoleh dapat diolah menggunakan
Visual Studio 2008 untuk pembuatan sistem informasi.
2. Penelitian Wawancara
Pengumpulan data dengan cara melakukan komunikasi dan wawancara
secara langsung kepada pegawai Kantor Regional VI Badan Kepegawaian
Negara serta mengumpulkan data-data yang dibutuhkan.
3. Penelitian Kepustakaan
Pengumpulan data dengan menggunakan atau mengumpulkan
sumber-sumber tertulis, dengan cara membaca, mempelajari dan mencatat hal-hal
penting yang berhubungan dengan masalah yang sedang dibahas guna
memperoleh gambaran secara teoritis yang dapat menunjang pada
penyusunan Tugas Akhir.
4. Observasi
Observasi yang dilakukan penulis adalah untuk mengamati secara langsung
jalannya sistem yang berlaku pada saat ini dan proses kerja dari sistem
tersebut. Dalam hal ini, penulis mengamati bahwa sistem pendataan pada
manual. Oleh karena itu, penulis ingin membuat sebuah sistem Visual
Studio 2008, agar mempermudah dalam pengerjaan penginputan data.
1.7Sistematika Penulisan
Uraian singkat mengenai struktur penulisan pada masing-masing bab adalah
sebagai berikut:
BAB I
BAB II
BAB III
PENDAHULUAN
Membahas Latar Belakang, Rumusan Masalah, Batasan Masalah, Maksud
dan Tujuan, Tinjauan Pustaka, Metodologi Penelitian, serta Sistematika
Penulisan.
LANDASAN TEORI
Berisikan tentang Pengertian Komputer, Pengertian Sistem, Pengertian
Informasi, Pengertian Sistem Informasi, Pengertian Data, Pengertian
Database, Pengertian Database Management System (DBMS), Bagan Alir
(Flowchart), Data Flow Diagram, Entity relationship Diagram, Pengenalan
Microsoft Visual Basic 2008, Crystal Report serta Microsoft Access.
DESKRIPSI INSTANSI
Dalam bab ini penulis menjelaskan tentang sejarah Badan Kepegawaian
Negara, sejarah singkat Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara
Medan, visi dan misi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara, logo
BAB IV
BAB V
BAB VI
organisasi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara, serta fungsi
dan tugas pokok Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.
PERANCANGAN SISTEM
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang metode perancangan sistem
yang digunakan pada sistem informasi ini yang meliputi rancangan proses,
rancangan masukan (input), rancangan keluaran (output), rancangan basis
data, rancangan sistem, rancangan interface, serta algoritma dari aplikasi
tersebut saat dijalankan.
IMPLEMENTASI SISTEM
Menjelaskan mengenai pengertian implementasi sistem, tujuan
implementasi sistem, dan spesifikasi sistem yang dibutuhkan untuk dapat
menjalankan aplikasi tersebut..
KESIMPULAN DAN SARAN
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Komputer
Komputer merupakan sekumpulan alat elektronik yang terkoordinasi di bawah
kontrol program dengan kemampuan dapat menerima data (input) lalu mengolah
data (proses) tersebut dengan menghasilkan informasi (output). Berikut ini
merupakan pengertian komputer menurut pendapat para ahli:
1. V.C. Hamacher, komputer merupakan mesin penghitung elektronik yang
dengan cepat dapat menerima informasi input digital, memrosesnya sesuai
dengan program yang tersimpan di memorinya dan menghasilkan output
informasi.
2. Robert H. Blissmer, komputer merupakan suatu alat elektronik yang mampu
melakukan beberapa tugas seperti menerima input, memroses input,
menyimpan perintah-perintah dan menyediakan output dalam bentuk
informasi.
3. Donald H. Sanderes, komputer adalah sistem elektronik untuk
memanipulasi data dengan cepat dan tepat serta dirancangdan
diorganisasikan agar secara otomatis menerima dan menyimpan data input,
langkah-langah instruksi program (sistem operasi) yang tersimpan di dalam
penyimpanannya.
4. Elias M. Awad, komputer sebuah alat hitung yang memroses data untuk
disajikan dalam bentuk data digital dan data analog.
5. Larry Long dan Nancy Long, komputer adalah alat hitung elektronik yang
mampu menginterpresentasikan dan juga melaksanakan perintah program
untuk input, output, perhitungan, dan operasi-operasi logik.
Berdasarkan teori para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa komputer
adalah kumpulan alat elektronik yang tersusun menjadi rangkaian membentuk
sebuah mesin berteknologi dengan kontrol sistem operasi disertai program-program
yang mampu menerima dan menyimpan data, melakukan pengolahan dan
memberikan hasil dalam bentuk informasi sesuai prosedur operasi yang
dirumuskan.
2.2 Pengertian Sistem
Ada beberapa pengertian sistem menurut pendapat beberapa ahli antara lain:
1. Menurut Jogianto, sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini
menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat,
benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.
2. Menurut Indrajit, sistem adalah kumpulan-kumpulan dari
3. Menurut Lani Sidharta, sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang
saling berhubungan, yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang
sama.
4. Menurut Murdick R. G, sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk
kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang
mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan
data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan
informasi dan/atau energi dan/atau barang.
5. Menurut Davis G. B, sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
beroperai bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran.
Berdasarkan pendapat beberapa para ahli maka dapat disimpulkan bahwa
sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan
bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai
suatu tujuan. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling
berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak.
2.3 Pengertian Informasi
Ada beberapa pengertian informasi menurut pendapat beberapa ahli antara lain:
1. Menurut Raymond Mc.leod, informasi adalah data yang telah diolah
menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi
2. Menurut Tata Sutabri, S.Kom, MM, informasi adalah data yang telah
diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam
proses pengambilan keputusan.
3. Menurut Jogiyanto HM., informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari
pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event)
yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
4. Menurut Abdul Kadir, informasi merupakan data yang telah diproses
sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang
menggunakan data tersebut.
5. Menurut George H. Bodnar, informasi adalah data yang diolah sehingga
dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
6. Menurut Lani Sidharta, informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk
yang berguna untuk membuat keputusan.
7. Menurut Anton M. Meliono, informasi adalah data yang telah diproses
untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan
sebuah keputusan.
8. Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi
pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
Berdasarkan pendapat para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa
informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang diperoleh dari setiap elemen
terhadap fakta-fakta yang ada sehingga dapat digunakan untuk pengambilan suatu
keputusan.
2.4 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas
orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.
Ada beberapa pengertian sistem informasi menurut para pakar sistem
informasi, antara lain:
1. Menurut John F. Nash, sistem informasi adalah kombinasi dari manusia,
fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang
bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas
transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai internal dan
eksternal dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.
2. Menurut Henry Lucas, sistem informasi adalah suatu kegiatan dari
prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan
menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan
pengendalian di dalam.
3. Menurut Gordon B. Davis, sistem informasi adalah suatu system yang
menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai
Berdasarkan teori para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak,
perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan,
mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi. Sistem informasi di
dalam suatu organisasi mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.5 Pengertian Data
Data adalah kumpulan informasi yang diperoleh dari suatu pengamatan, dapat
berupa angka, lambang atau sifat. Menurut pendapat para ahli, data memiliki
pengertian sebagai berikut:
1. Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin, data merupakan bahan
baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur
simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya.
2. Menurut Zulkiffi A. M., data adalah keterangn atau bukti mengenai suatu
kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri-sendiri, belum
diorganisasikan, dan belum diolah.
3. Menurut Nuzulla Agustina, data adalah keterangan mengenai sesuatu hal
yang sudah sering terjadi dan berupa himpunan fakta, angka, grafik, tabel,
gambar, lambang, kata, huruf-huruf yang menyatakan sesuatu pemikiran,
4. Menurut Slamet Riyadi, data adalah kumpulan informasi yang diperoleh
dari hasil suatu pengamatan. Data dapat berupa angka atau lambang.
5. Menurut Kuswadi dan E. Mutiara, data adalah kumpulan informasi yang
diperoleh dari suatu pengamatan, dapat berupa angka, lambang atau sifat
6. Menurut Lia Kuswayatno, data adalah kumpulan kejadian/peristiwa yang
terjadi di dunia nyata. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf,
simbol-simbol khusus, atau gabungan dari semuanya.
7. Menurut Anhar, data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan
sebagai bahan dasar sutu informasi.
8. Menurut Haer Talib, data adalah sekumpulan fakta dan sebuah fakta adalah
kenyataan atau kejadian.
9. Menurut H. J. Sriyanto, data adalah suatu keterangan atau informasi tentang
objek penelitian.
Berdasarkan pendapat para ahli seperti yang tersebut diatas maka dapat
disimpulkan bahwa data merupakan suatu fakta-fakta tertentu yang kemudian
diolah sehingga menghasilkan suatu kesimpulan yang digunakan untuk menarik
suatu keputusan.
2.6 Pengertian Database
Database (basis data) berasal dari kata basis yang artinya markas atau tempat
manusia, konsep, dan peristiwa. Ada beberapa pengertian database menurut
pendapat para ahli, antara lain:
1. Menurut Inmon, database adalah sekumpulan data yang saling berhubungan
dan disimpan berdasarkan suatu skema.
2. Menurut Connolly dan Begg, database adalah kumpulan berbagai data
logika terkait dan deskripsi, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan
informasi organisasi.
3. Menurut O’Brien, database adalah kumpulan elemen data yang terintegrasi
yang berhubungan secara logikal.
Berdasarkan teori para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa, database
adalah kumpulan data yang berhubungan secara logikal dan disimpan berdasarkan
suatu skema untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh organisasi.
Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan, diorganisasikan
dengan baik agar tidak terjadi redudansi (pengulangan) dan inkonsistensi serta
nantinya dapat dimanfaatkan kembali, dan disimpan dalam media elektronis.
Untuk mengelola database digunakan DBMS (Database Management
System) yang merupakan perangkat lunak untuk melakukan manajemen basis data
dan berinteraksi dengan aplikasi pengguna. Dalam aplikasi, DBMS merupakan
back end (database yang mendukung aplikasi). Contoh DBMS adalah Oracle, MS
Dari beberapa model database yang ada (hierarki, jaringan, relasional, dan
berorientasi objek) yang sekarang menjadi standar industri adalah model relasional.
Pada model relasional, database dipecah ke dalam tabel-tabel yang satu dengan
lainnya saling berhubungan. Tiap tabel terdiri dari baris data yang disebut tuple atau
record yang berisi satu unit data dan kolom yang disebut attribute atau field yang
berisi kumpulan data yang sejenis. Pada perpotongan baris dengan kolom terdapat
item data yang merupakan satuan data terkecil.
Untuk membuat relasi antar tabel, pada tiap tabel dipilih field yang dijadikan
key/kunci. Ada dua tipe kunci yaitu:
1. Primary key berupa nilai dari sebuah kolom yang unik untuk tiap record
dalam relasi.
2. Foreign key berupa nilai dari sebuah kolom yang mengacu pada primary
key dari tabel lainnya.
2.7 Pengertian Database Management System (DBMS)
Ada beberapa pengertian database management system menurut beberapa ahli
yaitu:
1. Menurut Connolly dan Begg, database management system adalah suatu
sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk
2. Menurut Turban, database management system adalah program software
atau kumpulan program yang menyediakan akses ke database.
Berdasarkan teori para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa, database
management system adalah suatu program software yang menyediakan akses ke
database dan memungkinkan user untuk mendefinisikan, membuat, memelihara,
dan mengontrol akses ke database tersebut.
2.8 Bagan Alir (Flowchart)
Flowchart adalah adalah suatu bagan dengan simbol-simbol tertentu yang
menggambarkan urutan proses secara mendetail dan hubungan antara suatu proses
(instruksi) dengan proses lainnya dalam suatu program. Berikut ini adalah beberapa
simbol yang digunakan dalam menggambar suatu flowchart:
Tabel 2.1 Simbol Flowchart
No. Simbol Nama Uraian
1. Terminal Permulaan/akhir program
2. Proses Proses pengolahan data
3. Operasi Manual Operasi manual
4. Input Manual Input manual
5. Input/Output Proses input/output data
7. Predefined
Process
Menyatakan sekumpulan langkah
proses yang ditulis sebagai prosedur
8. Document Data yang berbentuk informasi
9. Off Line
Connector
Penghubung bagian flowchart yang
berada pada halaman yang berbeda
10. On page
connector
Penghubung flowchart yang berada
pada satu halaman
11. Flow Line Arah aliran program
2.9 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi
untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat
membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD
merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses kerja suatu
sistem.
Di dalam DFD terdapat tiga level tingkatan diagaram yaitu:
1. Diagram konteks: menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat
mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan
tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua
entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut
aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak
2. Diagram nol (diagram level 1): merupakan satu lingkaran besar yang
mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya.
Merupakan pemecahan dari diagram konteks ke diagram nol. di dalam
diagram ini memuat penyimpanan data.
3. Diagram rinci: merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada
dalam diagram nol.
Data flow diagram memiliki empat komponen, yaitu:
Tabel 2.2 Komponen Data Flow Diagram
No. Simbol Nama Uraian
1. External Entity Menggambarkan asal atau
tujuan data
2. Process Proses pengolahan atau
transformasi data
3. Data Flow Menggambarkan data flow
yang sudah disimpan atau
diarsipkan
4. Data Store Menerangkan perpindahan
data yang sedang berjalan
2.10 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan
dalam sistem secara abstrak. ERD juga merupakan model jaringan yang
menekankan pada struktur dan relationship data. Tujuan ERD untuk menunjukkan
obyek data (Entity) dan relationship yang ada pada obyek tersebut.
1. Tentukan entity yang diperlukan.
2. Tentukan hubungan antara entity.
3. Tentukan cardinality ratio.
4. Tentukan atribut yang diperlukan dari setiap entity.
5. Tentukan kunci diantara atribut.
Komponen utama entity relationship diagram yaitu:
Tabel 2.3 Komponen Entity Relationship Diagram
No. Simbol Nama Uraian
1. Entitas Entitas adalah suatu kumpulan objek
atau sesuatu yang dapat dibedakan atau
diidentifikasikan secara unik.
2. Relasi Relasi merupakan hubungan yang
terjadi antar instansi dari satu atau lebih
tipe entitas.
3. Atribut Atribut merupakan sifat atau
karakteristik suatu entitas yang
menyediakan penjelasan detail tentang
entitas tersebut.
Hubungan antara entitas melalui relationship dikenal dengan istilah
cardinality ratio constraint/kardinalitas relasi yang menunjukkan jumlah
maksimum entitas yang berinteraksi dengan entitas pada himpunan lain.
Kardinalitas relasi dapat berupa:
1. One To One Relationship
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding satu
2. One To Many Relationship
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding banyak,
untuk banyak diwakili dengan huruf M dan untuk satu diwakili angka 1.
3. Many To Many Relationship
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah banyak berbanding
banyak, untuk menunjukkan relasi keduanya dengan diwakili angka M.
2.11 Pengenalan Microsoft Visual Basic 2008
Microsoft Visual Basic atau dikenal dengan VB, merupakan salah satu perangkat
lunak (software) yang digunakan untuk pengembangan perangkat lunak (software
development), dimana dengannya kita dapat membuat aplikasi aplikasi sederhana
bahkan profesional. Versi yang penulis gunakan adalah Visual Basic 9.0 atau
disebut juga Visual Basic 2008. Visual Basic 2008 adalah salah satu program
berorientasi objek, selain itu ada pula program Java dan C++ yang juga berbasis
Gambar 2.1 Tampilan Awal Microsoft Visual Basic 2008
2.11.1 Komponen Pada Microsoft Visual Basic 2008
Beberapa komponen yang terdapat Microsoft Visual Basic 2008 antara lain:
1. Title Bar
Title bar merupakan batang judul dari program visual basic yang terletak
pada bagian paling atas dari jendela program yang berfungsi untuk
menampilkan judul atau nama jendela.
Gambar 2.3 Title Bar Microsoft Visual Basic 2008
2. Menu Bar
Merupakan batang menu yang terletak di bawah title bar yang berfungsi
untuk menampilkan pilihan menu atau perintah untuk mengoperasikan
program visual basic.
Gambar 2.4 Menu Bar Microsoft Visual Basic 2008
3. Toolbar
Merupakan sebuah batang yang berisi kumpulan tombol yang terletak
dibagian bawah menu bar yang dapat digunakan untuk menjalankan suatu
perintah.
4. Toolbox
Merupakan kotak perangkat kumpulan tombol objek atau kontrol untuk
mengatur desain dari aplikasi yang akan dibuat.
Gambar 2.6 Toolbox Microsoft Visual Basic 2008
5. Project
Merupakan suatu kumpulan module atau merupakan program aplikasi itu
sendiri.
Gambar 2.7 Project Microsoft Visua Basic 2008
6. Properties Window
Merupakan sebuah jendela yang digunakan untuk menampung nama
Gambar 2.8 Properties Microsoft Visual Basic 2008
7. Form Layout Window
Merupakan sebuah jendela yang digunakan untuk mengatur posisi pada
form pada saat program dijalankan.
8. Code Window
Merupakan sebuah jendela yang digunakan untuk menuliskan kode program
dari kontrol yang di pasang pada jendela form dengan cara memilih kontrol
tersebut pada kotak objek.
9. Event
Merupakan suatu kejadian yang akan diterima oleh suatu objek. Event yang
diterima oleh suatu objek berfungsi untuk menjalankan kode program yang
ada di dalam objek tersebut.
10.Method
Merupakan suatu kumpulan perintah yang memiliki kegunaan yang hampir
sama dengan suatu fungsi atau prosedur, tetapi perintah-perintah tersebut
sudah disediakan dalam suatu objek.
11.Form Window
Merupakan jendela dari sebuah program aplikasi yang dapat mendesain
sebuah program aplikasi dengan menempatkan kontrol-kontrol yang ada di
bagian toolbox pada area form.
Gambar 2.10 Form Window Microsoft Visual Basic 2008
2.12 Crystal Report
Crystal Report adalah program pihak ketiga untuk membuat laporan dari Business
Object Inc. crystal Report untuk Visual Studio 2008 datang dengan versi embedded
(ditanam) Berupa aplikasi Crystal Report Designer yang berbentuk GUI/berbasis
dapat digunakan untuk mendesain laporan dengan memilih sumber data laporan,
memilih dan mengelompokkan record data yang ingin ditampilkan, serta untuk
membuat format objek dan layout laporan.
Gambar 2.11 Tampilan Halaman Utama Crystal Report 8.5
2.13Microsoft Access
Microsoft Access atau Microsoft Office Access adalah sebuah program aplikasi
basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan
perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa
aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel,
dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft
Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format
Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine Microsoft SQL Server, Oracle
Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para
pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan
perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang
mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi
yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman
berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu
pemrograman berorientasi objek.
BAB 3
DESKRIPSI INSTANSI
3.1 Sejarah Badan Kepegawaian Negara
Sejarah berdirinya BKN diawali dengan nama Kantor Urusan Pegawai (KUP) yang
dibentuk dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 1948 tanggal 30 Mei 1948,
berkedudukan di ibukota pemerintahan Yogyakarta dan dipimpin oleh seorang
kepala yang bernama Raden Pandji Soeroso. Pada tahun yang sama pemerintah juga
menetapkan pembentukan perwakilan KUP untuk wilayah Indonesia bagian timur
yang berkedudukan di Makassar. Dalam perkembangan selanjutnya KUP inilah
yang menjadi cikal bakal Badan Kepegawaian Negara (BKN) sehingga tanggal 30
Mei 1948 ditetapkan sebagai tanggal lahirnya BKN.
Sesuai dengan Keputusan Gubernur Jenderal Hindia Belanda Nomor 13
tanggal 9 Juni 1948 dibentuklah Dienst Voor Algemene Personele Zaken (DAPZ)
atau yang lebih dikenal dengan DUUP (Djawatan Umum Urusan Pegawai) yang
dikepalai oleh Mr. J. W. Van Hoogstraken yang berkedudukan di Jakarta. Pada
tanggal 15 Agustus 1950, pemerintah memandang perlu untuk memusatkan urusan
kepegawaian di Jakarta. Untuk maksud tersebut ditetapkanlah Peraturan
Dengan peraturan pemerintah tersebut, KUP di Yogyakarta dan DUUP di
Jakarta digabung menjadi satu. Meskipun KUP berkedudukan di Jakarta, dalam
pelaksanaan tugasnya masih ada unit kerja yang berkedudukan di daerah yaitu
bagian Tata Usaha Kepegawaian (Biro TUK) di Yogyakarta dan bagian Pensiun
dan Tunjangan (Biro P&T) di Bandung.
Dalam perkembangannya, pemerintah melalui Peraturan Pemerintah
Nomor 32 Tahun 1972, mengubah fungsi KUP yang awalnya hanya menangani
hal-hal yang lebih bersifat administratif, ditingkatkan fungsinya menjadi institusi yang
melakukan pembinaan kepegawaian dengannama Badan Administrasi
Kepegawaian Negara (BAKN). Seiring dengan berbagai perubahan dalam upaya
peningkatan efisiensi dan efektivitas manajemen sumber daya manusia, maka ruang
lingkup BAKN semakin diperkuat dengan lahirnya Undang-Undang Nomor 8
Tahun 1974.
Sejalan dengan hal tersebut, untuk lebih meningkatkan pelayanan PNS di
daerah, BAKN membentuk Kantor Wilayah (Kanwil), yang sampai tahun 1997
telah dibentuk 6 (enam) Kantor Wilayah BAKN dan salah satunya adalah Kantor
Wilayah VI BAKN Medan. Keputusan tentang Kantor Wilayah BAKN, diatur
dalam Keputusan Kepala BAKN Nomor 57 Tahun 1997.
Sejalan dengan dikeluarkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999
tentang Pemerintah Daerah dan untuk mendorong desentralisasi urusan
kepegawaian kepala daerah, maka dikeluarkanlah Undang-Undang Nomor 43
Pokok-Pokok Kepegawaian. Atas dasar perubahan tersebut, nomenklatur Badan
Administrasi kepegawaian Negara (BAKN) diubah menjadi Badan Kepegawaian
Negara (BKN) yang ditetapkan dengan Keputusan Presiden Nomor 95 Tahun 1999
dengan tugas pokok adalah membantu Presiden dalam penyelenggaraan
Kepegawaian Negara.
Dalam rangka terciptanya sumber daya manusia (SDM) Aparatur Negara
yang professional dan berkualitas dan bermoral, maka dengan keputusan Kepala
BKN Nomor: 03/KEP/2000, tanggal 18 Januari 2000, nomenklatur Kantor Wilayah
BAKN juga dirubah menjadi Kantor Regional BKN di seluruh Indonesia.
Kantor Regional (Kanreg) Badan Kepegawaian Negara sampai dengan saat
ini telah terbentuk 12 (dua belas) Kantor Regional BKN yang ada di daerah di
seluruh wilayah Indonesia, hal ini dilandasi dengan pemikiran supaya pelayanan
kepegawaian yang diberikan oleh BKN maupun Kantor Regional BKN semakin
dekat dengan yang dilayani, sehingga akan menuju pelayanan yang mengandung
prinsip efisien dan efektif.
3.2 Sejarah Singkat Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan
Kantor Regional VI BKN Medan diresmikan pada tanggal 18 Februari Tahun 1998
oleh Kepala BKN Bapak Drs. Soenarko, MM. Pada tahun 1998 sampai dengan
tahun 2005 Kanreg VI BKN Medan dipimpin oleh ra Poppi Soeparmi, kemudian
pada tahun 2005 sampai tanggal 15 Juni 2011, Bapak I Nyoman Arsa SH, M.Si
Gedung Martabe Komplek Gubernur Sumatera Utara menggantikan Bapak Dr. Edy
Wahyono.
Sejak berdiri sampai dengan tahun 2000 Kanreg VI BKN Medan memiliki
wilayah kerja 4 provinsi yaitu: 1. Nanggroe Aceh Darussalam (NAD), 2. Provinsi
Sumatera Utara (Sumut), 3. Provinsi Sumatera Barat (Sumbar) dan 4. Provinsi Riau.
Kemudian pada tahun 2006 dibentuk Kantor Regional XII Pekanbarau, sehingga
wilayah kerja Kantor Regional VI BKN Medan tinggal 2 provinsi yaitu: 1. Provinsi
Nanggroe Aceh Darussalam dan 2. Provinsi Sumatera Utara.
Secara khusus pada tahun 2006, BKN memberi tugas dan tanggung jawab
serta kewenangan yang lebih besar kepada seluruh Kantor Regional BKN yang ada
di daerah, khususnya dalam kegiatan Penyelesaian Penetapan NIP CPNS Daerah,
dimana sebelumnya Penetapan NIP CPNS adalah tersentralisasi dan dilaksanakan
di BKN Jakarta, hal ini menunjukkan suatu komitmen dan kesungguhan BKN
dalam memberikan pelayanan yang semakin cepat kepada seluruh instansi di daerah
sesuai dengan wilayah kerja masing-masing Kantor Regional.
3.3 Visi dan Misi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara
Adapun visi dan misi dari Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan
3.3.1 Visi
Sesuai manajemen pengelolaan kepegawian, tugas pokok dan fungsi Kantor
Regional VI Badan Kepegawaian Negara (Kanreg VI BKN) Medan serta melihat
latar belakang dan mencermati fenomena-fenomena tuntutan zaman yang ada,
maka ditetapkan Visi Kanreg VI BKN Medan adalah:
“Menjadi Pembina dan Penyelenggara Manajemen Kepegawaian yang
Profesional dan Bermartabat Tahun 2025”.
3.3.2 Misi
Terwujudnya visi Badan Kepegawaian Negara (BKN) merupakan tantangan yang
harus dihadapi oleh segenap pegawai Badan Kepegawaian Negara, baik yang
bertugas di seluruh Kantor Regional maupun Kantor Pusat. Sebagai langkah nyata
dari visi tersebut, ditetapkan misi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara
Medan yaitu:
1. Merumuskan kebijakan pembinaan PNS dan menyusun peraturan
perundang-undangan kepegawaian.
2. Menyelenggarakan pelayanan prima bidang kepegawaian.
3. Mengembangkan sistem informasi manajemen kepegawaian negara.
4. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian kepegawaian.
5. Menyelenggarakan manajemen internal BKN.
6. Mengembangkan sistem manajemen sumber daya manusia pegawai negeri
Misi tersebut disusun dengan mempertimbangkan kebutuhan dan tuntutan
masyarakatnya yang menginginkan adanya akuntabilitas penyelenggaraan
pemerintah yang bersih melalui manajemen pengelolaan kepegawaian yang baik.
Aspek akuntabilitas merupakan upaya meningkatkan kinerja dalam rangka
memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat PNS di wilayah
Sumatera Utara.
3.4 Logo dan Makna Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara
Kantor Regional VI Badan Kepegawian Negara (Kanreg VI BKN) Medan adalah
kantor milik pemerintah dan dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya Kantor
Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan memakai logo lambang Negara
RI yaitu Garuda Pancasila.
3.4.1 Logo
3.4.2 Makna Logo
Adapun makna logo dari burung garuda adalah sebagai berikut:
a. Garuda pancasila sendiri adalah burung garuda yang sudah dikenal melalui
mitologi kuno dalam sejarah bangsa Indonesia, yaitu kendaraan wishnu
yang menyerupai burung elang rajawali. Garuda digunakan sebagai
lambang negara untuk menggambarkan bahwa Indonesia adalah bangsa
yang besar dan negara yang kuat.
b. Warna keemasan pada burung garuda melambangkan keagungan dan
kejayaan.
c. Garuda memiliki paruh, sayap, ekor dan cakar yang melambangkan
kekuatan dan tenaga pembangunan.
d. Bulu yang terdapat pada leher yang berjumlah 45 mengartikan tahun
kemerdekaan Negara Indonesia.
e. Sayapnya yang berjumlah 17 mengartikan tanggal kemerdekaan Negara
Indonesia.
f. Ekornya yang berjumlah 8 mengartikan bulan kemerdekaan Negara
Indonesia.
g. Tulisan Bhinneka Tunggal Ika mengartikan berbeda-beda tapi satu jua.
h. Gambar yang terdapat pada dada burung garuda adalah lambang negara
yaitu Pancasila.
3.5 Struktur Organisasi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Kantor Regional VI Bada Kepegawaian Negara
Kantor Regional VI BKN Medan terdiri dari:
a. I Nyoman Arsa, SH, M.Si sebagai Kepala Kanreg VI BKN Medan.
b. Dra. Ida Widayani sebagai Kepala Bagian Umum.
c. Ojak Murdani, S.Sos sebagai Kepala Bidang Mutasi
d. Agus Praptana, S.Sos sebagai Kepala Bidang Status Kepegawaian dan
Pensiun.
f. Drs. Subekti Agus Irianto sebagai Kepala Bidang Bimbingan Teknis
Kepegawaian.
Susunan organisasi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara (BKN)
Medan adalah sebagai berikut:
3.5.1 Kepala
Kepala mempunyai tugas membantu BKN di bidang pembinaan kepegawaian,
memimpin kegiatan Kantor Regional BKN, melaksanakan koordinasi dan kerja
sama di bidang kepegawaian dengan daerah otonom dan instansi vertikal yang
berada di wilayah kerjanya, serta memberikan laporan secara berkala dan
sewaktu-waktu kepada Kepala BKN. Kepala Kanreg VI BKN Medan mempunyai fungsi:
1. Membantu Kepala BKN Pusat dalam menyelenggarakan administrasi dan
manajemen kepegawaian PNS Pusat dan Daerah di wilayah kerjanya.
2. Melaksanakan koordinasi dan kerja sama di bidang kepegawaian dengan
pemerintah daerah, instansi vertikal, dan instansi pusat yang berada di
daerah dalam wilayah kerjanya.
3. Memberikan laporan secara berkala dan sewaktu-waktu kepada Kepala
3.5.2 Bagian Umum
Bagian umum mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administrasi
bagi satuan organisasi Kanreg VI BKN. Untuk melaksanakan tugasnya, bagian
umum menyelenggarakan fungsi yaitu:
1. Penyusunan dan rencana program pengelolaan administrasi keuangan.
2. Pengelolaan administrasi kepegawaian.
3. Pengelolaan tata usaha kantor, dokumentasi dan kehumasan serta
perlengkapan dan rumah tangga.
Bagian Umum terdiri dari beberapa bagian yaitu:
1. Sub bagian Perencanaan dan Keuangan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan dan penyusunan rencana, program
dan anggaran pengolahan administrasi keuangan dan pembayaran serta
pembukuan dan verifikasi.
2. Sub bagian Kepegawaian
Mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha kepegawaian, administrasi
mutasi dan pengembangan kepegawaian serta kesejahteraan pegawai.
3. Sub bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga
Mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, kearsipan, ekspedisi,
penggandaan, dokumentasi, kehumasan, penyusunan laporan, serta urusan
3.5.3 Bagian Mutasi
Bagian mutasi mempunyai tugas melaksanakan pemberian pertimbangan teknis
mutasi kepegawaian kepada pejabat pembina kepegawaian daerah dari pejabat
instansi pusat yang berwenang di daerah, dan menetapkan kenaikan pangkat
anumerta pengabdian di wilayah kerjanya. Untuk melaksanakan tugasnya, bagian
mutasi menyelenggarakan fungsi yaitu:
1. Penyiapan pertimbangan teknis kepada pejabat Pembina kepegawaian
daerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil Daerah dari
juru muda tingkat I golongan ruang I.b sampai dengan Pembina utama
golongan ruang IV.e.
2. Pemberian pertimbangan teknis kepada pejabat instansi di pusat yang
berwenang di daerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negeri
Sipil Pusat dari juru muda tingkat I golongan I.b sampai dengan Pembina
tingkat I golongan ruang IV.b.
3. Penetapan kenaikan pangkat anumerta dan pengabdian Pegawai Negeri
Sipil.
4. Pemberian pertimbangan teknis peninjauan masa kerja.
Bidang mutasi terdiri dari:
1. Seksi Administrasi Mutasi
Seksi Administrasi Mutasi mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha
dan administrasi mutasi.
Seksi Mutasi I, II, III mempunyai tugas melakukan penelitian persyaratan
dan penyiapan bahan pertimbangan mutasi bagi Pegawai Negeri Sipil
Daerah untuk menjadi juru muda tingkat I golongan I.b sampai dengan
Pembina Utama golongan ruang IV.e dan bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat
untuk menjadi juru muda I golongan ruang I.b sampai dengan Pembina
Utama tingkat I golongan IV.b serta penyiapan bahan penetapan kenaikan
pangkat anumerta dan pengabdian bagi Pegawai Negeri Sipil dalam
penyiapan pertimbangan teknis peninjau masa kerja Pegawai Negeri Sipil
Pusat dan Daerah.
Pangkat adalah menunjukkan kedudukan seseorang pegawai negeri dalam
susunan rangkaian kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian. Oleh
karena itu, Pegawai Negeri Sipil mempunyai 17 pangkat dan 4 golongan gaji yaaitu
golongsn I, II, III, masing-masing mempunyai ruang gaji dan golongan IV
mempunyai lima ruang gaji. Sedangkan arti dari kepangkatan adalah penghargaan
atas Pegawai Negeri Sipil yang bersanngkutan terhadap Negara. Untuk penilaian
pengabdian PNS dilihat dari DP3 (Daftar Penilaian Perorangan Pegawai). Dimana
unsur-unsur DP3 adalah:
1. Kesetiaan
2. Prestasi Kerja
3. Tanggung Jawab
4. Ketaatan
5. Kejujuran
6. Kerjasama
8. Kepemimpinan
9. Kecakapan
3.5.4 Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun
Bidang ini mempunyai tugas melakukan penyiapan penetapan nomor identitas
Pegawai Negeri Sipil (PNS), Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Istri/Suami
(Karis/Karsu), pemberhentian dan pemberian pensiun bagi Pegawai Negeri Sipil
dan Janda/Dudanya dan penyiapan pertimbangan teknis bagi PNS daerah yang telah
mencapai batas usia pensiun, serta penyiapan pertimbangan status kepegawaian.
Untuk melaksanakan tugasnya, bidang ini menyelenggarakan fungsi yaitu:
1. Penyiapan penetapan Nomor Identitas Pegawai (NIP) daerah kerjanya.
2. Penyiapan penetapan Karpeg dan Karis/karsu PNS.
3. Penyiapan pertimbangan teknis pengangkatan menjadi PNS bagi calon PNS
Pusat maupun Daerah yang menjalani masa percobaan lebih dari dua tahun.
4. Penyiapan penetapan pemberhentian dan pemberian pensiun PNS Pusat
yang berpangkat Pembina Utama golongan ruang IV.b ke bawah yang
mencapai batas usia pensiun janda/duda.
5. Penyiapan pertimbangan teknis pemberhentian dan pemberian pensiun bagi
PNS Daerah yang berpangkat Pembina Utama golongan ruang IV.e ke
bawah yang mencapai batas usia pensiun dan pensiun janda/duda.
6. Penyiapan pemberian pertimbangan masalah kedudukan dan status hokum
kepegawaian.
7. Penyiapan pertimbangan pernyataan meninggal dunia dan uang duka cita
8. Penyiapan persetujuan pemberian cuti di luar tanggungan Negara.
Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun:
1. Seksi Administrasi Kepegawaian dan Pensiun
Mempunyai tuags melaksanakan urusan tata usaha, administrasi
kepegawaian dan pensiun.
2. Seksi Status Kepegawaian
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penetapan nomor identitas
pegawai bagi calon PNS Daerah, melakukan pertimbangan teknis
pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil bagi calon PNS Daerah yang
menjalani masa percobaan dua tahun, mempertimbangkan teknis bagi PNS
Daeerah yang meninggal atau cacat karena dinas, penetapan KARPEG dan
KARIS/KARSU PNS dan cuti di luar tanggungan Negara dan uang duka
meninggal.
3. Seksi Pensiun I dan II
Mempunyai tugas melakukan penelitian dan penyiapan bahan penetapan
pemberhentian dan pemberian pensiun PNS Pusat dan Daerah yang
mencapai batas usia pensiun serta pensiun janda/duda serta mengolah tata
naskah pensiun. Pensiun artinya merupakan jaminan hari tua sebagai balas
3.5.5 Bidang Informasi Kepegawaian
Bidang informasi kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan system informasi
kepegawaian Pegawai Negeri Sipil pusat dan daerah serta memfasilitasi
pengembangan system informasi kepegawaian pada instansi daerah di wilayah
kerjanya. Untuk melaksanakan tugasnya, bidang informasi kepegawaian
menyelenggarakan fungsi yaitu:
1. Penyiapan data masukan hasil mutasi kepagawaian.
2. Pelaksanaan penyuntingan data kepegawaian.
3. Pelaksanaan pengolahan data kepegawaian.
4. Penyelenggaraan sistem kepegawaian dan pertukaran informasi.
5. Pelaksanaan pengembangan sistem informasi kepagawaian.
Bidang Informasi kepagawaian terdiri dari:
1. Seksi Penyiapan dan Pengolahan Data Kepegawaian I
Mempunyai tugas melaksanakan urusan pengagendaan, penyuntingan,
penyajian, perekaman, pengelompokan, penyimpanan dan pemeliharaan.
2. Seksi Penyiapan dan Pengolahan Data Kepegawaian II
Mempunyai tugas melakukan urusan surat/dokumen kepegawaian serta
penyiapan penyusunan laporan perangkaan seuai beban tugasnya.
3. Seksi Pengolahan Data Kepegawaian
Mempunyai tugas melakukan pengolahan data kepegawaian PNS Pusat dan
Daerah, koordinasi dalam penyelenggaraan aplikasi informasi
kepegawaian, pemeliharaan basis data kepegawaian serta penyimpanan data
4. Seksi Penyajian dan Pertukaran Informasi
Mempunyai tugas melakukan pengelolaan jaringan komunikasi data,
rekonsiliasi data dan system informasi kepagawaian serta penyajian dan
pertukaran informasi kepegawaian.
3.5.6 Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian
Bidang ini mempunyai tugas melaksanakan bimbingan teknis kepagawaian dan
diklat kepegawaian, melakukan pengawasan kompetensi jabatan dan pengendalian
pemanfaatan lulusan diklat PNS Pusat dan Daerah. Untuk melaksanakan tugasnya,
bidang bimbingan teknis kepagawaian menyelenggarakan fungsi yaitu:
1. Pemberian bimbingan dan petunjuk teknis kepegawaian.
2. Perencanaan kebutuhan diklat kepegawaian.
3. Penyiapan penyelenggaraan diklat kepegawaian.
4. Penyiapan kerjasama, pengawasan dan pengendalian pemanfaatan diklat.
Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian terdiri dari:
1. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian I
Mempunyai tugas melaksanakan bimbingan dan petunjuk teknis
kepegawaian, pengawas standar kompetensi jabatan dan koordinasi dengan
aparat pengawasan fungsional bidang kepegawaian di wilayah kerjanya,
serta melakukan pengawasan dan pengendalian kinerja dan disiplin PNS di
2. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian II
Mempunyai tugas melaksanakan bimbingan dan petunjuk teknis dan
kepegawaian, pengawasan standar kompetensi jabatan dan petunjuk teknis
dan kepegawaian, pengawasan standar kompetensi jabatan dan koordinasi
dengan aparat pengawasan fungsional bidang kepegawaian di wilayah
kerjanya.
3. Seksi Pengembangan Kepegawaian
Mempunyai tugas merencanakan kebutuhan diklat, pengawasan dan
pengendalian pemanfaatan diklat instansi di wilayah kerjanya.
3.6 Fungsi dan Tugas Pokok Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara
Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya ini disebut
Kanreg VI BKN adalah instansi Badan Kepegawaian Negara di daerah yang berada
di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala BKN Pusat. Kantor
Wilayah BKN dipimpin oleh seorang kepala. Kantor Regional BKN mempunyai
tugas melaksanakan sebagian tugas pokok dan fungsi BKN di wilayah kerjanya
berdasarkan kebijaksanaannya Kepala BKN dan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
3.6.1 Fungsi
Adapun fungsi dari Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara adalah sebagai
1. Koordinasi, bimbingan, pemberian petunjuk teknis, dan pengendalian
terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang
kepegawaian yang ditentukan oleh Kepala BKN.
2. Penyelenggaraan dan pemeliharaan jaringan informasi data kepegawaian
Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah di wilayah Kerjanya.
3. Pemberian pertimbangan atau penetapan mutasi kepegawaian bagi Pegawai
Negeri Sipil Pusat dan Daerah di wilayah kerjanya
4. Penetapan pensiun Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Penetapan Status
kepegawaian di wilayah kerjanya.
5. Penetapan pensiun Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Penetapan Status
kepegawaian di wilayah kerjanya.
6. Penetapan pemindahan Pegawai Negeri Sipil antar daerah Propinsi atau
antar daerah Kab/Kota dan daerah Kab/Kota lain Propinsi.
7. Tugas-tugas lain yang ditetapkan oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara.
3.6.2 Tugas Pokok
Membantu Kepala Badan Kepegawaian Negara di wilayah kerjanya meliputi
Propinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, yang kewenangannya masih
melekat pada pemerintah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
BAB 4
PERANCANGAN SISTEM
4.1 Metode Perancangan Sistem
Perancangan sebuah sistem informasi sangat dibutuhkan oleh lembaga ataupun
instansi manapun, sebab dengan adanya sebuah sistem informasi akan dapat
mempermudah sebuah instansi dalam menjalankan kegiatan operasional, seperti
halnya pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara yang membutuhkan
suatu rancangan sistem informasi yang handal dalam pengelolaan data para
pegawai.
Perancangan sistem dapat didefenisikan sebagai penggambaran, perencanaan
dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen dari sistem yang
terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan terkoordinasi. Perancangan sistem
menentukan bagaimana suatu sistem akan dibentuk.
Perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama yaitu untuk memenuhi
kebutuhan kapada para pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas
Untuk mencapai tujuan ini, haruslah dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai
berikut:
1. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama instansi pemerintah.
2. Perancangan sistem harus dapat mempermudah pekerjaan pegawai agar dapat
meningkatkan kinerja para pegawai.
4.1.1 Rancangan Proses
Pada bagian perancangan proses ini berisi gambar rancangan proses yang
dimodelkan dengan DFD (Data Flow Diagram). Penggambaran DFD dimulai
dengan penggambaran diagram konteks lalu DFD level 0 dan DFD level 1.
4.1.1.1Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem
baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan
fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan
disimpan. Data Flow Diagram juga merupakan dokumentasi yang baik. dari suatu
sistem.
1.Diagram Konteks
0
Sistem Informasi Data Pegawai
Pegawai Bagian
Kepegawaian
Kepala Kantor Berkas Data Pegawai Laporan Data Pegawai
Data Pegawai Informasi Data Pegawai
Laporan Data Pegawai Laporan Data Jabatan Laporan Data Golongan Laporan Data Keluarga Laporan Data Pendidikan
Gambar 4.1 Tampilan Diagram Konteks
Diagram konteks diatas menggambarkan alur dari sistem informasi data
pegawai, dimana sistem informasi data pegawai terdiri dari beberapa entitas yaitu:
1. Entitas pegawai, entitas pegawai merupakan entitas yang menghasilkan data
pegawai dan akan digunakan sistem pada proses pembuatan laporan.
2. Entitas bagian kepegawaian, entitas ini menerima data dari entitas pegawai
melalui proses sistem dan menghasilkan data pegawai yang akan disampaikan
kepada kepala kantor.
3. Entitas kepala kantor, entitas ini merupakan entitas yang menerima data dari
4.1.2 Rancangan Masukan (Input)
Perancangan masukan (input) dibuat agar apa yang telah dirancang dalam sistem
ini sesuai dengan yang diharapkan. Sehingga akan menghasilkan sistem yang baik
dan benar.
1. Rancangan Menu Utama
Menu Utama
File Edit Report
Gambar 4.2 Rancangan Menu Utama
2. Rancangan Menu File
File
Log In Log Out Keluar
Gambar 4.3 Rancangan Menu File
3. Rancangan Menu Edit
Edit
Data Pegawai Data Jabatan Data Golongan Data Keluarga Data Pendidikan
4.1.3 Rancangan Keluaran (Output)
Perancangan keluaran (output) adalah produk yang dihasilkan oleh sistem yang
dapat dilihat oleh pemakai sistem. Kemudian output yang dihasilkan adalah berupa
media kertas maupun informasi, yaitu:
1. Rancangan Form Laporan Data Pegawai
2.
3.
4.
Gambar 4.5 Form Laporan Data Pegawai
2. Rancangan Form Laporan Data Jabatan
3.
4.
Gambar 4.6 Form Laporan Data Jabatan
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI
Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744
LOGO
NIP Nama Alamat Tempat_Lahir Tanggal_Lahir Jenis_Kelamin Agama Status_Pegawai
Medan,…………..
(………)
NIP Kode_Jabatan Jabatan Jenis_Jabatan Eselon Bagian
Medan,…………..
(………)
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI
Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744
3. Rancangan Form Laporan Data Golongan
3.
4.
Gambar 4.7 Form Laporan Data Golongan
4. Rancangan Form Laporan Data Keluarga
Gambar 4.8 Form Laporan Data Keluarga
NIP Kode_Golongan Ruang_Golongan Pangkat
Medan,…………..
(………)
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI
Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744
LOGO
NIP Nama_Ayah Pekerjaan_Ayah Nama_Ibu Pekerjaan_Ibu Nama_Istri/Suami Pekerjaan_Istri/Suami Jumlah_Anak
Medan,…………..
(………) BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI
Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744
5. Rancangan Form Laporan Data Pendidikan
6.
7.
8.
Gambar 4.9 Form Laporan Data Pendidikan
4.1.4 Rancangan Basis Data
Sistem Informasi Data egawai ini terdiri dari kumpulan data yang tersimpan dalam
sebuah basis data yang didalamnya terdiri dari beberapa tabel dan queri. Adapun
perangkat lunak yang digunakan adalah Microsoft Access 2013, dimana
menggunakan tabel basis data sebagai sumber output dari sistem yang dibuat.
4.1.4.1 Entity Relational Diagram
Entity Relational Diagram adalah gambaran mengenai berelasinya antar entitas
yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan dalam DFD.
4.1.4.2 Desain Tabel
Pada perancangan basis data suatu sistem perlu diperhatikan struktur tabel yang
dibentuk. Karena dengan pembentukan tabel memudahkan proses jalannya sistem.
NIP Tingkat_Pendidikan Nama_Sekolah Gelar_Depan Gelar_Belakang Tahun_Lulus
Medan,…………..
(………) BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI
Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744
Adapun spesifikasi struktur tabel dari perancangan sistem informasi data pegawai
ini adalah:
1.Tabel Pegawai
Tabel 4.1 Tabel Pegawai
No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan
1 NIP Text 18 Primary Key
2 Nama Text 50
3 Alamat Text 50
4 Tempat_Lahir Text 20
5 Tanggal_Lahir Date/Time Long Date
6 Jenis_Kelamin Text 10
7 Agama Text 15
8 Status_Pegawai Text 20
Nama Tabel : tblPegawai
Isi : Data Pegawai
Primary Key : NIP
2.Tabel Jabatan
Tabel 4.2 Tabel Jabatan
No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan
1 NIP Text 18
2 Kode_Jabatan Text 5
3 Jabatan Text 50
4 Jenis_Jabatan Text 15
5 Eselon Text 5
Nama Tabel : tblBagian
Isi : Data Bagian
Primary Key : NIP
3.Tabel Golongan
Tabel 4.3 Tabel Golongan
No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan
1 NIP Text 18
2 Kode_Golongan Text 5
3 Ruang_Golongan Text 5
4 Pangkat Text 25
Nama Tabel : tblGolongan
Isi : Data Golongan
Primary Key : NIP
4.Tabel Keluarga
Tabel 4.4 Tabel Keluarga
No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan
1 NIP Text 18
2 Nama_Ayah Text 30
3 Pekerjaan_Ayah Text 30
4 Nama_Ibu Text 30
5 Pekerjaan_Ibu Text 30
6 Nama_Istri/Suami Text 30
7 Pekerjaan_Istri/Suami Text 30
Isi : Data Keluarga
Primary Key : NIP
5.Tabel Pendidikan
Tabel 4.5 Tabel Pendidikan
No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan
1 NIP Text 18
2 Tingkat_Pendidikan Text 5
3 Nama_Sekolah Text 30
4 Gelar_Depan Text 10
5 Gelar_Belakang Text 10
6 Tahun_Lulus Text 4
Nama Tabel : tblPendidikan
Isi : Data Pendidikan
Primary Key : NIP
4.1.5 Rancangan Sistem 4.1.5.1 Flowchart
Flowchart merupakan alur perintah dari pada program yang akan dibangun. Dengan
adanya flow chart ini akan membntu didalam menganalisa dari pada alur program
yang akan dibangun, dan jika nantinya terdapat kesalahan dapat dengan mudah
untuk melakukan perbaikan perintah atau rumus dengan memperhatikan flowchart
Rancangan sistem dibuat berbentuk flowchart, yang merupakan rincian dari
sistem berdasarkan program Sistem Informasi Data Pegawai yang dirancang. Dari
module dan menu utama serta sub-sub menu, dari pads program yang dirancang
dengan tampilan flowchart sebagai berikut.
1. Flowchart Sub Menu Login
Start
Input Username dan
Password
Halaman Utama
Y
Logout
Y
End Halaman Login
Y
Cek Login
Y
Y
T
T
2. Flowchart Menu Utama
Menu Utama
T
File
T
Edit
T
Report
T
End
Sub Menu File
Sub Menu Edit
Sub Menu Report
Y
Y
Y
A
B
C T
Start
4. Flowchart Menu Report
Seluruh Data Y Tampilkan Seluruh Laporan Data Pegawai
Seluruh Data Y Tampilkan Seluruh Laporan Data Golongan
Seluruh Data Y Tampilkan Seluruh Laporan Data Pendidikan
P Y
5. Flowchart Sub Menu Keluar
C
Akhiri Program
Akhiri Program Y End
P T
4.1.6 Rancangan Interface
Rancangan user interface adalah perancangan menu yang bertujuan untuk
mempermudah pemakaian perangkat lunak sistem informasi data pegawai. Adapun
user interface program yang dirancang adalah:
Menu Utama
Gambar 4.15 Rancangan User Interface
4.1.7 Algoritma Program
Algoritma merupakan urutan langkah-langkah berhingga untuk memecahkan
masalah logika atau matematika. Adapun algoritma yang akan dibahas antara lain
yaitu:
1. Algoritma Menu Utama
Tampilkan Menu File, Edit, Report.
2. Algoritma Menu File
Jika dipilih File, muncul pilihan, yaitu:
1. Log In
