PETUNJUK TEKNIS PENCATATAN BARANG INVENTARIS KANTOR PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS RIAU
I. PENDAHULUAN
A. Pengertian
Yang dimaksud dengan barang inventaris kantor adalah
yang menurut UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara adalah semua
barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya
yang sah. Di dalam penatausahaannya BMN dapat dibedakan sebagai aset lancar dan
aset tetap dan aset tetap lainnya.
Pencatatan barang inventaris kantor merupakan rangkaian kegiatan yang meliputi
pembukuan, inventarisasi dan pelaporan barang inventaris kantor sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
adalah rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan
BMN sesuai ketentuan yang berlaku (PP 38/2008)
B. Tujuan
Pencatatan barang inventaris kantor bertujuan untuk menghasilkan informasi yang
diperlukan sebagai bentuk tertib administrasi dan pertanggungjawaban atas
pengelolaan barang inventaris pada Fakultas Hukum Universitas Riau. Informasi
Barang Inventaris dan Penyusunan kebijakan perlengkapan dalam rangka
pengelolaan Barang Inventaris kantor di lingkungan Fakultas Hukum Universitas Riau.
Ruang Lingkup dan Sasaran
Ruang lingkup mencakup semua ruangan pada fakultas hukum, baik ruangan tertutup
yaitu ruang kantor, ruang kelas dan lobby, juga ruang terbuka yaitu selasar dan
halaman yang terdapat barang inventaris kantor di dalamnya.
Sasaran
Sasaran kegiatan pencatatan barang inventaris kantor adalah:
1. Barang inventaris dari pembelian atau perolehan yang dibebankan pada DIPA
Universitas Riau
2. BMN berasal dari perolehan lainnya yang sah meliputi barang yang diperoleh dari
hibah, sumbangan dan/atau sejenisnya, diperoleh sebagai pelaksanaan
perjanjian/kontrak, diperoleh berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Organisasi dan Tugas Pencatatan Barang Inventaris Kantor
a. Organisasi
Organisasi pencatatan barang inventaris kantor dibentuk dengan SK Dekan Fakultas
Hukum nomor: ……… tanggal ……… dimana pada SK tersebut telah dituntuk:
2. Pelaksana: ……….
b. Tugas
Tugas pokok penanggungjawab adalah:
1. Menunjuk dan menetapkan personal petugas pelaksana pencatatan barang
inventaris kantor.
2. Menandatangani laporan barang inventaris kantor dan surat-surat untuk pihak luar
sehubungan pelaksanaan sistem pencatatan barang inventaris .
3. Melakukan koordinasi, pembimbingan, pengawasan dan evaluasi terhadap
pelaksanaan pencatatan barang inventaris kantor
4. Menelaah dan melakukan verifikasi data yang tersaji pada daftar barang.
Tugas Pelaksana
a. Membuat Daftar Barang Inventaris kantor yang terdiri dari:
- Daftar barang ruangan
- Daftar barang lainnya
- Kartu inventaris barang (untuk aset gedung dan kendaraan bermotor)
b. Melakukan pembukuan sebagai berikut:
- Mencatat Barang inventaris yang telah ada sebelum diterbitkannya Petunjuk Teknis
ini.
- Mencatat dan menelaah hasil inventarisasi.
- Mencatat perubahan lokasi dan/atau perubahan kondisi atas barang inventaris.
c. Melakukan pengamanan dokumen dan arsip data komputer (ADK) meliputi:
- Menyimpan bukti perolehan barang inventaris
- Melakukan back up data komputer secara berkala
c. Melakukan inventarisasi Barang Inventaris sekurang-kurangnya sekali dalam 5 (lima)
tahun
Inventarisasi
Inventarisasi adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan,
pencatatan dan pelaporan BMN. Inventarisasi dilaksanakan dengan maksud
membandingkan catatan BMN dengan kenyataan mengenai jumlah, nilai, harga,
kondisi dan keberadaan BMN dalam rangka tertib administrasi BMN dan
mendukung keandalan laporan BMN.
Inventarisasi dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam 5 (lima) tahun. Hasil
pelaksanaan inventarisasi dituangkan ke dalam Berita Acara Inventarisasi.
Penanggungjawab harus menyertakan penjelasan terhadap perbedaan antara data dalam
Tujuan Inventarisasi
Inventarisasi dilakukan agar semua barang inventaris dapat terdata dengan baik dan
mempermudah pelaksanaan pengelolaan barang inventaris kantor.
Pelaksanaan Inventarisasi
1) Tahap pendataan
a) Menghitung jumlah barang.
b) Meneliti kondisi barang.
c) Menempelkan label registrasi sementara pada BMN yang telah dihitung.
d) Mencatat hasil inventarisasi pada Kertas Kerja Inventarisasi.
2) Tahap identifikasi
a) Pemberian nilai BMN sesuai ketentuan berlaku (membentuk Tim Penilai/Penaksir
harga atau meminta bantuan ke KPKNL)
b) Mengelompokkan barang dan memberikan kode barang sesuai penggolongan
dan kodefikasi.
c) Pemisahan barang-barang berdasarkan kategori kondisi :
i. Barang Baik dan Rusak Ringan
ii. Barang Rusak Berat / tidak dapat dipakai lagi
d) Meneliti kelengkapan barang dengan membandingkan data hasil inventarisasi
dan data awal/dokumen sumber:
i. Barang yang tidak diketemukan/hilang
