LOCAL E-GOVERNMENT
:
SISTEM PELAYANAN PUBLIK
ONLINE
DI KECAMATAN BOGOR UTARA
DHIMITA JATI PRADITYA
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Local E-Government: Sistem Pelayanan Publik Online di Kecamatan Bogor Utara adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, September 2015
Dhimita Jati Praditya
ABSTRAK
DHIMITA JATI PRADITYA. Local E-Government: Sistem Pelayanan Publik
Online di Kecamatan Bogor Utara. Dibimbing oleh YANI NURHADRYANI.
E-government adalah pemanfaatan informasi, komunikasi, dan teknologi
oleh pemerintah dalam pelayanan publik. Pengoptimalan e-government di Indonesia dimulai dari struktur pemerintahan yang paling dekat dengan masyarakat, yaitu local e-government. Di Indonesia, local e-government
dilaksanakan di tingkat kecamatan dan kelurahan. Hingga saat ini seluruh pelayanan di kecamatan masih dilakukan secara manual yaitu pemohon pelayanan harus datang ke kecamatan untuk mendapatkan pelayanan. Selain itu, pemanfaatan teknologi dalam pengelolaan data belum diterapkan. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sebuah sistem local e-government berbasis web yang diharapkan mampu membantu pelayanan publik di Kecamatan Bogor Utara. Proses pelayanan dilakukan melalui sistem secara online. Selain itu, sistem ini juga menyediakan informasi mengenai syarat pelayanan yang diperlukan masyarakat serta melakukan pengarsipan dan pelaporan data secara digital untuk pemerintah.
Kata kunci: kecamatan, local e-government, sistem informasi, sistem pelayanan publik online.
E-government is the utilization of information, communication, and technology by the government in the public service. Optimization of e-government in Indonesia started from the closest structure to the society, i.e. local e-government. In Indonesia, local e-government is implemented at the level of subdistricts and village. Until now, the entire service in subdistrict is still performed manually. The service applicant has to come to the subdistrict office to get service. In addition, the utilization of technology in data management has not been applied yet. This research aims to develop a web-based local e-government system which is expected to help public services in subdistrict of North Bogor.
The service process is done through the online system. Then, the system provides
information of the required files for each service and the system also provides archiving and reporting data digitally to the government.
Keywords: information system, local e-government, online public service system,
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer
pada
Departemen Ilmu Komputer
LOCAL E-GOVERNMENT
:
SISTEM PELAYANAN PUBLIK
ONLINE
DI KECAMATAN BOGOR UTARA
DHIMITA JATI PRADITYA
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Penguji:
1 Irman Hermadi, SKom MS PhD
Judul Skripsi : Local E-Government: Sistem Pelayanan Publik Online di Kecamatan Bogor Utara
Nama : Dhimita Jati Praditya NIM : G64110066
Disetujui oleh
Yani Nurhadryani, SSi MT PhD Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Ir Agus Buono, MSi MKom Ketua Departemen
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas segala karunia-Nya sehingga skripsi dengan judul Local E-government: Sistem Pelayanan Publik Online di Kecamatan Bogor Utara dapat diselesaikan. Penulisan skripsi ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Ilmu Komputer pada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Institut Pertanian Bogor. Penulis menyadari dalam perjalanan masa perkuliahan sampai dengan pencapaian akhir ini banyak pihak yang telah membantu dan mendukung penulis dalam hal apapun. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dan mendukung penulis (baik secara langsung maupun tidak langsung) selama ini, mulai dari masa perkuliahan, penelitian hingga selesainya penulisan skripsi kepada:
1 Ibu (Hemmy Suhemy) dan Ayah (Tri Sediyono) serta Mba (Nindy Hedya Aviandita), yang selalu memberikan dukungan, motivasi, dan cinta yang besar kepada penulis.
2 Ibu Yani Nurhadryani, SSi MT PhD sebagai pembimbing akademik hingga skripsi yang telah memberikan motivasi, memberikan dukungan dan arahan serta senantiasa sabar dalam membimbing penulis.
3 Bapak Irman Hermadi, SKom MS PhD dan Bapak Dean Apriana Ramadhan, SKomp MKom selaku penguji skripsi ini.
4 Ibu Rena Da Frina, SP MM (Kasubag Umum dan Kepegawaian Kecamatan Bogor Utara) yang telah membantu penulis dalam penelitian di Kecamatan Bogor Utara.
5 Teman-teman penulis selama ini sudah memberikan banyak kenangan, pelajaran, dukungan, hiburan, dan banyak hal lainnya. Teruntuk Nadia, Iis, Dede, Pristi, Gamma, Meylinda, Lani, Lusi, Selma, Ikhsan WW, Afifia, Tassa, Disti, Dita, Diana, Ayu dan Rahma, Ramadina, Amalia untuk perjuangannya bersama di IPB; dan Bintang untuk segala bentuk dukungannya.
6 Dan semua pihak lainnya yang terlibat dalam penulisan skripsi ini yang tidak dapat disebutkan namanya satu-persatu.
Penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
Bogor, September 2015
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL vi
DAFTAR GAMBAR vi
DAFTAR LAMPIRAN vi
PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 2
Tujuan Penelitian 3
Manfaat Penelitian 3
Ruang Lingkup Penelitian 3
TINJAUAN PUSTAKA 4
E-Government dan Local E-Government 4
Pelayanan Publik di Kecamatan Bogor Utara 5
METODE 7
Tahapan Penelitian 7
Communication 8
Planning 8
Modeling 8
Construction 8
Deployment 8
HASIL DAN PEMBAHASAN 9
Communication 9
Planning 9
Modeling 11
Construction 18
Deployment 25
SIMPULAN DAN SARAN 25
Simpulan 25
Saran 26
DAFTAR TABEL
1 Pelayanan Kecamatan dalam Ruang Lingkup Penelitian 3 2 Kewenangan Pemerintah yang dilimpahkan oleh Walikota kepada
Camat berdasarkan Peraturan Walikota Bogor Nomor 45 Tahun 2013 6 3 Penerbitan Surat Keterangan oleh Kecamatan berdasarkan Peraturan
Walikota Bogor Nomor 29 Tahun 2013 7
4 User requirement Sistem Pelayanan Publik 11
5 Representasi Nama Pelayanan dalam Nama Tabel Data Pelayanan di
Basis data 13
DAFTAR GAMBAR
1 Tahapan Pengembangan e-Government 4
2 Struktur Pemerintahan Indonesia Setelah Amandemen (UUD 1945) dan
posisi local e-government ( ) 5
3 Tahapan dalam Metode Waterfall (Pressman 2010) 8
4 Skema Alur Pelayanan Saat Ini 10
5 Skema Alur Pelayanan Sistem Pelayanan Publik Online 10 6 Diagram Konteks Sistem Pelayanan Publik Online 12
7 Logical Data Model Sistem Pelayanan Publik Online 14
8 Pemodelan Halaman Profil Kecamatan (UR01) 15
9 Pemodelan Halaman Informasi Alur dan Syarat Pelayanan (UR01) 16
10 Pemodelan Halaman Registrasi (UR02) 16
11 Pemodelan Halaman Formulir Pelayanan (UR03) 17
12 Halaman Awal Legalisasi Pelayanan (UR04-UR07) 17 13 Pemodelan Halaman Legalisasi Pelayanan (UR04-UR07) 18 14 Implementasi Halaman Profil Kecamatan (UR01) 19 15 Implementasi Halaman Informasi Alur dan Syarat Pelayanan (UR01) 20
16 Implementasi Halaman Resgistrasi (UR02) 20
17 Implementasi Halaman Formulir Pelayanan (UR03) 21
18 Implementasi Halaman Login Administrator 22
19 Implementasi Halaman Data Pelayanan (UR04-UR07) 22 20 Implementasi Halaman Legalisasi Pelayanan (UR04-UR07) 23 21 Implementasi Halaman Pengiriman Notifikasi Email 24 22 Contoh Hasil Laporan Per Bulan Transaksi Pelayanan Bulanan (UR08) 24
23 Contoh Surat Keterangan Hasil Pelayanan 25
DAFTAR LAMPIRAN
1 PeGI Tingkat Provinsi di Indonesia tahun 2013 (Kominfo 2015) 27
2 Deskripsi Tabel Pelayanan dalam Basis data 29
3 Struktur Organisasi Kecamatan Bogor Utara (Rencana Strategis Bogor
Utara 2014) 34
4 Template Pelayanan Penerbitan Surat 35
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Kemajuan informasi, komunikasi, dan teknologi (ICT) menuntut adanya perubahan pada pola dan proses bisnis segala kegiatan di bebagai sektor, termasuk sektor pemerintahan. Penggunaan ICT dalam pemerintahan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja karena mobilitas orang, benda, dan informasi dapat dilakukan dengan cepat, akurat, serta mampu menjangkau wilayah pemerintahan yang luas. Upaya pemerintah dalam mewujudkan tata pemerintahan yang baik (good governance) tidak lepas dari penggunaan informasi, komunikasi, dan teknologi oleh pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Salah satu upaya tersebut adalah e-government (Abdollahi et al. 2009).
Menurut Nurhadryani (2009), e-government adalah pemanfaatan informasi, komunikasi, dan teknologi oleh pemerintah yang terkonsentrasi dalam pelayanan publik. Model berbasis internet di pemerintahan yang berada di administrasi publik menyiratkan perubahan mendasar dalam bentuk pemerintahan (Layne dan Lee 2001). E-government menawarkan pelayanan publik yang dapat diakses 24 jam, kapanpun, dan di manapun pengguna berada. E-government juga memungkinkan masyarakat mendapatkan layanan yang lebih efisien karena layanan tidak harus dilakukan dengan komunikasi tatap muka (Rokhman 2011).
Kemajuan teknologi Indonesia sudah dimulai sejak tahun 2001 melalui instruksi Presiden RI (2001) tentang telematika yang menyatakan bahwa aparat pemerintah harus menggunakan teknologi telematika untuk mendukung good
governance dan mempercepat proses demokrasi. Kemudian langkah serius
Pemerintah Indonesia untuk memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi terlihat dari dikeluarkannya instruksi Presiden RI (2003) demi menciptakan masyarakat Indonesia yang berbasis informasi. Namun, hingga saat ini kinerja
e-government masih belum optimal.
Pengoptimalan e-government di Indonesia dimulai dari struktur pemerintahan yang paling dekat dengan masyarakat, yaitu pengoptimalan local
e-government yang dapat memperluas layanan kepada masyarakat setempat dengan
menyediakan sarana online bagi masyarakat untuk berkumpul dan berkomunikasi dalam lingkungan non-komersial dengan cara yang lebih relevan dengan pemerintah. Local e-government memberikan kesempatan kepada instansi pemerintah untuk menawarkan layanan baru dan ditingkatkan untuk masyarakat, untuk meningkatkan keterlibatan masyarakat dalam pembuatan kebijakan dan penyediaan layanan yang lebih baik (Carbo dan Williams 2004).
Di Indonesia, local e-government dilaksanakan di tingkat kecamatan dan kelurahan. Kondisi e-government di Indonesia dapat terlihat dari beberapa
webiste pemerintahan daerah yang hanya menyediakan informasi, walaupun sudah
setelah Kota Cimahi (Kemkominfo 2015). Namun seluruh kecamatan di Bogor Utara belum memiliki webiste pemerintahan sendiri, sehingga belum bisa melayani masyarakat secara online. Kota Bogor sendiri memiliki 6 (enam) kecamatan, yaitu Kecamatan Bogor Utara, Kecamatan Bogor Tengah, Kecamatan Bogor Timur, Kecamatan Bogor Barat, Kecamatan Bogor Selatan, serta Kecamatan Tanah Sareal. Tugas kecamatan yang diatur dalam peraturan pemerintah pusat maupun pemerintah daerah antara lain menerbitkan surat keterangan dan surat perizinan. Di Indonesia, local e-government dilaksanakan di tingkat kecamatan dan kelurahan.
Pelayanan yang diberikan di kecamatan antara lain penerbitan surat keterangan dan perizinan. Hingga saat ini seluruh pelayanan penerbitan surat keterangan dan pelayanan lainnya masih dilakukan secara manual, dengan kata lain masih harus mengunjungi kantor kecamatan dan membawa berkas-berkas persyaratan untuk mendapatkan pelayanan. Beberapa penelitian sudah dilakukan untuk membantu proses pelayanan yang masih manual tersebut dengan penelitian Barokah (2013) berupa pelayanan perizinan usaha industri di Kabupaten Bogor dengan SMS gateway dan pengembangannya oleh Wamilia (2014) dengan konsep
electronic customer relationship management (eCRM), serta penelitian
Widyaningsih (2014) berupa sistem informasi manajemen Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan (PATEN) di Kecamatan Jagakarsa Jakarta Selatan.
Namun, penelitian-penelitian tersebut masih perlu pengembangan karena beberapa proses di dalamnya masih berjalan secara offline. Penelitian ini dilakukan dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kepada masyarakat yang dilakukan dengan pengembangan local e-government berbasis web yang diterapkan pada kecamatan berupa sistem pelayanan terpadu yang menyediakan layanan informasi pelayanan serta melayani masyarakat secara online. Penelitian ini merupakan pengembangan dari penelitian Widyaningsih (2014) dengan melakukan beberapa perbaikan. Perbaikan dilakukan pada proses bisnis yaitu proses pelayanan yang diberikan mulai dari tingkat RT hingga kecamatan dan perbaikan pada sistem untuk beberapa modul yang masih manual.
Perumusan Masalah
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan local e-government di Kecamatan Bogor Utara berbasis web yang mampu membantu masyarakat dan penyelenggara dalam proses pelayanan secara online.
Manfaat Penelitian
Manfaat yang diperoleh dari hasil penelitian ini adalah membantu upaya pemerintah dalam mewujudkan tata pemerintahan yang baik (good governance). Manfaat yang dapat dirasakan baik dari sisi masyarakat dengan kemudahan mendapatkan pelayanan publik. Sedangkan dari sisi pemerintah, pemberian pelayanan publik dan pengarsipan data pelayanan juga akan lebih mudah. Selain itu, proses pelayanan yang terjadi akan lebih transparan dengan pelaporan yang dapat diberikan oleh sistem.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini ialah 5 pelayanan penerbitan surat dari total 29 pelayanan di kecamatan yang mewakili surat keterangan dan surat perizinan yang dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1 Ruang lingkup pelayanan kecamatan dalam penelitian No Jenis pelayanan
1 Keterangan domisili usaha 2 Keterangan usaha
3 Keterangan tempat tinggal
4 Izin gangguan (hinder ordonnantie/HO) penggunaan ruang usaha 5 Izin mendirikan bangunan (IMB) rumah tinggal maksimal 50 m2
TINJAUAN PUSTAKA
E-Government dan Local E-Government
E-government merupakan sebuah cara bagaimana pemerintah menggunakan
teknologi informasi khususnya aplikasi internet berbasis web, untuk menyediakan akses yang mudah terhadap informasi pemerintah dan menyediakan pelayanan publik, juga untuk meningkatkan kualitas pelayanan pemerintahan. Menurut Layne dan Lee (2001), pengembangan e-government terdiri atas 4 tahap yaitu
cataloguing, transaction, vertical integration, dan horizontal integration.
Gambar 1 Tahapan pengembangan e-government (Layne dan Lee 2001) Tahap katalogisasi (cataloguing). Tahap awal dari upaya awal pemerintah yang
difokuskan pada membangun kehadiran pemerintah secara online pada katalogisasi informasi pemerintah dan menyajikannya di web karena semakin banyak warga akan mencari informasi pemerintah di web. Selain informasi, web pemerintah dalam tahap ini juga menyediakan form yang dapat diunduh untuk suatu pelayanan.
Tahap transaksi (transaction). Tahap ini memungkinkan masyarakat untuk dapat memenuhi persyaratan secara online sehingga membuat pelayanan lebih efisien. Pada tahap ini, web sudah dapat melayani masyarakat dengan pelayanan pengisian formulir secara online dan basis data juga sudah mendukung pelayanan dengan bekerja secara online.
Tahap integrasi vertikal (vertical integration). Pada tahap ketiga fokus bergerak ke arah transformasi layanan pemerintah. Sistem pemerintah pusat dan sistem pemerintah lokal dapat terhubung atau, setidaknya, berkomunikasi satu dan yang lainnya untuk fungsionalitas/jenis pelayanan yang serupa.
terhadap data dalam lembaga fungsional lainnya. Sistem yang akan mencakup seluruh pelayanan yang dilakukan oleh pemerintahan.
Local e-government adalah e-government yang terjadi di tingkat
pemerintahan yang lebih kecil yaitu kecamatan dan kelurahan. Local
e-government juga menawarkan kemudahan masyarakat untuk mengakses dan
memeriksa rincian pribadi mereka dalam basis data pemerintah daerah dan kemudahan untuk mengakses informasi yang mudah dari daerah (Nabafu dan Maiga 2012). Di Indonesia, pengembangan e-government maupun local
e-government masih berada di tahap awal, karena web pemerintahan hanya
menyediakan informasi pemerintahan saja dan baru beberapa web pemerintahan saja yang mampu memberikan pelayanan secara online.
UUD 1945
Pelayanan Publik di Kecamatan Bogor Utara
Tabel 2 Kewenangan pemerintah yang dilimpahkan oleh walikota kepada camat berdasarkan Peraturan Walikota Bogor nomor 45 tahun 2013
No. Aspek Jenis pelayanan 1 Perizinan
- Izin gangguan (hinder ordonnantie/HO) ruang usaha
- Izin mendirikan bangunan (IMB) rumah tinggal - Izin pendidikan anak usia dini (PAUD) non-formal 2 Rekomendasi
3 Koordinasi
4 Pembinaan - Pembinaan pengelolaan sampah berbasis masyarakat lingkungan perumahan/pemukiman 5 Pengawasan
6 Fasilitasi 7 Penetapan
8 Penyelenggaraan a. Melaksanakan pelayanan kepada masyarakat dan menyebarluaskan informasi di bidang
pemerintahan, pembangunan, dan kemasyarakatan b. Melaksanakan penerbitan surat keterangan bidang
kependudukan, meliputi: - Keterangan pindah
- Pengaduan masyarakat terkait pelayanan publik - Keterangan pindah datang penduduk WNI antar
Kecamatan dalam kota
- Keterangan pindah datang penduduk WNI dalam satu kelurahan
- Keterangan pindah datang penduduk WNI antar kelurahan dalam satu kecamatan
- Keterangan kelahiran untuk WNI - Keterangan lahir mati untuk WNI - Kematian untuk WNI
- Keterangan tinggal sementara (SKTS) - Pemberitahuan tidak keberatan dari tetangga
terhadap pembangunan - Keterangan domisili usaha
- Pengantar perbaikan dan pembuatan Surat Pemberitahuan pajak terhutang pajak bumi dan bangunan perdesaan dan perkotaan (SPPT PBB P2)
Tabel 3 Penerbitan surat keterangan oleh kecamatan berdasarkan peraturan
Walikota Bogor nomor 29 tahun 2013 No. Nama surat
1 Keterangan domisili usaha 2 Keterangan usaha
3 Keterangan tempat tinggal 4 Keterangan tidak mampu
5 Keterangan pengantar catatan kepolisian 6 Keterangan belum pernah menikah 7 Keterangan izin keramaian
8 Keterangan untuk berpergian 9 Keterangan kematian
10 Keterangan kelahiran 11 Keterangan beda nama
12 Keterangan tidak keberatan dari tetangga 13 Keterangan daftar keluarga
14 Keterangan naik haji 15 Keterangan ahli waris
16 Keterangan pengantar penerbitan SPPT PBB P2 17 Keterangan riwayat tanah (penerbitan SPPT PBB P2) 18 Keterangan belum memiliki rumah
19 Keterangan janda/duda
20 Keterangan penghasilan tidak tetap
METODE
Data Penelitian
Data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri atas data Walikota Bogor (2013a) dan Walikota Bogor (2013b) yang didapatkan dari Kepala Sub-Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan Bogor Utara (Ibu Rena Da Frina, SP MM). Data juga dihimpun dari webiste Kota Bogor (www.kotabogor.go.id) serta Sistem Informasi Hukum Kota Bogor (www.siskum.kotabogor.go.id).
Tahapan Penelitian
Gambar 3 Tahapan dalam metode waterfall (Pressman 2010)
Communication
Tahap ini mengadakan wawancara dengan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan Bogor Utara untuk mengumpulkan data. Kemudian mengkaji webiste Pemerintah Kota Bogor dan 6 kecamatan di Kota Bogor yaitu Kecamatan Bogor Utara, Kecamatan Bogor Tengah, Kecamatan Bogor Timur, Kecamatan Bogor Barat, Kecamatan Bogor Selatan, serta Kecamatan Tanah Sareal.
Planning
Tahap ini merupakan lanjutan dari proses communication. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement sebagai hasil analisis kebutuhan dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan dilakukan. Pada tahap ini juga dilakukan analisis terhadap sistem yang dibangun dengan cara menganalisis fakta-fakta serta kebutuhan yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Selain itu, perencanaan juga dilakukan pada fungsi-fungsi yang dapat dilakukan sistem.
Modeling
Proses ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan
software yang dapat diperkirakan sebelum proses coding. Proses ini berfokus pada
rancangan struktur data, arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini menghasilkan dokumen yang disebut software
requirement. Pada tahap ini juga dimodelkan entitiy relationship diagram (ERD)
yang merepresentasikan gambaran basis data sistem secara umum, diagram konteks, dan data flow diagram (DFD) yang menggambarkan sistem secara umum yaitu input,proses, dan output yang diperlukan sistem.
Construction
Proses pembangunan sistem atau menerjemahkan user requirement menjadi
system requirement berdasarkan pemodelan sistem pada tahap sebelumnya.
Struktur pelayanan diterjemahkan ke dalam sistem dengan proses coding. Setelah proses coding, maka dilakukan proses testing untuk menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.
Deployment
Lingkungan Pengembangan
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak sebagai berikut.
Perangkat keras berupa laptop dengan spesifikasi sebagai berikut:
• Processor Intel Core i3-2370M
• RAM 2 GB
• 14.0” HD LED LCD
• 500 GB HDD
• Mouse dan keyboard
Perangkat lunak:
• Sistem operasi Windows 7 Ultimate
• Bahasa pemrograman PHP
• Notepad++ sebagai text editor
• Web server: Apache2
• DBMS: MySQL
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem pelayanan publik online (SPPO) dikembangkan dengan menggunakan metode waterfall (Pressman 2010). Berikut adalah tahapan-tahapan pengembangan SPPO di Kecamatan Bogor Utara.
Communication
Tahap ini dilakukan dengan cara berdiskusi dengan pegawai Kecamatan Bogor Utara tentang bagaimana proses bisnis pelayanan yang terjadi di kecamatan. Selain itu, pada tahap ini data yang terkumpul adalah peraturan-peraturan pemerintah (pemerintah pusat dan daerah), tata naskah dinas, informasi mengenai syarat pelayanan, prosedur pelayanan, serta contoh surat-surat hasil pelayanan pada Lampiran 4.
Hasil penelusuran melalui internet pada bulan Desember–Mei 2015 didapatkan bahwa hanya ada satu pemerintahan lokal di Bogor yang mempunyai
webiste yaitu Kota Bogor (kotabogor.go.id), sedangkan masing-masing kecamatan
di Kota Bogor belum memiliki webiste. Webiste kotabogor.go.id menampilkan informasi mengenai Kota Bogor namun belum menyajikan informasi mengenai pelayanan yang dilakukan oleh kecamatan.
Planning
Pemohon
memvalidasi data penduduk
mencatat permohonan
mengisi surat pengantar RT RW
menandatangani surat pengantar RT RW
mengunjungi RW
membawa berkas persyaratan
memvalidasi data penduduk
mencatat permohonan
menandatangani surat pengantar RT RW
membawa surat pengantar RT/RW
membawa surat pengantar kelurahan
Gambar 4 Skema alur pelayanan saat ini
Service Applicant
Selain alur pelayanan, pada tahap ini juga dihasilkan user requirement (UR) sebagai representasi kebutuhan yang diimplementasikan pada sistem. Tabel user
requirement untuk SPPOdapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4 User requirement SPPO
Kode Requirement Keterangan UR01 Profil kecamatan
dan informasi pelayanan
Sistem menampilkan profil kecamatan, mulai dari letak geografis, visi dan misi. Sistem menyajikan nformasi alur pelayanan dan informasi syarat berkas-berkas yang harus dilengkapi.
UR02 Proses registrasi pelayanan
Masyarakat mendaftar untuk mendapatkan
username dan password
UR03 Proses permohonan pelayanan
Masyarakat mengisi formulir pelayanan dan menggunggah berkas persyaratan secara online.
UR04 Proses legalisasi RT Petugas atau Ketua RT melakukan
approval untuk data permohonan legalisasi
yang masuk melalui sistem UR05 Proses legalisasi
RW
Petugas atau Ketua RW melakukan
approval untuk data permohonan legalisasi
yang masuk melalui sistem UR06 Proses legalisasi
kelurahan
Petugas kelurahan melakukan approval
untuk data permohonan legalisasi yang masuk melalui sistem
UR07 Proses legalisasi kecamatan
Petugas kecamatan melakukan approval
untuk data permohonan legalisasi yang masuk melalui sistem
UR08 Proses pengarsipan dan laporan
pelayanan
Sistem menyimpan dan membuat laporan pelayanan per bulan.
Kebutuhan pengguna tersebut juga dapat merepresentasikan tahapan pengembangan e-government menurut Layne dan Lee (2001). Tahap pertama pengembangan e-government yaitu tahap katalogisasi direpresentasikan menjadi UR01 yang memberikan kehadiran pemerintah secara online dengan memberikan informasi profil kecamatan dan informasi alur dan syarat pelayanan.
Selanjutnya tahap kedua pengembangan e-government yaitu tahap transaksi direpresentasikan menjadi UR02 hingga UR08 yang mencakup proses registrasi, proses permohonan pelayanan yang meliputi pengisian form dan upload berkas, serta proses legalisasi yang seluruhnya dilakukan secara online.
Modeling
mengurangi tahapan yang dapat dilakukan melalui sistem secara online. Proses pelayanan yang terjadi hingga saat ini masyarakat harus mendatangi RT dan RW untuk mendapatkan surat pengantar, kemudian mendatangi kelurahan untuk mendapatkan surat pengantar kelurahan, dan terakhir mendatangi kecamatan untuk mendapatkan surat keterangan dan/atau surat perizinan.
RW
Kecamatan Kelurahan
RT Sistem Pelayanan
Publik Online Hasil validasi
Permohonan validasi Permohonan validasi
Hasil validasi
Gambar 6 Diagram konteks SPPO
Diagram konteks pada Gambar 6 menggambarkan aktor dan proses yang terjadi di dalam sistem. Pada SPPO ini terdapat 6 aktor yang terlibat, yaitu pemohon, administrator, pemerintah tingkat RT, RW, kelurahan, serta kecamatan. Proses yang terjadi untuk pemohon adalah penyediaan informasi pelayanan dan profil kecamatan, dan pemberian notifikasi melalui email oleh sistem.
Penguraian proses-proses dari diagram konteks diuraikan lagi dalam DFD level 1 pada Gambar 7 menggambarkan lebih rinci proses, aktor dan aliran data yang terjadi pada sistem.
UR05
Gambar 7 DFD Level 1 Sistem Pelayanan Publik Online
Tabel 5 Representasi nama pelayanan dalam nama tabel data pelayanan dibasis
data
Jenis pelayanan Nama tabel
Keterangan domisili usaha skdu
Keterangan usaha skus
Keterangan tempat tinggal sktt
Izin mendirikan bangunan (IMB) rumah tinggal
maksimal 50m2 siho
pegawai
Selain diagram konteks, DFD level 1, dan conceptual data model pada tahap ini juga dimodelkan antarmuka untuk pengguna (masyarakat) dan administrator untuk setiap tingkat pemerintahan. Perancangan antarmuka menggunakan template untuk memudahkan dalam melakukan desain antarmuka yang berisi komponen-komponen yang dibutuhkan pada setiap halaman. Pemodelan antarmuka halaman sistem ini terdiri dari lima bagian yaitu header,
sidebar, isi, dan footer. Bagian header berisi logo dan alamat Kecamatan Bogor
Utara dan menu utama. Bagian sidebar berisi Galeri Kota Bogor. Bagian isi merupakan bagian utama untuk menampilkan paparan sistem. Bagian footer berisi informasi kecamatan, kontak kecamatan, dan peta lokasi Kantor Kecamatan Bogor Utara. Fungsi-fungsi utama pada setiap halaman ditandai dengan persegi panjang berwarna oranye ( ).
Gambar 9 Pemodelan halaman profil kecamatan (UR01)
Pemodelan antarmuka untuk pengguna dapat dilihat pada Gambar 9 untuk halaman profil kecamatan, Gambar 10 untuk pemodelan informasi pelayanan, dan Gambar 11 untuk pemodelan halaman registrasi.
Halaman informasi alur dan syarat pelayanan (Gambar 10) dimodelkan untuk memberikan informasi seputar pelayanan baik informasi alur pelayanan dan informasi berkas persyaratan yang dibutuhkan untuk mendapatkan pelayanan. Sedangkan halaman registrasi (Gambar 11) dimodelkan untuk pemohon pelayanan dalam membuat account.
Gambar 10 Pemodelan halaman informasi alur dan syarat pelayanan (UR01)
Gambar 11 Pemodelan halaman registrasi (UR02)
Gambar 12 Pemodelan halaman formulir pelayanan (UR03)
Gambar 13 Halaman awal legalisasi pelayanan (UR04-UR07)
Proses permohonan dimulai dengan mengisi formulir pelayanan yang dimodelkan dalam Gambar 12. Pada halaman ini pemohon pelayanan mengisi formulir dan mengunggah berkas persyaratan yang diperlukan. Pemodelan
Fungsi utama: Menu pelayanan, Formulir data pelayanan dan upload berkas
antarmuka untuk administrator dapat dilihat pada Gambar 13 untuk halaman awal legalisasi pelayanan, dan Gambar 14 untuk pemodelan halaman legalisasi pelayanan.
Gambar 14 Pemodelan halaman legalisasi pelayanan (UR04-UR07)
Construction
Proses pembuatan SPPO melalui proses implementasi dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data yang digunakan adalah MySQL. Tampilan antarmuka pada aplikasi ini dibagi menjadi dua bagian yaitu untuk admin dan pemohon pelayanan. Bagian untuk pemohon pelayanan dibuat sederhana dengan menampilkan menu secara detail untuk memudahkan user dalam menggunakan sistem ini. Sedangkan bagian admin pada sistem ini merupakan pengembangan dari tampilan admin yang dikembangkan oleh Widyaningsih (2014).
Implementasi untuk setiap halaman diterapkan sesuai dengan pemodelan tampilan dan fungsi-fungsi utama yang sudah dilakukan pada tahap sebelumnya. Informasi profil kecamatan melingkupi informasi alamat kecamatan, kontak kantor kecamatan, gambaran umum kecamatan serta visi dan misi kecamatan ditampilkan pada halaman profil kecamatan (Gambar 15). Foto kecamatan juga ditampilkan pada halaman ini untuk memudahkan masyarakat dalam mencari kantor kecamatan, sedangkan alamat kantor kecamatan dapat diketahui dari alamat yang tertera dan lokasi kantor kecamatan dapat terlihat dari peta yang menggunakan fitur dari Google Maps yang dapat memudahkan masyarakat untuk menemukan lokasi kantor kecamatan.
Gambar 15 Implementasi halaman profil kecamatan (UR01)
Berdasarkan Gambar 15 dan 16 sistem menampilkan profil kecamatan dan informasi pelayanan yang dapat mencerminkan tahapan e-government menurut Layne dan Lee (2001) pada tahap 1 yaitu catalogue atau kehadiran pemerintah secara online dan tersedianya informasi pemerintahan.
Gambar 16 Implementasi halaman informasi alur dan syarat pelayanan (UR01)
Gambar 18 Implementasi halaman formulir pelayanan (UR03)
Masyarakat mendaftar pada halaman registrasi (Gambar 17) untuk mendapatkan username dan password untuk mendapatkan pelayanan dengan memasukkan nama lengkap, username, dan password yang diinginkan, serta email untuk notifikasi pelayanan.
Gambar 19 Implementasi halaman login administrator
Gambar 20 Implementasi halaman data pelayanan (UR04-UR07)
Setelah melakukan login pada halaman login administrator (Gambar 19), maka akan muncul halaman data pelayanan (Gambar 20) yang memberikan menu untuk melihat data pelayanan, mengedit data pelayanan, menghapus data pelayanan, kirim notifikasi email, cetak surat pelayanan, cetak laporan pelayanan dan fungsi utama yaitu legalisasi. Pada halaman ini masing-masing level user
Gambar 21 Implementasi halaman legalisasi pelayanan (UR04-UR07) Proses legalisasi pelayanan (Gambar 21) dilakukan dengan cara memvalidasi data permohonan terlebih dahulu. Validasi dilakukan dengan cara memeriksa data yang masuk, kemudian memeriksa berkas persyaratan seperti KTP dan KK yang sudah diunggah dengan mengklik gambar agar menjadi lebih besar. Apabila data sudah valid maka selanjutnya proses legalisasi dilakukan dengan mengubah status legalisasi yang semula pada tombol “Tidak” diubah
Gambar 22 Implementasi halaman pengiriman notifikasi email
Gambar 24 Contoh surat keterangan hasil pelayanan
Deployment
Setelah sistem selesai dibuat, sistem diuji dengan pengujian black-box yang terfokus pada kebutuhan fungsional. Pemeliharaan sistem dilakukan secara berkala setelah sistem ini dapat diterapkan di masyarakat.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
menyerahkan berkas persyaratan dengan mengunggah ke sistem, serta pemerintah dari tingkat RT, RW, kelurahan, hingga kecamatan dapat memberikan pelayanan secara online melalui sistem. Pelaporan transaksi pelayanan juga lebih mudah dengan adanya pengarsipan secara digital. Selain itu, implementasi SPPO pada pemerintahan lokal ini akan meningkatkan tahapan pengembangan e-government
di Indonesia yang semula berada di tahap pertama yaitu tahap katalogisasi menjadi ke tahap kedua yaitu tahap transaksi.
Saran
SPPO ini dapat dikembangkan dengan menambahkan fitur-fitur untuk dapat lebih mengoptimalkan pelyanan yang diberikan kepada masyarakat. Pengembangan yang dapat dilakukan antara lain untuk proses registrasi melibatkan proses verifikasi email dan adanya notifikasi email untuk file yang diuggah sebagai berkas persyaratan.
DAFTAR PUSTAKA
Abdollahi A, Fasanghari M, Azadnia M. 2009. A foresight based framework for e-government strategic planning. Journal of Software. 4(6):544-549.
Barokah S. 2013. Pelayanan publik online: sistem online dan SMS gateway pada pelayanan izin usaha industri [skripsi]. Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor. Carbo T, Williams JG. 2004. Models and metrics for evaluating local electronic government systems and services. Electronic Journal of E-Government. 2(2):95-104.
Kemkominfo. 2015. Pemeringkatan e-government Indonesia tingkat provinsi tahun 2013 [internet]. [diunduh 2015 Jun 5]. Tersedia pada: http://pegi.layanan.go.id/download/tabel_pegi_2014/HASIL%20PEGI%20J ABAR%202014.bmp.
Layne K, Lee J. 2001. Developing fully functional e-government: a four stage model. Government Information Quarterly. 18:122-136.
Nabafu R, Maiga G. 2012. A model of success factors for implementing local e-government in Uganda. Electronic Journal of E-Government. 10(1):31-46. Nurhadryani Y. 2009. Memahami konsep e-governance serta hubungannya
dengan e-government dan e-democracy. Di dalam: Seminar Nasional
Informatika; 2009 Mei 23; Yogyakarta, Indonesia. Yogyakarta (ID): ISSN.
hlm 111-117.
Presiden RI. 2001. Instruksi Presiden Republik Indonesia nomor 6 tahun 2001 tentang telematika (telekomunikasi, media dan informatika).
Presiden RI. 2003. Instruksi Presiden Republik Indonesia nomor 3 tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-government.
Pressman RS. 2010. Software Engineering: A Practitioner's Approach. Ed ke-7. Boston (US): McGraw Hill.
Rokhman A. 2011. E-government adoption in developing countries; the case of Indonesia. Journal of Emerging Trends in Computing and Information
[Siskum Bogor] Sistem Informasi Hukum Kota Bogor. 2015. Peraturan Pemerintah Kota Bogor [internet]. [diacu 2015 Feb 5]. Tersedia pada: http://siskum.kotabogor.go.id/index.php/peraturan-walikota/.
Walikota Bogor. 2013a. Tata naskah dinas penerbitan surat keterangan oleh kecamatan berdasarkan Peraturan Walikota Bogor nomor 29 tahun 2013. Walikota Bogor. 2013b. Peraturan Walikota Bogor nomor 45 tahun 2013 tentang
kewenangan pemerintah yang dilimpahkan oleh walikota kepada camat. Wamilia M. 2014. Strategi electronic customer relationship management pada
sistem pelayanan perizinan online [skripsi]. Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor.
Lampiran 1 PeGI Tingkat Provinsi di Indonesia tahun 2013 (Kominfo 2015)
No. Provinsi Dimensi Nilai
Rata-rata Kategori Kebijakan Kelembagaan Infrastruktur Aplikasi Perencanaan
Lampiran 2 Deskripsi tabel pelayanan dalam basis data
Tanah Baru', 'Kelurahan
Ciluar', 'Kelurahan
legalisasi_rt enum('Y', 'N')
legalisasi_rw enum('Y', 'N')
legalisasi_lurah enum('Y', 'N')
legalisasi_camat enum('Y', 'N')
tgl_rt date
tgl_rw date
tgl_lurah date
tgl_camat date
Lampiran 2 Lanjutan
Tanah Baru', 'Kelurahan
Ciluar', 'Kelurahan
legalisasi_lurah enum('Y', 'N')
legalisasi_camat enum('Y', 'N')
tgl_rw date
legalisasi_rw enum('Y', 'N')
tgl_rt date
legalisasi_rt enum('Y', 'N')
Lampiran 2 Lanjutan
Tanah Baru', 'Kelurahan
Ciluar', 'Kelurahan
tgl_camat enum('Y', 'N')
legalisasi_lurah enum('Y', 'N')
legalisasi_camat date
tgl_rw enum('Y', 'N')
legalisasi_rw enum('Y', 'N')
tgl_rt date
legalisasi_rt enum('Y', 'N')
Lampiran 2 Lanjutan
Tanah Baru', 'Kelurahan
Ciluar', 'Kelurahan
legalisasi_lurah enum('Y', 'N')
legalisasi_camat enum('Y', 'N')
tgl_rw date
legalisasi_rw enum('Y', 'N')
tgl_rt date
legalisasi_rt enum('Y', 'N')
Lampiran 2 Lanjutan
Tegal Gundil', 'Kelurahan
Cibuluh', 'Kelurahan
Tanah Baru', 'Kelurahan
Ciluar', 'Kelurahan
legalisasi_rt enum('Y', 'N')
legalisasi_rw enum('Y', 'N')
legalisasi_lurah enum('Y', 'N')
legalisasi_camat enum('Y', 'N')
tgl_rt date
tgl_rw date
tgl_lurah date
Lampiran 4 Lanjutan
Lampiran 4 Lanjutan
Lampiran 5 Surat permohonan data penelitian
Lampiran 5 Lanjutan
