PERANAN SEKRETARIS
BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA
KABUPATEN SIDOARJO
PROYEK AKHIR
Nama
: CICILIA WAHYU RISTANTI
NIM
: 08.39015.0012
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
i
PERANAN SEKRETARIS
BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA
KABUPATEN SIDOARJO
PROYEK AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Ahli Madya Komputer
Oleh:
Nama
: CICILIA WAHYU RISTANTI
NIM
: 08.39015.0012
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
ii
PERANAN SEKRETARIS
BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA
KABUPATEN SIDOARJO
dipersiapkan dan disusun oleh Cicilia Wahyu Ristanti
NIM : 08.39015.0012
Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji pada : Juni 2011
Susunan Dewan Penguji Pembimbing
I. Marya Mujayana, S.S NIDN: 0727038201
__________________________
II. Widji Ambarwati, S.Sos NIK: 19720804 199803 2 007
__________________________
Penguji
I. Titik Lusiani, M.Kom, OCA NIDN: 0714077401
_________________________
II. Ristanti Akseptori, S.S NIDN: 0717028601
__________________________
Proyek Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya
Titik Lusiani, M.Kom, OCA
Kepala Prodi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
viii
ABSTRAK
Sekretaris memegang peranan penting dalam sebuah perusahaan ataupun sebuah instansi pemerintah untuk menangani tugas-tugas yang berhubungan dengan administrative dan juga sebagai citra perusahaan dan laporan Proyek Akhir ini bertujuan untuk mengetahui dan memahami Peranan Sekretaris pada Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo yang meliputi bagaimana menangani surat masuk dan keluar, menangani rapat intern, menerima telepon dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Sidoarjo. Metode yang digunakan adalah observasi, interview dan studi literature selama 3 bulan. Berdasarkan observasi, interview dan studi literature didapatkan bahwa peranan sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga kabupaten Sidoarjo meliputi penanganan surat masuk dan keluar, menyiapkan rapat intern, menerima telepon dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
x
ABSTRAK ...
viii
ABSTRACT
...
ix
DAFTAR ISI ...
x
DAFTAR GAMBAR ...
xiv
DAFTAR TABEL ...
xv
BAB 1
PENDAHULUAN ...
1
1.1 Latar Belakang Masalah ...
1
1.2 Perumusan Masalah ...
2
1.3 Pembatasan Masalah ...
2
1.4 Tujuan ...
2
1.5 Manfaat ...
3
1.6 Sistematika Penulisan ...
3
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...
5
2.1 Gambaran Umum Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Kabupaten Sidoarjo ...
5
2.1.1 Sejarah Dinas Pekerrjaan Umum Bina Marga
Kabupaten Sidoarjo ...
5
2.1.2 Tugas Pokok dan Fungsi ...
6
2.1.3 Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Kabupaten Sidoarjo ...
7
xi
2.1.7
Kegiatan ...
12
2.1.8
Logo Perusahaan ...
13
2.1.9
Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Kabupaten Sidoarjo ...
13
2.1.10 Urutan Struktur Organisasi ...
15
2.2 Gambaran Umum Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo ...
16
2.2.1
Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo ....
17
2.2.2
Tugas dan Tanggung Jawab Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian ...
18
2.2.3
Jadwal Pelaksanaan Proyek Akhir ...
18
2.2.4
Lokasi Pekerjaan Umum Bina Marga Sidoarjo ...
19
BAB III
LANDASAN TEORI ...
20
3.1 Sekretaris...
20
3.1.1
Pengertian Sekretaris ...
20
3.1.2
Macam-macam Tugas Sekretaris ...
22
3.2 Surat ...
25
3.2.1
Fungsi Surat ...
26
3.2.2
Penggolongan Surat ...
27
3.2.3
Penanganan Surat Masuk dan Keluar ...
29
xii
3.4 Perjalanan Dinas ...
36
3.4.1
Macam-macam Perjalanan Dinas ...
37
3.5 Bertelepon ...
39
3.5.1
Pengertian Hubungan Telepon ...
40
3.5.2
Macam Pesawat Telepon dan Hubungan Telepon ...
40
3.5.3
Etiket Bertelepon ...
42
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN ...
45
4.1 Penanganan Surat Masuk ...
45
4.1.1 Arus Penanganan Surat Masuk ...
46
4.1.2 Penggolongan Surat ...
47
4.1.3 Mengklasifikasi Surat Masuk ...
48
4.1.4 Pembukaan Amplop ...
49
4.1.5 Pengagendaan Surat Masuk ...
50
4.1.6 Pendisposisian Surat Masuk ...
52
4.1.7 Pengarsipan Surat Masuk Secara Manual ...
55
4.2 Sistem Penanganan Surat Masuk Sekretaris Bagian Umum
Dan Kepegawaian pada Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Sidoarjo...
59
4.2.1
Arus Penanganan Surat Keluar ...
59
4.2.2
Pembuatan Surat Keluar ...
60
xiii
4.3.1 Memeriksa Ruangan Rapat ...
70
4.3.2
Penutupan Rapat ...
71
4.4 Menangani Surat Perjalanan Dinas ...
74
4.5 Menerima Telepon ...
76
BAB V
PENUTUP ...
78
5.1
Kesimpulan ...
78
5.2
Saran ...
79
DAFTAR PUSTAKA
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan
teknologi selalu menuntut orang-orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk
selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi
sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga sehingga dapat
meningkatkan daya saing dengan tenaga-tenaga sekretaris yang tidak mustahil
akan sangat diseleksi dalam tes masuk ke Instansi Pemerintah untuk dapat
menghandle pekerjaan yang dalam instansi pemerintah ini.
Peranan Sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas
pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo membantu pekerjaan pimpinan.
Yang pada dasarnya tugas sekretaris pada Bagian Umum dan kepegawaian
meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang
sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga
kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan
pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan
tugas kreatif sekretaris meliputi mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada
rekan pimpinan, membuat kliping, dan sebagainya.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang terjadi, maka dapat dirumuskan
Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo”
1.3 Batasan Masalah
Melalui perumusan masalah yang telah dipaparkan di atas, maka perlu
dilakukan pembatasan masalah agar setiap masalah yang dipaparkan dan
diselesaikan. Sehingga batasan masalah pada Tata Usaha Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, yaitu: Membahas peranan sekretaris Bagian
Umum dan Kepegawaian dengan menangani tugas seperti:
a. Menangani surat masuk dan surat keluar
b. Menangani notulen rapat intern
c. Menerima telepon
d. Menangani perjalanan dinas pimpinan
1.4 Tujuan
Berdasarkan pada perumusan masalah diatas maka tujuan yang akan
dicapai dalam laporan ini yaitu:
1. Untuk mengetahui dan memahami secara detail dan sistematis peranan Sekretaris
Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Kabupaten Sidoarjo khususnya:
a. Menerima dan mengagendakan surat masuk dan keluar secara manual dan
elektronik
b. Mengarsip surat masuk dan surat keluar pada divisi Sekretaris
c. Menyiapkan notulen rapat intern
d. Menerima telepon
1.5 Manfaat
Penulisan laporan Proyek Akhir ini diharapkan bermanfaat dalam
memberikan wawasan bagaimana cara mengelolah surat masuk dan keluar,
mempersiapkan rapat intern, menerima telepon dan menangani surat perjalanan
dinas pimpinan pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga kabupaten Sidoarjo,
memberikan kontribusi berupa saran-saran yang membangun.
1.6 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan beberapa hal mengenai latar belakang masalah,
xpenulisan yang sesuai dengan pelaksanaan proyek akhir, yang digunakan dalam
pengumpulan data yang sebenarnya.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Misi Instansi Pemerintah, logo Instansi Pemerintah, lokasi Instansi Pemerintah,
stuktur organisasi, tanggung jawab, tugas dan wewenang, gambaran umum tempat
proyek akhir, jadwal pelaksanaan proyek akhir, serta lokasi dan tempat
pelaksanaan proyek akhir pada divisi Sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian
pada Dinas pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.
BAB III LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan membahas mengenai teori - teori yang berhubungan langsung
dengan hal yang dikerjakan di divisi Sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian
pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo. Teori-teori
penunjang yang digunakan adalah berbagai buku untuk mendukung pelaksanaan
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini akan membahas mengenai hasil dan pembahasan masalah sesuai
data yang sebenarnya pada divisi Sekretaris Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini akan membahas mengenai kesimpulan dan saran keseluruhan
pelaksanaan proyek akhir yang dilaksanakan di divisi Sekretaris Bagian Umum
5
2.1 Gambaran Umum Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo
2.1.1 Sejarah Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo
Untuk mencapai tujuan serta cita-cita dalam berbangsa dan bernegara
bagi setiap pemerintahan diperlukan satu prasyarat yaitu terselenggaranya good
governance. Dalam upaya terselenggaranya hal tersebut d iperlukan
pengembangan dan penerapan sistem pertanggung jawaban yang tepat, jelas dan
legitimate, sehingga penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat
berlangsung secara berdaya guna dan berhasil guna.
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo sebagai salah
satu perangkat daerah dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo
yang sudah beberapa kali dirubah sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia, terakhir dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21
Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo, bertekad
dan berkewajiban untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi yang melekat.
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas program, serta agar mampu
eksis dan unggul dalam persaingan yang semakin ketat dalam lingkungan yang
berubah sangat cepat seperti dewasa ini, maka Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Kabupaten Sidoarjo harus terus menerus melakukan perubahan kearah
Perubahan tersebut harus disusun dalam suatu tahapan yang konsisten
dan berkelanjutan, sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas yang berorientasi
kepada pencapaian hasil dengan menetapkan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran
dengan Program.
2.1.2 Tugas Pokok dan Fungsi
1. Kepala Dinas mempunyai tugas memimpin, melaksanakan koordinasi,
pengawasan, evaluasi dan penyelenggaraan kegiatan bidang Pekerjaan Umum
Bina Marga
2. Sekertariat mempunyai tugas melaksanakan penyusunan perencanaan,
pelaporan, umum, kepegawaian dan keuangan
3. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas:
a. Mengumpulkan dan mengolah data dalam rangka penyusunan dokumen
perencanaan program dan kebijakan teknis
b. Menerima dan mengkoordinasi tindaklanjut pelayanan permohonan
perijinan (front office) dan pengaduan masyarakat di bidang Pekerjaan
Umum Bina Marga
c. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Dinas, serta melaksanakan
tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan bidang
tugasnya.
4. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas:
a. Melaksanakan pelayanan surat menyurat, kearsipan, perpustakaan dan
dokumentasi
b. Melaksanakan pengelolaan barang
d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan
bidang tugasnya.
Penetapan Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo tidak terlepas dari Visi dan Misi Kabupaten Sidoarjo. Mengingat
Kabupaten Sidoarjo merupakan salah satu pintu gerbang perekonomian Jawa
Timur, maka pembangunan sarana transportasi sebagai pendukung jalur distribusi
dan pemasaran maupun sebagai pembuka jalur perdagangan sangat diperlukan
untuk dikembangkan, dan sejalan dengan hal tersebut Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marga Kabupaten Sidoarjo mempunyai Visi, Misi, Strategi dan Kebijakan
sebagai berikut :
a. Mentaati keputusan / ketentuan
b. Mempererat hubungan baik antar sesama karyawan
Sasaran: Peran Instansi Pemerintah dan meningkatkan semangat pegawai (berupa
kedisiplinan dan pembiasaan)
2.1.3 Visi dan Misi Dinas Pekeerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo
1. VISI
Terwujudnya sistem jaringan jalan yang mantap untuk menuju
masyarakat Sidoarjo yang Mandiri, Sejahtera dan Madani.
2. MISI
a. Meningkatkan sistem jaringan jalan yang secara profesional sebagai
pendorong pengembangan wilayah.
c. Meningkatkan sistem kerjasama dengan masyarakat dan swasta dalam
pengembangan jaringan jalan
3. TUJUAN
a. Meningkatkan pengembangan sistem jaringan jalan yang menuju
kawasan strategis dan antar Daerah
b. Meningkatkan sistem jaringan jalan yang menunjang pertumbuhan
ekonomi dan pengembangan wilayah
c. Meningkatkan partisipasi masyarakat dan swasta dalam
mengembangkan jaringan jalan.
4. KEBIJAKAN
a. Peningkatan Perencanaan sistem jaringan jalan baru menuju Kawasan
Industri, Jasa, Perumahan dan Pariwisata serta antar Daerah
b. Peningkatan pengembangan sistem jaringan jalan perkotaan dan jaringan
jalan strategis yang menunjang pertumbuhan ekonomi dan
pengembangan wilayah
c. pengembangan peraturan sistem kerjasama yang partisipatif dalam
pengembangan dan pengelolaan jaringan jalan.
5. SASARAN
a. Terciptanya sistem jaringan jalan yang menuju kawasan strategis antar
daerah
b. Terciptanya sistem jaringan jalan yang menunjang pengembangan
wilayah dan menumbuhkan ekonomi daerah
c. Terciptanya partisipasi masyarakat dan swasta dalam mengembangkan
2.1.4 Arah Kebijakan
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo sebagai unsur
pelaksanan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo di bidang jalan dalam pelaksanaan
tugasnya agar dapat berperan secara maksimal dengan hasil produk yang dapat
dipertanggungjawabkan sangat dipengaruhi kondisi lingkungan organisasi
tersebut, baik lingkungan internal maupun lingkungan eksternal.
1. Lingkungan Internal
Didalam lingkungan internal kelembagaan/organisasi Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo mempunyai faktor – faktor kekuatan dan
faktor – faktor kelemahan dari sistim organisasi yang ada.
1. Faktor – faktor kekuatan ( Strengths ) :
a. Tersedianya sebagian Sumber Daya Manusia yang handal
b. Mempunyai aset berupa Jalan dan Jembatan
c. Tersedianya unit pengendali mutu dan peralatan pelaksanaan
d. Hubungan kerja yang baik dengan Istansi vertikal yang terkait
e. Tersedianya Peraturan, Perundangan dan Standarisasi
2. Faktor – Faktor Kelemahan ( Weaknesses ) :
a. Tidak konsistennya program penanganan
b. Struktur Sumber Daya Manusia yang tidak sesuai dengan kompensif yang
diperlukan
c. Kurangnya sarana dan prasarana operasional
d. Lemahnya pembinaan dan pengawasan
e. Sistim informasi belum memadai
2. Lingkungan Eksternal
Didalam lingkungan Ekternal organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Kabupaten Sidoarjo, maka keberhasilan tidak dapat terlepas dari
lingkungan Eksternal yang terkait langsung dan tidak langsung baik berupa
peluang maupun ancaman.
1. Faktor – faktor Peluang ( Opportunities ).
a. Terbukanya peluang kerjasama dengan Perguruan Tinggi
b. Tersedianya sarana Pendidikan dan Latihan ( Diklat )
c. Adanya dukungan masyarakat dan peran swasta dalam investasi jalan
d. Adanya teknologi penanganan jalan
e. Tersedianya Rekanan
f. Tersedianya Sumber Daya Manusia
2. Faktor – faktor Ancaman ( Threats )
a. Sebagaian rekanan kurang profesional
b. Sulitnya pengadaan tanah
c. Tidak disiplinnya pengguna lalu lintas
d. Sulitnya pemenuhan kebutuhan aspal produk dalam negeri
2.1.5 Program Utama
1. Program Peningkatan Kemampuan dan Keahlian Tenaga Kerja Konstruksi
Jalan dan Jembatan Sebagai pendukung pelaksanaan perencanaan
pembangunan dan peningkatan jalan & jembatan.
2. Program Pembangunan Jalan dan Jembatan sebagai sarana pendukung
transportasi untuk jalur distribusi dan pemasaran maupun sebagai pembuka
sektor jasa angkutan dan mempermuda jalur distribusi demi memajukan
perekonomian daerah tersebut.
3. Program Pengembangan Wilayah Strategis dan cepat tumbuh sebagai sarana
penunjang pengembangan wilayah dan memperluas luas jaringan jalan untuk
meningkatkan perekonomian daerah terpencil sekaligus sebagai pendukung
daerah perkotaan.
Dengan mempertimbangkan Analisa Lingkungan Intenal dan Ekstrnal
( ALI & ALE ), CSI Analysis serta penetapan urutan berdasarkan bobot dan
rantingnya, maka Faktor – faktor Kunci Keberhasilan ( Criitcal Succesful Factors
– CSFs ) Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dalam
mengembang tugas pokok dan fungsinya dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Meningkatkan pembinaan teknis dan manajerial dalam pengendalian dan
pengawasan.
2. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yang ada seusai dengan
kompetensi yang diperlukan.
3. Mengembangkan sistem informasi yang menunjang program serta kegiatan
pembinaan jalan.
4. Meningkatkan sarana dan prasarana alat untuk mendukung program
penanganan.
5. Meningkatkan kordinasi dengan instansi terkait dan berwenang.
6. Meningkatkan peran swasta dalam investasi jalan.
2.1.6 Program
Program Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dalam
1. Peningkatan Kemampuan dan Keahlian Teknis Konstruksi Jembatan dan
Jalan
2. Peningkatan sarana dan prasarana penunjang penanganan jalan dan jembatan
3. Pemeliharaan Jalan dan Jembatan
4. Peningkatan Jalan dan Jembatan
5. Pembangunan Jalan dan Jembatan
6. Pemantauan dan Pengawasan Pemanfaatan Jalan
2.1.7 Kegiatan
Kegiatan yang dilaksanakan dalam program-program di atas adalah
sebagai berikut :
a. Pendidikan dan Pelatihan keahlian teknis konstruksi Jalan dan Jembatan
b. Pendidikan dan Pelatihan Keahlian Komputer Program Autocad dan Desain
Grafis
c. Perbaikan Gedung Workshop
d. Pengadaan Alat Berat
e. Perencanaan Teknis Jembatan dan Jalan
f. Pengawasan Pembangunan, Peningkatan, dan Pemeliharaan Jalan dan
Jembatan
g. Pemeliharaan Jalan dan Jembatan
h. Peningkatan Jalan dan Jembatan
i. Pembangunan Jalan dan Jembatan
2.1.8 Logo Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kab. Sidoarjo
2.1.9 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo
Susunan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo sesuai dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo No. 21 Tahun 2008.
[image:21.612.100.510.108.483.2]Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo
[image:22.612.103.512.144.637.2]Sekretaris
2.1.10 Urutan Struktur Organisasi
a. Unsur Pimpinan : Kepala Dinas
b. Unsur Staf : Bagian Umum dan Kepegawaian, terdiri dari:
1.Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan.
2.Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
3.Sub Bagian Keuangan.
c. Unsur Pelaksana : Bidang Bina Teknik, terdiri dari:
1. Seksi Perencanaan Umum dan Teknis.
2. Seksi Pengendalian dan Pemanfaatan.
3. Seksi Pengolahan Data.
d. Bidang Pembangunan dan Peningkatan, terdiri dari:
1. Seksi Pembangunan Jalan.
2. Seksi Peningkatan Jalan.
3. Seksi Pembangunan dan Peningkatan Jembatan.
e. Bidang Pemeliharaan, terdiri dari :
1. Seksi Pemeliharaan Jalan;
2. Seksi Pemeliharaan Jembatan;
3. Seksi Peralatan.
f. Unit Pelaksana Teknis Dinas.
1. Kepala UPT Dinas
2. Sub Bagian Bagian Umum dan Kepegawaian
3. Jabatan Fungsional.
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas dan fungsi kedinasan sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
2.2 Gambaran Umum Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Kabupaten Sidoarjo merupakan salah satu sub bagian yang merupakan
tempat yang dipilih untuk melaksanakan proyek akhir. Sebagai salah satu
perangkat Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dibentuk
berdasarkan Undang-Undang Nomor 12 tahun 1950 tentang Pembentukan
Daerah-daerah Kabupaten dalam Lingkungan propinsi Jawa Timur (Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 9) juga sudah beberapa kali mengalami
perubahan Organisasi dan terakhir berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 41
tahun 2007 Nomor 89, Tambahan (Lembaran Negara Republik Indonesia nomor
4741) yang kemudian ditindaklanjuti dengan Peraturan Daerah Kabupaten
Sidoarjo Nomor 21 tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten
Sidoarjo.
Berpedoman pada Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21 tahun
2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo tersebut,
ditetapkan kemudian Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 50 tahun 2008 tentang
Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Kabupaten Sidoarjo, dan sebagai unsur pelaksana pemerintah daerah yang
mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintah daerah yang mempunyai
Marga, maka bertekad dan berkewajiban untuk melaksanakan tugas pokok dan
fungsi yang melekat.
2.2.1 Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Dinas Pekerjaan Umum Bina
[image:25.612.101.521.215.712.2]Marga Sidoarjo
2.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab Sub Bagian Umum dann Kepegawaian
Bagian Umum dan Kepegawian mempunyai tugas dan tanggung jawab
dalam Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Sidoarjo antara lain:
1. Menyusun rencana kebutuhan anggaran
2. Mengelola administrasi keuangan
3. Menyusun laporan pengelolaan keuangan
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan bidang
tugasnya
2.2.3 Jadwal Pelaksanaan Proyek akhir
Pelaksanaan proyek akhir dilaksanakan pada:
Tanggal : 07 Maret 2011 – 31 Mei 2011
Hari : Senin – Jumat
Jam : 08.00 WIB – 15.30 WIB
Ketentuan proyek akhir dari Program Studi DIII Komputerisasi
Perkantoran dan Kesekretarian STIKOM Surabaya dimulai tanggal 7 Maret 2011
pelaksanaan proyek akhir itu dilakukan pada hari senin – jumat. Akan tetapi pada
hari tertentu saja mendapatkan dispensasi waktu proyek akhir yaitu pada hari
selasa dan kamis, dikarenakan saya masih mempunyai tanggungan kuliah.
Sehingga pelaksanaan proyek akhir dapat dilakukan secara maksimal yaitu
2.2.4 Lokasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Sidoarjo
Lokasi dan tempat pelaksanaan proyek akhir adalah sebagai berikut:
Nama perusahaan : Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo
Alamat perusahaan : Jl. Sultan Agung No. 17A Sidoarjo
Telp : (031) 8921942
Fax : (031) 8921942
20
Adanya peran Sekretaris yang handal dan professional di dalam
bidangnya adalah merupakan modal dasar yang sangat menetukan kunci
keberhasilan dan kesuksesan dalam Instansi Pemerintah. Seperti halnya
pengagendaan dan penyimpanan berkas-berkas yang sangat penting yang tiba-tiba
diperlukan dapat di temukan dengan cepat dengan cara penyimpanan dan
pencacatan dengan benar. Untuk itu pihak Instansi Pemerintah harus benar-benar
dapat menempatkan seorang Sekretaris yang handal dan mempunyai semangat
kerja yang tinggi supaya semua pekerjaan yang ditangani oleh Sekretaris dapat
berhasil dengan baik.
3.1Sekretaris
3.1.1 Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris berasal dari bahasa latin, secretum yang artinya rahasia
dan Orang yang memegang rahasia tersebut yang dinamai secretarium atau
secretarius. Dalam bahasa perancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda
disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari
kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris
harus dapat menyimpan rahasia.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau
pegawai pengurus yang diserahi tulis-menulis. Yang pertama menurut H.W.
Fowler dan F.G. Fowler (1970), sekretaris adalah :
1. Orang yang berkarja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi,
2. Pengawai yan g ditunjuk oleh masyarakat / perusahaan / perserikatan untuk
mengerjakan korespondensi, warkat, terutama yang berurusan dengan
perusahaan.
Secara umum, sekretaris adalah orang yang membantu tugas - tugas
pimpinan mulai dari yang menerima dikte, mnegkonsep surat / korespondensi,
menerima telepon / tamu, memeriksa / mengingatkan pimpinan atas tugas / janji
yang telah dibuat, atau hal - hal lain yang dapat membuat kerja pimpinan semakin
efektif.
Menurut M. Braum dan Ramon C. Portugal (1954), mendefinisikan :
Secretary is an assistant to a chief who take dictation, prepares correspondence,
receivers, visitors, checks of his official engagements or appointments, and
performs many order related. Duties that increase the effectiveness of the chief
Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean menyiapkan
surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya
mengenai kewajiban yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak
kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala
itu.
Menurut Nasay dan Selden dalam Bratawidjaya, (1992:2) menyatakan
bahwa sekretaris ialah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih
bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya
penyalinan dikte; berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon;
mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau
mengarsipkan warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak
serupa juga disampaikan Bernhart dalam Sutarto, (1992:5) bahwa sekretaris
merupakan :
1. Seseorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain-lain
2. Untuk perorangan atau organisasi.
3. Seorang Kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu
4. Departemen pemerintahan tertentu : Menteri Luar Negeri
5. Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis
6. Sebuah meja dan rak buku.
Menurut Braum dan Ramon dari Portugal dalam Sutarto (1992:6)
menegaskan bahwa sekretaris ialah seorang pembantu dari seorang kepala yang
menerima pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, memeriksa
atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanji
annya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna
meningkatkan efektivitas kepala.
3.1.2 Macam-Macam Tugas Sekretaris
1. Tugas Rutin
Tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan Perintah
khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, Menerima tamu,
menyiapkan surat / arsip, menerima telepon, menyusun dan Membuat jadwal
pimpinan. Tugas Khusus yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan
Penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapat, perimbangan dan
Pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan
Bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengkonsep
menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado / cinderamata, mengurus
Perjanjian bisnis / dinas pimpinan dan sebagainya.
2. Tugas-Tugas Khusus
Tugas-tugas khusus yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan
dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan
dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan
bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep
surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia,
menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian.
3. Tugas Istimewa
Tugas istimewa yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain:
a. Membentulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang
diperlukan
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para
relasinya
c. Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima
sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
e. Memeriksa hasil pengumpulan dan uang atau uang muka dari instansi
yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis
g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau
4. Tugas Resepsionis
Tugas sebagai penerima tamu, antara lain :
a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat
telepon
b. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan
d. Menyusun kerja sehari-hari pimpinan
5. Tugas Keuangan
Tugas keuangan yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :
a. Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya
penyampaian/penyimpanan uang di bank
b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama
pimpinan
c. Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk
pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil
6. Tugas Sosial
Tugas sosial yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :
a. Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan
undangan
c. Menyumbang untuk amal, bakti social
7. Tugas Insidental
Tugas insidental yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan
pimpinan
b. Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat
kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan
c. Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir
dan daftar yang dikonsep pimpinan
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
e. Membantu penerbitan intern organisasi
8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting
Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting yaitu tugas sekretaris
dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat
membawa hasil maka pedomannya yaitu :
a. Waktu dan tempat harus dipastikan
b. Makan dan minum disediakan
c. Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis
d. Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain
e. Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan
yang menyenangkan
f. Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis
3.2 Surat
Menurut Bratawidjaja (1997), dalam suatu perusahaan tentunya selalu
berhubungan dengan adanya surat-menyurat baik surat masuk maupun surat
dokumentasi perusahaan di butuhkan pengarsipan surat yang nantinya akan
membantu proses pengerjaan karyawan.
menurut Saiman (2002:75), “Surat adalah alat komunikasi tertulis yang
berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak yang lainuntuk menyampaikan
warta atau pesan. Bahasa yang digunakan dalam surat harus menggunakan
kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta
tepat pada sasaran”.
Dalam surat resmi penggunaan kata-kata harus menggunakan bahasa
baku, lain halnya dengan surat tidak resmi anda bisa menggunakan bahasa tidak
baku atau bahasa sehari-hari.
Sedangkan menurut Lasahido (2006:4), “setiap tulisan yang berisi
pernyataan dari penulisnya dan di buat dengan tujuan penyampaian informasi
kepada pihak lain. dapat disebut sebagai surat.
3.2.1 Fungsi Surat
Menurut Sunarto dan Rahmawati, surat mempunyai beberapa fungsi
antara lain:
1. Menjadi bukti tertulis bahwa komunikasi tertulis sudah terjadi dan sudah
dilakukan
2. Menjadi wakil lembaga atau pribadi yang mengirimkannya
3. Menjadi pegangan untuk bertindak dan titik tolak kegiatan
4. Menjadi catatan atau dokumentasi historic dan bahan ingatan atas hal yang
sudah dibicarakan
Apabila, suatu perusahaan atau kantor terdiri dri banyak bagian dan
mendirikan suatu sentral unit untuk mengendalikan surat-surat masuk dan keluar
serta hal-hal penting lainnya. Kantor sentral sebagai pengendalian dapat dilakukan
dengan pemberian pengecapan surat-surat dan dokumen yang masuk dan keluar.
Dengan demikian, tidak akan terjadi kesimpangsiuran dan penaggung
jawaban surat-surat dan dokumen jelas adanya. Kegiatan demikian akan
memperkuat kedudukan pimpinan walaupun berada pada tempat yang berbeda.
Segala perintah pimpinan dapat berjalan dengan baik dan pegawai bawahan dapat
melaksanakan tugas-tugas dengan jelas sesuai jabatan dan fungsinya.
Hal ini, dapat dilaksanakan dengan adanya perintah-perintah tertulis yang
menyangkut perencanaan, pelaksanaan dan kordinasi dalam seluruh kegiatan
kantor atau perusahaan pada tempat yang berbeda dan jauh dari kantor induk atau
perusahan induk.
Tugas dan tanggung jawab ini biasanya diberikan dengan memberikan
petunjuk-petunjuk lisan dan tertulis. Bila petunjuk-petunjuk tersebut mengenai
satuan dalam organisai, maka diyatakan dalam peraturan-peraturan, buku
pedoman atau surat penjelasan tugas.
3.2.2 Penggolongan Surat
Menurut Dewi (2009), surat adalah media komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus. Surat
sangat beraneka ragam wujud, jenis, nama dan sifatnya. Agar lebih jelas, di bawah
ini surat di kelompokkan menurut wujud dan pemakaiannya.
1. Penggolongan surat menurut wujudnya
a. Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas-kertas surat beserta
berat maksimum tertentu sesuai dengan peraturan Perum Pos dan Giro.
Bila berat surat melebihi batas yang ditetapkan, perangkonya harus
ditambah sesuai dengan daftar biaya yang telah ditentukan.
b. Kartu Pos adalah surat yang berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15
cm yang dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro. Ada juga yang berukuran
lebih besar, antara lain 15 cm x 20 cm yang dikeluarkan oleh perusahaan
swasta. Karena ukurannya yang demikian terbatas itu, kartu pos hanya
berisi berita singkat. Kartu pos lazim dikirim tanpa amplop karena isinya
tidak bersifat rahasia
Warkat Pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan
kertas surat. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa sehingga bila dilipat akan
membentuk amplop
a. Telegram adalah tanda atau berita yang tercetak dari jarak jauh
b. Teleks adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh
c. Memo dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu
organisasi.
2. Penggolongan surat menurut jenisnya
a. Surat Pribadi adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita
atau informasi yang dibuat atau dikirim oleh seseorang, baik kepada
perorangan juga maupun kepada organisasi atau lembaga.
b. Surat Dinas atau Resmi adalah alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan berita atau informasi yang berisi tentang hal-hal yang
berhubungan dengan kedinasan atau kegiatan dinas sebuah Instansi
c. Surat Dagang atau Niaga adalah alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan berita atau informasi yang berisi tentang hal-hal yang
berhubungan dengan penawaran barang-barang atau berhubungan dengan
kegiatan dagang.
3.2.3 Penanganan Surat Masuk dan Keluar
Sistem yang digunakan dalam hal pengarsipan surat di setiap perusahaan
atau Instansi Pemerintah sangat berbeda-beda begitu juga dengan jumlah arsip
sebuah perusahaan atau Instansi Pemerintah yang tentu tidak sedikit. Definisi
menurut Dewi (2009), arsip itu sendiri adalah setiap catatan tertulis baik dalam
bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai
sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang digunakan untuk
membantu daya ingat orang (itu) pula. Sehingga akan memudahkan dalam
pencarian kembali bila suatu saat surat akan dibutuhkan.
Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya
instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan
kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu
tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi
masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS, masalah yang
dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin
semacam itu didasari undang-undang. Oleh karena itu, surat izin semacam itu
pantas disebut sebagai surat dinas.
Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang
merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat
masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga
meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan
suatu organisasi atau lembaga.
Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi
pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan,
pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat
pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima
surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah
menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.
Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya
surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :
1. Penyortiran surat
Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat
adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :
a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan
dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
b. Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro,
surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.
c. Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut
segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus
diterima).
d. Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR =
membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R =
menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K =
hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).
e. Urgensinya
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat
kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan
dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu
harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya
harus didahulukan.
2. Pembukaan sampul
dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul
dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.
Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan
seperti berikut :
a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan
menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian
penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan
pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di
dalam jangan sampai terpotong.
b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan
gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang
tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian
dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan
tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah
bagian ujung sampul surat dengan gunting.
Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara
elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka,
letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di
dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan
cepat.
3. Mengeluarkan surat dari sampul
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing
sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus
dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada
kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik,
lakukanlah seperti berikut :
a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian
yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam
sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang
b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan
jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat
hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil
ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah
dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.
3.3 Rapat
Menurut Bratawidjaja, (1997) Rapat adalah pertemuan sejumlah orang di
suatu tempat dalam jangka waktu tertentu, untuk membahas sesuatu hal secara
bersama. Bila jumlah peserta cukup banyak, berasal dari berbagai tempat,
berlangsung dalam jangka waktu lama, dan membahas masalah yang
berjangkauan luas, rapat itu biasa disebut Konferensi (conference). Bila jumlah
peserta kecil, berasal dari lingkungan terbatas , berlangsung untuk jangka waktu
pendek, membicarakan masalah yang berjangkauan tidak luas, rapat itu biasa
disebut dengan pertemuan (meeting). Dalam uraaian lebih lanjut, hanya akan
dipakai kata rapat, yang berarti konferensi atau pertemuan.
3.3.1 Jenis Rapat
1. Rapat tidak resmi
Rapat tidak resmi adalah rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan
dengan stafnya serta diadakan di ruangan kantor pimpinan atau di ruang rapat
yang telah tersedia. Rapat tersebut adalah rapat kecil dan tidak menemukan
persiapan sebaik-baiknya. Sekretaris prlu menghubungi pimpinan unit lain untuk
memperoleh kepastian bisa tidaknya pimpinan yang dimaksud bersedia hadir pada
bahwa ruangan yang akan dipergunakan telah siap dengan siap dengan siap
dengan kursi dan semua peralatan rapat yang akan dipergunakan dalam rapat.
Pada rapat tidak resmi prosedurnya tidak terlalu terikat oleh aturan-aturan
seperti rapat resmi. Biasa nya hanya diskusi-diskusi saling tukar pendapat atau
informasi dan untuk mengakrabkan antara pimpinan dan stafnya. Dalam hal ini
sekretaris hanya membuat ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi
kesimpulan. Rapat-rapat kecil yang sifatnya tidak resmi ini diselenggarakan
secara periodik untuk mengadakan evaluasi kegiatan dan hal-hal yang dirasa perlu
dikonsultasikan bersama.
Dengan rapat-rapat kecil yang diselenggarakan secara periodik membawa
pengaruh besarterhadap pengaruh besar terhadap perkembangan organisasi,
karena adanya komunikasi dua arah antara pimpinan dan stafnya sehingga dapat
menghilangkan rasa saling curiga.
2. Rapat resmi
Rapat resmi biasanya diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah
yang sangat penting . Dalam rapat resmi berlaku peraturan protocol yang akan
membantu kelancaran jalannya rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat
diantara anggota, peraturanya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan
tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan membatasi pembahasan pada
pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta
diperlakukan sebaik-baiknya.
3.3.2 Tugas-Tugas Sekretaris Dalam Rapat
1. Memeriksa ruangan rapat untuk meyakinkan, apakah segala sesuatunya telah
2. Menghitung jumlah tempat duduk dan disesuaikan dengan jumlah peserta
yang diundang.
3. Letak tempat duduk disesuaikan dengan fungsi dari setiap peserta.
4. Memeriksa perlengkapan yang telah tersedia, termasuk bahan-bahan yang
telah diperlukan.
5. Sekretaris harus selalu ada di tempat dan tidak perlu jalan mondar-mandir.
Bila diperlukan sekretaris menugaskan beberapa orang untuk member
pelayanan kepada para peserta rapat.
6. Disamping itu sekretaris perlu pula menugaskan orang khusus untuk
merekam semua pembicaraan baik melalui tape recorder maupun maupun
dengan steno.
7. Apabila jumlah peserta yang hadir diperkirakan telah mencapai 80%-90%,
sekretaris perlu member laporan kepada pimpinan bahwa rapat akan segera
dimulai tepat pada waktunya sesuai dengan jadwal yang tercantum dalam
undangan rapat.
8. Hasil rekaman dan catatan perlu diedit kembali dan dipertimbangkan mana
yang di perlukan serta mana yang dibuang, sesuai dengan ketentuan rapat.
9. Hasil catatan rapat telah disusun perlu dibacakan kembali dihadapan peserta
rapat untuk mendapat tabahan, atau koreksi agar menjadi lebih sempurna.
10. Apabila dalam rapat terjadi pengambilan suara sekretaris perlu mencatat
nama-nama siapa yang setuju, disertai dengan hasil dan keputusan yang
diambil.
11. Membuat ucapan terima kasih dalam bentuk tulisan yang disampaikan kepada
semua pihak yang telah membantu sehingga rapat dapat diselenggarakan
dengan baik dan sukses.
3.4 Perjalanan Dinas
Menurut Rumsari dan Lukas, (1999) Perjalanan dinas pimpinan biasa
dilakukan karena berbagai pimpinan antara lain pelaksanaan pengawasan di
kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji temu,
penjajakan kerja sama, menghadiri acara ceremonial, kegiatan social, dan
lain-lain.
Sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu
mempersiapkan sendiri segala sesuatunya karena sekretaris sebagai tangan kanan
pimpinan memiliki tugas untuk mengurus kepergian pimpinan mulai dari
keberangkatan sampai dengan kepulangannya. Tidak menutup kemungkinan,
sekretaris tidak hanya mempersiapkan perjalanan dinas. Hal ini terjadi karena
sekretaris sering diminta untuk mengikuti perjalanan dinas pimpinan, termasuk
mengikuti acara pokok perjalanan dinas dan sering pula sekretaris diminta untuk
membuat laporan perjalanan dinas pimpinan setelah perjalanan dinas pimpinan
dilakukan.
Oleh karena itu segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan
dinaspimpinan telah dipersiapkan sekretaris, maka pimpinan dapat
mengkosentrasikan diri untuk mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan
langsung dengan tujuan perjalanan dinas. Pimpinan tidak perlu memikirkan
bagaimana mengurus transportasi, akomodasi, dokumen-dokumen yang harus
dibawa, dan bagaimana pengelolaan keuangan selama perjalanan karena hal-hal
3.4.1 Macam-Macam Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas
pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efisiensinya dan
efektivitas. Pertimbangan mendesak atau tidak waktu dan urusan yang diperlukan
untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya
menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat
udara ini. Apabila pimpinan memiliki waktu yang cukup longgar untuk
menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk
ditempuh dengan menggunakan jasa angkutan darat saja karena menggunakan
armada darat ini dinilai relatif lebih ekonomis. Persiapan yang harus dilakukan
sekretaris sehubungan dengan perjalanan dinas pimpinan dengan menggunakan
pesawat udara domestik (lingkup dalam negeri) adalah melakukan pemesanan
tiket, disamping mempersiapkan surat tugas dan dokumen-dokumen yang
berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan dinas. Sehubungan dengan hal ini,
sebaiknya sekretaris mempunyai daftar jenis pesawat beserta fasilitas yang
ditawarkan, tujuan, harga, dan waktu keberangkatan. Namun, apabila perjalanan
dinas ke luar negeri menggunakan pesawat udara, banyak hal yang harus
dipersiapan yang dilakukan sekretaris, antara lain harus mengurus passport, visa,
dan membayar fiscal.
A. Perjalanan dinas lewat darat
Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil
perusahaan, travel, bus, atau kerta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan
mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative
jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat yang
dituju relatif jauh dan pimpinan tidak akan tertanggu kondisi kesehatan dan
vitalitasnya. Dengan demikian, pimpinan dapat mengikuti dan menjalankan tugas
sesuai dengan tujuan pokok perjalanan dinas perjalanan dinas tersebut dengan
baik.
Untuk perjalanan dinas lewat darat tidak memerlukan dokumen
perjalanan khusus, sehingga sekretaris hanya melakukan persiapan berupa
pemesanan tiket dan dokumen-dokumen yang berkaitan langsung dengan tujuuan
pokok perjalanan dinas. Namun, apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas
lebih dari satu hari, sekretaris harus mempersiapkan akomodasi selama ditempat
tujuan, antara lain meliputi hotel tempat tujuan dan sebaliknya.
B. Perjalanan dinas lewat laut
Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagai fasilitas
pelayanana yang ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. Adapun
persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah mempersiapkan
dokumen perjalanan dinas dalam dinas dengan melakukan pemesanan dan
pembelian tiket untuk perjalanan dinas dalam negeri, sedangkan untuk perjalanan
dinas keluar negeri ditambahkan dokumen seperti passport , cisa, dan lain-lain.
Sekretaris juga harus menyiapkan akomodasi selama di tempat tujuan pokok
perjalanan dinas.
Walaupun perjalanan dinas dengan menggunakan armada laut ini bisa
ditempuh, namun untuk pimpinan yang bergerak dibidang bisnis yang
Pimpinan perusahaan terlalu lama walaupun pekerjaan dapat didelegasikan pada
bawahan.
C. Perjalanan Dinas lewat Udara
Saat melakukan perjalanan dinas keluar kota mungkin relative lebih rendah
apabila menggunakan jalur udara ataupun laut bila dibandiingkan dengan
menggunakan jasa layanan pesawat terbang . namun demikian, perusahaan
yang sudah cukup bonafide, alternative menggunakan jasa pesawat terbang
menjadi pilihannya karena untuk menjaga prestise perusahaan.
Persiapan yang harusa dilakukan sekretaris sehubungan dengan menggunakan
pesawat udara domestic (lingkup dalam negeri) adalah melakukan
pemesanan dan pembelian tiket, di samping mempersiapkan surat tugas dan
dokumen-dokumen yang berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan dinas
pimpinan. Sehubungan dengan hal ini, sebaiknya sekretaris memiliki daftar
jenis pesawat beserta fasilitas yang ditawarkan, tujuan, harga, dan waktu
keberangkatan. Namun, apabila perjalanan dinas keluar negeri dengan
menggunakan pesawat udara, banyak hal yang harus dipersiapkan dan
dilakukan sekretaris, antara lain harus mengurus passport, visa dan
membayar fiscal.
3.5 Bertelepon
Menurut Rumsari (1997), komunikasi dalam suatu organisasi, baik yang
bersifat intern maupun ekstern, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara.
Salah satunya berkomunikasi adalah dengan menggunakan teleon. Bagi seorang
sekretaris telepon merupakan piranti pokok. Dengan telepon, seorang sekretaris
informasi secara cepat, maka organisasiatau perusahaan dengan cepat
menindaklajuti atau melakukan tindakan antisipatif. Dengan demikian, telepon
menjadi sarana mutlak guna mendukung efektivitas da efisiensi kerja seorang
sekretaris.
3.5.1 Pengertian Hubungan Telepon
Hubungan telepon pada dasarnya merupakan salah satu sarana
komunikasi. Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan
dan menerima informasi dengan cepat. Dikatakan “cepat” karena dengan telepon
baik komunikator (penyampai) maupun komunikasi (penerima) dapat
menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu
berjam-jam, apalagi berhari-hari.
Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung.
Antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak bertatap muka, tetapi
diperantarai dengan suatu rangkaian elektronik yang disebut dengan pesawat
telepon. Pada bagian berikut akan membahas maca-macam pesawat telepon.
3.5.2 Macam Pesawat Telepon Dan Hubungan Telepon
Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang digunakan
pada suatu organisasi, antara lain sebagai berikut:
1. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.
2. Telepon dinding (wallphone), telepon yang diletakkan pada dinding .
3. Telepon mobil, kapal, atau pesawat.
Sedangkan dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang
1. Satu jalur telepon (single line phone) bisa dengan sistem tuts atau putar
angka. Jenis telepon ini banyak digunakan oleh masyarakat yang memiliki
fasilitas telepon rumah.
2. Telepon yang banyak tuts (multi button telephone), melalui pesawat ini
hubungan telepon masuk dapat diaturpenyampaiannya kepada orang yang
dipanggil. Jenis telepon ini banyak digunakan pada organisasi-organisasi.
3. Sistem hunting, yaitu satu nomor telepon dapat digunakan secara serentak
untuk beberapa saluran.
4. Telepon dengan pengeras suara (loudspeaking telephone), yaitu telepon
yang tidak perlu dipegang sewaktu berbicara.
Sementara itu, hubungan telepon, ditinjau dari segi jarak jangkauannya
dapat dibagi menjadi tiga.
1. Hubungan local (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan pada satu lingkup
daerah tertentu, misalnya daerah Yogyakarta. Pada hubungan ini, anda tidak
perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.
2. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang yang jaraknya
cukup jauh, misalnya antarkota atau antar provinsi, namun tetap dalam satu
Negara. Untuk melakukan hubungan ini, terlebih dulu seseorang harus
menekan atau memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. Misalnya,
jika anda di Medan ingin mengadakan hubungan telepon ke Surabaya, maka
anda harus menekan atau memutar terlebih dulu nomor 031 yaitu nomor kode
wilayah Surabaya. Setelah itu baru diikuti nomor telepon yang dituju.
3. Hubungan internasional yaitu hubungan telepon dari seseorang atau
lain. Permintaan hubungan telepon internasional dapat diadakan dengan
menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. Setelah itu tekan
nomor kode Negara, kode wilayah, baru kemudian nomor teleponyang
dituju. Dalam melakukan hubungan internasional, sekretaris harus
memperhatikan perbedaan waktu antarnegara, agar tidak menyalahi etiket
bertelepon.
3.5.3 Etiket Bertelepon
Banyak orang menyamarkan begitu saja kata “etika” dan “etiket”,
padahal keduanya berbeda. Etika adalah cabang filsafat yang yang
membahastingkah lakumanusia berdasarkan kaidah “baik-buruk,
benar-salah,tepat-tidak”. Sedangkan ‘etiket’ (bahasa Prancis Etiquette) adalah tata
karatma, sopan santun, atau tata pergaulan. Kalau etika membahas “ apa yang
benar, salah, jujur, adil, dan lain-lain,” maka etiket membahas “ apa yang sopan
dan pantas”. Etiket diterapkan, misalnya dalam percakapan, bertamu, berkunjung,
makan-minum, ,elayani atau menerima tamu, bertelepon dan seterusnya.
Bagaimana etiket bertelepon? Ketika anda menggunakan pesawat
telepon, anda memang tidak berhadapan dengan orang yang diajak
berkomunikasi. Dengan demikian, anda tidak perlu tampil dengan cantik dan
menarik, memakai busana yang up to date, juga tidak perlu menampakkan wajah
yang ramah dan senyum seperti layaknya menerima tamu, hal yang
terpentinghanyalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan
bersahabat, juga tidak bernada emosi. Hindari suara yang penuh rayuan atau
bernada ringan. Dengan suara yang merdu didengar, tidak jarang orang menjadi
kesan pertama tentang diri anda. Walaupun begitu penampilan tetap tidak boleh
diabaikan, karena tugas sekretaris tidak hanya memerima atau menelepon
seseorang.
Anda memang tidak berhadapan langsung dengan orang yang anda ajak
bicara, akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan. Adapun hal-hal
yang harus anda perhatikan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai
berikut.
1. Jangan mulai dengan kata “halo”, tetapi langsung menyebutkan nama
organisasi atau perusahaan tempat anda berkerja. Kata “halo” hannya akan
membuang waktu dan tidak bertelepon bila seseorang tidak mengenal
penelepon begitu dekat, tetapi jika anda berada di tempat kerja, sebaiknya
kata tersebut tidak digunakan.
2. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan
pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelepon. Sekrretaris yang pada
umumnya wanita, sering tergoda oleh “hobi ngerumpi”. Dalam hal ini anda
harus mampu mampu menempatkann diri anda sebagai petugas kantor.
Sebaiknya dihindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu.
Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak
untuk dibicarakan, anda dapat menggunakan hubungan telepon dengan
bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa mengganggu tugas pokok anda.
3. Berusahalah untuk mendengarkan lawan bicara anda, jangan melamun, atau
bersikap tidak tertuju pada pembicaraan. Kadang-kadang anda meminta
sungguh hal yang tidak sopan bila anda mengungkapkan hal demikian. Oleh
karena itu, konsentrasikan sejenak pada percakapan tersebut.
4. Jangan mengungkapkan kata-kata yang menyinggung prasaan, sebaiknya
berbicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin anda mendapat
perlakuan kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya anda
dapat menahan diri untuk tidak mengungkapkan kata-kata kasar, bahkan
sampai menyinggung perasaan penelpon. Bagaimanapun juga, seorang
sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapanlewat telepon.
5. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan member
kesan bahwa orang yang anda ajak bicara diperhatikan selayaknya anda
berhadapan langsung dengannya.
6. Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu
lambat. Bila anda berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan
anda sering tidak memahami isi pembicaraan anda. Tetapi bila anda berbicara
terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menuggu terlalu lama
untuk memahami maksud pembicaraan anda.
7. Apabila anda menelepon, anda harus siap menyebut nama dan jabatan orang
yang akan dituju, di samping pokok pembicaranya. Jangan sampai sesudah
menghubungi nomor tertentu, kemudian anda bertanya, “saya harus berbicara
dengan siapa ya?”
8. Apabila anda menelepon seseorang, anda dapat menanyakan apakah saat ini
memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat itu orang yang
anda tuju sedang sibuk, sehingga anda terpaksa mengganggunya di sela-sela
45
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Peranan Sekretaris Bagian Umum Dan Kepegawaian pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo adalah melakukan beberapa
kegiatan kesekretariatan yang akan dijelaskan satu per satu berkenaan dengan
deskripsi tugas yang dilakukan. Tugas-tugas tersebut adalah penanganan surat
masuk dan surat keluar, menerima telepon, mempersiapkan rapat, mengurus untuk
perjalanan dinas.
4.1Penanganan Surat Masuk
Dalam menangani surat masuk pada Divisi Sekretaris Bagian Umum dan
Kepegawaian terdapat tahapan-tahapan yang harus diketahui sebelum proses
penanganan suratnya dimulai, karena tidak semua surat masuk yang datang untuk
pimpinan. Maka dari itu, perlu dilakukan dengan tahapan yang pertama dengan
menggolongkan surat masuk, mengklasifikasi surat masuk, pembukaan amplop,
pengagendaan surat masuk, pendisposisian surat masuk dan pengarsipan surat
4.1.1 Arus Penanganan Surat masuk
Keterangan:
1. Saat surat datang harus menggolongkan surat dulu apakah surat untuk
pimpinan atau bukan, apabila bukan maka surat tersebut harus kita golongkan
sendiri menurut bagiannya. Setelah itu, apabila surat masuk tersebut untuk
pimpinan maka catat lah pada buku besar agenda surat masuk.
2. Setelah itu tuliskan pada lembar disposisi, taruh lembar disposisi pada bagian
depan surat japit dengan klip diatasnya.
3. Serahkan pada pimpinan untuk ditindaklanjuti, apakah surat tersebut akan
[image:54.612.104.515.107.511.2]diteruskan pada bagian lain atau tidak.
Gambar 4.1 Contoh Arus Surat Keluar
Sekretaris Agenda Surat Masuk
Lembar Disposisi
pimpinan Surat Masuk
4. Ambil kembali surat masuk tersebut setelah di acc oleh pimpinan dan siap
untuk diarsipkan.
4.1.2 Penggolongan Surat Masuk
Untuk menangani surat masuk, tugas pertama yang harus dilakukan
adalah mensortir/mengelompokkan surat-surat bagi pimpinan berdasarkan tingkat
kepentingan surat yang kebanyakan berupa surat-surat dinas dari perorangan.
Surat-surat yang penting dapat diketahui dengan cara :
Meneliti asal sumber surat tersebut. Sumber dapat dilihat dari isi
pengirim, alamat atau stempel pos. dari asal sumber ini, sekretaris dapat dengan
segera memperoleh tanda-tanda tentang penting atau tidaknya suatu surat, baik
yang bersifat dinas maupun pribadi.
Meneliti cara pengiriman surat. Cara pengiriman surat yang
dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk apakah sebuah surat
tergolong surat penting. Selama melaksanakan Proyek Akhir, sudah dilakukan
pengamatan bahwa surat-surat seperti berikut ini yang tergolong surat penting:
a. Surat dengan stempel segera
b. Surat dengan stempel kilat
c. Surat yang tanggal jatuh temponya sudah dekat. Padahal surat tersebut
baru sampai sekarang, tetapi misalnya besok paling lambat ditunggu
jawabannya. Surat jenis ini perlu segera ditindaklanjuti oleh pimpinan.
Setelah sem
