UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM S1 EKSTENSI AKUNTANSI MEDAN
SKRIPSI
EVALUASI EFEKTIFITAS SISTEM PENGGAJIAN TERKOMPUTERISASI
PADA KANTOR BANK INDONESIA MEDAN
OLEH :
NAMA : NANCHY KER T SAGALA
NIM : 080522144
DEPARTEMEN : AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Evaluasi Efektifitas Sistem Penggajian Terkomputerisasi pada Kantor Bank Indonesia Medan”, adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Semua sumber data dan informasi yang telah diperoleh telah dinyatakan jelas, benar dan apa adanya. Apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara.
Medan, 10 Desember 2010 Yang membuat pernyataan,
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini.
Penyusunan skripsi ini merupakan syarat yang harus dipenuhi untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara Medan.
Dalam penulisan skripsi ini penulis banyak menerima pengarahan, bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung, maka dengan segala ketulusan hati, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu penulis selama menjalani perkuliahan dan penyusunan skripsi ini:
1. Bapak Dr. Jhon Tafbu Ritonga, Mec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M. Si, Ak, selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Ibu Dra. Mutia Ismail MM, Ak., selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Firman Syarief TRB, M. Si, Ak. Dan Bapak Drs Idhar Yahya, MBA, Ak. Selaku Dosen Pembanding/ Penguji, serta Bapak Hotmal Jafar, selaku dosen wali penulis dan seluruh staf pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi USU yang telah mendidik, membimbing serta membantu penulis selama masa perkuliahan.
5. Bapak Gatot Sugiono S. SE MM, Pemimpin Kantor Bank Indonesia Medan yang telah memberi kesempatan untuk melaksanakan penelitian dalam rangka penyusunan skripsi.
6. Seluruh Pegawai Bank Indonesia Medan Bidang Manajemen Intern, Seksi SDM dan Seksi Sekretariat, Pengamanan dan Protokol (SPP): Ibu Nurfahmi Harahap, Ibu Rutmawita, Ibu Indriani, Bapak Azhari, Bapak Suwarno, Ibu Mariaty, Ibu Haslinda, Bapak Anwar, Bapak Junaedy, Bapak Buchari, Bapak Edwin, Bapak Edi, Bapak Zulkarnaen.
7. Keluarga tercinta Mama Saur Manurung, Abang Tomohon Sagala dan Jack Sagala, Kakak Melisa Manurung dan Keponakanku yang tersayang Rachel Sagala. Terima kasih atas segalanya yang berharga dan terbaik yang telah diberikan.
8. Martin Dermawan, yang selalu memberikan motivasi, semangat dan doa serta selalu meluangkan waktunya untuk penulis.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, yang disebabkan adanya keterbatasan kemampuan, pengalaman dan pengetahuan penulis baik mengenai materi, teknik penyusunan maupun hasil dan analisisnya. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak demi kesempurnaan skripsi ini.
Terlepas dari segala kekurangan dan keterbatasan kemampuan dalam penulisan skripsi ini, penulis sekali lagi mengucapkan puji syukur kepada-Nya, semoga Tuhan Yang Maha Kuasa membalas kebaikan semua pihak yang telah membantu penulis. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang memerlukan.
Medan, Desember 2010 Penulis
NIM. 080522144
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem penggajian terkomputerisasi yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen sudah berjalan efektif dan efisien pada Kantor Bank Indonesia Medan.
Jenis Penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan data sekunder seperti struktur organisasi dan beberapa formulir yang berkaitan dengan sistem penggajian. Penelitian ini dilakukan menggunakan teknik wawancara dan studi dokumentasi dan dilakukan pada Kantor Bank Indonesia Medan yang berlokasi di Jalan Balai Kota No. 4 Medan .
Dalam penelitian ini, penulis membahas sistem penggajian mulai dari dokumen, catatan yang digunakan sampai prosedur yang membentuk sistem tersebut. Objek penelitian menggunakan sistem penggajian yang terkomputerisasi sehingga memberikan banyak keefisienan dan keefektifan dalam pemrosesan penggajiannya. Secara keseluruhan, penulis menilai sistem penggajian yang terkomputerisasi telah cukup memadai dan dapat membantu manajemen dalam meningkatkan pengendalian intern pada perusahaan.
ABSTRACT
The goal of this study is to know whether the computerized salary’s system that applied by management had been effective and efficient in Kantor Bank Indonesia Medan.
The research is descriptive research that used primary data such as interview result with the employee at office and secondary data such as organization structure and some document that related to salary’s system. The present study was carried out at Kantor Bank Indonesia Medan located at Jl. Balai Kota No. 4
In this study, the writer discusses about salary’s system from document, procedure that made the system. This research used that computerized system so it can give many of efficient and effectively in salary’s system. Over all, the writer want to see the computerized salary’s system is enough and can help management to improve internal control in company.
DAFTAR ISI
Halaman
PERNYATAAN ... ...i
KATA PENGANTAR ... ..ii
ABSTRAK ... ..v
ABSTRACK ... .vi
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... ..x
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... .1
B. Perumusan Masalah... .4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... .4
D. Kerangka Konseptual ... .5
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis ... ..6
1. Pengertian Sistem dan Karakteristiknya ... ..6
2. Sistem Penggajian ... ..8
3. Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian Terkomput erisasi... 17
BAB III : METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian ... .28
B. Jenis Data ... .28
C. Metode Analisis Data ... .29
D. Teknik Pengumpulan Data ... .29
E. Jadwal dan Lokasi Penelitian ... .30
BAB IV : ANALISIS HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Kantor Bank Indonesia Medan... .31
1. Sejarah Singkat Kantor Bank Indonesia Medan ... .31
2. Struktur Organisasi Kantor Bank Indonesia (KBI) Medan . .44 B. Pelaksanaan Sistem Penggajian Terkomputerisasi pada Kantor Bank Indonesia Medan... .45
1. Tata Cara Pembukaan Rekening RP (Rekening Pegawai) di Bank Umum oleh Pegawai dan Penatausahaannya di Kantor Bank Indonesia Medan ... .46
2. Gaji dan Penghasilan Lain yang Dibayarkan Melalui Bank Umum ... .47
3. Unsur-Unsur Penambahan dan Pengurangan Gaji dan Upah ... .47
5. Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Sistem Pembayaran Gaji di Kantor Bank Indonesia Medan ... .52 6. Tata Cara Pelaksanaan Pembayaran Gaji dan Penghasilan
Lainnya ... .54 C. Analisis Hasil Penelitian ... .57 1. Analisis Struktur Organisasi Perusahaan ... .57 2. Analisis Sistem Penggajian Terkomputerisasi dan Sistem
Pengedalian yang dilakukan ... .58 3. Analisis Fungsi Pengendalian dalam Sistem Penggajian .... .60
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ... .62 B. Saran ... .63
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Laporan Bulanan Absensi
Lampiran 2 : Kartu Amano atau Kartu Absensi Harian Pegawai Lampiran 3 : Daftar Pelaksanaan Kerja Lembur
Lampiran 4 : Surat Perintah Lembur
Lampiran 5 : Daftar Pegawai yang Tidak Memiliki Rekening RP
Lampiran 6 : Daftar Nomor Rekening RP Anggota Dewan Gubernur/ Pegawai Lampiran 7 : Daftar Neto Gabungan Pembayaran Gaji dan Penghasilan Lain
Anggota Dewan Gubernur dan Pegawai Kantor Bank Indonesia Medan.
Lampiran 8 : Rekapitulasi Daftar Neto Pembayaran Gaji dan penghasilan lain anggota dewan gubernur dan pegawai Kantor Pusat/ Kantor Bank Indonesia Medan.
Lampiran 9 : Daftar Neto Individual Bank Umum untuk pembayaran gaji dan penghasilan lain anggota dewan gubernur dan pegawai Kantor Pusat/ Kantor Bank Indonesia Medan.
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem penggajian terkomputerisasi yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen sudah berjalan efektif dan efisien pada Kantor Bank Indonesia Medan.
Jenis Penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan data sekunder seperti struktur organisasi dan beberapa formulir yang berkaitan dengan sistem penggajian. Penelitian ini dilakukan menggunakan teknik wawancara dan studi dokumentasi dan dilakukan pada Kantor Bank Indonesia Medan yang berlokasi di Jalan Balai Kota No. 4 Medan .
Dalam penelitian ini, penulis membahas sistem penggajian mulai dari dokumen, catatan yang digunakan sampai prosedur yang membentuk sistem tersebut. Objek penelitian menggunakan sistem penggajian yang terkomputerisasi sehingga memberikan banyak keefisienan dan keefektifan dalam pemrosesan penggajiannya. Secara keseluruhan, penulis menilai sistem penggajian yang terkomputerisasi telah cukup memadai dan dapat membantu manajemen dalam meningkatkan pengendalian intern pada perusahaan.
ABSTRACT
The goal of this study is to know whether the computerized salary’s system that applied by management had been effective and efficient in Kantor Bank Indonesia Medan.
The research is descriptive research that used primary data such as interview result with the employee at office and secondary data such as organization structure and some document that related to salary’s system. The present study was carried out at Kantor Bank Indonesia Medan located at Jl. Balai Kota No. 4
In this study, the writer discusses about salary’s system from document, procedure that made the system. This research used that computerized system so it can give many of efficient and effectively in salary’s system. Over all, the writer want to see the computerized salary’s system is enough and can help management to improve internal control in company.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan pertumbuhan pembangunan di Indonesia, perkembangan badan usaha baik swasta maupun badan usaha milik negara sangatlah besar. Pada umumnya perusahaan didirikan dengan tujuan memperoleh laba dari operasi normal perusahaan, pertumbuhan (growth) dan kelangsungan hidup (going concern). Dalam rangka pencapaian tujuan tersebut dibutuhkan dukungan sumber daya yang digunakan oleh perusahaan.
Ada empat sumber daya yang harus dikelola secara formal dan sistematis agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Keempat sumber daya tersebut adalah Sumber Daya Alam (natural resource), modal (capital), tenaga kerja (human resource) dan keahlian (skill). Salah satu faktor yang terpenting adalah tenaga kerja, karena dalam melaksanakan kegiatan operasional tidak terlepas dari Sumber Daya Manusia. Tenaga kerja memberikan sumbangan berupa tenaga, pikiran, pengalaman dan keahlian.
Masalah gaji mungkin merupakan masalah manajemen kepegawaian yang paling kompleks dan merupakan salah satu aspek yang paling berarti bagi karyawan maupun bagi perusahaan. Gaji merupakan kontraprestasi yang diberikan pemberi kerja pada karyawan berkenaan dengan penggunaan tenaga manusia pada kegiatan perusahaan. Gaji merupakan arti penting bagi karyawan sebagai individu karena besarnya gaji mencerminkan ukuran nilai karya mereka diantara para karyawan itu sendiri.
Karyawan akan merasa puas apabila besarnya gaji yang diterimanya sesuai dengan keahlian dan jabatannya sehingga karyawan akan terdorong untuk semaksimal mungkin bekerja sesuai dengan kemampuannya. Sebaliknya, apabila karyawan memandang gaji yang mereka terima tidak memadai, maka prestasi kerja, semangat dan motivasi mereka akan turun.
Seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang semakin pesat, dapat membawa dampak pada bidang ekonomi pada umumnya dan bidang akuntansi pada khususnya. Sistem akuntansi yang sebelumnya dijalankan secara manual dirasakan tidak mampu lagi memberi manfaat yang memadai bagi kegiatan operasional perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan mulai beralih kepada sistem yang berbasis komputer. Pengolahan data secara komputerisasi terbukti mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan.
Kantor Bank Indonesia Medan merupakan salah satu perusahaan yang telah memiliki sistem penggajian yang terkomputerisasi. Semua kegiatan perhitungan penggajian dilakukan dengan sistem komputer berdasarkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan perhitungan gaji para karyawan. Setiap dokumen yang berkaitan harus diperiksa dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang kemudian dimasukkan ke dalam sistem penggajian yang terkomputerisasi. Dengan adanya sistem penggajian yang seperti ini maka akan diperoleh efisiensi dan efektivitas kerja para karyawan serta mengurangi adanya human error karena penghitungannya dapat lebih akurat.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka penulis merumuskan masalah yaitu apakah sistem penggajian yang terkomputerisasi yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen sudah berjalan efektif dan efisien pada Kantor Bank Indonesia Medan?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dilakukannya penelitian oleh penulis adalah untuk mengetahui apakah sistem penggajian yang terkomputerisasi yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen sudah berjalan efektif dan efisien pada Kantor Bank Indonesia Medan.
2. Manfaat Penelitian
a. Bagi penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis mengenai efektivitas sistem penggajian terkomputerisasi pada Kantor Bank Indonesia Medan.
b. Bagi peneliti selanjutnya, sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian selanjutnya yang sejenis.
D. Kerangka Konseptual
Kantor Bank Indonesia (KBI) Medan merupakan suatu lembaga Negara yang independen dan bebas dari campur tangan pemerintah ataupun pihak lainnya. KBI Medan mempekerjakan karyawan dari berbagai tingkatan dan dalam jumlah yang besar. Sebagai imbalan yang diberikan perusahaan atas jasa karyawannya adalah gaji. Untuk melakukan pembayaran, KBI Medan menggunakan sistem penggajian yang terkomputerisasi.
Kantor Bank Indonesia
Medan
Sistem Penggajian
Terkomputerisasi
Pembayaran Gaji
Karyawan
Evaluasi Efektivitas Sistem Penggajian Terkomputerisasi pada
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Teoritis
1. Pengertian Sistem dan Karakteristiknya a. Pengertian Sistem
Dalam kehidupan sehari-hari orang sering menyamakan makna istilah sistem dengan cara. Istilah sistem dari bahasa Yunani yaitu Systema yang berarti penempatan atau mengatur.
Pengertian sistem menurut Mulyadi (2008 : 2) adalah “sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.”
Pengertian sistem menurut Widjajanto (2008 : 2) adalah “sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output.”
b. Karakterisistik Sistem
Adapun karakteristik sistem antara lain: 1) Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu sistem atau bagian-bagian dari sistem.
2) Batasan Sistem
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3) Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4) Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.
5) Masukan Sistem
Masukan sistem merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
6) Keluaran Sistem
7) Pengolahan Sistem
Pengolahan sistem adalah pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8) Sasaran Sistem
Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak ada.
2. Sistem Penggajian a. Pengertian Gaji
Tenaga kerja merupakan setiap orang yang bekerja menjual tenaganya (fisik dan pikiran) kepada suatu entitas atau perusahaan guna memperoleh balas jasa yang sesuai atas tugas atau pekerjaan yang telah dilakukan dan harus sesuai dengan peraturan dan perjanjian. Bentuk balas jasa tersebut disebut gaji.
Pengertian gaji menurut Mulyadi (2008 : 373) adalah “pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang pada umumnya dibayarkan secara tetap per bulan.”
b. Langkah-langkah dalam Penentuan Gaji
Suatu organisasi dapat melakukan beberapa langkah dalam menentukan gaji yaitu:
1) Analisis Jabatan/ Tugas
Analisis jabatan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mencari informasi tentang tugas-tugas yang dilakukan dan persyaratan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas supaya berhasil untuk mengembangkan uraian tugas, spesifikasi tugas dan standar kerja. Hal ini diperlukan sebagai landasan dalam mengevaluasi tugas.
2) Evaluasi Jabatan/ Tugas
Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan nilai relatif dari suatu pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lain. Penilaian pekerjaan secara umum dilakukan dengan mempertimbangkan isi pekerjaan atau faktor-faktor seperti tanggung jawab, keterampilan atau kemampuan, tingkat usaha yang dilakukan dalam pekerjaan dan lingkungan kerja.
3) Survei gaji
4) Penentuan Tingkat Gaji
Setelah evaluasi jabatan dilakukan, untuk menciptakan keadilan internal yang menghasilkan ranking jabatan dan melakukan survey tentang gaji yang berlaku di pusat tenaga kerja, selanjutnya adalah penentuan gaji. Penentuan gaji biasanya dilakukan menggunakan metode yang nantinya akan diambil suatu keputusan mengenai jumlah gaji yang diberikan berdasarkan metode yang digunakan.
c. Dokumen Dalam Sistem Pembayaran Gaji
Menurut Mulyadi (2008 : 374), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah:
1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2) Kartu jam hadir
3) Kartu jam kerja
4) Daftar gaji dan daftar upah
5) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6) Surat pernyataan gaji dan upah
7) Amplop gaji dan upah 8) Bukti kas keluar
Dokumen-dokumen di atas dijelaskan sebagai berikut: 1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2) Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3) Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung untuk perusahaan manufaktur.
4) Daftar gaji dan daftar upah .
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. 5) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6) Surat pernyataan gaji dan upah
7) Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8) Bukti kas keluar.
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
d. Fungsi yang Terkait
Menurut Mulyadi (2008 : 382) fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian adalah:
1) Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai 2) Fungsi pencatat waktu
3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah 4) Fungsi akuntansi
5) Fungsi keuangan
Fungsi – fungsi di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai
pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Dokumen yang terdapat pada fungsi ini terdiri dari catatan kepegawaian (personel record), formulir otorisasi pengurangan (deduction authorization form), formulir otorisasi tarif (rate authorization form).
2) Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Dokumennya pada fungsi ini terdiri dari kartu absen (time card), tiket waktu kerja (job time ticket).
3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Dokumennya yang digunakan pada fungsi ini adalah cek gaji (payroll check).
4) Fungsi Akuntansi
5) Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran.
e. Beberapa cara Pelaksanaan Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji dapat dilaksanakan dengan berbagai cara yaitu sebagai berikut:
1) Gaji dibayar dengan uang tunai
Jika gaji dibayar dengan tunai maka daftar gaji serta catatan untuk karyawan diserahkan kepada kasir. Kasir harus meneliti dan memastikan bahwa daftar gaji sesuai dengan catatan karyawan. Kemudian kasir akan mengambil uang dari rekening khusus gaji di bank dan mengalokasikan uang tersebut sesuai daftar gaji dan catatan pada karyawan. Kasir memasukkan uang gaji ke amplop dan melekatkan masing-masing catatan ke amplop terkait dan kemudian membagikannya kepada masing-masing karyawan dan meminta tanda tangan masing-masing pada kolom yang telah disediakan. 2) Gaji dibayar dengan cek atas nama karyawan yang bersangkutan
karyawan akan diserahkan ke kasir. Kemudian kasir akan membandingkan daftar gaji dengan kumpulan cek. Jika tidak terdapat kekeliruan maka kasir akan menandatangani Daftar Gaji dan mebagikan cek kepada karyawan
3) Gaji disetorkan langsung ke rekening pegawai
f. Sistem Penggajian yang Terkomputerisasi
Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian itu penting karena alasan berikut : 1) Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam
penggajian atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji dan upah harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu.
2) Penggajian merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah. 3) Penggajian serta pajak dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh
yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji dan upah serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah.
Pada sistem penggajian berbasis komputer, seluruh perhitungan gaji dilakukan oleh sistem. Berikut ini akan dijelaskan prosedur penggajian yang terkomputerisasi:
1) Perubahan data personalia seperti penerimaan karyawan baru, pemberhentian karyawan, promosi jabatan, mutasi dan sebagainya dimasukkan oleh bagian personalia melalui sistem ke dalam file perubahan gaji.
3) Kartu jam kerja dan kartu absensi yang ada dicocokkan antara satu dengan yang lainnya. Setelah cocok, data tersebut diinput ke sistem pada bagian pengolahan data elektronik.
4) Sebagaimana pada prosedur pembayaran gaji manual, pembayaran gaji berbasis komputer juga dapat dilakukan secara tunai, menggunakan cek atau menyetorkan langsung ke rekening masing-masing pegawai.
5) Setelah selesai menyerahkan gaji kepada karyawan, maka bagian akuntansi harus membuat jurnal yang berkaitan dengan pembayaran gaji.
6) Selanjutnya bank menyampaikan slip setor ke satuan pengawas intern sebagai bahan untuk menyusun rekonsiliasi bank.
2. Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian Terkomputerisasi Dalam kegiatan operasinya, sistem penggajian terkomputerisasi juga tidak luput dari kecurangan yang terjadi. Jenis-jenis kecurangan tersebut antara lain:
b. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali.
c. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.
d. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya.
e. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.
f. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji upah
g. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran.
Setelah melihat berbagai kecurangan di atas, maka dalam hal ini sangat diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah.
Defenisi pengendalian intern menurut Romney dan Steinbart
(2006:229) adalah “rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan
untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal,
mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong
kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”.
Defenisi pengendalian intern menurut COSO (Committee Of
Sponsoring Organization) dalam buku Romney dan Steinbart (2006:230)
“Pengendalian Intern (internal control) adalah suatu proses, yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal berikut:
a. Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi b. Keandalan pelaporan keuangan
c . Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku.”
Lima komponen Pengendalian Intern menurut COSO dalam buku Romney dan Steinbart (2006:231) meliputi:
a. Lingkungan Pengendalian b. Aktivitas Pengendalian c. Penilaian Resiko
d. Informasi dan Komunikasi e. Pengawasan
Komponen – komponen di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Lingkungan Pengendalian
b. Aktivitas Pengendalian
Komponen kedua dari model pengendalian COSO adalah kegiatan-kegiatan pengendalian yang merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dapat dicapai. Secara umum, prosedur pengendalian termasuk dalam lima kategori berikut yaitu:
1) Otorisasi transaksi dan kegiatan memadai 2) Pemisahan tugas
3) Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai 4) Penjagaan aset dan catatan yang memadai
5) Pemeriksaan independen atas kinerja c. Penilaian Resiko
Komponen ketiga adalah penilaian resiko. Akuntan memainkan peranan yang penting dalam membatu manajemen mengontrol bisnis dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif dan mengevaluasi sistem yang ada untuk memastikan bahwa sistem tersebut berjalan dengan efektif. Adapun strategi dalam penilaian resiko adalah: 1) Identifikasi masalah
2) Perkirakan resiko
3) Identifikasi pengendalian 4) Perkirakan biaya dan manfaat
d. Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen sebagai pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.
Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.
e. Pengawasan
Metode utama untuk mengawasi kinerja mencakup supervise yang efektif, pelaporan yang bertanggung jawab dan audit internal. Pengawasan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat dimonitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pengawasan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan ole
adalah pihak yang bertanggung jawab atas pengawasan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan.
Menurut Mulyadi (2008 : 386), unsur pokok sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen yang kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut:
1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Setiap transaksi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara tersebut sebagai berikut:
1) Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.
2) Pemeriksaan mendadak.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orangatau unit organisasi lain.
4) Perputaran jabatan (job rotation).
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatanya.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2008:386) adalah sebagai berikut: a. Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. b. Sistem Operasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus
diotorisasi oleh fungsi akuntansi. c. Prosedur Pencatatan
1) Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fingsi akuntansi.
d. Praktik yang sehat
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
3) Pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
B. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Beberapa tinjauan terdahulu berkaitan dengan efektivitas sistem penggajian terkomputerisasi antara lain :
No Nama/ Tahun Judul Rumusan Masalah Temuan
BAB III Metode Penelitian
A. Jenis Penelitian
Penelitian yang dilakukan penulis menggunakan metode deskriptif, yaitu penelitian yang menguraikan sifat-sifat dan keadaan sebenarnya dari suatu objek penelitian dalam hal ini adalah sistem penggajian yang
terkomputerisasi pada Kantor Bank Indonesia Medan.
B. Jenis Data
yang tidak memiliki rekening RP, daftar nomor rekening RP anggota dewan gubernur/ pegawai, rekapitulasi daftar neto pembayaran gaji dan penghasilan Lain, daftar neto individual bank.
C. Metode Analisis Data
Metode analisis data yang dikumpulkan penulis menggunakan metode deskriptif yakni metode dimana data dikumpulkan, disusun,
diinterpretasikan, dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi, membandingkan teori dengan praktek perusahaan, mengambil kesimpulan dan memberikan saran dari hasil perbandingan tersebut.
D. Teknik Pengumpulan Data
1. Teknik wawancara, yaitu melakukan tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan beberapa pihak yang berkompeten dan berwenang dalam memberikan data yang dibutuhkan, seperti Bagian Pelaksanaan Gaji dan Keuangan Intern, Staf Personalia dan Petugas Tata usaha di Seksi Sumber Daya Manusia pada Kantor Bank Indonesia Medan
E. Jadwal dan Lokasi Penelitian
Objek penelitian adalah Kantor Bank Indonesia Medan yang beralamat di Jalan Balai Kota No. 4 Medan. Adapun jadwal penelitian yang
direncanakan adalah sebagai berikut:
Agust Sept Okt Nov Des
Pengajuan Proposal Skripsi x
Bimbingan Proposal Skripsi x x
Seminar Proposal Skripsi x
Bimbingan dan Penulisan Skripsi
x x
BAB 1V
ANALISIS HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Kantor Bank Indonesia Medan 1. Sejarah Singkat Kantor Bank Indonesia Medan
Kantor Bank Indonesia merupakan Kantor Cabang De Javasche Bank yang ke-11 yang mulai dibuka pada tanggal 30 Juli 1907 bersamaan dengan Kantor Cabang Tanjung Balai dan Tanjung Pura yang masing-masing dibuka pada tanggal 15 Januari 1908 dan 3 Februari 1908. Pembukaan Kantor Cabang Medan, Tanjung Balai dan Tanjung Pura merupakan kebutuhan untuk menunjang kebijaksanaan moneter
pemerintah Hindia Belanda (atas usul De Javasche Bank) yang ketika itu memberlakukan Guldenisasi bagi Keresidenan Pantai Timur Sumatera.
Dengan berkembangnya kegiatan KBI Medan dan adanya
pembangunan gedung kantor yang permanen bagi Kantor Cabang Medan dilakukan bersamaan dengan perluasan tahap kedua gedung Kantor Pusat (Jakarta Kota) pada 1912, dan beberapa gedung kantor lainnya. Gedung-gedung ini menunjukkan ciri arsitektur yang sama mengikuti ciri arsitektur Eropa pada zamannya.
Setelah kemerdekaan, De Javasche Bank mengalami nasionalisasi dan berubah menjadi Bank Indonesia yang berfungsi sebagai bank sentral dan komersial sesuai UU Bank Sentral tahun 1953. Dengan perubahan tersebut De Javasche Bank berubah menjadi KBI Medan. Setelah reorganisasi Bank Indonesia pada tahun 1996, sebutan Kantor Cabang berubah menjadi Kantor Bank Indonesia Medan dan berlaku sampai saat ini.
KBI Medan pertama kali dipimpin oleh L. Von Homert. Pada tahun 1951 saat nasionalisasi, Pemimpin Cabang adalah SF Van Musschenbroek, dan pada saat Undang- undang Bank Indonesia 1953 diberlakukan, Pemimpin Cabang Medan adalah M. Plantema. Putra Indonesia pertama yang mengendalikan Bank Indonesia Cabang Medan adalah M. Rifai.
a. Dasar Hukum Pendirian KBI Medan
Sesuai dengan Undang-Undang No. 23 Tahun 1999
b. Visi, Misi dan Sasaran Strategis KBI Medan 1) Visi KBI Medan
Adapun yang menjadi visi KBI Medan adalah menjadi Kantor Bank Indonesia yang dapat dipercaya di daerah melalui peningkatan peran dalam menjalankan tugas-tugas Bank Indonesia yang diberikan.
2) Misi KBI Medan
KBI Medan mempunyai misi yaitu berperan aktif dalam mendukung pembangunan ekonomi daerah melalui peningkatan pelaksanaan tugas bidang ekonomi moneter, sistem pembayaran, pengawasan bank serta memberikan saran kepada pemerintah daerah dan lembaga terkait lainnya.
3) Sasaran Strategis KBI Medan
a) Informasi yang berkualitas dalam rangka mendukung kebijakan Kantor Pusat dan Pengembangan Ekonomi di wilayah kerja. b) Peningkatan sistem perbankan yang sehat dalam rangka
mendukung ekonomi daerah.
c) Kelancaran dan keamanan sistem pembayaran di wilayah kerja. d) Pengelolaan keuangan satuan kerja secara efektif dan efisien. e) Mengoptimalkan kajian dan penyediaan informasi di wilayah
c. Status dan Kedudukan Bank Indonesia
Status dan kedudukan Bank Indonesia adalah sebagai berikut: 1) Sebagai Lembaga Negara yang Independen
Babak baru dalam sejarah Bank Indonesia sebagai Bank Sentral yang independen dimulai ketika sebuah undang-undang baru, yaitu UU No.23/1999 tentang Bank Indonesia, dinyatakan berlaku pada tanggal 17 Mei 1999. Undang-undang ini
memberikan status dan kedudukan KBI sebagai suatu Lembaga Negara yang independen dan bebas dari campur tangan Pemerintah ataupun pihak lainnya.
2) Sebagai Badan Hukum
Status Bank Indonesia baik sebagai badan hukum publik maupun badan hukum perdata ditetapkan dengan undang-undang. Sebagai badan hukum publik, Bank Indonesia berwenang
menetapkan peraturan-peraturan hukum yang merupakan pelaksanaan dari undang-undang yang mengikat seluruh
d. Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan
Kantor Bank Indonesia merupakan perpanjangan tangan dari kantor pusat dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Adapun tugas pokok yang harus dilaksanakan oleh KBI Medan adalah sebagai berikut:
1) Memberikan masukan kepada kantor pusat tentang kondisi ekonomi dan keuangan daerah di wilayah kerjanya.
2) Melaksanakan kegiatan operasional sistem pembayaran tunai dan/atau non tunai sesuai dengan kebutuhan ekonomi daerah di wilayah kerjanya.
3) Melaksanakan pengawasan terhadap perbankan di wilayah kerjanya.
4) Memberikan saran kepada Pemerintah Daerah mengenai kebijakan ekonomi daerah yang didukung dengan penyediaan informasi berdasarkan hasil kajian yang akurat.
5) Mengelola sumber daya internal yang dibutuhkan sebagai faktor pendukung terlaksananya fungsi-fungsi utama.
e. Tugas Pokok Kantor Bank Indonesia (KBI) Medan 1) Tim Ekonomi dan Moneter
a) Kelompok Pemberdayaan Sektor Riil dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah
i. Melakukan identifikasi hasil-hasil kajian penelitian/ kesepakatan/ program yang potensial dalam pengembangan sektor riil dan atau melaksanakan identifikasi permasalahan secara spesifik yang terjadi pada komoditi/industri/bidang usaha tertentu.
ii. Menyusun program Pemberdayaan sektor riil (korporasi, Badan Usaha Milih Negara (BUMN) dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM)) berdasarkan hasil identifikasi.
iii.Melaksanakan program pemberdayaan sektor riil yang ditetapkan.
iv.Melakukan koordinasi dengan stakeholders daerah untuk memberikan bantuan teknis dalam bentuk pelatihan kepada perbankan dalam rangka pemberdayaan sektor riil dan UMKM.
v. Memberikan bantuan teknis dalam bentuk penyediaan informasi berbasis penelitian serta memfasilitasi proses intermediasi dan perbankan dalam rangka pemberdayaan sektor riil/ UMKM.
b) Kelompok Kajian Ekonomi
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
ii. Melakukan penelitian ekonomi daerah yang berbasis kajian lapangan dan studi kepustakaan.
iii.Melakukan kajian ad hoc atas inisiatif KBI ataupun kerjasama dengan kantor pusat atau stakeholders daerah. iv.Menyusun rekomendasi kebijakan perekonomian daerah
kepada Pemerintah daerah (PEMDA) dan stakeholders lainnya yang didasari oleh hasil penelitian.
v. Menyusun dan melaksanakan program komunikasi atas hasil-hasil kajian ekonomi dan penelitian daerah.
c) Kelompok Statistik dan Survei
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
i. Menerima, memverifikasi, mengirim laporan ke kantor pusat, menatausahakan dan memberikan bantuan teknis laporan bank dan non bank.
ii. Mengumpulkan dan menyusun data/ informasi ekonomi, keuangan perbankan dan demografi di wilayah kerja.
iii.Melakukan kegiatan survei untuk kepentingan kantor pusat dan KBI.
iv.Melakukan kegiatan Liaison dalam rangka pengumpulan data dan informasi dari pelaku ekonomi (perusahaan, lembaga riset, pemerintah, perbankan dan asosiasi).
2) Tim Pengawasan Bank a) Pengawasan Bank
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
i. Melakukan pembinaan terhadap bank umum, Bank Perkreditan Rakyat (BPR), yang menjadi objek pengawasan. ii. Melakukan pengawasan terhadap bank umum dan BPR yang
menjadi objek pengawasannya.
iii.Menyelesaikan permohonan izin yang berkaitan dengan kelembagaan dan kegiatan operasional bank umum dan BPR yang menjadi objek pengawasannya.
iv.Menyediakan informasi tentang kondisi dan permasalahan bank umum dan BPR yang menjadi objek pengawasannya. v. Menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh bank umum
dan BPR yang menjadi objek pengawasannya.
b) Data dan Administrasi Bank (Seksi Informasi dan Administrasi Bank)
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
i. Menyelenggarakan administrasi dalam rangka pelaksanaan tugas pengawasan bank.
iii. Menyampaikan laporan yang terkait dengan database perbankan nasional secara berkala ke Kantor Pusat.
iv. Memenuhi permintaan bank-bank tentang informasi ketentuan perbankan.
v. Melakukan pendendaan atas kelambatan dan kesalahan laporan.
c) Perizinan dan Investigasi
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
i. Melakukan proses perizinan untuk kantor bank yang berkantor pusat di luar wilayah kerja KBI.
ii. Melakukan penelitian Laporan Bank Umum (LBU).
iii.Menjadi liaison officer dalam penanganan tindak pidana perbankan (Jaksa Agung, Kapolri dan Gubernur Bank Indonesia (GBI)).
iv.Melaksanakan pertemuan tim kerja dan tim pleno di KBI sehubungan dengan Kejagung, Kapolri dan GBI.
v. Melakukan tugas-tugas kesekretariatan Badan Musyawarah Perbankan Daerah (BMPD).
3) Bidang Sistem Pembayaran
a) Seksi Distribusi Uang dan Layanan Kas
i. Melaksanakan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi/ monitoring kebutuhan uang untuk kebutuhan KBI setempat dan KBI lain yang berada di wilayah kerjanya (dalam hal ini KBI berperan sebagai Kantor Depot Kas).
ii. Melakukan tindak lanjut atas:
- Temuan selisih lebih-kurang hasil hitung ulang yang disebabkan karena selisih jumlah, perbedaan pecahan dan uang palsu.
- Laporan temuan uang palsu dari stakeholders.
- Laporan temuan uang palsu dan sistem pengedaran uang. iii. Mensosialisasikan ciri-ciri keaslian uang dan cara
memperlakukan uang.
iv. Melakukan administrasi kegiatan operasional kas, pengaturan tugas kasir dan anggaran operasional kas.
v. Menyiapkan dan melaksanakan proses penunjukan pihak ketiga sebagai pelaksana jasa kas, seperti Perusahaan Penukaran Uang Pecahan Kecil (PPUPK) dan Peleburan Uang Logam (UL) Tidak Layak Edar (TLE).
b) Seksi Pengolahan Uang
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
ii. Mempersiapkan Modal kerja, melaksanakan kegiatan dan pertanggungjawaban hitung ulang manual uang logam. iii. Mempersiapkan Modal kerja, melaksanakan kegiatan dan
pertanggungjawaban hitung ulang Uang Kertas (UK).
iv. Mempersiapkan Modal kerja, melaksanakan kegiatan dan pertanggungjawaban Pemusnahan (UK).
v. Mempersiapkan Modal kerja, melaksanakan kegiatan dan pertanggungjawaban Peleburan UL.
c) Seksi Layanan Nasabah
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
i. Settlement transfer melalui Bank Indonesia - Real Time Gross Settlement (BI-RTGS) untuk kepentingan pengeluaran Pemerintah (atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) atau reksus) dan rekening lainnya.
ii. Penatausahaan rekening nasabah (termasuk pemerintah daerah dan lembaga lain terkait dengan tugas BI).
iii. Settlement penerimaan pajak dan penerimaan lainnya dari bank ke rekening pemerintah dan rekening lainnya.
iv. Penatausahaan Cek/ Bilyet Giro (BG) Bank Indonesia.
- Tatausaha Money Remittance. - Kajian perilaku SP Non Tunai. d) Seksi Penyelenggaraan Kliring
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut: i. Penyelengaraan kliring lokal (Warkat Debet). ii. Pengelolaan Data Keuangan Elektronik (DKE).
iii.Pengelolaan dan penatausahaan data penarik cek/ BG kosong. iv.Penerbitan Daftar Hitam Lokal.
v. Monitoring penyelenggaraan kliring lokal Non BI.
4) Bidang Manajemen Intern a) Seksi Sumber Daya Manusia
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
i. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan, penempatan, pengembangan, pembinaan dan pemutusan hubungan kerja dengan pegawai sesuai ketentuan yang berlaku.
ii. Mengelola data kepegawaian.
iii. Menyelengarakan pendidikan dan latihan pegawai sesuai dengan kewenangan.
v. Membuat laporan berkala yang berkaitan dengan kepegawaian kepada satuan kerja di kantor pusat.
b) Seksi Logistik
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
i. Melakukan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap realisasi program kerja dan anggaran KBI.
ii. Menatausahakan dan melaksanakan pengadaan barang dan jasa.
iii.Melaksanakan pemeliharaan gedung, inventaris kantor, rumah dinas, rumah istirahat dan perabotannya serta sarana lainnya. iv.Melaksanakan penghapusan barang-barang inventaris dan
kendaraan.
v. Menyelesaikan tagihan sumber daya energi, jasa dan lainnya kepada pihak ketiga.
c) Seksi Sekretariat, Pengamanan dan Protokol
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
i. Memfasilitasi kebutuhan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan proses hukum.
ii. Menatausahakan surat, warkat masuk maupun keluar dan dokumen lainnya termasuk mengelola sentral khasanah arsip. iii.Melaksanakan dan menatausahakan kegiatan pengamanan
uang, kas keliling, rumah dinas dan rumah peristirahatannya serta sarana lainnya.
iv.Melaksanakan pengamanan dan tindakan penanggulangan ancaman serta gangguan Kamtib terhadap personil, materil, acara kedinasan, sosial kepegawaian dalam keadaan normal dan darurat, termasuk karena dampak bencana alam.
v. Merencanakan dan melaksanakan pelatihan yang berkaitan dengan tugas pengamanan.
2. Struktur Organisasi Kantor Bank Indonesia (KBI) Medan
Bentuk Struktur Organisasi KBI Medan adalah struktur organisasi garis dan staf yang dapat dilihat pada Lampiran 1. Secara struktural, KBI Medan dipimpin oleh seorang Pemimpin dengan kualifikasi pegawai G VIII. Dalam menjalankan tugasnya Pemimpin Bank Indonesia dibantu oleh seorang Deputi Pemimpin (G VII) yang mengkoordinir bidang-bidang yang ada pada Kantor Bank Indonesia Kelas I, sebagaimana KBI Medan, terdiri dari 2 (dua) tim dan 2 (dua) bidang yang terdiri atas beberapa seksi/kelompok, yakni:
a. Tim Ekonomi Moneter
1) Kelompok Kajian Ekonomi
b. Tim Pengawasan Bank
1) Kelompok Pengawasan Bank I 2) Kelompok Pengawasan Bank II
3) Seksi Informasi dan Administrasi Bank c. Bidang Sistem Pembayaran
1) Seksi Distribusi Uang dan Layanan Kas 2) Seksi Pengolahan Uang
3) Seksi Layanan Nasabah 4) Seksi Penyelenggaraan Kliring d. Bidang Manajemen Intern
1) Seksi Sumber Daya Manusia (SDM) 2) Seksi Logistik
3) Seksi Sekretariat, Pengamanan dan Protokol (SPP)
B. Pelaksanaan Sistem Penggajian Terkomputerisasi pada Kantor Bank Indonesia Medan
penghematan bagi perusahaan. Dengan demikian, efektivitas dan efisiensi perusahaan pun dapat lebih ditingkatkan.
1. Tata Cara Pembukaan Rekening RP (Rekening Pegawai) di Bank Umum oleh Pegawai dan Penatausahaannya di Kantor Bank Indonesia Medan
a. Tata cara pembukaan rekening RP dan tata cara penyampaian informasi rekening RP.
Setiap Anggota Dewan Gubernur dan pegawai Kantor Bank Indonesia yang diangkat untuk jangka waktu yang tidak ditentukan akan membuka atau memiliki rekening RP atas nama yang bersangkutan pada salah satu Bank Umum yang telah dipilih dan ditetapkan oleh Kantor Bank Indonesia Medan, kemudian setiap pegawai akan menyampaikan 1 (satu) rekening RP atau perubahannya kepada Satuan Kerja yang menatausahakan administrasi anggota Dewan Gubernur dengan menggunakan formulir sesuai dengan lampiran, sedangkan mengenai perubahan rekening RP bisa dilakukan dalam hal pegawai yang bersangkutan mutasi dan atau sebab lain yang dilakukan secara efektif oleh Pimpinan Kantor Bank Indonesia paling lambat tanggal 10 (sepuluh) bulan berjalan.
b. Tata cara penatausahaan rekening RP
disampaikan oleh pegawai Kantor Bank Indonesia kemudian melakukan entry data rekening RP ke dalam Sistem Sumber Daya Manusia (SISDAM) yang sebelumnya telah diteliti bahwa seluruh pegawai telah memiliki rekening RP dan data tersebut telah sama dengan data yang dimiliki oleh Bank Umum. Dalam hal pegawai yang belum memiliki rekening RP dan atau terdapat perbedaan data, maka perlu diselesaikan terlebih dahulu.
2. Gaji dan Penghasilan Lain yang Dibayarkan Melalui Bank Umum Selain gaji, pegawai Kantor Bank Indonesia juga menerima tunjangan/ insentif dan gaji lembur. Penghasilan lain yang diberikan kepada pegawai dan pemimpin meliputi gaji dan insentif, bantuan untuk perjalanan cuti, tunjangan hari raya keagamaan, penghargaan masa pengabdian, pesangon, bantuan darmasiswa, penghasilan dan fasilitas lain dari Kantor Bank Indonesia. Tunjangan tersebut dibayarkan dengan gaji melalui rekening pegawai di tiap Bank umum, sedangkan gaji lembur dibayarkan 1 (satu) hari setelah lembur. Insentif tidak diberikan kepada honorer (outsourcing).
3. Unsur-Unsur Penambahan dan Pengurangan Gaji dan Upah Unsur penambah gaji dan upah:
a. Housing Allowance
b. Tranport Allowance
Tunjangan ini merupakan tunjangan transportasi yang diberikan oleh perusahaan namun dalam bentuk yang berbeda-beda untuk setiap pegawai sesuai dengan tingkat golongannya.
c. Seniority Allowance
Tunjangan ini merupakan tunjangan yang diberikan oleh perusahaan hanya untuk kepala bagian dan direksi.
d. Education Allowance
Tunjangan ini adalah tunjangan yang diberikan oleh perusahaan untuk setiap pegawai yang merupakan tunjangan pendidikan bagi anak-anak pegawai.
e. Tax Allowance
Tunjangan ini merupakan tunjangan yang diberikan oleh perusahaan untuk membayar pajak yang akan dikenakan atas pegawai.
f. Medical Allowance
Tunjangan ini merupakan tunjangan kesehatan yang diberikan kepada keluarga semua pegawai staff dan non staff. Semua pegawai beserta keluarganya berhak atas perawatan dokter yang ditunjuk perusahaan termausk obat-obatan dan hal lain yang dibutuhkan selama perawatan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan
g. Upah Lembur
Menurut undang-undang perburuhan yang diakui secara internasional jam kerja seorang karyawan adalah 40 jam perminggu.
h. Upah Premi
Upah premi menghubungkan besarnya upah dengan prestasi kerja yang telah ditunjukkan oleh karyawan tersebut. Berarti besarnya upah premi tergantung pada banyak sedikitnya hasil yang dicapai dalam waktu kerja pegawai.
Unsur Pengurang gaji dan upah
a. Jaminan Sosial Tenaga kerja (Jamsostek)
Perusahaan memotong Jamsostek dari karyawan untuk kecelakaan. b. Potongan, terdiri dari:
1) Iuran IPEBI (Ikatan Pegawai Bank Indonesia)
Bank memotong gaji pegawai untuk IPEBI yang mana besarnya iuran ini tergantung kepada tingkatan golongan dari pegawai sesuai dengan ketentuan bank.
2) Iuran PIPEBI (Persatuan Istri Pegawai Bank Indonesia)
3) Iuran DAPENBI (Dana Pensiun Bank Indonesia) atas beban pegawai
4) Angsuran Pinjaman Pegawai
4. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian di Kantor bank Indonesia Medan
a. Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penggajian yang dilakukan oleh Kantor Bank Indonesia adalah surat keputusan tentang promosi, surat keputusan tentang penurunan pangkat dan surat keputusan tentang perubahan gaji karyawan, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing). Dokumen ini berada di bagian Pelaksanaan Gaji dan Keuangan Intern untuk kepentingan pembuatan daftar gaji.
b. Laporan Bulanan Absensi
Laporan bulanan absensi yaitu mencatat kehadiran pegawai. Laporan ini memuat jumlah cuti, sakit, izin, tiap bulannya dicatat oleh pegawai tata usaha di Seksi Sumber Daya Manusia Kantor Bank Indonesia Medan (lihat lampiran 1).
c. Kartu Amano atau Kartu Absensi Harian pegawai
Dokumen ini digunakan oleh pegawai tata usaha untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di Kantor Bank Indonesia Medan. Jam hadir dilakukan dengan mesin pencatat waktu sedangkan hal sakit, cuti, izin maupun perjalanan dinas dicatat dengan mesin ketik (lihat lampiran 2). d. Daftar Pelaksanaan Kerja Lembur dan Surat Perintah Lembur
e. Daftar Pegawai yang Tidak Memiliki Rekening RP
Dokumen ini digunakan untuk mengisi nama pegawai yang tidak memiliki rekening RP dalam hal pembayaran gaji yang dilakukan oleh Bagian Pelaksanaan Gaji dan Keuangan Intern Kantor Bank Indonesia Medan (lihat lampiran 5).
f. Daftar Nomor Rekening RP Anggota Dewan Gubernur/ Pegawai
Seksi Sumber Daya Manusia menatausahakan dokumen ini yang berisi rekening RP anggota Dewan Gubernur/ Pegawai pada bank umum yang telah ditetapkan oleh Kantor Bank Indonesia untuk penyampaian pembayaran gaji pegawai serta untuk penyampaian perubahan rekening RP (lihat lampiran 6).
g. Daftar Neto Gabungan Pembayaran Gaji dan Penghasilan Lain Anggota Dewan Gubernur dan Pegawai Kantor Bank Indonesia Medan.
Dokumen ini digunakan untuk mengisi gaji dan penghasilan lain Anggota Dewan Gubernur dan pegawai kantor pusat Kantor Bank Indonesia Medan (lihat lampiran 7).
h. Rekapitulasi Daftar Neto Pembayaran Gaji dan penghasilan lain anggota dewan gubernur dan pegawai Kantor Pusat/ Kantor Bank Indonesia Medan.
i. Daftar Neto Individual Bank Umum untuk pembayaran gaji dan penghasilan lain anggota dewan gubernur dan pegawai Kantor Pusat/ Kantor Bank Indonesia Medan.
Dokumen ini berisi jumlah neto gaji dan penghasilan lain pada setiap bank umum untuk anggota dewan gubernur dan pegawai Kantor Bank Indonesia Medan (lihat lampiran 9).
j. Warkat Single Credit
Dokumen ini diproses oleh bagian Pelaksanaan Gaji dan Keuangan Intern Kantor Bank Indonesia Medan dan digunakan untuk warkat pembukaan gaji pegawai yang ditujukan kepada Rekening Antara milik masing-masing bank umum, yaitu rekening gaji pegawai BI XXX (Rubrik KBI) melalui RTGS (Real Time Gross Settlement) di Seksi Akunting.
5. Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Sistem Pembayaran Gaji di Kantor Bank Indonesia Medan
Kantor Bank Indonesia Medan memiliki fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pembayaran gaji, yaitu sebagai berikut:
a. Pegawai Tata Usaha
b. Bagian Personalia
Bagian Personalia yang bertugas mengolah data tentang pengkinian informasi pegawai meliputi jumlah tanggungan keluarga, jabatan, tanggungan rumah, status pegawai honorer atau pegawai tetaap, indeks prestasi kinerja pegawai dan tentang jumlah mutasi pegawai di Kantor Bank Indonesia Medan. Semua pengkinian informasi tersebut dilakukan di Seksi Sumber Daya Manusia. Kemudian diberikan kepada bagian Pelaksana Gaji dan Keuangan Intern untuk diolah sesuai dengan sistem penggajian dan insentif pegawai Nomor 9/14/INTERN.
c. Bagian Pelaksana Gaji dan Keuangan Intern
Bagian Pelaksana Gaji dan Keuangan Intern akan menerima data pegawai paling lambat tanggal 10 (sepuluh) tiap bulannya dan menerbitkan Hasil Olahan Komputer (HOK) berupa:
1) Hard copy Daftar Neto gabungan sesuai dengan nomor Induk Pegawai seluruh bank Umum
2) Rekapitulasi Daftar Neto gaji pegawai
3) Daftar pegawai yang tidak punya rekening RP sesuai Nomor Induk Pegawai
4) Daftar Neto Individual sesuai Nomor Induk Pegawai per bank umum 5) Memproses data gaji dan penghasilan yang lalu.
7) Daftar neto individual tersebut akan disampaikan ke masing-masing bank umum dengan dibubuhi stempel “Hanya untuk jasa pembayaran penggajian oleh Bank…” beserta soft copy dalam sampul tertutup selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sebelum tanggal pembayaran gaji dan penghasilan lainnya dan membuat Warkat Single Credit atau daftar dengan nilai nominal sebesar total transfer yang ditujukan kepada rekening gaji pegawai BI XXX (Rubrik KBI).
d. Seksi Akunting dan Kliring
Bagian akunting dan kliring berfungsi sebagai bagian pembukuan, pencatatan dan transfer gaji pegawai.
6. Tata Cara Pelaksanaan Pembayaran Gaji dan Penghasilan Lainnya Pada Kantor Bank Indonesia Medan, prosedur penggajian sebagian besar ditangani oleh Seksi Sumber Daya Manusia yang melakukan perekrutan pegawai, pengkinian (updating) data gaji dan penghasilan lain pegawai paling lambat tanggal 10 (sepuluh) tiap bulan. Untuk jelasnya, berikut ini dijelaskan, prosedur penggajian pada Kantor Bank Indonesia Medan:: a. Memproses data gaji lalu menerbitkan Hasil Olahan Komputer berupa
b. Memproses data gaji dan penghasilan lain lalu menerbitkan Hasil Olahan Komputer (HOK) berupa hard copy sebanyak 2 (dua) rangkap dan soft copy dalam media penyimpanan data elektronik.
c. Seksi Sumber Daya Mansuia menyampaikan daftar neto individual kepada masing-masing bank umum dengan dibubuhi stempel “Hanya untuk jasa pembayaran penggajian oleh Bank…” beserta soft copy dalam sampul tertutup selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sebelum tanggal pembayaran gaji dan penghasilan lainnya.
d. Membuat Warkat Single Credit atau daftar sebagai warkat pembukuan, dengan nominal sebesar total transfer yang ditujukan kepada Rekening Antara milik masing-masing bank umum, yaitu rekening Gaji Pegawai BI XXX (Rubrik KBI), contoh untuk Kantor Bank Indonesia Bandung maka rekening adalah rekening gaji pegawai BI Bdg dengan jurnal pembukuan sebagai berikut:
Debet 227.443023 – Rekening Antara sehubungan dengan pembayaran gaji dan Emolumen
Kredit 809.000990 – Rekening Antara kantor RTGS untuk Rekening gaji pegawai BI
f. Melakukan penyelesaian terhadap pegawai yang tidak punya rekening RP dengan cara:
1) Meneliti penyebab pegawai tidak punya rekening
2) Melakukan transfer kepada rekening RP pegawai yang bersangkutan atau pembayaran tunai, apabila hal tersebut merupakan kelalaian pegawai selambat-lambatnya pada akhir bulan bersangkutan
3) Apabila penyebab tersebut adalah kelalaian pegawai, maka penyelesaian pembayaran dilakukan setelah pegawai memiliki rekening RP.
g. Seksi akunting dan atau kliring melakukan pembukuan melalui sistem BI–RTGS 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal pembayaran gaji dan penghasilan lain.
h. Penerimaan gaji dan penghasilan lain pada masing-masing rekening RP di Bank Umum adalah pada tanggal pembayaran gaji.
i. Pegawai melakukan pengawasan atas penerimaan dan penggunaan dana rekening RP yang dimilikinya.
j. Biaya yang timbul sehubungan dengan pelaksanaan penggajian melalui Bank Umum untuk pembayaran gaji dan penghasilan lain pegawai dibebankan pada anggaran masing-masing Kantor Bank Indonesia Medan sebagai berikut:
2) Sesudah implementasi BI-SOSA, MA 5.49.861.81.01.01.01 Beban Personil Administrasi Bank, sandi unit Kerja Sumber Daya Manusia.
C. Analisis Hasil Penelitian
1. Analisis Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan pada Kantor Bank Indonesia Medan berbentuk garis dan staff yang dimulai dari pimpinan kepada 4 (empat) bidang yang dikoordinir oleh 1 (satu) koordinator bidang. Dengan demikian pengawasan terhadap kinerja para pegawai dapat lebih diawasi. Struktur organisasi ini telah cukup baik. Setiap seksi memiliki tanggung jawab dan wewenang yang cukup jelas dan terarah. Dalam pelaksanaan gaji Kantor Bank Indonesia Medan juga melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab yaitu:
a. Pegawai Tata usaha yang terpisah dengan bagian personalia walaupun masih berada dalam satu seksi Sumber Daya Manusia.
b. Bagian Pelaksana Gaji dan Keuangan Intern yang terpisah dengan Seksi akunting dan Kliring.
2. Analisis Sistem Penggajian Terkomputerisasi dan Sistem Pengendalian yang dilakukan.
Dari hasil penelitian atas sistem penggajian yang terkomputerisai pada Kantor Bank Indonesia Medan, maka penulis membuat evaluasi sebagai berikut:
a. Dokumen yang digunakan perusahaan sudah memadai dalam mendukung pengendalian intern gaji yang baik. Karena perusahaan memanfaatkan sistem penggajian yang terkomputerisasi, maka pemrosesan gaji menjadi lebih efisien. Dokumen penggajian yang umum digunakan seperti cek gaji, amplop gaji tidak diperlukan lagi pada pemrosesan gaji. Hal ini memberikan penghematan biaya pemrosesan gaji, mengurangi waktu dan potensi kesalahan yang diakibatkan oleh manusia. Dokumen-dokumen yang ada dapat digunakan sebagai alat pengontrol. Namun pada praktiknya kartu jam hadir tidak berpengaruh terhadap jumlah gaji yang dibayarkan, karena kantor pusat telah menetapkan jumlah gaji yang akan dibayarkan tanpa melihat bukti kehadiran pegawai. Kartu jam hadir hanya digunakan untuk mengontrol tingkat kehadiran pegawai Kantor Bank Indonesia Medan.
diperiksa, hasil pencatatannya direkam dalam hard copy dan soft copy dalam media penyimpanan elektronik
c. Setiap transaksi penggajian memiliki sistem otorisasi masing-masing. Data tentang penggajian dari setiap dokumen yang digunakan memiliki tanda tangan oleh fungsi yang berwenang. Seperti nama pegawai yang tercantum dalam daftar gaji harus ditandatangani oleh setiap kepala bagian dan kemudian diotorisasi oleh Direktorat Sumber Daya Manusia. Daftar Rekening Pegawai, Daftar Pegawai yang tidak memiliki Rekening di Bank Umum dan sebagainya diotorisasi oleh Bagian Pelaksana Gaji dan Keuangan Intern. Untuk laporan absensi pegawai diotorisasi oleh Kepala Bidang Manajemen Intern. Warkat Single Credit diotorisasi oeh fungsi akunting dan kliring dalam hal pembukuan, pencatatan dan transfer gaji ke Bank Umum. Pedoman kebijakan mengotorisasi ditetapkan oleh Manajemen puncak yaitu Pimpinan.
d. Prosedur penggajian pada perusahaan sudah cukup memadai kecuali pada prosedur pencatatan waktu hadir. Oleh karena pencatatan waktu hadir tidak ada pengawasan khusus maka dapat menimbulkan penyelewengan. Keakuratan data waktu hadir semakin berkurang.
Sistem penggajian yang terkomputerisasi juga cukup efektif karena data yang diperhitungkan dapat lebih akurat dan terhindar dari human error dalam perhitungannya. Sistem sendiri lah yang menghitung seberapa besar gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan ketentuan Kantor Bank Indonesia.
3. Analisis Fungsi Pengendalian dalam sistem penggajian
Fungsi pengendalian yang terdapat dalam sistem penggajian terkomputerisasi pada perusahaan sudah cukup efektif. Dengan adanya fungsi pengendalian, diharapkan dapat meminimalkan kesempatan untuk melakukan pencurian atau kecurangan yang merugikan perusahaan.
Adapun analisis fungsi pengendalian dalam sistem penggajian ini meliputi:
a. Pemisahan fungsi yang terlibat dalam sistem penggajian sudah cukup baik karena setiap transaksi yang memiliki dokumen diotorisasi oleh masing-masing fungsi yang berwenang.
b. Dengan menggunakan sistem penggajian yang terkomputerisasi, semua transaksi penggajian diotorisasi dan dicatat secara akurat.
d. Penerimaan karyawan hanya dilakukan di kantor pusat begitu juga dengan penempatannya. Hal ini dilakukan untuk menjamin keandalan data gaji setiap karyawan. Setiap transaksi yang berhubungan dengan penggajian harus diotorisasi oleh yang berwenang dan harus selalu dilakukan updating dan pemeriksaan data secara berkala.
Pelaksanaan pemeriksaan yang dilakukan dalam meningkatkan fungsi pengendalian pada sistem adalah:
a. Memastikan jumlah biaya yang dikeluarkan untuk penggajian dicatat dengan benar dan sesuai dengan prosedur yang berlaku dan gaji telah diberikan kepada karyawan yang berhak.
b. Mencari adanya penyimpangan atau penyelewengan yang mungkin timbul dalam penerapan sistem penggajian yang terkomputerisasi dan juga mengamati adanya pemborosan yang mungkin terjadi yang selanjutnya dapat dijadikan saran atas kekurangan untuk mendorong efektivitas perusahaan.
c. Meyakinkan kebenaran daftar pegawai dengan melakukan pengecekan terhadap daftar pegawai yang bekerja pada bagian personalia, mengecek kebenaran pembayaran gaji serta prosedur akuntansinya yang akan menjadi dasar pelaporan kepada pemimpin perusahaan.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kantor Bank Indonesia Medan yang menjadi unsur penelitian telah memiliki sistem penggajian terkomputerisasi yang cukup efektif. Namun, penulis menilai sistem yang ada harus mendapat pengendalian intern yang baik bagi perusahaan sehingga kecurangan dan penyelewengan dapat diminimalkan. Adapun kesimpulan dari penelitian ini adalah:
1. Adanya struktur organisasi yang jelas dan tegas yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian. Hal ini dapat dilihat dari tugas-tugas pokok dari masing-masing seksi. Akan tetapi, perusahaan perlu mengadakan satu seksi yang mengawasi dan mencatat waktu hadir karyawan agar kecurangan dapat dihindari dan karyawan tetap berada di kantor selama jam kerja.
2. Adanya dokumen yang memadai dan menunjang pengendalian intern yang baik.
3. Adanya prosedur yang diotorisasi oleh petugas yang berwenang. Seperti untuk pengangkatan, penempatan dan pemberhentian pegawai ditetapkan oleh kantor pusat.
