KABUPATEN SIDOARJO
PROYEK AKHIR
Nama
: DILA MEIDIANY KARISSA
NIM
: 08390150009
Program
: DIII (Diploma Tiga)
Jurusan
: Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
KABUPATEN SIDOARJO
PROYEK AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Ahli Madya Komputer
Oleh :
Nama
: DILA MEIDIANY KARISSA
NIM
: 08390150009
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
KABUPATEN SIDOARJO
dipersiapkan dan disusun oleh Dila Meidiany Karissa
NIM : 08.39015.0009
Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji pada : Juni 2011
Susunan Dewan Penguji
Proyek Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya
Titik Lusiani, M.Kom, OCA
Kepala Prodi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu. Oleh karena itu, diperlukan adanya pengelolaan supplies yang baik agar dapat membantu perusahaan untuk mendapatkan proses pengelolaan supplies yang baik dan benar sesuai kebutuhan pada tiap-tiap bagian. Tujuan yang hendak dicapai pada proyek akhir ini berdasarkan rumusan masalah pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo yaitu dapat menguasai cara dan teknik menangani permintaan supplies yang diajukan oleh setiap bagian yang ada di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dan untuk memenuhi kebutuhan supplies pada tiap-tiap bagian. Selain itu, untuk mengetahui dan memahami secara detail dan sistematis proses pengelolaan supplies pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo. Dari penyusunan laporan proyek akhir ini didapatkan hasil bahwa Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo bagian Umum dan Kepegawaian menggunakan beberapa metode untuk mengelola supplies dan mendistribusikannya pada tiap – tiap bagian. Berdasarkan hasil proyek akhir yang dilakukan , maka dapat disimpulkan proses pengelolaan supplies pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo sudah berjalan dengan lancar sesuai dengan teori yang ada sehingga dapat mewujudkan tujuan organisasi atau perusahaan.
ABSTRAK ... iii
2.1 Gambaran Umum Dinas Pekrjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo ... 6
2.1.1 Sejarah Perusahaan ... 6
2.1.2 Visi dan Misi ... 8
2.1.3 Logo Perusahaan ... 9
Marga Kabupaten Sidoarjo ... 11
2.2 Gambaran Umum Bagian Umum dan Kepegawaian ... 20
2.2.1 Sejarah berdirinya Bagian Umum dan Kepegawaian ... 20
2.2.2 Susunan Organisasi Bagian Umum dan Kepegawaian ... 21
2.2.3 Struktur Organisasi Sekretariat pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo ... 22
2.2.4 Jadwal Pelaksanaan Proyek Akhir ... 23
2.2.5 Lokasi danTempat Pelaksanaan Proyek Akhir ... 23
BAB III LANDASAN TEORI ... 24
3.1 Administrasi ... 24
3.1.1 Pengertian Administrasi ... 25
3.1.2 Administrasi sebagai Ilmu Terapan ... 26
3.2 Pengelolaan ... 28
3.2.1 Pengertian Pengelolaan ... 28
3.3 Persediaan (Stock) ... 29
3.3.1 Pengertian Persediaan (Stock) ... 29
3.4.2 Jenis-jenis Supplies ... 33
4.1.2.1 Petunjuk Cara Penyimpanan Stock Supplies ... 52
4.1.3 Penyaluran ... 59
4.1.3.1 Menangani Permintaan Supplies ... 59
4.1.4 Penggunaan Mail Merge Pada Mengelola Supplies ... 65
Gambar 2.1 Logo Dinas Pekerjaan Umum Bina ... 9
Gambar 2.2 Logo Instansi Pemerintahan Kabupaten Sidoarjo ... 9
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo ... 12
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Bagian Sekretariat ... 22
Gambar 3.1 Dialog Box Mail Merge ... 37
Gambar 4.1 Buku Penerimaan Barang ... 46
Gambar 4.2 Buku Barang Inventaris ... 48
Gambar 4.3 Berita Acara Penerimaan Barang ... 51
Gambar 4.4 Buku Barang Pakai Habis ... 54
Gambar 4.5 Kartu Barang ... 56
Gambar 4.6 Kartu Persediaan Barang ... 58
Gambar 4.7 Surat Perintah Penyaluran Barang ... 61
Gambar 4.8 Bukti Pengambilan Barang Dari Gudang ... 63
Lampiran 1. Kartu Bimbingan Proyek Akhir ... 79
Lampiran 2. Acuan Kerja Proyek Akhir ... 80
Lampiran 3. Garis Besar Rencana Mingguan ... 81
Lampiran 4. Log Harian Proyek Akhir ... 82
Lampiran 5. Rincian Rencana Pengguna Dana ... 83
Lampiran 6. Penyedia Jasa / Barang ... 84
Lampiran 7. Kuasa Pengguna Barang ... 85
Lampiran 8. Panitian Pemeriksa Barang (Berita Acara) ... 86
Lampiran 9. Penyimpan Barang ... 88
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perusahaan sebagai suatu organisasi yang merupakan salah satu bentuk dari usaha partisipasi anggota masyarakat yang bermanfaat untuk memenuhi kebutuhan dari manusia. Tujuan perusahaan umumnya adalah untuk memperoleh laba dari aktivitas perusahaan, serta berusaha untuk mempertahankan eksistensi dan kelangsungan perusahaannya, sehingga setiap perusahaan diharuskan untuk beroperasional yang sebaik-baiknya.
Begitu juga dalam unsur kepemerintahan yang lebih dikenal dengan sebutan lembaga Birokrat, untuk mencapai tujuan serta cita-cita dalam berbangsa dan bernegara bagi setiap pemerintahan diperlukan satu prasyarat yaitu terselenggaranya good governance. Dalam upaya terselenggaranya hal tersebut diperlukan pengembangan dan penerapan sistem pertanggungjawaban yang tepat, jelas dan jujur, sehingga penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat berlangsung secara berdaya guna dan berhasil guna.
Administrasi Umum adalah salah satu bagian terpenting di sebuah perusahaan. Administrasi Umum juga sangat berperan dalam kegiatan operasional di suatu perusahaan. Peran dan tanggung jawab bagian Administrasi Umum tidak kalah penting dengan bagian-bagian lain. Tanggung jawab bagian Administrasi Umum antara lain adalah melayani dan memenuhi segala permintaan supplies
Mengingat sangat pentingnya proses pengelolaan supplies bagi perusahaan, diharapkan dengan adanya proses pengelolaan supplies yang baik serta proses pendistribusiannya yang selektif akan berdampak positife bagi perkembangan perusahaan kedepannya untuk dapat lebih berkualitas khususnya pengelolaan supplies pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.
Berpedoman pada uraian tersebut diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa masalah adalah suatu kendala untuk mencapai suatu tujuan. Kalau masalah tersebut dibiarkan berlarut-larut, maka akan mengakibatkan kerugian, dan harus segera diatasi. Sedangkan masalah yang dihadapi oleh Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo adalah supplies yang belum dikelola dengan sistematis. Oleh karena itu perlu dilakukan “Pengelolaan Supplies Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo”.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas agar permasalahan ini terarah, maka dapat dirumuskan masalah secara singkat sebagai berikut: Bagaimana proses pengelolaan supplies pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo ?
1.3 Batasan Masalah
Dalam rangka mengatasi permasalahan perlu adanya batasan masalah pada laporan ini. Laporan ini akan memfokuskan pada proses pengelolaan
mendistribusikan pada masing-masing bagian) pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.
1.4 Tujuan
Tujuan dari penulisan Laporan Proyek Akhir ini adalah dapat menguasai cara dan teknik menangani permintaan supplies yang diajukan oleh setiap bagian yang ada di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dan untuk memenuhi kebutuhan supplies pada tiap-tiap bagian. Selain itu, untuk mengetahui dan memahami secara detail dan sistematis proses pengelolaan supplies pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.
1.5 Manfaat
Manfaat proyek akhir ini dengan maksud agar memperjelas dan mempermudah untuk mengetahui isi dalam suatu pembahasan yang secara garis besar dilandasidengan manfaat sebagai berikut:
1. Untuk menentukan macam dan jumlah permintaan supplies sehingga bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dapat bekerja pada kondisi yang efisien.
2. Mengidentifikasi beberapa pilihan atau alternatif yang paling menguntungkan dalam proses pengelolaan supplies dan pendistribusiannya yang mempunyai kemungkinan untuk dipilih sebagai keputusan oleh Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan proyek akhir ini terbagi menjadi beberapa bab, yang terdiri dari beberapa sub bab yang bertujuan untuk memperjelas pokok-pokok bahasan dalam penyusunan laporan ini.
Adapun sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini akan menjelaskan beberapa hal mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan proyek akhir, manfaat proyek akhir, dan sistematika penulisan yang sesuai dengan pelaksanaan proyek akhir, yang digunakan dalam pengumpulan data yang sebenarnya.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Dalam bab ini akan membahas mengenai data tempat proyek akhirselengkapnya mungkin mulai dari sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, logo perusahaan/instansi, struktur organisasi tanggung jawab dan tugas, tujuan, strategi, kebijakan, sasaran, tempat pelaksanaan proyek akhir, jadwal pelaksanaan proyek akhir, serta lokasi proyek akhir pada Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.
BAB III LANDASAN TEORI
BAB IV METODE DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi mengenai uraian tugas-tugas yang sudah dikerjakan, masalah dan alternatif pemecahan masalah yang telah dihadapi. Dan juga berisi tentang hasil dan pembahasan dari proyek akhir di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Gambaran Umum Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo
2.1.1 Sejarah Perusahaan
Untuk mencapai tujuan serta cita-cita dalam berbangsa dan bernegara
bagi setiap pemerintahan diperlukan satu prasyarat yaitu terselenggaranya good
governance. Dalam upaya terselenggaranya hal tersebut diperlukan
pengembangan dan penerapan sistem pertanggung jawaban yang tepat, jelas dan
legitimate, sehingga penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat
berlangsung secara berdaya guna dan berhasil guna.
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo sebagai salah
satu perangkat daerah dibentuk berdasarkan Undang-Undang Nomor 12 Tahun
1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi
Jawa Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1950 Nomor 19,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 9).
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo juga sudah
beberapa kali mengalami perubahan Organisasi dan terakhir berdasarkan
Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741) yang kemudian
ditindaklanjuti dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21 Tahun
Berpedoman pada Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21
Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Kabupaten Sidoarjo tersebut
ditetapkan kemudian Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 50 Tahun 2008 tentang
Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Kabupaten Sidoarjo, dan sebagai unsur pelaksana pemerintah daerah yang
mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah bidang pekerjaan
umum bina marga, maka bertekad dan berkewajiban untuk melaksanakan tugas
pokok dan fungsi yang melekat.
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas program, serta agar mampu
eksis dan unggul dalam persaingan yang semakin ketat dalam lingkungan yang
berubah sangat cepat seperti dewasa ini, maka Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Kabupaten Sidoarjo harus terus menerus melakukan perubahan ke arah
perbaikan.
Perubahan tersebut harus disusun dalam suatu tahapan yang konsisten
dan berkelanjutan, sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas yang berorientasi
kepada pencapaian hasil dengan menetapkan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran
dengan Program.
Kedudukan dan susunan organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Kabupaten Sidoarjo dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berkedudukan
dibawah dan bertanggung-jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
Dalam melaksanakan urusan pemerintahan daerah bidang pekerjaan
umum bina marga, Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo
mempunyai fungsi :
b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang
pekerjaan umum bina marga;
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pekerjaan umum bina marga;
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan bidang
tugasnya.
2.1.2 VISI DAN MISI
Penetapan Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo tidak terlepas dari Visi dan Misi Kabupaten Sidoarjo. Mengingat
Kabupaten Sidoarjo merupakan salah satu pintu gerbang perekonomian Jawa
Timur, maka pembangunan sarana transportasi sebagai pendukung jalur distribusi
dan pemasaran maupun sebagai pembuka jalur perdagangan sangat diperlukan
untuk dikembangkan, dan sejalan dengan hal tersebut Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marga Kabupaten Sidoarjo mempunyai Visi, Misi, Strategi dan Kebijakan
sebagai berikut :
1. VISI
Terwujudnya sistem jaringan jalan yang mantap untuk menuju masyarakat
Sidoarjo yang Mandiri, Sejahtera dan Madani.
2. MISI
1. Meningkatkan sistem jaringan jalan yang secara profesional sebagai
pendorong pengembangan wilayah.
3. Meningkatkan sistem kerjasama dengan masyarakat dan swasta dalam
pengembangan jaringan jalan.
2.1.3 Logo Perusahaan
1. Logo Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Gambar 2.1 Logo Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
2. Logo Instansi Pemerintahan Kabupaten Sidoarjo
2.1.4 Lokasi Perusahaan
Alamat Perusahaan Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo, yaitu:
a. Nama Perusahaan : Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Kabupaten Sidoarjo.
b. Nama Pemimpin : Ir. Sigit Setyawan, M.T.
c. Alamat Perusahaan : Jalan Sultan Agung No. 17-A Sidoarjo.
d. Telp : (031) 8921942
2.1.5 Susunan Organisasi
Susunan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo terdiri dari:
A.Unsur Pimpinan : Kepala Dinas
B.Unsur Staf : Sekretariat, terdiri dari :
1. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
3. Sub Bagian Keuangan.
C.Unsur Pelaksana : Bidang, terdiri dari :
1. Bidang Bina Teknik, terdiri dari :
a. Seksi Perencanaan Umum dan Teknis
b. Seksi Pengendalian dan Pemanfaatan
c. Seksi Pengolahan Data.
2. Bidang Pembangunan dan Peningkatan, terdiri dari ;
b. Seksi Peningkatan Jalan;
c. Seksi Pembangunan dan Peningkatan Jembatan
3. Bidang Pemeliharaan, terdiri dari ;
a. Seksi Pemeliharan Jalan;
b. Seksi Pemeliharaan Jembatan;
c. Seksi Peralatan.
2.1.6 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo
Susunan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo sesuai dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo No. 21 Tahun 2008
Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
2.1.7 Tugas dan Fungsi.
A. Kepala Dinas mempunyai tugas memimpin, melaksanakan koordinasi,
pengawasan, evaluasi dan penyelenggaraan kegiatan bidang Pekerjaan
Umum Bina Marga.
B. Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan penyusunan perencanaan,
pelaporan, umum, kepegawaian dan keuangan. Dalam melaksanakan tugasnya,
Sekretariat mempunyai fungsi :
1) Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program dan kebijakan
teknis
2) Pelayanan administrasi umum dan kepegawaian
3) Pengelolaan administrasi keuangan
4) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
bidang tugasnya.
C. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas:
1) Mengumpulkan dan mengolah data dalam rangka penyusunan dokumen
perencanaan program dan kebijakan teknis.
2) Menerima dan mengkoordinasi tindak lanjut pelayanan permohonan
perijinan (front office) dan pengaduan masyarakat di bidang Pekerjaan
Umum Bina Marga.
3) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Dinas.
4) Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Sekertaris
D. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas:
1) Melaksanakan pelayanan surat menyurat, kearsipan, perpustakaan dan
dokumentasi.
2) Melaksanakan pengelolaan barang.
3) Melaksanakan administrasi kepegawaian.
4) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan
bidang tugasnya.
E. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas:
1) Menyusun rencana kebutuhan anggaran.
2) Mengelola administrasi keuangan.
3) Menyusun laporan pengelolaan keuangan.
4) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan
bidang tugasnya.
F. Bidang Bina Teknik, terdiri dari :
1) Seksi Perencanaan Umum dan Teknis mempunyai tugas:
a. Menyiapkan penyusunan program perencanaan umum dan teknis
kebinamargaan.
b. Menyiapkan bahan koordinasi pelaksanaan perencanaan umum dan teknis
kebinamargaan.
c. Melaksanakan pembinaan teknis kebinamargaan.
d. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program dan
perencanaan teknis kebinamargaan.
f. Melaksanakan pengembangan dan pengelolaan manajemen jalan.
g. Mengembangkan teknologi terapan di bidang jalan untuk jalan Kabupaten/
Desa dan jalan kota.
h. Melaksanakan tugas ketatausahaan bidang teknik.
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan
bidang tugasnya.
2) Seksi Pengendalian dan Pemanfaatan, mempunyai tugas :
a. Menyiapkan penyusunan program perencanaan umum dan teknis
kebinamargaan.
b. Menyiapkan bahan koordinasi pelaksanaan perencanaan umum dan teknis
kebinamargaan.
c. Melaksanakan pembinaan teknis kebinamargaan.
d. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program dan
perencanaan teknis kebinamargaan.
e. Menyiapkan bahan penetapan status jalan Kabupaten/ Desa dan jalan kota.
f. Melaksanakan pengembangan dan pengelolaan manajemen jalan.
g. Mengembangkan teknologi terapan di bidang jalan untuk jalan Kabupaten/
Desa dan jalan kota.
h. Melaksanakan tugas ketatausahaan bidang teknik.
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan
bidang tugasnya.
3) Seksi Pengolahan Data, mempunyai tugas :
a. Menyiapkan penyusunan program pengolahan data.
c. Mengumpulkan, mengolah, menyajikan, menyimpan dan melaksanakan
pemutahiran data di bidang Kebinamargaan.
d. Menyiapkan data sebagai bahan perencanaan di bidang Kebinamargaan.
e. Meneliti, menguji, dan mengevaluasi kondisi jalan/ jembatan dalam rangka
perencanaan dan penetapan perubahan status dan fungsi jalan/jembatan.
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan
bidang tugasnya.
G. Bidang Pembangunan dan Peningkatan, terdiri dari :
1) Seksi Pembangunan Jalan mempunyai tugas:
a. Menyiapkan penyusunan program pembangunan jalan.
b. Menyiapkan bahan koordinasi dan pelaksanaan teknis pembangunan jalan.
c. Melaksanakan dan mengendalikan program pembangunan jalan.
d. Melaksanakan kegiatan pengadaan jalan.
e. Melaksanakan pengawasan pembangunan jalan.
f. Menyelesaikan permasalahan pengadaan lahan dan pembangunan jalan.
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan
bidang tugasnya.
2) Seksi Peningkatan Jalan mempunyai tugas:
a. Menyiapkan penyusunan program peningkatan jalan.
b. Menyiapkan bahan koordinasi dan pelaksanaan teknis peningkatan jalan.
c. Melaksanakan dan mengendalikan program peningkatan jalan.
d. Menyelesaikan dan memfasilitasi permasalahan peningkatan jalan.
f. Melaksanakan pembinaan peningkatan jalan.
g. Melaksanakan tugas ketatausahaan bidang pembangunan dan peningkatan
jalan.
h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan
bidangnya tugasnya.
3) Seksi Pembangunan dan Peningkatan Jembatan mempunyai tugas:
a. Menyiapkan penyusunan program pembangunan dan peningkatan jembatan.
b. Menyiapkan bahan koordinasi dan pelaksanaan pembangunan jembatan.
c. Melaksanakan dan mengendalikan program pembangunan dan peningkatan
jembatan.
d. Menyelesaikan dan memfasilitasi permasalahan pembangunan dan
peningkatan jembatan.
e. Melaksanakan pembinaan pembangunan dan peningkatan jembatan.
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan
bidang tugasnya.
H. Bidang Pemeliharaan, terdiri dari :
1) Seksi Pemeliharaan Jalan, mempunyai tugas:
a. Menyiapkan penyusunan program pemeliharaan jalan Kabupaten.
b. Menyiapkan bahan koordinasi dan pelaksanaan teknis pemeliharaan jalan
Kabupaten.
c. Memfasilitasi penyelesaian penyelesaian permasalahan pemeliharaan jalan
Kabupaten.
e. Menyiapkan bahan dalam rangka pembinaan, pengawasan dan
pengemdalian pemeliharaan jalan.
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan
bidang tugasnya
2) Seksi Pemeliharaan Jembatan mempunyai tugas :
a. Menyiapkan penyusunan program pemeliharaan jembatan.
b. Menyiapkan bahan koordinasi dan pelaksanaan teknis pemeliharaan
jembatan.
c. Memfasilitasi penyelesaian permasalahan pemeliharaan jembatan.
d. Melasanakan program dan kegiatan pemeliharaan jembatan.
e. Menyiapkan bahan dalam rangka pembinaan, pengawasan dan pengendalian
pemeliharaan jembatan.
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan
bidang tugasnya.
2.1.8 TUJUAN
1. Meningkatkan pengembangan sistem jaringan jalan yang menuju kawasan
strategis dan antar Daerah;
2. Meningkatkan sistem jaringan jalan yang menunjang pertumbuhan ekonomi
dan pengembangan wilayah;
3. Meningkatkan partisipasi masyarakat dan swasta dalam mengembangkan
2.1.9 STRATEGI
1. Peningkatan sistem jaringan jalan baru menuju Kawasan Industri, Jasa,
Perumahan dan Pariwisata serta antar Daerah;
2. Peningkatan kualitas dan kuantitas jaringan jalan yang menunjang
pertumbuhan ekonomi dan pengembangan wilayah;
3. Peningkatan model kerjasama dengan masyarakat dan swasta dalam
pengembangan jaringan jalan
2.1.10 KEBIJAKAN
1. Peningkatan Perencanaan sistem jaringan jalan baru menuju Kawasan Industri,
Jasa, Perumahan dan Pariwisata serta antar Daerah.
2. Peningkatan pengembangan sistem jaringan jalan perkotaan dan jaringan jalan
strategis yang menunjang pertumbuhan ekonomi dan pengembangan wilayah.
3. Pengembangan peraturan sistem kerjasama yang partisipatif dalam
pengembangan dan pengelolaan jaringan jalan.
2.1.11 SASARAN
1 Terciptanya system jaringan jalan yang menuju kawasan strategis antar
daerah
2 Terciptanya system jaringan jalan yang menunjang pengembangan wilayah dan
menumbuhkan ekonomi daerah
3 Terciptanya partisipasi masyarakat dan swasta dalam mengembangkan
2.2 Gambaran Umum Bagian Umum dan Kepegawaian Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo
2.2.1 Sejarah berdirinya Bagian Umum dan Kepegawaian Pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo
Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Kabupaten Sidoarjo merupakan salah satu sub bagian yang merupakan tempat
yang dipilih untuk melaksanakan proyek akhir, sebagai salah satu perangkat Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dibentuk berdasarkan
Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten
dalam Lingkungan Propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 1950 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
9). juga sudah beberapa kali mengalami perubahan Organisasi dan terakhir
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi
Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741) yang kemudian
ditindaklanjuti dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21 Tahun
2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo.
Berpedoman pada Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21
Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo tersebut
ditetapkan kemudian Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 50 Tahun 2008 tentang
Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Kabupaten Sidoarjo, dan sebagai unsur pelaksana pemerintah daerah yang
umum bina marga, maka bertekad dan berkewajiban untuk melaksanakan tugas
pokok dan fungsi yang melekat.
2.2.2 Susunan Organisasi Bagian Umum dan Kepegawaian
Pada Sub Bagian ini mempunyai susunan organisasi dan tugas antara lain :
1) Pengadministrasian umum yang melaksanakan pelayanan surat
menyurat, kearsipan, perpustakaan dan dokumentasi
2) Pengolah data kepegawaian yang melaksanakan administrasi
kepegawaian
3) Pengadministrasian barang yang melaksanakan pengelolaan barang.
Dalam pelaksanaan proyek akhir di Bagian Umum dan Kepegawaian
pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, berbagai ilmu dan
pengalaman kerja didapatkan, yang sebelumnya di bangku kuliah tidak pernah
didapatkan tetapi pada proyek akhir pada kesempatan kali ini seakan-akan
2.2.3 Struktur Organisasi Sekretariat pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.
2.2.4 Jadwal Pelaksanaan Proyek Akhir
Pelaksanaan Proyek Akhir dilaksanakan pada:
Tanggal : 07 Maret 2011 – 31 Mei 2011
Hari : Senin – Jumat
Jam : 08.00 WIB – 15.30 WIB
Ketentuan proyek akhir dari Program Studi DIII Komputerisasi
Perkantoran dan Kesekretarian STIKOM Surabaya dimulai tanggal 01 Maret 2011
pelaksanaan proyek akhir itu dilakukan pada hari senin – jumat. Akan tetapi pada
hari tertentu saja mendapatkan dispensasi waktu proyek akhir yaitu pada hari
selasa dan kamis, dikarenakan masih mempunyai tanggungan kuliah. Sehingga
pelaksanaan proyek akhir dilakukan secara maksimal pada tiap hari senin, rabu
dan jumat.
2.2.5 Lokasi dan Tempat Pelaksanaan Proyek Akhir
Lokasi dan tempat pelaksanaan proyek akhir adalah sebagai berikut:
Lokasi : Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo
Jalan Sultan Agung No. 17 A Sidoarjo.
Tempat : Ruangan yang nyaman, tenang, ber-AC (Air Conditioner).
Selain itu terdapat komputer, telepon, lemari untuk
menyimpa berkas-berkas atau dokumen dan
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Administrasi
3.1.1 Pengertian Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis (asal kata) bersumber dari bahasa latin, yang terdiri dari ad + ministrare, yang secara operasional berarti melayani, membantu dan memenuhi.
Menurut pendapat Prof. Dr. H. Hadari Nawawi dan Dra. H. M. Martini Hadari dalam buku Ilmu Administrasi (1994 : 28) disebutkan Administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses pengendalian suatu organisasi agar secara keseluruhan selalu terarah pada pencapaian tujuannya.
Dengan demikian Administrasi berarti rangkaian kegiatan atau proses pengendalian cara atau sistem kerja sama sejumlah orang, agar berlangsung
efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan bersama.
Para praktisi cenderung pada administrasi dalam pengertian operasional, dengan demikian rumusan-rumusan para ilmuwan yang bergerak dilingkuangan Ilmu Administrasi harus bersifat applaid (terpakai) agar dapat dipetik menfaatnya oleh orang-orang yang menempati posisi sebagai administrator.
Administrasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengendalikan suatu usaha (pemerintah) agar tujuan tercapai.
Dari pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan sifat terpakai dari Ilmu Administrasi sebagai berikut :
1. Administrasi merupakan kegiatan manusia dan berlangsung berupa proses pengendalian interaksi antara dua orang atau lebih dalam bentuk kerja sama. Interaksi yang disebut kerja sama itu adalah gejala sosial, yang bilamana dikendalikan dengan mempergunakan administrasi, akan berlangsung efektif dan efisien. Dengan demikian berarti langkah-langkah yang dirumuskan Ilmu Administrasi harus bersifat terpakai bagi perwujudan kerja sama yang efektif dan efisien dalam mencapai satu atau lebih tujuan.
2. Administrasi merupakan proses pengendalian yang sadar tujuan. Dengan demikian berarti langkah-langkah yang dirumuskan Ilmu Administrasi harus bersifat terpakai bagi perwujudan kegiatan yang berkualitas, sehingga menjadi kegiatan yang tinggi produktifitasnya sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Administrasi tidak bermaksud menghasilkan kegiatan kerja sama yang tidak produktif dalam mencapai tujuan bersama. Dengan kata lain Administrasi merupakan ilmu terapan untuk meningkatkan produktivitas dalam mencapai tujuan melalui kerja sama sejumlah orang.
perseorangan, tetapi juga oleh kelompok-kelompok kacil atau unit-unit kerja di dalam sebuah organisasi. Dengan demikian kata lain Administrasi harus bersifat terpakai dalam menghilangkan pengkotakan kerja, agar menjadi satu kesatuan kerja yang saling menunjang secara kompak.
4. Administrasi merupakan ilmu yang terpakai dalam merangkai suatu harapan di dalam perencanaan dengan usaha berupa realisasi kegiatan sesuai perencanaan dan dengan tujuan yang hendak dicapai. Kesinambungan mengandung makna bahwa administrasi terpakai dalam mengembangkan kegiatan secara terarah dan mampu menghindari penyimpangan-penyimpangan sebelum terjadi agar tidak merugikan organisasi.
3.1.2 Administrasi sebagai Ilmu Terapan
Administrasi sebagai ilmu terapan dengan didasari konsep-konsep yeng bersifat teoritis, selanjutnya merumuskan konsep-konsep operasional mengenai pengendalian kerja sama sejumlah orang untuk mencapai tujuan bersama. Konsep-konsep tersebut membagi administrasi dalam dua fungsi pengendalian dengan unsur masing-masing di dalamnya.
Kedua fungsi tersebut dengan unsur-unsurnya adalah sebagai berilut : 1. Fungsi Primer
a. Perencanaan (Planning); b. Pengorganisasian (Organizing);
c. Pengarahan (Commanding);
f. Komunikasi (Communication);
Keenam unsur itu disebut juga Fungsi Manajemen dalam Administrasi. 2. Fungsi Sekunder
Kelima unsur itu disebut juga Fungsi Operasional dalam Manajemen.
Fungsi primer dengan unsur-unsurnya merupakan kegiatan utama yang diemban oleh setiap Administrator. Sedang fungsi sekunder dengan unsur-unsurnya merupakan kegiatan penunjang yang tidak boleh diabaikan, namun perwujudannya dapat dilimpahkan seorang Administrator pada para pembantu atau stafnya.
Fungsi primer merupakan pekerjaan yang dominan memerlukan kemampuan berfikir yang memadai, sedangkan fungsi sekunder lebih bersifat teknis karena didalamnya berisi pekerjaan operasional/rutin yang tidak memerlukan kemampuan berfikir yang terlalu tinggi.
Antara kedua fungsi administrasi dengan unsur-unsurnya itu, dalam perwujudannya menjadi kegiatan nyata berlangsung saling mengisi dan saling menunjang.
3.2 Pengelolaan
3.2.1 Pengertian Pengelolaan
Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu.
Definisi pengelolaan oleh para ahli terdapat perbedaan –perbedaan hal ini disebabkan karena para ahli meninjau pengertian dari sudut yang berbeda- beda. Ada yang meninjau pengelolaan dari segi fungsi, benda, kelembagaan dan yang meninjau pengelolaan sebagai suatu kesatuan. Namun jika dipelajari pada prinsipnya definisi-definisi tersebut mengandung pengertian dan tujuan yang sama.
Berikut ini adalah pendapat dari beberapa ahli yakni menurut Wardoyo (1980:41) memberikan definisi sebagai berikut pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Menurut Harsoyo (1977:121) pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk mengali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.
pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan
3.3 Persediaan (Stock)
3.3.1 Pengertian Persediaan (Stock)
Persediaan Barang secara umum adalah mempersiapkan suatu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan, dan apabila barang diperlukan oleh perusahaan maka barang itu harus dikeluarkan. Contoh: Tinta, Kertas, Hardisk, Printer, Disket.
Dari definisi persediaan yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa persediaan adalah stock bahan baku yang digunakan untuk memfasilitasi produksi dimana hasil akhirnya adalah untuk memuaskan permintaan konsumen atau memenuhi kebutuhan yang ada di dalam organisasi/perusahaan.
A. Jenis-jenis Persediaan Fisik
Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengelolaan yang berbeda. Menurut Sofjan Assauri (2004:171) jenis-jenis persediaan fisik dapat dibedakan menjadi:
1. Persediaan bahan mentah (Raw Material Stock)
2. Persediaan Bagian Produk atau Parts yang dibeli (Purchased Parts/Components Stock)
Yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassembling dengan parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya.
3. Persediaan Bahan-bahan Pembantu atau barang-barang Perlengkapan (SuppliesStock)
Yaitu persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi.
4. Persediaan Barang Setengah Jadi atau Barang Dalam Proses (Work in Process/Progess Work)
5. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods Stock)
Yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. Jadi barang jadi ini adalah merupakan produk selesai dan telah siap untuk dijual.
B. Fungsi Persediaan
Fungsi produksi suatu perusahaan tidak dapat berjalan lancar tanpa adanya persediaan yang mencukupi. Persediaan timbul karena penawaran dan permintaan berada dalam tingkat yang berbeda sehingga material yang disediakan berbeda.
3.3.2 Pengendalian Stock
Menurut Mills, Standingford dan Appleby (1991:335) istilah Pengendalian barang di dalam stock sama pentingnya dengan pengendalian kas. Nilai stock barangkali melebihi nilai kas dan ada banyak cara dimana kerugian dapat terjadi (barang dapat dicuri, dapat diboroskan dan mungkin menjadi subjek kecurangan).
Perlu pula dipastikan bahwa hanya jenis barang yang tepat yang disimpan di dalam stock dan, lebih jauh lagi, bahwa barang yang tepat tersedia sewaktu diperlukan dan di mana di perlukan. Uang tidak boleh ditahan dalam
stock yang tidak dikehendaki (manusia dan mesin tidak boleh menganggur karena bahan tidak tersedia) gudang dan ruang pamer tidak boleh kehabisan lini yang diperlukan oleh pelanggan.
dalam kondisi yang baik. Stock yang sangat berharga dan yang kemungkinan dicuri harus disimpan di ruangan atau kurungan terpisah yang dapat dikunci. Stock
boleh dikeluarkan hanya berdasarkan permintaan yang ditandatangani oleh orang yang berwenang.
3.4 Barang Habis Pakai (Supplies)
3.4.1 Pengertian Supllies
Supllies atau dapat diartikan persediaan, pada lingkungan suatu organisasi kebutuhan akan persediaan pada umumnya berbentuk benda-benda atau bersifat material juga disebut peralatan (Nawawi dan Martini Hadari, 1994 : 181) yang dapat dibedakan sebagai berikut :
1. Peralatan Perkantoran, yang diperlukan untuk kegiatan-kegiatan ketatausahaan termasuk dalam pengelolaan kepegawaian, keuangan dan perbekalan, misal mesin ketik, mesin hitung, kertas, meja dan kursi kerja dan lain-lain dan ini secara khusus (tidak semuanya) biasa disebut Alat Tulis Kantor (ATK).
2. Peralatan Teknis, yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan/pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan ketrampilan , keahlian atau profesionalisme tertentu sehubungan dengan tugas-tugas pokok organisasi, misal peralatan untuk sebuah rumah sakit, peralatan untuk sebuah sekolah/perguruan tinggi dalam melasanakan proses belajar mengajar dan lain-lain.
pemusnahan. Proses tersebut bermaksud untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi.
Oleh karena itu Administrasi Pengelolaan Supplies dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan pelayanan fisilitas material berupa sarana atau peralatan/perlengkapan kerja dan fasilitas lain yang berpengaruh dan dapat mengingkatkan efektifitas dan efisiensinya dalam mewujudkan tujuan organisasi.
3.4.2 Jenis-jenis Supplies
Jenis-jenis supplies baik berupa peralatan kantor maupun peralatan teknis dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Barang atau benda-benda habis dipakai
Supplies atau peralatan/perlengkapan ini terdiri dari barang-barang atau benda-benda (sarana kerja) yang dapat habis bilamana diperlukan. Waktu pemakaiannya relatif tidak lama, sehingga dikelompokkan sebagai barang yang dapat habis, misalnya berbagai jenis kertas, spidol, Bahan Bakar Minyak atau bensin dan lain-lain. Pengertian habis dipakai dapat dibeda-bedakan sebagai berikut :
a. Barang atau benda yang benar-benar habis atau musnah apabila dipergunakan, misalnya bensin untuk kendaraan dinas, zat-zat kimia yang dipergunakan di laboratorium dan lain-lain.
c. Barang atau benda yang berubah sifatnya sehingga tidak dapat dipergunakan lagi untuk keperluan yang sama, misalnya kertas, bola lampu yang dapat putus, air bersih yang menjadi limbah cair dan sebagainya.
Benda-benda ini tidak berubah bentuknya namun sifatnya tidak sama dengan sebelum dipergunakan, sehingga tidak dapat lagi dipakai untuk keperluan yang sama seperti disebutkan diatas.
2. Barang-barang atau benda-benda yang tahan lama
Perlengkapan ini terdiri dari barang-barang atau benda-benda yang dapat dipergunakan secara terus menerus untuk jangka waktu yang relatif cukup lama. Barang-barang ini sering disebut juga prasarana dan sarana.
Prasarana cenderung dimaksudkan lingkungan tempat melaksanakan kegiatan atau pekerjaan seperti gedung, jalan, perumahan dan lain-lain yang tidak berhubungan dengan teknis dan mekanisme pelaksanaan tugas pokok. Sedang sarana menyangkut semua barang yang dipergunakan sehari-hari dalam pelaksanaan pekerjaan secara teknis operasional, misalnya lemari, meja kursi kerja, kendaraan bermotor dan lain-lain. Selanjutnya semua peralatan perlengkapan tersebut dikelompokkan menjadi 2 (dua) jenis sebagai berikut : a. Barang tidak bergerak
b. Barang bergerak
Peralatan/perlengkapan ini terdiri dari barang-barang atau benda-benda yang berpindah-pindah tempatnya, termasuk juga yang mudah dan selalu dibawa mengikuti petugas yang mempergunakannya. Barang-barang ini terutama berupa kendaraan, photo tustel (kamera), tiodolite, mesin potong rumput dan lain-lain yang selalu dan harus dibawa oleh petugas yang mempergunakannya.
3.4.3 Pengadaan Supplies
Realisasi pengadaan supplies (perlengkapan/peralatan) harus mengikuti perencanaan baik yang akan dibeli maupun dibuat sendiri atau berupa bantuan. Pada organisasi pemerintahan, realisasi pengadaan supplies
(perlengkapan/peralatan), realisasi pengadaan supplies (perlengkapan/peralatan) bahkan harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Misalnya ketentuan tentang jumlah dana pengadaan yang boleh dikerjakan sendiri atau harus diadakan melalui pihak penyedia barang. Disamping itu juga mengenai pentahapan dalam membayar supplies yang dilaksanakan pihak penyedia barang harus dicantumkan secara jelas dalam kontrak.
3.5 Microsoft Word
3.5.1 Pengertian Microsoft Word
Aplikasi pengolah kata atau word processing adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat, mengubah, dan menghasilkan dokumen berupa teks. (Budiharjo, 2004:3) Program ini dapat membantu para pemakainya menghasilkan dokumen yang berkualitas professional karena program ini memungkinkan untuk melakukan formatting teks, memperbaiki kesalahan dan menampilkan pekerjaan sebelum mencetaknya.
3.5.2 Mail Merge
Program aplikasi ini dilengkapi dengan fitur-fitur yang lengkap, bahkan fitur-fitur Mail Merge juga tersedia, yang sering digunakan untuk membuat dokumen yang sama dengan data yang berbeda dalam jumlah yang banyak tanpa harus mengulang berkali-kali sehingga dengan program ini dapat menghasilkan dokumen yang menarik dan menghemat waktu dalam pembuatannya. Ruang lingkup pengolah kata ini meliputi pembuatan surat, fax, memo, laporan tahunan, label dan formulir.
Langkah untuk membuat surat dengan menggunakan mail merge adalah: 1. Tentukan dokumen yang akan digunakan sebagai main document.
2. Tentukan data source. Bias juga menggunakan data yang sudah ada pada
Microsoft Word atau pada program lain.
3. Membuat main document dengan menanbahkan merge files pada teks.
Setiap fields adalah item dari informasi dari jenis tertentu, seperti nama depan dari
customer. Untuk mengisi data list dari file yang sudah ada, lakukan langkah-langkah berikut:
a. Pada menu tools, pilih letters and mailing, kemudian click mail merge.
b. Pada task pane mail merge, pilih salah satu option button pada area select recipients, kemudian next: starting document pada bagian bawah task pane. c. Pilih use the current document, jika dibutuhkan, dan kemudian click next:
select recipient pada bagian bawah task pane.
d. Pilih use an exiting list, jika dibutuhkan, kemudian click browse pada use an exiting.
Setelah menyiapkan data source dan memasukkan merge fields ke dalam
main document, selanjutnya siap untuk menggabungkan untuk membuat suatu
merge document. Langkahnya adalah pada dialog box mail merge recipients, click
tombol previous atau next untuk menampilkan isi dari daftar.
3.6 Microsoft Excel
3.6.1 Pengertian Microsoft Excel
Aplikasi pengolah angka atau yang lebih dikenal dengan Microsoft Excel
merupakan lembar kerja yang terdiri dari baris dan kolom yang memudahkan untuk mengolah data bentuk daftar kemudian meringkas, membandingkan dan menyajikan data secara grafis (Budiharjo, 2004:1). Kemampuan yang dimiliki
Microsoft Excel , yaitu dalam hal perhitungan memproyeksikan dan menganalisa data numerik serta menyajikan hasilnya dalam dokumen atau chart (grafik) ditambah dengan kemampuan untuk mempublikasikan informasi yang ada dalam
Microsoft Excel pada website.
Sedangkan menurut Santoso (2003:1) pengertian “Microsoft Excel adalah program aplikasi spreadsheet (lembar kerja) yang paling popular dan yang paling banyak digunakan saat ini, yang akan membantu dalam menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data.” Istilah spreadsheet
sebenarnya berasal dari istilah di ilmu akuntansi yang mengacu pada kertas kerja yang besar dengan isian baris dan kolom yang berisi transaksi-transaksi bisnis.
Hal ini berarti Excel akan berguna pada pengolahan data numerical
(berhubungan dengan angka) yang kompleks dan bias diterapkan dalam berbagai bidang seperti:
a. Memprediksi penjualan untuk beberapa waktu kedepan. b. Alokasi anggaran iklan pada beberapa divisi perusahaan. c. Analisi laporan keuangan.
f. Memerintah Excel untuk menghitung jumlah, rata-rata atau nilai maksimum penjualan pada hari tertentu.
g. Memperlihatkan bagaimana total penjualan dibandingkan dengan total penjualan pada hari lainnya.
h. Membuat sebuah grafik yang memperlihatkan presentasi penjualan dalam
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Proyek Akhir ini dilakukan pada Bagian Umum dan Kepegawaian pada:
Tanggal : 07 Maret 2011 – 31 Mei 2011
Tempat : Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo
Peserta : Dila Meidiany Karissa (08.39015.0009)
Berikut adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama Proyek Akhir dengan
melakukan Kerja Praktek pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten
Sidoarjo selama 3 bulan :
Tabel 4.1 Daftar Kegiatan/Pekerjaan
NO
KEGIATAN / PEKERJAAN
1 Menerima StockSupplies Dari Bagian Administrasi umum
2 Mendata StockSupplies
3 Cek atau memperbarui StockSupplies di gudang
4 Menerima pengajuan atau permintaan Supplies pada masing-masing bagian
5 Mengelola atau menangani permintaan Supplies
6 Mendistribusikan Supplies pada masing-masing bagian
7 Cek ulang StockSupplies
Metodologi yang digunakan dalam pelaksanaan proyek akhir berupa kerja praktek
1. Analisa dan Studi Observasi
Mengamati, mempelajari, memilih, dan menjalani peran sebagai staf
pembantu administrasi umum di bagian umum dan kepegawaian selama 3
(tiga) bulan.
2. Wawancara
Melakukan wawancara dengan orang yang dapat memberikan informasi tugas
serta tanggung jawab administrasi umum di bagian umum dan kepegawaian.
3. Studi Literatur
Meminjam literatur dan buku-buku dari perpustakaan yang mendukung.
4. Pembuatan Laporan
Setelah semua proses, mulai dari pelaksanaan kerja praktek selama 3 (tiga)
bulan, studi observasi, wawancara, studi literatur sampai analisa selesai, maka
terakhir adalah pembuatan laporan kerja praktek dengan proses pembimbingan
dari dosen pembimbing.
5. Konsultasi
Konsultasi dengan dosen pembimbing dilakukan untuk pembuatan laporan.
Dosen pembimbing memeriksa laporan dan memberikan bimbingan yang
telah dibuat agar laporan tersebut dapat menjadi lebih ilmiah dan baik.
4.1 Hasil dan Pembahasan
Untuk memperoleh nilai barang, diperlukan penilaian yang selektif yang
didasarkan pada data/fakta yang obyektif dan relevan dengan menggunakan
metode tertentu berupa standarisasi barang yang memerlukan penetapan besaran
harga barang sesuai jenis, spesifikasi dan kualitas dalam 1 (satu) periode tertentu.
Marga Kabupaten Sidoarjo prosesnya dilaksanakan dengan melalui beberapa
tahapan tahapan. Proses pengelolaan supllies pada Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Kabupaten Sidoarjo dilaksanakan oleh Bagian Umum untuk memenuhi
kebutuhan tiap-tiap bagian/bidang, dan tahan yang dilakukan adalah sebagai
berikut :
4.1.1 Penerimaan StockSupplies
Supply/Supplies dapat diartikan persediaan yang lebih cenderung
mengenai barang. Pengelola Supply/Supplies adalah seseorang yang menerima
dan memenuhi kebutuhan supplies kepada setiap departemen atau bagian dari
suatu Instansi Pemerintahan. Pengelola Supplies menerima stock supplies dari
staff pembelian, jenis-jenis supplies yang diterima bermacam-macam, dibawah ini
terdapat contoh stocksupplies :
Tabel 4.2 Daftar StockSupplies
CATRIDGE Printer EPSON LX300 TINDER CLIP
CLEAR HOLDER CD -RW
TOX FILE Plastik CONTINOUS FORM
NAMA BARANG
Almari Besi Almari Kayu
KERTAS TUFALLO CUTTER KECIL
KERTAS CD DISKET Verbatim 3 1/2 HD
KERTAS FaX DVD -R
KERTAS FOTO DVD-RW + box tipis
KERTAS HVS A-4 70gr GUNTING ( Tesar )
KERTAS HVS A-4 80gr CONTINOUS FORM
KERTAS HVS F4 70 gr CUTTER BESAR
KERTAS HVS F4 80 gr CUTTER KECIL
KERTAS INJEK 100 lbr ISI CUTTER BESAR L150
KERTAS MANILA / KARTON ISI CUTTER KECIL A100
KERTAS SHEET Daito ISI STAPLES 10-1M
KLIP Besar ISI STAPLES 1210 FA-H
KLIP Kecil ISI STAPLES 1213FA-H
KOK BADMINITON ISI STAPLES 1215FA-H
KWITANSI ISI STAPLES 1217FA-H
LABEL - A4 ISI STAPLES 24/6 - 1M
LABEL CD ISI STAPLES 3-1M
LABEL CD Double TINTA SPIDOL WHITEBOARD - Kuning
LABEL No. 101 TINTA SPIDOL WHITEBOARD - Merah
LATEL No. 103 TINTA STEMPEL - Tiru
LATEL No. 105 TINTA STEMPEL - Hitam
LATEL No. 109 TINTA STEMPEL - Merah
LATEL No. 121 TINTA STEMPEL - Ungu
LEM Alteco TIP EX
LEM Kertas TISSUE - 250 lbr
NAMA BARANG
Almari Besi Almari Kayu
ORDNER TESAR STAPLER TESAR
ORDNER KECIL STAPLER KECIL
PAKU PINES Tempat CD Double
PENGHAPUS WT TEMPAT SILOTIP
PENSIL TINTA Refill TLACK 500 ml
PENYANGGA TUKU TINTA Refill COLOR 500 ml
PERFOLATOR TINTA SPIDOL WHITETOARD - Tiru
PLAK TAND Tening TINTA SPIDOL WHITETOARD - Hijau
PLAK TAND Coklat TINTA SPIDOL WHITETOARD - Hitam
PLAK TAND Hitam
PLASTIK LAMINATING A4 RAUTAN PENSIL Meja
PLASTIK LAMINATING F4 SILOTIP TOLAK TALIK
PLASTIK LAMINATING KECIL SILOTIP KECIL - roll besar
SPIDOL Permanen - Hitam SILOTIP KECIL - roll kecil
SPIDOL Whiteboard - Hijau SILOTIP TANGGUNG
Dalam menerima persediaan stock supplies, pengelola supplies harus
membawa buku penerimaan barang. Berikut adalah gambar buku penerimaan
Buku penerimaan barang merupakan buku untuk mencatat barang-barang
persediaan secara tersendiri atau kumpulan/kolektif dilengkapi dengan data asal,
volume, kapasitas, merk, tipe, nilai/harga dan data lain mengenai barang tersebut.
Setelah barang diterima dari staff pembelian kemudian pengelola
supplies mendata persediaan stock supplies yang diterima. Pada proses tersebut
seharusnya dilakukan lebih dari dua orang. Karena proses ini salah satu proses
yang sangat penting dan membutuhkan ketelitian yang cukup tinggi. Jika terjadi
kesalahan dalam mendata stock supplies, akan mengakibatkan kurangnya atau
kelebihan stock dari pengajuan barang yang sudah diajukan dan disetujui. Berikut
adalah gambar dari buku barang inventaris yang dipakai pengelola untuk mendata
Dibawah ini terdapat cara pengisian tiap-tiap kotak pada Buku Barang Inventaris:
Kolom 1 : diisi nomor urut pencatatan.
Kolom 2 : diisi tanggal terima barang.
Kolom 3 : diisi nama / jenis barang.
Kolom 4 : diisi merk/ukuran/tahun pembuatan barang yang diterima
Kolom 5 : diisi jumlah / satuan barang yang diterima
Kolom 6 : diisi tanggal dan nomor Surat Kontrak/SPP/SPK.
Kolom 7 : diisi tahun pembuatan.
Kolom 8 : diisi tanggal Berita Acara Pemeriksaan Barang.
Kolom 9 : diisi nomor Berita Acara Pemeriksaan.
Kolom 10 : diisi tanggal pengeluaran barang.
Kolom 11 : diisi nama unit yang menerima / memakai barang tersebut.
Kolom 12 : diisi jumlah barang yang dikeluarkan.
Kolom 13 : diisi tanggal dan nomor surat penyerahan barang.
Kolom 14 : diisi keterangan yang diperlukan.
Dalam proses ini dilaksanakan oleh :
a. Penyimpanan barang atau pegawai yang diserahi tugas untuk menerima,
menyimpan, dan mengeluarkan barang.
b. Pengurus barang atau pegawai yang diserahi tugas untuk mengurus barang
dalam proses pemakaian yang ada di setiap bagian/bidang.
Langkah-langkah dalam mendata stock supplies adalah sebagai berikut:
1) Semua barang penerimaannya dilakukan oleh penyimpan barang/ pengurus
barang, untuk itu penerimaan barang oleh penyimpanan barang/pengurus
Pelaksanaan penerimaan barang tersebut antara lain:
a. Barang yang akan diterima harus disertai dokumen yang jelas
menyatakan macam/jenis, banyak, harganya dan spesifikasi barang
b. Pernyataan penerimaan barang dinyatakan sah apabila berita acara
penerimaan barang telah ditandatangani.
c. Berita Acara Penerimaan Barang adalah merupakan bukti catatan tentang
serah terima barang yang memuat tanggal dan macam/jenis barang.
Untuk lebih jelasnya tentang Berita Acara Penerimaan Barang dapat
3) Pada saat stock supplies datang, sebaiknya pengelola supplies membawa
buku penerimaan barang guna mencatat dan menghitung tiap-tiap stock
supplies yang sudah dibeli.
4.1.2 Proses Penyimpanan Stock Supplies
Setelah Bagian Administrasi Umum menerima Buku Penerimaan Barang
dari Bagian Umum dan Kepegawaian, langkah yang dibutuhkan pengurus
supplies selanjutnya yaitu memberikan persetujuan dengan menandatangani Buku
Penerimaan Barang tersebut yang kemudian akan disimpan pada gudang
penyimpanan barang untuk diproses lebih lanjut.
Penyimpanan barang daerah dilaksanakan dalam rangka pengurusan,
penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam gudang/ruang
penyimpanan sehingga dalam pengurusan barang persediaan agar setiap waktu
diperlukan dapat dilayani dengan cepat dan tepat.
Untuk lebih jelasnya mengenai proses penyimpanan stock supplies pada
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo akan dijelaskan seperti
berikut :
4.1.2.1Petunjuk Cara Penyimpanan Stock Supplies
Pada saat stock supplies disimpan digudang, sebaiknya dirapikan pula
stock supplies yang baru datang. Agar stock yang ada di dalam almari terlihat
lebih rapi dan tidak berantakan. Di dalam gudang tersebut, terdapat 2 almari,
almari besi yang berguna untuk menyimpan barang-barang relatif besar, seperti:
kayu yang berguna menyimpan barang-barang relatif kecil, seperti: binder klip,
isi staples, stapler, silotip, bantalan stempel, buku tulis, dan lain-lain.
Langkah-langkah penyimpanan barang :
1) pada saat pengelola supplies menerima stock supplies yang sudah
ditandatangani oleh bagian Umum dan Kepegawaian, lalu stock supplies
segeradisimpan pada almari yang berada di gudang.
2) mencatat secara tertib dan teratur penerimaan barang kedalam buku/kartu
barang menurut jenisnya.
a. Buku Barang Pakai Habis
Buku barang pakai habis berguna untuk menghimpun catatan data teknis
dan administratif dari catatan kartu barang pakai habis tiap-tiap
bidang/bagian pada waktu tertentu. Barang pakai habis tersebut seperti :
pensil, tinta, buku, kertas HVS, klip, isi cutter, ballpoint, isi stapler, dan
Cara pengisian di tiap kotak Buku Barang Pakai Habis sebagai berikut :
Kolom 1 : diisi nomor urut pencatatan.
Kolom 2 : diisi tanggal terima barang.
Kolom 3 : diisi nama / jenis barang.
Kolom 4 : diisi tahun pembuatan.
Kolom 5 : diisi merk/ukuran barang yang diterima
Kolom 6 : diisi jumlah / satuan barang yang diterima
Kolom 7 : diisi tanggal dan nomor Surat Kontrak/SPP/SPK, harga
satuan.
Kolom 8 : diisi tanggal Berita Acara Pemeriksaan Barang.
Kolom 9 : diisi nomor Berita Acara Pemeriksaan.
Kolom 10 : diisi tanggal pengeluaran barang.
Kolom 11 : diisi nama unit yang menerima / memakai barang tersebut.
Kolom 12 : diisi jumlah barang yang dikeluarkan.
Kolom 13 : diisi tanggal dan nomor surat penyerahan/bon pengeluaran barang.
Kolom 14 : diisi keterangan yang diperlukan.
b. Kartu Barang
Kartu Barang adalah Kartu untuk mencatat barang-barang secara
tersendiri atau kumpulan/kolektip dilengkapi data asal, volume, kapasitas,
merk, type, nilai/harga dan data lain mengenai barang tersebut, yang
diperlukan maupun tujuan lain dan dipergunakan selama barang itu belum
dihapuskan. Untuk setiap jenis barang harus disediakan Kartu Barang
yang disimpan oleh petugas Gudang. Dalam Kartu Barang dicatat setiap
dikeluarkan, maupun yang sisa sebagai barang persediaan. Dibawah ini
terdapat gambar Kartu barang :
Pengisian Kartu Barang tersebut sebagai berikut :
Lajur 1 : diisi nomor urut pencatatan.
Lajur 2 : diisi tanggal penerimaan barang atau tanggal pengeluaran barang.
Lajur 3 : diisi jumlah barang yang diterima untuk setiap jenis barang.
Lajur 4 : diisi jumlah barang yang keluar untuk setiap jenis barang.
Lajur 5 : diisi jumlah sisa setiap jenis barang sebagai persediaan.
Lajur 6 : diisi paraf petugas gudang untuk setiap kali penerimaan/
pengeluaran barang dan keterangan yang diperlukan.
c. Kartu Persediaan Barang
Kartu persediaan barang adalah Kartu untuk mencatat barang-barang
persediaan secara tersendiri atau kumpulan/kolektip dilengkapi data asal,
volume, kapasitas, merk, tipe, nilai/harga dan data lain mengenai barang
tersebut, yang diperlukan maupun tujuan lain selama barang itu
dipergunakan. Jumlah barang yang telah diterima dan jumlah barang yang
telah dikeluarkan untuk tiap jenis barang, yang meliputi barang pakai
habis maupun barang inventaris, harus dicatat dengan tertib dalam Kartu
Persediaan Barang. Kartu Persediaan barang dimaksud harus disimpan
secara tertib, teratur dan aman.
Untuk lebih jelasnya dibawah ini terdapat gambar Kartu Persediaan
Pengisian Kartu Persediaan Barang di tap-tiap kotak tersebut sebagai berikut :
Lajur 1 : diisi tanggal penerimaan/pengeluaran barang.
Lajur 2 : diisi nomor dan tanggal surat dasar penerimaan/pengeluaran.
Lajur 3 : diisi asal penerimaan / unit yang menerima barang.
Lajur 4 : diisi jumlah barang setiap kali masuk / penerimaan.
Lajur 5 : diisi jumlah barang setiap kali keluar.
Lajur 6 : diisi jumlah sisa barang yang ada dalam gudang / persediaan.
Lajur 7 : diisi harga satuan tiap barang yang diterima / dikeluarkan.
Lajur 8 : diisi jumlah harga barang yang diterima.
Lajur 9 : diisi jumlah harga barang yang dikeluarkan.
Lajur 10 : diisi jumlah harga barang yang sisa sebagai persediaan.
Lajur 11 : diisi keterangan yang diperlukan.
4.1.3 Penyaluran
Penyaluran merupakan kegiatan untuk melakukan pengiriman barang
dari gudang ke unit kerja. Dari proses penerimaan dan penyimpanan barang
langkah selanjutnya yaitu mendistribusikan pada tiap-tiap bagian pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo. Fungsi penyaluran adalah
menyelenggarakan pengurusan pembagian/pelayanan barang secara tepat, cepat
dan teratur sesuai dengan kebutuhan.
4.1.3.1Menangani Permintaan Supplies
Dalam sebuah perusahaan/organisasi pasti membutuhkan barang
pembantu/barang perlengkapan untuk menunjang berjalannya perusahaan
mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda, walaupun tujuannya sama
yaitu demi kelancaran berjalannya perusahaan. Dalam hal ini, penulis bertanggung
jawab dalam memenuhi permintaan barang supplies yang diajukan kepada
Pengelolaan supplies.
Langkah-langkah penyaluran stocksupplies :
1. Pengguna mengisi surat perintah pengeluaran/penyaluran barang kepada
pengelola supplies yang sebelumnya sudah disetujui oleh Bagian
Administrasi Umum untuk melakukan pengiriman barang dari gudang ke
unit. Di dalam surat perintah pengelola atau penyaluran barang terdapat
bebrapa kolom yang isinya yaitu : No, Banyaknya, Nama Barang, Harga
Satuan, Jumlah, Ket. Untuk lebih jelasnya dibawah ini terdapat gambar
2. Surat tersebut diajukan kepada Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian
untuk disetujui.
3. Setelah surat disetujui oleh Bagian Umum dan Kepegawaian, maka surat
diserahkan kepada pengelola supplies untuk diperiksa stock tersebut masih
ada atau sudah habis.
4. Pengelola supplies meminta petugas gudang untuk mengambil permintaan
supplies yang diajukan oleh pengguna di gudang dengan membawa dan
mengisi Bukti Pengambilan Barang dari gudang yang didalamnya terdapat
spesifikasi barang-barang, penerima, pengelola supplies yang diketahui oleh
pengguna/penguasa pengguna. Bukti pengambilan barang dari gudang
adalah merupakan tanda bukti untuk mencatat pengambilan barang-barang
dari tempat penyimpanan/gudang yang memuat data asal, volume,
kapasitas, merk, tipe, nilai/harga dan data lain mengenai barang tersebut.
Untuk lebih jelasnya terdapat gambar Bukti Pengambilan Barang Dari
5. Setelah petugas gudang mengambil dan mengisi bukti pengambilan barang
dari gudang, kemudian pengelola supplies selesai menghitung, mengecek,
dan menyiapkan tanda terima barang untuk diberikan kepada pengguna.
Berikut adalah gambar tanda terima barang :
6. Setelah pengelola supplies selesai mengecek dan menyiapkan tanda terima
barang, kemudian petugas gudang mendistribusikan supplies kepada
pengguna dengan membawa tanda penerimaan barang yang harus
ditandatangani oleh pengguna/penerima.
7. Setelah petugas gudang mendistribusikan supplies, kemudian tanda terima
barang diserahkan pada pengelola supplies dan lembar pertama tanda terima
untuk pengelola supplies sebagai arsip dan lembar kedua diberikan untuk
pemohon lebih.
4.1.4 Penggunaan Mail merge Pada Mengelolaan Supplies
Penggunaan mail merge pada saat mengelola supplies pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga sangat dibutuhkan, terlebih dibutuhkannya pada
saat proses mendata. Karena pada proses mendata ini salah satu proses yang
sangat penting dan membutuhkan ketelitian yang cukup tinggi. Pada saat proses
mendata dilakukan, sebaiknya supplier segera memasukannya ke dalam Kartu
Stock Barang.
Langkah-langkah dalam mendata stock supplies adalah sebagai berikut:
a. Membuat kartu stock barang
Kartu stock barang dibuat dengan menggunakan mail merge pada Microsoft
word 2007. Di dalam kartu stock barang terdapat nama barang dan satuan.
Pengisian nama barang dan satuan di import dari Microsoft Excel dengan
menggunakan mail merge sehingga menyingkat waktu untuk mengisinya
melihat banyaknya jenis barang.
